MANAJEMEN PROYEK

APA ITU PROYEK? ADALAH SUATU RANGKAIAN PEKERJAAN YANG DIADAKAN DALAM SELANG WAKTU TERTENTU & MEMPUNYAI TUJUAN KHUSUS. YANG MEMBEDAKAN PROYEK DENGAN PEKERJAAN LAIN ADALAH SIFATNYA YANG KHUSUS DAN TIDAK BERSIFAT RUTIN PENGADAANNYA, SEHINGGA PENGELOLAANNYA PUN MEMERLUKAN EKSTRA LEBIH BANYAK. SEMUA PROYEK SELALU MENGANDUNG RESIKO RELATIF BESAR BERKAITAN DENGAN MANAJEMEN YANG DITERAPKAN UNTUK PROYEK ITU. PROYEK YANG DIKERJAKAN DENGAN MANAJEMEN ASAL-ASALAN MAKA BISA BERAKIBAT BURUK, TIDAK HANYA MATERI, WAKTU DAN TENAGA TETAPI JUGA KREDIBILITAS, HUBUNGAN BAIK DLL. SUMBER KEGAGALAN TERUTAMA TERLETAK PADA MANAJEMEN, MISAL PADA SAAT
7

PERENCANAAN TERJADI KESALAHAN IDENTIFIKASI, BAIK IDEN-TIFIKASI KEBUTUHAN MAUPUN IDENTIFIKASI POTENSI SEHINGGA JADWAL YANG DISUSUNPUN MENJADI TIDAK SESUAI DENGAN KEADAAN YANG SEBENARNYA DAN MENJADI PENYEBAB GAGAL-NYA PROYEK. IDEALNYA SEBUAH PROYEK HARUS MAMPU MEMBERIKAN OPTIMASI SISTEM YANG ADA. UNTUK ITU DIPERLUKAN SUATU MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI YANG BAIK, TERUTAMA DITEKANKAN PADA:
1. ORGANISASI PROYEK HARUS TANGGUH, TAHAN TERHADAP GANGGUAN-GANGGUAN YANG TIMBUL, BAIK DARI LUAR MAUPUN DARI DALAM. 2. ANALISA KEBUTUHAN DAN SUMBERDAYA HARUS AKURAT, JANGAN SAMPAI ADA YANG TIDAK DIKENALI. TOLERANSI YANG KETAT HARUS DIBERLAKUKAN, MENGINGAT ‘HARGA’ YANG HARUS DIBAYAR CUKUP TINGGI BILA PROYEK GAGAL. 3. PELAKSANAAN PEKERJAAN HARUS SESUAI DENGAN PERENCANAAN YANG TELAH DISUSUN DENGAN MATANG. 4. PENGEMBANGAN SISTEM YANG ADA, BAIK UNTUK PENYESUAIAN DENGAN PERKEMBANGAN JAMAN MAUPUN UNTUK OPTIMASI SISTEM YANG TELAH ADA DAN TERKAIT DENGAN PROYEK.

PMBOK merupakan panduan suatu yang berisi mengenai pengetahuan dalam manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK manajemen mengembangkan proyek dan aktivitas pada pada 9 dikelompokkan (sembilan) knowledge area sebagai berikut [Project Management Institute. 2000.PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK) PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. 39] : .

Bagan Project Management Knowledge Area .Gbr.

Pengembangan rencana proyek. Pelaksanaan rencana proyek. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen integrasi : a. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat.Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge Proses area pada manajemen proyek melalui proyek.1. mengintegrasikan dan mengkoordinasikan terbentuk seluruh rencana proyek dan sehingga konsisten dokumen yang sesuai b. menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut 7 .

Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management) . deskripsi mengenai bagaimana proyek diorganisir. Latihan: Susunlah kegiatan pengembangan sistem informasi. memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek. dan informasi anggaran. pengaturan personil dan pengendaliannya. 2. perubahan mengkoordinasikan keseluruhan proyek Tujuan menfasilitasi utama dari perubahan– rencana Rencana proyek proyek adalah akan tindakan.c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi. serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan. informasi jadwal. manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada proyek.

Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci . Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah : a. Inisiasi. melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada fase proyek selanjutnya. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas .Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut.aktivitas yang dilakukan pd proses nanti.

Para Stakeholder kunci sebuah . termasuk kriteria dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Verifikasi ruang lingkup. Perencanaan ruang lingkup. mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang. Tim proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup. c. menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Definisi ruang lingkup. b. pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola d.yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek.

3. waktu dan biaya. tindakan koreksi. seperti customer dan sponsor. mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. Materi : butir-butir perjanjian kontrak proyek Latihan: Susunlah sebuah kontrak perjanjian yang mengatur pelaksanann proyek. Para manajer . Manajemen Management) jadwal proyek (Project Time Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup. secara formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini. e. dan refleksi atau pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini. Perubahan ruang lingkup. Pengendalian perubahan ruang lingkup.proyek.

menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. . dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?. Berdasarkan penjelasan tersebut. meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Manajemen waktu proyek. hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek.

mengidentifikasikan hubungan antara dan mendokumentasikan aktivitas proyek. b. secara anggota mengidentifikasikan spesifik tim yang dan harus para proyek Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek. jadwal. memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal. aktivitas- c. Pengembangan aktivitas. d. Perkiraan durasi aktivitas. daya kebutuhan-kebutuhan sumber membentuk jadwal proyek. menganalisis durasi rangkaian dan untuk memperkirakan aktivitas.Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah : a. . Pendefinisian aktivitas-aktivitas dilakukan oleh aktivitas. Rangkaian aktivitas.

4. Manajemen Management) Seperti halnya pengaturan jadwal proyek.e. Pengendalian jadwal. biaya Perkiraan adalah terjadinya proyek atau kebanyakan teknologi informasi menggunakan proses bisnis baru. proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir. mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek. rendah berdasarkan diakhir kebutuhan-kebutuhan pastilah lain terjadi sehingga proyek pembengkakan pembengkakan teknologi biaya. Para professional teknologi informasi paham biaya proyek (Project Cost bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa proyek. Teknologi maupun proses bisnis .

Perencanaan sumber daya. memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat. memperkirakan sumber daya (manusia.yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek. memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik. perlengkapan. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas- aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek: a. . Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik.

c. mengendalikan perubahanbiaya. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management) Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan . Perkiraan biaya. Pengendalian biaya. mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.b. d. biaya dasar mengalokasikan pada satuan keseluruhan kerja untuk (baseline) untuk mengatur perubahan pada anggaran proyek. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. 5. Anggaran perkiraan membangun performa.

tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan untuk spesifikasi digunakan tertulis. berarti Sedangkan dapat kesesuaian digunakan produk sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup. waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan. tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik .keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan. waktu dan biaya proyek. Untuk meraih kepuasan Stakeholder.

dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis. meningkatkan . Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek: a. Jaminan kualitas. Pengendalian kualitas. evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan. mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain proyek dan bagaimana memuaskannya. memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard kualitas cara untuk relevan serta mengidentifikasikan kualitas keseluruhan. c. Perencanaan kualitas. b.

mendukung Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek: .6. dan pemasok(supplier) sebagainya. misalnya. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor. anggota tim proyek. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management) Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang. meningkatkan bonus. proyek. pelanggan. serta mencari pekerja untuk masa depan. yang staf pendukung. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif.

Pengembangan tim. mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek. . adalah kegagalan komunikasi. dan pendokumentasian peran. terutama pada proyek teknologi informasi. dan pelanggan. Faktor-faktor seperti keterlibatan eksekutif. membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk memantapkan performa proyek. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management) Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek. pengidentifikasian. Perencanaan organisasi. pernyataan dukungan kebutuhan manajemen yang jelas. penugasan. tanggung jawab. c. serta hubungan pelaporan suatu proyek. 7.a. b. Akusisi staf.

Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut : a. Perencanaan komunikasi. Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan. kapan : siapa membutuhkan mereka informasi membutuhkannya. memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi informasi dan Stakeholder apa. penyebaran. bagaimana b. koleksi.sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. penyimpanan. . dan penyusunan informasi proyek. menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek pada waktu tertentu. diberikan. Distribusi informasi.

mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa. 8. analisis. Pelaporan performa. dan yaitu membuat.c. pengukuran kemajuan dan peramalan. dan resiko proyek (Project Risk penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. menetapkan ruang lingkup proyek. Penutupan menyatukan. proyek Selain itu juga sifat membantu Stakeholder memahami . termasuk laporan status. dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. untuk menyebarkan informasi menyusun fase atau kelengkapan proyek. administrative. d. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek. Manajemen Management) Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi.

Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana kesuksesan permasalahan proyek. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Sasaran tersebut menghalangi manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resikoresiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.proyek. .

d. Analisis resiko secara dan kuantitatif. Perencanaan pendekatan manajemen dan rencana resiko. memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko. Analisis resiko dan secara kualitatif. Identifikasi resiko. melakukan serta karakteristik menganalisis resiko memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek. b. . mengukur serta kemungkinan konsekuensi resiko memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek. c. memilih aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek.Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah: a.

. 9. pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek. f. kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing. Manjemen pengadaan proyek (Project Procurement Management) Pengadaan adalah usaha mendapatkan barangbarang dan/atau jasa dari sumber luar. yaitu memantau resiko yang diketahui.e. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan. Pemantauan dan pengendalian resiko. mengidentifikasi resiko baru. dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing. dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek. Perencanaan penanganan resiko. mengurangi resiko.

Permohonan.Kesuksesan menggunakan proyek teknologi daya dari informasi luar yang sumber biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah meliputi proyek. Perencanaan pengadaan. Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah : a. memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan b. Perencanaan permohonan. mendokumentasikan produk dan kebutuhan-kebutuhan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial. memilih pemasok-pemasok potensial yang ada d. Administrasi kontrak. mengatur hubungan dengan pemasok . c. Manajemen yang pengadaan dibutuhkan proyek untuk aktivitas-aktivitas mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait.

Pengakhiran kontrak.e. . penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful