MANAJEMEN PROYEK

APA ITU PROYEK? ADALAH SUATU RANGKAIAN PEKERJAAN YANG DIADAKAN DALAM SELANG WAKTU TERTENTU & MEMPUNYAI TUJUAN KHUSUS. YANG MEMBEDAKAN PROYEK DENGAN PEKERJAAN LAIN ADALAH SIFATNYA YANG KHUSUS DAN TIDAK BERSIFAT RUTIN PENGADAANNYA, SEHINGGA PENGELOLAANNYA PUN MEMERLUKAN EKSTRA LEBIH BANYAK. SEMUA PROYEK SELALU MENGANDUNG RESIKO RELATIF BESAR BERKAITAN DENGAN MANAJEMEN YANG DITERAPKAN UNTUK PROYEK ITU. PROYEK YANG DIKERJAKAN DENGAN MANAJEMEN ASAL-ASALAN MAKA BISA BERAKIBAT BURUK, TIDAK HANYA MATERI, WAKTU DAN TENAGA TETAPI JUGA KREDIBILITAS, HUBUNGAN BAIK DLL. SUMBER KEGAGALAN TERUTAMA TERLETAK PADA MANAJEMEN, MISAL PADA SAAT
7

PERENCANAAN TERJADI KESALAHAN IDENTIFIKASI, BAIK IDEN-TIFIKASI KEBUTUHAN MAUPUN IDENTIFIKASI POTENSI SEHINGGA JADWAL YANG DISUSUNPUN MENJADI TIDAK SESUAI DENGAN KEADAAN YANG SEBENARNYA DAN MENJADI PENYEBAB GAGAL-NYA PROYEK. IDEALNYA SEBUAH PROYEK HARUS MAMPU MEMBERIKAN OPTIMASI SISTEM YANG ADA. UNTUK ITU DIPERLUKAN SUATU MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI YANG BAIK, TERUTAMA DITEKANKAN PADA:
1. ORGANISASI PROYEK HARUS TANGGUH, TAHAN TERHADAP GANGGUAN-GANGGUAN YANG TIMBUL, BAIK DARI LUAR MAUPUN DARI DALAM. 2. ANALISA KEBUTUHAN DAN SUMBERDAYA HARUS AKURAT, JANGAN SAMPAI ADA YANG TIDAK DIKENALI. TOLERANSI YANG KETAT HARUS DIBERLAKUKAN, MENGINGAT ‘HARGA’ YANG HARUS DIBAYAR CUKUP TINGGI BILA PROYEK GAGAL. 3. PELAKSANAAN PEKERJAAN HARUS SESUAI DENGAN PERENCANAAN YANG TELAH DISUSUN DENGAN MATANG. 4. PENGEMBANGAN SISTEM YANG ADA, BAIK UNTUK PENYESUAIAN DENGAN PERKEMBANGAN JAMAN MAUPUN UNTUK OPTIMASI SISTEM YANG TELAH ADA DAN TERKAIT DENGAN PROYEK.

39] : . PMBOK manajemen mengembangkan proyek dan aktivitas pada pada 9 dikelompokkan (sembilan) knowledge area sebagai berikut [Project Management Institute. PMBOK merupakan panduan suatu yang berisi mengenai pengetahuan dalam manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu.PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK) PMBOK dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen proyek. 2000.

Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area .

Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen integrasi : a. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Pengembangan rencana proyek.1. menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut 7 .Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge Proses area pada manajemen proyek melalui proyek. mengintegrasikan dan mengkoordinasikan terbentuk seluruh rencana proyek dan sehingga konsisten dokumen yang sesuai b. Pelaksanaan rencana proyek.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management) . perubahan mengkoordinasikan keseluruhan proyek Tujuan menfasilitasi utama dari perubahan– rencana Rencana proyek proyek adalah akan tindakan. memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek. deskripsi mengenai bagaimana proyek diorganisir.c. pengaturan personil dan pengendaliannya. manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada proyek. informasi jadwal. Pengendalian perubahan yang terintegrasi. Latihan: Susunlah kegiatan pengembangan sistem informasi. dan informasi anggaran. serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan.

Inisiasi. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah : a. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas .aktivitas yang dilakukan pd proses nanti. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci . melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada fase proyek selanjutnya.Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut.

pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola d. termasuk kriteria dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Para Stakeholder kunci sebuah .yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek. mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang. Definisi ruang lingkup. c. Verifikasi ruang lingkup. Perencanaan ruang lingkup. menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Tim proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup. b.

mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. tindakan koreksi. Perubahan ruang lingkup. e. Manajemen Management) jadwal proyek (Project Time Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup. dan refleksi atau pelejaran yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini. secara formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini. waktu dan biaya. Pengendalian perubahan ruang lingkup. 3.proyek. Para manajer . seperti customer dan sponsor. Materi : butir-butir perjanjian kontrak proyek Latihan: Susunlah sebuah kontrak perjanjian yang mengatur pelaksanann proyek.

meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Manajemen waktu proyek. . Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Tim proyek sering membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Berdasarkan penjelasan tersebut. hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek.menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka.

Pengembangan aktivitas. Pendefinisian aktivitas-aktivitas dilakukan oleh aktivitas. memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal. menganalisis durasi rangkaian dan untuk memperkirakan aktivitas. jadwal. b. aktivitas- c. secara anggota mengidentifikasikan spesifik tim yang dan harus para proyek Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek. Rangkaian aktivitas. mengidentifikasikan hubungan antara dan mendokumentasikan aktivitas proyek. d. daya kebutuhan-kebutuhan sumber membentuk jadwal proyek. . Perkiraan durasi aktivitas.Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah : a.

e. Pengendalian jadwal. 4. biaya Perkiraan adalah terjadinya proyek atau kebanyakan teknologi informasi menggunakan proses bisnis baru. proyek teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir. Para professional teknologi informasi paham biaya proyek (Project Cost bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa proyek. rendah berdasarkan diakhir kebutuhan-kebutuhan pastilah lain terjadi sehingga proyek pembengkakan pembengkakan teknologi biaya. Teknologi maupun proses bisnis . Manajemen Management) Seperti halnya pengaturan jadwal proyek. mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik. memperkirakan sumber daya (manusia. perlengkapan. Perencanaan sumber daya. memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat. Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas- aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui.yang masih baru kebanyakan belum teruji dan beresiko. atau material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan aktivitas proyek. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik. memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat. Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek: a. .

5. Perkiraan biaya. mengendalikan perubahanbiaya. c. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Pengendalian biaya. mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Anggaran perkiraan membangun performa. Manajemen kualitas proyek (Project Quality Management) Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan.b. d. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan . biaya dasar mengalokasikan pada satuan keseluruhan kerja untuk (baseline) untuk mengatur perubahan pada anggaran proyek.

Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai dengan untuk spesifikasi digunakan tertulis. Untuk meraih kepuasan Stakeholder. tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik . Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup. tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup. waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. waktu dan biaya proyek. berarti Sedangkan dapat kesesuaian digunakan produk sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan.keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk digunakan.

Pengendalian kualitas. evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan. memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard kualitas cara untuk relevan serta mengidentifikasikan kualitas keseluruhan. Jaminan kualitas. c. Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek: a. mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain proyek dan bagaimana memuaskannya. b. meningkatkan . Perencanaan kualitas.dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.

mendukung Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek: . meningkatkan bonus. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. yang staf pendukung. dan pemasok(supplier) sebagainya. misalnya.6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management) Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang. proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor. anggota tim proyek. pelanggan. serta mencari pekerja untuk masa depan. mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif.

Perencanaan organisasi. pernyataan dukungan kebutuhan manajemen yang jelas. dan pendokumentasian peran. adalah kegagalan komunikasi. 7. terutama pada proyek teknologi informasi. b. pengidentifikasian. . tanggung jawab. dan pelanggan. c. Manajemen komunikasi proyek (Project Communications Management) Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek. Faktor-faktor seperti keterlibatan eksekutif. mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek. serta hubungan pelaporan suatu proyek. penugasan. Akusisi staf.a. Pengembangan tim. membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk memantapkan performa proyek.

kapan : siapa membutuhkan mereka informasi membutuhkannya. bagaimana b. Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan. Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut : a. diberikan. memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi informasi dan Stakeholder apa. penyimpanan. . dan penyusunan informasi proyek.sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. penyebaran. Perencanaan komunikasi. menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek pada waktu tertentu. koleksi. Distribusi informasi.

analisis. mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa. Pelaporan performa. administrative. d. proyek Selain itu juga sifat membantu Stakeholder memahami . Manajemen Management) Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi. untuk menyebarkan informasi menyusun fase atau kelengkapan proyek. dan resiko proyek (Project Risk penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek. dan yaitu membuat. pengukuran kemajuan dan peramalan. 8. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek.c. menetapkan ruang lingkup proyek. Penutupan menyatukan. dan mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. termasuk laporan status.

Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana kesuksesan permasalahan proyek. .proyek. Sasaran tersebut menghalangi manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resikoresiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih. membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada.

memilih aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek. Analisis resiko dan secara kualitatif. Perencanaan pendekatan manajemen dan rencana resiko. melakukan serta karakteristik menganalisis resiko memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek. memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko. mengukur serta kemungkinan konsekuensi resiko memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek. Analisis resiko secara dan kuantitatif.Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah: a. b. Identifikasi resiko. c. d. .

dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing. kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan. Manjemen pengadaan proyek (Project Procurement Management) Pengadaan adalah usaha mendapatkan barangbarang dan/atau jasa dari sumber luar. Perencanaan penanganan resiko. 9. Pemantauan dan pengendalian resiko. pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek. . f. yaitu memantau resiko yang diketahui. mengidentifikasi resiko baru. mengurangi resiko.e. dan mengevaluasi efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

Perencanaan pengadaan. Manajemen yang pengadaan dibutuhkan proyek untuk aktivitas-aktivitas mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait. mengatur hubungan dengan pemasok . Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah : a. c. memilih pemasok-pemasok potensial yang ada d. Perencanaan permohonan. mendokumentasikan produk dan kebutuhan-kebutuhan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.Kesuksesan menggunakan proyek teknologi daya dari informasi luar yang sumber biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah meliputi proyek. memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan b. Administrasi kontrak. Permohonan.

e. penyempurnaan dan penyelesaian kontrak. . Pengakhiran kontrak.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.