You are on page 1of 25

MANAJEMEN PROYEK

APA ITU PROYEK?

ADALAH SUATU RANGKAIAN PEKERJAAN


YANG DIADAKAN DALAM SELANG WAKTU
TERTENTU & MEMPUNYAI TUJUAN KHUSUS.

YANG MEMBEDAKAN PROYEK DENGAN


PEKERJAAN LAIN ADALAH SIFATNYA YANG
KHUSUS DAN TIDAK BERSIFAT RUTIN
PENGADAANNYA, SEHINGGA PENGELOLA-
ANNYA PUN MEMERLUKAN EKSTRA LEBIH
BANYAK.

SEMUA PROYEK SELALU MENGANDUNG


RESIKO RELATIF BESAR BERKAITAN DENGAN
MANAJEMEN YANG DITERAPKAN UNTUK
PROYEK ITU.

PROYEK YANG DIKERJAKAN DENGAN


MANAJEMEN ASAL-ASALAN MAKA BISA
BERAKIBAT BURUK, TIDAK HANYA MATERI,
WAKTU DAN TENAGA TETAPI JUGA
KREDIBILITAS, HUBUNGAN BAIK DLL.

SUMBER KEGAGALAN TERUTAMA TERLETAK


PADA MANAJEMEN, MISAL PADA SAAT

7
PERENCANAAN TERJADI KESALAHAN
IDENTIFIKASI, BAIK IDEN-TIFIKASI
KEBUTUHAN MAUPUN IDENTIFIKASI POTENSI
SEHINGGA JADWAL YANG DISUSUNPUN
MENJADI TIDAK SESUAI DENGAN KEADAAN
YANG SEBENARNYA DAN MENJADI PENYEBAB
GAGAL-NYA PROYEK.

IDEALNYA SEBUAH PROYEK HARUS MAMPU


MEMBERIKAN OPTIMASI SISTEM YANG ADA.
UNTUK ITU DIPERLUKAN SUATU MANAJEMEN
PROYEK SISTEM INFORMASI YANG BAIK,
TERUTAMA DITEKANKAN PADA:

1. ORGANISASI PROYEK HARUS TANGGUH, TAHAN


TERHADAP GANGGUAN-GANGGUAN YANG TIMBUL,
BAIK DARI LUAR MAUPUN DARI DALAM.
2. ANALISA KEBUTUHAN DAN SUMBERDAYA HARUS
AKURAT, JANGAN SAMPAI ADA YANG TIDAK
DIKENALI. TOLERANSI YANG KETAT HARUS
DIBERLAKUKAN, MENGINGAT ‘HARGA’ YANG HARUS
DIBAYAR CUKUP TINGGI BILA PROYEK GAGAL.
3. PELAKSANAAN PEKERJAAN HARUS SESUAI DENGAN
PERENCANAAN YANG TELAH DISUSUN DENGAN
MATANG.
4. PENGEMBANGAN SISTEM YANG ADA, BAIK UNTUK
PENYESUAIAN DENGAN PERKEMBANGAN JAMAN
MAUPUN UNTUK OPTIMASI SISTEM YANG TELAH ADA
DAN TERKAIT DENGAN PROYEK.
PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE

(PMBOK)

PMBOK dikembangkan oleh Project Management

Institute (PMI) sebuah organisasi di Amerika yang

mengkhususkan diri pada pengembangan manajemen

proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi

mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen

proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu

tertentu.

PMBOK mengembangkan aktivitas pada

manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9

(sembilan) knowledge area sebagai berikut

[Project Management Institute, 2000, 39] :


Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area
1.Manajemen integrasi proyek (Project Integration
Management)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh

knowledge area pada manajemen proyek melalui

Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan

seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan

sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah

aktivitas utama pada manajemen integrasi :

a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan

dan mengkoordinasikan seluruh rencana proyek

sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan

konsisten

b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana

proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas

yang ada di dalam rencana tersebut

7
c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi,

mengkoordinasikan perubahan– perubahan

keseluruhan proyek

Tujuan utama dari rencana proyek adalah

menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan

memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai

proyek, deskripsi mengenai bagaimana proyek

diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis

yang digunakan pada proyek, serta bagian – bagian

yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan

dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.

Latihan:
Susunlah kegiatan pengembangan
sistem informasi, pengaturan
personil dan pengendaliannya.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope

Management)
Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang

terlibat dalam pembuatan produk suatu proyek dan

aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan

produk tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek

terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian

mengenai apa yang harus ada dan tidak ada dalam

proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek dan

para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama

mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta

aktivitas - aktivitas yang dilakukan pd proses nanti.

Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup

proyek adalah :

a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk

memulai proyek atau beralih pada fase proyek

selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah

perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci


yang secara formal mengakui keberadaan dan

menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek.

b. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan

dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan

keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria

dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase

telah lengkap. Tim proyek akan membuat

pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana

manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas

perencanaan ruang lingkup.

c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables

(produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek)

proyek utama menjadi komponen – komponen yang

lebih kecil dan lebih mudah dikelola

d. Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari

ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah


proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal

menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.

e. Pengendalian perubahan ruang lingkup,

mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang

lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi,

dan refleksi atau pelejaran yang dipelajari

merupakan output dari aktivitas ini.

Materi : butir-butir perjanjian kontrak proyek

Latihan:
Susunlah sebuah kontrak perjanjian
yang mengatur pelaksanann proyek.

3. Manajemen jadwal proyek (Project Time

Management)

Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi

yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai

ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer


menyebutkan bahwa menyelesaikan proyek tepat

waktu merupakan tantangan besar bagi mereka.

Para manajer juga menyebutkan isu mengenai

jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi

konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim

proyek sering membandingkan waktu penyelesaian

yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa

meminta persetujuan perubahan rencana proyek

padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki

fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu

tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek.

Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah

yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan

bagaimana manajer proyek meningkatkan performa

pada area ini?. Manajemen waktu proyek, meliputi

aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan

penyelesaian proyek tepat pada waktunya.


Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian

dari manajemen jadwal proyek adalah :

a. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan

aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus

dilakukan oleh anggota tim proyek dan para

Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk

proyek.

b. Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan

mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-

aktivitas proyek.

c. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah

periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

aktivitas individu atau tunggal.

d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian

aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas, dan

kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk

membentuk jadwal proyek.


e. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur

perubahan-perubahan pada jadwal proyek.

4. Manajemen biaya proyek (Project Cost

Management)

Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek

teknologi informasi juga memiliki kesulitan dalam

manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai

proyek yang mahal dan sering melampaui batas

anggaran ketika proyek berakhir.

Para professional teknologi informasi paham

bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek

dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan

proyek, sehingga diakhir proyek pastilah terjadi

pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya

pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek

teknologi informasi menggunakan teknologi atau

proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis


yang masih baru kebanyakan belum teruji dan

beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut

dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang

lebih baik.

Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-

aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek

diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui.

Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek

didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu

dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis

pada saat persetujuan dibuat.

Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam

manajemen biaya proyek:

a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber

daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta

jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan

untuk melakukan aktivitas proyek.


b. Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau

perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan proyek.

c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan

perkiraan biaya pada satuan kerja untuk

membangun dasar (baseline) untuk mengatur

performa.

d. Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-

perubahan pada anggaran proyek.

5. Manajemen kualitas proyek (Project Quality

Management)

Manajemen kualitas proyek merupakan

knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO

mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik

dari sebuah kesatuan yang berhubungan dengan

kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Para ahli

lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan


keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian untuk

digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti

proses-proses dan produk proyek tersebut sesuai

dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian

untuk digunakan berarti produk dapat digunakan

sebagiamana mestinya.

Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek

adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan

kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar

dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika

para Stakeholder tidak puas dengan kualitas

manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim

proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang

lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan

dan harapan Stakeholder.

Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek

harus mengembangkan hubungan kerja yang baik


dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan

mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.

Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen

kualitas proyek:

a. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard

kualitas yang sesuai dengan disain proyek dan

bagaimana memuaskannya.

b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap

keseluruhan performa proyek untuk memastikan

proyek akan memuaskan standard kualitas yang

relevan.

c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek

tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai

denga standard kualitas relevan serta

mengidentifikasikan cara untuk meningkatkan

kualitas keseluruhan.
6. Manajemen sumber daya manusia proyek

(Project Human Resource Management)

Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi

kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan

mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur

ulang jumlah jam kerja dan insentif, serta mencari

pekerja untuk masa depan.

Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek

meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk

meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam

proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi

seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan,

anggota tim proyek, staf pendukung,

pemasok(supplier) yang mendukung proyek, dan

sebagainya.

Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen

sumber daya manusia suatu proyek:


a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian,

penugasan, dan pendokumentasian peran, tanggung

jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.

b. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan

ditempatkan dan bekerja dalam proyek.

c. Pengembangan tim, membangun keahlian individu

maupun kelompokn untuk memantapkan performa

proyek.

7. Manajemen komunikasi proyek (Project

Communications Management)

Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan

proyek, terutama pada proyek teknologi informasi,

adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti

keterlibatan pelanggan, dukungan manajemen

eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas,


sangat tergantung pada keahlian komunikasi terutama

dengan personil pada bidang selain teknologi informasi.

Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek

sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu

dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi,

penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi

proyek. Aktivitas-aktivitas dalam manajemen

komunikasi sebagai berikut :

a. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan

informasi dan komunikasi Stakeholder : siapa

membutuhkan informasi apa, kapan mereka

membutuhkannya, dan bagaimana informasi

diberikan.

b. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang

dibutuhkan bagi Stakeholder proyek pada waktu

tertentu.
c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan

menyebarkan informasi performa, termasuk laporan

status, pengukuran kemajuan dan peramalan.

d. Penutupan administrative, yaitu membuat,

menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk

menyusun fase atau kelengkapan proyek.

8. Manajemen resiko proyek (Project Risk

Management)

Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu

dalam melakukan identifikasi, analisis, dan

penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek

dengan tujuan utama memenuhi tujuan proyek.

Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan

proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, dan

mengembangkan jadwal realistis serta memperkirakan

biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga

membantu Stakeholder proyek memahami sifat


proyek, membantu anggota tim dalam

mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada,

serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain

pada manajemen proyek.

Resiko menurut definisi kamus berarti

kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian.

Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering

kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri

merupakan pemahaman permasalahan potensial yang

mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana

permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan

proyek.

Sasaran manajemen resiko proyek dapat

dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-

resiko yang potensial selagi memaksimalkan

kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.


Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen

resiko adalah:

a. Perencanaan manajemen resiko, memilih

pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas

manajemen resiko bagi proyek.

b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang

akan mempengaruhi proyek dan

mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.

c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan

karakteristik dan menganalisis resiko serta

memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan

proyek.

d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur

kemungkinan dan konsekuensi resiko serta

memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.


e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan

langkah untuk menambah peluang dan mengurangi

ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.

f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu

memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi

resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi

efektifitas pengurangan resiko pada keseluruhan

hidup proyek.

9. Manjemen pengadaan proyek (Project

Procurement Management)

Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-

barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah

pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan;

kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah

pembelian atau purchasing; dan para profesional

teknologi informasi menyebutnya Outsourcing.


Kesuksesan proyek teknologi informasi yang

menggunakan sumber daya dari luar biasanya

dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada

sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek

meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk

mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar

organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas utama pada

manajemen pengadaan tersebut adalah :

a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang

akan diadakan dan kapan

b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan

kebutuhan-kebutuhan produk dan

mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.

c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial

yang ada

d. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan

pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan

penyelesaian kontrak.

You might also like