P. 1
kesekretariatan 2

kesekretariatan 2

|Views: 5,413|Likes:
Published by ekarestio

More info:

Published by: ekarestio on Jun 09, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/24/2013

pdf

text

original

Steno adalah sistem mencatat secara cepat dan dikte adalah satu cara
penyampaian informasi secara lisan.
Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi pada steno adalah kemahiran
menulis dan pada dikte adalah kemahiran mendengarkan.
Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran mendengarkan
aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan sesuatu suara yang
mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari
pendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif seperti
ini, sangat dibutuhkan untuk mendengarkan dikte.
Pada pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus berkonsentrasi
sungguh-sungguh mendengarkan dan menangkap apa yang diucapkan lawan di dalam
dikte. Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan (pemahaman) inilah yang

277

Lima butir perhatian
1. Berhenti berbicara
2. Ada perhatian
3. Jauhkan gangguan
4. Bersabar
5. Bertanya pada saat tepat

Kemahiran menulis waktu dikte

1. Kosakata mengikuti pendikte
2. Tata bahasa mengikuti pendikte
3. Gaya bahasa mengikuti pendikte
4. Semua mengikuti pendikte

Stenografi

dicatat. Seandainya mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat, maka
pada gilirannya pencatatan steno pun akan ikut membawa hasil yang tidak tepat.
Agar hasil dari mendengarkan aktif dapat sesuai dengan harapan, ada beberapa
butir perhatian yang harus ikut dilakukan untuk mencapai target itu.
Lima butir perhatian yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan mendengarkan
aktif, adalah sebagai berikut:
1. Berhenti berbicara. Waktu mendengarkan, dilarang berbicara kepada siapa pun.
2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan. Untuk itu tampilkan sikap
yang sungguh-sungguh.
3. Jauhkan diri dari gangguan. Kalau diajak bicara, harus menolak dengan memberi

tanda.

4. Bersabar mendengarkan. Ini pun suatu sikap yang harus dipertahankan sampai
dikte selesai.
5. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat. Saat yang tepat adalah sesudah selesai
dikte atau ditengah-tengah dikte jika ada interval (saat berhenti sebentar) nya.

Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera telinga pun harus
ditingkatkan, antara lain, mampu menangkap pengucapan yang mirip tapi berbeda
makna.
Misalnya:
a. ’labu’ dan ’Rabu’
a. ’telor’, ’tolol’ dan ’teror’;
b. ’memerah’ (memeras susu) dan ’memerah’ (menjadi merah);
c. ’sunter’ dan ’sentul’ dll

Jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil baik, kini giliran
kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula. Kemahiran menulis ini
dilakukan bersamaan dengan keterampilan stenografi (mencatat cepat-tepat). Pada
saat melaksanakan pencatatan dikte, kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak
dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Yang dapat difungsikan adalah kemahiran
menulis: “Mencatat dengan mengikuti apa yang diucapkan pendikte”. Kemahiran
menulis ini, bercirikan kosakata, tata bahasa ataupun gaya bahasa semuanya mengikuti
yang diucapkan pendikte.

Stenografi adalah keterampilan lain yang tidak termasuk di dalam kemahiran
menulis bahasa. Jadi, stenografi harus dikuasai tersendiri.

278

279

BAB XI
MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN

Sinopsis:
Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan; mulai dari
pengertian, obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik pengarsipan, hubungan
antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas, dua jenis pengarsipan: kearsipan manual
dan kearsipan elektronis. Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan
rutin sehari-hari, hubungan antara kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian pekerjaan,
prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang mementingkan prinsip mudah menyimpan
dan mudah mencari dokumen, keterbukaan dan ketertutupan informasi dalam
pengarsipan, prinsip mudah dimanfaatkan oleh yang berkepentingan, cara pengarsipan
yang tidak boleh kaku, dan sebagainya.
Kompetensi

Inti dari Bab XI

1. Membuat dan menjaga sistem ke-
arsipan untuk menjamin integritas.
2. Menggunakan peralatan kantor.
3. Menangani surat masuk dan keluar.
4. Menciptakan dan mengembangkan
naskah untuk dokumen.
5. Menjaga dan melindungi budaya kerja.

Pengetahuan dan keterampilan kearsipan;
pengertian, obyek kearsipan, keperluan
pengarsipan, teknik pengarsipan dan
pekerjaan, prinsip-prinsip kearsipan,
keterbukaan dan ketertutupan informasi
dalam pengarsipan, cara pengarsipan
yang luwes dsb.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan membentuk kompetensi
membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas.
2. Keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi menggunakan peralatan
kantor secara benar.
3. Pengetahuan kearsipan dan keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi
menangani surat masuk dan keluar.
4. Pengetahuan kearsipan khususnya hubungan antara kearsipan dan pekerjaan
atau tugas ikut membentuk kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah
untuk dokumen.
5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan melindungi
budaya kerja.

Kata-Kata Kunci

manajemen, arsip, kearsipan, pengarsipan, teknik, tugas, manual, elektronis,
dokumen, keterbukaan, ketertutupan, menyimpan, mencari.

280

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->