PROPOSAL ACARA FAMILY DAY PT CITRA ABADI (TUGAS EKSTERNAL DAN INTERNAL PR)

Oleh: Kelas A/ V
Akhmad Hasemi R (08220077) Adelina Lintang P Tika Indrawati Selpi Sari Ayu Budi Fitriagy Nunung Lestari (08220085) (08220086) (08220110) (08220109) (08220133)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK JURUSAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG 2010

1. LATAR BELAKANG Pada dasarnya hubungan antar karyawan dalam sebuah perusahaan hanya dihubungkan oleh kepentingan pekerjaan. Alasan sama-sama bekerja di kantorpun lebih karena untuk memenuhi kebutuhan ekonomi mereka. Disis lain, hubungan kerja antar karyawan umumnya berjalan dalam waktu yang cukup lama. Bukan selama sebulan, tetapi bisa sampai hitungan tahun, sehingga untuk menyelaraskan kerja tim para karyawan dituntut untuk bisa memahami karakter masing-masing individu. Keadaan seperti itu dapat membuat kantor menjadi tempat yang menyiksa dan para karyawan menjadi tidak nyaman dalam bekerja. Padahal, Eratnya rasa kekeluargaan dan persaudaraan yang terjalain antar karyawan di suatu perusahaan merupakan cermin dari kredibilitas perusahaan itu sendiri. Hal tersebut dapat memotivasi para karyawan untuk lebih membangun loyalitas dan integritasnya terhadap perusahaan, bahkan dapat meningkatkan kinerja karyawan. Oleh Karena itu, PT. CITRA ABADI yang merupakan perusahaan asuransi jiwa yang terletak di jalan Merbabu No.29 berkeinginan untuk membuat kegiatan yang dapat mengajak seluruh karyawan dan keluarga, yang tentunya melibatkan suami atau istri serta anak-anak mereka dalam suasana yang penuh keakraban. Rekreasi seluruh karyawan dan keluarganya ini dikemas dalam acara family day. Family day merupakan agenda rutin tahunan dan diselenggarakan perusahaan sebagai salah satu bentuk penghargaan perusahaan terhadap karyawan dan keluarganya atas kerja keras dan dukungan yang telah diberikan. Family day ini bertujuan untuk mempererat hubungan antara karyawan dan keluarganya, serta untu meningkatkan kinerja para karyawan. Tahun ini, perusahaan yang memiliki total karyawan 50 orang ini berencana mengadakan family day berbentuk outbound di kebun raya purwodadi Malang. Hal tersebut dikarenakan outbound merupakan kegiatan di alam terbuka yang sesuai dengan tema family day tahun ini yaitu Refresh your Soul Up. Outbound juga dapat memacu semangat bekerja karyawan, selain itu Outbound merupakan sarana penambah wawasan pengetahuan yang didapat dari serangkaian pengalaman berpetualang sehingga dapat memacu semangat dan kreativitas seseorang. Oleh karena itu, outbound adalah usaha olah diri (olah pikir dan olah fisik) yang

sangat bermanfaat bagi peningkatan dan pengembangan motivasi, kinerja dan prestasi dalam rangka melaksanakan tugas dan kepentingan organisasi secara lebih baik lagi. Kegiatan berorganisasi di alam terbuka seperti outbound bermanfaat untuk meningkatkan keberanian dalam bertindak maupun berpendapat. Kegiatan outbound membentuk pola pikir yang kreatif, serta meningkatkan kecerdasan emosional dan spiritual dalam berinteraksi. Kegiatan ini akan menambah pengalaman hidup seseorang menuju sebuah pendewasaan diri. Pengalaman dalam kegiatan outbound memberikan masukan yang positif dalam perkembangan kedewasaan seseorang. Pengalaman itu mulai dari pembentukan kelompok. Kemudian setiap kelompok akan menghadapi bagaimana cara berkerja sama. Bersama-sama mengambil keputusan dan keberanian untuk mengambil risiko. Setiap kelompok akan menghadapi tantangan dalam memikul tanggung yang harus dilalui. Tujuan outbound secara umum yaitu untuk menumbuhkan rasa percaya dalam diri guna memberikan proses terapi diri (mereka yang berkelainan) dalam berkomunikasi, dan menimbulkan adanya saling pengertian, sehingga terciptanya saling percaya antar sesama.

2. NAMA KEGIATAN FAMILY DAY PT CITRA ABADI 2010

3. TEMA KEGIATAN Tema acara yang dipilih adalah Refresh Your Soul Up, karena acara family day yang diselenggarakan ini selain bertujuan untuk melepas ketegangan dan kejenuhan, juga agar dapat menambah semangat para karyawan dalam bekerja. Target utama dari kegiatan ini adalah seluruh karyawan beserta anggota keluarga dan manajer PT Citra Abadi.

4. TUJUAN

a. Untuk mempererat hubungan keluarga karyawan dan menghilangkan kepenatan selama bekerja.
b. Untuk mengembalikan optimalisasi kinerja para karyawan.

c. Agar karyawan dan keluarga bisa dapat saling mengenal satu sama lain dan memperkokoh silahturahmi d. Untuk mewujudkan rasa kebersamaan dan kerukunan antar keluarga.

5. SASARAN KEGIATAN ACARA Sasaran dari kegiatan acara ini adalah seluruh manajer, karyawan beserta keluarga PT Citra Abadi cabang Malang.

6. PENYELENGGARA KEGIATAN Kegiatan ini diselenggarakan oleh PT Citra Abadi.

7. PELAKSANAAN Tanggal Jam Tempat : 07 November 2010 : 05:30-selesai WIB : Kebun Raya Purwodadi

8. KONSEP ACARA
a. Outbound

Seluruh karyawan dan keluarga melakukan serangkaian kegiatan out bound bersama di kebun raya purwodadai. Kegiatan out bound dilakukan untuk melatih dinamika kelompok. b. Lomba Anak-Anak Disediakan tempat untuk para anak-anak karyawan (5-12 tahun) mengikuti lomba seperti lomba balap karung, balap kelereng, menyusun puzzle.
c. Lomba Untuk Karyawan dan keluarga

Seluruh karyawan dan anggota keluarganya dapat mengikuti perlombaan seperti lomba bakiak, tarik tambang, memindahkan stik pendek lewat paha.

9. BENTUK KEGIATAN ACARA a. Tahap Persiapan Tahap persiapan ini terdiri dari persiapan teknis yaitu: -

Pembentukan panitia family day oleh karyawan PT. Citra Abadi Pendataan peserta yang akan mengikuti acara ini dan penyusunan acara kegiatan. Peninjauan dan penyewaan lokasi, panitia melakukan observasi lokasi yang akan dijadikan tempat acara outbound. Penyewaan transportasi Pemesanan konsumsi Pemesanan kaos panitia dan peserta Persiapan alat-alat dan property Pemberian informasi mengenai kegiatan family day, panitia memberikan undangan family day pada seluruh karyawan perusahaan. Pembagian kaos, seluruh karyawan dan keluarganya dibagikan kaos untuk dikenakan pada acara yang akan dilaksanakan.

b. Pelaksanaan

Family day akan dilaksanakan pada tanggal 7 November dengan rincian acara yaitu: Pukul 05:30 Pukul 06:00 Pukul 06:30 Pukul 07:30 Pukul 08:30 Pukul 13:00 Pukul 14:00 Pukul 15:00 c. Evaluasi Setelah acara selesai, pada tanggal 8 November panitia melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan untuk mengetahui kekurangan dari family day tahun ini. Hal tersebut dilakukan agar family day berikutnya dapat menjadi lebih baik. Selain itu juga, panitia juga membuat laporan pertanggung jawaban kepada perusahaan. : seluruh karyawan dan keluarganya berkumpul di kantor untuk persiapan menuju kebun raya purwodadi : seluruh karyawan berangkat menuju kebun raya purwodadi menggunakan bus yang sudah disiapkan oleh panitia. : panitia melakukan pengecekan jumlah peserta kembali dan koordinasi peserta : pembukaan acara family day oleh Youngky Leonardo sebagai manajer cabang Malang : Acara inti yaitu, outbound bersama dan perlombaan-perlombaan yang dapat diikuti oleh anak-anak dan karyawan maupun manajer. : Ishoma, makan sinag bersama : ramah tamah dengan seluruh karyawan dan pembagian hadiah bagi pemenang lomba. : penutupan acara oleh manajer PT Citra Abadi cabang Malang

10. STRUKTUR PANITIA KEGIATAN Penyelenggara Ketua Penyelenggara Wakil Ketua Sekertaris Bendahara Koord. Sie. Acara Koord. Sie Humas Koord. Sie. Publikasi Koord. Sie. Konsumsi Koord. Sie. Perlengkapan : PT. CITRA ABADI : Akhmad Harami : Adelina Lintang Cantik : Nunung OVJ : Budi Cinta Yono : Tika Pancha Roba : Selpi Nurudh Su Ami : Sutarno : Jeng Kellin : Tumirah

Koord. Sie. Keamanan Koord. Sie. P3K

: Bukhori : Mubarok

11. ANGGARAN BIAYA a. Perlengkapan Spanduk 1 buah

=Rp

125.000

T-Shirt 200 buah @ Rp 30.000 Transport 5 bis @ Rp 1.200.000 TOTAL b. Acara Outbound (fun games & synergy team, high risk Team building challenge & problem solving, dokumentasi) 200 orang @ Rp 70.000 TOTAL c. Konsumsi Air mineral 10 dus @ Rp 16.000 Snack 225 kotak @ Rp 5000 Catering (dekorasi) 225 porsi @ Rp 25000 TOTAL d. P3K Obat-obatan TOTAL e. Hadiah - Lomba anak-anak (balap karung, menyusun puzzle, balap kelereng) Juara I Buku 5 buah @ Rp 2000 Pensil 1 buah @ Rp 1000 Bolpoin 1 buah @ Rp 1.500 Kotak Pensil 1 buah @ Rp 7.000 Juara II Buku 3 buah @ Rp 2000 Pensil 1 buah @ Rp 1000 Kotak Pensil 1 buah @ Rp 7.000

= Rp 6.000.000 = Rp 6.000.000 = Rp 12.125.000

= Rp 14.000.000 = Rp 14.000.000

= Rp = Rp

160.000 125.000

= Rp 5.625.000 = Rp 5.910.000 = Rp = Rp 100.000 100.000

= Rp = Rp = Rp = Rp = Rp = Rp = Rp

10.000 1.000 1.500 7.000 6.000 1.000 7.000

TOTAL -Lomba karyawan (lomba tarik tambang, Memindahkan stik pendek lewat paha) Juara I Handuk medium 6 buah @ Rp 23.000 Handuk Kecil 6 buah @ Rp 15.000 TOTAL -Lomba Keluarga (lomba bakiak) Juara I Piring 6 buah @ Rp 12.000 Gelas 6 buah @ Rp 6.000 TOTAL TOTAL Biaya tak terduga 10 % TOTAL KESELURUHAN

= Rp

32.500

= Rp = Rp = Rp

138.000 90.000 228.000

= Rp

72.000

= Rp 36.000 = Rp 108.000 = Rp 32.503.500 = Rp 3.250.350 = Rp 35.753.850