MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Pengagihan tugas 12. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. a. Ingatan peraturan emas mesyuarat. Tumpuan bilik mesyuarat. Pelan kedudukan 9. 1. Alat tulis Ingatan. Tag nama 16. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan . Sentiasa berwaspada dengan masa 2. Mengisi borang kehadiran 11. Edar agenda 4. Tarikh dan masa mesyuarat 15. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Jumlah kehadiran d. Periksa bilik mesyuarat 6. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10.1. Pengesahan kehadiran 5. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. Jangkamasa mesyuarat c. Papan maklumat mesyuarat 3. Bayaran-bayaran 14. Peruntukan yang ada e. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Meja secretariat 8. Sajian 13.

Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. Meminta maaf kerana terlewat 3. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Sajian utama disediakan apabila. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. a. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Tidak menepati masa 2. Kesilapan bermesyuarat 1. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3. Mendominasi mesyuarat . Mesyuarat sehari – makan tengahari. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. petang dan minum petang c. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. Tenaga kerja akan bertambah. Terlalu merendah diri 5. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. 4. 5.4. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Implikasi jamuan 1. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5.

Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Gangguan telefon selular 31. Anggap perubahan sebagai beban 21. Ahli mesyuarat sesat 27. Tercabar dengan idea bernas 15. Ahli kurang keazaman 28. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Gelaran yang tidak dihargai 25. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Gangguan mementum mesyuarat 32. Suasana tegang dan tidak selesa 22.7. Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Gangguan semasa mesyuarat 30. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Gagal mengawal perbincangan 14. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Tiada tanda nama di atas meja 26. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Asyik menyalahkan orang lain 19.

Penampilan tidak senonoh 35. Bina superiority complex 5. Jangan maafkan diri sendiri 3. Etika mesyuarat dicabuli 36. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Bilik mesyuarat berbau 44. Pelihara profesionalisme . Kenalpasti limitasi 11. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Semua pandangan adalah baik 9. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Lakukan persiapan awal 4. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Tip mesyuarat berkualiti 1. Hormati masa anda dan orang lain 2. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Hormati kelebihan orang lain 6. Giliran anda akan tiba 10. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Bilik mesyuarat sempit 40. Memberi pandangan yang baik 7.33.

Beri laluan kepada idea bernas 15. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Bincang yang penting 17.. Adakan penganti 30. Jangan rendahkan diri sendiri 28. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14.. Bertanggungjawab pada situasi 19.13. Berani berubah 20. Atasi perkara tertangguh 23. Untamakan keselamatan 32. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Jangan bermesyuarat apabila. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Tetapkan objektif mesyuarat 34. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37. Diselaraskan 18. Hormati orang lain 21. Sediakan agenda lebih awal 35. Jangan hanya memerhati 24. Kaji perjalanan mesyuarat 38. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26.Keputusan yang diambil direkodkan . Keahlian ditapis 29. Jangan ganggu mesyuarat 31.maklumat boleh diselesaikan 33. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Tetapkan matlamat mesyuarat 16.

Menggalakkan semua pandangan dan idea. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. a. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan. . Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Ingat masa 6. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40.39. Peraturan-peraturan itu adalah. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. Namun demikian. Sediakan maklumat mesyuarat 9. Semakin banyak perbincangan. Kenalpasti ahli yang keliru 10. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Pimpin mesyuarat 8. b. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1. pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. Dalam banyak keadaan sebelum ini. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. 2. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1. 3. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. Kepakaran.

Sekiranya aliran idea adalah positif. Lebih banyak idea adalah lebih baik. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. 7. d. Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses.” atau pun “apa yang menyebabkan. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. semua peserta menunjukkan kad hijau. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. 5.c... Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. di restoran ataupun di masjid. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain.. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. 6.” 8. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat. semua peserta mengeluarkan kad merah. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Tuliskan dalam bentuk persoalan. 9. e. Pada peringkat permulaan. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. 4. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu. “kenapa masih terdapat.. ketua perlu masuk campur. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya. di padang bola. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Benarkan cetusan idea . Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza.. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang..

Malah. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. Tidak mampu berkata tidak 3. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. Sebab masa dibazirkan 1. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. ia bukanlah sesuatu benda. tiada warna. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. mesra serta mudah bertolak ansur. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. 3. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. 2. adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Kedua. tiada rasa. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. Mesyuarat yang panjang . mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Malah. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. Kurang disiplin diri 2.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. Sikap mengutamakan kedudukan. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. bentuk dan berat. dihidu. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat.

Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Mengurangkan tekanan 2. Realistik set matlamat dan impian 9. Tetamu tidak diundang 13. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Memperolehi lebih tenaga 5. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Suka berjalan atau melancong 9. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Berada dalam keadaan terkawal 3. Staf yang tidak berpengalaman 7. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2.4. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Terlalu bersosial 8. Perancangan yang tidak rapi 12. Kertas kerja 5. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Gunakan panduan perancangan masa 7. Komunikasi yang lemah 11. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1.

Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. Maka. jadi kedua-duanya adalah penting. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. Contohnya. bumi. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan. . kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. 3. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. Janganlah kita menjadi runsing. langit serta seluruh alam 4.10. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2.

Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. Kekalkan mesyuarat pendek. Tetapkan agenda 4.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Mulakan tepat pada masanya 2. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. menarik serta tidak menyeleweng 8.

Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. Kembangkan idea itu. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. cuba cetuskan idea lain. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Hormati pandangan ahli-ahli lain. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. Bagi pihak pegawai bawahan pula. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. selesaikan satu persatu. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah. maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. . Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. Sekiranya lebih daripada satu masalah. Sekiranya peluang itu tidak direbut.

Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. kenal pasti sasaran.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. Kebebasan berfikir. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. Tambahan pula. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Disamping itu. .

• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Masalah antara organisasi 2. Jumaat) pada jam 9. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . Rabu. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan.00 pagi sehingga masalah itu selesai. Masalah komunikasi 5. Persiapan ke arah penyelesaian masalah . 1. Masalah peribadi 4. Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot. Masalah dalaman organisasi 3. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan.

Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. menambah informasi serta menyusun semula masalah. Perlu diingat. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian. 1. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. mengenal pasti isu. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. interpretasi dan tindakan. bilakah ia mula dikesan. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Fikirkan perkara-perkara di bawah. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. masalah mempunyai tuannya. Tanya kenapa ada masalah. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. ia tidak dapat diselesaikan. Sekiranya tiada tumpuan. Sekiranya tiada. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti.

Daripada situ. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku. Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah. bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas. Dalam membincangkan masalah. Ringkasan . Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. Baimana menghadapi masalah. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Contohnya.Jenis mesyuarat yang berbeza . Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Analogi Bagi memahami masalah. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Kajilah kenapa.memerlukan pendekatan yang berbeza.

Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. Contohnya. Ingat. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. Maka. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. Walaupun ianya kecil. maka anda perlulah bertolak ansur. Kerja berkumpulan 1. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. ia akan membelenggu kita. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. namun sebagai individu yang bertanggungjawab. Sebelum membentangkan cadangan. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat.

Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. Jangan salahkan orang lain. 5. 3. Jadilah pendengar yang aktif. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. berkomunikasi dan berkomunikasilah. Sampai awal 3. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. jangan asingkan diri.Ahli kumpulan. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. 2. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. Jangan benarkan gangguan 5. Sediakan agenda bertulis 2. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. berkomunikasi. Berilah pertolongan tanpa diminta. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. maka katakan kepada mereka. Libatkan diri. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Jadilah peserta yang baik . anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Mungkin sesuatu hari nanti. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. 4. “ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. mintalah penjelasan dengan baik. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. 6. 1. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat.

Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya. Tuliskan perkataan ‘setuju’. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi.. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. Yang lain pula meneka. karaktor. Kemudian. Markah tertinggi akan menerima hadiah.6. yang mana salah dan kenapa. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. 2. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking. 1. dua betul dan satu salah. sifat ataupun nilai. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat.. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama.” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia. Namun. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat. . 3. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul. Jadilah pemudahcara yang baik 7. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking.. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. ‘tidak setuju’.

apa yang disampaikan tidak difahami. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. 1. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. . Namun demikian. ia akan memberi tiga kemungkinan. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. 2. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak.00 pagi. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. Contohnya. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal.2. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Kedua. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Pertama. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. apa yang disampaikan itu difahami. Apabila berlaku komunikasi. Sekiranya mereka mengantuk. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain.

Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat. wayar ataupun gelas. terlanggar meja. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Pengenalan 2. Apabila anda membuat persembahan. mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang . Tidak kira siapa yang hadir. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. Secara umumnya. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. kemahiran dan sikap anda.Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. 1. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia.” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow. Dalam apa jua persembahan. Contohnya. Namun. Tumpuan 3.

“mari kita lihat pula. “kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. kemerosotan sukan badminton negara.. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Korea serta England. Buatlah yang terbaik. betul dan tepat. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan. Selepas menyanyikan lagu ketiga. Contohnya. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang... Denmark. lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China. pasti anda akan berasa jemu. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang.” . analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. Indonesia. Tentu anda rasa tidak puas.seterusnya. Begitu juga. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap.. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan. Dalam persembahan yang ringkas. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. lazimnya artis itu terus berundur. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan. Umpamanya anda makan nasi beriani.” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. Contohnya.. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang. pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini. maka mereka akan kurang yakin dengan anda..

gunakan perkataan kita. berikan sentuhan peribadi anda. Bukan soalan yang ditanya. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Mereka mungkin akan keliru. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. Gunakan alat pandang dengar. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. dalam perkara tertentu. Malah. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. Jangan lupa. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. Contohnya. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. Rujuk pada komitmen anda. Pada peringkat akhir persembahan. Bertentang mata .

Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. a. topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. 2. matikan alat visual. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. gunakan kaedah-kaedah berikut. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. . Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. maka gunakan kaedah di bawah. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. 1. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. maka ia akan mengelirukan. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. maka katakanlah sama seperti pada visual. 3. Oleh itu.

Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. Ia akan membantu anda. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. d.c. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. Namun. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . Malah. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. Oleh itu. tetapi pernah jatuh dan bagun semula. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya.

Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Dia yang akan bertanding dan bermain. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata. Itulah matlamat utama mesyuarat.dibuat. Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Contohnya. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. Di samping berlatih di gelanggang. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Dalam proses perbincangan. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Malah. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. di akhir perbincangan. Kaedah ini .

. Setiausaha tidak perlu . Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu... “kita berbincang perkara itu secara berasingan. Namun demikian.” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya. Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak.. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat.” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan.. Katakan. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. ego ataupun bertujuan memalukan seseorang.” Secara umumnya. dilihat penting. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa.akan meredakan keadaan konseptual. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat.... ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik..

Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Semasa mesyuarat berlangsung 1. Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. . Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. tempat dan masa b. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Memanggil jemputan mesyuarat e. Kehadiran c. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. Menubuhkan urusetia bagi: a. Membuat persiapan bilik mesyuarat. Tentukan agenda. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. alat tulis serta kebersihan.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Tempahan bilik mesyuarat d. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran. iii. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). i. Mencatat minit mesyuarat 4. solat dan waktu minum ataupun makan 7.

. ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. 6. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. Menyiapkan minit mesyuarat 2. Sebelum bersurai. 3.9. 4. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. Selepas mesyuarat 1. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. 5. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi . anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat.

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

ii. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. Secara umumnya. C. Di samping itu.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. Membuat tempahan bilik mesyuarat . B.Tanggungjawab urusetia a. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. Menentukan agenda.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A.Latar belakang 1. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. tarikh. 3. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. 2. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. tarikh. Dari semasa ke semasa.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv. masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis.

menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. v. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting. Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. . Sekiranya dibenarkan. vi. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. jawatan wakil hendaklah dinyatakan. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.

Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. viii. Format minit mesyuarat . Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. vii. ii. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. b.Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i.

Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. mengikut susunan agenda mesyuarat. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. iv.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. iii. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . tepat dan jelas. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut.

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Sebagai norma kerja. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki. urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. vi. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. viii. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. jika ada. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan. vii.

Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu. D.dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. .

....LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT.... PERUTUSAN Y.. menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.......PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat........ Jika ada pindaan............. (catatkan nama mesyuarat) Bil.. II...... bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat................) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli..... tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan.... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.. ...BHG. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan... Tahun ..... Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat........  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I....................... PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan......... III............

dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. . catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. VI. Untuk memudahkan rujukan dibuat. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. V. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. untuk  IV.

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. 3.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. 2. Disamping itu. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. permohonan untuk memperolehi lesen. 4. Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya. di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. Jabatan Persekutuan. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah.

b. projek permit.Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. . Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian.

sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. Menentukan tindakan penyelesaian. b. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. a. d. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. Namun demikian. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. 10. 7. b. 9. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar. .5. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. dan b. 6. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. 8. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. c. Keputusan mesyuarat. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. dan d. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat.

PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No.11. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. 14. Di peringkat Negeri pula. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan.1. . TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan. Di peringkat Kementerian pula. 12. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. 13. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan.

tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan.PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan. PERUTUSAN Y. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan. II.....Tahun... PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV.. III.... Jika ada pindaan.LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil..BHG. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. HAL-HAL LAIN ..) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.

. V.Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. VI. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).

Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil.

(d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C.1. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no. pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini.2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). . (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F. Pada mesyuarat akan datang. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful