MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Papan maklumat mesyuarat 3. Tumpuan bilik mesyuarat. Ingatan peraturan emas mesyuarat. Edar agenda 4. Jumlah kehadiran d. Pelan kedudukan 9. Pengagihan tugas 12. Tag nama 16. Peruntukan yang ada e. Jangkamasa mesyuarat c. Bayaran-bayaran 14. 1. Sajian 13. Sentiasa berwaspada dengan masa 2. a. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. Pengesahan kehadiran 5. Tarikh dan masa mesyuarat 15. Mengisi borang kehadiran 11. Periksa bilik mesyuarat 6. Meja secretariat 8. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7.1. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan . Alat tulis Ingatan. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2.

Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. Tenaga kerja akan bertambah. 4. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Implikasi jamuan 1. petang dan minum petang c. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Mesyuarat sehari – makan tengahari. Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. 5.4. Kesilapan bermesyuarat 1. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Mendominasi mesyuarat . Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Terlalu merendah diri 5. Tidak menepati masa 2. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. a. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Sajian utama disediakan apabila. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. Meminta maaf kerana terlewat 3. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain.

Gagal mengawal perbincangan 14. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Gangguan telefon selular 31. Gangguan semasa mesyuarat 30. Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Asyik menyalahkan orang lain 19. Gelaran yang tidak dihargai 25. Ahli kurang keazaman 28. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Ahli mesyuarat sesat 27. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Suasana tegang dan tidak selesa 22.7. Tercabar dengan idea bernas 15. Gangguan mementum mesyuarat 32. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Tiada tanda nama di atas meja 26. Anggap perubahan sebagai beban 21.

Hormati masa anda dan orang lain 2. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Bilik mesyuarat terlalu telus 43.33. Etika mesyuarat dicabuli 36. Hormati kelebihan orang lain 6. Lakukan persiapan awal 4. Bina superiority complex 5. Kenalpasti limitasi 11. Bilik mesyuarat berbau 44. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Jangan maafkan diri sendiri 3. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Pelihara profesionalisme . Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Giliran anda akan tiba 10. Memberi pandangan yang baik 7. Bilik mesyuarat sempit 40. Tip mesyuarat berkualiti 1. Penampilan tidak senonoh 35. Semua pandangan adalah baik 9. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41.

Jangan bermesyuarat apabila. Untamakan keselamatan 32. Sediakan agenda lebih awal 35. Bertanggungjawab pada situasi 19. Diselaraskan 18. Atasi perkara tertangguh 23. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Jangan ganggu mesyuarat 31. Berani berubah 20. Kaji perjalanan mesyuarat 38...maklumat boleh diselesaikan 33. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37. Keahlian ditapis 29. Beri laluan kepada idea bernas 15. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Hormati orang lain 21. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Adakan penganti 30. Jangan rendahkan diri sendiri 28. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Jangan hanya memerhati 24.Keputusan yang diambil direkodkan . Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Bincang yang penting 17. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Tetapkan objektif mesyuarat 34.13. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26.

Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1.39. a. 2. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Namun demikian. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Pimpin mesyuarat 8. Menggalakkan semua pandangan dan idea. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. Kenalpasti ahli yang keliru 10. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. Semakin banyak perbincangan. b. Sediakan maklumat mesyuarat 9. Ingat masa 6. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Dalam banyak keadaan sebelum ini. Peraturan-peraturan itu adalah. 3. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. . pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. Kepakaran. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan.

Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Pada peringkat permulaan. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau. 4. di restoran ataupun di masjid. semua peserta menunjukkan kad hijau. 7.c. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya.. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu.” atau pun “apa yang menyebabkan. ketua perlu masuk campur.. “kenapa masih terdapat.. Benarkan cetusan idea . Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses. Sekiranya aliran idea adalah positif. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain. 5. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya. semua peserta mengeluarkan kad merah. d.. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. e. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu.. jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Lebih banyak idea adalah lebih baik. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru.. 6. 9. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu. Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat.” 8. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Tuliskan dalam bentuk persoalan. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. di padang bola. Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang.

Malah. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Malah. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. tiada warna. tiada rasa. mesra serta mudah bertolak ansur. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. 2. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. 3. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. Sikap mengutamakan kedudukan. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. ia bukanlah sesuatu benda. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Mesyuarat yang panjang . Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. dihidu. Tidak mampu berkata tidak 3. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. Kedua. Kurang disiplin diri 2. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. bentuk dan berat. Sebab masa dibazirkan 1. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek.

Mengurangkan tekanan 2. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Komunikasi yang lemah 11. Berada dalam keadaan terkawal 3. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1. Kertas kerja 5. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Staf yang tidak berpengalaman 7. Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Perancangan yang tidak rapi 12. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Tetamu tidak diundang 13. Memperolehi lebih tenaga 5. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Realistik set matlamat dan impian 9. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Gunakan panduan perancangan masa 7. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10.4. Terlalu bersosial 8. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Suka berjalan atau melancong 9.

Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. . Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. langit serta seluruh alam 4. jadi kedua-duanya adalah penting. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan.10. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2. Janganlah kita menjadi runsing. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. bumi. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Contohnya. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. 3. Maka. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat.

Tetapkan agenda 4. menarik serta tidak menyeleweng 8. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. Mulakan tepat pada masanya 2. Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Kekalkan mesyuarat pendek.

. Bagi pihak pegawai bawahan pula. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. cuba cetuskan idea lain. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Hormati pandangan ahli-ahli lain. Kembangkan idea itu. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Sekiranya lebih daripada satu masalah. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. selesaikan satu persatu. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Sekiranya peluang itu tidak direbut. maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah.

Disamping itu. kenal pasti sasaran. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Kebebasan berfikir. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Tambahan pula. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. . Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan.

Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan. Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Masalah peribadi 4.• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Persiapan ke arah penyelesaian masalah . Masalah antara organisasi 2. Masalah komunikasi 5. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot.00 pagi sehingga masalah itu selesai. Masalah dalaman organisasi 3. ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. Jumaat) pada jam 9. Rabu. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . 1.

Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Tanya kenapa ada masalah. bilakah ia mula dikesan. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. mengenal pasti isu. lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. Perlu diingat. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. Sekiranya tiada. ia tidak dapat diselesaikan. Fikirkan perkara-perkara di bawah. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. masalah mempunyai tuannya. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. 1. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti. Sekiranya tiada tumpuan. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. menambah informasi serta menyusun semula masalah. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian. interpretasi dan tindakan. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan.

anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. Baimana menghadapi masalah. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas.memerlukan pendekatan yang berbeza. Kajilah kenapa. Contohnya. bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. Analogi Bagi memahami masalah. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku. bukannya siapa yang perlu dipersalahkan.Jenis mesyuarat yang berbeza . Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. Ringkasan . Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah. Daripada situ. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. Dalam membincangkan masalah.

Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. Walaupun ianya kecil. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. Maka. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. Ingat. maka anda perlulah bertolak ansur. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. Kerja berkumpulan 1. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. ia akan membelenggu kita. Sebelum membentangkan cadangan. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. Contohnya. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. namun sebagai individu yang bertanggungjawab.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu.

3. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. berkomunikasi dan berkomunikasilah. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. “ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. Sediakan agenda bertulis 2. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. maka katakan kepada mereka. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”. Libatkan diri.Ahli kumpulan. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Jadilah peserta yang baik . Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. berkomunikasi. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. mintalah penjelasan dengan baik. 2. Jangan salahkan orang lain. Berilah pertolongan tanpa diminta. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. 6. Jangan benarkan gangguan 5. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. 1. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. Jadilah pendengar yang aktif. 5. jangan asingkan diri. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. Mungkin sesuatu hari nanti. anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Sampai awal 3. 4.

sifat ataupun nilai. Markah tertinggi akan menerima hadiah. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1.. Yang lain pula meneka. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat. 1. . Tuliskan perkataan ‘setuju’. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. yang mana salah dan kenapa. Namun. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya. ‘tidak setuju’. 2. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. karaktor. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza.. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. 3. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul.6. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan. Jadilah pemudahcara yang baik 7. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain.. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. dua betul dan satu salah. Kemudian.” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking.

Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan. ia akan memberi tiga kemungkinan. apa yang disampaikan itu difahami. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Namun demikian.2. Kedua. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Sekiranya mereka mengantuk. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. . Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Contohnya. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. bermakna anda perlu lakukan sesuatu. apa yang disampaikan tidak difahami. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. 1.00 pagi. Apabila berlaku komunikasi. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. 2. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. Pertama. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal.

kemahiran dan sikap anda. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. Tumpuan 3. Secara umumnya. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat. Contohnya. wayar ataupun gelas. terlanggar meja. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. 1. Apabila anda membuat persembahan. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. Tidak kira siapa yang hadir. Namun. Pengenalan 2. anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Dalam apa jua persembahan. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua.” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow. Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan.Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang . mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan.

“kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Begitu juga.. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda.. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru. lazimnya artis itu terus berundur.” . Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan. pasti anda akan berasa jemu. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. kemerosotan sukan badminton negara. analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda.. Buatlah yang terbaik. Denmark. Dalam persembahan yang ringkas. lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam.seterusnya. Contohnya. Contohnya. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan.” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh.. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing. maka mereka akan kurang yakin dengan anda. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang. Korea serta England. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Selepas menyanyikan lagu ketiga. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan. Umpamanya anda makan nasi beriani. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China. “mari kita lihat pula. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang.. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan.. Tentu anda rasa tidak puas. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Indonesia. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. betul dan tepat. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan.

Mereka mungkin akan keliru. Rujuk pada komitmen anda. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. Bukan soalan yang ditanya.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. Malah. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. Jangan lupa. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Contohnya. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Pada peringkat akhir persembahan. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. gunakan perkataan kita. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. berikan sentuhan peribadi anda. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. dalam perkara tertentu. Gunakan alat pandang dengar. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. Bertentang mata . Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan.

Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. maka katakanlah sama seperti pada visual. 2. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. Oleh itu. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. . topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. maka ia akan mengelirukan. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. matikan alat visual. 3. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. a. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. 1.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. gunakan kaedah-kaedah berikut. maka gunakan kaedah di bawah. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri.

Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Ia akan membantu anda. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Namun. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . tetapi pernah jatuh dan bagun semula. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal.c. Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal. Malah. Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Oleh itu. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. d. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan.

Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. Dalam proses perbincangan. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang. di akhir perbincangan. Malah. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Di samping berlatih di gelanggang. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Dia yang akan bertanding dan bermain. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain. Itulah matlamat utama mesyuarat. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai.dibuat. Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Kaedah ini . Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. Contohnya.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih.

Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak...akan meredakan keadaan konseptual. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat.. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. Katakan. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa...” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya.. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan. Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu. ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik. “kita berbincang perkara itu secara berasingan. dilihat penting.” Secara umumnya..” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan... Setiausaha tidak perlu . ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. Namun demikian.

. Tentukan agenda. Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. iii.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Kehadiran c. tempat dan masa b. alat tulis serta kebersihan. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Menubuhkan urusetia bagi: a. Semasa mesyuarat berlangsung 1. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Mencatat minit mesyuarat 4. Tempahan bilik mesyuarat d. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Membuat persiapan bilik mesyuarat. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran. solat dan waktu minum ataupun makan 7. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. i. Memanggil jemputan mesyuarat e. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv.

6.9. Menyiapkan minit mesyuarat 2. Sebelum bersurai. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. . 4. 3. 5. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. Selepas mesyuarat 1. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat. telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

2. tarikh. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. Membuat tempahan bilik mesyuarat . memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. Menentukan agenda. ii. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa. Secara umumnya. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa.Latar belakang 1. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Dari semasa ke semasa. Di samping itu.Tanggungjawab urusetia a. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. B. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. 3. tarikh. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan. masa dan tempat mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. C.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.

Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis.

σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. . Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. vi. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting. Sekiranya dibenarkan. v. jawatan wakil hendaklah dinyatakan. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.

Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c.Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. ii. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. b. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat. viii.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. vii. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Format minit mesyuarat .

Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. mengikut susunan agenda mesyuarat. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. tepat dan jelas. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . iv. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. iii.

σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. vi. σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki.Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. Sebagai norma kerja. σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual.

vii. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. jika ada. viii. σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan.

Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. . D.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu.dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas. Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat...PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu......... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan......) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan..... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.. II...... PERUTUSAN Y.... Tahun .... tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan...................  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.........LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT......................... III.... bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat...........BHG............. Jika ada pindaan........ (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan.. (catatkan nama mesyuarat) Bil.. ......

Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. V. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. . VI. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. untuk  IV. Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya. 2. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. permohonan untuk memperolehi lesen. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Jabatan Persekutuan. Disamping itu. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. 3. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. 4. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1.

. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. b. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian.Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen. projek permit.

9. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. 7. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. Keputusan mesyuarat. dan d. c. 6. dan b. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. a. 10. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. b. d. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. b. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. Namun demikian. 8. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. Menentukan tindakan penyelesaian. .5. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat.

sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. Di peringkat Kementerian pula. Di peringkat Negeri pula.1. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. .11. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. 14. 13. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan. 12. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan.

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil.. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat...PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat... III..... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.. PERUTUSAN Y. Jika ada pindaan. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.Tahun. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.BHG. II.. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.... HAL-HAL LAIN .) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli..

dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII. TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. V. . VI.

LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil. Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .

. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini. pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. (d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini.2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. Pada mesyuarat akan datang. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat.1. pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful