MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Ingatan peraturan emas mesyuarat. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Tarikh dan masa mesyuarat 15. 1. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Peruntukan yang ada e. Sajian 13. Jumlah kehadiran d. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan . a. Alat tulis Ingatan. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Periksa bilik mesyuarat 6. Pengagihan tugas 12. Papan maklumat mesyuarat 3. Sentiasa berwaspada dengan masa 2.1. Edar agenda 4. Pengesahan kehadiran 5. Meja secretariat 8. Bayaran-bayaran 14. Pelan kedudukan 9. Jangkamasa mesyuarat c. Mengisi borang kehadiran 11. Tag nama 16. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. Tumpuan bilik mesyuarat. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b.

Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. Tenaga kerja akan bertambah. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan.4. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Implikasi jamuan 1. Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. 4. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5. Kesilapan bermesyuarat 1. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Terlalu merendah diri 5. Meminta maaf kerana terlewat 3. a. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. petang dan minum petang c. 5. Sajian utama disediakan apabila. Mendominasi mesyuarat . Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Mesyuarat sehari – makan tengahari. Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Tidak menepati masa 2. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal.

Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Gangguan mementum mesyuarat 32. Tiada tanda nama di atas meja 26. Ahli kurang keazaman 28. Gelaran yang tidak dihargai 25.7. Ahli mesyuarat sesat 27. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Gangguan semasa mesyuarat 30. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Gangguan telefon selular 31. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Suasana tegang dan tidak selesa 22. Gagal mengawal perbincangan 14. Asyik menyalahkan orang lain 19. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Anggap perubahan sebagai beban 21. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Tercabar dengan idea bernas 15. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16.

Bilik mesyuarat sempit 40. Jangan maafkan diri sendiri 3. Tip mesyuarat berkualiti 1. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Hormati kelebihan orang lain 6. Tiada kemudahan tandas wanita 39.33. Bina superiority complex 5. Hormati masa anda dan orang lain 2. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Penampilan tidak senonoh 35. Etika mesyuarat dicabuli 36. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Bilik mesyuarat berbau 44. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Memberi pandangan yang baik 7. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Semua pandangan adalah baik 9. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Giliran anda akan tiba 10. Lakukan persiapan awal 4. Pelihara profesionalisme . Kenalpasti limitasi 11.

Hormati orang lain 21. Jangan ganggu mesyuarat 31. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Sediakan agenda lebih awal 35. Bincang yang penting 17. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Beri laluan kepada idea bernas 15. Jangan rendahkan diri sendiri 28. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Bertanggungjawab pada situasi 19. Adakan penganti 30. Jangan bermesyuarat apabila. Berani berubah 20. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Untamakan keselamatan 32.maklumat boleh diselesaikan 33. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37.Keputusan yang diambil direkodkan . Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Keahlian ditapis 29.. Tetapkan objektif mesyuarat 34. Jangan hanya memerhati 24.. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Kaji perjalanan mesyuarat 38.13. Diselaraskan 18. Atasi perkara tertangguh 23.

Sediakan maklumat mesyuarat 9. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40. Dalam banyak keadaan sebelum ini. Ingat masa 6. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. Namun demikian. b. pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. Peraturan-peraturan itu adalah. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. Pimpin mesyuarat 8. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. Menggalakkan semua pandangan dan idea. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. 2. Semakin banyak perbincangan. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. a. Kepakaran. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan.39. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. 3. . Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1. Kenalpasti ahli yang keliru 10. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1.

semua peserta menunjukkan kad hijau.. 6. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat. 9. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu.” atau pun “apa yang menyebabkan. e. jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain.c. Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. Benarkan cetusan idea . Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. “kenapa masih terdapat.. Sekiranya aliran idea adalah positif.. di padang bola. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya. 5... Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu.” 8. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. ketua perlu masuk campur. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang. Pada peringkat permulaan. 4. Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang.. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. d. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. Lebih banyak idea adalah lebih baik. Tuliskan dalam bentuk persoalan. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. di restoran ataupun di masjid. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau. semua peserta mengeluarkan kad merah. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. 7. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru.

adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. tiada warna. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. bentuk dan berat. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. mesra serta mudah bertolak ansur. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. Kemudian setiap pandangan akan dikaji.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. Sebab masa dibazirkan 1. Kurang disiplin diri 2. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Kedua. Mesyuarat yang panjang . Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Malah. Tidak mampu berkata tidak 3. dihidu. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Malah. Sikap mengutamakan kedudukan. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. 2. tiada rasa. ia bukanlah sesuatu benda. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. 3. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu.

Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Terlalu bersosial 8. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Staf yang tidak berpengalaman 7. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Memperolehi lebih tenaga 5. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Kertas kerja 5. Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Komunikasi yang lemah 11. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Perancangan yang tidak rapi 12. Tetamu tidak diundang 13. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Berada dalam keadaan terkawal 3. Realistik set matlamat dan impian 9. Gunakan panduan perancangan masa 7. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Suka berjalan atau melancong 9.4. Mengurangkan tekanan 2.

jadi kedua-duanya adalah penting. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. . Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. Contohnya. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. Maka. 3. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat. bumi. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2. langit serta seluruh alam 4. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat.10. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. Janganlah kita menjadi runsing. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan.

Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Kekalkan mesyuarat pendek. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. Mulakan tepat pada masanya 2. Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. menarik serta tidak menyeleweng 8. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Tetapkan agenda 4.

Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Sekiranya lebih daripada satu masalah. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. Sekiranya peluang itu tidak direbut. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. selesaikan satu persatu. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. Hormati pandangan ahli-ahli lain. Kembangkan idea itu. Bagi pihak pegawai bawahan pula. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. cuba cetuskan idea lain. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. . Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan.

Disamping itu. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. Kebebasan berfikir. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. . Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. kenal pasti sasaran. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. Tambahan pula. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima.

Masalah dalaman organisasi 3. Masalah peribadi 4. Masalah komunikasi 5.00 pagi sehingga masalah itu selesai. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. Masalah antara organisasi 2. 1. ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Rabu. Persiapan ke arah penyelesaian masalah . Jumaat) pada jam 9. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan.• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan.

menambah informasi serta menyusun semula masalah. interpretasi dan tindakan. bilakah ia mula dikesan. Sekiranya tiada tumpuan. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. masalah mempunyai tuannya. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. ia tidak dapat diselesaikan. mengenal pasti isu. Sekiranya tiada. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Fikirkan perkara-perkara di bawah. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. 1. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. Perlu diingat. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. Tanya kenapa ada masalah. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua.

Dalam membincangkan masalah. Baimana menghadapi masalah. bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya.Jenis mesyuarat yang berbeza .memerlukan pendekatan yang berbeza. anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. Contohnya. Analogi Bagi memahami masalah. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku. Ringkasan . Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah. bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. Daripada situ. Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. Kajilah kenapa. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas.

Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. Kerja berkumpulan 1. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. ia akan membelenggu kita. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Maka. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. Contohnya. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. namun sebagai individu yang bertanggungjawab.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. Sebelum membentangkan cadangan. maka anda perlulah bertolak ansur. Ingat. Walaupun ianya kecil. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua.

Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. Jadilah pendengar yang aktif. 4. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. berkomunikasi. berkomunikasi dan berkomunikasilah. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. 3. “ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib.Ahli kumpulan. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. 2. 6. Libatkan diri. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. maka katakan kepada mereka. anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Sediakan agenda bertulis 2. Jangan salahkan orang lain. Mungkin sesuatu hari nanti. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. 5. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. Jangan benarkan gangguan 5. Sampai awal 3. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Jadilah peserta yang baik . Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. Berilah pertolongan tanpa diminta. jangan asingkan diri. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. 1. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. mintalah penjelasan dengan baik. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap.

Tuliskan perkataan ‘setuju’. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. Jadilah pemudahcara yang baik 7. Namun. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia. sifat ataupun nilai. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. 2. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan.. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman.” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. dua betul dan satu salah. Kemudian.. Markah tertinggi akan menerima hadiah. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking. . Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. 3. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi.6. 1. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul.. karaktor. yang mana salah dan kenapa. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. ‘tidak setuju’. Yang lain pula meneka.

Apabila berlaku komunikasi. Sekiranya mereka mengantuk. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. apa yang disampaikan itu difahami. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. 2. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. Namun demikian. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Contohnya. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Pertama. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. ia akan memberi tiga kemungkinan. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. . apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan. 1. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal.00 pagi.2. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. apa yang disampaikan tidak difahami. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Kedua.

kemahiran dan sikap anda. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. Contohnya. Tumpuan 3. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. Apabila anda membuat persembahan. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat. anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. 1. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang . Secara umumnya. Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. Namun.Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. Dalam apa jua persembahan. Pengenalan 2. terlanggar meja. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. wayar ataupun gelas. Tidak kira siapa yang hadir. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan.” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow.

lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam. Yakinkan mereka dengan persembahan anda.” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh. Contohnya. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini.. betul dan tepat. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. lazimnya artis itu terus berundur. pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini. maka mereka akan kurang yakin dengan anda... Denmark. “kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin.. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap. Indonesia.. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata..” . Umpamanya anda makan nasi beriani.seterusnya. Dalam persembahan yang ringkas. Selepas menyanyikan lagu ketiga. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China. Korea serta England. Tentu anda rasa tidak puas.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan. analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. “mari kita lihat pula. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang. Contohnya. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. kemerosotan sukan badminton negara. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang. Begitu juga. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Buatlah yang terbaik. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru. pasti anda akan berasa jemu. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan.

Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Pada peringkat akhir persembahan. berikan sentuhan peribadi anda.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Gunakan alat pandang dengar. Jangan lupa. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. dalam perkara tertentu. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. Bukan soalan yang ditanya. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. gunakan perkataan kita. Contohnya. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. Malah. Bertentang mata . Mereka mungkin akan keliru. Rujuk pada komitmen anda. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan.

. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4. Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. Oleh itu. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. a. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. 2. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. gunakan kaedah-kaedah berikut. 3. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. maka ia akan mengelirukan. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri. 1. maka gunakan kaedah di bawah. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. matikan alat visual. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. maka katakanlah sama seperti pada visual. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu.

Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. tetapi pernah jatuh dan bagun semula. selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Oleh itu. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. Ia akan membantu anda. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. d. Malah. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka.c. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . Namun.

Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Itulah matlamat utama mesyuarat. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula. Malah. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Dalam proses perbincangan. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Contohnya. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Dia yang akan bertanding dan bermain. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. di akhir perbincangan. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. Di samping berlatih di gelanggang.dibuat.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Kaedah ini . mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan.

. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan..akan meredakan keadaan konseptual. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa. Namun demikian. dilihat penting. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik... ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. Katakan.. Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak. Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. “kita berbincang perkara itu secara berasingan. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat.” Secara umumnya.. Setiausaha tidak perlu ....” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya.” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan.

Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. iii. Menubuhkan urusetia bagi: a. tempat dan masa b.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Kehadiran c. alat tulis serta kebersihan. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. solat dan waktu minum ataupun makan 7. . Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat. Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Tempahan bilik mesyuarat d. Membuat persiapan bilik mesyuarat. i. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. Memanggil jemputan mesyuarat e. Mencatat minit mesyuarat 4. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). Tentukan agenda. Semasa mesyuarat berlangsung 1.

Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. 3. ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Selepas mesyuarat 1. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan.9. 4. Menyiapkan minit mesyuarat 2. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. Sebelum bersurai. 6. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. . 5. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat. telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

Membuat tempahan bilik mesyuarat . B. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Menentukan agenda. Dari semasa ke semasa. tarikh. Di samping itu.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. masa dan tempat mesyuarat. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. Secara umumnya. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. 2. C. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan. tarikh.Tanggungjawab urusetia a. ii. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa.Latar belakang 1. 3. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa.

masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis.

menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting. vi. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. v. Sekiranya dibenarkan. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. . jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

Format minit mesyuarat . b. viii. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c. vii. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat.Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. ii.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . iv. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. tepat dan jelas. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. iii. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. mengikut susunan agenda mesyuarat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. Sebagai norma kerja. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. vi. σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki.

vii. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. viii. σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. jika ada.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia.

Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. . Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu.dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas. D.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas.

......  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas......... Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I....) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.................... (catatkan nama mesyuarat) Bil............... Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat............BHG... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan...... PERUTUSAN Y............. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. III....... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.. Tahun . tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. .. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan.LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT..... Jika ada pindaan................ bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat..... II........

Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. VI. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. . Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. V. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. untuk  IV. catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. 3. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. Disamping itu.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. Jabatan Persekutuan. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. 2. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran. TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. permohonan untuk memperolehi lesen. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. 4.

. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. b. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. projek permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian.Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen.

9. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. d. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. c. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. dan b. 7. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. 6. . Menentukan tindakan penyelesaian. a. Namun demikian. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. 8. Keputusan mesyuarat. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. b. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a.5. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. 10. dan d. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. b. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat.

TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan. . Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. 12. Di peringkat Negeri pula. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan.1. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. Di peringkat Kementerian pula. 14. 13.11.

PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat... Jika ada pindaan. menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.. II....... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. HAL-HAL LAIN . PERUTUSAN Y. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.Tahun.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.BHG.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil. III.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli..PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan...

dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. VI. TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII. V. .Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil.

(d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. . Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. Pada mesyuarat akan datang.1. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C. (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F.2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful