MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Pelan kedudukan 9. a. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Pengagihan tugas 12. Bayaran-bayaran 14. Peruntukan yang ada e. 1. Periksa bilik mesyuarat 6. Tumpuan bilik mesyuarat. Jangkamasa mesyuarat c. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan . Tag nama 16. Meja secretariat 8. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. Mengisi borang kehadiran 11. Edar agenda 4. Ingatan peraturan emas mesyuarat.1. Sajian 13. Papan maklumat mesyuarat 3. Tarikh dan masa mesyuarat 15. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Pengesahan kehadiran 5. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. Alat tulis Ingatan. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Jumlah kehadiran d. Sentiasa berwaspada dengan masa 2.

Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. Mesyuarat sehari – makan tengahari. Mendominasi mesyuarat . Tidak menepati masa 2. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. Tenaga kerja akan bertambah. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. Terlalu merendah diri 5. 5. a. Meminta maaf kerana terlewat 3. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. Sajian utama disediakan apabila. Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. Implikasi jamuan 1. 4. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3.4. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Kesilapan bermesyuarat 1. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. petang dan minum petang c. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan.

Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Anggap perubahan sebagai beban 21. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Tercabar dengan idea bernas 15. Tiada tanda nama di atas meja 26. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Membuat keputusan tanpa bincang 12. Gangguan telefon selular 31. Ahli kurang keazaman 28. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Suasana tegang dan tidak selesa 22. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Gagal mengawal perbincangan 14. Gelaran yang tidak dihargai 25. Asyik menyalahkan orang lain 19. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Ahli mesyuarat sesat 27. Gangguan semasa mesyuarat 30.7. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Gangguan mementum mesyuarat 32.

Giliran anda akan tiba 10. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Semua pandangan adalah baik 9. Tip mesyuarat berkualiti 1. Bilik mesyuarat berbau 44. Hormati kelebihan orang lain 6. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12.33. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Lakukan persiapan awal 4. Kenalpasti limitasi 11. Penampilan tidak senonoh 35. Memberi pandangan yang baik 7. Hormati masa anda dan orang lain 2. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Bilik mesyuarat sempit 40. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Etika mesyuarat dicabuli 36. Pelihara profesionalisme . Bina superiority complex 5. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Jangan maafkan diri sendiri 3.

Sediakan agenda lebih awal 35. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Jangan bermesyuarat apabila. Kaji perjalanan mesyuarat 38. Hormati orang lain 21. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Adakan penganti 30. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26. Jangan hanya memerhati 24. Beri laluan kepada idea bernas 15. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37. Bincang yang penting 17. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Berani berubah 20. Keahlian ditapis 29. Jangan ganggu mesyuarat 31. Tetapkan objektif mesyuarat 34. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Jangan rendahkan diri sendiri 28.. Untamakan keselamatan 32. Atasi perkara tertangguh 23. Diselaraskan 18.maklumat boleh diselesaikan 33..13. Bertanggungjawab pada situasi 19.Keputusan yang diambil direkodkan .

Pimpin mesyuarat 8. Kepakaran. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. Kenalpasti ahli yang keliru 10. Ingat masa 6. Dalam banyak keadaan sebelum ini. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1.39. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40. a. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. . Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. Semakin banyak perbincangan. Namun demikian. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. Peraturan-peraturan itu adalah. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. 2. Menggalakkan semua pandangan dan idea. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. b. Sediakan maklumat mesyuarat 9. pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. 3. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1.

Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses. Sekiranya aliran idea adalah positif. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza. jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. Benarkan cetusan idea . 5. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. Pada peringkat permulaan. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat.... Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan.. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. Tuliskan dalam bentuk persoalan. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. semua peserta mengeluarkan kad merah. 6. 4. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau.” atau pun “apa yang menyebabkan. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu. di padang bola. semua peserta menunjukkan kad hijau. Lebih banyak idea adalah lebih baik.c. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. 7. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. d. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya.. ketua perlu masuk campur. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru.. 9. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. di restoran ataupun di masjid.” 8. e. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain. “kenapa masih terdapat. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya.

Kedua. tiada warna. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. Kurang disiplin diri 2. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. ia bukanlah sesuatu benda. 2. Tidak mampu berkata tidak 3. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. Malah. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. 3. Malah. mesra serta mudah bertolak ansur. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Sebab masa dibazirkan 1. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. tiada rasa. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. bentuk dan berat. Mesyuarat yang panjang . Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. dihidu. Sikap mengutamakan kedudukan. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan.

Gunakan panduan perancangan masa 7. Komunikasi yang lemah 11. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Kertas kerja 5. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Perancangan yang tidak rapi 12. Tetamu tidak diundang 13. Staf yang tidak berpengalaman 7. Terlalu bersosial 8. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Suka berjalan atau melancong 9. Realistik set matlamat dan impian 9. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Memperolehi lebih tenaga 5. Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Berada dalam keadaan terkawal 3. Mengurangkan tekanan 2.4. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4.

Maka. 3. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. langit serta seluruh alam 4. kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. jadi kedua-duanya adalah penting. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. Janganlah kita menjadi runsing. Contohnya. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. . Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan.10. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2. bumi. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1.

Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. Tetapkan agenda 4. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Kekalkan mesyuarat pendek. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . menarik serta tidak menyeleweng 8.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip. Mulakan tepat pada masanya 2. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Percaya kepada ahli mesyuarat 5.

Bagi pihak pegawai bawahan pula. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. . cuba cetuskan idea lain. Hormati pandangan ahli-ahli lain. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan. Kembangkan idea itu. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. Sekiranya lebih daripada satu masalah. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. selesaikan satu persatu. Sekiranya peluang itu tidak direbut. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan.

Disamping itu. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. . Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. kenal pasti sasaran. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Kebebasan berfikir. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Tambahan pula. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat.

ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Masalah peribadi 4. Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Masalah dalaman organisasi 3. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot.• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Rabu.00 pagi sehingga masalah itu selesai. Jumaat) pada jam 9. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. 1. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan. Persiapan ke arah penyelesaian masalah . Masalah antara organisasi 2. Masalah komunikasi 5. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan.

Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. masalah mempunyai tuannya. Sekiranya tiada. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian. Tanya kenapa ada masalah. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. mengenal pasti isu. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. bilakah ia mula dikesan. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . Sekiranya tiada tumpuan. menambah informasi serta menyusun semula masalah. 1. ia tidak dapat diselesaikan. Fikirkan perkara-perkara di bawah. Perlu diingat. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. interpretasi dan tindakan. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan.

bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. Daripada situ. anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. Contohnya. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah.memerlukan pendekatan yang berbeza. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. Analogi Bagi memahami masalah. Kajilah kenapa. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Baimana menghadapi masalah.Jenis mesyuarat yang berbeza . terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. Dalam membincangkan masalah. Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. Ringkasan . bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan.

jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua. Maka. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . Sebelum membentangkan cadangan. Walaupun ianya kecil. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. namun sebagai individu yang bertanggungjawab. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. Kerja berkumpulan 1. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. maka anda perlulah bertolak ansur. Contohnya. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. Ingat. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. ia akan membelenggu kita. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan.

Sediakan agenda bertulis 2. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. 3. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. 5. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. 4. Jangan benarkan gangguan 5. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. “ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Mungkin sesuatu hari nanti. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. maka katakan kepada mereka. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. berkomunikasi. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham.Ahli kumpulan. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Jadilah pendengar yang aktif. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. Jadilah peserta yang baik . Libatkan diri. Jangan salahkan orang lain. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. Sampai awal 3. 1. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. Berilah pertolongan tanpa diminta. 6. jangan asingkan diri. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. mintalah penjelasan dengan baik. berkomunikasi dan berkomunikasilah. 2. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”.

Markah tertinggi akan menerima hadiah. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. karaktor. 3. dua betul dan satu salah. 1. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. . Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. Namun. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking. yang mana salah dan kenapa. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan. sifat ataupun nilai. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. Jadilah pemudahcara yang baik 7. 2. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. Tuliskan perkataan ‘setuju’.6. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat.. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia.” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. ‘tidak setuju’. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. Kemudian. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza.. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi. Yang lain pula meneka. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda..

apa yang disampaikan itu difahami. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. ia akan memberi tiga kemungkinan. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. 1. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Kedua. . Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. Pertama. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan.2. Sekiranya mereka mengantuk. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Namun demikian. apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Apabila berlaku komunikasi. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. apa yang disampaikan tidak difahami. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. Contohnya. 2. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal. bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka.00 pagi. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain.

anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Tidak kira siapa yang hadir. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan. mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. kemahiran dan sikap anda. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang . Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Namun. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan. Dalam apa jua persembahan. Secara umumnya. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur.” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow. wayar ataupun gelas. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian.Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Apabila anda membuat persembahan. Tumpuan 3. 1. Contohnya. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. Pengenalan 2. terlanggar meja. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat.

Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Korea serta England.. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini. kemerosotan sukan badminton negara. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan. Selepas menyanyikan lagu ketiga.. Tentu anda rasa tidak puas. analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. Umpamanya anda makan nasi beriani. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. “kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang.” .” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh.. “mari kita lihat pula. pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang.seterusnya. Begitu juga. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. Indonesia. betul dan tepat. Contohnya. lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam.. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan. lazimnya artis itu terus berundur. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan. Buatlah yang terbaik.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China.. pasti anda akan berasa jemu. Dalam persembahan yang ringkas. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru. Contohnya. Denmark.. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. maka mereka akan kurang yakin dengan anda. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang.

Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. Contohnya. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan. dalam perkara tertentu. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Bertentang mata . Pada peringkat akhir persembahan. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. Malah. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Bukan soalan yang ditanya. Gunakan alat pandang dengar. Rujuk pada komitmen anda.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Mereka mungkin akan keliru. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. gunakan perkataan kita. berikan sentuhan peribadi anda. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. Jangan lupa. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda.

topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. gunakan kaedah-kaedah berikut. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4. Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. maka gunakan kaedah di bawah. maka katakanlah sama seperti pada visual. 3. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. Oleh itu. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. . Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. matikan alat visual.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri. a. maka ia akan mengelirukan. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. 1. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. 2.

Namun.c. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . tetapi pernah jatuh dan bagun semula. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Ia akan membantu anda. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. d. Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Malah. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Oleh itu. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik.

Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. di akhir perbincangan. mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan. Dia yang akan bertanding dan bermain.dibuat. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Itulah matlamat utama mesyuarat. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. Di samping berlatih di gelanggang. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Dalam proses perbincangan. Malah. Kaedah ini . Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Contohnya. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat.

dilihat penting. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa.akan meredakan keadaan konseptual. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan. Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak. ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat... Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik..” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya.. Setiausaha tidak perlu .” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan.. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu. Namun demikian.. Katakan. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. “kita berbincang perkara itu secara berasingan....” Secara umumnya. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan.

Keperluan sebelum mesyuarat 1. alat tulis serta kebersihan. Tempahan bilik mesyuarat d. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Tentukan agenda. Mencatat minit mesyuarat 4. Membuat persiapan bilik mesyuarat. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat. tempat dan masa b. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. Menubuhkan urusetia bagi: a. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. i. . Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). Kehadiran c. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. iii. Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Memanggil jemputan mesyuarat e. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Semasa mesyuarat berlangsung 1. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. solat dan waktu minum ataupun makan 7.

. Sebelum bersurai.9. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. 6. 4. ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Selepas mesyuarat 1. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. 5. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. Menyiapkan minit mesyuarat 2. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. 3.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat. telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

Membuat tempahan bilik mesyuarat . menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. Di samping itu. tarikh. ii.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan.Tanggungjawab urusetia a. B. Menentukan agenda. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. masa dan tempat mesyuarat. tarikh. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. 3. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Secara umumnya. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Dari semasa ke semasa. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A. 2. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat.Latar belakang 1. C.

Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat.

. menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. v. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. vi.σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. jawatan wakil hendaklah dinyatakan. Sekiranya dibenarkan. Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting.

Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. b.Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. viii. Format minit mesyuarat . ii. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c. vii. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat.

iii. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . tepat dan jelas. iv. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. mengikut susunan agenda mesyuarat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.

σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. vi. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut.Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki.

σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. viii. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. jika ada. vii. σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia.

dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. D. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu. .

.... bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat........BHG............ tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan...... Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat... PERUTUSAN Y. II..............LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT...... (catatkan nama mesyuarat) Bil....  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas...............) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli. III... Tahun ... .. menyatakan pindaan-pindaan berkenaan...... PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu............... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat........PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.............. Jika ada pindaan. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan...... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I....... Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan...

V. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. untuk  IV. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. VI. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. . PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

permohonan untuk memperolehi lesen. Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. Jabatan Persekutuan. Disamping itu. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. 2. di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. 3. 4. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya.

Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian. . b. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. projek permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi.

sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. d. dan d. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. Namun demikian. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. 7. a. Keputusan mesyuarat. Menentukan tindakan penyelesaian. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. . AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. 6. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar. c. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. 10. b. b. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. 8.5. 9. dan b.

Di peringkat Kementerian pula. 13. 14.11. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. . Di peringkat Negeri pula. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No. 12. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan.1. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri.

PERUTUSAN Y... II. menyatakan pindaan-pindaan berkenaan..PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. III.BHG. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Jika ada pindaan. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.. HAL-HAL LAIN .. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat..) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV.. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat..Tahun...... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan..LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil..

TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). V. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII. dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. . PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. VI.

Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil.

(d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no. (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C. Pada mesyuarat akan datang. pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP).2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F.1. .