MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

1. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Papan maklumat mesyuarat 3. Edar agenda 4. Pengesahan kehadiran 5. Periksa bilik mesyuarat 6. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. Meja secretariat 8. Pelan kedudukan 9. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Mengisi borang kehadiran 11. Pengagihan tugas 12. Sajian 13. Bayaran-bayaran 14. Tumpuan bilik mesyuarat; a. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. Jangkamasa mesyuarat c. Jumlah kehadiran d. Peruntukan yang ada e. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Tarikh dan masa mesyuarat

15. Tag nama 16. Alat tulis Ingatan; 1. Sentiasa berwaspada dengan masa 2. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Ingatan peraturan emas mesyuarat, puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan

4. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. Implikasi jamuan 1. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. Apabila bajet pakej itu diluluskan, maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3. Tenaga kerja akan bertambah. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat, tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. 4. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. 5. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. Sajian utama disediakan apabila; a. Mesyuarat setengah hari sajian tengahari b. Mesyuarat sehari makan tengahari, petang dan minum petang c. Mesyyuarat lebih daripada sehari sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Kesilapan bermesyuarat 1. Tidak menepati masa 2. Meminta maaf kerana terlewat 3. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Terlalu merendah diri 5. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. Mendominasi mesyuarat

7. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Gagal mengawal perbincangan 14. Tercabar dengan idea bernas 15. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Asyik menyalahkan orang lain 19. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Anggap perubahan sebagai beban 21. Suasana tegang dan tidak selesa 22. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Gelaran yang tidak dihargai 25. Tiada tanda nama di atas meja 26. Ahli mesyuarat sesat 27. Ahli kurang keazaman 28. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Gangguan semasa mesyuarat 30. Gangguan telefon selular 31. Gangguan mementum mesyuarat 32. Perkara rahsia dibincang secara terbuka

33. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Penampilan tidak senonoh 35. Etika mesyuarat dicabuli 36. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Bilik mesyuarat sempit 40. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Bilik mesyuarat berbau 44. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Tip mesyuarat berkualiti 1. Hormati masa anda dan orang lain 2. Jangan maafkan diri sendiri 3. Lakukan persiapan awal 4. Bina superiority complex 5. Hormati kelebihan orang lain 6. Memberi pandangan yang baik 7. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Semua pandangan adalah baik 9. Giliran anda akan tiba 10. Kenalpasti limitasi 11. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Pelihara profesionalisme

13. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Beri laluan kepada idea bernas 15. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Bincang yang penting 17. Diselaraskan 18. Bertanggungjawab pada situasi 19. Berani berubah 20. Hormati orang lain 21. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Atasi perkara tertangguh 23. Jangan hanya memerhati 24. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Jangan rendahkan diri sendiri 28. Keahlian ditapis 29. Adakan penganti 30. Jangan ganggu mesyuarat 31. Untamakan keselamatan 32. Jangan bermesyuarat apabila...maklumat boleh diselesaikan 33. Tetapkan objektif mesyuarat 34. Sediakan agenda lebih awal 35. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37. Kaji perjalanan mesyuarat 38.Keputusan yang diambil direkodkan

39. Jangan mulakan anda salah 40. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. Ingat masa 6. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. Pimpin mesyuarat 8. Sediakan maklumat mesyuarat 9. Kenalpasti ahli yang keliru 10. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1. Apabila anda menjadualkan mesyuarat, pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Semakin banyak perbincangan, maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. 2. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Kepakaran, kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. Dalam banyak keadaan sebelum ini, membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Namun demikian, berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. 3. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. Peraturan-peraturan itu adalah; a. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan, b. Menggalakkan semua pandangan dan idea,

c. Lebih banyak idea adalah lebih baik, d. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru, e. Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. 4. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu, maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat, di padang bola, di restoran ataupun di masjid. 5. Pada peringkat permulaan, jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau. Sekiranya aliran idea adalah positif, semua peserta menunjukkan kad hijau. Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses, semua peserta mengeluarkan kad merah. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain. 6. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang, bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. 7. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. Tuliskan dalam bentuk persoalan. kenapa masih terdapat.... atau pun apa yang menyebabkan.... 8. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu segar dan disimpan sebagai rujukan. 9. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang, ketua perlu masuk campur. Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu, simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. Benarkan cetusan idea

Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja, mesra serta mudah bertolak ansur. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. Sikap mengutamakan kedudukan, terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik, tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea, boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. Malah, mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material, tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. Kedua, adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat, dihidu, tiada warna, tiada rasa, bentuk dan berat. Malah, ia bukanlah sesuatu benda. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. 2. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. 3. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Sebab masa dibazirkan 1. Kurang disiplin diri 2. Tidak mampu berkata tidak 3. Mesyuarat yang panjang

4. Kertas kerja 5. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Staf yang tidak berpengalaman 7. Terlalu bersosial 8. Suka berjalan atau melancong 9. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Komunikasi yang lemah 11. Perancangan yang tidak rapi 12. Tetamu tidak diundang 13. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1. Mengurangkan tekanan 2. Berada dalam keadaan terkawal 3. Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Memperolehi lebih tenaga 5. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Gunakan panduan perancangan masa 7. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Realistik set matlamat dan impian 9. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda

10. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri, insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia, bumi, langit serta seluruh alam 4. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat, serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. Contohnya, kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat, jadi kedua-duanya adalah penting. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. Janganlah kita menjadi runsing, melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. 3. Kita tidak percaya pada qoda dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan. Maka, kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita.

Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip, menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa; Faktor Luaran Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) Gangguan talian telefon dan elektrik Pengaruh television Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita Wujudnya krisis dalam organisasi Pembahagian tugas yang tidak adil Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Mulakan tepat pada masanya 2. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Tetapkan agenda 4. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. Kekalkan mesyuarat pendek, menarik serta tidak menyeleweng 8. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang Tidak tegas Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan Tidak menyiapkan kerja dengan segera

Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Hormati pandangan ahli-ahli lain. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Bagi pihak pegawai bawahan pula, jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah, potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Sekiranya peluang itu tidak direbut, ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai, maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Sekiranya lebih daripada satu masalah, selesaikan satu persatu. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. Kembangkan idea itu. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan, cuba cetuskan idea lain. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka.

Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. Kebebasan berfikir, seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. Tambahan pula, tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja. Disamping itu, mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama, kenal pasti sasaran, pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka.

Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan

Bagaimanakah kumpulan mesyuarat?

Bina hubungan Belajar kemahiran kumpulan Tetapkan objektif dan matlamat Rancang kerja Koordinasikan kerja Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik Kerja penuh inovasi Beri maklumbalas kepada semua Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat

Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan. Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin, Rabu, Jumaat) pada jam 9.00 pagi sehingga masalah itu selesai. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian; 1. Masalah antara organisasi 2. Masalah dalaman organisasi 3. Masalah peribadi 4. Masalah komunikasi 5. Masalah alam diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Persiapan ke arah penyelesaian masalah

Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. Perlu diingat, masalah mempunyai tuannya. Sekiranya tiada, ia tidak dapat diselesaikan. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. Sekiranya tiada tumpuan, lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. Fikirkan perkara-perkara di bawah; 1. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti, interpretasi dan tindakan. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah, fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian, mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama, mengenal pasti isu, menambah informasi serta menyusun semula masalah. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. Tanya kenapa ada masalah, bilakah ia mula dikesan, besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan?

Jenis mesyuarat yang berbeza ,memerlukan pendekatan yang berbeza. Baimana menghadapi masalah, bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Contohnya, anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah, cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. Kajilah kenapa, bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku, bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Dalam membincangkan masalah, terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. Analogi Bagi memahami masalah, bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Daripada situ, bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas. Ringkasan

Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan, ia akan membelenggu kita. Walaupun ianya kecil, namun sebagai individu yang bertanggungjawab, kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan, maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. Sebelum membentangkan cadangan, perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. Maka, semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua, maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. Ingat, jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. Contohnya, mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan, maka anda perlulah bertolak ansur. Kerja berkumpulan 1. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul?

Ahli kumpulan; 1. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan, berkomunikasi, berkomunikasi dan berkomunikasilah. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang, maka katakan kepada mereka, jangan asingkan diri. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. 2. Jangan salahkan orang lain. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. 3. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai, namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. 4. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda, jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata terima kasih di atas penghargaan anda, ia cukup bermakna buat saya ataupun anda juga apa kurang hebatnya. 5. Jadilah pendengar yang aktif. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan, mintalah penjelasan dengan baik. 6. Libatkan diri. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. Berilah pertolongan tanpa diminta. Mungkin sesuatu hari nanti, anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. Sediakan agenda bertulis 2. Sampai awal 3. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. Jangan benarkan gangguan 5. Jadilah peserta yang baik

6. Jadilah pemudahcara yang baik 7. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat, keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari, memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking. Namun, bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya, dua betul dan satu salah. Yang lain pula meneka, yang mana salah dan kenapa. 2. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri, karaktor, sifat ataupun nilai, yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama, lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat. 3. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas apakah makanan, warna atau rancangan televisyen kegemaran? Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul. Markah tertinggi akan menerima hadiah. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi. 1. Tuliskan perkataan setuju, tidak setuju, sangat setuju dan sangat tidak setuju pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza. Keluarkan kenyataan seperti organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia.... Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. Kemudian, setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka.

2. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat, nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. 1. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. 2. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat, arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. Apabila berlaku komunikasi, ia akan memberi tiga kemungkinan. Pertama, apa yang disampaikan itu difahami. Contohnya, apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9.00 pagi, beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. Kedua, apa yang disampaikan tidak difahami. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Namun demikian, keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. Sekiranya mereka mengantuk, mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan, bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan, tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna.

Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. Apabila anda membuat persembahan, ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan, kemahiran dan sikap anda. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara, mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. Tidak kira siapa yang hadir, anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Contohnya, terlanggar meja, wayar ataupun gelas. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. Secara umumnya, percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. Namun, ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia, tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. Dalam apa jua persembahan, aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini; 1. Pengenalan 2. Tumpuan 3. Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Anda terus berkatabeliau adalah pemain yang hebat. Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik wow, sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik! Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang

pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang. Umpamanya anda makan nasi beriani. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap, maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. Begitu juga, apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. Selepas menyanyikan lagu ketiga, lazimnya artis itu terus berundur. Tentu anda rasa tidak puas. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam, pasti anda akan berasa jemu. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan. Buatlah yang terbaik, betul dan tepat. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan, maka mereka akan kurang yakin dengan anda. Dalam persembahan yang ringkas, lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata, kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. Sebaliknya gunakan ayat seperti ini, kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh, analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan. Contohnya, kemerosotan sukan badminton negara. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China, Indonesia, Denmark, Korea serta England. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru, pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini. Contohnya, mari kita lihat pula....seterusnya....

ataupun cuba kita lahat aspek berikutnya. Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Selain anda perlu meringkaskan persembahan, anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. Bukan soalan yang ditanya, tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. Pada peringkat akhir persembahan, berikan sentuhan peribadi anda. Rujuk pada komitmen anda. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. Malah, dalam perkara tertentu, gunakan perkataan kita, supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. Jangan lupa, rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. Mereka mungkin akan keliru, terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Contohnya, apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. Gunakan alat pandang dengar, papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. Bertentang mata

Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat, topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan, maka ia akan mengelirukan, menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan, maka gunakan kaedah di bawah; 1. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan, maka katakanlah sama seperti pada visual. 2. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan, matikan alat visual. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. 3. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. Oleh itu, gunakan kaedah-kaedah berikut; a. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri.

c. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. d. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal, tetapi pernah jatuh dan bagun semula. Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Ia akan membantu anda. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal. Malah, topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. Oleh itu, adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Apabila berlaku perbincangan menyimpang, maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih, selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. Namun, melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang

dibuat. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. Di samping berlatih di gelanggang, berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata,saya faham apa yang awak hendak beritahu. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang. Dia yang akan bertanding dan bermain. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain, mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Contohnya, anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. Itulah matlamat utama mesyuarat. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Dalam proses perbincangan, pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. Malah, di akhir perbincangan, keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Kaedah ini

akan meredakan keadaan konseptual.

serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat

Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat, dilihat penting, ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan. Katakan, kita berbincang perkara itu secara berasingan... ataupun boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya..... ataupun kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan.... Secara umumnya, mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. Namun demikian, ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan

Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa. Setiausaha tidak perlu

keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. Menubuhkan urusetia bagi: a. Tentukan agenda, tempat dan masa b. Kehadiran c. Tempahan bilik mesyuarat d. Memanggil jemputan mesyuarat e. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan; i. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Membuat persiapan bilik mesyuarat, alat tulis serta kebersihan. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). iii. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat. Semasa mesyuarat berlangsung 1. Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Mencatat minit mesyuarat 4. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar, solat dan waktu minum ataupun makan 7. Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran.

9. Sebelum bersurai, ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. Selepas mesyuarat 1. Menyiapkan minit mesyuarat 2. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. 3. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. 4. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. 5. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. 6. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan

Contoh agenda mesyuarat

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan

Kaji selidik sikap peserta mesyuarat

Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat, anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk, telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi

Penilaian pengerusi

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991

Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. B.Latar belakang 1. Dari semasa ke semasa, kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan, memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni, menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa. 2. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. 3. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. C.Tanggungjawab urusetia a.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. ii. Membuat tempahan bilik mesyuarat

Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: iii. Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk

Menentukan kertas perbincangan

Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: iv. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran)

Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat

Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian

Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. v. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat.

Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. vi. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat.

Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. vii. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. viii. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat.

b.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan

c.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. ii. Format minit mesyuarat

Format minit mesyuarat hendaklah disusun, mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di Lampiran A. iii. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. iv. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: Bilangan

Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. Rujukan minit

Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. Perkara

Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan Tarikh hantar

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan Kementerian/jabatan

Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima

Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima

Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. Tarikh maklumbalas dibentangkan

Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat Status

Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. vi. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: Cabutan keputusan

Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Ringkasan dan ulasan urusetia

Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan

Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas

Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. vii. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: Cabutan keputusan

Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Kedudukan masa kini

Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat Peringkat perlaksanaan/pencapaian

Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. Masalah pelaksanaan

Sebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. Cadangan penyelesaian masalah

Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. viii. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam, tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan

dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu. D.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.

LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT..................................................................

(catatkan nama mesyuarat)

Bil............................... Tahun ...........................

(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh Masa

: :

Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. PERUTUSAN Y.BHG.PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. II. PENGESAHAN MINT MESYUARAT

Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan. III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: Tajuk kertas kerja berkenaan Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan, dan Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. untuk

IV.

V.

HAL-HAL LAIN

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. VI. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat, dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

Urusetia
(catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh
(catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung)

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian, Jabatan Persekutuan, Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. 2. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah, mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah, di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya, adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. 3. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. Disamping itu, permohonan untuk memperolehi lesen, permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. 4. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian

Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian.

b. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri

c. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak, Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen.

projek permit.

5. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. Namun demikian, Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. 6. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. b. c. d. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit, dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar, programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi.

7. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut; a. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. b. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja, dan d. Menentukan tindakan penyelesaian. 8. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit, dan b. Keputusan mesyuarat. 9. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. 10. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri.

11. Di peringkat Negeri pula, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar, Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. 12. Di peringkat Kementerian pula, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain, Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. 13. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No.1, 1991 Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. 14. TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan.

LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil........Tahun.......... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I. PERUTUSAN Y.BHG.PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. II. PENGESAHAN MINT MESYUARAT

Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan. III. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV. HAL-HAL LAIN

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. V. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat, dan

c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

VI. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT

(catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

VII. TARIKH MINIT DISEDIAKAN

(catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).

LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil. Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F)

PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A Bilangan Projek/Lesen/Permit

Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no.1,2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B Tajuk Projek/Lesen/Permit

Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). (c) Ruang C Kedudukan Semasa

Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini. Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan, maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. (d)Ruang D Isu-Isu Yang Dihadapi

Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini. (e) Ruang E Keputusan Mesyuarat

Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli, pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. (f) Ruang F Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab

Bagi setiap keputusan mesyuarat, tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F. Pada mesyuarat akan datang, pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut.