P. 1
MESYUARAT

MESYUARAT

|Views: 3,656|Likes:
Published by ishaqibra

More info:

Published by: ishaqibra on Jun 14, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/01/2015

pdf

text

original

MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Sentiasa berwaspada dengan masa 2. Bayaran-bayaran 14.1. Tumpuan bilik mesyuarat. Pengesahan kehadiran 5. Tarikh dan masa mesyuarat 15. Edar agenda 4. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan . Papan maklumat mesyuarat 3. Jumlah kehadiran d. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. 1. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Meja secretariat 8. Mengisi borang kehadiran 11. Alat tulis Ingatan. Jangkamasa mesyuarat c. Ingatan peraturan emas mesyuarat. Sajian 13. Tag nama 16. a. Pelan kedudukan 9. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Periksa bilik mesyuarat 6. Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Peruntukan yang ada e. Pengagihan tugas 12.

Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Mesyuarat sehari – makan tengahari. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. a. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9. Kesilapan bermesyuarat 1. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Terlalu merendah diri 5. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. petang dan minum petang c. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. Mendominasi mesyuarat . 5. Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. Tenaga kerja akan bertambah. 4. Implikasi jamuan 1. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3.4. Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. Meminta maaf kerana terlewat 3. Tidak menepati masa 2. Sajian utama disediakan apabila.

Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Asyik menyalahkan orang lain 19. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18. Suasana tegang dan tidak selesa 22. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Tercabar dengan idea bernas 15. Gelaran yang tidak dihargai 25. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Gangguan semasa mesyuarat 30. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Gangguan mementum mesyuarat 32. Tiada tanda nama di atas meja 26. Anggap perubahan sebagai beban 21. Ahli mesyuarat sesat 27. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Gagal mengawal perbincangan 14. Keputusan yang tidak mahu diubah 20.7. Ahli kurang keazaman 28. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Gangguan telefon selular 31.

Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Kenalpasti limitasi 11.33. Tip mesyuarat berkualiti 1. Lakukan persiapan awal 4. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Hormati kelebihan orang lain 6. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Giliran anda akan tiba 10. Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Memberi pandangan yang baik 7. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Bina superiority complex 5. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Bilik mesyuarat sempit 40. Penampilan tidak senonoh 35. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Hormati masa anda dan orang lain 2. Pelihara profesionalisme . Bilik mesyuarat berbau 44. Etika mesyuarat dicabuli 36. Jangan maafkan diri sendiri 3. Semua pandangan adalah baik 9.

Atasi perkara tertangguh 23. Bertanggungjawab pada situasi 19. Jangan ganggu mesyuarat 31. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Berani berubah 20. Bincang yang penting 17.13.Keputusan yang diambil direkodkan . Agihkan persiapan mesyuarat 36. Untamakan keselamatan 32. Jangan hanya memerhati 24. Jangan bermesyuarat apabila. Jangan rendahkan diri sendiri 28. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Keahlian ditapis 29. Kaji perjalanan mesyuarat 38. Diselaraskan 18. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Adakan penganti 30. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Beri laluan kepada idea bernas 15. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37. Hormati orang lain 21. Tetapkan objektif mesyuarat 34..maklumat boleh diselesaikan 33. Sediakan agenda lebih awal 35..

Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. Pimpin mesyuarat 8. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. Kenalpasti ahli yang keliru 10.39. Peraturan-peraturan itu adalah. Kepakaran. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1. Menggalakkan semua pandangan dan idea. Semakin banyak perbincangan. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Namun demikian. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan. Ingat masa 6. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1. . Sediakan maklumat mesyuarat 9. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. 3. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan. a. b. 2. Dalam banyak keadaan sebelum ini. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza.

di restoran ataupun di masjid. “kenapa masih terdapat. e. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan... 6. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. semua peserta menunjukkan kad hijau. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. Benarkan cetusan idea . Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang.. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. 5. di padang bola. Sekiranya aliran idea adalah positif.. Tuliskan dalam bentuk persoalan. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu. jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya.” 8. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain. semua peserta mengeluarkan kad merah. 9. Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru. Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. 7. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza. Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu.” atau pun “apa yang menyebabkan. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. 4. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Pada peringkat permulaan. ketua perlu masuk campur.c.. Lebih banyak idea adalah lebih baik. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau.. d. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih.

tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. Malah.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. Kurang disiplin diri 2. Kedua. mesra serta mudah bertolak ansur. 3. Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Tidak mampu berkata tidak 3. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. tiada rasa. Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. Malah. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. 2. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Mesyuarat yang panjang . adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. Sebab masa dibazirkan 1. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. ia bukanlah sesuatu benda. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. dihidu. tiada warna. bentuk dan berat. Sikap mengutamakan kedudukan. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka.

Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Memperolehi lebih tenaga 5. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Mengurangkan tekanan 2. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Staf yang tidak berpengalaman 7. Terlalu bersosial 8. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Perancangan yang tidak rapi 12. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Realistik set matlamat dan impian 9. Gunakan panduan perancangan masa 7. Kertas kerja 5. Suka berjalan atau melancong 9. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Komunikasi yang lemah 11. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1.4. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Berada dalam keadaan terkawal 3. Tetamu tidak diundang 13. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3.

bumi. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. 3. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. langit serta seluruh alam 4. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3. Contohnya. Janganlah kita menjadi runsing. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. . Maka. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat.10. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. jadi kedua-duanya adalah penting.

Kekalkan mesyuarat pendek. Tetapkan agenda 4. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. menarik serta tidak menyeleweng 8. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar. Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Mulakan tepat pada masanya 2. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran.

maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. cuba cetuskan idea lain. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Hormati pandangan ahli-ahli lain. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. . Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Bagi pihak pegawai bawahan pula. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. Kembangkan idea itu. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah. selesaikan satu persatu. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. Sekiranya lebih daripada satu masalah. Sekiranya peluang itu tidak direbut. Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan.

Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. Tambahan pula. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. Kebebasan berfikir.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi. Disamping itu. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. kenal pasti sasaran. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. . Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka.

Masalah dalaman organisasi 3. 1. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . Jumaat) pada jam 9. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan. Persiapan ke arah penyelesaian masalah .• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Masalah komunikasi 5. Rabu. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan. ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi. Masalah antara organisasi 2. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Masalah peribadi 4.00 pagi sehingga masalah itu selesai.

Perlu diingat. bilakah ia mula dikesan. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. masalah mempunyai tuannya. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. Tanya kenapa ada masalah. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Sekiranya tiada tumpuan. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. Sekiranya tiada. menambah informasi serta menyusun semula masalah. 1. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. interpretasi dan tindakan. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. mengenal pasti isu. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . ia tidak dapat diselesaikan. Fikirkan perkara-perkara di bawah. lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah.

bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil. bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Dalam membincangkan masalah. Kajilah kenapa. Ringkasan . bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. Contohnya. bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. Daripada situ. Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Analogi Bagi memahami masalah.memerlukan pendekatan yang berbeza. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. Baimana menghadapi masalah. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku.Jenis mesyuarat yang berbeza . Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul.

namun sebagai individu yang bertanggungjawab. Sebelum membentangkan cadangan. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. Walaupun ianya kecil. maka anda perlulah bertolak ansur. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua. Ingat. jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. Maka. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. ia akan membelenggu kita. Contohnya. maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. Kerja berkumpulan 1. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat.

Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Mungkin sesuatu hari nanti. Jadilah peserta yang baik . Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang.Ahli kumpulan. mintalah penjelasan dengan baik. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. Berilah pertolongan tanpa diminta. Jangan benarkan gangguan 5. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. Sediakan agenda bertulis 2. Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan. anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. “ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. berkomunikasi. berkomunikasi dan berkomunikasilah. jangan asingkan diri. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. 1. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. 6. 2. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”. Libatkan diri. 3. 4. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. Sampai awal 3. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. 5. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. Jadilah pendengar yang aktif. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Jangan salahkan orang lain. maka katakan kepada mereka.

dua betul dan satu salah. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka. . yang mana salah dan kenapa..” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. karaktor. Jadilah pemudahcara yang baik 7. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. 3. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking.. ‘tidak setuju’. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya.6. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama.. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. 1. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. 2. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan. Markah tertinggi akan menerima hadiah. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. Tuliskan perkataan ‘setuju’. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. Kemudian. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia. sifat ataupun nilai. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul. Namun. Yang lain pula meneka. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat.

Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan. Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. 2. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Namun demikian. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Apabila berlaku komunikasi.2. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. apa yang disampaikan itu difahami. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Sekiranya mereka mengantuk. Kedua. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal. ia akan memberi tiga kemungkinan. apa yang disampaikan tidak difahami. . Pertama. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. 1. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. Contohnya. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu.00 pagi. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi.

Tidak kira siapa yang hadir. Secara umumnya. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. wayar ataupun gelas. Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton. Tumpuan 3. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. Pengenalan 2. Dalam apa jua persembahan. Apabila anda membuat persembahan. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan. anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang .Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. Namun. Contohnya. terlanggar meja. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. kemahiran dan sikap anda. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan.” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. 1.

analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. Selepas menyanyikan lagu ketiga. Contohnya.. Korea serta England.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini. “kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam.” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. maka mereka akan kurang yakin dengan anda. lazimnya artis itu terus berundur. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan.. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang. Contohnya. Denmark. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang. Indonesia.” . Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan.. Umpamanya anda makan nasi beriani. pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini.. kemerosotan sukan badminton negara.seterusnya. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata.. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. pasti anda akan berasa jemu. Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru. Tentu anda rasa tidak puas. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan.. Begitu juga. betul dan tepat. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. Buatlah yang terbaik. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan. “mari kita lihat pula. Dalam persembahan yang ringkas. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing.

apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Pada peringkat akhir persembahan. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Bertentang mata . Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. Malah. gunakan perkataan kita. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. dalam perkara tertentu. Contohnya. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. Bukan soalan yang ditanya. Jangan lupa. Mereka mungkin akan keliru. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Rujuk pada komitmen anda. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Gunakan alat pandang dengar. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. berikan sentuhan peribadi anda.

Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. maka ia akan mengelirukan. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. gunakan kaedah-kaedah berikut. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. 1. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. matikan alat visual. maka gunakan kaedah di bawah. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri. 3. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4. maka katakanlah sama seperti pada visual. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. 2. . Oleh itu. Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. a. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya.

Ia akan membantu anda. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent).c. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. Namun. Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. d. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Malah. tetapi pernah jatuh dan bagun semula. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Oleh itu. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal.

Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula.dibuat. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. di akhir perbincangan. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Dalam proses perbincangan. Itulah matlamat utama mesyuarat. Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. Contohnya. Dia yang akan bertanding dan bermain. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. Kaedah ini . Malah. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Di samping berlatih di gelanggang. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik. Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata.

Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa. “kita berbincang perkara itu secara berasingan. dilihat penting.akan meredakan keadaan konseptual...” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan.. Katakan.” Secara umumnya. ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik. Namun demikian. ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak.. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia. Setiausaha tidak perlu . Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan..” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya.. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu.. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu.. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat.. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan.

Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Tempahan bilik mesyuarat d. tempat dan masa b. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. . Kehadiran c. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. Menubuhkan urusetia bagi: a. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). Mencatat minit mesyuarat 4. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. Membuat persiapan bilik mesyuarat. solat dan waktu minum ataupun makan 7. iii. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran. Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Semasa mesyuarat berlangsung 1. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. Memanggil jemputan mesyuarat e.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. Tentukan agenda. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. alat tulis serta kebersihan. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. i. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat.

Sebelum bersurai. 3. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat. 6. 4. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. . ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Menyiapkan minit mesyuarat 2. 5. Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. Selepas mesyuarat 1.9.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi . anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat.

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A.Tanggungjawab urusetia a. Membuat tempahan bilik mesyuarat . 3. Menentukan agenda. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. B. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.Latar belakang 1. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. Di samping itu. ii. Dari semasa ke semasa.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. tarikh. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa. Secara umumnya. masa dan tempat mesyuarat. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. C. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. 2. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. tarikh.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat.

v. jawatan wakil hendaklah dinyatakan. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. . Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. vi. Sekiranya dibenarkan.

Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan. Format minit mesyuarat . Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. viii. ii. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. vii.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. b.

iii. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. tepat dan jelas. mengikut susunan agenda mesyuarat. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. iv.

Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki. σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . vi. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat.Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima.

σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. vii. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . jika ada. yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. viii. σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas.Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan. . Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. D. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu.

Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.... ..... Tahun . menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.................. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.............. II..... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan.BHG. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat......... III... PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu....... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat.............. (catatkan nama mesyuarat) Bil.PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat............ Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.................... PERUTUSAN Y....LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT.............. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Jika ada pindaan.....  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas..

Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. VI. untuk  IV. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. . Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. V. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Jabatan Persekutuan. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah. Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. 4.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. permohonan untuk memperolehi lesen. 2. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. Disamping itu. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. 3.

. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. projek permit. b. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit.Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c.

dan d. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar.5. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. . b. 8. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. Keputusan mesyuarat. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. a. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. b. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. 9. c. 7. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. 10. dan b. MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a. Namun demikian. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. d. 6. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. Menentukan tindakan penyelesaian. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam.

sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. Di peringkat Negeri pula.11. 13. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No. 12. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. . TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan.1. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. 14. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. Di peringkat Kementerian pula.

.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.Tahun. PERUTUSAN Y. HAL-HAL LAIN .. Jika ada pindaan..PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat... Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I.. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV.. II. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.BHG.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat..... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan...LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil. III. PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.

TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. . VI. V. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII.

Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil.

Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no. (d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini. (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat.1. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. .2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. Pada mesyuarat akan datang. pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->