MESYUARAT Tujuan; 1. Menyelesaikan masalah 2. Mengatasi konflik 3. Menukar dan menilai maklumat 4.

Memberi semangat Mesyuarat yang gagal; 1. Mesyuarat itu tidak penting 2. Mesyuarat dibuat atas alasan yang salah 3. Wakil yang salah hadir ke mesyuarat 4. Kawalan yang tidak baik 5. Persekitaran yang tidak baik Mesyuarat itu kos 1. Masa 2. Kos tuntutan perjalanan dan tugas rasmi 3. Kerja di pejabat terbengkalai 4. Kos penginapan dan sajian 5. Tenaga kerja yang menganjurkan mesyuarat 6. Alatulis dan fail 7. Bil air dan elektrik. Kajian dan perkembangan aspek yang meliputi perbelanjaan yang lain seperti berikut; 1. Tempat mesyuarat 2. Jumlah kehadiran 3. Jangkamasa mesyuarat 4. Peralatan/bahan yang digunakan

5. Penginapan 6. Sajian/jamuan 7. Fail mesyuarat 8. Riadah 9. Perbelanjaan lain diluar jangkaan Elakkan 13 perkara 1. Menunding jari 2. Mempertahankan kesilapan 3. Budaya ostrich 4. Sikap prejudis 5. Melacurkan sejarah 6. Mengagumkan pengalaman silam 7. Memalukan orang lain 8. Harapan yang terlalu tinggi 9. Memberi janji kosong 10. Menyalahkan organisasi sendiri 11. Menonjolkan kehebatan sendiri 12. Mempersoalkan keputusan 13. Bertangguh Persiapan mesyuarat AJK secretariat teridiri daripada; 1. Ketua secretariat 2. Setiausaha 3. AJK protocol 4. AJK sajian 5. AJK riadah

6. AJK pengangkutan 7. AJK agama 8. AJK pendaftaran Persiapan seperti; 1. Kebersihan dan wangian 2. Tanda nama 3. Alat pandang dengar 4. Pencahayaan 5. Generator 6. Kualiti kerusi dan meja 7. Hiasan 8. Menyediakan agenda 9. Memastikan kehadiran ahli mesyuarat 10. Alat perakam 11.Keselamatan Jawab soalan berikut; 1. Apakah hasil yang ingin dicapai melalui mesyuarat itu? 2. Berapa lama mesyuarat dijangka berlangsung? 3. Adakah proses menjana idea diperlukan? 4. Siapakah perlu hadir bermusyuarat? 5. Adakah maklumat yang perlu disampaikan terlebih dahulu? 6. Apakah cara terbaik bagi menyediakan ruang mesyuarat? 7. Apakah peralatan yang dapat membantu perjalanan mesyuarat berjalan lancar? 8. Bagaimanakah bentuk mesyuarat yang perlu dikendalikan? Tindakan semasa mesyuarat 1. Mulakan tepat pada masanya

2. Pastikan kehadiran 3. Ulangkaji agenda 4. Focus pada perbincangan 5. Galakkan penyertaan 6. Bantuan kumpulan bagi membuat keputusan 7. Ringkaskan keputusan 8. Setuju pada pelan tindakan 9. Draf agenda mesyuarat akan dating 10. Penilaian semula mesyuarat Protocol Kita lebih dihormati apabila kita menghormati orang lain. Tindakan selepas mesyuarat; 1. Agihkan minit mesyuarat 2. Simpan dokumen mesyuarat 3. Gesaan berkaitan tindakan 4. Jalinkan persahabatan Seni menulis minit mesyuarat 1. Setiausaha yang dilantik perlu mendapat gambaran awal berkaitan mesyuarat yang akan dijalankan. Fahami jangkaan mesyuarat dan kenalpasti bayangan awalkeputusankeputusan yang bakal dicapai. 2. Sekiranya anda mempunyai kemahiran menulis secara singkatan, ia akan dapat membantu dalam mesyuarat. 3. Seboleh-bolehnya sediakan pita perakam yang akan merakam semula perbualan dalam mesyuarat. Ia dapat membantu anda membuat rujukan berkaitan sebarang kemusykilan. 4. Fahami intipati perbincangan dan catat fakta-fakta yang berkaitan sahaja. 5. Jangan berkhayal dan lupa tanggungjawab anda sebagai pencatat. 6. Jangan mengganggu pengerusi semasa mesyuarat sedang berjalan. Rujuk semula dengan pengerusi sekiranya ada keputusan yang tertinggal.

7. Jangan bertangguh menyiapkan minit mesyuarat kerana anda mungkin terlupa faktafakta perbincangan. 8. Adakan borang khas yang menyediakan ruangan perbincangan dan tindakan. 9. Gunakan bahasa orang ketiga dalam menulis minit mesyuarat Peranan Pengerusi Mesyuarat 1. Tepati masa 2. Ucapan alu-aluan 3. Maklumkan secara konseptual 4. Maklumkan jangkamasa mesyuarat 5. Nyatakan aspek penting dalam agenda 6. Tanya siapa yang mempunyai masalah 7. Jangan ambil mudah 8. Gunakan LCD ataupun papan putih dan graf 9. Jangan curi masa ahli mesyuarat 10. Kawal mesyuarat 11. Wujudkan suasana harmoni 12. Kawal emosi 13. Pelbagaikan perjalanan mesyuarat 14. Berehat sebentar 15. Nyatakan apa sepatutnya berlaku dan tidak berlaku 16. Tawarkan sesuatu yang menarik kepada peserta 17. Jadi pendengar yang baik 18. Hadapi situasi negatif 19. Jangan membuat serangan peribadi 20.Memberi pujian pada tindakan serta maklum balas yang lepas 21.Memberi contoh serta iktibar dengan bijak dan matang Peranan setiausaha

Jenis mesyuarat dan siapa yang hadir b. a. Jangkamasa mesyuarat c. Tumpuan bilik mesyuarat. Menghantar surat jemputan mesyuarat 2. Periksa bilik mesyuarat 6. Ingatan peraturan emas mesyuarat. Maklum balas mesyuarat yang lalu 7. 1. Papan maklumat mesyuarat 3. Pengesahan kehadiran 5. Tarikh dan masa mesyuarat 15.1. Tag nama 16. Sajian 13. Ucapan awal sebelum mesyuarat bermula 10. Pengagihan tugas 12. Jangan lupa matlamat utama mesyyuarat 3. Pelan kedudukan 9. Edar agenda 4. Kemudahan peserta lelaki dan wanita f. Sentiasa berwaspada dengan masa 2. Alat tulis Ingatan. Jumlah kehadiran d. Bayaran-bayaran 14. Mengisi borang kehadiran 11. Peruntukan yang ada e. Meja secretariat 8. puji di khalayak dan kritik di tempat berasingan .

Meminta maaf kerana terlewat 3. Sentiasa sediakan agenda yang jelas dan diedarkan lebih awal. Jangan jadikan mesyuarat bagi memusnahkan kerjaya orang lain 7. Jangan adakan mesyuarat di luar masa kerja 5.4. Tidak bersedia untuk mesyuarat 4. Apabila bajet pakej itu diluluskan. Kos mesyuarat yang meningkat dan melibatkan perbelanjaan syarikat ataupun kerajaan 2. Mesyyuarat lebih daripada sehari – sarapan pagi atau pun tengahari dan makan malam. a. Implikasi jamuan 1. maka peruntukan bagi aktiviti terpaksa dikurangkan 3. Mendominasi mesyuarat . Jangan menggunakan tekanan secara berkumpulan bagi persetujuan yang salah 6. Sajian utama disediakan apabila. 4. petang dan minum petang c. Mesyuarat setengah hari – sajian tengahari b. Terlalu ego dan menonjol kelebihan diri 6. Pihak sekretariat bukan sahaja terpaksa memberi tumpuan kepada perjalanan mesyuarat. Tenaga kerja akan bertambah. Perhatian kepada mesyuarat akan merosot. 5. Terlalu merendah diri 5. Kesilapan bermesyuarat 1. Peserta akan lebih memberi tumpuan kepada pakej lain yang disediakan. Keadaan akan menjadi lebih rumit apabila peserta terlalu cerewet dan meminta itu dan ini. Mesyuarat sehari – makan tengahari. Jangan mencampuradukkan hubungan peribadi dengan kerjaya 8. Adalah baik sekiranya hanya air minuman dan gula-gula disediakan. Tidak menepati masa 2. Sajian yang terlalu kerap akan mengganggu perbincangan yang rancak. tetapi juga pada aspek-aspek sampingan yang lain. Mesyuarat yang terbaik adalah demokrasi 9.

Tercabar dengan idea bernas 15. Ahli kurang keazaman 28. Membuat keputusan tanpa bincang 12. Gagal mengawal perbincangan 14. Gangguan mementum mesyuarat 32. Agenda yang disediakan tidak disusun mengikut keutamaan 17. Suasana tegang dan tidak selesa 22. Anggap perubahan sebagai beban 21. Keputusan yang tidak mahu diubah 20. Asyik menyalahkan orang lain 19. Memalukan ahli yang memberi pandangan 10. Emosi pengerusi tidak stabil 24. Memandang remeh idea bernas ahli 9. Terlalu banyak perkara tertangguh dibawa ke hadapan 29. Gangguan semasa mesyuarat 30. Ahli mesyuarat sesat 27. Suka mengaitkan sejarah kecemerlangan silam 8. Permulaan mesyuarat yang tidak konseptual 23. Tiada tanda nama di atas meja 26. Perkara rahsia dibincang secara terbuka . Agenda pengerusi berbeza dengan agenda ahli mesyuarat 18.7. Keluar daripada tajuk mesyuarat 16. Menggunakan istilah ataupun perkataan lucah 13. Penugasan yang diberi tanpa mengambil kira limitasi 11. Gangguan telefon selular 31. Gelaran yang tidak dihargai 25.

Tiada bilik rehat untuk ahli bukan islam 45. Pelihara profesionalisme . Hormati kelebihan orang lain 6. Semua pandangan adalah baik 9. Kenalpasti limitasi 11. Sejarah silam adalah cabaran bagi mengatasi kekangan 8. Hormati masa anda dan orang lain 2. Terlalu ramai ahli dalam mesyuarat 37. Tiada kemudahan tandas wanita 39. Kedudukan skrin tidak sesuasi 42. Bilik mesyuarat terlalu telus 43. Penampilan tidak senonoh 35. Bilik mesyuarat sempit 40.33. Giliran anda akan tiba 10. Etika mesyuarat dicabuli 36. Bilik mesyuarat berbau 44. Ahli penting tidak hadir tanpa pengganti 38. Jangan maafkan diri sendiri 3. Mesyuarat dipendekkan kerana R&R 34. Memberi pandangan yang baik 7. Bina superiority complex 5. Tip mesyuarat berkualiti 1. Terlalu banyak pergerakan di dalam bilik mesyuarat 41. Pemeriksaan kesihatan tidak dibuat. Jangan cemari falsafah mesyuarat 12. Lakukan persiapan awal 4.

. Beri laluan kepada idea bernas 15. Jelaskan perkara yang perlu dan tidak perlu berlaku 25. Perjalanan mesyuarat diperkemaskan 26. Kaji perjalanan mesyuarat 38. Untamakan keselamatan 32. Bincang yang penting 17. Tetapkan objektif mesyuarat 34. Berani berubah 20. Persiapan mesyuarat yang rapi 22. Diselaraskan 18. Tetapkan matlamat mesyuarat 16. Atasi perkara tertangguh 23. Bertindak sebagai penstabil keadaan 14. Hormati orang lain 21. Tetapkan siapa yang perlu bertindak 37.maklumat boleh diselesaikan 33.Keputusan yang diambil direkodkan . Jangan bermesyuarat apabila. Elekkan mendedah perkara yang sulit 27. Keahlian ditapis 29. Jangan ganggu mesyuarat 31. Jangan rendahkan diri sendiri 28.. Jangan hanya memerhati 24.13. Sediakan agenda lebih awal 35. Agihkan persiapan mesyuarat 36. Adakan penganti 30. Bertanggungjawab pada situasi 19.

Buat lawak ringan bagi mengurangkan tekanan Seni percambahan minda 1. 3. Kepakaran. Ini akan membantu peserta mempersiapkan diri mengambil bahagian dalam sesi perah otak. Sediakan maklumat mesyuarat 9. Pastikan ahli-ahli yang terlibat dalam sesi itu datangnya daripada latar belakang yang berbeza. Ingat masa 6. 2. Kenalpasti ahli yang keliru 10. Pastikan semua yang hadir faham apa yang sedang berlaku 5. Namun demikian. Sering berlaku apabila kehadiran pengurusan peringkat tinggi tidak mendorong ahli melibatkan diri secara berlebihan. . a. berhati-hatilah dalam mencampuradukkan peringkat pengurusan yang berbeza. Mulakan mesyuarat dengan pengenalan 3. b. Lantik seseorang bagi perkara yang perlu diambil tindakan 7. Tanya soalan berbentuk stimulatif Panduan memimpin mesyuarat akan datang 1. maka hasil yang bakal diperoleh adalah lebih baik dan bernilai tinggi. Peraturan-peraturan itu adalah.39. Pimpin mesyuarat 8. pastikan anda menyatakan dengan ringkas berkaitan masalah yang bakal dibincangkan dan sedikit latar belakang masalah itu. kelulusan dan rekod pencapaian yang berbeza. Dalam banyak keadaan sebelum ini. membuktikan idea bernas datang daripada individu yang tiada kaitan dengan masalah yang dibincangkan. Semakin banyak perbincangan. Libatkan seramai mungkin ahli semasa bermesyuarat 4. Apabila anda menjadualkan mesyuarat. Jelaskan setakat mana pencapaian masalah itu sudah diperoleh dan harapannya. Pastikan anda jelas dengan tujuan mesyuarat 2. Tidak dibenarkan mengkritik idea-idea yang diutarakan ataupun dicetuskan. Jangan mulakan ‘anda salah’ 40. Menggalakkan semua pandangan dan idea. Agihkan salinan peraturan kepada semua yang terlibat sebelum sesi itu dimulakan.

Biarkan peserta mesyuarat faham akan ada sesi lain bagi masalah yang sama supaya mereka mempunyai masa memikirkan idea-idea baru. Semakin selesa peserta bermakna semakin banyak perkongsian dapat dibuat kerana mereka berasa kondusif dalam mengutarakan idea. e. Sesi perah otak tidak perlu melebihi 30 atau 40 minit kerana sesi seperti ini meletihkan. Lebih banyak idea adalah lebih baik. Kad pertama bertanda bulatan merah dan kad kedua bertanda bulatan hijau. semua peserta menunjukkan kad hijau. di padang bola. simpan beberapa idea bagi dibincangkan semasa sesi perah otak mengalami jalan buntu. Pastikan semua idea dicatatkan di papan putih. Sekiranya tidak banyak perkembangan selepas tempoh itu. Pada peringkat permulaan.. Ini akan membantu peserta memahami perkara yang tidak perlu dibincangkan ataupun perkara yang perlu dibantu dengan input yang lain. Sekiranya anda adalah ketua bagi sesi itu. Apabila lebih daripada 10 peserta yang dijemput atau pun hadir dalam sesi yang dirancang. Idea-idea yang dicetuskan melalui sesi itu perlu “segar” dan disimpan sebagai rujukan. Setiap kumpulan membincangkan isu yang berbeza.c. Anda boleh menghasilkan dua kad bagi setiap peserta apabila mereka masuk ke bilik mesyuarat. Kumpulan kecil dapat mengelakkan formaliti dan memberi suasana selesa bagi berbincang. di restoran ataupun di masjid. maka ubahsuai mesyuarat dengan melaksanankan sesi itu pada mesyuarat akan datang..” atau pun “apa yang menyebabkan. Sekiranya aliran idea adalah positif. Pastikan ia mudah dibaca dan difahami serta tidak memeningkan. ketua perlu masuk campur.” 8.. Setiap peserta perlu cuba kembangkan ataupun kaitakan idea-idea rakan yang lain bagi menghasilkan idea-idea baru. “kenapa masih terdapat. Apabila aliran idea mulai berulang-ulang. Perbincangan perlu bersifat ringan dan bersahaja tetapi konstruktif. Tanyakan peserta lain berkaitan idea yang berulang. Ia juga boleh dipadam serta dicatatkan bagi rujukan seterusnya. 7. bahagikan kepada dua kumpulan dalam sekitar lima ataupun enam orang. Tuliskan dalam bentuk persoalan.. 9. Benarkan cetusan idea . jelaskan berkaitan fasa yang membunuh mood dan ia tidak dibenarkan. 6. Catatan perlu membantu ke arah idea baru sebagai tambahan. Apabila seseorang menunjukkan fasa yang membunuh mood dan kelicinan proses.. semua peserta mengeluarkan kad merah. Tuliskan matlamat sesi itu supaya dapat dilihat denga jelas oleh semua orang. d. 4. 5.. Cadangkan pada mereka supaya memilih idea yang terbaik berserta dengan alasannya. Idea-idea hebat selalunya datang pada masa dan di tempat yang tidak disangkakan seperti semasa berada dipersimpangan lampu isyarat.

Pegawai atasan ataupun yang berpangkat tinggi dapat membantu perkara ini dengan lebih bersahaja. Tidak mampu berkata tidak 3. Mereka mampu memberi idea yang tidak disangka dan dapat membantu menyelesaikan masalah serta memberi resolusi terbaik. Mereka boleh jelaskan pandangan mereka selama beberapa minit.Cetusan idea datang daripada ahli mesyuarat yang mempunyai pandangan serta pengetahuan tertentu. Malah. Ahli yang berpangkat lebih rendah akan berasa serba salah dan bimbang sekiranya pandangan yang diberikan oleh mereka tidak bernas ataupun kurang dihargai. Pertama adalah dengan memaklumkan kepada semua ahli berkaitan mesyuarat pada kali ini. Ia adalah tindak balas berdasarkan keutamaan. Nyatakan idea mereka tidak boleh dikritik sama ada ia baik ataupun tidak. Katakan yang mereka memang mempunyai idea-idea hebat. Sebab masa dibazirkan 1. tiada rasa. Mesyuarat yang panjang . Kedudukan matlamat dan susunan keutamaannya. Mereka juga perlu menghargai pandangan walaupun ianya tidak begitu baik. ia bukanlah sesuatu benda. Sikap mengutamakan kedudukan. Penghargaan tidak semestinya dalam bentuk wang ataupun material. Anda masih boleh menjadi pemimpin mesyuarat yang baik. Masa adalah ilusi dan kita dapat menguruskannya. Kurang disiplin diri 2. Malah. Ketepatan masa Masa tidak dapat dilihat. 3. 2. Pengurusan peribadi ataupun disiplin diri. mesra serta mudah bertolak ansur. Banyak cara boleh dibuat bagi menggalakkan penyertaan. Keutamaan diberi mengikut keadaan seperti berikut: 1. Sekiranya terdapat ahli yang tidak menyumbang idea. terlalu formal dan tidak mahu melayan idea-idea kecil akan menghentikan terus ahli daripada memberi pandangan. bentuk dan berat. tetapi memadai dengan pujian dan ucapan terima kasih di atas pandangan baik mereka itu. tetapi fungsi pemimpin boleh diubah bagi menggallakkan ahli meluahkan pandangan dan berbincang bersama. Penting bagi jangka panjang ataupun keperluan jangka pendek. Kedua. boleh ditanya pandangan mereka berkaitan sesuatu perkara. dihidu. adakan sesi di mana semua akan memberi cadangan. mereka perlu diberi penghargaan sebagai satu galakan. Kemudian setiap pandangan akan dikaji. Mereka dikehendaki lebih banyak bercakap dan keputusan mesyuarat bergantung pada pandangan-pandangan bernas daripada mereka. tiada warna.

Berada dalam keadaan terkawal 3. Kenal pasti tugas peribadi ataupun profesional 3. Meninggalkan kerja yang tidak selesa 6. Suka berjalan atau melancong 9. Jangan terlalu menguruskan masa orang bawahan anda . Gunakan panduan perancangan masa 7. Berasa selesa dan senang dengan diri sendiri 4. Perancangan yang tidak rapi 12. Sentiasa membantu anggota bawahan dengan masa yang ada 8. Berjaya dengan mudah Cadangan bagi pengurusan masa yang berkesan 1.4. Keliru sama ada tanggungjawab ataupun kuasa 10. Komunikasi yang lemah 11. Sentiasa berada dalam satu gerakan yang penting 6. Fleksibel dengan keutamaan yang ditetapkan 5. Kenal pasti jangka masa panjang dan pendek 4. Kertas kerja 5. Staf yang tidak berpengalaman 7. Pengagihan tugas yang tidak efektif Kenapa perlu mengurus masa 1. Realistik set matlamat dan impian 9. Aktiviti harian mengikut keutamaan 2. Memperolehi lebih tenaga 5. Tetamu tidak diundang 13. Mengurangkan tekanan 2. Terlalu bersosial 8.

Masa bagi bermuhasabah Ia adalah satu keadaan di mana Nabi Muhammad mencari kelemahan diri. bumi. Maka. Beri sedikit masa kepada diri anda dan keluarga Nabi Muhammad membahagikan masa kepada empat perkara 1. Kita berasa runsing dan tertekan kerana: 1. serta bagaimana hendak menyelamatkan mereka daripada terus sesat. insafi dan berazam bagi membaiki segera kelemahan yang ada 3.10. Kita tidak percaya pada qoda’ dan qodar Allah serta segala usaha yang dilakukan. Masa bagi berfikir berkenaan ummah Baginda akan sentiasa berfikir berkaitan keselamatan pengikutnya sama ada di dunia mahupun akhirat. langit serta seluruh alam 4. Hasil yang diperoleh adalah bahagian kita yang telah Allah tentukan. 3. Janganlah kita menjadi runsing. Fikirkan yang mana satu lebih mustahak? Mesyuarat tidak boleh ditangguh kerana melibatkan banyak pihak. kita perlu bersyukur dan berusaha membaiki lagi pencapaian kita. kita ingin membayar cukai kereta tetapi pada masa yang sama kita perlu menghadiri mesyuarat. Kita tidak sedar yang diri kita ini hebat dan kehebatan itu perlu dimobilasikan ataupun digerakkan bagi menyelesaikan masalah yang kita hadapi. Masa bagi berfikir berkaitan Allah Semasa ini baginda akan memberi tumpuan melihat atau menghayati kekuasaan dan kebesaran Allah yang menjadikan manusia. Pengurusan Mengikut Keutamaan Pengurusan Mengikut Keutamaan (PMK) adalah salah satu kaedah yang dapat membantu kita menyelesaikan kerja dengan efisien. Sebaliknya pembayaran cukai boleh ditangguhkan ataupun meminta orang lain menguruskannya. jadi kedua-duanya adalah penting. Perkara yang penting itu tidak semestinya perkara yang paling utama dan begitulah sebaliknya. melihat banyak kerja yang tidak dapat diselesaikan dan menjadikan emosi kita tidak stabil. Masa bagi berzikir Masa ini digunakan bagi mengabdikan diri kepada Allah dan memuji kebesaranNya dengan penuh sifat kehambaan 2. . Contohnya. Binalah keyakinan pada diri sendiri dan tingkatkan kemampuan berfikir dalam menyelesaikan tugasan kita. Kita hanya memikirkan masalah tetapi tidak mahu berfikir bagaimana menyelesaikan masalah itu 2.

Beri penekanan pada penetapan masa dan buat penyesuaian 6. Jangan tunjuk kuasa Faktor Dalaman Terlalu bersikap simpati Suka menghalalkan kelemahan diri sendiri Tiada keutamaan kerja Kerja tidak diagihkan dengan betul Sering memberi alasan Menangguhkan kerja Keputusan terburu-buru menyebabkan kerja yang dibuat berulang-ulang • Tidak tegas • Hadapi tekanan dan gagal uruskan tekanan • Tidak menyiapkan kerja dengan segera • • • • • • • . Tetapkan agenda 4. Tetapkan tujuan mesyuarat 3. Kekalkan mesyuarat pendek. Faktor Luaran • Mesyuarat yang tidak mengikut agenda dan terlalu lama • Kehadiran tetamu yang tidak diundang (terpaksa dilayan) • Gangguan talian telefon dan elektrik • Pengaruh television • Komunikasi yang lemah dan tidak berkualiti di tempat kerja • Kerenah bos dan orang yang berurusan dengan kita • Wujudnya krisis dalam organisasi • Pembahagian tugas yang tidak adil • Aktiviti yang tidak penting dianjurkan oleh organisasi 10 panduan ketepatan masa 1. menjaga hati rakan ataupun menghormati majlis. Percaya kepada ahli mesyuarat 5. Berikut adalah 19 faktor yang menyebabkan anda terlibat dalam perangkap masa. Segalanya terpulang pada anda bagi menyelesaikankan kerja mengikut masa yang ditetapkan. Gunakan mesyuarat sebagai alat motivasi 10. Dua faktor utama yang mempengaruhi iaitu faktor dalaman dan luaran. menarik serta tidak menyeleweng 8. Faktor dalaman pula bergantung pada sikap diri kita sendiri. Perbincangan lanjutan sebelum mesyuarat akan datang 9. Mulakan tepat pada masanya 2. Jangan tertakluk pada minit yang lama 7. Kadangkala ia berada di luar kawalan kita. Faktor luaran selalunya meletakkan kita dalam dilema sama ada mengikut prinsip.Perangkap masa Ini adalah cabaran yang sering menghanyutkan kita daripada landasan sebenar.

selesaikan satu persatu. Berikan mereka peluang dan mereka pasti akan menyerlah. Penglibatan mereka itu akan mengurangkan rasa bimbang dan waswas dalam diri mereka serta mewujudkan rasa kesepunyaan. Setiap masalah perlu dibincangkan dengan serius dan penuh keutamaan. Biarkan mereka membuat keputusan sebagai satu kumpulan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan sesuai dibuat dalam kumpulan kecil iaitu sekitar lima hingga enam orang sahaja. Benarkan semua terlibat serta menonjolkan sifat kepimpinan yang ada dalam diri mereka. cuba cetuskan idea lain.Menyelesaikan masalah secara berkumpulan Biasanya masalah dilihat sebagai simptom yang menghalang kita bagi bergerak ke hadapan. Kadangkala pemikiran pegawai yang lebih rendah daripada kita dapat memberi cetusan idea yang tidak pernah kita jangkakan. Masalah yang berjaya diselesaikan perlu difahami oleh setiap individu dalam kumpulan itu sebelum perbincangan lain diteruskan. Pastikan penyelesaian setiap masalah dapat dicapai secara berkumpulan. Kembangkan idea itu. ia akan mendatangkan masalah ataupun mengganggu ketua kerana lebih banyak masa yang diambil bagi melayan kerenah mereka daripada menyelesaikan masalah. Sekiranya keahlian yang terlibat ramai. Lupakan status jawatan serta pangkat yang dimiliki bagi menyediakan suasana yang kondusif dan menggalakkan mereka melibatkan diri dalam proses menyelesaikan masalah. Libatkan mereka berpangkat rendah dalam proses membuat keputusan. Sekiranya lebih daripada satu masalah. maka ia boleh dipecahkan kepada dua ataupun tiga kumpulan. Pandangan setiap ahli dalam kumpulan perlu diberi perhatian dan dihargai. Masalah untuk orang yang bersikap optimistik akan dilihat sebagai peluang bagi meningkat dan mencabar pemikiran biasa serta menjadi kreatif. Sekiranya peluang itu tidak direbut. potensi penyelesaian dan memilih keputusan yang terbaik. Seperti yang diterangkan lebih awal iaitu penyelesaian masalah secara berkumpulan akan membantu kita mempunyai dimensi pemikiran yang pelbagai. Hormati pandangan ahli-ahli lain. Bagi pihak pegawai bawahan pula. jadikan peluang itu sebahagian daripada entiti dalam mencari penyelesaian masalah bagi mengenalpasti masalah. Kejayaan sesuatu perbincangan bergantung pada kerjasama di kalangan semua yang terlibat. Kumpulan-kumpulan itu dapat bekerjasama bagi meringankan persoalan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi. . Kumpulan yang besar tidak begitu berkesan kerana boleh menyebabkan hilang tumpuan. Pengerusi perlu membiarkan pandangan-pandangan bernas mengalir dan dikongsikan dalam mesyuarat. Jangan hanya satu puhak sahaja yang mendominasi perbincangan kerana ianya menjadikan suasana tidak sihat dan mungkin menggagalkan matlamat perbincangan. Sekiranya ianya kurang bernas ataupun kurang berkaitan.

pelan kerja dan mengkoordinasikan setakat mana pencapaian yang ingin disasarkan. Kajian secara individu dapat membantu dalam penyelesaian masalah secara berkumpulan. Kebebasan berfikir.Kadangkala masalah yang ingin dibincangkan agak berat dan sukar diselesaikan dalam masa yang singkat. Disamping itu. Hasil usaha orang lain yang berjaya dalam menghasilkan sesuatu tidak sama tetapi ada kaitan perlu dikaji. Tambahan pula. . Ada kalanya kita berfikir secara serius berkaitan sesuatu perkara yang kecil tetapi kita dapat menyelesaikan masalah yang lebih besar. Kaedah perah otak adalah antara pendekatan yang memberi anda laluan ke saluran yang betul bagi mencari penyelesaian secara berkumpulan. mereka perlu tahu etika bekerja dalam satu kumpulan. Masalah yang wujud perlu dikoordinasikan. seperti dikawal kerana etika-etika tertentu yang perlu dipelihara. Semua ahli kumpulan perlu bersetuju apabila ada perkara yang perlu diselesaikan dalam mencari jalan terbaik bagi menyelesaikannya. Setiap ahli kumpulan perlu ada keserasian sebelum mereka berjumpa dan duduk semeja. Beri kebebasan kepada setiap individu bagi melahirkan pandangan mereka. tiada sentuhan peribadi antara ahli-ahli yang berada dalam kumpulan itu. Galakkan setiap ahli membuat kajian secara berasingan serta melayari internet bagi mencari bahan-bahan dan kaedah yang dapat membantu ke arah penyelesaian masalah. Penyelesaian masalah dengan pendekatan yang formal tidak dapat membantu kita memperolehi hasil yang lumayan. Ada kalanya idea yang baik tidak diluahkan kerana bimbang ia akan diperlekehkan ataupun tidak diterima. Mereka juga perlu merumuskan matlamat yang sama. kenal pasti sasaran. Masing-masing ingin menjaga sensitiviti pihak lain dan juga ingin mengekalkan ego. Akhirnya keputusan yang diambil hanya berdasarkan dominasi ahli tertentu ataupun disimpulkan oleh pengerusi.

Tetapkan mesyuarat maksimum dua jam setiap dua hari (Isnin. Jumaat) pada jam 9. Masalah dalaman organisasi 3. Masalah alam – diklasifikasikan sebagai sesuatu yang di luar kawalan kita . Masalah peribadi 4. Mesyuarat berkumpulan juga perlu menetapkan masa yang konsisten supaya semua yang terlibat memahami dan tidak ketinggalan. Penyelesaian masalah secara berkumpulan Terdapat lima jenis masalah yang perlu diberi perhatian. Tanggungjawab bagi memastikan mesyuarat dan perbincangan dikendalikan dengan betul adalah terletak pada ketua kumpulan. Masalah antara organisasi 2. Sekiranya cara sedemikian tidak dibuat menyebabkan fokus pada masalah yang perlu dibincang akan merosot. 1. Ketua kumpulan memainkan peranan bagi menjana semangat serta komitmen setiap ahli kumpulan. Persiapan ke arah penyelesaian masalah . Masalah komunikasi 5.• • • • Bagaimana mesyuarat kumpulan dilaksanakan? Kenal pasti hala tuju Buat keputusan Kemaskini anatara satu sama lain Koordinasikan peraturan Bagaimanakah kumpulan mesyuarat? • Bina hubungan • Belajar kemahiran kumpulan • Tetapkan objektif dan matlamat • Rancang kerja • Koordinasikan kerja • Bincang cara bagi kembangkan (empowerment) • Cari dan selesai masalah supaya terus menambahbaik • Kerja penuh inovasi • Beri maklumbalas kepada semua • Buat penilaian kepada kumpulan dan mesyuarat supaya bertambah baik • Penilaian kepada keputusan yang dicapai Perbezaan Mesyuarat Kumpulan dan Kumpulan Bermesyuarat Mesyuarat secara berkumpulan bagi mencari penyelesaian masalah perlu dibentuk secara teliti. Rabu.00 pagi sehingga masalah itu selesai. ia mungkin melibatkan pihak luar dan alam semula jadi.

Jangan bimbang kerana sudah memperuntukkan lebih banyak masa bagi tahap pertama. Setiap ahli kumpulan perlu bergerak ke arah itu mengikut tahap di atas. interpretasi dan tindakan. 1.Kita mula memberi perhatian pada masalah apabila kita mula memasuki alam persekolahan. Jangan menilai atau menghukum idea-idea yang salah ataupun bertentangan. menambah informasi serta menyusun semula masalah. Proses penyelesaian masalah dapat distrukturkan dalam tiga tahap iaitu kenalpasti masalah. fikirkan penyelesaian masalah dan kembangkan ke arah penyelesaian. Krebiliti ketua tidak boleh dipertikaikan. Adalah penting bagi meletakkan struktur pemikiran dengan lebih tersusun dan kemas. Penyelesaian masalah yang terbaik bergantung pada tahap pemikiran yang pertama. Sekiranya tiada. Adakah tuan punya masalah mempunyai penyelesaian terbaik? 5. Ketua perlu diberi sokongan supaya dapat memimpin kumpulan bagi menyelesaikan masalah. Mungkin di situ ada jalan penyelesaiannya. Adakah mereka mempunyai kuasa bagi menyelesaikan masalah serta apakah sumber yang mereka ada? 4. Mereka yang mempunyai masalah akan menjadi ketua dan bersama kumpulan menyelesaikannya. Perlu diingat. mengenal pasti isu. Tanya kenapa ada masalah. ia tidak dapat diselesaikan. bilakah ia mula dikesan. mengabaikan tahap pertama berfikir dan terus ke tahap kedua. lantiklah ketua bagi memimpin ke arah menyelesaikan masalah. Tanya dengan penuh tanggungjawab apakah situasi masalah itu? Adakah wujud jarak perbezaan antara situasi sekarang dengan kaedah-kaedah yang bakal dipilih? Dapatkan pandangan berkaitan masalah itu daripada individu yang berbeza latarbelakang. besar manakah implikasi masalah itu dan apakah akan terjadi sekiranya masalah itu tidak dapat diselesaikan? . Sekiranya tiada tumpuan. Fikirkan perkara-perkara di bawah. Siapakah yang paling bermotivasi bagi menyelesaikan masalah? 2. Tahap pertama: kenal pasti masalah Kita kena faham secara mendalam berkaitan masalah yang dihadapi. Bahaya yang paling besar dalam penyelesaian masalah adalah apabila kumpulan terus membuat andaian. Adakah mereka bergerak ataupun membuat sesuatu bagi menyelesaikan masalah? 3. Sejauh manakah beliau komited bagi menyelesaikan masalah? Merangka proses penyelesaian masalah Penerokaan ke atas penyelesaian masalah perlu melalui proses-proses yang distrukturkan supaya tahap-tahap yang dilalui dapat dikaji dan dirujuk apabila ada masalah yang timbul. Disitulah kita didedahkan dengan tuntutan bagi menyelesaikan masalah melalui cara menjawab soalan. Terdapat tiga tahap pemikiran iaitu bukti. masalah mempunyai tuannya.

Kajilah kenapa. Ringkasan . Baimana menghadapi masalah. Kemudian aplikasikan dengan teknik-teknik sesuai. Analogi Bagi memahami masalah. bagaimana serta di mana ia bermula? Pecahkan kebuntuan dengan membahagikan masalah dalam kumpulankumpulan kecil.memerlukan pendekatan yang berbeza. bergeraklah ke hadapan bagi mencari serta mencetuskan idea baru yang bernas. Balohkah kita mendekati masalah dengan cara tersendiri bagi mencari punca sebenar ataupun faktor utama yang menyumbang masalah itu wujud? Satu tahap dalam satu masa Bolehkah kita membahagikan masalah kepada bahagian-bahagian kecil dan menyelesaikannya secara berperingkat? Berundur ke belakang Apakah matlamat akhir kita dan apakah yang kita perlukan bagi mencapainya? Bekerjalah ke belakang daripada matlamat dan kaji langkah-langkah yang perlu diambil. bergantung pada bagaimana anda memilih bagi menghadapinya. Dalam membincangkan masalah. terdapat enam elemen yang perlu diberi perhatian: Kebarangkalian Kebarangkalian adalah setakat mana kita berjaya mendalami masalah. bukannya siapa yang perlu dipersalahkan. bolehkah kita membentuk satu contoh yang sama atau hampir sama. Daripada situ. anda menghadapi masalah meletak kenderaan di pejabat kerajaan di kawasan Damansara. cuba selesaikan dan memahaminya daripada pelbagai sudut. Anda perlu tahu dari arah mana anda hendak mulakan. Contohnya. Cuba lihat apakah punca utama masalah itu berlaku. Model Dapatkah kita menghasilkan model berkaitan masalah kita? Ia akan membantu kita mengubahsuai model ke arah penyelesaian masalah. Fenomena mencari siapa yang bersalah akan mendorong pihak tertentu menyelamatkan diri serta mengelak daripada memberi pandangan yang betul. Cuba amati persamaan dan perbezaan. Semua ahli kumpulan perlu mempunyai azam yang kuat bagi memikirkan masalah itu. Tahap kedua: fikirkan dan bincangkan masalah Setelah mengenalpasti masalah.Jenis mesyuarat yang berbeza .

maka anda perlulah bertolak ansur. namun sebagai individu yang bertanggungjawab. Anda pasti perlukan kumpulan bagi melaksanakan tugas 2. Keputusan yang diambil menyebabkan anda terpaksa meletakkan kenderaan anda agak jauh dari pejabat. Maka. Anda terpaksa berjalan hampir empat minit ke pejabat. Fasa ini akan menjadi mudah keranan cadangan-cadangan bernas sudah disenaraikan serta dibentangkan dalam mesyuarat. Ada kalanya cadangan tertentu mempunyai hanya satu ataupun dua kelemahan berbanding dengan yang lain. perlu diingatkan kepada semua yang hadir berkaitan sesi itu. Contohnya. semua ahli perlu lebih objektif serta melihat kepentingan organisasi mengatasi yang lain. Sebelum membentangkan cadangan. Adakah kumpulan tahu apakah sebenar tugas yang hendak disiapkan? 4. Tetapi ia dapat memberi kesan yang teruk kepada organisasi. Ingat. Mungkin keputusan yang bakal diambil akan memberi sedikit kerugian di pihak anda. Memandangkan ia memberi kebaikan kepada semua dan yang paling penting dapat menyelesaikan masalah kesesakan. Adakah kumpulan anda mempunyai masa yang cukup bagi menyelesaikan tugasan? 3. Iaitu proses mencari penyelesaian masalah dan memikirkan jalan keluar yang terbaik. jarang ataupun mungkin tidak pernah berlaku sesuatu keputusan diambil dengan memberi kepuasan kepada semua pihak. maka perlulah diberi laluan supaya sesi itu berjalan lancar. ia akan membelenggu kita. Adakah anda memilih ahli kumpulan yang betul? . Walaupun ianya kecil. maka ia perlu dibentangkan dalam mesyuarat. Penyampai cadangan boleh menyatakan kelebihan setiap cadangan serta kekurangannya sebelum ahli lain memberi input tambahan. Sekiranya pada keseluruhannya baik untuk semua. Hanganlah mengganggu keputusan semata-mata kerana ia menyebabkan anda tidak selesa. Apabila ahli-ahli kumpulan memberi cadangan. kita pasti akan rasa bersalah dan tidak tenteram selagi ia tidak diselesaikan. mesyuarat bagi mengatasi kesesakan tempat letak kereta di tempat kerja anda. Cuma tahap seterusnya adalah pemilihan yang terbaik. Kerja berkumpulan 1. Ahli-ahli mesyuarat perlu menilai serta memberi pandangan berkaitan kebaikan serta kelemahan setiap cadangan.Apakah penemuan berkaitan masalah dikaji dan apakah bentuk masalah yang dikategorikan? Adakah ringkasan penemuan mencadangkan cadangan penyelesaian? Apakah analisis yang dapat dibuat bagi membantu mencapai penyelesaian masalah? Tahap ketiga: Menjana ke arah penyelesaian masalah Apabila masalah tidak dapat diselesaikan.

“ia cukup bermakna buat saya” ataupun “anda juga apa kurang hebatnya”. Tunjukkan anda berminat pada idea orang lain bukan hanya pandangan anda sahaja. Libatkan diri. Anda lebih dihormati dengan cara begini daripada menyalahkan semua orang di atas kegagalan anda. 1. Sampai awal 3. Jangan benarkan gangguan 5. Sediakan agenda bertulis 2. Mungkin sesuatu hari nanti. berkomunikasi dan berkomunikasilah. Akui kelemahan anda dan mereka akan faham. Berilah pertolongan tanpa diminta. 2. berkomunikasi. Jadikan ia sebagai idea kumpulan dan bawa berbincang. Sekiranya anda tidak pasti sesuatu yang diperkatakan. Selalu memberi pertimbangan pada setiap lontaran idea daripada ahli kumpulan. 4. Rakan-rakan dalam kumpulan anda akan hilang rasa hormat sekiranya anda asyik menyalahkan orang lain. Jadilah pendengar yang aktif. Sekiranya kejayaan kumpulan anda adalah hasil usaha dan idea bernas anda. Mula dan tamat tepat pada masanya 4. mintalah penjelasan dengan baik. 3. 5. jangan terlalu megah dan berasa terlalu hebat. Jangan salahkan orang lain. Apakah maklum balas anda apabila dipuji atau disanjung? Bersahajalah dengan berkata “terima kasih di atas penghargaan anda”. Tetapi jangan tanya soalan seperti penyiasat. Walaupun idea rakan anda kurang sesuai. Bawa berbincang dan gunakan peluang mengatasi masalah dengan orang lain pada peringkat awal sebelum ianya menjadi barah.Ahli kumpulan. Lihatlah rakan anda yang sedang bercakap. anda pula akan dibantu semasa anda berada dalam situasi seperti mereka. Apabila anda menghadapi masalah dengan seseorang. Anda tidak perlu menonjolkan diri memberitahu orang lain yang anda melakukannya. Jadilah peserta yang baik . Kawan anda faham sekiranya anda tidak dapat selesaikan kerja anda mengikut jangkamasa yang ditetapkan. Minta maaf dan janjikan tarikh baru bagi menyiapkan tugas anda. Jangan terlalu bangga dengan pencapaian anda. Menuding jari melambangkan sikap ingin menyelamatkan diri. Sekiranya anda adalah ahli kumpulan. jangan asingkan diri. 6. namun kendalikan dengan baik supaya mereka rasa dihargai dan tidak berasa aib. Lancarkan perang (ambil tindakan segera) 1. Berikan sokongan pada pandangan rakan lain. maka katakan kepada mereka. Ambillah bahagian dan berkongsi idea serta cadangan.

. Berikan setiap peserta senarai ciri-ciri. Setiap orang tulis di atas sekeping kertas “apakah makanan.6. karaktor. . Tuliskan perkataan ‘setuju’. Masa yang diperuntukkan bagi ice breaking janganlah terlalu lama kerana ia boleh mencuri masa kecemasan bermesyuarat. Namun.. yang mana mereka perlu mengenalpasti persamaan antara peserta lain. bagi mesyuarat yang pendek (sekitar satu atau dua jam) memadai dilakukan lima minit sahaja. Jadilah pemudahcara yang baik 7. dua betul dan satu salah. 2. Dapatkan seorang peserta yang akan menyatakan tiga perkara berkaitan dirinya. ‘sangat setuju’ dan ‘sangat tidak setuju’ pada kertas yang berbeza dan lekatkan pada empat dinding yang berbeza.. Aktiviti Kaedah ini memerlukan peserta bergerak dan berinteraksi. yang mana salah dan kenapa. Jangkamasa juga bergantung pada jumlah ahli mesyuarat. Kemudian. Berikan hadiah kepada yang membuat pilihan yang tepat. warna atau rancangan televisyen kegemaran?” Tandatangan atau jangan benarkan sesiapa melihat kertas anda. 1. Apabila terlalu pendek peserta akan beranggapan mesyuarat adalah latihan sambil lewa ataupun sekadar memenuhi keperluan. keseluruhan jangkamasa mesyuarat serta tujuan mesyuarat. memerlukan setengah jam ataupun 40 minit sesi ice breaking.” Biarkan semua peserta bergerak dan pilih jawapan mereka. Yang lain pula meneka. Ketua akan membaca jawapan yang anda tulis dan peserta lain cuba meneka. lahir pada bulan yang sama ataupun mempunyai kegemaran yang sama. Jangan pula terlalu pendek sehingga ia tidak memberi kesan serta mencapai matlamat ice breaking. 3. Keluarkan kenyataan seperti “organisasi kita dapat menghasilkan pekerja bertaraf dunia. Cari mereka yang datang dari negeri yang sama. Berikan markah pada setiap jawapan peserta yang betul. Bagi mesyuarat yang lama iaitu sehingga sehari ataupun dua hari. sifat ataupun nilai. Rumuskan dengan langkah susulan Ice breaking Teknik ice breaking dapat membentuk group cohesion ataupun kelicinan kumpulan berlandaskan kepercayaan dan kesefahaman. Markah tertinggi akan menerima hadiah. ‘tidak setuju’. Perkara yang dicadangkan dan dapat digunakan dalam sesi ice breaking Permainan Ia melibatkan peralatan tertentu ataupun permainan lisan 1. setiap kumpulan memberi alasan atas pilihan mereka.

Jangan bincang topik yang berat pada peringkat awal. apabila pihak kedua diberitahu mesyuarat akan diadakan pada jam 9. Pertama. Sekiranya mereka mengantuk. Kesilapan yang biasa berlaku semasa menyampaikan persembahan adalah gagal menggunakan kawalan mata. Terlalu melihat pada teks dan merujuk kepada visual. Jangan sia-siakan peluang bagi membuat persembahan terbaik. Tujuannya bagi mengenalpasti sama ada mereka bersama dengan kita ataupun tidak. Apabila berlaku komunikasi. Katakan sesuatu bagi memulakan bicara Sebelum mesyuarat. tetapi pandanglah setiap orang yang hadir sekurang-kurangnya dua kali dalam persembahan setiap 20 minit. Ia bertujuan bagi mengekalkan perhatian dan menagih komitmen mereka. Ia bertujuan sama ada menyampaikan maklumat. Orang terakhir akan menceritakan dengan kuat cerita pendek itu. 1. Imbangkan perkara ini kerana pandangan mata mempunyai kesan pada komunikasi. Kedua. Ia berlaku dalam keadaan seperti penyampai menggunakan bahasa jargon yang tidak difahami ataupun menggunakan bahasa teknikal. Berlatihlah kerana berlatih akan menjadikan kita sempurna. Intonasi suara memainkan peranan penting bagi mengejutkan mereka yang tidak fokus. Hadirin akan menganggap kita tidak berkeyakinan sekiranya mempunyai kawalan mata yang lemah. ia akan memberi tiga kemungkinan. Ketiga adalah cara penerima membuat interpretasi pada mesej lain daripada apa yang diharapkan. Tanya pada peserta satu soalan penting yang mereka dapat jawab sehingga penghujung mesyuarat. nyatakan sesuatu yang dapat menarik perhatian. arahan ataupun menjalinkan hubungan dengan orang lain. Kaitkan peristiwa yang berlaku pada diri anda ataupun baca daripada akhbar dan kongsikan dengan semua. Komunikasi dan persembahan Komunikasi didefinisikan sebagai hubungan antara satu pihak dengan satu pihak yang lain ataupun beberapa pihak. beliau akan faham dan hadir pada masa yang ditetapkan.00 pagi. Contohnya. Dapatkan maklum balas dan tanya diri anda sama ada mereka faham ataupun tidak. . bermakna anda perlu lakukan sesuatu. Orang pertama dalam kumpulan mesyuarat berbisik satu cerita pendek kepada orang sebelah dan cerita itu dibisikkan kepada orang lain secara bersambung.2. 2. keberkesanan komunikasi dibina dengan pelbagai pendekatan yang akan disebut nanti. Jangan hanya perhatikan orang di hadapan. Namun demikian. Lihat mata dan ekspresi wajah mereka. apa yang disampaikan itu difahami. Lihat ahli yang hadir secara rambang dan sesekali tumpukan kepada seorang dua ahli. mula bermain pen dan tidak lagi memandang kepada anda dan visual yang ditayangkan. Komunikasi boleh berlaku sesama manusia ataupun dengan haiwan. Komunikasi penting bagi mempercepatkan sesuatu urusan dan membereskan kerja. apa yang disampaikan tidak difahami.

” Seorang pemain golf berjaya membuat pukulan masuk lubang pertama menyebabkan anda terdetik “wow. Namun. Secara umumnya. Beri penekanan kepada tiga tahap di bawah ini. aspek yang paling penting adalah memastikan mereka bersama anda dari mula hingga tamat persembahan. Contohnya. wayar ataupun gelas. Persembahan anda dan cara anda berkomunikasi akan melambangkan tahap keyakinan anda berkaitan kemahiran interpersonal serta kredibiliti anda. Percakapan Nadi utama dalam mesyuarat adalah percakapan. Susunan bilik mesyuarat perlu kemas supaya tidak mengganggu serta tidak memalukan anda. Bagaimanakah anda hendak mengawal hadirin dengan kawalan suara. anda jangan bimbang dan jadikan diri anda serta bayangkan apa yang hendak disampaikan itu penting dan semua orang perlu memberi perhatian. Anda terus berkata”beliau adalah pemain yang hebat. ia mampu memberi impak yang besar berkaitan persepsi orang lain pada anda sama ada anda bersedia. Dalam apa jua persembahan. sudah tentu beliau pemain golf yang terbaik!” Begitu juga apabila anda menyaksikan seorang . 1. Kaedah ini mempengaruhi kualiti mesyuarat kerana perkara yang ingin diketengahkan perlu diluahkan ataupun dibicarakan dan didengar serta difahami oleh ahli kumpulan. tahu apa yang diutarakan ataupun berjaya mengawal bilik mesyuarat serta menarik perhatian semua. ia melibatkan tiga aspek iaitu pengetahuan. Mengetuai dan menghadiri mesyuarat serta memberi persembahan adalah aktiviti komunikasi yang penting dalam perniagaan ataupun urusan seharian. Tumpuan 3.Komunikasi berkesan Mesyuarat tidak dapat lari daripada aspek ini iaitu komunikasi. kemahiran dan sikap anda. Apabila anda membuat persembahan. Pengenalan 2. percakapan adalah tarian lisan yang mempunyai peraturan dan pergerakan yang teratur. Teknik membuat persembahan Persembahan mungkin hanya mengambil masa singkat dalam mesyuarat. Tidak kira siapa yang hadir. mata serta pergerakan semasa berkomunikasi? Ini kerana ia bukanlah apa yang hendak disampaikan tetapi bagaimanakah ia hendak disampaikan. terlanggar meja. Di pertengahan persembahan Persepsi Seorang pemain bolesepak berjaya membuat jaringan tercantik di hadapan 80 ribu orang penonton.

pastikan ada kesinambungan daripada tajuk sebelum ini. Tentu anda rasa tidak puas. lebih baik menyampaikan banyak maklumat tetapi cepat daripada sedikit tetapi mendalam. “mari kita lihat pula. analogi dan bukti akan membantu meningkatkan kredibiliti anda. Jangan kelirukan mereka dengan jalan cerita yang panjang. Berikan mereka harapan dan bawa mereka pandang ke hadapan bukan ke belakang.. Anda makan dengan bersungguh-sungguh kerana sedap. Apabila anda berhenti semasa masih merasa sedap. Maklumat yang banyak membantu peserta faham dan memperincikan semasa perbincangan. Dalam persembahan yang ringkas. Yakinkan mereka dengan persembahan anda. lazimnya artis itu terus berundur. Huraikan secara ringkas beberapa fakta sebagai satu bukti pengesahan.. Selepas menyanyikan lagu ketiga. Korea serta England.. Sebaliknya apabila beliau menyanyi sehingga tiga jam. Apabila peserta dapat mengesan kesalahan-kesalahan fakta serta maklumat yang anda persembahkan. maka mereka akan kurang yakin dengan anda.. Ayat terakhir Ayat terakhir mempunyai impak yang besar pada pendengar anda. “kita akan cuba selesaikan masalah-masalah kritikal masa lalu bagi menghadapi masa depan yang lebih terjamin. Contohnya. Indonesia. pasti anda akan berasa jemu.” Sebaliknya gunakan ayat seperti ini. betul dan tepat.” Bukti dan pengesahan Persembahan yang mempunyai contoh. Umpamanya anda makan nasi beriani. Maklumat yang lengkap dan tepat Buatlah kajian terperinci berkaitan maklumat yang ingin disampaikan. Begitu juga. maka anda akan ingat betapa lazatnya nasi beriani itu. Buatlah yang terbaik. Denmark.pemancing dalam pertandingan joran mendapat ikan yang besar pada lima minit pertama dia memancing..seterusnya. Persembahan anda biar khusus dan tidak mengambil masa yang panjang. Adakan statistik pencapaian sebelum ini dan membuat perbandingan dengan kuasa-kuasa badminton dunia yang lain seperti China. kemerosotan sukan badminton negara.. “kita akan melahat ke hadapan bagi masa depan yang lebih baik dan akan cuba mengatasi masalah-masalah lepas yang masih belum selesai.” . Bergerak kepada fakta seterusnya Apabila anda ingin membawa peserta mesyuarat berkaitan tajuk baru. apabila anda menyaksikan persembahan artis pujaan anda. Sudah tentu anda terfikir beliau memang mahir memancing. Contohnya. Jangan tamatkan persembahan anda dengan kata-kata. Cepat dan khusus Peserta ingin mendengar apa yang cuba anda yakinkan berdasarkan tajuk persembahan. Perlu diingatkan ada antara peserta mesyuarat juga arif dalam bidang yang anda cuba persembahkan.

anda juga mampu menjawab semua soalan dengan baik.ataupun “ cuba kita lahat aspek berikutnya. terketar-ketar ataupun mungkin terus tidak dapat bercakap. Bukan soalan yang ditanya. Arahkan pendengar bagi memberi tumpuan pada statistik atau maklumat yang dipancarkan.” Cara ini akan memberi semangat kepada pendengar supaya terus bersama anda. dalam perkara tertentu. Gunakan bilik mesyuarat sepenuhnya Salah satu cara bagi mengurangkan rasa gementar adalah dengan mengalihkan tumpuan pandangan kepada perkara-perkara lain. Pada peringkat akhir persembahan. Nyatakan perasaan anda pada topik yang dipersembahkan. Yakinkan mereka Yakinkan mereka dengan berkata itu adalah peluang cerah supaya kerja ini dibereskan. Anda akan pastikan mereka memberi komitmen yang tidak berbelah bahagi. Guna ruang yang ada di bilik mesyuarat bagi bergerak dan tunjukkan kawalan penuh pada persembahan yang dibuat. Mereka mungkin akan keliru. tetapi soalan yang bermain di fikiran pendengar. supaya semua melihat sebagai satu kumpulan. Jangan lupa. Kesimpulan Tahap ini mempunyai kesan penting. Gunakan perkataan saya bagi membuktikan betapa anda dekat dengan persoalan yang dibincangkan. Contohnya. Juga gunakan perkataan anda bagi merujuk kepada yang lain. berikan sentuhan peribadi anda. gunakan perkataan kita. Ini akan mengagihkan tumpuan mereka pada anda. apakah perancangan mesyuarat agung tahunan yang sudah dipersetujui? Anda duduk dan senaraikan tiga soalan. Jangan bimbang kerana mereka sedang memberi perhatian kepada anda. Mungkin ia tidak mudah dilaksanakan tetapi anda yakin dan sanggup menerima cabaran bagi menjayakannya. papan putih serta maklumat yang ditampal bagi membantu persembahan dengan baik. Gunakan alat pandang dengar. Yakinkan pendengar dengan idea yang anda ketengahkan. rasa kepunyaan mempunyai kekuatan yang utuh bagi membina pasukan yang kuat dan menyelesaikan apa juga masalah Persembahan yang tidak rasmi Salah satu kebimbangan berkaitan ramai pekerja swasta ataupun yang berorentasikan perniagaan adalah apabila mereka dikehendaki memberi persembahan tidak rasmi (spontan) dalam mesyuarat. Bila nak bermesyuarat? Di mana mesyuarat akan diadakan dan bagaimanakah ia akan dilaksanakan? Kemudian anda jawab soalan itu dan nyatakan maklumat yang terperinci akan diserahkan secara berasingan. Selain anda perlu meringkaskan persembahan. Rujuk pada komitmen anda. Bertentang mata . Malah. Cara yang paling mudah bagi persembahan tidak rasmi adalah tanya dulu soalan pada diri sendiri kemudian menjawabnya.

Katakan sesuatu yang sama seperti dipaparkan pada visual. Bagi membantu penyampaian anda sama seperti visual yang dipancarkan. Jawab dengan tenang dan lihat terus pada mereka. gunakan kaedah-kaedah berikut. Oleh itu. Sesuaikan mengikut keluasan dewan mesyuarat. Pastikan apa yang peserta katakan sama seperti apa yang anda sampaikan. Sekiranya visual anda mempunyai perkataan. Gunakan overlay (lapisan): catatkan maklumat-maklumat penting sahaja selari dengan maklumat di visual b. Berikan peluang kepada pendengar menghayati persembahan tanpa gangguan kejutan suara anda yang sumbang. Alat visual dapat membantu anda menerangkan dengan lebih mudah dan pendengar akan lebih faham. Flitchart (bahagian carta) yang selesai digunakan juga perlu dialihkan kepada yang kosong. menyakitkan hati ataupun anda akan kehilangan pendengar. . Matlamat asal adalah bagi memastikan semua pendengar faham dan selesa dengan penyampaian anda. Apabila anda sudah selesai membuat persembahan. Pandang terus ke arah mereka dan tanya apakah perkara yang mereka ingin tanyakan. Apabila anda menyatakan sesuatu dan memancarkan perkara yang bertentangan. maka gunakan kaedah di bawah. matikan alat visual.Keikhlasan serta kesungguhan anda menyampaikan sesuatu dapat dinilai daripada gerak mata anda. maka katakanlah sama seperti pada visual. 2. Jangan benarkan mata anda menjadi liar dengan memandang pada bahagian dada ataupun tempat-tempat sensitif mereka kerana ia mendorong rasa tidak senang pada individu itu. maka ia akan mengelirukan. Baca dengan jelas apa yang ada pada visual dan huraikan dengan ayat anda sendiri. Perkataan dan visual perlu sering bekerjasama dan bukan bersaing antara satu sama lain. Pendengar akan lebih memberi perhatian pada visual ataupun perkataan yang dipancarkan dari diri anda sendiri. Intonasi suara Jangan menjerit ataupun meninggikan suara pada tempat yang tidak sepatutnya. 3. 1. a. Hanya pancarkan visual pada masa yang betul di mana anda bercakap berkenaannya. topik yang dibincangkan serta mikrofon yang sedia ada. Dapatkan persefahaman visual Menggunakan visual dapat meningkatkan kredibiliti anda sebagai penyampai. Pastikan pendengar sentiasa bersama anda. Pancarkan dahulu sebelum anda bercakap kerana penonton akan tercari-cari mana visualnya berkaitan perkara baru yang anda cuba terangkan 4.

d. Pengerusi yang dipilih ataupun terpilih. Bekerjasamalah antara penyampaian dengan visual supaya pendengar tidak melihat persaingan antara keduanya. Anda juga mungkin akan melakukan kesilapan ketika membuat persembahan. Seronok apabila kita dapat menghadiri mesyuarat yang dipengerusikan oleh individu yang profesional dan bijak mengemudikan persoalan yang menjurus pada keputusan yang . Beberapa kaedah dan peraturan sudah ditetapkan bagi membantu mereka mendapat lebih faedah melalui mesyuarat dalam masa yang singkat dan mengurangkan tekanan semasa dan selepas mesyuarat. Ia akan membantu anda. maka salah seorang daripada ahli mesyuarat perlu berani mengingatkan pengerusi berkaitan perkara itu. Buatlah silap dan baiki kerana orang yang berjaya bukanlah orang yang tidak pernah gagal. Oleh itu. Organisasi ataupun kompeni yang kita wakili membelanjakan banyak wang bagi menghasilkan staf konsultan sama ada secara separuh ataupun sepenuh masa. adalah penting supaya terus kekal fokus pada perbincangan mengikut agenda yang ditetapkan. Bina kredibiliti Tiada manusia terus menjadi sempurna dan berjaya dalam sekelip mata. Pengerusi itu diharapkan dapat memandu mesyuarat dengan baik dan mengurangkan konflik. topik dan matlamat mesyuarat dapat bertukar kerana topik baru yang diperdebatkan lebih menarik dan mendapat sambutan oleh ahli mesyuarat. Apabila berlaku perbincangan menyimpang. melalui mesyuarat juga kita dapat mempelajari bagaimana proses tawarmenawar dan proses konsultansi berlaku.c. Pengerusi juga sepatutnya mampu mengalakkan perbincangan dan ahli yang jarang bercakap mengambil bahagian. Perhatikanlah bagaimana orang lain membuat persembahan dan pelajari kekuatan dan kelemahan mereka. Kita perlu fokus bukan sahaja pada mesyuarat yang dilaksanakan tetapi juga menghayati bagaimana ia dikendalikan. selalunya mempunyai kualiti yang sepatutnya bagi mengawal mesyuarat. Malah. Namun. tetapi pernah jatuh dan bagun semula. Percayalah! Kekal fokus Ramai orang yang berusaha dan memikirkan pelbagai cara bagi menjadikan mesyuarat berkesan. Diamkan diri beberapa ketika bagi memberi peluang pendengar menghayati visual sebelum anda menghuraikannya. Lihat juga perkara yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku sebagai panduan kepada kita bagi menjadi individu yang berfikiran konseptual dan serba boleh (multitalent). Mungkin anda tidak membuat silap tetapi persembahan anda tidak mencapai tahap yang diharapkan. Mesyuarat boleh menjadi tersasar jauh daripada perbincangan asal.

Ia akan membantu pengerusi mengambil kira aspek-aspek yang mempunyai dimensi yang berbeza. Contohnya. Di samping berlatih di gelanggang. Ahli yang mempunyai latarbelakang serta mampu meneroka cara berfikir dari sudut yang berbeza adalah aset kepada organisasi. Ada pandangan yang cuba mengingatkan berkaitan sensitiviti pihak tertentu apabila corak tertentu dibuat. Tetapi keluhan pemain itu cepat-cepat dicelah sambil berkata. Hormati pandangan ahli mesyuarat dan beri ruang pandangan mereka dibincangkan dengan baik. di akhir perbincangan. Sekiranya taktik orang lain digunakan tanpa dapat dihayati oleh pemain.dibuat. Jangan ambil mudah pada pandangan itu kerana kos membuat logo itu mungkin akan bertambah berkali ganda sekiranya terpaksa membuatnya semula.” Apakah yang akan berlaku seterusnya? Pemain itu kecewa kerana konflik dalaman yang dihadapinya tidak dapat sampaikan kepada jurulatih. Konflik dalam mesyuarat juga penting bagi menperoleh hasil ataupun output yang baik.”saya faham apa yang awak hendak beritahu. anda terlibat dalam mesyuarat bagi menghasilkan lambang ataupun logo organisasi. mana mungkin kemenangan mutlak dapat dicapai. Salah seorang dari pemain itu cuba memberi pandangan serta tidak bersetuju dengan pandangan tertentu jurulatihnya. keputusan yang diambil juga perlu memberi kredit terlebih dahulu kepada pihak-pihak yang berkonflik serta membuat keputusan muktamat. Dia yang akan bertanding dan bermain. Konflik yang sihat membantu ke arah penghasilan keputusan mesyuarat yang baik. Kaedah ini . Beliau mahu ketiga-tiga anak didiknya itu melakukan mengikut arahannya serta perlu menang. Ahli-ahli yang memberi pandangan yang kelihatan negatif dapat membantu kita memikirkan kemungkinan yang tidak baik kepada perancangan dalam mesyuarat. Itulah matlamat utama mesyuarat. Pandangan yang jauh dari pemikiran yang biasa tidak perlu dilihat sebagai negatif ataupun cuba mengganggu kelicinan mesyuarat. berlaku perbincangan di luar gelanggang di mana hanya jurulatih itu sahaja yang mendominasi perbincangan. Awak kena ikut cara saya kerana saya mempunyai pengalaman luas dalam sukan squash. Ia tidak berlaku secara spontan tetapi secara akumulasi daripada nilai serta kualiti yang kita miliki. Pengerusi pula perlu mengendalikan konflik dengan bijak dan bertindak sebagai penstabil keadaan. pengerusi tidak perlu menyebelahi mana-mana pihak. Malah. Dalam proses perbincangan. Jangkakan konflik Seorang jurulatih sukan squash melatih tiga orang pemain profesional bagi menghadapi pertandingan penting dalam masa seminggu lagi. Pencetus pemikiran ataupun idea kan mempertahankan pandangan mereka dan merasakan ianya penting dan perlu diambil kira. Itu perkara kecil dan tidak ada kenamengena dengan pertandingan. Sebenarnya pemain itu mempunyai kaedah yang lebih baik bagi menghadapi pertandingan dengan lebih cemerlang dan menang.

Berhati-hati dengan individu seperti ini kerana mereka cukup berkemampuan bagi menjejaskan mood mesyuarat. mesyuarat yang terbaik adalah mempunyai elemen konflik serta mempunyai perbincangan berbentuk kritik pada perkara-perkara tertentu. ego ataupun bertujuan memalukan seseorang. Namun demikian. Jangan aibkan mereka dengan memberi maklum balas secara berasingan.” ataupun “kita tamatkan perbincangan berkaitan perkara itu dan terus kepada keputusan. Senarai semak pengendalian mesyuarat Setiausaha bertanggungjawab dalam memastikan kelicinan mesyuarat berpandukan senarai semak pengendalian mesyuarat. Sebelum hari mesyuarat Bil 1 2 3 4 5 Perkara Surat jemputan Pengesahan kehadiran Agenda Tempahan bilik mesyuarat Tempahan jamuan Tindakan Catatan Setiausaha mempunyai peranan yang penting bagi membantu pengerusi daripada segi mematuhi agenda dan perjalanan mesyuarat serta peraturan masa.akan meredakan keadaan konseptual. “kita berbincang perkara itu secara berasingan. Pemetik api dan pemadam tulisan adalah hasil cetusan idea yang timbul secara tiba-tiba iaitu hasil daripada pengamatan kepada masalah dan memberi hasil yang sungguh berkesan.” ataupun “boleh kita beralih kepada agenda yang seterusnya.. serta melahirkan rasa hormat pada pengerusi yang bersifat Menghadapi pandangan negatif daripada ahli mesyuarat yang sengaja ingin mencetuskan pandangan itu tanpa berhasrat mengganggu mesyuarat.... Pengerusi perlu mengendalikan pandangan sedemikian dengan bijak. Sejarah membuktikan pemikiran yang berbeza dapat mencetuskan idea-idea bernas serta mampu mengubah dunia.. Katakan.. Ia penting bagi memastikan tiada perkara yang tertinggal dalam mesyuarat itu. ia perlu mempunyai matlamat yang baik serta bertujuan memperoleh idea terbaik.” Secara umumnya. Setiausaha tidak perlu ... dilihat penting..

Mengambil tindakan pada sebarang masalah di bilik mesyuarat 3. Latar belakang mesyuarat itu diadakan 3. Wujudkan kerjasama dalam kumpulan yang kukuh sepanjang mesyuarat 5. Menubuhkan urusetia bagi: a. Kehadiran c. Mengalu-alukan ahli mesyuarat dan beramah mesra 2. Keperluan sebelum mesyuarat 1. Salinan agenda diletakkan di atas meja iv. Perlihara etika mesyuarat atas konsep semua orang adalah penting 8. Memberikan penghormatan yang sewajarnya kepada ahli-ahli yang mempunyai gelaran. tempat dan masa b. Sediakan air meniral dan gula-gula (jika perlu) v. Memanggil jemputan mesyuarat e. Kerusi yang mencukupi serta tag nama (jika perlu). solat dan waktu minum ataupun makan 7. Mengingatkan pengerusi bagi masa-masa yang penting seperti sesi bergambar. Mencatat minit mesyuarat 4. Menghormati masa orang lain dengan mengawal jangka masa mesyuarat 6. iii. Tentukan agenda. Tempahan bilik mesyuarat d. i. Penyediaan dokumen-dokumen yang berkaitan. Semasa mesyuarat berlangsung 1.keluar masuk bilik mesyuarat kerana bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat sehingga selesai. Mengesahkan kehadiran ahli mesyuarat ii. alat tulis serta kebersihan. Mengenal pasti tujuan mesyuarat 2. . Membuat persiapan bilik mesyuarat. Tawarkan segala kemudahan yang berkaitan pada ahli mesyuarat supaya mereka dapat memberi tumpuan pada mesyuarat.

Tujuannya bagi memastikan tindakan-tindakan dan output yang berkualiti dapat dihasilkan. Siapkan ringkasan keputusan yang sudah diambil bagi membantu memudahkan pengerusi. Sebelum bersurai.9. 6. 4. 5. . Lakukan persiapan dan proses yang sama bagi mesyuarat akan datang. Menyiapkan minit mesyuarat 2. 3. Sediakan pihak yang dapat membantu ahli yang menghadapi masalah bagi menyelesaikan perkara-perkara yang sudah diputuskan dalam masa mesyuarat. Buat gesaan pada setiap tindakan-tindakan yang perlu diambil dan dikumpul bagi memudahkan pengerusi mengendalikan mesyuarat akan datang dengan lebih berkesan. ambil sedikit masa beramah mesra dan sampaikan harapan dan azam bagi melihat semua yang terlibat. Selepas mesyuarat 1. Majukan minit mesyuarat dan agenda baru dalam 24 jam sebelum mesyuarat.

Penilaian mesyuarat Tajuk mesyuarat: Tarikh: Lokasi: Pengerusi: Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Perkara Adakah mesyuarat perlu diadakan? Adakah kehadiran yang tepat dan bersesuaian dalam mesyuarat? Adakah jangkamasa mesyuarat berlangsung sesuai? Adakah lokasi sesuai? Adakah tarikh dan masa sesuai? Adakah tempoh notis panggilan mesyuarat wajar bagi membuat persiapan? Perlukah fasilitator dalam mesyuarat/ Adakah limitasi dalam mencapai keputusan dan memenuhi kehendak? Adakah perkara sensitif dibincangkan secara terbuka? Adakah peserta dihormati dan dihargai? Adakah ketelusan mesyuarat diperlihara? Adakah terdapat mind set dalam menentukan keputusan ataupun tindakan? Catatan Contoh agenda mesyuarat .

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pengerusi: Setiausaha: Pemudahcara: Bil 1 2 3 4 5 6 Kata-kata aluan Pengesahan minit mesyuarat Taklimat ringkas perkara penting yang dibincangkan Perkara berbangkit Perkara baru • • • • Hal-hal lain Pentadbiran Operasi kewangan Agenda Catatan Kaji selidik sikap peserta mesyuarat .

telefon dsb) Adakah peserta yang betul hadir dalam mesyuarat? Keputusan kolektif yang diambil difahami oleh peserta Adakah peserta membuat persediaan? Adakah tempoh masa tugasan yang diberi itu wajar? Adakah peserta yakin dan berani melibatkan diri dalam mesyuarat bagi berkongsi idea dan meminta ataupun memberi penjelasan? Perkara Cara mengatasi Penilaian pengerusi . anda boleh gariskan sikap utama peserta yang menjejaskan mesyuarat dan cara mengatasinya Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Tidak bersedia Pasif Janji tidak ditepati Tidak menyempurnakan tugasan yang diberi Mengaibkan ahli yang lain Banyak berdolak-dalih dan memberi alasan Tidak mahu mengambil tanggungjawab Suka melihat orang lain dikritik Banyak berbunga-bunga daripada fakta dalam memberi penjelasan Menimbulkan gangguan (keluar masuk.Berdasarkan kaji selidik dan penilaian yang dibuat.

Tajuk mesyuarat: Tarikh: Tempat: Masa: Jumlah kehadiran: Jumlah tidak hadir: Pandangan positif Jelas berkaitan topik yang dibincangkan Conceptual dan berpandangan jauh Memberi pertimbangan wajar Pandangan negatif Tidak ikut agenda Tidak menghormati peserta mesyuarat Mempertahankan mind set Lambat hadir mesyuarat Suka menyalahkan orang lain Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 .

3. Membuat tempahan bilik mesyuarat . Dari semasa ke semasa. Di samping itu. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda. masa dan tempat mesyuarat. Secara umumnya. tarikh. Emsyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. B. menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi jawatankuasa Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. Menentukan agenda. menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.Tanggungjawab urusetia a. C. Mesyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Sebuah urusetia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sebuah jawatankuasa. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan.Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan A. Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa.Tujuan Panduan ini bertujuan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasajawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha perlaksanaan seusatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. tarikh.Tindakan-tindakan pra mesyuarat i. 2. kerajaan mengwujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan berbagai tanggungjawab. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang perlaksanaan sesuatu dasar dan program kerajaan.Latar belakang 1. urusetia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. ii.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: σ σ σ Nama jawatankuasa Tarikh dan tempat mesyuarat Masa mula dan masa dijangka tamat . Nama jawatankuasa Nama Pengerusi mesyuarat Nama Setiausaha mesyuarat Tarikh. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Bilangan salinan kertaskerja yang diperlukan Keperluan menyediakan ringkasan ekseklutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran) Menghantara surat jemputan mesyuarat Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Urusetia juga dikehendaki memberitahu kementerian/jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertaskerja mengenai: σ σ iv. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: σ σ σ σ σ σ σ iii. masa mula dan masa dijangka tamat Bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat Peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat Jenis minuman ringan yang diperlukan kerja kementerian/jabatan/agensi disediakan untuk Menentukan kertas perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertaskerja yang disediakan oleh kementerian/jabatan/agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat.

jawatan wakil hendaklah dinyatakan. Urusetia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.σ σ σ Agenda mesyuarat Nama pengerusi Jenis pakaian Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: σ σ σ σ σ σ Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. . Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan: σ σ σ σ σ σ Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas Tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Sekiranya dibenarkan. Menentukan kehadiran Dalam mesyuarat yang penting. vi. menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi Alat-alat tulis disediakan di atas meja Overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu Menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. v. Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat.

Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat σ σ σ Cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat Menghadiri mesyuarat menepati masa Memberitahu Pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mensyuarat. b. ii. Perbincangan pra mesyuarat Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.Tindakan-tindakan selepas mesyuarat i.Tindakan-tindakan semasa mesyuarat • Catatan minit mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah merekadkan: σ σ σ σ Senarai kehadiran mesyuarat Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat Keputusan-keputusan yang dibuat Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/jabatan c. Format minit mesyuarat . Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. vii. Penyediaan minit Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. viii.

tepat dan jelas. iv. iii. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting (lihat Lampiran B). Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di ‘Lampiran A’. Butir-butir yang terkandung dalam rekod pengesanan maklumbalas ini adalah seperti berikut: σ Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. Misalnya: (catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau (catatan mint) Tindakan: Untuk Makluman Sahaja v. Catatan perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat. Pengesanan maklumbalas perlaksanaan keputusan mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. σ Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan.Format minit mesyuarat hendaklah disusun. σ Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkenaan σ Tarikh hantar . Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahliahli yang hadir. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. mengikut susunan agenda mesyuarat.

Tarikh menghantar minit mesyuarat kepada kementerian/jabatan σ Kementerian/jabatan Nama kementerian/jabatan yang dikehendaki memberi maklumbalas. Untuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki. σ Maklumbalas dari kementerian-kementerian/jabatan-jabatan . urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas-maklumbalas yang diterima. Laporan maklumbalas oleh urusetia Maklumbalas-maklumbalas yang diterima urusetia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. vi. Urusetia hendaklah menyusun maklumbalasmaklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. σ Ringkasan dan ulasan urusetia Urusetia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisaan mengenai maklumbalas dan perlaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Sebagai norma kerja. σ Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima Tarikh maklumbalas yang sepatutnya diterima oleh urusetia σ Tarikh maklumbalas diterima Tarikh maklumbalas yang diterima oleh urusetia. σ Tarikh maklumbalas dibentangkan Tarikh maklumbalas dibentangkan di dalam mesyuarat σ Status Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan. Urusetia hendaklah menyediakan laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. maklumbalas patut diterima oleh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikut. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat.

σ Senarai kementerian/jabatan yang belum memberi maklumbalas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklumbalas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia. tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklumbalas-maklumbalas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan. Maklumbalas-maklumbalas yang diterima oleh urusetia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan . Menentukan format maklumbalas dari kementerian/jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklumbalas kepada urusetia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: σ Cabutan keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. viii. jika ada. σ Cadangan penyelesaian masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Penyediaan laporan maklumbalas oleh kementerian/jabatan bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensiagensi Perkhidmatan Awam. σ Kedudukan masa kini Beri keterangan mengenai tindakan=tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat σ Peringkat perlaksanaan/pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. vii. σ Masalah pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan.Maklumbalas-maklumbalas lengkap yang diterima oleh urusetia mengenai perlaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklumbalas Urusetia.

dan penganalisaan serta menyediakan laporan maklumbalas. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh 2 minggu. Adalah diharapkan melalui panduan yang telah disediakan akan dapat menjamin keberkesanan urusetia melaksanakan tugas supaya dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklumbalas. D. .Penutup Panduan ini telah menggariskan serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuastu jawatankuasa Kerajaan.

PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. PERUTUSAN Y.. III...... (catatkan nama mesyuarat) Bil......... II.) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat........... (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh Masa : : Tempat : Hadir (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan.. Jika ada pindaan..................  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.... Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I..... Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan...... Tahun .............BHG......... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan......LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT MINIT MESYUARAT.............PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. ............ tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat..... bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat..............

Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan. V. HAL-HAL LAIN Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. dan Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah: σ Tajuk kertas kerja berkenaan σ Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan σ Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan σ Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. untuk  IV. . PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu. beberapa kertas kerja dibentangkan perbincangan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. dan σ Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. Untuk memudahkan rujukan dibuat. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: σ σ σ Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan. yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. VI. σ Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan. catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Urusetia (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) Tarikh (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan).

LAMPIRAN B Contoh Rekod Khas Yang Dicadangkan Bagi Pengesahan Maklumbalas/ Perlaksanaan Keputusan-Keputusan Mesyuarat Maklumbalas Bil Rujukan Minit Perkara Tarikh Hantar Kementerian/Jabatan Tarikh Patut Terima Tarikh Terima Tarikh Bentang Status (Tamat/Sambung) .

di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. mekanisme bagi menyelaras projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah. permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar segera. 3. Disamping itu. MATLAMAT MESYUARAT PAGI Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah. Jabatan Persekutuan. TUJUAN Pekeliling ini mengandungi garis panduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian. adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara on the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. permohonan untuk memperolehi lesen. KEANGGOTAAN Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut: a. Memandangkan sistem Mesyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbagai masalah di semua peringkat pentadbiran.PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 1993 PANDUAN MENGENAI MESYUARAT PAGI 1. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang beterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jadual. LATAR BELAKANG Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961 – 1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah. Peringkat Kementerian Pengerusi Ahli-ahli : : Ketua Setiausaha Kementerian Pegawai-pegawai kanan Kementerian . Cara ini dapat mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Seterusnya ia akan dapat mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara. 4. 2.

Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri c. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia Nota oleh : : Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah Bagi Negeri Sarawak. Peringkat Daerah Pengerusi Ahli-ahli : : Pegawai Daerah Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Daerah yang ada hubungkait dengan pembangunan/pengeluaran lesen dan Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit.Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. . projek permit. Peringkat Negeri Pengerusi Ahli-ahli : : Setiausaha Kerajaan Negeri Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi. Urusetia : Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan dipengerusi Residen. b. Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi.

MINIT MESYUARAT PAGI Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkaraperkara berikut: a.5. KEKERAPAN DAN TEMPOH MESYUARAT PAGI Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakkan kerja. 10. 6. Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. Penyediaan minit hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A. Menentukan tindakan penyelesaian. 9. programprogram dan aktiviti-aktiviti organisasi. dan Hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar. 8. dan b. AGENDA MESYUARAT PAGI Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut: a. b. Mengenalpasti masalah yang dihadapi c. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri. dan d. Namun demikian. a. Kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. . Keputusan mesyuarat. Perutusan Pengerusi Pelaksanaan program/projek pembangunan Pengeluaran lesen dan permit. MENYELESAIKAN MASALAH Di peringkat daerah. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam. 7. Mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. FUNGSI MESYUARAT PAGI Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut. FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. b. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan. c. d.

13.11.1. 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional. Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan. Di peringkat Negeri pula. 14. Masalah-masalah yang masih tidak dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu kepada Majlis Pembangunan Negara. PEMAKAIAN PEKELILING Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. TARIKH KUATKUASA Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan. sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan. 12. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar. Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri. Di peringkat Kementerian pula. tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk kementerian-kementerian lain. .

....Tahun.. II... Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.. bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) Urusetia (Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. PERBINCANGAN MENGENAI KEDUDUKAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini adalah seperti di Lampiran A1 IV. III. tetapi dijemput khas untuk menghadiri mjesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan) I... HAL-HAL LAIN .PENGERUSI Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. (catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh: Masa: Tempat: HADIR (Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan... PENGESAHAN MINT MESYUARAT Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan. PERUTUSAN Y. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.BHG..) Hadir bersama (Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli.... menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.LAMPIRAN A FORMAT MINIT MESYUARAT PAGI MINIT MESYUARAT PAGI Bil.

yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat. . VI.Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat. V. NAMA JABATAN/BAHAGIAN/UNIT YANG MENURUSETIAKAN MESYUARAT (catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) VII. TARIKH MINIT DISEDIAKAN (catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan). dan c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat. PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti: a) b) Bila messyuarat ini tamat atau ditangguhkan.

LAMPIRAN A1 BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT Mesyuarat Bilangan: Tarikh Mesyuarat: Bil. Tajuk Projek/Lesen/Permit (B) (A) (C) Kedudukan Semasa Isu-isu Yang Dihadapi (D) (E) Keputusan Mesyuarat Tindakan Susulan dan Agensi Bertanggungjawab (F) .

2 dan seterusnya dicatatkan di Ruang A (b)Ruang B – Tajuk Projek/Lesen/Permit Tajuk projek/lesen/permit disenaraikan di Ruang B. (c) Ruang C – Kedudukan Semasa Kedudukan semasa projek/lesen/permit dilaporkan di Ruang C. . (d)Ruang D – Isu-Isu Yang Dihadapi Segala masalah berkaitan dengan projek/lesen/permit hendaklah dilaporkan secara ringkas di Ruang D ini. maklumat tersebut hendaklah diturunkan di Ruang C ini. (e) Ruang E – Keputusan Mesyuarat Persetujuan yang dicapai di mesyuarat dilaporkan di Ruang E. Sekiranya terdapat perbezaan pendapat dan pandangan oleh ahli. tindakan susulan dan agensi bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut hendaklah dilaporkan di Ruang F. Di mana sesuatu tindakan itu belum selesai disebabkan masih dalam proses rujukan kepada pihak-pihak yang berkaitan. (f) Ruang F – Tindakan Susulan Dan Agensi Bertanggungjawab Bagi setiap keputusan mesyuarat. Bagi projek pembangunan nama projek hendaklah seperti yang dilaporkan di bawah Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP). pendapat ini hendaklah direkodkan di Ruang E ini. pihak Urusetia hendaklah melaporkan berkaitan pelaksanaan tindakan susulan tersebut. Pada mesyuarat akan datang. Maklumat yang dilaporkan hendaklah yang terkini.PENJELASAN MENGENAI BORANG LAPORAN KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK DAN/ATAU PENGELUARAN LESEN/PERMIT (a) Ruang A – Bilangan Projek/Lesen/Permit Bilangan projek/lesen/permit mengikut turutan no.1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful