OTOMASI PERPUSTAKAAN (PENGERTIAN, TUJUAN, MANFAAT DAN KENDALANYA) Oleh M. Thoha Mahmun,S.IP, M.

M KepalaPusdikom dan Dosen Universitas Tridinanti Palembang Abstrak Kedepan melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahanan yang benar terhadap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam otomasi perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membalik telapak tangan, namun perlu pemikiran yang matang agar otomasi perpustakaan dapat berhasil dengan baik sesuai tuntutan Undang-Unadang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. 1. Pendahuluan Di era informasi, kehadiran teknologi infomasi dan komunikasi sudah tidak dapat ditolak lagi bahkan cenderung menjadi kebutuhan sehari-hari. Hal ini disebabkan karena perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh bidang ilmu pengetahuan teknologi informasi yang semakin canggih melalui penemuanpenemuan barunya yang secara terus menerus bermunculan. Salah satu peralatan teknologi informasi adalah komputer bukan lagi sebagai alat ditemukannya, melainkan sudah penyimpan dan penyampai berupa gambar dan suara. Yang menjadi pertanyaan adalah sejauhmana lembaga perpustakaan memanfaatkan teknologi ini sebagai tertuang dalam Undang-Undang Nomor : adalah berupa komputer. Sekarang, hitung semata sebagaimana awal

berubah fungsi menjadi alat pengolah , juga sudah

data dan informasi yang canggih. Data yang

diolahnyapun tidak hanya berupa angka dan teks semata tapi

43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelas bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Merujuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 ini, jelas bahwa penggunaan teknologi informasi dan komunikasi menjadi yang disarankan atau bahkan kedepan bukan mustahil menjadi keharusan bagi semua perpustakaan. Untuk merubah dari sistem manual menjadi sistem otomasi dengan memanfaat teknologi informasi dan komunikasi bukan pekerjaan mudah seperti membalikkan telapak tangan. Untuk melakukan perubahan sistem diperlukan suatu kajian yang mendalam agar dapat mendapatkan wawasan yang sama tentang apa yang dimakasud dengan otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam melaksanakan otomasi perpustakaan. Dengan memiliki wawasan yang baik dan benar, Nomor 43 Tahun 2007. 2. Pembahasan 2.1. Pengetrian Otomasi Perpustakaan Otomasi perpustakaan terdiri dari dua kata yaitu otomasi dan perpustakaan. Untuk mendapatkan suatu pengertian yang lebih baik terhadap kata otomasi perpustakaan berikut disampaikan arti kata otomasi dan kata perpustakaan. Menurut Concise Oxford Dictionary (1982 : 59 ), Otomasi adalah Harrod(1990: 47), Otomasi adalah peralatan yang dioperasikan secara automasi untuk mengemat tenaga fisik dan mental manusia. Sedangkan menurut dibutuhkan sedikit campur tangan manusia. Perpustakaan menurut (Nurhadi, 1983:11) adalah suatu unit kerja tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan secara kontinyu oleh pemakainya sebagai sumber informasi. pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya diharapkan dapat melaksanakan otomasi perpustakaan sesuai dengan yang dikehendaki oleh Undang-Undang

Selanjutnya berikut beberapa definisi otomasi perpustakaan beberapa para ahli perpustakaan. Menurut Salim (1991 : 1067), Otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin. Substansi penting dalam definisi ini adalah penggunaan peralatan sebagai pengganti tenaga manusia. Dalam definisi ini belum sampai menyinggung peralatan apa yang digunakan dan pekerjaan apa yang dapat digantikannya. Definisi ini lebih menitik beratkan pada arti dari automasi. Definisi yang agak rinci disampaikan oleh Harmawan dalam tulisannya berjudul Sistem Otomasi Perpustakaan, memberikan definisi bahwa Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Definisi yang hampir sama dikemukakan oleh Lasa HS (1998), otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan mesin, komputer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan. Definisi lebih rinci disampaikan oleh Wahyudi (1999), yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk pengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayanan Pendapat yang hampir sama dikemukakan oleh Sulistyo Basuki bahwa otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan, hingga ke jasa informasi bagi pembaca. Dari beberapa definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa otomasi perpustakaan adalah pemanfaat teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perpustakaan mulai dari pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sirkulasi peminjaman bahan pustaka dan penelusuran bahan pustaka. 2.2. Tujuan Otomasi Perpustakaan Menurut Cochrane (1995:31), tujuan perpustakaan adalah : 1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan. 2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan

3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan 4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan 5. Memperluas jasa perpustakaan 6. Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan ,dan 7. Meningkatkan efisiensi. 2.2.1 Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan. Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan kegiatan sirkulasi peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustaka tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penulusuran bahan pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi sehingga stok bahan pustaka secara langsung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustaka karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpustakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang peminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan. 2.2.2. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan Dengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerjasama antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melakukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan. 2.2.3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan

Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan secara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerise sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data. Dengan adanya basis data ini maka akan terhindari duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukkan nomor id anggota demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukkan nomor id bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan cukup memanfaatkan basis data yang tersedia. 2.2.4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustakan dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan. 2.2.5. Memperluas Jasa Perpustakaan Dengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpustakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pustaka dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu. Hal ini dapat terjadi kerena ada jasa layanan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog

bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkin sampai pada fulltext. 2.2.6. Memberikan Peluang untuk Memasarkan Jasa Perpustakaan Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunakan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah berbentuk soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi. 2.2.7. Meningkatkan Efisiensi Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan kerena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpustakaan tersebut. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.

3. Manfaat Otomasi Perpustakaan Menurut Sophia (1998) manfaat otomasi perpustakaan adalah : 1. 2. 3. 4. Mempercepat proses temubalik informasi(informasi retrieval) Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka dan; Komunikasi antar perpustakaan Menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan. 3.1. Mempercepat proses tembubalik informasi.

Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual bahwa temubalik informasi tidak dapat dilakukan secara cepat kalaupun dapat ditemukan judul bahan pustaka yang dicari tapi belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karena mungkin saja bahan pustakan sedang dipinjam oleh pengguna perpustakaan atau bahan pustakanya sudah hilang atau rusak. Hal ini disebabkan karena informasi yang didapat adalah melalui penulusuran dengan menggunakan katalog bahan pustaka. Sedang bila dilakukan dengan menggunakan otomasi maka dengan cepat informasi yang dicari akan diperoleh karena basis data perpustakaan telah menyediakan untuk kepentingan penelusuran yaitu dengan tersediannya OPAC (On line Public Acess Catalog). 3.2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem otomasi perpustakaan maka untuk kepentingan proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan terbantu sekali. Sehingga pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan sesuai dengan keperluan dari pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul dan examplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat. Bahkan untuk kepentingan pengolahan bahan pustaka otomasi perpustakaan sangat membantu sekali karena ada hal-hal yang diperlukan dalam pengolahan bahan pustaka sudah tersedia dalam basis data misal untuk mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Ketiga kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

3.2.3. Komunikasi antar perpustakaan Dengan tersedianya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi data dan informasi yang baik maka komunikasi antar perpustakaan yang sangat mudah dilakukan. Antar perpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui

media internet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi dapat, antar perpustakaan dapat melakukannya dengan mudah melalui media internet. 3.2.4. Menjamin pengeloalaan data administrasi perpustakaan Pada sistem manual pengelolaan data administrasi akan terasa tidak efisien karena banyak kegiatan yang harus dikerjakan yang terkesan sangat bertele-tele yang bisa membuat bosan bagi petugas perpustakaan. Hal ini dapat dilihat bagi prosedur yang harus dilalui dan dikerjakan mulai dari pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi peminjaman bahan pustaka. Prosedur akan menjadi sederhana bila sudah menggunakan sistem otomasi. Dan juga akan menjadi tertib administrasinya. 4. Kendala dalam Otomasi Perpustakaan Menurut Harmawan dalam tulisannya yang berjudul Sistem Otomasi Perpustakaan dan Loly dalam tulisannya yang berjudul Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan di Indonesia, adalah : 1. Kesalah pahaman tentang otomasi perpustakaan 2. Kurangnya staf terlatih 3. Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan 4. Input data kendala dalam otomasi perpustakaan

4.1.

Kesalah pahaman tentang Otomasi Perpustakaan Setidaknya 2 hal yang menyebabkan kesalah pahaman tentang otomasi

perpustakaan yaitu : 1. Ketakutan kehilangan pekerjaan 2. Biaya otomasi perpustakaan yang besar 3. 4.1.1. Ketakutan kehilangan pekerjaan

Dalam otomasi perpustakaan,

ketakutan kehilangan pekerjaan bagi

pustakawan sebenarnya tidak perlu terjadi karena tidak semua pekerjaan dapat diambil oleh komputer. Pada bidang-bidang tertentu masih tetap diperlukan campur tangan manusia misalnya klasifikasi, secara standar dan pekerjaan-pekerjaan layanan referensi dan majalah lain yang dapat menumbuh

kembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Oleh karenanya ketakutan kehilangan pekerjaan bagi pustakawan tidak perlu terjadi. 4.1.2. Biaya Otomasi Perpustakaan Sebagian orang beranggapan bahwa otomasi perpustakaan memerlukan biaya yang besar. Berbicara biaya sangat relatif karena bila dibandingan dengan output atau hasil dari otomasi perpustakaan jelas anggapan ini adalah salah. Hal ini dapat dibandingkan bila pekerjaan perpustakaan dikerjakan secara manual jelas terkesan sangat tidak efektif dan efisien, namun bila dikerjakan secara otomasi akan terlihat sekali tingkat efisiennya dari segi tenaga dan waktu dan biaya. 4.2. Kurangnya Staf Terlatih Memang tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak pustakawan yang belum mempunyai pemahaman yang baik dalam bidang teknologi informasi dan komunikas (TIK). Ini menjadi tantang tersendiri bagi pustakawan, dan kalau mau pustakawan dapat mempelajari bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sendiri tanpa harus ditakuti karena ilmu teknologi dan komunikasi merupakan ilmu terapan (applied science). Ilmu terapan adalah ilmu yang dapat dipelajari dengan menerapkan sistem bisa karena biasa. Misalnya banyak orang-orang yang tidak memiliki pendidikan dibidang TIK tapi mereka ahli dalam bidang tersebut. 4.3. Kurangnya Dukungan dari Pimpinan Masih banyak pimpinan yang belum memiliki perhatian terhadap perpustakaan, walaupun perpustakaan sudah dijadikan sebagai jargon misalnya

Perpustakaan Merupakan Jantungnya Perguruan Tinggi. Jargon ini baru sebatas lib service saja. Belum menjadi keputusan yang dapat mendukung kemajuan perpustakaan. Karena masih banyak kebijakan pimpinan yang belum berpihak kepada kemajuan perpustakaan apalagi untuk bidang otomasi. Ini mejadi kendala serius bagi pengelola perpustakaan. 4.4. Input Data Bila kendala yang lain dapat diatasi kendala berikutnya adalah input data. Input data merupakan kendala yang serius bila jumlah datanya cukup banyak. Hal ini dapat menyebabkan ketidak berhasilan dalam otomasi. Untuk mengatasinya adalah dengan memasukkan biaya input data dalam biaya proyek otomasi perpustakaan. Bila tidak maka yang terjadi adalah tersendatnya ketersediaan data, yang pada akhirnya akan sia-sia pekerjaan otomasi perpustakaan. Sedang Aa Kosasih, S.Sos dalam tulisannya yang berjudul Otomasi Perpustakaan Sekolah : sebuah pengenalan, menyatakan bahwa kendala dalam otomasi perpustakaan adalah : 1. Kurangnya pengetahuan pustakawan Indonesia akan komputer dan aplikasinya,banyak kalangan pustakawan yang masih gagap teknologi (Gaptek) khususnya pemahaman tentang otomasi dan teknlogi informasi. 2. Kurangnya SDM yang menguasai komputer sekaligus menguasai masalah perpustakaan 3. Belum adanya format baku sehingga masing-masing perpustakaan menggunakan format berlainan. Aibatnya pertukaran data tidak bisa dilakukan karena format tidak seragam. Indomarc telah membahas dari awal tahun 1990an namun sampai saat ini belum ada kesepakatan tentang keseragaman sistem yang dipakai. Hal ini yang mengakibatkan perpustakaan membuat data sesuai dengan keinginan masing-masing. 4. Belum adanya peraturan pengkatalogan yang berstandar nasional yangditerima oleh semua pihak. Otomasi perpustakaan khususnya otomasi katalog, bertujuan antara lain memudahkan pertukaran data antar perpustakaan.

Pertukaran data ini memerlukan keseragaman peraturan pengkatalogan. Namun praktik pengkatalogan di Indonesia belumlah seragam (khususnya untuk penentuan tajuk entri utama nama pengarang) 5. Keterbatasan dana untuk pengadaan software. Lazimnya perpustakaan menyediakan dana khusus untuk software, seperti halnya dana yang disediakan untuk perangkat kerasnya (membeli komputer, ATK, bahan habis pakai dll.) akibatnya perpustakaan membeli software di pasaran yang belum tentu cocok untuk aplikasi yang dibutuhkan. 6. Kurangnya jaringan dan kerjasama antar perpustakan. 5. Kesimpulan Dari uraian tersebut di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kedepan melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelaskan bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahanan yang benar terhadap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam otomasi perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membalik telapak tangan, namun perlu pemikiran yang matang agar otomasi perpustakaan dapat berhasil dengan baik sesuai tuntutan Undang-Unadang Nomor : 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan.

DAFTAR PUSTAKA Nurhadi, Muljani. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogya : Andi Offset Hendrowi. 2005. Salah Kaprah Perpustakaan Dijital di Indonesia Surahman, Maman. 1999. Kemungkinan Pengembangan Perpustakaan Elektronik di BPK . Jakarta : Penabur KPS Suwahyono, Nurasih. 1999. Mempersiapkan Sumberdaya Manusia Bidang Dokinfo Memasuki Abad Informasi Juarsa, Ishak. 2003. Akases Informasi Offline atau Online Subagyo,R. Harry. 2004. Strategi Membangun Sistem Otomasi Dalam Perpustakaan Wahyudi, Kumoroto, dan Subandono Agus Margono, 1999. Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Sulistiyo-Basuki.2004. Pengantar Dokumentasi. Rekayasa Sains Lasa HS.2005. Manajemen Perpustakaan.Yogyakarta : Gama Media. Miyarso Dwi Ajie. Sistem Otomasi Perpustakaan . http://file.upi.edu/Direktori/A %20%20FIP/PRODI.%20PERPUSTAKAAN%20DAN %20INFORMASI/MIYARSO%20DWI %20AJIE/Makalah%20a.n%20Miyarso %20Dwiajie/Hand%20Out%20%2301%20Otomasi %20Perpustakaan_pengantar.pdf Loly. Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan Di Indonesia http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/11/peluang-dan-tantanganotomasi.html