Bahagian A Soalan 1 (Perintah Am) Berdasarkan perintah am bab B, pegawai-pegawai awam boleh membuat tuntut belanjaan tertentu atas

menjalankan tugas rasmi sahaja yang berkaitan dengan skop tugas jawapan atau ibu pejabatnya, serta menghadiri kursus-kursus bagi meningkat professional dan perkhidmatan, contoh elaun letak kereta dan tol, elaun harian, elaun makan, elaun hotel, elaun berpindah rumah / bertukar, elaun-elaun berkursus dan sebagainya. Selain itu, kakitangan awam juga boleh menuntut elaun untuk ahli keluarganya kerana tanggungan hidup bertambah, tidak senang dan menghadapi kesusahan kerana arahan pejabat atas tugas-tugas tertentu, kecuali anaknya sudah berumur 21 tahun ke atas, anaknya bercacatan, anak angkat yang berdaftar dan orang gajinya. Berdasarkan perintah am bab C, pegawai-pegawai awam boleh memohon cuti atas sebab-sebab yang munasabah dan diluluskan oleh ketua pejabatnya.Cuti-cuti yang boleh dimohon ialah cuti rehat (tiada untuk guru), cuti separuh gaji dan cuti tanpa gaji, cuti atas sebab perubatan, cuti sakit, cuti sakit lanjutan, cuti pemulihan, cuti Tibi, Kusta dan Barah, cuti kerja Haji, cuti kerana berkursus dan sebagainya. Pegawai awam boleh memohon cuti rehat mengikut kelayakannya kecuali guru, contoh pegawai bergred DG41 yang berkhidmat kurang daripada 10 tahun Cuma boleh ambil cuti rehat 30 hari, manakala yang berkhidmat lebih daripada 10 tahun boleh ambil 35 hari cuti rehat. Tapi bagi kes yang lain, contoh keluarga pegawai jatuh sakit dan perlu menerima rawatan untuk beberapa hari pada tempoh masa pegawai berkhidmat, maka pegawai tersebut boleh memohon cuti separuh gaji dengan syarat tidak melebihi 14 hari setahun atas sebab kesihatan anak pegawai atau kesihatan sendiri atau cuti tanpa gaji jika tiadanya lagi cuti rehat dan sudah mencapai limit bilangan cuti separuh hari untuk sebab-sebab urusan diri dengan syarat ada kelulusan daripada ketua pejabatnya dan

tidak boleh melebihi 30 hari setahun dan 360 hari sepanjang masa tempoh pegawai itu berkhidmat. Berdasarkan Perintah Am Bab F, menyatakan bahawa pegawai atau keluarganya boleh mendapat bayaran rawatan, ubatan, bekalan alat-alat ortopedik dan anggota palsu percuma kecuali gigi palsu di hospital atau klinik kerajaan sahaja. Akan tetapi kakitangan awam dan keluarganya mesti menerima rawatan perubatan di hospital atau klinik yang terdekat dengan tempat tugasnya atau tempat tinggalnya, contoh bagi kakitangan awam yang berkhidmat di Tangkak, Johor perlu mendapatkan rawatan di hospital atau klinik kerajaan Tangkak mana yang terdekat dan kerajaan akan membayar kos perubatan dan rawatan yang biasa untuk pegawai dan keluarganya. Jika pegawai atau keluarganya tidak dapat menerima rawatan di tempatan kerana tiadanya perkhidmatan tertentu dan pakar-pakar berkenaan, maka mereka boleh membuat permohonan untuk menerima rawatan di tempat lain, contoh anak pegawai awam yang bertugas di Sabah telah dinasihatkan untuk mendapatkan rawatan doktor pakar di Institut Jantung Negara (IJN) di Kuala Lumpur dengan syarat adanya pengesahan daripada pegawai perubatan tempatannya dan lembaga perubatan bahawa negeri Sabah tiada perkhidmatan yang boleh merawat penyakit anaknya, dan pegawai tersebut bukan saja boleh mendapatkan rawatan perubatan yang ditanggung oleh kerajaan malah juga boleh menuntut elaun perjalanan seperti bayaran tambang, tiket kapal terbang, tol dengan adanya resit sebagai bukti untuk membuat tuntutan elaun perjalanan, tetapi kerajaan tidak akan menanggung kos membaiki, kerosakan dan susut nilai kenderaan pegawai itu jika beliau menggunakan kenderaan sendiri untuk menghantar anaknya berdasarkan perintah am bab B, c.. Akan tetapi biasanya kerajaan tidak akan menanggung kos masuk wad untuk pegawai awam.dan keluarganya, kecuali jika anak pegawai masih seorang anak murid sekolah, maka bayaran masuk wad adalah percuma tapi cuma boleh masuk wad kelas 2 sahaja, tetapi pegawai tidak layak menuntut elaun makan lagi berdasarkan perintah am, bab B, 7c dan bab F,3.

Kesimpulannya, anak pegawai boleh menerima rawatan perubatan biasa yang percuma daripada hospital dan klinik kerajaan. Jika pegawai dan keluarganya perlu menerima rawatan di luar tempatnya berkhidmat, beliau perlu mendapat pengesahan daripada Lembaga Perubatan Dengan ada pengesahan itu, pegawai tersebut layak menuntut elaun perjalanan Jika anak pegawai kerajaan masih belajar di sekolah, anaknya boleh masuk wad kelas 2 secara percuma. Dengan itu, pegawai awam boleh mengambil cuti rehat yang ada ataupun memohon cuti cuti separuh gaji tidak melebihi 14 hari setahun atau cuti tanpa gaji untuk urusan sendiri atau sebab kesihatan ahli keluarganya dengan syarat tidak melebihi 30 hari setahun. Tetapi pengambilan cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji akan menjejaskan prestasi pegawai sendiri dan akan dicatatkan dalam penyata perkhidmatan pegawai berkenaan.

Bahagian B Soalan 1 a (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, PKPA) 3 perbezaan di antara manual prosedur kerja (MPK) dan fail meja (FM):
1. Dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau individu / jawatan

MPK ialah dokumen rujukan peringkat jabatan / pejabat. Dalam MPK menyatakan latarbelakang jabatan / pejabat, objektif penubuhan jabatan / pejabat, carta organisasi, dan maklumat-maklumat penting tentang sesebuah jabatan / pejabat. Contoh maklumat dalam MPK, sejarah jabatan / pejabat, tujuan penubuhan jabatan / pejabat yang menetapkan keutamaan jangka panjang pejabat / pejabat, misi dan visi jabatan / pejabat, carta organisasi sesebuah jabatan / pejabat yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki di dalam sesebuah jabatan / pejabat supaya kakitangan jabatan / pejabat yang baru boleh melihat satu gambaran yang jelas bagi aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan / pejabat dan rantaian perintah dari pihak atasan kepada bawahan yang menjalankan tugas. Selain itu, MPK juga amat berguna untuk sesebuah jabatan / pejabat membuat penambahan atau pengurangan kakitangan, merancang latihan dalam perkhidmatan kepada staf-staf daripada bahagian. Manakala FM ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu / jawatan. Antara perkara dalam FM ialah objektif bahagian / unit dalam sebuah jabatan / pejabat bagi jangka pendek, jelas dan boleh dicapai dan diukur. FM juga merupakan satu asas membuat perancangan dan pembangunan projek sesebuah bahagian untuk meningkatkan keberkesanan bahagian. FM mengandungi juga carta organisasi bahagian supaya pegawai-pegawai boleh merujuk pihak atasan mana yang berkenaan dan mengetahui kedudukan jawatan sendiri dalam bahagian. 2. Menerangkan fungsi, bidang tugas dan tanggungjawab MPK memberikan tuju arah yang jelas bagi sesebuah jabatan / pejabat dan juga menetapkan tugas-tugas dan aktiviti-aktiviti utama bagi membolehkan

jabatan / pejabat memainkan peranan secara berkesan dan mencapai objektifnya bagi jangka panjang. Contoh Jabatan Pendidikan Negeri, tugas dan aktiviti utama JPN adalah merancang pelaksanaan dan pengurusan SPBT di peringkat negeri, mengawal keperluan buku teks yang dipohon oleh sekolah, menguruskan taklimat penentuan keperluan buku teks kepada Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (HEM) dan guru SPBT dan banyak lagi. FM menyatakan tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawaipegawai yang lain dengan jelas supaya semua pegawai berkenaan boleh mengetahui tugas dan tanggungjawab mereka dengan jelas, mengetahui hadhad kuasa mereka. Contoh bagi unit ICT dalam Jabatan Pendidikan Negeri Johor, mereka bertanggungjawab menginovasikan penggunaan ICT dalam urusan jabatan, penggunaan ICT untuk menuntut ilmu pengetahuan di peringkat sekolah di negeri ICT Johor kepada dan mengendalikan kursus-kursus dan mengenai dan penggunaan sebagainya. 3. Mengandungi maklumat mengenai semua aktiviti dan tugas-tugas bagi satu-satu jawatan. MPK mengandungi maklumat yang menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan mengikut proses dan rangkaian tindakan yang perlu secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Ini bertujuan mengelakkan berlaku kesilapan operasi dan perundangan bagi pegawai baru, menunjukkan tindakan-tindakan yang lengkap untuk menjalankan tugas, memendekkan masa latihan untuk kakitangan baru dan juga melicinkan urusan harian. Selain itu, MPK juga menunjukkan carta aliran kerja secara grafik atau gambarajah bagi tindakan-tindakan perlu dilalui dari peringkat permulaan hingga sesuatu tugas selesai secara jelas dan ringkas. Tambahan pula, MPK juga menunjukkan borang-borang digunakan untuk sesuatu pengurusan, permohonan, pentadbiran dan sebagai bagi sesebuah jabatan dan pejabat. pegawai-pegawai awam guru-guru

Manakala, FM mengandungi makluamat dan panduan untuk satu-satu jawatan . Dalam FM menyatakan proses kerja dan senarai jawatan pegawai yang boleh meluluskan sesuatu tindakan dan senarai undang-undang yang berkaitan dan perlu disertakan dalam proses kerja atau sesuatu pengurusan. Dengan adanya FM ini, pegawai baru boleh merujuknya untuk mengikut proses kerja dan langkah-langkah yang perlu untuk mengurus sesuatu urusan dengan betul, mengurangkan kesilapan dalam proses menjalankan tugasnya. Selain itu, FM juga menunjukkan carta aliran kerja untuk menyenangkan pegawai baru mengetahui langkah-langkah menjalankan tugasnya. Tambahan pula, FM mengandungi senarai semak untuk memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu pegawai berkena ambil untuk mengendalikan sesuatu aktiviti kerja dan memudahkan pengawasan dan penilaian dilakukan oleh penyelia berkenaan. Kesimpulannya, perbezaan MPK dan FM adalah MPK diwujudkan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti untuk satu jabatan / pejabat, manakala FM diadakan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti bagi individu, pegawai-pegawai atau satu jawatan untuk mencapai objektif meningkatkan produktiviti jabatan / pejabat.

Soalan 1 b (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, PKPA) Tujuan utama MPK dan FM disediakan adalah meningkatkan produktiviti dan kelancaran menjalankan kerja bagi setiap jabatan. Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pegawai-pegawai sama ada baru dilantik atau bertukar dari pejabat atau bahagian unit yang lain melaksanakan tugas baru masing-masing berasaskan pengetahuan, pengalaman yang dipelajari daripada tunjuk ajar pegawai-pegawai lama, akan tetapi tidak terjamin semua pegawai faham dan menjalankan tugas dengan caracara yang betul dan mengikut prosedur yang betul dan juga berlaku penyelesaian tugas yang lambat. Demi menyelesaikan masalah ini, MPK diperkenalkan sebagai dokumen rujukan bagi setiap jabatan atau pejabat, dan FM sebagai dokumen rujukan kepada pegawai. MPK memberi tuju arah, objektif dan fungsi utama jabatan yang jelas kepada pegawai-pegawai baru. Pegawai-pegawai boleh memahami halacara jabatannya, mengetahui kenyataan jabatan mengenai apa yang hendak dicapai oleh jabatan, supaya usaha yang dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan. Contoh bagi Jabatan Pengangkutan Jalan Malaysia, objektif penubuhan JPJ telah dinyatakan secara jelas ialah Mewujud dan mentadbir sistem pendaftaran dan pelesenan semua jenis kenderaan bermotor yang berintegriti, berkesan dan selamat, mewujud dan mentadbir sistem latihan , pengujian dan pelesenan pemandu yang berkesan bagi melahirkan pemandu kenderaan bermotor yang mahir , berdisplin dan berhemah, dan misi yang hendak dicapai bagi jangka panjang ialah Memastikan pengangkutan jalan di Malaysia adalah selamat dan efisyen serta memenuhi keperluan pelanggan dan negara. Justerus MPK mengandungi juga carta organisasi dan menunjukkan

pembahagian aktiviti dan kerja antara unit-unit jabatan dengan jelas secara grafik. Oleh demikian, pegawai-pegawai yang baru bertugas boleh nampak jelas unitnya berada di bawah sektor berkenaan dan ketua-ketua yang berkuasa dan bertanggungjawab. Selain itu, MPK juga menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hirarki dalam sesebuah jabatan supaya semua kakitangan boleh nampak jelas aktivitiaktiviti yang dijalankan dan rantaian perintah. Sebagai contoh, carta organisasi bagi

Jabatan Pelajaran Negeri Wilayah Persekutuan menunjukkan hirarki organisasi, sektor bahagian dalam Jabatan dan ketua sektor bahagiannya, dan juga unit-unit di bawah sesebuah sektor bahagian masing-masing. ( sila rujuk Gambarajah 1.1)

Gambarajah 1.1: Carta Organisasi Jabatan Pelajaran Negeri Wilayah Persekutuan

Sumber: http://www.moe.gov.my/jpwpkl/

MPK mengandungi juga rangkaian prosedur pengurusan kerja dan pihak-pihak atau pegawai yang bertanggungjawab bagi setiap aktiviti dan pengurusan secara ringkas dan jelas. Ini boleh membantu pegawai baru lebih cepat memahami prosedurprosedur pengurusan kerja yang telah ditetap lebih cepat, mengelakkan berlaku kesilapan dan melambatkan masa penyelesaian tugas. Sebagai contoh kita boleh rujuk

carta aliran prosedur bagi pejabat pembangunan di bawah Majlis Perbandaran Pulau Pinang (MPPP). (Gambarajah 1.2)

Gambarajah 1.2: Carta Organisasi Jabatan Pelajaran Negeri Wilayah Persekutuan

Sumber: http://www.mppp.gov.my/home

Manakala, FM ialah dokumen rujukan kepada sesuatu bahagian, unit, jawatan dan pegawai individu. FM mengandungi peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan bagi menjalankan tugas. Oleh itu, pegawai-pegawai yang baru dapat lebih memahami tugas, bidang kuasa, tanggungjawab, dan peranan bagi seseorang pegawai dalam sesuatu bahagian jabatan supaya mencapai objektif yang selaras dengan matlamat penubuhan jabatan itu. Sebagai contoh unit kurikulum di bawah Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan, fungsi utamanya ialah meningkatkan prestasi akademik, memantau dan menyelia pengurusan akademik, menyebar maklumat Kurikulum dan meningkatkan profesionalisme guru. Dan di dalamnya juga menghuraikan aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan dalam setiap fungsi utama unit tersebut, contoh bagi fungsi meningkatkan prestasi akademik, unit akademik perlu merancang, mengurus dan melaksanakan dasar-dasar pendidikan berkaitan akademik yang telah ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia, merancang, menyelaras dan mengurus strategi pelaksanaan semua mata pelajaran di peringkat sekolah rendah dan menengah, merancang, mengurus dan melaksanakan program-program dan projek-projek khas yang berkaitan dengan peningkatan prestasi akademik, dan merancang, menyelaras, mengurus dan menganalisis data dan maklumat berkaitan pelaksanaan program akademik untuk tindakan susulan bagi tujuan penambahbaikan. Selain daripada itu, FM juga ada menyeranaikan senarai semak, borang yang berkaitan dengan tugas pegawai, norma kerja dan senarai tugas harian bagi seseorang pegawai, supaya pegawai diberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil semasa menjalankan tugas, mengelakkan kecuaian, kelupaan, dan pertindihan kerja yang membazirkan masa dan tenaga. Dengan secara langsung pegawai-pegawai lebih mudah mengenali tugas hariannya dan tanggungjawab dengan sedikit tunjuk ajar daripada pegawai-pegawai yang lebih berpengalaman, dan meningkatkan produktiviti jabatan. Kesimpulannya, saya menegaskan lagi MPK dan FM diperkenali adalah untuk meningkatkan produktiviti jabatan, dan membantu pegawai yang baru dilantik lebih senang mengendalikan tugas mereka dalam masa yang lebih singkat.

Kesimpulan Kakitangan awam dan keluarganya memang mendapatkan kebajikan yang sepenuhnya daripada kerajaan dengan syarat-syarat tertentu, seperti kes yang tersebut anak kakitangan awam yang memerlukan rawatan di Institut Jantung Negara (IJN) di Kuala Lumpur perlu mendapatkan pengesahan daripada Lembaga Perubatan, jika tidak dapat di tempatnya berkhidmat. Dengan ada pengesahan itu, pegawai tersebut layak menuntut elaun perjalanan dan elaun pelbagai yang melayakkannya dan menerima rawatan secara percuma atau ditanggung oleh kerajaan. Pegawai kerajaan boleh memohon cuti rehat, (tiada untuk guru); jika tiada lagi cuti rehat, pegawai kerajaan boleh memohon cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji atas sebab kesihatan ahli keluarganya dan tidak lebih 30 hari setahun. Tetapi pengambilan cuti separuh gaji atau cuti tanpa gaji akan menjejaskan prestasi pegawai sendiri dan akan dicatatkan dalam penyata perkhidmatan pegawai berkenaan.Jika anak pegawai kerajaan masih belajar di sekolah, anaknya boleh masuk wad kelas 2 secara percuma jika perlu dan kadar bayaran wad adalah sama untuk pegawai atau ahli keluarganya. MPK dan FM diperkenalkan demi meningkatkan produktiviti dan keberkesanan jabatan untuk mencapai objektif penubuhannya. Perbezaan antara MPK dan FM adalah MPK diwujudkan sebagai dokumen rujukan bagi jabatan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti untuk satu jabatan / pejabat, manakala FM ialah dokumen rujukan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti bagi individu, pegawai-pegawai atau satu jawatan untuk mencapai objektif meningkatkan produktiviti jabatan / pejabat, menerangkan fungsi utama, matlamat, penubuhan jabatan dan tugas dan tanggungjawab bagi pegawai, menggandungi rangkai kerja, aliran pengurusan, semakan dan borang yang berkaitan untuk menjalankan sesuatu aktiviti dan tugas. Akhir sekali, MPK dan FM diperkenali adalah untuk meningkatkan produktiviti jabatan, dan membantu pegawai yang baru dilantik lebih senang mengendalikan tugas mereka dalam masa yang lebih singkat.

LIM CHUN JIA 841015-04-5137 (KPLI BC (SK)) Refleksi Tugasan Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia (KISSM) Bil.1/2011 & Bil.2/2011 Bersyukurlah saya dapat menyempurnakan tugasan KISSM Penilaian Sepanjang Kursus ini. Sebenarnya saya tidak faham sepenuhnya maklumat-maklumat yang sedia ada dan yang saya kumpulkan daripada rakan-rakan saya. Oleh itu, saya terpaksa mengambil banyak masa untuk membacakan maklumat yang berkenaan dan memilih mana yang sesuai untuk soalan tugasan tersebut. Walaubagaimanapun, tugasan ini telah memberikan saya satu peluang dan motif untuk membaca dan cuba memahaminya sepanjang masa ini. Melalui tugasan ini, saya dapat menimba sedikit sebanyak infomasi tentang elaun-elaun dalam perkhidmatan bagi seorang kakitangan kerajaan, antaranya ialah elaun perjalanan, bayaran letak kereta dan tol untuk pegawai semasa menjalankan tugasan rasmi dalam dan di luar ibu pejabat, elaun harian untuk pegawai kerajaan yang menjalankan tugasan rasmi yang lebih daripada 8 jam dan kurang daripada 24 jam, elaun hotel, elaun makan dan pelbagai lagi. Saya juga mengetahui bahawa pegawai perlu mengisi borang-borang atau baucer tertentu untuk menuntut elaun-elaun berkenaan serta resit-resit untuk penuntutan. Justeru saya juga membaca dan memahamkan tentang cuti-cuti yang ada kepada kakitangan kerajaan dan perubatan yangpercuma kepada kakitangan kerajaan dan keluarga dengan syarat-syarat yang tertentu. Apabila menjawab soalan ini, saya rasa susah kerana maklumat-maklumat yang ada mungkin sukar difahami, jawapan agak luas dan terlalu banyak jawapan boleh dibe ri, contohnya bahagian A, soalan 1, saya kurang faham tuntutan elaun dalam perkhidmatan dan syarat-syaratnya. Oleh itu, saya bertanya beberapa orang guru yang saya kenal supaya mereka memberi sedikit penerangan tentang elaun-elaun dan merujuk maklumat-maklumat yang ada untuk mencari jawapan sendiri. Bagi bahagian B, soalan 1, MPK dan FM pula, saya menjawabnya agak senang, kerana saya boleh

faham daripada nota-nota dengan penjelasan yang perinci dan ringkas dan saya juga boleh memberi contoh-contoh dalam laman web jabatan-jabatan perkhidmatan dan memberi sedikit sebanyak maklumat yang berguna kepada saya. Saya berasa gembira dengan hasil kerja saya dan akan mengingati jasa-jasa baik yang mereka sudi membantu saya menyelesaikan tugasan ini. Kepuasan ini memang tidak dapat diperolehi melalui wang ringgit. Saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan sekali lagi TERIMA KASIH kepada mereka.

BIBLIOGRAFI
1. (PDF) Perintah Am Bab B, Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan

2. (PPT) Perintah Am Bab B, Elaun-Elaun Dalam Perkhidmatan dan Tuntutan 3. (PDF) Perintah Am Bab C, Cuti 4. (PDF) Perintah Am Bab F, Perubatan 5. (PPT) Perintah Am Bab C, D dan F 6. (PDF) Dasar-Dasar Kerajaan
7. (PDF) PKPA Bil 8/91 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail

Meja (FM)
8. Laman web Jabatan Pendidikan Negeri Johor :

http://www.moe.gov.my/jpnjohor/v5/spa.php?bhs=bm&id=003 9. Laman web Jabatan Pengangkutan Jalan Malaysia : http://portal.jpj.gov.my/index.php? option=com_content&view=article&id=34&Itemid=11&lang=ms 10. Bertanya Cikgu Lim Chun Fei, Cikgu Fang Way Ting, Cikgu Tan Siow Mei untuk memberi sedikit penerangan tentang Perintah Am.