Dokumen sum ber Dokumen sumber atau dikenali juga sebagai dokumen punca merupakan dokumen yang membuktikan

berlakunya sesuatu urus niaga dan merupakan asas dalam rekod perakaunan. Kawalan ke atas dokumen sumber penting untuk memastikan data perakaunan adalah boleh dipercayai dan tepat. Tujuan penyediaan dokumen sumber adalah sebagai langkah kawalan dalaman, bukti berlakunya urus niaga dan merupakan input kepada proses perekodan. Seperti yang anda telah pelajari dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan, terdapat berbagai jenis dokumen sumber dalam aktiviti perniagaan. Penjelasan mengenai dokumen sumber yang lazim digunakan telah diberikan dalam Modul Memahami Organisasi Perniagaan. Beberapa jenis dokumen yang kerap digunakan diberi di bawah ini. Invois Invois terdiri daripada 2 jenis iaitu invois jualan yang membuktikan berlakunya jualan kredit dan Invois belian yang membuktikan berlakunya belian kredit. Butiran dalam invois termasuklah: kuantiti, harga, ciri barang atau perkhidmatan, cara penghantaran perlaksanaan perkhidmatan dan syarat kredit. Nota debit Dokumen ini memaklumkan catatan debit yang telah dibuat pada sesuatu akaun misalnya, nota debit dari bank yang memaklumkan simpanan pelanggan dikurangkan kerana pembayaran tertentu seperti pembayaran balik hutang atau pembayaran perkhidmatan bank. Nota kredit Dokumen ini memaklumkan catatan kredit kepada sesuatu akaun misalnya nota kredit daripada pembekal kepada pembeli memaklumkan pembeli bahawa akaunnya telah berkurangan disebabkan oleh pemulangan barang atau pemberian diskaun. Resit Dokumen ini mengesahkan urus niaga tunai. Resit boleh dikeluarkan oleh perniagaan bagi tunai yang diterima dan resit juga boleh diterima oleh perniagaan jika perniagaan membuat bayaran. Bil tunai Dokumen ini juga boleh mengesahkan jualan secara tunai jika perniagaan yang mengeluarkan bil tunai.Sebaliknya, jika perniagaan menerima bil tunai, ini bermakna perniagaan telah membuat belian secara tunai. Baucer pembayaran Dokumen ini juga memberi maklumat mengenai urus niaga atau bank. Baucer pembayaran merupakan bukti bagi pembayaran yang telah dibuat sama ada secara tunai atau melalui cek. Dokumen ini mengandungi maklumat seperti jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, barangan yang dibeli, kuantiti, harga dan maklumat lain yang difikirkan perlu. Dokumen ini perlu disahkan sebelum pembayaran dibuat dengan tandatangan penerima. Nota serahan Dokumen yang dikeluarkan oleh pembekal diberikan kepada pembeli sebagai bukti penyerahan barang oleh pembekal. Nota serahan mengandungi keterangan tentang jenis barang yang dihantar dan kuantiti. Walau bagaimanapun, maklumat dalam dokumen ini tidak direkod ke dalam jurnal. Ciri-ciri Dokumen Sumber Dokumen punca perlu mempunyai ciri-ciri tertentu supaya dapat berfungsi dengan berkesan dan dapat memudahkan proses perekodan maklumat. Antara ciri-ciri ini ialah:

- Memudahkan diisi - Mengandungi maklumat urus niaga yang diperlukan - menentukan jumlah salinan yang diperlukan - Bentuk setiap kumpulan (atau salinan) sepatutnya berbeza mungkin berdasarkan warna atau saiz atau ciri lain.
y y y y
Analisis data Data dianalisis berdasarkan dokumen sumber untuk mengetahui: jenis urus niaga bilakah ia berlaku sama ada melibatkan catatan ke jurnal atau tidak jumlah nilai kewangan Dalam perniagaan seharian, anda perlu menganalisis maklumat daripada dokumen sumber supaya dapat ditukar ke dalam bentuk senarai urus niaga. Anda boleh merujuk kepada Menu Latihan untuk melihat contoh dokumen sumber dan senarai urus niaga.