TUGASAN INDIVIDU ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Borang Pemarkahan Tugasan Pendahuluan Tugasan : 2b (i) 3 :2b(ii) Tugasan : 3b (i)

5 8 :3b(ii) Bibliografi 10 14 1 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM TUGASAN 2b Sebagai seorang guru yang ditempatkan di sekolah diluar Bandar, anda perlu memahami, menghayati dan melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam. (i) (ii) Nyatakan empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan menghuraikan lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. -------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b En. Y baru sahaja ditukarkan ke Jabatan Pendaftaran Negara. Beliau diberi tanggungjawab untuk menguruskan sistem fail di jabatan berkenaan. Masalah utama yang dihadapi oleh Encik Y ialah pengesanan fail-fail dengan cepat. Terdapat juga beberapa fail yang telah hilang dan tidak dapat dikesan. (i)

Jelaskan punca berlakunya masalah berkenaan. ( ii ) Huraikan langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. 2 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 2 KOMPONEN II : NILAI DAN ETIKA PERKHIDMATAN AWAM Tugasan 2b ( i ) Empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan. Etika bermaksud tanggungjawab dan tingkah laku seseorang atau profesyen terhadap masyarakat atau pelanggan. Ia juga merupakan himpunan nilai dan norma serta piawai moral yang mendasari tingkahlaku individu, organisasi dan profesion. Etika kerja adalah prinsip-prinsip moral yang ditetapkan dalam sesebuah organisasi bagi mengawal tingkah laku pekerja organisasi tersebut. Ia juga bertujuan mengoptimumkan faedah atau manfaat bagi individu dan orang ramai dalam kehidupan bersama. Usaha sebegini juga bertujuan untuk melahirkan kesedaran di kalangan anggota Perkhidmatan Awam tentang betapa pentingnya pembaharuan dilakukan dari segi budaya kerja, cara operasi, sistem dan prosedur serta teknologi. Pada hakikatnya, kejayaan usaha ini bergantung kepada komitmen dan sokongan semua anggota Perkhidmatan Awam. Dengan ini, sebab mewujudkan Etika Perkhidmatan Awam ialah : 1. Untuk mewujudkan kakitangan awam yang dapat memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan, kerana permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang cemerlang. Keperluan dan permintaan orang ramai di atas perkhidmatan 3 yang berkesan mengakibatkan anggota-anggota Perkhidmatan Awam terpaksa menanggung beban kerja yang kian bertambah. 2. Diwujudkan kerana adanya tuduhan, rasa curiga dan syak wasangka tentang kemampuan perkhidmatan awam. Terdapat pelbagai aduan tentang kecekapan perkhidmatan awam sama ada dari segi mutu perkhidmatan, layanan yang diberikan kepada orang ramai mahupun sikap serta tingkah laku penjawat awam itu sendiri. Untuk itu, etika perkhidmatan awam diwujudkan supaya dapat mengurangkan segala teguran dan pandangan negatif masyarakat terhadap perkhidmatan awam seterusnya dapat mewujudkan anggota perkhidmatan awam yang

amanah, jujur dan bertanggungjawab. 3. Adalah menjadi matlamat dan azam kerajaan untuk meninggikan kecekapan, imej dan mutu perkhidmatan awam. Dengan adanya etika ini, tahap kualiti dalam pemberian perkhidmatan kepada masyarakat dapat dppertingkatkan. Untuk itu, pegawai perkhidmatan awam perlu berusaha untuk meningkatkan taraf dirinya. Ini dapat dilakukan dengan meningkatkan kemahiran menerusi latihan, pembacaan serta menghadiri seminar atau bengkel. 4. Di samping itu terdapat juga faktor-faktor luar yang mendorong kerajaan untuk mewujudkan etika ini. Antaranya ialah kemerosotan ekonomi, ancaman keselamatan di rantau ini dan berlakunya gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah, penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan 4 tugasan yang diamanahkan. Dalam petikan ucapan ketika melancarkan Panduan Perkhidmatan Cemerlang pada tahun 1979, Ketua Setiausaha Negara telah mengatakan bahawa Keputusan Kerajaan untuk mewujudkan satu etika bagi Perkhidmatan Awam pada asasnya bertujuan untuk menyerapkan kepada semua kakitangan Kerajaan semangat kerja dan dedikasi bagi menentukan supaya mutu prestasi Perkhidmatan Awam dapat ditngkatkan lagi Oleh yang demikian, dengan wujudnya etika perkhidmatan awam, diharapkan agar mutu perkhidmatan awam dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Anggota perkhidmatan awam juga perlu sentiasa berusaha bagi mencapai matlamat ini. ( ii ) Lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebua organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut. Amalan-amalan etika khidmat awam. 1. Anugerah penghargaan dalam bentuk pengesyoran untuk menerima pingat-pingat , sijil-sijil kepujian, cenderamata, pertimbangan untuk kursus-kursus dan lain-lain bagi mereka yang telah memberi perkhidmtan yang cemerlang. Selain itu, Anugerah penghargaan ini perlu dibuat setiap bulan dan tahun bagi merangsang untuk meningkatkan lagi prestasi kakitangan awam. 5 2. Kursus/ latihan yang sesuai diberikan kepada pegawai-pegawai yang sedang berkhidmat atau yang dilantik supaya menambahkan kecekapan kerja. Proses pembelajaran tidak terhad kepada zaman persekolahan, tetapi ia berterusan sehingga akhir hayat. Dalam era ICT, maklumat, data, fakta dan

pengetahuan menjadi lapok setiap masa. Manakala kemahiran pula perlu diperbaharui setiap masa untuk membolehkan pengendalian peralatan yang sentiasa berubah dan semakin canggih. Supaya tidak ketinggalan, setiap individu dalam organisasi perlu sedar mengenai keperluan berterusan untuk menambah ilmu dan membaiki kompetensi. Dengan itu, kita perlu sentiasa mengambil peluang yang sedia ada untuk terus meningkatkan pengetahuan dan kemahiran, terutamanya untuk menentukan kerja kita dilaksanakan dengan cekap dan sempurna. Di samping menjamin Perkhidmatan Awam terus relevan dan berada di hadapan. 3. Penubuhan Jawatankuasa Kelab Sukan, Kebajikan dan Sosial dan mengadakan aktiviti yang mengasah bakat dan mendapat penyertaan ahli. Penubuhan Jawatankuasa ini bertujuan untuk mengeratkan silaturrahim di kalangan kakitangan serta menjaga kebajikan. 4. Mengadakan majlis jamuan teh atau makan pada hari yang ditetapkan untuk memberi kesempatan kepada semua pegawai dan kakitangan 6 bergaul mesra antara satu sama lain dan menanamkan semangat kekitaan. 5. Menganjurkan majlis syarahan atau ceramah agama pada satu hari yang telah ditetapkan kakitangan yang dalam tiap-tiap minggu/ dua minggu/ bulan kepada beragama Islam. Dalam Islam, menimba ilmu pengetahuan adalah wajib bagi setiap lelaki dan perempuan RUMUSAN Amalan-amalan untuk Perkhidmatan cemerlang yang perlu diwujudkan harus bergantung bukan kepada aktiviti di atas tetapi juga kepada tiga faktor lain iaitu penguatkuasaan undang-undang dan peraturan, pengwujudan institusi pelaksanaan tertentu dan pemilihan nilai dan budi yang baik oleh setiap kakitangan kerajaan. Etika Perkhidmatan Awam lahir daripada kesedaran bahawa profesionalisme Perkhidmatan Awam perlu dipertingkatkan ke tahap yang lebih tinggi dan kakitangannya hendaklah bekerja dengan penuh dedikasi dan bertangungjawab. Ini adalah amat penting kerana Perkhidmatan Awam sedang memikul beban untuk melaksanakan pembangunan yang pesat di dalam konteks sebuah negara yang sedang membangun dan maju seperti di negara ini. Konsep meninggikan Prestasi Perkhidmatan Awam yang diharapkan akan memnberi kesan lansung dan nyata kepada rakyat berikutan dengan pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam. Ini adalah selaras dengan hasrat kerajaan yang berjiwa rakyat untuk melayan dan menunaikan semua permintaan dari aspirasi rakyat di negara ini. 7 --------------------------------------------------------------------------------------------TUGASAN 3 KOMPONEN II : ARAHAN PERKHIDMATAN DAN KESELAMATAN TUGASAN 3b (i)

Punca berlakunya masalah berkenaan. Masalah seperti di atas berlaku disebabkan tiadanya pengalaman dalam diri individu yang terlibat. Bagi pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sesuatu sistem fail, adalah amat penting baginya mengetahui cara-cara mengendalikan sistem fail. Selain itu, kurangnya pengetahuan tentang teknik penyimpanan fail dan rekod pentadbiran yang baik juga merupakan faktor yang menyumbang kepada berlakunya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai tersebut tidak tahu apakah sistem penyimpanan rekod yang perlu dilaksanakannya. Selain itu, beliau juga tidak tahu peralatan apakah yang perlu dibeli oleh personel yang dikehendaki bagi menyelenggarakan sistem fail tersebut. Selanjutnya, tiada dokumentasi tentang sistem fail yang telah digunakan juga menyebabkan timbulnya masalah ini. Hal ini terjadi kerana pegawai itu tidak mempunyai sebarang rujukan baginya untuk menyelenggarakan sistem fail tersebut dan akhirnya membiarkan masalah ini menjadi semakin meruncing. Dari hal inilah yang menyebabkan berlakunya failfail yang hilang dan tidak dapat dikesan. 8 Selain itu, tiadanya sistem pengkelasan fail yang bersistematik dan baik juga menyebabkan berlakunya masalah ini. Apabila fail-fail tidak diletakkan atau dikelasifikasikan, maka ianya menyebabkan fail-fail tersebut dicampur-adukkan dan berlakunya kesesakan fail. Kesesakan fail ini menyebabkan fail-fail yang diperlukan susah untuk diperolehi dan membawa masalah besar sekiranya berlaku sebarang kecemasan. Kesemua faktor-faktor yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa pegawai yang berkenaan menguruskan sistem fail tersebut kurang berpengetahuan dalam pengurusan fail. Tetapi tidak kurang juga berlakunya masalah di atas disebabkan oleh tabiat buruk pegawai itu sendiri. Hal ini dapat dilihat di kalangan pegawai yang tidak bertanggungjawab melaksanakan tugas mereka. Tugas yang diberikan dibiarkan begitu sahaja atau dengan kata lainnya melakukan dengan tidak bersungguh-sungguh. Bak kata pepatah seperti melepaskan batok di tangga . Dengan adanya pegawai yang seperti inilah yang menyebabkan kesusahan kepada orang-orang yang terlibat. Individu-individu ini dikatakan lebih mementingkan diri sendiri tanpa memikirkan hal orang lain. 9 ( ii ) Langkah-langkah yang boleh diambil oleh Encik Y untuk mengatasi masalah di atas. Bagi mengatasi masalah ini, langkah-langkah yang dapat dilakukan oleh En. Y adalah dengan melaporkan masalah ini dengan Bahagian Penyelarasan Pelaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran, Jabatan Perdana Menteri yang mempunyai pakar-pakar yang akan dapat menasihatkan tentang sistem terbaik di dalam pengelasan fail. Hal ini amat penting supaya penyiasatan terhadap failfail yang hilang serta kelemahan dalam sistem fail tersebut dapat di atasi. Seterusnya En. Y perlu membuka sampul kecil berkenaan fail-

fail yang telah hilang. Ini amat penting untuk semakan maklumat dan penyimpanan maklumat baru berkenaan fail tersebut. Selain itu, sampul kecil ini juga perlu dibuka sekiranya terdapat sebarang tambahan atau perubahan maklumat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang telah hilang itu. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan adalah dengan merombak semula sistem fail sedia ada kepada sistem fail yang lebih bersistematik iaitu yang dikenali sebagai sistem pengelasan fail. Sistem pengelasan fail ini merangkumi fail-fail yang disusun mengikut abjad, nombor, dan abjad dan nombor. Fail-fail yang disusun mengikut abjad ialah di mana perkataan kunci atau key word daripada judul digunakan. Fail-fail disediakan mengikut kod-kod yang sesuai untuk butir-butir tertentu yang boleh dianggap sebagai satu perkara yang 10 berkenaan atau berhubungan. Sebagai misalannya, perkara-perkara yang berhubungan dengan kewangan bolehlah dimasukkan di bawah huruf kod K umpamanya. Manakala fail-fail yang disusun mengikut nombor pula apabila tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. Tiap-tiap fail hendaklah diberi nombor yang berturutan selepas huruf kod yang berkenaan. Nombor-nombor yang memasuki angka tahun sesuatu fail itu dibuka adalah tidak perlu sekiranya ia menggalakkan pembukaan kulit fail yang baru pada tiap-tiap tahun. Selanjutnya, fail-fail yang disusun mengikut abjad dan nombor pula ialah di mana satu nombor diberi kepada satu judul fail. Fail disusun mengikut nombor siri tersebut. Perkataan kunci atau key word dari judul tersebut akan diindeks dan mengikut abjad di dalam indeks abjad tersebut. Fail-fail yang telah dibuka atau akan dibuka hendaklah diberi tajuk ringkas yang sesuai yang dapat membayangkan isi kandungannya. Biasanya satusatu fail itu hendaklah dikhaskan bagi sesuatu perkara sahaja. En. Y hendaklah memikirkan tajuk yang sesuai supaya surat-surat yang diterima atau dikeluarkan yang mempunyai tujuan yang sama dapat dimasukkan ke dalam satu fail. Beliau juga perlu mengawasi supaya fail-fail baru tidak dibuka tanpa pengetahuannya atau tanpa siasatan terlebih dahulu dengan bahagian pendaftaran fail-fail dalam jabatan yang berkenaan. Perkara yang mustahak diawasi ialah satu-satu tajuk itu tidak patut mempunyai dua tiga kali induk yang dibuka untuknya. 11 Di samping itu, En. Y juga perlu membangunkan sistem fail mengikut keperluan terhadap sistem fail yang baik. Antara faktor-faktor yang dititikberatkan ialah kepadatan, asesibiliti, ekonomi, keanjalan, lokasi, rujukan silang serta retention dan kelasifikasi. Kepadatan di sini, bermaksud menggunakan ruang yang minima. Sistem fail yang baik dikatakan mempunyai kepadatan yang tinggi dengan ruang yang minima serta mematuhi asesibiliti. Asesibiliti di sini bermakna fail-fail yang disusun atau disimpan mudah untuk dirujuk. Manakala dari segi ekonomi pula, En. Y perlu memastikan bahawa sistem fail yang baru dibangunkan ini menggunakan kos yang minima supaya tidak berlaku sebarang pembaziran. Selain itu, keanjalan sistem fail ini juga perlu difikirkan supaya fail-fail diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa berlengah. Hal ini amat penting sekiranya berlaku sebarang kecemasan, fail-fail yang dikehendaki dapat diperolehi dengan cepat tanpa sebarang masalah. Perkara ini dapat dimudahkan lagi dengan adanya rujukan silang. Rujukan silang ialah kemudahan dalam mengesan lainlain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat dicari di bawah berbagai tajuk. Selain itu, sekiranya

terdapat fail-fail yang tidak lagi aktif, En. Y perlu menyediakan satu ruang yang disebut retention di mana fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan. Langkah ini perlu dilakukan supaya penindanan dan kesesakan fail dapat dielakkan. Manakala kelasifikasi di sini telah dibincangkan pada permulaan perbincangan di mana failfail dikelaskan mengikut sistem pengkelasan fail iaitu mengikut abjad, nombor, dan abjad dan nombor. 12 Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa failfail tertentu diberi pengelasan keselamatan sama ada di peringkat terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar. Fail-fail yang diberi pengelasan keselamatan hendaklah mempunyai pendaftaran yang berasingan dari fail-fail terbuka. Adalah juga mustahak bahawa fail-fail berpengelasan keselamatan disimpan di dalam bilik tertutup di mana kakitangan yang tiada bertugas di situ adalah dilarang masuk. Sekiranya menghadapi masalah En. Y hendaklah berhubung dengan Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri. Selain itu, fail-fail juga perlu memakai kulit fail yang sesuai. Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail yang telah direka oleh Arkib Negara yang mempunyai ruangan tentang tarikh dibuka sesuatu fail dan juga ruangan tarikh yang patut ia ditutup dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan. Penggunaan kulit-kulit fail seperti ini akan menyenangkan jabatanjabatan mematuhi peraturan dalam Arkib Negara,1966 tentang pemindahan rekod-rekod kerajaan dari jabatan-jabatan ke Arkib Negara atau tentang pemusnahan rekod-rekod itu. Rumusan Tindakan mematuhi etika mengendali fail berterusan dalam usaha menjaga sistem fail agar dalam keadaan baik dan senang didapati ketika diperlukan amatlah diharapkan. Pegawai yang ditugaskan menjaga dan menyusun fail-fail berkenaan perlulah sentiasa peka pada bahan-bahan yang patut dimasukkan kedalam fail tertentu. 13 BIBLIOGRAFI Norma Abdul Aziz, 2005, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia, Kumpulan Budiman Sdn. Bhd., Kuala Lumpur. Modul Kursus Induk Sistem Saraan Malaysia, Nota Komprehensif. Pusat Pengurusan Latihan, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia, 2005, Jabatan Pelajaran Selangor, Selangor. Abd Rahman bin Daub (1999) Teknologi Maklumat, Konsep, Peranan dan Perkembangan, Edu System Sdn. Bhd Abu Bakar Nordin dan Ikhsan Othman,(2003) Falsafah Pendidikan Dan Kurikulum, Tanjong Malim,Quantum Books Amir Hasan Dawi (2002) Penteorian Sosiologi Dan Pendidikan, Edisi Kedua, Tanjong Malim, Quantum Books http://www. jpa. gov. my/ daftar/ g1. Htm http://www.eghrmis.gov.my/wp_content2/polisihr/ perintah/BabF/babF.htmhttp://www.pmo.gov.my/RancanganWeb/Rancangan.nsf/7f c 13608929e8 88e482567320025c989/ea85f1555e5e7aca482567 4c0002838 d?OpenDocument 14