P. 1
Pelatihan Dasar Ms. Access 2007

Pelatihan Dasar Ms. Access 2007

|Views: 501|Likes:
Published by Lisa Aprilia

More info:

Published by: Lisa Aprilia on Jun 25, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/19/2013

pdf

text

original

Microsoft Access 2007

Perkenalan MS Access 2007
MicrosoIt Access adalah paket soItware database. Database adalah suatu kumpulan data yang
terorganisir. Buku telpon dan alamat adalah suatu contoh database yang tersimpan dalam kertas
manual. Dengan Access Anda dapat menciptakan database terkomputerisasi. Sebagai contoh, Anda
dapat menggunakan Access untuk mengorganisir daItar hadir siswa, kursus yang mereka ikuti, dan
siapa saia pengaiar mereka.
Membuat Database
Jalankan MicrosoIt Access 2007 dengan mengklik menu pada Menu Start --~ MicrosoIt OIIice --~
MicrosoIt Access 2007, kemudian ialankan langkah-langkah sesuai gambar berikut:



bjek-bjek Microsoft access
Untuk menampilkan obiek-obiek Access secara lengkap, ikuti gambar berikut:

Saat pertama kali kita membuat database Access latihan.mdb, tentu saia obiek-obiek pada panel
navigasi masih kosong, karena kita memang belum membuatnya. Jika kita telah membuatnya, obiek-
obiek pada Access dapat kita ketahui dengan melihat iconnya:
tabel, query, Iorm, report, macro, dan untuk module

Obiek-Obiek Pada MicrosoIt Access 2007
Tabel
Pada Access, data disimpan dalam tabel-tabel. Tabel adalah kumpulan
kolom dan baris, dimana setiap kolom adalah reIerensi dari suatu field.
Masing-masing nilai pada field merepresentasikan suatu nilai yang sama
tipe datanya. Setiap baris pada tabel meruiuk pada suatu record.
Query
Anda menggunakan Query untuk mendapatkan sekumpulan data dari suatu
database dengan kriteria tertentu.
Form
Form memungkinkan bagi kita untuk memilih/membuat Iormat tampilan
dari field. Kita dapat menggunakan Iorm untuk memasukkan, mengedit,
dan menampilkan data.
Reports
Dengan report kita dapat menampilkan data yang memungkinkan untuk
dicetak. Kita akan sering menggunakan report untuk menganalisa data atau
membuat laporan
Macros
Macros memungkinkan bagi kita untuk mengotomatisasi aksi. Kita
menggunakan macro untuk menambah Iungsionalitas Iorm, report, atau
kontrol
Modules
Module seperti halnya macro, bagi kita untuk mengotomatisasi aksi dan
menambah Iungsionalitas Iorm, report, atau kontrol. Macro dibuat dengan
memilih dari suatu daItar aksi macro, sedangkan modules dibuat dengan
menggunakan Jisual Basic for Application.


Mengenal Tabel ACCESS
Tabel adalah inti database Access. Access menyimpan data dalam tabel-tabel. Lalu apakah tabel itu?
Tabel terdiri atas kumpulan kolom dan baris. Setiap kolom dinamakan sebagai field. Dalam suatu
tabel, setiap Iield harus diberinama yang berbeda antara satu dengan lainnya. Nilai-nilai yang
tersimpan dalam suatu Iield haruslah dalam satu kategori tipe data. Sebagai contoh, tabel dapat terdiri
atas tiga Iield: Nama, TglLahir, dan telepon. Dengan demikian tabel tersebut dikatakan mempunyai
tiga kolom: satu kolom untuk nama, satu untuk TglLahir, dan satu untuk telepon. Baris-baris data
dalam suatu tabel dinamakan record.
ama Tabel


Seluruh data dalam suatu tabel, seyogyanya meruiuk pada satu tipe obiek yang sama. Sebagai contoh,
seluruh data dalam tabel Dosen seharusnya meruiuk pada data dosen-dosen saia, seluruh data dalam
tabel Mahasiswa seharusnya meruiuk pada data mahasiswa saia, dan seluruh data dalam tabel Buku
seharusnya meruiuk pada data seputar inIormasi mengenai buku.




Membuat Tabel ACCESS
Untuk membuat sebuah tabel (sebagai contoh tabel mahasiswa), ikuti langkah sesuai gambar berikut:

maka tampilan Access 2007 meniadi seperti berikut:


berikut ini keterangan lebih laniut mengenai gambar di atas,

Saat kita membuat tabel, secara otomatis Access akan membuatkan suatu Iield kunci dengan nama
deIault ID. Field Kunci (Primary Key) sangat berguna dalam database. Field kunci yang baik adalah
yang tersembunyi dari pengguna (tidak dapat dirubah). Anda akan lebih memahami Iungsi Iield kunci
tabel ketika membahas masalah relationship atau hubungan antar tabel.
Mengenal Tipe Data access
Dalam Access kita menentukan ienis tipe data dari Iield, untuk menentukan ienis data apa saia yang
boleh dimasukkan dalam Iield bersangkutan.
TIPE DATA
Tipe Data Kegunaan Contoh Penggunaan
Text Digunakan untuk menyimpan data
alphanumerik. Digunakan untuk
menyimpan data teks atau angka
yang tidak digunakan untuk operasi
matematika.
Nama, Alamat, Telepon
Memo Long Text. Digunakan untuk
menyimpan teks paniang, seperti
catatan atau deskripsi
Ringkasan Tulisan, Sekilas Pandang
Buku
Number Untuk menyimpan data numerik.
Digunakan untuk menyimpan
angka yang digunakan untuk
perhitungan matematika.
Umur, Paniang, Berat, Jumlah.
Untuk data keuangan gunakan tipe
data Currency
Autonumber Berupa angka bulat (bukan
pecahan). Biasa digunakan untuk
Iield kunci (Primary Key) tabel.
Field yang bertipe autonumber akan
terisi otomatis secara berurut dan
unik.


Date / Time Untuk menyimpan tanggal Tgl Lahir, Tgl Masuk
Currency Untuk menyimpan data keuangan Saldo, Harga Pembelian, Harga
Peniualan
Yes/No Untuk menyimpan data logic.
Digunakan untuk menyimpan data
Yes atau No saia
Beasiswa/ Non Beasiswa ,
Pegawai/Non Pegawai
Hyperlink Digunakan untuk menyimpan
alamat web

OLE Obiect Digunakan untuk menambahkan
OLE Obiect seperti dokumen word,
excel, power point, gambar, suara


Kita akan mempraktekkan pengetahuan yang barusan kita dapat pada tabel mahasiswa yang telah kita
buat. Misalkan data mahasiswa yang hendak kita simpan adalah nama mahasiswa, tanggal lahir, status
aktiI (aktiI berarti mahasiswa kuliah seperti biasa, non aktiI berarti mahasiswa sedang cuti, keluar, atau
sudah lulus), dan spp yang harus dibayar tiap bulan.
Kita akan membuat Iield dengan nama :
1. id¸mhs, bertipe Autonumber, kita gunakan sebagai Iield kunci, pembahasan tentang Iield kunci
akan kita bicarakan pada bagian selaniutnya
2. nama¸mhs, bertipe %ext, digunakan untuk menyimpan data nama mahasiswa yang berupa tulisan
3. tgl¸lahir, bertipe ate / %ime, digunakan untuk menyimpan data tanggal lahir mahasiswa berupa
penanggalan
4. status¸aktif, bertipe es/No, digunakan untuk menyimpan data status mahasiswa, apakah
mahasiswa tersebut aktiI atau tidak
5. spp, bertipe urrencv, digunakan untuk menyimpan data berupa iumlah uang yang harus
dibayarkan oleh mahasiswa setiap bulan

Walaupun penamaan Iield relatiI bebas dan dapat mengandung spasi, namun berdasarkan pengalaman
penulis, nama Iield hendaknya menggambarkan data yang tersimpan namun sependek mungkin dan
tidak mengandung spasi. Hal ini akan memudahkan kita ketika berinteraksi dengan Query (akan
dibahas kemudian). Untuk lebih ielasnya ikuti langkah-langkah berikut:





Buka Iile latihan.mdb iika Anda telah menutupnya,






Tambahkan Iield nama¸mhs dengan langkah berikut:


dengan langkah yang sama sebagaimana di atas, tambahkan sisa Iield yang belum dibuat sehingga
tampilan tabel mahasiswa meniadi sebagaimana berikut:


Menentukan Field Kunci
Field Kunci pada tabel atau biasa disebut !rimarv Kev, adalah suatu Iield yang berIungsi sebagai
identitas dari tiap record pada tabel. Dengan demikian, Iield kunci harus bersiIat unik (tidak boleh ada
2 record atau lebih mempunyai nilai yang sama). Biasanya Iield kunci bertipe integer (angka bilangan
bulat) namun iika dirasa perlu, kita bisa membuat Iield kunci bertipe string(teks), hanya saia dari sisi
optimasi, tipe integer lebih disarankan.
Anda bisa secara manual mengisikan sendiri Iield kunci ini, sepaniang Anda yakin dari sekian banyak
record (dalam database yang serius iumlah record bisa mencapai iutaan) nilai yang hendak Anda
masukkan masih belum terpakai. Disarankan menggunakan tipe Autonumber yang secara otomatis
mengisikan nilai yang diiamin unik begitu Anda mengisikan record baru pada tabel.
Beberapa kebiiakan IT menetapkan pilihan untuk mengisikan Iield kunci secara manual (manual disini
bermakna diisi langsung oleh manusia, atau dengan program eksternal yang tidak memanIaatkan
otomatisasi dari database) dalam sistem databasenya, misalkan Iield kunci berdasarkan nomor KTP,
SIM, NIP atau NIM, yang memang bisa dipastikan unik. Namun selama Iield kunci tersebut masih
berupa 'sesuatu yang mungkin diubah¨ dikarenakan masih meniadi sumber inIormasi bagi user,
menurut hemat penulis, hal tersebut bukanlah rancangan database yang baik.
Jika dalam suatu kasus, diketahui beberapa tahun kemudian, bahwa PNS dengan nama Bapak 'A¨
menurut data manual yang valid seharusnya mempunyai NIP 'xxx¨, namun karena kesalahan
penginputan data tertulis 'yyy¨, sedangkan sistem database yang digunakan, meniadikan NIP sebagai
Iield kunci yang menghubungkan seluruh inIormasi mengenai Bapak 'A¨. Maka kasus tersebut adalah
peristiwa 'yang sangat buruk¨ dalam dunia database. Langkah-langkah antisipasi mungkin telah
dipikirkan, namun seiauh pengalaman penulis, sumber daya yang dihabiskan akan selalu lebih mahal
iika dibandingkan dengan penggunaan Iield kunci otomatis database dan atau tersembunyi dari user.
Secara ringkas, menurut hemat penulis, Iield kunci atau primarv kev hendaknya:
1. Bertipe integer (bilangan bulat)
2. Tersembunyi dari user atau bukan merupakan inIormasi yang penting bagi user hanya berguna
untuk relasi antar tabel saia.













ekerja Dengan Tabel ACCESS
Setelah kita membuat tabel Access,kita dapat memodiIikasi, memasukkan data secara manual, atau
mengimport data dari sumber lain, misalkan dari Iile Excel.
Memasukkan Data
Untuk memasukkan data pada Iield Autonumber, cukup dilakukan dengan menekan tombol Tab.
Ketika Anda memasukkan data pada Iield yang lain maka secara otomatis Access mengisikan nilai
pada Iield Autonumber tersebut.
Untuk memasukkan data pada Iield Yes/No (Boolean), berikan tanda cek dengan mengklik pada Iield
tersebut sebagai tanda nilai es, hilangkan tanda cek sebagai tanda nilai No.
Sebagai latihan, masukkan data pada tabel mahasiswa sehingga tampilan Access meniadi seperti
berikut:

untuk memasukkan melalui excel, dapat dilakukan dengan cara :

Sebelum memasukkan data dari excel, pastikan bahwa nama kolom pada sheet yang menyimpan data
dimaksud, sesuai dengan nama Iield pada tabel access yang dituiu.






data mahasiswa akan bertambah sebagaimana tampilan berikut :



Memodifikasi Tabel ACCESS
Setelah membuat tabel, kita dapat memodiIikasinya bila diperlukan. Kita dapat menghapus,
menyisipkan, atau memindah kolom/Iield
Menghapus Kolom/field
Penghapusan akan menghapus kolom / Iield dan data sekaligus secara permanen. Kita tidak dapat
mengembalikan kembali kolom/Iield yang telah terhapus. Untuk menghapus kolom lakukan langkah-
langkah sebagaimana gambar berikut:

Menyisipkan Kolom/ field
Misalkan kita hendak menambahkan Iield/kolom menikah bertipe es/No, yang meniadi indikasi
apakah mahasiswa bersangkutan telah menikah atau belum. Maka langkah-langkah yang kita lakukan
adalah sebagaimana berikut:


kemudian anda mulai dapat mengisikan data pada kolom/Iield menikah sebagaimana pada
kolom/Iield status¸aktif. Pada tabel saya, data telah saya ubah meniadi seperti berikut:


Mengurutkan DATA DALAM Tabel ACCESS
Anda dapat mengurutkan data sehingga Access akan menampilkan data dalam urutan yang Anda
inginkan. Anda dapat mengurutkan data secara alphabetis untuk data yang bertipe teks secara
Ascending (dari A-Z) atau escending (dari Z-A), dari nilai terkecil ke terbesar dan sebaliknya untuk
data bertipe number, dan dari waktu terdahulu ke yang paling baru untuk data bertipe Date/Time.
Sebagai contoh, misalkan Anda hendak mengurutkan data dari mahasiswa yang paling tua tanggal ke
yang paling muda, maka langkah-langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut:

untuk meniadikan data kembali seperti semula, lakukan langkah berikut:

Menyaring DATA DALAM Tabel ACCESS
Anda dapat menyaring (filter) tabel sehingga hanya menampilkan data yang dikehendaki. Sebagai
contoh, misalkan Anda hendak menampilkan mahasiswa yang masih aktiI saia. Maka langkah yang
Anda lakukan adalah sebagai berikut:



Membuat Form ACCESS
Form Access berIungsi sebagaimana kertas Iormulir: Kita dapat menambahkan, mengedit, dan
meniadikan sebagai sumber inIormasi. Form meruiuk pada data yang tersimpan dalam Iorm. Dengan
menggunakan Iorm, Anda dapat memilih Iormat, susunan, dan Iield mana saia yang ditampilkan.
Membuat Form secara sederhana dapat dilakukan sesuai langkah-langkah berikut:


Karena inIormasi idmhs tidak berguna bagi user, dan nama-nama isian kotak teks kurang inIormatiI
bagi user, maka kita bisa mengeditnya meniadi sebagaimana berikut:

Kini Anda dapat memasukkan, mengedit, atau menghapus data pada database dengan tanpa melalui
akses langsung ke tabel database, yang dalam contoh kita kali ini adalah tabel mahasiswa.
Keunggulan akses data melalui Iorm diantaranya:
1. Anda dapat membatasi user untuk hanya memanipulasi Iield-Iield yang Anda iiinkan
saia.
2. Meminimalisir kesalahan input data akibat human error. Karena dengan cara bagaimana data
dalam tabel itu bisa diakses telah Anda tentukan.
3. Memudahkan user untuk dapat menangkap maksud data apa saia yang mesti dimasukkan
4. Anda dapat lebih leluasa menyisipkan kode pemrograman ;isual basic for application untuk
menerapkan implementasi yang sama sekali berbeda dengan yang tampak dipermukaan,
sehingga Iorm tidak secara langsung merepresentasikan suatu tabel seperti halnya Iorm dasar
yang telah kita buat tadi.

Membuat Query ACCESS
Query adalah Iasilitas untuk mengakses data dengan cara yang memungkin bagi kita untuk
menampilkan data-data dari database dalam bentuk olahan dan atau memanipulasi data dengan alur
tertentu.
Pada asalnya query diialankan dengan mengetikkan perintah dalam bahasa komputer yang disebut
dengan SQL ($tructure Querv Language). Namun Access telah menyediakan Iasilitas antar muka yang
memungkinkan bagi kita untuk membuat perintah SQL secara visual, tanpa mengetikkan baris kode
secara langsung.
Namun pada pelatihan kali ini, kita akan belaiar langsung menggunakan bahasa SQL yang menurut
hemat penulis dapat memberikan pemahaman yang lebih baik, dan pada kenyataannya, tidak semua
perintah SQL dapat diakomodasi secara visual (tanpa mengetikkan perintah SQL secara langsung).
Secara umum perintah sql terdiri atas:
1. Perintah menampilkan data, bagan umum perintah dasar menampilkan data adalah sebagai
berikut:
SELECT Iield yang hendak ditampilkan|
FRM nama tabel yang diakses|

Contoh:
SELECT namamhs, tgllahir
FRM mahasiswa
2. Perintah manipulasi data, terdiri atas tiga ienis: penambahan, update, dan penghapusan data.
Perintah penambahan data mempunyai Iormat sebagai berikut:
ISERT IT nama tabel|Iield yang dituiu|
VALUES nilai yang hendak dimasukkan sesuai posisi Iield|
Contoh:
ISERT IT mahasiswa(namamhs, tgllahir)
VALUES('test', '30/12/1990')

Perintah update data mempunyai Iormat sebagai berikut:

UPDATE nama tabel|
SET nama Iield| ÷ nilai|
WHERE kondisi|

Contoh:
UPDATE mahasiswa
SET namamhs ÷ 'noval'
WHERE idmhs ÷ 10

Perintah hapus data mempunyai Iormat sebagai berikut:

DELETE FRM nama tabel|
WHERE kriteria|

Contoh:
DELETE FRM mahasiswa
WHERE namamhs ÷ 'noval'
3. Perintah manipulasi struktur database (ata efinition). Digunakan untuk menambah tabel,
menghapus tabel, menghapus database, dan perintah lain yang tidak berhubungan dengan data.
Misalkan perintah membuat tabel sebagai berikut:
CREATE TALE test (
idtest integer,
nmtest text
)
Untuk membuat Query, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:





Membuat Report ACCESS
#eport atau laporan berIungsi untuk merangkum dan mengolah data sehingga meniadi laporan yang
siap cetak atau dipublikasikan ke internet. Kita dapat memasukkan rangkuman data berupa iumlah,
total, atau persentasi dalam rincian report. Untuk membuat report dapat dilakukan sebagaimana
langkah berikut:



sehingga meniadi sebagai berikut:

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->