KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Urusetia mesyuarat mempunyai fungsi dan tanggungjawab yang amat penting sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Terangkan fungsi dan tanggungjawab urusetia mesyuarat sebelum mesyuarat dengan merujuk kepada PKPA Bil. 2/1991.

MAKLUMAT PERIBADI

NAMA : YU KOK HUI NO. KAD PENGENALAN : 851219 03 5423 TEMPAT BERTUGAS : SMK SKUDAI TEMPAT BERKURSUS : HOTEL TROPICAL INN, JOHOR BAHRU KUMPULAN INDUKSI : 10 TARIKH BERKURSUS : 28 30 JUN 2011

Dari

asa

semasa, Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk

melaksanakan tanggungjawab tertentu dengan lebih cekap dan berkesan. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan, memperolehi nasihat dari pihak pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi Kerajaan yang terlibat

bersepadu dan harmoni, dan menyelesaikan masalah -masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa. awatankuasa-jawatankuasa semasa. mengadakan mesyuarat dari semasa ke

esyuarat bermaksud satu perbincangan formal atau rasmi di antara tiga

individu atau lebih untuk mencapai objektif dan persetujuan bersama melalui komunikasi bersama. esyuarat adalah berbeza mengikut keahlian, organisasi dan

objektifnya. Antara jenis mesyuarat yang biasa kita temui ialah mesyuarat agong tahunan, mesyuarat pagi, mesyuarat luar biasa, mesyuarat jawatankuasa dan taklimat. esyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. Agenda

dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan tel iti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. esyuarat yang dirancang dan diuruskan

dengan baik akan menggalakkan ahli -ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. ntuk memastikan mesyuarat dirancang dan diuruskan dengan baik dan berkesan, maka urusetia mesyuarat diwujudkan. rusetia mesyuarat merupakan

sebuah urusetia yang dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. rusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan

mengatur mesyuarat, menghant ar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit

1

mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga ber tanggungjawab mewujudkan satu si stem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. Sebenarnya, urusetia mesyuarat menjalankan tanggungjawab mereka dengan merujuk sepenuhnya kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. / . PKPA Bil. / adalah berkenaan dengan panduan anggungjawab urusetia boleh

pengurusan mesyuarat dan jawatankuasa kerajaan.

dibahagikan kepada tiga peringkat utama, iaitu tindakan-tindakan pra mesyuarat , tindakan-tindakan semasa mesyuarat dan tindakan -tindakan selepas mesyuarat. Di sini, kita akan menyelami segala tindakan-tindakan yang perlu

dilaksanakan oleh uruset ia mesyuarat sebelum mesyuarat yang dirancang itu dilangsungkan. erdapat lapan tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilaksanakan

oleh urusetia mesyuarat. indakan pertama ialah membentuk dan menyusun agenda, menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi mesyuarat. Agenda bermaksud perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. Secara

rasionalnya, agenda perlu dibentuk dan disusun supaya tiada perkara -perkara mustahak yang tertinggal semasa mesyuarat, juga untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur dan untuk memaklumkan kepada ahli -ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan semasa mesyuarat. rusetia

hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Antara perkara-perkara utama yang disusun dalam agenda ialah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lalu, perkara-perkara berbangkit, senarai perkara-perkara baru yang hendak

dibincangkan, pembentangan kertas -kertas kerja (jika ada), hal-hal lain dan penutup mesyuarat. Bagi setiap perkara yang disertakan dalam agenda, pengerusi dan urusetia akan menentukan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda itu. Seterusnya, urusetia bertanggungjawab untuk membuat tempahan bilik mesyuarat. empahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Semasa

membuat tempahan bilik mesyuarat, urusetia perlu memberi maklumat -maklumat yang dikehendaki kepada pengawai yang bertanggungjawab menerima tempahan. aklumat-maklumat tersebut termasuk nama jawatankuasa, nama pengerusi jawatankuasa, nama setiausaha jawatankuasa, tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat, bilangan anggota yang akan menghadiri mes yuarat, peralatanperalatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat dan juga jenis minuman ringan yang diperlukan. Selain itu, urusetia mesyuarat juga bertanggungjawab menentukan kertas kerja Kementerian / abatan / Agensi disediakan untuk perbincangan ke rtas kerja yang disediakan Kementerian / abatan / Agensi untuk pembentangan pada hari sebelum mesyuarat. abatan / Agensi yang

mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang -kurangnya rusetia juga dikehendaki memberitahu Kementerian /

dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi muka surat (tidak termasuk lampiran).

indakan seterusnya, urusetia akan menghantar surat jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Kandungan surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat -maklumat asas seperti nama

jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat,

agenda mesyuarat, nama pengerusi dan jenis pakaian.

rusetia perlu menentukan

supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya mesyuarat itu diadakan. hari sebelum sesuatu

empoh ini merupakan norma masa yang baik bagi rusetia hendaklah menyatakan sama ada

penghantaran surat jemputan mesyuarat.

ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. Selepas itu, urusetia mesyuarat akan memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat dan memastikan juga kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat yang diperlukan telah disediakan. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan seperti menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas, tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama pengerusi dan ahli -ahli mesyuarat yang akan hadir, alat pembesar suara disediakan dan berfungsi, alat-alat tulis disediakan di atas meja, overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu dan menentukan semula tempahan minuman ringan yang telah dibuat. rusetia

hendaklah menentukan perkara -perkara tersebut di atas disediakan sekurangkurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. indakan lain yang perlu dilaksanakan oleh urusetia mesyuarat ialah menentukan kehadiran ahli-ahli mesyuarat. Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli -ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ni hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya hari sebelum mesyuarat diadakan.

Urusetia mesyuarat juga melakukan perbincangan pra -mesyuarat. Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan -tindakan yang perlu untuk selesaikan masalah yang timbul. perbincangan ini ialah orma kerja yang baik untuk mengadakan

hari sebelum sesua tu mesyuarat diadakan.

Akhir sekali, urusetia mesyuarat bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat. Antara etiket mesyuarat yang perlu diketahui dan dipatuhi oleh ahli -ahli mesyuarat ialah cara -cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, menghadiri mesyuarat tepat pada masanya dan memberitahu pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat. Kesimpulannya, panduan pengurusan mesyuarat, PKPA Bil. / telah

menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. elalui panduan pengurusan mesyuarat ini, urusetia mesyuarat melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan, ser ta dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.

Bibliografi

Abdul alil ) :

aulani. ( Pengurusan

). Kursus Bimbingan Penilaian esyuarat. Diperoleh pada

ahap Kecekapan (P K un , dari

http://www.utm.my/registrar/images/ otaP K abatan Perdana enteri alaysia. (

/notaptk07_06_mesyuarat.pdf . esyuarat dan , 011 dari

). Panduan Pengurusan

Urusan awatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan. Diperoleh pada Jun http://arcadia.mampu.gov.my/mampu/pdf/pkpa021991.pdf .