P. 1
Tugasan Individu INDUKSI

Tugasan Individu INDUKSI

|Views: 2,653|Likes:
Published by Yu Kok Hui

More info:

Published by: Yu Kok Hui on Jun 26, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/09/2013

pdf

text

original

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM

)

SOALAN TUGASAN INDIVIDU Urusetia mesyuarat mempunyai fungsi dan tanggungjawab yang amat penting sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Terangkan fungsi dan tanggungjawab urusetia mesyuarat sebelum mesyuarat dengan merujuk kepada PKPA Bil. 2/1991.

MAKLUMAT PERIBADI

NAMA : YU KOK HUI NO. KAD PENGENALAN : 851219 ± 03 ± 5423 TEMPAT BERTUGAS : SMK SKUDAI TEMPAT BERKURSUS : HOTEL TROPICAL INN, JOHOR BAHRU KUMPULAN INDUKSI : 10 TARIKH BERKURSUS : 28 ± 30 JUN 2011

esyuarat yang diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu. esyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli -ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat. awatankuasa-jawatankuasa semasa. maka urusetia mesyuarat diwujudkan. Antara jenis mesyuarat yang biasa kita temui ialah mesyuarat agong tahunan. rusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat. Secara umumnya. menghant ar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit 1 . organisasi dan objektifnya. Agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan tel iti untuk menentukan ianya dijalankan dengan cekap dan berkesan. esyuarat adalah berbeza mengikut keahlian. jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk merancang pelaksanaan sesuatu dasar dan program Kerajaan. mesyuarat jawatankuasa dan taklimat. mesyuarat luar biasa. mengadakan mesyuarat dari semasa ke esyuarat bermaksud satu perbincangan formal atau rasmi di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif dan persetujuan bersama melalui komunikasi bersama. memperolehi nasihat dari pihak pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu. mesyuarat pagi. ntuk memastikan mesyuarat dirancang dan diuruskan dengan baik dan berkesan. rusetia mesyuarat merupakan sebuah urusetia yang dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan yang dilakukan oleh semua agensi Kerajaan yang terlibat bersepadu dan harmoni. Kerajaan mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan tanggungjawab tertentu dengan lebih cekap dan berkesan. dan menyelesaikan masalah -masalah yang timbul dalam melaksanakan sesuatu keputusan jawatankuasa.Dari asa semasa.

erdapat lapan tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilaksanakan oleh urusetia mesyuarat. menentukan tarikh. Di samping itu. masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi mesyuarat. tarikh. urusetia mesyuarat menjalankan tanggungjawab mereka dengan merujuk sepenuhnya kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. / . perkara-perkara berbangkit. Di sini. tindakan-tindakan semasa mesyuarat dan tindakan -tindakan selepas mesyuarat. Sebenarnya. PKPA Bil. urusetia juga ber tanggungjawab mewujudkan satu si stem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusankeputusan jawatankuasa. dibahagikan kepada tiga peringkat utama. juga untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur dan untuk memaklumkan kepada ahli -ahli mesyuarat tentang perkara-perkara yang hendak dibincangkan semasa mesyuarat. indakan pertama ialah membentuk dan menyusun agenda. pengesahan minit mesyuarat yang lalu. Agenda bermaksud perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat.mesyuarat. / adalah berkenaan dengan panduan anggungjawab urusetia boleh pengurusan mesyuarat dan jawatankuasa kerajaan. kita akan menyelami segala tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan oleh uruset ia mesyuarat sebelum mesyuarat yang dirancang itu dilangsungkan. Antara perkara-perkara utama yang disusun dalam agenda ialah perutusan pengerusi. rusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda. Secara rasionalnya. senarai perkara-perkara baru yang hendak 2 . masa dan tempat mesyuarat. iaitu tindakan-tindakan pra mesyuarat . agenda perlu dibentuk dan disusun supaya tiada perkara -perkara mustahak yang tertinggal semasa mesyuarat.

tarikh. pembentangan kertas -kertas kerja (jika ada). urusetia bertanggungjawab untuk membuat tempahan bilik mesyuarat. hal-hal lain dan penutup mesyuarat. masa mula dan masa dijangka tamat. masa mula dan masa dijangka tamat. Selain itu. indakan seterusnya. abatan / Agensi yang mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang -kurangnya rusetia juga dikehendaki memberitahu Kementerian / dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi muka surat (tidak termasuk lampiran). urusetia perlu memberi maklumat -maklumat yang dikehendaki kepada pengawai yang bertanggungjawab menerima tempahan. Seterusnya. Semasa membuat tempahan bilik mesyuarat. nama pengerusi jawatankuasa. Kandungan surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat -maklumat asas seperti nama jawatankuasa. nama setiausaha jawatankuasa. pengerusi dan urusetia akan menentukan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda itu. empahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. urusetia akan menghantar surat jemputan mesyuarat kepada ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. tarikh dan tempat mesyuarat. 3 . Bagi setiap perkara yang disertakan dalam agenda. peralatanperalatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat dan juga jenis minuman ringan yang diperlukan. aklumat-maklumat tersebut termasuk nama jawatankuasa. bilangan anggota yang akan menghadiri mes yuarat.dibincangkan. urusetia mesyuarat juga bertanggungjawab menentukan kertas kerja Kementerian / abatan / Agensi disediakan untuk perbincangan ke rtas kerja yang disediakan Kementerian / abatan / Agensi untuk pembentangan pada hari sebelum mesyuarat.

ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. 4 .agenda mesyuarat. hari sebelum sesuatu empoh ini merupakan norma masa yang baik bagi rusetia hendaklah menyatakan sama ada penghantaran surat jemputan mesyuarat. rusetia perlu menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya mesyuarat itu diadakan. nama pengerusi dan jenis pakaian. urusetia dikehendaki berhubung dengan ahli -ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli ahli yang akan menghadiri mesyuarat. alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu. Sekiranya dibenarkan. indakan lain yang perlu dilaksanakan oleh urusetia mesyuarat ialah menentukan kehadiran ahli-ahli mesyuarat. rusetia hendaklah menentukan perkara -perkara tersebut di atas disediakan sekurangkurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. alat-alat tulis disediakan di atas meja. menyediakan dan menyusun nama pengerusi dan ahli -ahli mesyuarat yang akan hadir. Selepas itu. jawatan wakil hendaklah dinyatakan. overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu dan menentukan semula tempahan minuman ringan yang telah dibuat. Senarai ni hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya hari sebelum mesyuarat diadakan. Dalam mesyuarat yang penting. urusetia mesyuarat akan memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat dan memastikan juga kemudahan-kemudahan bilik mesyuarat yang diperlukan telah disediakan. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan seperti menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.

perbincangan ini ialah orma kerja yang baik untuk mengadakan hari sebelum sesua tu mesyuarat diadakan. PKPA Bil. Akhir sekali. urusetia mesyuarat bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat. ser ta dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa. menghadiri mesyuarat tepat pada masanya dan memberitahu pengerusi/setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat. Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan -tindakan yang perlu untuk selesaikan masalah yang timbul. panduan pengurusan mesyuarat. / telah menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara perkara penting di dalam penggendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Kesimpulannya. Antara etiket mesyuarat yang perlu diketahui dan dipatuhi oleh ahli -ahli mesyuarat ialah cara -cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat. urusetia mesyuarat melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan.Urusetia mesyuarat juga melakukan perbincangan pra -mesyuarat. elalui panduan pengurusan mesyuarat ini. 5 .

Panduan Pengurusan Urusan awatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan.pdf . 6 . ( Pengurusan ). Diperoleh pada Jun http://arcadia. Diperoleh pada ahap Kecekapan (P K un .my/mampu/pdf/pkpa021991. dari http://www.mampu.my/registrar/images/ otaP K abatan Perdana enteri alaysia. 011 dari ). ( /notaptk07_06_mesyuarat.gov. Kursus Bimbingan Penilaian esyuarat.pdf .utm. esyuarat dan .Bibliografi Abdul alil ) : aulani.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->