Salah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secara terorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yang

dijalankan. Namun, seringkali hal yang berhubungan dengan administrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan sering diremehkan. Padahal sistem administrasi yang baik akan sangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuah organisasi ingin maju. Lebih-lebih bagi ambalan atau racana yang setiap tahun ganti kepengurusan.

y y y y

Secara khusus, administrasi menjadi tanggung jawab kerani (sekretaris) ambalan/ racana. Karena banyaknya tugas keadministrasian, sebaiknya kerani membentuk bidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian. Administrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk: Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu periode Mengetahui perkembangan ambalan/ racana Mengetahui perkembangan anggota ambalan/ racana, seperti keaktifan atau pencapaian SKU. Data/ arsip sejarah ambalan/ racana sebagai bahan masukan pembuatan program kerja ke depan. Sebuah ambalan/ racana yang biasanya dikelola oleh dewan ambalan/ racana hendaknya memiliki kelengkapa administrasi sebagai berikut:

Buku pegangan pengurus Berisi tentang semu hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan/ racana, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas, time shcedule program kerja dan petunjuk pengelolaan kesekretariatan. Buku induk anggota Berisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/ data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU/ SKG, dll. Buku catatan harian/ log book Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan/ racana. Lebih baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan. Buku risalah rapat Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikuti oleh seluruh anggota ambalan/ racana. Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu. Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi Untuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar. Buku ekspedisi adalah catatan ketika ambalan/ racana menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat keluar. Buku inventaris dan peminjaman barang Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dan hasilnya dicatat dalam buku ini. Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang (sekretaris/ ketua). Buku catatan keuangan

Catatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian. Buku tamu Untuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggota ambalan/ racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya memasukkan surat edaran, meminjam alat, study banding atau keperluan lainnya. Selain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk atau keluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban kegiatan. Organisasi yang memperhatikan administrasinya dengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan berjalan dengan baik juga.

ADMINISTRASI AMBALAN Adalah Suatu kegiatan ketata usahan dalam sebuah wadah perkumpulan anggota pramuka tingkat penegak bantara, yang didalamnya terdapat kegiatan catat mencatat, serta simpan menyimpan arsip tertulis maupun bukti fisik. Administrasi Ambalan merupakan salah satu komponen terhadap maju mundurnya sebuah organisasi gerakan pramuka ditingkat penegak. tidak hanya dipenegak tetapi juga di organisasi lain. Jika sebuah organisasi tidak memiliki Administrasi yang sangat menunjang kelangsungan Organisasi, maka tidak lama organisasi itu akan berjalan, bahkan tidak akan bisa mencapai sebuah tujuan. KELENEGKAPAN AMINISTRASI AMBALAN Antara lain : 1. Buku Induk yaitu buku yang memuat catatan Data - data Anggota Ambalan. 2. Buku Agenda Surat MAsuk dan keluar yaitu buku yang berisikan catatan keluar masuknya surat dinas baikdari dalam maupun dari luar. 3. Buku Agenda Kegiatan Ambalan adalah buku yang berisikan Rencana dan jadwal yang sudah maupun yang belum dilaksanakan oleh pengurus ambalan. 4. Buku KAS Ambalan adalah buku yang memuat tentang laju keluar masuknya keuangan ambalan. yang didalamnya terdiri dari pendapatan harian, laporan mingguan dan bulanan ambalan. 5. Buku Notulen rapat / Risalah Rapat yaitu buku yang memuat tentang catatan kegiatan dalam rapat yang dicatat oleh seorang sekretaris Ambalan yang kemudian hasil catatan tersebut akan dimasukan kedalam buku agenda kegiatan ambalan. 6. Buku Inventaris dan Agenda Keluar masuk Barang Ambalan yaitu buku catatan yang berisikan data-data kepemilikan Perlengkapan dan peralatan Ambalan, selama satu periode jabatan. 7. Buku Mutasi Keluar Masuk Anggota Penegak yaitu buku catatan yang memuat daftar Calon Penegak Bantara dan Anggota Bantara selama 1 tahun masa bhakti. 8. Buku Renungan Ambalan Yaitu buku paparan Peristiwa yang terjadi dalam / selama kegiatan Ambalan. 9. Buku Petunjuk Penyelenggaraan Kegiatan Ambalan yaitu buku yang memuat Tata Cara penyelenggaraan kegiatan Progam kerja Ambalan 10. Buku Himpunan Program Kerja Yaitu buku yang berisikan seluruh program kerja ambalan yang akan dilaksanakan selama satu tahun kedepan. 11. Kalender Kegiatan yaitu tanggalan yang menjadi acuan waktu pelaksanaan kegiatan program kerja. 12. Buku Tamu Ambalan yaitu buku yang memuat catatan kehadiran Tamu Ambalan baik yang berkepentingan dinas atau sekedar kunjungan biasa.