PENERAPAN SISTEM INFORMASI NILAI SEKOLAH BERBASIS SMS GATEWAY PADA SMA 3 DUMAI Oleh : Nurhadi Mahasiswa PPS

MP UR Kelas Dumai

A.

LATAR BELAKANG MASALAH Sekolah sebagai tempat pendidikan formal harus dapat memberikan pelayanan

dan fasilitas yang terbaik bagi siswa dan juga kepada wali murid. Sekolah harus dapat menyediakan informasi perkembangan proses belajar siswa dengan cepat, tepat, dan akurat sehingga pelaporan kepada wali murid tentang kegiatan belajar mengajar dan hasilnya dapat berjalan lancar. Komunikasi antara wali murid dengan pihak sekolah sangat perlu dijalin dengan baik karena menyangkut prestasi siswa di sekolah. Salah satu cara yang bisa menjalin komunikasi tersebut adalah dengan selalu menginformasikan nilai atau prestasi yang didapat oleh murid di sekolah kepada orang tuanya. Perkembangan teknologi yang semakin maju, mendorong terjadinya perubahan kondisi sosial masyarakat. Hal tersebut berdampak pada penggunaan teknologi dalam sistem informasi. Manusia sebagai makhluk yang tak pernah puas, selalu ingin membuat sesuatu yang dapat mempermudah kebutuhannya. Penyebaran informasi tidak lagi terbatas oleh ruang dan waktu. Menginformasikan nilai-nilai murid di sekolah kepada wali murid tentu memerlukan sebuah mekanisme yang baik, media yang baik, murah serta mudah

digunakan saat ini adalah melalui pesan singkat Short Message Service (SMS). SMS saat ini merupakan media komunikasi yang hampir digunakan oleh setiap orang. Dan juga selama ini informasi nilai ulangan harian tidak pernah disampaikan kepada wali murid dan hanya dibagikan kepada siswa sehingga wali murid tidak selalu mendapatkan informasi nilai anaknya. Hal ini tentunya tidak diinginkan oleh pihak sekolah maupun wali murid. Dari keterangan di atas, salah satu solusi yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan pengiriman informasi langsung kepada wali murid Sehingga seluruh nilai yang didapatkan siswa dapat diketahui wali murid mereka. Dengan cara ini, diharapkan wali murid dapat melakukan kontrol terhadap proses belajar anaknya. Menginformasikan nilai-nilai murid di sekolah kepada wali murid tentu memerlukan sebuah mekanisme yang baik, media yang baik, murah serta mudah digunakan saat ini adalah melalui pesan singkat Short Message Service (SMS). SMS saat ini merupakan media komunikasi yang hampir digunakan oleh setiap orang. Atas dasar pertimbangan tersebut maka kami mencoba mengusulkan kepada pihak sekolah untuk mengimplementasikan SIS yang merupakan kepanjangan dari Sistem Informasi Nilai Sekolah. Aplikasi ini dapat digunakan untuk mengelola data nilai siswa dan mampu mengirim nilai para siswa kepada wali murid mereka masingmasing hanya dengan menekan tombol satu kali saja. Dengan dibangunnya sistem ini, maka diharapkan wali murid akan mengetahui dan mengawasi perkembangan prestasi anaknya di sekolah sehingga diharapkan persentase nilai ujian yang berada dibawah standar dapat ditekan. C. PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka rumusan masalah yang dibahas adalah Bagaimana membangun sistem informasi yang dapat menyajikan

informasi sehingga proses pengontrolan kegiatan siswa, proses belajar mengajar dan hasil yang diperoleh terkontrol dengan baik. D. TUJUAN PROGRAM Kegiatan PKMT penerapan sistem informasi nilai sekolah ini bertujuan untuk: 1. Membantu pihak sekolah dalam mengelola data nilai siswa dan

menyampaikannya kepada wali murid secara cepat dan tepat. 2. 3. Mempermudah wali murid dalam mengontrol proses belajar mengajar siswa. Menumbuhkembangkan dan meningkatkan kreativitas mahasiswa di perguruan tinggi maupun di masyarakat umum. E. LUARAN YANG DIHARAPKAN Diharapkan dengan adanya sistem informasi ini akan terbentuk kondisi antara lain : 1. Terbentuknya sistem informasi sekolah dan peringatan dini yang dapat membantu pihak sekolah, siswa, dan wali murid dalam mendapatkan informasi secara cepat dan akurat. 2. Bertambahnya mutu pendidikan di sekolah.

F. KEGUNAAN 1. a. b. c. Bagi Sekolah Penyimpanan data nilai siswa secara terstruktur. Memudahkan dalam manajemen administrasi pendidikan. Meningkatkan kualitas penggunaan teknologi dalam kegiatan manajemennya.

d.

Memberikan fasilitas peringatan dini kepada wali murid dengan memberikan data nilai yang cepat dan autentik. Efisien, cepat dan akurat karena SMS saat ini merupakan yang murah dan reliable. Bersama wali murid dapat meminimalkan kegagalan studi siswa.

e.

f.

3. Bagi Wali Murid a. Mengetahui perkembangan prestasi anak di sekolah dalam bentuk laporan nilai ulangan dan ujian. Meningkatkan kepedulian dan keterlibatan wali murid terhadap perkembangan studi siswa. Memiliki kendali efektif dalam pengawasan preventif dan tindakan yang diperlukan terhadap prestasi belajar serta perkembangan moral / kedisplinan siswa di sekolah. Terhindar dari kerugian material dan moral akibat kegagalan studi siswa. Semua informasi sekolah dapat diterima langsung oleh wali murid secara tepat dan cepat.

b.

c.

d. e.

4. Bagi Siswa a. b. Memudahkan memperoleh data nilai ulangan harian dan ujian semester. Menjadikan siswa lebih termotivasi untuk belajar karena nilainya selalu dipantau oleh wali murid.

G. 1.

TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdapat di dalam organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2001). Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan

menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi. Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk

mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya (Jogiyanto, 2001). Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. Ada perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program

komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi (Kristianto, 2003). 2. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya (Djoko, 2007). Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer - PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya filing cabinet, mesin photocopy atau telepon (Djoko, 2007). Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana

menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan (Djoko, 2007).

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi (Djoko, 2007). Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir (Djoko, 2007). Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital (Djoko, 2007).

3.

Short Message Service (SMS) Short Message Service merupakan sebuah layanan dimana terjadi pertukaran

pesan berbentuk teks diantara pengirim. Layanan SMS pertama kali di gunakan pada tahun 1992 oleh jaringan GSM Eropa dan berkembang terus menerus sampai pengguna layanan SMS di Inggris mencapai 20.5 juta orang pada tahun 2003 (Le Bodic, 2005). Saat ini SMS digunakan oleh pengguna dalam pertukaran pesan antar orang, layanan informasi, peringatan internet e-mail, layanan download, applikasi chat, penentuan posisi kendaraan dan pemonitor. Sedangkan pemanfaatan SMS oleh operator antara lain SIM lock, SIM update, indikator pesan yang tertunda dan Wap Push (Le Bodic, 2005). Implementasi layanan SMS berdampak pada penambahan berbagai elemen dalam arsitektur jaringan (GSM, GPRS, UMTS). Gambar 1 menjelaskan tentang arsitektur GSM dimana terdapat SMS didalamnya. Elemen yang dapat mengirim maupun menerima pesan pendek

dinamakan Short Message Entities (SME). SME dapat berupa aplikasi software di dalam mobile handset, faksimili, remote internet server, dan lain-lain. SME juga dapat berupa sever yang menghubungkan SMS Center secara langsung atau via gateway (Le Bodic, 2005).

Gambar 1. Arsitektur GSM dimana terdapat SMS (Le Bodic, 2005) Berdasarkan gambar 2, dua komponen penting yang dibutuhkan yaitu SMS Center (SMSC) dan E-mail Gateway. SMS Center memegang peranan penting dalam arsitektur SMS. Fungsi utama dari SMSC adalah menyampaikan pesan diantara SME, mengirimkan pesan pendek. Secara teori, satu SMSC dapat mengatur SMS untuk beberapa operator jaringan telepon. Dapat juga operator jaringan telepon membuat persetujuan untuk bertukar pesan diantara jaringan. Sebuah pesan yang dikirim dari SME ke jaringan A dapat diterima pada SME lainya milik jaringan B. Sedangkan Email Gateway berfungsi sebagai penghubung antara e-mail ke SMS dengan

menghubungkan antara SMSC dengan internet. Dengan E-mail Gateway, pesan dapat dikirim dari SME ke internet host dan begitu juga sebaliknya. Peranan penting E-mail Gateway adalah mengubah format pesan SMS ke dalam e-mail, begitu pula sebaliknya dan mengirimkan pesan antara SMS dan domain internet (Le Bodic, 2005). H. METODE PELAKSANAAN Metode yang akan dilakukan dalam kegiatan ini adalah melalui beberapa tahap: 1. a. b. Tahap Persiapan Pencarian terhadap calon mitra dari program. Pengumpulan data mengenai keadaan calon mitra yang akan menjadi mitra pelaksanaan program.

c. Mahasiswa bertukar pikiran dengan mitra mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan. d. Pembuatan Surat Pernyataan Kesediaan Bekerjasama dari mitra. e. 2. a. Studi pustaka terkait permasalahan dari mitra. Pengumpulan Peralatan dan Bahan Pembuatan Sistem Informasi Pengadaan hardware dan software yang akan digunakan untuk pembuatan sistem informasi. Mengecek kelengkapan alat dan bahan. Perancangan Sistem Informasi Membuat Rancangan Berorientasi Objek

b. 3. a.

1) Membuat Use Case Diagram 2) Membuat Class Diagram

10

3) Membuat Activity Diagram 4) Membuat Sequence Diagram b. Membuat source code program dengan menggunakan software Dreamwaver Version, 8.5 sesuai dengan lampiran untuk merealisasikan desain fungsi sistem yang telah dibuat. Selain itu, juga membuat database dengan menggunakan software Database Manager phpMyAdmin 3.1.3.1 yang akan menyimpan berbagai informasi untuk mendukung kinerja sistem. c. Melakukan uji coba sistem informasi.

4. Pelaksanaan (Penerapan Sistem Informasi Nilai Sekolah untuk Memantau Prestasi Siswa Berbasis SMS Gateway) a. Tahap Pertama

1) Memberikan informasi pada mitra tentang penggunaan sistem informasi. 2) Memberikan pelatihan kepada user atau operator (admin) yang akan

mengendalikan dan mengurusi sistem informasi yang telah dibuat. 3) Menerapkan sistem informasi nilai sekolah pada mitra. b. Tahap Kedua

Tahap kedua kami melakukan pengamatan dan evaluasi mengenai keefektifan penerapan Sistem Informasi Nilai Sekolah dalam membantu tugas mitra. c. Tahap Ketiga

Pengumpulan data kegiatan PKMT.

11

5.

Laporan Pembuatan laporan pertanggungjawaban Penerapan Sistem Informasi Nilai

Sekolah Untuk Memantau Prestasi Siswa Berbasis SMS Gateway. GAMBARAN TEKNOLOGI YANG AKAN DITERAPKEMBANGKAN Sistem informasi yang akan kami bangun bernama SINSE (Sistem Informasi Nilai Sekolah). Sistem ini berfungsi untuk melakukan pengelolaan data nilai siswa kemudian mengirimkannya kepada wali murid masing-masing siswa.

Gambar 3 menggambarkan topologi dari SINSE dengan menggunakan jaringan bertipe star dan merupakan sebuah sistem client-server. Client dihubungankan dengan server menggunakan switch. Server dilengkapi dengan SMS Gateway sebagai pintu gerbang pemberian informasi kepada wali murid dan siswa dengan media SMS. Sistem ini terdiri dari dua bagian yaitu Aplikasi Web dan SMS Gateway.

12

Aplikasi Web Sistem ini merupakan sistem informasi berbasis web. Web application (aplikasi

web) akan digunakan oleh pihak sekolah untuk melakukan pendataan nilai siswa. Aplikasi ini terdiri dari dua bagian, yaitu:
y

Halaman Guru Menampilkan data nilai siswa perkelas selama satu tahun ajaran, meliputi nilai ulangan harian semester berjalan, nilai ujian semester 1-6, serta nilai Ujian Akhir Sekolah dan Nasional. Layanan ini juga memiliki fasilitas entry data yang dapat di gunakan oleh guru untuk memasukkan data nilai perkelas serta per-mata pelajaran. Data nilai dikelompokkan berdasarkan mata pelajaran dan dapat dipilih berdasarkan bulan, tahun dan semester. Dalam sistem ini, level guru adalah sebagai operator, sehingga hanya dapat memasukkan dan mengolah data nilai saja.

Halaman Administrator Administrator mempunyai hak untuk menambah atau mengurangi operator, dan bertugas untuk mengelola sistem ini. Halaman administrator menampilkan fasilitas entry data siswa, kelas, mata pelajaran, guru dan pegawai. Data tersebut akan berguna dalam jalannya sistem ini yaitu untuk mengetahui guru mata pelajaran tertentu, siswa yang mendapatkan nilai serta wali muridnya yang akan menerima informasi nilai. Kedua halaman aktif di atas mengharuskan penggunanya untuk memasukkan login dan password. Jenis halaman yang akan ditampilkan ditentukan oleh sistem berdasarkan hak akses yang dimiliki sesuai id dan jenis user tersebut.

13

Layanan SMS

Adalah fungsi layanan informasi data akademik yang disampaikan dalam bentuk SMS, baik secara otomatis, berdasarkan permintaan (request), maupun sebagai gateway. Penyampaian informasi dalam bentuk SMS menjamin tersampaikannya data ke wali murid secara tepat, akurat, dan up to date. Sekolah cukup menyediakan satu komputer yang sudah ada (lihat spesifikasi minimum), sebuah handphone sebagai SMS Center dan SIM Card (kartu selular) sesuai dengan operator yang dipilih. Sekolah dapat mengaktifkan dan menonaktifkan layanan SMS ini kapan saja melalui fasilitas setting konfigurasi yang disediakan pada aplikasi SMS Server. Dalam layanan SMS ini terdapat dua fungsi, yaitu Kirim SMS Per Bulan dan SMS Balas Otomatis.
y

Fungsi Kirim SMS Per Bulan adalah pengiriman informasi nilai siswa via SMS ke wali murid tiap satu bulan sekali berdasarkan ulangan atau ujian yang telah dilaksanakan dalam bulan tersebut. Setelah data nilai dimasukkan melalui aplikasi web, staf TU cukup klik tombol SEND maka data akan terkirim langsung ke nomor HP wali murid, sesuai dengan yang terdaftar pada data siswa yang bersangkutan. SMS Server akan mengirimkan data nilai ulangan atau ujian setiap bulan, contohnya: Contoh Pada bulan Juni 2011 terdapat 4 ulangan harian dari seluruh mata pelajaran Data SMS yang dikirim Nilai Ulangan Harian Bulan: Maret 2011 Nama: Nurhadi NIS: 0011000

14

Kelas: X-4 MTK: 70 FISIKA: 65 KIMIA: 80 AGAMA: 88 Pada bulan Juni 2011 diadakan ujian akhir semester Nilai Ujian Semester Bulan: Juni 2011 Nama: Nurhadi NIS: 0011000 Kelas: X-4 MTK: 70 FISIKA: 65 KIMIA: 80 dst.
y

Fungsi SMS Balas Otomatis (Auto Reply SMS) adalah layanan SMS Gateway yang dapat diakses oleh wali murid, untuk mendapatkan data nilai siswa dari sekolah. SMS Server akan mengirimkan data nilai ulangan atau ujian sesuai dengan jenis nilai yang diminta secara otomatis. Apabila format permintaan/request salah, SMS Server tidak membalas sama sekali. Format SMS request nilai adalah sebagai berikut:

15

Format SMS Masuk Untuk ulangan harian: <NIS><spasi>Nilai<spasi>

Contoh SMS Masuk 18517 UTS

Data SMS yang Dikirim

Nilai Nilai UTS Bulan: Juni 2011 Nama: Nurhadi NIS: 0011000 Kelas: X-4 MTK: 70 FISIKA: 65

ulangan<spasi><nama bulan><spasi> Ganjil 2011 <tahun> Untuk UTS dan UAS: <NIS><spasi>Nilai<spasi> nilai><spasi><jenis semester><spasi><tahun> Jenis Nilai: KIMIA: 80 Ujian Tengah Semester: UTS AGAMA: 88 Ujian Akhir Semester: UAS <jenis

Jenis Semester: Ganjil Genap

Berikut ini merupakan spesifikasi minimum berupa hardware dan software untuk dapat mengimplementasikan sistem:

16

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Processor Dual Core E2210T 1Gb RAM 80 Gb hard disk Monitor 15 Keyboard multimedia PS-2 Mouse optic USB Motherboard Biostar P4M900 int. VGA + Lan Power supply Coolmax 500 watt TCP IP Network - 100BaseT 100Mbps 1 buah handphone + SIM card Sistem Operasi: Linux High Availability Web Server : Apache 1.3, PHP 4.1.1 Database Server : MySQL 5. 3.1 Browser : Firefox 3.0 atau browser lain (IE, Opera, Safari, Netscape) JavaScript, Cookies, Session : ACTIVE Software SMS Gateway (Gammu, NowSMS)

17