Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

BAB I
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYA

DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

I. Standar Kompotensi
1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor
dan keterkaitanya dengan manajemen umum.
1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas
dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat
pemahamanya.

II. Kompotensi Dasar.
Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan
kedudukanya dalam organisasi.

III. Pertemuan : 3 X 50

1.1. Pengertian Administrasi

Sebelum membicarakan arti managemen, akan di bicarakan terlebih
dahulu arti administrasi, sebab kata administrasi dan managemen
mempunyai pengertian yang saling kait mengait satu sama lain.
Jelasnya mempelajari ilmu managemen berarti mempelajari ilmu
administrasi, demikian pula mempelajari ilmu administrasi terkait pula
untuk mempelajari ilmu managemen.

Apakah arti dari administrasi itu?
dministrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu:
Administrasi daIam arti sempit, aitu dari kata Administratie
(Bahasa Belanda), ang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat
menurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagaina ang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work).
Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada administrasi
yang akan di pelajari.
Administrasi daIam arti Iuas dari kata dministration (Bahasa
nggris)
Dibawah ini akan di kemukakan beberapa pendapat, arti atau definisi
dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu:
Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: ntroduction to the study of
public administration, memberkan definisi sebagai berikut:
"dminist ration is a process common to all group effort, public or
private, civil or military, large scale or small scale..etc. dministarasi
adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha
kelompok, Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar
atau yang kecil..dan sebaginya.
H.. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya: Public administration,
memberikan definisi sebagai berikut: " dministration as the activities
of groups cooperating to accomplish goals (dministrasi sebagai
kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk
menyelesaiakan tujuan bersama)
William H. Newman, dalam bukunya: dministrative ction
mengemukakan: "dministration has been defined as the guidance,
leadership and control of the effort of a group of individuals towards
some common goal. (dministrasi di definisikan sebagai bimbingan,
kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok
individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama.
Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka cirri-ciri
administrasi tersebut diatas dapat di golongkan atas:
danya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang
atau lebih;
danya kerja sama dari kelompok tersebut;
danya kegiatan/proses/usaha;
danya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan;
danya tujuan.
1. Pengertian manajemen perkantoran

Dalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di
amerika serikat maupun inggris raya istilah office management
(manajemen perkantoran) dipakai silih ganti engan arti yang
sama.perkataan administrasi dan manajemen umumnya di anggap
sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya di tegaskan oleh salah
satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa sebagai berikut :
"The terms administration and Managenent are more being used
synonymously. While the term administration has ben applied more to
the conduct of public affairs and the term Management more to that of
business enterprise, there has been a tendency inb recent time for
management to be used to a greter degree in public affairs. This is
probabali because of the in creasing amplication of business
management practices in the field of public administration.
(istilah-istilah administrasi dan manajemen makin lama makin
banyak di pakai secara searti. Walaupun istilah dministrasi teleh di
terapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan
istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada
waaktu akhir-akhir ini trerdapat kecendurungan untuk manajemen
dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan
Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek
manajemen perusahan yang semakin meninggkat di bidang
dministrasi Negara.)
Dengan mengkikuti kalaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak
akan diperbedakan istilah office administrasi dengan office
management yang kini perlu di terangkan sejelas munkin ialah
berbagai definisi office management oleh para ahli, sekedar sebagai
contoh saja dapat di kutipkan di bawah ini :

!erumusan W.H.Evans.
"For our purposes, we way define office dmministratin at the function
which involves the management and direction of all phases of the
business operation which impinge upon data processing,
comunikation, and organisation memory.
(Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mengdefinisikan dministrasi
perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahan yang mengenai
pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.)

!erumusan Arthur Grager.
"Office management is the function of administering the comunication
and record services of and organization.
(Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap
komunikasi dan pelayawnan warkat dari suatu organisasi.)

!erumusan William Leffingwell dan Edwin Robinson.
"Office management as a function, is that branch of the art and science
of management which is concerned with the efficient performance of
office work, whenever and wherever that work is to be done.
(manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari
seni dan ilmu manajemenn yang berkenan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana an di manapun
pekerjaan itu harus di lakukan.)

!erumusan littlefield dan !eterson.
the term office management will bee used in such a a broade sence in
thes book ; it will be considered to encompass to the management of
office work wherever and by whomever performed
(stilah manajemen perkantoran akan ddi pakai dalam arti luas
demikian itu di alam buku ini; ini akan di angap meliputi manajemen
mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun
dilakukan.)

!erumusan John Neuner dan Benjamin Hanes.
"For this reason office management covers a narrower fild than the
term "management generally implies,office management concerning it
self to a large extent with office superfision.
(Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencangkup bidang
yang lebih sempit dari pada yang umumnya di kandung oleh istilah
manajemen manajemen perkantoran untuk bsebagian besar
berkenaan engan pengawasan perkantoran.)

!erumusan Hal Nourse
"it seems to me that office management in the broeder senseminght
embrace, not onli the generally accepted office service functions, bat
also the areas fo fungtional control and administrative direction of most
clerical and paperwork.
(Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih
luas dapat mencangkup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan
perkantoran yang teleh di terima pada umumnya, malainkan juga
bidang-biang mangenai control fungsional dan pengarahan
administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis.

!erumusan Edwin Robinson
"Office management is concerned with the direction and sufervision of
office work.
(manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan
pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.)

!erumusan William Spriegel dan Ernest Davies.
"office management is the over all direction of clerical activitas as
distinguished from such activities bas transportasion, manufacturing,
warehaosing ,and sales.
(Manajemen perkantoran adalah pengarahan penyeluruh terhadap
aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana di bedakan dari aktivitas-aktivits
seperti pengangkutan, kapabrikan, pergudangan, dan penjualan.)

!erumusan George Terr.
"Office management can be defined as the planning, controlling, and
organizing, and actuating those performing it so as to achieve the
predetermined objective. t deals with the life cycle of business
information and data from their creation through their maintenance,
distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if
absolute.
(Manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
pengerakan mereka yang melaksanakanya agar mencapai tujuan-
tujuan yang telah di tentukan lebih dahulu. ni bersangkut paut dengan
peredaran hidup data dan keterangan perusahan ari sejak
penciptaannya memulai pemeliharaan, penyebaran dan
penyimpanannya kalau memilikki nilai tetap atau pemusnaannya kalau
usang.)

Hubungan antara Administrasi, Managemen dan Managemen
Perkantoran

Berdasarkan teori Ordway Tead dan Dalton Mc. Farland, dapat
disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan
managemen. pabila mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari
managemen ilah kepemimpinan (leadership the key to managemen).
Dalam hubungannya dengan pross pengambilan keputusan(decision
making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam
pengambilan keputusan ialah kepala/pemimpin. Oleh karena itu
dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah pengambilan
keputusan.
Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang
perlu di pertimbangkan ialah hubungan antar manusia(human
relation), terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan, sebagai
staf pimpinan. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah
2
3
4
5
6

bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses
pengambilan keputusan itu. Jelaslah bahwa hubungan antar manusia
(human relation) dalam proses pengambilan keputusan sangat
penting. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan
keputusan ialah hubungan antar manusia (human relation).
Dalam Bagan dibawah ini digambarkan hubungan antara:
dministrasi, organisasi, Managemen, Kepemimpinan, Pengambilan
Keputusan dan Hubungan antar manusia.

Keterangan:
dministrasi
Organisasi
Managemen
Kepemimpinan
Pengambilan Keputusan
Hubungan antar manusia

Setelah kita mengetahui arti admistrasi, maka selanjutnya perlu
diketahui arti daripada Managemen itu sendiri. Hal ini dimaksudkan
untuk mengetahui persamaan atau perbedaannya dan adanya saling
kaitannya antara kedua kata tersebut.
Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak
membedakan arti administrasi dan managemen atau penggunaan
artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut.
Pendapat yang mempersamakan arti administrasi dan managemen
adalah William H. Newman dalam bukunya dministrasi ction, jelas-
jelas tidak membedakan antara administrasi dan managemen. pa
yang dimaksud dengan arti administrasi, termasuk pula alam arti
managemen. Sekalipun bukunya dinmakan: "The Techniques of
Organization and Management.
Pendapat yang membedakan arti administrasi dengan managemen
adalah Ordway Tead, juga tegas-tegas membedakan arti administrasi
dan managemen. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Farland, dalam
bukunya: Management Principle and Practices, yang mengemukakan
pendapatnya sebagai berikut:
"dministration is the process and agency which is responsible for the
determination of aims for whichan organization and its management
are tostrive.....etc. "dministrasi adalah suatu proses dan badan yang
bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan , dimana organisasi
dan managemen digariskan dan sebagainya.)
Managemen sebagai suatu proses dan badan yang secara
langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu
organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan ..dan
sebagainya.
Menurut Ordway Tead, dministrasi sebagai suatu proses dan
badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana
organisasi dan managemen di gariskan, disini sifatnya menentukan
garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan
(general polici), sedangkan kegiatan pada managemen, prosesnya
adalah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan
untuk merealisasikan suatu tujuan, dengan mengatur tindakan-
tindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu.

BAB II
FUNGSI DAN PERANAN KANTOR
DALAM ORGANISASI

pemahamanya.

Mendeskripsikan fungsi dan peranan kantor dalam organisasi.


2.1. Sumber daya daIam perkantoran.

pabila kantor memutuskan untuk menambah tenaga kerja maka ada
dua keputusan yang harus diambil yaitu dimana mencari tenaga kerja
dan bagaimana cra mendapatkannya. Untuk itu ada dua macam
sumber tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mencari calon
pegawai yaitu internal (karyawan yang ada sekarang) dan eksternal
(mereka yang sekarang ini belum bergabung).
a. Sumber InternaI (daIam)

pabila ada kekurangan pegawai untuk jangka pendek atau tidak
adanya tambahan pekerjaan, maka organisasi dapat menambah
tenaga kerja yang sudah ada untuk dikerjakan secara sambilan. Hal ini
memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan
tambahan penghasilan disamping gaji yang biasanya mereka terima.
Sebelum kantor mencari tenaga kerja dari luar kantor , banyak kantor
yang menganjurkan kepada pegawai agar memberitahukan kepada
teman-temannya atau keluarganya supaya melamar. Cara-cara seperti
ini adalah sangat efektif, walaupun penggunaan sistem teman atau
sistem keluarga sebagai sumber utama perekrutan karyawan dapat
berdampak kurang baik.
Pengisian lowongan kerja dengan karyawan yang sudah ada memiliki
kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dari cara ini adalah tidak
memerlukan proses seleksi dan orientasi. Karyawan akan cepata
menyesuaikan diri dengan cara dan irama kerja di unit kerja barunya,
sehingga kemampuan karyawan dapat dipergunakan dengan efektif.
Namun ada juga sisi kelemahannya yaitu tidak cukup tersedianya
karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Untuk itu maka
perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal.

b. Sumber EksternaI (Luar)
Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan melalui

- Lembaga Ketenagakerjaan
Sejumlah kantor baik negeri maupun swasta banyak yang
menggunakan jasa dari lembaga ketenagakerjaan. Lembaga ini ada
yang didirikan oleh pemerintah seperti Departemen Tenaga kerja baik
di pusat maupun di daerah, dan dapat juga oleh Lembaga
Ketenagakerjaan milik swasta yang dikenal sebagai Biro Konsultasi
dan Rekruitmen. Jasa yang ditawarkan berupa penampungan data
pencari kerja dengan segala macam tingkat pendidikan dan
keterampilan, dan dengan posisi dari klerikan sampai dengan
manajerial yang sudah memiliki pengalaman kerja.
Dari biro semacam ini, kantor yang mencari tenaga kerja tinggal
meminta karyawan dengan spesifikasi keahlian yang diperlukan.
Segala bentuk seleksi termasuk tes psikologi dapat dilakukan oleh biro
ini. Biro jasa tersebut kemudian memasang iklan di media massa
cetak atau elektronik, misalnya internet. pabila sudah mendapatkan
calon yang dibutuhkan, maka biro akan menghubungi pihak
pemesanan. Besarnya biaya yang dikeluarkan kantor tergantung pada
perjanjian dengan biro tersebut. Cara seperti ini sering dilakukan oleh
perusahaan maupun kantor-kantor pemerintah di kota-kota besar.
Untuk itu kepala bagian kepegawaian atau manajer administrasi kantor
harus yakin bahwa lembaga Ketenagakerjaan tersebut benar-benar
professional dalam bidangnya dan mempunyai kode etik yang dapat
dilihat dari reputasinya dalam masyarakat.

- Rekruitmen daIam Acara Khusus
pabila penawarab akan karyawan yang tersedia tidak banyak atau
perusahaan relatif baru atau belum begitu terkenal, maka sejumlah
perusahaan menggunakan acara khusus untuk menarik calon pegawai
yang potensial. cara tersebut dapat dalam bentuk sponsor tunggal
dari suatu kegiatan turnamen olahraga atau pentas seni lalu
menyebarluaskan dalam bentuk berita pada berbagai media massa
atau pamflet. Hal yang sama juag dilakukan oleh perusahaan dalam
acar lustrum atau reuni dimana di dalam acar tersebut para pimpinan
perusahaan yang kebetulan alumnus memberikan ceramah dan
sambutan yang diantaraqnya menawarkan kesempatan bekerja bagi
yang berminat.
Melalui klan
Sebelum memutuskan untuk memasang iklan sendiri, hendaknya
diperhitungkan lebih dahulu keuntungan apa yang bisa diperoleh dan
melalui media apa yang dianggap paling cocok. Salah satu kerugian
memasang iklan di Koran adalah kemungkinan adanya jumlah
pelamar yang melimpah yang menyebabkan kesulitan dalam hal
wawancara, kecuali ada bagian khusus yang menangani itu, maka
cara ini akan cocok sekali. Dalam iklan biasanya dicantumkan
kualifikasi yang diperlukan oleh pencari kerja.

- MeIaIui Lembaga Pendidikan Tinggi
Perekrutan pegawai dapat juga dilakukan dengan memasang
pengumuman, yang dipasang di pelbagai lembaga pendidikan dengan
memesan para lulusannya baik secra langsung kepada pimpinan
lembaga pendidikan tersebut maupun melalui pemberian bea siswa
kepada peserta didik yang memiliki kemampuan akademik lumayan
atau sesuai dengan standar pencari kerja.
Seleksi
Seleksi adalah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari
suatu daftar pelamar dimana dipilih orang yang memenuhi criteria
untuk posisi yang tersediaa dengan mempertimbangkan syarat-syarat
yang ditentukan. Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan
pegawai yang paling mendekati standar kerja perusahaan/organisasi.
Kepuasan pegawai dan pengembangan kemampuan secara penuh
termasuk dalam tujuan ini.
Hal-hal yang mempengaruhi seleksi :
. lingkungan perusahaan
2. kondisi pasar kerja
Penggunaan tes dalam seleksi pegawai kantor adalah :
kebutuhan kan objektivitas sebagai dasar seleksi, penempatan,
evaluasi dan promosi pekerjaan kantor
tes bukanlah alat eksklusif, tetapi alat penunjang dari satu kesatuan
tes pegawai
Penerapan tes apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari
posisi yang ada.untuk mengurangi perpindahan kerja yang tinggi.
untuk menghindari rendahnya bakat, dan pelatihan.

A. Wawancara
Para ahli ilmu social menerangkan bahwa tingkah laku masa lampau
akan dapat menetukan tingkah laku masa yang akan datang. Begitu
pula dengan kebiasaan-kebiasaan yang sebelumya pernah dilalui
akan berakibat pada masa yang akan datang. Dengan dasar itulah
penggunaan wawancara dan infomasi biogrfic dijadikan sebagai alat
bantu dalam proses seleksi. Pewawancara dapat mengenali tipe
pelamar yang akan berlanjut pada masa yang akan datang sebagai
hasil dari perjalanan dan latihan yang mungkin pernah dialami
pelamar. Oleh karenanya dalam pengisian daftar isian calon
pewawancara dapat lebih mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan
pelamar, dengan cara mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang
berkisar pada bagian yang diperlukan. Pewawancara hendaknya
berhati-hati dan jangan tergesa-gesa untuk menyimpulkan
kepribadian, kepandaian, keterampilan dan kemampuan dari pelamar.
da empat macam wawancara yaitu
1. wawancara langsung
2. wawancara tidak langsung
3. wawancara tersusun
4. wawancara dengan tekanan

Dalam menentukan susunan susunan personil kantor hendaknya
diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
Prinsip orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat (the right
man on the right place).
Untuk memberikan tugas jabatan kepada seorang pegawai harus
diperhatikan apakah kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya
sesuai dengan persyaratan jabatan yang terdapat dalam spesifikasi
jabatan.
Hal tersebut diperlukan untuk menjamin agar jabatan dan pekerjaan
dalam kantor tersebut benar-benar dilakukan oleh orang yang
professional dan untuk memberikan kepuasan kepada orang yang
menduduki tugas jabatan itu. Seseorang akan melakukan dengan
tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi apabila
ia merasa bahwa pekerjaannya itu sesuai dengan bakat dan
kemampuannya. Dengan demikian maka ia akan mempunyai motivasi
atau dorongn yang kuat guna menunjukkan prestasi kerja yang sebaik-
baiknya.
Pemberian tugas pekerjaan yang penuh ("a full day's work).
Hal ini dimaksudkan agar seorang pegawai mempunytai kesibukan
yang penuh selama jam kerja yang telah ditentukan dan dapat
dilaksanakan secara wajar tanpa ada tekanan. Untuk itu perlu
diadakan penelitian secara berkala, misalny tiap lima tahun sekali,
apakah daftar uraian jabatan yang telah ditentukan tersebut masih
sesuai atau apakah perlu diadakan penyesuaian menurut
perkembangan organisasi atau perkembangan teknologi dan
lingkungan organisasi yang selalu berubah.
Hendaknya iusahakan jangn sampai seorang pegawai banyak
waktunya yang menganggur, karena memang pekerjaannya pada hari
itu sudah selesai dan tidak ada pekerjaan lainnya lagi.
danya Garis Komando dan tanggung jawab yang jelas ("line of
command and responsibility).
Tiap pegawai harus mengetahui secara jelas siapa yang menjadi
atasan langsung atau siapa yang berhak untuk memberikan perintah
atau instruksi kepadanya secara langsung dan siapa saja yang
menjadi bawahannya atau kepada siapa ia berhak memerintah dan
memberikan instruksi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah
kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas serta menjalin kelancaran
dan ketenangan bekerja.
Pada prinsipnya seorang pegawai hanya mempunyai seorang
atasan langsung pada siapa ia bertanggung jawab terhadap hasil
pelaksanaan tugasnya. Memang kadang-kadang terdapat atasan lain
yang berhak pula memberikan pengarahan atau petunjuk, tetspi hal
tersebut adalah untuk keperluan koordinasi .
Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab ("parity
like between authority and responsibility).
Hendaknya diusahakan agar tiap tugas pekerjaan, mempunyai
keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki
oleh petugasnya.
Kalau wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan terjadi
penyalahgunaan wewenang, sedangkan kalau tanggung jawab lebih
besar dari wewenang akan timbul suatu penekanan.
Jadi dalam deskripsi jabatan hal tersebut harus secara jelas
dikemukakan dan pada waktu-waktu tertentu hendaknya diadakan
peninjauan kerja untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi
karena perkembangan organisasi.
Terdapat pembinaan dan pengembangan karir bagi para pejabat atau
petugas ("career development).
Kepada para pegawai hendaknya diberitahukan secara jelas
kapan dan bagaimana mereka dapat memperoleh kenaikan pangkat,
dan kenaikan jabatan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi
untuk memperoleh kenaikan tersebut.
Untuk itu diperlukan program pengembangan karir berupa pendidikan
dan latihan dengan penentuan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar
para pegawai yang bersangkutan dapat mengikuti program
pengembangan karir tersebut.
Misalnya, dalam kantor wilyah Kecamatan kapan seorang pegawai
urusan Pemerintahan dapat menjadi Kepala sub. Urusan kemudian
menjadi Kepala Urusan, selanjutnya naik lagi menjadi Sekretaris
Kecamatan, lalu menjadi Wakil Camat.
Dengan demikian dapat memberikan motivasi atau dorongan
kepada para pegawai untuk bekerja dengan semangat dan
memberikan prestasi kerja yang tinggi agar dapat memperoleh
kenaikan karir tersebut.
danya penilaian terhadap pelaksanaan tugas dan
penggolongan tugas-tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip
" equal pay for equal work
Dalam struktur organisasi harus jelas terlihat tugas jabatan mana
yang dianggap setingkat dan tugas jabatan mana yang lebih tinggi
kedudukannya sehingga dapat diketahui secara jelas oleh para
pegawai. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin keadilan dan
membedakan tinggi rendahnya tanggung jawab yang diperlukan,
sehingga tidak menimbulkan iri hati.
Sebagai contoh, kepala sub. Urusan tata usaha pada urusan
pemerintahan berbeda atau lbih rendah kedudukannya dengan
sekretaris kecamatan, walaupun tugas pekerjaannya sama-sama di
bidang ketatausahaan/kesekretarisan.
Hubungan kerja yang bersifat impersonal atau tidak bersifat
pribadi (" impersonal relation ").
Para pegawai yang melakukan tugas pekerjaan di kantor melakukan
tugasnya secra kelembagaan atau institusional, jadi tidak bersifat
pribadi. Untuk itu harus diikuti prosedur atau tata kerja yang telah
ditntukan secara formal dan didasarkan atas objektivitas. Karena itu,
tidak boleh ada hubungan yang didasarkan atas suka dan tidak suka
terhadap pribadi petugas dan harus diusahakan pula agar diantara
para petugas yang erat kaitannya dengan prosedur kerja tidak
terdapat adanya hubungan keluarga, sehingga dapat dicegah
timbulnya kolusi dan korupsi. Sebagai contoh, tidak boleh ada
hubungan keluarga atau suami-istri antara petugas bagian
perlengkapan yang melakukan pembelian barang dengan petugas
bagian keuangan yang harus membayar kuitansi pembeliannya.

Pembagian kerja secara seimbang
Seperti yang telah diuraikan dalam buku materi pokok 1 tentang
prinsip-prinsip umum organisasi, maka prinsip yang pertama adalah
pembagian habis tugas. rtinya bahwa semua tugas pekerjaan yang
harus dilaksanakan oleh suatu unit organisasi harus dibagi diantara
para anggota unit organisasi, sehingga tidak ada suatu kegiatan pun
yang tidak ada penanggung jawabnya. Jadi, apabila terdapat suatu
kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada
petugas yang melaksanakannya, maka harus segera ditunjuk salah
seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya.
Dalam praktik sering terdapat beberapa petugas dalam suatu
kantor yang kelihatan terlalu sibuk. Disamping itu terdapat pula
beberapa petugas yang kelihatan sering menganggur sehingga
waktunya habis dipergunakan untuk membaca koran dan main catur.
Hal tersebut merupakan akibat dari kurang seimbangnya pembagian
tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan kantor atau yang tertulis
menurut keputusan tentang organisasi dan tata kerja kantor yang
bersangkutan. Memang biasanya uraian tugas pokok dan fungsi yang
tertulis dalam keputusan tentang organisasi dan tata kerja suatu unit
organisasi itu kelihatannya sudah cukup banyak, tetapi seringkali
dalam praktik tidak demikian karena surat-surat yang masuk
berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Sebagai
contoh, tugas Bagian atau sub. Bagian Perlengkapan, dalam suatu
kantor adalah melakukan pengadaan alat-alat perlengkapan,
mendistribusikannya, memelihara, inventarisasi dan mlakukan
penyusutan, tetapi biasanya kesibukan pekerjaan yang dialami hanya
pada permulaan tahun anggaran, sedangkan untuk waktu sisanya
tidak terdapat banyak pekerjaan sehingga para petugasnya banyak
yang menganggur. Untuk menghindari waktu yang menganggur
tersebut sebaiknya secara berkala mengadakan rapat/pertemuan
dengan para pimpinan bawahannya untuk mengatur dan membahas
kesibukan kerja sehingga terdapat suasana kerja yang harmonis,
dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur.
Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan, perlu
diadakan penijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan
perkembangan keadaan. Dengan adanya pembagian kerja yang
seimbang itu, maka gairah kerja akan terpelihara dengan baik dan
tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai.
Sedangkan untuk para petugas yang terlalu sibuk disebabkan oleh
volume kerjanya memang semakin meningkat, perlu diusahakan akan
sebagian tugasnya dapat dilimpahkan kepada petugas lain atau
didelegasikan kepada anggota bawahannya.
Dengan diadakan pertemuan secara berkala antara pimpinan
kantor dengan para pimpinan bawahan dan selanjutnya pimpinan
bawahan mengadakan pertemuan dengan pegawai bawahannya,
maka dapat dilakukan pembahasan bersama terhadap masalah-
masalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan dan dimintakan
saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya.
Dengan demikian maka terpupuk pula perasaan turut memiliki
(sense of belonging) diantara para pegawai dan diberikan motivasi
dalam rangka peningkatan gairah kerja yang selanjutnya akan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
Rekstrukturisasi biasanya berakibat pengurangan kelebihan
tenaga kerja, akibat dari efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan .
Seringkali kebijakan pengurangan karyawan merupakan alternatif
terakhir yang ditempuh oleh manajer kantor guna mempertahankan
daya saing agar perusahaan tetap mampu beroperasi. Pengurangan
karyawan sebagai suatu kebijakan yang tidak populer bagi karyawan
yang akan berdampak secara psikologis dan fisik. Untuk itu manajer
kantor harus bertindak secara arif dan bijaksana agar kepentingan
karyawan tidak dirugikan. Biasanya masalah yang paling sensitif yaitu
sulitnya menetukan pengurangan jumlah karyawan yang sudah lama
bekerja akan tetapi kurang produktif atau yang masih muda enerjik
namun relatif baru masuk untuk memperkecil beban perusahaan dan
meringankan konflik yang akan timbul jika harapan karyawan tidak
sama dengan harapan perusahaan. pabila tidak diselesaikan dengan
baik akan menimbulkan sabotase, pemogokan atau bentuk unjuk rasa
lainnya.
Jika hal ini terjadi maka secara moril dan materil perusahaan akan
menderita rugi. Sudah saatnya manajer memikirkan langkah-langkah
terbaik yang mampu mempertahankan kepentingan perusahaan
dengan kepentingan karyawan.

Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah
SosiaIisasi rencana program efisiensi
mengajak pihak-pihak terkait seperti Depnaker setempat, serikat-
serikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi
yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan
Tugas Iain manajer kantor yaitu:
1. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di
perusahaan dalam keadaan yang sulit
2. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja
3. Mengatasi karyawan yang bersedia lembur
4. Mengatasi karyawan yang menentang
5. Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan
6. Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan
7. Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor
8. Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan
sehat.
2.2. Jenis kegiatan dan pekerjan kantor

WiIIiam LeffingweII dan Edwin Robinson mendefinisikan
pekerjaan kantor sebagai :
" Office work is concerned primarily with the records of the eaterprise-
making records, and preserving them for future reference.
These records may be the history of transactions of the
enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by
contracts, byu orders, by inventories, by plans and schedules, by
reports and by written and printed memorandums of all kinds ".
Pekerjaan kantor terutama bersangkutan dengan wwarkat-warkat dari
badan usaha, pembuatan warkat/dokumen , penggunaan warkat, dan
pemeliharaan serta penyimpanannya untuk digunakan sebagai bahan
referensi di kemudian hari. Warkat-warkat ini merupakan sejarah dari
kegiatan atau transaksi badan usaha tersebu, yang digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat
pesanan, daftar inventaris, rencana dan jadwal kegiatan, laporan-
laporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. (The
Liang Gie, 1978 : 16).
Secara lebih singkat, Mahieu dalam The Liang Gie (1978 : 17)
mengemukakan sebagai berikut: " Het kantor is de plaats in een
onderneming, waar het administratieve werk verricht wordt, dat met de
hand of machinaal kan geschiesen. Het administratieve werk bestaat
staads in het vestleggen van allerlei gegevens die voor de betrokken
onderneming van belang zijn .
(Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha, dimana
dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha,
yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan
mesin. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai
macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam
pengambilan keputusan).
Oleh The Liang Gie peran pekerjaan kantor atau tata usaha
diperinci lebih lanjut sebagai berikut:
Untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dalam
usaha mnecapai tujuan organisasi
untuk menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi dalam
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Untuk membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan (The Liang Gie, 1978 : 23)
Sebagai contoh, untuk melayani pelaksanaan pekerjaan operatif
ialah dengan cara menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan
guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik.
khirnya, tata usaha mempunyai peranan untuk melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
George R. Terry dalam The Liang Gie (1978 : 17)
mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor, yaitu :
menghimpun atau collecting, yaitu kegiatan mencari atau
mengusahakan tersediaanya segala keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di mana-mana, sehingga terkumpul dan siap
untuk digunakan apabila diperlukan.
mencatat atau recording, yaitu kegiatan mencatat dengan berbagai
peralatan tulis, keterangan keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam
perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula
perekaman pada pita tape atau disket computer.
mengelola atau processing, yaitu bermacam-macam kegiatan
menafsirkan, menghitung, mengikhtisarkan, menyimpulkan dan
mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan, sehingga menjadi
suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi.
menggandakan atau duplicating, yaitu kegiatan memperbanyak
keterangan yang diperlukan dengan pelbagai cara dan alat kepada
pihak-pihak yang lain yang membutuhkan.
mengirim atau distributing, yaitu kegiatan menyampaikan dengan
pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang
membutuhkan informasi yang bersangkutan.
menyimpan atau filling/storing, yaitu kegiatan mengatur dan
menyimpan dengan pelbagai cara dan alat yang aman, sehingga
dapat dicari kembali dengan mudah apabila diperlukan di kemudian
hari. (The Liang Gie: 1978 - 17).
Menurut Leffingwell dan Robinson, ruang lingkup pekerjaan
kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat:
Receving dispatching and orders;
BiIIing;
Correspondence, dictation, typing;
FiIIing;
Passing credit and coIIecting outsanding;
HandIing, distributing and dispatching maiI;
DupIicating and addressing work;
MisceIIaneous, such as: teIephone, receiving visitors,
messenger service;
SpeciaI tasks. Objectives: simpIifications of system,
eIimination of unnecessary work;
Making records (nothing down desire data).
Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi
ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau
pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran.
sas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua
pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan
dan dilaksanalan oleh ssebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri
di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif
Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan
fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran
sepereti surat menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi
fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis
mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh
satuan organisasi perkantoran pusat. Contoh susunan organisasi
perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut

Keterangan : Garis Hierarki
Garis Petunjuk teknis
Manager Umum
Manager
Keuangan
Manager DM.
Perkantoran
Manager
Produksi
Teknis
Keuangan
T.U.
Keuangan
Tata Usaha
Umum
Tata Usaha
Produksi
Teknis
Produksi
sas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masing-
masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping
menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga
melaksanakan semua pekerjaan kantor. Contoh susunan organisasi
dengan asas desentralisasi:

Keterangan :Garis Hierarki
Garis Petunjuk teknis
Kedua asas di atas mempunyai keuntungan dan kerugian.

Keuntungan sentraIisasi:
Pengawasan lebih mudah dilakukan
Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor
Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan
Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang
lebih lanjut

anager Umum
anager
Keuangan
anager AD.
Perkantoran
anager
Produksi
Teknis
Keuangan
T.U.
Keuangan
Tata
Usaha
Umum
Tata
Usaha
Produksi
Teknis
Produksi
Sedangkan keuntungan desentraIisasi:
Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masing
masing unit organisasi yang bersangkutan
Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama
lain
%idak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal
pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat,
pencarian arsip dan lainlain.

Selain asas- asas dalam penyusunan pekerjaan kantor,
Prof. Dr. Prayudi tmosudirdjo, S.H. mengemukakan pula pentingnya
prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian
pekerjaan kantor (Prof. Dr. Prayudi tmosudirdjo, S.H, 1979: 88-91),
yaitu :
Setiap organisasi dan sub unit organisasi harus mempunyai
tujuan yang jelas, sehingga jelas pula kegiatan atau pekerjaan yang
harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Pada
secretariat wilayah kecamatan misalnya telah ditentukan tugas urusan
administrasi sebagai berikut antara lain:
a. Mempersiapkan penyusunan naskah laporan pemerintah
wilayah kecamatan
b. Melakukan urusan suratmenyurat
c. Mengurus dan membayar gaji pegawai, dan lainlain.

Prinsip pembagian dan penugasan kerja yang homogin
PeIbagai macam pekerjaan yang harus diseIenggarakan dan
diseIesaikan secara berkeIompok harus dipiIah-piIah, dibagi,
disortir, kemudian dikeIompokkan daIam subunit tertentu.
Prinsip hirarkhi atau kesatuan perintah.
Prinsip ini meIiputi beberapa subprinsip, yaitu: span of controI
atau rentang kendaIi, deIegasi secara berimbang, komunikasi dan
koordinasi.
Prinsip pengaturan yang jeIas.
Semua anggota organisasi harus mengetahui secara jelas bagaimana
aturan main, sehingga dalam melaksanakan kegiatan tidak boleh
semaunya sendiri, melainkan harus sesuai dengan petunjuk
pelaksanaan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh pimpinan yang
berwenang.

2.3. Fungsi, Tugas dan Peranan Kantor

Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi
dan catatancatatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai
berikut :
- Untuk menerima keterangan.
MisaInya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya
- Untuk mencatat keterangan.
MisaInya: catatan -catatan tentang pegawai, harga, dan
sebagainya.
- Untuk menyusun keterangan.
MisaInya: daIam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya
- Untuk memberikan keterangan
MisaInya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran,
dan sebagainya
- Untuk menjamin aktiva.
MisaInya: pemeIiharaan uang kontan, pengadaan
persediaan, dan sebagainya.
Fungsi kantor daIam perusahan adaIah:

- Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan.
MisaInya produksi pabrik mendahuIui administrasi kantor.
- MeIengkapi tujuan pokok perusahaan.
AdaIah tidak mungkin menjIankan pabrik tanpa penyusunan
upah, pembeIian bahan-bahan dan sebagainya.
- Mengawasi factor-faktor produksi
MisaInya dengan pengawasan budgeter, pengawasan
pegawai-pegawai dan keungan.

spekaspek manajemen perkantoran adalah aspekaspek
efisiensi kantor. Subyek ini berhubungan dengan aspekaspek yang
luas sebagai berikut:

Tujuan
dalah sangat penting menilai ddan menentukan tujuan kantor atau
bagianbagian daripadanya.

Organisasi
Organisasi adalah penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas
kepada tenaga kerja tersebut.

Metode
Metode atau sistem adalah urutan pelaksanaan pekerjaan dan
bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan.

Kepegawaian
epegawaian berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja,
penempatan, latihan, kenaikan pangkat dan pengeluaran
(pemberhentian) mereka.

Lingkungan
Lingkungan meliputi gedung kantor, perkakas kantordan kondisi
kondisi fisik dalam gedung.

Mesin dan perIengkapan.
Mesin dan perlengkapan adalah semua benda atau barang mati
yang dipergunakan dalam kantorkantor untuk membantu
(mempermudah) pelaksanaan pekerjaan.

BAB III
TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

pemahamanya.

Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab .


3.1. Macam-macam peraIatan / mesin kantor

Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang di
pergunakan untuk mencatat, mangirim, mengganda dan mengelola
bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik,
magnetic, atau secara kimiawi. Macamnya mesin perkantoran ini
banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan
kemajuan teknologi modern. Beberapa macam yang cukup umum
ialah :
1. Mesin ketik (typewriter)
2. Mesin dikte (dictating machine)
3. Mesin hitung (calculating machine)
4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
5. Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier)
6. Mesin komunikasi (communication equipment)
Tata ruang kantor yang di susun secara baik menurut pedoman-
pedoman dalam Bab X di muka akan tampak lebih rapi apabila
perabot kantornya seragam. Tataruang itu juga akan memperlancar
pelaksanaan kerja perkantoran apa pun bilamana perabotny76a
memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet.
Perabot kantor yang alam bahasa inggris disebut office
furnishings atau office furniture biasanuya meliputi meja tullis dengan
kursinya, lamari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-
warkat lainnya, maja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya
semacam itu. Di ndonesia perabot kantor itu hamper seluruhnya
masih di buat dari kayu, sedang di luar Negeri umumnya terbikin dari
baja atau metal lainnya.
Dua macam perabot kantor yang tentu di miliki dan yang paling
banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk
pula meja ketik) dan kursinya. Oleh karena itu hal ikhwal meja dan
kursi kerja itu perlu mendapat penelaan secukupnya terutama
mengenai segi-segi ukuran, bentuk, dan pertalianya dengan luas lantai
yang perlu di sediakan.
Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syaratsyarat yang berikut :
1) Dari permukaan meja sampai lantai tiak seluruhnya tertutup.
Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka.
Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara
lancar dan bagian kaki pegawai yang mamakainya tidak terasa
panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya
memudahkan pembersian lantai.
2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga apat menyilaukan
mata dan pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya
tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, malainkan sebaiknya
diberi warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara
warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih
mudah melahkan mata dari pegawai.
3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang
terlampau luas dalam prakteknya jua tidak di pergunakan untuk
bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk
berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya di
simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri.
Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor.
a. Meja tulis biasa.
b. Meja tulis dengan laci ganda.
c. Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik.
d. Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan.
e. Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan.
f. Meja kerja pejabat pimpinan.
Untuk mengukur maja kantor telah lajim digunakan 3 satuan hitung,
yaitu lebar (width), dalam (depth)dan tinggi (height) :
Lebar :ialah jarak yang panjang dari suatu tepi
permukaan meja ke tepi seberangnya. pabila dilihat
darit tempat duduk pegawai yang memakai meja itu,
jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke
tangan kanannya.
DaIam :ialah jarak yang pendek dari tepi bagian
depan permukaan meja sampai tepi bagian
belakagnya. Bagian depan (front)dari sesuatu meja
tulis ialah bagian yang termasuk lingkungan tempat
dudik pegawai yang memaakai meja itu.
Tinggi :ialah jarak dari permukaan meja yang di
pakai untuk bekerja sampai ke lantai.
Kecuali adanya syarat-syarat tertentu yang di perlukan bagi
pelaksanaan sesuatu pekerjaan khusus, maka meja tulis untuk setiap
karyawan biasanya cukuplah berukuran 120 X 70 cm. Dalam
pemakaianya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja
itu perlu di sediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai
masing-masing. Elebar minimum 40 cm. Bilaman salah satu sisinya
merupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas, maka untuk
ruang lalulintas itu dapat di sediakan 60 cm bagi setiap meja, baik
hanya pada satu sisinya ataupun kedua-duanya sebelah kanan dan
kiri. Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai kea rah
belakang punggungnya di perlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm.
Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja
kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini :

Ukuran meja : 120 x 70 cm
Luas lantai : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm)
Diperlukan : 3.3 m
40 cm
80 cm
Jadi dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh
setiap meja kerja pada umumnya telah sekitar
2
1
3 meter persegi
bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil
atau rak dengan ukuran lebar 1 m dan dalam
2
1
m (=0.5 meter
persegi), maka luas lantai yang rata-rata perlu di sediakan bagi
seseorang pegawai tatausaha ialah 3.5 + 0.5 manjadi 4 meter persegi.
Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas
daripada seseorang pegawai biasa, yaitu 130 x 80 cm atau paling
besar 150 x 50 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat di sediakan
bagi seseorang kapala dengan senderinya di sesuaikan menurut
ukuran meja itu atau luas kantornya. nggka rata-rata yang dianggap
layak bagi seorang kepala (supervisior) manurut sebuah buku
pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9.3 meter persegi.
Pada meja kerja biasa berukuran 120 x 70 cm, sebetulnya luas
ruang yang benar-benar di pakai untuk malaksanakan pekerjaan
seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah
sekitar 80 x 50 cm. Luas selebihnya merupakan ruang kosong atau
tempat untuk manaruh benda-benda seperti baki surat, telepon atau
peralatan lainnya. Bilamana di tenggah-tenggah meja di taruh sebuah
mesin TK, maka praktis maja itu menjadi penuh dan pegawai yang
bersangkutan tidak leluasa manulis atau melaksanakan pekerjaan
pekerjaan lainnya di atas meja.
Untuk mengatasi masalah kesempitan ruang, ahli-ahli perabot
kantor di luar Negeri menciptakan macam-macam maja yang lain
bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional. Salah satu
meja model terbaru ialah meja berbentuk huruf L.Dengan luas yang
sama seperti meja biasa, maja bentuk L ini dapat memberikan ruang
kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat di pakai pada saat yang
sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan seperti umpamanya
mangetik dan mengambar. Contoh perbandingan luas antara meja
bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran
0.84 meter persegi adalah seperti gambar ii :

120 cm

Luas meia :70x120 cm 8400 cm
Luas untuk keria:50x80 cm 4000 cm
b
u
k
u
Bak
surat

Tempat pena

tele
pon
geles
5
0

c
m

80 cm
7
0

c
m

Jadi, dari gambar-gambar di atas terlihat bahwa Lengan luas
yang sama.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk
biasa, luas yang benar-benar dapat di pakai untuk bekerja pada meja
bentuk huruf L itu sebesar 0.48 meter persegi, seang pada meja yang
biasa hanya 0.4 meter persegi. Selain itu bentuk L dapat menyediakan
ruang untk keperluan pekerjaan lainnya dengan leluasa, misalnya
pada bagian tenggahnya untuk menulis dan sisi kanannya untuk
mengetik. Selanjutnya nasi ada penghematan lainnya, yaitu kerena
lebar meja bentuk L hanya 110 cm apabila kedua sisinya dan bagian
tempat dduduknya ditambah dengan ruang untuk lorong-lorong maka
luas lantainya aalah lebih kecil daripada luas lantai meja biasa (60 +
110 + 40 + 150 cm = 3.15 m).
Mengenai tingginya meja, pada umumnya dapat di terima ukuran
72 cm. Tapi untuk meja yang khusus di pergunakan untuk mengetik,
tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu. Dengan
demikian tanggan pegawai tik itu dapat bergerak engan leluasa dan
dalam posisi yang lurus ke muka sewaktu mengetik. Pedomanini juga
berlaku bagi meja-meja yang di pakai untuk bekerja dengan alat-alat
lainnya yang mempunyai permukaanlebih tinggi seperti misalnya
mesin hitung.
Selain bentuk huruf L di atas, macam-macam bentuk maja
modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam
pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar bawah ini.
Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di
pakai untuk pejabat yang bertugas menguji calon-calon pegawai atau
pekerjaan semacam itu. Seteleh selesai wawancara, apabila pegawai
atau calon yang di uji harus menulis sesuatu, ini dapat di lakukan pada
bagian meja yang menjulur keluar dan beradah di sebalah kanannya
itu. Dengan meja biasa hal itu agak sukar di lakukan, karena kakinya
terbentur pada bagian belakang meja yang biasanya tertutup atau
orang yang bersangkutan harus menulis dengan badan yang
membungkuk.
Setiap pekerjaan yang bercorak khusus biasanya memerlukan
bentuk meja tersendiri agar dapat tercapai efisiensi kerja. Misalnya
seseorang pajabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambar-
gambar, bagian-bagian, peta-peta, atau lambaran-lambaran warkat
lainnya yang lebar, apabila bekerja engan meja bentuk biasa
lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja
atau di dalam lemari, kalau pejabat itu memerlukan sebuah gambar,
mungkin ia harus mondar-mandir menuju ketempat penyimpanannya
dan kemudian membuka gulungan gambar itu.
Selain kegunaan yang memungkinkan kerja sama yang sangat
erat an mencegah salaah seorang pegawai berjalan mondar-mandir
menuju meja rekannya, maja bentuk adalah perabot kantor yang
paling menghemat luas lantai. Dengan ukuan masing-masing
permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm, meja bentuk Z yang di pakai
oleh 2 orang pagawai memerlukan anggota seperti tergambar di
bawah ini.

150 cm
280 cm
80 C 40 C 40 C
Jadi luas lantai yang di perlukan untuk 2 orang pagawai yang
apabila masing-masing memakai meja biasa adalah sekitar 6 -
2
1
6
meter persegi, dengan meja bentuk Z cukup disediakan ruangan
sesuai 4.2 meter persegi. ni merupakan penghematan luas lantai
sekitarn 30%. Pembagian ruang dan jangkauan gerak tanggan
sewaktu bekerja dari kedua pagawai yang memakai meja kerja itu
biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah :

Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah
kursinya, karena tanpa kursi tidak mungkin kerjaa ketatausahaan
dapat di kerjakan. Kursi yang baik harus pula memenuhi
syarat.Menurut Prof.RaIph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4
syarat :
1) Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi
pegawai yang mamakainya.
2) Kursi itu di buat secara kokoh, sebaiknya dengan karangka dari
baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.
3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang
akan di duduki menyerupai sael sehingga berat badan terbagi
marata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi epan dari
tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat.
4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat
menunjang tulang punggung karyawan.

ontohcontoh 4 macam kursi kantor
1) Kursi pegawai tata usaha (clerical chair)

2) Kursi sekretaris (secretarial chair)

3) Kursi konperensi/rapat (conference chair)

4) Kursi pejabat pimpinan (executive chair)

Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat,
sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Dengan demikian kedua
tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih.
Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa, sebaiknya kursiitu tidak
mempunyai lengan. Bagi pegawai yang banyak mengetik, menulis-
nulis atau malakukan hubungan-hubungan kian kemari, lengan kursi
dapat mejdi rintangan yang akan menguranggi kelancaran pekerjaan
atau kelincahan kerjanya.
Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan
(manajer perkantoran misalnya)
Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah
yang susunan tingginya an penyangga belekangnya dapat di
sesuaikan untuk seseorang pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat di
putar untuk apat mengatur tinggi rendahnya seperti tanpak pada
gambar di bawah ini adalah sangat baik. ni lebih-lebih sangat perlu
untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.

Contoh konkret 2 bentuk kursi kantor untuk bekerja pada meja bentuk
L an Z
.Mengenai ukuran tingginya kursi yang tepay bilamana
ketinggian itu tidak dapat di atur, ini umumnya ialah 45 cm dari
permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman yang terpenting ialah
bahwa pegawai yang memakai sesuatu kursi apat duduk dengan
kedua kakinya menempel lantai. Kursi yang terlampau pendek juga
tidak baik.
Demikianlah beberapa segi yang perlu diperhatikan dalam
menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor.

Pertemuan IV

3.2. Perencanaan poIa tindakan dasar daIam penyeIesaian
.
Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut di atas maka
apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang
efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun menguranggi hasil yang
hendak di capai merupakan :

1) Cara yang paling mudah (tidak sullit akibat memakai banyak
pikiran).
2) Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan
banyak tenaga jasmani manusia).
3) Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu).
4) Cara yang paling dekat (tiak jauhcaranya an menghamburkan
ruang kerja).
5) Cara yang paling murah (tiak mahal akibat terlampau boros
pengunaan bendanya).

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya
biasanya dapat di simpulkan sesuatu asas yang dapat menjadi
petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam
bidang tatausaha ; perlulah kiranya di indahkan asas-asas tertentu
agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja
ketatausahaan dengan hasilnya. sas-asas efisiensi bagi tatausaha itu
ada 5 yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan,
penghapusan dan pengabungan. Kesemua itu erturut-turut akan
diuraikan lebih lanjut bawah ini :

1. Asas perencanaan.
Merencenakan berarti mengambarkan di muka mengenai
tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam ranggka
mencapai sesuatu tujuan. Perwujutan asas ini dalam bidang
tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut :

a) Pedoman tentang maksud warkat
Setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus
mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata.
Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat alam
bidang peneranggan, hokum, administrasi,
keilmuan/penelitian, pendidikan dan sejarah/dokumentasi.
Bila tidak bisa di jawab untuk apa sesuattu warkat dibbuat,
maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan.
b) Pedoman tentang penetapan prosedur
Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai
prosedur ketatausahaan tidak boleh di biarkan
tumbuhsendiri, malainkan harus selalu direncanakan dan di
atur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang
berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur
dalam sesuatu organisasi henaknya di himpun secara
tertulis dalam buku pedoman (manual).
c) Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
Setiap mesin kantor hendaknya hanya di beli dan di
pergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang
telah di tetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu,
barulah kemudian manyusun prosedur kerjanya di sekitar
atau mengikuti mesin itu.
d) Pedoman tentang perencanaan formulir.
Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat,
menyampaikan, tau manyimpan berbagai keterangan
hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya,
macam, dan bahannya.

2. Pengembangan organisasi kantor

Dalam perkembangan dunia modern sekarang ini, aka terdapat
banyak factor-faktor yang menyebabkan perubahan dan
selanjutnya perubahan-perubahan tersebut akan mempengaruhi
kehidupan suatu organisasi. Factor-faktro lingkungan eksternal
yang dapat menyebabkan perubahan dan harus diperhatikan oleh
setiap pimpinan organisasi adalah :
1. Tantangan teknologi (kemajuan dan penemuan baru
bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi)
2. Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha, pasaran
tenaga kerja dan sebagainya)
3. Perkembangan keadaan politik (politik dalam negeri,
peraturan perundang-undangan, hubungan luar negeri)
4. Tantangan demografis (pertumbuhan penduduk,
urbanisasi)
5. Kondisi geografis (pertumbuhan transportasi dan
informasi).
6. Kondisi social budaya (nilai-nilai budaya bangsa gaya
kehidupan modern)
7. Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat.

Factor-faktor di atas akan mempengaruhi kehidupan organisasi
dan oleh karena itu organisasi harus dapat menyesuaikan diri
terhadap perubahan-perubahan tersebut dan mengambil langkah-
langkah antisipatif guna memanfaatkan peluang dan kesempatan
yang ada.
Selanjutnya perubahan organisasi tersebut akan menyebabkan
pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran.
Menurut hasil studi di merika Serikat, hal-hal yang menyebabkan
pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah :
%he increased control of businessby government.
%he increase in insurance and advertising activities.
%he development of modern accounting techniques.
%he acceptance and intenalve use of credit and installment selling.
%he expansion of small enterprises to national and international
oprations.(Drs. The Liang Gie, 1978 : 268)
Era globalisasi yang terjadi pada decade 90-an mempunyai
pengaruh yang luas terhadap seluruh kehidupan manusia, termasuk
pada bidang administrasi perkantoran.
Seperti dikemukakan oleh Presiden Soeharto dalam pidatonya
tertanggal 9 Januari 1995 yaitu : " Dewasa ini kita berada pada tahap
paling awal dari suatu zaman baru. Kita akan hidup dalam suasana
yang makin terbuka. Sikap kita terhadap arus keterbukaan
(globalisasi) itu harus positif, mau atau tidak, suka atau tidak suka,
siap atau tidak siap, kita telah masuk dalam sistem perdagangan
bebas dunia . Kita mendapat tantangan dan peluang yang terbuka di
hari depan.
Untuk dapat memenuhi tantangan dan peluang tersebut bangsa
ndonesia harus dapat meningkatkan kemampuannya di segala
bidang, terutama di bidang administrasi, baik administrasi negara
maupun administrasi niaga. Di bidang administrasi negara, pemerintah
harus dapat mengalihkan fungsi (shift of function) dari kebijaksanaan
ekonomi yang dipimpin oleh public (negara) menjadi kebijaksanaan
ekonomi yang dipimpin oleh swasta (swastanisasi). Untuk keperluan
tersebut telah dikeluarkan beberapa paket deregulasi dan
debirokratisasi di bidang dunia usaha dan dilaksanakan asas
desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan.
Sedangkan di bidang administrasi niaga telah diadakan usaha-
usaha untuk mengembangkan desain-desain administrasi niaga
dengan meningkatkan berjalannya kemitraan usaha, antara golongan
skala besar (konglomert), golongan ekonomi menengah dan golongan
ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan.
Karena administrasi perkantoran dimaksudkan untuk dapat
mendukung pelaksanaan operasional fungsi-fungsi pokok suatu
organisasi, maka kegiatan administrasi perkantoran harus dapat
menyesuaikan diri dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh
fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan.
Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut, maka
hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi
perkantoran sebagai berikut:
1. mengoptimasikan pentapan tujuan fungsional, sehingga
dapat mencapai pelaksanaan tugas-tugas pelaksanaan
yang semakin kompleks.
2. mengadakan antisipasi terhadap persyaratan informasi
yang dibutuhkan guna menunjang pencapaian ujuan
organisasi.
3. mengadakan sistem perencanaan terpadu, sehingga dapat
menjalin hubungan yang serasi antara subsistem
operasional, prosedur dan metode pelaksanaan
operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian
tujuan.
4. melakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap
struktur organisasi untuk dapat menampung kebutuhan
akan permintaan-permintaan baru sesuai dengan
perubahan lingkungan yang dihadapi.
5. mempertimbangkan secara hati-hati dalam usaha
otomatisasi kegiatan dalam arti memperhatikan persiapan-
persiapan yang diperlukan, baik persiapan teknis maupun
persiapan sumber daya manusia, yang harus
diperhitungkan secara matang.
6. menyempurnakan mekanisme penilaian prestasi kerja,
penentuan standar, ukuran-ukuran penilaian dan
pengawasan.
7. melakukan usaha-usaha untuk menekan biaya
administrasi yang serendah mungkin dalam rangka
menghadapi kompetisi yang semakin ketat.
8.

Pertemuan ke V
3.3. Penyederhanaan kerja kantor.

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet
atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan,
palaksanaan asas ini sebagai berikut :

a) Pedoman tentang tata cara.
Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki
yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-
cara yang termurah.
b) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.
c) Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin
dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya di usahakan
standardisasi untuk memudahkan pengadaan.
d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha
Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya
dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang
melayani semua operatif,misalnya pekerjaan penyambungan
telepon.

3.4. Standarisasi Kerja Kantor

Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaik-
baiknya, sebab apabila tidak, maka akan merupakan kumpulan
kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran
dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan
organisasi. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan
pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada
efisiensi.
Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar
penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor.
Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang
perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan
usaha yang perlu dilakukan/input () dengan menggunakan
sumberdaya, waktu dan ruang. Ketiganya dapat dirumuskan sebagai
E= O>.
Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan
bahwa kegisatan-kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti
tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, tetapi
dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya
penghematan sumber daya yang telah digunakan.
Dilihat dari segi usaha, maka usaha untuk melakukan suatu
pekerjaan itu meliputi 5 unsur, yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang dan
material termasuk uang. Dengan demikian dapat dirumuskan secara
konkret, bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau
untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan, dengan:

cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak menggunakan
pikiran)
cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak menggunakan
tenaga)
cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak memerlukan waktu)
cara yang paling murah (tidak terlalu banyak menggunakan
ruang)
cara yang paling murah (hemat dan tidak boros dalam
penggunaan material termasuk uang).

Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil
yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling
cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain
dengan pemberian pengoorbanan yang minimal.

Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas, aitu:
1. Asas Perencanaan
Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan
perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan-
pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan
pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan
pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja,
pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan
penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian
formulir.
2. Asas Penghematan
Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan
uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak
menjadi boros. sas ini meliputi penetapan pedoman tentang
perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang
perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi
pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang
perhitungan formulir dan lain-lain.
3. Asas Penyederhanaan
sas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah,
praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan
penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion
study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja
(organization and method).
Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan
tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau
digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang
perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi.
4. Penghapusan
Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang
kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya
dihapuskan atau ditiadakan.
5. Penggabungan
sas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang
perlu digabungkan sehingga lebih efisien.
Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam
bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia
maupun non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi.
Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output
dengan input. John Kendrick dalam bukunya " n Introduction to thee
dynamic of productivity charge , mengatakan : Productivity is the
relationship between output of goods and services and the input of
resources, human and nonhuman, used in the productive process.
%hat relationship is usually expressed in ratio from O and I"(Kendrick,
1977 : 1).
Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan
Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas
pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, yaitu :
1. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah
yang sama
2. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk
memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.
3. Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk
memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.
4. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk
memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. (Kusriyanto,
1991 : 3)

Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja
tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi, dalam arti melakukan
penghematan terhadap sumber daya. Dengan diusahakan efisiensi
maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara
output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya
peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan
efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan
dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi
dengan penghematan.

3.5. Penyusunan Pedoman kerja Kantor

Dalam organisasi yang ruang lingkupnya kecil, dimana
hubungan atau komunikasi bersifat akrab dan informal, maka
komunikasi lisan adalah yang senantiasa dilakukan karena dapat
dilakukan sewaktu-waktu.
Seperti apa yang dikemukakan opleh Richard F. Neuschel dalam
bukunya: " Management by system" sebagai berikut : " %he small,
close knit organization may be able to rely on oral communication. But
the large farflung enterprise can on more be managed effectively
without written. %he from in which instruction are recorded may very
from simple memorandums or bulletins to highly formalized policy and
procedure manuals (Richard F. Neuschel, 1960 : 323).
Memang dalam organisasi-organisasi yang besar, baik
organisasi pemerintah maupun non-pemerintah, antara pejabat yang
satu dengan pejabat yang lain, ataupun antara atasan dengan
bawahan, tidak selalu dapat bertemu sehari-hari atau hubungan
langsung.
Dalam keadaan yang demikian maka cara atau sarana
komunikasi tertulis dan bersifat relatif tetap sangat mutlak diperlukan.
Hal tersebut dapat dilakukan dengan instruksi-instruksi atau petunjuk-
petunjuk tertulis, antara lain dengan pembuatan buku pedoman
pegawai atau buku pedoman kerja (manual). Dengan adanya buku
pedoman pegawai atau manual trsebut, maka para petugas dapat
mengetahui apa yang dituntut dari petugas tersebut dalam
melaksanakan tugas pekerjaannya dan dijadikan acuan pula atas
penilaian hasil pelaksanaan tugasnya. Di lain pihak dengan
perkembangan organisasi dan faktor-faktor lingkungan yang berubah
maka buku pedoman pegawai tersebut harus diadakan peninjauan
kembali dari waktu ke waktu, sehingga memerlukan penyesuaian
dengan perubahan yng terjadi.
Dalam materi pokok ini akan diuraikan tentang pengertian dan
fungsi buku pedoman pegawai, manfaat buku pedoman pegawai,
macam-macam buku pedoman pegawai dan cara penyusunan buku
pedoman pegawai.
Secara umum setelah mempelajari bagian ini, anda diharapkan
mampu memahami dan menguraikan tentang pengertian, fungsi,
manfaat, macam-macam buku pedoman pegawai, serta cara
penyusunan buku pegawai.

Secara khusus setelah mempelajari materi pokok ini, anda dapat
menjelaskan secara tepat tentang :
a. Latar belakang diperlukannya buku pedoman pegawai.
b. Pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai.
c. Manfaat buku pedoman pegawai.
d. Jenis atau macam-macam buku pedoman pegawai.
e. Prinsip-prinsip dalan penyusunan buku pedoman pegawai.
1. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan buku pedoman
pegawai.

BAB IV
TATA RUANG KANTOR

pemahamanya.

Mendeskripsikan tata ruang kantor


Dalam melaksanakan tatausaha, suatu factor panting yang turut
menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat
perlengkapan kantor engan sebaik-baiknya. Pennyusunan alat-alat
kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang
perkantoran.
Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah
di kutipkan 2 perumusan yang berikut :
1) "Ofice layaut may be defined as the arrangement of furniture
and equipment within available floor space.
(tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan
perabotan an alat perlengkapan pada luas lantai yang
tersedia.)
2) "Office layaut is the determination of the space leguere ments
and of the detailed utilizations of this sapace in order to provide
a practical arrangement of the physical factor considered
necessary for the execution of the office work within reasonable
costs.
(Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang pengunaan secara
terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
paraktis dari factor-faktor fisik yang di anggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak,)
Di ndonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat
perhatian dari instansi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan
swasta. Misalnya sering terlihat bahwa suatu instansi atau pejabat
yang banyak malayani public ditaruh di belakang.
Di bawah ini adalah gambar-gambar yang menunjukan
perbandingan antara tataruang yang baik dan yang buruk.

Gambar-gambar di atas menunjukan suatu seksi perusahan
yang bertgas membuat perhitunggan, misalnya saja membuat faktur.
Proses pembuatan faktur itu dimulai dengan diterimanya daftar
pesanan dari seksi lain. Kapala seksi petugas membuat catatan-
catatan mengenai harganya, potongan yang harus di berikan, asuransi
tambahan biaya pengiriman, atau bpertangungan. Lalu diteruskan
kepada juru hitung untuk di hitung, kemudian diteruskan kapada juru
periksa, kemudian diteruskan kapada juru tulis untuk di ketik.
khirnya, setelah di teliti lagi oleh juru periksa dan kapalanya,
barulah ddi teruskan kapada juru arsip untuk di kirimkan keseksi lain,
sedang salinannya di simpan dalam lemari arsip. Pada gambar kiri,
karena tataruang tidak di rencanakan sebaik-baiknya, maka warkat itu
harus mandar mandir secara tidak efisien.
Tiap pegawai harus berdiri dari tempat duduknya an
mengantarkannya kapada pegawai berikutnya. ni membuang waktu
an tenaga yang sebetulnya tidak perlu.
Bahkan proses pekerjaan itu dapat agak disderhanakan, yaitu
daftar pesanan langsung si terima oleh kepala tidak lagi melalui juru
arsip. Kemudian setelah factor itu selesai tidak perlu di bawah keatas
meja si kapala untuk di periksa lagi.
Jadi tataruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang
bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Paa pokoknya akan di
peroleh keuntungan-keuntungan yang berikut :
1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu
suatu luas lantai tertentu apat dipergunakan untuk keperluan
yang sebanyak-banyaknya.
4) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public
yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa
tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat
yang hendaknya di penuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik.
Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu itu ialah :
1. Pekerjaan dalam kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat
menempuh jarak yang sependek mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tatausaha apat mengalir secara lancer.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan
pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat
terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara
memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjunggi kantor yang bersangkutan
mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu.
7. susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.

Dua ahli inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan
bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi sesuatu
kantor ialah :
a) legal requirements to be fullfils ;
b) space to be used to the greatest advantage ;
c) services to be available where needed :power, telephones etc ;
d) good working conditions to be provided for everyone ;
e) supervision to be able to see the ataff at work ;
f) sense of belonging and loyalty to the working group fostered ;
g) communication and work flow facilitated ;
h) movement of clerk betwendesks and filling are made easy ;
i) noisy and distracting operations segregated ;
j) mutual interverence between clerks avoided ;
k) privacy and sycuuryty provided where necessary ;

a) persyaratan peraturan, perundang-undangan di penuhi ;
b) ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar ;
c) peIayanan-peIayanan tersedia sepanjang diperIukan
:tenaga Iistrik, teIepon, dan Iain-Iain ;
d) persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e) pengawasan dapat meIihat para petugas sedang bekerja ;
f) rasa kesatuan dan kesetiaan terhaap keIompok karja di
peIihara ;
g) komunikasidan arus kerja diperIancar ;
h) IaIuIaIang para tata usaha di antara meja-meja dan Iemari-
Iemari arsip di permudah ;
i) peIaksanaan kerja yang gaduh dan menganggu perhatian
di pisahkan ;
j) saIing menganggu di antara para juru tatausaha
dihinarkan ;
k) kebebasan diri dan keamanan di usahakan sepanjang
perIu ;

seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas
pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu
diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu
barang, namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa
di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa
asas itu ialah :

a. Asas mengenai jarak terpendek.
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang
yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian
sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang
terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan
alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.

b. Asas mengenai rangkaian kerja.
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang
yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-
alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. sas ini merupakan
kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak
terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh
berderet deret menurut urutan proses penyelesaian
pekerjaannya.
c. Asas mengenai pengunaan segenap ruang.
Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan
sepenuhnya semua ruang yang ada.

d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata
ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun
kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya
yang besar.
Demikianlah beberapa asa yang harus dijadikan pedoman kalau
hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran.
Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor,
hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan
tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. Demikian pula henaknya
diperhatikan sifat pekerjaanitu. ni perlu untuk itu ada beberapa
pedoman sebagai berikut :
1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus
melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di
atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan
lainnya. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan
misalnya kas yang harus malakukan atau menerima
pembayaran-pembayaran ; pada dinas pemerintah misalnya
suatu bagian yang mengurus perizinan, tempat yang mudah
diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang
bersangkutan. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin
hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa
public ke bagian itu,
2. satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama
lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat, terutama pada
gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang
sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan
dan jarak terpendek dapat terjamin, bagi public hal ini juga
merupakan pelayanan yang baik, karena mereka tak usah monar
mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian
lain.
3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan
dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah,
sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya.
4. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh, misalnya
sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan
lainnya, lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan
otak, misalnya bagian perencanaan.
Pedoman tersebut di ats alam penerapannya kadang-kadang
nampaknya saling bertentangan, mialnya saja suatu seksi reproduksi
yang merupakan satuan pusat harus ditempatkan di tengah-tengah,
padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat suara
gaduh

BAB V
KOMUNIKSI KANTOR

pemahamanya.

Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab .


5.1. Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor
Dalam pegertianya yang umum komunikasi adalah penyampaian
warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang
kepada orang lain. lam komunikasi itu sekaligus tercangkup
penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kedalam pikiran
orang lain sehingga tercapai pengetian yang di tentukan atau
menimbulkan tindakan-tindakan. Dalam garis basarnya komunikasi itu
meliputu unsure-unsur sebagai berikut :
) !engirim warta (komunikator)
2) Warta, keterangan atau buah pikiran
3) Alat atau sarana untuk mencapai warta
4) Isarat ang di pancarkan oleh alat ang bersangkutan.
5) !enerima warta (comunicatee).
a) Komunikasi intern.
Sebagian besar kegiatan kantor tata usaha dalam suatu
organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan
dalam lingkungan sendiri disebut komunikasi intern.
Komunikasi dapat di bedakan dalam 2 macam :
1) Hubungan tegak (vertical)
2) Hubungan datar (horizontal)
Menurut Charley broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik di
pergunakan apabila :
1. Tugas sederhana.
2. Pernah di jalankan.
3. Dalam waktu yang singkat.
4. Kekeliruan tidak mempunyai akibat besar.
5. Dalam keadaan darurat.
Menurut Broaded pula hal-hal yang mengharuskan suatu perintah
tertulis apabila :
1. Tugas yang di perintah kan akan berlangsung satu bagian ke
bagian lain.
2. Bersifat ruet dan terperinci.
3. Perintah di kerjakan di tempat lain.
4. Berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan.
5. Kekeliruan mempunyai akibat besar.
b) Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistic modern
dewasa ini, ternyata bahasa mempunyai sifat dasar
sebagai berikut :
1. Semua bahasa merupakan system-sistem
persepakatan manusia dan bukan system-sistem dari
kaedah kealaman.
2. Setiap bahasa bersifat khas dalam lafal, tata bahasa,
dan kosa katanya.
3. Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya
adalah wajar.
4. Ketepatan hanya dapat didasarkan pada kelaziman dari
cara pemakaian dan semua cara pemakaian bersifat
relative.

Media Komunikasi Kantor
a. Pesawat TeIpon
Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan
komunikasi lisan di kantor. Komunikasi melalui telpon
merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan
meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling
menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon
dapat digunakan untuk menjelaskan, mengkonfirmasikan bahkan
meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan
dengan kantor.
Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat
berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk
memuaskan dan menjaga relasi. Etika dimaksud antara lain :
a) Persiapan sebelum bertelepon
Persiapkan nomor telepon yang dituju
Persiapkan pokok-pokok pembicaraan
Persiapkan alat tulis untuk mencatat
b) Pada saat bertelepon
Ucapkan salam, ssebutkan identitas kantor anda
Tawarkan bantuan (jika telepon masuk)
Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok pembicaraan
Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan kejelasan suara
Percaya diri dan santun
Kembangkan kecerdasan emosi untuk menghasilkan
komunikasi yang baik
khiri telepon dengan mengucapkan salam
Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik.

b. Presentasi
Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah
merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama para
eksekutifnya. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan
menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya.
Presentasi merupakan media komunikasi lisan untuk
menyampaikan pikiran, ide-ide atau keterangan mengenai apa
saja yang menjadi tanggung jawab seseorang baik itu
merupakan barang ataupun jasa.
Presentasi juga merupakan kesempatan untuk
menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang
memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai
bidang atau permasalahan yang dikelola.
gar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka
kenali diri sebelum mengenali orang lain
identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi yang
efektif
maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang
baik (postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh)
kembangkan kecerdasan emosional
berkomunikasi dengan penuh empati
komunikasi dalam segala situasi

Disamping itu perlu diperhatikan
penguasaan materi presentasi
pahami cara kerja alat bantu yang digunakan
jaga penampilan dan tata cara berbusana
penggunaan prinsip logis, argumentatif dan persuasif.

BAB VI
PRODUK- PRODUK KANTOR

pemahamanya.

Mendeskripsikan produk-produk kantor


6.1. Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat
Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting, karena:
a. Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan
para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini
dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill)
terhadap perusahaan).
b. Biaya surat mungkin mahal.
Unsur-unsur penuIisan surat adaIah :
a. aji
Gaji pegawai yang memberi perintah, pengetik, pegawai
arsip, pesuruh, dan sebagainya.
b. lat tulis menulis
mplop, karbon dan sebagainya.
c. Perlengkapan
Mesin tik, pita, dan sebagainya.
d. Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko
e. Pemborosan
lat tulis menulis yang rusak, materai-materai yang hilang
dan sebagainya.
f. Biaya tambahan
Sewa, penerangan, pajak, asuransi, dan sebagainya.

%ugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar suratsurat
yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan
suratsurat yang tidak perlu.

Penulisan surat adalah sulit mengawasinya, karena banyak
pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim surat-
surat secara tidak teraratur.

Metode pengawasan surat adaIah sebagai berikut:

a. Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu
metode yang sangat populer)
b. Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan
kepada para pegawai (jarang)
c. Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali
sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar
dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan.
d. Menggunakan surat isian

Metode menjawab surat adaIah sebagai berikut :
a. Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating
machine).
b. Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrap-
paragrap isian untuk sisanya.
c. Menggunakan surat isian yang kengkap.
d. Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah
tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan
untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang
bersifat rahasia).
e. Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang
sekretaris pribadi untuk menyusun surat.
f. Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk
menyelesaikannya.
g. Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan
mengirimkan fotokopinya.

Pengujian surat perusahaan adalah apakah surat tersebut
menyatakan dengan jelas apa yang harus dikatakan, sehingga
surat tersebut dapat dimengerti (pengujian komunikasi adalah
pengertian) dan diambil tindakan yang menguntungkan. Faktor-
faktor yang perlu diperhatikan apabila menulis surat adalah bahwa
surat tersebut harus:
a. Pendek
Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat.
b. Sopan
Tidak terlalu bebas, ini merupakan suatu pertanda kemauan baik
(goodwill).
c. ujur
Tidak terlalu banyak tambahan.
d. Positif
Tidak merugikan
e. Bijaksana
Tidak menyinggung perasaan si penerima surat.

ontoh:
Surat harus ditulis dengan gaya bahasa yang diinginkan
oleh majikan, misalnya pergunakan kata-kata "Kami
berterima kasih atas surat-surat Saudara ....... atau
" Panitia telah memutuskan bahwa ...........

Surat isian adalah surat yang distandarisasikan yang
dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab semua surat
menyurat yang sifatnya sama dan berulang serta untuk memberikan
keterangan yang sama kepada semua koresponden.
ontoh :
Surat pungutan hutang, berita penerimaan keberatan atau
lamaran pekerjaan, berita penerimaan pesanan, permohonan untuk
penyerahan barang dan sebagainya.

Prosedur membuat surat isian adaIah sebagai berikut :
a. Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari
semua surat yang keluar.
b. Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut
perihalnya.
c. Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan
paragrap-paragrap yang paling sering digunakan.
d. Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan
apabila mungkin adakan perbaikan.
e. Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut
dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian.
f. Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date
(modern).

Keuntungan surat isian adaIah :
a. Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam
penulisan surat.
b. Surat isian menghemat waktu, baik waktu dari orang yang
mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik.
c. Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan
cepat.

Kerugian surat isian adaIah :
a. Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan.
b. Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk.
c. Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari
pihak yang menerimanya seperti surat pribadi yang diketik.
d. Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman).

Lamaran pekerjaan harus:
a. sli dalam gaya bahasanya.
b. Singkat dan ringkas
c. Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi.
d. Mempunyai urutan yang logis.
e. Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia,
keadaan keluarga, pendidikan, kecakapan, dan pengalaman.
f. Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir
surat.

Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan:
a. Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte)
b. Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik)
c. Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian)
d. Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk
membubuhi perangko).
e. Telpon sebagai pengganti menulis surat.

Tujuan, Jenis Iaporan, fungsi dan sistematika
penyusunan Iaporan.
Menurut pengertian umum, laporan adalah suatu dokumen
sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi
mengenai suatu hal tertentu.Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam
mencari keterangan dapat berupa :
a. Pengamatan.
b. Penyelidikan.
c. Studi.

Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai
peranan sebagai berikut :
a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, dapat memberikan
gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi.
b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi , dapat
menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan.
c. Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan
keputusan.
d. Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk
menyampaikan kesimpulan penting.

Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn
keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan
organisasi. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan
lainnya adalah :
a. Mengandung semua fakta yang bertalian.
b. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di
buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan.
c. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri.
d. Mengandung gaya tulis yang serasi.
e. Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan.

Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :
a. Kecermatan
b. Ketepatan waktu.
c. Kemadaian
d. Kesederhanaan
e. Kejelasan.

Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis
adalah judul. Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu
naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca
naskah itu. Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan
tertentu , yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian
informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu
hal. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah
relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan
bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan.

Berikut adalah contoh kerangka laporan:

udul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK
MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN.

A. Pengantar.
Dalam bagian ini diuraikan misalnya :
1. Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun
depan.
2. Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi.
3. Tujuan perluasan gudang.
4. Kerangka acuan pimpinan perusahaan.
5. Tata langkah penyusunan laporan.
B. Ringkasan.
Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan
tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara
singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung.
C. Batang tubuh
Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan
sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraph-
paragrap, misalnya sebagi berikut :
1. Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan
pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni :
a. lam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang.
b. Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah.
c. Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki.
d. Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangun
e. Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas
dana yang tersedia
f. Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat
diperoleh

2. perincian harga tanah dan biaya bangunan
3. tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya
kepada perusahaan
4. rencana tata kota, perijinan bangunan, dan ketentuan
peraturan lainnya yang ada
5. satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya
masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan
atau penyambungan pipa air leding)

D. Penutup
Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci
seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur
pembelian tanah, rencana pembangunan gedung, jadwal
penyelesaian, petugas yang baru menangani, dan
keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan
organisasi.

E. Lampiran
Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan
saran perlu dilampirkan.

#
MATA KULIAH
MANAJEMEN ORGANISASI KANTOR

DISUSUN

L

E

H

IRWAN YANTU, S.Pd
NIP. 132 304 065

JURUSAN EKONOMI DAN MANAJEMEN
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
TAHUN 2006

.

Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BAB I

MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYA

You might also like