P. 1
Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

|Views: 12,625|Likes:
Published by Fitriadi Adi

More info:

Published by: Fitriadi Adi on Jul 15, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/19/2013

pdf

text

original

Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang di

pergunakan untuk mencatat, mangirim, mengganda dan mengelola

bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik,

magnetic, atau secara kimiawi. Macamnya mesin perkantoran ini

banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan

kemajuan teknologi modern. Beberapa macam yang cukup umum

ialah :

1. Mesin ketik (typewriter)

2. Mesin dikte (dictating machine)

3. Mesin hitung (calculating machine)

4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)

5. Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier)

6. Mesin komunikasi (communication equipment)

Tata ruang kantor yang di susun secara baik menurut pedoman-

pedoman dalam Bab XI di muka akan tampak lebih rapi apabila

perabot kantornya seragam. Tataruang itu juga akan memperlancar

pelaksanaan kerja perkantoran apa pun bilamana perabotny76a

memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet.

Perabot kantor yang alam bahasa inggris disebut office

furnishings atau office furniture biasanuya meliputi meja tullis dengan

kursinya, lamari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-

warkat lainnya, maja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya

semacam itu. Di Indonesia perabot kantor itu hamper seluruhnya

masih di buat dari kayu, sedang di luar Negeri umumnya terbikin dari

baja atau metal lainnya.

Dua macam perabot kantor yang tentu di miliki dan yang paling

banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk

pula meja ketik) dan kursinya. Oleh karena itu hal ikhwal meja dan

kursi kerja itu perlu mendapat penelaan secukupnya terutama

mengenai segi-segi ukuran, bentuk, dan pertalianya dengan luas lantai

yang perlu di sediakan.

Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut :

1) Dari permukaan meja sampai lantai tiak seluruhnya tertutup.

Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka.

Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara

lancar dan bagian kaki pegawai yang mamakainya tidak terasa

panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya

memudahkan pembersian lantai.

2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga apat menyilaukan

mata dan pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya

tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, malainkan sebaiknya

diberi warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara

warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih

mudah melahkan mata dari pegawai.

3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang

terlampau luas dalam prakteknya jua tidak di pergunakan untuk

bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk

berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya di

simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri.

Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor.

a. Meja tulis biasa.

b. Meja tulis dengan laci ganda.

c. Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik.

d. Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan.

e. Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan.

f. Meja kerja pejabat pimpinan.

Untuk mengukur maja kantor telah lajim digunakan 3 satuan hitung,

yaitu lebar (width), dalam (depth)dan tinggi (height) :

Lebar

:ialah jarak yang panjang dari suatu tepi

permukaan meja ke tepi seberangnya. Apabila dilihat

darit tempat duduk pegawai yang memakai meja itu,

jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke

tangan kanannya.

Dalam

:ialah jarak yang pendek dari tepi bagian

depan permukaan meja sampai tepi bagian

belakagnya. Bagian depan (front)dari sesuatu meja

tulis ialah bagian yang termasuk lingkungan tempat

dudik pegawai yang memaakai meja itu.

Tinggi

:ialah jarak dari permukaan meja yang di

pakai untuk bekerja sampai ke lantai.

Kecuali adanya syarat-syarat tertentu yang di perlukan bagi

pelaksanaan sesuatu pekerjaan khusus, maka meja tulis untuk setiap

karyawan biasanya cukuplah berukuran 120 X 70 cm. Dalam

pemakaianya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja

itu perlu di sediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai

masing-masing. Elebar minimum 40 cm. Bilaman salah satu sisinya

merupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas, maka untuk

ruang lalulintas itu dapat di sediakan 60 cm bagi setiap meja, baik

hanya pada satu sisinya ataupun kedua-duanya sebelah kanan dan

kiri. Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai kea rah

belakang punggungnya di perlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm.

Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja

kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini :

Ukuran meja

: 120 x 70 cm

Luas lantai

: (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm)

Diperlukan

: 3.3 m

40 cm

80 cm

Jadi dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh

setiap meja kerja pada umumnya telah sekitar 2

1

3 meter persegi

bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil

atau rak dengan ukuran lebar 1 m dan dalam2

1

m (=0.5 meter

persegi), maka luas lantai yang rata-rata perlu di sediakan bagi

seseorang pegawai tatausaha ialah 3.5 + 0.5 manjadi 4 meter persegi.

Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas

daripada seseorang pegawai biasa, yaitu 130 x 80 cm atau paling

besar 150 x 50 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat di sediakan

bagi seseorang kapala dengan senderinya di sesuaikan menurut

ukuran meja itu atau luas kantornya. Anggka rata-rata yang dianggap

layak bagi seorang kepala (supervisior) manurut sebuah buku

pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9.3 meter persegi.

Pada meja kerja biasa berukuran 120 x 70 cm, sebetulnya luas

ruang yang benar-benar di pakai untuk malaksanakan pekerjaan

seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah

sekitar 80 x 50 cm. Luas selebihnya merupakan ruang kosong atau

tempat untuk manaruh benda-benda seperti baki surat, telepon atau

peralatan lainnya. Bilamana di tenggah-tenggah meja di taruh sebuah

mesin TIK, maka praktis maja itu menjadi penuh dan pegawai yang

bersangkutan tidak leluasa manulis atau melaksanakan pekerjaan ±

pekerjaan lainnya di atas meja.

Untuk mengatasi masalah kesempitan ruang, ahli-ahli perabot

kantor di luar Negeri menciptakan macam-macam maja yang lain

bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional. Salah satu

meja model terbaru ialah meja berbentuk huruf L.Dengan luas yang

sama seperti meja biasa, maja bentuk L ini dapat memberikan ruang

kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat di pakai pada saat yang

sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan seperti umpamanya

mangetik dan mengambar. Contoh perbandingan luas antara meja

bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran

0.84 meter persegi adalah seperti gambar ii :

120 cm

Luas meja :70x120 cm = 8400 cm

Luas untuk kerja:50x80 cm = 4000 cm

b

u

k

u

Bak

surat

Tempat pena

tele

pon

geles

50 cm

80 cm

7
0
c
m

Jadi, dari gambar-gambar di atas terlihat bahwa Lengan luas

yang sama.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk

biasa, luas yang benar-benar dapat di pakai untuk bekerja pada meja

bentuk huruf L itu sebesar 0.48 meter persegi, seang pada meja yang

biasa hanya 0.4 meter persegi. Selain itu bentuk L dapat menyediakan

ruang untk keperluan pekerjaan lainnya dengan leluasa, misalnya

pada bagian tenggahnya untuk menulis dan sisi kanannya untuk

mengetik. Selanjutnya nasi ada penghematan lainnya, yaitu kerena

lebar meja bentuk L hanya 110 cm apabila kedua sisinya dan bagian

tempat dduduknya ditambah dengan ruang untuk lorong-lorong maka

luas lantainya aalah lebih kecil daripada luas lantai meja biasa (60 +

110 + 40 + 150 cm = 3.15 m).

Mengenai tingginya meja, pada umumnya dapat di terima ukuran

72 cm. Tapi untuk meja yang khusus di pergunakan untuk mengetik,

tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu. Dengan

demikian tanggan pegawai tik itu dapat bergerak engan leluasa dan

dalam posisi yang lurus ke muka sewaktu mengetik. Pedomanini juga

berlaku bagi meja-meja yang di pakai untuk bekerja dengan alat-alat

lainnya yang mempunyai permukaanlebih tinggi seperti misalnya

mesin hitung.

Selain bentuk huruf L di atas, macam-macam bentuk maja

modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam

pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar I bawah ini.

Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di

pakai untuk pejabat yang bertugas menguji calon-calon pegawai atau

pekerjaan semacam itu. Seteleh selesai wawancara, apabila pegawai

atau calon yang di uji harus menulis sesuatu, ini dapat di lakukan pada

bagian meja yang menjulur keluar dan beradah di sebalah kanannya

itu. Dengan meja biasa hal itu agak sukar di lakukan, karena kakinya

terbentur pada bagian belakang meja yang biasanya tertutup atau

orang yang bersangkutan harus menulis dengan badan yang

membungkuk.

Setiap pekerjaan yang bercorak khusus biasanya memerlukan

bentuk meja tersendiri agar dapat tercapai efisiensi kerja. Misalnya

seseorang pajabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambar-

gambar, bagian-bagian, peta-peta, atau lambaran-lambaran warkat

lainnya yang lebar, apabila bekerja engan meja bentuk biasa

lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja

atau di dalam lemari, kalau pejabat itu memerlukan sebuah gambar,

mungkin ia harus mondar-mandir menuju ketempat penyimpanannya

dan kemudian membuka gulungan gambar itu.

Selain kegunaan yang memungkinkan kerja sama yang sangat

erat an mencegah salaah seorang pegawai berjalan mondar-mandir

menuju meja rekannya, maja bentuk adalah perabot kantor yang

paling menghemat luas lantai. Dengan ukuan masing-masing

permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm, meja bentuk Z yang di pakai

oleh 2 orang pagawai memerlukan anggota seperti tergambar di

bawah ini.

150 cm

280 cm

80 CM

40 CM

40 CM

Jadi luas lantai yang di perlukan untuk 2 orang pagawai yang

apabila masing-masing memakai meja biasa adalah sekitar 6 -

2

1

6

meter persegi, dengan meja bentuk Z cukup disediakan ruangan

sesuai 4.2 meter persegi. Ini merupakan penghematan luas lantai

sekitarn 30%. Pembagian ruang dan jangkauan gerak tanggan

sewaktu bekerja dari kedua pagawai yang memakai meja kerja itu

biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah :

Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah

kursinya, karena tanpa kursi tidak mungkin kerjaa ketatausahaan

dapat di kerjakan. Kursi yang baik harus pula memenuhi

syarat.Menurut Prof.Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4

syarat :

1) Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi

pegawai yang mamakainya.

2) Kursi itu di buat secara kokoh, sebaiknya dengan karangka dari

baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.

3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang

akan di duduki menyerupai sael sehingga berat badan terbagi

marata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi epan dari

tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat.

4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat

menunjang tulang punggung karyawan.

Contoh-contoh 4 macam kursi kantor

1) Kursi pegawai tata usaha (clerical chair)

2) Kursi sekretaris (secretarial chair)

3) Kursi konperensi/rapat (conference chair)

4) Kursi pejabat pimpinan (executive chair)

Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat,

sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Dengan demikian kedua

tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih.

Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa, sebaiknya kursiitu tidak

mempunyai lengan. Bagi pegawai yang banyak mengetik, menulis-

nulis atau malakukan hubungan-hubungan kian kemari, lengan kursi

dapat mejdi rintangan yang akan menguranggi kelancaran pekerjaan

atau kelincahan kerjanya.

Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan

(manajer perkantoran misalnya)

Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah

yang susunan tingginya an penyangga belekangnya dapat di

sesuaikan untuk seseorang pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat di

putar untuk apat mengatur tinggi rendahnya seperti tanpak pada

gambar di bawah ini adalah sangat baik. Ini lebih-lebih sangat perlu

untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.

Contoh konkret 2 bentuk kursi kantor untuk bekerja pada meja bentuk

L an Z

.Mengenai ukuran tingginya kursi yang tepay bilamana

ketinggian itu tidak dapat di atur, ini umumnya ialah 45 cm dari

permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman yang terpenting ialah

bahwa pegawai yang memakai sesuatu kursi apat duduk dengan

kedua kakinya menempel lantai. Kursi yang terlampau pendek juga

tidak baik.

Demikianlah beberapa segi yang perlu diperhatikan dalam

menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor.

Pertemuan IV

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->