LAPORAN HASIL OBSERVASI PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SERTA PENYIMPANAN SURAT

Untuk memenuhi tugas Praktek Kearsipan Dosen Pembimbing : Ibu Ismiyati

Disusun oleh: 1. Eko Kurnawan (7101408089) 2. Dewi Ciptaningsih (7101408093)

PRODI. PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN JURUSAN PENDIDIKAN EKONOMI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2011

LAPORAN HASIL OBSERVASI PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SERTA PENYIMPANAN SURAT

Tempat pelaksanaan observasi : Guguslatih MIPA Racana Wijaya Alamat Pelaksanaan Observasi : Sanggar Bhakti PKM FMIPA UNNES Sekaran Gunung Pati Semarang 50229 Waktu Pelaksanaan observasi Nara sumber : 25 Mei 2011 : 1. Ketua organisasi yaitu Hendri Kurniawan 2. Sekretaris organisasi yaitu Nunung Aristin dan Abid Khoirul Ismail

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah kami lakukan tentang pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyimpanannya adalah sebagai berikut: 1. Pengurusan Surat Masuk 1) Semua surat yang masuk ke sanggar Pramuka dikumpulkan jadi satu berada si kotak surat, kemudian di sortir oleh sekretaris organisasi. Surat surat tersebut disampaikan kepada ketua guslat kemudian ditindak lanjuti oleh ketua guslat. 2) Jenis surat yang masuk dan disimpan adalah sebagai berikut:

Surat undangan Surat pinjam perlengkapan Surat Permohonan delegasi Surat Pemberitahuan

3) Penyimpanan surat masuk adalah sebagai berikut:

Surat yang masuk dicatat di buku agenda surat masuk (tanggal surat, no. Surat, alamat surat, perihal) kemudian disimpan oleh sekretaris

organisasi dimasukkan kedalam kardus kemudian disimpan di kos sekretaris organisasi. Organisasi ini tidak mengguankan filling kabinet untuk menyimpan surat.

Penyimpanan surat untuk arsip tidak ada pembebas ( tertulis arsip atau tertinggal) dan tidak menggunakan kartu kendali untuk mengarsip surat.

Tidak ada stempel sebagai tanda surat masuk. Penyimpanan masih seadanya dan kurangnya perlengkapan serta kurangnya pengetahuan sekretaris organisasi tentang bagaimana cara pengurusan arsip yang baik.

4) Sistem kerasipan menggunakan sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan warkat yang didasarkan atas urutan waktu surat diterima. Penyimpanan surat masuk yaitu diurutkan berdasarkan tanggal dan bulan masuknya surat. 5) Peminjaman surat masuk Selama ini belum ada yang meminjam surat masuk di organisasi ini. Apabila ada yang meminta surat masuk misalkan untuk observasi tugas maka surat bisa diberikan kepada pihak yang meminta surat tersebut. Surat surat masuk boleh di fotocopy oleh pihak lain diluar organisasi.

6) Pemusnahan surat masuk Pemusnahan dilakukan setiap satu tahun sekali atau setiap ganti kepengurusan. Surat surat yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan dijadikan satu kedalam laporan pertanggung jawaban yaitu laporan yang dibuat sebagai pertanggung jawaban atas suatu kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan tersebut berakhir. Laporan pertanggung jawaban tersebut disimpan dan tidak dimusnahkan jadi masih ada surat yang bisa digunakan sebagai arsip.

2. Pengurusan surat keluar 1) Surat keluar diketik dan dicetak 2 kali. Satu surat yang dikirimkan dan satu lagi surat yang digunakan sebagai arsip. Kedua surat tersebut dikoreksi kemudian ditanda tangani oleh pembina organisasi, ketua organisasi, ketua kegiatan, dan sekretaris. Distempel menggunakan stempel logo Pramuka dan Logo Universitas. Setelah itu surat yang untuk dikrim dicatat di buku ekspedisi dan surat yang akan di arsip dicatat diddalam buku agenda surat keluar. 2) Jenis surat keluar yang diarsipkan adalah semua jenis surat keluar yang dibuat untuk melaksanakan suatu kegiatan. Antara lain sebagai berikut:

Surat pemberitahuan kegiatan Surat permohonan delegasi Surat permohonan kepada sponsor Surat ijin melaksanakan kegiatan Dan lain-lain

3) Penyimpanan surat masuk adalah sebagai berikut:

Surat yang masuk dicatat di buku agenda surat keluar (tanggal surat, no. Surat, alamat surat, perihal) kemudian disimpan oleh sekretaris

organisasi dimasukkan kedalam kardus kemudian disimpan di kos sekretaris organisasi. Organisasi ini tidak mengguankan filling kabinet untuk menyimpan surat.

Penyimpanan surat untuk arsip tidak ada pembebas ( tertulis arsip atau tertinggal) dan tidak menggunakan kartu kendali untuk mengarsip surat.

Penyimpanan masih seadanya dan kurangnya perlengkapan serta kurangnya pengetahuan sekretaris organisasi tentang bagaimana cara pengurusan arsip yang baik.

4) Sistem kerasipan menggunakan sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan warkat yang didasarkan atas urutan waktu surat diterima. Penyimpanan surat keluar yaitu diurutkan berdasarkan tanggal dan bulan pengiriman surat. 5) Peminjaman surat keluar Selama ini belum ada yang meminjam surat masuk di organisasi ini. Apabila ada yang meminta surat masuk misalkan untuk observasi tugas maka surat bisa diberikan kepada pihak yang meminta surat tersebut. Surat surat masuk boleh di fotocopy oleh pihak lain diluar organisasi.

6) Pemusnahan surat keluar Pemusnahan surat keluar sama seperti pemusnahan surat masuk. Dilakukan setiap satu tahun sekali atau setiap ganti kepengurusan. Surat surat yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan dijadikan satu kedalam laporan pertanggung jawaban yaitu laporan yang dibuat sebagai pertanggung jawaban atas suatu kegiatan yang dilakukan setelah kegiatan tersebut berakhir. Laporan pertanggung jawaban tersebut disimpan dan tidak dimusnahkan jadi masih ada surat yang bisa digunakan sebagai arsip.

Gambar Surat-surat yang ditempelkan di papan informasi

Gambar Lemari penyimpanan berkas

Gambar Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (LPJ)

Gambar Ruang kerja

Gambar Tempat penyimpanan LPJ