LLA1IHAN LMAHAMAN MA1LkI DAN 1LkNI5 LLAk5ANAAN

CLk5ICNALI5A5I 5I51IM ADMINI51kA5I 8ADAN HUkUM DAN

MA1LkI LAIN ANG 8LkkAI1AN DLNGAN 1UGA5 DAN IA8A1AN NC1AkI5
8AGI ANGGC1A LUAk 8IA5A CALCN NC1AkI5












D/E/^dZ^/<EdKZEKdZ/^

CLLH LDNA HANINDI1C 5HMk






















IAkAk1A A

ADMINISTRASI KANTOR NOTARIS *)
Oleh : Edna Hanindito, SH. MKn. **)



PENDAHULUAN
Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia
buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang
banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan
kesulitan di kemudian hari, demikian pula sebaliknya. Oleh karena itu perlu bagi seorang
calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor,
sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai Notaris.
Kata administrasi dapat diatikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti
sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis
(ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan,
daftar surat di bawah tangan yang dibukukan dan lain-lain, membuat laporan-laporan dan lain
sebagainya. Namun dalam ari luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen
kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan
bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah
diperkirakan.
Kantor adalah tempat (bisa berupa gedung, rumah atau ruangan) yang
dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis tersebut.
Pasal 1 angka 1 Undang-undang Nomor 30 ahun 2004 tentang Jabatan Notaris (untuk
selanjutnya disebut UUJN) menetapkan bahwa Notaris adalah pejabat umum yang
berwenang untuk membuat akta otentik. Oleh karena itu, akta yang dibuat oleh dan di
hadapan Notaris adalah dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan
dipelihara dengan baik.
Dengan demikian administrasi kantor Notaris mengandung makna sebagai
rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari
sebuah kantor Notaris untuk mencapai tujuan dengan cara yang seefisien mungkin.
Agar berhasil melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitas sebagaimana tersebut di
atas, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Kantor;
2. Inventaris (peralatan) kantor;
3. Karyawan;
4. Pendokumentasian/tata kearsipan;


______________________________
*) Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem
Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang
diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 27 April
2011.

**) Notaris dan Pejabat Pembuat Akta Tanah di Kota Bekasi.

KANTOR NOTARIS

Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan jasa bagi masyarakat
(klien) yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Untuk itu Notaris
harus mampu memikat kliennya agar sang klien puas dan di kemudian hari tertarik dan selalu
teringat untuk kembali ke kantornya guna pembuatan akta-akta yang lain. Salah satu daya
tarik tersebut adalah dengan penataan ruangan yang baik, rapi dan nyaman.

Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa
senang dan nyaman, baik bagi tamu/klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja
pada kantor yang bersangkutan. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1. Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang
karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya
harus sedemikian rupa, sehingga sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya
tenang dan nyaman, jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer
karyawan yang sedang mencetak akta.
2. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.
3. Setiap ruangan mempunyai penerangan yang cukup, sehingga memudahkan
penggunanya untuk saling melihat, membaca dan bekerja, di samping juga dapat
mengurangi kesalahan-kesalahan.
4. Estetika kantor dan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan
kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor yang
bersangkutan.


INVENTARIS (PERALATAN) KANTOR NOTARIS

Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor
Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
1. komputer dan printer;
2. internet;
3. mesin tik;
4. meja dan kursi;
5. lemari penyimpanan.


KARYAWAN NOTARIS

Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan
yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta, maupun dalam
pengadministrasian akta/surat/dokumen.

Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan di hadapan Notaris adalah dokumen
negara yang harus dijaga dengan baik, demikian pula banyak ketentuan-ketentuan yang harus
dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris
harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh
dilakukan dan apa yang harus dihindari. Di samping itu karyawan kantor Notaris juga
sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. teliti;
2. jujur dan berdedikasi tinggi;
3. mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan
perundang-undangan di bidang kenotariatan;

Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya,
sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.


PENDOKUMENTASIAN/TATA KEARSIPAN

Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi
adalah :
1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang
Pengangkatan sebagai Notaris;
2. Berita Acara Sumpah Notaris;
3. Sertifikat Cuti Notaris;
4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar
surat di bawah tangan yang Dibukukan dan buku Daftar Protes yang telah diberi
nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman
pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.

Seorang Notaris yang telah mengucapkan sumpah jabatan Notaris, dalam waktu 30
(tiga puluh) hari sejak tanggal pengambilan sumpah wajib :
1. Menyampaikan Berita Acara Sumpah/janji jabatan Notaris kepada :
a. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia;
b. Organisasi Notaris;
c. Majelis Pengawas Daerah;
2. Menyampaikan alamat kantor, contoh tandatangan dan paraf serta cap/stempel jabatan
Notaris berwarna merah kepada :
a. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia;
b. pejabat lain yang bertanggung jawab di bidang agraria/pertanahan;
c. Organisasi Notaris;
d. Ketua Pengadilan Negeri;
e. Majelis Pengawas Daerah;
f. Bupati atau Walikota di tempat Notaris diangkat;
(Pasal 7 huruf b dan c UUJN);

Mengenai stempel lihat Peraturan Menteri Hukum Dan Hak Azasi Manusia
Republik Indonesia No. M.02.HT.03.10.Tahun 2007, tentang Bentuk dan Ukuran Cap/
Stempel Notaris.

Selain hal-hal tersebut di atas, Notaris juga wajib mempersiapkan dan menjaga
Protokol Notaris yang terdiri dari :
a. Minuta Akta;
b. Buku Daftar Akta atau Repertorium;
c. Buku Daftar Surat di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan
Notaris (Yang Disahkan);
d. Buku Daftar Surat di bawah tangan yang didaftar (Yang Dibukukan);

e. Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper;

f. Buku Daftar Protes;
g. Buku Daftar Wasiat;
h. Buku Daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
(Pasal 62 Penjelasan UUJN).
Minuta Akta adalah asli Akta Notaris (Perhatikan : Pasal 54 UUJN : Notaris
hanya dapat memberikan, memperlihatkan atau memberitahukan isi akta, Grosse Akta,
Salinan Akta atau Kutipan Akta kepada orang-orang yang berkepentingan langsung pada
akta, ahli waris atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan
perundang-undangan).
Contoh pengisian Buku Daftar Akta atau Repertorium :
NOMOR
URUT
NOMOR
BULANAN
TANGGAL
AKTA

SIFAT AKTA
NAMA PENGHADAP
DAN/ATAU YANG
DIWAKILI/KUASA
01 01 04 Januari 2011 Perjanjian Kredit 1.Tuan Antasoro, dengan ---
persetujuan isterinya Nyo-
nya Boniawati;--------------
---------- Debitur -------------
2.Tuan Bibit Suribit qq. Bank
Century; ----------------------
--------- Kreditur ------------
02 02 04 Januari 2011 Perjanjian Jaminan
Fidusia
1.Tuan Antasoro, dengan ---
persetujuan isterinya Nyo-
nya Boniawati;--------------
---------- Debitur -------------
2.Tuan Bibit Suribit qq. Bank
Century; ----------------------
--------- Kreditur ------------
03 03 19 Januari 2011 Wasiat Nyonya Janda Anisah Bo

Contoh pengisisan Buku Daftar Surat di bawah tangan yang penandatanganannya
dilakukan di hadapan Notaris (Yang Disahkan) :
NOMOR TANGGAL SIFAT SURAT NAMA YANG MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG
DIWAKILI/KUASA
Leg.01/2011 06 Januari
2011
Surat Persetujuan
dari suami kepada isterinya
untuk menjual sebidang
tanah Hak Milik, Sertipikat
Nomor 100/Jakasetia,
berikut bangunan yang
terletak di Provinsi Jawa
Barat, Kota Bekasi,
Kecamatan Bekasi Selatan,
Kelurahan Jakasetia.
Tuan Chandra Prakoso

Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang didaftar (Yang
Dibukukan) :
NOMOR TANGGAL
SURAT
TANGGAL
DIDAFTAR
SIFAT
SURAT
NAMA YANG MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG DIWAKILI
Reg.01/2011 11 Januari
2011
18 Januari
2011
Perjanjian
Pemberian
komisi untuk
proyek pem-
bangunan
apartemen
1.Tuan Supartono; -------------------
---------- Pihak Pertama ------------
2.Nyonya Puspa Sari; ----------------
---------- Pihak Kedua ---------------


Contoh pengisian Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper :
Buku Klapper Akta (A) :
NO.
URUT
NAMA PENGHADAP/
YANG DIWAKILINYA
SIFAT AKTA TANGGAL
AKTA
NO.
AKTA
NO. PADA
REPERTORIUM
01 Antasoro Perjanjian Kredit 04 Januari 2011 01 01
02 Antasoro Perjanjian
Jaminan Fidusia
04 Januari 2011 02 02
03 Anisah Bo Wasiat 19 Januari 2011 02 03

Buku Klapper Akta (B) :
NO.
URUT
NAMA PENGHADAP/
YANG DIWAKILINYA
SIFAT AKTA TANGGAL
AKTA
NO.
AKTA
NO. PADA
REPERTORIUM
01 Boniawati Perjanjian Kredit 04 Januari 2011 01 01
02 Bibit Suribit Perjanjian Kredit 04 Januari 2011 01 01
03 Boniawati Perjanjian
Jaminan Fidusia
04 Januari 2011 02 02
04 Bibit Suribit Perjanjian
Jaminan Fidusia
04 Januari 2011 02 02

Buku Klapper Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan (C) :
NO.
URUT
NAMA PENGHADAP/YANG
DIWAKILI/KUASA
SIFAT SURAT TANGGAL DAN NO.
PENGESAHAN
01 Chandra Prakoso Surat Persetujuan Tgl. 06 Januari 2011
No. Leg.01/2011

Contoh pengisian Buku Daftar Wasiat :

NO
YANG MEMBUAT WASIAT AKTA WASIAT NAMA & TEMPAT
KEDUDUKAN
NOTARIS YANG
MEMBUAT AKTA
Nama Lengkap
(dahulu
bernama)
Tempat
Lahir
Tgl, bln
dan tahun
Lahir
Pekerjaan Alamat
Terakhir
No.
Akta
Tanggal
Akta
Nomor Re-
pertorium
01 Anisah Bo Bogor 11 April
1926
ibu
rumah
tangga
Jl.Nirwana
B4/13,
Bogor
03 19 Ja-
nuari
2011
03 Sule, Sarjana
Hukum

Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15 (lima belas), Notaris wajib
menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari Daftar Akta dan Daftar
lain yang dibuat pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (=Laporan
Bulanan). Contoh Laporan Bulanan Akta adalah sebagai berikut :

Jakarta, 01 Februari 2011
No. : 001/II/2011
Lamp : 4 berkas
Hal : Laporan Salinan Yang Telah Disahkan dari Daftar Akta, Daftar Surat
Di Bawah Tangan Yang Disahkan & Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes

Kepada Yth.
Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan
Jl. M.T. Haryono Nomor 24
J a k a r t a

Dengan hormat,
Untuk memenuhi ketentuan pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30
Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris dan sehubungan dengan pasal 38 ayat (1)
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.02.PR.
08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini saya sampaikan :
1. Salinan yang telah disahkan dari Buku Daftar Akta, yang dibuat dalam bulan Januari
2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 03 dan nomor urut
repertorium 01 sampai dengan nomor 03;
2. Salinan dari Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan
Januari 2011, dengan nomor urut Leg.01/2011;
3. Salinan dari Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat dalam
bulan Januari 2011, dengan nomor urut Reg.01/2011;
4. Salinan dari Daftar Protes seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab
Undang-Undang Hukum Perniagaan yang dibuat dalam bulan Januari 2011, N I H I L.

Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Notaris di Jakarta,

(SULE, SH.)

Di samping Buku Daftar dan Laporan sebagaimana tersebut di atas, ada baiknya
seorang Notaris mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal sebagai
berikut :
1. Buku Daftar Akta Harian;
2. Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku sesuai
ketentuan pasal 16 ayat (1) huruf f UUJN (Notaris wajib menjilid akta yang dibuatnya
dalam 1 (satu) bulan menjadi buku, yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika
jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi
lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun
pembuatannya pada sampul setiap buku);
3. File Arsip Warkah Akta;
4. File Arsip yang berisikan fotocopy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan;
5. File Arsip yang berisikan fotocopy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan;
6. File Arsip yang berisikan fotocopy Daftar Protes;
7. File Arsip Copie Collationee (copy dari surat di bawah tangan berupa salinan yang
memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
8. File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD), yang
dilampiri dengan tanda terima MPD;
9. File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta
Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10. File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta (sebaiknya dalam bentuk buku);
11. File Arsip yang berisikan tanda terima Sertipikat (sebaiknya dalam bentuk buku);
12. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris;
13. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar PPAT;
14. File Arsip surat masuk Notaris;
15. File Arsip surat keluar Notaris;
16. File Arsip surat masuk PPAT;
17. File Arsip surat keluar PPAT;
18. Buku tentang Perseroan Terbatas yang dibuat di kantornya, dilengkapi dengan
batasan-batasan waktu sebagaimana ditentukan dalam Undang-Undang Nomor 40
Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas serta catatan mengenai pengesahan dan
pengumuman dalam Berita Negara Republik Indonesia;
19. Buku tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang
dibuat di kantornya;

PENUTUP
Penataan administrasi kantor yang apik dan rapi dapat mewujudkan kelancaran dan
kemudahan bagi Notaris dan karyawannya dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya.
Ditunjang dengan kemajuan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat saat ini,
dapat lebih mendukung pemantapan administrasi di kantor Notaris.
Semoga rekan-rekan dapat menjadi Notaris yang baik dan sukses. Demikian
disampaikan dengan harapan sumbangan pemikiran ini dapat berguna bagi rekan-rekan dalam
meningkatkan pelayanan kepada para klien rekan-rekan.
=====*o0o*=====