Arti penggandaan Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen.

Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumendiperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan -peralatan dan mesin-mesin penggandaan. Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen. 1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. 2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melip atkan beberapa kali dokumen. 3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen: 1. Dilihat dari segi pemakainya: i Dokumen pribadi Dokumen niagai Dokumen sejarahi Dokumen pemerintahi 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya Nilai penerangani Nilai yuridisi Nilai perdangani Nilai historisi 3. Dilihat dari sumbernya Dokumen yang bersumber dari segi pemerintahi Dok. Yang bersumber dari swastai Dokumen yang berasal dari kontrak dagangi Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabarani Dok. Yang bersumber dari perseorangan.i 4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. Korporali Dok. Dok. Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis.Memperbanyak hasil rekaman.Photocopy 6.literali Dok. privati Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3.Proses gelatin ( indirect proces) 4. Dok. Fungsi penggandaan Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. vcd.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. atu kaset.White print 8.Dokumen dinamis. Statisi 5.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. Primeri Dokumen sekunderi Dokumen tertieri 6. Misalnya memp erbanyak undangan. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk Dok. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Semi aktifi Dok. 3. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. memperbanyak laporan. Ditinjau dari segi penelitian Dok. 4.Contact 7.Multygraph 5. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. memperbanyak bukti traksaksi dll.Stencil mechine 2. Aktifi Dok. 2. Misalnya memperbanyak gambar peraga.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan.Process liquid (direct process) 3. Inaktifi Dok.i Dok.Dry electric process .Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. memperbanyak materi rapat.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. Misalnya memperbanyak cd.

Scanner 13.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan.Risograph Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. 3. Dengan perkembangan teknologi . banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan.Photocopy 6.Proses gelatin ( indirect proces) 4.Risograph Memilih mesin pengganda dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: 1. 4.Noncarbon 11.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan pe r menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.Printer 12.Process liquid (direct process) 3.Contact 7.Dry electric process 9Offset 10.Stencil mechine 2.Noncarbon 11.Printer 12. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Scanner 13. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya.9Offset 10. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.Multygraph 5.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf. 2.White print 8.Jumlah dokumen yang akan digandakan.

mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih.pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. casing mesin fotocopy proses kerja Pada fotokopi hitam-putih. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiens Komponen mesin fotocopy 1. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan. partikel pewarna ( toner ) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negative. baki fotocopy 8. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar. roller penetap 5. . pengakalan pewarnaan 6. 5. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. yang melintasi rol panas yang melekatkan toner secara permanent menjadi fotokopian. silinder foto berputar 7. sensor CCD 2.Waktu yang tersedia untuk menggandakan. silinder fotosensitif 4. Partikel itu dipindahkan ke selembar kertas. wadah toner 3. baki penyortiran kertas 9. baki kertas 10.

3. 4. yang mengarahkan berkas laser. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. dengan filter biru. 2.Fotokopi berwarna melewati proses serupa.5 x 33 cm) mesin stensil manual: Komponen 1. duplicator. sheet scanner. merah. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. Kerangka mesin y y y y y y Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) . Silinder tinta (ink cylinder) y y y Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band) 2. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan ( CCD ).5 x 13 inci atau 21. dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna. merah. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. . roneo dan sebagainya. dan kuning. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. Pangkalan terpisah memberikan toner biru. kuning.

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri 1. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. berisi cairan (fluid tank) Alat penghitung (counter) Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) Pengatur posisi cetakan (copy positioner) Tombol pengatur tekanan (preasure control button) Engkol (handle) Tutup atas (top cover) . a. 2. 5. 5. mesin Tabung stensil sepiritus: Komponen 1. b. 3. 6. 9.y y Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. 8. c. kertas master dengan transfer carbon Master thermal. 7. 3. 4. 2. 4. mesin stensil spiritus: Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin Master Sheet. Penutup mesin y y y y papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) B.

Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik) A.5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Silinder logam 11.10. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. 4. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) b. Ciri-ciri mesin stensil manual: Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. Silinder tinta (ink cylinder) a. Kerangka mesin a. Pengatur posisi cetakan (copy positioning) g. Pengungkit pencetak (print lever) h. sheet scanner. Plat baja (steel band) 2. Kain penyaring tinta (ink screen) c. penahan kertas (back guide) c. Tempat hasil gandaan (receiving tray) MESIN PENGGANDA (metal cylinder) Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. papan kertas (feed bord) b. 3. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 1. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS.5 x 13 inci atau 21. 2. Engkol (handle) f. Pompa tinta (ink pump) c. Pengatur tinta (ink control) e. papan penerima (receiving board) d. roneo dan sebagainya. Penutup mesin a. duplicator. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. penuntun kertas (paper guide) B. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Pintu tinta (inker door) b. . Alat penghitung (counter) d.

Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Menggunakan master paper a. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Komponen mesin stensil sepiritus: 1. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Master Sheet. Tutup atas (top cover) 10. Engkol (handle) 9. Mesin Fotokopi Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran . kertas master dengan transfer carbon c. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Silinder logam (metal cylinder) 11. Alat penghitung (counter) 3.2. tempat hasil gandaan (receiving tray) C. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Master thermal.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful