You are on page 1of 8

Arti penggandaan Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen.

Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumendiperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan -peralatan dan mesin-mesin penggandaan. Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen. 1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. 2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melip atkan beberapa kali dokumen. 3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen: 1. Dilihat dari segi pemakainya: i Dokumen pribadi Dokumen niagai Dokumen sejarahi Dokumen pemerintahi 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya Nilai penerangani Nilai yuridisi Nilai perdangani Nilai historisi 3. Dilihat dari sumbernya Dokumen yang bersumber dari segi pemerintahi Dok. Yang bersumber dari swastai Dokumen yang berasal dari kontrak dagangi Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabarani Dok. Yang bersumber dari perseorangan.i 4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

Dokumen dinamis,i Dok. Aktifi Dok. Semi aktifi Dok. Inaktifi Dok. Statisi 5. Dok. Ditinjau dari segi penelitian Dok. Primeri Dokumen sekunderi Dokumen tertieri 6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk Dok.literali Dok. Korporali Dok. privati Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. Misalnya memp erbanyak undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti traksaksi dll. 2.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak gambar peraga, 3.Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak cd, vcd, atu kaset. Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis. Fungsi penggandaan Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. 4.Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon, beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Stencil mechine 2.Process liquid (direct process) 3.Proses gelatin ( indirect proces) 4.Multygraph 5.Photocopy 6.Contact 7.White print 8.Dry electric process

9Offset 10.Noncarbon 11.Printer 12.Scanner 13.Risograph

Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon, beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Stencil mechine 2.Process liquid (direct process) 3.Proses gelatin ( indirect proces) 4.Multygraph 5.Photocopy 6.Contact 7.White print 8.Dry electric process 9Offset 10.Noncarbon 11.Printer 12.Scanner 13.Risograph Memilih mesin pengganda dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: 1.Jumlah dokumen yang akan digandakan, banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan pe r menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. 2.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. 3.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna. 4.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Dengan perkembangan teknologi

pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. 5.Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda, sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiens

Komponen mesin fotocopy 1. sensor CCD 2. wadah toner 3. silinder fotosensitif 4. roller penetap 5. pengakalan pewarnaan 6. silinder foto berputar 7. baki fotocopy 8. baki penyortiran kertas 9. baki kertas 10. casing mesin fotocopy proses kerja Pada fotokopi hitam-putih, mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan, partikel pewarna ( toner ) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negative. Partikel itu dipindahkan ke selembar kertas, yang melintasi rol panas yang melekatkan toner secara permanent menjadi fotokopian.

Fotokopi berwarna melewati proses serupa, dengan filter biru, merah, dan kuning. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan ( CCD ), yang mengarahkan berkas laser. Pangkalan terpisah memberikan toner biru, merah, kuning, dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna.

Mesin

Stensil

Manual

(Manual

Stencil

Duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. 2. 3. 4. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master 5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) mesin stensil manual:

Komponen 1. Silinder tinta (ink cylinder)


y y y

Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band)

2. Kerangka mesin
y y y y y y

Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

y y

Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril)

3. Penutup mesin
y y y y

papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

B.

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri 1. 2. 3. a. b. c. 4. 5. mesin stensil spiritus:

Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. mesin Tabung stensil sepiritus:

Komponen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

berisi cairan (fluid tank) Alat penghitung (counter) Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) Pengatur posisi cetakan (copy positioner) Tombol pengatur tekanan (preasure control button) Engkol (handle) Tutup atas (top cover)

10. Silinder logam 11. Tempat hasil gandaan (receiving tray)


MESIN PENGGANDA

(metal

cylinder)

Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik)

A. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Ciri-ciri mesin stensil manual: Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master 5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Silinder tinta (ink cylinder) a. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) b. Kain penyaring tinta (ink screen) c. Plat baja (steel band) 2. Kerangka mesin a. Pintu tinta (inker door) b. Pompa tinta (ink pump) c. Alat penghitung (counter) d. Pengatur tinta (ink control) e. Engkol (handle) f. Pengatur posisi cetakan (copy positioning) g. Pengungkit pencetak (print lever) h. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Penutup mesin a. papan kertas (feed bord) b. penahan kertas (back guide) c. papan penerima (receiving board) d. penuntun kertas (paper guide) B. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 1. 2. 3. 4.

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Menggunakan master paper a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Komponen mesin stensil sepiritus: 1. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Alat penghitung (counter) 3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Engkol (handle) 9. Tutup atas (top cover) 10. Silinder logam (metal cylinder) 11. tempat hasil gandaan (receiving tray) C. Mesin Fotokopi Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran

You might also like