Arti penggandaan Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen.

Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumendiperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan -peralatan dan mesin-mesin penggandaan. Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen. 1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. 2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melip atkan beberapa kali dokumen. 3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen: 1. Dilihat dari segi pemakainya: i Dokumen pribadi Dokumen niagai Dokumen sejarahi Dokumen pemerintahi 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya Nilai penerangani Nilai yuridisi Nilai perdangani Nilai historisi 3. Dilihat dari sumbernya Dokumen yang bersumber dari segi pemerintahi Dok. Yang bersumber dari swastai Dokumen yang berasal dari kontrak dagangi Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabarani Dok. Yang bersumber dari perseorangan.i 4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

Misalnya memp erbanyak undangan. Statisi 5. atu kaset. Dok.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan.Photocopy 6. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Contact 7.Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1.Process liquid (direct process) 3.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon.Dokumen dinamis.Stencil mechine 2. Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis. Misalnya memperbanyak cd.Memperbanyak hasil rekaman. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk Dok. 2.Proses gelatin ( indirect proces) 4. vcd. Aktifi Dok.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan.White print 8.Dry electric process .memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. privati Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. memperbanyak bukti traksaksi dll. memperbanyak materi rapat. Semi aktifi Dok.Multygraph 5. Inaktifi Dok. memperbanyak laporan. Fungsi penggandaan Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. 4. Primeri Dokumen sekunderi Dokumen tertieri 6. Ditinjau dari segi penelitian Dok.literali Dok. 3.i Dok. Misalnya memperbanyak gambar peraga.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. Korporali Dok.

Proses gelatin ( indirect proces) 4.Scanner 13. 3. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan pe r menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.White print 8.Contact 7.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan.Risograph Memilih mesin pengganda dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: 1. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi.Multygraph 5.Process liquid (direct process) 3.Jumlah dokumen yang akan digandakan. 4. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Stencil mechine 2. Dengan perkembangan teknologi .Printer 12. 2.Risograph Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon.Photocopy 6.Noncarbon 11.Scanner 13.Printer 12. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf.Noncarbon 11. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya.9Offset 10. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan.Dry electric process 9Offset 10.

Partikel itu dipindahkan ke selembar kertas. 5. wadah toner 3. . sensor CCD 2. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. partikel pewarna ( toner ) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negative.Waktu yang tersedia untuk menggandakan. silinder foto berputar 7. mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. casing mesin fotocopy proses kerja Pada fotokopi hitam-putih. yang melintasi rol panas yang melekatkan toner secara permanent menjadi fotokopian. baki penyortiran kertas 9. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. silinder fotosensitif 4. roller penetap 5. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiens Komponen mesin fotocopy 1.pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar. baki fotocopy 8. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan. pengakalan pewarnaan 6. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. baki kertas 10.

roneo dan sebagainya. dengan filter biru. kuning. merah. Silinder tinta (ink cylinder) y y y Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band) 2.5 x 13 inci atau 21.5 x 33 cm) mesin stensil manual: Komponen 1. Kerangka mesin y y y y y y Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) . 3. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. duplicator. merah. 4. . ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. sheet scanner. dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna.Fotokopi berwarna melewati proses serupa. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan ( CCD ). Pangkalan terpisah memberikan toner biru. 2. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. yang mengarahkan berkas laser. dan kuning. atau stensil cutter sebagai sheet master 5.

kertas master dengan transfer carbon Master thermal. Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri 1. c. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Penutup mesin y y y y papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) B. 2. 3. 5. 8. berisi cairan (fluid tank) Alat penghitung (counter) Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) Pengatur posisi cetakan (copy positioner) Tombol pengatur tekanan (preasure control button) Engkol (handle) Tutup atas (top cover) . b.y y Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. 4. 4. mesin Tabung stensil sepiritus: Komponen 1. 6. 2. mesin stensil spiritus: Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin Master Sheet. a. 3. 5. 9. 7.

penahan kertas (back guide) c. Tempat hasil gandaan (receiving tray) MESIN PENGGANDA (metal cylinder) Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. penuntun kertas (paper guide) B. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) b. Kerangka mesin a. Kain penyaring tinta (ink screen) c.10. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Pengatur posisi cetakan (copy positioning) g. Pompa tinta (ink pump) c. 4. sheet scanner. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 1. Alat penghitung (counter) d. 3. . duplicator. Penutup mesin a. papan kertas (feed bord) b. Ciri-ciri mesin stensil manual: Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil.5 x 13 inci atau 21. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. papan penerima (receiving board) d. Pengungkit pencetak (print lever) h. Silinder tinta (ink cylinder) a. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik) A. 2. Plat baja (steel band) 2. Engkol (handle) f. Silinder logam 11.5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. Pengatur tinta (ink control) e. Pintu tinta (inker door) b. roneo dan sebagainya. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS.

Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Menggunakan master paper a. tempat hasil gandaan (receiving tray) C. Alat penghitung (counter) 3. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b.2. Master Sheet. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Engkol (handle) 9. Silinder logam (metal cylinder) 11. Mesin Fotokopi Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran . Tutup atas (top cover) 10. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. kertas master dengan transfer carbon c. Master thermal. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Komponen mesin stensil sepiritus: 1.