Arti penggandaan Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen.

Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumendiperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan -peralatan dan mesin-mesin penggandaan. Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen. 1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. 2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melip atkan beberapa kali dokumen. 3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen: 1. Dilihat dari segi pemakainya: i Dokumen pribadi Dokumen niagai Dokumen sejarahi Dokumen pemerintahi 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya Nilai penerangani Nilai yuridisi Nilai perdangani Nilai historisi 3. Dilihat dari sumbernya Dokumen yang bersumber dari segi pemerintahi Dok. Yang bersumber dari swastai Dokumen yang berasal dari kontrak dagangi Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabarani Dok. Yang bersumber dari perseorangan.i 4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. vcd. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis.Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Korporali Dok. Inaktifi Dok. 3.Photocopy 6. memperbanyak materi rapat. Aktifi Dok.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. atu kaset.Dry electric process .White print 8. memperbanyak bukti traksaksi dll.Memperbanyak hasil rekaman. Primeri Dokumen sekunderi Dokumen tertieri 6.Dokumen dinamis.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. Ditinjau dari segi penelitian Dok. Misalnya memperbanyak cd.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Fungsi penggandaan Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1.Proses gelatin ( indirect proces) 4.Contact 7. Dok.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis.Stencil mechine 2.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. 4. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk Dok. Misalnya memp erbanyak undangan. Semi aktifi Dok. privati Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. 2. memperbanyak laporan.literali Dok.Process liquid (direct process) 3.Multygraph 5. Dok. Misalnya memperbanyak gambar peraga.i Dok. Statisi 5.

Multygraph 5.Printer 12.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan.Risograph Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon.Proses gelatin ( indirect proces) 4. 4. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.Stencil mechine 2.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. 2.Contact 7. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1.Dry electric process 9Offset 10. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Dengan perkembangan teknologi . Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan pe r menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.Risograph Memilih mesin pengganda dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: 1. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna.Jumlah dokumen yang akan digandakan.White print 8.Process liquid (direct process) 3.Noncarbon 11. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan.Noncarbon 11.Printer 12.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf.9Offset 10.Scanner 13.Scanner 13. 3. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi.Photocopy 6. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.

Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiens Komponen mesin fotocopy 1. pengakalan pewarnaan 6. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih.pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar. silinder foto berputar 7. casing mesin fotocopy proses kerja Pada fotokopi hitam-putih. baki penyortiran kertas 9. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. sensor CCD 2. baki kertas 10. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. wadah toner 3. . silinder fotosensitif 4. baki fotocopy 8. mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. 5. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan. roller penetap 5. Partikel itu dipindahkan ke selembar kertas. yang melintasi rol panas yang melekatkan toner secara permanent menjadi fotokopian. partikel pewarna ( toner ) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negative.Waktu yang tersedia untuk menggandakan.

kuning. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. 3. atau stensil cutter sebagai sheet master 5.Fotokopi berwarna melewati proses serupa. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. sheet scanner. roneo dan sebagainya. dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. dan kuning. merah. Silinder tinta (ink cylinder) y y y Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band) 2. dengan filter biru. merah. yang mengarahkan berkas laser.5 x 13 inci atau 21. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan ( CCD ).5 x 33 cm) mesin stensil manual: Komponen 1. 4. . ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. duplicator. Pangkalan terpisah memberikan toner biru. 2. Kerangka mesin y y y y y y Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) .

3. Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri 1.y y Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. c. 7. 5. kertas master dengan transfer carbon Master thermal. 5. 3. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. berisi cairan (fluid tank) Alat penghitung (counter) Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) Pengatur posisi cetakan (copy positioner) Tombol pengatur tekanan (preasure control button) Engkol (handle) Tutup atas (top cover) . 2. 8. 4. b. 4. 9. 6. a. 2. mesin stensil spiritus: Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin Master Sheet. mesin Tabung stensil sepiritus: Komponen 1. Penutup mesin y y y y papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) B.

roneo dan sebagainya. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 1. Penutup mesin a. papan penerima (receiving board) d. Pompa tinta (ink pump) c. Pengungkit pencetak (print lever) h. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. Tempat hasil gandaan (receiving tray) MESIN PENGGANDA (metal cylinder) Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi.10. Silinder tinta (ink cylinder) a. 3. Pengatur tinta (ink control) e. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. Silinder logam 11. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik) A. penahan kertas (back guide) c. Ciri-ciri mesin stensil manual: Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. duplicator. Kain penyaring tinta (ink screen) c. Plat baja (steel band) 2. Engkol (handle) f.5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Alat penghitung (counter) d. 2. . Pintu tinta (inker door) b. 4. sheet scanner.5 x 13 inci atau 21. Pengatur posisi cetakan (copy positioning) g. papan kertas (feed bord) b. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) b. Kerangka mesin a. penuntun kertas (paper guide) B.

2. Menggunakan master paper a. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Mesin Fotokopi Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran . Master Sheet. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Alat penghitung (counter) 3. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Tutup atas (top cover) 10. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Engkol (handle) 9. kertas master dengan transfer carbon c. Silinder logam (metal cylinder) 11. tempat hasil gandaan (receiving tray) C. Master thermal. Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Komponen mesin stensil sepiritus: 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful