Arti penggandaan Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen.

Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumendiperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan -peralatan dan mesin-mesin penggandaan. Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen. 1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan. 2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melip atkan beberapa kali dokumen. 3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen: 1. Dilihat dari segi pemakainya: i Dokumen pribadi Dokumen niagai Dokumen sejarahi Dokumen pemerintahi 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya Nilai penerangani Nilai yuridisi Nilai perdangani Nilai historisi 3. Dilihat dari sumbernya Dokumen yang bersumber dari segi pemerintahi Dok. Yang bersumber dari swastai Dokumen yang berasal dari kontrak dagangi Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabarani Dok. Yang bersumber dari perseorangan.i 4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya

Misalnya memp erbanyak undangan. atu kaset.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. 3. vcd.Memperbanyak hasil rekaman. memperbanyak materi rapat. Misalnya memperbanyak cd. memperbanyak bukti traksaksi dll.White print 8. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Semi aktifi Dok.Process liquid (direct process) 3.Stencil mechine 2.Dry electric process .Dokumen dinamis. Inaktifi Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk Dok. 4.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3.i Dok. Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis.Photocopy 6. 2. Korporali Dok.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. Dok.literali Dok.Multygraph 5.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan.Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Misalnya memperbanyak gambar peraga. Statisi 5. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. Ditinjau dari segi penelitian Dok. Fungsi penggandaan Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1.Contact 7. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. memperbanyak laporan. Primeri Dokumen sekunderi Dokumen tertieri 6. Aktifi Dok.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. privati Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan.Proses gelatin ( indirect proces) 4.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. Dok.

Noncarbon 11.Stencil mechine 2.Multygraph 5.Proses gelatin ( indirect proces) 4.Dry electric process 9Offset 10.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan.Printer 12. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.Noncarbon 11. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna.Photocopy 6. 2.Process liquid (direct process) 3.9Offset 10.Printer 12. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. 4.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan pe r menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga.Risograph Macam-macam mesin atau alat pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon.Risograph Memilih mesin pengganda dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: 1. Dengan perkembangan teknologi .Contact 7. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan.Jumlah dokumen yang akan digandakan. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya.Scanner 13.White print 8. 3.Scanner 13.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf.

pengakalan pewarnaan 6. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Ketika silinder terus berputar melewati pangkalan pewarnaan. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiens Komponen mesin fotocopy 1. Partikel itu dipindahkan ke selembar kertas. .Waktu yang tersedia untuk menggandakan. partikel pewarna ( toner ) hitam bermuatan positif melekat pada bidang-bidang bermuatan negative. casing mesin fotocopy proses kerja Pada fotokopi hitam-putih. silinder fotosensitif 4. wadah toner 3. mesin fotokopi mula-mula memancarkan cahaya ke kertas. Cahaya hanya memantul dari bagian putihnya. 5.pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. baki fotocopy 8. yang melintasi rol panas yang melekatkan toner secara permanent menjadi fotokopian. silinder foto berputar 7. roller penetap 5. sensor CCD 2. baki penyortiran kertas 9. baki kertas 10. Pantulan ini menembus lensa menuju silinder logam yang berputar.

Fotokopi berwarna melewati proses serupa. Cahaya yang dipantulkan diperkuat dengan piranti gandengan muatan ( CCD ). ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. duplicator. kuning. 4. yang mengarahkan berkas laser. dan kuning. sheet scanner. Pangkalan terpisah memberikan toner biru. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. .5 x 33 cm) mesin stensil manual: Komponen 1. 2. Kerangka mesin y y y y y y Pintu tinta (inker door) Pompa tinta (ink pump) Alat penghitung (counter) Pengatur tinta (ink control) Engkol (handle) Pengatur posisi cetakan (copy positioning) . merah. merah. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. Silinder tinta (ink cylinder) y y y Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) Kain penyaring tinta (ink screen) Plat baja (steel band) 2. dan hitam untuk menghasilkan gambar berwarna. roneo dan sebagainya.5 x 13 inci atau 21. Ciri-ciri mesin stensil manual: 1. dengan filter biru. 3.

9.y y Pengungkit pencetak (print lever) Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Penutup mesin y y y y papan kertas (feed bord) penahan kertas (back guide) papan penerima (receiving board) penuntun kertas (paper guide) Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) B. 6. 3. b. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. 8. kertas master dengan transfer carbon Master thermal. 5. c. 2. 3. berisi cairan (fluid tank) Alat penghitung (counter) Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) Pengatur posisi cetakan (copy positioner) Tombol pengatur tekanan (preasure control button) Engkol (handle) Tutup atas (top cover) . 4. 4. 5. 7. Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri 1. 2. mesin stensil spiritus: Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin Master Sheet. mesin Tabung stensil sepiritus: Komponen 1. a.

Pengatur posisi cetakan (copy positioning) g. Tempat hasil gandaan (receiving tray) MESIN PENGGANDA (metal cylinder) Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. Alat penghitung (counter) d.5 x 33 cm) Komponen mesin stensil manual: 1. Pengatur pemasukan kertas (feed contril) 3. Silinder tinta (ink cylinder) a. Kain penyaring tinta (ink screen) c. 3. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) 1. 2. papan penerima (receiving board) d. Ciri-ciri mesin stensil manual: Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil. Engkol (handle) f. roneo dan sebagainya. duplicator. Kerangka mesin a. papan kertas (feed bord) b. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar) b. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator) Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator) Ciri-ciri mesin stensil spiritus: 1. 4. sheet scanner. Penutup mesin a. Pintu tinta (inker door) b. Plat baja (steel band) 2. atau stensil cutter sebagai sheet master 5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8. penahan kertas (back guide) c. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator) Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS. . penuntun kertas (paper guide) B. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik) A. Pengungkit pencetak (print lever) h. Pompa tinta (ink pump) c.10. Pengatur tinta (ink control) e.5 x 13 inci atau 21. Silinder logam 11.

Engkol (handle) 9. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray) 4. kertas master dengan transfer carbon c. Master Sheet. Pengatur posisi cetakan (copy positioner) 7. Mesin Fotokopi Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran . Tabung berisi cairan (fluid tank) 2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis 3. Master thermal. Komponen mesin stensil sepiritus: 1. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin b. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol. kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier 4. Tombol pengatur tekanan (preasure control button) 8. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel) 5. Tutup atas (top cover) 10. tempat hasil gandaan (receiving tray) C. Menggunakan master paper a. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button) 6. Penggandaan menggunakan kertas folio 5. Silinder logam (metal cylinder) 11. Alat penghitung (counter) 3.2.