LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG

TAHUN 2010

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG TAHUN 2010

Laporan ini di ajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan Ijazah Ahli Madya Perumahsakitan

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan magang ini telah disetujui oleh Pembimbing Materi dan Pembimbing Lapangan Program Strata S1 Perumahsakitan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

Jakarta, Juni 2010 Pembingbing Materi

Dr. Resna Soerawidjaja.M.Sc

Pembimbing Lapangan

Dra. Lies R Permanasari

DAFATAR RIWAYAT HIDUP Nama Alamat : Ayu Sucia Rahmi : Komplek Pemda Cipocok Jaya Blok D No. Handphone Tempat Tanggal Lahir : 0254 213901 : 085694857531 : Serang. Telp No. 9 Serang Banten No. 21 Mei 1986 Riwayat Pendidikan : Program Diploma III Perumahsakitan FKUI SMU PRISMA Sanjaya SLTP Negri I Serang SD Negri 03 Serang Tahun 2004 ± 2007 Tahun 2001 ± 2004 Tahun 1998 ± 2001 Tahun 1992 ± 1998 .

informasi sekaligus ilmu yang sangat bermanfaat tidak hanya untuk laporan magang. Sehingga penulis sangat ingin mengucapkan terimah kasih sebanyak dan sebesar ± besarnya kepada: 1. selaku Pembimbing Materi. P¶Alfian yang kerjanya makan mulu. para sahabat dan para pengikut beliau. Resna A. atas kesediaan meluangkan membimbing.KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah.he2). 4. baik yang diduga maupun yang tak terduga. Dr. Ibu Dra. sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah berupa Laporan Magang yang berjudul ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ ini secara baik dan tepat pada waktunya.. 3.. P¶Rully.).salam thx jg buat mas .Lies R Permanasari selaku pembimbing lapangan atas segala bimbingan. dengan pujian yang tak terhitung oleh bilangan dan tidak bisa dicapai siapa pun. P¶Kentung (maf pa. 2. selaku Direktur Rumah Sakit Aqma Karawang. Seluruh Kepala Bidang. Dalam penulisan laporan magang ini. Alhmadulillah. Muhammad SAW. P¶Haryanto (yang kumisnya mirip kuntis papi uci. syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayah±Nya. Soerawidjaja.. Hehe. manusia terbaik yang senantiasa rukuk dan sujud kepada Allah SWT: juga kepada keluarga. waktu serta memberi dengan saran dan segala pengertian kepada dan kesabaran untuk arahan penulis menyelesaikan laporan magang ini. Dr. Sp. P¶Syamsudin. 5. H. tapi juga ilmu sebagai persiapan diri penulis untuk dapat mampu bekerja secara profesional. Sholawat dan salam semoga tercurah selalu kepada nabi sekaligus rasul±Nya. Mb Uut n ibu haji yang udah bae sama Uci. Ms Sabri (Thx ya bantuannya. Mba Wit. P¶Maryatno (makasih pa atas pinjeman bukunya) P¶gimin besar n kecil (oops ). penulis telah banyak mendapat bantuan yang datang dari berbagai pihak. P¶Ahmad (Kaefa Haaluk. uci ga¶ tau kalo nama bapa Taufikurrahman. Kepala Bagian dan Kepala Instalasi Rumah Sakit Aqma Karawang. Jusuf Saleh Bazed.U. Staf MedRec P¶Partijo.). MPH. P¶Masruhin.

.. 7.Hesti. Mba Ike. Resna. berarti banget buat Uci. ms Arif (semangat!) 6.. Never give up to get all of ur dreams.... My beloved frens.. kesabaran dan kasih sayang selama membesarkan Uci... Pak Sidiq serta seluruh staf Sekretariat DIII FKUI Cikini.n try 2 Remember our fav places to discuss n sharing.tq so much 4 ur help.... 6. Serta seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu±persatu. makasih banyak atas perhatiannya selama ini. 7... karena kalian uci semangat menjalani tiap semester kuliah and selalu ketagihan pulkam! 4... Sahabat ± sahabatku (Mere. Mba Silvi..Toto). All my friends in Hospital Management.. Paul. . ILU. Atas dukungan dan perhatiannya. grateful to u.PM Keep ur spirit high!!! Dan ucapan terima kasih yang sedalam ± dalamnya untuk: 1. Thx 4 everything hun..) 10.) Anak ± anak pembimbing dr. A new day is dawning. Temen-temen seperjuangan (fiiuuh. Untuk saat karya tulis inilah yang bisa uci persembahkan buat Mami dan Papi. Mirdut. 8. ms Amir n ms Gejrot (tetep kompak y. Indah.. ms Suwandi. My beloved brothers. Itah. Jeng Ve. we'll never know what will happen to us tomorrow. 2. dorongan moril maupun materil.. Mohon maaf kalo uci dah banyak ngerepotin mama dan papa 3. Mami dan Papi atas do¶a yang ga¶ pernah putus untuk Uci. Buat mast Scanner yang dah ngasih diskon gede2an n yanda 4 burning gretongannya.). Ima. n smw yg ada dikosan. Pak Zainal.). Ipeh Lopez. 9. promise. jerih payah. semuanya sangat berharga. Ga akan berhenti sampai disini.he9 8. ms Wandi.. Papa Asman n Mama yang udah jadi ortu uci di Jakarta..) n sahabatsahabat yang dah nyebar tau ada di mana (kapan qt bisa kumpul2 lagi ya«?!) 5. Seluruh petugas FO (Pak Didi.. Ms Firman (dangdut euy. esp. Also dedicated to my grandma and grandpa. (Akhirnya. Mba Nita... Mas Sofyan) makasih atas infonya. thanks. Pak Uci. So many thanks to Dias.. Gilang n Iqbal Karena kalian uci kuat..

Semoga Allah memberikan balasan kepada semua pihak yang telah disebutkan diatas dengan sebaik ± baik balasan dan membekalinya dengan taufik. Kesadaran akan ketidaksempurnaan yang sejatinya adalah milik manusia. Jakarta. Penulis harap karya tulis ini dapat memberi manfaat kepada siapa aja yang membacanya. dengan segala Lerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik sebagai masukan bagi penulis guna perbaikan di kemudian hari. Juni 2010 Penulis .

.... .. xiii DAFTAR LAMPIRAN........... ........................... 4............ .................... iv DAFTAR ISI ............................. ................................ ........... 24 ........................................ 2 1...................... 1 A.......... Pendahuluan ......... Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Bagian Rekam Medis........ 22 E........... ................................ 22 D............ .................. 17 A........ 8 Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang .................. ............. 7.................... 23 F... ........................ ix DAFTAR GAMBAR .. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ............................................ iii KATA PENGANTAR ... i HALAMAN PENGESAHAN ........... BAB II Fasilitas Rumah Sakit .................. ....................... Sejarah Rumah Sakit Islam Jakarta........ .................................. Faisafah dan Tujuan Rekam Medis ...... 4 3.............................. .................... 1 B............................................. 12 Kinerja Rumah Sakit ... Aktivitas Bagian Rekam Medis ...DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ............. Target Bagian Rekam Medis .................................................. 17 B...... Hubungan Kerja dengan Unit Lain ...................... Latar Belakang .................................. .. 21 C............... Motto dan Tujuan Rumah Sakit Aqma Karawang .................... .. .... .......... 13 GAMBARAN UMUM UNIT / BAGIAN RUMAH SAKIT ....... ............................ 6............ ................ Visi........ .......... Visi........................................................................... xiv BAB I PENDAHULUAN ................ 2... vi DAFTAR TABEL ............................. .............................. ................................. Misi........... .... 6 Personalia dan Kepegawaian Rumah Sakit Aqma Karawang ............ 2 Falsafah......... .............................................. Ketennaan Bagian Rekam Medis...................................................... Misi.. ................................ ......................... ............ . 7 5.......... ...................... ............. ............................. ............................... ii DAFTAR RIWAYAT HIDUP ..... ............. ......... 23 G............................. Gambaran Urnum Rumah Sakit Islam Jakarta ............................................ xii DAFTAR DIAGRAM ....... ...............

......... 50 C. 94 B....... Daftar Masalah ..... 41 F............ 67 A. ................ Penetapan Prioritas Masalah........... ..................... .................. ..................................................................... 80 3....................... Analisis Penyebab Masalab .......................................... ..... ................................................. Kelebihan dan Kekurangan . 53 D............ Kesimpulan ..... . 80 2........................................ 31 C..................................................................................... ..... .... .............................................. 48 A...............BAB III IDENTIFIKASI MASALAH......................... ...... Mengadakan Pelatihan Service Excellen Kepada Petugas kepada Petugas Rekam Medis........................ 43 BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH ........... 34 D................... ................ Kerangka Teori ............. Manfaat Magang ................................. .......................... Latar Belakang .................... .............................................. Penutup ...................................................... 25 A... 26 B... 94 A........................................... Prioritas Pemecahan Masalah ............ 67 2... ............................................................... .......................... 48 B.............. 98 DAFTAR PUSTAKA................ ..... Saran..... ............... 99 LAMPIRAN ........ .............................. Alternatif Pemecahan Masalah ................................................... ............ ... ...... Kerangka Teori .................................... Cara Penenivan Masalah .......... 68 1.. 94 C.... Langkah Pelaksanaan ............................. ............ ..... 67 1..... ....... 100 .... .. 60 BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH..... .............. ...... .................. Membuat Metode Komputeriasi Keberadaan Berkas ... Penjabaran Masalah ..... Prioritas Pemecahan Masalah .......... .... 96 D..................................... ........................................... 67 B............ .................................. 35 E....................... Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah ..................................... Penyortiran Berkas Secara Berkala dan Berkesinambungan 86 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN......

...................1 Gambar 4....2 Gambar 5...............2 Gambar 3......4 Tahapan Dalam Proses Pengarnbilan Keputusan . 69 ...... 28 Hubungan Unsur dalam Sistem .......... Gambar 4... 49 Diagram Relasi (Relation Diagram) .............................................. .................... .......................1 Gambar 3. 27 ³WV Model´ dari Shoji Shiba ...........3 Gambar 3. ........................... 60 Siklus Plan Do Check Action (PDCA) .1 45 Model Pemecahan Masalah Enam Langkah .............................. 30 Diagram Ishikawa Analisis Penyebab Masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ .. .........DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3..

.............. 27 Diagram 3.............................3 Daftar Masalah Menurut Responden Kedua .....4 Prioritas Masalah Menurut Responden Kedua .. 30 Diagram 3...... 28 Diagram 3.......... 45 ........1 Daftar Masalah Menurut Responden Pertama......DAFTAR DIAGRAM Halaman Diagram 3..................2 Prioritas Masalah Menurut Responden Pertama ....

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Lampiran 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang ................ 27 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang................................ ................................ ............... 28 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Alur Proses Pendaftaran Rawat Jalan ................................ ..... 30 Data Sosial Pasien ................................ ................................ .. 45

Slip Pendaftaran dan Bukti Pengobatan ................................ .. 45

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Peningkatan kesejahteraan dan tuntutan masyarakat yang merupakan salah satu tekanan kependudukan mengakibatkan kebutuhan jauh meningkat. Pada dasarnya kesehatan mengangkat semua segi kehidupan baik di masa lalu, sekarang, maupun di masa yang akan datang. Ruang lingkup dan jangkauannya sangat luas. Dalam sejarahnya telah terjadi perubahan orientasi nilai dan pemikiran mengenai upaya memecahkan masalah kesehatan. Proses perubahan sejalan dengan perkembangan dan sosial budaya.

Di dalam Sistem Kesehatan Nasional dikemukakan bahwa upaya kesehatan termasuk upaya kesehatan di rumah sakit harus bersifat menyeluruh terpadu, merata, dapat diterima serta terjaugkau oleh seluruh masyarkat, disertai peran aktif masyarakat.

Sejarah perkembangan rumah sakit di Indonesia sendiri dimulai pada tahun 1815, ketika berdiri sebuah pendidikan kedokteran di kawasan Senen yang diberi nama Kursus Dokter Jawa di Rumah Sakit Militer Besar (Gros Millitair Hospital) yng dikhususkan bagi masyarakat berkebangsaan Belanda. Barulah pada tahun 1896 berdiri sebuah sekolah kedokteran yang dapat diikuti oleh masyarakat pribumi, yakni STOVIA (School Tot Oplekling van Inlandse Arsten) yang menjadi dasar pemikiran didirikannya rumah sakit untuk pendidikan pertama yakni Centrale Burgelijke Ziekeninrichting (CBZ) yang sekarang kita kenal dengan nama RSUP Dr. Cipto Mangunkusumo.

Sestiai dengan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 159b/Menkes/Per/II pasal 8 tentang rumah sakit. rumah sakit mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan dengan mengutamakan kegiatan penyembuhan penderita dan pemulihan keadaan cacat badan jiwa dan dilakasanakan secara terpadu.

Untuk melaksanakn tugas tersebut pada Bab II Pasal 9 dijelaskan bahwa fungsi rumah sakit meliputi : 1. Menvediakan dan menyelenggarakan layanan medik, layanan penunjang medic 2. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan tenaga medik dan para medik 3. Sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu teknologi di bidang kesehatan.

Dalam pelayanan kesehatan pada pasien rumah sakit harus mempunyai catatan perkembangan pemyakit pasien yang disebut sebagai Rekam Medis (Medical Record). Rumah sakit harus menyelenggarakan manajemen infonnasi kesehatan (MIK) yang bersumber pada rekam medis yang handal dan professional. Rekam medis adalah sumber MIK handal yang memuat informasi yang cukup. tepat waktu, akurat dan dapat dipercayai bagi semua rekaman pasien baik rawat inap, rawat jalan, atau gawat darurat dan pelayanan lainaya.

Sesuai

dengan

pasal

I

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

749a/MenKes/Per/XII/1989, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokurnen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

B. Gambaran Urnum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit Berdirinya Rumah Sakit Aqma Karawang bermula saat Menteri Agama RI Bapak KH. Wahid Hasyim pada tahun 1951, mendapat musibah dan dirawat di rumah sakit nonmuslim. Beliau merasakan kebutuhan pelayanan yang bernafaskan Islam. Selain itu, Dr. Kusnadi, ketua Yayasan Rumah Sakit Islam (YARSI), merasa perlu akan kebutuhan tersebut, dengan mendirikan rumah sakit bernuansa Islami. Gagasan tersebut mendapat dukungan dari berbagai pihak.

Dalam perjanjian tersebut nihak SCCFA memberikan bantuan sebesar 75% dari biaya yang dibutuhkan untuk membangun Rumah Sakit Aqma Karawang 1. pimpinan Muhammadiyah memutuskan untuk mendirikan sehuah rumah sakit di Jakarta. dan perlengkapannya. dapur dan asrama putri serta rumah dinas dokter. Ruang perawatan disebut Zaal A & Zaal B. Suryo Widjaja. Partsipasi masyarakat Islam setempat c. Pada tanggal 7 Maret 1968. SCCFA (State Committee for Coordinating Foreign Aid). Tahun 1972 dibangun kamar operasi. Para pengusaha muslim d.1. Bantuan pemerintah e. Dukungan Ir. pada saat itu memiliki 56 ternpat tidur (TT) perawatan.2. apotek. Pada 18 April 1967.2 Tahapan Rintisan (1971-1978) Rumah Sakit Aqma Karawang diresmikan oleh Presiden Soeharto pada tanggal 23 Juni 1971. Selanjutnya dicarilah terobosan untuk mendapatkan dana pembangunan rumah sak it yang antara lain didapat dari: a. berdasarkan akte no. 36 tahun 1967 dengan notaris R. Zaal A untuk melayani pasien urnum dan persalinan. berdirilah YARSI yang diketuai oleh Dr. M.1. Tahap Persiapan (1961-1967) Pada akhir tahun 1960.. H. Tanggal 24 December 1973. pengadaan peralatan. sedangkan Zaal B untuk pasien umum pria. poliklinik. Maka YARSI mengajukan permohocian bantuan ke suatu lembaga dari Departemen Luar Negeri pemerintah Belanda. Sanoesi Masalah lain yang timbul adalah kebutuhan dana untuk pembangunan gedung. NOVIB (Nederlandsche Organisatie Voor Internationale Behulpzaam Held) b. laboratorium. Rumah . diadakan perjanjian antara pihak SCCFA dengan pihak YARSI.2. ruang kantor. Kusnadi. Tahun i973 dibangun gedung perawatan untuk kelas I dengan 16 TT yang disebut sebagai Zaal C. H.

Sakit Aqma Karawang menandatangani kerjasama dengan Sekolah Tinggi Kedokteran Yayasan Rumah Sakit Islam (STK YARSI) dalam pengelolaan dua ruang perawatan kelas III. RSUJ Utara di JI. Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) untuk masing ± masing unit Penyebarluasan informasi tentang keberadaan dan fungsi RSIJ Seiring dengan perkembanean waktu Rumah Sakit Aqma Karawang pun terus berkembang dan hingga saat telah memiliki beberapa satelitnya.3 Tahap Pertumbuhan dan Perkembangan (1978 -1986) Tahap pertumbuhan dan perkembangan RSIJ terjadi pada tahun 1978 ± 1986. Falsafah.2. Misi. Pada tahun ini masyarakat mulai melihat keberadaan Rumah Sakit Aqma Karawang di tengah±tengah mereka. Untuk menanggapi kebutuhan atau keinginan masyarakat yang seniakin meningkat. Tipar Cakung dan juga membantu pertumbuhan rumah sakitrumah sakit islam diluar Jakarta seperti Rumah Sakit Zam-zam di Jatibarang Rumah Sakit di Bandung. antara lain Balai Kesehatan Masyarakat. Tahun 1975 dibangun lagi gedung perawatan dengan 26 TT kelas utama dan diberi nama Zaal D. 5. Falsafah Rumah Sakit Aqma Karawang adalah perwujudan dari iman sebagai amal shaleh kepada Allah SWT dan menjadikannya sebagai sarana . Motto dan. . Visi. 3. berlokasi di kompleks STK YARSI kemudian diganti dengan Paviliun Yarsi I dan II. dll. Tujuan a. 1.maka Rumah Sakit Aqma Karawang mengambil langkah±langkah strategis berupa: 1. Penampilan direksi yang puma waktu dan profesional Perbaikan manajemen keuangan Penyusunan peraturan ± peraturan kepegawaian dan penggajian yang berlaku 4. 2. RSU Timur di Klender. 2.

Misi Pelayanan kesehatan yang islami. pegawai Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki mono yan2g dijadikan sebagai salah satu bentuk motivasi mereka. d. dan tanpa membeda bedakan agama dan golongan atau status sosial di masyarakat. b. khususnya Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki visi yang sesuai dengan kebutuhan akan keberadaan sebuah rumah sakit yang memberikan pelayanan bernafaskan Islam kepada masyarakat. yaitu: ³Bekerja sebagai ibadah.ibadah. Rumah Sakit Aqma Karawang menjadi pusat rujukan yang memiliki keunggulan bertaraf internasional untuk mengamalkan perintah Allah Ta'awanu'alal birri wattaqwa dalam bidang kesehatan. profesional dan bermutu dengan tetap peduli pada kaum dhu¶afa serta mampu memimpin pengembangan rumah sakit Islam lahmya. baik menengah ke bawah maupun menengah ke atas. ihsan dalam pelayanan´ . c. Visi Visi merupakan tujuan jangka panjane suatu organisasi yang juga menjadi landasan pegawai dalam menjalankan tugasnya untuk mewujudkan keinginan organisasi. Motto Dalam kegiatannya sehari-hari. yaitu : Berlandaskan semangat fastabiqul khoirot. pelayanan. Sebagai bukti penerapan misinya. Rumah Sakit Aqma Karawang mengutamakan kaum dhu'afa dengan menyediakan fasilitas tempat tidur (tt) terbanyak pada kelas II dan kelas III. Asuransi Kesehatan (Askes). Yang juga menandakan bahwa pelanggan RSIJ datang dari berbagai kalangan.

 Proses. seperti meningkatnya kepercayaan pelanggan.  Kepuasan Pelanggan. penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dengan perundang-undangan. Penyusunan strategi dilakukan di setiap aspek. Kepuasan Pelanggan (tujuan) dan Keuangan. e. diberikan oleh seluruh pegawai dijadikan sebagai suatu amalan yang penuh dengan keikhlasan. baik SDM (internal). meningkatnya fasilitas pelayanan dan meningkatnya mutu pelayanan. seperti meningkatnya proses pelayanan. golongan dan kedudukan di masyarakat. seperti meningkatkan ruhiyah Islamiyah.  SDM (internal). Tujuan dan Sasaran Strategi Rumah Sakit Aqma Karawang 2000-2010 y Tujuan Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi ± tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif). meningkatnya kompetensi.Organisasi rumah sakit saat ini sudah menjadi lahan bisnis yang berorientasi laba. meningkatnya loyalitas pelanggan dan . y Sasaran strategik Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki strategi guna usaha pencapaian visi dengan mengupayakan sumber daya yang ada. pencegahan penyakit (preventif). meningkatnya komitmen dan meningkatnya kesejahteraan. Motto Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu meyakinkan pelanggan bahwa pelayanan yang. Namun tentunya tidak mungkin mengabaikan fungsi sosialnya. Hal ini dapat menjadi modal untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang. Proses. serta ajaran Islam dengan tidak memandang agama.

Struktur Organisasi & Gambaran Tugas a. Gambar struktur organisasi RS Islam dapat dilihat pada lampiran I. meningkatnya penghematan dan meningkatnya SHU (Sisa Hasil Usaha) 3. Hal yang terkait dengan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dikutip dari Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang..F/8. Sehingga terbentuk alur komunikasi yang jelas dan kinerja menjadi efektif dan efisien. seperti meningkatnya pendapatan.b/2001 tanggal 24 Maret 2001 tentang Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dan Tata Kerja Rumah Sakit Aqma Karawang dan memberlakukan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang. Rumah Sakit Aqma Karawang berada dibawah Yayasan Rumah Sakit Islam Jakarta. secara lengkap (lampiran 1). Wakli Direktur Keuangan dan Wakil Direktur SDM dan Binroh. uraian tugas setiap jabatan. Berfungsi memperlihatkan koordinasi kerja secara jelas.meningkatnya citra rumah sakit. Jenjang Jabatan (eselonisasi) dan Tunjangan Jabatan. yaitu:Wakil Direktur Pelayanan Klinik. Keuangan. terhitung mulai tanggal 3 Jumadil Akhir 1424 H/1 Agustus 2003 M mencabut Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang Nomor : 010/SK-YRSIRIV. wewenang dan tanggung jawab tiap bagian dalam organisasi. Wakli Direktur Penunjang Klinik. Berikut penjelasan mengenai gambaran tugas Rumah Sakit Aqma Karawang . RSIJ dipimpin oleh Direktur utama dan dibantu oleh 4 Wakil Direktur. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah gambaran wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu badan organisasi.

diantaranya Rawat Jalan. Rekam Medik. Masing-masing Direktur membawahi beberapa bagian. Direktur Keuangan membawahi bagian keuangan dan bagian akuntansi. evaluating (evaluasi) dan pembinaan pelaksanaan tugas rumah sakii serta berkoordinasi langsung dengan Komite Etik dan Syara dan Komite Klinik. perawatan dan profesi kesehatan lain. Pelayanan Umum dan . Pengembangan Organisasi.b. Oleh karena itu. Rawat Inap. Radiolozi dan Farmasi. controlling (pengawasan). coordination (pengkoordinasian). Wakil Direktur Penunjang Klinik bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan penunjang klinik. Laboratorium. Wakil Direktur Keuangan bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen di bidang akuntansi dan keuangan serta penyusunan anggaran pendapatan belanja RS. Diagnostik dan Uji Klinik. yaitu SPI (Satuan Pengendalian Internal). diantaranya: Bagian Gizi. Komunikasi Korporat dan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit). Rumah Sakit Aqma Karawang mempunyai satuan organisasi yang langsung dibawahi Direktur. Pemeliharaan dan Logistik. Wakil Direktur Pelayanan Klinik membawahi 6 (enam) bagian dibantu oleh Asisten Direktur Bidang Keperawatan dan Asisten Direktur Bidang Medis dan Profesi Kesehatan Lain. Gambaran Tugas Direktur utama Rumah Sakit Aqma Karawang bertugas menjabarkan visi dan misi rumah sakit ke dalam kebijakan operasional yang meliputi organizing (pengorganisasian). yaitu: Direktur Pelayanan Klinik yang bertugas menyelenggarakan fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan klinik. berkoordinasi dengan bagian K3 (Kesehatan dan Keselamatan Keija) dan Kesling (Kesehatan Lingkungan) membawahi 5 (lima) bagian.

terdiri dari: Paruh waktu. membawahi bagian SDM dan Binroh itu sendiri. Nonmedis dan Pekarya perawatan y Penunjang medis. terdiri dari: Pegawai Nonmedis dan Pegawai tidak tetap . berupa komposisi pegawai berdasarkan jenis kelamin dan jenis ketenagaannya. y Medis tidak tetap. SDM dan Binroh. Wakil Direktur SDM dan Pembinaan Rohani (Binroh) bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam bidang administrasi umum. yang terdiri dari: Dokter Spesialis. Seluruh staf rumah sakit termasuk Direktur beserta wakilnya bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang. yaitu: y Dokter tetap. 4. Komposisi dan Jumlah Pegawai Berdasarkan data yang diperoleh dari Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang. Dokter Tamu dan Dokter Jaga y Perawatan. terdiri dari: Pegawai perawatan. Nonmedis dan Pekarya y Tenaga Nonmedis.Perkantoran dan Pemasaran. Ketenagaan di Rumah Sakit Aqma Karawang terbagi dalam 5 (lima) jenis tenaga. Dokter Umum dan Dokter Gigi. Personalia / Ketenagaan Rumah Sakit a.: Pegawai penunjang medis.

Pelayanan Rawat Jalan Fasilitas yang tersedia di rumah sakit menjadi faktor penunjang dari seluruh pelayanan yang ada dan diberikan kepada pelanggan. 88 387 16 4' 9 112 50 27 1210 KET Total Tenaga 5. Hepatologi dan Endokrinologi. yaitu:  Klinik Penyakit Dalam. Fasilitas Pelayanan Dalam kegiatannya.. terdiri dari: y Unit Gawat Darurat y Haemodialisa y Poliklinik. Gastroenterologi. Hematologi. antara lain: a.. Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha memberi pelayanan kesehatan bemafaskan Islam. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa fasilitas pelayanan.1 Ketenagaan per tahun 2005 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JENIS TENAGA Perawat Bidan Penunjang Medis Non Medis Dokter Umum Dokter Gigi Dokter Spesialis Pekarya Perawatan Pekarya Penunjang Medis Pekarya Non Medis JML 492 23 _. Diabetes. dengan beberapa klinik yang ada. terdiri dari: Nefrologi. sesuai visinya dengan memberikan beberapa jenis pelayanan yang terus berkembang.. Infeksi.. Rheumatologi.Tabel 1. .

perawatan atau ruang rawat inap rumah sakit. Kelas II dan Kelas III yang terbagi dalam beberapa paviliun. Klinik THT. Setiap paviliun atau kelas memiliki fasilitasfasilitas yang dibutuhkan pasien maupun keluarga pasien selama perawatan dengan berbagai karakteristik harga yang terjangkau sesuai dengan standar kelengkapan dan kelayakan ruang. Bedah Urologi. b. Bedah Plastik.  Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan (senam hamil) Klinik Haemodialisa. Bedah Onkologi. Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang menyediakan fasilitas ruang rawat Inap dengan kapasitas 403 tempat tidur yang memiliki beberapa kelas. Klinik Rehabilitasi Medik. Kelas Utama. Bedah Umurn.  Klinik Bedah. Klinik Gigi ± Mutut. Bedah Vaskuler. terdiri dari: Hepatologi. terdiri dari:. Onkologi. Klinik Mata. Klinik Jantung. Klinik Syaraf. . Klinik Jiwa / Psikiatri. Kelas I. Bedah Thoraks. Klinik Anak. dll. Kelas VIP merupakan kelas teratas yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang yang memiliki fasilitas terlengkap dan harga tertinggi. Namun tarif yang dikenakan sudah cukup sesuai dengan fasilitas yang diberikan. Sedangkan Paviliun Arafah Bawah saat ini berada di gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama. Bahkan cukup terjangkau oleh pelanggan kelas menengah yang ingin mendapatkan pelayanan khusus. Klinik Kulit dan Kelamin. sama halnya dengan Stroke Unit yang memiliki fasilitas cukup lengkap pada ruang perawatannya bila dibandingkan dengan fasilias Stroke Unit yang dimiliki rumah sakit lain yang bersegmentasi pasar sama. Saat ini Paviliun Muzdalifah Atas dan Muzdalifah Bawah berada di gedung / klinik Raudhah yang berlokasi sama dengan gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama. Bedah Anak dan Bedah Jantung. Bedah Tulang. Klinik Gizi. Neurologi. Klinik Fisioterapi. Klinik Paru. yaitu VIP.

Pelayanan Kamar Bedah / Operasi Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki fasilitas kamar bedah yang terdiri dari berbagai macam operasi. Tabel 1. yaitu 304 tt atau 75.43% dari seluruh jumlah tempat tidur yang diperuntukkan bagi kaum dhu¶afa. kapasitas tempat tidur ruang rawat Inap yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang dapat dilihat pada Tabel 1. Kapasitas Tempat Tidur Ruang Rawat Inap Kapasitas ruang rawat Inap adalah daya tampung jumlah pasien untuk semua tempat tidur pada setiap ruang rawat Map. d.74% Total 403 TT Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Seperti yang telah disebutkan sebelurnnya. Komposisi dan Persentase Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2006 Kelas VIP Utama Kelas I Kelas II Kelas III Jumlah Tempat Tidur 35 TT 16 TT 48 TT 164 TT 140 TT Persentase 8. Hingga saat ini.97% 11.69% 3.2 Kapasitas Tempat Tidur Berdasarkan Kelas. diantaranya: y Bedah Umum y Operasi Bedah Vaskuler y Operasi Bedah Thorax y Operasi Bedah Gigi dan Mulut y Operasi Bedah Plastik .c.2. bahwa Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki jumlah tempat tidur terbanyak di kelas II dan kelas III.91% 40.69% 34. Kapasitas tempat tidur yang dimiliki ruang rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang selalu mengalami peningkatan seiring dengan perkembangan fasilitas sarana dan prasarana semenjak awal berdirinya.

diabetes. seperti jantung sehat. diantaranya: y Farmasi y Laboratorium termasuk Bank Darah y Dapur/Gizi y Radiologi y Rekam Medik y Diagnostik Uji Medik y UGD (Unit Gawat Darurat) f. yaitu: y Pelayanan kesehatan masyarakat y Pelayanan ambulance y Home care y Home service y Konsultasi sosial medis y Klub olahraga kesehatan. g. Pelayanan Penunjang Medis Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki 7 (tujuh) macam pelayanan penunjang medis yang tersedia selama 24 jam.y Operasi Bedah Mata y Electro Short Wave Lithotripsi (ESWL) e. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pelayanan lain yang diklasifikasikan ke dalam pelayanan umum. mencegah osteoporosis (tulang sehat) dan asma. Dilaksanakan oleh para mubaligh untuk konsultasi agama Islam. Pembinaan Rohani Kegiatan Binroh ditujukan bagi pasien (pelanggan) dan pegawai rumah sakit. melalui: y Siaran radio dan televisi Rumah Sakit Islam Jakarta y Peringatan hari besar Islam y Pengajian rutin . stroke. Pelayanan Umum Disamping beberapa jenis pelayanan diatas.

CT-Scan. Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini telah meraih penghargaan dari Departemen Kesehatan maupun PMII. maka Rumah Sakit Aqma Karawang membentuk suatu wadah pelayanan prima. USG. i. Dengan segudang prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan kinerja serta eksistensinya dalam usaha pelayanan jasa Indonesia. EEG. Diagnostik Diagnostik merupakan tes kesehatan yang dilakukan melalui pemeriksaanpemeriksaan medik guna mengetahui kondisi kesehatan seseorang. dll. Biopsi Hati. diantaranya Audio Tes.3 berikut di bawah yang dikelompokkan mulai dari tahun 1993-2003. ERCP. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 1. Fluoroskopi. Endoskopi. Sphingterotomi. yaitu: y Stroke Center y Cardiovaskuler y Onkologi y Hematologi 6. Dalam rangka pemenuhan harapan pelanggan. Pelayanan Prima Layanan prima adalah layanan yang dapat memenuhi harapan pelanggan.h. . bukan sekedar pemenuhan kebutuhan. Bronkhoskopi. Pemeriksaan Plural. Echo Cardiografi. Brain Mapping. Berikut adalah beberapa macam pemeriksaan di Rumah Sakit Aqma Karawang. Treadmill. Dilatasi.

Dep. Kes. Juara I Kebersihan dan Keindahan Taman RS Juara I Penampilan Kerja RSU Swasta Lulus Akreditasi 5 pelayanan.3 Uraian Prestasi yang Diraih Berdasarkan Tahun Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2005 Tahun 1993 1994 1995 1997 1998 1999 Prestasi Juara III RS Sayang Bayi. Juara Harapan II RS Sayang Bayi. Dep. maka midis membuat tabel yang menggambarkan kinerja Rumah Sakit Aqma Karawang selama 3 (tiga) tahun terakhir.Ta bel 1. Kes. Kinerja Rumah Sakit Untuk dapat menguraikan kinerja yang selama ini telah dicapai. yaitu tahun 2004 sampai . Kes. Dep. Medali Perak Utama Konvensi Nasional GKM. PMMI 2003 Medali Emas Konvensi Nasional GKM. Juara Harapan II RS Sayang Bayi. Kes. khususnya di Karawang 7. PMMI Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Islam Jakarta Dengan prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan kinerja dan eksistensinya dalam persaingan usaha pelayanan jasa rumah sakit di Indonesia. PMMI Medali Emas Konvensi Nasional GKM. Kes. Dep. PMMI 2002 Medali Perak Konvensi Nasional GKM. PMMI Lulus Akreditasi 12 pelayanan. Juara RS Sayang Ibu. Kes. Juara II Penampilan Kinerja RS Juara III RS Sayang Bayi dan Ibu 2000 Medali Perak Konvensi Nasional GKM. Dep. Dep. 2001 Medali Emas Konvensi Nasional GKM. Kes. Dep. PMMI Peringkat ke-2 Konvensi Nasional TMM.

53 5.85 2.06 2004 436 62.54 42. INDIKATOR TAHUN STANDAR DEPKES 2006 403 66.70 43. Pada tahun 2004. sehingga sejumlah tempat tidur ditutup dengan ditutupnya pula paviliun Matahari I (satu) kelas 3 untuk wanita.83 5.69 46. dengan beberapa indikator yang biasa dimiliki oieh rumah sakit lain.40 2. terjadi . Tabel 1. Dari tabel diketahui bahwa tingkat BOR berada dibawah standar Departemen Kesehatan pada tahun 2003.14 60-85% 6-9 hari 1-3 hari 40-50 X Maks 2511000 Maks 45/1000 2003 1 2 3 4 5 6 7 Rimlah TT BOR ALOS TOI BTO NDR GDR 454 59.99 39. Hal ini disebabkan adanya pengembangan pav iliun / renovasi pada tahun 2003.4 Indikator Kinerja Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2003 sld 2005 No.73 41.85 21.dengan 2006. tingkat BOR (Bed Occupation Rate).02 5.74 5. yaitu: jumlah tempat tidur. NDR (Net Death Rate) dan GDR (Gross Death Rate).10 Sumber : Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Dari tabel di atas dapat diketahui jumlah tempat tidur pada tahun 2003 hingga 2006 mengalami penurunan.27 19. sekaligus penjelasan tentang data-data pada tabel yang penulis dapatkan dari analisis. Data-data tersebut seperti yang terlihat pada label 1.69 2. BTO (Bed Turn Over). TOI (Turn Over Investment).91 17.40 50.54 20.17 2005 403 67.4 berikut ini. Penjelasan BOR (Bed Occupation Rate) adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan waktu tertentu yaitu indikator yang memberi gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur.70 3.70 46. ALOS (Average Length of Stay).57 41.

Sedangkan ALOS (Average Length of Stay) adalah rata±rata lamanya perawatan seorang pasien. Kes. daii tahun ke tahun. Karena manajemen Rumah Sakit Aqma Karawang paviliun Mina perlu perbaikan. BTO Rumah Sakit Aqma Karawang juga sempat tidak memenuhi standar pada tahun 2004. Tingkat BTO (Bed Turn Over) merupakan frekuensi pemakaian tempat tidur. pada tahun 2006 semakin terjadi peningkatan TOI. sehingga banyak kejadian pasien tersebut meninggal di rumah mereka. Posisi paviliun Mina yang berada tepat berhadapan dengan klinik Raudhah dianggap tidak baik dalam segi pencahayaan maupun ketenangan pasien saat gedung akan dibangun.penutupan paviliun Mina karena Rumah Sakit Aqma Karawang berencana mendirikan klinik Raudhah. Sama halnya dengan indikator sebelumnya. Namun hal ini mempengaruhi tingkat BOR yang menjadi semakin baik. memenuhi standar pada tahun 2005 dan 2006. Kemudian kembali . karena pemanfaatan tempat tidur semakin optimal. Tingkat ALOS juga menunjukkan angka dibawah standar Dep. Hal ini dikarenakan rata-rata pasien yang dirawat di Rumah Sakit Aqma Karawang jarang yang menderita penyakit berat atau kritis dan susah disembuhkan. Tingkat TOI (Turn Over Investment) menunjukan kondisi yang semakin memenuhi standar Dep. Kes. Biasanya pasien yang kritis dibawa pulang oleh keluarga pasien. Hal ini disebabkan oleh banyaknya Kejadian Luar Biasa (KLB) Seperti Demam Berdarah Dengue (DBD) sehingga semakin banyak pula pasien yang berada di ruang rawat Map. Indikator ini dapat memberikan gambaran mengenai tingkat efisiensi dari pemakaian tempat tidur di rumah sakit. Penutupan paviliun Mina masih berlangsung hingga sekarang. karena pada tahun itu sedang trend penyakit DHF (Dengue Hemoragic Fever). Indikator ini dapat menunjukkan barapa kali dalam satuan waktu tertentu (biasanya satu tahun) tempat tidur rumah sakit terpakai.

Selain itu rumah sakit juga dapat menghitung jumlah pendapatan rumah sakit tiap tahunnya.025. hal ini berarti rumah sakit tersebut perlu melakukan pengembangan. Untuk mengetahui tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur rumah sakit. TOI dan BTO. bila tingkat pemanfaatan tempat tidur tinggi.06 sedangkan standarnya adalah sebesar 45 per 1000 Pada umumnya pasien yang datang ke Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki diagnosa febris (panas / demam) dan untuk jumlah pasien dengan penyakit berat tidak terlalu banyak. Selain menggunakan indikator-indikator diatas. Sedangkan indikator NDR dan GDR digunakan untuk mengetahui mutu pelayanan atau perawatan rumah sakit. Tingkat NDR Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan angka yang masih dalam batas wajar atau memenuhi standar. Oleh karena nilai indikator BOR berguna untuk mengetahui tingkat pemanfaatan tempat tidur di rumah sakit.13. hal ini menunjukkan bahwa kurangnya tingkat pemenfaatan fasilitas perawatan rumah sakit oleh masyarakat. Data jumlah kunjungan tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Indikator GDR merupakan angka kematian kasar di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. kinerja sebuah rumah sakit juga dapat diukur dengan melihat data kunjungan pasien tiap tahunnya. Kes. GDR Rumah Sakit Aqma Karawang pada tahun 2003 melebihi standar yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu sebesar 46. memperkirakan atau pun menghitung jumlah rugi atau laba rumah sakif.Sedangkan tingkat NDR (Net Death Rate) merupakan angka kematian Netto / bersih di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. begitu pula sebaliknya. maka apahila nilai BOR kurang dari 60%. Angka kematian yang ditetapkan Depertemen Kesehatan RI adalah 25/1000 atau < 0. digunakan indikator ALOS. Indikator GDR (Gross Death Rate) pada tahun sebelumnya (2005) sudah memenuhi standar Dep. serta trend penyakit terbanyak pada tahun tersebut .

576 16.644 2.829 31.312 145.871 4.375 4.510 5 7.585 4.625 18.129 165.522 204.829 19.862 2.187 4.257 140.477 2. Tabel 1.223 2.673 28.434 164.187 29.848 137.919 2.710 17.302 144.010 17 5.283 29.967 195.5 Jumlah Kunjungan Rumah Sakit Aqma Karawang Periode 2000 s/d 2005 Tahun Kegiatan 2000 Kunj ungan Ranap Kunj ungan Rajal Radio logi CT-Scan Laboratorium Klinik Patologi Anatorni 2001 2002 2003 2004 2005 18.156 16. Informasi ini menjadi bahan evaluasi bagi unit pemasaran rumah sakit akan pencapaian target yang diinginkan dan untuk mengetahui tingkat keberhasilannya dalam memasarkan produk kepada masyarakat sehingga dapat diketahui (awareness) dan mendapat pelanggan (customer) yang secara berulang ulang menggunakan produk rumah sakit.113 38.317 21.405 138.559 Haemodialisa Fisioterapi ESWL 4.548 5. khusunya kunjungan di Rawat Jalan yang akhirnya juga mempengaruhi jumlah pemeriksaan penunjang .618 70 5.586 Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa kunjungan pasien pada umumnya mengalami fluktuasi yang cukup tajam.510 19.627 39.807 2.627 64 4.177 174.048 193A 74 3.973 19.486 4.121 30.615 7.870 4.744 170.617 Pasien Operasi 4.273 4.bila dilihat pada kunjungan pasien ke klinik terbanyak.831 18.802 5.

lainnya seperti Laboratorium Klinik. Hal ini disebabkan oleh pembangunan klinik Raudhah sehingga terjadi penutupan beberapa paviliun seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Diagnostik dan Uji Medik. Dan ESWL mengalami penurunan jumlah kunjungan paling rendah pada tahun 2003. Fisioterapi dan ESWL. Untuk kunjungan Diagnostik dan Uji Medik terendah pada tahun lalu (2005). Kunjungan Rawat Inap tertinggi terjadi pada tahun 2003 dan mengalami penurunan drastis pada tahun berikutnya. Sedangkan kunjungan di Hemodialisa mengalami peningkatan tiap tahunnya. .

rawat jalan.BAB II GAMBARAN UMUM BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG II. Pada Peraturan Pemerintah tersebut juga menyatakan bahwa upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah dan atau masyarakat. gawat darurat. PENDAHULUAN Pelayanan kesehatan yang bermutu merupakan salah satu kebutuhan dasar yang diperlukam setiap orang. Bagian terkecil dari divisi itu adalah bagian rekam medis. maka diperlukan pendekatan mutu yang paripurna yang berorientasi pada kepuasan pelanggan atau pasien menjadi strategi utama bagi organisasi pelayanan kesehatan agar tetap eksis di tengah persaingan global yang semakin ketat. Pelayanan yang diberikan di suatu rumah sakit menuiut SK Menkes No. hingga memasuki abad ke-21 menunjukkan kemajuan yang sangat pesat. Untuk dapat menjalankan kegiatannya dengan teratur. Diperlukan suatu aturan / manajemen untuk dapat menjadi organisasi yang dapat mencapai sasaran dan tujuannya. riwayat kesehatan dan pengobatan yang ditulis oleh tenaga kesehatan yang berkepentingan dalam perawatan pasien. medis dan penunjang medis. 32 tahun 1996 pasal I ayat 2. maka suatu rumah sakit yang merupakan badan organisasi kesehatan memiliki divisi divisi yang menunjang kegiatan pelayanan medis rumah sakit. 159/1998 adalah pelayanan rawat Map. diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi . dijelaskan bahwa sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Dalam penyelenggaraannya merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit.1. Rekam medis memiliki pengertian luas yang berhubungan dengan kehidupan pasien. Dalam Peraturan Pemerintah RI No.

1. Tahun 1980-1986 Bagian Rekam Medis berubah nama menjadi Seksi Pencatatn Medis wana bertanggung jawablangsung kepada Kepala Bidang Keperawatan. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan 4. adalah penomoran berkas rekam medis. pengolahan. Masih dengan sistem desntralisasi. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan II. Bahan pembuktian dalam perkara hokum 3. yaitu penomoran yang diberikan hanya kepada pasien rawat inap (opname) yang di drop ke penerima pasien. dengan melayani pasien asuransi (Askes dan dan Astek Tahun 1986-1987 Seksi Pencatatan Medis bertanggung jawab langsung kepada Wadi Direjtur Medis. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan 5. paramedik dan tenaga lainnya yang terlibat dalam memberikan pelayanan kepada pasien harus melaksanakan rekam medis sesuai Permenkes Nomor 749a/MENKES/ PER/XII/ 1989 dan berpedoman pada Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pelayanan Medis. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien 2. dengan nomor : 690/P/Kes/10/71. yang bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Medis. yang membawahi dua urusan. Rekam medis dapat dipakai sebagai : 1. Tahun 1988-1989 Seksi Pencatatan Medis berubah menjadi Instansi Rekam Medis/ Kesehatan (RMK).2. Tenaga medis.penyelenggaraan penyimpanan serta pangeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/ peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya. yaitu : . penyimpanan. Sejarah Rumah Sakit Aqma Karawang berdasarkan SK Mentri Kesehatan tertanggaI 11 Oktober 1971. Tugas pokok yang ada. pengeluaran formulir perawatan dan suratmemairat. Tugas pokok berubah.2 REKAM MEDIS RS ISLAM JAKARTA II. Rumah Sakit Aqma Karawang telah menyelenggarakan rekam medis sejak bergirinya tahun 1971 bernama Medical Record yang berada di bawah Direktur Medis. Sistem yang diterapkan adalah desentralisasi.

Statistik dan Informasi Tahun 1996-1998 nama UPM RMK/Kes) berubah menjadi Bidang Rekam Medis berdasarkan SK Direksi tertanggal 12 April 1996 yang bertanggung jawab langsam kepada Wakil Direktur Medis. pendaftaran pasien rawat jalan maupun rawat inap b. Seksi Pelaporan. operasi. kematian serta membantu riset dokter b. Menganalisa data medis. yaitu : 1. Mendistribusikan. Menerima dan mmendata daftar pasien masuk dan pulang serta menganalisa dan mengolah berkas pasien rawat inap d. Menyelesaikan Quality Assurance dan Medical Audit c. Melakukan penerimaan.innya. Urusan RMK I dengan tugas : a. menetapkan kode penyakit. menerima dan manndata serta menganalisa berkas Rekam Medis Keshatan (RMK) rawat jalan c. sehingga hanya memilki satu nomor vekam medis. Bidang Rekam Medis mempunyai tugas . Sistem yang diterapkan adalah sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik dalam catatan-catatan seorang pasien.pada rawat jalan. Seksi Analisa dan Pengolahan Data 3. UPM RMK/ Kes membawahi 3 seksi.1. yang bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis. rawat inap maupun UGD dan hasil-hasil penunjang kesehatan 17. Seksi pendaftaran pasien 2. Melakukan korespondensi 2. Tugas yang dilakukan yaitu mencatat. Tahun 1993-1996 tepatnya pada tanggal 1 Mei 1993 nama Instalansi Rekam Medis/ Kesehatan berubah menjadi Unit Pelayanan Medis Rekam Medis/ Kesehatan (UPM RM/Kes). membuat laporan kegiatan pelayanan poliklinik dan membuat bagan/ diagram statistik bagian rekam medik. mengolah penyimpanan semua informasi mengenai pasien dan menemukan kembali bila diperlukan baik . mengumpulkan data. Mengkualifikasikan Iaporan harian ruangan pasien rawat inap. Urusan RMK 11 dengan tugas : a. baik berobat jalan. rawat Map maupun UGD dan hasil-hasil penunjang lainnya.

pengolahanpelaporan data medis dan penanganan berkas medis serta membimbing mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL) Tahun 2001-2003 SPT Rekam Medis berubah menjadi Instalamsi Rekam Medis dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil irektur Medis dan Perawatan. Bagian Pelaporan 4. Kelompk Kerja Rawat Inap 3. Seksi Pengolahan data dan Pelaporan 3.mengatur terlaksananya kegiatan yang. Lies R. Kelompk Kerja Pelaporan\ Pada tanggal 13 Juni 2005 Gedung Raudhah mulai operadional untuk beberapa poliklinik praktek sore. meliputi pendaftaran pasien. Seksi Pendaftran 2. Permanasari . Kepala urusan Rekam Medis mempunyai 5 kelompok kerja yaitu : 1. Pada tahun 2007 Manajer Rekam Medis dikepalai oleh Dra. Sedangkan untuk praktek pagi di klinik Raudhah mulai pada tanggal 1 Januari 2006. Kelompk Keda Penyimpanan Berkas 4. sebagian pindah dari klinik depan ke gedung Raudhah. Kelompk Kerja Pendaftaran Rawat Jalan 2. Bidang Rekam Medis terdiri dari : 1. Administrasi Rekam Medis SPT Rekam Medis berfungsi mangatur terlaksananya kegiatan pendaftaran. pencatatn. Seksi Pelaporan Tanggal 24 Mei 1996 Bidang Rekam Medis bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis. Tahun 1998-2001 Bidang Rekam Medis berubah nama menjadi Satuan Pelaksana Teknis (SPT) Rekam Medis dan bertanggung jawab Iangsung kepada Wakil Bidang Pelayanan Medis. yaitu : 1. pencatatn dan pengolahan data pelaporan data medis serta penanganan berkas rekam medis. Seksi Penerimaan pasien 2. Seksi Pengolahan dan Analisa 3. Kelompk Kerja Pengoalahan Data 5.

b.2 Misi a. rekam medis mempunyai susunan organisasi dengan susunan Manajer rekam medis membawahi dua kepala seksi.3. b. yaitu kepala seksi pendaftaran dan penyimpanan berkas dan Ka. FALSAFAH.3.3 Motto Bekerja sebagai ibadah.3. MOTTO DAN TUJUAN REKAM MEDIS RSAK II.4 Tujuan Jangka Umum Menunjang tercapainya tertib administrasi guna meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif II.3.3.5 Tujuan Jangka Khusus a. Tersedianya rekam medis bagi setiap pasien Tersedianya info statistik dan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas (kesakitan dan kematian) II. Sedangkan struktur lebih lengkap pada lampiran magang ini II. MISI.3.3.3. ihsan dalam pelayanan II.7 Jumlah Personil Rekam Medis Dalam hal ini bidang. Seksi Pengoiahan Data dan .6 Struktur Organisasi Rekam Medis Berdasarkan SK RSAK nomor 023/SK-YARSUIV/2003 berikut merupakan bagan struktur organisasi Bagian Rekam Medis RSAK yang terdapat pada lampiran susunan organisasi dan tatanan kerja.II. Pelayanan rekam medis yang profesional dan bermutu Pusat info statistik kegiatan pelayanan kesehatan di RS Aqma Karawang II.1 Falsa fah Rekam medis adalah dokumen yang merupakan bukti tentang proses pelaporan medis yang diberikan kepada pasien sebagai amal shaleh dan menjadikannya sebagai ibadah II.

Dalam setiap program bidang rekam medis yang telah dibuat tentunya target yang ingin dicapai dalam setiap program itu sesuai dengan yang diharapkan. Adapun rincian target bidang rekam medis adalah : 1.Pelaporan.4 TARGET DAN HUBUNGAN KERJA DI BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG Indikator dan Target Program Kerja Bagian Rekam Medis Rencana program bidang rekam medis RSIJ. pemakaian embosser oleh pasien 100% b. Aspek keuangan : a. Rekam Medis Tingkat Pendidikan Per Januari 2006 Pendidikan S2 S1 AKPER SPK A. Adapun struktur rekam medis RS Aqma Karawang terdapat pada lampiran 3 Jumlah tenaga pada bidang rekam medis seluruhnya berjumlah 33 orang. RM SLTA JUMLAH Jenis Kelamin L 1 1 2 23 27 1 1 3 6 P - Sumber : Bidang Rekam Medis RS Aqma Karawang II. Aspek kepuasan konsumen . Untuk lebih jelasnya mengenai bidang ketenagaan rekam medis dapat dilihat pada tabel 2. pelayanan sistem komputer terpadu 100% 2. memilki target yang ingin dicapai sesuia dengan jenis program yang telah dibuat.1 Tabel Rumah Sakit Aqma Karawang Ketenagaan Bidang.

aplikasi perilaku islami 90@ b. Manajer bidang perawatan 3. peningkatan kecepatan distribusi rekam medis < 8 menit d. pemetaan komptensi tenaga 90% c. Manajer bidang keuangan dan akuntansi . Oleh karena itu RS Aqma Karawang melakukan hubungan kerja sama dengan unit lain. penambahan tenaga 4. pemusnahan berkas non aktif 80% f. pelaksanaan pendidikan dan pelatihan II. untuk pasien lama 2 menit b. Hubungan kerja yang dilakukan termasuk hubungan internal maupun eksteernal. informasi dan pelaporan sesuai waktu pelayanan 3. Staff Medis 2. Secara internal yaitu bekerja dengan unit yang ada di dalam RS Aqma Karawang Hubungan Kerja Internal Bagian Rekam Medis : 1. melaksanakan persiapan ISO c. pelaksanaan pendaftaran dengan perjanjian telepon dan sms 100% e. untuk pasien baru 4 menit. jumlah complain < 5% c. meningkatkan disiplin 90% d. peningkatan mutu pelyanan data. Manajer pemeliharaan logistik 4. melaksanakan akreditasi b.5 HUBUNGAN KERJA DENGAN UNIT LAIN Setiap unit tentu tidak dapat bekerja sendiri tanpa adanya hubungan kerja dengan unit lain yang terkait untuk menunjang keberhasilandari program kerja dan tidak dapat terlepas dari adanya koordinasi. Aspek proses bisnis internal a. peningkatan kepuasan pasien. Aspek pembelajaran dan pertumbuhan a. pengadaan ruang penyimpanan dengan roll a pack g. perbaikan mutu rekam medis d. peningkatan kecepatan layanan.a.

Manajer perkantoran dan pelayanan umum 7.5. Manajer penunjang medis Hubungan Eksternal (melalui Direksi) Bagian Rekam Medis : 1. SUD1NKES Tingkat II 3. Kepala pengembangan organisasi 8. Kepala komunikasi korporat 9. Organisasi profesi (PORMIKI) . Manajer SDM 6. Yayasan Kanker Indonesia )YKI 4. Lembaga pendidikan rekam medis 5. Departemen Kesehatan RI 2.

padat karya dan padat telcnologi Selain itu. rumah sakit mengalami perubahan fungsi. menandakan kemampuan mempertahankan pelanggan ataupun penarikan pelanggan baru sudah cukup baik. Rumah Sakit merupakan organisasi kesehatan yang memiliki karakteristik yang unik karena bersifat padat modal. Dengan adanya perkembangan dan kemajuan ilmu dan tekhnologi. seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya. 1994 adalah setiap kesenjangan atau penyimpangan antara penampilan (what is) dengan standar yang telah ditetapkan (what should be). Hal ini tentunya mengakibatkan bertambahnya pula jumlah berkas rekam medic. Pengertian dari standar adalah spesifikasi dari fungsi atau tujuan yang harus dipenuhi oleh suatu pelayanan agar pemakai jasa pelayan dapat memperoleh keuntungan yang maksimal dart pelayanan yang disediakan. terjadi berbagai hambatan dalam pencarian maupun pendistribusian berkas rekam medik ke poli akibat banyaknya berkas dan penyusunan yang sudah tidak beraturan. Pengertian Masalah Definisi masalah secara manajemen dan menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Masalah dapat didefinisikan sebagai kesenjagan antara kondisi yang diharapkan atau dengan kenyataan yang ditemukan. 1. rumah sakit juga memiliki sifat sosial sebagai sifat rumah sakit itu sendiri dimana keberadaan rumah sakit memang untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat dan tanpa memandang kelas. dengan kondisi ruang penyimpanan berkas saat ini yang sudah melebihi kapasitas yang seharusnya.BAB III IDENTIFIKASI MASALAH A. Pemahaman sistem sebagai suatu metode berperan besar dalam membantu menyelesaikan . Kerangka Teori Karena jumlah pelanggan Rumah Sakit Aqma Karawang terus meningkat.

kemudian diambil dua atau tiga masalah untuk diperdalam lebih serius dan yang pada akhirnya hanya akan dipilih satu masalah yang dianggap paling layak untuk diteliti. jika: a. . bekal kemampuan teoritis peneliti. terdapat 4 (empat) kriteria yang dijabarkan oleh Sutrisno Hadi. Diakui oleh subjek permasalahan e. Subyektif (pertimbangan calon peneliti yang bersangkutan). Keempat kriteria tersebut adalah sebagai berikut: a. Dengan pengidentifikasian masalah yang baik. Dapat dijawab dan memiliki lebih dari satu alternatif pemecahan c. jelas bahwa masalah haruslah dipecahkan secara Sistematis. Pertimbangan akan layak tidaknya suatu masalah dapat ditinjau dari a. alat-alat dan perlengkapan yang ada dan penguasaan metode yang diperlukan. waktu yang dapat dipergunakan. Manageable (topik dapat dijangkau) Terjangkau atau dikuasai dari segi latar belakang pengetahuan. Obyektif (pertimbangan arah permasalahannya). yaitu apakah penelitian dapat memberikan sumbangan kepada pengembangan teori dalam bidang yang bersangkutan atau sumbangan kepada hal-hal praktis. maka akan membantu dalam investigasi masalah yang ada. Adapun kesenjangan yang terjadi dapat dikatakan masalah. Dari banyak masalah yang muncul. Dalam pemilihan topik / pokok masalah. Kesenjangan tersebut dapat dikembangkan menjadi pertanyaan 5W+1H b. yang biasa disebut dengan pendekatan sistem (system approach). Masalah potensial perlu diidentifikasikan kemudian diprioritaskan Idetifikasi masalah hendaknya sesuai dengan apa yang ditemui di lingkungan pekerjaan. perlu dikembangkan dan dikaji lebih lanjut. b. yakni ditinjau dari segi biaya yang tersedia. Sering terjadi dan masih berlangsung pada saat dirumuskan d.masalah yang dihadapi oleh suatu sistem. Mehghambat antara situasi sekarang dengan keadaan yang diinginkan Dari penjelasan diatas.

kecakapan dan kemampuan. c. biaya yang tersedia. Interest (cukup menarik atau tidaknya suatu topik untuk diselidiki) Menarik minat berarti mengaktifkan minat yang tadinya pasif untuk mencari kebenaran ilmiah. b. Setelah didapat satu masalah yang akan diteliti dan dibahas lebih lanjut. d. maka langkah selanjutnya perlu diambil suatu keputusan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Terdapat beberapa tahapan atau langkah dalam proses pengambilan keputusan. batas waktu yang diberikan dan kemungkinan memperoleh pembimbing. bukan karena sikap berprasangka untuk membuktikan kebenaran pendapat pribadi sehingga data yang dikumpulkan hanyalah data yang mendukung pendapat pribadinya sedangkan data yang melemahkan atau bertentangan digelapkannya. Secara sederhana dapat dilihat pada gambar model berikut ini. kemungkinan terkumpulnya data dan faktor-faktor yang merintangi pengumpulan data (letak daerah. Demikian pula topik mempunyai kegunaan praktis yang mendesak. bahasa. larangan-larangan sosial. . kerahasiaan). Obtainable (ketersediaan bahan-bahan / data yang diperlukan untuk membahas topik) Lengkap tidaknya kepustakaan bagi pengembangan hipotesis. Significance (kepentingan topik untuk diselidiki) Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi ilmu pengetahuan atau pemecahan masalah baru dan bukan merupakan duplikasi yang tidak diperlukan.

yang menjelaskan . Evaluasi dilakukan untuk dapat menemukan keputusan yang paling layak untuk digunakan.Gambar 3. kemudian mencari segala informasi yang mendukung hingga akhirnya mendapatkan berbagai alternative keputusan. Dalam pendekatan sistem. Di dalam penemuan masalah sampai ke pemecahan masalah. Shoji Shiba. Segera setelah keputusan maka dilakukan tindak lanjut. penyimpangan dap& terjadi baik pada input. telah ditetapkan sebelumnya. proses maupun output. keluaran dan umpan balik serta lingkungan yang mempengaruhinya Sedangkan pengertian masalah ditinjau dari sudut Pandang manajemen mutu adobe suatu penyimpangan dari keadaan yang seharusnya dicapai / terjadi atau suatu yam:. proses. seorang pakar manajemen mutu dari jepang dalam bukunya ³a new american tqm´ memperkenalkan teori ³wv model´. terdapat suatu sistem yang diperlukan untuk menghubungkan masukan.1 Tahapan Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pengenalan Masalah Alternatif 1 Pencarian Alternatif 2 Informasi Altematif 1 Alternatif 3 Evaluasi Pengambilan Keputusan Tindaka Dimulai dari pengenalan masalah yang akan diteliti setelah melakukan pengujian layak tidaknya masalah tersebut untuk diteliti sesuai 4 (empat) kriteria yang telah dijelaskan sebelumnya.

Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya Agar mempermudah dalam mengidentifikasikan masalah utama maka penulis mencoba melihat Bagian Rekam Medis khususnya pada seksi pendaftaran rawat jalan sebagai sistem. untuk mengumpulkan dan mengorganisasi informasi untuk mendukung dan menghubungkan proses usaha dan meyakinkan bahwa komponen yang berbeda dari suatu organisasi berinteraksi secara efisien.2 2. sarana dan prasarana (material). yakni masalah yang sungguh ± sungguh telah terjadi serta masalah yang potensial (potential problem). Gambar 3. yaitu manusia (man). Sistem adalah gabungan dari elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan (Ryans) Selain itu dapat dikatakan aturan±aturan yang digunakan manajemen terutama dalam bentuk elektronis. Didalamnya tergambar hahwa ada dua jenis atau tipe masalah yang biasa kita hadapi dalam kaitannya dengan mutu suatu produk atau jasa baik itu pada tahapan proses ataupun luaran (output). Unsur atau elemen dari sistem tersebut adalah sebagai berikut: a. Dalam sistem tersebut menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Pengantar Administrasi Kesehatan. Masukan (input) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut. 1996. Elemen tersebut adalah 5M. uang (money). .tahapan±tahapan penyelesaian masalah serta tingkat atau pola berpikir yang menyertainya. Kedua tipe masalah dimaksud adalah masalah aktual (actual problem). metodologi (methode) dan alat (machine). yakni masalah yang belum teijadi namun diperkirakan atau sangat mungkin akan terjadi.

Dampak (Impact) Adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem. Atau serangkaian operasi. Proses (process) Kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan.b. Umpan Batik (Feed Back) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus masukan bagi sistem tersebut. metode. f. . tugas atau fungsi yang mengarahkan pada penciptaan produk akhir atau jasa. tindakan. yakni perencanaan (planning). Bagian atau elemen tersebut adalah POAC. d. pengorganisasian (organizing).1 berikut ini. c. Elemen yang dihasilkan menunjukkan pada penampilan atau hasil dari pelayanan atau kegiatan yang dilakukan. Lingkungan (Environment) Adalah dunia di luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi memiliki pengaruh besar terhadap sistem. Untuk lebih jelasnya. Keluaran (Output) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem tersebut. mengenai hubungan antar elemen-elemen (unsur) tersebut diatas dapat dilihat pada Gambar 3. pergerakan (actuating) dan pengawasan (controlling). e.

Setelah penulis melakukan rotasi di beberapa unit di RSIJ akhimya penulis mengangkat masalah di bagian rekam medis . Pengantar Administrasi Kesehatan. serta Medical Record. melakukan. 1996 3. Rawat Map terdiri atas Paviliun Marwah. pengolahan dan penyimpanan berkas. seperti rawat jalan ang terdiri dari poli anak.3 Hubungan Unsur Dalam Sistem Lingkungan Masukan Proses Keluaran Dampak Lingkungan Sumber : Azrul Azwar. Dengan menggunakan pola rotasi pada penempatan pemagang ini diharapkan pemagang dapat mengobservasi. Pada saat kegiatan magang. Identifikasi Masalah Selama kegiatan magang.Metati. poli bedah. Pay. meliputi seksi pendaftaran. penulis berusaha menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi dalam praktik kerja secara nyata di Rumah Sakit Aqma Karawang.Bagan 3. Medical Check-Up. penulis diberikan waktu untuk mengenal lingkungan kerja rumah sakit khususnya di bagian Perkantoran Medik secara rotasi di berbagai seksi atau sub bagian. mengetahui serta menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi pada praktik kerja dibandingkan dengan teori dan aktivitas pemagang selama perkuliahan.

5 30 . Kuesioner dilakukan selama satu minggu. terbuka ataupun kombinasi dari keduanya. tepatnya pada tanggal 16-21 April 2007 di Poliklinik Rumah Sakit Aqma Karawang KUESIONER LAMA WAKTU TUNGGU BERKAS REKAM MEDIS Pilihan A B C D Jawaban < 15 menit 15 ± 30 menit > 30 menit > 1 jam menit Jumlah responden 3 14 11 12 Presentase 7. maka tindak lanjut adalah membuat daftar permasalahan yang didapat. Masalah yang didapat beragam dan dapat berasal dari berbagai bidang kegiatan. penulis diberi kesempatan untuk melakukan berbagai tugas manajerial. Kuesioner bersifat tertutup. Dengan adanya analisis masalah.5 35 27. Adapun metode yang penulis gunakan untuk mendapatkan masalah adalah dengan menyebarkan kuesioner. Untuk menemukan masalah atau kesenjangan yang ada. diharapkan dapat menemui kesenjangan yang ada yang tidak sesuai dengan teori atau ilmu sebagaimana mestinya. Kalimat pada kuesioner sebaiknya dapat menarik responden untuk dapat memberikan jawaban yang jelas dan terperinci serta tidak ambigu.B. Kuesioner merupakan daftar pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh keterangan tertentu dari responden. Melalui pelaksanaan tugas± tugas tersebut. Penulis menggunakan kuesioner tertutup kapada responden yang bertugas sebagai perawat dan petugas administrasi klinik RSIJ dengan jumlah responden sebanyak 40 orang. Selama kegiatan magang. dapat dilakukan beberapa metode atau cara. Cara Penemuan Masalah Segala kegiatan yang dilakukan penulis saat magang adalah mempraktikkan semua ilmu yang didapat selama perkuliahan dan menerapkannya sesuai dengan ilmu tersebut.

30% responden merasakan lamanya pengiriman >1 jam. Hal ini sudah pasti ada penyebab yang mungkin belum sepenuhnya diketahui ataupun disadari oleh pihak rumah sakit. Dapat dilihat dari hasil kuesioner bahwa sebanyak 35% responden mengatakan lama waktu tunggu berkas rekam medis adalah 15-30 menit. hal itu .1. tetapi perlu diperhatikan lagi karena masih ada beberapa petugas rekam medis yang belum mendapatkan pelatihan mengenai rekam medis. Usaha yang dilakukan selama ini belumlah cukup untuk mengatasi masalah tersebut. Lamanya berkas rekam medis sampai ke poliklinik merupakan permasalahan yang sering terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang. Banyaknya tenaga kerja di bagian rekam medis RSIJ ternyata masih membuat pengiriman berkas rekam medis terlambat. Namun. alasan-alasan yang terungkap tidak menyulutkan niat para pengunjung/pasien untuk terus datang berobat ke Rumah Sakit Aqma Karawang.5 20 2. 27. Lamanya Pendaftran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Aqma Karawang Setiap petugas hendaknya memiliki kemampuan di bidangnya masingmasing. dan 7.5 42. Masih ada pasien mengeluh akan keterlambatan pengiriman berkas rekam medis ke klinik. Adapun petugas rekam medis di Rumah Sakit Aqma Karawang sudah memiliki petugas yang baik dalam menjalankan tugasnya.5% responden menjawab berkas datang ke poliklinik >30 menit.5% responden menjawab <15 menit KUESIONER WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN PASIEN LAMA RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG Pilihan A B C Jawaban 1 ± 15 menit 16 ± 30 menit > 30 menit Jumlah responden 15 17 8 Presentase 37.

Lamanya proses pendaftaran disebabkan oleh sistem komputerisasi yang sering error.5 25 30 32. Karena jika perubahan jadwal dokter tersebut terjadi berulang kali maka pasienpun akan mencari dokter lain yang lebih sesuai.menyebabkan terhambatnya proses pelayanan terhadap pengunjung Rumah Sakit Aqma Karawang karena tidak semua petugas mampu menyelesaikan permasalahan yang dapat terjadi di bagian rekam medis.5 3. karena tiba-tiba ada operasi di tempat praktek sebelumnya. Dari data yang diperoleh pemagang alasan -alasan lainnya adalah karena dokter RSIJ banyak yang mengikuti seminarseminar kesehatan. KUESIONER INFORMASI PERUBAHAN JADWAL DOKTER Pilihan A B C D Jawaban Tidak Pernah Pemah Kadang-kadang Selalu Jumfah responden 5 10 12 13 Presentase 12. atau bahkan ada urusan mendadak. Dari berbagai alasan yang diberikan oleh dokter-dokter Rumah Sakit Aqma . Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter Jadwal praktek dokter dapat mempengaruhi banyaknya kunjungan pasien setiap harinya. Adapun alasan-alasan dokter tidak datang tepat pada waktunya diantacanya adalah karena dokter tersebut berpraktek lebih dari satu tempat sehingga ketika datang di tempat praktek berikutnya sering datang terlambat. symposium. Adapun pelatihan yang diberikan adalah mengenai team work atau mengenai bagaimana caranya dapat memuaskan pelanggan melalui pelayanan yang diberikan oleh pihak rekam medis. Banyak alasan mengapa dokter sering kali datang tidak sesuai dengan jadwalnya bahkan terkadang mendadak tidak bisa praktek karena berbagai macam sebab. Dengan adanya pelatihan maka petugas rekam medis mampu mengatasi segala permasalahan yang terjadi di bagian rekam medis.

Salah satu tugas di bagian rekam medis adalah mengin formasikan perubahan jadwal tersebut kepada pasien karena pasien.1 Output Identifikasi Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2007 Komponen Standar Proses pendaftaran pasien lama rawat jalan berlangsung dengan cepat dan tepat Petugas rekam medis menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal Dokter Terciptanya kepuasan pasien terhadap waktu tunggu pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik sampai secara cepat dan tepat. Masalah Output . (dapat dilihat dari hasil kuesioner dalam daftar masalah) C. Fakta di Rumah Sakit Masih ada pasien. Dalam hal ini tentunya pasien mengeluhkannya. adapun penyebab terhambatnya informasi yang sampai ke pasien adalah karena pasien sudah ganti nomor. sehingga petugas tidak dapat menghubunginya. Daftar Masalah Tabel 3. yang mengeluh mengenai lamanya proses pendaftaran Masih ada pasien yang tidak mendapatkan informasi mengenai perubahan jadwal dokter Masih banyaknya pasien Rumah Sakit Aqma Jaya yang tidak puas akan terhambatnya pemeriksaan karena lamanya pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik. lalu yang terakhir karena petugas lupa menginformasikannya kepada pasien.Karawang ada sebagian pasien yang dapat memakluminya ada juga yang pindah ke dokter lain. lalu karena pasien sedang tidak ada ditempat.

dengan skala penilaian sebagai berikut: 1 = Masalah tidak pernah ditemukan 2 = Masalah kurang sering ditemukan 3 = Masalah cukup sering ditemukan 4 = Masalah sering ditemukan 5 = Masalah sangat sering ditemukan b. meliputi: a. maka langkah selanjutnya adalah penetapan prioritas masalah. maka dapat diketahui masalah mana yang harus segera diselesaikan agar tidak berlarut ± larut sehingga dapat mengganggu proses pelayanan. Penetapan Prioritas Masalah Setelah melakukan pengidentifikasian masalah. Sehingga lengkah pencarian masalah dapat lebih terfokus dan tidak membuang ± buang waktu. Importancy / Pentingnya Suatu Masalah (I) Tingkat kepentingan suatu masalah untuk segera diselesaikan. pemagang melakukan penetapan prioritas masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Penetapan prioritas masalah merupakan upaya awal sebelum menemukan pemecahan masalah yana ada. Dari setiap masalah yang sudah ada di daftar masalah penting untuk dilakukan penetapan prioritas masalahnya. Kriteria yang digunakan dalam metode ini adalah: 1. Dengan ditetapkannya prioritas masalah.C. Penetapan prioritas masalah ini pun juga harus meialui diskusi yang akhirnya melahirkan kesepakatan dengan Pembimbing Lapangan dan Pembimbing Materi serta staf lain yang terkait. Karena tidak semua masalab pada daftar masalah dapat diselesaikan sekaligus dalam satu waktu. Dari daftar masalah yang ada. Prevalence (P) Seberapa sering masalah tersebut terjadi atau ditemukan di lapangan. Severity (S) Tingkat keseriusan yang ditimbulkan jika masalah tersebut tidak diselesaikan: 1 = Akibat masalah tersebut tidak serius . tenaga dan biaya.

sarana dan prasarana (material). Prasarana dan SDM cukup mendukung 4 = Sarana. Rate of Increase (RI) Besamya peningkatan masalah dari waktu ke waktu dengan skala penilaian: 1 = Tidak terjadi peningkatan masalah 2 = Peningkatan masalah rendah 3 = Peningkatan masalah agak tinggi 4 = Peningkatan masalah tinggi 5 = Peningkatan masalah sangat tinggi 2. Prasarana dan SDM sangat mendukung . maka makin diprioritaskan masalah tersebut: 1 = Tekhnologi tidak tersedia 2 = Tekhnologi kurang tersedia 3 = Tekhnologi cukup tersedia 4 = Tekhnologi tersedia 5 = Tekhnologi sangat tersedia 3. makin diprioritaskan masalah tersebut. Prasarana dan SDM tidak mendukung 3 = Sarana. Resources Availability (R) / Sumber daya tersedia Sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan masalah meliputi sumber dana (money).2 = Akibat masalah tersebut kurang serius 3 = Akibat masalah tersebut cukup serius 4 = Akibat masalah tersebut serius 5 = Akibat masalah tersebut sangat serius c. Technical Feasibility (T) / Teknologi yang diperlukan: Makin tersedianya tekhnologi. 1 = Sarana. Makin tersedianya sumber daya. Prasarana dan SDM mendukung 5 = Sarana. metode / cara (method) dan tenaga / SDM (man). Prasarana dan SDM sangat tidak mendukung 2 = Sarana.

MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses pendaftaran pasien rawat jalan RS Aqma Karawang Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter 4 S 4 RI 4 3 3 T R Total (IxTxR) 108 2 3 3 2 3 2 48 3 2 3 3 2 2 32 Sumber : Manajer Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy (P S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability .3 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Pertama I No.Tabel berikut merupakan hasil penilaian prioritas masalah di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang oleh beberapa responden. Tabel 3.

4 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Kedua I No. masalah 1 memiliki nilai tertinggi pada setiap kriteria.3 diatas. Untuk kategori Technical Feasibility pada masalah 2 memiliki nilai yang sama besar dengan masalah 1. dapat dilihat bahwa menurut responden pertama.Dari diagram 3. Namun Rate of Increase terkecil juga berada pada masalah 2. yaitu 3. yaitu ³Lamanya Pendistirbusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Tabel 3. Diagram 3. Sehingga yang menjadi prioritas adalah masalah 1. Dan dapat dilihat bahwa total dari masalah 1 sebesar 108 masalah 2 sebesar 48 dan masalah 3 sebesar 32. MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya 2 proses pendaftaran 2 3 2 2 2 28 S RI 3 4 4 T R Total (IxTxR) 160 pasien rawat jalan RS Aqma Karawang rekam Petugas medis tidak 3 menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter 3 3 2 2 3 48 Sumber :Kepala Penyimpanan Berkas Rekam Medis RS Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy = (P+S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability .4 merupakan perhitungan keseluruhan dari semua kategori. Sedangkan masalah 2 & 3 memiliki nilai Severity yang sama besar.

jelas terlihat bahwa responden kedua pun memilih masalah 1 sebagai masalah yang diprioritaskan. MASALAH Lamanya 1 pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses 108 160 268 1 Responden Responden Pertama Kedua Total Prioritas pendaftaran pasien 2 rawat Aqma kKarawang Petugas rekam medis tidak 3 menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan 32 48 80 2 jalan RS 48 28 76 3 jadwal dokter . pada diagram 3.6.5 Hasil Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta No. Dari seluruh perhitungan pada diagram 3. Sehingga masalah yang dianggap paling penting untuk diatasi adalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Tabel 3. Dari kedua responden sudah jelas memiliki persamaan.5 terlihat bahwa masalah 1 juga memiliki nilai tertinggi pada tiap kategori prioritas masalah. namun memiliki tingkat Severity yang sama besar dengan masalah 3. Masalah 2 memiliki nilai kategori dengan tingkat terendah hampir pada tiap kategori.Menurut responden kedua. yaitu sangat memprioritaskan masalah 1 (yang dapat dilihat dari kedua penilaian).

karena menyangkut pelayanan Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. dapat disimpulkan lebih lanjut tentang dasar prioritas masalah yang telah ada. 2. Tentunya hal ini dengan sendirinya akan mendonglcrak pendapatan rumah sakit menjadi lebih besar. Where. Who (Siapa saja yang terlibat?) Sebenarnya masalah ini dapat secara menyeluruh mempengaruhi dan berhubungan denga semua unit di rumah sakit. Berikut ini adalah uraian tentang pertanyaan masalah tersebut: 1. yang mengacu pada 5W (What. pasien bahkan perawat mengeluhkan jarak antara pendaftaran dengan penerimaan berkas ke polikiinik cukup lama.Dari tabel diatas. D. Dengan adanya kepuasan pelanggan. When. Who. maka promosi mouth to mouth yang diharapkan akan terjadi. ) dan 1H (How). Namun dalam cakupan lebih sempit. Dimulai saat terjadinya pendaftaran pasien ke poliklinik. What (Apa permasalahannya?) Masalah yang terjadi berkenaan dengan distribusi pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik yang dilihat melalui kunjungan perawat ke bagian rekam medis untuk mermambil berkas. masalah ini juga sangat melibatkan unit rawat jalan serta unit lain di Rumah Sakit Aqma Karawang yang langsung memberikan pelayanan baik medis maupun . Penjabaran Masalah Seteah melakukan identifikasi masalah maka dapat dilakukan identifikasi akar masalah ce of problem). Dalam pengidentifikasian masalah tersebut dapat dilakukan dengan majabarkan pertanyaan masalah. namun pihak rekam medis lebih menitikberatkan pada loyalitas yang akan tercipta dengan adanya kepuasan pelanggan. Masalah 1 dianggap sangat perlu untuk segera diatasi karena menyangkut tidak hanya potensi kualitas rumah sakit dari segi pelayanan saja dalam waktu singkat. selain melibatkan bagian rekam medis sendiri khususnya Seksi pengiriman dan penyimpanan berkas.

Namun dalam hal ini permasalahan dapat terlihat ketika penulis memulai aktivitas pada bulan Pebruari 2007. tidak memperlihatkan kenaikan yang signifikan. masalah masih berlangsung dan belum ada tindak lanjut yang cukup untuk mengatasinya.sebelumnya. namun penyimpanannya sangat tidak sesuai dengan standarisasi. Ditandai dengan adanya peningkatan jumlah pasien yang komplain dari hari ke hari. Fakta atau kenyataan ini didapat dengan melakukan observasi dan wawancara dengan beberapa petugas bagian rekam medis. penyebab mama lamanya pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik adalah karena tempat penyimpanan berkas yang sudah tidak memadai. Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus. When (Kapan permasalahan itu terjadi?) Masalah ini terjadi sudah sejak lama. Namun. 4. Hingga akhirnya penulis mengangkat masalah ini. Penulis pun melakukan wawancara dengan Kepala Bagian Rekam Medis yang juga merupakan Pembimbing Lapangan di Rumah Sakit Aqma Karawang berkenaan dengan penetapan masalah yang akan diselidiki yang telah disajikan . meskipun dalam moment ataupun palayanan tertentu. Untuk satu rak penyimpanan berkas seharusnya maksimal memuat 120 berkas. namun kenyataannya dalam satu rak penyimpanan terdapat 150-200 berkas sehingga proses pencarian menjadi lama dan proses pendistribusian berkaspun menjadi lama terhambat: .nonmedis. Why (Mengapa permasalahan itu bisa terjadi?) Banyak faktor yang menyebabkan permasalahan ini terjadi. 3. 5. Where (Dimana permasalahan itu terjadi?) Masalah ini secara umum terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu di beberapa unit pelayanan baik unit rawat jalan dan rawat inap serta unit pelayanan lainnya.

Method Masalah tekhnis yang muncul pada saat pelaksanaan program merupakan salah satu penyebab kurangnya persiapan rumah sakit dalam menjalankan programnya. Where. Material. Maka dapat diketahui penyebab terjadinya suatu masalah dan lingkungan yang mempengaruhi terjadinya masalah tersebut. 2. Man Dari segi SDM. Analisi Penyebab Masalah Setelah beberapa pertanyaan masalah diatas terjawab dan masalah utama telah ditetapkan ?aim ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Bentuk dari diagram tulang ikan ditentukan dari kompleksitas kategori idari setiap penyebab masalah yang dilihat dari Elemen 5M (Man. 1.6. Why. Hal ini dapat memicu komplain dari pasien. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pegawai yang memiliki tugas rangkap. Sehingga pada saat ± saat sibuk. namun masih sesuai dengan bidang dan kemampuannya. Hal ini pun dapat terkait dengan kurangnya . Money. Method and Market) serta menganalisisnya dari 5W+1 H (What. How). F. Who. Namun hal ini juga berarti tingginya beban kerja yang diemban seorang petugas. Antisipasi yang telah dilakukan adalah proses pencarian berkas yang dilakukan lebih dari lima orang setiap harinya dan juga dibantu oleh perawat yang bersedia untuk menjemput berkas ke bagian rekam medis untuk membantu proses pendistribusian. When. maka penulis selaku pemagang menggunakan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) untuk menganalisis renyebab masalah. pasien menjadi terhambat. How (Bagaimana cara pemecahannya?) Selama ini masalah ini belum ditangani secara khusus dengan tindakan ± tindakan lebih lanjut untuk perbaikan yang cukup berarti. Adapun elemen yang ditetapkan oleh penulis dalam mencari penyebab masalah tersebut terkait pada hal ± hal berikut ini.

sehingga dapat merusak berkas (robek. Dalam hal ini sarana rekam medis yang dampaknya tidak dirasakan oleh pasien adalah tempat penyimpanan berkas rekam medis yang sudah tidak memadai. sarana lainnya juga dapat mempengaruhi keseluruhan pelayanan yang diberikan. basah. . Ketiga faktor diatas saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lainnya. Material Pelanggan tidak hanya merasakan keberadaan sarana medis saja di rumah sakit.4 berikut ini.dll) hal tersebut dapat membuat data rekam medis menjadi tidak valid. kotor. 3. Gambaran mengenai penyebab terjadinya masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ dapat dilihat pada Diagram 3. Namun.tenaga rumah sakit sehingga program yang sudah direncanakan tidak sepenuhnya berjalan dengan baik dan seringkali menemui kendala di lapangan.

DIAGRAM 3.4 DIAGRAM ISHIKAWA ANALISIS PENYEBAB MASALAH ³BERKURANGNYA JUMLAH KUNJUNGAN PERUSAHAAN PELANGGAN KERUMAH SAKIT´ MAN Kurangnya untuk SDM MATERIAL Rak penyimpanan pengiriman sudah tidak memadai berkas rekam medis Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik Belim adanya sistem komputerensi status MAN keberadaan berkas .

petugas haruslah dapat memenuhi keinginan pelanggan. Petugas yang dibutuhkan yaitu petugas yang cepat tanggap. Petugas rumah sakit. pelayanan yang bagaimana dan sejauh mana yang diberikan. menjadi tolok ukur kinerja dan kepuasan yang akan tercapai oleh pelanggan. Karena itulah. teliti dan cekatan. Rekam medis Rumah Sakit Aqma Karawang hanya memiliki satu SDM yang bertugas melakukan pengiriman berkas.. 2. Status keberadaan berkas rekam medis seharusnya dapat dengan mudah diketahui oleh petugas RM dan perawat. Misalnya saja status yang telah . Fatal akibatnya bila salah satu atau beberapa petugas tidak dapat memuaskan atau mengecewakan pelanggan. Sebagai penggerak pelayanan. Dan fungsi seorang petugas sangatlah penting terutarna bagi institusi penghasil jasa layanknya rumah sakit.Berdasarkan diagram Ishikawa diatas. hal tersebut tentu saja dapat menghambat pengiriman berkas karena jumlah poliklinik yang juga sangat banyak (40 klinik). diperlukan 12 kali pelayanan prima secara kontinyu untuk membayar 1 kali kekecewaan pelanggan. Sebuah penelitian mengemukakan. Segala yang diberikan dan dilakukan petugas kepada pasien menunjukkan tingkat kredibilitas dan mutu yang dimiliki oleh institusi tersebut. padat modal dart padat teknologi. khususnya yang langsung berhadapan dengan pelaggan merupakan salah satu media antara pelayanan yang diberikan dan pelanggan. dapat diketahui beberapa fa ktor yang menjadi penyebab masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´¶ yaiyu: 1. Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik. Karena akan sangat sulit menyembuhkan kembali kekecewaan pelaggan. malah sebaiknya jauh dari apa yang mereka harapkan. dengan menciptakan program baru yang lebih canggih (contohnya mengenai keberadaan status) tentu saja dapat memudahkan proses kegiatan di RS. Teknologi yang canggih harus dapat digunakan semaksimal mungkin. Contohnya Komputer. Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas Sebuah Rumah Sakit merupakan tempat padat karya.

karena ketidakseimbangan itulah berkas di bagian peyimpanan semakin padat. Sedangkan berkas yang telah di in-aktifkan dari tahun 1988-1995 sebanyak 100. ataukah berkas tersebut berada di poli yang salah.000 pasien (di kali dengan usia Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini). . Oleh karena itulah. dipelajari dan diselidiki dengan sangat teliti agar didapatkan penyebab yang paling mendasari timbulnya masalah. atau disebut juga dengan akar masalah. Berdasarkan data yang didapatkan oleh penulis berkaitan dengan bertumpuknya berkas adalah karena semakin hari semakin banyak pasien baru di RSIJ yang tidak sebanding dengan berkas yang telah di inaktifkan dan dimusnahkan. Berkas yang seharusnya tersusun dengan rapi. kenyataan yang terjadi adalah berkas bertumpuk-tumpuk sangat padat bahkan tidak sedikit berkas yang disimpan di luar rak (di lantai dan di bagian atas rak). Bila akar masalah sudah didapatkan dan sesuai.000. Rak penympanan sudah sangat tidak memadai Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus. 3. Sehingga data yang didapat valid dan mudah dipercaya.dikeluarkan dari tempat penyimpanan sering tidak diketahui oleh perawat. Karena menggunakan solusi yang tepat pula. Setiap masalah yang dikemukakan harus dicermati secara seksama. Kenyataan yang teijadi di lapangan adalah petugas rekam medis dan perawat tidak dapat mengetahui dengan pasti mengenai keberadaan berkas tersebut. maka tidak akan sulit untuk mencapai suatu penyelesaian masalah yang tepat. apakah telah dikeluarkan dari ruang penyimpanan atau belum. Rata-rata jumlah pasien baru setiap tahunnya adalah sekitar 40. proses pencarian masalah harus dilakukan secara teliti dan melibatkan berbagai sudut pandang serta informasi yang mendukung. namun tidak didukune oleh sarana yang memadai.

Dengan kasus yang sama. bila masalah hanya memiliki satu altematif pemecahan masalah. ketersediaan sumber daya baik dana. Tujuannya adalah untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang dapat menghambat kinerja atau pemberian pelayanan di rumah sakit. sarana dan tenaga agar sebaik mungkin dapat digunakan secara efektif dan efisien Banyak keuntungan yang didapat saat membuat suatu alternatif masalah. Keputusan untuk memilih maupun mengajukan berbagai alternatif masalah perlu mempertimbangkan banyak hal yang berkenaan dengan kemampudayaan yang dimiliki untuk dapat melaksanakan langkah penyeleseaian masalah yang diinginkan. Dengan adanya berbagai alternatif masalah. apa yang berhasil sebelumnya. Masalah pun semakin rumit dan kecil kemungkinan untuk dapat diselesaikan. maka akan menghambat penyelesaian pada saat alternatif pemecahan masalah yang ada tidak mampu menyelesaikan masalah yang ada. dan segala macam batasan lain menghambat kreativitas ketika . tanpa ada cadangan alternatif lainnya. Diantaranya.BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH A. Pengalaman orang. Bahkan. Kerangka Teori Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah mengetahui penyebab masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik¶¶ adalah mencari altematif pemecahan masalah tersebut. Salah satunya adalah membe rikan pandangan dengan lebih terperinci mengenai dampak yang terjadi dan manfaat apa yang akan diperoleh di masa yang akan datang terhadap satu altematif pemecahan masalah. memudahkan kita untuk mencari dan menimbang langkah manakah yang terbaik untuk dilakukan dan dapat menempuh jalan lain bila langkah pertama yang diambil mengalami kendala di tengah pelaksanaannya. dampak terburuk adalah masalah yang tertimbun tersebut malah melahirkan masalah baru yang lebih kornpleks dan dengan jumlah yang banyak. apa yang mereka pikir bisa diterima oleh manajemen.

Chang dalam bukunya ³Langkah²langkah pemecanan unsalah´ untuk mengidentifikasi solusi pemecahan masalah terdiri dari dua langkah. Dalam menetukan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah. maka tindakan selanjutnya adalah menentukan solusi yang terbaik untuk dilaksanakan dari sekian banyak solusi yang ditawarkan. yaitu: 1.selanjutnya adalah menyusun uraian rencana prioritas solusi. Dengan melihat factor-faktor tersebut. Setelah solusi terbaik didapat. Menurut Richard Y. tindakan yang tepat untuk dilaksanakan adalah melihat apakah solusi tersebut tepat untuk dilakukan dengan menilai berbagai faktor keuntungan dan penghambat. yaitu: . yaitu sebagai alat untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang diwujudkan dengan rencana aksi penyelsesaian masalah sebagai langkah lebih lanjut. 2. Dari sinilah altematif pemecahan masalah berfungsi sesuai kapasitasnya. Untuk memecahkan masalah yang telah dipilih sebehtmnya. Membuat daftar kemungkinan solusi Buatlah sebanyak mungkin solusi yang diduga dapat memecahkan masalah yaw sedang dihadapi yang ditampilkan dalam suatu tabel. pada umumnya terdapat 6 (enam) Iangkah.sampai pada intisari pemecahan suatu masalah. maka kita akan lebih mengutamakan solusi yang mempunyai keuntungan lebih banyak. Tentukan soiusi terbaik Setelah daftar solusi terbentuk.

langkah pertama adalah mendefinisikan suatu masalah dengan berbagai cara sehingga masalah tersebut dapat dipecahkan. 2. . Keith Kelly. Chang dan P.1 Model Pemecahan Masalah Enam Langkah Definisikan Masalah Analisis Penyebab Potensial Identifikasi Solusi yang Memungkinkan Potensial Susun Rencana Tindakan Susun Rencana Tindakan Pilih Solusi Terbaik Impelementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan Sumber: Richard Y. 3. Membuat daftar kemungkinan solusi. Definisikan masalah Untuk berhasil memecahkan masalah. Tuliskan pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada. ldentifikasi solusi yang memungkinkan Mengidentifikasi solusi suatu masalah terdiri dari dua bagian. Dalam proses ini dimulai dengan menetapkan daftar kemungkinan solusi yang luas.sebab potensial dilakukan dengan melakukan tahap pemecahan masalah ke tempat pertanyaan serta mengumpulkan informasi lalu disaring. kemudian buat ringkasan apa yang diinginkan setelah masalah tersebut dipecahkan.sebab potensial Untuk menganalisis sebab. yaitu: a. Analisis sebab.Gambar 4. 1. Step by Step Problem Solving Proses yang terjadi pada model pemecahan masalah pada gambar dapat diuraikan secara lebih rinci sebagai berikut.

maka dibuatlah beberapa solusi pemecahan masalah pada tabel berikut. Berikut ini adalah uraian alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat diambil. Menentukan solusi terbaik dengan menyempitkan daftar tersebut sampai menjadi daftar ringkasan dengan beberapa kemungkinan mendapatkan solusi terbaik dengan metode sumbang saran. Tabel 4.memperbesar kesempatan untuk meneliti berbagai solusi yang lebih inovatif dan tidak biasa. karena formulir ini membandingkan berbagai altematif secara objektif. B. b. Man Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik. Alternatif Pemecahan Masalah Setelah membahas mengenai akar penyebab masalah yang ditampilkan melalui Diagram Ishikawa. dengan cara membuat formulir penilaian kriteria yang merupakan alat efektif untuk sampai pada konsensus.1 Alternatif Pemecahan Masalab Man Penyebab Masalah Kurangnya SDM yang terampil Alternatif Pemecahan Masalah Menambah Sumber Daya Manusia Memberikan reward dan Punishment kepada petugas rekam medis Memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis . 4. 1. Pilih solusi terbaik Pada langkah ini keputusan harus dibuat dengan menetapkan solusi yang dipilih yang merupakan solusi terbaik. maka tindakan selanjutnya adalah mengidentifikasi altematif kemungkinan solusi pemecahan masalah yang akan digunakan untuk memecahkan masalah atau setidaknya meringankan masalah yang ada yaitu ³Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik´.

karena petugas rekam medis di bagian pendaftaran terkadang melakukan kesalahan dalam pencetakan poliklinik tujuan pasien. selain itu diberlakukan pula punishment (hukwnan) kepada petugas yang tidak melakukan tugasnya dengan baik. Hal ini dilakukan untuk memastikan kompetensi petugas yang sebenarnya.Dari tabel diatas. Namun perlu diidentifikasi alasan petugas yang tidak mampu atau tidak mau melaksanakan tugasnya. lebih menyangkut dengan masalah keuangan. Bisa saja seorang petugas akan lebih sesuai menjalankan tugas lain karena memiliki kompetensi yang lebih baik di bidang lain tersebut. terutama yang dianggap memiliki kinerja buruk atau pernah menuai komplain dari pasien berulang kali. Penambahan petugas harus memilih SDM yang terampil dan memiliki tingkat kecermatan dan ketelitian yang tinggi. . Penambahan petugaspun dapat mengurangi beban kerja perawat yang tidak seharushya datang ke bagian rekam medis untuk menjemput berkas. tujuan diadakannya pelatihan adalah agar semua petugas rekam medis dapat memahami dan menguasai cara kerja di bagian rekam medis. Namun dapat diantisipasi dengan pemberian insentif untuk pelaksanaan tugas tugas tertentu. karena jumlah petugas pengiriman hanya satu orang maka perlu penambahan tenaga kerja agar mempermudah pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik. Dalam hal ini. Alternatif selanjutnya dengan memberikan reward (penghargaan) kepada setiap petugas yang melakukan pekerjaannya dengan baik secara terusmenerus tanpa penurunan kualitas kerjanya. yang menjadi alternatif yang memungkinkan untuk dapat dilakukan oleh RS adalah menambah petugas pengiriman berkas. Selain itu. Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas.

Tabel 4. Membuat sistem baru di rekam medis melalui konsultan dari luar 3. Method Untuk solusi alternatif pemecahan masalah mengenai belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas.2. didapat 3 (tiga) alternatif pemecahan masalah pula. Kemudian petugas klinik langsung memisahkan mengembalikan ke bagian rekam medis berkas yang tidak sesuai tersebut. Jika hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh petugas intern rumah sakit maka alternatif selanjutnya adalah dengan membuat sistem tersebut melalui konsultan dari luar. Membuat sistem barn sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas melalui petugas Intern rumah sakit 2. . Kemudian alternatif terakhir adalah pegawai klinik (perawat atau petugas administrasi klinik) lebih teliti lagi dalam melihat berkas dan slip pengobatan karena terkadang petugas rekam medis melakukan kesalahan penulisani pencetakan. Petugas di poliklinik langsung keberadaan berkas memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak esuai Untuk penyebab masalah method. dapat dilihat beberapa solusi sebagai berikut.2 Alternatif Pemecahan Masalah Method Penyebab Alternatif Pemecahan Masalah mengenai Belum Masalah adanya 1. Diantaranya adalah mambuat sistem baru mengenai keberadaan berkas rekam medis denagn tujuan untuk mempermudah pencarian berkas di dalam rak penyimpanan sekaligus untuk mengetahui berkas yang salah kirim (nyasar) hanya dengan memasukkan nomor rekam medis lalu terlihat di poli mana bekas tersebut berada (tentunya petugas klinik juga harus memasukkan nomor-nomor rekam medis yang ada di kliniknya terlebih dahulu).

3.

Material Permasalahan akan tempat penyimpanan yang sudah tidak n-iemadai lagi adalah sebagai berikut Tabel 4.3 Alternatif Pemecahan Masalah Material

Penyebab Masalah Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai

Altematif Pemecahan Masalah 1. Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack 2. Menambah ruangan penyimpanan berkas 3. Melakukan penyortiran berkas secara

berkala dan berkesinambungan

C. Prioritas Pemecahan Masalah Dengan berbagai alternatif pemecahan masalah yang ada, maka dipilih satu cara yang dianggap paling layak untuk dilakukan. Apabila satu cara penyelesaian telah ditetapkan, maka alternatif pemecahan masalah tersebutlah yang akan menjadi prioritas. Segala keterbatasan yang dimiliki RS juga tidak memungkinkan altematif pemecahan masalah yang ada dilakukan secara bersamaan atau seluruhnya dalam waktu yang berdekatan. Hal ini pula yang mendasari pentingnya penetapan satu altematif pemecahan saja, yaitu dengan memilih cara terbaik. Altematif yang terbaik ini pun akan membantu menemukan program yang lebih efektif dan efisien. Upaya memprioritaskan masalah ³Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik´ dilakukan dengan menggunakan metode Criteria Matrix sebagai acuan. Acuan yang digunakan penulis atara lain: 1. Efektivitas Program Efekivitas program menunjukkan kemampuan program mengatasi penyebab masalah yang ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka akan semakin efektif seuatu program pemecahan masalah. Efektivitas program tersebut dapat dilihat dengan cara mengukur seberapa efektif setiap program±program yang telah direncanakan

dengan menggunakan beberapa pedoman atau alat ukur tertentu. Beberapa pedoman tersebut antara lain:

a.

Magnitude (M) Merupakan seberapa besar persentase penyebab masalah yang dapat diselesaikan dengan program tersebut, maka makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut.

b. Importancy (I) Makin penting cara penyelesaian masalah dalam mengatasi penyebab masalah tersebut. Pentingnya cara penyelesaian masalah ini dikaitkan dengan kemampuan cara penyelesaian masalah untuk kurun waktu panjang. Jika cara penyelesaian masalah dapat meniadakan masalah untuk kurun waktu cukup lama atau selama ± lamanya, maka cara penyelesaian masalah tersebut dinilai lebih penting.

c.

Venerability (V) Makin sensitif cara penyelesaian masalah mengatasi penyebab masalah yang ditemukan, makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut. Sensitifitas cara penyelesaian masalah ini terkait dengan kemampuan menyelesaikan masalah sesegera mungkin. Makin segera masalah dapat diselesaikan, makin sensitif cara penyelesaian tersebut.

2.

Efisiensi program (C) Menunjukkan pada pemakaian sumber daya. Berkenaan pula dengan biaya yang akan dikeluarkan, apabila suatu masalah dapat diselesaikan dengan biaya yang semakin kecil, maka tingkat efisiensi cara penyelesaian masalah tersebut juga semakin tinggi.

Setelah itu, dilakukan pembobotan dari seluruh kriteria tersebut dengan skala 1 sampai dengan 5. Kemudian, dari penilaian terhadap kriteria kriteria tersebut akan dihitung dengan menggunakan rumus: MxVxI C Berdasarkan uraian kriteria ± kriteria diatas, maka jelas bahwa hasil pembobotan tertinggi merupakan solusi yang paling efektif dan efisien untuk diambil. Perhitungan Criteria Matrix dalam memprioritaskan pemecahan masalah dapat dilihat pada uraian dan tabel dibawah ini. 

Man Dalam menetukan prioritas masalah penulis menggunakan pembobotan seperti yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut hasil pembobotan altematif pemecahan masalah yang dilakukan oleh penulis setelah melakukan diskusi dengan Pembimbing Lapangan tempat magang. Tabel 4.4 Prioritas Pemecahan Masalah Man No. Altematif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Menambah SDM untuk pengiriman berkas 2 Memberikan reward dan Punishment kepada petugas 3 rekam medis Melakukan pelatihan terhadap petugas rekam medis 3.5 4 4 4 14 3 4 3 4 9 2 1 3 V 3 Efisiensi MxVxI (C) 3 C 6

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa solusi untuk memecahkan masalah kurangnya SDM yang terampil di rekam medis adalah dengan mengadakan pelatihan kepadapetugas rekam medis. Dengan memberikan pelatihan, diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik, komunikatif dan lebih peduli kepada pasien. Pelatihan merupakan cara

Membangun kewaspadaan. Memperbaiki keterampilan petugas dalam melayani pelanggan. yaitu pembekalan petugas untuk memperhitungkan nilai dari sebuah relasi dengan pasien/ pelanggan. Dengan diadakannya pelatihan ini. 2.yang efektif meningkatkan mum palayanan yang diberikan. Keterampilan customer service. Menyelesaikan masalah. diharapkan adanya team work yang baik. dengan membuat pemahaman bahwa customer service merupakan suatu kerjasama yang sportif. perlu juga dikembangkan sistem pendukung. 4. sehingga hams terjalin kerjasama yang erat diantara bagian lain yang terkait melalui komunikasi dalam menyajikan pelayanan yang lebih baik. karena dengan memiliki petugas yang dapat benar benar memuaskan pelanggan akan menimbulkan kepuasan yang lebih besar dibandingkan dengan pemberian diskon tarif pelayanan kepada pasien. Dalam pelatihan ini. 3. sebagai berikut: 1. Meningkatkan kerjasama antar unit rumah sakit. 1995. Adapun di bawah ini terdapat tipe ± tipe pelatihan yang sangat berfaedah menurut Leland and Bailey. Membantu para kepala bagian (manajer) untuk memahami peranannya dalam membuat pelayanan yang baik. dengan adanya keterampilan ini dapat membantu dalam mengenali dan membuat hubungan antarmanusia serta mengatasi masalah dalam memberikan pelayanan yang terkait. prinsip ± prisip umum mengenai customer service dan dapat membentuk kerjasama antarunit rumah sakit. seperti: 1. walaupun ada perbedaan sistem kerja Suatu program pelatihan yang terarah tidak saja akan memperbaiki pelayanan yang diterima oleh pelanggan akan tetapi memberikan keuntungan pada organisasi. Membangun team. dengan demikian mereka dapat mengalokasikan tenaga dan pikirannya secara lebih optimal. 3. 2. merupakan suatu pengenalan pada pelayanan pelanggan / customer service dan harus melibatkan semua orang dari lini teratas sampai dengan terbawah. dengan tujuan untuk mengenali beberapa .

7 MxVxI C 17.5 4 4 4 14 4 I 4 V 4 Efisiensi (C) 3. Tabel 4.model dari penyelesaian masalah. semuanya tergantung dari dana yang tersedia di rumah sakit tersebut. dapat dilihat pembobotan solusi terhadap berbagai alternatif yang ada seperti yang dapat dilihat pada tabel 4. mempelajari tekhnik tertentu untuk menganalisa suatu masalah dan cara mempergunakan alat bantu dalam menyelesaikan masalah yang ada.  Method Dari segi metode. Dari penjelasan tersebut.3 .5 berikut ini.5 Prioritas Pemecahan Masalah Method No. Hal ini dianggap penting karena dengan adanya sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas akan sangat memberikan kemudahan dalam pencarian berkas baik dalam rak 2 3 3 3 6 3. maka jenis pelatihan yang akan dilakukan bagi petugas rekam medis adalah pelatihan tentang keterampilan customer service dan membangun team. Alternatif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas oleh petugas Intern rumah sakit 2 Membuat sistem barn di rekam medis melalui konsultan dari luar 3 Petugas di poliklinik langsung memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak sesuai Masalah pada metode yang paling diprioritaskan solusinya adalah membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas yang dibuat oleh petugas Intern rumah sakit. Pelatihan tersebut dapat dilakukan di auditorium atau pelatihan melalui media.

Penggunaan tim internal untuk membuat sistem tersebut dilandasi dengan suatu upaya penghematan biaya dan guns mengoptimalkan kinet-ja pagawai Rumah Sakit Aqma Karawang.6 Prioritas Pernecahan Masalah Material No. Tentu saja hal tersebut akan juga membantu dalam mempercepat proses pendistribusian berkas ke poliklinik.6 diatas dapat dilihat bahwa rekam medis lebih memprioritaskan upaya penyelesaian masalah dengan melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan karena dengan .5 4 4 4 14 Pada tabel 4. Sehingga tidak ada lagi keluhan dari perawat akan keterlambatan berkas ke poliklinik. karena jika tidak bisa melakukannya maka rumah sakit akan mengeluarkan biaya yang Iebih besar dibandingkan dengan pembuatan sistem melalui tim internal Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. Tabel 4. Maka semaksimal mungkin tim internal dapat membuat sistem tersebut.penyimpanan maupun di dalam poliklinik.  Material Pembobotan masalah dari segi material terhadap berbagai altematif pemecahan masalah yang ditampilkan adalah sebagai berikut. A ltematif Pernecahan Masalah Efektivitas M I 4 V 3 Efisiensi MxVxI (C) 4 C 9 1 Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack 3 2 Menambah ruangan penyimpanan berkas 2 3 3 3 6 3 Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan sinambungan 3.

maka dapat dilihat faktor penyebab masalah beserta altematif pemecahan yang manakah yang akan didahulukan pelaksanaannya pada tabel berikut ini. Dari setiap altematif pemecahan masalah dari berbagai faktor penyebab masalah yang ada.5 4 4 4 14 4 3 3 4 9 M 2 I 3 V 3 Efisiensi (C) 3 MxVx1 C 6 .7 Prioritas Faktor Penyebab Masalah dan Pemecahan Masalah ´Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Efektivitas No. Tabel 4. Meningkatkan koordinasi terhadap kinerja petugas rekam medis. Hal ini dapat pula dilakukan dengan menambah frekuensi beban waktu kerja petugas per shift-nya untuk melakukan penyortiran. Hal ini dianggap paling efektif dan efisien daripada harus mengganti rak penyimpanan dengan roll a pack yang lebih mahal dan tenaga lebih banyak (karena rak dan berkas-berkas yang ada harus dipindahkan ke roll a pack tersebut).adanya penyortiran tersebut jumlah berkas rekam medis yang seharusnya sudah di in-aktifkan dapat dikeluarkan sehingga tidak terjadi penumpukan berkas yang sangat padat. 1 Alternatif Pemecahan Masalah Man: Masih ada SDM yang kurang terampil 2 Method: Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas 3 Material: Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai 3.

dengan hasil bobot nilai tertinggi yaitu 14. dapat diketahui lebih jelas faktor mana yang memang. Sistem yang sempuma. Apabila semua persiapan sumber daya manusia dan metode telah disiapkan. Tujuan dibuatnya diagram relasi ini adalah agar dapat melihat faktor penyebab masalah secara lebih objektif. tidak akan mampu menunjang keberhasilan penyelesaian masalah utama.Akhirnya dapat diputuskan bahwa altematif dan faktor penyebab masalah yang mana yang menjadi prioritas untuk dilaksanakan terlebih dahulu adalah dari faktor material. Selain itu. Untuk dapat lebih jelas melihat hubungan dari ketiga faktor penyebab masalah. pelaksanaan yang disusun sedemikian rupa. sangat penting untuk didahulukan yang memiliki dampak buruk terkecil dan dapat membantu dalam mencegah permasalahan yang mungkin timbul akibat kurang memperhitungkan sebab akibat dari setiap solusi masalah.. Bisa jadi malah akan menambah permasalahan baru yang lebih rumit. dalam memilih solusi yang ada. diharapkan dapat menyelaraskan penyelesaian masalah secara lebih baik. Dengan adanya gambaran korelasi ini. Sehingga bukan merupakan hal yang sulit untuk mendapatkan alternatif masalah yang paling sesuai dan tepat. maka dibuat suatu hubungan antara setiap faktor masalah yang ada. teratur dan dinamis. alternatif mengenai penambahan SDM tidak terlalu diprioritaskan perencanaannya karena bebannya lebih ringan dibandingkan harus membuat suatu sistem komputerisasi khusus. masalah selanjutnya yang dianggap menjadi prioritas utama kedua adalah menciptakan sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis yang dibuat oleh pihak intern rumah sakit. namun hal ini tetap diperhatikan. . yaitu mengenai rak penyimpanan yang sudah tidak memadai. yaitu ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. apabila sebagian bahkan seluruh penggeraknya tidak kompeten dan konsisten dalam bekerja dan penyelesaian masalah tersebut.

Hal tersebut karena kurangnya penyortiran yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan. namun pada kenyataannya di Rumah Sakit Aqma Karawang rak penyimpanan memuat 175-200 berkas. sehingga menghambat .2 Diagram Relasi (Relation Diagram) Rak penyimpanan berkas yang melebihi kapasitas Penyortiran berkas rekam medis tidak terlaksana secara berkesinambungan Masih ada SDM yang tida k terampil Lamanya Pengiriman Berkas Rekam Medis ke Poliklinik Tidak ada sistem mengenai keberadanberkas Pelatihan bagi petugas rekam medis Dari diagram relasi di atas dapat kita lihat bahwa rak penyimpanan berkas yang sudah melebihi kapasitas merupakan masalah utama yang perlu diprioritaskan karena lambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik disebabkan pula oleh pencarian berkas yang sulit.Gambar 4. Rak penyimpanan seharusnya maksimal memuat 120 berkas. hal tersebut karena sulitnya mengetahui di mana berkas berada. Alternatif se lanjutnya adalah menciptakan sistem keberadaan berkas.

pendistribusian. Bila segi kekurangannya sudah dapat dilihat atau diramalkan. pihak manajemen rumah sakit hanya dapat mengetahui segi negatif dari pelaksanaan setiap alternatif yang dipilih. maka memprediksi atau memperkirakan berbagai kemungkinan yang dapat saja terjadi. Kelebihan dan Kekurangan Dari setiap solusi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. yaitu dengan melihat berbagai kekurangan dan kelebihan dari setiap alternatif penyelesaian masalah tersebut. maka dalam menentukan program aksi (Plan of Action) akan dapat dibuat program penunjang untuk dapat membuat langkah pencegahan beserta perkiraan waktu pelaksanaannya. maka pihak manajemen rumah sakit akan dapat memperhitungkan seberapa besar tingkat kesuksesan ketika cara atau alternatif penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan. Dengan melihat kelebihan dan kekurangan dari setiap altematif pemecahan masalah. diharapkan akan dapat membantu pihak manajemen Rumah Sakit Aqma Jakarta dan pihak±pihak terkait dalam mengambil keputusan dan dalam mengantisipasi segala kemungkinan yang dapat saja teijadi di kemudian hari pada saat cara penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan. Selain itu. namun pihak manajemen juga dapat membuat langkah pencegahan agar kekurangan tersebut tidak akan menjadi masalah besar dan tidak akan membuat masalah ± masalah baru yang lebih sulit. dengan adanya keterangan mengenai kelebihan dari cara atau altematif penyelesaian masalah tersebut. Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis agar lebih terampil dalam bekerja D. Dari segi kekurangannya. akan dilakukan upaya perbaikan yang telah terencana sebelumnya . tetapi setiap kelebihan dan kekurangan yang dimiliki akan dapat membantu dalam pemecahan masalah tersebut Dengan melihat beberapa penilaian yang telah dilakukan sebelumnya. sehingga ketika kekurangan itu berdampak pada timbulnya masalah.

y Dana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program ini tidak terlalu besar. guna menarik minat peserta pelatihan.Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari setiap alternatif pemecahan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ di RSAK 1. Karena pada saat pelatihan. maka akan diperoleh berbagai keuntungan sebapai berikut: y Pihak ± pihak yang dilibatkan sebagai pembicara atau pengajar (trainer) pada pelaksanaan pelatihan ini dapat melibatkan pihak pihak internal saja Apabila pihak ± pihak internal rumah sakit. Kelebihan Dengan mengadakan pelatihan mengenai service excellent kepada perawat khususnya di rawat inap. Namun. maka dalam hal ini pihak RS menggunakan pihak internal saja sebagai tenaga pengajarnya. akan banyak masalah di lapangan yang akan timbul sebagai contoh kasus nyata. dalam hal ini staf bagian rekam medis telah memiliki data ± data secara lengkap dan memiliki kemampuan untuk inenerangkan tentang gambaran umum kinerja di bagian rekam medis. Hal ini tentunya dapat menjadikan peserta terampil dan independen dalam melakukan tugasnya. sehingga peserta dapat secara aktif dan kooperatif menangani dan menyelesaikan masalah tersebut. Dalam pelaksanaan program pemecahan masalah dengan . Alternatif 1 Man: Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis a. apabila RS ingin melibatkart pembicara / tenaga pengajar dari eksternal pun tidak jadi masalah. Ilmu berupa teori yang telah diberikan dapat diaplikasikan secara nyata sehingga akan menambah tingkat pemahaman peserta pelatihan. y Menjadi tenaga yang terlatih.

Kekurangan Seperti halnya kegiatan kegiatan diktat lainnya. maka mulai dari perencanaan kegiatan sampai dengan evaluasi tidak menghabiskan dana yang terlalu besar. maka kegiatan diktat kepada petugas rekam medis memiliki beberapa kekurangan. sehingga dana yang diperlukan dapat di ± cover oleh Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. Banyaknya jumlah program yang diundur pada kali ini tahun juga sebelumnya. Saat berlangsungnya proses pemberian ilmu service excellent melalui kegiatan diktat memang tidak memakan waktu yang lama pada saat kegiatan diktat berlangsung. Pelatihan ini. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan dana yang dimiliki pihak rumah sakit. Program diktat bukan merupakan satu satunya program yang dimiliki rumah sakit ataupun bagian pemasaran sendiri. y Agar dapat memberikan ilmu secara menyeluruh. seperti telah dibahas sebelumnya. membutuhkan waktu yang cukup lama. karena jumlah . Diadakannya pelatihan ini dapat meningkatkan kualitas kompetensi yang dimiliki setiap petugas agar dapat lebih memahami arti penting seorang pelanggan/ pasien terhadap kinerjanya di RS. Kekurangan ± kekurangan tersebut antara lain: y Kegiatan /program diktat ini memiliki kemungkinan diundur pelaksanaannya untuk jangka waktu yang tidak dapat dipastikan.menggunakan cara pemberian pelatihan kepada perawat ini. y Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pelayanan prima kepada pasien. sulit untuk memungkinkan program diktat direalisasikan dalam waktu dekat. Namun. sangat menekankan pada sikap perilaku untuk melayani soerang pasian secara subjelctif dan menjunjung tinggi kebutuhan pasien. b.

y Ketika kegitan diktat selesai dilakukan. maka proses diktat ini harus dilakukan secara bertahap yang berarti membutuhkan waktu yang tidak sedikit. y Evaluasi pasca diktat yang diperuntukkan bagi peserta diktat tidak dapat dijadikan patokan perkiraan keberhasilan yang akan dicapai dalam peningkatan kompetensi perawat. Alternatif 2 Method: Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas a. setidaknya dengan adanya system tersebut petugas rekam medsi dapat mengetahui apakah berkas tersebut telah keluar dari rak penyimpanan/ belum y Mengetahui keberadaan berkas rekam medis di poliklinik Sistem komputerisasi memang akan sangat membantu seluruh kegiatan di rumah sakit. serta mengamati dan menanggapi setiap komplain yang masuk dari pasien secara langsung maupun tidak langsung. 2. Lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik salah satunya adalah karena masih banyak berkas yang salah penempatan.petugas yang cukup banyak. Untuk itulah dibuat sistem komputerisasinya . Kelebihan Beberapa keuntungan menggunakan alternatif ini adalah sebagai berikut: y Memudahkan pencarian berkas rekam medis pada rak penyimpanan. Penyebaran kuesioner kepada pasien terhadap kualitas pelayanan petugas rekam medis setelah diberi pelatihan. maka hendaknya dilakukan evaluasi. Dengan adanya system komputerisasi tersebut tentunya dapat memudahkan dalam pencarian berkas. yakni salah satunya koordinasi secara berkala dan terus menerus.agar pelatihan dapat berlangsung lebih tertib dan teratur.

Karena melibatkan pihak ekstemal rumah sakit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. y Membutuhkan Sumber Daya Manusia yang lebih banyak dan terampil Sistem mengenai keberadaan berkas rekam medis tentu saja memerlukan SDM yang dapat mengaplikasikan computer dengan baik dan juga harus memiliki petugas yang sangat teliti karena bisa saja petugas akan malkukan kesalahan memasulckan nomor rekam medis di computer sehingga dapat menghambat pula proses pencarian berkas. b. dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Karena cukup dengan memasukkan nomor rekam medis maka akan telihat keberadaan berkas tersebut. 3.agar dapat dengan mudah mengetahui dimana berkas rekam medis berada (hanya degan memasukkan nomor rekam medisnya) y Mengurangi beban kerja perawat/ petugas administrasi klinik Dengan adanya sistem tersebut maka petugas poliklinik tidak perlu bersusah payah datang ke bagian rekam medis untuk menanyakan berkas rekam medis apakah sudah dicari atau belum. tidak perlu bertanya lagi kemana berkas rekam medis berada (apakah nyasar/ tidak). Alternatif 3 Material: Melakukan peyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan . maka terdapat pula kekurangan yang mungkin terjadi. banyak tahapan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Kekurangan Berkenaan dengan penyusunan strategi oleh tim internal rumah sakit. Seperti melakukan suatu survey. y Biaya yang dibutuhkan cukup besar y Untuk membuat suatu sistem komputerisasi yang barn. Seperti halnya suatu pelaksanaan survey lainnya.

Penyortiran ini juga dapat menjaga kualitas berkas karena jumlah berkas yang sesuai dengan kapasitas dapat mengurangi kerusakan berkas. yang akan . Namun setiap cara / solusi memiliki konsekuensi masing masing. maka akan dapat dilakukan upaya pengantisipasian terhadap kemungkinan±kemungkinan terjadi di masa yang akan datang. dapat dilakukan dengan berbagai cara.a. y Mengurangi kepadatan berkas yang bertumpuk di dalam rak penyimpanan Dengan dilakukannya penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan maka kita dapat mengetahui berkas yang sudah tidak aktif sehingga dapat mengurangi bekas-berkas yang sangat padat tersebut. Mengingat keterbatasan waktu dan tenaga yang ada. b. maka berkas-berkas rekam medispun akan berkurang sehingga otomatis semakin sedikit berkas di rak penyimpanan maka akan semakin rapi pula penyimpanan berkas tersebut sehingga petugas rekam medis akan sangat mudah untuk mencarinya. Berikut adalah kelebihan dari penyortiran berkas secra berkala. Karena penyortiran kerap menjadi hambatan karena tidak semua petugas mampu dan mau untuk melaksanakannya dengan baik. yaitu pelaksanaannya tidak dapat dipastikan selaras dengan harapan manajemen rumah sakit. Dengan dilakukannya analisis mengenai kelebihan dan kekurangan dari prioritas pemecahan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas ke Poliklinik´ yang terjadi di Bagian Rekam Medis Rumah Ssakit Aqma Karawang dengan menggunakan tiga jenis cara pemecahan masalah. Kekurangan Dari kelebihan yang telah diuraikan diatas. y Memudahkan pencarian berkas rekam medis Mengapa hal ini dapat terjadi? Karena dengan penyortiran. Kelebihan Untuk mengupayakan peningkatan lingkungan rumah sakit. dapat terlihat kekurangan yang terdapat pada solusi ini.

Rumah sakit jenis pemerintah biasanya memberikan pelayanan yang sangat mementingkan hak kalangan tidak mampu agar bisa mendapatkan pelayanan kesehatan dengan harga terjangkau ataupun tanpa memungut biaya.BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH A. sangat banyak masyarakat yang tidak mampu mendapatkan perawatan maupun pengobatan yang layak atas penyakitnya. namun pelayanan yang diberikansejauh ini lebih unggul daripada rumah sakit pemerintah yang biayanya dan pelaksanaannya dominan diatur oleh pemerintah. Karena usaha kesehatan memang tidak akan pernah mati. Dan memang begitulah fungsi dasar sebuah rumah sakit yang sebenarnya. Kesehatan . kini beralih kepada tujuan sosial ± ekonomi. Dari sini dapat diketahui bahwa fungsi rumah sakit yang semula bertujuan sosial kemanusiaan. Latar Belakang Rumah sakit merupakan wadah untuk memenuhi kebutuhan manusia akan perawatan maupun pengobatan untuk mendapatkan kesehatan. Sudah banyak kegiatan di rumah sakit yang kini dijadikan lahan bisnis yang subur oleh sebagian pengusaha atau pihak lainnya. tidaklah banyak dan mungkin belumlah optimal. Pada bab ini berisi rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang penulis usulkan. Sedangkan rumah sakit swasta lebih memfokuskan ushanya pada laba (profit focus) dikarenakan keuangan mereka bersifat mandiri. Rumah sakit ± rumah sakit pun bersaing memberikan pelayanan yang paling prima dengan berbagai strategi yang digunakan. Namun institusi rumah sakit yang benar±benar memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada pelanggan. 1. Penjelasan Prioritas Masalah Pada bab sebelumnya telah dikemukakan beberapa prioritas pemecahan masalah untuk permasalahan ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´.

bagian rekam medis harus mampu mendinamiskan keadaan di luar dengan keadaan di dalam rumah sakit. Sama halnya dalan melakukan segala sesuatu. ³Membuat . kinerja. Perencanaan yang diperlukan adalah perencanaan yang matang. Terganggunya sistem. Perencanaan dibuat agar tujuan dapat dicapai sesuai dengan yang diinginkan. didalamnya selalu dapat ditemukan masalah. harus segera dicari jalan keluarnya. Semua bisa ditemukan di rumah sakit. baik kesehatan. Prioritas Pemacahan Masalah Di dalam penentuan prioritas pemecahan masalah yang telah diuraikan sebelumnya. Karena faktor kebutuhan itulah yang menjadikan rumah sakit sebagai lahan bisnis yang menjanjikan. Sehingga tercipta situasi yang kondusif. 2. Di tengah sibuknya suatu proses pelayanan kesehatan dan penunjang lainnya. dapat menghambat kinerja dan jelas akan menggagalkan suatu pencapaian target rumah sakit. diantaranya adalah ³Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis´.beserta perangkatnya merupakan kebutuhan bahkan modal utama dalam kehidupan manusia. sehingga kegiatan penyelesaian masalah dapat berlangsung dengan efektif. target dan lain ± lain. efisien dan tepat sasaran. Terhadap banyaknya permasalahan di rumah sakit yang ada. Karena kompleksitas yang dimilikinya. keuangan. Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha mengembangkan usahanya yang juga sebagai upaya mempertahankan eksistensinya di tengah±tengah masyarakat dan persaingan era globalisasi khususnya dalam bidang kesehatan. maka kegiatan penyelesaian masalah juga perlu direncanakan. Permasalahan yang ada atau ditemukan. proses maupun elemen lainnya. Rumah sakit merupakan tempat berkumpulnya segala masalah. maka sistem akan terganggu. penulis mencoba memberikan penjabaran tentang penyelesaian masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi yakni dengan menggunakan 3 altematif pemecahan masalah.

When. siapa yang berpengaruh pada proses pelaksanaan serta alasan (mengapa). apa.sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis´ dan ³Melakukan penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan´. Adapun siklus PDCA dapat dilihat pada Gambar 5. Untuk itu diperlukan langkah langkah penyelesaian masalah yang penulis coba uraikan dan mudah±mudahan akan menjadi bahan rujukan bagi pihak±pihak terkait untuk mencoba mengkaji lebih dalam.1 berikut Gambar 5. Setiap cara pemecahan masalah yang telah dipilih sebelumnya tentunya akan menjadi sia±sia apabila tidal( dilaksanakan. Check. dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Where and How I 5W + 1 H). kapan dan dimana langkah pelaksanaan ini akan dilakukan (What. Langkah Pelaksanaan Setelah penulis membuat altematif pemecahan masalah.1 Siklus Plan Do Check Action (PDCA) PLAN Rencan DO Laksanakan ACTION Perbaikan CHECK Periksa . maka langkah selanjutnya adalah melaksan akan penyelesaian masalah tersebut. menentukan prioritas pemecahan masalah beserta keuntungan dan kerugian dari penggunaan cara pemecahan masalah tersebut. Why. penyelesaian masalah dapat dikembangkan dengan menggunakan metode Plan. Who. Action (PDCA). Do. B. bagaimana.

bila diperlukan. baik itu sumber daya manusia maupun keterkaitannya dengan masalah anggaran yang . Pelaksanaan program diktat juga mungkin saja tidak terlepas dari peran suatu sponsor yang akan menyokong (dana) kegiatan diktat tersebut. Setelah melakukan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan. maka untuk melaksanakan siklus PDCA tersebut terdapat 4 (empat) langkah pokok yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Pemeriksaan dan pengawasan ini juga perlu dilakukan untuk meninjau efisiensi dan efektifitas dari penggunaan sumber daya. Pada saat pelaksanaan. tentunya pihak rekam medis dengan beberapa unit terkait dapat bekerja sendiri±sendiri. Do atau pelaksanaan adalah proses dilaksanakannya setiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. m aka langkah selanjufnya yang ditempuh dalam siklus PDCA adalah proses pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Controlling). di Rumah Sakit Aqma Karawang. namun tergantung kebijakan dan kemampuan rumah sakit.Seperti yang telah digambarkan pada Gambar 5. Namun diperlukan koordinasi dan kerjasama yang baik antara bagian ±bagian tersebut. Perencanaan disusun berdasarkan sumber daya yang dimiliki sekaligus mengendalikan tujuan pemasaran atau sebaliknya. Pengawasan merupakan proses pemantauan aktivitas dan keluaran yang dibandingkan dengan harapan/standar dan adanya kegiatan penyesuaian (koreksi) supaya tetap seperti rencana. misalnya pada saat keterlibatan nara sumber / pembicara dalam kegiatan diktat yang akan dilakukan. Dalam pelaksanaan kegiatan yang melibatkan pihak eksternal. Pihak±pihak ini pun membutuhkan bantuan serta melibatkan pihak pihak eksternal.1. Perencanaan atau Planning merupakan proses penyusunan rencana dalam upaya menyelesaikan masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur ± unsur rencana yang Iengkap serta sating terkait dan teipadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.

ada. Hal ini dilihat apakah penggunaan berbagai sumber daya ini tidak disalahgunakan atau telah digunakan dengan sebaik mungkin, efisien, efektif dan tepat sasaran atau tidak.

Pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara berkala dan terus menerus dalam pelaksanaan rencana kegiatan yang telah ditetapkan. Pemeriksaan dan pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua kegiatan yang telah direncanakan telah dilaksanakan dengan baik dan benar. Selain itu, alasan pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara terus menerus dan ± berkala adalah agar tidak terjadi penyimpangan±penyimpangan yang mungkin saja dapat terjadi pada setiap kegiatan dan agar penyimpangan yang mulai dirasakan muncul atau telah ada dapat diperbaiki secepatnya agar tidak berlarut±larut yang nantinya dapat merusak keseluruhan kegiatan dan akhirnya membawa kepada kegagalan.

Ada berbagai jenis pemeriksaan dan pengawasan yang dapat dilakukan oleh Rumah Sakit Islam Jakarta. Jenis±jenis pemeriksaan dan pengawasan tersebut antara lain sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Pengawasan Rancana Tahunan (Annual Plan Control) Pengawasan Kemampulabaan Pengawasan Efisiensi Pengawsan Strategis (Strategic Control)

Apabila dalam pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Control), maka dikhawatirkan akan menghambat

penyelesaian masalah -Larnanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik" dan hal ini akan merugikan rumah sakit, karena segala yang telah dikeluarkan untuk mendukung terwujudnya kegiatan ini akan menjadi sia ± sia. Setelah melakukan perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan pengawasan, dalam usaha penyelesaian masalah ini, maka langkah terakhir pemecahan masalah adalah perbaikan (Action). Proses memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan 3 (tiga) altematif pemecahan masalah pun, tidak lepas dari kesalahan±kesalahan yang mungkin saja dapat terjadi. Selama

bias tersebut masih dalam taraf wajar dan dapat ditoleransi, serta memiliki penyelesaian yang tidak terlalu rumit, maka kesalahan±kesalahan tersebut dapat dimaklumi dan dapat dilakukan perbaikan terhadap bias tersebut. Proses perbaikan tidaklah semudah yang dipikirkan. Diperlukan data dan informasi yang dapat menjelaskan mengapa, dimana, kapan dan oleh siapa kesalahan ± kesalahan tersebut terjadi. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan ± kesalahan serupa di masa yang akan datang. Upaya perbaikan dapat dilakukan langsung oleh pelaksana lapangan, apabila kesalahan kesalahan atau bias yang terjadi tidak terlalu besar dan masih dapat ditangani oleh pelaksana lapangan. Akan tetapi, jika bias yang terjadi menyangkut masalah±masalah vital dalam proses pelaksanaannya, maka diperlukan koordinasi dengan penanggung jawab bahkan dengan pihak Top Management dari Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri, hal ini dilakukan agar tidak terjadi salah mengambil keputusan dan keputusan yang telah diambil merupakan keputusan bersama dan diketahui oleh pihak manajemen rumah sakit. Solusi atau pemecahan masalah yang digunakan untuk memecahkan masalah tersebut adalah dengan mengaplikasikan 3 (tiga) altematif solusi yang terbaik. Ketiga solusi terbaik tersebut adalah: 1. 2. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis. Membuat sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis. 3. Melakukan Penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan. yang menjadi iangkah awal dalam pelaksnaan ketiga

Tahapan±tahapan

altematif pemecahan masalah tersebut sebagai berikut: 1. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis Langkah±langkah Pelaksanaan a. PLAN
y Rapat Persiapan Tahap I

Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang. Rapat ini melibatkan 2 (tiga) pihak, yaitu: 
Bagian Rekam Medis  Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini, antara lain: 
Untuk menyusun kepanitiaan  Untuk membuat rencana kegiatan pendidikan dan pelatihan  Untuk menetapkan tujuan pelatihan  Untuk memperkirakan besarnya anggaran yang akan digunakan

dalam proses pelatihan 
Untuk menetukan tenaga ± tenaga yang akan dilibatkan dalam

proses pelatihan (Staf Pengajar)
y Mengumpulkan Berbagai Informasi dan Data

Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan berbagai informasi dan data±data mengenai pelatihan tersebut beserta data±data penunjang lainnya yang. dibutuhkan dalam pelatihan sebagai materi Diklat. Sasaran dari kegiatan ini adalah sebagai acuan pernberian materi yang akan diberikan pada saat kegiatan Diklat berlangsung.

y Membuat Proposal

Membuat surat pengantar proposal yang akan diajukan kepada bagian terkait dan ke direksi guna untuk meminta persetujuan atas diadakannya pelatihan ini. Dirnana di dalam proposal tersebut terdapat tujuan diadakannya pelatihan / diklat tersebut, estimasi biaya yang diperlukan untuk pelatihan, susunan kepanitiaan dan waktu pelaksanaan diktat tersebut. Permintaan persetujuan ini ditakukan setiap saat, dimana terdapat proses pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

y Membuat gant chart

Dibuatnya gant chart bertujuan untuk menjabarkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan rencana secara sistematis, sehingga teratur dan jelas.

Penyebaran kuesioner ini dilakukan pada setiap pelaksanaan diklat dan dilakukan secara langsung yakni diberikan sebelum program diklat dimulai dan dikumpulkan kembali pada saat program diklat selesai. maka tahap selanjutnya adalah:  Merealisasikan anggaran yang diajukan di dalam proposal. maka panitia akan melakukan pengolahan hasil kuesioner tersebut dan membuat kesimpulan dan hasil pelatihan dan kuesioner.  Melakukan kegiatan sesuai dengan gant chart yang telah dibuat pada tahap persiapan. Setelah proposal yang diajukan kepada direksi disetujui. c. maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan Program Pendidikan dan Pelatihan dengan sasaran utama pemberian pemahaman tentang kinerja di rekam medis dan Customer Relationship Management (CRM) kepada target audience. CHECK y Menyebarkan Kuesioner Proses penyebaran kuesioner bertujuan untuk melihat efktivitas dari kegiatan pemberian pelatihan service excellent maupun CRM tersebut.b. yaitu sejauh mana penguasaan dan pemahaman peserta pelatihan terhadap materi dan latihan yang telah diberikan. DO y Rapat Persiapan Tahap II Pada tahap ini bagian rekam medis sebagai penyelenggara akan mengadakan rapat khusus bagian Diklat sebagai koordinator dengan petugas atau unit±unit terkait dalam pelaksanaan pemberian pelatihan. Setelah kuesioner diisi dan dikumpulkan. Unit ± unit yang terkait antara lain:  Bidang Penunjang Medis  Pelaksanaan Program Diklat Setelah melalui proses perencanaan yang cukup matang. .

y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat.y Melakukan Monitoring dan Evaluasi Pada tahap ini akan dibahas mengenai hal±hal yang telah dicapai dan mengemukakan berbagai hambatan±hambatan yang ditemui. selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur. dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali. tujuan yang diharapkan pun tidak akan tercapai. diperlukan beberapa sumber daya. Sumber Daya Sumber daya merupakan salah satu faktor penting untuk menerapkan pelaksanaan pemecahan masalah. sumber daya yang dibutuhkan agar pelaksanaan program pelatihan dapat terlaksana dengan baik. ACTION y Melakukan Perbaikan Atas Setiap Aksi yang Telah Dilakukan Kegiatan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya error/ kesalahan yang sama di kemudian hari. antara lain: . Tanpa adanya sumber daya yang tepat. Dalam pemecahan masalah ini. Pada tahap ini juga dilakukan penyebaran kuesioner kepada peserta diklat. Tahapan evaluasi ini dilakukan secara rutin dan berkesinambungan pada setiap pelaksanaan diklat. naraun setelah hasil kuesioner diolah. sehingga dapat dengan segera menetapkan rencana/langkah selanjutnya untuk memperbaiki dan mengantisipasi terjadinya hal serupa di masa yang akan datang. maka setiap rencana yang akan dijalankan tidak akan terlaksana dengan baik. ketika kegiatan diklat ini telah berlangsung. ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Kegiatan ini dilakukan setiap saat. Sumber daya dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah. d. dibuatkan laporan yang akan dilaporkan kepada direksi.

a. seperti SDM yang dapat menbantu dan melakukan tugas kepanitiaan. diperlukan sumber daya manusia. yaitu y Peserta diklat: petugas rekam medis Pemberian diklat ini akan dilakukan secara bertahap dengan periode waktu 4 bulan 1 kali pelatihan.a. dibutuhkan adalah sebanyak 10 orang. y Panitia diklat:  Manajer rekam medis  Staf Bagian SDM  Staf lain yang berkompeten Untuk dapat mengadakan program diklat ini. Selain Manajer rekam medis. panitia juga dapat berasal dari bagian lain. Pada setiap pelatihannya. Sumber Daya Waktu Berikut ini adalah penjelasan / uraian lebih lengkap dari masing-masing sumber daya yang diperlukan. Pada tahap penyelesaian masalah dengan menggunakan alternatif cara pemecahan masalah ini. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dan lebih dominan dalam pelaksanaan penyelesaian masalah. Hal ini terlihat dari kebutuhan akan sumber data manusia dan keterlibatan banyak pihak dalam upaya pencapaian tujuan. jumlah peserta pelatihan adalah sebanyak petugas yang ada di bagian rekam medis. Sumber Daya Dana d. Sumber Daya Material c. Sumber Daya Manusia b. Sumber daya manusia memang peranan yang sangat besar. tentunya tidak akan terlepas dari peran panitia yang sengaja dibentuk untuk menangani program diklat agar dapat terlaksana dengan baik. Jumlah panitia yang. y Pembicara / Trainer:  Kepala Bidang/ Manajer rekam medis  Nara sumber internal / khusus didatangkan dari luar .

spanduk (bila diperlukan). ataupun mendatangkan narasumber yang diundang untuk mengisi acara diklat. alat±alat atau material yang digunakan tidaklah terlalu banyak. . CD danflashdisk. y Perlengkapan seperti ruangan (auditorium). c. b. disket. Namun. Beberapa jenis material yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah: y Materi pelatihan (makalah) y Alat alat tulis y Peralatan diklat untuk mempresentasikan materi diklat. Berikut adalah uraian biaya pelaksanaan diklat. microphone. apabila terdapat sponsor yang bersedia mendanai kegiatan ini.Pembicara untuk kegiatan diklat ini adalah Kepala Bidang/ Mamajer Rumah Sakit Aqma Karawang dan pihak internal yang menguasai pemberian diklat terutama materi yang telah ditetapkan. seperti Notebook (Laptop). Hal ini bergantung kepada kebijakan manajemen rumah sakit sendiri. maka hal tersebut tidak menjadi masalah dan akan banyak membantu pihak rumah sakit. Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan akan dibebankan kepada Rumah Sakit Islam Jakarta karena biaya yang dibutuhkan masih dapat di ² handle sendiri oleh pihak rumah sakit. Sumber Daya Material Pada pelaksanaan kegiatan ini. meja. LCD. kursi.

Tabel 5.505.835.000 2.000 (Trainer) V.1 Uraian Biaya Kegiatan Program Diktat Service Excellent No. Karena program diktat direncanakan bertahap sebanyak 3 kali dalam 1 (satu) tahun.000 2. Biaya tersebut mencakup seluruh anggaran dari perencanaan sampai pada evaluasinya dalam 1 (satu) kali pelaksanaan diktat. Evaluasi Penggandaan 50 200 10. Pengumpulan Informasi Untuk Materi Diktat 1 Pengadaan Buku / 5 buku 75. Pelaksanaan Program Diktat 1 2 3 Konsumsi Penggandaan Materi Pelatihan Honorarium Pembicara 3 orang 200. dapat dilihat bahwa biaya yang dibutuhkan untuk melakukan diktat adalah sebesar Rp. Uraian Jumlah Unit Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) I. .000.000 2. Rapat Persiapan Tahap II 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.000 20.000 5.000 50 orang 50 orang 10. Rapat Persiapan Tahap I I 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.000 Rapat IV.000 385.000 100.000 1.835.1 diatas.-.000 20.000 kepustakaan III.000 100.000 600.000 Rapat II.000 500.000 Kuesioner Biaya untuk lx Diktat rangkap Jumlah Total Biaya untuk 3x Diktat Dari tabel 5.000 100. maka jumlah dana keseluruhan yang dibutuhkan adalah Rp. 1.

maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah melaksanakan pemecahan yang telah direncanakan sebelumnya.000.-. sehingga dalam 1 tahun terdapat 3 kali kegiatan. Jangka waktu 1 tahun tersebut digunakan untuk melakukan semua kegiatan.5. Pada tekhnik Gant Chart ini. Jadwal Pelaksanaan Setelah menetapkan berbagai sumber daya yang diperlukan. Namun. Biaya tersebut akan dibiayai sepenuhnya oleh Rumah Sakit Aqma Karawang atau menggunakan sponsor.2 Plan of Action Jadwal Rencana Kegiatan 1 Pelaksanaan Diktat Service Excellent berikut ini. pelaksanaan diktat dilakukan setiap 4 bulan sekali. mulai dari perencanaan sampai pada perbaikannya. Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan dibutuhkan untuk melakukan setiap jenis kegiatan. Sumber Daya Waktu Lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan alternatif pemecahan masalah melalui program pendidikan dan pelatihan ini. . Jenis Kegiatan. Rencana kekia dan waktu pelaksanaan masalah penulis uraikan dengan menggunakan tekhnik Gant Chart. Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5. d. adalah dalam periode waktu 1 tahun. diuraikan mengenai Metode.505.

2 PLAN OF ACTION JADWAL KEGIATAN 1 PELAKSANAAN PROGRAM DIKLAT Metode Kegiatan Sasaran kegiatan PLAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 .TABEL 5.

.

.

PLAN y Rapat Pelaksanaan Tahap I Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Langkah ± langkah Pelaksanaan a. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur. dimana terdapat proses pengambilan keputusan.2. b.  Merencanakan jadwal presentasi y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. Rapat ini melibatkan 5 (lima) pihak. yakni:  Manajer Rekam medis  Kepala Seksi Penyimpanan berkas  Kepala Seksi Pengelolaan dan Pendaftaran  Manajer Pemasaran  Kepala bagian Vendor Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini. khusunya Bagian Rekam medis. DO . antara lain:  Untuk menetapkan Sistem apa yang akan digunakan  Untuk mengumpulkan dan analisis data perusahaan yang telah memiliki sistem tersebut  Untuk membuat surat pengajuan penyusunan rencana pembuatan sistem baru di rekam medis kepada Direktur  Untuk menentukan tenaga ± tenaga yang akan dilibatkan dalam kegiatan pembuatan sistem komputerisasi.

Sebagai tindak lanjut adalah revisi bila diperlukan. ACTION y Melakukan strategi yang telah dibuat Kegiatan ini bertujuan untuk mengurangi atau menyelesaikan . disahkan disetujui dan kemudian di laksanakan c. y Mengajukan permohonan dan proposal pelaksanaan pembuatan sistem komputerisasi baru Data ±data perusahaan yang sudah dikumpulkan kemudian diajukan ke direktur beserta proposal untuk disahkan. dilakukan pengecekan kembali untuk rnemastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati. selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur. y Meminta persetujuan direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat.y Melakukan survey Survey yang dilakukan bertujuan untuk melihat apakah perusahaan yang telah memiliki system tersebut dapat menciptakan kinerja yang lebih balk di rumah sakit atau tidak. dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali. y Evaluasi Pihak ± pihak terkait yang hendaknya melakukan evaluasi pada setiap aktivitas secara rutin dan berkesinambungan pada setiap perusahaan yang potensial. berupa pengecekan data perusahaan potensial. y Melakukan presentasi kepada Direktur Proposal yang sudah disusun kemudian diinformasikan dan diperlihakan secara jelas dan terperinci kepada direktur melalui presentasi. d. CHECK y Pengecekan kembali semua hal yang telah disepakati sebelumnya Pada tahap ini.

a. Sumber Daya Material Sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan ini adalah sebagai berikut: y Proposal Kegiatan Proposal kegiatan ini diperlukan untuk menjelaskan tujuan kegiatan pendekatan dengan perusahaan ± perusahaan potensial secara rinci. c. material. Survey dilakukan terhadap 20 (lima) perusahaan yang telah memiliki system tersebut. Hal ini disebabkan karena .permasalahan yang ada agar tidak kembali terjadi di masa yang akan datang. sehingga diperlukan strategi khusus guna implementasi dan menunjang upaya tersebut. Sumber Daya Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan kegiatan pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah ³Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Oleh Tim Internal´ ini adalah sumber daya manusia. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai keenpat sumber daya tersebut. Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk membuat Sistem komputerisasi keberadaan berkas terbilang cukup besar. b. sebagai pelaksana pembuatan program barn di rekam medis. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang dipeerlukan pada metode pemecahan masalah ini adalah dari bagian vendor. dana dan waktu. y Transportasi Transportasi digunakan ketika pihak rekam medis dan vendor melakukan survey ke perusahaan-perusahaan yang telah memiliki system keberadaan berkas.

000 10.000 2.000 30.000 50. Banyak faktor di lapangan yang bisa saja menghambat target waktu tersebut.2. Rapat Persiapan Tahap 2 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 5orang 5orang 10.000 150.000 TOTAL Dari tabel 5 3 diatas dapat dilihat bahwa dana yang clibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut adalah sebesar Rp.000 2. Namun. Evaluasi 1 Konsumsi Rapat Evakuasi 5orang 20. besarnya anggaran diatas tergantung pada waktu kunjungan yang bisa saja berubah melebihi 10 kali kunjungan dengan perhitungan rata ± rata .000.000 100.110. Durasi waktu kunjungan per perusahaan tidak serta merta dapat sesuai dengan rencana.-.000 750.000 1.000.000 Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) II.3 Uraian Biaya Kegiatan Membuat Sistem Komputerisasi Keberadaan Berkas No.110. Pelaksanaan Kegiatan 1 2 Konsumsi Biaya Transportasi 10 kalikali 10 perjalanan IV.000 75. Tabel 5.000 Rapat (survey) III.000 100. Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 5orang 5orang 10. Uraian Jumlah Unit I.000 50.terdapat kegiatan survey marketing dan kunjungan ke 20 perusahaan yang dianggap potensial.

Sumber Daya Waktu Waktu yang diperlukan untuk membuat program baru ini ini tidaklah sedikit.4 berikut ini yang akan diuraikan secara jelas berdasarkan Metode. Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pendekatan kepada perusahaan potensial menjadi tanggungan secara menyeluruh oleh pihak Rumah Sakit Aqma Karawang. Jenis Kegiatan. Banyak yang perlu dipersiapkan untuk dapat menyusun suatu strategi yang tepat. sehingga dapat dilihat pada gudang penyimpanan di RSIJ terdapat berkasberkas yang tidak disimpan pada tempatnya seperti di lantai dan bagian atas rak penyimpanan. Jadwal Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5. d. Kebijakan pemerintah mengenai harga Bahan Bakar Minyak (BBM) tentunya juga akan mempengaruhi anggaran ini secara langsung. Banyaknya berkas tersebut mengakibatkan terhambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik. Penyortiran berkas dilakukan secara berkala dan berkesinambungan Ada hal yang perlu diingat dalam penyelesaian salah satu altematif pemecahan masalah ini. Ketidakseimbangan antara Berkas baru yang terus masuk setiap harinya dengan berkas.berkas lama yang belum disortir mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas.perusahaan yang dikunjungi dalam 1 (satu) hari sebanyak 2 (dua) perusahaan. Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan Chart 3. Maka gambaran waktu yang penulis berikan adalah selama 1 (tahun). bahwa petugas penyortiran berada dalam pengawasan Manajer Rekam medis. Sebuah rumah sakit baru akan mengetahui atau sensitif terhadap sesuatu hal setelah mendapatkan banyak yang tertuang dalamGhant .

kepala bagian pengelolaan dan pendaftaran. Adapun sasaran yang dituju dengan kegiatan ini. Sasaran dari kegiatan Rapat Pelaksanaan Tahap I ini adalah:  Membuat rencana bentuk koordinasi yang diinginkan  Menetapkan personel yang bertanggungjawab terhadap koordinasi tersebut  Memperkirakan besarnya biaya yang hams dikeluarkan dalam proses pemecahan masalah y Pengumpulan data ± data dan informasi berkenaan dengan masalah Kegiatan pengumpulan data ± data ini dilakukan untuk menunjang kegiatan penyelesaian masalah. yaitu:  Membuat rak penyimpanan menajdi lebih layak dan sesuai dengan standar  Mendata fasilitas. b. kepala seksi penyimpanan.komplain dari pelanggannnya dan dari pihak rumah sakit itu sendiri (dalam hal ini perawat) Langkah ± langkah palaksanaan a. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur. sarana maupun prasaran yang membutuhkan perbaikan y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. PLAN Adapun rencana kerja untuk prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan cara ³Penyortiran berkas di rekam medsi pada rak penyimpanan´ adalah sebagai berikut: y Rapat Persiapan Tahap I Rapat ini dilakukan oleh Intern RSIJ yakni Bagian Rekam medis seperti Manajer rekam medis. DO . dimana terdapat proses pengambilan keputusan.

c. Do.pihak yang terlibat pada Rapat Persiapan Tahap I y Pelaksanaan Penyortiran Pada tahapan ini. ACTION y Melakukan perbaikan atas setiap aksi yang telah dilakukan Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghindari terjadinya masalah yang sama di kemudian hari. dilakukan rapat dengan pihak . d. Dari sistern Plan. Action (PDCA) yang telah diuraikan diatas. maka diharapkan permasalahan mengenai lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik dapat terselesaikan dengan baik sesuai dengan apa yang telah . rencana yang telah ditetapkan selanjutnya dilaksanakan oleh masing . Check. CHECK y Pengecekan hasil dari pelaksanaan koordinasi Sasaran dari kegiatan ini adalah untuk melihat hasil kerja dan kineija yang telah dilakukan petugas kebersihan. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur. y Mengadakan pengawasan terhadap semua petugas penyortiran Sasaran kegiatan ini adalah untuk meminimalisasi terjadinya penyimpangan tugas yang tidak sejalan dengan rencana dan tahap tindakan yang telah ditetapkan.masing petugas yang telah ditunjuk.y Rapat Persiapan Tahap II Pada kegiatan ini. y Evaluasi Pada tahap ini dilakukan evaluasi secara rutin dan berkesinambungan terhadap kondisi setiap ruangan dan petugas kebersihan. y Meminta Persetujuan Direktur y Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. dimana terdapat proses pengambilan keputusan.

Penyimpanan Berkas. Sumber Daya Seperti halnya pada pemecahan masalah lain. Jumlah perawat yang akan diwawancarai adalah . maka dalam pelaksanaan program ini turut pula melibatkan kepala Sie. y Staff rekam medis Untuk membantu melaksanakan penyortiran pada rak penyimpanan tentunya menggunakan tenaga staff rekam medis yang lebih berwenang untuk melaksanakannya. Untuk itu. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia memegang peranan yang sangat pealing dalam alternatif pemecahan masalah ini. pastinya banyak melibatkan banyak petugas lain. sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelesaian masalah ini adalah: y Kepala Penyimpanan Berkas Karena indikator penyortiran merupakan bagian dari penyimpanan berkas.menjadi tujuannya sehinzga berjalan dengan optimal dan dapat meningkatkan mutu pelayanan. karena suatu kegiatan koordinasi tidak mungkin dapat digantikan oleh hal apa pun. sumber daya yang dibutuhkan agar peningkatan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan dapat terlaksana dengan baik. sumber daya pun dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah Dalam pemecahan masalah ini. Secara khusus. Karena perawat yang secara langsung merasakan apakah pengiriman berkas masih sudah mengalami perunagahn atau belum. y Perawat/ Petugas administrasi klinik Karena dalam menyelesaikan masalah ini dibutuhkan suatu kegiatan survey. Tanpa adanya peran perawat. dibutuhkan Deberapa sumber daya sebagai berikut: a. maka peran perawat sangat diperlukan untuk dapat memberikan penilaiannya terhadap bagian rekam medis. maka tolok ukur keberhasilan perbaikan tidak akan dapat diukur.

Sumber Daya Dana Apabila semua tenaga dan bahan telah dipersiapkan.000 2.5 Uraian Biaya Program Penyortiran berkas pada rak penyimpanan No. Uraian Jumlah Unit Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) I.000 75.000 40.sebanyak 20% dari total seluruh perawat. rak/ kardus untuk memisahkan penyortiran) c.000 25.000 III.000 8.Rapat Persiapan Tahap II 1 Konsumsi 2 Pengadaan Materi Rapat IV.Pengumpulan Data & Informasi Sumber daya materi  Kuesioner & Souvenir  Masker 50 perawat 5 petugas 4 orang 4 orang 1500 5.000 10.Pelaksanaan Survey dan Koordinasi . Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 4 orang 4 orang 10. b.000 40. diperlukan dana yang cukup. penulis akan mencoba menguraikan biaya yang dibutuhkan untuk dapat terlaksananya koordinasi yang diinginkan serta terselesainya masalah padatnya rak penyimpanan Tabel 5.000 II. Faktor dana sangatlah penting.000 8. Pada kegiatan ini. Sumber daya materi yang dibutuhkan antara lain: y Alat Survey (wawancara dengan tape recorder atau ditulis) y Materi pendukung (masker.materi yang diperlukan untuk melakukan koordinasi.000 2. maka untuk dapat mengadakan segala kebutuhan tersebut. Sumber Daya Material Selain sumber daya manusia. maka sumber daya material juga sangat diperlukan untuk mendukung dan memfasilitasi setiap kegiatan yang akan dilakukan. Sumber daya meteri tersebut berupa materi .

000 Berdasarkan tabel diatas.000 V. dapat dilihat bahwa besarnya biaya yang dibutuhkan untuk melakukan survey dan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan adalah sebesar Rp.. namun dengan proses yang tepat.000 TOTAL 856. Gant Chart untuk keseluruhan kegiatan guna penyelesaian masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ . Namun biaya tersebut merupakan biaya yang dikeluarkan dalam jangka waktu 1 tahun dengan melakukan evaluasi sebanyak 4 (empat) kali atau setiap 1 kali 3 bulan. Jadwal Pelaksanaan Untuk lebih jelasnya. Selain itu. Untuk kegiatan evaluasi dilakukan selama I tahun sebanyak 4 kali evaluasi.856.000 500.000 160.1 Honorarium Penyortiran Pelaksana 5orang 100. Waktu yang diperkirakan untuk melakukan penyortiran adalah 7 hari kerja.000. Adanya target untuk dapat menyelesaikan masalah ini sesegera mungkin.-.6. Sumber Daya Waktu Proses penyelesaian masalah tidak terlalu banyak mernakan waktu yang banyak. Rencana Kegiatan ini akan diuraikan leb jelas pada ih Tabel 5. untuk dapat melihat hubungan jadwal pelaksanaan antara ketiga kegiatan perbaikan tersebut. maka penulis membuat POA dari keseluruhan kegiatan. sehingga dapat dikoordinasikan dan dapat berjalan secara sistematis tanpa ada kegiatan yang berbenturan jadwal pelaksanaannya yang nantinya akan memberatkan beban staf pelaksana.Evaluasi 1 Konsumst rapat evaluasi 4 kali 4 orang 40. d.

Kesehatan menjadi alasan utama manusia untuk bisa terns beraktivitas sehari ± hari dengan optimal. bahkan hal. Sebuah rumah sakit pun harus mampu memberikan pelayanan kesehatan terbaik bagi pengguna jasanya. pasien. sebagai konsekuensi sebuah kebiasaan dan kelalaian di masa lalu. kompleksitas masalah yang ada di rumah sakit semakin tinggi. rumah sakit.BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. Hal yang mungkin banyak diabaikan pada masa ± masa tertentu. Banyak hal terjadi dan berkembang. Semuanya dapat ditampung pada wadah pelayanan kesehatan. maka setiap tindakan yang diberikan kepada pasien dianggap hal terbaik yang diberikan. namun dampak yang ditimbulkan di kemudian hari sangat mungkin terjadi. Pelayanan dengan mutu terbaik.hal yang terjadi di dalam suatu organisasi rumah sakit. seiring berjalannya waktu. Kesimpulan Keberadaan sebuah organisasi rumah sakit kian hari makin dirasakan pelu bagi setiap individu. terkadang kerap terjadi pada sebagian besar manusia. Namun. Pasien pun mulai lebih memahami figur rumah sakit. baik dalam kasus kecil maupun besar. Untuk itu. segala kegiatan moral hazard yang mungkin dahulunya dapat dilakukan lebih . Mengingat fungsinya yang teramat dibutuhkan. perlakuan terbaik dan manusiawi serta pemeliharaan hubungan . Belum lagi kemungkinan mendapatkan suatu musibah seperti kecelakaan dalam berbagai bentuk.leluasa. saat ini sudah tidak mungkin dilakukan.

menjadikan Rumah Sakit Aqma Karawang ihsan dalam pelayanannya. setiap kejadian selalu diiringi permasalahan. Sesungguhanya yang menjadi target organisasi rumah sakit kebanyakan. Sehingga hal ini dapat meningkatkan laba yang ditandai dengan meningkatnya jumlah kunjungan. Adanya kesadaran dan upaya untuk melakukan ibadah dengan memberikan pelayanan kesehatan kepada semua pelanggan. Altematif tersebut adalah sebagai berikut: 1. Namun. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan. pencapaian target tersebut adalah dengan menernpatkan customer sebagai targetnya pula (customer oriented). ihsan dalam pelayanan´. Alternatif pemecahan masalah tersebut diperoleh dan ilmu pengetahuan yang penulis dapatkan di bangku perkuliahan yang menyangkut bidang Peerkantoran Medik rumah sakit. adalah laba (profit). Namun. Adapun altematif pemecahan masalah yang penulis usulkan sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Rumah Sakit Aqma Karawang adalah salah satu organisasi pemberi layanan kesehatan yang menyadari benar hal tesebut. pendapatan dan tingkat loyalitas pelanggan. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas . 2. Masalah yang terjadi di rumah sakit intinya adalah. hams menempuh metode yang dapat mendukung proses pencarian masalah sehingga masalah yang diangkat bukan merupakan asumsi atau dugaan pribadi semata. segala sesuatu yang terjadi tidak sesuai target yang telah ditetapkan atau diinginkan. terutama rumah sakit swasta. Hal ini penulis teliti dari motto yang dimilikinya. penulis mencoba memberikan beberapa altematif pemecahan masalah. saat ini menjadi faktor utama untuk dapat bertahan dalam persaingan perusahaan penghasil jasa kesehatan sejenis rumah sakit.hingga berkesan bagi pasien. Untuk dapat menemukan masalah yang layak untuk dibahas dan diteliti lebih lanjut. tidak ada hal yang berjalan dengan sempurna. ³Bekerja sebagai ibadah. Dari berbagai faktor penyebab masalah tersebut.

begitu banyak manfaat yang didapat dan dirasakan oleh penulis. dengan tetap membahas dan menjabarkan altematif pemecahan permasalahan lainnya. Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam 2. Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam Setelah dilakukan analisa prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Dapat berperilaku lebih disiplin dan bersikap profesional terhadap pekerjaannya. 2. Dapat merasakan keterlibatan langsung dalam proses kegiatan kerja. Hal ini dimaksud agar didapatkan suatu penyelesaian yang dapat menghilangkan segala fakor penyebab masalah yang ditemukan. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas 3. maka penulis menetapkan prioritas penyelesaian masalah yang akan didahulukan pelaksanaannya. Urutan prioritas penyelesaian masalah tersebut yaitu: 1. Mendapat pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja yang akan dihadapi oleh pemagang nantiny a pada saat terjun langsung di lapangan untuk bekerja. sehingga akan berhasil optimal. Dapat memberikan ide dan saran sebagai upaya mengembangkan Rumah Sakit Aqma Karawang . 6. B. 4. Manfaat Magang Dalam kegiatan magang yang dilakukan oleh Penulis. baik yang berhubungan secara langsung dengan bidang konsentrasi atau jurusan Perkantoran Medik yang didapat di Instansi Pendidikan Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Beberapa manfaat yang dapat disebutkan oleh penulis antara lain adalah sebagai berikut: 1. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan. 3. Dapat bersosialisai dan belajar memahami lingkungan kerja yang sesungullnya sesuai dengan bidang jurusan yang didapat di Instansi Pendidikan. 5. Mampu mengaplikasikan ilmu yang sudah didapat di bangku perkuliahan.3.

senyum.C. c. 2. sopan santun. Dan kepada selurug petugas untuk dapat mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja dan pelayanan terhadap custome. Menciptakan suasana yang kondusif kepada seluruh pihak rumah sakit dengan terus meningkatkan mutu . Dapat menciptakan susasana kerja yang kondusif. sapa. b. namun juga kepada seluruh pihak rumah sakit. Saran Selain mengajukan beberapa solusi dalam menyelesaikan masalah yang ada. tidak hanya pada bagian rekam medis itu saja. Meningkatkan koordinasi (kerjasama) dengan pihak internal rumah sakit dan pihak ekstemal Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri. Untuk Bagian Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang a. salam. dll. periode tertentu dengan tepat. Saran ± saran tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Terns berupaya meningkatkan pelayanan rumah sakit. Dapat mematuhi jadwal rencan kerja ( erilan of Action) yang telah direncanakan pada awal tahun atau awal. Menjaga hubungan baik dengan terutama dengan pasien. c. penulis juga berusaha memberikan saran positif yang tidak lain adalah untuk mendukung solusi yang telah dikemukakan. sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya penundaan dan terulurulurnya suatu kegiatan yang pada akhirnya akan berakibat pada tidak terlaksananya kegiatan tersebut. Memprioritaskan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan pada awal tahun r-ode dan juga memprioritaan kegiatankegiatan yang harus dilaksanakan secepâtnya dan tidak biga ditunda serta sangat penting bagi kelangsungan organisasi rumah sakit. b. mengingat keterkaitan bagian rekam medis yang tidak lepas d ari bagian ± bagian lain di Rumah Sakit Aqma Karawang d. perawat. rmah. Untuk Bagialiftekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Pusat a. kerjasama. petugas administrasi klinik.

Dapat menerima kembali mahasiswa magang dari Program S1. Dengan ditetapkannya jadwal konsultasi pada hari dan jam tertentu. d. Penulis melihat bahwa Rumah Sakit Islam Jakarta mempunyai prospek yang baik untuk maju. Petugas pendaftaran agar tidak meningkatkan tempat pendaftaran pada saat jam kerja. Terus melakukan upaya untuk mengembangkan diri ke arah yang lebih baik serta peningkatan mutu palayanan kepada pasien. Dapat tetap memberikan kesempatan untuk pelaksanaan magang mahasiswa. Hal ini juga dilakukan guna memperkecil kemungkinan mahasiswa mengganggu jam kerja pembimbing lapangan guna agar dapat memberikan waktu untuk bimbingan kepada mahasiswa magang dapat dihindari. Bila pelanggan merasa puas dengan hasil yang diberikan. yaitu mulai dari lini teratas maupun terbawah. Hal ini juga dikarenakan lokasi Rumah Sakit Islam Jalarta yang cukup strategis dan telah memiliki citra yang baik di masyarakat serta dalam upayanya untuk memberikan pelayanan yang terkemuka bagi masyarakat Jakarta dan sekitarnya. . Antara Pembimbing Lapangan dan mahasiswa magang sebaiknya dibuat suatu jadwal konsultasi. maka akan memungkinkan untuk terciptanya loyalitas pelanggan dan munculnya pelanggan baru melalui mouth to mouth promotion. c. e.tanpa terkecuali. Petugas penyimpanan berkas berkas agar lebih cermat lagi dalam mencari berkas rekam medis dalam rak penyimpanan. d. b. 3. Bekerjasama dengan Program S1 Perumahsakitan FKUI untuk membuat uraian tugas yang jelas bagi pemagang f. Selalu melakukan upaya peningkatan mutu dan pelayanan bagi pelanggan sehingga tercipta pelanggan baru dan akan berdampak pada loyalitas pelanggan seperti yang diharapkan pihak rumah sakit. akan dapat mempermudah proses konsultasi bagi mahasiswa. Untuk Rumah Sakit Rumah Sakit Aqma Karawang a. e.

c. Pada saat 2 minggu pertama. Melakukan serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. b. Penutup Praktik kerja lapangan atau magang merupakan suatu hubungan yang melibatkan mahasiswa secara langsung dalam proses kerja suatu instalasi / bagian / unit. e. penulis melakukan orientasi ke sejumlah ruangan dan bagian yang ada di rumah sakit. Setelah menjalani proses magang di Rumah Sakit Islam Jakarta selama 4 bulan (16 minggu) tepatnya dimulai pada tanggal 15 Pebruari 2007 dengan waktu 32 jam / minggu. 4. Kegiatan magang ini memiliki manfaat yang sangat besar bagi mahasiswa selaku pemagang. D. Melakukan pemantauan terhadap mahasiswa magangnya lebih dari 1 (satu) kali kunjungan agar dapat segera diketahui potensi masalah / hal± hal yang tidak diinginkan terjadi. !TM di kit-8111 FKUI a. sudah banyak pengalaman yang penulis dapatkan di dalam dunia kerja nyata. penulis berada pada bagian rekam medis sebagai bagian yang sesuai dengan konsentrasi atau jurusan peminatan penulis yakni Perkantoran Medik pada Program Diploma III Perumabsakitan Fakultas Kedokteran Universitas . Meningkatkan hubungan kerjasama dan selalu melakukan kerjasama dengan lebih baik khususnya kepada pihak instansi rumah sakit tempat magang dan mahasiswa magang sendiri. Melakukaa serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. d. Saran Untuk Instansi Pendidikan Program DM-Pk. Kemudian pada 3 bulan terakhir.Universitas Indonesia. Lebih mengontrol dan mengawasi kehadiran dan kinerja pemagang untuk menghindari terjadinya penyimpangan kehadiran dan kinerja pemagang di tempat magang.

. Akhimya bagian rekam medis yang menjadi konsentrasi magang penulis dimana permasalahan mengenai ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ ini diangkat. dengan kegiatan magang ini. penulis juga dapat menambah pengalaman baru dan kesempatan untuk mengenal lingkungan baru sosialisasi kerja serta mengembangkan sikap profesional dalam bekerja.Indonesia. Permasalahan ini diangkat lebih kepada upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Islam Jakarta agar dapat menjadi lebih maju dan dapat meningkatkan citra atau image ± nya di mata masyarakat. Berbagai masalah yang diangkat bukanlah untuk melihat sisi minus atau untuk mengangkat kelemahan rumah sakit ke permukaan. Selama menjalani kegiatan magang di Rumah Sakit Aqma Karawang. Selain itu. penulis memperoleh manfaat dan pengetahuan yang lebih sebagai perbandingan antara teori yang didapat saat perkuliahan dengan situasi yang sebenamya di dunia kerja nyata.

2005 7. 2004. Rima. Masduki. 2006 9. 2003 6. Diagnostic Center dan Laboratorium. Strategi Pelayanan Pelanggan. Agusniadi. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI. Gandhi. Satar. Yuli Prapancha. Kuliah Penyusunan dan Evaluasi Magang. Jakarta: Program DIII Perumahsakitan FKUI. Profit Rumah Sakit Islam Jakarta. 4. Fatmasari. 2001 . 2006 8. 2006 2. Jurnalistik Radio. Ke Berkurangnya Rumah Sakit. Diktat Kuliah Manajemen Medical Check Up. Ayunda. Susan M. Rumah Sakit Aqma Karawang. Diktat Kuliah Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Yogyakarta: LKiS.: Anthill Jakarta Kunjungan Program DII PerusahaanPelanggan Perumahsakitan FKUI: 2006 3. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. Kuliah Pengantar Rekam Medik. Diktat Kuliah Manajemen Kepribadian. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Yuli Prapancha. Venti Rahma. 2005 5. Sabrina. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI.DAFTAR PUSTAKA 1. Yogyakarta: Argo Publisher. Satar. Gage.

F/8. 2003 12. Theo. Pendaftaran Rekam Medik Rawat Jalan. Laporan Tahunan RSIJ tahun 1997 sampai 2004 Bramson.10. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik DEPKES RI. Diktat Manajemen Mutu Bidang Rumah Sakit dan Kesehatan. Mengangkat Telepon. Jakarta : Pradnya Paramita. Stokkink. 18. Laporan Survey Akreditasi Rumah Sakit 16 Pelayanan. 2005 . Hafizurrachman. Oka A. Pendaftaran Rawat Jalan Pagi / Sore. SOP Bidang Rekam Medik. SOP Bidang Rekam Medik. Customer Service Care Efektif Memuaskan Pelanggan. Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher. 2006 14. Jakarta: Program Diploma DIII Perumahsakitan FKUI: 2005 20. Kurniawan. Diktat Kuliah Manajemen Front Office. The Professional Radio Presenter (terjemahan). Customer Loyality. Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang No. Yoeti. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. Yogyakarta: Kanisius. 2003 16. 023/SKYRSIRIV. Dadang. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Fakultas Kesehatan Masyarakat. Sekretariat KARS. 1997 11. 2005 19. Robert. 2006 15. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. 2006 13. SOP Bidang Rekam Medis.b/2003 17. Jakarta: Rumah Sakit Islam Jakarta.

Pendaftaran Pelaksana Pendaftaran RaJal Pelaksana Pendaftaran RaNap Pelaksana Penyimpanan Pelaksana Pengolahan Data Pelaksana Pelaporan . Pendaftaran Koord. Pendaftaran Koord.STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS Manajer Rekam Medis Ka Seksi Pendaftaran dan Penyimpanan Ka Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan Koord. Pendaftaran Koord.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful