LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG

TAHUN 2010

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

LAPORAN MAGANG DENGAN POKOK BAHASAN LAMAYA PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDIS KE POLIKLINIK RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG TAHUN 2010

Laporan ini di ajukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan Ijazah Ahli Madya Perumahsakitan

OLEH AYU SUCIA RAHMI 0706215594

PROGRAM S1 PERUMAH SAKITAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA JAKARTA 2010

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan magang ini telah disetujui oleh Pembimbing Materi dan Pembimbing Lapangan Program Strata S1 Perumahsakitan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

Jakarta, Juni 2010 Pembingbing Materi

Dr. Resna Soerawidjaja.M.Sc

Pembimbing Lapangan

Dra. Lies R Permanasari

DAFATAR RIWAYAT HIDUP Nama Alamat : Ayu Sucia Rahmi : Komplek Pemda Cipocok Jaya Blok D No. 9 Serang Banten No. Handphone Tempat Tanggal Lahir : 0254 213901 : 085694857531 : Serang. 21 Mei 1986 Riwayat Pendidikan : Program Diploma III Perumahsakitan FKUI SMU PRISMA Sanjaya SLTP Negri I Serang SD Negri 03 Serang Tahun 2004 ± 2007 Tahun 2001 ± 2004 Tahun 1998 ± 2001 Tahun 1992 ± 1998 . Telp No.

Resna A. manusia terbaik yang senantiasa rukuk dan sujud kepada Allah SWT: juga kepada keluarga. 5. P¶Rully. Kepala Bagian dan Kepala Instalasi Rumah Sakit Aqma Karawang. 3. Hehe. Mb Uut n ibu haji yang udah bae sama Uci. Staf MedRec P¶Partijo. syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayah±Nya. waktu serta memberi dengan saran dan segala pengertian kepada dan kesabaran untuk arahan penulis menyelesaikan laporan magang ini. Alhmadulillah. Mba Wit. sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah berupa Laporan Magang yang berjudul ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ ini secara baik dan tepat pada waktunya.. Seluruh Kepala Bidang. uci ga¶ tau kalo nama bapa Taufikurrahman. Sp. Ms Sabri (Thx ya bantuannya. dengan pujian yang tak terhitung oleh bilangan dan tidak bisa dicapai siapa pun. P¶Syamsudin. baik yang diduga maupun yang tak terduga. 4. Sholawat dan salam semoga tercurah selalu kepada nabi sekaligus rasul±Nya. P¶Alfian yang kerjanya makan mulu. Ibu Dra. informasi sekaligus ilmu yang sangat bermanfaat tidak hanya untuk laporan magang. Muhammad SAW. Dalam penulisan laporan magang ini. P¶Maryatno (makasih pa atas pinjeman bukunya) P¶gimin besar n kecil (oops ). P¶Masruhin. Sehingga penulis sangat ingin mengucapkan terimah kasih sebanyak dan sebesar ± besarnya kepada: 1.). atas kesediaan meluangkan membimbing.U. selaku Direktur Rumah Sakit Aqma Karawang.KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah.Lies R Permanasari selaku pembimbing lapangan atas segala bimbingan.. selaku Pembimbing Materi. P¶Kentung (maf pa. penulis telah banyak mendapat bantuan yang datang dari berbagai pihak.. P¶Haryanto (yang kumisnya mirip kuntis papi uci. H. Soerawidjaja. Dr. tapi juga ilmu sebagai persiapan diri penulis untuk dapat mampu bekerja secara profesional.). para sahabat dan para pengikut beliau.he2).salam thx jg buat mas . P¶Ahmad (Kaefa Haaluk. MPH. Jusuf Saleh Bazed. 2. Dr.

dorongan moril maupun materil. 2. Pak Sidiq serta seluruh staf Sekretariat DIII FKUI Cikini..) n sahabatsahabat yang dah nyebar tau ada di mana (kapan qt bisa kumpul2 lagi ya«?!) 5.. ms Amir n ms Gejrot (tetep kompak y. Mohon maaf kalo uci dah banyak ngerepotin mama dan papa 3. Itah. n smw yg ada dikosan.. ms Arif (semangat!) 6.. ms Suwandi. we'll never know what will happen to us tomorrow.. ms Wandi... thanks. esp.) Anak ± anak pembimbing dr. kesabaran dan kasih sayang selama membesarkan Uci. Atas dukungan dan perhatiannya. Mas Sofyan) makasih atas infonya. Mba Silvi. Seluruh petugas FO (Pak Didi. semuanya sangat berharga..Toto).. Ima. Mirdut. So many thanks to Dias.he9 8.... Pak Zainal.. 8.. ILU. 7. My beloved frens. promise. (Akhirnya. jerih payah.. 7. Temen-temen seperjuangan (fiiuuh.. Mba Ike. 9. Jeng Ve. Untuk saat karya tulis inilah yang bisa uci persembahkan buat Mami dan Papi....tq so much 4 ur help. karena kalian uci semangat menjalani tiap semester kuliah and selalu ketagihan pulkam! 4. Gilang n Iqbal Karena kalian uci kuat. .. Mba Nita.)..). Paul. Thx 4 everything hun. Never give up to get all of ur dreams. grateful to u... berarti banget buat Uci. All my friends in Hospital Management. Sahabat ± sahabatku (Mere... My beloved brothers.. Ipeh Lopez. Ga akan berhenti sampai disini. makasih banyak atas perhatiannya selama ini. Indah. Buat mast Scanner yang dah ngasih diskon gede2an n yanda 4 burning gretongannya. A new day is dawning. Resna. Pak Uci..n try 2 Remember our fav places to discuss n sharing.) 10. Papa Asman n Mama yang udah jadi ortu uci di Jakarta.Hesti.PM Keep ur spirit high!!! Dan ucapan terima kasih yang sedalam ± dalamnya untuk: 1. 6. Serta seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu±persatu. Ms Firman (dangdut euy. Also dedicated to my grandma and grandpa. Mami dan Papi atas do¶a yang ga¶ pernah putus untuk Uci..

Semoga Allah memberikan balasan kepada semua pihak yang telah disebutkan diatas dengan sebaik ± baik balasan dan membekalinya dengan taufik. Juni 2010 Penulis . Jakarta. Kesadaran akan ketidaksempurnaan yang sejatinya adalah milik manusia. Penulis harap karya tulis ini dapat memberi manfaat kepada siapa aja yang membacanya. dengan segala Lerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik sebagai masukan bagi penulis guna perbaikan di kemudian hari.

....... xiv BAB I PENDAHULUAN ......... Motto dan Tujuan Rumah Sakit Aqma Karawang .. ................... Faisafah dan Tujuan Rekam Medis ..... ................. ............................................................................................................. . Latar Belakang .......... ......... 2 Falsafah........................... ........................... Visi...................... . ................. ...... 12 Kinerja Rumah Sakit ... Aktivitas Bagian Rekam Medis ........ 4...... .......................... . xii DAFTAR DIAGRAM ..................... .............................................................. 21 C........ 8 Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang .... .. 1 A.............................................. 24 ........................ 6.................... Ketennaan Bagian Rekam Medis.......................... ..................... Hubungan Kerja dengan Unit Lain .... ..... ...... 22 E... Pendahuluan ............................................................. 17 A............ ....... 2....................... ....... ii DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............ 23 F....... 17 B.................. 4 3............... ...............DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ......... Visi...... Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ..... Gambaran Urnum Rumah Sakit Islam Jakarta .............................................. ............................................... Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Bagian Rekam Medis.................................. 2 1............................................ ....... ... ....... Misi.......................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN.......... 23 G................. 6 Personalia dan Kepegawaian Rumah Sakit Aqma Karawang ......................................... ... ix DAFTAR GAMBAR . 7 5......... 13 GAMBARAN UMUM UNIT / BAGIAN RUMAH SAKIT . .... ......................................................................... i HALAMAN PENGESAHAN ................................................... iii KATA PENGANTAR .................. 7.... iv DAFTAR ISI ...................... BAB II Fasilitas Rumah Sakit ..................... ........... ............ ........................................ Misi................... .. vi DAFTAR TABEL ...................................................... .. Target Bagian Rekam Medis ....... ............................... .......... 22 D..... ......................... Sejarah Rumah Sakit Islam Jakarta......... 1 B.............

............................... 99 LAMPIRAN .................................. 80 2................ ......... ................. Manfaat Magang . .................................................. Kerangka Teori ...... ...................... ........BAB III IDENTIFIKASI MASALAH....................................................... Alternatif Pemecahan Masalah .. 96 D............... Prioritas Pemecahan Masalah .......... 67 2... 26 B............... Penutup ..................... 94 A......................................................................................................... Kerangka Teori ........... 94 B.... Membuat Metode Komputeriasi Keberadaan Berkas ............. ....................... .............. 34 D................................ .................................. ................ 100 ................................ ...................... 94 C................................................................... 35 E............................. 67 1. 25 A...... ....... Daftar Masalah ... 41 F................................. ................................... ............. 67 B................ ....... .............. ............ 98 DAFTAR PUSTAKA........................ 68 1........................... 53 D................ Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah .............................. 50 C.................. Analisis Penyebab Masalab ................. Saran. 48 A....... Langkah Pelaksanaan ... Kelebihan dan Kekurangan ... .......... Cara Penenivan Masalah ............ ........................... ..... ....... 80 3..... .... ....................................... Penjabaran Masalah ............. 48 B........ ..................... ......... 31 C...... ............. Prioritas Pemecahan Masalah ........ Kesimpulan ............. ............ 67 A.......... ............................................. ................................ ........................ 43 BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH ................ Latar Belakang .... Penetapan Prioritas Masalah........................... .......................... 60 BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH. .............................. Mengadakan Pelatihan Service Excellen Kepada Petugas kepada Petugas Rekam Medis..................... Penyortiran Berkas Secara Berkala dan Berkesinambungan 86 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN........................... ..

........ 60 Siklus Plan Do Check Action (PDCA) ......................... 69 ............................... Gambar 4...............2 Gambar 3...... 27 ³WV Model´ dari Shoji Shiba ........1 Gambar 3....................... 49 Diagram Relasi (Relation Diagram) ...... .. .......................................... .....1 Gambar 4.3 Gambar 3... ........... 28 Hubungan Unsur dalam Sistem ..........2 Gambar 5.......4 Tahapan Dalam Proses Pengarnbilan Keputusan .............. 30 Diagram Ishikawa Analisis Penyebab Masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ ..1 45 Model Pemecahan Masalah Enam Langkah ..DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3................

........3 Daftar Masalah Menurut Responden Kedua ...4 Prioritas Masalah Menurut Responden Kedua ..................2 Prioritas Masalah Menurut Responden Pertama ...........DAFTAR DIAGRAM Halaman Diagram 3........ 28 Diagram 3....1 Daftar Masalah Menurut Responden Pertama.. 27 Diagram 3................. 45 . 30 Diagram 3..............................

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Lampiran 1 Lampiran 2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang ................ 27 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang................................ ................................ ............... 28 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Alur Proses Pendaftaran Rawat Jalan ................................ ..... 30 Data Sosial Pasien ................................ ................................ .. 45

Slip Pendaftaran dan Bukti Pengobatan ................................ .. 45

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Peningkatan kesejahteraan dan tuntutan masyarakat yang merupakan salah satu tekanan kependudukan mengakibatkan kebutuhan jauh meningkat. Pada dasarnya kesehatan mengangkat semua segi kehidupan baik di masa lalu, sekarang, maupun di masa yang akan datang. Ruang lingkup dan jangkauannya sangat luas. Dalam sejarahnya telah terjadi perubahan orientasi nilai dan pemikiran mengenai upaya memecahkan masalah kesehatan. Proses perubahan sejalan dengan perkembangan dan sosial budaya.

Di dalam Sistem Kesehatan Nasional dikemukakan bahwa upaya kesehatan termasuk upaya kesehatan di rumah sakit harus bersifat menyeluruh terpadu, merata, dapat diterima serta terjaugkau oleh seluruh masyarkat, disertai peran aktif masyarakat.

Sejarah perkembangan rumah sakit di Indonesia sendiri dimulai pada tahun 1815, ketika berdiri sebuah pendidikan kedokteran di kawasan Senen yang diberi nama Kursus Dokter Jawa di Rumah Sakit Militer Besar (Gros Millitair Hospital) yng dikhususkan bagi masyarakat berkebangsaan Belanda. Barulah pada tahun 1896 berdiri sebuah sekolah kedokteran yang dapat diikuti oleh masyarakat pribumi, yakni STOVIA (School Tot Oplekling van Inlandse Arsten) yang menjadi dasar pemikiran didirikannya rumah sakit untuk pendidikan pertama yakni Centrale Burgelijke Ziekeninrichting (CBZ) yang sekarang kita kenal dengan nama RSUP Dr. Cipto Mangunkusumo.

Sestiai dengan peraturan Menteri Kesehatan RI No. 159b/Menkes/Per/II pasal 8 tentang rumah sakit. rumah sakit mempunyai tugas melaksanakan pelayanan kesehatan dengan mengutamakan kegiatan penyembuhan penderita dan pemulihan keadaan cacat badan jiwa dan dilakasanakan secara terpadu.

Untuk melaksanakn tugas tersebut pada Bab II Pasal 9 dijelaskan bahwa fungsi rumah sakit meliputi : 1. Menvediakan dan menyelenggarakan layanan medik, layanan penunjang medic 2. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan tenaga medik dan para medik 3. Sebagai tempat penelitian dan pengembangan ilmu teknologi di bidang kesehatan.

Dalam pelayanan kesehatan pada pasien rumah sakit harus mempunyai catatan perkembangan pemyakit pasien yang disebut sebagai Rekam Medis (Medical Record). Rumah sakit harus menyelenggarakan manajemen infonnasi kesehatan (MIK) yang bersumber pada rekam medis yang handal dan professional. Rekam medis adalah sumber MIK handal yang memuat informasi yang cukup. tepat waktu, akurat dan dapat dipercayai bagi semua rekaman pasien baik rawat inap, rawat jalan, atau gawat darurat dan pelayanan lainaya.

Sesuai

dengan

pasal

I

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

No.

749a/MenKes/Per/XII/1989, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokurnen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

B. Gambaran Urnum Rumah Sakit 1. Sejarah Rumah Sakit Berdirinya Rumah Sakit Aqma Karawang bermula saat Menteri Agama RI Bapak KH. Wahid Hasyim pada tahun 1951, mendapat musibah dan dirawat di rumah sakit nonmuslim. Beliau merasakan kebutuhan pelayanan yang bernafaskan Islam. Selain itu, Dr. Kusnadi, ketua Yayasan Rumah Sakit Islam (YARSI), merasa perlu akan kebutuhan tersebut, dengan mendirikan rumah sakit bernuansa Islami. Gagasan tersebut mendapat dukungan dari berbagai pihak.

Zaal A untuk melayani pasien urnum dan persalinan.. Dukungan Ir. poliklinik. Maka YARSI mengajukan permohocian bantuan ke suatu lembaga dari Departemen Luar Negeri pemerintah Belanda. H. Sanoesi Masalah lain yang timbul adalah kebutuhan dana untuk pembangunan gedung. Suryo Widjaja. Tanggal 24 December 1973. Bantuan pemerintah e.1. Selanjutnya dicarilah terobosan untuk mendapatkan dana pembangunan rumah sak it yang antara lain didapat dari: a. pada saat itu memiliki 56 ternpat tidur (TT) perawatan. pimpinan Muhammadiyah memutuskan untuk mendirikan sehuah rumah sakit di Jakarta. Pada tanggal 7 Maret 1968. pengadaan peralatan. H. Ruang perawatan disebut Zaal A & Zaal B. sedangkan Zaal B untuk pasien umum pria.2. dapur dan asrama putri serta rumah dinas dokter. M.2 Tahapan Rintisan (1971-1978) Rumah Sakit Aqma Karawang diresmikan oleh Presiden Soeharto pada tanggal 23 Juni 1971.2. Dalam perjanjian tersebut nihak SCCFA memberikan bantuan sebesar 75% dari biaya yang dibutuhkan untuk membangun Rumah Sakit Aqma Karawang 1. Kusnadi. Tahun 1972 dibangun kamar operasi. ruang kantor. Pada 18 April 1967. Para pengusaha muslim d. diadakan perjanjian antara pihak SCCFA dengan pihak YARSI. berdirilah YARSI yang diketuai oleh Dr. 36 tahun 1967 dengan notaris R. SCCFA (State Committee for Coordinating Foreign Aid). dan perlengkapannya.1. laboratorium. Rumah . Tahap Persiapan (1961-1967) Pada akhir tahun 1960. berdasarkan akte no. NOVIB (Nederlandsche Organisatie Voor Internationale Behulpzaam Held) b. Tahun i973 dibangun gedung perawatan untuk kelas I dengan 16 TT yang disebut sebagai Zaal C. Partsipasi masyarakat Islam setempat c. apotek.

RSU Timur di Klender. 5. Tahun 1975 dibangun lagi gedung perawatan dengan 26 TT kelas utama dan diberi nama Zaal D. Falsafah Rumah Sakit Aqma Karawang adalah perwujudan dari iman sebagai amal shaleh kepada Allah SWT dan menjadikannya sebagai sarana . Visi. Falsafah. Tujuan a. antara lain Balai Kesehatan Masyarakat.maka Rumah Sakit Aqma Karawang mengambil langkah±langkah strategis berupa: 1. . Tipar Cakung dan juga membantu pertumbuhan rumah sakitrumah sakit islam diluar Jakarta seperti Rumah Sakit Zam-zam di Jatibarang Rumah Sakit di Bandung.3 Tahap Pertumbuhan dan Perkembangan (1978 -1986) Tahap pertumbuhan dan perkembangan RSIJ terjadi pada tahun 1978 ± 1986. 2. dll. 1.Sakit Aqma Karawang menandatangani kerjasama dengan Sekolah Tinggi Kedokteran Yayasan Rumah Sakit Islam (STK YARSI) dalam pengelolaan dua ruang perawatan kelas III. Misi. Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) untuk masing ± masing unit Penyebarluasan informasi tentang keberadaan dan fungsi RSIJ Seiring dengan perkembanean waktu Rumah Sakit Aqma Karawang pun terus berkembang dan hingga saat telah memiliki beberapa satelitnya. RSUJ Utara di JI.2. berlokasi di kompleks STK YARSI kemudian diganti dengan Paviliun Yarsi I dan II. Motto dan. Penampilan direksi yang puma waktu dan profesional Perbaikan manajemen keuangan Penyusunan peraturan ± peraturan kepegawaian dan penggajian yang berlaku 4. Pada tahun ini masyarakat mulai melihat keberadaan Rumah Sakit Aqma Karawang di tengah±tengah mereka. Untuk menanggapi kebutuhan atau keinginan masyarakat yang seniakin meningkat. 2. 3.

yaitu : Berlandaskan semangat fastabiqul khoirot. khususnya Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki visi yang sesuai dengan kebutuhan akan keberadaan sebuah rumah sakit yang memberikan pelayanan bernafaskan Islam kepada masyarakat. Yang juga menandakan bahwa pelanggan RSIJ datang dari berbagai kalangan.ibadah. d. profesional dan bermutu dengan tetap peduli pada kaum dhu¶afa serta mampu memimpin pengembangan rumah sakit Islam lahmya. Asuransi Kesehatan (Askes). yaitu: ³Bekerja sebagai ibadah. Rumah Sakit Aqma Karawang menjadi pusat rujukan yang memiliki keunggulan bertaraf internasional untuk mengamalkan perintah Allah Ta'awanu'alal birri wattaqwa dalam bidang kesehatan. Sebagai bukti penerapan misinya. Visi Visi merupakan tujuan jangka panjane suatu organisasi yang juga menjadi landasan pegawai dalam menjalankan tugasnya untuk mewujudkan keinginan organisasi. ihsan dalam pelayanan´ . baik menengah ke bawah maupun menengah ke atas. b. dan tanpa membeda bedakan agama dan golongan atau status sosial di masyarakat. pelayanan. c. Misi Pelayanan kesehatan yang islami. pegawai Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki mono yan2g dijadikan sebagai salah satu bentuk motivasi mereka. Rumah Sakit Aqma Karawang mengutamakan kaum dhu'afa dengan menyediakan fasilitas tempat tidur (tt) terbanyak pada kelas II dan kelas III. Motto Dalam kegiatannya sehari-hari.

Namun tentunya tidak mungkin mengabaikan fungsi sosialnya. seperti meningkatnya proses pelayanan. meningkatnya komitmen dan meningkatnya kesejahteraan.  SDM (internal).  Kepuasan Pelanggan. meningkatnya loyalitas pelanggan dan . diberikan oleh seluruh pegawai dijadikan sebagai suatu amalan yang penuh dengan keikhlasan.  Proses. Tujuan dan Sasaran Strategi Rumah Sakit Aqma Karawang 2000-2010 y Tujuan Mewujudkan derajat kesehatan yang setinggi ± tingginya bagi semua lapisan masyarakat melalui pendekatan pemeliharaan kesehatan (promotif). serta ajaran Islam dengan tidak memandang agama. meningkatnya kompetensi. meningkatnya fasilitas pelayanan dan meningkatnya mutu pelayanan. Hal ini dapat menjadi modal untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang. seperti meningkatnya kepercayaan pelanggan. Proses. golongan dan kedudukan di masyarakat. seperti meningkatkan ruhiyah Islamiyah. Motto Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu meyakinkan pelanggan bahwa pelayanan yang. pencegahan penyakit (preventif). baik SDM (internal). y Sasaran strategik Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki strategi guna usaha pencapaian visi dengan mengupayakan sumber daya yang ada. Penyusunan strategi dilakukan di setiap aspek. Kepuasan Pelanggan (tujuan) dan Keuangan.Organisasi rumah sakit saat ini sudah menjadi lahan bisnis yang berorientasi laba. e. penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan kesehatan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara menyeluruh sesuai dengan perundang-undangan.

Berikut penjelasan mengenai gambaran tugas Rumah Sakit Aqma Karawang .F/8. Gambar struktur organisasi RS Islam dapat dilihat pada lampiran I. terhitung mulai tanggal 3 Jumadil Akhir 1424 H/1 Agustus 2003 M mencabut Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang Nomor : 010/SK-YRSIRIV..b/2001 tanggal 24 Maret 2001 tentang Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dan Tata Kerja Rumah Sakit Aqma Karawang dan memberlakukan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang. seperti meningkatnya pendapatan. Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah gambaran wewenang dan tanggung jawab di dalam suatu badan organisasi. Rumah Sakit Aqma Karawang berada dibawah Yayasan Rumah Sakit Islam Jakarta. Keuangan. yaitu:Wakil Direktur Pelayanan Klinik. Sehingga terbentuk alur komunikasi yang jelas dan kinerja menjadi efektif dan efisien. Berfungsi memperlihatkan koordinasi kerja secara jelas. Jenjang Jabatan (eselonisasi) dan Tunjangan Jabatan. Struktur Organisasi & Gambaran Tugas a. uraian tugas setiap jabatan. Hal yang terkait dengan Susunan Organisasi Rumah Sakit Aqma Karawang dikutip dari Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang.meningkatnya citra rumah sakit. secara lengkap (lampiran 1). RSIJ dipimpin oleh Direktur utama dan dibantu oleh 4 Wakil Direktur. wewenang dan tanggung jawab tiap bagian dalam organisasi. Wakli Direktur Keuangan dan Wakil Direktur SDM dan Binroh. Wakli Direktur Penunjang Klinik. meningkatnya penghematan dan meningkatnya SHU (Sisa Hasil Usaha) 3.

Komunikasi Korporat dan SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit). Direktur Keuangan membawahi bagian keuangan dan bagian akuntansi. berkoordinasi dengan bagian K3 (Kesehatan dan Keselamatan Keija) dan Kesling (Kesehatan Lingkungan) membawahi 5 (lima) bagian. Pelayanan Umum dan .b. diantaranya Rawat Jalan. yaitu: Direktur Pelayanan Klinik yang bertugas menyelenggarakan fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan klinik. Pemeliharaan dan Logistik. Radiolozi dan Farmasi. Wakil Direktur Penunjang Klinik bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam penyelenggaraan pelayanan penunjang klinik. Oleh karena itu. Diagnostik dan Uji Klinik. Rawat Inap. coordination (pengkoordinasian). Pengembangan Organisasi. Rumah Sakit Aqma Karawang mempunyai satuan organisasi yang langsung dibawahi Direktur. yaitu SPI (Satuan Pengendalian Internal). diantaranya: Bagian Gizi. Masing-masing Direktur membawahi beberapa bagian. Rekam Medik. evaluating (evaluasi) dan pembinaan pelaksanaan tugas rumah sakii serta berkoordinasi langsung dengan Komite Etik dan Syara dan Komite Klinik. controlling (pengawasan). Wakil Direktur Keuangan bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen di bidang akuntansi dan keuangan serta penyusunan anggaran pendapatan belanja RS. Laboratorium. Gambaran Tugas Direktur utama Rumah Sakit Aqma Karawang bertugas menjabarkan visi dan misi rumah sakit ke dalam kebijakan operasional yang meliputi organizing (pengorganisasian). Wakil Direktur Pelayanan Klinik membawahi 6 (enam) bagian dibantu oleh Asisten Direktur Bidang Keperawatan dan Asisten Direktur Bidang Medis dan Profesi Kesehatan Lain. perawatan dan profesi kesehatan lain.

Dokter Umum dan Dokter Gigi.Perkantoran dan Pemasaran. Seluruh staf rumah sakit termasuk Direktur beserta wakilnya bertanggung jawab kepada Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang. 4. yaitu: y Dokter tetap. Ketenagaan di Rumah Sakit Aqma Karawang terbagi dalam 5 (lima) jenis tenaga. SDM dan Binroh. membawahi bagian SDM dan Binroh itu sendiri. terdiri dari: Pegawai perawatan. Dokter Tamu dan Dokter Jaga y Perawatan. Wakil Direktur SDM dan Pembinaan Rohani (Binroh) bertugas menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen dalam bidang administrasi umum. Personalia / Ketenagaan Rumah Sakit a. terdiri dari: Paruh waktu. y Medis tidak tetap. Komposisi dan Jumlah Pegawai Berdasarkan data yang diperoleh dari Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang. terdiri dari: Pegawai Nonmedis dan Pegawai tidak tetap . yang terdiri dari: Dokter Spesialis. Nonmedis dan Pekarya perawatan y Penunjang medis. berupa komposisi pegawai berdasarkan jenis kelamin dan jenis ketenagaannya. Nonmedis dan Pekarya y Tenaga Nonmedis.: Pegawai penunjang medis.

antara lain: a. Infeksi.. Hepatologi dan Endokrinologi.. yaitu:  Klinik Penyakit Dalam. 88 387 16 4' 9 112 50 27 1210 KET Total Tenaga 5. Pelayanan Rawat Jalan Fasilitas yang tersedia di rumah sakit menjadi faktor penunjang dari seluruh pelayanan yang ada dan diberikan kepada pelanggan. Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha memberi pelayanan kesehatan bemafaskan Islam. Hematologi. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa fasilitas pelayanan. dengan beberapa klinik yang ada. Rheumatologi. Fasilitas Pelayanan Dalam kegiatannya..1 Ketenagaan per tahun 2005 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 JENIS TENAGA Perawat Bidan Penunjang Medis Non Medis Dokter Umum Dokter Gigi Dokter Spesialis Pekarya Perawatan Pekarya Penunjang Medis Pekarya Non Medis JML 492 23 _. terdiri dari: y Unit Gawat Darurat y Haemodialisa y Poliklinik.Tabel 1. terdiri dari: Nefrologi. Diabetes. sesuai visinya dengan memberikan beberapa jenis pelayanan yang terus berkembang. . Gastroenterologi..

Bedah Plastik. Bahkan cukup terjangkau oleh pelanggan kelas menengah yang ingin mendapatkan pelayanan khusus. terdiri dari:. Klinik Mata. Kelas Utama. Klinik Jiwa / Psikiatri. Klinik Fisioterapi. yaitu VIP. Bedah Thoraks. Namun tarif yang dikenakan sudah cukup sesuai dengan fasilitas yang diberikan. Kelas I. Klinik Gigi ± Mutut. Bedah Vaskuler. Bedah Onkologi. Klinik Anak. Klinik Paru. terdiri dari: Hepatologi. Klinik Rehabilitasi Medik. Kelas II dan Kelas III yang terbagi dalam beberapa paviliun. Kelas VIP merupakan kelas teratas yang ada di Rumah Sakit Aqma Karawang yang memiliki fasilitas terlengkap dan harga tertinggi. Bedah Umurn. dll. Klinik Gizi. Bedah Tulang.  Klinik Bedah. perawatan atau ruang rawat inap rumah sakit. Sedangkan Paviliun Arafah Bawah saat ini berada di gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama. Klinik THT. b. Klinik Kulit dan Kelamin. Onkologi. Bedah Urologi. Klinik Jantung.  Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan (senam hamil) Klinik Haemodialisa. Klinik Syaraf. Setiap paviliun atau kelas memiliki fasilitasfasilitas yang dibutuhkan pasien maupun keluarga pasien selama perawatan dengan berbagai karakteristik harga yang terjangkau sesuai dengan standar kelengkapan dan kelayakan ruang. Neurologi. Pelayanan Rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang menyediakan fasilitas ruang rawat Inap dengan kapasitas 403 tempat tidur yang memiliki beberapa kelas. . sama halnya dengan Stroke Unit yang memiliki fasilitas cukup lengkap pada ruang perawatannya bila dibandingkan dengan fasilias Stroke Unit yang dimiliki rumah sakit lain yang bersegmentasi pasar sama. Bedah Anak dan Bedah Jantung. Saat ini Paviliun Muzdalifah Atas dan Muzdalifah Bawah berada di gedung / klinik Raudhah yang berlokasi sama dengan gedung Rumah Sakit Aqma Karawang yang lama.

2 Kapasitas Tempat Tidur Berdasarkan Kelas. kapasitas tempat tidur ruang rawat Inap yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang dapat dilihat pada Tabel 1.74% Total 403 TT Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Seperti yang telah disebutkan sebelurnnya. bahwa Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki jumlah tempat tidur terbanyak di kelas II dan kelas III.91% 40. d. Pelayanan Kamar Bedah / Operasi Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki fasilitas kamar bedah yang terdiri dari berbagai macam operasi. Kapasitas Tempat Tidur Ruang Rawat Inap Kapasitas ruang rawat Inap adalah daya tampung jumlah pasien untuk semua tempat tidur pada setiap ruang rawat Map. Komposisi dan Persentase Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2006 Kelas VIP Utama Kelas I Kelas II Kelas III Jumlah Tempat Tidur 35 TT 16 TT 48 TT 164 TT 140 TT Persentase 8.97% 11.c.2. diantaranya: y Bedah Umum y Operasi Bedah Vaskuler y Operasi Bedah Thorax y Operasi Bedah Gigi dan Mulut y Operasi Bedah Plastik . Hingga saat ini.69% 3. Kapasitas tempat tidur yang dimiliki ruang rawat Inap Rumah Sakit Aqma Karawang selalu mengalami peningkatan seiring dengan perkembangan fasilitas sarana dan prasarana semenjak awal berdirinya. yaitu 304 tt atau 75.43% dari seluruh jumlah tempat tidur yang diperuntukkan bagi kaum dhu¶afa. Tabel 1.69% 34.

Pelayanan Umum Disamping beberapa jenis pelayanan diatas. Pelayanan Penunjang Medis Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki 7 (tujuh) macam pelayanan penunjang medis yang tersedia selama 24 jam. mencegah osteoporosis (tulang sehat) dan asma. yaitu: y Pelayanan kesehatan masyarakat y Pelayanan ambulance y Home care y Home service y Konsultasi sosial medis y Klub olahraga kesehatan. diantaranya: y Farmasi y Laboratorium termasuk Bank Darah y Dapur/Gizi y Radiologi y Rekam Medik y Diagnostik Uji Medik y UGD (Unit Gawat Darurat) f. diabetes. melalui: y Siaran radio dan televisi Rumah Sakit Islam Jakarta y Peringatan hari besar Islam y Pengajian rutin .y Operasi Bedah Mata y Electro Short Wave Lithotripsi (ESWL) e. Pembinaan Rohani Kegiatan Binroh ditujukan bagi pasien (pelanggan) dan pegawai rumah sakit. stroke. seperti jantung sehat. Dilaksanakan oleh para mubaligh untuk konsultasi agama Islam. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pelayanan lain yang diklasifikasikan ke dalam pelayanan umum. g.

EEG. Sphingterotomi. Dilatasi. Fluoroskopi. CT-Scan. Echo Cardiografi. dll. USG. Prestasi yang Diraih Rumah Sakit Aqma Karawang Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini telah meraih penghargaan dari Departemen Kesehatan maupun PMII. i. Treadmill. Endoskopi. .h. Biopsi Hati. Berikut adalah beberapa macam pemeriksaan di Rumah Sakit Aqma Karawang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 1. Dalam rangka pemenuhan harapan pelanggan. Pelayanan Prima Layanan prima adalah layanan yang dapat memenuhi harapan pelanggan.3 berikut di bawah yang dikelompokkan mulai dari tahun 1993-2003. Bronkhoskopi. Brain Mapping. bukan sekedar pemenuhan kebutuhan. Diagnostik Diagnostik merupakan tes kesehatan yang dilakukan melalui pemeriksaanpemeriksaan medik guna mengetahui kondisi kesehatan seseorang. diantaranya Audio Tes. Dengan segudang prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan kinerja serta eksistensinya dalam usaha pelayanan jasa Indonesia. yaitu: y Stroke Center y Cardiovaskuler y Onkologi y Hematologi 6. maka Rumah Sakit Aqma Karawang membentuk suatu wadah pelayanan prima. Pemeriksaan Plural. ERCP.

maka midis membuat tabel yang menggambarkan kinerja Rumah Sakit Aqma Karawang selama 3 (tiga) tahun terakhir. Juara Harapan II RS Sayang Bayi. Kes. Kes. PMMI 2003 Medali Emas Konvensi Nasional GKM.3 Uraian Prestasi yang Diraih Berdasarkan Tahun Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2005 Tahun 1993 1994 1995 1997 1998 1999 Prestasi Juara III RS Sayang Bayi. Dep. Juara RS Sayang Ibu. Kes. Dep. Juara II Penampilan Kinerja RS Juara III RS Sayang Bayi dan Ibu 2000 Medali Perak Konvensi Nasional GKM. Juara I Kebersihan dan Keindahan Taman RS Juara I Penampilan Kerja RSU Swasta Lulus Akreditasi 5 pelayanan. Dep. yaitu tahun 2004 sampai . khususnya di Karawang 7. PMMI 2002 Medali Perak Konvensi Nasional GKM. Kes. Kes. 2001 Medali Emas Konvensi Nasional GKM. Kes. PMMI Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Islam Jakarta Dengan prestasi yang dimiliki Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan kinerja dan eksistensinya dalam persaingan usaha pelayanan jasa rumah sakit di Indonesia. PMMI Medali Emas Konvensi Nasional GKM. Dep. Kes. Dep. Kinerja Rumah Sakit Untuk dapat menguraikan kinerja yang selama ini telah dicapai. PMMI Lulus Akreditasi 12 pelayanan.Ta bel 1. PMMI Peringkat ke-2 Konvensi Nasional TMM. Dep. Medali Perak Utama Konvensi Nasional GKM. Juara Harapan II RS Sayang Bayi. Dep.

17 2005 403 67.dengan 2006.70 3. dengan beberapa indikator yang biasa dimiliki oieh rumah sakit lain.74 5. BTO (Bed Turn Over). Penjelasan BOR (Bed Occupation Rate) adalah persentase pemakaian tempat tidur pada satuan waktu tertentu yaitu indikator yang memberi gambaran tinggi rendahnya tingkat pemanfaatan tempat tidur.70 43. yaitu: jumlah tempat tidur. NDR (Net Death Rate) dan GDR (Gross Death Rate). Dari tabel diketahui bahwa tingkat BOR berada dibawah standar Departemen Kesehatan pada tahun 2003.06 2004 436 62.4 Indikator Kinerja Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2003 sld 2005 No. tingkat BOR (Bed Occupation Rate). sehingga sejumlah tempat tidur ditutup dengan ditutupnya pula paviliun Matahari I (satu) kelas 3 untuk wanita. sekaligus penjelasan tentang data-data pada tabel yang penulis dapatkan dari analisis.85 2.85 21. TOI (Turn Over Investment). Tabel 1.14 60-85% 6-9 hari 1-3 hari 40-50 X Maks 2511000 Maks 45/1000 2003 1 2 3 4 5 6 7 Rimlah TT BOR ALOS TOI BTO NDR GDR 454 59.83 5.02 5. terjadi .57 41.53 5. Pada tahun 2004. ALOS (Average Length of Stay).70 46.69 46. Hal ini disebabkan adanya pengembangan pav iliun / renovasi pada tahun 2003.99 39.10 Sumber : Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Dari tabel di atas dapat diketahui jumlah tempat tidur pada tahun 2003 hingga 2006 mengalami penurunan. INDIKATOR TAHUN STANDAR DEPKES 2006 403 66.54 20.27 19.69 2.40 2.40 50.4 berikut ini.73 41. Data-data tersebut seperti yang terlihat pada label 1.54 42.91 17.

Indikator ini dapat memberikan gambaran mengenai tingkat efisiensi dari pemakaian tempat tidur di rumah sakit.penutupan paviliun Mina karena Rumah Sakit Aqma Karawang berencana mendirikan klinik Raudhah. Kes. Hal ini dikarenakan rata-rata pasien yang dirawat di Rumah Sakit Aqma Karawang jarang yang menderita penyakit berat atau kritis dan susah disembuhkan. BTO Rumah Sakit Aqma Karawang juga sempat tidak memenuhi standar pada tahun 2004. Kemudian kembali . Namun hal ini mempengaruhi tingkat BOR yang menjadi semakin baik. karena pemanfaatan tempat tidur semakin optimal. karena pada tahun itu sedang trend penyakit DHF (Dengue Hemoragic Fever). daii tahun ke tahun. Posisi paviliun Mina yang berada tepat berhadapan dengan klinik Raudhah dianggap tidak baik dalam segi pencahayaan maupun ketenangan pasien saat gedung akan dibangun. sehingga banyak kejadian pasien tersebut meninggal di rumah mereka. Hal ini disebabkan oleh banyaknya Kejadian Luar Biasa (KLB) Seperti Demam Berdarah Dengue (DBD) sehingga semakin banyak pula pasien yang berada di ruang rawat Map. Karena manajemen Rumah Sakit Aqma Karawang paviliun Mina perlu perbaikan. Tingkat BTO (Bed Turn Over) merupakan frekuensi pemakaian tempat tidur. Indikator ini dapat menunjukkan barapa kali dalam satuan waktu tertentu (biasanya satu tahun) tempat tidur rumah sakit terpakai. Biasanya pasien yang kritis dibawa pulang oleh keluarga pasien. Sedangkan ALOS (Average Length of Stay) adalah rata±rata lamanya perawatan seorang pasien. pada tahun 2006 semakin terjadi peningkatan TOI. Kes. Tingkat ALOS juga menunjukkan angka dibawah standar Dep. Tingkat TOI (Turn Over Investment) menunjukan kondisi yang semakin memenuhi standar Dep. Penutupan paviliun Mina masih berlangsung hingga sekarang. memenuhi standar pada tahun 2005 dan 2006. Sama halnya dengan indikator sebelumnya.

digunakan indikator ALOS. TOI dan BTO. Angka kematian yang ditetapkan Depertemen Kesehatan RI adalah 25/1000 atau < 0. bila tingkat pemanfaatan tempat tidur tinggi.Sedangkan tingkat NDR (Net Death Rate) merupakan angka kematian Netto / bersih di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. Data jumlah kunjungan tersebut dapat dilihat pada Tabel 1. Indikator GDR (Gross Death Rate) pada tahun sebelumnya (2005) sudah memenuhi standar Dep. Untuk mengetahui tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur rumah sakit. Tingkat NDR Rumah Sakit Aqma Karawang menunjukkan angka yang masih dalam batas wajar atau memenuhi standar. memperkirakan atau pun menghitung jumlah rugi atau laba rumah sakif.025. maka apahila nilai BOR kurang dari 60%. hal ini berarti rumah sakit tersebut perlu melakukan pengembangan. Selain menggunakan indikator-indikator diatas. serta trend penyakit terbanyak pada tahun tersebut . Sedangkan indikator NDR dan GDR digunakan untuk mengetahui mutu pelayanan atau perawatan rumah sakit. hal ini menunjukkan bahwa kurangnya tingkat pemenfaatan fasilitas perawatan rumah sakit oleh masyarakat. begitu pula sebaliknya.06 sedangkan standarnya adalah sebesar 45 per 1000 Pada umumnya pasien yang datang ke Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki diagnosa febris (panas / demam) dan untuk jumlah pasien dengan penyakit berat tidak terlalu banyak. Indikator GDR merupakan angka kematian kasar di suatu rumah sakit dalam suatu periode tertentu. Selain itu rumah sakit juga dapat menghitung jumlah pendapatan rumah sakit tiap tahunnya. GDR Rumah Sakit Aqma Karawang pada tahun 2003 melebihi standar yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan yaitu sebesar 46.13. Kes. Oleh karena nilai indikator BOR berguna untuk mengetahui tingkat pemanfaatan tempat tidur di rumah sakit. kinerja sebuah rumah sakit juga dapat diukur dengan melihat data kunjungan pasien tiap tahunnya.

848 137.548 5.273 4.710 17. Tabel 1.615 7.871 4.113 38.156 16.576 16.bila dilihat pada kunjungan pasien ke klinik terbanyak.510 19.967 195.129 165.302 144.048 193A 74 3.862 2.434 164.585 4.375 4.744 170.673 28.625 18.405 138. khusunya kunjungan di Rawat Jalan yang akhirnya juga mempengaruhi jumlah pemeriksaan penunjang .522 204.257 140.829 19.627 39.586 Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Aqma Karawang Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa kunjungan pasien pada umumnya mengalami fluktuasi yang cukup tajam.486 4.618 70 5.627 64 4.617 Pasien Operasi 4.644 2.919 2.870 4. Informasi ini menjadi bahan evaluasi bagi unit pemasaran rumah sakit akan pencapaian target yang diinginkan dan untuk mengetahui tingkat keberhasilannya dalam memasarkan produk kepada masyarakat sehingga dapat diketahui (awareness) dan mendapat pelanggan (customer) yang secara berulang ulang menggunakan produk rumah sakit.831 18.973 19.807 2.5 Jumlah Kunjungan Rumah Sakit Aqma Karawang Periode 2000 s/d 2005 Tahun Kegiatan 2000 Kunj ungan Ranap Kunj ungan Rajal Radio logi CT-Scan Laboratorium Klinik Patologi Anatorni 2001 2002 2003 2004 2005 18.317 21.312 145.283 29.177 174.010 17 5.187 4.802 5.829 31.187 29.510 5 7.223 2.121 30.477 2.559 Haemodialisa Fisioterapi ESWL 4.

Fisioterapi dan ESWL. Dan ESWL mengalami penurunan jumlah kunjungan paling rendah pada tahun 2003. Sedangkan kunjungan di Hemodialisa mengalami peningkatan tiap tahunnya.lainnya seperti Laboratorium Klinik. Kunjungan Rawat Inap tertinggi terjadi pada tahun 2003 dan mengalami penurunan drastis pada tahun berikutnya. Hal ini disebabkan oleh pembangunan klinik Raudhah sehingga terjadi penutupan beberapa paviliun seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Diagnostik dan Uji Medik. . Untuk kunjungan Diagnostik dan Uji Medik terendah pada tahun lalu (2005).

PENDAHULUAN Pelayanan kesehatan yang bermutu merupakan salah satu kebutuhan dasar yang diperlukam setiap orang. maka suatu rumah sakit yang merupakan badan organisasi kesehatan memiliki divisi divisi yang menunjang kegiatan pelayanan medis rumah sakit. rawat jalan. gawat darurat. diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi . Pada Peraturan Pemerintah tersebut juga menyatakan bahwa upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah dan atau masyarakat.1. Rekam medis memiliki pengertian luas yang berhubungan dengan kehidupan pasien. medis dan penunjang medis. Pelayanan yang diberikan di suatu rumah sakit menuiut SK Menkes No. Untuk dapat menjalankan kegiatannya dengan teratur. Diperlukan suatu aturan / manajemen untuk dapat menjadi organisasi yang dapat mencapai sasaran dan tujuannya. 32 tahun 1996 pasal I ayat 2.BAB II GAMBARAN UMUM BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG II. Bagian terkecil dari divisi itu adalah bagian rekam medis. riwayat kesehatan dan pengobatan yang ditulis oleh tenaga kesehatan yang berkepentingan dalam perawatan pasien. 159/1998 adalah pelayanan rawat Map. hingga memasuki abad ke-21 menunjukkan kemajuan yang sangat pesat. dijelaskan bahwa sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Dalam penyelenggaraannya merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit. Dalam Peraturan Pemerintah RI No. maka diperlukan pendekatan mutu yang paripurna yang berorientasi pada kepuasan pelanggan atau pasien menjadi strategi utama bagi organisasi pelayanan kesehatan agar tetap eksis di tengah persaingan global yang semakin ketat.

pengolahan. adalah penomoran berkas rekam medis. yaitu penomoran yang diberikan hanya kepada pasien rawat inap (opname) yang di drop ke penerima pasien. Sejarah Rumah Sakit Aqma Karawang berdasarkan SK Mentri Kesehatan tertanggaI 11 Oktober 1971. Tahun 1988-1989 Seksi Pencatatan Medis berubah menjadi Instansi Rekam Medis/ Kesehatan (RMK). dengan nomor : 690/P/Kes/10/71. dengan melayani pasien asuransi (Askes dan dan Astek Tahun 1986-1987 Seksi Pencatatan Medis bertanggung jawab langsung kepada Wadi Direjtur Medis. Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan II.2. Tugas pokok yang ada.2 REKAM MEDIS RS ISLAM JAKARTA II. Masih dengan sistem desntralisasi.penyelenggaraan penyimpanan serta pangeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/ peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya. paramedik dan tenaga lainnya yang terlibat dalam memberikan pelayanan kepada pasien harus melaksanakan rekam medis sesuai Permenkes Nomor 749a/MENKES/ PER/XII/ 1989 dan berpedoman pada Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pelayanan Medis. yang bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Medis. Tugas pokok berubah. Sistem yang diterapkan adalah desentralisasi. Rumah Sakit Aqma Karawang telah menyelenggarakan rekam medis sejak bergirinya tahun 1971 bernama Medical Record yang berada di bawah Direktur Medis. Tenaga medis. penyimpanan. Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien 2. Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan 4. pengeluaran formulir perawatan dan suratmemairat. yang membawahi dua urusan. Bahan pembuktian dalam perkara hokum 3.1. yaitu : . Tahun 1980-1986 Bagian Rekam Medis berubah nama menjadi Seksi Pencatatn Medis wana bertanggung jawablangsung kepada Kepala Bidang Keperawatan. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan 5. Rekam medis dapat dipakai sebagai : 1.

1.pada rawat jalan. Urusan RMK 11 dengan tugas : a. Mengkualifikasikan Iaporan harian ruangan pasien rawat inap. kematian serta membantu riset dokter b. Mendistribusikan. Seksi Analisa dan Pengolahan Data 3. Urusan RMK I dengan tugas : a.innya. Menerima dan mmendata daftar pasien masuk dan pulang serta menganalisa dan mengolah berkas pasien rawat inap d. menerima dan manndata serta menganalisa berkas Rekam Medis Keshatan (RMK) rawat jalan c. Seksi pendaftaran pasien 2. sehingga hanya memilki satu nomor vekam medis. Sistem yang diterapkan adalah sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik dalam catatan-catatan seorang pasien. baik berobat jalan. Tahun 1993-1996 tepatnya pada tanggal 1 Mei 1993 nama Instalansi Rekam Medis/ Kesehatan berubah menjadi Unit Pelayanan Medis Rekam Medis/ Kesehatan (UPM RM/Kes). Menganalisa data medis. Statistik dan Informasi Tahun 1996-1998 nama UPM RMK/Kes) berubah menjadi Bidang Rekam Medis berdasarkan SK Direksi tertanggal 12 April 1996 yang bertanggung jawab langsam kepada Wakil Direktur Medis. rawat Map maupun UGD dan hasil-hasil penunjang lainnya. pendaftaran pasien rawat jalan maupun rawat inap b. membuat laporan kegiatan pelayanan poliklinik dan membuat bagan/ diagram statistik bagian rekam medik. Menyelesaikan Quality Assurance dan Medical Audit c. yaitu : 1. yang bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis. Seksi Pelaporan. Tugas yang dilakukan yaitu mencatat. menetapkan kode penyakit. operasi. mengolah penyimpanan semua informasi mengenai pasien dan menemukan kembali bila diperlukan baik . Bidang Rekam Medis mempunyai tugas . Melakukan penerimaan. rawat inap maupun UGD dan hasil-hasil penunjang kesehatan 17. UPM RMK/ Kes membawahi 3 seksi. Melakukan korespondensi 2. mengumpulkan data.

Seksi Pendaftran 2. Sedangkan untuk praktek pagi di klinik Raudhah mulai pada tanggal 1 Januari 2006. Seksi Penerimaan pasien 2. yaitu : 1. Bidang Rekam Medis terdiri dari : 1. Tahun 1998-2001 Bidang Rekam Medis berubah nama menjadi Satuan Pelaksana Teknis (SPT) Rekam Medis dan bertanggung jawab Iangsung kepada Wakil Bidang Pelayanan Medis. Permanasari .mengatur terlaksananya kegiatan yang. meliputi pendaftaran pasien. Administrasi Rekam Medis SPT Rekam Medis berfungsi mangatur terlaksananya kegiatan pendaftaran. Seksi Pengolahan dan Analisa 3. Bagian Pelaporan 4. pencatatn dan pengolahan data pelaporan data medis serta penanganan berkas rekam medis. Kelompk Kerja Pendaftaran Rawat Jalan 2. Seksi Pengolahan data dan Pelaporan 3. Pada tahun 2007 Manajer Rekam Medis dikepalai oleh Dra. Kepala urusan Rekam Medis mempunyai 5 kelompok kerja yaitu : 1. pengolahanpelaporan data medis dan penanganan berkas medis serta membimbing mahasiswa Praktek Kerja Lapangan (PKL) Tahun 2001-2003 SPT Rekam Medis berubah menjadi Instalamsi Rekam Medis dan bertanggung jawab langsung kepada Wakil irektur Medis dan Perawatan. Lies R. Kelompk Kerja Rawat Inap 3. sebagian pindah dari klinik depan ke gedung Raudhah. Kelompk Keda Penyimpanan Berkas 4. pencatatn. Kelompk Kerja Pengoalahan Data 5. Kelompk Kerja Pelaporan\ Pada tanggal 13 Juni 2005 Gedung Raudhah mulai operadional untuk beberapa poliklinik praktek sore. Seksi Pelaporan Tanggal 24 Mei 1996 Bidang Rekam Medis bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur Medis.

3. rekam medis mempunyai susunan organisasi dengan susunan Manajer rekam medis membawahi dua kepala seksi. MOTTO DAN TUJUAN REKAM MEDIS RSAK II. b. Tersedianya rekam medis bagi setiap pasien Tersedianya info statistik dan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas (kesakitan dan kematian) II. Sedangkan struktur lebih lengkap pada lampiran magang ini II.6 Struktur Organisasi Rekam Medis Berdasarkan SK RSAK nomor 023/SK-YARSUIV/2003 berikut merupakan bagan struktur organisasi Bagian Rekam Medis RSAK yang terdapat pada lampiran susunan organisasi dan tatanan kerja.5 Tujuan Jangka Khusus a.3. Pelayanan rekam medis yang profesional dan bermutu Pusat info statistik kegiatan pelayanan kesehatan di RS Aqma Karawang II.II. FALSAFAH.2 Misi a.3.4 Tujuan Jangka Umum Menunjang tercapainya tertib administrasi guna meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif II.7 Jumlah Personil Rekam Medis Dalam hal ini bidang. yaitu kepala seksi pendaftaran dan penyimpanan berkas dan Ka.3.1 Falsa fah Rekam medis adalah dokumen yang merupakan bukti tentang proses pelaporan medis yang diberikan kepada pasien sebagai amal shaleh dan menjadikannya sebagai ibadah II.3 Motto Bekerja sebagai ibadah.3.3. b. MISI.3.3. ihsan dalam pelayanan II. Seksi Pengoiahan Data dan .

Dalam setiap program bidang rekam medis yang telah dibuat tentunya target yang ingin dicapai dalam setiap program itu sesuai dengan yang diharapkan.4 TARGET DAN HUBUNGAN KERJA DI BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG Indikator dan Target Program Kerja Bagian Rekam Medis Rencana program bidang rekam medis RSIJ. pemakaian embosser oleh pasien 100% b. Adapun struktur rekam medis RS Aqma Karawang terdapat pada lampiran 3 Jumlah tenaga pada bidang rekam medis seluruhnya berjumlah 33 orang. Adapun rincian target bidang rekam medis adalah : 1. Aspek kepuasan konsumen . memilki target yang ingin dicapai sesuia dengan jenis program yang telah dibuat. pelayanan sistem komputer terpadu 100% 2. Rekam Medis Tingkat Pendidikan Per Januari 2006 Pendidikan S2 S1 AKPER SPK A.Pelaporan. Aspek keuangan : a. RM SLTA JUMLAH Jenis Kelamin L 1 1 2 23 27 1 1 3 6 P - Sumber : Bidang Rekam Medis RS Aqma Karawang II.1 Tabel Rumah Sakit Aqma Karawang Ketenagaan Bidang. Untuk lebih jelasnya mengenai bidang ketenagaan rekam medis dapat dilihat pada tabel 2.

meningkatkan disiplin 90% d. Aspek pembelajaran dan pertumbuhan a. Manajer bidang keuangan dan akuntansi . pemetaan komptensi tenaga 90% c. perbaikan mutu rekam medis d. Manajer pemeliharaan logistik 4. melaksanakan persiapan ISO c. melaksanakan akreditasi b. Secara internal yaitu bekerja dengan unit yang ada di dalam RS Aqma Karawang Hubungan Kerja Internal Bagian Rekam Medis : 1. pelaksanaan pendidikan dan pelatihan II. untuk pasien lama 2 menit b. peningkatan kecepatan layanan. Aspek proses bisnis internal a. Manajer bidang perawatan 3. pemusnahan berkas non aktif 80% f. aplikasi perilaku islami 90@ b.5 HUBUNGAN KERJA DENGAN UNIT LAIN Setiap unit tentu tidak dapat bekerja sendiri tanpa adanya hubungan kerja dengan unit lain yang terkait untuk menunjang keberhasilandari program kerja dan tidak dapat terlepas dari adanya koordinasi. informasi dan pelaporan sesuai waktu pelayanan 3. pengadaan ruang penyimpanan dengan roll a pack g. Oleh karena itu RS Aqma Karawang melakukan hubungan kerja sama dengan unit lain. Staff Medis 2. peningkatan mutu pelyanan data.a. peningkatan kepuasan pasien. jumlah complain < 5% c. Hubungan kerja yang dilakukan termasuk hubungan internal maupun eksteernal. pelaksanaan pendaftaran dengan perjanjian telepon dan sms 100% e. penambahan tenaga 4. peningkatan kecepatan distribusi rekam medis < 8 menit d. untuk pasien baru 4 menit.

Manajer penunjang medis Hubungan Eksternal (melalui Direksi) Bagian Rekam Medis : 1. Organisasi profesi (PORMIKI) . Manajer SDM 6. Manajer perkantoran dan pelayanan umum 7. Yayasan Kanker Indonesia )YKI 4. Departemen Kesehatan RI 2. Lembaga pendidikan rekam medis 5. Kepala pengembangan organisasi 8.5. Kepala komunikasi korporat 9. SUD1NKES Tingkat II 3.

Masalah dapat didefinisikan sebagai kesenjagan antara kondisi yang diharapkan atau dengan kenyataan yang ditemukan. Pengertian Masalah Definisi masalah secara manajemen dan menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Menjaga Mutu Pelayanan Kesehatan. Dengan adanya perkembangan dan kemajuan ilmu dan tekhnologi. Pemahaman sistem sebagai suatu metode berperan besar dalam membantu menyelesaikan . terjadi berbagai hambatan dalam pencarian maupun pendistribusian berkas rekam medik ke poli akibat banyaknya berkas dan penyusunan yang sudah tidak beraturan. rumah sakit juga memiliki sifat sosial sebagai sifat rumah sakit itu sendiri dimana keberadaan rumah sakit memang untuk memberikan pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat dan tanpa memandang kelas. 1994 adalah setiap kesenjangan atau penyimpangan antara penampilan (what is) dengan standar yang telah ditetapkan (what should be). Pengertian dari standar adalah spesifikasi dari fungsi atau tujuan yang harus dipenuhi oleh suatu pelayanan agar pemakai jasa pelayan dapat memperoleh keuntungan yang maksimal dart pelayanan yang disediakan. Hal ini tentunya mengakibatkan bertambahnya pula jumlah berkas rekam medic. 1.BAB III IDENTIFIKASI MASALAH A. seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya. dengan kondisi ruang penyimpanan berkas saat ini yang sudah melebihi kapasitas yang seharusnya. Kerangka Teori Karena jumlah pelanggan Rumah Sakit Aqma Karawang terus meningkat. padat karya dan padat telcnologi Selain itu. menandakan kemampuan mempertahankan pelanggan ataupun penarikan pelanggan baru sudah cukup baik. Rumah Sakit merupakan organisasi kesehatan yang memiliki karakteristik yang unik karena bersifat padat modal. rumah sakit mengalami perubahan fungsi.

kemudian diambil dua atau tiga masalah untuk diperdalam lebih serius dan yang pada akhirnya hanya akan dipilih satu masalah yang dianggap paling layak untuk diteliti. b. waktu yang dapat dipergunakan. Dengan pengidentifikasian masalah yang baik. Masalah potensial perlu diidentifikasikan kemudian diprioritaskan Idetifikasi masalah hendaknya sesuai dengan apa yang ditemui di lingkungan pekerjaan. jika: a. Diakui oleh subjek permasalahan e. alat-alat dan perlengkapan yang ada dan penguasaan metode yang diperlukan. terdapat 4 (empat) kriteria yang dijabarkan oleh Sutrisno Hadi. Manageable (topik dapat dijangkau) Terjangkau atau dikuasai dari segi latar belakang pengetahuan. maka akan membantu dalam investigasi masalah yang ada. Dalam pemilihan topik / pokok masalah. Adapun kesenjangan yang terjadi dapat dikatakan masalah. . Kesenjangan tersebut dapat dikembangkan menjadi pertanyaan 5W+1H b. Dapat dijawab dan memiliki lebih dari satu alternatif pemecahan c. Subyektif (pertimbangan calon peneliti yang bersangkutan). yaitu apakah penelitian dapat memberikan sumbangan kepada pengembangan teori dalam bidang yang bersangkutan atau sumbangan kepada hal-hal praktis. Dari banyak masalah yang muncul. yang biasa disebut dengan pendekatan sistem (system approach). Pertimbangan akan layak tidaknya suatu masalah dapat ditinjau dari a. Sering terjadi dan masih berlangsung pada saat dirumuskan d. jelas bahwa masalah haruslah dipecahkan secara Sistematis.masalah yang dihadapi oleh suatu sistem. Mehghambat antara situasi sekarang dengan keadaan yang diinginkan Dari penjelasan diatas. Keempat kriteria tersebut adalah sebagai berikut: a. yakni ditinjau dari segi biaya yang tersedia. Obyektif (pertimbangan arah permasalahannya). perlu dikembangkan dan dikaji lebih lanjut. bekal kemampuan teoritis peneliti.

d. b. Secara sederhana dapat dilihat pada gambar model berikut ini. Obtainable (ketersediaan bahan-bahan / data yang diperlukan untuk membahas topik) Lengkap tidaknya kepustakaan bagi pengembangan hipotesis. batas waktu yang diberikan dan kemungkinan memperoleh pembimbing. biaya yang tersedia. Terdapat beberapa tahapan atau langkah dalam proses pengambilan keputusan. kerahasiaan). bukan karena sikap berprasangka untuk membuktikan kebenaran pendapat pribadi sehingga data yang dikumpulkan hanyalah data yang mendukung pendapat pribadinya sedangkan data yang melemahkan atau bertentangan digelapkannya. Setelah didapat satu masalah yang akan diteliti dan dibahas lebih lanjut. . Interest (cukup menarik atau tidaknya suatu topik untuk diselidiki) Menarik minat berarti mengaktifkan minat yang tadinya pasif untuk mencari kebenaran ilmiah. c.kecakapan dan kemampuan. Demikian pula topik mempunyai kegunaan praktis yang mendesak. Significance (kepentingan topik untuk diselidiki) Hasil penelitian diharapkan dapat memberikan sumbangan bagi ilmu pengetahuan atau pemecahan masalah baru dan bukan merupakan duplikasi yang tidak diperlukan. larangan-larangan sosial. kemungkinan terkumpulnya data dan faktor-faktor yang merintangi pengumpulan data (letak daerah. bahasa. maka langkah selanjutnya perlu diambil suatu keputusan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

1 Tahapan Dalam Proses Pengambilan Keputusan Pengenalan Masalah Alternatif 1 Pencarian Alternatif 2 Informasi Altematif 1 Alternatif 3 Evaluasi Pengambilan Keputusan Tindaka Dimulai dari pengenalan masalah yang akan diteliti setelah melakukan pengujian layak tidaknya masalah tersebut untuk diteliti sesuai 4 (empat) kriteria yang telah dijelaskan sebelumnya. keluaran dan umpan balik serta lingkungan yang mempengaruhinya Sedangkan pengertian masalah ditinjau dari sudut Pandang manajemen mutu adobe suatu penyimpangan dari keadaan yang seharusnya dicapai / terjadi atau suatu yam:. penyimpangan dap& terjadi baik pada input. telah ditetapkan sebelumnya. terdapat suatu sistem yang diperlukan untuk menghubungkan masukan. Di dalam penemuan masalah sampai ke pemecahan masalah. Evaluasi dilakukan untuk dapat menemukan keputusan yang paling layak untuk digunakan. Shoji Shiba. Segera setelah keputusan maka dilakukan tindak lanjut.Gambar 3. Dalam pendekatan sistem. yang menjelaskan . proses maupun output. kemudian mencari segala informasi yang mendukung hingga akhirnya mendapatkan berbagai alternative keputusan. proses. seorang pakar manajemen mutu dari jepang dalam bukunya ³a new american tqm´ memperkenalkan teori ³wv model´.

yaitu manusia (man). Didalamnya tergambar hahwa ada dua jenis atau tipe masalah yang biasa kita hadapi dalam kaitannya dengan mutu suatu produk atau jasa baik itu pada tahapan proses ataupun luaran (output). 1996. Sistem adalah gabungan dari elemen yang saling dihubungkan oleh suatu proses dan berfungsi sebagai satu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan sesuatu yang telah ditetapkan (Ryans) Selain itu dapat dikatakan aturan±aturan yang digunakan manajemen terutama dalam bentuk elektronis. uang (money). sarana dan prasarana (material). untuk mengumpulkan dan mengorganisasi informasi untuk mendukung dan menghubungkan proses usaha dan meyakinkan bahwa komponen yang berbeda dari suatu organisasi berinteraksi secara efisien.2 2. Pengertian Sistem dan Unsur-Unsurnya Agar mempermudah dalam mengidentifikasikan masalah utama maka penulis mencoba melihat Bagian Rekam Medis khususnya pada seksi pendaftaran rawat jalan sebagai sistem. Gambar 3. Masukan (input) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya sistem tersebut. Elemen tersebut adalah 5M. metodologi (methode) dan alat (machine). Unsur atau elemen dari sistem tersebut adalah sebagai berikut: a. Kedua tipe masalah dimaksud adalah masalah aktual (actual problem).tahapan±tahapan penyelesaian masalah serta tingkat atau pola berpikir yang menyertainya. yakni masalah yang belum teijadi namun diperkirakan atau sangat mungkin akan terjadi. Dalam sistem tersebut menurut Azrul Azwar dalam bukunya yang berjudul Pengantar Administrasi Kesehatan. . yakni masalah yang sungguh ± sungguh telah terjadi serta masalah yang potensial (potential problem).

pergerakan (actuating) dan pengawasan (controlling). d. yakni perencanaan (planning). Umpan Batik (Feed Back) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus masukan bagi sistem tersebut. e.1 berikut ini. Lingkungan (Environment) Adalah dunia di luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi memiliki pengaruh besar terhadap sistem. Atau serangkaian operasi. Untuk lebih jelasnya. . f.b. c. Proses (process) Kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan berfungsi mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan. tindakan. Bagian atau elemen tersebut adalah POAC. Elemen yang dihasilkan menunjukkan pada penampilan atau hasil dari pelayanan atau kegiatan yang dilakukan. Keluaran (Output) Adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem tersebut. mengenai hubungan antar elemen-elemen (unsur) tersebut diatas dapat dilihat pada Gambar 3. pengorganisasian (organizing). Dampak (Impact) Adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem. tugas atau fungsi yang mengarahkan pada penciptaan produk akhir atau jasa. metode.

penulis diberikan waktu untuk mengenal lingkungan kerja rumah sakit khususnya di bagian Perkantoran Medik secara rotasi di berbagai seksi atau sub bagian. Dengan menggunakan pola rotasi pada penempatan pemagang ini diharapkan pemagang dapat mengobservasi. serta Medical Record. poli bedah. Pengantar Administrasi Kesehatan.3 Hubungan Unsur Dalam Sistem Lingkungan Masukan Proses Keluaran Dampak Lingkungan Sumber : Azrul Azwar. Pada saat kegiatan magang. 1996 3. pengolahan dan penyimpanan berkas. Setelah penulis melakukan rotasi di beberapa unit di RSIJ akhimya penulis mengangkat masalah di bagian rekam medis . melakukan. Pay.Bagan 3. seperti rawat jalan ang terdiri dari poli anak. Identifikasi Masalah Selama kegiatan magang. meliputi seksi pendaftaran. Rawat Map terdiri atas Paviliun Marwah. mengetahui serta menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi pada praktik kerja dibandingkan dengan teori dan aktivitas pemagang selama perkuliahan. Medical Check-Up.Metati. penulis berusaha menemukan kesenjangan yang mungkin terjadi dalam praktik kerja secara nyata di Rumah Sakit Aqma Karawang.

Penulis menggunakan kuesioner tertutup kapada responden yang bertugas sebagai perawat dan petugas administrasi klinik RSIJ dengan jumlah responden sebanyak 40 orang. tepatnya pada tanggal 16-21 April 2007 di Poliklinik Rumah Sakit Aqma Karawang KUESIONER LAMA WAKTU TUNGGU BERKAS REKAM MEDIS Pilihan A B C D Jawaban < 15 menit 15 ± 30 menit > 30 menit > 1 jam menit Jumlah responden 3 14 11 12 Presentase 7.B. terbuka ataupun kombinasi dari keduanya. Kuesioner merupakan daftar pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh keterangan tertentu dari responden. Kuesioner dilakukan selama satu minggu. dapat dilakukan beberapa metode atau cara. Kalimat pada kuesioner sebaiknya dapat menarik responden untuk dapat memberikan jawaban yang jelas dan terperinci serta tidak ambigu. Untuk menemukan masalah atau kesenjangan yang ada. Melalui pelaksanaan tugas± tugas tersebut. penulis diberi kesempatan untuk melakukan berbagai tugas manajerial. diharapkan dapat menemui kesenjangan yang ada yang tidak sesuai dengan teori atau ilmu sebagaimana mestinya. Adapun metode yang penulis gunakan untuk mendapatkan masalah adalah dengan menyebarkan kuesioner. Selama kegiatan magang.5 35 27. Dengan adanya analisis masalah. maka tindak lanjut adalah membuat daftar permasalahan yang didapat.5 30 . Masalah yang didapat beragam dan dapat berasal dari berbagai bidang kegiatan. Cara Penemuan Masalah Segala kegiatan yang dilakukan penulis saat magang adalah mempraktikkan semua ilmu yang didapat selama perkuliahan dan menerapkannya sesuai dengan ilmu tersebut. Kuesioner bersifat tertutup.

27. Lamanya Pendaftran pasien rawat jalan di Rumah Sakit Aqma Karawang Setiap petugas hendaknya memiliki kemampuan di bidangnya masingmasing.5 20 2. alasan-alasan yang terungkap tidak menyulutkan niat para pengunjung/pasien untuk terus datang berobat ke Rumah Sakit Aqma Karawang. Lamanya berkas rekam medis sampai ke poliklinik merupakan permasalahan yang sering terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang. hal itu . Usaha yang dilakukan selama ini belumlah cukup untuk mengatasi masalah tersebut. 30% responden merasakan lamanya pengiriman >1 jam. Masih ada pasien mengeluh akan keterlambatan pengiriman berkas rekam medis ke klinik. Namun.1. Dapat dilihat dari hasil kuesioner bahwa sebanyak 35% responden mengatakan lama waktu tunggu berkas rekam medis adalah 15-30 menit. dan 7. Banyaknya tenaga kerja di bagian rekam medis RSIJ ternyata masih membuat pengiriman berkas rekam medis terlambat. Adapun petugas rekam medis di Rumah Sakit Aqma Karawang sudah memiliki petugas yang baik dalam menjalankan tugasnya. tetapi perlu diperhatikan lagi karena masih ada beberapa petugas rekam medis yang belum mendapatkan pelatihan mengenai rekam medis.5% responden menjawab <15 menit KUESIONER WAKTU TUNGGU PENDAFTARAN PASIEN LAMA RUMAH SAKIT AQMA KARAWANG Pilihan A B C Jawaban 1 ± 15 menit 16 ± 30 menit > 30 menit Jumlah responden 15 17 8 Presentase 37.5% responden menjawab berkas datang ke poliklinik >30 menit.5 42. Hal ini sudah pasti ada penyebab yang mungkin belum sepenuhnya diketahui ataupun disadari oleh pihak rumah sakit.

Adapun alasan-alasan dokter tidak datang tepat pada waktunya diantacanya adalah karena dokter tersebut berpraktek lebih dari satu tempat sehingga ketika datang di tempat praktek berikutnya sering datang terlambat. Karena jika perubahan jadwal dokter tersebut terjadi berulang kali maka pasienpun akan mencari dokter lain yang lebih sesuai. Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter Jadwal praktek dokter dapat mempengaruhi banyaknya kunjungan pasien setiap harinya. KUESIONER INFORMASI PERUBAHAN JADWAL DOKTER Pilihan A B C D Jawaban Tidak Pernah Pemah Kadang-kadang Selalu Jumfah responden 5 10 12 13 Presentase 12.menyebabkan terhambatnya proses pelayanan terhadap pengunjung Rumah Sakit Aqma Karawang karena tidak semua petugas mampu menyelesaikan permasalahan yang dapat terjadi di bagian rekam medis. Lamanya proses pendaftaran disebabkan oleh sistem komputerisasi yang sering error. Dari berbagai alasan yang diberikan oleh dokter-dokter Rumah Sakit Aqma . Adapun pelatihan yang diberikan adalah mengenai team work atau mengenai bagaimana caranya dapat memuaskan pelanggan melalui pelayanan yang diberikan oleh pihak rekam medis. symposium. Dengan adanya pelatihan maka petugas rekam medis mampu mengatasi segala permasalahan yang terjadi di bagian rekam medis. Banyak alasan mengapa dokter sering kali datang tidak sesuai dengan jadwalnya bahkan terkadang mendadak tidak bisa praktek karena berbagai macam sebab.5 25 30 32. karena tiba-tiba ada operasi di tempat praktek sebelumnya.5 3. atau bahkan ada urusan mendadak. Dari data yang diperoleh pemagang alasan -alasan lainnya adalah karena dokter RSIJ banyak yang mengikuti seminarseminar kesehatan.

Masalah Output . lalu karena pasien sedang tidak ada ditempat. sehingga petugas tidak dapat menghubunginya.1 Output Identifikasi Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta Tahun 2007 Komponen Standar Proses pendaftaran pasien lama rawat jalan berlangsung dengan cepat dan tepat Petugas rekam medis menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal Dokter Terciptanya kepuasan pasien terhadap waktu tunggu pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik sampai secara cepat dan tepat. lalu yang terakhir karena petugas lupa menginformasikannya kepada pasien. (dapat dilihat dari hasil kuesioner dalam daftar masalah) C.Karawang ada sebagian pasien yang dapat memakluminya ada juga yang pindah ke dokter lain. Salah satu tugas di bagian rekam medis adalah mengin formasikan perubahan jadwal tersebut kepada pasien karena pasien. Fakta di Rumah Sakit Masih ada pasien. Daftar Masalah Tabel 3. yang mengeluh mengenai lamanya proses pendaftaran Masih ada pasien yang tidak mendapatkan informasi mengenai perubahan jadwal dokter Masih banyaknya pasien Rumah Sakit Aqma Jaya yang tidak puas akan terhambatnya pemeriksaan karena lamanya pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik. adapun penyebab terhambatnya informasi yang sampai ke pasien adalah karena pasien sudah ganti nomor. Dalam hal ini tentunya pasien mengeluhkannya.

Penetapan prioritas masalah merupakan upaya awal sebelum menemukan pemecahan masalah yana ada. Dari setiap masalah yang sudah ada di daftar masalah penting untuk dilakukan penetapan prioritas masalahnya. pemagang melakukan penetapan prioritas masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Prevalence (P) Seberapa sering masalah tersebut terjadi atau ditemukan di lapangan. dengan skala penilaian sebagai berikut: 1 = Masalah tidak pernah ditemukan 2 = Masalah kurang sering ditemukan 3 = Masalah cukup sering ditemukan 4 = Masalah sering ditemukan 5 = Masalah sangat sering ditemukan b. Penetapan Prioritas Masalah Setelah melakukan pengidentifikasian masalah. maka langkah selanjutnya adalah penetapan prioritas masalah. Penetapan prioritas masalah ini pun juga harus meialui diskusi yang akhirnya melahirkan kesepakatan dengan Pembimbing Lapangan dan Pembimbing Materi serta staf lain yang terkait. tenaga dan biaya. Karena tidak semua masalab pada daftar masalah dapat diselesaikan sekaligus dalam satu waktu. Severity (S) Tingkat keseriusan yang ditimbulkan jika masalah tersebut tidak diselesaikan: 1 = Akibat masalah tersebut tidak serius . Dari daftar masalah yang ada. Sehingga lengkah pencarian masalah dapat lebih terfokus dan tidak membuang ± buang waktu. maka dapat diketahui masalah mana yang harus segera diselesaikan agar tidak berlarut ± larut sehingga dapat mengganggu proses pelayanan. Kriteria yang digunakan dalam metode ini adalah: 1. Dengan ditetapkannya prioritas masalah. Importancy / Pentingnya Suatu Masalah (I) Tingkat kepentingan suatu masalah untuk segera diselesaikan.C. meliputi: a.

maka makin diprioritaskan masalah tersebut: 1 = Tekhnologi tidak tersedia 2 = Tekhnologi kurang tersedia 3 = Tekhnologi cukup tersedia 4 = Tekhnologi tersedia 5 = Tekhnologi sangat tersedia 3. Technical Feasibility (T) / Teknologi yang diperlukan: Makin tersedianya tekhnologi. Prasarana dan SDM sangat tidak mendukung 2 = Sarana. Makin tersedianya sumber daya. makin diprioritaskan masalah tersebut. sarana dan prasarana (material). 1 = Sarana. Prasarana dan SDM sangat mendukung . Resources Availability (R) / Sumber daya tersedia Sumber daya yang tersedia untuk menyelesaikan masalah meliputi sumber dana (money). Prasarana dan SDM mendukung 5 = Sarana. metode / cara (method) dan tenaga / SDM (man).2 = Akibat masalah tersebut kurang serius 3 = Akibat masalah tersebut cukup serius 4 = Akibat masalah tersebut serius 5 = Akibat masalah tersebut sangat serius c. Rate of Increase (RI) Besamya peningkatan masalah dari waktu ke waktu dengan skala penilaian: 1 = Tidak terjadi peningkatan masalah 2 = Peningkatan masalah rendah 3 = Peningkatan masalah agak tinggi 4 = Peningkatan masalah tinggi 5 = Peningkatan masalah sangat tinggi 2. Prasarana dan SDM tidak mendukung 3 = Sarana. Prasarana dan SDM cukup mendukung 4 = Sarana.

MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses pendaftaran pasien rawat jalan RS Aqma Karawang Petugas rekam medis tidak menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter 4 S 4 RI 4 3 3 T R Total (IxTxR) 108 2 3 3 2 3 2 48 3 2 3 3 2 2 32 Sumber : Manajer Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy (P S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability . Tabel 3.Tabel berikut merupakan hasil penilaian prioritas masalah di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang oleh beberapa responden.3 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Pertama I No.

4 Kriteria Matriks Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis RS Aqma Karawang Responden Kedua I No. yaitu 3. Diagram 3. dapat dilihat bahwa menurut responden pertama. masalah 1 memiliki nilai tertinggi pada setiap kriteria. MASALAH P 1 Lamanya pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya 2 proses pendaftaran 2 3 2 2 2 28 S RI 3 4 4 T R Total (IxTxR) 160 pasien rawat jalan RS Aqma Karawang rekam Petugas medis tidak 3 menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan jadwal dokter 3 3 2 2 3 48 Sumber :Kepala Penyimpanan Berkas Rekam Medis RS Aqma Karawang Keterangan: P : Prevalency S : Severity RI : Rate of Increase I : Importancy = (P+S+RI) T : Technical Feasability R : Resources Availability . yaitu ³Lamanya Pendistirbusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Tabel 3. Namun Rate of Increase terkecil juga berada pada masalah 2. Sehingga yang menjadi prioritas adalah masalah 1.3 diatas.4 merupakan perhitungan keseluruhan dari semua kategori. Sedangkan masalah 2 & 3 memiliki nilai Severity yang sama besar. Dan dapat dilihat bahwa total dari masalah 1 sebesar 108 masalah 2 sebesar 48 dan masalah 3 sebesar 32.Dari diagram 3. Untuk kategori Technical Feasibility pada masalah 2 memiliki nilai yang sama besar dengan masalah 1.

6. yaitu sangat memprioritaskan masalah 1 (yang dapat dilihat dari kedua penilaian).Menurut responden kedua.5 Hasil Prioritas Masalah Di Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Islam Jakarta No. pada diagram 3. Masalah 2 memiliki nilai kategori dengan tingkat terendah hampir pada tiap kategori. namun memiliki tingkat Severity yang sama besar dengan masalah 3. MASALAH Lamanya 1 pendistribusian berkas rekam medis pasien ke poliklinik Lamanya proses 108 160 268 1 Responden Responden Pertama Kedua Total Prioritas pendaftaran pasien 2 rawat Aqma kKarawang Petugas rekam medis tidak 3 menginformasikan kepada pasien mengenai perubahan 32 48 80 2 jalan RS 48 28 76 3 jadwal dokter . Dari seluruh perhitungan pada diagram 3. Dari kedua responden sudah jelas memiliki persamaan. jelas terlihat bahwa responden kedua pun memilih masalah 1 sebagai masalah yang diprioritaskan.5 terlihat bahwa masalah 1 juga memiliki nilai tertinggi pada tiap kategori prioritas masalah. Sehingga masalah yang dianggap paling penting untuk diatasi adalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Tabel 3.

masalah ini juga sangat melibatkan unit rawat jalan serta unit lain di Rumah Sakit Aqma Karawang yang langsung memberikan pelayanan baik medis maupun . maka promosi mouth to mouth yang diharapkan akan terjadi. Masalah 1 dianggap sangat perlu untuk segera diatasi karena menyangkut tidak hanya potensi kualitas rumah sakit dari segi pelayanan saja dalam waktu singkat. 2. selain melibatkan bagian rekam medis sendiri khususnya Seksi pengiriman dan penyimpanan berkas. Dalam pengidentifikasian masalah tersebut dapat dilakukan dengan majabarkan pertanyaan masalah. namun pihak rekam medis lebih menitikberatkan pada loyalitas yang akan tercipta dengan adanya kepuasan pelanggan. Where. Who. Berikut ini adalah uraian tentang pertanyaan masalah tersebut: 1. Dengan adanya kepuasan pelanggan. When. Penjabaran Masalah Seteah melakukan identifikasi masalah maka dapat dilakukan identifikasi akar masalah ce of problem). dapat disimpulkan lebih lanjut tentang dasar prioritas masalah yang telah ada.Dari tabel diatas. Dimulai saat terjadinya pendaftaran pasien ke poliklinik. Namun dalam cakupan lebih sempit. ) dan 1H (How). karena menyangkut pelayanan Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. yang mengacu pada 5W (What. D. Who (Siapa saja yang terlibat?) Sebenarnya masalah ini dapat secara menyeluruh mempengaruhi dan berhubungan denga semua unit di rumah sakit. What (Apa permasalahannya?) Masalah yang terjadi berkenaan dengan distribusi pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik yang dilihat melalui kunjungan perawat ke bagian rekam medis untuk mermambil berkas. Tentunya hal ini dengan sendirinya akan mendonglcrak pendapatan rumah sakit menjadi lebih besar. pasien bahkan perawat mengeluhkan jarak antara pendaftaran dengan penerimaan berkas ke polikiinik cukup lama.

Untuk satu rak penyimpanan berkas seharusnya maksimal memuat 120 berkas. namun kenyataannya dalam satu rak penyimpanan terdapat 150-200 berkas sehingga proses pencarian menjadi lama dan proses pendistribusian berkaspun menjadi lama terhambat: . namun penyimpanannya sangat tidak sesuai dengan standarisasi. Where (Dimana permasalahan itu terjadi?) Masalah ini secara umum terjadi di Rumah Sakit Aqma Karawang yaitu di beberapa unit pelayanan baik unit rawat jalan dan rawat inap serta unit pelayanan lainnya. Ditandai dengan adanya peningkatan jumlah pasien yang komplain dari hari ke hari. 3. masalah masih berlangsung dan belum ada tindak lanjut yang cukup untuk mengatasinya. 4.nonmedis.sebelumnya. Why (Mengapa permasalahan itu bisa terjadi?) Banyak faktor yang menyebabkan permasalahan ini terjadi. meskipun dalam moment ataupun palayanan tertentu. Namun. tidak memperlihatkan kenaikan yang signifikan. penyebab mama lamanya pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik adalah karena tempat penyimpanan berkas yang sudah tidak memadai. 5. Namun dalam hal ini permasalahan dapat terlihat ketika penulis memulai aktivitas pada bulan Pebruari 2007. Hingga akhirnya penulis mengangkat masalah ini. Fakta atau kenyataan ini didapat dengan melakukan observasi dan wawancara dengan beberapa petugas bagian rekam medis. Penulis pun melakukan wawancara dengan Kepala Bagian Rekam Medis yang juga merupakan Pembimbing Lapangan di Rumah Sakit Aqma Karawang berkenaan dengan penetapan masalah yang akan diselidiki yang telah disajikan . When (Kapan permasalahan itu terjadi?) Masalah ini terjadi sudah sejak lama. Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus.

Man Dari segi SDM. pasien menjadi terhambat. Hal ini dapat memicu komplain dari pasien. Adapun elemen yang ditetapkan oleh penulis dalam mencari penyebab masalah tersebut terkait pada hal ± hal berikut ini. Money. How). When. How (Bagaimana cara pemecahannya?) Selama ini masalah ini belum ditangani secara khusus dengan tindakan ± tindakan lebih lanjut untuk perbaikan yang cukup berarti. Where. namun masih sesuai dengan bidang dan kemampuannya. Sehingga pada saat ± saat sibuk. Method and Market) serta menganalisisnya dari 5W+1 H (What. Antisipasi yang telah dilakukan adalah proses pencarian berkas yang dilakukan lebih dari lima orang setiap harinya dan juga dibantu oleh perawat yang bersedia untuk menjemput berkas ke bagian rekam medis untuk membantu proses pendistribusian. Namun hal ini juga berarti tingginya beban kerja yang diemban seorang petugas. Rumah Sakit Aqma Karawang memiliki beberapa pegawai yang memiliki tugas rangkap. maka penulis selaku pemagang menggunakan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) untuk menganalisis renyebab masalah. Maka dapat diketahui penyebab terjadinya suatu masalah dan lingkungan yang mempengaruhi terjadinya masalah tersebut. 2. Method Masalah tekhnis yang muncul pada saat pelaksanaan program merupakan salah satu penyebab kurangnya persiapan rumah sakit dalam menjalankan programnya. Analisi Penyebab Masalah Setelah beberapa pertanyaan masalah diatas terjawab dan masalah utama telah ditetapkan ?aim ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Why.6. 1. Bentuk dari diagram tulang ikan ditentukan dari kompleksitas kategori idari setiap penyebab masalah yang dilihat dari Elemen 5M (Man. Hal ini pun dapat terkait dengan kurangnya . Material. F. Who.

Dalam hal ini sarana rekam medis yang dampaknya tidak dirasakan oleh pasien adalah tempat penyimpanan berkas rekam medis yang sudah tidak memadai.dll) hal tersebut dapat membuat data rekam medis menjadi tidak valid. . kotor.tenaga rumah sakit sehingga program yang sudah direncanakan tidak sepenuhnya berjalan dengan baik dan seringkali menemui kendala di lapangan. sarana lainnya juga dapat mempengaruhi keseluruhan pelayanan yang diberikan. Material Pelanggan tidak hanya merasakan keberadaan sarana medis saja di rumah sakit. sehingga dapat merusak berkas (robek. Gambaran mengenai penyebab terjadinya masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ dapat dilihat pada Diagram 3. Ketiga faktor diatas saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lainnya. basah. Namun. 3.4 berikut ini.

4 DIAGRAM ISHIKAWA ANALISIS PENYEBAB MASALAH ³BERKURANGNYA JUMLAH KUNJUNGAN PERUSAHAAN PELANGGAN KERUMAH SAKIT´ MAN Kurangnya untuk SDM MATERIAL Rak penyimpanan pengiriman sudah tidak memadai berkas rekam medis Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik Belim adanya sistem komputerensi status MAN keberadaan berkas .DIAGRAM 3.

malah sebaiknya jauh dari apa yang mereka harapkan. 2.Berdasarkan diagram Ishikawa diatas. Contohnya Komputer.. Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik. teliti dan cekatan. Segala yang diberikan dan dilakukan petugas kepada pasien menunjukkan tingkat kredibilitas dan mutu yang dimiliki oleh institusi tersebut. Dan fungsi seorang petugas sangatlah penting terutarna bagi institusi penghasil jasa layanknya rumah sakit. Misalnya saja status yang telah . khususnya yang langsung berhadapan dengan pelaggan merupakan salah satu media antara pelayanan yang diberikan dan pelanggan. dengan menciptakan program baru yang lebih canggih (contohnya mengenai keberadaan status) tentu saja dapat memudahkan proses kegiatan di RS. diperlukan 12 kali pelayanan prima secara kontinyu untuk membayar 1 kali kekecewaan pelanggan. Fatal akibatnya bila salah satu atau beberapa petugas tidak dapat memuaskan atau mengecewakan pelanggan. Status keberadaan berkas rekam medis seharusnya dapat dengan mudah diketahui oleh petugas RM dan perawat. dapat diketahui beberapa fa ktor yang menjadi penyebab masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´¶ yaiyu: 1. Petugas rumah sakit. Teknologi yang canggih harus dapat digunakan semaksimal mungkin. Karena itulah. pelayanan yang bagaimana dan sejauh mana yang diberikan. padat modal dart padat teknologi. petugas haruslah dapat memenuhi keinginan pelanggan. menjadi tolok ukur kinerja dan kepuasan yang akan tercapai oleh pelanggan. Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas Sebuah Rumah Sakit merupakan tempat padat karya. Sebuah penelitian mengemukakan. Rekam medis Rumah Sakit Aqma Karawang hanya memiliki satu SDM yang bertugas melakukan pengiriman berkas. Petugas yang dibutuhkan yaitu petugas yang cepat tanggap. hal tersebut tentu saja dapat menghambat pengiriman berkas karena jumlah poliklinik yang juga sangat banyak (40 klinik). Karena akan sangat sulit menyembuhkan kembali kekecewaan pelaggan. Sebagai penggerak pelayanan.

proses pencarian masalah harus dilakukan secara teliti dan melibatkan berbagai sudut pandang serta informasi yang mendukung. 3. maka tidak akan sulit untuk mencapai suatu penyelesaian masalah yang tepat. Sehingga data yang didapat valid dan mudah dipercaya. ataukah berkas tersebut berada di poli yang salah. Karena menggunakan solusi yang tepat pula. Rata-rata jumlah pasien baru setiap tahunnya adalah sekitar 40. Sedangkan berkas yang telah di in-aktifkan dari tahun 1988-1995 sebanyak 100. Berdasarkan data yang didapatkan oleh penulis berkaitan dengan bertumpuknya berkas adalah karena semakin hari semakin banyak pasien baru di RSIJ yang tidak sebanding dengan berkas yang telah di inaktifkan dan dimusnahkan.dikeluarkan dari tempat penyimpanan sering tidak diketahui oleh perawat. apakah telah dikeluarkan dari ruang penyimpanan atau belum. Kenyataan yang teijadi di lapangan adalah petugas rekam medis dan perawat tidak dapat mengetahui dengan pasti mengenai keberadaan berkas tersebut. Oleh karena itulah. Setiap masalah yang dikemukakan harus dicermati secara seksama. atau disebut juga dengan akar masalah. dipelajari dan diselidiki dengan sangat teliti agar didapatkan penyebab yang paling mendasari timbulnya masalah. karena ketidakseimbangan itulah berkas di bagian peyimpanan semakin padat. Berkas yang seharusnya tersusun dengan rapi. Rak penympanan sudah sangat tidak memadai Rumah Sakit Aqma Karawang telah memiliki sistem penyimpanan berkas yang bagus. Bila akar masalah sudah didapatkan dan sesuai. kenyataan yang terjadi adalah berkas bertumpuk-tumpuk sangat padat bahkan tidak sedikit berkas yang disimpan di luar rak (di lantai dan di bagian atas rak). .000 pasien (di kali dengan usia Rumah Sakit Aqma Karawang saat ini).000. namun tidak didukune oleh sarana yang memadai.

apa yang berhasil sebelumnya. Pengalaman orang. Dengan adanya berbagai alternatif masalah.BAB IV ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH A. Diantaranya. dan segala macam batasan lain menghambat kreativitas ketika . Bahkan. Kerangka Teori Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah mengetahui penyebab masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik¶¶ adalah mencari altematif pemecahan masalah tersebut. tanpa ada cadangan alternatif lainnya. ketersediaan sumber daya baik dana. Tujuannya adalah untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang dapat menghambat kinerja atau pemberian pelayanan di rumah sakit. Salah satunya adalah membe rikan pandangan dengan lebih terperinci mengenai dampak yang terjadi dan manfaat apa yang akan diperoleh di masa yang akan datang terhadap satu altematif pemecahan masalah. Dengan kasus yang sama. bila masalah hanya memiliki satu altematif pemecahan masalah. Keputusan untuk memilih maupun mengajukan berbagai alternatif masalah perlu mempertimbangkan banyak hal yang berkenaan dengan kemampudayaan yang dimiliki untuk dapat melaksanakan langkah penyeleseaian masalah yang diinginkan. dampak terburuk adalah masalah yang tertimbun tersebut malah melahirkan masalah baru yang lebih kornpleks dan dengan jumlah yang banyak. memudahkan kita untuk mencari dan menimbang langkah manakah yang terbaik untuk dilakukan dan dapat menempuh jalan lain bila langkah pertama yang diambil mengalami kendala di tengah pelaksanaannya. sarana dan tenaga agar sebaik mungkin dapat digunakan secara efektif dan efisien Banyak keuntungan yang didapat saat membuat suatu alternatif masalah. Masalah pun semakin rumit dan kecil kemungkinan untuk dapat diselesaikan. apa yang mereka pikir bisa diterima oleh manajemen. maka akan menghambat penyelesaian pada saat alternatif pemecahan masalah yang ada tidak mampu menyelesaikan masalah yang ada.

yaitu sebagai alat untuk menghilangkan atau mengurangi faktor penyebab masalah yang diwujudkan dengan rencana aksi penyelsesaian masalah sebagai langkah lebih lanjut. Menurut Richard Y.sampai pada intisari pemecahan suatu masalah. Dalam menetukan solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah. Tentukan soiusi terbaik Setelah daftar solusi terbentuk. Dari sinilah altematif pemecahan masalah berfungsi sesuai kapasitasnya. 2. Dengan melihat factor-faktor tersebut. Membuat daftar kemungkinan solusi Buatlah sebanyak mungkin solusi yang diduga dapat memecahkan masalah yaw sedang dihadapi yang ditampilkan dalam suatu tabel. yaitu: 1.selanjutnya adalah menyusun uraian rencana prioritas solusi. Chang dalam bukunya ³Langkah²langkah pemecanan unsalah´ untuk mengidentifikasi solusi pemecahan masalah terdiri dari dua langkah. tindakan yang tepat untuk dilaksanakan adalah melihat apakah solusi tersebut tepat untuk dilakukan dengan menilai berbagai faktor keuntungan dan penghambat. pada umumnya terdapat 6 (enam) Iangkah. yaitu: . Untuk memecahkan masalah yang telah dipilih sebehtmnya. maka kita akan lebih mengutamakan solusi yang mempunyai keuntungan lebih banyak. maka tindakan selanjutnya adalah menentukan solusi yang terbaik untuk dilaksanakan dari sekian banyak solusi yang ditawarkan. Setelah solusi terbaik didapat.

Membuat daftar kemungkinan solusi.sebab potensial dilakukan dengan melakukan tahap pemecahan masalah ke tempat pertanyaan serta mengumpulkan informasi lalu disaring. ldentifikasi solusi yang memungkinkan Mengidentifikasi solusi suatu masalah terdiri dari dua bagian.1 Model Pemecahan Masalah Enam Langkah Definisikan Masalah Analisis Penyebab Potensial Identifikasi Solusi yang Memungkinkan Potensial Susun Rencana Tindakan Susun Rencana Tindakan Pilih Solusi Terbaik Impelementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan Sumber: Richard Y. kemudian buat ringkasan apa yang diinginkan setelah masalah tersebut dipecahkan. Step by Step Problem Solving Proses yang terjadi pada model pemecahan masalah pada gambar dapat diuraikan secara lebih rinci sebagai berikut. Definisikan masalah Untuk berhasil memecahkan masalah. 2. yaitu: a. 1. Analisis sebab. 3. Tuliskan pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada. Dalam proses ini dimulai dengan menetapkan daftar kemungkinan solusi yang luas.sebab potensial Untuk menganalisis sebab. Chang dan P. langkah pertama adalah mendefinisikan suatu masalah dengan berbagai cara sehingga masalah tersebut dapat dipecahkan. Keith Kelly.Gambar 4. .

b. B. Menentukan solusi terbaik dengan menyempitkan daftar tersebut sampai menjadi daftar ringkasan dengan beberapa kemungkinan mendapatkan solusi terbaik dengan metode sumbang saran. dengan cara membuat formulir penilaian kriteria yang merupakan alat efektif untuk sampai pada konsensus. 1. Alternatif Pemecahan Masalah Setelah membahas mengenai akar penyebab masalah yang ditampilkan melalui Diagram Ishikawa. karena formulir ini membandingkan berbagai altematif secara objektif. Berikut ini adalah uraian alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat diambil.1 Alternatif Pemecahan Masalab Man Penyebab Masalah Kurangnya SDM yang terampil Alternatif Pemecahan Masalah Menambah Sumber Daya Manusia Memberikan reward dan Punishment kepada petugas rekam medis Memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis . maka dibuatlah beberapa solusi pemecahan masalah pada tabel berikut. Man Kurangnya SDM untuk pengiriman berkas ke poliklinik. Tabel 4.memperbesar kesempatan untuk meneliti berbagai solusi yang lebih inovatif dan tidak biasa. maka tindakan selanjutnya adalah mengidentifikasi altematif kemungkinan solusi pemecahan masalah yang akan digunakan untuk memecahkan masalah atau setidaknya meringankan masalah yang ada yaitu ³Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik´. Pilih solusi terbaik Pada langkah ini keputusan harus dibuat dengan menetapkan solusi yang dipilih yang merupakan solusi terbaik. 4.

Hal ini dilakukan untuk memastikan kompetensi petugas yang sebenarnya. Namun perlu diidentifikasi alasan petugas yang tidak mampu atau tidak mau melaksanakan tugasnya. Dalam hal ini. Selain itu. karena petugas rekam medis di bagian pendaftaran terkadang melakukan kesalahan dalam pencetakan poliklinik tujuan pasien. selain itu diberlakukan pula punishment (hukwnan) kepada petugas yang tidak melakukan tugasnya dengan baik. Penambahan petugaspun dapat mengurangi beban kerja perawat yang tidak seharushya datang ke bagian rekam medis untuk menjemput berkas. Namun dapat diantisipasi dengan pemberian insentif untuk pelaksanaan tugas tugas tertentu. Penambahan petugas harus memilih SDM yang terampil dan memiliki tingkat kecermatan dan ketelitian yang tinggi. yang menjadi alternatif yang memungkinkan untuk dapat dilakukan oleh RS adalah menambah petugas pengiriman berkas. Alternatif selanjutnya dengan memberikan reward (penghargaan) kepada setiap petugas yang melakukan pekerjaannya dengan baik secara terusmenerus tanpa penurunan kualitas kerjanya. lebih menyangkut dengan masalah keuangan. Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas. karena jumlah petugas pengiriman hanya satu orang maka perlu penambahan tenaga kerja agar mempermudah pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis ke poliklinik. Bisa saja seorang petugas akan lebih sesuai menjalankan tugas lain karena memiliki kompetensi yang lebih baik di bidang lain tersebut. tujuan diadakannya pelatihan adalah agar semua petugas rekam medis dapat memahami dan menguasai cara kerja di bagian rekam medis. . terutama yang dianggap memiliki kinerja buruk atau pernah menuai komplain dari pasien berulang kali.Dari tabel diatas.

2. Diantaranya adalah mambuat sistem baru mengenai keberadaan berkas rekam medis denagn tujuan untuk mempermudah pencarian berkas di dalam rak penyimpanan sekaligus untuk mengetahui berkas yang salah kirim (nyasar) hanya dengan memasukkan nomor rekam medis lalu terlihat di poli mana bekas tersebut berada (tentunya petugas klinik juga harus memasukkan nomor-nomor rekam medis yang ada di kliniknya terlebih dahulu). Method Untuk solusi alternatif pemecahan masalah mengenai belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas. dapat dilihat beberapa solusi sebagai berikut. Membuat sistem barn sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas melalui petugas Intern rumah sakit 2. Petugas di poliklinik langsung keberadaan berkas memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak esuai Untuk penyebab masalah method. didapat 3 (tiga) alternatif pemecahan masalah pula. Jika hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh petugas intern rumah sakit maka alternatif selanjutnya adalah dengan membuat sistem tersebut melalui konsultan dari luar. Membuat sistem baru di rekam medis melalui konsultan dari luar 3. . Tabel 4. Kemudian petugas klinik langsung memisahkan mengembalikan ke bagian rekam medis berkas yang tidak sesuai tersebut.2 Alternatif Pemecahan Masalah Method Penyebab Alternatif Pemecahan Masalah mengenai Belum Masalah adanya 1. Kemudian alternatif terakhir adalah pegawai klinik (perawat atau petugas administrasi klinik) lebih teliti lagi dalam melihat berkas dan slip pengobatan karena terkadang petugas rekam medis melakukan kesalahan penulisani pencetakan.

3.

Material Permasalahan akan tempat penyimpanan yang sudah tidak n-iemadai lagi adalah sebagai berikut Tabel 4.3 Alternatif Pemecahan Masalah Material

Penyebab Masalah Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai

Altematif Pemecahan Masalah 1. Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack 2. Menambah ruangan penyimpanan berkas 3. Melakukan penyortiran berkas secara

berkala dan berkesinambungan

C. Prioritas Pemecahan Masalah Dengan berbagai alternatif pemecahan masalah yang ada, maka dipilih satu cara yang dianggap paling layak untuk dilakukan. Apabila satu cara penyelesaian telah ditetapkan, maka alternatif pemecahan masalah tersebutlah yang akan menjadi prioritas. Segala keterbatasan yang dimiliki RS juga tidak memungkinkan altematif pemecahan masalah yang ada dilakukan secara bersamaan atau seluruhnya dalam waktu yang berdekatan. Hal ini pula yang mendasari pentingnya penetapan satu altematif pemecahan saja, yaitu dengan memilih cara terbaik. Altematif yang terbaik ini pun akan membantu menemukan program yang lebih efektif dan efisien. Upaya memprioritaskan masalah ³Lamanya Pengiriman Berkas ke Poliklinik´ dilakukan dengan menggunakan metode Criteria Matrix sebagai acuan. Acuan yang digunakan penulis atara lain: 1. Efektivitas Program Efekivitas program menunjukkan kemampuan program mengatasi penyebab masalah yang ditemukan. Semakin tinggi kemampuan tersebut, maka akan semakin efektif seuatu program pemecahan masalah. Efektivitas program tersebut dapat dilihat dengan cara mengukur seberapa efektif setiap program±program yang telah direncanakan

dengan menggunakan beberapa pedoman atau alat ukur tertentu. Beberapa pedoman tersebut antara lain:

a.

Magnitude (M) Merupakan seberapa besar persentase penyebab masalah yang dapat diselesaikan dengan program tersebut, maka makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut.

b. Importancy (I) Makin penting cara penyelesaian masalah dalam mengatasi penyebab masalah tersebut. Pentingnya cara penyelesaian masalah ini dikaitkan dengan kemampuan cara penyelesaian masalah untuk kurun waktu panjang. Jika cara penyelesaian masalah dapat meniadakan masalah untuk kurun waktu cukup lama atau selama ± lamanya, maka cara penyelesaian masalah tersebut dinilai lebih penting.

c.

Venerability (V) Makin sensitif cara penyelesaian masalah mengatasi penyebab masalah yang ditemukan, makin efektif cara penyelesaian masalah tersebut. Sensitifitas cara penyelesaian masalah ini terkait dengan kemampuan menyelesaikan masalah sesegera mungkin. Makin segera masalah dapat diselesaikan, makin sensitif cara penyelesaian tersebut.

2.

Efisiensi program (C) Menunjukkan pada pemakaian sumber daya. Berkenaan pula dengan biaya yang akan dikeluarkan, apabila suatu masalah dapat diselesaikan dengan biaya yang semakin kecil, maka tingkat efisiensi cara penyelesaian masalah tersebut juga semakin tinggi.

Setelah itu, dilakukan pembobotan dari seluruh kriteria tersebut dengan skala 1 sampai dengan 5. Kemudian, dari penilaian terhadap kriteria kriteria tersebut akan dihitung dengan menggunakan rumus: MxVxI C Berdasarkan uraian kriteria ± kriteria diatas, maka jelas bahwa hasil pembobotan tertinggi merupakan solusi yang paling efektif dan efisien untuk diambil. Perhitungan Criteria Matrix dalam memprioritaskan pemecahan masalah dapat dilihat pada uraian dan tabel dibawah ini. 

Man Dalam menetukan prioritas masalah penulis menggunakan pembobotan seperti yang telah dilakukan sebelumnya. Berikut hasil pembobotan altematif pemecahan masalah yang dilakukan oleh penulis setelah melakukan diskusi dengan Pembimbing Lapangan tempat magang. Tabel 4.4 Prioritas Pemecahan Masalah Man No. Altematif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Menambah SDM untuk pengiriman berkas 2 Memberikan reward dan Punishment kepada petugas 3 rekam medis Melakukan pelatihan terhadap petugas rekam medis 3.5 4 4 4 14 3 4 3 4 9 2 1 3 V 3 Efisiensi MxVxI (C) 3 C 6

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa solusi untuk memecahkan masalah kurangnya SDM yang terampil di rekam medis adalah dengan mengadakan pelatihan kepadapetugas rekam medis. Dengan memberikan pelatihan, diharapkan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik, komunikatif dan lebih peduli kepada pasien. Pelatihan merupakan cara

1995. sehingga hams terjalin kerjasama yang erat diantara bagian lain yang terkait melalui komunikasi dalam menyajikan pelayanan yang lebih baik. Dalam pelatihan ini. yaitu pembekalan petugas untuk memperhitungkan nilai dari sebuah relasi dengan pasien/ pelanggan. diharapkan adanya team work yang baik. Membangun kewaspadaan. prinsip ± prisip umum mengenai customer service dan dapat membentuk kerjasama antarunit rumah sakit. 4. dengan demikian mereka dapat mengalokasikan tenaga dan pikirannya secara lebih optimal. Meningkatkan kerjasama antar unit rumah sakit. Memperbaiki keterampilan petugas dalam melayani pelanggan. dengan membuat pemahaman bahwa customer service merupakan suatu kerjasama yang sportif. Adapun di bawah ini terdapat tipe ± tipe pelatihan yang sangat berfaedah menurut Leland and Bailey. Membangun team. sebagai berikut: 1. seperti: 1. Menyelesaikan masalah. perlu juga dikembangkan sistem pendukung. Membantu para kepala bagian (manajer) untuk memahami peranannya dalam membuat pelayanan yang baik. 3. merupakan suatu pengenalan pada pelayanan pelanggan / customer service dan harus melibatkan semua orang dari lini teratas sampai dengan terbawah. Keterampilan customer service. 2. dengan adanya keterampilan ini dapat membantu dalam mengenali dan membuat hubungan antarmanusia serta mengatasi masalah dalam memberikan pelayanan yang terkait.yang efektif meningkatkan mum palayanan yang diberikan. walaupun ada perbedaan sistem kerja Suatu program pelatihan yang terarah tidak saja akan memperbaiki pelayanan yang diterima oleh pelanggan akan tetapi memberikan keuntungan pada organisasi. karena dengan memiliki petugas yang dapat benar benar memuaskan pelanggan akan menimbulkan kepuasan yang lebih besar dibandingkan dengan pemberian diskon tarif pelayanan kepada pasien. 3. 2. dengan tujuan untuk mengenali beberapa . Dengan diadakannya pelatihan ini.

Tabel 4. Dari penjelasan tersebut.3 .5 berikut ini. Alternatif Pemecahan Masalah Efektivitas M 1 Membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas oleh petugas Intern rumah sakit 2 Membuat sistem barn di rekam medis melalui konsultan dari luar 3 Petugas di poliklinik langsung memisahkan/ mengembalikan berkas yang tidak sesuai Masalah pada metode yang paling diprioritaskan solusinya adalah membuat sistem barn mengenai keberadaan berkas yang dibuat oleh petugas Intern rumah sakit. Hal ini dianggap penting karena dengan adanya sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas akan sangat memberikan kemudahan dalam pencarian berkas baik dalam rak 2 3 3 3 6 3.5 Prioritas Pemecahan Masalah Method No.model dari penyelesaian masalah.7 MxVxI C 17.5 4 4 4 14 4 I 4 V 4 Efisiensi (C) 3. Pelatihan tersebut dapat dilakukan di auditorium atau pelatihan melalui media. mempelajari tekhnik tertentu untuk menganalisa suatu masalah dan cara mempergunakan alat bantu dalam menyelesaikan masalah yang ada. semuanya tergantung dari dana yang tersedia di rumah sakit tersebut. dapat dilihat pembobotan solusi terhadap berbagai alternatif yang ada seperti yang dapat dilihat pada tabel 4.  Method Dari segi metode. maka jenis pelatihan yang akan dilakukan bagi petugas rekam medis adalah pelatihan tentang keterampilan customer service dan membangun team.

Tentu saja hal tersebut akan juga membantu dalam mempercepat proses pendistribusian berkas ke poliklinik. Tabel 4. Maka semaksimal mungkin tim internal dapat membuat sistem tersebut.5 4 4 4 14 Pada tabel 4. A ltematif Pernecahan Masalah Efektivitas M I 4 V 3 Efisiensi MxVxI (C) 4 C 9 1 Mengganti rak penyimpanan biasa dengan roll a pack 3 2 Menambah ruangan penyimpanan berkas 2 3 3 3 6 3 Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan sinambungan 3. karena jika tidak bisa melakukannya maka rumah sakit akan mengeluarkan biaya yang Iebih besar dibandingkan dengan pembuatan sistem melalui tim internal Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. Penggunaan tim internal untuk membuat sistem tersebut dilandasi dengan suatu upaya penghematan biaya dan guns mengoptimalkan kinet-ja pagawai Rumah Sakit Aqma Karawang.  Material Pembobotan masalah dari segi material terhadap berbagai altematif pemecahan masalah yang ditampilkan adalah sebagai berikut.6 diatas dapat dilihat bahwa rekam medis lebih memprioritaskan upaya penyelesaian masalah dengan melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan karena dengan .6 Prioritas Pernecahan Masalah Material No.penyimpanan maupun di dalam poliklinik. Sehingga tidak ada lagi keluhan dari perawat akan keterlambatan berkas ke poliklinik.

5 4 4 4 14 4 3 3 4 9 M 2 I 3 V 3 Efisiensi (C) 3 MxVx1 C 6 . Hal ini dianggap paling efektif dan efisien daripada harus mengganti rak penyimpanan dengan roll a pack yang lebih mahal dan tenaga lebih banyak (karena rak dan berkas-berkas yang ada harus dipindahkan ke roll a pack tersebut). Dari setiap altematif pemecahan masalah dari berbagai faktor penyebab masalah yang ada. Tabel 4. maka dapat dilihat faktor penyebab masalah beserta altematif pemecahan yang manakah yang akan didahulukan pelaksanaannya pada tabel berikut ini.adanya penyortiran tersebut jumlah berkas rekam medis yang seharusnya sudah di in-aktifkan dapat dikeluarkan sehingga tidak terjadi penumpukan berkas yang sangat padat. Meningkatkan koordinasi terhadap kinerja petugas rekam medis. 1 Alternatif Pemecahan Masalah Man: Masih ada SDM yang kurang terampil 2 Method: Belum adanya sistem komputerisasi mengenai status keberadaan berkas 3 Material: Rak penyimpanan yang sudah tidak memadai 3.7 Prioritas Faktor Penyebab Masalah dan Pemecahan Masalah ´Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ Efektivitas No. Hal ini dapat pula dilakukan dengan menambah frekuensi beban waktu kerja petugas per shift-nya untuk melakukan penyortiran.

dapat diketahui lebih jelas faktor mana yang memang. Untuk dapat lebih jelas melihat hubungan dari ketiga faktor penyebab masalah. maka dibuat suatu hubungan antara setiap faktor masalah yang ada. diharapkan dapat menyelaraskan penyelesaian masalah secara lebih baik. Sistem yang sempuma. tidak akan mampu menunjang keberhasilan penyelesaian masalah utama. dalam memilih solusi yang ada. Sehingga bukan merupakan hal yang sulit untuk mendapatkan alternatif masalah yang paling sesuai dan tepat. alternatif mengenai penambahan SDM tidak terlalu diprioritaskan perencanaannya karena bebannya lebih ringan dibandingkan harus membuat suatu sistem komputerisasi khusus. Bisa jadi malah akan menambah permasalahan baru yang lebih rumit. Dengan adanya gambaran korelasi ini.Akhirnya dapat diputuskan bahwa altematif dan faktor penyebab masalah yang mana yang menjadi prioritas untuk dilaksanakan terlebih dahulu adalah dari faktor material. apabila sebagian bahkan seluruh penggeraknya tidak kompeten dan konsisten dalam bekerja dan penyelesaian masalah tersebut. Apabila semua persiapan sumber daya manusia dan metode telah disiapkan. pelaksanaan yang disusun sedemikian rupa. Tujuan dibuatnya diagram relasi ini adalah agar dapat melihat faktor penyebab masalah secara lebih objektif. yaitu mengenai rak penyimpanan yang sudah tidak memadai.. namun hal ini tetap diperhatikan. . yaitu ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. sangat penting untuk didahulukan yang memiliki dampak buruk terkecil dan dapat membantu dalam mencegah permasalahan yang mungkin timbul akibat kurang memperhitungkan sebab akibat dari setiap solusi masalah. dengan hasil bobot nilai tertinggi yaitu 14. masalah selanjutnya yang dianggap menjadi prioritas utama kedua adalah menciptakan sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis yang dibuat oleh pihak intern rumah sakit. Selain itu. teratur dan dinamis.

sehingga menghambat . hal tersebut karena sulitnya mengetahui di mana berkas berada.Gambar 4. Alternatif se lanjutnya adalah menciptakan sistem keberadaan berkas. Rak penyimpanan seharusnya maksimal memuat 120 berkas. namun pada kenyataannya di Rumah Sakit Aqma Karawang rak penyimpanan memuat 175-200 berkas.2 Diagram Relasi (Relation Diagram) Rak penyimpanan berkas yang melebihi kapasitas Penyortiran berkas rekam medis tidak terlaksana secara berkesinambungan Masih ada SDM yang tida k terampil Lamanya Pengiriman Berkas Rekam Medis ke Poliklinik Tidak ada sistem mengenai keberadanberkas Pelatihan bagi petugas rekam medis Dari diagram relasi di atas dapat kita lihat bahwa rak penyimpanan berkas yang sudah melebihi kapasitas merupakan masalah utama yang perlu diprioritaskan karena lambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik disebabkan pula oleh pencarian berkas yang sulit. Hal tersebut karena kurangnya penyortiran yang dilakukan secara berkala dan berkesinambungan.

tetapi setiap kelebihan dan kekurangan yang dimiliki akan dapat membantu dalam pemecahan masalah tersebut Dengan melihat beberapa penilaian yang telah dilakukan sebelumnya. Dari segi kekurangannya. Alternatif terakhir adalah memberikan pelatihan kepada petugas rekam medis agar lebih terampil dalam bekerja D. maka pihak manajemen rumah sakit akan dapat memperhitungkan seberapa besar tingkat kesuksesan ketika cara atau alternatif penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan. Kelebihan dan Kekurangan Dari setiap solusi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. yaitu dengan melihat berbagai kekurangan dan kelebihan dari setiap alternatif penyelesaian masalah tersebut. dengan adanya keterangan mengenai kelebihan dari cara atau altematif penyelesaian masalah tersebut.pendistribusian. pihak manajemen rumah sakit hanya dapat mengetahui segi negatif dari pelaksanaan setiap alternatif yang dipilih. Selain itu. Bila segi kekurangannya sudah dapat dilihat atau diramalkan. akan dilakukan upaya perbaikan yang telah terencana sebelumnya . sehingga ketika kekurangan itu berdampak pada timbulnya masalah. maka dalam menentukan program aksi (Plan of Action) akan dapat dibuat program penunjang untuk dapat membuat langkah pencegahan beserta perkiraan waktu pelaksanaannya. maka memprediksi atau memperkirakan berbagai kemungkinan yang dapat saja terjadi. Dengan melihat kelebihan dan kekurangan dari setiap altematif pemecahan masalah. namun pihak manajemen juga dapat membuat langkah pencegahan agar kekurangan tersebut tidak akan menjadi masalah besar dan tidak akan membuat masalah ± masalah baru yang lebih sulit. diharapkan akan dapat membantu pihak manajemen Rumah Sakit Aqma Jakarta dan pihak±pihak terkait dalam mengambil keputusan dan dalam mengantisipasi segala kemungkinan yang dapat saja teijadi di kemudian hari pada saat cara penyelesaian masalah tersebut dilaksanakan.

akan banyak masalah di lapangan yang akan timbul sebagai contoh kasus nyata. guna menarik minat peserta pelatihan. apabila RS ingin melibatkart pembicara / tenaga pengajar dari eksternal pun tidak jadi masalah. sehingga peserta dapat secara aktif dan kooperatif menangani dan menyelesaikan masalah tersebut. Alternatif 1 Man: Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis a. y Dana yang dibutuhkan untuk pelaksanaan program ini tidak terlalu besar.Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari setiap alternatif pemecahan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ di RSAK 1. Ilmu berupa teori yang telah diberikan dapat diaplikasikan secara nyata sehingga akan menambah tingkat pemahaman peserta pelatihan. Dalam pelaksanaan program pemecahan masalah dengan . maka akan diperoleh berbagai keuntungan sebapai berikut: y Pihak ± pihak yang dilibatkan sebagai pembicara atau pengajar (trainer) pada pelaksanaan pelatihan ini dapat melibatkan pihak pihak internal saja Apabila pihak ± pihak internal rumah sakit. y Menjadi tenaga yang terlatih. maka dalam hal ini pihak RS menggunakan pihak internal saja sebagai tenaga pengajarnya. Karena pada saat pelatihan. dalam hal ini staf bagian rekam medis telah memiliki data ± data secara lengkap dan memiliki kemampuan untuk inenerangkan tentang gambaran umum kinerja di bagian rekam medis. Hal ini tentunya dapat menjadikan peserta terampil dan independen dalam melakukan tugasnya. Kelebihan Dengan mengadakan pelatihan mengenai service excellent kepada perawat khususnya di rawat inap. Namun.

Kekurangan Seperti halnya kegiatan kegiatan diktat lainnya. Banyaknya jumlah program yang diundur pada kali ini tahun juga sebelumnya. Saat berlangsungnya proses pemberian ilmu service excellent melalui kegiatan diktat memang tidak memakan waktu yang lama pada saat kegiatan diktat berlangsung. y Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang pelayanan prima kepada pasien. membutuhkan waktu yang cukup lama. Namun. y Agar dapat memberikan ilmu secara menyeluruh. Pelatihan ini. maka kegiatan diktat kepada petugas rekam medis memiliki beberapa kekurangan. b. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan dana yang dimiliki pihak rumah sakit. sehingga dana yang diperlukan dapat di ± cover oleh Rumah Sakit Aqma Karawang sendiri. Kekurangan ± kekurangan tersebut antara lain: y Kegiatan /program diktat ini memiliki kemungkinan diundur pelaksanaannya untuk jangka waktu yang tidak dapat dipastikan. karena jumlah . Program diktat bukan merupakan satu satunya program yang dimiliki rumah sakit ataupun bagian pemasaran sendiri. maka mulai dari perencanaan kegiatan sampai dengan evaluasi tidak menghabiskan dana yang terlalu besar.menggunakan cara pemberian pelatihan kepada perawat ini. sulit untuk memungkinkan program diktat direalisasikan dalam waktu dekat. seperti telah dibahas sebelumnya. sangat menekankan pada sikap perilaku untuk melayani soerang pasian secara subjelctif dan menjunjung tinggi kebutuhan pasien. Diadakannya pelatihan ini dapat meningkatkan kualitas kompetensi yang dimiliki setiap petugas agar dapat lebih memahami arti penting seorang pelanggan/ pasien terhadap kinerjanya di RS.

2. Lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik salah satunya adalah karena masih banyak berkas yang salah penempatan.agar pelatihan dapat berlangsung lebih tertib dan teratur. setidaknya dengan adanya system tersebut petugas rekam medsi dapat mengetahui apakah berkas tersebut telah keluar dari rak penyimpanan/ belum y Mengetahui keberadaan berkas rekam medis di poliklinik Sistem komputerisasi memang akan sangat membantu seluruh kegiatan di rumah sakit. Penyebaran kuesioner kepada pasien terhadap kualitas pelayanan petugas rekam medis setelah diberi pelatihan. yakni salah satunya koordinasi secara berkala dan terus menerus. y Evaluasi pasca diktat yang diperuntukkan bagi peserta diktat tidak dapat dijadikan patokan perkiraan keberhasilan yang akan dicapai dalam peningkatan kompetensi perawat.petugas yang cukup banyak. Untuk itulah dibuat sistem komputerisasinya . Dengan adanya system komputerisasi tersebut tentunya dapat memudahkan dalam pencarian berkas. y Ketika kegitan diktat selesai dilakukan. maka proses diktat ini harus dilakukan secara bertahap yang berarti membutuhkan waktu yang tidak sedikit. serta mengamati dan menanggapi setiap komplain yang masuk dari pasien secara langsung maupun tidak langsung. Kelebihan Beberapa keuntungan menggunakan alternatif ini adalah sebagai berikut: y Memudahkan pencarian berkas rekam medis pada rak penyimpanan. Alternatif 2 Method: Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas a. maka hendaknya dilakukan evaluasi.

tidak perlu bertanya lagi kemana berkas rekam medis berada (apakah nyasar/ tidak). maka terdapat pula kekurangan yang mungkin terjadi. Kekurangan Berkenaan dengan penyusunan strategi oleh tim internal rumah sakit. 3.agar dapat dengan mudah mengetahui dimana berkas rekam medis berada (hanya degan memasukkan nomor rekam medisnya) y Mengurangi beban kerja perawat/ petugas administrasi klinik Dengan adanya sistem tersebut maka petugas poliklinik tidak perlu bersusah payah datang ke bagian rekam medis untuk menanyakan berkas rekam medis apakah sudah dicari atau belum. dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Karena cukup dengan memasukkan nomor rekam medis maka akan telihat keberadaan berkas tersebut. banyak tahapan yang harus dilakukan terlebih dahulu. Seperti melakukan suatu survey. Seperti halnya suatu pelaksanaan survey lainnya. Alternatif 3 Material: Melakukan peyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan . b. y Biaya yang dibutuhkan cukup besar y Untuk membuat suatu sistem komputerisasi yang barn. Karena melibatkan pihak ekstemal rumah sakit seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. y Membutuhkan Sumber Daya Manusia yang lebih banyak dan terampil Sistem mengenai keberadaan berkas rekam medis tentu saja memerlukan SDM yang dapat mengaplikasikan computer dengan baik dan juga harus memiliki petugas yang sangat teliti karena bisa saja petugas akan malkukan kesalahan memasulckan nomor rekam medis di computer sehingga dapat menghambat pula proses pencarian berkas.

Karena penyortiran kerap menjadi hambatan karena tidak semua petugas mampu dan mau untuk melaksanakannya dengan baik. y Mengurangi kepadatan berkas yang bertumpuk di dalam rak penyimpanan Dengan dilakukannya penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan maka kita dapat mengetahui berkas yang sudah tidak aktif sehingga dapat mengurangi bekas-berkas yang sangat padat tersebut. Kekurangan Dari kelebihan yang telah diuraikan diatas. Kelebihan Untuk mengupayakan peningkatan lingkungan rumah sakit. Penyortiran ini juga dapat menjaga kualitas berkas karena jumlah berkas yang sesuai dengan kapasitas dapat mengurangi kerusakan berkas. b. dapat dilakukan dengan berbagai cara. yaitu pelaksanaannya tidak dapat dipastikan selaras dengan harapan manajemen rumah sakit. Berikut adalah kelebihan dari penyortiran berkas secra berkala.a. Mengingat keterbatasan waktu dan tenaga yang ada. y Memudahkan pencarian berkas rekam medis Mengapa hal ini dapat terjadi? Karena dengan penyortiran. maka akan dapat dilakukan upaya pengantisipasian terhadap kemungkinan±kemungkinan terjadi di masa yang akan datang. yang akan . Namun setiap cara / solusi memiliki konsekuensi masing masing. Dengan dilakukannya analisis mengenai kelebihan dan kekurangan dari prioritas pemecahan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas ke Poliklinik´ yang terjadi di Bagian Rekam Medis Rumah Ssakit Aqma Karawang dengan menggunakan tiga jenis cara pemecahan masalah. dapat terlihat kekurangan yang terdapat pada solusi ini. maka berkas-berkas rekam medispun akan berkurang sehingga otomatis semakin sedikit berkas di rak penyimpanan maka akan semakin rapi pula penyimpanan berkas tersebut sehingga petugas rekam medis akan sangat mudah untuk mencarinya.

namun pelayanan yang diberikansejauh ini lebih unggul daripada rumah sakit pemerintah yang biayanya dan pelaksanaannya dominan diatur oleh pemerintah. Sedangkan rumah sakit swasta lebih memfokuskan ushanya pada laba (profit focus) dikarenakan keuangan mereka bersifat mandiri. Kesehatan . Sudah banyak kegiatan di rumah sakit yang kini dijadikan lahan bisnis yang subur oleh sebagian pengusaha atau pihak lainnya. Namun institusi rumah sakit yang benar±benar memberikan pelayanan prima yang berorientasi pada pelanggan. sangat banyak masyarakat yang tidak mampu mendapatkan perawatan maupun pengobatan yang layak atas penyakitnya. Pada bab ini berisi rencana pelaksanaan pemecahan masalah yang penulis usulkan. tidaklah banyak dan mungkin belumlah optimal. Penjelasan Prioritas Masalah Pada bab sebelumnya telah dikemukakan beberapa prioritas pemecahan masalah untuk permasalahan ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Rumah sakit ± rumah sakit pun bersaing memberikan pelayanan yang paling prima dengan berbagai strategi yang digunakan. Dan memang begitulah fungsi dasar sebuah rumah sakit yang sebenarnya. Rumah sakit jenis pemerintah biasanya memberikan pelayanan yang sangat mementingkan hak kalangan tidak mampu agar bisa mendapatkan pelayanan kesehatan dengan harga terjangkau ataupun tanpa memungut biaya. Dari sini dapat diketahui bahwa fungsi rumah sakit yang semula bertujuan sosial kemanusiaan.BAB V RENCANA PELAKSANAAN PEMECAHAN MASALAH A. Latar Belakang Rumah sakit merupakan wadah untuk memenuhi kebutuhan manusia akan perawatan maupun pengobatan untuk mendapatkan kesehatan. Karena usaha kesehatan memang tidak akan pernah mati. kini beralih kepada tujuan sosial ± ekonomi. 1.

2. maka kegiatan penyelesaian masalah juga perlu direncanakan. Semua bisa ditemukan di rumah sakit. penulis mencoba memberikan penjabaran tentang penyelesaian masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ mulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi yakni dengan menggunakan 3 altematif pemecahan masalah. Di tengah sibuknya suatu proses pelayanan kesehatan dan penunjang lainnya. Terganggunya sistem. sehingga kegiatan penyelesaian masalah dapat berlangsung dengan efektif. Perencanaan yang diperlukan adalah perencanaan yang matang. bagian rekam medis harus mampu mendinamiskan keadaan di luar dengan keadaan di dalam rumah sakit. maka sistem akan terganggu. Rumah sakit merupakan tempat berkumpulnya segala masalah.beserta perangkatnya merupakan kebutuhan bahkan modal utama dalam kehidupan manusia. Permasalahan yang ada atau ditemukan. target dan lain ± lain. Prioritas Pemacahan Masalah Di dalam penentuan prioritas pemecahan masalah yang telah diuraikan sebelumnya. proses maupun elemen lainnya. baik kesehatan. dapat menghambat kinerja dan jelas akan menggagalkan suatu pencapaian target rumah sakit. harus segera dicari jalan keluarnya. ³Membuat . diantaranya adalah ³Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis´. kinerja. Perencanaan dibuat agar tujuan dapat dicapai sesuai dengan yang diinginkan. keuangan. Karena kompleksitas yang dimilikinya. Terhadap banyaknya permasalahan di rumah sakit yang ada. Sehingga tercipta situasi yang kondusif. Sama halnya dalan melakukan segala sesuatu. efisien dan tepat sasaran. Karena faktor kebutuhan itulah yang menjadikan rumah sakit sebagai lahan bisnis yang menjanjikan. Rumah Sakit Aqma Karawang berusaha mengembangkan usahanya yang juga sebagai upaya mempertahankan eksistensinya di tengah±tengah masyarakat dan persaingan era globalisasi khususnya dalam bidang kesehatan. didalamnya selalu dapat ditemukan masalah.

Why.sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis´ dan ³Melakukan penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan´. siapa yang berpengaruh pada proses pelaksanaan serta alasan (mengapa). dengan menggunakan metode Criteria Matrix. Setiap cara pemecahan masalah yang telah dipilih sebelumnya tentunya akan menjadi sia±sia apabila tidal( dilaksanakan. B. Check. menentukan prioritas pemecahan masalah beserta keuntungan dan kerugian dari penggunaan cara pemecahan masalah tersebut. penyelesaian masalah dapat dikembangkan dengan menggunakan metode Plan. apa. bagaimana. Who. When. maka langkah selanjutnya adalah melaksan akan penyelesaian masalah tersebut.1 Siklus Plan Do Check Action (PDCA) PLAN Rencan DO Laksanakan ACTION Perbaikan CHECK Periksa . Langkah Pelaksanaan Setelah penulis membuat altematif pemecahan masalah. Adapun siklus PDCA dapat dilihat pada Gambar 5. Where and How I 5W + 1 H).1 berikut Gambar 5. Action (PDCA). kapan dan dimana langkah pelaksanaan ini akan dilakukan (What. Untuk itu diperlukan langkah langkah penyelesaian masalah yang penulis coba uraikan dan mudah±mudahan akan menjadi bahan rujukan bagi pihak±pihak terkait untuk mencoba mengkaji lebih dalam. Do.

Pelaksanaan program diktat juga mungkin saja tidak terlepas dari peran suatu sponsor yang akan menyokong (dana) kegiatan diktat tersebut.Seperti yang telah digambarkan pada Gambar 5. Perencanaan disusun berdasarkan sumber daya yang dimiliki sekaligus mengendalikan tujuan pemasaran atau sebaliknya. Pihak±pihak ini pun membutuhkan bantuan serta melibatkan pihak pihak eksternal. misalnya pada saat keterlibatan nara sumber / pembicara dalam kegiatan diktat yang akan dilakukan. di Rumah Sakit Aqma Karawang. Do atau pelaksanaan adalah proses dilaksanakannya setiap kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya. Namun diperlukan koordinasi dan kerjasama yang baik antara bagian ±bagian tersebut. Pada saat pelaksanaan. m aka langkah selanjufnya yang ditempuh dalam siklus PDCA adalah proses pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Controlling). baik itu sumber daya manusia maupun keterkaitannya dengan masalah anggaran yang . namun tergantung kebijakan dan kemampuan rumah sakit. Setelah melakukan kegiatan perencanaan dan pelaksanaan. Pemeriksaan dan pengawasan ini juga perlu dilakukan untuk meninjau efisiensi dan efektifitas dari penggunaan sumber daya. tentunya pihak rekam medis dengan beberapa unit terkait dapat bekerja sendiri±sendiri. maka untuk melaksanakan siklus PDCA tersebut terdapat 4 (empat) langkah pokok yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Perencanaan atau Planning merupakan proses penyusunan rencana dalam upaya menyelesaikan masalah yang telah ditetapkan ke dalam unsur ± unsur rencana yang Iengkap serta sating terkait dan teipadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian masalah.1. Dalam pelaksanaan kegiatan yang melibatkan pihak eksternal. bila diperlukan. Pengawasan merupakan proses pemantauan aktivitas dan keluaran yang dibandingkan dengan harapan/standar dan adanya kegiatan penyesuaian (koreksi) supaya tetap seperti rencana.

ada. Hal ini dilihat apakah penggunaan berbagai sumber daya ini tidak disalahgunakan atau telah digunakan dengan sebaik mungkin, efisien, efektif dan tepat sasaran atau tidak.

Pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara berkala dan terus menerus dalam pelaksanaan rencana kegiatan yang telah ditetapkan. Pemeriksaan dan pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apakah semua kegiatan yang telah direncanakan telah dilaksanakan dengan baik dan benar. Selain itu, alasan pemeriksaan dan pengawasan dilakukan secara terus menerus dan ± berkala adalah agar tidak terjadi penyimpangan±penyimpangan yang mungkin saja dapat terjadi pada setiap kegiatan dan agar penyimpangan yang mulai dirasakan muncul atau telah ada dapat diperbaiki secepatnya agar tidak berlarut±larut yang nantinya dapat merusak keseluruhan kegiatan dan akhirnya membawa kepada kegagalan.

Ada berbagai jenis pemeriksaan dan pengawasan yang dapat dilakukan oleh Rumah Sakit Islam Jakarta. Jenis±jenis pemeriksaan dan pengawasan tersebut antara lain sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. Pengawasan Rancana Tahunan (Annual Plan Control) Pengawasan Kemampulabaan Pengawasan Efisiensi Pengawsan Strategis (Strategic Control)

Apabila dalam pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan pemeriksaan (Check) dan pengawasan (Control), maka dikhawatirkan akan menghambat

penyelesaian masalah -Larnanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik" dan hal ini akan merugikan rumah sakit, karena segala yang telah dikeluarkan untuk mendukung terwujudnya kegiatan ini akan menjadi sia ± sia. Setelah melakukan perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan pengawasan, dalam usaha penyelesaian masalah ini, maka langkah terakhir pemecahan masalah adalah perbaikan (Action). Proses memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan 3 (tiga) altematif pemecahan masalah pun, tidak lepas dari kesalahan±kesalahan yang mungkin saja dapat terjadi. Selama

bias tersebut masih dalam taraf wajar dan dapat ditoleransi, serta memiliki penyelesaian yang tidak terlalu rumit, maka kesalahan±kesalahan tersebut dapat dimaklumi dan dapat dilakukan perbaikan terhadap bias tersebut. Proses perbaikan tidaklah semudah yang dipikirkan. Diperlukan data dan informasi yang dapat menjelaskan mengapa, dimana, kapan dan oleh siapa kesalahan ± kesalahan tersebut terjadi. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan ± kesalahan serupa di masa yang akan datang. Upaya perbaikan dapat dilakukan langsung oleh pelaksana lapangan, apabila kesalahan kesalahan atau bias yang terjadi tidak terlalu besar dan masih dapat ditangani oleh pelaksana lapangan. Akan tetapi, jika bias yang terjadi menyangkut masalah±masalah vital dalam proses pelaksanaannya, maka diperlukan koordinasi dengan penanggung jawab bahkan dengan pihak Top Management dari Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri, hal ini dilakukan agar tidak terjadi salah mengambil keputusan dan keputusan yang telah diambil merupakan keputusan bersama dan diketahui oleh pihak manajemen rumah sakit. Solusi atau pemecahan masalah yang digunakan untuk memecahkan masalah tersebut adalah dengan mengaplikasikan 3 (tiga) altematif solusi yang terbaik. Ketiga solusi terbaik tersebut adalah: 1. 2. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis. Membuat sistem komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis. 3. Melakukan Penyortiran berkas yang ada di dalam rak penyimpanan. yang menjadi iangkah awal dalam pelaksnaan ketiga

Tahapan±tahapan

altematif pemecahan masalah tersebut sebagai berikut: 1. Mengadakan pelatihan kepada petugas rekam medis Langkah±langkah Pelaksanaan a. PLAN
y Rapat Persiapan Tahap I

Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang. Rapat ini melibatkan 2 (tiga) pihak, yaitu: 
Bagian Rekam Medis  Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini, antara lain: 
Untuk menyusun kepanitiaan  Untuk membuat rencana kegiatan pendidikan dan pelatihan  Untuk menetapkan tujuan pelatihan  Untuk memperkirakan besarnya anggaran yang akan digunakan

dalam proses pelatihan 
Untuk menetukan tenaga ± tenaga yang akan dilibatkan dalam

proses pelatihan (Staf Pengajar)
y Mengumpulkan Berbagai Informasi dan Data

Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan berbagai informasi dan data±data mengenai pelatihan tersebut beserta data±data penunjang lainnya yang. dibutuhkan dalam pelatihan sebagai materi Diklat. Sasaran dari kegiatan ini adalah sebagai acuan pernberian materi yang akan diberikan pada saat kegiatan Diklat berlangsung.

y Membuat Proposal

Membuat surat pengantar proposal yang akan diajukan kepada bagian terkait dan ke direksi guna untuk meminta persetujuan atas diadakannya pelatihan ini. Dirnana di dalam proposal tersebut terdapat tujuan diadakannya pelatihan / diklat tersebut, estimasi biaya yang diperlukan untuk pelatihan, susunan kepanitiaan dan waktu pelaksanaan diktat tersebut. Permintaan persetujuan ini ditakukan setiap saat, dimana terdapat proses pengambilan keputusan, harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.

y Membuat gant chart

Dibuatnya gant chart bertujuan untuk menjabarkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan berdasarkan rencana secara sistematis, sehingga teratur dan jelas.

Unit ± unit yang terkait antara lain:  Bidang Penunjang Medis  Pelaksanaan Program Diklat Setelah melalui proses perencanaan yang cukup matang. CHECK y Menyebarkan Kuesioner Proses penyebaran kuesioner bertujuan untuk melihat efktivitas dari kegiatan pemberian pelatihan service excellent maupun CRM tersebut. Setelah proposal yang diajukan kepada direksi disetujui. maka panitia akan melakukan pengolahan hasil kuesioner tersebut dan membuat kesimpulan dan hasil pelatihan dan kuesioner. Setelah kuesioner diisi dan dikumpulkan. Penyebaran kuesioner ini dilakukan pada setiap pelaksanaan diklat dan dilakukan secara langsung yakni diberikan sebelum program diklat dimulai dan dikumpulkan kembali pada saat program diklat selesai. maka tahap selanjutnya adalah:  Merealisasikan anggaran yang diajukan di dalam proposal. DO y Rapat Persiapan Tahap II Pada tahap ini bagian rekam medis sebagai penyelenggara akan mengadakan rapat khusus bagian Diklat sebagai koordinator dengan petugas atau unit±unit terkait dalam pelaksanaan pemberian pelatihan. c. yaitu sejauh mana penguasaan dan pemahaman peserta pelatihan terhadap materi dan latihan yang telah diberikan.  Melakukan kegiatan sesuai dengan gant chart yang telah dibuat pada tahap persiapan. maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan Program Pendidikan dan Pelatihan dengan sasaran utama pemberian pemahaman tentang kinerja di rekam medis dan Customer Relationship Management (CRM) kepada target audience.b. .

dibuatkan laporan yang akan dilaporkan kepada direksi. sehingga dapat dengan segera menetapkan rencana/langkah selanjutnya untuk memperbaiki dan mengantisipasi terjadinya hal serupa di masa yang akan datang. sumber daya yang dibutuhkan agar pelaksanaan program pelatihan dapat terlaksana dengan baik. Kegiatan ini dilakukan setiap saat. Tahapan evaluasi ini dilakukan secara rutin dan berkesinambungan pada setiap pelaksanaan diklat. naraun setelah hasil kuesioner diolah. antara lain: . Sumber daya dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah. Sumber Daya Sumber daya merupakan salah satu faktor penting untuk menerapkan pelaksanaan pemecahan masalah. dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali. ACTION y Melakukan Perbaikan Atas Setiap Aksi yang Telah Dilakukan Kegiatan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya error/ kesalahan yang sama di kemudian hari. tujuan yang diharapkan pun tidak akan tercapai. maka setiap rencana yang akan dijalankan tidak akan terlaksana dengan baik. selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur. Pada tahap ini juga dilakukan penyebaran kuesioner kepada peserta diklat. ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. ketika kegiatan diklat ini telah berlangsung.y Melakukan Monitoring dan Evaluasi Pada tahap ini akan dibahas mengenai hal±hal yang telah dicapai dan mengemukakan berbagai hambatan±hambatan yang ditemui. d. y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. Tanpa adanya sumber daya yang tepat. Dalam pemecahan masalah ini. diperlukan beberapa sumber daya.

a. y Panitia diklat:  Manajer rekam medis  Staf Bagian SDM  Staf lain yang berkompeten Untuk dapat mengadakan program diklat ini. Jumlah panitia yang. seperti SDM yang dapat menbantu dan melakukan tugas kepanitiaan. Pada setiap pelatihannya. diperlukan sumber daya manusia. dibutuhkan adalah sebanyak 10 orang. Selain Manajer rekam medis. panitia juga dapat berasal dari bagian lain. tentunya tidak akan terlepas dari peran panitia yang sengaja dibentuk untuk menangani program diklat agar dapat terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat dari kebutuhan akan sumber data manusia dan keterlibatan banyak pihak dalam upaya pencapaian tujuan.a. yaitu y Peserta diklat: petugas rekam medis Pemberian diklat ini akan dilakukan secara bertahap dengan periode waktu 4 bulan 1 kali pelatihan. Sumber Daya Waktu Berikut ini adalah penjelasan / uraian lebih lengkap dari masing-masing sumber daya yang diperlukan. Sumber Daya Material c. y Pembicara / Trainer:  Kepala Bidang/ Manajer rekam medis  Nara sumber internal / khusus didatangkan dari luar . Sumber daya manusia memang peranan yang sangat besar. jumlah peserta pelatihan adalah sebanyak petugas yang ada di bagian rekam medis. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dan lebih dominan dalam pelaksanaan penyelesaian masalah. Sumber Daya Manusia b. Sumber Daya Dana d. Pada tahap penyelesaian masalah dengan menggunakan alternatif cara pemecahan masalah ini.

kursi. CD danflashdisk. seperti Notebook (Laptop). alat±alat atau material yang digunakan tidaklah terlalu banyak. meja. Hal ini bergantung kepada kebijakan manajemen rumah sakit sendiri. microphone. LCD. . apabila terdapat sponsor yang bersedia mendanai kegiatan ini.Pembicara untuk kegiatan diklat ini adalah Kepala Bidang/ Mamajer Rumah Sakit Aqma Karawang dan pihak internal yang menguasai pemberian diklat terutama materi yang telah ditetapkan. maka hal tersebut tidak menjadi masalah dan akan banyak membantu pihak rumah sakit. c. y Perlengkapan seperti ruangan (auditorium). Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk pelatihan akan dibebankan kepada Rumah Sakit Islam Jakarta karena biaya yang dibutuhkan masih dapat di ² handle sendiri oleh pihak rumah sakit. b. disket. Namun. Beberapa jenis material yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah: y Materi pelatihan (makalah) y Alat alat tulis y Peralatan diklat untuk mempresentasikan materi diklat. ataupun mendatangkan narasumber yang diundang untuk mengisi acara diklat. spanduk (bila diperlukan). Berikut adalah uraian biaya pelaksanaan diklat. Sumber Daya Material Pada pelaksanaan kegiatan ini.

000 2.000 100.-. Rapat Persiapan Tahap II 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.Tabel 5.000 385.1 Uraian Biaya Kegiatan Program Diktat Service Excellent No.000 20.1 diatas.000 Rapat II. 1.835.000 2.000 500.000 2. Pengumpulan Informasi Untuk Materi Diktat 1 Pengadaan Buku / 5 buku 75.000 600.000 5. dapat dilihat bahwa biaya yang dibutuhkan untuk melakukan diktat adalah sebesar Rp.000 100. . Pelaksanaan Program Diktat 1 2 3 Konsumsi Penggandaan Materi Pelatihan Honorarium Pembicara 3 orang 200. Evaluasi Penggandaan 50 200 10. Karena program diktat direncanakan bertahap sebanyak 3 kali dalam 1 (satu) tahun. Biaya tersebut mencakup seluruh anggaran dari perencanaan sampai pada evaluasinya dalam 1 (satu) kali pelaksanaan diktat.000 20.000 kepustakaan III.000 1.000 Rapat IV. Uraian Jumlah Unit Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) I.000 Kuesioner Biaya untuk lx Diktat rangkap Jumlah Total Biaya untuk 3x Diktat Dari tabel 5.000.000 (Trainer) V.000 100.835.000 50 orang 50 orang 10. maka jumlah dana keseluruhan yang dibutuhkan adalah Rp. Rapat Persiapan Tahap I I 2 Konsumsi Pengadaan Materi 10 orang 10 orang 10.505.

-.505. pelaksanaan diktat dilakukan setiap 4 bulan sekali. diuraikan mengenai Metode. adalah dalam periode waktu 1 tahun. mulai dari perencanaan sampai pada perbaikannya. Rencana kekia dan waktu pelaksanaan masalah penulis uraikan dengan menggunakan tekhnik Gant Chart. Pada tekhnik Gant Chart ini. Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5. d. Jenis Kegiatan. Sumber Daya Waktu Lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan alternatif pemecahan masalah melalui program pendidikan dan pelatihan ini. Jadwal Pelaksanaan Setelah menetapkan berbagai sumber daya yang diperlukan.2 Plan of Action Jadwal Rencana Kegiatan 1 Pelaksanaan Diktat Service Excellent berikut ini. maka kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah melaksanakan pemecahan yang telah direncanakan sebelumnya.5. sehingga dalam 1 tahun terdapat 3 kali kegiatan. Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan dibutuhkan untuk melakukan setiap jenis kegiatan. Biaya tersebut akan dibiayai sepenuhnya oleh Rumah Sakit Aqma Karawang atau menggunakan sponsor. Namun. Jangka waktu 1 tahun tersebut digunakan untuk melakukan semua kegiatan.000. .

TABEL 5.2 PLAN OF ACTION JADWAL KEGIATAN 1 PELAKSANAAN PROGRAM DIKLAT Metode Kegiatan Sasaran kegiatan PLAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 .

.

.

dimana terdapat proses pengambilan keputusan.  Merencanakan jadwal presentasi y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. yakni:  Manajer Rekam medis  Kepala Seksi Penyimpanan berkas  Kepala Seksi Pengelolaan dan Pendaftaran  Manajer Pemasaran  Kepala bagian Vendor Adapun sasaran dari kegiatan Rapat Persiapan Tahap I ini. khusunya Bagian Rekam medis. DO . b. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Langkah ± langkah Pelaksanaan a. antara lain:  Untuk menetapkan Sistem apa yang akan digunakan  Untuk mengumpulkan dan analisis data perusahaan yang telah memiliki sistem tersebut  Untuk membuat surat pengajuan penyusunan rencana pembuatan sistem baru di rekam medis kepada Direktur  Untuk menentukan tenaga ± tenaga yang akan dilibatkan dalam kegiatan pembuatan sistem komputerisasi. PLAN y Rapat Pelaksanaan Tahap I Pada bagian ini difokuskan pada persiapan intern Rumah Sakit Aqma Karawang. Rapat ini melibatkan 5 (lima) pihak. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur.2.

dimana setiap hasil dari pengecekan atau pengamatan kembali. y Evaluasi Pihak ± pihak terkait yang hendaknya melakukan evaluasi pada setiap aktivitas secara rutin dan berkesinambungan pada setiap perusahaan yang potensial. y Melakukan presentasi kepada Direktur Proposal yang sudah disusun kemudian diinformasikan dan diperlihakan secara jelas dan terperinci kepada direktur melalui presentasi. y Mengajukan permohonan dan proposal pelaksanaan pembuatan sistem komputerisasi baru Data ±data perusahaan yang sudah dikumpulkan kemudian diajukan ke direktur beserta proposal untuk disahkan.y Melakukan survey Survey yang dilakukan bertujuan untuk melihat apakah perusahaan yang telah memiliki system tersebut dapat menciptakan kinerja yang lebih balk di rumah sakit atau tidak. d. CHECK y Pengecekan kembali semua hal yang telah disepakati sebelumnya Pada tahap ini. Sebagai tindak lanjut adalah revisi bila diperlukan. berupa pengecekan data perusahaan potensial. selalu diiringi dengan pemberitahuan kepada direktur dan disertai dengan persetujuan direktur. ACTION y Melakukan strategi yang telah dibuat Kegiatan ini bertujuan untuk mengurangi atau menyelesaikan . disahkan disetujui dan kemudian di laksanakan c. dilakukan pengecekan kembali untuk rnemastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana yang telah disepakati. y Meminta persetujuan direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat.

Sumber Daya Dana Biaya yang dibutuhkan untuk membuat Sistem komputerisasi keberadaan berkas terbilang cukup besar. Sumber Daya Material Sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang kegiatan ini adalah sebagai berikut: y Proposal Kegiatan Proposal kegiatan ini diperlukan untuk menjelaskan tujuan kegiatan pendekatan dengan perusahaan ± perusahaan potensial secara rinci. c. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang dipeerlukan pada metode pemecahan masalah ini adalah dari bagian vendor. Survey dilakukan terhadap 20 (lima) perusahaan yang telah memiliki system tersebut. a. b. sebagai pelaksana pembuatan program barn di rekam medis. dana dan waktu. y Transportasi Transportasi digunakan ketika pihak rekam medis dan vendor melakukan survey ke perusahaan-perusahaan yang telah memiliki system keberadaan berkas. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai keenpat sumber daya tersebut. Sumber Daya Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan kegiatan pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah ³Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas rekam medis Oleh Tim Internal´ ini adalah sumber daya manusia. material. Hal ini disebabkan karena .permasalahan yang ada agar tidak kembali terjadi di masa yang akan datang. sehingga diperlukan strategi khusus guna implementasi dan menunjang upaya tersebut.

besarnya anggaran diatas tergantung pada waktu kunjungan yang bisa saja berubah melebihi 10 kali kunjungan dengan perhitungan rata ± rata .000 Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) II.000 50.000 100.000.110.000 100.000 75. Tabel 5.000 30. Banyak faktor di lapangan yang bisa saja menghambat target waktu tersebut.000 2. Rapat Persiapan Tahap 2 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi 5orang 5orang 10.000 2.3 Uraian Biaya Kegiatan Membuat Sistem Komputerisasi Keberadaan Berkas No. Pelaksanaan Kegiatan 1 2 Konsumsi Biaya Transportasi 10 kalikali 10 perjalanan IV.000 750.000 1.terdapat kegiatan survey marketing dan kunjungan ke 20 perusahaan yang dianggap potensial.-.000 Rapat (survey) III.000 TOTAL Dari tabel 5 3 diatas dapat dilihat bahwa dana yang clibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut adalah sebesar Rp.000. Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 5orang 5orang 10. Durasi waktu kunjungan per perusahaan tidak serta merta dapat sesuai dengan rencana.000 10.110.000 150. Namun.2. Evaluasi 1 Konsumsi Rapat Evakuasi 5orang 20.000 50. Uraian Jumlah Unit I.

d. Sumber Daya Waktu Waktu yang diperlukan untuk membuat program baru ini ini tidaklah sedikit. Banyak yang perlu dipersiapkan untuk dapat menyusun suatu strategi yang tepat.4 berikut ini yang akan diuraikan secara jelas berdasarkan Metode. sehingga dapat dilihat pada gudang penyimpanan di RSIJ terdapat berkasberkas yang tidak disimpan pada tempatnya seperti di lantai dan bagian atas rak penyimpanan. Sebuah rumah sakit baru akan mengetahui atau sensitif terhadap sesuatu hal setelah mendapatkan banyak yang tertuang dalamGhant . Penyortiran berkas dilakukan secara berkala dan berkesinambungan Ada hal yang perlu diingat dalam penyelesaian salah satu altematif pemecahan masalah ini.perusahaan yang dikunjungi dalam 1 (satu) hari sebanyak 2 (dua) perusahaan. Jadwal Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan dari kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 5. Sasaran Kegiatan dan Waktu Pelaksanaan Chart 3. Maka gambaran waktu yang penulis berikan adalah selama 1 (tahun). Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pendekatan kepada perusahaan potensial menjadi tanggungan secara menyeluruh oleh pihak Rumah Sakit Aqma Karawang. Kebijakan pemerintah mengenai harga Bahan Bakar Minyak (BBM) tentunya juga akan mempengaruhi anggaran ini secara langsung. bahwa petugas penyortiran berada dalam pengawasan Manajer Rekam medis. Ketidakseimbangan antara Berkas baru yang terus masuk setiap harinya dengan berkas. Banyaknya berkas tersebut mengakibatkan terhambatnya pendistribusian berkas ke poliklinik.berkas lama yang belum disortir mengakibatkan terjadinya penumpukan berkas. Jenis Kegiatan.

sarana maupun prasaran yang membutuhkan perbaikan y Meminta Persetujuan Direktur Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. PLAN Adapun rencana kerja untuk prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan cara ³Penyortiran berkas di rekam medsi pada rak penyimpanan´ adalah sebagai berikut: y Rapat Persiapan Tahap I Rapat ini dilakukan oleh Intern RSIJ yakni Bagian Rekam medis seperti Manajer rekam medis. dimana terdapat proses pengambilan keputusan.komplain dari pelanggannnya dan dari pihak rumah sakit itu sendiri (dalam hal ini perawat) Langkah ± langkah palaksanaan a. kepala bagian pengelolaan dan pendaftaran. Sasaran dari kegiatan Rapat Pelaksanaan Tahap I ini adalah:  Membuat rencana bentuk koordinasi yang diinginkan  Menetapkan personel yang bertanggungjawab terhadap koordinasi tersebut  Memperkirakan besarnya biaya yang hams dikeluarkan dalam proses pemecahan masalah y Pengumpulan data ± data dan informasi berkenaan dengan masalah Kegiatan pengumpulan data ± data ini dilakukan untuk menunjang kegiatan penyelesaian masalah. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur. yaitu:  Membuat rak penyimpanan menajdi lebih layak dan sesuai dengan standar  Mendata fasilitas. b. DO . kepala seksi penyimpanan. Adapun sasaran yang dituju dengan kegiatan ini.

rencana yang telah ditetapkan selanjutnya dilaksanakan oleh masing . CHECK y Pengecekan hasil dari pelaksanaan koordinasi Sasaran dari kegiatan ini adalah untuk melihat hasil kerja dan kineija yang telah dilakukan petugas kebersihan. dilakukan rapat dengan pihak . Check. Do. Dari sistern Plan. harus diiringi dengan pemberitahuan dan persetujuan direktur. y Mengadakan pengawasan terhadap semua petugas penyortiran Sasaran kegiatan ini adalah untuk meminimalisasi terjadinya penyimpangan tugas yang tidak sejalan dengan rencana dan tahap tindakan yang telah ditetapkan. ACTION y Melakukan perbaikan atas setiap aksi yang telah dilakukan Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghindari terjadinya masalah yang sama di kemudian hari. d.pihak yang terlibat pada Rapat Persiapan Tahap I y Pelaksanaan Penyortiran Pada tahapan ini. dimana terdapat proses pengambilan keputusan.masing petugas yang telah ditunjuk.y Rapat Persiapan Tahap II Pada kegiatan ini. y Meminta Persetujuan Direktur y Kegiatan ini dilakukan pada setiap saat. y Evaluasi Pada tahap ini dilakukan evaluasi secara rutin dan berkesinambungan terhadap kondisi setiap ruangan dan petugas kebersihan. c. maka diharapkan permasalahan mengenai lamanya pendistribusian berkas ke poliklinik dapat terselesaikan dengan baik sesuai dengan apa yang telah . Action (PDCA) yang telah diuraikan diatas.

dibutuhkan Deberapa sumber daya sebagai berikut: a. y Perawat/ Petugas administrasi klinik Karena dalam menyelesaikan masalah ini dibutuhkan suatu kegiatan survey. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia memegang peranan yang sangat pealing dalam alternatif pemecahan masalah ini. Penyimpanan Berkas. karena suatu kegiatan koordinasi tidak mungkin dapat digantikan oleh hal apa pun. pastinya banyak melibatkan banyak petugas lain. sumber daya yang dibutuhkan agar peningkatan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan dapat terlaksana dengan baik. Karena perawat yang secara langsung merasakan apakah pengiriman berkas masih sudah mengalami perunagahn atau belum. maka peran perawat sangat diperlukan untuk dapat memberikan penilaiannya terhadap bagian rekam medis. sumber daya pun dibutuhkan dalam upaya implementasi pemecahan masalah dengan menggunakan alternatif pemecahan masalah Dalam pemecahan masalah ini. Sumber Daya Seperti halnya pada pemecahan masalah lain. maka tolok ukur keberhasilan perbaikan tidak akan dapat diukur. Tanpa adanya peran perawat. Secara khusus.menjadi tujuannya sehinzga berjalan dengan optimal dan dapat meningkatkan mutu pelayanan. Untuk itu. maka dalam pelaksanaan program ini turut pula melibatkan kepala Sie. sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelesaian masalah ini adalah: y Kepala Penyimpanan Berkas Karena indikator penyortiran merupakan bagian dari penyimpanan berkas. Jumlah perawat yang akan diwawancarai adalah . y Staff rekam medis Untuk membantu melaksanakan penyortiran pada rak penyimpanan tentunya menggunakan tenaga staff rekam medis yang lebih berwenang untuk melaksanakannya.

Pada kegiatan ini. b. maka untuk dapat mengadakan segala kebutuhan tersebut.000 25. maka sumber daya material juga sangat diperlukan untuk mendukung dan memfasilitasi setiap kegiatan yang akan dilakukan. Rapat Persiapan Tahap I 1 2 Konsumsi Pengadaan Materi Rapat 4 orang 4 orang 10. diperlukan dana yang cukup.000 2.000 III.Pelaksanaan Survey dan Koordinasi . rak/ kardus untuk memisahkan penyortiran) c.000 40. Uraian Jumlah Unit Biaya/Unit (Rp) Jumlah (Rp) I.5 Uraian Biaya Program Penyortiran berkas pada rak penyimpanan No.000 8.000 40. Sumber daya meteri tersebut berupa materi . Sumber Daya Material Selain sumber daya manusia.sebanyak 20% dari total seluruh perawat. Faktor dana sangatlah penting.000 8.000 2.Rapat Persiapan Tahap II 1 Konsumsi 2 Pengadaan Materi Rapat IV.000 75. penulis akan mencoba menguraikan biaya yang dibutuhkan untuk dapat terlaksananya koordinasi yang diinginkan serta terselesainya masalah padatnya rak penyimpanan Tabel 5.000 10.materi yang diperlukan untuk melakukan koordinasi. Sumber Daya Dana Apabila semua tenaga dan bahan telah dipersiapkan. Sumber daya materi yang dibutuhkan antara lain: y Alat Survey (wawancara dengan tape recorder atau ditulis) y Materi pendukung (masker.000 II.Pengumpulan Data & Informasi Sumber daya materi  Kuesioner & Souvenir  Masker 50 perawat 5 petugas 4 orang 4 orang 1500 5.

856. maka penulis membuat POA dari keseluruhan kegiatan.000.-.6. Gant Chart untuk keseluruhan kegiatan guna penyelesaian masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ .000 500. dapat dilihat bahwa besarnya biaya yang dibutuhkan untuk melakukan survey dan koordinasi terhadap kinerja petugas kebersihan adalah sebesar Rp. Adanya target untuk dapat menyelesaikan masalah ini sesegera mungkin.1 Honorarium Penyortiran Pelaksana 5orang 100. Untuk kegiatan evaluasi dilakukan selama I tahun sebanyak 4 kali evaluasi. Waktu yang diperkirakan untuk melakukan penyortiran adalah 7 hari kerja. Jadwal Pelaksanaan Untuk lebih jelasnya. sehingga dapat dikoordinasikan dan dapat berjalan secara sistematis tanpa ada kegiatan yang berbenturan jadwal pelaksanaannya yang nantinya akan memberatkan beban staf pelaksana. Namun biaya tersebut merupakan biaya yang dikeluarkan dalam jangka waktu 1 tahun dengan melakukan evaluasi sebanyak 4 (empat) kali atau setiap 1 kali 3 bulan.000 160. namun dengan proses yang tepat. Sumber Daya Waktu Proses penyelesaian masalah tidak terlalu banyak mernakan waktu yang banyak. untuk dapat melihat hubungan jadwal pelaksanaan antara ketiga kegiatan perbaikan tersebut. d.Evaluasi 1 Konsumst rapat evaluasi 4 kali 4 orang 40.000 TOTAL 856. Selain itu.000 V..000 Berdasarkan tabel diatas. Rencana Kegiatan ini akan diuraikan leb jelas pada ih Tabel 5.

Pasien pun mulai lebih memahami figur rumah sakit. Sebuah rumah sakit pun harus mampu memberikan pelayanan kesehatan terbaik bagi pengguna jasanya. Banyak hal terjadi dan berkembang. bahkan hal. rumah sakit. Kesimpulan Keberadaan sebuah organisasi rumah sakit kian hari makin dirasakan pelu bagi setiap individu. saat ini sudah tidak mungkin dilakukan. segala kegiatan moral hazard yang mungkin dahulunya dapat dilakukan lebih . Kesehatan menjadi alasan utama manusia untuk bisa terns beraktivitas sehari ± hari dengan optimal. namun dampak yang ditimbulkan di kemudian hari sangat mungkin terjadi. Mengingat fungsinya yang teramat dibutuhkan.leluasa. seiring berjalannya waktu. Untuk itu. kompleksitas masalah yang ada di rumah sakit semakin tinggi.hal yang terjadi di dalam suatu organisasi rumah sakit. Belum lagi kemungkinan mendapatkan suatu musibah seperti kecelakaan dalam berbagai bentuk. maka setiap tindakan yang diberikan kepada pasien dianggap hal terbaik yang diberikan. sebagai konsekuensi sebuah kebiasaan dan kelalaian di masa lalu. perlakuan terbaik dan manusiawi serta pemeliharaan hubungan . Namun. terkadang kerap terjadi pada sebagian besar manusia. Semuanya dapat ditampung pada wadah pelayanan kesehatan. Pelayanan dengan mutu terbaik. Hal yang mungkin banyak diabaikan pada masa ± masa tertentu. baik dalam kasus kecil maupun besar.BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN A. pasien.

Masalah yang terjadi di rumah sakit intinya adalah. Adanya kesadaran dan upaya untuk melakukan ibadah dengan memberikan pelayanan kesehatan kepada semua pelanggan. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan. segala sesuatu yang terjadi tidak sesuai target yang telah ditetapkan atau diinginkan. Sehingga hal ini dapat meningkatkan laba yang ditandai dengan meningkatnya jumlah kunjungan. Sesungguhanya yang menjadi target organisasi rumah sakit kebanyakan. pencapaian target tersebut adalah dengan menernpatkan customer sebagai targetnya pula (customer oriented). penulis mencoba memberikan beberapa altematif pemecahan masalah. Namun. Altematif tersebut adalah sebagai berikut: 1. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas . pendapatan dan tingkat loyalitas pelanggan. ihsan dalam pelayanan´. Namun. hams menempuh metode yang dapat mendukung proses pencarian masalah sehingga masalah yang diangkat bukan merupakan asumsi atau dugaan pribadi semata. 2. ³Bekerja sebagai ibadah. adalah laba (profit). menjadikan Rumah Sakit Aqma Karawang ihsan dalam pelayanannya. Hal ini penulis teliti dari motto yang dimilikinya. Alternatif pemecahan masalah tersebut diperoleh dan ilmu pengetahuan yang penulis dapatkan di bangku perkuliahan yang menyangkut bidang Peerkantoran Medik rumah sakit. Adapun altematif pemecahan masalah yang penulis usulkan sebagai sarana untuk menyelesaikan masalah ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´. Rumah Sakit Aqma Karawang adalah salah satu organisasi pemberi layanan kesehatan yang menyadari benar hal tesebut.hingga berkesan bagi pasien. tidak ada hal yang berjalan dengan sempurna. terutama rumah sakit swasta. Dari berbagai faktor penyebab masalah tersebut. Untuk dapat menemukan masalah yang layak untuk dibahas dan diteliti lebih lanjut. setiap kejadian selalu diiringi permasalahan. saat ini menjadi faktor utama untuk dapat bertahan dalam persaingan perusahaan penghasil jasa kesehatan sejenis rumah sakit.

Urutan prioritas penyelesaian masalah tersebut yaitu: 1. begitu banyak manfaat yang didapat dan dirasakan oleh penulis. Mendapat pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja yang akan dihadapi oleh pemagang nantiny a pada saat terjun langsung di lapangan untuk bekerja. Hal ini dimaksud agar didapatkan suatu penyelesaian yang dapat menghilangkan segala fakor penyebab masalah yang ditemukan. maka penulis menetapkan prioritas penyelesaian masalah yang akan didahulukan pelaksanaannya. Melakukan penyortiran berkas secara berkala dan berkesinambungan. 2. 6. B. Mampu mengaplikasikan ilmu yang sudah didapat di bangku perkuliahan.3. Dapat bersosialisai dan belajar memahami lingkungan kerja yang sesungullnya sesuai dengan bidang jurusan yang didapat di Instansi Pendidikan. dengan tetap membahas dan menjabarkan altematif pemecahan permasalahan lainnya. Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam 2. Dapat memberikan ide dan saran sebagai upaya mengembangkan Rumah Sakit Aqma Karawang . Mengadakan pelatihan service excellent kepada petugas rekam Setelah dilakukan analisa prioritas pemecahan masalah dengan menggunakan metode Criteria Matrix. sehingga akan berhasil optimal. 3. 5. Beberapa manfaat yang dapat disebutkan oleh penulis antara lain adalah sebagai berikut: 1. baik yang berhubungan secara langsung dengan bidang konsentrasi atau jurusan Perkantoran Medik yang didapat di Instansi Pendidikan Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Membuat system komputerisasi mengenai keberadaan berkas 3. 4. Dapat merasakan keterlibatan langsung dalam proses kegiatan kerja. Manfaat Magang Dalam kegiatan magang yang dilakukan oleh Penulis. Dapat berperilaku lebih disiplin dan bersikap profesional terhadap pekerjaannya.

C. namun juga kepada seluruh pihak rumah sakit. Untuk Bagian Pendaftaran dan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang a. sapa. petugas administrasi klinik. kerjasama. Meningkatkan koordinasi (kerjasama) dengan pihak internal rumah sakit dan pihak ekstemal Rumah Sakit Aqma Karawang itu sendiri. perawat. penulis juga berusaha memberikan saran positif yang tidak lain adalah untuk mendukung solusi yang telah dikemukakan. c. 2. Menjaga hubungan baik dengan terutama dengan pasien. Terns berupaya meningkatkan pelayanan rumah sakit. b. b. tidak hanya pada bagian rekam medis itu saja. periode tertentu dengan tepat. dll. Memprioritaskan terlebih dahulu kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan pada awal tahun r-ode dan juga memprioritaan kegiatankegiatan yang harus dilaksanakan secepâtnya dan tidak biga ditunda serta sangat penting bagi kelangsungan organisasi rumah sakit. c. sopan santun. sehingga memperkecil kemungkinan terjadinya penundaan dan terulurulurnya suatu kegiatan yang pada akhirnya akan berakibat pada tidak terlaksananya kegiatan tersebut. Saran Selain mengajukan beberapa solusi dalam menyelesaikan masalah yang ada. salam. rmah. mengingat keterkaitan bagian rekam medis yang tidak lepas d ari bagian ± bagian lain di Rumah Sakit Aqma Karawang d. senyum. Dapat mematuhi jadwal rencan kerja ( erilan of Action) yang telah direncanakan pada awal tahun atau awal. Dan kepada selurug petugas untuk dapat mengikuti pelatihanpelatihan yang berkaitan dengan peningkatan kinerja dan pelayanan terhadap custome. Saran ± saran tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Untuk Bagialiftekam Medis Rumah Sakit Aqma Karawang Pusat a. Dapat menciptakan susasana kerja yang kondusif. Menciptakan suasana yang kondusif kepada seluruh pihak rumah sakit dengan terus meningkatkan mutu .

Petugas pendaftaran agar tidak meningkatkan tempat pendaftaran pada saat jam kerja. Bekerjasama dengan Program S1 Perumahsakitan FKUI untuk membuat uraian tugas yang jelas bagi pemagang f. yaitu mulai dari lini teratas maupun terbawah. Dapat menerima kembali mahasiswa magang dari Program S1. Dengan ditetapkannya jadwal konsultasi pada hari dan jam tertentu. e. Antara Pembimbing Lapangan dan mahasiswa magang sebaiknya dibuat suatu jadwal konsultasi. 3. c. Dapat tetap memberikan kesempatan untuk pelaksanaan magang mahasiswa. Petugas penyimpanan berkas berkas agar lebih cermat lagi dalam mencari berkas rekam medis dalam rak penyimpanan. Penulis melihat bahwa Rumah Sakit Islam Jakarta mempunyai prospek yang baik untuk maju. Bila pelanggan merasa puas dengan hasil yang diberikan. Untuk Rumah Sakit Rumah Sakit Aqma Karawang a. maka akan memungkinkan untuk terciptanya loyalitas pelanggan dan munculnya pelanggan baru melalui mouth to mouth promotion. d. d. Hal ini juga dilakukan guna memperkecil kemungkinan mahasiswa mengganggu jam kerja pembimbing lapangan guna agar dapat memberikan waktu untuk bimbingan kepada mahasiswa magang dapat dihindari. Terus melakukan upaya untuk mengembangkan diri ke arah yang lebih baik serta peningkatan mutu palayanan kepada pasien. b. akan dapat mempermudah proses konsultasi bagi mahasiswa. Selalu melakukan upaya peningkatan mutu dan pelayanan bagi pelanggan sehingga tercipta pelanggan baru dan akan berdampak pada loyalitas pelanggan seperti yang diharapkan pihak rumah sakit. Hal ini juga dikarenakan lokasi Rumah Sakit Islam Jalarta yang cukup strategis dan telah memiliki citra yang baik di masyarakat serta dalam upayanya untuk memberikan pelayanan yang terkemuka bagi masyarakat Jakarta dan sekitarnya. e.tanpa terkecuali. .

d. Kegiatan magang ini memiliki manfaat yang sangat besar bagi mahasiswa selaku pemagang.Universitas Indonesia. penulis melakukan orientasi ke sejumlah ruangan dan bagian yang ada di rumah sakit. penulis berada pada bagian rekam medis sebagai bagian yang sesuai dengan konsentrasi atau jurusan peminatan penulis yakni Perkantoran Medik pada Program Diploma III Perumabsakitan Fakultas Kedokteran Universitas . Meningkatkan hubungan kerjasama dan selalu melakukan kerjasama dengan lebih baik khususnya kepada pihak instansi rumah sakit tempat magang dan mahasiswa magang sendiri. Penutup Praktik kerja lapangan atau magang merupakan suatu hubungan yang melibatkan mahasiswa secara langsung dalam proses kerja suatu instalasi / bagian / unit. Melakukaa serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. !TM di kit-8111 FKUI a. Setelah menjalani proses magang di Rumah Sakit Islam Jakarta selama 4 bulan (16 minggu) tepatnya dimulai pada tanggal 15 Pebruari 2007 dengan waktu 32 jam / minggu. Melakukan serah terima mahasiswa magang secara resmi sebelum jadwal magang dimulai antara pemagang dengan instansi rumah sakit tempat magang. Lebih mengontrol dan mengawasi kehadiran dan kinerja pemagang untuk menghindari terjadinya penyimpangan kehadiran dan kinerja pemagang di tempat magang. c. e. Saran Untuk Instansi Pendidikan Program DM-Pk. b. Melakukan pemantauan terhadap mahasiswa magangnya lebih dari 1 (satu) kali kunjungan agar dapat segera diketahui potensi masalah / hal± hal yang tidak diinginkan terjadi. Kemudian pada 3 bulan terakhir. D. 4. Pada saat 2 minggu pertama. sudah banyak pengalaman yang penulis dapatkan di dalam dunia kerja nyata.

Selama menjalani kegiatan magang di Rumah Sakit Aqma Karawang. dengan kegiatan magang ini. penulis juga dapat menambah pengalaman baru dan kesempatan untuk mengenal lingkungan baru sosialisasi kerja serta mengembangkan sikap profesional dalam bekerja. Selain itu.Indonesia. . Berbagai masalah yang diangkat bukanlah untuk melihat sisi minus atau untuk mengangkat kelemahan rumah sakit ke permukaan. Permasalahan ini diangkat lebih kepada upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit Islam Jakarta agar dapat menjadi lebih maju dan dapat meningkatkan citra atau image ± nya di mata masyarakat. Akhimya bagian rekam medis yang menjadi konsentrasi magang penulis dimana permasalahan mengenai ³Lamanya Pendistribusian Berkas Rekam Medis ke Poliklinik´ ini diangkat. penulis memperoleh manfaat dan pengetahuan yang lebih sebagai perbandingan antara teori yang didapat saat perkuliahan dengan situasi yang sebenamya di dunia kerja nyata.

Agusniadi. 2005 5. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Yuli Prapancha. Gandhi. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI.DAFTAR PUSTAKA 1. Rumah Sakit Aqma Karawang. 2003 6. Susan M. 2005 7. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Jurnalistik Radio. Diktat Kuliah Manajemen Medical Check Up. Satar. Jakarta: Program Diploma III Perumahsakitan FKUI. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. Ke Berkurangnya Rumah Sakit. Kuliah Pengantar Rekam Medik. 2006 2. Masduki. Kuliah Penyusunan dan Evaluasi Magang. 2006 8. Diagnostic Center dan Laboratorium. Yogyakarta: LKiS. 2001 . Jakarta: Program DIII Perumahsakitan FKUI. Ayunda. 2004. Fatmasari. Yuli Prapancha. Diktat Kuliah Manajemen Administrasi Rumah Sakit. 2006 9. Profit Rumah Sakit Islam Jakarta. Venti Rahma. Gage. Diktat Kuliah Manajemen Kepribadian. 4. Yogyakarta: Argo Publisher. Strategi Pelayanan Pelanggan.: Anthill Jakarta Kunjungan Program DII PerusahaanPelanggan Perumahsakitan FKUI: 2006 3. Rima. Sabrina. Satar.

2006 15. Laporan Survey Akreditasi Rumah Sakit 16 Pelayanan. 18. Hafizurrachman. Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Rumah Sakit Aqma Karawang No. SOP Bidang Rekam Medik. 2003 12. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Fakultas Kesehatan Masyarakat. Robert. Stokkink. Jakarta: Rumah Sakit Islam Jakarta. SOP Bidang Rekam Medis. 2006 13. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. SOP Bidang Rekam Medik. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik DEPKES RI. Diktat Kuliah Manajemen Front Office. Customer Service Care Efektif Memuaskan Pelanggan. Theo. Laporan Tahunan RSIJ tahun 1997 sampai 2004 Bramson. 2003 16. 2006 14. Oka A. Jakarta : Pradnya Paramita. Yogyakarta: Kanisius. Customer Loyality. Diktat Manajemen Mutu Bidang Rumah Sakit dan Kesehatan. 023/SKYRSIRIV.10. Pendaftaran Rekam Medik Rawat Jalan. Mengangkat Telepon. The Professional Radio Presenter (terjemahan). Jakarta: Prestasi Pustaka Publisher. Kurniawan.b/2003 17. 1997 11. Jakarta: Rumah Sakit Aqma Karawang. 2005 19. Sekretariat KARS.F/8. Jakarta: Program Diploma DIII Perumahsakitan FKUI: 2005 20. Yoeti. Pendaftaran Rawat Jalan Pagi / Sore. Dadang. 2005 .

Pendaftaran Koord. Pendaftaran Koord. Pendaftaran Pelaksana Pendaftaran RaJal Pelaksana Pendaftaran RaNap Pelaksana Penyimpanan Pelaksana Pengolahan Data Pelaksana Pelaporan .STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS Manajer Rekam Medis Ka Seksi Pendaftaran dan Penyimpanan Ka Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan Koord. Pendaftaran Koord.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful