1

KOMUNIKASI KUMPULAN MEMBUAT KEPUTUSAN DAN MENYELESAIKAN MASALAH

Kaedah-kaedah Membuat Keputusan

Terdapat berbagai-bagai kaedah membuat keputusan
bagi kumpulan kecil. Prosesnya agak berbeza daripada keputusan yang dibuat oleh individu kerana kewujudan dan penglibatan anggota kumpulan perlu diambil kira. Kaedah itu ialah konsensus, undian, kompromi dan kuasa.

 Konsensus. Kaedah konsensus ialah keputusan yang

diambil melalui kata sepakat, berlaku apabila semua ahli kumpulan dikendalikan untuk bersetuju dengan keputusan. Mungkin terdapat perbezaan pendapat di kalangan anggota kumpulan, tetapi setiap mereka bersetuju untuk bersepakat. Undian. Kaedah membuat keputusan berdasarkan jumlah tertentu anggota kumpulan seperti pandangan majoriti atau undian majoriti. Sesetengah penulis membahagikan undian kepada dua kategori iaitu undian majoriti dan keputusan melalui suara terbanyak.
4

 Kompromi. Kompromi ialah cara kumpulan mencari penyelesaian

yang dapat memuaskan semua pihak tetapi tidak sepenuhnya. Ia tidak mencapai tahap seperti konsensus tetapi lebih melibatkan unsur seperti tawar menawar. Mungkin boleh digolongkan dalam keputusan melalui kompromi ialah keputusan atas minoriti iaitu sesuatu keputusan dibuat bukan kehendak majoriti kumpulan tetapi dikompromikan.

Kuasa. Keputusan menurut dasar kuasa iaitu walaupun proses

melibatkan kumpulan tetapi keputusan akhir ditentukan oleh orang paling berkuasa dalam kumpulan.

Kaedah membuat keputusan

Kaedah Undian (majoriti) Kelebihan Cepat Efisyen Bermanfaat bagi kumpulan besar Kekurangan Minoriti ditelenggami majoriti Kualiti keputusan diragui Tidak menggunakan sepenuhnya sumber yang ada Memakan masa Tegang/sukar Kurang koheren Tidak semestinya dipersetujui semua Konflik kepentingan Keraguan terhadap keputusan

Konsensus Kompromi

Keputusan berkualiti Iltizam ahli kumpulan Cepat

Kuasa

Menjimatkan masa Efisyen Jelas

Sumbangan ahli kurang Ahli ditarik mematuhi keputusan Ahli cuba mempengaruhi yang berkuasa
6

Langkah-langkah Membuat Keputusan

B. Aubrey Fisher (1970) telah melahirkan satu model

yang diterima ramai sarjana iaitu: Fasa 1; Orientasi. Pada tahap ini, anggota kumpulan mula mengenali masalah dan diorientasikan dengan kumpulan seperti apakah sebab pertemuan diadakan dan meningkatkan kefahaman siapa kita dan mengapa kita berada dalam pertemuan ini. Fasa 2; Konflik. Dalam fasa ini, kemungkinan penyelesaian dihujah dan didebatkan.

 Fasa 3; Kemunculan: Perkara yang didebatkan sampai

ke peringkat konsensus atau peringkat terakhir, dengan disertai cadangan untuk sesuatu tindakan. Peringkat ini agak kritikal kerana cadangan yang dikemukakan oleh seseorang individu dalam kumpulan mungkin ditolak, lalu egonya tersentuh dan ia mungkin perlu mengorbankan perasaannya. Fasa 4; Pengukuhan. Fasa yang terakhir iaitu wujud apabila keputusan telah disokong dan diperkukuhkan.

Teknik-teknik Membuat Keputusan

Agenda Standard. Agenda Standard mempunyai tujuh tahap.
Tahap 1 dan 2 dalam Agenda Standard ialah peringkat orientasi dalam model Fisher. Tahap 3 dan 4 ialah tahap konflik, tahap 5 dan 6 tahap kemunculan, manakala tahap 7 ialah tahap pengukuhan. Penjelasan bagi tahap dalam Agenda Standard ialah: Mengenal pasti masalah. Analisis masalah. Kreteria penyelesaian. Cadangan penyelesaian. Penilaian dan pemilihan. Implementasi. Membuat pelan tindakan untuk keputusan akhir dan persediaan untuk laporan akhir.

 Teknik PERT: Satu lagi teknik yang menjadi pelengkap

kepada Agenda Standard ialah PERT (Program Evaluation Review Technique). Teknik ini digunakan setelah kumpulan menetapkan penyelesaian. Oleh itu, pelaksanaanya secara lengkap mestilah dibincangkan. Teknik ini membuat ulangkaji terhadap langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan penyelesaian kepada masalah secara sistematik.

10

 Teknik DELPHI: Teknik Delphi ialah teknik yang

menggunakan pakar yang dirujuk dan pendapat mereka dikumpulkan untuk membuat keputusan. Proses komunikasi tidak melibatkan hubungan bersemuka. Tujuannya adalah untuk mengelak pengaruh peribadi yang selalu wujud dalam kumpulan seperti perbezaan kemahiran lisan, gaya komunikasi, tingkah laku kepimpinan (laissez-faire, demokratik, dan autokratik), status dan lain-lain masalah dalam komunikasi bersemuka. Langkah dalam Teknik Delphi ialah:

11

Langkah-langkah teknik DELPHI

Mengenal pasti masalah dengan ahli kumpulan ditanya

tentang penyelesaian yang sesuai melalui soal selidik. Ahli diminta mengisi borang soalselidik yang pertama. Hasil soal selidik dikumpul di pusat dan dikeluarkan. Ahli menerima salinan rumusan hasil soal selidik. Setelah melihat keputusan, ahli ditanya lagi mengenai penyelesaian. Langkah 4 dan 5 diulang sehingga konsensus diperoleh

12

 Teknik Ringi. Seakan-akan teknik Delphi. Teknik Ringi

digunakan oleh syarikat besar Jepun iaitu keputusan kolektif melalui edaran dokumen daripada pengurus kepada pengurus untuk diluluskan. Jika pengurus bersetuju, ia bebas membuat bangkangan dan cadangan. Pada mulanya, dokumen diedarkan kepada para pengurus. Selepas itu dokumen dikumpulkan dan diteliti semua cadangan atau bangkangan yang dikemukakan. Setelah dokumen itu dirumuskan, ia diedarkan kembali sehinggalah semua yang terlibat berpuas hati dan keputusan dibuat.

13

 Teknik RISK: Teknik RISK biasanya menjadi langkah tambahan

kepada Agenda Standard. Ia berupa penilaian aspek negatif terhadap cadangan penyelesaian oleh kumpulan. Langkahlangkahnya ialah: Pemimpin kumpulan bertanya kepada ahli kumpulan tentang risiko, kebimbangan atau masalah yang berkait dengan penyelesaian yang dicadangkan. Diikuti oleh sesi sumbang saran mengenai natijah unsur negatif yang mungkin wujud. Semua kemungkinan masalah dipaparkan kepada anggota kumpulan.

14

 Selepas pertemuan, senarai kemungkinan natijah negatif

diagihkan. Pertemuan kedua dilakukan. Perbincangan dibuat dan tumpuan diberikan kepada masalah yang dianggap paling serius. Ahli kumpulan mempertimbangkan natijah negatif dan risiko yang berlawanan dengan kemanfaatan daripada cadangan penyelesaian yang dibuat sebelumnya untuk mencari penyelesaian, menangguhkan terlebih dahulu, mengubahsuai atau mencari alternatif.

15

 Syura. Syura ialah satu kaedah membuat keputusan

dalam Islam yang hampir menyamai konsensus. Syura dilakukan oleh pemimpin dengan ahli kumpulannya atau dipertanggungjawabkan kepada satu kumpulan pakar yang tertentu. Al-Quran dan Hadis menjadi panduan.

16