You are on page 1of 17

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA Dewasa ini semakin sering terdengar ungkapan yang menyatakan bahwa dunia modern

sudah memasuki era informasi yang berarti bahwa semakin disadari oleh banyak pihak bahwa informasi merupakan sumber yang semakin peranannya dalam kehidupan dan penghidupan manusia. Pentingnya peranan informasi terlihat dengan makin jelas apabila diingat bahwa perseorangan, kelompok, dan organisasi selalu dihadapkan pada keharusan mengambil berbagai macam kpeutusan. Oleh karena itu, postulat yang sangat fundamental dalam pemahaman pentingnya informasi ialah keputusan akan semakin tepat dan prosesnya berlangsung lebih cepat, efisien, dan efektif apabila didukung oleh informasi. A. SEKILAS TENTANG PENGOLAHAN DATA Sejalan dengan perkembangan teknologi dan semakin pentingnya informasi dalam pengambilan keputusan, maka pengolahan data secara konvensional (manual) yang secara mekanik bagi perusahaan kecil, perusahaan sedang maupun perusahan besar semakin tidak relevan dengan perkembangan yang sangat pesat dan terobosan di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, mulai perlu adanya pemahaman mengenai pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkat keras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan system. 1. Pengolahan Data Secara Elektronik Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan dengan menggunakan computer yang mencakup: a. Pengumpulan Data. Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih lanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangakan para pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu tinggi, sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalam menjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa:
& Mutu data yang dikumpulkan tinggi, & Relevan dengan kepentingan penggunanya,

& Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupun

ekternal. b. Pengolahan Data. Yang dimaksud dengan pengolahan data adalah mengubah bentuk dan makna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan perusahaan termasuk dalam pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanya digunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan dan berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek, keputusan penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan pada strategi operasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi. c. Proses Penyimpanan. Luaran pengolahan data merupakan informasi yang harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah ditelusuri, serta mudah diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan. Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah dari segi keamanan yang dapat dipandang dari tiga segi, yaitu:
& Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,

seperti pesaing.
& Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak

baik.
& Aman dari bahaya kebakaran.

Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan sedemikian rupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang berakibat pada biaya pemeliharaan yang banyak., Selain itu penyimpanan dilakukan sesuai dengan system tertentu yang diketahui sehingga penelusuran data dan informasi dapat dilakuakn dengan mudah. 2. Organisasi Pengolahan Data. Bentuk-bentuk pengorganisasin ini hanya berlaku apabila perusahaan melakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya hasil olah data

yang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang akurat, maka dalam melakukan pengolahan data tersebut disusun organisasi yang menjalankan pengolahan data serta pembagian tuas untuk setiap individunya. Organisasi yang lumrah digunakan terdiri dari: a. Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur, direktur, atau titlelatur yang sejenis. b. Dibantu oleh paling sedikit 3 manajer yaitu:  Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan computer, pemrosesan system, pengamanan computer dan penjadwalan penggunaan computer.  Manajer pengendalian masukanluaran yang membawahi

penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis, dan pengendalian luaran dan pengendalian koreksi kesalahan.  Manajer pengembangan system yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi program, dan dokumentasi system. Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yang sangat mendasar ialah bahwa pipmpinan tertinggi dari satuan kerja itu harus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakan sangat mendasar karena pertimbangan sebagai berikut: a. Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akses langsung kepada forum pengambialn keputusan strategic dalam perusahaan. b. Pipmpinan tertinggi harus mengetahuio latar belakang dan proses pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukungan informasi apa saja yang harus diberikan. c. Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasi dalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan.

d. Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan data yang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi. e. Agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukan oleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga spesialis di bidang pengolahan data. Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan, yaitu: a. Pendekatan Sentralisasi. Pendekatan sentralisasi secara umum dapat dikatakan sebagai pendekatan pengolahan data yang terpusat. Ciri-ciri dalam pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data adalah adanya satu computer besar yang berperan selaku pemroses seluruh data, adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi dalam pengolahan data, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal yang on-line dan adanya alat pencetak atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertas dan satuan kerja pengolahan data. Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatan

sentralisasi dalam pengolahan data, yaitu:


& Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yang

harus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namun disisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangi karena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar dan pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahan data.
& Pimpinan

satuan

pengolahan

data

dapat

melakukan

pemantauan yang lebih efektif terhadap lilngkungan yang dihadapi, baik secara internal dalm perusahaan maupun secara

ekternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukan dengan cepat dapat dilakukan.
& Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi data

dapat

lebih

terjamin

dari

duplikasi

penyediaan

dan

penyimpanan data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapat dilakukan.


& Dengan

adanya

satu

pangkalan

data,

langkah-langkah

pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu hal yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya pengelolaan bisnis pada umumnya.
& Dengan

sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan

pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahan data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itu merasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya di masa yang akan datang. Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelembahan dalam pendekatan secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantara yaitu:
& Waktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasi

yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan karena satuan kerja pengolahan data memang harus melayani seluruh perusahaan, abik dalam arti komponen bidang fungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai pelaksana tugas penunjang.
& Kesulitan dalam alokasi waktu computer kepada komponen

perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban kerja yang dipikulnya.
& Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi, para pemilik

data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukan untuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila data tertentu

diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat pengolahan data. b. Pendekatan Desentralisasi. Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksud dapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu: a. Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat perkaawinan antar beberapa teknologi komunikasi dan

teknologi informasi makin banyak jenisnya dan aplikasinya. b. Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi pola pengambilan keputusan perusahan. Tidak mustahil apabila manajemen puncak terutama di lingkungan perusahaan besar memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilan keputusan kepada manajer satuan bisnis, para manajer bidang fungsional, para manajer cabang bahkan para manajer kegiatan operasional. Pendekatan seperti ini seringkali digunakan dengan dua

pertimbangan utama, yaitu:


& Manajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang

partisipasif.
& Makin canggihnya teknologi pengolahan data sehingga

dengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi, dan keamanan data dapat terjamin.
& Kelebihan dan Kekurangan.

Pada prakteknya, pendekatan yang paling tepat untuk diterapkan adalah penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan desentralistik. Artinya ada data dan informasi tertentu yang penggunaanya hanya penting bagi manajemen puncak. Dalam hal itu, pengolahan data dalam

arti pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya dapat dilakukan secraa terpusat, tanpa menutup pintu bagi pemakai lain dalam jajaran perusahaan. Di samping itu data-data teknis tertentu yang hanya untuk kegiatan operasional tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatan desentralisasi. Oleh karena itu, informasi sangat berperan dalam mendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai eselon kewenangan dalam perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen puncak. 3. Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan yang Terpencar. Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti bahwa dalam organisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan berbagai aspek pengolahan data seperti pengumpulan, pemrosesan dan pengolahannya pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk kepentingan promosi, pemakai untuk penjualan, dan pemakai untuk manajemaen sumber daya manusia dan sebagainya atau karena pertimbangan wilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas. Dalam penggunaan pendekatan ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen puncak tidak boleh kehilangan kendali pengolahan data perusahaan sebagai keseluruhan. Oleh karena itu, masing-masing system dihubaungkan kedalam suatu jaringan melalui komunikasi data, meskipun system yang berlaku pada masing-masing pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yang mungkin sangat beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsional masing-masing pemakai. . macam-macam komunikasi data apat disebut sebagai suatu jaringan, yaitu jaringan LAN (Local Area Network), WAN (Wide Area Network), dan MAN (Metropolitan Area Network). Yang menarik dari pendekatan ini adalah bentukanya dapat beraneka ragam. Misalnya, manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yang

dipencarkannya hanya terbatas pada pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya berupa data yang terkumpul pada satuan pengolah data secara paripurna dalam arti pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannya kembali untuk digunakan sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentingan spesifik secara local. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semua dilakukan secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data pada tingkat perusahaan. Meskipun menggunakan demikian, pendekatan sebelum ini, ada mengambil beberapa keputusan factor yang untuk harus

dipertimbangakan. Misalnya, karena lokasi tersebar luas, untuk pengendalian sukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnya tidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan. Faktor lain yang harus dipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pengadaan dan pemilikan perangkat keras sedemikian rupa sehingga mempunyai konfigurasi computer yang dimiliki dan digunakan menjadi aneka ragam. Juga mempertimbangkan adanya ketersediaan sumber daya manusia yang harus digunakan secara efektif dan efisien.

4. Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir. Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti computer dan notebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis, tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, terutama juga dalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilan keputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu pada umumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutama yang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan. Salah satu dampak dari perkembangan teknologi informasi demikian ialah kecenderungan tersedianya sangat banyak informasi baik bagi pimpinan pada eselon yag lebih tinggi maupun bagi pemakai akhir yang bersangkutan sendiri padahal belum tentu semuanya relevan sebagai suatu resource. Selain itu mempunyai konsekuensi

bagi manajemen puncak, yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak kehilangan kendali atas pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaan yang berarti terdapat berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secara terpusat seperti pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian perangkat lunak, dan penentuan kebijakan tentang program, system dokumentasi, pembentukan standar mutu informasi dan prosedur yang harus ditaati dalam koordinasi pengolahan data.

5. Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil. Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari computer kecil ke computer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis computer tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah:
& Uploading == yaitu pemindahan data yang berlangsung dari computer

kecil ke computer pusat. Pada saat uploading yang biasa terjadi adalah data yang diterima dari computer kecil masih perlu pengolahan lebih lanjut, karena computer kecil tidak memiliki kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam bentuk yang spesifik diperluukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan.
& Downloading == yaitu pemindahan data dari computer pusat ke

computer kecil. Donwnloading yang dilakuakn, biasanya berisi informasi dari computer pusat yang dikirimkan ke computer kecil sudah siap digunakna untuk kepentingan tertentu.

6. Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga. Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuan

keuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data, maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada pihak ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang dikenal yaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang memberikan

jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu computer dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah outsourcing. Dalam outsourcing perusahaan harus membayar kepada pihak ketiga tersebut dan jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu pendekatan ke pendekatan yang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi antar pihak yang terkait. Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai berkurang karena adanya biaya yang lebih mahal serta kerahasiaan yang kurang terjamin daripada biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengembangan sumber daya yang dibutuhkan dalam pengolahan data.

7. Perangkat Keras Pengolahan Data. Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut computer. Komputer dapat dikatakan sebagai suatu system karena terdiri dari beberapa komponen unsure atau alat seperti unit perosesan sentral (CPU), monitor, hard disc, dan lainnya. Dengan berbagai konfigurasinya, computer dikatagorikan menjadi 2 jenis yaitu: a. Komputer digital: Yaitu computer yang bekerja dengan cara menghitung . Angka, huruf, dan symbol disajikan sebagai angkaangaka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner. b. Komputer Analog: Yaitu computer yang mengukur kuantitas elektronik atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensi sesuatu. Berdasarkan criteria kecepatan, basarnya otak atau memori dan besaran computer, dapat dibagi menjadi: a. Komputer Besar (Mainframe). Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengan kemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik, selain itu computer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data

(storage) dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub katagori computer besar ialah super computer yang memiliki kemampuan dan kecepatan yang tinggi sehingga menyebabkan harga dari computer ini tergolong sangat mahal. b. Komputer Mini. Computer ini memiliki cirri-ciri seperti ukurannya yang kecil, kecepatan dalam mengolah data relative lambat, kapasitas penyimpanan data yang tidak besar serta harga yang relative murah. Biasanya digunakan dalam bisnis untuk pemrosesan dengan pangkalan data, jaringan on-line, aplikasi yang tidak terlalu rumit, dan berperan sebagai sarana pengolah data dalam usaha yang berskala kecil. c. Computer Mikro. Terdapat dua jenis computer mikro yaitu Personal Computer (PC) dan Notebook yang tidak hanya popular dalam kalangan usaha tapi jugabanyak digunakan secara perseorangan. Namun kemampuannya terbatas dan harganya dapat dikatakan murah. d. Komputer Nano. Kalkulator dapat dikatakan sebagai computer nano karena dengan ukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi. Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagai computer saku.

8. Aplikasi Data dan Pemeliharaan Sistem Para manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan pada keharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis keputusan harus didasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai hasil olahan data. Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data elektronik pada umumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutahir, akurat, dapat

dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan diambil dari tempat penyimpanannya pada waktu dibutuhkan. Komponen system pengolahan data elektronik untuk berbagai jenis aplikasi terdiri paling tidak lima komponen yaitu: a. Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan untuk emnjalankan system elektronik yang ada untuk pengolahan data, apabila system yang ada sudah baik akna tetapi sumber daya manusia kurang mendukung jalannya system tersebut, maka system yang ada tidak dapat berjalan sebagai mana semestinya. b. Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan roda organisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini penjalanan fungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan instrument yang menjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data telah dijalankan dengan baik dan sebagai mana mestinya. c. Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adnaya sarana dan prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang menggunakannya harus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannya d. Perangkat keras, terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alat luaran, alat pendukung dan penyimpan tambahan. e. Perangkat lunak yang sering disebut dengan istilah program,program adalah intruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjkan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram. Dalam pengoperasian komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikit fungsi,yaitu: a. Mengelola berbagai sumber daya komputeryang dimilki oleh perusahaan. b. Mengembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber daya manusia sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal. c. Menjebatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalah seperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan dan mengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahana untuk mendukung pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkat lunak aplikasi adalah Intruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar pemakai dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing masing,baik yang sifatnya teknis maupun non teknis.

9. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data. Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain: a. Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan

pengambilan keputusan pada berbagai eleson manajemen,seperti perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional,strategi dasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpanan informasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupun untuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan. b. Pertimabangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannya karena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data. c. Pertimabngan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian satuan kerja pengolahan data,melainkan dalan upaya meningkatkan efisiensi kerja perusahaan sebagai keseluruhan. d. Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitan dengan perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber daya

manusia,misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihan dalam rangka pemuthakiran ketrampilan.

B. AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATA Sebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsi dalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam bidang ini menyangkut: a. Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen b. Perencanaan pengolahan data. c. Organisasi pengolahan data. d. Pengendalian data.

a. Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran audit Dari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwa salah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan data menyelenggarakan kemampuannya fungsi dan menjalankan informasi kegiatanya kepada ialah seluruh

meberukan

dukungan

perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh para manajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidang fungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang dan strategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasran strategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada

akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategi tersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan fakta tengtang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan fungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apa yang dihadapi. b. Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit. Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup: a. Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat dilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan. b. Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukan sesuai kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,jumlah dan jenisnya. c. Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data. d. Pola pengolahan data,apakah mengikuti pola

sentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan. e. Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya. f. Penelitian tentang para pemasok. g. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya.

c. Organisasi pengolahan data sebagai sasaran audit Kegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja pengolahan data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti: a. Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam arti memungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilan keputusan tertinggi dalam perusahaan.

b. Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemprosesan data. c. Pengaturan tata ruang pengolahan data. d. Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data. e. Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat d petugas pengolah an data. f. Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data. g. Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligus sebagai sumber data dalam perusahaan. Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah organisasi pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau sebaliknya onder organizing.

d. Pengendalian sebagai sasaran audit Banyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiri yang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.Keamanan data dan informasi yang dimaksud anatra lain ialah : a. Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,seperti data hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagi kelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan. b. Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipun mereka adalah orang-orang dalam. c. Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yang sudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang

mahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahaya kebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya. Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantu manajemen dalam upaya meningkatkan efisiensi,efektivitas,dan

produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuan dalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuh dengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang.

You might also like