P. 1
tugas makalah manajemen perkantoran

tugas makalah manajemen perkantoran

|Views: 7,563|Likes:
Published by Rahmadi Maulana

More info:

Published by: Rahmadi Maulana on Aug 04, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/09/2013

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang

Menurut

James

A.F.Stoner,

manajemen

adalah

suatu

proses

perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupak inti kehidupan an organisasi.

1

1.2

Identifikasi Masalah 1. Tujuan Manajemen Perkantoran 2. Fungsi Perkantoran 3. Pekerjaan-pekerjaan Kantor 4. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1.3

Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui dan memahami Tujuan Manajemen Perkantoran 2. Untuk mengetahui dan memahami Fungsi Perkantoran 3. Untuk mengetahui dan memahami Pekerjaan-pekerjaan Kantor 4. Untuk mengetahui dan memahami Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

1.4

Metode Penulisan

Dalam hal ini penulis menggunakan:
y

Metode deskritif, sebagaimana ditunjukan oleh namanya, pembahasan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih (Atherton dan Klemmack: 1982).

y

Penelitian kepustakaan, yaitu Penelitian yang dilakukan melalui kepustakaan, mengumpulkan data-data dan keterangan melalui buku-buku dan bahan lainnya yang ada hubungannya dengan masalah-masalah yang diteliti.

2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor menurut. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor /µthe office, adalah tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu . Sedangkan menurut Atmosudirdjo menyebutkan kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan Tugas utama kantor adalah menyelenggarakan kegiatan pelayanan dan member dukungan (fasilitatif) kepada kegiatan operasi organisasi. Fungsi utama suatu kantor adalah :
y Pelayanan kepada rekan sekerja, pelanggan, klien dan tamu organisasi. y Pemberian dukungan (fasulitatif) terhadap satuan kerja operasional (subtantif). y Pengelolaan sumber daya organisasi. y Pengelolaan data dan informasi organisasi.

Terdapat sedikitnya 5 kata sepadan untuk istilah kantor, yakni:
y Jasa, adalah aktivitas ekonomi yang melibatkan sejumlah interaksi dengan konsumen

atau dengan barang-barang.
y Jabatan, adalah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau

berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
y Gedung Kantor, adalah barang atau benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau

mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja.
y Ruang Kerja, adalah sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat untuk bekerja. y Biro, adalah usaha yang mengkhususkan diri pada penyediaan jasa bidang tertentu.

Sebelum mengenal definisi manajemen perkantoran, kita harus mengenal istilah manajemen, berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Berikut pengertian Manjemen menurut beberapa para ahli:
y Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang

melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuantujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

3

y Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu

pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.
y Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu

pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
y Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya :
y

Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way ³Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya´ (J.C. Denyer, 1973).

y

Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most

4

appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment ³Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973).
y

Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives ³Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan,

pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu´ (GR Terry, 1974).
y

The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. ³Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam art luas i demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.´ (Littlefield dan Peterson, ).

y

Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaa n perkantoran (Edwin Robinson. 1953).

y

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990).

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.

5

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Tujuan proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciri informasi yang siap dipakai adalah:
y

Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

y

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

y

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

y

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga

y

Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaat masing-masing pihak.

y

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

6

3.2 Fungsi Perkantoran Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah :
y

Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dan sebagainya)

y

Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatan -catatan kepegawaian)

y

Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dan sebagainya)

y

Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraanperkiraan dan sebagainya)

Dalam

kehidupan

organisasi

yang

berorientasi

pada

masa

depan,

usaha

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi. Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

7

3.3 Pekerjaan-pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha seperti pekerjaan kantor yang berhubungan dengan arsip-arsip. Selain itu pekerjaan kantor juga meliputi tugas-tugas lain seperti komunikasi antara individual-individual dalam perusahaan melalui konferensi-

konferensi, wawancara-wawancara, pembicaraan-pembicaraan melalui telpon atau instruksiinstruksi dan komunikasi antara perusahaan dan orang-orang diluar perusahaan misalnya melalui surat-surat, pembicaraan-pembicaraan melalui telepon dan sebagainya. Dalam proses memulai, mengembangkan dan mengawasi kegiatan bisnis, manajer dan staff kantornya mengambil bagian yang tidak sedikit dalam kegiatan kantor. Terdapat lima bidang kegiatan atau pekerjaan perkantoran yaitu:
y

Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusat komunikasi. Perusahaan atau organisasi menerima perintah, informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi lain dan setelah mempersiapkan atau mem proses formulir-formulir dan dokumen-dokumen, meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi tersebut.

y

Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan angka. Berbagai alat untuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana hingga computer.

y

Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mampu membandingkan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalah -masalah yan gakan timbul jauh sebelum itu terjadi.

y

Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Apabila anggota staff mengetahui sesuatu yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedur-prosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan.

8

y

Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat.

Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:
y y y y

Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan) Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis). Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks) Mengecek (memeriksa).

3.4 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Charles O. Lebbey membagi ruang lingkup Manajemen Perkantoran dalam 9 bidang , sebagai berikut :
y

Offfice Space (Ruang Perkantoran) Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang, tata ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan ruang, dan pemeliharaan ruang.

y

Office Communication (Komunikasi Kantor) Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat, penanganan telepon, telex penerimaan tamu.

y

Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia) Termasuk di dalamnya adalah Seleksi pegawai, Orientasi, Latihan, Pengujian, Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan Pegawai,

Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin, Pensiun, Penilaian pegawai dan Pengaduan.
y

Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan) Termasuk di dlamnya Meja, Kursi, Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.

y

Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor) Termasuk di dalamnya adalah Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimili, Mesin Photo Copy, Telepon, Mesin Ganda, Pemeliharaan dan Perbaikan Mesin, serta Penilaian Peralatan dan Mesin baru.
9

y

Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis) Termasuk di dalamnya adalah Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian perbekalan.

y

Methods (Metode) Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan rutin, dan Analisis Statistik.

y

Records (Warkat) Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat, Metode Pelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan, Praktik Kearsipan dan Penyimpanan warkat.

y

Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan) Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan organisasi, Perencanaan Anggaran, Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis, Sistem Penggajian.

10

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-fungsi manajemen. Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha

penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidu pan organisasi. Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan, mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan pekerjaan. Tempat tersebut member arti dan membantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan pekerjaan kantor.

11

DAFTAR PUSTAKA

http://dspace.widyatama.ac.id/bitstream/handle/10364/962/bab1-2.pdf?sequence=1 http://www.scribd.com/doc/15892253/Korespondensi-ManajemenPerkantoran#source:facebook http://artikelekonomi.com/artikel/tujuan+manajemen+perkantoran.html Winardi, (1982), Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung. Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju. Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman Publishing Limited. Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

12

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->