Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat .

.

.

brosur. dan 10) Lambang atau logo 2. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3. Menyebutkan dokumen secara umum. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. Penulisan Bagian-bagian surat a... Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4. faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada. yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. jika lampirannya banyak . 2. Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya. tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis . sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no.Bagian-bagian Surat.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat. perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex.Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur. Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat.kuitansi.

Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat. Dalam korespondensi Bhs Indonesia. Lampiran diketik lurus dari isi nomor. 2. yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat € Ditempatkan pada satu sisi amplop € Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr € Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang € Pada akhir setiap baris tidak diberi titik.Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat € Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran.Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai .SALAM PEMBUKA Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat . perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6. dibawah salam pembuka € Penulisan perihal: a. Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis. kecuali jika ada singkatan. perihal ditempatkan setelah salam pembuka b. 2 lembar Faktur b. 1 Lembar Booklet.notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas. € Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD € Kode pos tidak dicantumkan € Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 . Dalam korrespondensi Inggris.Untuk surat model resmi .ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb. 3 Lembar Kuitansi c. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a. di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. 5 .lalu disebutkan apa yang dilampirkan. 1.Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. dibawah alamat dalam.

........ (2) Kami beritahuan bahwa....... ..... .. Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.............wb 8.. (6) Memperhatikan surat saudara no... b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat 1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya.... Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa........... nomor... .......... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini... ataupun laporan......... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal. nomor...... pertanyaanpertanyan......... (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal........tentang . (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa.... berkas dan sebagainya.......... (6) Bersama ini kami lampirkan...no.......... no.... 1. sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan...... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini...... (2) Berkenaan dengan saudara tanggal... (4) Membalas surat saudara tanggal.............. no.... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.. Isi Surat Bagian terpenting dari sebuah surat....... (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk. tanggal....... maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.. a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ... berkas dan sebagainya.. berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim.Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.... serta permintaan... sedangkan .. .. (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa................ . (5) Perkenankan kami melaporkan tentang........ (3) Menunjuk surat saudara no. tanggal..

.... Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun......... . baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing.... b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca. maka dengan ini . (2) Berkenaan dengan saudara tanggal.............. (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal. ............ (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal........... .. permintaan... . ....... pertanyaan...tentang ... sehingga pembaca tidak tersinggung...... nomor..... nomor.... Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat... (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor.. no.... lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.. (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal. e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.....no.................. yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan.. Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan.. c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal . (3) Menunjuk surat saudara no. dan sebagainya............... (4) Membalas surat saudara tanggal... 2... no......... tanggal. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut... tanggal. dinyatakan kepada penerima surat... (6) Memperhatikan surat saudara no. f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca ..... no..b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata. pada tanggal.. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim............. diminta........

kami mengucapkan terima kasih. salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. e) Demikianlah laporan kami. semoga mendapat perhatian saudara. biasanya tidak memakai salam penutup. tetapi cukup disebutan nama jabatan. baik surat niaga maupun pribadi. Contoh-contoh alinea penutup. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.sesuai dengan peraturan. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai. alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. a) Atas perhatian saudara. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu¶alaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan. Seperti halnya salam pembuka. Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. 3. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut. terutama istilah asing. kami ucapkan terima kasih. Alinea Penutup suatu surat. selanjutnya tanda tangan dan nama jelas. c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. NIP .

Nama penanggung jawab/ penanda tangan € Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim € Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi € Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat. € Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat € Untuk surat pribadi. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. 9. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas.Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut.(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat € Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga. perusahaan. dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. 2) Nama organisasi. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas. tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi. tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas. atau instansi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan . karena sudah tercetak pada cap tersebut.

(atas nama). Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.keluar masuknya uang. u. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas.b (untuk beliau). Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. Arsil Tanjung Direktur 2.n. a) Dalam surat niaga: 1.n. Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan. baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. a. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan.Armico Tanda tangan Ir.p (atas perintah) dan sebagainya. tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut.b (atas nama beliau). atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika . dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai). H. Biasanya memakai istilahistilah a. a. Hormat kami CV.

1.. . a..n.. memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah. dan selama masalah itu belum selesai.. orang yang diberi kuasa oleh perusahaan..p.. . SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan.... singkatan dari Perpro Curation....b...I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip...... 3.... 2. penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.... Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri... maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu.. Menteri Keuangan R.. dan harus diberi tanda p..Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat. a...p. Bila sebuah perusahaan...... Hormat kami p.... Menteri Pendidikan dan Kebudayaan...... Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip... FT Andalas Tanda tangan Suryaman.n..Kepala Bagian Penjualan 3... Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas ..

... CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat... tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain ...... Nip...... .. NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat. Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12....1.. 11..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful