P. 1
Bagian - bagian surat

Bagian - bagian surat

|Views: 1,092|Likes:
Published by Erlina Dharma

More info:

Published by: Erlina Dharma on Aug 09, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/29/2013

pdf

text

original

Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat .

.

.

sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no. faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat. Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat..brosur. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat. Menyebutkan dokumen secara umum. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya. Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor.. dan 10) Lambang atau logo 2. Penulisan Bagian-bagian surat a. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4. perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex. 2.kuitansi.Bagian-bagian Surat. yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. jika lampirannya banyak .Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis .

2 lembar Faktur b.SALAM PEMBUKA Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat . Dalam korespondensi Bhs Indonesia.notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas. Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis. 1 Lembar Booklet.Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai . 2. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a. € Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD € Kode pos tidak dicantumkan € Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 . dibawah salam pembuka € Penulisan perihal: a. di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat € Ditempatkan pada satu sisi amplop € Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr € Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang € Pada akhir setiap baris tidak diberi titik. Dalam korrespondensi Inggris. 1. perihal ditempatkan setelah salam pembuka b.ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb.Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu.Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat. 3 Lembar Kuitansi c. kecuali jika ada singkatan.Untuk surat model resmi . Lampiran diketik lurus dari isi nomor. 5 .lalu disebutkan apa yang dilampirkan. dibawah alamat dalam.Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat € Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran. perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6.

.tentang .. Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal.no..................... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal..... (3) Menunjuk surat saudara no.... (2) Kami beritahuan bahwa... tanggal. berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim. nomor. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal.. Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini... Isi Surat Bagian terpenting dari sebuah surat..Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr. berkas dan sebagainya... a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan..... (6) Bersama ini kami lampirkan... .. .................. sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan................... ataupun laporan. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat 1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya........ no... b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.............. c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ..... maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan....... .... berkas dan sebagainya............. Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa... tanggal... nomor..... .. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.. (4) Membalas surat saudara tanggal... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa.. (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk... 1. (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa....... no...wb 8........... (5) Perkenankan kami melaporkan tentang.... .. pertanyaanpertanyan.......... (6) Memperhatikan surat saudara no.......... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen......... serta permintaan.... sedangkan ..

.. permintaan..... (3) Menunjuk surat saudara no......... nomor...... dinyatakan kepada penerima surat.. nomor.... ... 2..tentang .... maka dengan ini ..... no... Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat........... f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca . diminta. (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal....... ... (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor..... (4) Membalas surat saudara tanggal...... c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata. baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing........ tanggal. sehingga pembaca tidak tersinggung. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal.......... Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut.. pada tanggal...... ... Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun. ..... lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri. b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.. (6) Memperhatikan surat saudara no.........b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat...... dan sebagainya.... .... Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim.. pertanyaan............. (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal.. tanggal.... no...no..... e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.......... yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan... no............. c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ....

c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. kami ucapkan terima kasih. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai. kami mengucapkan terima kasih. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu¶alaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan. 3. baik surat niaga maupun pribadi. NIP . alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. tetapi cukup disebutan nama jabatan. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara. Seperti halnya salam pembuka. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. semoga mendapat perhatian saudara. Contoh-contoh alinea penutup. e) Demikianlah laporan kami. salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. selanjutnya tanda tangan dan nama jelas. a) Atas perhatian saudara. Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. biasanya tidak memakai salam penutup.sesuai dengan peraturan. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. Alinea Penutup suatu surat. terutama istilah asing. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut.

tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas. perusahaan. dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga. karena sudah tercetak pada cap tersebut.Nama penanggung jawab/ penanda tangan € Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim € Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi € Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat € Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10. tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi. 2) Nama organisasi. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan .Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut. € Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat € Untuk surat pribadi. 9. atau instansi.

dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai).Armico Tanda tangan Ir.n.keluar masuknya uang. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan. baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. H. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas. Hormat kami CV. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat. a. Biasanya memakai istilahistilah a. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan. (atas nama).p (atas perintah) dan sebagainya. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika . a) Dalam surat niaga: 1. Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Arsil Tanjung Direktur 2. maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. u. tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi.b (atas nama beliau). Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi. tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya.b (untuk beliau).n. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. a.

. a........Kepala Bagian Penjualan 3..p...b. .... orang yang diberi kuasa oleh perusahaan........ dan selama masalah itu belum selesai. .. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan... maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu.. dan harus diberi tanda p....I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip.. Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip. Bila sebuah perusahaan. Hormat kami p... Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri.p.n... memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah. singkatan dari Perpro Curation.. a. Menteri Keuangan R.... Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri. penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.....n..... FT Andalas Tanda tangan Suryaman.Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat. 3.. Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas . 1..... 2. SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan..

... Nip. tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain ....... CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat..... NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat. .....1. 11. Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12.....

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->