Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat .

.

.

Penulisan Bagian-bagian surat a. faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara.Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur. Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Menyebutkan dokumen secara umum.. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat. dan 10) Lambang atau logo 2. perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex.kuitansi.. yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. 2. Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor. jika lampirannya banyak . Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat.Bagian-bagian Surat. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya. sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4. tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis .brosur.

yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat € Ditempatkan pada satu sisi amplop € Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr € Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang € Pada akhir setiap baris tidak diberi titik. perihal ditempatkan setelah salam pembuka b. Lampiran diketik lurus dari isi nomor.Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat.Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai . 2. dibawah salam pembuka € Penulisan perihal: a. perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6.SALAM PEMBUKA Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat . 5 .Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. 1 Lembar Booklet. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a.ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb. kecuali jika ada singkatan.lalu disebutkan apa yang dilampirkan.Untuk surat model resmi . di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. dibawah alamat dalam. Dalam korespondensi Bhs Indonesia. € Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD € Kode pos tidak dicantumkan € Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 . 2 lembar Faktur b. Dalam korrespondensi Inggris. 1.Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat € Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran.notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas. Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis. 3 Lembar Kuitansi c.

........ c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ...... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini..... a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan... sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.. 1....... ...... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal......... b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim....... (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa.... . (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal. Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa.... ... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.. no...... (3) Menunjuk surat saudara no...... (4) Membalas surat saudara tanggal............. berkas dan sebagainya.. ataupun laporan....... (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk........ Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini........ sedangkan . (6) Memperhatikan surat saudara no. nomor...... (2) Kami beritahuan bahwa..... maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan. (6) Bersama ini kami lampirkan.... no.... (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa..tentang ........ tanggal..... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.. berkas dan sebagainya. ............................. Isi Surat Bagian terpenting dari sebuah surat.............. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat 1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya......... tanggal..... pertanyaanpertanyan. serta permintaan.. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal..wb 8.... (5) Perkenankan kami melaporkan tentang... Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan...no. .. nomor......Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.

... ... f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca .... Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun....... dinyatakan kepada penerima surat........ nomor... permintaan. sehingga pembaca tidak tersinggung.... e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.... Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. maka dengan ini ....... (2) Berkenaan dengan saudara tanggal............ yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan........... (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal.......... diminta....... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal. c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata.... pada tanggal.. (3) Menunjuk surat saudara no. (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal....... . tanggal... pertanyaan............ dan sebagainya... Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat. no........... no....b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ... lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.... ... .. (6) Memperhatikan surat saudara no.........tentang ... (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor...... Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan.no... baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing.... 2...... no. nomor.... tanggal........ (4) Membalas surat saudara tanggal. ... b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut....

Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. biasanya tidak memakai salam penutup. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut. 3. a) Atas perhatian saudara. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu¶alaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan. kami ucapkan terima kasih. selanjutnya tanda tangan dan nama jelas. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai. c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. NIP . semoga mendapat perhatian saudara. e) Demikianlah laporan kami. tetapi cukup disebutan nama jabatan. Alinea Penutup suatu surat. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. terutama istilah asing. salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. Contoh-contoh alinea penutup. baik surat niaga maupun pribadi. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. kami mengucapkan terima kasih. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara. Seperti halnya salam pembuka. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima.sesuai dengan peraturan.

karena sudah tercetak pada cap tersebut. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi.Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut. 9. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan. atau instansi.Nama penanggung jawab/ penanda tangan € Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim € Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi € Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. 2) Nama organisasi. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga. tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas. perusahaan. tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. € Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat € Untuk surat pribadi. nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat € Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10.(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan .

tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan. dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai). tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. (atas nama).n. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika . a. maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan. a) Dalam surat niaga: 1. atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi.b (untuk beliau). H. Arsil Tanjung Direktur 2.b (atas nama beliau).Armico Tanda tangan Ir. Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Hormat kami CV.n. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.p (atas perintah) dan sebagainya.keluar masuknya uang. baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. u. a. Biasanya memakai istilahistilah a.

.I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip.. Hormat kami p... a. Menteri Keuangan R.. FT Andalas Tanda tangan Suryaman..Kepala Bagian Penjualan 3..p... Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri. 1... 3. penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang....p. singkatan dari Perpro Curation. 2...n... Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip. a... Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas . .. ... maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu. orang yang diberi kuasa oleh perusahaan...... memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah...... Bila sebuah perusahaan.n..Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat...b.... dan harus diberi tanda p.... SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan.. dan selama masalah itu belum selesai.. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan........

.. Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12........ 11. NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat.1. tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain .... CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat. Nip....... ....

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful