Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat

Bagian-bagian Surat,
2. Penulisan Bagian-bagian surat

a. Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat. Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor, perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex, faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan 10) Lambang atau logo 2.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat, tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis . Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3.. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya, sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4..Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur,brosur,kuitansi. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan. Menyebutkan dokumen secara umum, jika lampirannya banyak

Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai .ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb. 1.Untuk surat model resmi ,notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis. Lampiran diketik lurus dari isi nomor,lalu disebutkan apa yang dilampirkan. 2.Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a. 2 lembar Faktur b. 3 Lembar Kuitansi c. 1 Lembar Booklet. 5 .Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran, dibawah alamat dalam, dibawah salam pembuka Penulisan perihal: a. Dalam korrespondensi Inggris, perihal ditempatkan setelah salam pembuka b. Dalam korespondensi Bhs Indonesia, perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6.Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat, yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat Ditempatkan pada satu sisi amplop Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang Pada akhir setiap baris tidak diberi titik, kecuali jika ada singkatan. Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD Kode pos tidak dicantumkan Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 .SALAM PEMBUKA
Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat

Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.wb 8. Isi Surat

Bagian terpenting dari sebuah surat, berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim. 1. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat
1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya, maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan. a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaanpertanyan, ataupun laporan, serta permintaan. Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa.......... (2) Kami beritahuan bahwa.............. (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk......... (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa......... (5) Perkenankan kami melaporkan tentang.......... (6) Bersama ini kami lampirkan................... (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa.......... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas dan sebagainya, sedangkan . Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan. b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal....... no........... (2) Berkenaan dengan saudara tanggal......... nomor.......... (3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal........ (4) Membalas surat saudara tanggal........ nomor............. (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal......... no. ........ (6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal........... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. ....tentang .......... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas dan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.

b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal....... no........... (2) Berkenaan dengan saudara tanggal......... nomor.......... (3) Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal........ (4) Membalas surat saudara tanggal........ nomor............. (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal......... no. ........ (6) Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal........... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. ....tentang .......... (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal....... no. ........ maka dengan ini ........ (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor........... pada tanggal...........

2. Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun, sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya. b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca. c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri. e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat. f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca

sesuai dengan peraturan. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.

3. Alinea Penutup suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Contoh-contoh alinea penutup. a) Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih. e) Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. Seperti halnya salam pembuka, salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamualaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan, biasanya tidak memakai salam penutup, tetapi cukup disebutan nama jabatan, selanjutnya tanda tangan dan nama jelas, NIP

(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas, tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas. 2) Nama organisasi, perusahaan, atau instansi. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut. 9.Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut. Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat Untuk surat pribadi, nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10.Nama penanggung jawab/ penanda tangan Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan

keluar masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. Biasanya memakai istilahistilah a.n. (atas nama), a.n.b (atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan sebagainya. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas, dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai), maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan, baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. a) Dalam surat niaga: 1. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. Hormat kami CV.Armico Tanda tangan Ir. H. Arsil Tanjung Direktur 2. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika

Kepala Bagian Penjualan 3. Bila sebuah perusahaan, memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah, dan selama masalah itu belum selesai, maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu, dan harus diberi tanda p.p. singkatan dari Perpro Curation, orang yang diberi kuasa oleh perusahaan. Hormat kami p.p. FT Andalas Tanda tangan Suryaman, SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan, penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang. 1.Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat. Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip. ............................ 2. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri. a.n. Menteri Keuangan R.I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip. ......................... 3. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. a,n,b. Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas

1. Nip. ...................... 11. NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat. Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12. CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat, tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain