Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat .

.

.

tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis . Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no. Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor. perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex.Bagian-bagian Surat. faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada. Menyebutkan dokumen secara umum.brosur. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat. Penulisan Bagian-bagian surat a.Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur. dan 10) Lambang atau logo 2.kuitansi.. jika lampirannya banyak . 2. yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan.. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4.

3 Lembar Kuitansi c. 5 . Lampiran diketik lurus dari isi nomor. 2. dibawah salam pembuka € Penulisan perihal: a.SALAM PEMBUKA Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat . Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis. Dalam korrespondensi Inggris. yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat € Ditempatkan pada satu sisi amplop € Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr € Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang € Pada akhir setiap baris tidak diberi titik. di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya.notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas. kecuali jika ada singkatan. 1 Lembar Booklet. perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6.ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb. perihal ditempatkan setelah salam pembuka b. € Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD € Kode pos tidak dicantumkan € Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 .Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a.lalu disebutkan apa yang dilampirkan. 1. dibawah alamat dalam.Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai . Dalam korespondensi Bhs Indonesia. 2 lembar Faktur b.Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat € Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran.Untuk surat model resmi .Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat.

.. Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan...... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.... ... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal......tentang ...........wb 8. (6) Memperhatikan surat saudara no..... Isi Surat Bagian terpenting dari sebuah surat. berkas dan sebagainya.... maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan........... (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal.. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat 1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya.... berkas dan sebagainya........ Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa.. Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini... no. (5) Perkenankan kami melaporkan tentang. (6) Bersama ini kami lampirkan. nomor... (3) Menunjuk surat saudara no.......... ataupun laporan.. berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim............... Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.. .. sedangkan ........ .......Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.......... (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa........... b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.. tanggal. .. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal.......... (2) Kami beritahuan bahwa......... sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan....no... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ... 1... serta permintaan... (4) Membalas surat saudara tanggal... (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk.... a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan.... ....................... (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa.... nomor.... pertanyaanpertanyan. no..... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini... tanggal....

.... no. Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. (4) Membalas surat saudara tanggal. tanggal.. (6) Memperhatikan surat saudara no... c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ... e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat....... sehingga pembaca tidak tersinggung. ..... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal.......no.... c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata..................... lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal........ Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan..b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.... pertanyaan..... tanggal................. 2..................... .. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal.. .... . dan sebagainya. no... (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal.. no. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut... maka dengan ini .. b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca. dinyatakan kepada penerima surat... diminta...... (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor. nomor... Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat... baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing.................... Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun... f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca .. ..tentang ...... permintaan. yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan.... nomor... pada tanggal. (3) Menunjuk surat saudara no......

NIP . alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. baik surat niaga maupun pribadi. salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. kami mengucapkan terima kasih. kami ucapkan terima kasih. Alinea Penutup suatu surat. a) Atas perhatian saudara. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. terutama istilah asing. Contoh-contoh alinea penutup. tetapi cukup disebutan nama jabatan. 3. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. biasanya tidak memakai salam penutup. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai. semoga mendapat perhatian saudara. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu¶alaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan. c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. Seperti halnya salam pembuka. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.sesuai dengan peraturan. selanjutnya tanda tangan dan nama jelas. e) Demikianlah laporan kami.

karena sudah tercetak pada cap tersebut. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas. perusahaan. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. 9. Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat € Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10. tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi.(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. 2) Nama organisasi. dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. atau instansi. € Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat € Untuk surat pribadi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan .Nama penanggung jawab/ penanda tangan € Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim € Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi € Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat.

tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya. a. tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. H.keluar masuknya uang. Biasanya memakai istilahistilah a.Armico Tanda tangan Ir.b (atas nama beliau). Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas.n. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika .b (untuk beliau). maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan. (atas nama). Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan. dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai). u. Arsil Tanjung Direktur 2. baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. a.p (atas perintah) dan sebagainya. a) Dalam surat niaga: 1. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat.n. Hormat kami CV. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan.

..... singkatan dari Perpro Curation. dan selama masalah itu belum selesai...I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip.b. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. 1.... Menteri Keuangan R..... Hormat kami p.. a. SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan. FT Andalas Tanda tangan Suryaman. a... dan harus diberi tanda p.n.. memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah...p.. ........ orang yang diberi kuasa oleh perusahaan.p. Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas .. 3.... penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang.. 2.. maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu.. ..n..Kepala Bagian Penjualan 3........ Bila sebuah perusahaan.. Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri... Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri..... Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip.Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.

Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12.... 11.... ... Nip.1... tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain .. CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat...... NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat......

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful