Kegiatan Belajar III

1. Kompetensi dasar: Dasar Surat Menyurat Arti Dan Kegunaan Bagian-bagian Surat .

2.

Indikator: Setelah mempelajari pokok bahasan ini, siswa diharapkan: a. Dapat mengenal bagian-bagian surat dan kegunaannya. b. Dapat menulis surat sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Uraian Materi A. ARTI DAN KEGUNAAN BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya: a. Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan. b. Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan. c. Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan. d. Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim. e. Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut. f. Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat. 1. Pengaturan Bagian-Bagian Surat Setiap surat resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian surat atau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat. Pada surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut: a). Kepala surat atau kop surat b). Nomor surat c). Nama kota, tanggal, bulan dan tahun surat d). Lampiran

e). Hal atau perihal f). Alamat dalam atau alamat yang dituju g). Salam pebuka h). Isi surat i). Salam penutup
j). Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat k). Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan l). Penanggung jawab surat dan m). Cap atau stempel perusahaan atau instansi

Bagian-bagian Surat .

.

.

Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor pengirim surat. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali dengan alamat pengirim surat 3.Lampiran adalah sesuatu yang disertakan pada sebuah surat seperti Faktur. jika lampirannya banyak . Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas: 1) Nama kantor. Kepala Surat Atau Kop Surat Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat. Penulisan Bagian-bagian surat a. sehingga setiap organisasi memiliki cara tersendiri dalam membuat no.brosur.Tanggal Surat Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun Penulisan tanggal tidak boleh disingkat Nama bulan juga tidak boleh ditulis dengan angka Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat.. 2. Untuk menyebutkan adanya lampiran dapat dilakukan dengan dua cara. NOmor Surat Terdiri atas rangkaian angka dan huruf yang berupa kode yang memiliki arti intern bagi organiasi yang membuatnya.kuitansi. faximile bila ada 5) Nama dan alamat kawat atau bila ada 6) Nama dan alamat kantor cabang bila ada 7) Nama banker 8) Macam usahanya 9) Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada. tidak wajib diawali nama kota Jika Tanggal surat ditempatkan dibagian bawah kanan kertas (pada surat memakai judul) nama kota wajib ditulis . dan 10) Lambang atau logo 2. Surat Nomor surat berpariasi Contoh : Nomor : 123 / SK / V / 2011 123 adalah nomor urutsurat yang di buat SK adalah kode intern perusahaan atau singkatan Surat Keputusan V adalah Bulan pembuatan surat 2011 adalah tahun dimana surat itu dibuat 4. yaitu Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan.Bagian-bagian Surat. Menyebutkan dokumen secara umum.. perusahaan atau organisasi 2) Alamat atau nama jalan dan nomor gedung 3) Nomor telepon 4) Nomor telex.

SALAM PEMBUKA Kata sapaan yang disampaikan sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampaian informasi Contoh salam pembuka dalam surat niaga dapat mempergunakan: Dengan hormat Tuan/Nyonya yang terhormat . 2 lembar Faktur b. perihal ditempatkan setelah salam pembuka b.lalu disebutkan apa yang dilampirkan. Dalam korespondensi Bhs Indonesia. dibawah salam pembuka € Penulisan perihal: a. Contoh Lampiran : 2 Lembar Faktur Lampiran : a. € Pemakaian singkatan pada penulisan alamat berdasarkan pada EYD € Kode pos tidak dicantumkan € Kata ditempat pada bagian akhir alamat tujuan tidak boleh digunakan 7 . 1. kecuali jika ada singkatan. Contoh : Lampiran : 3 Lembar Lamp : Tiga Lembar Apabila lampiran diletakkan dibawah nomor surat maka pengetikannya adalah ditulis.ada 2 cara penulisan lampiran yaitu sbb. perihal ditempatkan sebelum salam pembuka 6. Lampiran diketik lurus dari isi nomor. 1 Lembar Booklet. Dalam korrespondensi Inggris.Penulisan lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai . 3 Lembar Kuitansi c. di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya. 2.Dalam surat model blok lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu.Alamat tujuan/ dalam Bagian yang tertulis pada kertas surat. dibawah alamat dalam.notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiriatas. yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengirim surat € Ditempatkan pada satu sisi amplop € Penulisan alamat tujuan dapat langsung diawali dengan Yth/ Bpk/ Ibu/ Sdr € Pemakaian Yth hanya ditujukan kepada orang € Pada akhir setiap baris tidak diberi titik. 5 .Untuk surat model resmi .Perihal surat Inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat tersebut berfungsi untuk membaca pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat € Letak: berurutan dengan nomor dan lampiran.

...... b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.... (2) Berkenaan dengan saudara tanggal........................... maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan... ...... berkas dan sebagainya...... (2) Kami beritahuan bahwa........ Contoh (1) Dengan ini kami nyatakan bahwa........ Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen.... nomor. sedangkan .... ... .. no........ Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan. ............... tanggal.... sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.. Alinea Pembuka Berisi tentang alasan pembuatan surat 1) Alinea pembuka Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya. berkas dan sebagainya.. 1....................... (6) Memperhatikan surat saudara no... (3) Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk...tentang .......... a) Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal. no... nomor..... serta permintaan.. .............. Isi Surat Bagian terpenting dari sebuah surat. c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ........ (3) Menunjuk surat saudara no....wb 8.. (7) Dengan gembira kami kabarkan bahwa.. berisi informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim...... (4) Membalas surat saudara tanggal.Contoh salam pembuka pada surat pribadi biasanya dipengaruhi oleh adat istiadat daerah masing-masing seperti: Salam Takzim Salam Bahagia Salam Sejahtera Berkat Tuhan bersama kita Assalamualaikum wr.. Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. tanggal....... ataupun laporan.... (5) Perkenankan kami melaporkan tentang. (4) Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa.. pertanyaanpertanyan.. (6) Bersama ini kami lampirkan... Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini...no..... (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal......

.. c) Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan (1) Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ..... ............ sehingga pembaca tidak tersinggung... (2) Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal.......no...... lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri. 2...tentang .... e) Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut.. (4) Membalas surat saudara tanggal............... diminta..... Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun........ .... dinyatakan kepada penerima surat.. (3) Menunjuk surat saudara no.. pertanyaan... tanggal.. (6) Memperhatikan surat saudara no...... nomor..... tanggal........... .......... Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim.b) Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat. no.. pada tanggal.... dan sebagainya. maka dengan ini .... no. no. baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing... Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat. (2) Berkenaan dengan saudara tanggal....... c) Merumuskan pokok-pokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik d) Hindarkan singkatan kata-kata.. (1) Sehubungan dengan surat saudara tanggal. b) Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.. nomor........ ........ permintaan........... . Alinea inti surat Berisi tentang maksud dan tujuan dari surat Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan.... yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan........ f) Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca ....... (3) Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor. (5) Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal.....

3. baik surat niaga maupun pribadi. a) Atas perhatian saudara. e) Demikianlah laporan kami. tetapi cukup disebutan nama jabatan. salam penutup pun dipengaruhi oleh tradisi agama dan adat. alinea penutup merupakan: a) Kesimpulan dari isi surat b) Kunci dari isi surat c) Penegasan dari isi surat d) Tanda pembicaraan telah selesai. semoga mendapat perhatian saudara. Alinea Penutup suatu surat. Contoh: Hormat kami Salam sejahtera Wassalamu¶alaikum Sembah sujud Salam takzim Pada surat dinas pemerintahan. b) Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik. c) Sebagai ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima. kami ucapkan terima kasih.sesuai dengan peraturan. NIP . Disamping itu alinea penutup juga mengandung Berisi tentang harapan dan penghargaan harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. b) Sebagai rasa akrab dari pengirim kepada penerima. d) Sambil menunggu kabar lebih lanjut. g) Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai. kami mengucapkan terima kasih. c) Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara. Seperti halnya salam pembuka. Penutup Salam Penutup Pada surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi: a) Sebagai rasa hormat dari pengirim kepada penerima. biasanya tidak memakai salam penutup. Contoh-contoh alinea penutup. selanjutnya tanda tangan dan nama jelas. terutama istilah asing.

Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasi yang berhak menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenang sesuai dengan struktur organisasi.Nama PENGIRIM Bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan . 2) Nama organisasi. tetapi bila tanggal belum ditulis di atas maka harus ditulis dulu nama jabatan dan seterusnya seperti tersebut di atas.Nama penanggung jawab/ penanda tangan € Diketik 3 sampai 4 spasi dibawah pengirim € Diketik dengan huruf besar semua atau dengan dipertebal atau dengan digarisbawahi € Yang membubuhkan tanda tangan Tanda tangan dan nama jelas serta jabatan penanggung jawab surat. tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan tidak perlu dicantumkan lagi. dicantumkan dulu nama organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. € Nama pengirim sama dengan yang terdapat pada kop surat € Untuk surat pribadi. 9. atau instansi. perusahaan. Dalam surat niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan. nama pengirim adalah nama orang yang mengirimkan surat € Nama pengirim iketik dengan menggunakan huruf besar semua 10. Hal ini dilakukan apa bila tanggal ditulis di atas. Sebaliknya bila surat tersebut belum ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas. Pada umumnya nama perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulat atau segitiga.(Nomor Induk Pegawai) di bawah nama jelas. Sebuah surat yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka surat tersebut sudah dianggap sah. Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut maka harus diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan. karena sudah tercetak pada cap tersebut.

keluar masuknya uang.Armico Tanda tangan Ir. a. atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi. a. Kemudian setelah diberi tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya masingmasing. Oleh Kepala bagian atau Manager sesuai dengan Bagian yang mengeluarkan surat. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas. Dengan demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinan yang bersangkutan. Hormat kami PT Aman Sejahtera Tanda tangan Sulyana Kartika . Hormat kami CV. a) Dalam surat niaga: 1. baik oleh pejabat langsung maupun oleh pejabat yang telah diberi wewenang. u. Biasanya memakai istilahistilah a.b (atas nama beliau). tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di beri wewenang sesuai dengan struktur organisasi. dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai). Begitu juga nama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.n. Oleh pejabat/Pimpinan perusahaan. Dalam surat-surat dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang bersangkutan. (atas nama).n. tetapi dilimpahkan kepada bawahanbawahannya atau pejabat yang berada dibawahnya.p (atas perintah) dan sebagainya. H. Dibawah ini ada beberapa contoh penandatanganan surat yang yang dilaksanakan oleh perusahaan atau pemerintahan. maksudnya untuk mengetahui identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut.b (untuk beliau). Arsil Tanjung Direktur 2.

n.p... Bila sebuah perusahaan..... .. 2...Penandatanganan oleh pemimpin unit utama yang menjadi subjek surat.. 3.... maka harus menandatangani surat-surat yang terkait dengan masalah itu. memberi kuasa kapada pihak lain untuk menyelesaikan suatu masalah. Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas .. penandatanganan surat ada yang dilakukan oleh pejabat langsung yang menjadi subjek surat atau oleh pejabat yang telah diberi pelimpahan wewenang..I Sekertaris Jenderal Tanda tangan Nama jelas Nip.. Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan Tenaga Kerja Tanda tangan Nama jelas Nip.. ..p..... Pimpinan unit utama yang mejadi subjek surat atas nama Menteri......... Menteri Pendidikan dan Kebudayaan.b.. Menteri yang menjadi subjek surat tetapi penandatanganan oleh Sekertaris Jenderal dan telah mendapat persetujuan Menteri. dan harus diberi tanda p. a..n. singkatan dari Perpro Curation...... SH Pengacara y Dalam surat dinas pemerintahan..Kepala Bagian Penjualan 3. Hormat kami p.... orang yang diberi kuasa oleh perusahaan..... a.... Menteri Keuangan R.. dan selama masalah itu belum selesai.. 1. FT Andalas Tanda tangan Suryaman..

.... CARBON COPY/ CC/ TEMBUSAN Bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tetera pada surat. Nip. Nama jabatan diketik langsung dibawah nama penanggung jawab 12........... 11... .. tembusannya/ kopinya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain ... NAMA JABATAN Jabatan yang disandang oleh penanggung jawab surat Fungsinya untuk memperjelas siapakah si penanggung jawab surat...1.