8ab XII Prosedur Utang Dagang, Utang Voucher, dan Sistem Pengeluaran Kas

12.1. FUNGSI

Fungsi prosedur utang, atau utang voucher meliputi: (1) Menjaga agar utang kepada pemasok dikelola sebaik-baiknya, dan apabila utangjatuh tempo, segera dilakukan pembayaran. (2) Melakukan verifikasi sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin bahwa pembayaranpembayaran dilakukan dengan benar. Fungsi pengeluaran kas adalah membayar sejumlah uang sesuai dengan otorisasi yang ada.
;t 2.2. ORGANISASI

Dalam perusahaan yang masih relatif kecil, fungsi utang dapat dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan (dengan dibantu satu orang staf). Dalam perusahaan yang besar fungsi ini dilakukan oleh pejabat, dengan beberapa staf yang khusus menangani masalah tersebut. Sedang fungsi pengeluaran kas, umumnya dilakukan oleh satu team yang terdiri dari pemegang buku cek, penanda tangan cek, dan kasir kas kecil.
12.3. PROSEDUR UTANG DAGANG PAYABLE PROCEDURE) TULIS TANGAN (PEN AND INK ACCOUNT

Saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar, (1) Mencatat faktur ke dalam jumal pembelian. (2) Membukukanjumlah yang tercantum dalamjumal pembelian ke rekening buku besar, serta rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok. Saat jumlah dalam faktur dibayar, (3) Membukukan pembayaran ke jumal pengeluaran kas. (4) Membukukan jumlah yang tercantum dalam jumal pengeluaran kas ke dalam rekening buku besar terkait, serta membukukan ke rekening pembantu utang pada masing -masing pemasok.

60

pada saat jatuh tempo. dibuat voucher. kemudian dicatat pada voucher Pada saat jatuh tempo. Pada saat faktur dari pemasok untuk dibayar. kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur dikumpulkan (tidak dicatat) Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuat voucher. tidak ada pencatatan. Faktur-faktur dari pemasok diarsip menunggu tanggal jatuh tempo. voucher segera dibuat. untuk setiap transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang.12-3.12. Terdapat dua prosedur voucher yaitu: (1) Prosedur voucher satu kali (one time voucher procedure). Dibuatcek. Voucher disetujui apabila dokumen pendukung sudah lengkap dan benar. Gb. atau pengakuan utang secara formal. dibuatkan cek. register. 11-8. Dengan cara ini. Bila digambarkan dalam garis waktu. maka dokumen-dokumen yang harus ada agar voucher disetujui meliputi: Permintaan Pembelian. Basis One Time Voucher Procedure. dan cek register dapat dilihat pada Gb. dibuatkan cek kemudian dicatat dalam cek Bentuk voucher register. terdapat dua variasi: (a) Cash Basis-One time voucher procedure. dan Faktur dari pemasok. Dicatat dalam jurnal pengeluaran kas Gb. PROSEDUR UTANG VOUCHER (VOUCHER PAYABLE PROCEDURE) Dalam sistem voucher. 12-1 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Tunai (b) Accrual disetujui register. voucher disetujui untuk dibayar. Pesanan Pembelian. maka terlebih dahulu harus diterbitkan voucher. 12-2. dan 61 . Bentuk voucher dapat dilihat pada Gb. Laporan Penerimaan Barang. Cara ini sering disebut sistem voucher atas dasar tunai (cash basis).4. Sebagai contoh perusahaan membeli barang secara kredit.

1Z Jakarta Selatau HaIaman: DAFI'AR VOUCHER Dibayar Tgi Ket. Lenteng PT KALPATARU Agung No. No Vch Tgi No. Cek Kas (Kredit) Gb. 12 DAFTAR VOUCHER No.PT KALPATARU JI. 12-2 Daftar Voucher (voucher register) Jl. atau sistem voucher atas dasar waktu (accrual basis). cek Utang Vouch (krd) PembeHan (Dbt) Lain-lain (Dbt) Jml Gb. Voucher Utang Voucher (Debit) Jakarta SeJatan Batamant Tanggal No. 12-3 Daftar Cek (cek register) Cara ini sering disebut dengan sisten voucher penuh (full fledge voucher procedure). Dalam sistem ini arsip voucher yang belum dibayar sesungguhnya dapat berfungsi pula sebagai buku "buku pembantu utang" (ledgerless bookeeping untuk utang dagang). Lenteng Agung No. Namun demikian dapat saja rekening pembantu 62 .

kemudian disediakan blangko vouchemya. faktur-faktur dijumlahkan. bila terjadi pembelian dari pemasok yang bersangkutan. Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. 19 bulan berikutnya ditagih pada tgl. 20 bulan berikut. maka tidak efisien untuk membuat satu voucher untuk setiap faktur.utang tetap diselenggarakan bila memang diinginkan. Untuk menggarnbarkan prosedur ini diasumsikan hal-hal sebagai berikut: (a) Perusahaan mengikan kontrak pembelian dengan pemasok "AA". tersebut dikumpulkan. Bila dalam periode yang disepakati terjadi beberapa pembelian dari pemasok yang sarna. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur diterima Dibuat voucher Dicatat dalarn voucher register Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuatcek Dicatat dalam cek register Gb. 12-5 Ilustrasi Built-up Voucher Procedure 63 . maka faktur -faktur dilampirkan pada blanko voucher yang bersangkutan. Karena pembayaran kepada pemasok tiap tanggal tertentu. dicatatdalarn Gb. 12-4 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Accrual (2) Built-up Voucher Procedure Metode ini dipakai bila penagihan oleh pemasok dilakukan setiap tanggal tertentu. disetujui untukdibayar. Pada tanggal jatuh tempo. Untuk itu. (b) Transaksi pembelian kredit mulai tgl 20 suatu bulan sid tgl. Faktur-faktur dijumlahkan Voucher diisi angka. kemudian dicatat dalam Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. dilarnpirkan pada blangko Voucher. bahwa pemasok akan menagih ke perusahaan setiap tanggal 20 setiap bulannya. akan tampak sebagai berikut: Faktur pembelian dari pemasok tertentu antara tgl. tetapijumlahnya belum diisi dulu. angka dalarn voucher diisi.

. Keputusan mengenai sumbangan Gb.6. Waktu Kerja. OOKUMEN PENDUKUNG Pembelian kredit DOKUMEN PENDUKUNG Permintaan Pembelian. harus dibuat vouchernya. 64 . dan Dokumen Pendukungnya Pada prinsipnya. Di atas dikatakan bahwa apabila digunakan sistem voucher. atau pada saat yang ditunjuk dalam voucher. Astek. SK Perubahan Gaji. Daftar Gaji/Upah 1. Gambar di bawah menunjukkan transaksi yang harus dibuat vouchernya. melainkan transaksi lain sepanjang transaksi yang bersangkutan nantinya memerlukan pengeluaran uang. SK Tarip Upah. apabila voucher sudah disetujui untuk dibayar. Penyetoran pajak. 2. dan voucher tersebut harus diotorisasi pejabat yang berwenang. SK tentang Pemotongan Gaji. . Faktur dari pemasok SK Pengangkatan. Kas kecil hendaknya dikelola dengan metode impres. Yang harus dibuatkan vouchernya tidak hanya transaksi pembelian saja. maka setiap terjadi transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang.5. Permintaan Daftar Harga. Daftar Gaji/Upah. serta prosedur utang/voucher di atas. dll Peraturan Pajak. Pengeluaran kas melalui kas kecil harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang. SISTEM PENGELUARAN KAS Pada dasarnya sistem pengeluaran kas adalah kelanjutan dari sistem pembelian. maka pada tanggaljatuh tempo. Laporan Penerimaan Barang. uang dikeluarkan dengan cara ditarik cek.12. SISTEM PENGENDALIAN (1) (2) (3) (4) INTEREN PENGELUARAN KAS Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar harus diotorisasi. . Pembentukanlpengisian kecil Pemberian sumbangan kembali kas Bon-bon Pengeluaran Kas Kecil 5. 12-5 Transaksi Yang Memerlukan Voucher. atau iuran wajib ke Astek 4. Pembayaran gaji 3. dan menggunakan cek. Daftar Hadir. 12. Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil menggunakan kas kecil.

U . atau kas di perusahaaan (cash on hand) lainnya. ditanda tang ani pemohon. (3) Saat Pengisian Kembali (a) Bon-bon Permintaan Kas Kecil yang sah dikumpulkan. KAS KECIL SISTEM IMPREST (1) Pembentukan Kas Kecil (a) Pertama-tama harus ada otorisasi pembentukannya. dan kebijakan lain seperti berapa jumlahnya. Bentuk bon pengeluaran kas kecil dapat dirancang sebagai berikut: PT KALPATARU JL Leateng Agog No. No. kemudian ditarik cek. (b) Atas dasar voucher tersebut ditarik cek. dan seterusnya. (biasanya Kepala-kepala Bagian atasan petugas yang merninta kas kecil).7. selanjutnya cek diuangkan. (2) Saat Penggunaan Kas Kecil (a) Pihak yang membutuhkan kas kecil meminta Bon Pengeluaran Kas Kecil (lihat Gb. (c) Uang disimpan oleh kasir kas kecil. cek diuangkan. (c) Bon ditukar uang di kasir kas kecil.(5) Diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kas kecil. 12. (b) Dibuat vouchernya. 12-6 Bon Pengeluaran Kas Kecil 65 . kepada kasir kas kecil. 12-6). kapan pengisian kembali. KEPERLUAN JUMLAH Terbilang Diminta oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh: Gb. Jakarta Selatan BON PENGELUARAN KAS DCIL . (b) Bon Pengeluaran Kas Kecil diisi. kemudian diajukan ke bagian utang voucher untukdibuatkan vouchernya. dan dirnintakan pejabat yang berwenang.

Vang tunai RpI71. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada VD. Pegawai perusahaan bernama Yuli dipercaya sebagai pemegang kas kecil.000.00. Jelaskan mekanisme prosedur utang voucher: a. Jakarta.. Dibeli 1500kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800.2-2-93. Voucher dasar tunai c. Jelaskan organisasi fungsi utang pada perusahaan yang masih kecil. Dibayar pembelian beras tg1.00 per Kg.000 9. Built-up voucher procedure Jelaskan mekanisme sistem kas kecil dengan metode imprest.000. Sebuah perusahaan menetapkanjumlah kas kecil sebesar Rp300.00 2. Cempaka Putih 33.SOAL-SOAL BAB XII 12-1 12-2 12-3 12-4 12-5 12-6 12-7 12-8 Sebutkan fungsi dari utang dagang atau utang voucher. Jelaskan mekanisme prosedur utang tulis tangan (pen and ink account payable procedure). Pada akhir minggu pertama bulan Januari 1994. Voucher penuh b. dan pada perusahaan besar. Sebutkan fungsi pengeluaran kas. Rejeki Karawang dengan harga Rp550.000 Yang Ani Tuti Ina Vmi Keperluan minta Beli kertas Makan siang Ina & Yuli Vang taksi Ditandatangani oleh Ani & Yuli Yuli Vmi & Yuli Diminta: Identifikasi kelemahan-kelemahan yang ada berdasar data di atas. Dibayar pembelian beras tg1.00 per kg. Jelaskan organisasi fungsi pengeluaran kas pada perusahaan yang masih kecil. TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 66 BUKTI F-U-93 F-09-93 F-15-93 BKK 01/02/93 BKK 02/02/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900.000 43. .00 per kg.000 33. 12-9 Berikut adalahdatasehubungandenganpencatatan utang secarakonvensional pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. dan pada perusahaan besar. di dalam kotak penyimpanan kas kecil berisi: 1. Bon-bon pengeluaran kas kecil sebagai berikut: No 12 13 15 16 Jumlah 14. 1-2-93.

dibuat. Diminta: a. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. sedangkan nomor bukti kas keluar urut? Dari data tersebut kerjakan mekanisme prosedur hutang secara konvensional (convensional pen and ink account payable procedure). Dn 101-L-71 dilunasi VCH 11/2/93 tersebut. Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). 12-10 TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 Keterangan F: VCH: Faktur dari pemasok. dan dengan cek Bank Diana No. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. dibuat. 67 . laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.00 per kg.00 per Kg.Keterangan: F: Faktur dari pemasok. Cempaka Putih 33. b. Jakarta. Mengapa nomor faktur pada soal di atas tidak urut. Cempaka Putih 33. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher dengan dasar kas. BUKTI F-11-93 F-09-93 F-15-93 VCH 0112/93 VCH 02/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Dn 105-L-71 dilunasi VCH 12/2/93. Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. 12-11 Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. dan laporan penerimaan barang. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD. buatlah mekanisme pengoperasian sistem ini. Jakarta.00 per kg. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. Faktur dari pemasok tersebut seharusnya dilampiri dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. dan dengan cek Bank Diana No. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. Dalam soal di atas. Dalam soal di atas. BKK: Bukti kas keluar.

Rejeki Karawang dengan harga Rp550. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. buatlah mekanisme pengoperasian sistem voucher penuh (full fledged voucher procedure). dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD.TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 BUKTI VCH 0112/93 VCH 02/2/93 VCH 03/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.00 per kg.00 per kg. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800.00 per Kg. 68 . Keterangan: VCH: Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). Daro data tersebut di atas. Dalam soal di atas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful