8ab XII Prosedur Utang Dagang, Utang Voucher, dan Sistem Pengeluaran Kas

12.1. FUNGSI

Fungsi prosedur utang, atau utang voucher meliputi: (1) Menjaga agar utang kepada pemasok dikelola sebaik-baiknya, dan apabila utangjatuh tempo, segera dilakukan pembayaran. (2) Melakukan verifikasi sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin bahwa pembayaranpembayaran dilakukan dengan benar. Fungsi pengeluaran kas adalah membayar sejumlah uang sesuai dengan otorisasi yang ada.
;t 2.2. ORGANISASI

Dalam perusahaan yang masih relatif kecil, fungsi utang dapat dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan (dengan dibantu satu orang staf). Dalam perusahaan yang besar fungsi ini dilakukan oleh pejabat, dengan beberapa staf yang khusus menangani masalah tersebut. Sedang fungsi pengeluaran kas, umumnya dilakukan oleh satu team yang terdiri dari pemegang buku cek, penanda tangan cek, dan kasir kas kecil.
12.3. PROSEDUR UTANG DAGANG PAYABLE PROCEDURE) TULIS TANGAN (PEN AND INK ACCOUNT

Saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar, (1) Mencatat faktur ke dalam jumal pembelian. (2) Membukukanjumlah yang tercantum dalamjumal pembelian ke rekening buku besar, serta rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok. Saat jumlah dalam faktur dibayar, (3) Membukukan pembayaran ke jumal pengeluaran kas. (4) Membukukan jumlah yang tercantum dalam jumal pengeluaran kas ke dalam rekening buku besar terkait, serta membukukan ke rekening pembantu utang pada masing -masing pemasok.

60

kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dicatat dalam jurnal pengeluaran kas Gb. Bila digambarkan dalam garis waktu. Sebagai contoh perusahaan membeli barang secara kredit. untuk setiap transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang. Pesanan Pembelian. Dengan cara ini. Voucher disetujui apabila dokumen pendukung sudah lengkap dan benar. 12-2.12. dibuatkan cek. Dibuatcek. Faktur-faktur dari pemasok diarsip menunggu tanggal jatuh tempo. Gb.4. dibuat voucher. Pada saat faktur dari pemasok untuk dibayar. Terdapat dua prosedur voucher yaitu: (1) Prosedur voucher satu kali (one time voucher procedure). Basis One Time Voucher Procedure. Cara ini sering disebut sistem voucher atas dasar tunai (cash basis). maka terlebih dahulu harus diterbitkan voucher. kemudian dicatat pada voucher Pada saat jatuh tempo. Laporan Penerimaan Barang. pada saat jatuh tempo. dan cek register dapat dilihat pada Gb. voucher disetujui untuk dibayar. register. voucher segera dibuat.12-3. PROSEDUR UTANG VOUCHER (VOUCHER PAYABLE PROCEDURE) Dalam sistem voucher. maka dokumen-dokumen yang harus ada agar voucher disetujui meliputi: Permintaan Pembelian. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur dikumpulkan (tidak dicatat) Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuat voucher. 12-1 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Tunai (b) Accrual disetujui register. tidak ada pencatatan. Bentuk voucher dapat dilihat pada Gb. atau pengakuan utang secara formal. 11-8. dan 61 . dan Faktur dari pemasok. dibuatkan cek kemudian dicatat dalam cek Bentuk voucher register. terdapat dua variasi: (a) Cash Basis-One time voucher procedure.

12-3 Daftar Cek (cek register) Cara ini sering disebut dengan sisten voucher penuh (full fledge voucher procedure). No Vch Tgi No. 12-2 Daftar Voucher (voucher register) Jl. atau sistem voucher atas dasar waktu (accrual basis). Cek Kas (Kredit) Gb.1Z Jakarta Selatau HaIaman: DAFI'AR VOUCHER Dibayar Tgi Ket.PT KALPATARU JI. Namun demikian dapat saja rekening pembantu 62 . Dalam sistem ini arsip voucher yang belum dibayar sesungguhnya dapat berfungsi pula sebagai buku "buku pembantu utang" (ledgerless bookeeping untuk utang dagang). 12 DAFTAR VOUCHER No. cek Utang Vouch (krd) PembeHan (Dbt) Lain-lain (Dbt) Jml Gb. Lenteng Agung No. Voucher Utang Voucher (Debit) Jakarta SeJatan Batamant Tanggal No. Lenteng PT KALPATARU Agung No.

akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur diterima Dibuat voucher Dicatat dalarn voucher register Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuatcek Dicatat dalam cek register Gb. 19 bulan berikutnya ditagih pada tgl. 20 bulan berikut. kemudian dicatat dalam Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. dicatatdalarn Gb. Untuk itu. maka faktur -faktur dilampirkan pada blanko voucher yang bersangkutan. 12-4 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Accrual (2) Built-up Voucher Procedure Metode ini dipakai bila penagihan oleh pemasok dilakukan setiap tanggal tertentu. dilarnpirkan pada blangko Voucher. faktur-faktur dijumlahkan. akan tampak sebagai berikut: Faktur pembelian dari pemasok tertentu antara tgl. (b) Transaksi pembelian kredit mulai tgl 20 suatu bulan sid tgl. maka tidak efisien untuk membuat satu voucher untuk setiap faktur. Karena pembayaran kepada pemasok tiap tanggal tertentu. tersebut dikumpulkan. Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. Untuk menggarnbarkan prosedur ini diasumsikan hal-hal sebagai berikut: (a) Perusahaan mengikan kontrak pembelian dengan pemasok "AA". disetujui untukdibayar. bila terjadi pembelian dari pemasok yang bersangkutan. 12-5 Ilustrasi Built-up Voucher Procedure 63 . bahwa pemasok akan menagih ke perusahaan setiap tanggal 20 setiap bulannya.utang tetap diselenggarakan bila memang diinginkan. Bila dalam periode yang disepakati terjadi beberapa pembelian dari pemasok yang sarna. tetapijumlahnya belum diisi dulu. Faktur-faktur dijumlahkan Voucher diisi angka. angka dalarn voucher diisi. kemudian disediakan blangko vouchemya. Pada tanggal jatuh tempo.

Pembentukanlpengisian kecil Pemberian sumbangan kembali kas Bon-bon Pengeluaran Kas Kecil 5. SISTEM PENGENDALIAN (1) (2) (3) (4) INTEREN PENGELUARAN KAS Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar harus diotorisasi. 64 . Yang harus dibuatkan vouchernya tidak hanya transaksi pembelian saja. . Pembayaran gaji 3. 12-5 Transaksi Yang Memerlukan Voucher. SK Perubahan Gaji. atau iuran wajib ke Astek 4. Daftar Gaji/Upah. Kas kecil hendaknya dikelola dengan metode impres. Di atas dikatakan bahwa apabila digunakan sistem voucher. melainkan transaksi lain sepanjang transaksi yang bersangkutan nantinya memerlukan pengeluaran uang. Faktur dari pemasok SK Pengangkatan. 2. Gambar di bawah menunjukkan transaksi yang harus dibuat vouchernya. . Waktu Kerja. SK tentang Pemotongan Gaji. dan voucher tersebut harus diotorisasi pejabat yang berwenang. Laporan Penerimaan Barang. atau pada saat yang ditunjuk dalam voucher. Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil menggunakan kas kecil.5.12. dan Dokumen Pendukungnya Pada prinsipnya. dll Peraturan Pajak. Keputusan mengenai sumbangan Gb. Pengeluaran kas melalui kas kecil harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang. serta prosedur utang/voucher di atas. SISTEM PENGELUARAN KAS Pada dasarnya sistem pengeluaran kas adalah kelanjutan dari sistem pembelian. SK Tarip Upah. uang dikeluarkan dengan cara ditarik cek. dan menggunakan cek. apabila voucher sudah disetujui untuk dibayar. harus dibuat vouchernya. Permintaan Daftar Harga. 12. OOKUMEN PENDUKUNG Pembelian kredit DOKUMEN PENDUKUNG Permintaan Pembelian. Daftar Hadir.6. . Penyetoran pajak. maka setiap terjadi transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang. maka pada tanggaljatuh tempo. Astek. Daftar Gaji/Upah 1.

(c) Uang disimpan oleh kasir kas kecil. Bentuk bon pengeluaran kas kecil dapat dirancang sebagai berikut: PT KALPATARU JL Leateng Agog No. kemudian ditarik cek. (c) Bon ditukar uang di kasir kas kecil. dan seterusnya. 12-6 Bon Pengeluaran Kas Kecil 65 . No. (biasanya Kepala-kepala Bagian atasan petugas yang merninta kas kecil). (b) Dibuat vouchernya. U . kepada kasir kas kecil. (b) Atas dasar voucher tersebut ditarik cek. KAS KECIL SISTEM IMPREST (1) Pembentukan Kas Kecil (a) Pertama-tama harus ada otorisasi pembentukannya.7. KEPERLUAN JUMLAH Terbilang Diminta oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh: Gb. selanjutnya cek diuangkan. dan dirnintakan pejabat yang berwenang. atau kas di perusahaaan (cash on hand) lainnya. 12.(5) Diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kas kecil. (3) Saat Pengisian Kembali (a) Bon-bon Permintaan Kas Kecil yang sah dikumpulkan. cek diuangkan. (b) Bon Pengeluaran Kas Kecil diisi. (2) Saat Penggunaan Kas Kecil (a) Pihak yang membutuhkan kas kecil meminta Bon Pengeluaran Kas Kecil (lihat Gb. dan kebijakan lain seperti berapa jumlahnya. kapan pengisian kembali. ditanda tang ani pemohon. Jakarta Selatan BON PENGELUARAN KAS DCIL . 12-6). kemudian diajukan ke bagian utang voucher untukdibuatkan vouchernya.

Jelaskan organisasi fungsi utang pada perusahaan yang masih kecil. Jelaskan organisasi fungsi pengeluaran kas pada perusahaan yang masih kecil. Pada akhir minggu pertama bulan Januari 1994. Dibayar pembelian beras tg1.00 per Kg. Vang tunai RpI71. Sebuah perusahaan menetapkanjumlah kas kecil sebesar Rp300. Jelaskan mekanisme prosedur utang tulis tangan (pen and ink account payable procedure). 1-2-93.. Voucher dasar tunai c. Built-up voucher procedure Jelaskan mekanisme sistem kas kecil dengan metode imprest. Voucher penuh b. Jakarta. Sebutkan fungsi pengeluaran kas.00 per kg. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada VD. dan pada perusahaan besar.000. 12-9 Berikut adalahdatasehubungandenganpencatatan utang secarakonvensional pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. dan pada perusahaan besar.00 per kg.2-2-93. Cempaka Putih 33.000 9.00. Dibayar pembelian beras tg1. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 66 BUKTI F-U-93 F-09-93 F-15-93 BKK 01/02/93 BKK 02/02/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Pegawai perusahaan bernama Yuli dipercaya sebagai pemegang kas kecil.SOAL-SOAL BAB XII 12-1 12-2 12-3 12-4 12-5 12-6 12-7 12-8 Sebutkan fungsi dari utang dagang atau utang voucher. Bon-bon pengeluaran kas kecil sebagai berikut: No 12 13 15 16 Jumlah 14. Jelaskan mekanisme prosedur utang voucher: a.000 33. di dalam kotak penyimpanan kas kecil berisi: 1.00 2. Dibeli 1500kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. .000.000 Yang Ani Tuti Ina Vmi Keperluan minta Beli kertas Makan siang Ina & Yuli Vang taksi Ditandatangani oleh Ani & Yuli Yuli Vmi & Yuli Diminta: Identifikasi kelemahan-kelemahan yang ada berdasar data di atas.000 43.

Keterangan: F: Faktur dari pemasok.00 per kg. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Dalam soal di atas. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.00 per kg. 12-10 TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 Keterangan F: VCH: Faktur dari pemasok. Cempaka Putih 33. dibuat. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD. Mengapa nomor faktur pada soal di atas tidak urut. Jakarta. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). Dn 101-L-71 dilunasi VCH 11/2/93 tersebut. sedangkan nomor bukti kas keluar urut? Dari data tersebut kerjakan mekanisme prosedur hutang secara konvensional (convensional pen and ink account payable procedure). Cempaka Putih 33. BKK: Bukti kas keluar. dan dengan cek Bank Diana No. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. dan dengan cek Bank Diana No. Dn 105-L-71 dilunasi VCH 12/2/93. dibuat. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. 67 . Diminta: a. buatlah mekanisme pengoperasian sistem ini. dan laporan penerimaan barang. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher dengan dasar kas. Jakarta. BUKTI F-11-93 F-09-93 F-15-93 VCH 0112/93 VCH 02/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. b. Dalam soal di atas. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. 12-11 Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1.00 per Kg. Faktur dari pemasok tersebut seharusnya dilampiri dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian.

68 . dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Dalam soal di atas.TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 BUKTI VCH 0112/93 VCH 02/2/93 VCH 03/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Keterangan: VCH: Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). Rejeki Karawang dengan harga Rp550. Daro data tersebut di atas. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800.00 per Kg. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD.00 per kg.00 per kg. buatlah mekanisme pengoperasian sistem voucher penuh (full fledged voucher procedure). Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.