8ab XII Prosedur Utang Dagang, Utang Voucher, dan Sistem Pengeluaran Kas

12.1. FUNGSI

Fungsi prosedur utang, atau utang voucher meliputi: (1) Menjaga agar utang kepada pemasok dikelola sebaik-baiknya, dan apabila utangjatuh tempo, segera dilakukan pembayaran. (2) Melakukan verifikasi sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin bahwa pembayaranpembayaran dilakukan dengan benar. Fungsi pengeluaran kas adalah membayar sejumlah uang sesuai dengan otorisasi yang ada.
;t 2.2. ORGANISASI

Dalam perusahaan yang masih relatif kecil, fungsi utang dapat dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan (dengan dibantu satu orang staf). Dalam perusahaan yang besar fungsi ini dilakukan oleh pejabat, dengan beberapa staf yang khusus menangani masalah tersebut. Sedang fungsi pengeluaran kas, umumnya dilakukan oleh satu team yang terdiri dari pemegang buku cek, penanda tangan cek, dan kasir kas kecil.
12.3. PROSEDUR UTANG DAGANG PAYABLE PROCEDURE) TULIS TANGAN (PEN AND INK ACCOUNT

Saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar, (1) Mencatat faktur ke dalam jumal pembelian. (2) Membukukanjumlah yang tercantum dalamjumal pembelian ke rekening buku besar, serta rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok. Saat jumlah dalam faktur dibayar, (3) Membukukan pembayaran ke jumal pengeluaran kas. (4) Membukukan jumlah yang tercantum dalam jumal pengeluaran kas ke dalam rekening buku besar terkait, serta membukukan ke rekening pembantu utang pada masing -masing pemasok.

60

maka dokumen-dokumen yang harus ada agar voucher disetujui meliputi: Permintaan Pembelian. atau pengakuan utang secara formal. Basis One Time Voucher Procedure. kemudian dicatat pada voucher Pada saat jatuh tempo. voucher segera dibuat. pada saat jatuh tempo.4. dan 61 . kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. maka terlebih dahulu harus diterbitkan voucher. terdapat dua variasi: (a) Cash Basis-One time voucher procedure.12. untuk setiap transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang. dibuatkan cek. Dengan cara ini. Pada saat faktur dari pemasok untuk dibayar. Gb. PROSEDUR UTANG VOUCHER (VOUCHER PAYABLE PROCEDURE) Dalam sistem voucher. Bila digambarkan dalam garis waktu. Faktur-faktur dari pemasok diarsip menunggu tanggal jatuh tempo.12-3. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur dikumpulkan (tidak dicatat) Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuat voucher. Cara ini sering disebut sistem voucher atas dasar tunai (cash basis). dan cek register dapat dilihat pada Gb. Bentuk voucher dapat dilihat pada Gb. 12-1 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Tunai (b) Accrual disetujui register. voucher disetujui untuk dibayar. Laporan Penerimaan Barang. dibuat voucher. Voucher disetujui apabila dokumen pendukung sudah lengkap dan benar. dan Faktur dari pemasok. Pesanan Pembelian. Dibuatcek. dibuatkan cek kemudian dicatat dalam cek Bentuk voucher register. register. 11-8. 12-2. Dicatat dalam jurnal pengeluaran kas Gb. tidak ada pencatatan. Sebagai contoh perusahaan membeli barang secara kredit. Terdapat dua prosedur voucher yaitu: (1) Prosedur voucher satu kali (one time voucher procedure).

Lenteng Agung No. Namun demikian dapat saja rekening pembantu 62 . Dalam sistem ini arsip voucher yang belum dibayar sesungguhnya dapat berfungsi pula sebagai buku "buku pembantu utang" (ledgerless bookeeping untuk utang dagang). 12-2 Daftar Voucher (voucher register) Jl. 12 DAFTAR VOUCHER No. cek Utang Vouch (krd) PembeHan (Dbt) Lain-lain (Dbt) Jml Gb.PT KALPATARU JI. No Vch Tgi No. atau sistem voucher atas dasar waktu (accrual basis). Voucher Utang Voucher (Debit) Jakarta SeJatan Batamant Tanggal No. Lenteng PT KALPATARU Agung No. Cek Kas (Kredit) Gb. 12-3 Daftar Cek (cek register) Cara ini sering disebut dengan sisten voucher penuh (full fledge voucher procedure).1Z Jakarta Selatau HaIaman: DAFI'AR VOUCHER Dibayar Tgi Ket.

Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. bahwa pemasok akan menagih ke perusahaan setiap tanggal 20 setiap bulannya. maka faktur -faktur dilampirkan pada blanko voucher yang bersangkutan. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur diterima Dibuat voucher Dicatat dalarn voucher register Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuatcek Dicatat dalam cek register Gb. Pada tanggal jatuh tempo. dicatatdalarn Gb. Untuk menggarnbarkan prosedur ini diasumsikan hal-hal sebagai berikut: (a) Perusahaan mengikan kontrak pembelian dengan pemasok "AA". 19 bulan berikutnya ditagih pada tgl. tersebut dikumpulkan. (b) Transaksi pembelian kredit mulai tgl 20 suatu bulan sid tgl. tetapijumlahnya belum diisi dulu. bila terjadi pembelian dari pemasok yang bersangkutan.utang tetap diselenggarakan bila memang diinginkan. Karena pembayaran kepada pemasok tiap tanggal tertentu. kemudian disediakan blangko vouchemya. kemudian dicatat dalam Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. akan tampak sebagai berikut: Faktur pembelian dari pemasok tertentu antara tgl. Bila dalam periode yang disepakati terjadi beberapa pembelian dari pemasok yang sarna. faktur-faktur dijumlahkan. Faktur-faktur dijumlahkan Voucher diisi angka. maka tidak efisien untuk membuat satu voucher untuk setiap faktur. 12-5 Ilustrasi Built-up Voucher Procedure 63 . 20 bulan berikut. Untuk itu. disetujui untukdibayar. angka dalarn voucher diisi. 12-4 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Accrual (2) Built-up Voucher Procedure Metode ini dipakai bila penagihan oleh pemasok dilakukan setiap tanggal tertentu. dilarnpirkan pada blangko Voucher.

OOKUMEN PENDUKUNG Pembelian kredit DOKUMEN PENDUKUNG Permintaan Pembelian. Faktur dari pemasok SK Pengangkatan. 12. dan voucher tersebut harus diotorisasi pejabat yang berwenang. 12-5 Transaksi Yang Memerlukan Voucher. serta prosedur utang/voucher di atas. SISTEM PENGELUARAN KAS Pada dasarnya sistem pengeluaran kas adalah kelanjutan dari sistem pembelian. Kas kecil hendaknya dikelola dengan metode impres. Yang harus dibuatkan vouchernya tidak hanya transaksi pembelian saja. dan Dokumen Pendukungnya Pada prinsipnya. . SK Tarip Upah. Daftar Gaji/Upah 1.6. Daftar Hadir. Pembentukanlpengisian kecil Pemberian sumbangan kembali kas Bon-bon Pengeluaran Kas Kecil 5. Waktu Kerja. Di atas dikatakan bahwa apabila digunakan sistem voucher. SISTEM PENGENDALIAN (1) (2) (3) (4) INTEREN PENGELUARAN KAS Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar harus diotorisasi. Daftar Gaji/Upah. SK tentang Pemotongan Gaji. Astek.5.12. Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil menggunakan kas kecil. Permintaan Daftar Harga. atau pada saat yang ditunjuk dalam voucher. 64 . 2. Laporan Penerimaan Barang. Gambar di bawah menunjukkan transaksi yang harus dibuat vouchernya. Penyetoran pajak. Keputusan mengenai sumbangan Gb. dll Peraturan Pajak. maka pada tanggaljatuh tempo. Pembayaran gaji 3. . uang dikeluarkan dengan cara ditarik cek. apabila voucher sudah disetujui untuk dibayar. dan menggunakan cek. melainkan transaksi lain sepanjang transaksi yang bersangkutan nantinya memerlukan pengeluaran uang. atau iuran wajib ke Astek 4. Pengeluaran kas melalui kas kecil harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang. harus dibuat vouchernya. SK Perubahan Gaji. . maka setiap terjadi transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang.

(2) Saat Penggunaan Kas Kecil (a) Pihak yang membutuhkan kas kecil meminta Bon Pengeluaran Kas Kecil (lihat Gb. kemudian ditarik cek. Bentuk bon pengeluaran kas kecil dapat dirancang sebagai berikut: PT KALPATARU JL Leateng Agog No. kepada kasir kas kecil.(5) Diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kas kecil. KAS KECIL SISTEM IMPREST (1) Pembentukan Kas Kecil (a) Pertama-tama harus ada otorisasi pembentukannya. (c) Bon ditukar uang di kasir kas kecil. atau kas di perusahaaan (cash on hand) lainnya. (b) Atas dasar voucher tersebut ditarik cek. cek diuangkan. dan seterusnya. No. (c) Uang disimpan oleh kasir kas kecil.7. (b) Dibuat vouchernya. (3) Saat Pengisian Kembali (a) Bon-bon Permintaan Kas Kecil yang sah dikumpulkan. Jakarta Selatan BON PENGELUARAN KAS DCIL . dan dirnintakan pejabat yang berwenang. selanjutnya cek diuangkan. 12-6). 12. U . ditanda tang ani pemohon. kemudian diajukan ke bagian utang voucher untukdibuatkan vouchernya. kapan pengisian kembali. (biasanya Kepala-kepala Bagian atasan petugas yang merninta kas kecil). (b) Bon Pengeluaran Kas Kecil diisi. 12-6 Bon Pengeluaran Kas Kecil 65 . KEPERLUAN JUMLAH Terbilang Diminta oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh: Gb. dan kebijakan lain seperti berapa jumlahnya.

Sebutkan fungsi pengeluaran kas. dan pada perusahaan besar. Jakarta. TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 66 BUKTI F-U-93 F-09-93 F-15-93 BKK 01/02/93 BKK 02/02/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Dibeli 1500kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada VD. Dibayar pembelian beras tg1.00 2.000 Yang Ani Tuti Ina Vmi Keperluan minta Beli kertas Makan siang Ina & Yuli Vang taksi Ditandatangani oleh Ani & Yuli Yuli Vmi & Yuli Diminta: Identifikasi kelemahan-kelemahan yang ada berdasar data di atas. . dan pada perusahaan besar..2-2-93. Voucher dasar tunai c. Pegawai perusahaan bernama Yuli dipercaya sebagai pemegang kas kecil. Voucher penuh b.000 43.000 9.00 per Kg. di dalam kotak penyimpanan kas kecil berisi: 1. Pada akhir minggu pertama bulan Januari 1994.000. Jelaskan organisasi fungsi pengeluaran kas pada perusahaan yang masih kecil. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. Jelaskan mekanisme prosedur utang tulis tangan (pen and ink account payable procedure).00 per kg. Dibayar pembelian beras tg1. Cempaka Putih 33.SOAL-SOAL BAB XII 12-1 12-2 12-3 12-4 12-5 12-6 12-7 12-8 Sebutkan fungsi dari utang dagang atau utang voucher. Built-up voucher procedure Jelaskan mekanisme sistem kas kecil dengan metode imprest. Bon-bon pengeluaran kas kecil sebagai berikut: No 12 13 15 16 Jumlah 14. Jelaskan organisasi fungsi utang pada perusahaan yang masih kecil. Vang tunai RpI71. Jelaskan mekanisme prosedur utang voucher: a.000 33.00 per kg. 1-2-93.00.000. Sebuah perusahaan menetapkanjumlah kas kecil sebesar Rp300. 12-9 Berikut adalahdatasehubungandenganpencatatan utang secarakonvensional pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1.

dibuat. dokumen pendukung tidak ditunjukkan.Keterangan: F: Faktur dari pemasok. Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1.00 per kg. Dn 101-L-71 dilunasi VCH 11/2/93 tersebut. Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). dan dengan cek Bank Diana No. Dalam soal di atas. Diminta: a. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. 12-10 TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 Keterangan F: VCH: Faktur dari pemasok. BUKTI F-11-93 F-09-93 F-15-93 VCH 0112/93 VCH 02/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900.00 per kg. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. BKK: Bukti kas keluar. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD. Dalam soal di atas. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher dengan dasar kas.00 per Kg. 12-11 Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Cempaka Putih 33. buatlah mekanisme pengoperasian sistem ini. Cempaka Putih 33. Jakarta. Faktur dari pemasok tersebut seharusnya dilampiri dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. sedangkan nomor bukti kas keluar urut? Dari data tersebut kerjakan mekanisme prosedur hutang secara konvensional (convensional pen and ink account payable procedure). Dn 105-L-71 dilunasi VCH 12/2/93. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. 67 . dan dengan cek Bank Diana No. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. b. dibuat. Mengapa nomor faktur pada soal di atas tidak urut. dan laporan penerimaan barang. Jakarta.

Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD.TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 BUKTI VCH 0112/93 VCH 02/2/93 VCH 03/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Daro data tersebut di atas. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian.00 per kg. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. Dalam soal di atas.00 per Kg. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Keterangan: VCH: Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). buatlah mekanisme pengoperasian sistem voucher penuh (full fledged voucher procedure).00 per kg. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. 68 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful