8ab XII Prosedur Utang Dagang, Utang Voucher, dan Sistem Pengeluaran Kas

12.1. FUNGSI

Fungsi prosedur utang, atau utang voucher meliputi: (1) Menjaga agar utang kepada pemasok dikelola sebaik-baiknya, dan apabila utangjatuh tempo, segera dilakukan pembayaran. (2) Melakukan verifikasi sedemikian rupa, sehingga dapat dijamin bahwa pembayaranpembayaran dilakukan dengan benar. Fungsi pengeluaran kas adalah membayar sejumlah uang sesuai dengan otorisasi yang ada.
;t 2.2. ORGANISASI

Dalam perusahaan yang masih relatif kecil, fungsi utang dapat dirangkap oleh Kepala Bagian Keuangan (dengan dibantu satu orang staf). Dalam perusahaan yang besar fungsi ini dilakukan oleh pejabat, dengan beberapa staf yang khusus menangani masalah tersebut. Sedang fungsi pengeluaran kas, umumnya dilakukan oleh satu team yang terdiri dari pemegang buku cek, penanda tangan cek, dan kasir kas kecil.
12.3. PROSEDUR UTANG DAGANG PAYABLE PROCEDURE) TULIS TANGAN (PEN AND INK ACCOUNT

Saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar, (1) Mencatat faktur ke dalam jumal pembelian. (2) Membukukanjumlah yang tercantum dalamjumal pembelian ke rekening buku besar, serta rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok. Saat jumlah dalam faktur dibayar, (3) Membukukan pembayaran ke jumal pengeluaran kas. (4) Membukukan jumlah yang tercantum dalam jumal pengeluaran kas ke dalam rekening buku besar terkait, serta membukukan ke rekening pembantu utang pada masing -masing pemasok.

60

12. kemudian dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dengan cara ini. Laporan Penerimaan Barang. Gb. Voucher disetujui apabila dokumen pendukung sudah lengkap dan benar. voucher disetujui untuk dibayar. Sebagai contoh perusahaan membeli barang secara kredit. Bila digambarkan dalam garis waktu.12-3. 12-1 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Tunai (b) Accrual disetujui register. PROSEDUR UTANG VOUCHER (VOUCHER PAYABLE PROCEDURE) Dalam sistem voucher. Pada saat faktur dari pemasok untuk dibayar. dan cek register dapat dilihat pada Gb. Bentuk voucher dapat dilihat pada Gb. dibuatkan cek. voucher segera dibuat. 12-2. Terdapat dua prosedur voucher yaitu: (1) Prosedur voucher satu kali (one time voucher procedure). pada saat jatuh tempo. Dicatat dalam jurnal pengeluaran kas Gb.4. dibuat voucher. Pesanan Pembelian. terdapat dua variasi: (a) Cash Basis-One time voucher procedure. Basis One Time Voucher Procedure. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur dikumpulkan (tidak dicatat) Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuat voucher. register. 11-8. maka dokumen-dokumen yang harus ada agar voucher disetujui meliputi: Permintaan Pembelian. untuk setiap transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang. dibuatkan cek kemudian dicatat dalam cek Bentuk voucher register. Faktur-faktur dari pemasok diarsip menunggu tanggal jatuh tempo. atau pengakuan utang secara formal. kemudian dicatat pada voucher Pada saat jatuh tempo. tidak ada pencatatan. Cara ini sering disebut sistem voucher atas dasar tunai (cash basis). dan Faktur dari pemasok. Dibuatcek. dan 61 . maka terlebih dahulu harus diterbitkan voucher.

Dalam sistem ini arsip voucher yang belum dibayar sesungguhnya dapat berfungsi pula sebagai buku "buku pembantu utang" (ledgerless bookeeping untuk utang dagang). Cek Kas (Kredit) Gb. 12-3 Daftar Cek (cek register) Cara ini sering disebut dengan sisten voucher penuh (full fledge voucher procedure). cek Utang Vouch (krd) PembeHan (Dbt) Lain-lain (Dbt) Jml Gb.PT KALPATARU JI. 12-2 Daftar Voucher (voucher register) Jl. Voucher Utang Voucher (Debit) Jakarta SeJatan Batamant Tanggal No. Lenteng Agung No. Lenteng PT KALPATARU Agung No. Namun demikian dapat saja rekening pembantu 62 .1Z Jakarta Selatau HaIaman: DAFI'AR VOUCHER Dibayar Tgi Ket. No Vch Tgi No. 12 DAFTAR VOUCHER No. atau sistem voucher atas dasar waktu (accrual basis).

19 bulan berikutnya ditagih pada tgl. 20 bulan berikut. kemudian dicatat dalam Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. maka tidak efisien untuk membuat satu voucher untuk setiap faktur. Karena pembayaran kepada pemasok tiap tanggal tertentu. bahwa pemasok akan menagih ke perusahaan setiap tanggal 20 setiap bulannya. Faktur-faktur dijumlahkan Voucher diisi angka. bila terjadi pembelian dari pemasok yang bersangkutan. faktur-faktur dijumlahkan. Untuk itu. Bila dalam periode yang disepakati terjadi beberapa pembelian dari pemasok yang sarna. tetapijumlahnya belum diisi dulu. Pada tanggal jatuh tempo. dilarnpirkan pada blangko Voucher. angka dalarn voucher diisi. tersebut dikumpulkan. Untuk menggarnbarkan prosedur ini diasumsikan hal-hal sebagai berikut: (a) Perusahaan mengikan kontrak pembelian dengan pemasok "AA".utang tetap diselenggarakan bila memang diinginkan. 12-5 Ilustrasi Built-up Voucher Procedure 63 . kemudian disediakan blangko vouchemya. 12-4 Ilustrasi One Time Voucher Procedure dasar Accrual (2) Built-up Voucher Procedure Metode ini dipakai bila penagihan oleh pemasok dilakukan setiap tanggal tertentu. akan tampak sebagai berikut: Pada Tanggal Pembelian Faktur diterima Dibuat voucher Dicatat dalarn voucher register Pada Tanggal Jatuh Tempo Dibuatcek Dicatat dalam cek register Gb. (b) Transaksi pembelian kredit mulai tgl 20 suatu bulan sid tgl. maka faktur -faktur dilampirkan pada blanko voucher yang bersangkutan. akan tampak sebagai berikut: Faktur pembelian dari pemasok tertentu antara tgl. dicatatdalarn Gb. Bila digarnbarkan dalarn garis waktu. disetujui untukdibayar.

Pembentukanlpengisian kecil Pemberian sumbangan kembali kas Bon-bon Pengeluaran Kas Kecil 5.12. Pengeluaran kas melalui kas kecil harus mendapat persetujuan pejabat yang berwenang. melainkan transaksi lain sepanjang transaksi yang bersangkutan nantinya memerlukan pengeluaran uang. Astek. . harus dibuat vouchernya. Gambar di bawah menunjukkan transaksi yang harus dibuat vouchernya. OOKUMEN PENDUKUNG Pembelian kredit DOKUMEN PENDUKUNG Permintaan Pembelian. dan menggunakan cek. 12-5 Transaksi Yang Memerlukan Voucher. Faktur dari pemasok SK Pengangkatan. Laporan Penerimaan Barang. dan voucher tersebut harus diotorisasi pejabat yang berwenang. Permintaan Daftar Harga. atau iuran wajib ke Astek 4. SK Tarip Upah. dan Dokumen Pendukungnya Pada prinsipnya. Penyetoran pajak. atau pada saat yang ditunjuk dalam voucher. serta prosedur utang/voucher di atas. Waktu Kerja.6. Kas kecil hendaknya dikelola dengan metode impres. 64 . . Daftar Gaji/Upah. Di atas dikatakan bahwa apabila digunakan sistem voucher. Keputusan mengenai sumbangan Gb. Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil menggunakan kas kecil. 12. Yang harus dibuatkan vouchernya tidak hanya transaksi pembelian saja. Pembayaran gaji 3. . SISTEM PENGENDALIAN (1) (2) (3) (4) INTEREN PENGELUARAN KAS Pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar harus diotorisasi. maka setiap terjadi transaksi yang nantinya memerlukan pengeluaran uang. Daftar Hadir. apabila voucher sudah disetujui untuk dibayar. maka pada tanggaljatuh tempo.5. SK tentang Pemotongan Gaji. SISTEM PENGELUARAN KAS Pada dasarnya sistem pengeluaran kas adalah kelanjutan dari sistem pembelian. 2. SK Perubahan Gaji. uang dikeluarkan dengan cara ditarik cek. dll Peraturan Pajak. Daftar Gaji/Upah 1.

12-6 Bon Pengeluaran Kas Kecil 65 . kepada kasir kas kecil. cek diuangkan. (biasanya Kepala-kepala Bagian atasan petugas yang merninta kas kecil). (2) Saat Penggunaan Kas Kecil (a) Pihak yang membutuhkan kas kecil meminta Bon Pengeluaran Kas Kecil (lihat Gb. dan seterusnya. KAS KECIL SISTEM IMPREST (1) Pembentukan Kas Kecil (a) Pertama-tama harus ada otorisasi pembentukannya. (3) Saat Pengisian Kembali (a) Bon-bon Permintaan Kas Kecil yang sah dikumpulkan. dan kebijakan lain seperti berapa jumlahnya. 12. kemudian ditarik cek. kapan pengisian kembali. atau kas di perusahaaan (cash on hand) lainnya. Bentuk bon pengeluaran kas kecil dapat dirancang sebagai berikut: PT KALPATARU JL Leateng Agog No. (b) Dibuat vouchernya. 12-6). U . (b) Bon Pengeluaran Kas Kecil diisi.(5) Diadakan pemeriksaan mendadak terhadap kas kecil. (b) Atas dasar voucher tersebut ditarik cek. KEPERLUAN JUMLAH Terbilang Diminta oleh: Disetujui oleh: Dibayar oleh: Gb.7. (c) Bon ditukar uang di kasir kas kecil. Jakarta Selatan BON PENGELUARAN KAS DCIL . kemudian diajukan ke bagian utang voucher untukdibuatkan vouchernya. (c) Uang disimpan oleh kasir kas kecil. ditanda tang ani pemohon. No. dan dirnintakan pejabat yang berwenang. selanjutnya cek diuangkan.

Bon-bon pengeluaran kas kecil sebagai berikut: No 12 13 15 16 Jumlah 14.000. Dibeli 1500kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800.000.00 per Kg. Pada akhir minggu pertama bulan Januari 1994. di dalam kotak penyimpanan kas kecil berisi: 1. 12-9 Berikut adalahdatasehubungandenganpencatatan utang secarakonvensional pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. . Rejeki Karawang dengan harga Rp550.000 43. Pegawai perusahaan bernama Yuli dipercaya sebagai pemegang kas kecil. dan pada perusahaan besar.00 2. Sebutkan fungsi pengeluaran kas.000 Yang Ani Tuti Ina Vmi Keperluan minta Beli kertas Makan siang Ina & Yuli Vang taksi Ditandatangani oleh Ani & Yuli Yuli Vmi & Yuli Diminta: Identifikasi kelemahan-kelemahan yang ada berdasar data di atas.000 9.00 per kg.00 per kg. Jelaskan mekanisme prosedur utang voucher: a. Voucher penuh b.000 33. Jelaskan organisasi fungsi utang pada perusahaan yang masih kecil. Dibayar pembelian beras tg1. Vang tunai RpI71. Cempaka Putih 33. Sebuah perusahaan menetapkanjumlah kas kecil sebesar Rp300.00. Jakarta. Jelaskan organisasi fungsi pengeluaran kas pada perusahaan yang masih kecil. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada VD. Voucher dasar tunai c. Built-up voucher procedure Jelaskan mekanisme sistem kas kecil dengan metode imprest.2-2-93.. 1-2-93.SOAL-SOAL BAB XII 12-1 12-2 12-3 12-4 12-5 12-6 12-7 12-8 Sebutkan fungsi dari utang dagang atau utang voucher. Dibayar pembelian beras tg1. Jelaskan mekanisme prosedur utang tulis tangan (pen and ink account payable procedure). TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 66 BUKTI F-U-93 F-09-93 F-15-93 BKK 01/02/93 BKK 02/02/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. dan pada perusahaan besar.

dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Faktur dari pemasok tersebut seharusnya dilampiri dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. dibuat. dan dengan cek Bank Diana No. dibuat. Rejeki Karawang dengan harga Rp550. Mengapa nomor faktur pada soal di atas tidak urut. Diminta: a. Dalam soal di atas. Cempaka Putih 33. Apabila perusahaan menggunakan sistem voucher dengan dasar kas. BUKTI F-11-93 F-09-93 F-15-93 VCH 0112/93 VCH 02/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. Jakarta. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Dn 101-L-71 dilunasi VCH 11/2/93 tersebut. Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). Dalam soal di atas. 12-10 TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 11-2-93 12-2-93 Keterangan F: VCH: Faktur dari pemasok. Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD.00 per kg.00 per Kg. BKK: Bukti kas keluar. Dn 105-L-71 dilunasi VCH 12/2/93. Jakarta. b. 12-11 Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok.00 per kg. buatlah mekanisme pengoperasian sistem ini. sedangkan nomor bukti kas keluar urut? Dari data tersebut kerjakan mekanisme prosedur hutang secara konvensional (convensional pen and ink account payable procedure). dan dengan cek Bank Diana No. Cempaka Putih 33.Keterangan: F: Faktur dari pemasok. Berikut adalah data sehubungan dengan pencatatan utang voucher pada CV Akasia Jaya yang beralamat di J1. 67 . dan laporan penerimaan barang.

00 per Kg.00 per kg. buatlah mekanisme pengoperasian sistem voucher penuh (full fledged voucher procedure).TANGGAL 1-2-93 2-2-93 5-2-93 BUKTI VCH 0112/93 VCH 02/2/93 VCH 03/2/93 TRANSAKSI Dibeli 1000 kg beras cianjur dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp900. dokumen pendukung tidak ditunjukkan. Keterangan: VCH: Voucher (Surat Perintah Membayar Uang). Dalam soal di atas. Daro data tersebut di atas.00 per kg. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. Voucher tersebut dilampiri dengan dokumen pendukung seperti surat pesanan pembelian. Dibeli 1500 kg beras cisedane dari CV Tani Maju Cianjur dengan harga Rp800. 68 . Dibeli 2000 kg beras pandan wangi pada UD. Rejeki Karawang dengan harga Rp550.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.