You are on page 1of 28

Singkat-Padat-Jelas

Disusun oleh :

Sugito, S.Kom.

A. Mengenal Microsoft Office Excel Microsoft Office Excel 2007, untuk selanjutnya disingkat Excel 2007, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mem-presentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan datadata perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. B. Menjalankan Perangkat Lunak Lembar Sebar Berikut ini ditampilkan dua cara memulai operasi lembar sebar yang sering digunakan : - Pertama menggunakan sistem operasi windows lembar sebar yang digunakan Microsoft Office Excel 2007. - Kedua menggunakan sistim operasi linux lembar sebar yang digunakan open office Calc Cara menjalankan lembar sebar adalah:
Sistem operasi Windows 1. Klik Start 2. Klik All Program 3. Klik Microsoft Office Excel 2007 Sistim operasi Linux 1. Klik Main Menu / K Menu 2. Klik OpenOffice.org 3. Klik OpenOffice Calc

Gambar 1 Menjalankan Microosoft Office Excel 2007

Diktat Excel 2007

Jendela Aplikasi Excel atau OpenOffice Calc akan terbuka, seperti berikut :

Gambar 2.a. Jendela Aplikasi Ms. Excel 2007

Gambar 2.b. Jendela Aplikasi OpenOffice Calc

Gambar 2 Tampilan Lembar Sebar

C. Mengenali menu, membuat, membuka dan menyimpan file. 1. Mengenal Bagian-bagian Lembar sebar
Quick Access Toolbar Customize Quick Access Toolbar Tombol Pengatur Jendela

Tombol Office Range

Tab Menu

Tombol Dialog

Cell Pointer Alamat sel Tab Sheet Pengaturan tampilan Gambar 3 Bagian-bagian lembar sebar Woorkbook Insert Sheet Zoom

Gambar 3 Bagian-bagian Microosoft Office Excel 2007

Diktat Excel 2007

Ketika Microsoft Office Excel 2007 atau OpenOffice Calc diaktifkan maka sebuah buku kerja (workbook) kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. Buku kerja baru tersebut terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) yang diwakili melalui tab lembar kerja (tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah. Jumlah Sheet dalam tiap workbook dalam ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C,D , sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,. Sampai 65536. perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya Cell C5 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 5. Agar kita dapat bekerja dengan Lembar sebar dengan lebih efektif, maka kita harus mengerti terlebih dahulu tentang konsep yang digunakan dalam lembar sebar yaitu: Konsep WORKBOOK. Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet. Biar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman 1 (sheet 1), halaman 5 (sheet 5), halaman 10 (sheet 10) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbook dan halaman - halamannyanya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet. 2. Membuat Buku Kerja Baru Apabila ingin membuat buku kerja (file) yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan: 1. Klik Tombol Office 2. Pilih New (Ctrl + N) Apabila memerlukan lembar kerja yang baru pada buku kerja yang sedang digunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi sheet yang terletak dibawah lembar kerja, yang namanya Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, dst. 3. Menyimpan Buku Kerja Agar data yang sudah dibuat di buku kerja dapat dibuka lagi dilain waktu harus dilakukan penyimpanan buku kerja. Langkah penyimpanan buku kerja adalah sebagai berikut: Diktat Excel 2007 4

1) Klik Tombol Office

, pilih Save atau tekan Ctrl + S, bisa juga

dengan klik gambar disket yang ada pada Quick Access toolbars, hingga tampil kotak dialog Save As 2) Klik di tab Save in untuk memilih drive tempat data yang akan disimpan 3) Klik di File Name untuk memberi nama File, misal: Modul KKPI-5 4) Klik Save untuk menyimpan File ke drive yang dipilih. 5) Jika ingin membatal-kan penyimpanan Buku Kerja Gambar 5 Kotak dialog menyimpan Klik Cancel Buku Kerja 4. 1). 2) 3) 4) Membuka Buku Kerja yang Pernah Disimpan File buku kerja yang telah tersimpan dapat dibuka dengan cara: Klik Tombol Office, pilih Open atau tekan Ctrl + O , hingga tampil kotak dialog open seperti dibawah ini : Klik Drive untuk memilih drive tempat data tersimpan Klik salah satu file, misalnya Latian 1 Klik Open untuk membuka File dengan nama Latihan 1.
Gambar 6 Kotak dialog pembuka Dokumen

Menutup Buku Kerja Untuk menutup Buku Kerja ada dua cara : Cara pertama : 1. Klik tombol close Window yang terdapat disudut kanan atas jendela lembar sebar tersebut. 2. Klik Yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik No jika tidak ingin menyimpan. Diktat Excel 2007 5

5.

Cara kedua : 1. Klik tombol Office 2. Klik Close, maka akan muncul pertanyaan apakah file akan disimpan sebelum ditutup. 3. klik Yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik No jika tidak ingin menyimpan dokumen. 6. Keluar dari Lembar Sebar Untuk mengakhiri bekerja dengan lembar sebar ada dua cara : Cara Pertama: 1. Klik tombol office Cara Kedua: 2. Klik tombol Close , kemudian klik Exit Excel. yang terdapat di sudut kanan atas

D. Melakukan Editing Sederhana, Kolom dan Baris 1. Mengenal penunjuk sel lembar sebar (Cell Pointer) Tombol Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End PgUp PgDn Alt + PgUp Alt + PgDn Ctrl + PgUp Ctrl + PgDn Keterangan Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah Pindah satu sel ke bawah Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan Pindah satu layer ke atas Pindah satu layer ke bawah Pindah satu layer ke kiri Pindah satu layer ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya 6

Diktat Excel 2007

a. Editing Buku Kerja Setiap lembar sebar, termasuk Microsoft excel, pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan CELL. Contoh : E5 artinya pertemuan antara kolom E dan baris ke-5. Sedangkan RANGE adalah daerah tertentu (kumpulan dari beberapa cell). Contoh : A3:G3 (dibaca A3 sampai G3). Sekarang kita akan belajar memasukkan data data ke dalam worksheet. Sebagai contoh kita akan memasukkan data singkat dibawah ini : Contoh Data yang akan dimasukan No Nama Umur 1 Arif Kurniawan 21 2 Bambang Wicaksono 20 Langkah-langkah Memasukkan Data 1. Aktifkan program lembar sebar 2. Letakkan pointer di A1, ketik No, tekan enter 3. Penekanan enter akan membuat No melompat ke dalam worksheet (dalam contoh ini ke A1), dan pointer langsung lompat ke baris berikutnya, dalam contoh ini ke A2. Langsung ketik angka 1 Gambar 9 Tampilan Hasil 4. Bawa pointer ke B1 dengan anak Masukan Data panah kanan, ketik Nama, tekan enter 5. Setelah di enter, pointer lompat ke B2, ketik Nia Kurniati enter 6. Bawa pointer ke C1 dengan anak panah kanan, ketik Umur enter 7. Pointer lompat ke C2, ketik 21 enter 8. dst. b. Mengubah isi data cell Misalkan isi cell B2 yang berisi Arif Kurniawan akan diedit menjadi Arif Kurnianto: 1. Pindahkan pointer ke cell B2 2. Tekan tombol F2. 3. Maka kursor akan berada pada cell tersebut Diktat Excel 2007 7

4. Sekarang ganti wan dengan anto 5. Setelah selesai tekan enter. c. Menghapus Data Cara untuk menghapus data yaitu : 1) Pindahkan pointer ke cell yang isinya akan dihapus. (Untuk memindah pointer selain menggunakan tombol di keyboard, kita dapat juga mengklik langsung cell yang bersangkutan dengan cara arahkan mouse pointer ke cell yang akan dihapus kemudian klik tombol kiri mouse). 2) Kemudian tekan tombol delete atau del 3) Maka isi cell akan terhapus. d. Mengeblok Data Salah satu cara untuk memperbaiki tampilan data adalah dengan mengeblok terlebih dahulu data yang akan diubah formatnya, misalnya ingin menebalkan, menambah garis bawah, mengcopy, memindah dan lain-lain. Mengeblok data dapat dilakukan dengan berbagai cara : Mengeblok data dengan tombol Shift Perintah Fungsi Tekan Shift (jangan dilepas) lalu Mengeblok Satu sel di tekan sebelah kanan pointer Tekan Shift (jangan dilepas) lalu Mengeblok Satu sel di tekan sebelah kiri pointer Tekan Shift (jangan dilepas) lalu Mengeblok Satu sel di tekan sebelah atas pointer Tekan Shift (jangan dilepas) lalu Mengeblok Satu sel di tekan sebelah bawah pointer Tekan Shift + Page Down Mengeblok 1 kolom perlayar ke bawah Tekan Shift + Page Up Mengeblok 1 kolom perlayar ke atas Mengeblok Data dengan tombol Mouse 1) 2) Letakan tanda mouse diawal blok misal cell B2 Drag (tekan tombol kiri mouse dan jangan dilepas) ke bawah sampai baris blok terakhir misal cell E5 8

Diktat Excel 2007

Gambar 10.a. Mengeblok data dengan Mouse

Mengeblok Seluruh lembar kerja 1) Letakan tanda mouse di pojok kiri atas (di kiri kolom A, diatas baris 1) sampai muncul tanda 2) Klik 1 x (jika seluruh daerah di lembar kerja tersebut diblok maka yang terblok adalah A1 sampai dengan IV65536

Gambar 10.b. Mengeblok Seluruh Lembar Kerja

Gambar 10 Mengeblok Data

e. Mengatur format tampilan huruf 1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang isinya yang akan dibentuk 2) Klik tab menu Home. 3) Pada ribbon yang tampil klik tombol Format 4) Kemudian klik/pilih Format Cells (Ctrl + 1) 5) Tampil: Dialog box format cells

Gambar 11 Kotak dialog fomat cells font

6) 7) 8) Diktat Excel 2007

Klik tab Font Pada tombol drop_down Font, pilih dan Klik jenis bentuk huruf yang diinginkan Pada tombol drop_down Font Style, pilih dan klik gaya tampilan huruf yang diinginkan 9

9) 10) 11) 12) 13) f.

Pada tombol drop_down Size, pilih dan klik ukuran huruf yang diinginkan Pada tombol drop_down Underline, pilih dan klik bentuk garis bawah yang diinginkan Pada tombol drop_down Color, pilih dan klik box warna huruf yang diinginkan Pada option Effect, pilih dan klik box efek pencetakan yang diinginkan Klik tombol OK

Meratakan tampilan data Untuk meratakan tampilan data ada dua cara : Cara pertama: 1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang masingmasing isinya akan diubah perataannya. 2) Klik salah satu icon Align Left (rata kiri sel) icon Center (rata tengah) icon Right (rata kanan sel) pada ribbon tab menu Home bagian alignment. Cara kedua: 1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang masingmasing isinya akan diubah perataannya. 2) tab menu Home. 3) Pada ribbon yang tampil klik tombol Format 4) Klik/pilih Format Cells (Ctrl + 1) 5) Tampil: Dialog box format cell

Gambar 12 Kotak dialog Format Cells Alignment

6) Klik tab Alignment 7) Pada Text alignment pilih jenis perataan text baik dibagian Horizontal maupun Vertical. Diktat Excel 2007 10

8) Pada Orientation pilih format tampilan text yang dikehendaki (maximal 90 degrees dan minimal -90 degrees). 9) Pada Text control pilih format yang sesuai (Wrap text untuk menampilkan text sesuai dengan lebar kolom, Shrink to fit untuk untuk menyesuaikan ukuran text sesuai dengan lebar kolom, Merge cell untuk menggabungkan beberapa baris maupun kolom). 10) Klik Tombol OK. g. Memformat data Memformat Data Tanggal (Date) Terdapat dua cara mengetik data tanggal yaitu : 1) Ketik = DATE (Tahun, Bulan, Tanggal), contoh : 25 Januari 2011 diketik= DATE(2011,1,25) 2) Ketik Bulan/Tanggal/Tahun atau Bulan-Tanggal-Tahun, contoh : 25 Januari 2011 diketik 25/1/2011 Data tanggal yang diketik dengan format Bulan/Tanggal/Tahun misalnya 25/1/2011 bisa dirubah dengan tampilan tertentu seperti 25-Januari-2011, 25 Januari 2011 dan lain-lain dengan cara: 1) Blok Range yang isinya akan dirubah 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Format Cell 4) Klik tab Number 5) Klik Date 6) Pada kotak Type, Pilih 14 Maret 2001 7) Klik OK Gambar 13 Kotak dialog Format
Data Tanggal

Memformat Tampilan Angka (Number) Data yang kita ketik kadang perlu diubah tampilannya, misalnya dari angka 5000 menjadi 5,000.00. Cara mengubah tampilan angka adalah sebagai berikut : 1) Blok Range yang isinya akan dirubah 2) Klik tab menu Home lalu klik Format Diktat Excel 2007 11

3) Klik/pilih Format Cells 4) Klik tab Number 5) Pada kotak Category, Klik Number 6) Pada kotak Decimal places ketik 2 7) Klik Use 1000 Separator (,) untuk menampilkan koma sebagai pemisah ribuan. 8) Pada kotak Negative numbers pilih format yang sesuai 9) Klik OK

Gambar 14 Kotak dialog Format Cells Number

Cara menampilkan Simbol Rp. di depan angka misalnya Rp. 100.000,00. 1) Blok Range yang akan dirubah 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Format Cells 4) Klik tab Number 5) Pada Category, klik Accounting 6) Pada kotak Symbol, pilih Rp. Indonesian 7) Klik OK
Gambar 15 Kotak dialog Format Cells Accounting

Mengubah Lebar Kolom dan Tinggi Baris Cara mengubah lebar kolom : 1) Letakan tanda mouse di salah satu batas kolom misalnya kolom A dan kolom B sampai muncul
Gambar 16.a. Mengubah lebar kolom menggunakan mouse

Diktat Excel 2007

12

2) Drag ke kanan (Width:15.00) untuk melebarkan kolom A Atau dengan cara merubah lebar kolom menggunakan menu: 1) Blok kolom yang akan dirubah 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Column Width... 4) Pada kotak Column Width, ketik misal 20 Gambar 16 Mengubah lebar kolom 5) Klik OK Mengubah Tinggi Baris Cara mengubah tinggi baris: 1) Letakan tanda mouse di salah satu batas baris misalnya baris 1 dan baris 2 sampai muncul 2) Drag ke bawah (Height:15.00) untuk melebarkan baris 1

Gambar 17.a. Mengubah tinggi baris menggunakan Mouse

Atau dengan cara merubah tinggi baris menggunakan menu: 1) Blok baris yang akan dirubah 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Row Height... 4) Pada kotak Row Height, ketik Gambar 17.b. Mengubah tinggi misal 20 baris menggunakan Menu 5) Klik OK
Gambar 17 Mengubah tinggi baris

Membuat garis (border) dan Arsiran/Warna (Shading) Membuat garis pembatas atau bingkai : 1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi garis pembatas atau bingkai 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Format Cells (Ctrl + 1) 4) Klik tab Border Diktat Excel 2007 13

Gambar 18 Kotak dialog Format Cells Border

5) Pada option Presets, pilih dan klik salah satu box : None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatasan dan bingkai. Outline, digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel atau range. Inside, digunakan untuk menempatkan garis di bagian dalam range. 6) Pada option Border, pilih dan Klik garis pembatas yang diinginkan. 7) Pada Line Style, pilih jenis garis yang diinginkan. 8) Pada tombol drop_down Color, pilih dan Klik warna garis yang diinginkan. 9) Klik tombol OK. Membuat Arsiran atau warna 1) Tempatkan pointer pada sel atau blok range yang akan diberi arsiran atau warna 2) Klik tab menu Home lalu klik Format 3) Klik/pilih Format Cell (Ctrl + 1)

Diktat Excel 2007

Gambar 19

Kotak dialog format cells Patterns

14

4) Klik tab Fill. 5) Pada option Background Color, pilih warna yang sesuai. 6) Pada option Pattern Color dan Pattern Style pilih warna dan jenis pola yang sesuai (dikotak Sample tampil sesuai dengan Patterns yang dipilih). 7) Klik OK. Menyalin, menempel dan memindah data 1. Menyalin dan Menempel Data Misalkan isi cell B2 akan disalin ke cell E2: 1) Pindahkan pointer ke cell B2 2) Klik tab menu Home, pilih (Ctrl + C). 3) Pindahkan pointer ke cell E2. 4) Klik tab menu Home, pilih (Ctrl + V). 2. Memindahkan Data Misalkan isi cell B2 akan dipindahkan ke cell E2: 1) Pindahkan pointer ke cell B2 2) Klik tab menu Home, pilih 3) Pindahkan pointer ke cell E2. 4) Klik tab menu Home, pilih (Ctrl + X).

(Ctrl + V).

Membuat Angka Urut Di dalam pengetikan angka urut misalnya 1 sampai dengan 10, sering kita mengetik angka-angka tersebut secara manual. Hal semacam ini kurang efektif karena membutuhkan waktu yang lama dan kemungkinan akan terjadi kesalahan ketik. Cara membuat angka urut secara cepat yaitu : 1) Klik cell A1 2) Ketik angka 1 (tekan enter 1x) 3) Ketik angka 2 (tekan enter 1x) 4) Blok cell A1 sampai cell A2 5) Letakan pointer di Fill handle (pojok kanan bawah) sampai muncul tanda + 6) Drag ke bawah sampai baris ke 10 15

Diktat Excel 2007

Proses Block Hasil

Gambar 20 Membuat Angka Urut

E.

Menggunakan rumus dan fungsi 1. Menggunakan Rumus Rumus merupakan instruksi metematika yang dimasukkan ke suatu cell pada lembar kerja. Rumus akan membawa instruksi untuk melakukan proses perhitungan tertentu. Lembar sebar dapat melakukan proses perhitungan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut : Tombol Nama Tombol Keterangan Fungsi + Tanda plus Penjumlahan Tanda minus Pengurangan * Tanda asterisk Perkalian / Tanda solidus atau slash Pembagian ^ Tanda circumflex accent Perpangkatan

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan operator sebagai berikut: Proses Pertama ^ Proses Kedua * atau / Proses Ketiga + atau Rumus yang diapit dengan tanda kurung () akan diproses terlebih dahulu. Menulis Rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=) . Setiap penulisan rumus diawali dengan tanda sama dengan (=) diakhiri dengan menekan Enter Contoh : Diktat Excel 2007 16

Gambar 21 Tabel Excel

Pada contoh di atas, Cell D1 merupakan hasil penjumlahan dari cell A1 dan C1 dengan menggunakan rumus penjumlahan: = A1 + C1 Demikian juga untuk cell D2, D3, dst. 2. Mengunakan Fungsi Ada beberapa fungsi yang sering di gunakan pada saat bekerja dengan lembar sebar, yaitu : a) FUNGSI STATISTIK Fungsi AVERAGE Digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah : =AVERAGE (number1, number2, ...), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Contoh : =AVERAGE (E8:G8) Fungsi MAX Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah : =MAX(number1, number2, ...), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Contoh : =MAX(H8:H15) Fungsi MIN Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. Bentuk umumnya adalah : =MIN(number1, number2, ...) Contoh : =MIN(H8:H15) 17

Diktat Excel 2007

Fungsi COUNT Digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang dipilih. Bentuk umumnya adalah : =COUNT(number1, number2, ...) Contohnya : =COUNT(H8:H15) Fungsi RANK Digunakan untuk mencari rangking suatu bilangan diantara sekumpulan data. Bentuk umum penulisan rumusnya sebagai berikut: =RANK(Number;ref;order) Keterangan: Number, untuk nilai atau angka yang akan dicari rankingnya. Ref, alamat range atau array yang berisi keseluruhan data. Order, bagaimana me-ranking bilangan tersebut, yaitu 0 secara Descending dan bilangan bebas, misalnya 1 secara Ascending. Contoh: =RANK(F5,$F$5:$F$14,0) FUNGSI MATEMATIKA DAN TRIGONOMETRI Fungsi SUM Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =SUM(number1, number2, ...) Contoh : =SUM(H8:H15) atau =SUM(H8..H15) Fungsi SUMIF Digunakan untuk menjumlahkan seluruh data angka (numeric) dari sederetan angka sesuai dengan kriteria tertentu. Bentuk umumnya : =SUMIF(range,criteria,sum_range) Keterangan: Range, untuk menentukan range yang akan diuji. Criteria, untuk menentukan kriteria atau kondisi tertentu yang akan dihitung. Kriteria ini dapat berupa huruf, angka, atau rumus. Sum_range, untuk menentukan range data yang akan dijumlahkan atau dihitung. Contoh: =SUMIF(C4:C9,III,D4:D9) 18

b)

Diktat Excel 2007

Fungsi ROUND Digunakan untuk membulatkan data angka ke digital tertentu sesuai kebutuhan. Bentuk umumnya : =ROUND(number, num_digits) Conto =ROUND(21,91971;4) maka hasilnya adalah 21,9197 Fungsi INT Digunakan untuk pembulatan suatu bilangan mendekati nilai integer. Bentuk umumnya : =INT(number) Contoh : =INT(B2) Fungsi MOD Digunakan untuk mencari sisa hasil pembagian dua buah bilangan. Bentuk umumnya : =MOD(number, divisor) Contoh: =MOD(14,3) akan menghasilkan 2 Fungsi STDEV Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =STDEV(number1, number2, ...), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data koresponden yang akan dicari nilai standar deviasinya. Fungsi VAR Digunakan untuk menentukan nilai varian dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =VAR(number1, number2, ...) Fungsi MEDIAN Digunakan untuk mencari nilai tengah dari sederetan angka (numeric). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =MEDIAN(number1, number2, ...) FUNGSI TEKS DAN DATA Fungsi LEFT Digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. 19

c)

Diktat Excel 2007

Bentuk umum penulian fungsi ini adalah : =LEFT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Contoh : =LEFT(B3,3) Fungsi MID Digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah : =MID(text,start_num,num_chars) Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari star_num, sebanyak num_chars. Contoh : =MID(B4,3,4) Fungsi RIGHT Merupakan kebalikan dari fungsi LEFT, jika fungsi LEFT mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri maka fungsi RIGHT mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =RIGHT(text,num_chars) Dimana text adalah data yang aan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Contoh : =RIGHT(B5,5) Fungsi LEN Digunakan untuk menghitung jumlah karakter yang terdapat dalam suatu teks. Jumlah yang dihitung termasuk spasi kosong bila ada. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =LEN(text) Contoh: =LEN("INDAH) menghasilkan 5 Fungsi PROPER Digunakan untuk merubah sekumpulan karakter menjadi berawalan huruf kapital pada setiap awal kata dan merubah teks berikutnya menjadi huruf kecil. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =PROPPER(text) Contoh: =PROPPER("inDAH) menghasilkan Indah 20

Diktat Excel 2007

Fungsi UPPER Digunakan untuk mengkonversi seluruh teks menjadi huruf kapital. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah : =UPPER(text) Contoh: =UPPER("cilacap) menghasilkan CILACAP FUNGSI LOGIKA Fungsi logika AND Digunakan untuk menghasilkan TRUE bila argumentasinya BENAR dan FALSE bila argumennya SALAH. Bentuk umumnya : =AND(logical1, logical2,...) Contoh: =AND(2+2=4;2+3=5) akan menghasilkan TRUE Fungsi logika OR Digunakan untuk menghasilkan TRUE bila salah satu logicalnya bernilai BENAR dan menghasilkan FALSE bila logicalnya bernilai SALAH. Bentuk umumnya : =OR((logical1, logical2,...) Contoh: =OR(2+2=4;5+3=8) akan menghasilkan TRUE Fungsi logika IF Digunakan jika data yang dimasukkan menpunyai kondisi tertentu. Biasanya fungsi dibantu oleh opreator relasi (pembanding) seperti berikut :
Lambang Fungsi

d)

= Sama dengan < Lebih kecil dari > Lebih besar dari <= Lebih kecil atau sama dengan >= Lebih besar atau sama dengan <> Tidak sama dengan Selain itu fungsi logika menggunakan operator logika yaitu: AND Dua syarat terpenuhi OR Satu syarat terpenuhi NOT selain dari syarat yang disebutkan Bentuk umum penulisan fungsi IF adalah : Diktat Excel 2007 21

=IF(Logical_test;[value_if_true];[value_if_false], artinya jika ekspresi (logical_test) bernilai benar maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan. Contoh : Kolom nilai huruf diisi dengan ketentuan, jika nilai H8 lebih besar atau sama dengan 81 maka hasilnya A, jika tidak maka hasilnya B atau kondisi lain. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(H8>=81;A;B). Pada rumus diatas, data yang termasuk tipe data numerik tidak boleh menggunakan tanda kutip. Untuk kondisi IF bertingkat kita perlu menuliskan semua syarat dari kondisi tersebut. contohnya : =IF(H8>=81;A;IF(H8>=66;B;C) e) FUNGSI LOOKUP dan REFERENCES Merupakan fungsi untuk mencari suatu nilai dari suatu tabel pencarian pada baris yang telah ditentukan dengan metode pencarian mendatar maupun menurun. FUNGSI HLOOKUP Digunakan untuk mencari suatu nilai dari suatu tabel pencarian pada baris yang telah ditentukan dengan metode pencarian mendatar (horizontal). Perintah yang digunakan untuk menjalankan fungsi ini adalah : =HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_num, ...) Artinya : Lookup_value, adalah nilai yang dicari. Table_array, adalah area data pada tabel pencarian. Row_index_num, adalah nomor indek baris pencarian dari tabel pencarian. Contoh : =HLOOKUP(A2,$A$4:$C$8,2,0) =HLOOKUP(A2;HARGA;3,FALSE) FUNGSI VLOOKUP Digunakan untuk mencari suatu nilai dari suatu tabel pencarian pada baris yang telah ditentukan dengan metode pencarian menurun (vertikal). Perintah yang digunakan untuk menjalankan fungsi ini adalah : 22

Diktat Excel 2007

=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_num, ...) Artinya : Lookup_value, adalah nilai yang akan dicari. Table_array, adalah area data pada tabel pencarian. Col_index_num, adalah nomor indek baris pencarian dari tabel pencarian. Contoh : =VLOOKUP(Anggur,$A$4:$C$8,2,0) =VLOOKUP(A2;BUKU;3,FALSE) Tabel Kode Kesalahan (Error) Berikut ini tabel penjelasan tentang kode kesalahan yang ditampilkan jika rumus yang anda bentuk tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kode #DIV/0! Penyebab Anda memasukkan rumus untuk membagi suatu angka dengan 0 (nol); atau mungkin secara tidak sengaja anda membaginya dengan sel kosong. #N/A Anda mungkin lupa menuliskan salah satu argumen dari fungsi. #NAME? Anda memasukkan rumus yang berisi teks yang tidak dikenal Microsoft Excel. #NULL! Anda telah menentukan perpotongan antara dua range yang tidak berpotongan #NUM! Anda memakai argumen yang tidak sesuai dengan rumus matematika. (Misalnya meminta Microsoft Excel menghitung dari angka negatif). #REF! Anda mungkin menghapus sel yang diacu oleh sel lain dalam worksheet. #VALUE! Anda memasukkan teks dimana angka atau nilai logika yang diharapkan, atau anda memasukkan range dimana diperlukan sel tunggal. F. Membuat Grafik Grafik adalah merupakan salah satu cara menyajikan informasi yang dapat menggambarkan suatu kondisi masalah tertentu. Grafik ini dapat dibuat berdasarkan data yang disusun dalam sebuah tabel. Langkah-langkah untuk dapat membuat grafik adalah sebagai berikut : 1) Blok tabel sebagai sumber data grafik. 23

Diktat Excel 2007

2) Klik tab menu Insert, kemudian pilih salah satu type Chart (grafik) yang akan digunakan yaitu Column, Line, Pie, Bar, Area, Scatter atau Other Chart.

Gambar 22 Tab menu Insert untuk memunculkan grafik

3) Saat anda meng-klik salah satu type grafik maka muncul pilihan chart Sub-type, jenis grafik yang dipilih. 4) Klik/pilih salah satu jenis grafik yang ingin dipakai. 5) Maka selanjutnya akan muncul grafik sesuai dengan jenis yang anda gunakan. 6) Selanjutnya anda dapat memodifikasi lebih lanjut grafik anda dengan cara : Masuk ke tab menu Design, selanjutnya pada ribbon akan muncul beberapa pilihan :

Gambar 23 Tab menu Design untuk memodifikasi grafik

o Type, untuk mengatur penggantian type grafik. o Data, untuk memberikan pengaturan data grafik. o Chart Layouts, untuk mengatur layout dari grafik yang ada seperti judul grafik, keterangan grafik, dan lain sebagainya. o Chart Styles, untuk mengatur gaya dari grafik yang ada. o Location, untuk menentukan lokasi tempat grafik yang dibuat. Anda dapat mengatur grafik yang ada sesuai dengan yang diinginkan. G. Mencetak Buku Kerja 1. Mengubah ukuran kertas 1) Klik tab menu Page Layout 2) Klik tombol dialog yang ada pada ribbon dibagian Page Setup 3) Maka akan keluar kotak Diktat Excel 2007

Gambar 24 Tab menu Page Layout

24

dialog page setup seperti gambar disamping. 4) Klik tab Page lalu pada bagian Orientation pilih orientasi yang diinginkan (Portrait/ Landscape), dikotak paper size kemudian pilihlah ukuran kertas yang dikehendaki (kuarto=A4, Folio=Legal, dls) 5) Klik tab Marginsb lalu atur margin kertas yang digunakan (Top, Left, Right, Bottom) 6) Jika sudah klik OK. 2.

Gambar 25 Kotak dialog Page Setup

Menentukan Area Pencetakan Setelah melakukan editing terhadap dokumen langkah berikutnya ada menentukan area yang akan di cetak ke printer, dengan cara berikut : 1) Blok Range yang mau di cetak 2) Klik tab menu Page Layout 3) Pada ribbon Page Setup lalu pilih Print Area Gambar 26 Menentukan Area Pencetakan 4) Klik Set Print Area Range yang di blok akan dikelilingi garis putus-putus. Untuk melihat tampilan print area dengan cara : 1) Klik Tombol Office 2) Klik Print Print Preview

Gambar 27 Melihat tampilan print area

Diktat Excel 2007

25

3.

Mencetak Dokumen 1) Buka dokumen yang akan dicetak 2) Hidupkan printer dan masukkan kertas 3) 4) Klik Tombol Office Pilih gambar berikut. atau tekan tombol Ctr + P , maka akan muncul

Gambar 28 Kotak dialog Print

5) 6) 7)

Maka akan keluar kotak dialog Print Pada kotak Name, pilih nama printer yang digunakan. Tombol Properties, untuk menentukan posisi kertas hasil pencetakan. Lembar sebar menyediakan dua buah arah pencetakan yaitu Portrait pencetakan dengan arah kertas tegak (vertical) dan Landscape pencetakan dengan arah kertas tidur (horisontal) 8) Pilihan Print range : All : mencetak semua halaman pada file Page (s) From : to : : mencetak halaman tertentu 9) Option Print what ; a) Selection : mencetak range yang di blok b) Active sheet (s) : mencetak seluruh isi sheet aktif. c) Entire Workbook : mencetak seluruh sheet dibuku kerja. 10) Copies Number of copies : untuk menentukan jumlah copy halaman yang dicetak, misal pilih 2, maka setiap halaman akan dicetak masing-masing dua kali. Diktat Excel 2007 26

11) Tombol Preview, jika ditekan akan mempelihatkan posisi teks hasil cetakan 12) Jika pilihan sudah diatur sesuai keinginan, tekan OK, maka naskah yang ada di layar akan dicetak ke printer. Untuk mencetak secara langsung tanpa menampilkan kotak dialog print dengan meng-klik pada quick access toolbars.

Diktat Excel 2007

27

DAFTAR PUSTAKA

Modul KKPI VEDC Malang Mintana, Anjrah. 2008. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas X. Penerbit Erlangga, Jakarta. Gumawang, Atang. 2009. Belajar Otodidak Word, Excdel, PowerPoint 2007. Penerbit Informatika, Bandung. Razaq, Abdul. 2004. Microsoft Excel XP. Penerbit Indah, Surabaya. Madcom. 2004. Mahir dalam 7 Hari Microsoft Excel 2003. Penerbit Andi, Yogyakarta. Modul Microsoft Excel 2000. LPK Yos Sudarso, Sokaraja. www.google.co.id

You might also like