P. 1
Tugas SPV

Tugas SPV

|Views: 2,308|Likes:
Published by elmahmud

More info:

Published by: elmahmud on Aug 18, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/07/2013

pdf

text

original

Tugas SPV Peran kerja supervisor berada di level tengah, yaitu di antara para atasan pembuat kebijakan dan

di antara para staf pelaksana rutinitas di lapangan. Dengan fungsi kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif. Oleh karena itu, seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencakup keterampilan membangun relasi di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan emosional dan mind set positif. Ada begitu banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan, tetapi waktu dan ketidakmengertian selalu menjadi kendala utama dalam proses perampungan semua pekerjaan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar supervisor merasa tertekan dalam rutinitas kesibukan kerja sehari-hari, yang membuat mereka kurang mampu untuk berpikir kreatif dan strategis terhadap fungsi dan peran kerjanya. Sebagai ilustrasi misalnya, seorang Sales Supervisor yang dibebankan target menjual sebesar Rp. 500 juta perbulan dan dipercayakan untuk memiliki 10 orang salesman ( anak buah ). Apabila dibagi rata, maka beban seorang salesman menjadi Rp.50 juta perbulan. Bila diibaratkan para salesman adalah kuda ( untuk mempermudah penjelasan saja ), maka setiap kuda akan menanggung beban Rp.50 juta. Apa yang menjadi tugas seorang Sales Supervisor agar supaya setiap salesman bisa berhasil mencapai Rp.50 juta setiap bulan? Seperti si pemilik kuda dalam ilustrasi diatas, Sales Supervisor seharusnya mengembangkan, memberdayakan, komunikasi, melatih dan memotivasi para salesmannya. Apa akibatnya bila Sales Supervisor tidak lakukan hal tersebut? Maka dia harus terjun ke lapangan untuk jualan, untuk menutupi kekurangan dari para salesmannya. Berarti si Sales Supervisor akan mengambil alih beban salesmannya. Dengan kata lain si Sales Supervisor berfungsi menjadi "kuda", dan dia disebut sebagai pemimpin "cap kuda". Fungsi Sales Supervisor seharusnya sebagai pengelola kuda, bukan menjadi kudanya. Situasi seperti ini sering dijumpai di dunia kerja yang nyata, banyak pemimpin yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya seorang pemimpin. Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik. Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif. Dan untuk mengubah dirinya secara efektif, dia harus mengenal apa yang dia kerjakan, siapa yang membantu pekerjaan dia, serta apa saja alat - alat terefektif yang dia perlukan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan sempurna. Setiap pekerjaan harus dilakukan melalui serangkaian proses kerja yang efektif dan tepat sasaran. Peran kerja supervisor tidak boleh sekedar menjadi ban serap atasannya, supervisor tetaplah seorang pemimpin walaupun otoritasnya sangat terbatas. Dan sikap perilaku supervisor andal tidak akan pernah melempar tanggung jawab kepada atasan, tapi akan membangun tim unit kerja yang efektif untuk secara terampil memecahkan masalah dan membuat solusi terhebat. Sangatlah penting dalam pembagian tugas dan tanggung jawab yang dijabarkan secara rinci kesetiap level pimpinan. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan aktual Penulis seringkali terjadi tidak rincinya pembagian tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pimpinan, sehingga sering menimbulkan permasalahan operasi harian, misal seorang pimpinan yang setiap hari harus melakukan pekerjaan yang tumpang tindih, misalnya dalam setiap hari: melakukan briefing atau meeting dengan bawahan, meeting dengan kepala departemen atau divisi, meeting bersama departemen lain, menerima tamu, menjawab telpon, membuat laporan harian, membuat laporan pembelian barang, mengajar dan membimbing bawahan, mengisi evaluasi kinerja bawahan, membantu bawahan jika ada persoalan yang sulit di tangani, dan lain-lain. Dapat kita bayangkan jika dalam setiap hari hal itu terjadi dalam waktu 8

Dengan kelima prinsip tersebut. dan kebutuhan kelompok Faktor-faktor internal yang mempengaruhi gaya kepemimpinan seorang pemimpin adalah : 1. Sistem nilai (Value system) Sistem nilai seorang pemimpin berisi jawaban terhadap persoalan seberapa kuat keyakinan pemimpin bahwa orang yang dipimpinannya itu harus mengambil bagian didalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi mereka merasa bahwa sebagai 2 orang yang dibayar atau dipilih untuk memikul tanggung jawab seyogyanya memikul beban pengambilan keputusan secara pribadi. tidak dapat dipercaya atau tidak bertanggung jawab atau mereka percaya bahwa orang-orang dapat kreatif dan memotivasi dengan tepat. kadar kontrol atau kebebasan yang diberikan pemimpin kepada anggotanya akan bergantung kepada apakah pemimpin itu percaya bahwa orang-orang pada dasarnya malas. Sehingga anda mengetahui pekerjaan anda". 2. Kepemimpinan dipusatkan pada hasil (Result-Centered) Yang digambarkan sebagai halnya MBO (Management by objective). 3. 4. Disamping itu rasa yakin pemimpin terhadap pengikut juga bergantung kepada perasaan tentang pengetahuan dan kompetensi anggotanya dalam suatu bidang tanggung jawab tertentu. Dengan kata lain. supervisor mencoba memusatkan pada pelaksanaan pekerjaan dan meminimalkan keterlibatan perseorangan. Faktor lain yang dapat dipengaruhi adalah posisi hidup pemimpin dalam hubungannya dengan perasaan ke-OK-annya terhadap dirinya sendiri serta terhadap orang lain dalam lingkungan tersebut 5. Perasaan aman dalam situasi tertentu Hal ini dimiliki dampak yang pasti terhadap kemauan pemimpin untuk melepaskan kontrol pengambilan keputusan kepada orang lain dalam lingkungan yang tidak menentu. 4. Rasa Yakin (Confidence) terhadap pengikut atau anggota-anggota kelompok yang dipimpinnya Rasa yakin ini seringkali dipengaruhi oleh asumsi teori X dan teori Y. 3. Menyelesaikan persoalan-persoalan serta memberikan perintahperintah kelihatannya dapat dengan mudah dilakukan. Keberhasilan dalam memimpin dipengaruhi oleh karakteristik pribadi pemimpin. kelompok yang dipimpin. Lima prinsip pribadi yang perlu diperhatikan dan diperankan dalam kepemimpinan (Buck Rodgers & Robert L. Bekal keterampilan dasar yang harus dimiliki pimpinan adalah kemampuan membujuk. diharapkan seorang pemimpin dapat memerankan fungsinya sebagai supervisor. 2. maka akan tidak effektif peranan pimpinan dalam organisasi.jam kerja. Hal yang mungkin diperlukan disini adalah toleransi pemimpin terhadap ketidakjelasan. Berikut adalah materi tentang kepemimpinan yang Penulis ambil dari panduan di salah satu perusahaan Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama dalam situasi tertentu. Temperamen yang sedemikian rupa sehingga tidak harus memenangkan setiap masalah atau tidak selalu harus dapat menang dalam suatu perdebatan. Pada dasarnya bahwa seorang supervisor harus mencapai kebutuhan atau sasaran organisasi dengan memadukan kebutuhan tugas. kebutuhan individu. terutama dalam hubungannya dengan kadar arahan atau dukungan yang ingin diberikan pemimpin kepada pengikutnya. mempengaruhi. Kekuatan keyakinan pemimpin atas persoalan-persoalan seperti itu akan cenderung mempengaruhi gaya kepemimpinannya. Dilain pemimpin ada yang secara kontinyu lebih senang bertindak bersama-sama dengan para anggota kelompoknya dalam menjalankan berbagai fungsinya. dan situasi. Shook) : Selalu menyenangi orang-orang Selalu merasa senang dengan diri sendiri Memperoleh tanggung jawab merupakan suatu kehormatan Senang memecahkan masalah. Kecenderungan sendiri terhadap kepemimpinan Ada pemimpin yang kelihatannya dapat berfungsi dengan lebih senang dan wajar (comfortably and naturally) apabila dia sendiri dapat mengambil keputusan dan memberikan perintah. Sekarang marilah bekerja bersama dan melihat bagaimana pekerjaan anda dapat diselesaikan. dan hubungan dengan manusia sebagai upaya memotivasi bawahan berdasarkan harapan bawahan tersebut. Begitu pentingnya pembagian tugas dan tanggung jawab dalam tingkatan pimpinan manajemen sehingga merupakan Kerangka Dasar manajement industri. Supervisor hanya menggariskan pada bawahan : "Ini adalah tujuan organisasi yang anda harus capai setiap hari. dan percaya bahwa masalah apapun yang bisa dilihat serta didefinisikan tentu bisa dipecahkan 5. . Pada gaya seperti ini. 1.

. Jadi gaya otoritas dapat dilaksanakan dengan syarat : Pada kondisi dimana supervisor memiliki sejumlah kuasa. Mempunyai Kemampuan Menyelesaikan Permasalahan a. 6. Memperkuat kelompok tersebut Adapun kiat-kiat yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh seorang Supervisor agar dapat menjalankan fungsinya dengan effektif di lapangan yaitu : 1. efektif atau tidak efektifnya tergantung pada situasi". Tingkat hubungan dan perasaan baik antara supervisor dan bawahan. mengkategorikan data. c. dan juga menempatkan dirinya sebagai pengemban otoritas yang syah sedemikian rupa. d. sehingga diterima secara maksimal oleh bawahan. Untuk ini harus pandai mengadakan hubungan dengan bawahannya. Juga perlu digunakan Management Control Circle ketika melaksanakan proyek-proyek besar maupun dalam kerja rutin. Kaizen (Improvement) di Lingkungan Kerja Supervisor harus memelihara situasi kerja yang ada serta mengembangkan situasi kerja yang ada serta dapat melakukan Kaizen. Sebagai pengemban otoritas misalnya. Supervisor dapat mengambil langkah perbaikan serta mengambil keputusan-keputusan yang tepat. Melaksanakan otoritasnya sedemikian rupa. Supervisor tidak memberi instruksi mendetail tetapi dengan menentukan peraturan-peraturan. bagaimana kaitannya dengan prosedur dan persyaratan yang harus diikuti. Sejumlah kuasa yang ada pada supervisor. b. 5. orientasi kearah pointpoint yang penting memikirkan sesuatu berdasarkan sebab akibat. Dengan cara merumuskan kebutuhan dan membuat rencana training. sehingga dapat diterima bawahannya. serta tujuan perusahaan. Keinginan untuk memiliki suatu type kepemimpinan yang ideal merupakan hal yang umum. maka perlu hubungan efektif dengan bawahannya. 4. Training Bawahan Supervisor bertanggung jawab terhadap training "Multi Fungsi" bawahannya. pemimpin tidak dengan sendirinya menjadi pemimpin yang effektif. 3. Pada kondisi dimana situasi benar-benar dapat dikuasai. Kepemimpinan situasional (Situasional or Contingency) Menjaga agar pemimpin berhasil dalam situasi khusus. Pimpinan harus seperti seorang musisi yang mengubah teknik dan pendekatannya untuk mendapatkan bentuk prestasi total yang diinginkannya. Pemimpin Yang Effektif Telah dijelaskan sebelumnya bahwa "tidak ada gaya kepemimpinan yang terbaik. serta secara berkala mengevaluasi hasil training bawahannya. prosesnya memerlukan pengawasan ketat. Keberhasilannya ditentukan oleh keseimbangan 3 faktor berikut ini : a. memandang sesuatu dan berpikir secara statistik serta menganalisa kemungkinannya. Sifat dasar pekerjaan yang dikerjakan. Banyak pimpinan yang ingin diberitahu bagaimana cara bertindak sesuai dengan type ideal itu. Adalah penting mengeffektifkan Team-Work dimana semua anggota team mempunyai pengertian yang jelas dan kesadaran aktif atas target bersama. Kemampuan Untuk Mengendalikan Situasi Lapangan Supervisor harus mampu mengamati secara effektif kondisi lapangan guna dapat mengendalikan situasi lapangan. maka cenderung akan semakin efektif pula mereka dalam upaya mencapai tujuan pribadi dan organisasi". Sehingga konsep perilaku pimpinan yang adaptik dapat dikemukanan sebagai berikut : "Makin dapat Manager mengadaptasi gaya perilaku kepemimpinan untuk memenuhi tuntutan situasi tertentu dan kebutuhan pengikut mereka. c. dengan cara melihat kondisi yang sebenarnya dilapangan. Pembinaan ini dilakukan dalam kelompok kerjanya maupun dengan kelompok kerja yang lain. . Penting bagi Supervisor untuk dapat menciptakan suasana dimana bawahan dapat berdiskusi tentang apapun secara bebas serta bersedia mendengarkan pendapat bawahan. Kerja Yang Berhubungan Dengan Quality Control Bila bekerja dengan sesuatu yang berkaitan dengan Quality Control. Supervisor harus mengikuti langkah-langkah pendekatan Quality Control yaitu.6. Menggalang Team Work Supervisor agar dapat berfungsi secara effektif. 2. Supervisor harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan ide-ide. Hal ini untuk menentukan seberapa jauh otoritasnya dapat didelegasi sesuai dengan batas kemampuan bawahan. b. Oleh sebab itu seorang supervisor dapat menerapkan beberapa gaya dan perilaku yang telah dijabarkan sebelumnya dengan melihat situasi yang ada. hubungan dengan bawahan baik. harus dengan giat menggalang "TeamWork".

lemah. Memberi efek bawahan tidak tahu hasilnya dan tidak mengetahui nilai tugas yang diberikan. dan tidak tegas . Memberi keteladanan. Hilang kewibawaan karena : . Pemberian pujian yang tulus 3. feed back. couching. Motivasi. Tidak mengenali anak buah atau bawahan mengenai tingkat kemampuannya. tidak mengkontrol.Tidak memiliki kekuasaan. Terlalu lepas. Sehingga activitas QCC (Quality Control Circle) menjadi tugas dan tanggung jawab dari Supervisor. Memberikan wewenang yang lebih tinggi 6. misalnya : 1.Bawahan tidak menghargai atas beberapa perlakuan dan tingkah laku . Bukan menambah waktu kerja tetapi bobot kerja . Mencela. 6. 2. 5. dan sikapnya. Memberikan wawasan yang lebih lengkap dan lebih dalam atau luas 4. Berakibat bawahan tidak menghargai dan takut jika diberi tugas. misalnya : 1. Manager diharapkan dapat menjabarkan Kebijakan dari atas hingga pelaksanaan di lapangan Menyiapkan atau memberikan pelatihan-pelatihan yang cukup agar mereka mampu melaksanakan tugasnya dengan baik a.Tidak memiliki kompetensi b. Peningkatan dari Hand ke Head dan ke Heart 5. c. dan mengadakan forum "Free Talk". 5. Melakukan keadilan 7. tidak memberi feed back atas hasil & batas waktu. pengarahan. Tidak memikirkan harapan bawahan agar memiliki kepercayaan dan kebanggaan diri. Menanggapi masukan dan saran perbaikan 6. Pemberian perhatian untuk kemajuan atau depelovement. pembinaan hubungan kerja. dan bertemu sesekali saja untuk pembicaraan yang tidak penting. Sulit ditemui dan terlalu menjaga jarak dengan bawahan. counseling. 2. 3. Hal-hal yang sebaiknya dilakukan . jarang berbicara. Memberikan pengakuan untuk pencapaian hasil yang lebih tinggi 3. Mengumbar janji dan tidak menepatinya sehingga hilangnya kepercayaan bawahan. Kesalahan-kesalahan dalam kepemimpinan. sifat. Pemberian tanggung jawab yang lebih besar sehingga menimbulkan rasa bangga dan mengurangi kontrol atau pengawasan 2.Penting bagi Supervisor untuk mampu menguasai langkah-langkah pemecahan masalah dengan menggunakan teori "8 Langkah 7 Tools". Five minute meeting. dan bukan membimbing atau menolong. Manager Tugas Manager adalah membuat aturan-aturan atau prosedur sehingga setiap jenjang pimpinan mengerti tugas dan tanggung jawabnya dan menjaga agar hal tersebut harus selalu dijalankan dengan baik. misalnya 1. 7. 4. 4. Pemberian teguran dan sangsi yang tegas 4. menghukum.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->