Tugas SPV Peran kerja supervisor berada di level tengah, yaitu di antara para atasan pembuat kebijakan dan

di antara para staf pelaksana rutinitas di lapangan. Dengan fungsi kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama supervisor adalah melakukan supervisi terhadap para staf pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari. Supervisor adalah level kepemimpinan yang tidak boleh membuat kebijakan yang bersifat strategis, tapi hanya menerjemahkan dan meneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan secara efektif dan produktif. Oleh karena itu, seorang supervisor harus memiliki kompetensi berkualitas tinggi yang mencakup keterampilan membangun relasi di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif, efisien, bersinergi, dan cerdas melakukan supervisi terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan emosional dan mind set positif. Ada begitu banyak tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan, tetapi waktu dan ketidakmengertian selalu menjadi kendala utama dalam proses perampungan semua pekerjaan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Sudah menjadi rahasia umum bahwa sebagian besar supervisor merasa tertekan dalam rutinitas kesibukan kerja sehari-hari, yang membuat mereka kurang mampu untuk berpikir kreatif dan strategis terhadap fungsi dan peran kerjanya. Sebagai ilustrasi misalnya, seorang Sales Supervisor yang dibebankan target menjual sebesar Rp. 500 juta perbulan dan dipercayakan untuk memiliki 10 orang salesman ( anak buah ). Apabila dibagi rata, maka beban seorang salesman menjadi Rp.50 juta perbulan. Bila diibaratkan para salesman adalah kuda ( untuk mempermudah penjelasan saja ), maka setiap kuda akan menanggung beban Rp.50 juta. Apa yang menjadi tugas seorang Sales Supervisor agar supaya setiap salesman bisa berhasil mencapai Rp.50 juta setiap bulan? Seperti si pemilik kuda dalam ilustrasi diatas, Sales Supervisor seharusnya mengembangkan, memberdayakan, komunikasi, melatih dan memotivasi para salesmannya. Apa akibatnya bila Sales Supervisor tidak lakukan hal tersebut? Maka dia harus terjun ke lapangan untuk jualan, untuk menutupi kekurangan dari para salesmannya. Berarti si Sales Supervisor akan mengambil alih beban salesmannya. Dengan kata lain si Sales Supervisor berfungsi menjadi "kuda", dan dia disebut sebagai pemimpin "cap kuda". Fungsi Sales Supervisor seharusnya sebagai pengelola kuda, bukan menjadi kudanya. Situasi seperti ini sering dijumpai di dunia kerja yang nyata, banyak pemimpin yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya seorang pemimpin. Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik. Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif. Dan untuk mengubah dirinya secara efektif, dia harus mengenal apa yang dia kerjakan, siapa yang membantu pekerjaan dia, serta apa saja alat - alat terefektif yang dia perlukan untuk menyelesaikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan sempurna. Setiap pekerjaan harus dilakukan melalui serangkaian proses kerja yang efektif dan tepat sasaran. Peran kerja supervisor tidak boleh sekedar menjadi ban serap atasannya, supervisor tetaplah seorang pemimpin walaupun otoritasnya sangat terbatas. Dan sikap perilaku supervisor andal tidak akan pernah melempar tanggung jawab kepada atasan, tapi akan membangun tim unit kerja yang efektif untuk secara terampil memecahkan masalah dan membuat solusi terhebat. Sangatlah penting dalam pembagian tugas dan tanggung jawab yang dijabarkan secara rinci kesetiap level pimpinan. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan aktual Penulis seringkali terjadi tidak rincinya pembagian tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pimpinan, sehingga sering menimbulkan permasalahan operasi harian, misal seorang pimpinan yang setiap hari harus melakukan pekerjaan yang tumpang tindih, misalnya dalam setiap hari: melakukan briefing atau meeting dengan bawahan, meeting dengan kepala departemen atau divisi, meeting bersama departemen lain, menerima tamu, menjawab telpon, membuat laporan harian, membuat laporan pembelian barang, mengajar dan membimbing bawahan, mengisi evaluasi kinerja bawahan, membantu bawahan jika ada persoalan yang sulit di tangani, dan lain-lain. Dapat kita bayangkan jika dalam setiap hari hal itu terjadi dalam waktu 8

terutama dalam hubungannya dengan kadar arahan atau dukungan yang ingin diberikan pemimpin kepada pengikutnya. dan kebutuhan kelompok Faktor-faktor internal yang mempengaruhi gaya kepemimpinan seorang pemimpin adalah : 1. 3. kadar kontrol atau kebebasan yang diberikan pemimpin kepada anggotanya akan bergantung kepada apakah pemimpin itu percaya bahwa orang-orang pada dasarnya malas. Keberhasilan dalam memimpin dipengaruhi oleh karakteristik pribadi pemimpin. Begitu pentingnya pembagian tugas dan tanggung jawab dalam tingkatan pimpinan manajemen sehingga merupakan Kerangka Dasar manajement industri. Perasaan aman dalam situasi tertentu Hal ini dimiliki dampak yang pasti terhadap kemauan pemimpin untuk melepaskan kontrol pengambilan keputusan kepada orang lain dalam lingkungan yang tidak menentu. Shook) : Selalu menyenangi orang-orang Selalu merasa senang dengan diri sendiri Memperoleh tanggung jawab merupakan suatu kehormatan Senang memecahkan masalah. Kecenderungan sendiri terhadap kepemimpinan Ada pemimpin yang kelihatannya dapat berfungsi dengan lebih senang dan wajar (comfortably and naturally) apabila dia sendiri dapat mengambil keputusan dan memberikan perintah. Kekuatan keyakinan pemimpin atas persoalan-persoalan seperti itu akan cenderung mempengaruhi gaya kepemimpinannya. 1. Hal yang mungkin diperlukan disini adalah toleransi pemimpin terhadap ketidakjelasan. mempengaruhi. 2. Pada dasarnya bahwa seorang supervisor harus mencapai kebutuhan atau sasaran organisasi dengan memadukan kebutuhan tugas. Disamping itu rasa yakin pemimpin terhadap pengikut juga bergantung kepada perasaan tentang pengetahuan dan kompetensi anggotanya dalam suatu bidang tanggung jawab tertentu. Pada gaya seperti ini. maka akan tidak effektif peranan pimpinan dalam organisasi. dan hubungan dengan manusia sebagai upaya memotivasi bawahan berdasarkan harapan bawahan tersebut. 3. Lima prinsip pribadi yang perlu diperhatikan dan diperankan dalam kepemimpinan (Buck Rodgers & Robert L. Temperamen yang sedemikian rupa sehingga tidak harus memenangkan setiap masalah atau tidak selalu harus dapat menang dalam suatu perdebatan. Sehingga anda mengetahui pekerjaan anda". kelompok yang dipimpin. tidak dapat dipercaya atau tidak bertanggung jawab atau mereka percaya bahwa orang-orang dapat kreatif dan memotivasi dengan tepat. Dengan kata lain.jam kerja. 4. 4. Dilain pemimpin ada yang secara kontinyu lebih senang bertindak bersama-sama dengan para anggota kelompoknya dalam menjalankan berbagai fungsinya. Sekarang marilah bekerja bersama dan melihat bagaimana pekerjaan anda dapat diselesaikan. Kepemimpinan dipusatkan pada hasil (Result-Centered) Yang digambarkan sebagai halnya MBO (Management by objective). Bekal keterampilan dasar yang harus dimiliki pimpinan adalah kemampuan membujuk. kebutuhan individu. Sistem nilai (Value system) Sistem nilai seorang pemimpin berisi jawaban terhadap persoalan seberapa kuat keyakinan pemimpin bahwa orang yang dipimpinannya itu harus mengambil bagian didalam pengambilan keputusan yang mempengaruhi mereka merasa bahwa sebagai 2 orang yang dibayar atau dipilih untuk memikul tanggung jawab seyogyanya memikul beban pengambilan keputusan secara pribadi. Supervisor hanya menggariskan pada bawahan : "Ini adalah tujuan organisasi yang anda harus capai setiap hari. 2. Dengan kelima prinsip tersebut. dan situasi. supervisor mencoba memusatkan pada pelaksanaan pekerjaan dan meminimalkan keterlibatan perseorangan. diharapkan seorang pemimpin dapat memerankan fungsinya sebagai supervisor. Menyelesaikan persoalan-persoalan serta memberikan perintahperintah kelihatannya dapat dengan mudah dilakukan. Faktor lain yang dapat dipengaruhi adalah posisi hidup pemimpin dalam hubungannya dengan perasaan ke-OK-annya terhadap dirinya sendiri serta terhadap orang lain dalam lingkungan tersebut 5. dan percaya bahwa masalah apapun yang bisa dilihat serta didefinisikan tentu bisa dipecahkan 5. Rasa Yakin (Confidence) terhadap pengikut atau anggota-anggota kelompok yang dipimpinnya Rasa yakin ini seringkali dipengaruhi oleh asumsi teori X dan teori Y. Berikut adalah materi tentang kepemimpinan yang Penulis ambil dari panduan di salah satu perusahaan Kepemimpinan adalah proses mempengaruhi aktivitas seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama dalam situasi tertentu. .

maka perlu hubungan efektif dengan bawahannya. 6. serta secara berkala mengevaluasi hasil training bawahannya. Pembinaan ini dilakukan dalam kelompok kerjanya maupun dengan kelompok kerja yang lain. Supervisor harus mengikuti langkah-langkah pendekatan Quality Control yaitu. sehingga dapat diterima bawahannya. Dengan cara merumuskan kebutuhan dan membuat rencana training. Menggalang Team Work Supervisor agar dapat berfungsi secara effektif. prosesnya memerlukan pengawasan ketat. Keberhasilannya ditentukan oleh keseimbangan 3 faktor berikut ini : a. Oleh sebab itu seorang supervisor dapat menerapkan beberapa gaya dan perilaku yang telah dijabarkan sebelumnya dengan melihat situasi yang ada. Kemampuan Untuk Mengendalikan Situasi Lapangan Supervisor harus mampu mengamati secara effektif kondisi lapangan guna dapat mengendalikan situasi lapangan. Penting bagi Supervisor untuk dapat menciptakan suasana dimana bawahan dapat berdiskusi tentang apapun secara bebas serta bersedia mendengarkan pendapat bawahan. 5. dan juga menempatkan dirinya sebagai pengemban otoritas yang syah sedemikian rupa. mengkategorikan data. c. Mempunyai Kemampuan Menyelesaikan Permasalahan a. Tingkat hubungan dan perasaan baik antara supervisor dan bawahan. efektif atau tidak efektifnya tergantung pada situasi". bagaimana kaitannya dengan prosedur dan persyaratan yang harus diikuti. Keinginan untuk memiliki suatu type kepemimpinan yang ideal merupakan hal yang umum. b. 3. Melaksanakan otoritasnya sedemikian rupa. harus dengan giat menggalang "TeamWork". Memperkuat kelompok tersebut Adapun kiat-kiat yang harus diketahui dan dilaksanakan oleh seorang Supervisor agar dapat menjalankan fungsinya dengan effektif di lapangan yaitu : 1. Kaizen (Improvement) di Lingkungan Kerja Supervisor harus memelihara situasi kerja yang ada serta mengembangkan situasi kerja yang ada serta dapat melakukan Kaizen. Supervisor tidak memberi instruksi mendetail tetapi dengan menentukan peraturan-peraturan. Hal ini untuk menentukan seberapa jauh otoritasnya dapat didelegasi sesuai dengan batas kemampuan bawahan. Sifat dasar pekerjaan yang dikerjakan. Pimpinan harus seperti seorang musisi yang mengubah teknik dan pendekatannya untuk mendapatkan bentuk prestasi total yang diinginkannya. Sebagai pengemban otoritas misalnya. Sejumlah kuasa yang ada pada supervisor. Adalah penting mengeffektifkan Team-Work dimana semua anggota team mempunyai pengertian yang jelas dan kesadaran aktif atas target bersama. pemimpin tidak dengan sendirinya menjadi pemimpin yang effektif. Supervisor harus mempunyai kemampuan untuk mengembangkan ide-ide. Juga perlu digunakan Management Control Circle ketika melaksanakan proyek-proyek besar maupun dalam kerja rutin.6. Sehingga konsep perilaku pimpinan yang adaptik dapat dikemukanan sebagai berikut : "Makin dapat Manager mengadaptasi gaya perilaku kepemimpinan untuk memenuhi tuntutan situasi tertentu dan kebutuhan pengikut mereka. sehingga diterima secara maksimal oleh bawahan. Training Bawahan Supervisor bertanggung jawab terhadap training "Multi Fungsi" bawahannya. b. maka cenderung akan semakin efektif pula mereka dalam upaya mencapai tujuan pribadi dan organisasi". c. Untuk ini harus pandai mengadakan hubungan dengan bawahannya. Kerja Yang Berhubungan Dengan Quality Control Bila bekerja dengan sesuatu yang berkaitan dengan Quality Control.. orientasi kearah pointpoint yang penting memikirkan sesuatu berdasarkan sebab akibat. Supervisor dapat mengambil langkah perbaikan serta mengambil keputusan-keputusan yang tepat. Pada kondisi dimana situasi benar-benar dapat dikuasai. dengan cara melihat kondisi yang sebenarnya dilapangan. . memandang sesuatu dan berpikir secara statistik serta menganalisa kemungkinannya. d. hubungan dengan bawahan baik. Jadi gaya otoritas dapat dilaksanakan dengan syarat : Pada kondisi dimana supervisor memiliki sejumlah kuasa. 4. 2. Pemimpin Yang Effektif Telah dijelaskan sebelumnya bahwa "tidak ada gaya kepemimpinan yang terbaik. Banyak pimpinan yang ingin diberitahu bagaimana cara bertindak sesuai dengan type ideal itu. Kepemimpinan situasional (Situasional or Contingency) Menjaga agar pemimpin berhasil dalam situasi khusus. serta tujuan perusahaan.

Hilang kewibawaan karena : . 5. Pemberian perhatian untuk kemajuan atau depelovement. dan sikapnya. jarang berbicara.Tidak memiliki kekuasaan. dan mengadakan forum "Free Talk". pembinaan hubungan kerja. Kesalahan-kesalahan dalam kepemimpinan. Sehingga activitas QCC (Quality Control Circle) menjadi tugas dan tanggung jawab dari Supervisor. Manager Tugas Manager adalah membuat aturan-aturan atau prosedur sehingga setiap jenjang pimpinan mengerti tugas dan tanggung jawabnya dan menjaga agar hal tersebut harus selalu dijalankan dengan baik. Hal-hal yang sebaiknya dilakukan . 6. misalnya 1. Pemberian tanggung jawab yang lebih besar sehingga menimbulkan rasa bangga dan mengurangi kontrol atau pengawasan 2. 2. 3. Menanggapi masukan dan saran perbaikan 6. dan tidak tegas . 4. Motivasi. dan bukan membimbing atau menolong. sifat. Memberikan wewenang yang lebih tinggi 6.Bawahan tidak menghargai atas beberapa perlakuan dan tingkah laku .Tidak memiliki kompetensi b. 7. tidak memberi feed back atas hasil & batas waktu. Tidak memikirkan harapan bawahan agar memiliki kepercayaan dan kebanggaan diri. menghukum. dan bertemu sesekali saja untuk pembicaraan yang tidak penting. Mengumbar janji dan tidak menepatinya sehingga hilangnya kepercayaan bawahan. Five minute meeting. Memberikan wawasan yang lebih lengkap dan lebih dalam atau luas 4. Sulit ditemui dan terlalu menjaga jarak dengan bawahan.Penting bagi Supervisor untuk mampu menguasai langkah-langkah pemecahan masalah dengan menggunakan teori "8 Langkah 7 Tools". Bukan menambah waktu kerja tetapi bobot kerja . Memberikan pengakuan untuk pencapaian hasil yang lebih tinggi 3. Melakukan keadilan 7. feed back. Terlalu lepas. 4. tidak mengkontrol. c. Pemberian teguran dan sangsi yang tegas 4. Berakibat bawahan tidak menghargai dan takut jika diberi tugas. Memberi keteladanan. Tidak mengenali anak buah atau bawahan mengenai tingkat kemampuannya. Mencela. Peningkatan dari Hand ke Head dan ke Heart 5. Manager diharapkan dapat menjabarkan Kebijakan dari atas hingga pelaksanaan di lapangan Menyiapkan atau memberikan pelatihan-pelatihan yang cukup agar mereka mampu melaksanakan tugasnya dengan baik a. couching. misalnya : 1. misalnya : 1. counseling. pengarahan. 5. lemah. 2. Pemberian pujian yang tulus 3. Memberi efek bawahan tidak tahu hasilnya dan tidak mengetahui nilai tugas yang diberikan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful