Menyelenggarakan Seminar

Hal penting yang perlu diperhatikan dalam menyelenggaran seminar :

y y y y y y y y

Tema Seminar Materi Waktu & tempat pelaksanaan Pembicara Panitia Target Peserta Fasilitas Peserta (Konsumsi, ATK, Sertifikat, CD, Sponsor) Strategi Promosi

Tema seminar Menentukan tema seminar yang menarik, dapat mengangkat isu yang sedang hangat atau tema yang edukatif. Misalnya mengangkat materi tentang trend marketing yang sedang terjadi di asia. Materi Materi seminar yang ada harus mengena dan sesuai de ngan tema serta judul materi yang sudah ditetapkan. Sehingga tidak ada peserta yang kecewa karena seminar yang terselenggara tidak sesuai dengan yang diharapkan. Dalam hal ini perlu ada komunikasi yang baik antara penyelenggara dan pembicara seminar. Terkadang pembicara menyampaikan informasi yang menyimpang dari kontenteks dan menyiapkan materi yang tidak sesuai dengan kapasitas waktu yang diberikan.

Waktu & tempat pelaksanaan Menentukan waktu yang sesuai dengan tema atau menentukan waktu yang yang terbaik agar pembicara yang diharapkan dapat hadir sebagai narasumber dan jumlah audience yang hadir sesuai dengan yang diharapkan.

Pembicara & moderator Pembicara seminar merupakan faktor yang sangat penting karena merupakan ujung tombak keberhasilan seminar, penarik minat peserta, penentu kualitas seminar juga dapat terlihat dari pembicaranya. Pilihlah pembicara yang memiliki wawasan sesuai dengan tema yang diangkat, pembicara yang populer merupakan suatu keuntungan dan dapat meningkatkan nilai jual seminar. Misalnya mengangkat materi tentang trend marketing yang sedang terjadi di asia dapat mengundang Hermawan Kartajaya (leading service officer Mark Plus & Co). Jika seminar berbentuk diskusi panel juga diperlukan Moderator untuk memimpin sesi diskusi.. Pilihlah moderator yang juga memiliki wawasan sesuai dengan tema seminar dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik sehingga sesi yang dibawakan menjadi lebih hidup.

Panitia Panitia merupakan ujung tombak kedua setelah pembicara, karena panitia sangat memiliki andil dalam mencapai keberhasilan seminar. Panitia yang dapat bekerja sama, serta memiliki kemampuan dan spesialisasi di masing-masing tugas dalam penyelenggaraan seminar. Selain ketua, sekertaris dan bendahara, kepanitiaan dapat dibagi menjadi beberapa bagian seperti : a. Acara Mengurusi jadwal acara, hubungan dengan pembicara, materi pembicara, contact person, keuangan, tempat, hiburan. Pendaftaran peserta sebaiknya diakui setelah peserta membayar biaya pendaftaran dan melakukan konfirmasi. Hal tersebut untuk menghindari pembatalan oleh peserta di hari H. Selain itu seksi acara harus mempertimbangkan penambahan jumlah peserta yang langsung datang di hari H. Hiburan yang disiapkan dapat berbentuk kuis dengan hadiah menarik atau ice breaking pada saat selang waktu menunggu sesi selanjutnya. b. Marketing Penentu strategi pemasaran, leaflet/ pamflet serta penyebarannya, spanduk, baliho, media visual, sponsorship. c. Konsumsi & ATK Konsumsi merupakan salah satu hal yang ditunggu-tunggu peserta, sebisa mungkin sesuai dengan biaya yang dibayarkan. ATK yang biasanya ada pada seminar antara lain Tas seminar, alat tulis, block note, map dan materi, CD materi, kartu tanda peserta, sertifikat. d. Dokumentasi Pengambilan foto dan video, desain untuk penunjangseminar. e. Panitia Pendukung Mengerjakan hal-hal diluar pembagian tugas diatas yang umumnya disebut seksi sibuk. f. Sponsorship Bertugas mencari sponsor untuk pembiayaan acara tersebut. Target peserta Dalam menyelenggarakan seminar, sangat penting untuk mengidentifikasikan target peserta. Misal menyelenggarakan seminar tentang trend marketing yang sedang terjadi di asia yang diundang adalah : para pemilik perusahaan, pelaku bisnis, lembaga pemerintah yang terkait dengan dunia bisnis, perbankan, mahasiswa, enterpreneur dan media masa.

Fasilitas Peserta (Konsumsi, ATK, Sertifikat, CD, Sponsor) Konsumsi dapat berupa snack atau untuk seminar yang memakan waktu lama dapat disediakan hidangan makan siang /malam denganselingan coffe/tea break ATK dan hand out bagi peserta , , door prize (bisa berupa voucher, hadiah menarik, dll), CD dokumentasi acara dan sertifikat ( dapat dilengkapi dengan nama peserta atau tidak.

Strategi Promosi Promosi dapat dilakukan dengan memasang iklan pada media cetak ata media elektronik. Untuk u melakukan penghematan biaya, media cetak atau media elektronik tersebut dapat dijadikan ssebagai media partner bagi panitia. Hal tersebut dapat dihitung sebagai salah satu bentuk sponsorship sesuai ketentuan dari panitia.