Manajemen Rapat

By: Jeliteng Pribadi*)

Kebudayaan rapat sebenarnya bukanlah hal baru bagi masyarakat kita, khususnya di Aceh. Rapat, pertemuan, dan diskusi yang dalam bahasa kita disebut dengan Duek Pakat sudah dilakukan dan menjadi kebiasaan secara turun-temurun. Namun, sayangnya, kebudayaan melakukan rapat ini tidak ditindaklanjuti dalam sebuah pencatatan dan pendokumentasian yang baik sehingga sering hasil-hasil rapat tidak terdokumentasi dengan rapi. Rapat dapat menjadi sangat produktif dan sebaliknya dapat menjadi ajang bersitegang dan hanya membuang-buang waktu. Berikut beberapa tips untuk membuat rapat yang efektif. Gunakan Istilah PAT Saya mengutip istilah yang digunakan F. Jhon Reh untuk mendapatkan rapat yang efektif, yakni PAT. Purpose (Tujuan), Agenda (daftar topic yang akan didiskusikan), dan Timeframe (batas waktu rapat). Anda harus mampu menjelaskan alasan membuat rapat dalam satu atau dua kalimat. Contoh: Rapat ini dimaksudkan untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pembentukan Panitia Demo Penurunan Harga Foto Copy atau "Rapat ini bertujuan untuk menilai kebijakan kenaikan SPP oleh Rektorat." Dengan membuat alasan dan tujuan rapat, maka orang-orang akan tahu mengapa mereka harus mengikuti rapat ini, apa yang harus dipersiapkan, dan menjadi tolok-ukur apakah rapat berhasil atau tidak. Susun agenda rapat. Buatlah daftar hal-hal yang akan Anda nilai/diskusikan atau tinjau di dalam rapat ini. Buat pula rentang waktu yang diperlukan untuk tiap item yang akan Anda bahas dan indikasi orang-orang yang kompeten untuk berbicara atau untuk menjadi MC di dalam rapat. Susun rentang waktu rapat. Paling kurang Anda harus membuat rentang waktu kapan rapat mulai dan kapan rapat berakhir. Direkomendasikan pula untuk menetapkan durasi untuk tiap-tiap agenda rapat sehingga dapat terpenuhi dalam total waktu rapat yang direncanakan. Jangan Menungu Rapat harus dilaksanakan tepat waktu. Jangan menunggu hingga seluruh undangan muncul. Bila seseorang datag terlambat, jangan mengulang hal-hal yang sudah dibicarakan dalam rapat. Hal ini akan membuang-buang waktu bagi orang-orang yang sudah datang tepat waktu. Jika panita/inisiator/pengundang rapat terlambat datang, pertimbangkan untuk membatalkan rapat dan kembalilah bekerja seperti biasanya. Dalam etika internasional,

jangka waktu toleran untuk menunggu panitia muncul bervariasi, tetapi umumnya tidak lebih dari 5 menit. Buat dan Kirim Notulensi Rapat Dalam sebuah rapat, sebaiknya ada seseorang yang bertugas untuk mencatat (notulensi) apa-apa yang dibicarakan dalam rapat. Seberapa detail nouensi ini terganung dari sifat topic yang didiskusikan dan kemampuan notulen yang tersedia. Jika kamu telah merancang agenda rapat (sebaiknya ada), notulen dapat menggunakan agenda ini sebagai outline. Notulensi harus mencatat orang-orang yang hadir dalam rapat, waktu dan tempat rapat, apa yang didiskusikan, kesepakatan-kesepakatan yang dihasilkan dalam rapat, dan setiap tugas-tugas yang telah ditetapkan. Segera setelah rapat, biasanya dalam 24 jam, notulensi harus disebar kepada seluruh peserta rapat, undangan yang tidak dating, dan orang-orang yang berkompeten tentang hal-hal yang dibicarakan dalam rapat. Biasanya dalam dunia modern saat ini, Email merupakan alat yang paling mudah, murah dan umum digunakan untuk mendistribusikan hasil-hasil rapat. Fokus Setiap rapat harus memiliki seorang yang berperan sebagai pengarah topik. Ia bertugas untuk menggiring agar pembicaraan diskusi tidak lari dari topic yang diagendakan.

*) Jeliteng Pribadi, SE, MM, MA adalah staf pengajar pada Fakultas Ekonomi Unsyiah dan Manajer Operasional Aceh Recovery Forum.