6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya. dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.2 Pengertian Data 1. Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. e. 2. saling pengertian. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). “data adalah keterangan yang benar dan nyata. c. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88).“ . d.7 b. Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.

etc. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. These may be alphabetic. susunan kearsipan. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. and data bases. b. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. 3. dan pusat data atau landasan data. Data is organized for processing purpose into data structure. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. or special symbols such as *. . hal-hal. dan sebagainya. Data is formed from characters. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. tindakan-tindakan. file structure. dan @. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *.8 2. Menurut Gordon B. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. action. things. Data-data dibentuk dari lambang grafis.“ 4. $ and @. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692). Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). yaitu : a. Lambang grafis ini dapat alfabetis. numeric. $.

Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. “ 2. 2. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1.3.3.1 Pengertian Inventaris 1. 2.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. kendaraan. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.9 2. . mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. perusahaan. kapal. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung. Tak terbatas jenisnya. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281).

2). peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. Buku-buku petunjuk informasi : 1). 5. . lemari dan laci yang dapat dikunci b. Perlengkapan kantor a. perumusan. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. dan lain-lain. Perabot kantor a.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. 3). Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas.Meja tulis. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e. termasuk angka-angka statistik. kertas c.10 3. 4). Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. 4.Rak buku.

− Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 9). − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. b. Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 8). 7). Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. 6).11 5). 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. Gazetteer. Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. Perlengkapan lembaran 1). . − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.

− Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. write-on trancparency film. infrared transparency makers. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. . − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. − Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil.

− Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. − Buku catatan benda-benda pos. − Note book : untuk membuat catatan-catatan. tindakan dan supervisi. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. dll. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. . − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. 2).13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya.

− Buku kas bon 4). Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . dan “Edaran”. “Untuk Diselesaikan”.14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5).

− Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. . − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. penggaris dan sebagainya. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. paper clips. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. c. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. penghapus kare. − Amplop tebal persegi putih. faktur-faktur dan lain-lain. Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. Perlengkapan Non Lembaran 1). Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint.15 − Dll 6).

correcting tape. stamp pad (bantalan stempel). typewriter ribbons (pita mesin tik). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label.dll. Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. correcting paper. telex ribbons (pita telex). Printer ribbons (pita printer). 14). Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. 6). 5). stamp ink (tinta stempel). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. alamat dan nomor telepon sesuai abjad. Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. koreksilak dan penghapus karet.16 2). 10). stamp racks (rak stempel). 3). 7). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. 8). 9). 11). 13). 15). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid. Date stamp (stempel tanggal). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. 4). 12). . calculator ribbons (pita kalkulator). Alat pembersih mesin tik. Paper cutter untuk alat pemotong kertas. Cash box untuk menyimpan uang.

jepitan dokumen tebal (binder clips). selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Mesin tik (typewriter). 17). Penggaris 22). Selotape. Pisau pembuka surat 24). staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. b.17 16). Stapler untuk menyatukan kertas. scothtape. Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). Mesin kantor a.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. Gunting 23). Paku payung 6. Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. 19). 18). Karet gelang 25). − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . Jepitan kertas (paper clips). Lem/perekat. 20).

karena setiap saat diperlukan. 2). dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. 1). Mesin hitung .Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c. d. g. . dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e.Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis.Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern.18 2). Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman. f. − − 3).

19 h. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. terdapat pula utility internal yang siap pakai. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. i. software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. secara sistematis. j. l. 2. dalam sistem operasi Windows XP. Selain itu. k.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. Utiliy tersebut . dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology).

Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. dan fungsi penghitungan lainnya.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. window My Computer dan My Documents. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. menggunakan rumus aritmatika. 2. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000. serta mudah untuk digunakan. menyelesaikan perhitungan dari suatu data. lebih fleksibel. . lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. dapat bekerja dengan fungsi logika. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database.4.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). memformat tampilan data. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data.

2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung. dan Sheet3. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar. menganalisa dan mempresentasikan data.4. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. Sheet2.21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107). sebuah workbook kosong akan dibuka. memproyeksikan. Untuk lebih jelasnya. 2. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting .

22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. Terdiri dari 3. yaitu toolbar standard. dan toolbar drawing. . d. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. b. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. 2003 Gambar 2. toolbar formating. c. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.

. k. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. h. f. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. Sheet2.23 e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. j. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. dan Sheet3 dalam keadaan standar. g. i.