6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

c. Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman. dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan.7 b.“ . pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu. dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. 2. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. e. “data adalah keterangan yang benar dan nyata. laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88).2 Pengertian Data 1. d. saling pengertian.

susunan kearsipan. or special symbols such as *. $.“ 4. dan @. file structure. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. hal-hal. b. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. dan pusat data atau landasan data. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692). Data is organized for processing purpose into data structure. tindakan-tindakan. and data bases. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. These may be alphabetic. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). etc. . $ and @. numeric. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *. Menurut Gordon B. action. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. things. Data-data dibentuk dari lambang grafis. yaitu : a. dan sebagainya. Data is formed from characters. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Lambang grafis ini dapat alfabetis.8 2. 3.

2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung. kapal.3.1 Pengertian Inventaris 1. .3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. 2. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. “ 2. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja.9 2. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. Tak terbatas jenisnya. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281). 2.3. perusahaan. kendaraan. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

3). 2). termasuk angka-angka statistik. lemari dan laci yang dapat dikunci b. dan lain-lain.10 3. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. kertas c. Buku-buku petunjuk informasi : 1). Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e. Perabot kantor a. Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. 4). perumusan. Perlengkapan kantor a.Rak buku. . 4.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir.Meja tulis. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. 5. peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti.

11 5). . − Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. Perlengkapan lembaran 1). 7). 8). Gazetteer. − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. 9). Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. 6). b. Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram.

− Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. infrared transparency makers. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. write-on trancparency film. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. . − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.

13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. tindakan dan supervisi. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. dll. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. − Buku catatan benda-benda pos. Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. − Note book : untuk membuat catatan-catatan. 2). . − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan.

“Untuk Diselesaikan”. − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5). Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . − Buku kas bon 4). dan “Edaran”.14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno.

paper clips. Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. faktur-faktur dan lain-lain.15 − Dll 6). . penggaris dan sebagainya. Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint. c. − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. Perlengkapan Non Lembaran 1). − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. penghapus kare. − Amplop tebal persegi putih. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank.

stamp pad (bantalan stempel). Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. 15). 10). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. 11). stamp racks (rak stempel). koreksilak dan penghapus karet. .16 2). 13). 14). Cash box untuk menyimpan uang. typewriter ribbons (pita mesin tik). stamp ink (tinta stempel). correcting paper. 3). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. telex ribbons (pita telex). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. 4). Alat pembersih mesin tik. alamat dan nomor telepon sesuai abjad. Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 6). 9). 12). 5). Printer ribbons (pita printer). correcting tape. Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. calculator ribbons (pita kalkulator). Date stamp (stempel tanggal). 7).dll. 8). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid.

Pisau pembuka surat 24). selotape dispenser (tempat seloptape) 21). b.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. Karet gelang 25). Stapler untuk menyatukan kertas. Selotape. Jepitan kertas (paper clips). Mesin kantor a. 19). Mesin tik (typewriter).17 16). 20). Paku payung 6. 17). scothtape. 18). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Gunting 23). jepitan dokumen tebal (binder clips). − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . Lem/perekat. Penggaris 22).

Mesin hitung . g.Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern. .18 2).Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. d. − − 3). − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c. f. 1). dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e. karena setiap saat diperlukan. 2).Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman.

software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. k. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. terdapat pula utility internal yang siap pakai. Selain itu. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. l. dalam sistem operasi Windows XP. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. j. secara sistematis. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. i. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology). Utiliy tersebut . Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. 2.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini.19 h.

memformat tampilan data. lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. serta mudah untuk digunakan.4. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database. dapat bekerja dengan fungsi logika. . menggunakan rumus aritmatika. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. dan fungsi penghitungan lainnya. 2. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. lebih fleksibel. Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000. menyelesaikan perhitungan dari suatu data. window My Computer dan My Documents. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI).

Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung. memproyeksikan. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1.4. sebuah workbook kosong akan dibuka. 2. menganalisa dan mempresentasikan data. Sheet2. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. dan Sheet3. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting .21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107). Untuk lebih jelasnya. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP.

toolbar formating. terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. c.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. b. d. yaitu toolbar standard. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. . dan toolbar drawing. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. Terdiri dari 3.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. 2003 Gambar 2.

i. g. dan Sheet3 dalam keadaan standar. . h.23 e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. k. j. f. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. Sheet2. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful