6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. c. 2.2 Pengertian Data 1. d.7 b. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen.“ . pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. “data adalah keterangan yang benar dan nyata. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. saling pengertian. Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman. dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. e. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88). laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.

Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. Data is formed from characters. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. hal-hal. dan @. 3. or special symbols such as *. yaitu : a. $ and @. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. dan pusat data atau landasan data. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). numeric. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692).8 2. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data.“ 4. susunan kearsipan. tindakan-tindakan. Menurut Gordon B. b. dan sebagainya. $. things. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data-data dibentuk dari lambang grafis. . Data is organized for processing purpose into data structure. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. etc. action. and data bases. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. These may be alphabetic. Lambang grafis ini dapat alfabetis. file structure. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi.

2. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281). “ 2. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. kapal. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. kendaraan. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. perusahaan.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah.9 2. Tak terbatas jenisnya. . 2.3. 2.1 Pengertian Inventaris 1.

termasuk angka-angka statistik. perumusan. Buku-buku petunjuk informasi : 1). 3). Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. .Meja tulis. dan lain-lain. 4). Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas.Rak buku. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. kertas c. peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. lemari dan laci yang dapat dikunci b. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. 4.10 3. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. 5. Perlengkapan kantor a. Perabot kantor a. Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. 2).

− Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 7). Gazetteer. 8). Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram.11 5). Perlengkapan lembaran 1). 9). Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. . b. 6). Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya.

. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector. − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. write-on trancparency film. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. infrared transparency makers.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya.

Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. − Note book : untuk membuat catatan-catatan. dll.13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. 2). − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. − Buku catatan benda-benda pos. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. . tindakan dan supervisi. − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3).

Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. − Buku kas bon 4). “Untuk Diselesaikan”. dan “Edaran”. − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5).14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno.

c.15 − Dll 6). − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. faktur-faktur dan lain-lain. . Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. penggaris dan sebagainya. paper clips. Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. penghapus kare. − Amplop tebal persegi putih. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. Perlengkapan Non Lembaran 1).

Alat pembersih mesin tik.16 2). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. 6). telex ribbons (pita telex). 7). stamp ink (tinta stempel). correcting tape. 3). Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. . Cash box untuk menyimpan uang. 11). calculator ribbons (pita kalkulator). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. 15). 5). Date stamp (stempel tanggal). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. stamp pad (bantalan stempel). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid. Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. 13). alamat dan nomor telepon sesuai abjad. Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. typewriter ribbons (pita mesin tik). koreksilak dan penghapus karet. stamp racks (rak stempel). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. 14). 4). 8). 12).dll. Printer ribbons (pita printer). 10). Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. correcting paper. Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 9).

Gunting 23). jepitan dokumen tebal (binder clips). Mesin tik (typewriter). 18). Jepitan kertas (paper clips). Mesin kantor a. 20). Paku payung 6.17 16). 19). Pisau pembuka surat 24). Selotape. staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Penggaris 22). scothtape. Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. 17). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . Lem/perekat. selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Stapler untuk menyatukan kertas. Karet gelang 25). b.

Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). Mesin hitung . 2). − − 3).Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern. − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c. f. Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e. g. .18 2). d. 1). karena setiap saat diperlukan.

Utiliy tersebut . j. k.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology). i. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. l. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP.19 h. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. terdapat pula utility internal yang siap pakai. secara sistematis. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. Selain itu. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. dalam sistem operasi Windows XP. 2. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan.

lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. window My Computer dan My Documents.4. memformat tampilan data. menggunakan rumus aritmatika. serta mudah untuk digunakan. . Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. lebih fleksibel.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. dan fungsi penghitungan lainnya.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database. 2. menyelesaikan perhitungan dari suatu data. dapat bekerja dengan fungsi logika.

21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107). Untuk lebih jelasnya. sebuah workbook kosong akan dibuka. 2. Sheet2. menganalisa dan mempresentasikan data. memproyeksikan.4. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. dan Sheet3. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting . Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar.

toolbar formating. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. Terdiri dari 3. terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. . dan toolbar drawing. b. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. d.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. c. yaitu toolbar standard. 2003 Gambar 2. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen.

Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. . j.23 e. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. g. h. k. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. f. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Sheet2. i. dan Sheet3 dalam keadaan standar.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful