6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.“ . Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88). “data adalah keterangan yang benar dan nyata. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya. d. dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. 2. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu.2 Pengertian Data 1. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. c. e.7 b. pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. saling pengertian.

file structure. susunan kearsipan. yaitu : a. dan @. $. Menurut Gordon B.8 2. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. tindakan-tindakan. dan sebagainya. Lambang grafis ini dapat alfabetis. Data is organized for processing purpose into data structure. action. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. b.“ 4. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. $ and @. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692). Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. . numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *. dan pusat data atau landasan data. things. or special symbols such as *. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. numeric. Data-data dibentuk dari lambang grafis. and data bases. etc. 3. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. These may be alphabetic. Data is formed from characters. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). hal-hal. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah.

3. perusahaan.3. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung. 2. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja.9 2. “ 2. Tak terbatas jenisnya. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. 2.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. 2. kapal.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. kendaraan. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah.1 Pengertian Inventaris 1. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. . Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281). mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.

ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. Perabot kantor a. Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. 4. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e. termasuk angka-angka statistik. . 3). dan lain-lain.Rak buku.Meja tulis.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. Perlengkapan kantor a.10 3. 2). Buku-buku petunjuk informasi : 1). 5. lemari dan laci yang dapat dikunci b. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. perumusan. kertas c. 4).

Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. Perlengkapan lembaran 1). b. 7). − Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. . 6). − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram. 8). Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. 9). 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. Gazetteer.11 5). Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.

− Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. infrared transparency makers. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. write-on trancparency film. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. . macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil.

− Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. − Buku catatan benda-benda pos. − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. 2). − Note book : untuk membuat catatan-catatan. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. dll. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. .13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. tindakan dan supervisi.

Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. dan “Edaran”.14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . “Untuk Diselesaikan”. − Buku kas bon 4). − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5).

− Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. − Amplop tebal persegi putih.15 − Dll 6). − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. paper clips. Perlengkapan Non Lembaran 1). Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint. Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. penghapus kare. faktur-faktur dan lain-lain. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. c. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. penggaris dan sebagainya. . − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem.

Cash box untuk menyimpan uang. 3). Printer ribbons (pita printer). correcting paper. 6). stamp ink (tinta stempel). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. telex ribbons (pita telex). correcting tape. calculator ribbons (pita kalkulator).16 2). alamat dan nomor telepon sesuai abjad. 8). 10). 13). 9). typewriter ribbons (pita mesin tik). 15). Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 14). Alat pembersih mesin tik. 5). 7). 11). 12). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label.dll. Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. Date stamp (stempel tanggal). Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. 4). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. stamp pad (bantalan stempel). . Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. koreksilak dan penghapus karet. stamp racks (rak stempel). Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid.

Pisau pembuka surat 24). Gunting 23).Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. Jepitan kertas (paper clips). 20). Selotape. 17). b. − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . 19).17 16). scothtape. 18). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). jepitan dokumen tebal (binder clips). Penggaris 22). Karet gelang 25). staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Stapler untuk menyatukan kertas. selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Paku payung 6. Mesin kantor a. Mesin tik (typewriter). Lem/perekat. Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill.

. karena setiap saat diperlukan. g. − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c. d. Mesin hitung . 1). − − 3). 2).Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy).Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern.Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e.18 2). Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman. dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. f.

Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. Selain itu. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology). 2. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. i. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. k. j. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. terdapat pula utility internal yang siap pakai. l. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. dalam sistem operasi Windows XP.19 h. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. Utiliy tersebut . secara sistematis.

20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database. dan fungsi penghitungan lainnya. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000. Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. serta mudah untuk digunakan. menyelesaikan perhitungan dari suatu data. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. . window My Computer dan My Documents. dapat bekerja dengan fungsi logika. 2. memformat tampilan data. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. menggunakan rumus aritmatika.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. lebih fleksibel.4.

2. Untuk lebih jelasnya. menganalisa dan mempresentasikan data. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting . Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. memproyeksikan. Sheet2. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP.4. sebuah workbook kosong akan dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung. dan Sheet3.21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107).

dan toolbar drawing. 2003 Gambar 2. . Terdiri dari 3. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. b.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. c. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. d. yaitu toolbar standard. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. toolbar formating.

Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. i. f. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. k. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. Sheet2. j. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. . Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. g. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. h.23 e. dan Sheet3 dalam keadaan standar. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful