6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.2 Pengertian Data 1. d.7 b. c. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88). Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman. “data adalah keterangan yang benar dan nyata. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu. saling pengertian. dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. 2. e.“ .

Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. . Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. $. hal-hal. Menurut Gordon B. Data is formed from characters. These may be alphabetic. file structure. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. numeric. $ and @. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692). Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56).“ 4. or special symbols such as *. susunan kearsipan. dan sebagainya. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. and data bases. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *.8 2. etc. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. yaitu : a. Data is organized for processing purpose into data structure. dan @. Data-data dibentuk dari lambang grafis. things. 3. b. action. tindakan-tindakan. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Lambang grafis ini dapat alfabetis. dan pusat data atau landasan data.

Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. perusahaan. “ 2. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. kendaraan. . 2. Tak terbatas jenisnya. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja. 2. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281).1 Pengertian Inventaris 1. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah. kapal.9 2.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor.3. 2.

4). perumusan. Perabot kantor a. lemari dan laci yang dapat dikunci b.Rak buku. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri.Meja tulis. Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. kertas c. 3). Buku-buku petunjuk informasi : 1). Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. . Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. 4. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. Perlengkapan kantor a. 5. dan lain-lain. 2).10 3.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. termasuk angka-angka statistik.

Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram. 6). Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. − Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 7). − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 8). Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro.11 5). Perlengkapan lembaran 1). . − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. Gazetteer. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. b. 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. 9).

. write-on trancparency film. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. infrared transparency makers. − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector.

− Note book : untuk membuat catatan-catatan. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. tindakan dan supervisi.13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. dll. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. − Buku catatan benda-benda pos. 2). .

− File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5).14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. dan “Edaran”. “Untuk Diselesaikan”. Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . − Buku kas bon 4).

c. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. penghapus kare. faktur-faktur dan lain-lain. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. paper clips. − Amplop tebal persegi putih. Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint.15 − Dll 6). Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. . Perlengkapan Non Lembaran 1). penggaris dan sebagainya. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara.

Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid. stamp pad (bantalan stempel). Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. correcting tape. 8). koreksilak dan penghapus karet. 5). Date stamp (stempel tanggal). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. 11). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. alamat dan nomor telepon sesuai abjad. Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. 7). 14). 3). 15). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. correcting paper. typewriter ribbons (pita mesin tik). Cash box untuk menyimpan uang. stamp racks (rak stempel). Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. 6). 10). 4). stamp ink (tinta stempel). telex ribbons (pita telex).16 2).dll. . 9). Alat pembersih mesin tik. Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 12). calculator ribbons (pita kalkulator). 13). Printer ribbons (pita printer).

scothtape. staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Lem/perekat. 19). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). Pisau pembuka surat 24). b. Paku payung 6. Penggaris 22).Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. Stapler untuk menyatukan kertas. 17).17 16). Jepitan kertas (paper clips). 20). Mesin tik (typewriter). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. Mesin kantor a. Selotape. − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . Karet gelang 25). Gunting 23). selotape dispenser (tempat seloptape) 21). 18). jepitan dokumen tebal (binder clips).

d. f. karena setiap saat diperlukan. 1).Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern.Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.18 2). 2). g. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e. Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman. Mesin hitung . − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c. .Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. − − 3).

software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. j. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. l. dalam sistem operasi Windows XP. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. secara sistematis.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. 2. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology). baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. k.19 h. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. Utiliy tersebut . terdapat pula utility internal yang siap pakai. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. Selain itu. i.

lebih fleksibel. window My Computer dan My Documents. memformat tampilan data.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. dan fungsi penghitungan lainnya. 2. menyelesaikan perhitungan dari suatu data.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). serta mudah untuk digunakan. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database.4. dapat bekerja dengan fungsi logika. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. . Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. menggunakan rumus aritmatika. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000.

menganalisa dan mempresentasikan data. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. dan Sheet3. Untuk lebih jelasnya.4. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP. memproyeksikan. sebuah workbook kosong akan dibuka. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung. 2. Sheet2. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar.21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107). lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting .

Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. toolbar formating. yaitu toolbar standard. 2003 Gambar 2. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. . terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. c.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. Terdiri dari 3. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. b. d. dan toolbar drawing.

g. k.23 e. Sheet2. i. . Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. h. dan Sheet3 dalam keadaan standar. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. f. j. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada.