You are on page 1of 18

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

b.

Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima, laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.

c.

Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan

pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. d. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. e. Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.

2.2 Pengertian Data 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88), data adalah keterangan yang benar dan nyata; keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).

2. Menurut Gordon B. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information, is defined as groups of nonrandom system which represent quantities, action, things, etc. Data is formed from characters. These may be alphabetic, numeric, or special symbols such as *, $ and @. Data is organized for processing purpose into data structure, file structure, and data bases. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Lambang grafis ini dapat alfabetis, numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *, $, dan @. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data. 3. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692), data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. 4. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56), data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda, yaitu : a. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. b. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan ramalan (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan.

2.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja.

2.3.1 Pengertian Inventaris 1. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281), inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. 2.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk

Kendaraan melakukan

aktivitas kerja. Tak terbatas jenisnya, mulai dari kendaraan

roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter. 2. Gedung

Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management.

10

3.

Tanah

Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. 4. Perabot kantor a.Meja tulis, lemari dan laci yang dapat dikunci b. kertas c.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan

e.Rak buku, dan lain-lain. 5. Perlengkapan kantor

a. Buku-buku petunjuk informasi : 1). Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh

keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. 2). Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang

perkembangan terakhir. 3).

peristiwa-peristiwa

tahun-tahun

Dictionary (kamus) : untuk mencari arti, perumusan, ejaan

dan peristilahan dari sesuatu hal. 4). Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus

dalam sesuatu bidang tersendiri, termasuk angka-angka statistik.

11

5).

Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan

yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. 6). Gazetteer, Atlas (kamus geografi) : untuk mencari

keterangan tentang suatu tempat. 7). Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk

mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 8). Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari

seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. 9). Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya

pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. b. Perlengkapan lembaran 1). Jenis-jenis kertas : Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram, 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.

12

Kertas Strong

Hold

polos/berkepala surat : untuk

pengiriman surat dan laporan. Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk

pengiriman surat dan laporan. Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector, macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier, infrared transparency makers, write-on trancparency film. Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil.

13

Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. 2). Ukuran kertas Octavo Kuarto Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan

Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku Tip Time Planner : untuk mencatat rencana, tindakan dan supervisi. Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. Buku telepon/alamat abjad Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar, dll. Buku catatan benda-benda pos. Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. Note book : untuk membuat catatan-catatan. Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan.

14

Buku kuitansi Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. Buku kas bon 4). Berbentuk map Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkasberkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda Penting, Untuk Diselesaikan, dan Edaran. File guides Hanging folders File folders Snellhecter map 5). Berbentuk formulir Formulir kantor Formulir cuti/sakit/ijin Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) Formulir lembar pesan tamu/telepon Formulir telegram Formulir telex dan fax Formulir telegram Formulir perjalanan dinas

15

Dll

6). Sampul-sampul surat Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. Amplop tebal persegi putih. Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank, faktur-faktur dan lain-lain. c. Perlengkapan Non Lembaran 1). Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint, paper clips, penghapus kare, penggaris dan sebagainya.

16

2).

Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu.

3).

Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar.

4).

Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama, alamat dan nomor telepon sesuai abjad.

5).

Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad.

6). 7).

Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis.

8).

Printer ribbons (pita printer), typewriter ribbons (pita mesin tik), calculator ribbons (pita kalkulator), telex ribbons (pita telex).

9).

Date stamp (stempel tanggal), stamp pad (bantalan stempel), stamp ink (tinta stempel), stamp racks (rak stempel).

10). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. 11). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. 12). Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 13). Cash box untuk menyimpan uang,dll. 14). Alat pembersih mesin tik. 15). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid, correcting paper, correcting tape, koreksilak dan penghapus karet.

17

16). Jepitan kertas (paper clips), jepitan dokumen tebal (binder clips). 17). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. 18). Stapler untuk menyatukan kertas, staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. 19). Lem/perekat. 20). Selotape, scothtape, selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Penggaris 22). Gunting 23). Pisau pembuka surat 24). Karet gelang 25). Paku payung 6. Mesin kantor a.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. b. Mesin tik (typewriter). Jenis mesin tik dapat digolongkan

menjadi : 1). Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik

18

2). 3).

Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10

entakan) Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12

entakan) c.Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil

pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern. d. 1). 2). Mesin hitung ; dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator

e.Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). f.Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis, karena setiap saat diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. g. Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat

yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman.

19

h.

Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah

satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. i. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan, secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. j. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. k. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim

informasi, baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. l. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara.

2.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini, software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology), dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. Selain itu, dalam sistem operasi Windows XP, terdapat pula utility internal yang siap pakai. Utiliy tersebut

20

diletakkan pada menu Start submenu All Programs, window My Computer dan My Documents. Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000, namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi, memformat tampilan data, dapat bekerja dengan fungsi logika, menyelesaikan perhitungan dari suatu data, menggunakan rumus aritmatika, dan fungsi penghitungan lainnya. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data.

2.4.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database, serta mudah untuk digunakan.

21

Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107), mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data.

2.4.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP, sebuah workbook kosong akan dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom, mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini :
baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting

22

Sel

Formul a bar

column

Task pane

Row Baris Penggulung Toolbar drawing

Tab Worksheet

Baris Status

Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran Ahmad Iskandar Z, 2003

Gambar 2.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. b. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. c. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. Terdiri dari 3, yaitu toolbar standard, toolbar formating, dan toolbar drawing. d. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen.

23

e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. f. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris.

g. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. h. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. i. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1,

Sheet2, dan Sheet3 dalam keadaan standar. j. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu

hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. k. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar.

You might also like