Rekapitulasi

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.“ . dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. saling pengertian. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. c. e. laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.2 Pengertian Data 1.7 b. 2. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88). dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu. d. “data adalah keterangan yang benar dan nyata. Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).

is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. susunan kearsipan. dan pusat data atau landasan data. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. and data bases.“ 4. Data is formed from characters. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. $ and @. tindakan-tindakan. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). dan sebagainya. 3. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Menurut Gordon B. Data is organized for processing purpose into data structure. dan @. things. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. . action. $. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. b. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. hal-hal. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information.8 2. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692). etc. or special symbols such as *. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. numeric. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. file structure. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. yaitu : a. Lambang grafis ini dapat alfabetis. These may be alphabetic.

kapal. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung.1 Pengertian Inventaris 1. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.9 2. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja. “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah.3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor.3. “ 2. 2. kendaraan. perusahaan. 2. . Tak terbatas jenisnya. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281).2 Macam-macam Inventaris Kantor 1.3.

peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. kertas c. 3).10 3. Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas.Meja tulis. termasuk angka-angka statistik. . Perabot kantor a.Rak buku.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. 4). Perlengkapan kantor a. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal. 5. 4. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. lemari dan laci yang dapat dikunci b. perumusan. Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. dan lain-lain. 2). Buku-buku petunjuk informasi : 1).

− Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. 6). Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. 8). − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. 7). b. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. Gazetteer. . Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 9). Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram.11 5). Perlengkapan lembaran 1).

− Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. . − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. write-on trancparency film. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. infrared transparency makers. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil.

. − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. − Buku catatan benda-benda pos.13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana. − Note book : untuk membuat catatan-catatan. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. tindakan dan supervisi. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan. dll. 2).

14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. “Untuk Diselesaikan”. Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5). − Buku kas bon 4). Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”. dan “Edaran”.

− Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. penggaris dan sebagainya.15 − Dll 6). faktur-faktur dan lain-lain. − Amplop tebal persegi putih. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. . Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. penghapus kare. paper clips. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. c. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint. Perlengkapan Non Lembaran 1). − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru.

koreksilak dan penghapus karet. 7). 10). Date stamp (stempel tanggal). correcting tape. Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. typewriter ribbons (pita mesin tik). 11). 6). 13). correcting paper. 15). 9). 4).16 2). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. Paper cutter untuk alat pemotong kertas.dll. telex ribbons (pita telex). 3). Printer ribbons (pita printer). alamat dan nomor telepon sesuai abjad. Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. Alat pembersih mesin tik. Cash box untuk menyimpan uang. 14). 12). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. stamp racks (rak stempel). stamp pad (bantalan stempel). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. 5). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid. calculator ribbons (pita kalkulator). stamp ink (tinta stempel). 8). .

17 16). Mesin kantor a. Lem/perekat. 19). − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . Pisau pembuka surat 24). scothtape. Karet gelang 25). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. Paku payung 6. Stapler untuk menyatukan kertas. selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Jepitan kertas (paper clips). Penggaris 22). 17). jepitan dokumen tebal (binder clips). Mesin tik (typewriter). 20). Gunting 23). b. 18). Selotape.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual.

. Mesin hitung . karena setiap saat diperlukan. d. 2). − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c.18 2). g. dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. f. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e. − − 3).Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. 1). Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman.Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern.Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy).

k. i. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. Selain itu. j. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. l.19 h. software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. secara sistematis.4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. Utiliy tersebut . 2. dalam sistem operasi Windows XP. terdapat pula utility internal yang siap pakai. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology).

serta mudah untuk digunakan. dapat bekerja dengan fungsi logika. Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database. dan fungsi penghitungan lainnya. lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. menyelesaikan perhitungan dari suatu data.4. menggunakan rumus aritmatika. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet. . 2. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. window My Computer dan My Documents. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi. memformat tampilan data. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. lebih fleksibel.

menganalisa dan mempresentasikan data. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting . mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung. memproyeksikan. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. 2.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. sebuah workbook kosong akan dibuka.4. Sheet2. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. Untuk lebih jelasnya. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar. dan Sheet3.21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107).

Terdiri dari 3. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah. . yaitu toolbar standard. 2003 Gambar 2. toolbar formating.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. c.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. dan toolbar drawing. b. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. d. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan.

. g. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. j. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. h. dan Sheet3 dalam keadaan standar. Sheet2.23 e. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar. k. i. f. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful