6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi 1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41) Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu. 2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88). dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. 2. Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen. Membina kerja sama Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. d.2 Pengertian Data 1. pimpinan harus selalu mengambil keputusan yang diperlukan setiap waktu. e.7 b. “data adalah keterangan yang benar dan nyata. c. dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.“ . Penyampaian informasi Bagi pejabat yang menerima. Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman. saling pengertian. keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan). Untuk keperluan pengambilan keputusan oleh pimpinan itu.

Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. 3. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan. hal-hal. etc. susunan kearsipan. Menurut Gordon B. $. Data is formed from characters. dan pusat data atau landasan data. These may be alphabetic. or special symbols such as *. Data-data dibentuk dari lambang grafis. dan sebagainya. data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda. is defined as groups of nonrandom system which represent quantities. Data is organized for processing purpose into data structure. “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. file structure. numeric. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. and data bases. $ and @. Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi. things. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *. dan @. .8 2. yaitu : a. dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data. action. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56). Lambang grafis ini dapat alfabetis. tindakan-tindakan. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692).“ 4. b.

Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja. Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk Kendaraan melakukan aktivitas kerja.3. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung. 2. dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.3. 2. mulai dari kendaraan roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.1 Pengertian Inventaris 1. kapal. 2. “ 2. mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja. . “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah. Tak terbatas jenisnya. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281).3 Inventaris Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. Gedung Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management. kendaraan.2 Macam-macam Inventaris Kantor 1. perusahaan.9 2.

. Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam sesuatu bidang tersendiri. ejaan dan peristilahan dari sesuatu hal.10 3. Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. 4).Meja tulis. 3). lemari dan laci yang dapat dikunci b. perumusan.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d. 5. Buku-buku petunjuk informasi : 1). Perlengkapan kantor a. Yearbook (buku tahunan) : dalam untuk mengetahui yang perkembangan terakhir. dan lain-lain. 4. 2). peristiwa-peristiwa tahun-tahun Dictionary (kamus) : untuk mencari arti. Perabot kantor a. Tempat arsip atau filling cabinet Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan e.Rak buku. Tanah Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. termasuk angka-angka statistik. kertas c.

Perlengkapan lembaran 1). Jenis-jenis kertas : − Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram. b. Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan. . − Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 7). Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro.11 5). Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan tentang suatu tempat. − Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. 6). 8). Gazetteer. 9). − Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya.

write-on trancparency film. − Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile. − Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. infrared transparency makers. − Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. − Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector.12 − Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil. − Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya. − Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil. . − Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer. macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier. − Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan.

2). − Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar. dll. − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan. tindakan dan supervisi. . Ukuran kertas − Octavo − Kuarto − Folio : untuk membuat/menulis memo : untuk membuat/menulis surat/laporan : untuk membuat/menulis surat/laporan − Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku − Tip Time Planner : untuk mencatat rencana.13 − Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. − Buku catatan benda-benda pos. − Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan. − Note book : untuk membuat catatan-catatan. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan.

“Untuk Diselesaikan”. Berbentuk formulir − Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas . − File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5). dan “Edaran”. Berbentuk map − Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”.14 − Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno. − Buku kas bon 4).

15 − Dll 6). − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa. penghapus kare. Sampul-sampul surat − Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. − Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank. c. − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. penggaris dan sebagainya. . Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint. paper clips. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem. faktur-faktur dan lain-lain. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara. − Amplop tebal persegi putih. Perlengkapan Non Lembaran 1).

Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid. Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad. Date stamp (stempel tanggal). 7). Paper cutter untuk alat pemotong kertas. Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar. stamp racks (rak stempel). 12). 10). 4). calculator ribbons (pita kalkulator).16 2). Printer ribbons (pita printer). koreksilak dan penghapus karet. 8). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis. correcting paper. Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama. 13). 5). correcting tape. Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan. 11). stamp pad (bantalan stempel). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. alamat dan nomor telepon sesuai abjad. . 14).dll. Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu. 3). telex ribbons (pita telex). typewriter ribbons (pita mesin tik). stamp ink (tinta stempel). Alat pembersih mesin tik. Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. 6). Cash box untuk menyimpan uang. 15). 9).

17 16). 20). − − Menurut tenaga penggeraknya Manual Listrik . selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. Selotape. 19). Gunting 23). Lem/perekat. scothtape. Jepitan kertas (paper clips). staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi : 1). Paku payung 6. 17). Pisau pembuka surat 24). Karet gelang 25). b.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. Mesin kantor a. Stapler untuk menyatukan kertas. Penggaris 22). jepitan dokumen tebal (binder clips). 18). Mesin tik (typewriter).

− − 3). g. dapat digolongkan ke dalam : Mesin jumlah atau manual (listing) Mesin hitung atau calculator e.Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern. d.Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis. 1). 2).Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). Mesin hitung . dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. karena setiap saat diperlukan. . Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman. f.18 2). − Menurut panjang gandarannya : Portable Standard Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10 entakan) − Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12 entakan) c.

terdapat pula utility internal yang siap pakai. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan. Utiliy tersebut .4 Microsoft Excel XP Pada saat ini. serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.19 h. dalam sistem operasi Windows XP. Selain itu. k. 2. dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. i. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology). secara sistematis. baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. j. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. berdasarkan instruksi atau program yang diberikan. l.

Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data. dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet.4. . dapat bekerja dengan fungsi logika.20 diletakkan pada menu Start submenu All Programs. serta mudah untuk digunakan. 2. menyelesaikan perhitungan dari suatu data. namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai. menggunakan rumus aritmatika.1 Pengertian Microsoft Excel XP Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). dan fungsi penghitungan lainnya. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000. memformat tampilan data. Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. lebih fleksibel. lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya. window My Computer dan My Documents. Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi.

dan Sheet3. Untuk lebih jelasnya. menganalisa dan mempresentasikan data. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom. mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. sebuah workbook kosong akan dibuka. memproyeksikan. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. 2. mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung.4. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana terlihat di layar.2 Mengenal Microsoft Excel XP Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1. Sheet2. lihat gambar berikut ini : baris judul baris menu toolbar standard toolbar formatting .21 Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107).

terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. . Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen. Terdiri dari 3. c.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP Keterangan : a. toolbar formating. dan toolbar drawing. b. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. d. 2003 Gambar 2. yaitu toolbar standard.22 Sel Formul a bar column Task pane Row Baris Penggulung Toolbar drawing Tab Worksheet Baris Status Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah.

h. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. f. g. Sheet2. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. dan Sheet3 dalam keadaan standar. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. j. k. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar.23 e. . i.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful