BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Pada era informasi dan globalisasi menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan ketat. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien umtuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. Sistem informasi juga diperlukan dalam pengadaan bahan baku untuk kelancaran proses pembelian bahan baku dari pemasok serta kepada pembeli. Prosedur pembelian bahan baku melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar pelaksanaan pembelian bahan baku dapat diawasi dengan baik. Salah satu penyebab terjadinya kekacauan-kekacauan dalam prosedur pembelian bahan baku adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka setiap perusahaan

1

2

perlu menyusun suatu sistem dan prosedur yang dapat menciptakan pengendalian intern yang baik dalam mengatur pelaksanaan transaksi perusahaan. Bagi perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur, sistem informasi produksi yang efektif merupakan suatu keharusan dan tidak lepas dari persoalan persediaan bahan baku, karena sebagian besar modal perusahaan terikat pada proses produksi perusahaan tersebut. Dengan adanya sistem informasi yang efektif, maka kekacauan-kekacauan yang umum terjadi dalam bidang produksi seperti jadwal produksi yang tidak realistis, pemborosan dan terjadinya kekurangan persediaan yang terjadi selama proses produksi dapat dihindari dan ditangani. Sampai saat ini, pengertian pengendalian intern telah dikemukakan oleh banyak pihak. Dalam arti sempit, pengendalian intern didefinisikan sebagai pengecekan untuk memeriksa kecermatan penjumlahan. Sedangkan dalam arti luas, pengendalian intern adalah semua alat-alat yang digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk melakukan pengawasan. Sistem informasi produksi memfokuskan pada aspekaspek seperti: pemesanan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan baku dan perlengkapan produksi; penjadwalan mesin, fasilitas dan tenaga kerja untuk memproses bahan baku menjadi bahan jadi; mendesain dan menguji produk dengan jumlah sesuai rencana, kualitas yang baik dan biaya yang dianggarkan. Dengan kata lain, sistem informasi produksi bertujuan mendukung fungsi produksi dan operasi yang terdiri atas aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian produksi barang dan jasa.

3

Untuk mencapai tujuan perusahaan manajemen bertanggung jawab terhadap praktek pembelian bahan baku dan produksi dalam perusahaan yang dikelola dan harus secara terus-menerus mengawasi sistem pengendalian intern yang sudah ditetapkan. PT. Philips Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Manufacturing Lighting yang bermerk dagang produk lighting dengan kurang lebih ada 700 items yang terdiri atas dua tipe yaitu Gelas Pijar dan VTL (Neon / TL). Aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi menjadi semakin kompleks. Untuk dapat melakukan aktivitas perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi sebagai penghasil informasi. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengevaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah maka permasalahan yang dibahas dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. Philips Indonesia? 2. Apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi

sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi pada PT. Philips Indonesia?

Philips Indonesia.3 Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dengan dilakukannya penelitian ini adalah: 1. maka manfaat yang diharapkan dapat diperoleh adalah: 1.4 1. Bagi Pembaca Penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan kajian ataupun study komparatif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan pada umumnya. 2. 2. 1. Melalui penelitian ini diharapkan pembaca dapat memperoleh masukan yang berarti dalam mengimplementasikan sistem pengendalian serta masalah-masalah yang mungkin akan dihadapi. Philips Indonesia. Bagi Perusahaan Penelitian ini akan memberikan suatu gambaran yang jelas akan pentingnya pengendalian intern dalam perusahaan. Untuk mengetahui apakah evaluasi sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi di PT. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian bahan baku dan produksi yang telah diterapkan di PT. sehingga perusahaan dapat melakukan evaluasi diri dan mengambil tindakan yang perlu untuk memperbaiki sistem pengendalian intern yang ada saat ini. .4 Manfaat Penelitian Sesuai dengan tujuan dilakukannya penelitian ini.

khususnya mengenai aspek pengendalian. Bagi Ilmu Pengetahuan.5 3. Khususnya dalam bidang akuntansi. penelitian ini akan menambah perbendaharaan karya ilmiah. dengan harapan akan bermanfaat sebagai bahan masukan berupa studi kasus yang dapat dipelajari dan dipahami .

dan bagaimana mengerjakannya. Neuschel. pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan.1. Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau 6 . Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut: a. kapan (when) dikerjakan. berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. b. Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. siapa (who) yang mengerjakan. Stalling. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan. d.1 Pengertian sistem dan Prosedur Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D.1 Landasan Teori 2. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2. c.

2.1. Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan. yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.1.7 lebih. menggolongkan.1. 2. disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. investor dan kreditur ) dan pihakpihak dalam (terutama manajemen ). . Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas.2 Sistem Informasi Akuntansi 2. ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut.2 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. mengolah. 2.2.

Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.3 Teknologi Informasi Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat. sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan .1.2. 3.3 Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain: 1.. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi. 2. Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi. 2.8 3.1. 2.

Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk diproses. sumber daya informasi.1 Komponen Utama Suatu Komputer Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi yang akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia”. Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen yaitu hardware. Menurut Bordnar. software. George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (Hardware). Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut sebagai berikut. 2. sumber daya manusia. adapun komponen hardware sebagai berikut : a. dan prosedur-prosedur pemrosesan”.1. Perangkat lunak (software). Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer perlu pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.3. procedure dan personnel.9 manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat. komunikasi. . Sedangkan Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas dari sistem yang berbasis komputer.

tetapi merupakan satu kesatuan yang saling melengkapi. file itu terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis. 2. 3. Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang masing-masing mempunyai tugas sendiri.1.yaitu : 1. empat kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu: . 2. Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU melalui unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.10 b. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugas melaksanakan perhitungan arithmatika dasar. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja. pemindahan data serta membandingkan data. c.2 Files Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file.3. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan keseluruhan sistem kerja komputer. penyusunan data.

3.3 Pengertian Proses Data Elektronik (PDE) Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu yang baru. 2.1. Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu master file. karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatan- catatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara teratur dimutakhirkan (up date). d.11 a. Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan dan lokasi penyimpanan file. b. Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi. Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data referensi biasanya berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki selama pengolahan data untuk membantu kalkulasi atau tugas akhir. c. Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 : 4) adalah ”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi dalam suatu organisasi”. Oleh sebab itu Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari Sistem informasi akuntansi di setiap perusahaan. .

2. Misalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan ke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan seperti file master piutang. barulah data yang telah dikumpulkan tersebut diproses.12 mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik.1.4 Sistem Pemrosesan Data Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminal yaitu : a. dimana setiap transaksi yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk memperbaharui file indeks. . Sistem ini tepat untuk diterapkan pada aplikasi yang membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan. Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok) Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada waktu yang telah ditentukan. Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung) Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu. b.3.

Menjaga catatan dan kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.1.13 2.4. Pengendalian intern . Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. 2. disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.1. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1.1.4 Sistem Pengendalian Intern 2. 2.4. metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi. mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dalam organisasi. 4.1. 6.14 dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. pendapatan dan biaya. hutang. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan . transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. 5.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Untuk mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena . 2. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.4. 3. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 2. Mendorong efisiensi.

Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuanketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi. harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi. 5.4 Flowchart Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. 2. 4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. . Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi.15 itu. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatankegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem.1. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya. sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem.4.

yang merupakan formulir untuk merekam transaksi Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen Menggambarkan alir dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. GAMBAR 2. Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order.membandingkan dll Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas 13 A Penghubung pada halaman yang berbeda Kegiatan manual Keterangan/komenta r . mengisi formulir. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama.16 Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.1 Simbol Bagan Alir Dokumen Simbol Nama Dokumen Dokumen rangkap Berbagai dokumen Catatan Penghubung pada halaman yang sama Keterangan Digunakan untuk semua jenis dokumen. Untuk menggambarkan bagan alir dokumen suatu sistem diperlukan lebih dari satu halaman.

17 Arsip sementara Arsip permanen On-line computer process Keying. h. 1993 Sistem Akuntansi. Typing Pita magnetik On-line storage Keputusan Garis alir Persimpangan garis alir Pertemuan garis alir Mulai/berakhir Masuk ke sistem Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer) Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. salah satu garis dibuat melengkung Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem Ya Tidak Dari pemasok Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem Ke sistem penjualan Sumber : Mulyadi. 60-63 . untuk menunjukkan arah masing-masing garis. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol | Menggambarkan arah proses pengolahan data Jika dua garis alir bersimpangan. Edisi 3.

3.1 Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan.fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1.1. Fungsi Pembelian .2 Fungsi.1. fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. Mencegah pembelian fiktif. karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan 2. Mencegah pemborosan.18 2. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah: 1.5. 2. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku.5 Sistem dan prosedur pembelian bahan baku 2.5. 2. 4.1.

mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. 3. 4. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan.3 Jaringan prosedur yang membentuk pembelian bahan baku sistem informasi akuntansi Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2.19 Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang.5.1. . Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang.

Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini. fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. 6. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini. fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang. 4. fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis. fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. .20 2. 3. kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. 5.

Laporan Penerimaan Barang (LPB). 2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian.5 pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. fungsi akuntansi.5. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).1. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang. 2. untuk barang yang disimpan di dalam gudang. atau oleh fungsi pemakaian barang.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut: 1. sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut: a. Surat Perubahan Order (SPO).5. 6. 3. 4. . 2. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan. Surat Permintaan Pembelian (SPP). 5. untuk barang yang langsung dipakai. fungsi penyimpanan barang. Bukti Kas Keluar (BKK).21 2. Surat Order Pembelian (SOP).1.

Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. . Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku. c. e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. d. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. d.22 b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi. e. a. laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. 3. b. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar. h. g. . Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. i. surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok. j. Terdapat pengecekam terhadap harga. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.23 f.

24 2.6 Flow chart sistem dan prosedur pembelian bahan baku .1.5.

2 Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi 1.1.6 Sistem dan Prosedur Produksi 2. Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut. .1. energi. bahan baku dan dana yang ada). Bagian order penjualan melayani order dari langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang. 2. di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja. 2. informasi. mesin.6. Departemen Produksi Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagianbagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari bagian order penjualan. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk.6. metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja. modal dan tindakan manajemen.1. bahan baku. Bagian Order Penjualan Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai dengan formulir yang disediakan. mesin.1 Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara.25 2.

2.6. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang .1. bahan penolong dan barang lain yang digudang.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi 1. Selain itu bagian ini juga berfungsi untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi. 4. Bagian Gudang Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku. 2. Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi. Surat order produksi ini dikeluarkan oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi penjualan. Prosedur Order Produksi Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Bagian Produksi Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut. 3. 5.26 Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.

2.1. 2.6. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang. . Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan. cara produksi. dan jangka waktu tertentu. Surat order produksi Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi. fasilitas produksi.4 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut: 1.27 3. 4. 3. Daftar kegiatan produksi Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk. Daftar kebutuhan bahan Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan. Prosedur Produksi Selesai Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi gudang.

6. 2. yaitu: . 7. fungsi gudang. fungsi penjualan.28 4. Laporan produk selesai Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian produksi. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi. Kartu jam kerja Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung. Bukti pengembalian barang gudang Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.6.1. 5. Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi.5 Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk.

Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi. jenis. sehingga dapat sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi biaya. dan kualitasnya. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terusmenerus yang memiliki arus yang relatif tetap. yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu tingkat hasil tetap. 2. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi. Flow control. mesin yang digunakan khusus. dimana mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan. Pada pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus. .29 1. yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian dilakukan terhadap produk yang dikerjakan. Order control. 1. Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi secara keseluruhan. Standar biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan terhadap standar biaya. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus dipenuhi. yaitu: Standar waktu. dan hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu.

6 Flow Chart Sistem dan Prosedur produksi Sales Forecasts and orders Production planning Production orders and schedules Engineering Cost Accounting Standard costs and overhead rates Inventory Factory Work Stations Production data Product specifications Materials requisitions Genera l ledger On-line production Information system Manufacturin g control specifications CIM interface Factory work stations Instructio n and schedules Production cycle data base Bill of materials Operation List Master production schedule Inventory Production orders Work inprocess Inquiry processing system Productio n status report Productio n status report Cost analyses Performanc e reports Sales Production planning Cost accounting Factory supervisors Sumber : Marshall B. Standar ini diperlukan untuk menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan pelanggan. 2. Romney & Paul John Steinbart. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian terhadap kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan.30 2.1. hal 525 .6. Standar kualitas.

Sistem Informasi Akuntansi Produksi Merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh. 31 . untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan produksi dalam rangka menghasilkan produk guna mencapai tujuan perusahaan. 2. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku merupakan suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh. Selain itu juga untuk memajukan tingkat efisiensi dalam operasi. Sistem Pengendalian Intern Adalah semua cara dan struktur organisasi serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pengecekan terhadap kekayaan yang dimiliki perusahaan dengan melakukan pemeriksaan ketelitian dan kebenaran data akuntansi. 3. untuk dapat melaksanakan suatu kegiatan pembelian bahan baku dalam rangka menyediakan bahan guna mencapai tujuan perusahaan.1 Definisi Operasional 1.31 BAB III METODA PENELITIAN 3.

Diawali dengan meneliti sistem yang sedang berjalan. data yang diperoleh langsung dari perusahaan meliputi observasi dan wawancara langsung terhadap pihak manajemen dan karyawan perusahaan di lokasi penelitian.Usulan ini daharapkan dapat membantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian proses pembelian bahan baku dan produksi. data yang diperoleh dari hasil olahan yang sudah ada di lokasi penelitian berupa dokumen-dokumen dan prosedur. b. Lingkup penelitian ini hanya teratas pada pengevaluasian sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang telah diterapkan di perusahaan. Philips Indonesia yang berlokasi di Jalan Brebek Industri I Kav 5-19 Sidoarjo 61256 sebagai penyedia informasi untuk perencanaan dan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.2 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian pada skripsi ini adalah sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku dan sistem informasi akuntansi produksi yang diterapkan oleh PT.32 3. kemudian berdasarkan penelitian tersebut peneliti mencoba memberikan masukan untuk melengkapi kekurangan-kekurangan dari sistem tersebut. Data sekunder. Data primer.3 Jenis dan Sumber Data Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder yang dijelaskan sebagai berikut: a. 3. .

2. dilakukan kepada pihak terkait dalam pengendalian pembelian bahan baku dan produksi.33 3. Mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang dipahami perusahaan.5 Teknik Analisa Analisa permasalahan dilakukan berdasarkan data-data yang telah diperoleh dari perusahaan untuk menemukan permasalahan yang ada. Wawancara. . kemudian dibandingkan dengan teori yang diperoleh dari berbagai literatur untuk selanjutnya ditarik kesimpulan permasalahan. Langkah-langkah teknik analisa yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. 2. Observasi langsung. dilakukan apabila hasil wawancara masih belum menggambarkan sistem informasi akuntansi secara jelas.4 Prosedur Pengumpulan Data Prosedur pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini. 3. Pengamatan. melakukan pengamatan terhadap prosedur dan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian pembelian bahan baku dan produksi dengan jalan antara lain melakukan peninjauan dokumen dan catatan. antara lain: 1. Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang diterapkan perusahaan. 3.

34 3. . 4. Menyimpulkan kelemahan dan menyarankan perbaikan terhadap sistem pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi yang selama ini dijalankan perusahaan. Mengevaluasi struktur pengendalian intern pembelian bahan baku dan produksi kemudian membandingkannya dengan teori-teori yang diperoleh dari literatur.

7th Edition. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi 4. 2001. Yogyakarta: Andi Offset. HM. James. USA: Southwestern Publishing. Management Information Systems : The Manager’s View. Yogianto. Surabaya : Penerbit Citra Media. Raymond dan george Schell. Yogyakarta : Andi Offset. New Jersey : Prentice Hall International Inc. Accounting Information System. 2000. and William S. Sistem Informasi Akuntansi. USA: Shouthern Illinois University at Edwardsville. Sistem Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Management Information System: Managing Information Teknology In The Internet-Worked Enterprise. Raymond dan George Schell. 5th Edition. USA : Southern Illinois University. Jogiyanto. Edisi Indonesia. Terjemahan. Yogyakarta : Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Bodnar. Baridwan. Mulyadi. 1998. Robert. Management Information System. 2002. 2001. Edisi Keempat. 1993. George H.35 DAFTAR PUSTAKA Assauri. New Jersey: Prenctice Hall International Inc. A. Hopwood. Gellinas. Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Kerangka Dasar. Jakarta : Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. 2001. Jr. Management Information System. Zaki. Edisi Ketiga. 2002. Sistem Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat. McLeod. 4th Edition. 1995. Schulties. 1993. Ulric J. . 1998. Jr. Sofjan. Edisi Kedua. Mcleod. O’Brien. Edisi Ketujuh. Hartono. Analisis dan Desain Sistem.

36 .