Professional Documents
Culture Documents
EXCEL 2000 1
MICROSOFT
EXCEL 2000
WINDOWS Me
2004
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL. TANDE KAB. MAJENE
Desain : Abdul Rais Husain, S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 2
PANDUAN BELAJAR
MICROSOFT EXCEL
2000
WINDOWS Me
Kelas IX SMP
Semester 1 dan 2
PENYUSUN
Abdul Rais Husain, S.Pd.
Penerbit
PEMERINTAH KABUPATEN MAJENE
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAN
2004
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, serta rahmat dan
taufiqNya dilimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, para sahabat dan seluruh
umatnya, sehingga buku ini dapat selesai. Buku PANDUAN BELAJAR
MICROSOFT EXCEL 2000, pada dasarnya dimaksudkan untuk membantu proses
belajar mengajar pada siswa kelas IX SMP, yang berisi materi Semester 1 dan 2
untuk satu tahun pelajaran.
Buku ini disusun sebagai buku penunjang pada mata pelajaran komputer
dan menaruh perhatian yang sangat besar terhadap ilmu pengetahuan dan
teknologi khususnya komputer. Oleh karena itu dalam buku panduan belajar ini
penyusun menyajikan bahasan yang praktis yang disertai penjelasan dari tahap
demi tahap dan juga dilengkapi gambar dari penjelasan tersebut. Diharapkan
agar perbandingan penyajian antara teori dan praktek adalah sebesar 30 % untuk
teori dan sebesar 70 % untuk praktek.
Kepada para pembaca, saya ucapkan banyak terima kasih atas kesediaan
dalam memilih dan menggunakan buku ini sebagai buku referensi dalam
mempelajari komputer bagi para pemula. Akhirnya penyusun mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu dalam penyelesaian
buku panduan ini, dan segala saran dan kritikan yang sifatnya membangun tetap
kami harapkan untuk meningkatkan kualitas isi buku ini dan kesempurnaan
penerbitan edisi selanjutnya.
Penyusun
Abdul Rais Husain, S.Pd.
Daf tar i si
Hal.
SAMPUL HALAMAN .. 1
HALAMAN PENGESAHAN .. 2
KATA PENGANTAR 3
DAFTAR ISI .. 4
A Memformat Teks .. 20
B Perataan Teks .. 23
C Memindahkan Pointer . 25
D Memindahkan Teks dengan Cut dan Paste . 25
E Memindahkan Teks dengan Copy dan Paste . 26
A Icon Borders . 34
A Setup Halaman 42
B Konsep Header dan Footer .. 45
C Bekerja pada Sheet Workbook 46
A Bentuk Data .. 51
B Fungsi Fungsi 55
1. Fungsi Matematis 55
2. Fungsi Trigonometri . 59
3. Fungsi Statistik 61
4. Fungsi Logika .. 63
5. Fungsi Khusus .. 64
6. Fungsi Teks (String) . 66
A Mengurutkan Data 80
B Fasilitas Data From .. 82
C Melacak Data dengan AutoFilter . 83
D Sub Total .. 84
E Validasi Data 87
KEPUSTAKAAN .. 103
FILE 01
MICROSOFT EXCEL 2000
A. PEMBUKAAN WINDOWS
Pada Windows Operating System 32 Bit tidak lagi memerlukan DOS untuk
menjalankannya karena system tersebut sudah terintegrasi langsung pada system
windows, sehingga begitu komputer dijalankan (dihidupkan/power on) secara
otomatis akan masuk/akses kewindows, sebagai tampilan pertama tampil Desktop
Windows seperti dibawah ini :
ABDUL RAIS HUSAIN, S.Pd
1. Melalui Taskbar
Klik menu START
Programs Icon yang berisikan program-program basis
windows yang terpasang.
Setelah di klik program Microsoft Excel akan muncul Workbook (Buku Kerja)
seperti pada gambar dibawah ini :
Title Bar
Menu Bar
Toolbar Standar
Formating
Office Asistant
Sel/ Pointer
Scroll Bar
Sheet
Drawing
Status Bar
Dalam program spreadsheet akan dikenal istilah Sel dan Range, dimana Sel adalah
perpotongan antara kolom dan baris sedangkan Range adalah kumpulan dari satu sel
atau lebih
Contoh sel adalah : A1, B7 dan lain-lain
Contoh range adalah : A1 : B7 (A1 sampai B7)
Untuk memilih sel yaitu dengan menunjuk pada sel yang diinginkan lalu tekan
Klik, atau dapat juga dengan mempergunakan tombol anak panah sambil menekan
shift.
Untuk memilih range yaitu dengan menggunakan cara sebagai berikut, misalkan
kita akan memilih range dari A1 sampai C3, maka kita dapat menunjuk pada sel A1,
kemudian drag (klik jangan dilepas) lalu bawah sorot sampai C3, maka daerah A1
sampai C3 akan disorot hitam.
FILE 02
MENGEDIT LEMBAR KERJA
Untuk Workbook yang telah dibuat dan telah direkam (Save) dalam sebuah harddisk,
dapat dibuka kembali untuk diedit dengan cara sebagai berikut :
Buka menu : File
Klik : open [Ctrl] [O]
Pada kotak dialog Open dapat lihat pada gambar, tentukan Folder dan nama file
yang akan dibuka Contoh : LATIHAN1
Untuk membuka Workbook yang telah tersimpang/ terekam dapat pula melalui
sebagai berikut :
Klik START
Lalu sorot Program
Pilih Program Windows Explorer
FILE 03
MEMODIFIKASI TEKS
A. MEMFORMAT TEKS
(jenis huruf)
SM P N egeri 5 M ajene
Contoh : jenis huruf Magneto
S M P N eger i 5 M aj ene
diperbesar dengan cara Sorot/ senter teks dengan (mouse) atau dengan
Keterangan :
Strikethrough
(satu garis ditengah)
Superscript
(menaikkan teks)
Subscript
(menurunkan teks)
Perataan teks meliputi rata kiri, rata tengah, rata kanan dan rata full (kiri-kanan)
Teks yang sudah diketik dapat diratakan baik rata kiri, rata tengah maupun rata
kanan dengan cara Sorot/ senter teks dengan (mouse) atau dengan mengklik
A B C D E F G H
2 SMP 5
A B C D E F G H
2 SMP 5
A B C D E F G H
2 SMP 5
A B C D E F G H
2 SMP 5
A B C D E F G H
2 SMP 5
Caranya :
Blok Teks, Klik Pada menu bar Format, Klik submenu Cells , Klik
Aligment, kemudian klik Indent (jumlah tab yang diinginkan misalnya 1)
Klik Edit, kemudian klik submenu Cut (Ctrl +X) atau klik langsung pada
icon Cut.
Klik lokasi dimana teks tersebut akan dipindahkan, tempatkan kursor menuju
lokasi tersebut :
A B C D E F G H
2 SMP
4 SMP
Klik Edit, kemudian klik submenu copy (Ctrl +C) atau klik langsung pada
icon Copy.
Klik lokasi dimana teks tersebut akan dikopi, tempatkan kursor menuju lokasi
tersebut :
Klik Edit, kemudian klik submenu copy (Ctrl +C) atau klik langsung pada
icon Copy.
Contoh kalimat yang telah diblok dan akan dicopy atau di cut.
Catatan : Kalimat SMP NEGERI 5 KAB. MAJENE harus diblok, kemudian klik icon
kopy atau (Ctrl + C) kemudian di sel mana akan ditempatkan kalimat tersebut
kemudian klik icon pasta atau (Ctrl + V)
FILE 04
MEMODIFIKASI KOLOM DAN BARIS
Pada lembar kerja terdapat bentuk yaitu kolom dan baris. Dalam keadaan standar,
maka lebar kolom adalah sama, yaitu sembilan, jika kita mempunyai data yang lebih
lebar standar atau jauh lebih kecil dari lebar standar, maka kita dapat mengubah lebar
kolom sesuai dengan keinginan dengan cara sebagai berikut:
Tunjuk garis pemisah kolom pada bagian atas (garis pemisah abjad kolom)
Geser dengan drag kekiri untuk memperkecil atau kekanan untuk memperbesar
kolom.
Klik Width , maka akan muncul kotak dialog kolom seperti di bawah ini
Klik OK
B. MENGHAPUS KOLOM
Untuk menghapus kolom/ sel kita lakukan dengan cara sebagai berikut :
Maka akan muntul kotak Delete seperti pada gambar dibawah ini
Shift Cells Left untuk menghapus sel yang dipilih tanpa mempengaruhi baris
yang lainnya.
Shift Cells Up untuk menghapus sel yang dipilih tanpa mempengaruhi kolom
yang lainnya.
C. MENYISIPKAN KOLOM
disamping.
Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan keinginan dengan cara sebagai berikut:
Tunjuk garis pemisah baris pada bagian sebelah kiri (garis pemisah angka
baris)
Untuk mengubah tinggi baris dapat pula melalui Menu Bar dengan cara sebagai
berikut :
Klik Height , maka akan tampil kotak dialog baris seperti dibawah ini
Klik OK
E. MENGHAPUS BARIS
Maka akan tampil kotak Delete seperti pada gambar dibawah ini
Shift Cells Up untuk menghapus sel yang dipilih tanpa mempengaruhi kolom
yang lainnya.
F. MENYISIPKAN BARIS
FILE 05
KONSEP BORDERS DAN TABEL
A. ICON BORDERS
TABEL 01
A B C D E
2 1. Disket 20 5,000
5 4. Monitor 5 900,000
6 5. Mouse 5 35,000
Contoh pembuatan tabel biasa dengan teks secara horizontal dan vertikal
(baris) dengan menggunakan Merge and Center
Klik gambar
TABEL 02
A B C D E
1 Jumlah
No. Nama Barang Jumlah
2 Harga @ Total Harga
3 1. Disket 20 5,000
7 Jumlah Rp.
Blok (A1:E1)
Klik Alignment
Klik Orientation
0 0
Putar text ke arah 90 atau klik Degrees ke arah 90 (Ke atas)
Klik OK
TABEL 03
TABEL 04
Contoh pembuatan tabel dengan teks secara vertikal (kolom) dan teks secara
Horisontal (Baris) dan Teks secara miring
Blok (C1:E1)
Blok Baris 2 dan 3 pada Kolom C atau (C2:C3) kemudian klik Format
Klik Cells..
Klik Alignment
Klik Orientation
0 0
Putar text ke arah 45 atau klik Degrees ke arah 45
TABEL 04
Untuk membuat garis kolom dan baris atau dengan kotak Border digunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
Klik Border
Tekan OK
Untuk menghilangkan garis Bantu : Klik Pada menu bar Tools, Klik pada sub
menu Options Klik View kemudian Klik kotak tanda cek Gridlines, Klik
OK
FILE 06
HALAMAN TEKS WORKBOOK
A. SETUP HALAMAN
Naskah/ Workbook yang telah diketik secara otomatis diatur menggunakan aturan
standar yang disebut default yang akan mengatur halaman seperti : Ukuran kertas,
Margin pencetakan dan Orientasi pencetakan.
Klik submenu Page Setup selanjutnya dilayar akan tampail kotak dialog
Page Setup seperti pada gambar di bawah ini
Pada Page Setup, Klik page, maka akan muncul kotak di bawah ini
Klik menu View, kemudian klik submenu Header and Footer maka akan
tampil kotak seperti dibawah ini :
Mengkopi data pada Sheet1 ke Sheet lain tanpa merubah data yaitu :
Klik nama Sheet yang akan di kopi lalu klik kanan maka tampil seperti
dibawah ini kemudian klik Move Or Copy , Klik kotak Create a
Copy, Klik OK
Klik nama Sheet yang akan diganti, Klik kanan, kemudian Klik Rename,
lalu ketik nama Latihan
FILE 07
MEMFORMAT ANGKA
Pada saat bekerja pada Microsoft Excel, data angka yang diketik sering kali perlu
ditampilkan dengan tampilan format tertentu, ada dua cara untuk memformat data
angka sebagai berikut :
FILE 08
BENTUK DATA DAN FUNGSI
A. BENTUK DATA
Data label atau teks merupakan kumpulan karakter abjad yang penempatannya
di sel selalu rapat kiri kolom. Jumlah karakter pada sebuah data dapat mencapai
255 karakter. Pada sebuah label yang agak panjang melebihi lebar dan kolom,
maka akan terlihat keluar dari sel dan jika disebelah kanan sel tersebut berisi
data, maka kalimat tersebut akan terlihat terpenggal.
Bila dalam memasukkan beberapa data yang berbentuk formula atau fungsi yang
salah, maka Excel akan memberikan komentar sebagai berikut :
No. Komentar Keterangan
1. #VALUE! Formula yang berisi argumen yang salah
2. #NUM! Formula yang menggunakan angka yang salah
3. #NAME? Merujuk nama yang tidak dikenal
4. #N/A Data yang tidak tersedia (Not Avaliable)
5. #DIV/0! Membagi dengan angka nol yang salah
OPERATOR FUNGSI
^ Pangkat
* Perkalian
/ Pembagian
Pengurangan
MERUJUK SEL
Untuk merujuk sel pada formula, dapat dilakukan dengan cara menulis alamat sel
tersebut seperti : =(220+A7-B7)/4. Sedangkan untuk merujuk/ menetapkan range,
harus didefiniskan dengan menentukan batas pokok kiri dan kanan bawah seperti:
=SUM(A5:B10). Dengan merujuk range tersebut maka excel akan menjumlah 20 sel
berisi angka yang terbentang dari A5 sampai B10. jika ingin dilakukan rujukan
untuk beberapa range, masing-masing range ditulis terpisah yang dipisahkan oleh
koma ( , ) atau titik koma ( ; ) seperti : =SUM(A5:B10;C1:C5;D1:D5). Jika data
pada sheet1 dan ada juga pada sheet2, maka akan dihitung terletak pada sheet lain
dalam work book yang sama, maka penulisannya adalah: =(A2+Sheet2!B5+C8).
B. FUNGSI-FUNGSI
Dalam Microsoft Excel mempunyai sejumlah fungsi yang siap pakai. Fungsi-fungsi
tersebut merupakan formula-formula yang melakukan kalkulasi tertentu, fungsi-fungsi
tersebut harus di awali tanda sama dengan dapat ditulis =SUM(A1+B7). Berdasarkan
tujuannya fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel dapat dibagi dalam beberapa kategori
yaitu : Matematis, Trigonometri, Statistik, Logika, Khusus dan Teks (String). Untuk
membuka fungsi-fungsi tersebut dapat melalui :
=ABS(x)
Fungsi ini menghitung harga absolut dari suatu bilangan atau nilai suatu sel
Contoh : =ABS(-5) = 5
=ABS(-30+5) = 25
=EXP(x)
=EXP(12) = 162754.7914
=INT(x)
Contoh : =INT(7.21) = 7
=INT(7.75) = 7
=LN(x)
Contoh : =LN(2.718282) = 1
=LN(162754.7914) = 12
Fungsi ini menghitung nilai logaritma suatu bilangan (bilangan dasar 10)
dari suatu bilangan.
=MOD(x,y)
=MOD(4,2) sisanya = 0
=MOD(3,0) = ERR
=ROUND(x,y)
Fungsi ini menghitung nilai akar dari x. Argumen x harus bilangan positif
Contoh : =SQRT(4) = 2
=SQRT(3) = 1.732051
=SQRT(9)^3 = 27
=ROMAN(x)
=ROMAN(1974) = MCMLXXIV
=ROMAN(2002) = MMII
=ROMAN(0216) = CCXVI
=MDETERM(Array)
Fungsi ini menghitung nilai Determinan suatu matriks yang berordo sama
misalnya berordo 3
1 2 3
1 2 1 terdapat pada A1 sampai C3
2 1 2
Rumus : A1*(B2*C3-B3*C2)+A2*(B3*C1-B1*C3)+A3*(B1*C2-B2*C1)
=MDETRM(A1:C3) = -6
=COS(x)
Fungsi ini menghitung nilai cosinus dari sudut x. argumen x adalah dalam
radian.
=COS(60*3.14/180) = 0.5
=SIN(x)
Fungsi ini menghitung nilai Sinus dari sudut x. argumen x adalah dalam
radian.
=TAN(x)
Fungsi ini menghitung nilai Tangen dari sudut x. argumen x adalah dalam
radian.
Fungsi ini menghitung nilai arc Cosinus dari sudut. Nilai yang dihasilkan
adalah besarnya sudut (dalam radian) yang mana cosinusnya adalah x.
Argumen x harus diantara 1 dan 1
=ASIN(x)
Fungsi ini menghitung nilai arc Sinus dari sudut. Nilai yang dihasilkan adalah
besarnya sudut (dalam radian) yang mana sinusnya adalah x. Argumen x harus
diantara 1 dan 1
=ATAN(x)
Fungsi ini menghitung arc Tangen dari suatu sudut dalam kuadran II. Nilai
yang dihasilkan adalah besarnya sudut (dalam radian) yang mana tangennya
adalah x. Tidak ada batasan
=ATAN2(x,y)
Fungsi ini menghitung arc Tangen dari suatu sudut dalam kuadran IV. Nilai
yang dihasilkan adalah besarnya sudut (dalam radian) yang mana sinusnya
y/x. Jika nilai y =0, maka nilai fungsi adalah 0, jika nilai x = 0, maka nilai
fungsi ERR.
=AVERAGE(x)
Contoh : =AVERAGE(A1:A7) = 4
=COUNT(x)
Contoh : =COUNT(A1:A7) = 7
=MAX(x)
Contoh : =MAX(A1:A7) = 7
=MIN(x)
Contoh : =MIN(A1:A7) = 1
=SUM(x)
Fungsi ini menghitung total jumlah suatu data dari sekumpulan data.
Contoh : =SUM(A1:A7) = 28
Fungsi ini menghitung nilai tengah suatu data dari sekumpulan data.
Contoh : =MEDIAN(A1:A7) = 4
=VAR(x)
=STDEV(x)
Fungsi ini menghitung standar Deviasi suatu data dari sekumpulan data.
=KURT(x)
=SKEW(x)
Fungsi ini menghitung koefisien kemiringan kurva (Skewness) suatu data dari
sekumpulan data.
Contoh : =SKEW(A1:A7) = 0
Logika Sederhana
=IF(SelDataBesertaSyarat;DefinisiPertama;DefinisiBerikutnya)
Keterangan :
If menyatakan Jika
Sel Data adalah sel yang memuat atau tempat data (dalam hal ini data
logika) berada
Syarat adalah hal atau sebab yang mendasari hasil yang akan dicapai
Definisi adalah hal atau akibat ataupun hasil dari terpenuhi atau tidak
terpenuhinya syarat yang diberikan (sebab).
=IF(AND(SelDatabesertaBatasanTerendah;SelDatabesertaBatasanTertin
ggi);DefinisiPertama;Definisiberikutnya)
Keterangan :
Batasan Terendah yaitu data yang memuat batasan terkecil/ terendah/ awal
dari satu syarat.
Batasan Tertinggi yaitu data yang memuat batasan terbesar/ tertinggi/ akhir
dari satu syarat.
Contoh :
Contoh
=CHOOSE(EKSPERESI_LOGIKA,PERINTAH1,PERINTAHn)
= VLOOKUP(C2,TABEL,2FALSE)
= HLOOKUP(C2,TABEL,2FALSE)
Keterangan :
TRUE jika tabel uji di buat berurutan seperti disorot misalkan 1,2,3 atau ABC
Keterangan :
RangeData adalah kumpulan area (sel-sel) yang memuat suatu data, range tada
harus dikunci agar data olahan yang terdapat pada lokasi tersebut tidak mengalami
perubahan.
Nomor Kolom Hasil adalah posisi nomor kolom yang mengandung hasil dari
range data dimulai dari nomor 1 (satu).
Cara lain untuk menjalankan fungsi ini adalah melalui menu tahapan sebagai
berikut:
4. Pilih VLOOKUP
Keterangan :
Range_lookup : logika
Contoh :
Contoh :
=MID(B2;3;2) = LT
=MID(B2;6;4) = MPUT
Contoh :
Contoh :
Contoh :
=LEN( SMP5 ) = 4
FILE 09
APLIKASI DATA DAN FUNGSI
A. FUNGSI STATISTIKA
Total =SUM(B2:B9)
Varians =VAR(B2:B9)
B. FUNGSI SUMIF
C. FUNGSI COUNTIF
D. FUNGSI CHOOSE
E. FUNGSI LOOKUP
VLOOKUP (VERTIKAL)
HLOOKUP (HORISONTAL)
F. FUNGSI TEXT
Fungsi Left : untuk mengambil karakter dengan perhitungan dimulai dari kiri
Fungsi Right : untuk mengambil karakter dengan perhitungan dimulai dari kanan
Keterangan :
PO = Kode Pendaftaran
Jika jumlah lebih besar atau sama dengan 5 buah maka discount 10 % dari harga
Jika jumlah lebi kecil 5 buah maka discount 5 % dari harga. Seperti tabel di bawah
ini.
2). Contoh aplikasi data logika dengan penggunaan tanggal dan telak
Misalkan data perpustakaan SMP Negeri 5 Majene, bila denda pengembalian buku
sebesar Rp. 200 untuk satu buku. Seperti pada tabel di bawah ini :
Penyajian data atau data hasil yang akan dicapai memerlukan fungsi logika dengan
batasan tertentu. Perintah untuk fungsi logika data antara adalah sebagai berikut :
=IF(AND(SelDatabatasan Terendah,SelDataBatasantertinggi),DefinisiPertama,
Definisiberikutnya)
Misalkan hasil ujian siswa teori dan praktek, jumlah nilai dan Predikat dengan
huruf, dengan ketentuan sebegai berikut :
Kolom Predikat
Kolom Tunjangan anak = Jika jumlah anak <=3 orang maka 25 % * gaji pokok * jumlah
anak, jika jumlah anak >3 orang maka 25 % * gaji pokok * 3
anak saja.
=IF(E3<=3,25%*D3*E3,IF(E3>3,25%*D3*3))
- Apabila nilai lebih dari atau sama dengan 65, maka dinyatakan Lulus
Keterangan
Tunjangan istri Rp. 50.000 (tunjangan istri hanya diberikan kepada Guru laki-
laki yang telah kawin.
FILE 10
PENGGUNAAN DATABASE
Dalam Microsoft Excel 2000 juga menyediakan fasilitas database yang berfungsi
untuk mengelola data yang ada sehingga menghasilkan data baru. Data base terdiri dari
sekumpulan record, sedangkan record terdiri dari kumpulan field (data) yang membentuk
satu kesatuan arti, dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu sama lain,
sehingga membentuk suatu pengertian tertentu.
Pada Microsoft Excel 2000 telah disediakan berbagai kegiatan pengoperasian
data base seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan filter,
melengkapi tabel dengan subtotal, membuat rekapitulasi data dengan pivot table dan
konsolidasi data dari beberapa lembar kerja dan lain sebagainya.
A. MENGURUTKAN DATA
Pengurutan data merupakan salah satu fasilitas disediakan Excel 2000
yang sering digunakan dalam beberapa aplikasi untuk mengurutkan data mulai yang
terkecil samapai yang terbesar atau sebaliknya. Langkah-langkah yang digunakan
untuk mengurutkan data dapat dilakukan sebagai berikut :
Buatlah tabel dan datanya, kemudian sorot atau blok dengan menggunakan mouse
data yang akan diurutkan termasuk kolom judul (field name) dan seluruh datanya.
Seperti pada gambar di bawah ini :
Tentukan field name/ judul kolom sebagai kunci pengurutan pertama pada
bagian Sort by, gunakan pilihan Then by untuk menentukan kunci pengurutan
kedua dan ketiga (bila ada).
Klik salah satu tanda bulat sebagai berikut :
Ascending : digunakan untuk mengurutkan secara menaik dari yang terkecil
ke besar.
Descending : digunakan untuk mengurutkan secara menurun dari yang
terbesar ke terkecil.
Pada bagian My list has, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan tersebut :
Header row : jika anda menggunakan baris pertama dari range yang dipilih
merupakan baris judul.
No. header row : jika anda menganggap judul tidak ada
Jika selesai klik OK
Apabila anda memilih Program Kursus, sorot Excel, maka akan ditampil nama
siswa yang memilih program Excel saja. Seperti pada gambar di bawah ini :
D. SUB TOTAL
Fasilitas Subtotal adalah merupakan perhitungan data pada setiap
kelompok data yang sejenis. Subtotal akan lebih bermanfaat dan atau mempunyai nilai
yang berarti apabila digunakan setelah proses pengurutan data, sehingga hasilnya
lebih baik, untuk melakukan kegiatan tersebut dapat digunakan langkah-langkah
sebagai berikut :
Buatlah tabel beserta datanya yang salah satu dari kolom tersebut memuat data
bilangan yang akan dijumlah pada bagian terakhir kolom. Seperti pada gambar di
bawah ini :
Pada bagian Add Subtotal to : klik atau tandai dengan ceklist pada pilihan
Jumlah Siswa.
Keterangan :
Simbol Ketarangan Simbol
E. VALIDASI DATA
Fasilitas falidasi data (validation) berfungsi untuk membatasi dan
mengontrol masuknya data yang salah pada suatu sel, sehingga tingkat keabsahan
(validitas) data akan bagus.
Langkah langkah yang akan digunakan untuk menggunakan fasilitas
validasi data sebagai berikut :
Buatlah judul kolom beserta datanya seperti Nomor, Tanggal Batas
Pengiriman, Nama Barang, Jumlah Barang. Seperti pada gambar di bawah ini
Sorotlah range yang akan kita kontrol atau batasi pemasukan datanya misalnya
range B4 ; B10 untuk membatasi pemasukan tanggal misalnya tanggal 1 April
2005 sampai dengan tanggal 30 April 2005.
Klik menu Data, kemudian klik Validation, maka ditampilkan kotak dialog Data
Validation
Keterangan :
Alow : untuk menentukan pilihan batasan kontrol (klik Date untuk jenis
tanggal)
Date : untuk memilih operator atau batas antara (Between)
Start Date : Pengisian batas tanggal awal
End date : Pengisian batas tanggal akhir
Tap Input Message, untuk menampilkan pesan, seperti pada gambar di bawah ini
Tampilan kotak Error apabila salah mengimput data Seperti pada gambar di
bawah ini :
FILE 11
GRAFIK DATA
Grafik adalah laporan yang berbentuk gambar, yang biasanya digunakan untuk
membaca data-data perbandingan. Dengan Excel kita dapat membuat berbagai macam
tipe grafik sesuai kebutuhan. Dengan fasilitas Chart Wizard kita dapat membuat grafik
dengan mudah karena dituntun langkah demi langkah dalam membuat grafik. Gambar
grafik biasanya diletakkan di dalam lembar kerja yang sama dengan data grafik (Grafik
Embedded) atau dalam lembar kerja yang terpisah dengan datanya (lembar grafik).
Suatu fasilitas tergolong primer pada program olah angka adalah penyajian data
dalam bentuk Grafik. Pada file 10 ini akan dibahas contoh pembuatan tabel dan grafik.
Langkah langkah pembuatan grafik. Sebagai berikut:
Buat data seperti dibawah ini :
Blok data yang akan menjadi data grafik (dalam hal ini dari sel A2 : D5). Baris
pertama (A1 : D1 tidak disertakan karena bukan merupakan data grafik.)
Tahap 1
Pada jendela Standard Types sub windows Chart type terlihat pilihan grafik
yang siap dieksekusi. Dalam keadaan standar jenis grafik yang aktif adalah
Columns sementara itu pada sub windows Chart cub- types disediakan bagian
pilihan dari jenis grafik aktif tersebut, untuk melihat hasil sementara dapat
dilakukan dengan cara tekan dan tahan tombol kiri mouse pada posisi balok menu
Press and hold view sample pada tahap 1.
Klik Next untuk menuju ke tahap 2 berikutnya atau Back untuk mundur 1 tahap
sebelumnya. Dan pada tahap 2 tampil jendela grafik yang terlihat pada gambar di
bawah ini :
Tahap 2
Selanjutnya data sumbu grafik dapat diatur melalui jenis Series in pilih Rows
akan menyebabkan sumbu X adalah Baris yang dalam hal ini adalah tahun,
sementara pilih Columns menyebabkan sumbu X adalah jenis pelaporan, yang
dalam hal ini adalah penjualan, biaya dan laba.
Klik Next untuk menuju ke tahap 3. Klik Titles. Klik Chart title untuk pengisian
judul, Klik Category (X) axis keterangan sumbu X dan Klik Value (Y) axis
keterangan sumbu Y seperti pada gambar di bawah ini :
Tahap 3
Klik Next untuk menuju tahap 4. Pada tahap ini terlihat fasilitas peletakan grafik.
Pilih As new sheet untuk perintah agar meletakkan grafik hasil pada sheet baru.
Sedangkan As object untuk perintah agar meletakkan grafik hasil pada sheet aktif.
Seperti pada di bawah ini :
Untuk mengatur latar grafik aktifkan bagian grafik yang bakal di format ditandai
dengan tanda titik persegi empat pada bagian keempat sudutnya.
Buka menu Format atau klik kanan 1 X pada bagian tersebut.
Pilih pilihan Format dan akhiri dengan Enter
FILE 12
MENCETAK FILE/ PRINT
Naskah yang telah ditulis dapat dicetak Print ke layar (Preview) atau ke kertas
lembar kerja melalui mesin cetak (Printer). Adapun langkah langkah untuk melihat
lembar kerja tiap halaman sebagai berikut :
Klik icon
Klik margins untuk mengatur batas top (atas), bottom (Bawah), left (kiri) dan
Right (kanan).
Isi Print Area dengan daerah yang akan dicetak atau dengan nama daerah (jika
memakai nama range).
Isi box pada print titles (daerah yang akan selalu dicetak pada tiap halaman), pada
kotak Rows to repeat at Top, atau Columns to repeat at left dengan alamat
range atau dengan nama range dari daerah yang akan dijadikan border.
Klik pada kotak Gridlines jika ingin agar garis lembar kerja tidak ikut dicetak.
Pilih urutan pencetakan pada Page Order.
Setelah pilihan-pilihan tata letak halaman telah dilakukan, maka bisa dilihat hasil
cetakan di layar dengan memilih print Preview, untuk kembali ke Page setup
pilih Close.
Jika sudah mantap untuk mencetak pilih print atau (Ctrl + P)
Klik menu File + Print .. atau CTRL + P atau klik icon Print tanpa
pengaturan lebih lanjut karena cetak langsung dimulai, disarangkan tidak
menggunakan icon ini jika diperlukan pengaturan lebih lanjut).
Isi/ pilih nama printer pada kotak Name jika pilihan print tidak sesuai)
Number of copies : yaitu jumlah cetakan untuk tiap halaman yang akan diprint
(rangkap)
EPSON LX 300
HP LaserJet 1100
F IL E 13
M E N U T U P W IN D O W S
S e te la h S e le s a i d is im p a n g , a ta u le m b a r k e rja te la h d ic e ta k , m a k a k ita d a p a t m e n u tu p /
mematikan windows dengan jalan sebagai berikut :
Klik Close atau Exit semua file untuk keluar pada layar word
Klik Star
Klik Shut Down
Maka akan tampil kotak Shut Down Windows seperti di bawah ini
Klik OK
Caps Lock Mengubah huruf dari huruf kecil menjadi huruf besar
Ctrl Bekerja untuk tombol lain atau membentuk fungsi yang khusus
Home, End,
Tempat pemeriksaan kursor
PgUp, PgDn
, , ,
Esc Membatalkan/ memeriksa eksekusi atau operasi
K E PU STA K A A N
Mahmud Ashari, S.Si dan 2003, Microsoft Excel, Untuk SLTP Kelas 3,
Usman K, S.Si Kabupaten Majene : Dinas Pendidikan dan
Kebudayaan.
Sonny dan Dizz. 1999, Terbang Bersama Microsoft Word 6.0, Jakarta :
Elex Media Komputindo.