ADMINISTRASI KESEHATAN

Meningkatkan kualitas fasilitas kerja danTenaga kerja Rekam medis di PUSKESMAS

Oleh : HANI SETIANI (RM101026)

ANALISIS SITUASI
PUSKESMAS merupakan sarana untuk berobat untuk masyarakat dan berfungsi selain untuk tempat berobat , puskesmas juga mempunyai fungsi untuk meningkatkan mutu kesehatan masyarakat baik masyarakat atas , menengah atau masyarakat bawah . sistem rekam medis pun perlu di terapkan dengan baik dan benar agar kualitas pelayanan kepada masyarakat lebih memuaskan . karena rekam medis adalah pelayanan pertama yang akan di berikan kepada masyarakat . seperti kita ketahui paradigma puskesmas hanya sebagai tempat untuk meminta rujukan untuk berobat ke rumah sakit , masyarakat lebih percaya berobat ke rumah sakit di bandingkan berobat ke puskesmas . disini bisa kita lihat , kinerja puskesmas di nilai belum memuaskan bagi masyarakat . hal yang harus kita perbaki dari sistem puskesmas ini adalah memperbaiki kinerja dan mutu puskesmas itu sendiri .

Selain tentunya perbaikan dalam sistem medis yang diberikan harus di perbaiki juga , sistem rekam medis pun perlu di perbaiki . Karena rekam medis menjadi awal tindakan pelayanan yang di beri dan sangat berpengaruh kepada proses pelayanan medis selanjutnya. Peningkatan kulitas fasilitas kerja dan tenaga kerjapun perlu di lakukan, agar tecipta mutu yang lebih baik khususnya dalam rekam medis , rencana peningkatan kualitas pun harus di susun agar tercapai kenginan pokok yang kita ingin kan , alur perencanaan di buat sebagai berikut :

Planing
Berdasarkan uraian di atas , peningkatan fasilitas kerja dan tenaga rekam medis lah yang harus di perbaiki, hal tersebut menjadi tujuan utama rencana peningkatan mutu di puskesmas , sebelum kita masuk ke perencanaan yang akan kita lakukan , terlebih dahulu kita pisahkan mana pokok masalah yang akan kita perbaiki.

Perbaikan fasilitas kerja

Perbaikan tenaga kerja RM

bidang penyimpanan rekam medis

pelatihan tenaga kerja RM bukan lulusan D3 RM

alat kerja

perekrutan tenaga kerja RM yang berkompeten

Rencana perubahan yang telah di buat seperti table diatas adalah pokok masalah yang akan kita perbaiki mengingat dan meninjau dari segi perbaikan fasilitas dan tenaga kerja di puskesmas memang harus di lakukan guna meningkatkan kualitas puskesmas khususnya di unit rekam medis yang berdampak sekali kepada proses pelayanan medis yang selanjutanya akan di berikan. Tetapi dari perencanaan yang telah kita buat , kita harus membuat struktur organisasi pelaksanaan agar tercapainya program yang di inginkan, berikut dengan cara kerja , pengontrolan dan evaluasi program yang telah di susun.

Organazing
seksi perbaikan fasilitas kerja
perencanaan bagian penyimpanan RM perencanaan peningkatan kualtas alat kerja di RM peningkatan kualitas tenaga kerja dan merekrut tenaga kerja baru

Unit
Rekam medis seksi perbaikan tenaga kerja

Tindakan pengorganisasian perencanaan program Meningkatkan kualitas fasilitas kerja danTenaga kerja Rekam medis di PUSKESMAS itu berupa pelaksanaan tugas-tugas oleh bidangbidang : Seksi perbaikan fasilitas kerja Seksi perbaikan fasilitas bertugas mengumpulkan data tentang apa saja fasilitas yang harus di perbaiki hingga pihak puskesmas bisa memberi dana untuk perbaikan fasilitas di unit rekam medis Seksi perbaikan tenaga kerja Seksi perbaikan tenaga kerja bertugas merekap jumlah anggota tenaga rekam medis seperti memisahakan tenaga rekam medis yang lulusan SMA SMK atau lulusan D3 rekam medis , sehingga bisa terlihat perlu atau tidak perekrutan tenaga kerja baru , dan mengusulkan kepada kepala puskesmas untuk memberikan seminar atau pendidikan lebih mengenai RM kepada tenaga RM lulusan SMA .

Actualiting
Perbaikan fasilitas kerja Peralatan sangat berperan untuk mempermudah pekerjaan dalam meningkatkan pekerjaan, sehingga dapat menghasilkan suatu pekerjaan yang mempunyai hasil baik. Peralatan yang baik tidak selalu mahal akan tetapi mempunyai cara kerja yang baik,praktis,dan efisien dengan kondisi dan situasi yang ada . peralatan ini juga sangat berperan untuk melakukan prosedur yang di tetapkan apakah dapat terlaksana dan juga mempermudah dalam penerapan pengendalian dan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada . Fasilitas fisik yang menunjang penyimpanan dan pengembalian kembali berkas rekam medis , adalah :

1. Bidang penyimpanan rekam medis .

penyimapanan rekam medis di puskesmas cenderung hanya memakai rak terbuka, dan hal tersebut tidak menjamin keamanan rekam medis yang seharusnya di jaga kerahasiannya . di hawatirkan apabila ada berkas rekam medis yang jatuh , dan kerapihan penyusunan pun tidak tertata rapih . Hal yang perlu di perhatiakan dalam mebuat alat penyimpanan : Panjang atau luas ruangan penyimpanan Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan rekam medis untuk 5-10 tahun mendatang. Jarak antara dua buah rak min 90 cm dan apabila raknya berhadapan jaraknya 150 cm

1.1 Mengganti rak penyimpanan

Salah satu alternatif penggantian rak rekam medis adalah dengan : Lemari laci Ada kekurangan dan kelebihan :

KEKURANGAN

KELEBIHAN

1. Butuh ruangan yang lebih 1. Berkas rekam medis akan besar karena menggunakan tersusun rapi. lemari jumlah berkas rekam 2. Keamanan terjamin medis pasti akan bertambah . 2. Membutuhkan waktu untuk petugas untuk mencari berkas RM karena harus membuka laci-laci terlebih dahulu. 3. Terbuat dari kayu, tidak tahan terhadap jangka

 Roll O pac Adalah menyerupai lemari tetapi terbuat dari besi atau alumunium

Roll O pac ada sistem, tentu ada keuntungan dan kerugian dari penggunaan Roll O Pac , yaitu :
KEUNTUNGAN KERUGIAN

Berkas RM akan lebih tertata rapih dan bahan Roll O pac kuat dan tahan untuk jangka yang lama untuk di pakai. menghemat ruangan, dan ruangan tempat penyimpanan akan tersusun rapi dan berkas RM terjaga keamananannya.

membutuhakan biaya yang cukup besar untuk membeli Roll O Pac

Pemisahan tempat berkas rekam medis dengan tempat pendaftaran

Masih ada puskesmas yang menyatukan tempat penyimpanan berkas rekam medis dengan pendaftaran , mungkin alasan dari pihak puskesmas adalah menghemat ruangan dan pengambilan rekam medis bisa lebih cepat , tetapi nyatanya dengan teori yang seperti itu berkas rekam medis tidak terjamin keamannanya , bahkan kadang bisa terjatuh atau penumpukan berkas rekam medis semakin banyak karena tempat yang menjadi kendala . meskipun banyak sebagian orang mengatakan berkas rekam medis tidak penting atau malah menyepelekan fungsi nya , tetapi dari pemikiran tersebut kita bisa lihat ketidak majuan pelayanan yang di berikan , karena berkas RM sangat di perlukan sebagai data bukti riwayat pasien baik yang lama atau yang baru , jadi pihak penangan medis pun bisa lebih intensif dalam memberikan diagnosa dan tidak asal-asal an dalam memeriksa pasien , dan tentu juga menghemat kertas untuk pembuatan berkas RM yang bisa saja hilang ataupun tertumpuk hingga tidak bisa di temukan .

Penunjuk penyimpanan
Pada deretan map-map rekam medis yang di simpan di rak harus di beri tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menemukan dan menyimpan rekam medis. Cara memberi petunjuk : Jumlah penunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagian besar mapmap rekam medis tersebut . Untuk map rekam medis yang tebalnya sedang, diberi penunjuk setiap 50 map. Makin tebal map makin banyak penunjuk di buat. Rekam medis aktif lebih banyak memerlukan penunjuk dari pada rekam medis yang kurang aktif . Pembelian alat penunjuk di pilih model yang kuat , tahan lama dan mudah di lihat. Pinggiran penunjuk ini harus di buat lebih besar dan menonjol sehingga angka yang di cantumkan gampang di lihat. Pada penunjuk di tulis 2 angka , angka di atas adalah angka kedua , angka yang di bawah adalah kelompok angka yang pertama.

Alat kerja
Alat kerja di ruangan rekam medis adalah peralatan utama yang di butuhkan tenaga rekam medis , alat kerja tersebut mungkin masih banyak di puskesmas yang masih memakai peralatan yang cenderung manual , dan kebutuhan akan kertas dan bahan-bahan lainnya menjadi kebutuhan yang mutlak untuk ada , tetapi seiring dengan berubahnya jaman , pengurangan penggunaan kertas harus di kurangi dan solusinya adalah penggunaan media komputerisasi adalah solusi alternatif , selain untuk mengurangi penggunaan kertas , pekerjaan pun akan lebih cepat terselesaikan dan artinya mutu kerja pun meningkat , tetapi dengan penggunaan alat komputerisasi pun tenaga kerjanya pun harus bisa menggunakannya dan menguasai berbagai program yang telah ada di PC . Setelah kita mengubah fasilitas kerja , kita bisa lihat perubahan tersebut berbeda sekali dengan keadaan yang ada dan nyata di rekam medis di puskesmas , apabila kita ingin memperbaiki fasilitas kerja kita tentu juga harus meningkatkan juga kualitas tenaga perekam medis yang akan memakai fasilitas kerja tersebut .

Perbaiakan Tenaga kerja Rekam medis Berbicara tentang perbaikan tenaga kerja rekam medis tentu berhubungan dengan mutu dan kulitas seorang perekam medis , karena banyak tenaga kerja baik tenaga kerja rekam medis ataupun tenaga medis yang lainnya memang mereka mengikuti pendidikan sebagai petugas tenaga medis , tetapi kemampuan mereka kurang berkompeten dan karena itu banyak tenaga medis yang menjadi pengangguran. Adapun tenaga kesehatan yang bukan lulusan dibidang kesehatan seperti lulusan SMA atau SMK yang menjadi petugas Rekam medis , dan ketidak tahuan mereka tentang bagaimana cara mengelola berkas rekam medis sangat fatal , sementara mungkin pihak rumah sakit ataupun puskesmas tidak bisa begitu saja memberhentikan petugas yang sudah ada , bagaimana solusinya ? kita buat perencanaan sebagai berikut :

Petugas lama (bukan lulusan di bidang tenaga RM)

menempatkan bukan di area kerja RM yang fatal dengan kegiatan RM yang penting seperti: koding,asembling memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatiahan serta seminar mengenai RM

Penambahan petugas RM

di perukan penambahan karena jumlah tenaga rekam medis di puskesmas kurang memenuhi melakukan seleksi tenaga kerja dengan melhat mutu dan kualitas kerjanya , serta lebih memperbanyak tenaga kerja yang ahli di bidangnya , khusus rekam medis adalah min D3 rekam medis yang tentunya yang berkompeten dan disiplin.

Controling
Pemantauan harus di lakukan agar semua rencana yang akan di ubah demi kemajuan sistem rekam medis dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya pelanggaran baik pelanggaran displin kerja atau penyalah gunaan materi/dana, pemantauan dapat di lakukan oleh kepala rekam medis atau kepala puskesmas , bahkan masyarakat/pasien pun dapat memantau dan menilai kinerja rekam medis. Pemantauan seksi perbaikan fasilitas kerja Pemantauan pada seksi perbaiakan fasiliatas tentu harus di lakukan , di hawatirkan ada penyalah gunaan jabatan yang telah di tentukan , misalnya penylah gunaan dana yang telah di berikan pihak puskesmas atau pembelian alat kerja yang tidak sesuai dengan rencana yang di ajukan Pemantauan seksi perbaikan tenaga kerja Pemantauan di bagian seksi tenaga kerja dilaksanakan dengan pemantauan lapangan , yang di hawatirkan perekrutan tenaga yang dilandasi dengan KKN tetapi tenaga yang di inginkan tidak sesuai dengan yang diharapkan. Biasanya 1 bulan sekali sistem kerja rekam medis akan di nilai baik oleh pihak puskesmas atau dari dinas kesehatan , jadi pengawasan dan pengendalian rekam medis perlu dilaksanakan agar bisa dinilai dan diperbaiki apabila ada kinerja yang salah dalam proses kerja tenaga rekam medis

Evaluating
Setelah kita melakukan perencanaan seperti di atas , tentu perubahan akan terlihat jelas . perencanaan tersebut memang memerlukan biaya yang cukup besar , tetapi jumlah biaya yang di keluarkan sebanding dengan kenyamanan dan kemajuan sistem rekam medis di puskesmas , sehingga masyarakat pun bisa menilai sendiri perubahanya .tetapi tetap kita harus mengefaluasi kinerja program yang telah dibuat. Evaluasi kinerja program yang kita bisa lakukan dengan cara : Menindak langsung kelapangan dan melihat perkembangan apakah program yang telah kita rencanakan berhasil atau tidak berhasil. Mengadakan pertemuan tenaga kerja rekam medis dan mengevaluasi kekurangan dan kelebihan program yang telah di buat.dan saling bertukar pendapat agar bisa saling mengerti dimana ketidak puasan pembuatan program yang di buat , ataupun keuntungan program yang dibuat Membuat kesimpulan bersama apakah program yang telah dibuat perlu diperbaiki atau diberhentikan ,ataupun diteruskan.

Diawali dengan perubahan di pelayanan rekam medis pun bisa berdampak besar bagi kemajuan mutu dan kalitas yang di berikan sesuai dengan tujuan puskesmas untuk melayani masyarakat .

TERIMAKASIH