Teknik Kepanitiaan dan Management Organisasi (plus Kreativitas

)
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah : 1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut 3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan 4. Persiapan kegiatan 5. Pelaksanaan kegiatan 6. Evaluasi 1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program (Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.) Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : 1. Karena tugas (melaksanakan Idul Adha) 2. Karena adanya moment/kesempatan. a. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar) b. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang) 3. Karena adanya tujuan yang ingin dicapai 4. Karena program kerja, Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya : - bervariasi dan menarik Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik - frekuensinya relatif sering - secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif [Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena: 1. Ide lebih mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman satu fikrah 2. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll) Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.] 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL : a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :  penentuan waktu dan tempat rapat.  mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. Keunggulan menggunakan surat : mengantisipasi kelupaan orang yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

Seorang ketua panitia hendaknya minimal : • Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya • Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas.. Jika hendak mengadakan wakil ketua. publikasi. maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan. sarana prasarana. Adapun seksi-seksi yang diadakan. . Memilih ketua tersebut dengan serius. sekertaris dan bendahara. 2. hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan. bendahara I. Yang perlu diperhatikan. transportasi. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas. jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !! Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public) b. acara. dsb. disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. konsumsi. yang selalu ada adalah : Ketua. dokumentasi. Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu. keamanan. baik dikala mudah maupun dikala sulit. waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi) Cara yang dapat digunakan : dengan diskusi (usul-usul) dengan cara Brain Storming. Dalam struktur kepanitiaan.  Penentuan kepanitiaan. dana usaha. Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia. hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak. sekertaris I. Bersedia taat kepada ketua tersebut. PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait. hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:  Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk. dsb. evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa : langsung kepada ketua melalui koordinator Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada. Sistem komando (kontrol. (Lihat tip-tip BS) Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : 1. dekorasi. kebersihan. perizinan. Pelaksanaan rapat.

Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut. c. agar : Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya. Persiapan kegiatan Dalam tahap ini. kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal. Seperti dauroh dan training. harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal. Perizinan dengan proposal Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin. dsb. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini. 3.dapat bekerja mandiri . Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia. agar : .lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi) • Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab. 2. Pasca Rapat Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Pengurusan perizinan kegiatan Pengurusan perizinan dapat dibagi dua : a.  •  Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal) Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja. izin keramaian pada polwiltabes. Jangan selalu bergantung kepada ketua. kepemimpinan tetap bersifat kolektif.akan mengurangi beban ketua . Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal. Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana. Pendeskripsian tugas.Walaupun telah ada ketua panitia. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja. b. Standar time schedule ROHANI : Aktivitas Waktu I II III IV A B  Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya. . jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement.

kekurangan. saran bagi kegiatan selanjutnnya Tugas : Oversight telah memutuskan untuk melaksanakan suatu kegiatan bakti social sekaligus untuk menumbuhkan jiwa social dikalangan anggota. Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis. Evaluasi Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. maka ketua harus segera mengantisipasinya. maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. hambatan atau masalah yang terjadi iv. Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar. Officers diminta untuk melakukan rapat awal teknis-teknis pelaksanaan dan persiapan bakti sosial tersebut. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat) Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal. Untuk beberapa jenis kegiatan. Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari: i. hasil-hasil dari tahapan tersebut iii. deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut ii. Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. 4. kesalahan. pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation. Pelaksanaan Kegiatan Untuk kegiatan-kegiatan tertentu. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif. perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan. Jika ghirah panitia menurun. Tip-tip melaksanakan Brain Storming : . maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation) 3.  Bagi angkatan pelaksananya : Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik  Bagi angkatan berikutnya : Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini. Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia.

Mereka merasa bebas untuk mengatakan sesuatu atau memutar-mutar ide orang lain Jangan menilai Kita biasanya menganggap penilaian sebagai kritik negatif. Dan kita semua pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan sebelum sempat dikembangkan. Jadilah orang nakal Pergilah mencari ide-ide aneh. Tulis semuanya Tulis sehingga setiap peserta dapat melihat setiap ide. Jadi Anda perlu menanamnya sebanyak mungkin. Menilai Mintalah para peserta memilih tiga ide terbaik (menurut mereka masing-masing) yang tertera. Dengan cara ini. Tujuan dari pertemuan kelompok adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin. Tetap santai Ide lebih banyak dihasilkan orang pada saat mereka gembira. Seringkali ide terbaik muncul dari ide paling aneh. . Anda akan mempunyai banyak waktu untuk menyortir dan menilainya kemudian. peserta dengan mudah dapat menambahkan dan mengubah ide-ide yang sudah tertulis di sana. Mereka yang menggabungkan beberapa kerangka pikir dan membuat hubungan-hubungan antara kerangka-kerangka pikir itu akan lebih mampu membuat terobosan kreatif. Dengan sangat cepat Anda akan mendapatkan ide-ide yang paling popular.Kumpulkan ide sebanyak mungkin Ide itu seperti bibit. Tidak semuanya akan hidup dan bertumbuh. Kumpulkan ide-ide yang berbeda Seringkali hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam satu kerangka pikir.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful