Teknik Kepanitiaan dan Management Organisasi (plus Kreativitas

)
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah : 1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut 3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan 4. Persiapan kegiatan 5. Pelaksanaan kegiatan 6. Evaluasi 1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program (Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.) Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : 1. Karena tugas (melaksanakan Idul Adha) 2. Karena adanya moment/kesempatan. a. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar) b. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang) 3. Karena adanya tujuan yang ingin dicapai 4. Karena program kerja, Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya : - bervariasi dan menarik Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik - frekuensinya relatif sering - secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif [Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena: 1. Ide lebih mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman satu fikrah 2. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll) Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.] 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL : a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :  penentuan waktu dan tempat rapat.  mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. Keunggulan menggunakan surat : mengantisipasi kelupaan orang yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

baik dikala mudah maupun dikala sulit. hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:  Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk. Yang perlu diperhatikan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas. waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi) Cara yang dapat digunakan : dengan diskusi (usul-usul) dengan cara Brain Storming. Seorang ketua panitia hendaknya minimal : • Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya • Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas. Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : 1.  Penentuan kepanitiaan. Jika hendak mengadakan wakil ketua. (Lihat tip-tip BS) Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu. dsb. keamanan. dokumentasi. transportasi. perizinan. dekorasi. PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait. Bersedia taat kepada ketua tersebut. sekertaris dan bendahara. Adapun seksi-seksi yang diadakan. Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia. hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya. acara. jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !! Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public) b. sarana prasarana. kebersihan. bendahara I. maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan. publikasi. disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Sistem komando (kontrol. Memilih ketua tersebut dengan serius. yang selalu ada adalah : Ketua. konsumsi. sekertaris I. evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa : langsung kepada ketua melalui koordinator Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada. dana usaha. Pelaksanaan rapat. .. dsb. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak. hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan. 2. Dalam struktur kepanitiaan.

akan mengurangi beban ketua . 2. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal) Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja. harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini. Pengurusan perizinan kegiatan Pengurusan perizinan dapat dibagi dua : a. Seperti dauroh dan training.  •  Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. agar : . Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia. Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut.Walaupun telah ada ketua panitia. . Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana. b. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini. Pendeskripsian tugas. Standar time schedule ROHANI : Aktivitas Waktu I II III IV A B  Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya. Perizinan dengan proposal Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin. Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal. jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement. izin keramaian pada polwiltabes. kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Persiapan kegiatan Dalam tahap ini. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan. Pasca Rapat Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat.dapat bekerja mandiri . setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal. agar : Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya. 3.lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi) • Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja. c. dsb. Jangan selalu bergantung kepada ketua. kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan.

Evaluasi Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. kesalahan. Untuk beberapa jenis kegiatan. deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut ii. Jika ghirah panitia menurun. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif. Pelaksanaan Kegiatan Untuk kegiatan-kegiatan tertentu. maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation) 3. kekurangan. perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan. hasil-hasil dari tahapan tersebut iii. maka ketua harus segera mengantisipasinya. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini. Officers diminta untuk melakukan rapat awal teknis-teknis pelaksanaan dan persiapan bakti sosial tersebut.  Bagi angkatan pelaksananya : Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik  Bagi angkatan berikutnya : Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan. 4. saran bagi kegiatan selanjutnnya Tugas : Oversight telah memutuskan untuk melaksanakan suatu kegiatan bakti social sekaligus untuk menumbuhkan jiwa social dikalangan anggota. hambatan atau masalah yang terjadi iv. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat) Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal. pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation. Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari: i. Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar. maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis. Tip-tip melaksanakan Brain Storming : . Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia.

Tidak semuanya akan hidup dan bertumbuh. Tetap santai Ide lebih banyak dihasilkan orang pada saat mereka gembira. Tujuan dari pertemuan kelompok adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin. . Seringkali ide terbaik muncul dari ide paling aneh. Mereka yang menggabungkan beberapa kerangka pikir dan membuat hubungan-hubungan antara kerangka-kerangka pikir itu akan lebih mampu membuat terobosan kreatif. Dengan cara ini. Jadilah orang nakal Pergilah mencari ide-ide aneh. Dan kita semua pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan sebelum sempat dikembangkan. Kumpulkan ide-ide yang berbeda Seringkali hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam satu kerangka pikir. peserta dengan mudah dapat menambahkan dan mengubah ide-ide yang sudah tertulis di sana. Mereka merasa bebas untuk mengatakan sesuatu atau memutar-mutar ide orang lain Jangan menilai Kita biasanya menganggap penilaian sebagai kritik negatif. Tulis semuanya Tulis sehingga setiap peserta dapat melihat setiap ide.Kumpulkan ide sebanyak mungkin Ide itu seperti bibit. Anda akan mempunyai banyak waktu untuk menyortir dan menilainya kemudian. Menilai Mintalah para peserta memilih tiga ide terbaik (menurut mereka masing-masing) yang tertera. Dengan sangat cepat Anda akan mendapatkan ide-ide yang paling popular. Jadi Anda perlu menanamnya sebanyak mungkin.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful