Teknik Kepanitiaan dan Management Organisasi (plus Kreativitas

)
Pengertian panitia menurut bahasa adalah sekumpulan beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan. Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah : 1. Munculnya ide/rencana kegiatan/program 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut 3. Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan 4. Persiapan kegiatan 5. Pelaksanaan kegiatan 6. Evaluasi 1. Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program (Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.) Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa : 1. Karena tugas (melaksanakan Idul Adha) 2. Karena adanya moment/kesempatan. a. Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar) b. Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang) 3. Karena adanya tujuan yang ingin dicapai 4. Karena program kerja, Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya : - bervariasi dan menarik Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang monoton dan tidak menarik - frekuensinya relatif sering - secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif [Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan dapat diwujudkan, maka markas memiliki nilai yang penting. Markas harus benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari setiap ROHANI. Hal ini karena: 1. Ide lebih mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman satu fikrah 2. Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll) Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.] 2. Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL : a. Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :  penentuan waktu dan tempat rapat.  mengundang seluruh anggota yang terkait untuk hadir dalam rapat. Keunggulan menggunakan surat : mengantisipasi kelupaan orang yang diundang beberapa orang akan merasakan pentingnya rapat itu jika diundang secara resmi dengan surat

Memilih ketua tersebut dengan serius. Pelaksanaan rapat. hal ini terserah panitia yang juga disesuaikan dengan keadaan. hendaknya kepanitiaan ini bersifat padat karya.. Bersedia taat kepada ketua tersebut. dekorasi. jika perlu dapat saja mengadakan hal menarik agar peserta rapat termotivasi untuk datang Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !! Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public) b. (Lihat tip-tip BS) Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait. maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan. 2. Yang perlu diperhatikan. Sedangkan anggota yang memilih hendaknya : 1. yang selalu ada adalah : Ketua. Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan ini adalah ketua panitia. perizinan. Dalam struktur kepanitiaan. . Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi Insya Allah akan berakibat positif bagi tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu. baik dikala mudah maupun dikala sulit. kebersihan. dana usaha. dsb.  Penentuan kepanitiaan. waktu dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi) Cara yang dapat digunakan : dengan diskusi (usul-usul) dengan cara Brain Storming. hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:  Penentuan deskripsi kegiatan (mencakup bentuk. acara. dsb. sekertaris dan bendahara. Adapun seksi-seksi yang diadakan. disesuaikan dengan keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak. bendahara I. transportasi. Jika hendak mengadakan wakil ketua. Seorang ketua panitia hendaknya minimal : • Memiliki pengetahuan yang cukup akan kegiatan yang akan dilaksanakannya • Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam memberikan tugas. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas. evaluasi dan disiplin) seksi-seksi yang ada dapat berupa : langsung kepada ketua melalui koordinator Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada. publikasi. sekertaris I. konsumsi. keamanan. dokumentasi. sarana prasarana. Sistem komando (kontrol.

b. Standar time schedule ROHANI : Aktivitas Waktu I II III IV A B  Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya. jika tidak kita tetap laksanakan dengan istilah Under Ground Movement. 2. 3. kegiatan tersebut harus tetap dilaksanakan. agar : . Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar ROHANI yang jika diizinkan kita jalankan dengan legal. Perizinan dengan surat dilakukan misalnya untuk peminjaman ruangan atau prasarana.Walaupun telah ada ketua panitia. izin keramaian pada polwiltabes. Persiapan kegiatan Dalam tahap ini. Pasca Rapat Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Pengurusan perizinan kegiatan Pengurusan perizinan dapat dibagi dua : a. Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal) Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja. Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia. agar : Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya.dapat bekerja mandiri . kepemimpinan tetap bersifat kolektif. Kita memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar yang jika perizinannya gagal. Pendeskripsian tugas.  •  Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja Hal ini membantu evaluasi persiapan kegiatan. Hal ini berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini. harus diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja yang harus disiapkan guna berlangsungnya acara ini. Biasanya setiap seksi diminta untuk membuat anggaran dana yang dibutuhkan seksi tersebut. Kesalahan seorang panitia akan ditanggung oleh seluruh panitia. Perizinan dengan proposal Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin. setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah disepakati sewaktu rapat awal.lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi) • Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak ada tugas yang tidak terkerjakan karena lupa (tidak terdeteksi semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.akan mengurangi beban ketua . Jangan selalu bergantung kepada ketua. dsb. Selain itu panitia tidak perlu menunggu perintah ketua untuk bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja. Seperti dauroh dan training. . c. Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.

Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan sangat penting dalam tahap ini. deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut ii. Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan persiapan kegiatan dan pelaksanaan kegiatan dengan evaluasi tiap tahapan kurang lebih terdiri dari: i. Untuk beberapa jenis kegiatan. perlu adanya technical meeting baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan. Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi antar panitia agak sukar. 4. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat) Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang telah dipilihnya sewaktu rapat awal. pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation. kekurangan. Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk laporan kegiatan yang sistematis. Tip-tip melaksanakan Brain Storming : .  Bagi angkatan pelaksananya : Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi agar kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik  Bagi angkatan berikutnya : Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di ROHANI ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan. Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. saran bagi kegiatan selanjutnnya Tugas : Oversight telah memutuskan untuk melaksanakan suatu kegiatan bakti social sekaligus untuk menumbuhkan jiwa social dikalangan anggota. hambatan atau masalah yang terjadi iv. maka ketua harus segera mengantisipasinya. Evaluasi Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan. maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation) 3. maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. Officers diminta untuk melakukan rapat awal teknis-teknis pelaksanaan dan persiapan bakti sosial tersebut. Pelaksanaan Kegiatan Untuk kegiatan-kegiatan tertentu. hasil-hasil dari tahapan tersebut iii. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif. kesalahan.Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam rapat awal. Jalur komunikasi dan informasi antar sesama panitia pun cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. Jika ghirah panitia menurun.

Dan kita semua pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan sebelum sempat dikembangkan. Tujuan dari pertemuan kelompok adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin. Jadilah orang nakal Pergilah mencari ide-ide aneh. Dengan cara ini. Mereka yang menggabungkan beberapa kerangka pikir dan membuat hubungan-hubungan antara kerangka-kerangka pikir itu akan lebih mampu membuat terobosan kreatif. Tulis semuanya Tulis sehingga setiap peserta dapat melihat setiap ide. .Kumpulkan ide sebanyak mungkin Ide itu seperti bibit. peserta dengan mudah dapat menambahkan dan mengubah ide-ide yang sudah tertulis di sana. Tidak semuanya akan hidup dan bertumbuh. Menilai Mintalah para peserta memilih tiga ide terbaik (menurut mereka masing-masing) yang tertera. Seringkali ide terbaik muncul dari ide paling aneh. Anda akan mempunyai banyak waktu untuk menyortir dan menilainya kemudian. Jadi Anda perlu menanamnya sebanyak mungkin. Tetap santai Ide lebih banyak dihasilkan orang pada saat mereka gembira. Mereka merasa bebas untuk mengatakan sesuatu atau memutar-mutar ide orang lain Jangan menilai Kita biasanya menganggap penilaian sebagai kritik negatif. Dengan sangat cepat Anda akan mendapatkan ide-ide yang paling popular. Kumpulkan ide-ide yang berbeda Seringkali hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam satu kerangka pikir.