ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM KLATEN

Naskah Publikasi

Diajukan oleh : Adex Ferrydatama 04.12.0753

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM PAYROLL EMPLOYEES IN THE DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS KLATEN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM KLATEN
Adex Ferrydatama Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is known that information systems play an important role in the company in providing useful information for the operation and management interests. Therefore, many companies and government organizations that have information systems. Begtu also with the Department of Public Works. Payroll is the main activity in a company. In the payroll process required information timely and accurate. In regard to the above the author wants to analyze and develop the existing system in panggajian Public Works Department Klaten Regency into the payroll system effective and efficient in order to help towards a better performance. By looking at the fact that the processing of data related to employee payroll activities are still done manually by typing, no information systems that help employees in performing data processing, the authors encouraged to develop an effective payroll system and computerized. With the new payroll system is expected to provide such benefits can provide information quickly and accurately, can save time searching, recording, and data entry, improve performance in order to service and completing tasks properly, the results reports can be presented with the appropriate time, be able to review the data being processed or long data to be evaluated. Besides the authors also suggest to optimize the new payroll system Department of Public Works to provide human resources who are competent in their fields.

Keywords: Information Systems, System Plan Informants

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

1. Pendahuluan Dalam era globalisasi sekarang ini dunia informasi berkembang sangat pesat karena ditunjang dengan perkembangan teknologi yang makin canggih. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Perusahaanperusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. Proses penggajian merupakan kegiatan utama dalam suatu perusahaan. Dalam melakukan proses penggajian diperlukan kerjasama yang baik antar bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. Tanpa adanya kerjasama yang baik maka proses penggajian tidak akan bisa berjalan sesuai dengan yang dinginkan. Misalnya jumlah gaji yang tidak sesuai, keterlambatan dalam proses akumuasi data, yang semua ini akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Berkaitan dengan hal tersebut diatas maka penulis ingin menganalisis dan mengembangkan sistem panggajian yang ada pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menjadi sistem penggajian yang efektif dan efisien guna membantu menuju kinerja yang lebih baik. Dengan melihat kenyataan bahwa pengolahan data-data yang berkaitan dengan kegiatan penggajian karyawan masih dikerjakan secara ketikan manual, belum ada sistem informasi yang membantu karyawan dalam melakukan pengolahan data, maka penulis terdorong untuk mengembangkan sistem penggajian yang efektif dan terkomputerisasi.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Informasi Informasi yaitu data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan mendatang. 2.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis disuatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan sehingga bisa berguna dalam pengambilan keputusan. 2.4 Komputer dan Komputerisasi Komputer merupakan suatu sistem untuk mengolah data secara cepat dan akurat, yang bekerja secara otomatis untuk menerima dan menyimpan data, memproses serta menghasilkan informasi yang berdasarkan instruksi program yang diberikan. Komputerisasi adalah suatu sistem yang dapat mendukung seluruh kegiatan atau operasi dan pengendaliannya dalam mendapat suatu hasil informasi yang tepat. 2.5 Penggajian Gaji diartikan sebagai bayaran pokok yang diterima oleh seseorang, tidak termasuk unsur-unsur variabel dan tunjangan lainnya. Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki, kemampuan maupun pengalaman kerjanya. 2.6 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari satu atau lebih data yang saling berinteraksi dan digunakan bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu 2.7 Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup popular dan mudah dipelajari. Kita dapat membuat program aplikasi berbasis GUI (Graphical User Interface), makudnya program aplikasi yang kita buat berbasis grafik atau gambar, sehingga lebih menarik jika dibandingkan yang hanya berbasis teks. 2.8 Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 merupakan paket pengolahan data yang dikeluarkan oleh perusahaan software terbesar yaitu Microsoft. Manfaat dari Microsoft Access adalah untuk mengolah data-data. Didalam Microsoft Access disediakan beberapa obyek, yang terdiri dari satu atau beberapa table, query, form, report, macro dan modul yang kesemuanya dapat berhubungan atau saling terkait satu sama lain.

3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis PIECES a. Analisis Kinerja (Performance) Merupakan bagian kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Respontime. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh sistem tersebut.

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

Respontime adalah rata-rata waktu yang tertunda antara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut. b. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas penting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah dan peluang yang ada, dan apabila kemampuan sistem informasi tersebut akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. c. Analisis Ekonomi (Economy) Dengan adanya sistem penggajian yang baru diharapkan dapat menekan kenaikan biaya yang terjadi. Banyak permasalahan yang dapat ditangani dengan waktu cepat dan biaya yang terbatas. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem baru dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan dengan dapat ditekannya biaya kesalahan operasi dan biaya operasi. d. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan dapat mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan, serta untuk menjaga keamanan data dalam informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki. e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi di sini berhubungan dengan peningkatan efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi pada Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan biaya yang minimal. Dari hasil pengamatan dari sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personel masih kurang efisien, karena pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dengan seorang pegawai tetapi harus dikerjakan dengan dua orang pegawai, dan masih membutuhkan waktu yang relatif lama, semakin lama pekerjaan itu dapat diselesaikan maka makin banyak pula biaya yang harus dikeluarkan. f. Analisis Layanan (Service) Dalam suatu organisasi, peningkatan pelayanan dan kepuasan karyawan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan masih ada kekurangan-kekurangan dalam proses pencarian dan perubahan data pegawai yang ada hubungannya dengan proses penggajian sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum, karena kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu organisasi. Kebutuhan teknologi yang diperlukan antara lain : 1. Kebutuhan perangkat keras 2. Kebutuhan perangkat lunak 3. Kebutuhan Brainware 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak pakai atau tidak. a. Kelayakan Teknologi b. Kelayakan Operasi c. Kelayakan Ekonomi

d. Kelayakan Hukum e. Kelayakan Jadwal 3.4 Analisis Biaya dan Manfaat Analisis biaya dan manfaat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Biaya terdiri dari dua kategori yaitu biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) sistem tersebut. Biaya pengembangan sistem informasi terdiri dari biaya pelatihan bagi calon pemakai, biaya perangkat lunak dan perangkat keras dan biaya konversi sistem. Sedangkan biaya yang berhubungan dengan pengoperasian sistem terdiri dari dari biaya operasi dan pemeliharaan sistem. Manfaat terdiri dari keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tak berwujud (intangible benefit. Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang, sedangkan keuntungan tak berwujud sulit diukur dengan satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Keuntungan tak berwujud dalam sistem informasi ini adalah peningkatan kerja pegawai. Tabel 3.1 Analisis Biaya dan Manfaat Rincian Biaya dan Manfaat 1. Rincian Biaya a. Biaya pengembangan sistem 1) B. Pengembangan Hardware 2) B. Pengembangan Software Rp. 4.115.150,-Rp. 1.709.000,Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

b. Biaya Pengembangan proyek 1) Tahap Penerapan Sistem a) Biaya Konversi File b) Biaya Pelatihan Personel c. Biaya Operasi dan Perawatan 1) Hardware 2) Overhead Total Biaya 1. Rincian Manfaat a. Manfaat berwujud b. Manfaat tak berwujud 1) Peningkatan Pegawai Total Manfaat Selisih Total Biaya dan Total Manfaat Rp. 6.165.150,Rp. 4.640.000,Rp. 4.248.500,Rp. 5.800.000,Rp. 5.225.500,Kepuasan Rp. 4.640.000,Rp. 5.800.000,Rp. 6.165.150,Rp. 240.000,Rp. 151.500,Rp. 391.500,Rp. 415.000,Rp. 159.500,Rp. 574.500,Rp. Rp. 240.000,101.000,-

Berdasarkan rincian biaya dan manfaat dari tabel diatas, maka dapat dilakukan analisis biaya dan manfaat sebagai berikut : 1. Analisis Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Metode periode pengembalian (Payback Period) merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan iuran-iurankas masuk. Di samping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungan. Adapun metode perhitungan dengan metode ini adalah sebagai berikut : Total biaya pengadaan sistem tahun ke-0 Proses pada tahun ke-1 Sisa Sisa = = Rp. 6.165.150,= Rp. 4.248.500,= Rp. 1.916.650,-

Rp.1.916.650 x12 Bulan Rp.5.225.500

= 4,4 Bulan Jadi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi tersebut adalah 1 tahun 4 bulan 7 hari. 2. Analisis Pengembalian Investasi (Return Of Invesment) Metode Pengembalian Investasi (ROI) digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan biaya yang dikeluarkan. ROI dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

ROI =

totalmanfaat totalbiaya x100% totalbiaya

Adapun perhitungan ROI sistem ini adalah sebagai berikut : ROI =

Rp.10.440.000 Rp.7.131.150 x100% Rp.7.131.150

= 46,40 % Hasil dari ROI > 0, maka proyek sistem ini dapat diterima atau layak bagi Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten, karena proyek yang bersangkutan atau sistem baru ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke dua sebesar 64,48% dari biaya investasi. 3. Analisis Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek paa awal tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut : NPV = - nilai proyek + Keterangan : NPV i n = Net Present Value = Tingkat bunga diskonto = umur proyek investasi

proceed1 proceed 2 proceed n + + (1 + i %)1 (1 + i %) 2 (1 + i %) n

Bila NPV bernilai lebih dari 0 (NPV>0) berarti bahwa investasi yang ditanamkan menguntungkan dan dapat diterima. Perhitungan NPV dengan suku bunga diskonto sebesar 2% per tahun adalah sebagai berikut : NPV = - Rp. 6.165.150,-+

Rp.4.248.500 Rp.5.225.500 + (1 + 0,02)1 (1 + 0,02) 2

= - Rp. 6.165.150,-+ Rp. 4.165.196,- + Rp. 5.022.587,= - Rp. 6.165.150,-+Rp. 9.187.783,= Rp. 3.022.633,Dari hasil diatas dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyakan layak untuk diterapkan karena NPV>0. Jika sistem baru sekarang diterapkan atau dipakai dengan ketentuan tingkat bunga diskonto 2 % maka keuntungan yang diterima sebesar Rp. 3.022.633,-. Hasil ketiga perhitungan dengan ketiga metode tersebut di atas tercantum dalam tabel berikut ini

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

Tabel 3.2 Hasil Analisis Biaya dan Manfaat No. 1 2 3 Metode Biaya dan Manfaat Payback Period ROI NPV Nilai 1 tahun 4 bulan 7 hari 46,40 % Rp. 3.022.633,Patokan Kurang dari 2 tahun ROI>0 NPV>0 Keputusan Layak Layak Layak

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem 4.1.1 Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user, terutama sistem terhadap sistem yang telah dibuat. Rancangan sistem ini

mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. 4.1.2 Perancangan Model Perancangan model merupakan suatu gambaran secara umum tentang tahaptahap yang dilalui dalam pengembangan sistem. Dalam hal ini rancangan model yang dibuat menggunakan sistem diagram alir (flowchart). Yaitu sistem yang akan mendefinisikan urutan-urutan kerja pada sebuah sistem. Sistem flowchart sangat berpengaruh terhadap pembuatan program. 4.2 Pembahasan Program Dalam perancangan sistem penggajian pegawai yang akan diterapkan di Dinas Pekerjaan Umum Klaten ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan penulis dalam pembuatan program. Pertimbangan tersebut antara lain : a. Pembangunan sistem penggajian yang sesuai dengan kebutuhan pihak Dinas Pekerjaan Umum Klaten. b. Pembangunan sistem penggajian yang mampu membantu memaksimalkan kinerja SDM dalam mengolah data penggajian. c. Sistem penggajian yang tidak hanya memberikan informasi tentang penggajian saja, tetapi juga memberikan informasi lainnya. Dengan pertimbangan di atas, maka penulis mencoba untuk membangun program penggajian pegawai yang sesuai dengan kebutuhan pihak balai. Setelah menganalisis kebutuhan sistem dan merancang sistem penggajian baru, maka didapatkan hasil dari pembangunan program sebagai berikut : a. Sistem penggajian pegawai yang baru merupakan sistem penggajian pegawai terkomputerisasi. Dengan komputerisasi, maka proses penggajian dapat dilakukan

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

10

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

dengan cepat. b. Seluruh data penggajian tersimpan didalam database, sehingga kapanpun data penggajian dibutuhkan dapat langsung diakses tanpa harus melakukan rekap ulang. Hal tersebut diperhitungkan mampu mengurangi biaya operasional sistem penggajian yang lama. c. Sistem penggajian pegawai yang baru tidak hanya memberikan informasi tentang penggajian tetapi juga memberikan informasi lain. Adapun informasi lain yang terdapat didalam sistem penggajian pegawai ini, yaitu informasi data pegawai Dinas Pekerjaan Umum Klaten. 4.2.3 Pembuatan Database Perancangan DataBase dilakukan dengan menggunakan software Microsoft Acces, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. a. Pilih start All Programs pilih Microsoft Office pilih Microsoft Access b. Setelah masuk pada jendela Microsoft Office pilih Blank database untuk membuat database sekaligus tentukan tempat untuk menyimpan database tersebut

Gambar 4.1 Jendela Microsoft Access c. Setelah kita tentukan tempat penyimpanan database maka kita buat tabel-tabelnya. Pilih create table in design view.

Gambar 4.2 Pembuatan Tabel

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

11

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

d. Masukkan field-field tiap-tiap tabel, tentukan primary key, dan tipe data tiap-tiap field. Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai dengan nama tabel pada database yang telah dirancang sebelumnya/

Gambar 4.3 Menentukan Nama Field dan Penyimpanan e. Jika kita berhasil membuat tabel maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini, lanjutkan pembuatan tabel dan simpan.

Gambar 4.4 Tempat tabel disimpan f. Untuk melihat isi tabel yang lain maka kita double click tabel yang ingin kita lihat hasilnya.

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

12

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

Gambar 4.5 Hasil Tabel Pegawai

Gambar 4.6 Hasil Tabel Jabatan

Gambar 4.7 Hasil Tabel Golongan

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

13

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

Gambar 4.8 Hasil Tabel Gaji

5. Kesimpulan Adapun pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari beberapa hal Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan penerapan aplikasi penggajian bisa mengubah sistem lama menjadi sistem yang berbasis pada penggunaan teknologi komputer. Adapun

pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari

beberapa hal berikut ini :

1. Ditinjau dari analisis biaya dan manfaat sistem yang baru jauh lebih efektif dan efisien. Hal itu dapat dilihat pada BAB 4 halaman 110 114. 2. Dengan melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penggajian pada Dinas Pekerjaan Umum Klaten dapat merubah sistem yang tadinya manual menjadi sistem terkomputerisasi. 3. Dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat. 4. Dapat menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukkan data. 5. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugastugas dengan baik. 6. Hasil-hasil laporan dapat tersaji dengan waktu yang tepat. 7. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama untuk dievaluasi.

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

14

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D, 1999. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Jerry Fitz Gerald, Andra F Fitz Gerald, Warrant D.Stalling,Jr, Fundamentals Of System Analisis (Edisi kedua: New York; Jhon Willey & Sons, 1981 ).

Kadir Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003.

Sutarman,S.Kom . 2002. Modul Kuliah : Algoritma dan Pemrograman 1

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

15

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm