ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM KLATEN

Naskah Publikasi

Diajukan oleh : Adex Ferrydatama 04.12.0753

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

This document has been edited with Infix PDF Editor - free for non-commercial use.

1

To remove this notice, visit: www.iceni.com/unlock.htm

htm .This document has been edited with Infix PDF Editor . visit: www. 2 To remove this notice.iceni.com/unlock.free for non-commercial use.

be able to review the data being processed or long data to be evaluated. recording. can save time searching. the results reports can be presented with the appropriate time.free for non-commercial use. Besides the authors also suggest to optimize the new payroll system Department of Public Works to provide human resources who are competent in their fields. Payroll is the main activity in a company. Therefore.com/unlock. Keywords: Information Systems. Begtu also with the Department of Public Works. and data entry.ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM PAYROLL EMPLOYEES IN THE DEPARTMENT OF PUBLIC WORKS KLATEN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM KLATEN Adex Ferrydatama Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT It is known that information systems play an important role in the company in providing useful information for the operation and management interests. In the payroll process required information timely and accurate. improve performance in order to service and completing tasks properly. With the new payroll system is expected to provide such benefits can provide information quickly and accurately. no information systems that help employees in performing data processing.iceni.htm . the authors encouraged to develop an effective payroll system and computerized. visit: www. In regard to the above the author wants to analyze and develop the existing system in panggajian Public Works Department Klaten Regency into the payroll system effective and efficient in order to help towards a better performance. many companies and government organizations that have information systems. By looking at the fact that the processing of data related to employee payroll activities are still done manually by typing. System Plan Informants This document has been edited with Infix PDF Editor . 3 To remove this notice.

Perusahaanperusahaan yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya. 2. belum ada sistem informasi yang membantu karyawan dalam melakukan pengolahan data. Berkaitan dengan hal tersebut diatas maka penulis ingin menganalisis dan mengembangkan sistem panggajian yang ada pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menjadi sistem penggajian yang efektif dan efisien guna membantu menuju kinerja yang lebih baik.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi This document has been edited with Infix PDF Editor . Tanpa adanya kerjasama yang baik maka proses penggajian tidak akan bisa berjalan sesuai dengan yang dinginkan. Dengan melihat kenyataan bahwa pengolahan data-data yang berkaitan dengan kegiatan penggajian karyawan masih dikerjakan secara ketikan manual. Misalnya jumlah gaji yang tidak sesuai.2 Informasi Informasi yaitu data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan mendatang. maka penulis terdorong untuk mengembangkan sistem penggajian yang efektif dan terkomputerisasi. Proses penggajian merupakan kegiatan utama dalam suatu perusahaan. yang semua ini akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data. maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dikomputerisasikan. 2.1 Sistem Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.com/unlock.htm . Pendahuluan Dalam era globalisasi sekarang ini dunia informasi berkembang sangat pesat karena ditunjang dengan perkembangan teknologi yang makin canggih. Dalam melakukan proses penggajian diperlukan kerjasama yang baik antar bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. Salah satu perkembangan yang penting adalah semakin dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 4 To remove this notice.iceni. 2. Landasan Teori 2.1.free for non-commercial use. keterlambatan dalam proses akumuasi data. visit: www.

harian. sehingga lebih menarik jika dibandingkan yang hanya berbasis teks. kemampuan maupun pengalaman kerjanya.1 Analisis PIECES a. makudnya program aplikasi yang kita buat berbasis grafik atau gambar. tidak termasuk unsur-unsur variabel dan tunjangan lainnya. yang bekerja secara otomatis untuk menerima dan menyimpan data.5 Penggajian Gaji diartikan sebagai bayaran pokok yang diterima oleh seseorang. memproses serta menghasilkan informasi yang berdasarkan instruksi program yang diberikan. Kita dapat membuat program aplikasi berbasis GUI (Graphical User Interface).com/unlock.iceni. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Didalam Microsoft Access disediakan beberapa obyek. 2. 2. bersifat manajerial dan kegiatan strategis disuatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan sehingga bisa berguna dalam pengambilan keputusan. mendukung operasi.6 Basis Data Basis data adalah kumpulan dari satu atau lebih data yang saling berinteraksi dan digunakan bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu 2. 5 To remove this notice. Komputerisasi adalah suatu sistem yang dapat mendukung seluruh kegiatan atau operasi dan pengendaliannya dalam mendapat suatu hasil informasi yang tepat. Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan.4 Komputer dan Komputerisasi Komputer merupakan suatu sistem untuk mengolah data secara cepat dan akurat. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh sistem tersebut. form. report.8 Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003 merupakan paket pengolahan data yang dikeluarkan oleh perusahaan software terbesar yaitu Microsoft. biasanya sangat tergantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki. visit: www. yang terdiri dari satu atau beberapa table. This document has been edited with Infix PDF Editor . 3. query.0 Microsoft Visual Basic 6. Analisis (Proses Penelitian) 3.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup popular dan mudah dipelajari.7 Microsoft Visual Basic 6. Analisis Kinerja (Performance) Merupakan bagian kelancaran proses kerja dalam suatu organisasi. 2. macro dan modul yang kesemuanya dapat berhubungan atau saling terkait satu sama lain. 2.free for non-commercial use. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Respontime. Manfaat dari Microsoft Access adalah untuk mengolah data-data.htm .

serta untuk menjaga keamanan data dalam informasi. Banyak permasalahan yang dapat ditangani dengan waktu cepat dan biaya yang terbatas.free for non-commercial use. Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menghindari dan dapat mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan. c.htm . Analisis Ekonomi (Economy) Dengan adanya sistem penggajian yang baru diharapkan dapat menekan kenaikan biaya yang terjadi.iceni. semakin lama pekerjaan itu dapat diselesaikan maka makin banyak pula biaya yang harus dikeluarkan. karena pekerjaan yang seharusnya dapat diselesaikan dengan seorang pegawai tetapi harus dikerjakan dengan dua orang pegawai. Pada Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki. tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.Respontime adalah rata-rata waktu yang tertunda antara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut. Analisis Layanan (Service) Dalam suatu organisasi. dan apabila kemampuan sistem informasi tersebut akurat. dan masih membutuhkan waktu yang relatif lama. Hal itu dikarenakan masih ada kekurangan-kekurangan dalam proses pencarian dan perubahan data pegawai yang ada hubungannya dengan proses penggajian sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian laporan. visit: www. This document has been edited with Infix PDF Editor . f. Efisiensi pada Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan biaya yang minimal. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi di sini berhubungan dengan peningkatan efisiensi operasi. 6 To remove this notice. d. Dari hasil pengamatan dari sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personel masih kurang efisien. e. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas penting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. b. peningkatan pelayanan dan kepuasan karyawan merupakan suatu tujuan yang penting. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem baru dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan dengan dapat ditekannya biaya kesalahan operasi dan biaya operasi. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Dengan sistem informasi yang baik maka akan dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat yang dapat mendukung dalam menangani masalah dan peluang yang ada.com/unlock.

Rincian Biaya a.150. Biaya pengembangan sistem informasi terdiri dari biaya pelatihan bagi calon pemakai. a. Kelayakan Hukum e. Manfaat terdiri dari keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tak berwujud (intangible benefit. 4. Pengembangan Hardware 2) B.Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 This document has been edited with Infix PDF Editor .htm .iceni. Pengembangan Software Rp. Kebutuhan perangkat keras 2.-Rp. visit: www.free for non-commercial use. Biaya pengembangan sistem 1) B. Kelayakan Teknologi b.com/unlock. Kebutuhan Brainware 3. karena kebutuhan sistem akan mendukung tercapainya tujuan suatu organisasi. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem yang baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan sistem lama layak pakai atau tidak.115.1 Analisis Biaya dan Manfaat Rincian Biaya dan Manfaat 1.4 Analisis Biaya dan Manfaat Analisis biaya dan manfaat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Kelayakan Operasi c. Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan tak berwujud dalam sistem informasi ini adalah peningkatan kerja pegawai.000. Kelayakan Ekonomi d. 7 To remove this notice.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan merupakan proses yang menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Kebutuhan perangkat lunak 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan dalam mendukung kinerja sistem. Tabel 3. Biaya terdiri dari dua kategori yaitu biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) sistem tersebut. sedangkan keuntungan tak berwujud sulit diukur dengan satuan nilai uang. Sedangkan biaya yang berhubungan dengan pengoperasian sistem terdiri dari dari biaya operasi dan pemeliharaan sistem. Kelayakan Jadwal 3. biaya perangkat lunak dan perangkat keras dan biaya konversi sistem. Apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan yang dibutuhkan atau belum.3. Kebutuhan teknologi yang diperlukan antara lain : 1.709. 1.

Analisis Metode Periode Pengembalian (Payback Period) Metode periode pengembalian (Payback Period) merupakan metode yang menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan iuran-iurankas masuk.225. Biaya Operasi dan Perawatan 1) Hardware 2) Overhead Total Biaya 1. ROI dari suatu proyek investasi dapat dihitung dengan rumus : This document has been edited with Infix PDF Editor .000.165. 5.htm .000. 159.500. 415. 4. 2. 240.500. Rp. 240.500. 6.4 Bulan Jadi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi tersebut adalah 1 tahun 4 bulan 7 hari.165.650.800.Rp.916.- Rp. Di samping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali.000.Rp.5.248.640. 4.free for non-commercial use.Rp.800. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga ke dalam perhitungan. 4.Rp.Rp.Rp.iceni. Manfaat tak berwujud 1) Peningkatan Pegawai Total Manfaat Selisih Total Biaya dan Total Manfaat Rp. 5.150.Rp.b. 574.= Rp. 8 To remove this notice.500.000. 5.Rp.Rp.225. 1. 151.916.000.500.= Rp.Kepuasan Rp.500.248.500 = 4.500.Rp.150. Adapun metode perhitungan dengan metode ini adalah sebagai berikut : Total biaya pengadaan sistem tahun ke-0 Proses pada tahun ke-1 Sisa Sisa = = Rp. 6. 6.Rp. maka dapat dilakukan analisis biaya dan manfaat sebagai berikut : 1. Analisis Pengembalian Investasi (Return Of Invesment) Metode Pengembalian Investasi (ROI) digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan biaya yang dikeluarkan. Rincian Manfaat a.650 x12 Bulan Rp.000.Rp. Manfaat berwujud b.1.000.640.150. 391. visit: www.Rp.000.165.- Berdasarkan rincian biaya dan manfaat dari tabel diatas.com/unlock. 4.101. Biaya Pengembangan proyek 1) Tahap Penerapan Sistem a) Biaya Konversi File b) Biaya Pelatihan Personel c.

440.4.131.783. 3. 4.225.165.150 = 46.022. Jika sistem baru sekarang diterapkan atau dipakai dengan ketentuan tingkat bunga diskonto 2 % maka keuntungan yang diterima sebesar Rp. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus uangnya. visit: www.248. karena proyek yang bersangkutan atau sistem baru ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke dua sebesar 64.02)1 (1 + 0. 3.iceni.022.5..165.Rp. 6.-+Rp. Analisis Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih (NPV) merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang.48% dari biaya investasi.02) 2 = .= Rp.131. Perhitungan NPV dengan suku bunga diskonto sebesar 2% per tahun adalah sebagai berikut : NPV = .7. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek paa awal tahun yang dinilai uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. maka proyek sistem ini dapat diterima atau layak bagi Dinas Pekerjaan Umum (DPU) Klaten. 5. 6.40 % Hasil dari ROI > 0.-+ Rp. 3.022.633.587.Rp.+ Rp.= .150. 9 To remove this notice.-.com/unlock.10.500 Rp. 6. 9. Besarnya NPV bila dinyatakan dengan rumus adalah sebagai berikut : NPV = .187.Dari hasil diatas dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyakan layak untuk diterapkan karena NPV>0.7. Hasil ketiga perhitungan dengan ketiga metode tersebut di atas tercantum dalam tabel berikut ini This document has been edited with Infix PDF Editor .000 − Rp.free for non-commercial use.ROI = totalmanfaat − totalbiaya x100% totalbiaya Adapun perhitungan ROI sistem ini adalah sebagai berikut : ROI = Rp.500 + (1 + 0.-+ Rp.165.150.Rp.196.165.150.633.150 x100% Rp.htm .nilai proyek + Keterangan : NPV i n = Net Present Value = Tingkat bunga diskonto = umur proyek investasi proceed1 proceed 2 proceed n + + (1 + i %)1 (1 + i %) 2 (1 + i %) n Bila NPV bernilai lebih dari 0 (NPV>0) berarti bahwa investasi yang ditanamkan menguntungkan dan dapat diterima.

1. Sistem penggajian yang tidak hanya memberikan informasi tentang penggajian saja. maka proses penggajian dapat dilakukan This document has been edited with Infix PDF Editor .40 % Rp. visit: www.022.1 Perancangan Sistem 4. maka penulis mencoba untuk membangun program penggajian pegawai yang sesuai dengan kebutuhan pihak balai. 3. terutama sistem terhadap sistem yang telah dibuat.com/unlock. Yaitu sistem yang akan mendefinisikan urutan-urutan kerja pada sebuah sistem. Pembangunan sistem penggajian yang sesuai dengan kebutuhan pihak Dinas Pekerjaan Umum Klaten.633. 4. Dengan pertimbangan di atas.Patokan Kurang dari 2 tahun ROI>0 NPV>0 Keputusan Layak Layak Layak 4. Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user. 1 2 3 Metode Biaya dan Manfaat Payback Period ROI NPV Nilai 1 tahun 4 bulan 7 hari 46. Rancangan sistem ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. maka didapatkan hasil dari pembangunan program sebagai berikut : a.iceni. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.2 Hasil Analisis Biaya dan Manfaat No. Sistem flowchart sangat berpengaruh terhadap pembuatan program. Dalam hal ini rancangan model yang dibuat menggunakan sistem diagram alir (flowchart).1. Pembangunan sistem penggajian yang mampu membantu memaksimalkan kinerja SDM dalam mengolah data penggajian.1 Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan rancangan secara rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. b.free for non-commercial use. tetapi juga memberikan informasi lainnya. 4. Sistem penggajian pegawai yang baru merupakan sistem penggajian pegawai terkomputerisasi. Pertimbangan tersebut antara lain : a.htm . Setelah menganalisis kebutuhan sistem dan merancang sistem penggajian baru. 10 To remove this notice. c. Dengan komputerisasi.Tabel 3.2 Pembahasan Program Dalam perancangan sistem penggajian pegawai yang akan diterapkan di Dinas Pekerjaan Umum Klaten ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan penulis dalam pembuatan program.2 Perancangan Model Perancangan model merupakan suatu gambaran secara umum tentang tahaptahap yang dilalui dalam pengembangan sistem.

dengan cepat.htm . 4. b. Sistem penggajian pegawai yang baru tidak hanya memberikan informasi tentang penggajian tetapi juga memberikan informasi lain. Gambar 4. Setelah masuk pada jendela Microsoft Office pilih Blank database untuk membuat database sekaligus tentukan tempat untuk menyimpan database tersebut Gambar 4.1 Jendela Microsoft Access c.com/unlock. sehingga kapanpun data penggajian dibutuhkan dapat langsung diakses tanpa harus melakukan rekap ulang.iceni. 11 To remove this notice.free for non-commercial use.2. yaitu informasi data pegawai Dinas Pekerjaan Umum Klaten. Seluruh data penggajian tersimpan didalam database. Setelah kita tentukan tempat penyimpanan database maka kita buat tabel-tabelnya. c. visit: www. Adapun informasi lain yang terdapat didalam sistem penggajian pegawai ini. adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.3 Pembuatan Database Perancangan DataBase dilakukan dengan menggunakan software Microsoft Acces. a. Pilih create table in design view. Pilih start All Programs pilih Microsoft Office pilih Microsoft Access b.2 Pembuatan Tabel This document has been edited with Infix PDF Editor . Hal tersebut diperhitungkan mampu mengurangi biaya operasional sistem penggajian yang lama.

Jika kita berhasil membuat tabel maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini. 12 To remove this notice.com/unlock. dan tipe data tiap-tiap field.htm . lanjutkan pembuatan tabel dan simpan.free for non-commercial use.4 Tempat tabel disimpan f. Masukkan field-field tiap-tiap tabel. tentukan primary key. This document has been edited with Infix PDF Editor .d. Gambar 4.3 Menentukan Nama Field dan Penyimpanan e.iceni. Untuk melihat isi tabel yang lain maka kita double click tabel yang ingin kita lihat hasilnya. visit: www. Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai dengan nama tabel pada database yang telah dirancang sebelumnya/ Gambar 4.

com/unlock.htm .5 Hasil Tabel Pegawai Gambar 4.Gambar 4.7 Hasil Tabel Golongan This document has been edited with Infix PDF Editor . 13 To remove this notice.6 Hasil Tabel Jabatan Gambar 4. visit: www.iceni.free for non-commercial use.

com/unlock. Dapat menghemat waktu pencarian.iceni. 5.htm . 2. 14 To remove this notice. 7. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugastugas dengan baik. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama untuk dievaluasi. Dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat. Hal itu dapat dilihat pada BAB 4 halaman 110 – 114. pencatatan.8 Hasil Tabel Gaji 5. 4.Gambar 4. Adapun pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari beberapa hal berikut ini : 1.free for non-commercial use. visit: www. 3. dan pemasukkan data. Hasil-hasil laporan dapat tersaji dengan waktu yang tepat. Dengan melakukan analisis dan perancangan sistem informasi penggajian pada Dinas Pekerjaan Umum Klaten dapat merubah sistem yang tadinya manual menjadi sistem terkomputerisasi. Kesimpulan Adapun pokok-pokok kesimpulan dapat dilihat dari beberapa hal Dari hasil penelitian yang telah dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa dengan penerapan aplikasi penggajian bisa mengubah sistem lama menjadi sistem yang berbasis pada penggunaan teknologi komputer. 6. This document has been edited with Infix PDF Editor . Ditinjau dari analisis biaya dan manfaat sistem yang baru jauh lebih efektif dan efisien.

Andi Offset. Modul Kuliah : Algoritma dan Pemrograman 1 This document has been edited with Infix PDF Editor . 2002. 2003. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.htm . Ph.com/unlock. Warrant D.D. visit: www. MBA. 15 To remove this notice. Sutarman. 1981 ). 1999. Pengenalan Sistem Informasi. Jerry Fitz Gerald. Andra F Fitz Gerald. Fundamentals Of System Analisis (Edisi kedua: New York. Yogyakarta: Andi Offset.DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto Hartono.S.free for non-commercial use. Jhon Willey & Sons.Stalling. Kadir Abdul.Jr.Kom .iceni. Yogyakarta.