ISI KANDUNGAN

Muka Surat Pendahuluan Arkib Negara Malaysia Definisi Rekod Kerajaan Kepentingan Rekod Kerajaan Tanggungjawab terhadap Rekod Kerajaan Kenapa Rekod Kerajaan perlu Diperlihara Usaha-usaha Memelihara Rekod Kerajaan Rumusan Rujukan ii 1 2 3 4 5 7 11 12

PENDAHULUAN

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan menetapkan prinsip dan teras pengurusan rekod yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap jabatan/agensi kerajaan. Kerajaan memberi penekanan yang utama terhadap kecekapan jabatan atau agensi kerajaan dalam menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat. Keupayaan sesebuah jabatan atau agensi dalam menyampaikan perkhidmatan, membuat keputusan dan melaksanakan transaksi yang berkualiti adalah bergantung kepada sejauh mana maklumat yang diperlukan dapat diwujud, disimpan, dicapai serta digunakan. Kebanyakan daripada maklumat yang dihasilkan adalah terkandung di dalam rekod yang diselenggarakan oleh sesebuah jabatan atau agensi. Di samping itu, kerajaan juga memberi penekanan kepada integriti perkhidmatan awam. Teras kepada integriti adalah akauntabiliti dan ketelusan perkhidmatan awam. Integriti hanya dapat dizahirkan melalui rekod yang lengkap, sahih, mudah dicapai dan boleh digunakan. Kepentingan maklumat dan rekod sememangnya difahami oleh jabatan atau agensi namun, masih terdapat kelemahan dari segi mendapatkan maklumat dan rekod yang lengkap yang diperlukan semasa membuat kajian, perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan lebih malang lagi dalam membuat sesuatu keputusan. Oleh yang demikian, rekod yang merupakan sumber maklumat dan dokumen bukti kepada urusan rasmi kerajaan hendaklah diuruskan dengan cekap dan teratur. Sehubungan dengan ini, prinsip dan teras yang ditetapkan dalam Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan ini perlulah dipatuhi oleh setiap jabatan atau agensi kerajaan.

ARKIB NEGARA MALAYSIA Arkib Negara ditubuhkan dengan rasminya pada 1 Disember 1957 dengan nama Pejabat Rekod Awam yang
Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

2
Rajah 1 : Logo Arkib Negara Malaysia

berperanan untuk menyediakan garis panduan dalam pewujudan, pemerolehan, penyimpanan dan pemeliharaan rekod dan menyediakan kemudahan bagi rujukan, penyelidikan dan yang berkaiatan. Nama Pejabat Rekod Awam ditukar kepada Jabatan Arkib Negara pada November 1963 dan pada tahun 1977 dinamakan semula sebagai Arkib Negara Malaysia yang digunakan sehingga kini. Objektif Arkib Negara Malaysia adalah untuk menambahkan ilmu pengetahuan dan menggalakkan kesedaran kebangsaan dengan cara mengumpul, memelihara dan menyediakan kemudahan penyelidikan ke atas Rekod dan Arkib Awam serta menyebarkan maklumat. Selain itu, ia juga untuk mewujudkan kecekapan jentera pentadbiran kerajaan dengan cara yang ekonomikal menerusi pengurusan rekod yang sistematik dan moden di agensi-agensi kerajaan. Sini, disertakan beberapa fungsi Arkib Negara Malaysia : 1. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik dan berkesan. 2. Mengesan, mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara. 3. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan orang awam. 4. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair. 5. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai.

DEFINISI REKOD KERAJAAN

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

Menurut Undang undang Malaysia Akta 629 Akta Arkib Negara 2003, "rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Menurut Dasar Pengurusan Rekod Negara menyatakan rekod merupakan maklumat yang diwujud, diterima dan diselenggara sebagai bukti oleh sesebuah organisasi atau orang perseorangan bagi memenuhi kehendak undang-undang serta semasa melaksanakan transaksi rasmi. (Malaysia Standard 22231:2009)

Manakala kerajaan pula membawa maksud satu negeri atau negara yang mempunyai raja sebagai kepala pemerintahannya. 2 Pemerintahan atau pemerintah sesebuah negara. 3 Naik takhta; menjadi raja: Jika ia ~, tiada akan sempurna negeri ini. ~ campuran pemerintahan yang anggota kabinetnya terdiri daripada berbagai-bagai parti (bukan dari pada satu parti politik). ~ pusat pemerintahan yang bersifat kebangsaan (iaitu seluruhnya, bukan kerajaan negeri atau bahagian). Menurut kamus dewan edisi keempat.

Di bawah Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1966, maksud Rekod Kerajaanadalah segala jenis surat, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak ,buku peta, plan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara, yang diterima atau dikeluarkan oleh

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

mana-mana Jabatan Kerajaan didalam apa-apa bentuk jua sekali pun untuk tujuan menjalan dan menunaikan urusan rasmi.

Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629), Rekod Kerajaan bermaksud Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,gambar foto, mikro filem, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas rasmi jabatan tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apap-apa salinannya.

Dengan kata lain rekod kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugasatau kerja harian jabatan. Ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun. Ketua-ketua Jabatan adalah dilarang sama sekali daripada memusnahkan apa-apa rekod Kerajaan walaupun pada pandangannya rekod itu tiada bernilai tanpa mendapat kelulusan dari Arkib Negara Malaysia terlebih dahulu.

KEPENTINGAN REKOD KERAJAAN Rekod Kerajaan adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara. Rekod Kerajaan mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. Rekod Kerajaan merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai. Rekod Kerajaan mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan kerajaan dan individu. Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah
Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan kerajaan untuk menjaga dan memeliharanya. Ini bersesuaian dengan matlamat kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan kerajaan.

TANGGUNGJAWAB TERHADAP REKOD KERAJAAN

Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan perlukan di dalam urusan harian. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan

secara sistematik dan dipelihara dengan baik.

Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-

rekod yang tidak diperlukan.

Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah

ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan.
Memastikan semua rekod yang telah berusia 20 tahun disenarai dan dipindahkan

ke Arkib Negara Malaysia.

Meminta kebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara untuk memusnahkan rekod-

rekod yang tidak bernilai.

Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib

mengenai cara pengurusan rekod di jabatan.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

 Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, Pegawai

Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik. Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 692) iaitu yang berkaitan dengan kawalan dan larangan berkenaan rekod, maka sesuatu rekod itu; Tidak boleh dimusnahkan atau benarkan pemusnahan mana-mana rekod awamyang dalam jagaan atau di bawah kawalan orang itu.
Jika berniat, hendaklah memberitahu Ketua Pengarah dalam borang

yangditetapkan dengan menyatakan sifat rekod awam tersebut. Kebenaran pemusnahan sesuatu rekod hanya dengan kebenaran KetuaPengarah Arkib Negara. KESALAHAN : Mana-mana pelanggaran akta ini membolehkan seseorang itudidenda tidak melebihi RM5000 atau penjara tidak melebihi 1 tahun atau kedua-duanya.

KENAPA REKOD KERAJAAN PERLU DIPERLIHARA? Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang. Rekod-rekod juga merupakan satu element keselamatan kerajaan. Pendedahan kepada pihak yang berkepentingan akan memudaratkan pentadbiran negara. Justeru itu, rekod kerajaan perlulah sentiasa dijaga dan dipelihara.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

Terdapat 3 jenis musuh rekod kerajaan iaitu semua agen perosak yang akan memusnahkan rekod kerajaan semasa rekod-rekod berada di simpanan jabatan.
1. Faktor Biologikal

Terdiri daripada binatang atau serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatang-binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus, lembab, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod.
2. Faktor Kimia

Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. Begitu juga dakwat dan bahanbahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.
3. Faktor Manusia

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.
Rajah 2 : Rekod-rekod yang tidak disimpan dengan baik.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

USAHA-USAHA MEMELIHARA REKOD KERAJAAN Usaha- usaha yang boleh dilakukan oleh Jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan jabatan ialah:

1. Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan

Pegawai-pegawai Rekod Jabatan adalah bertanggungjawab mengurus supaya semua rekod-rekod dijaga dengan baik dan tidak mengalami apa-apa kerosakan. Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus. Dinding, lantai dan bumbung tempat itu janganlah berlubang-lubang atau bercelahcelah. Rekod-rekod akan berlapuk, warna kertas akan menjadi pudar dan serangga akan membinasakannya sekiranya keadaan tempat simpanan itu tidak memuaskan.
2. Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod

Jika boleh, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa, tetapi jika keadaan tidka mengizinkan, tingkap-tingkap dan pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari pana. Kipaskipas siling dan kipas udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut. Cara ini, sedikit sebanyak boleh juga menipis udara yang masuk. Alat
Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

Rajah 3: Perudaraan yang baik di Bilik Simpanan Rekod

penahan lembab udara hendaklah digunakan di pada waktu malam dan masa hujan supaya kelembapan udara boleh dikurangkan bagi mewujudkan keadaan yang selamat. Rekod-rekod akan berlapuk sekiranya hawa lembab melebihi 75F dalam jangka waktu yang pendek. 3. Menyimpan rekod-rekod ditempat sesuai Rekod-rekod seboleh-bolehnya mesti disimpan di atas para-para logam yang mempunyai 6 inci lapang antara lantai dan para yang terbawah sekali. Ini akan membolehkan udara berlegar dengan bebas dan senang untuk dibersih. Rekod-rekod, fail, buku, bahan bercetak , peta, pelan-pelan dan sebagainya mesti diatur dengan cermat dan dilekat dengan kertas tanda masing-masing. Rajah 4 : SImpan rekod di tempat yang Rekod tempat-tempat yang kecil dari ukurannya. 4. Rekod-rekod yang tidak dipakai. Rekod-rekod yang tidak terpakan hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan, tidak dibiarkan bertaburan atau dicampakan ke dalam bilik-bilik setor, di serambi atau tingkat bawah rumah. Rekod-rekod
Rajah 5 : Rekod-rekod untuk pelupusan. sesuai dan berlabel.

ini hendaklah disenaraikan dan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod, Arkib Negara Malaysia seberapa awal yang boleh untuk

menyelamatkan tempat. 5. Mengawasi daripada api

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

10

Menghisap rokok, menghidupkan api atau membawa api sangatlah ditegah di dalam kawasan tempat penyimpan rekod-rekod. Alat pemadam api karbon dioksid adalah yang sesuai bagi tempat menyimpan rekod-rekod dan hendaklah diletakkan ditempat-tempat yang sesuai supaya senang apabila hendak digunakan kelak. 6. Penggunaan racun serangga Tiap-tiap bulan, tempat simpanan rekod-rekod hendaklah Simpanan Rekod disembur dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D.D.D, Dieldrin, Pyrethrum, Gaama, Benzene Hixachloede. Racun-racun serangga ini boleh disembur dengan
Rajah 6 : Alat Pemadam Apidi Bilik

menggunakan alat sembur biasa, ke arah dinding, bumbung, perkakas buatan kayu dan lubang-lubang dilantai. Racun-racun tersebut mudah dibeli dibawah berbagai nama perniagaannya yang sudah disediakan untuk digunakan. Rekod-rekod mestilah dijaga supaya tidak terkena racun-racun tadi. Kapur-kapur barus hendaklah juga diletakkan dengan jarak yang dekat di atas rak-rak untuk mengelakan serangan serangga-serangga. 7. Membaiki muka surat yang koyak Gam dan cellulose tape tidak boleh digunakan untuk membaiki muka-muka surat yang koyak kerana ini akan memecah dan menambah mencacatkan kertas. Disamping itu cellulose tape sangat sukar untuk ditanggalkan daripada dokumen tanpa merosakkan kertas dan tulisannya. Muka-muka surat yang terkoyak hendaklah dibaiki dengan menggunakan kertas yang sama sebangsa dan dengan menggunakan pelekat kanji. Pelekat-pelekat dagangan seperti yang boleh didapati dikedai-kedai alatulis yang diakui boleh digunakan. 8. Membersihkan tempat simpanan rekod Tempat simpanan rekod-rekod mestilah sentiasa bersih dan teratur, dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurangnya seminggu sekali. Mengimbas

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

11

atau menyapu habuk dengan begitu sahaja tidak membersihkan sesuatu tempat, hanya mengalihkan sahaja habuk tersebut. 9. Memeriksa tempat simpanan rekod dan kawasannya. Tiap-tiap enam bulan, tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga.
10. Mengawasi daripada Anai- anai.

Jagaan yang rapi adalah penting bagi menjauhi daripada serangan anai-anai ditempat simpanan rekod-rekod. Pecahan dan lubang yang terdapat dilantai-lantai, kayu dan almari-almari hendaklah disapu dengan racun serangga Dieldrin yang senang didapati tetapi mesti dicairkan menurut arahannya. Kerja hendaklah dibuat dengan menggunakan berus-berus pengecat pada tiap-tiap 6 bulan. 11. Menjaga fail Kulit-kulit fail dan lampiran-lampirannya hendaklah dijaga dengan cermat supaya sudut-sudutnya tiada terlipat. 12. Menyelitkan semula fail tertanggal Lampiran-lampirannya yang tertanggal daripada fail-failnya mestilah diselitkan semula ke tempat yang sesuai dengan serta merta. 13. Menggeringkan rekod basah Rekod-rekod yang basah tidak boleh dikeringkan dibawah sinaran matahari. Sewajarnya rekod-rekod ini hendaklah dibuka untuk diselerakkan dan dikeringkan dibawah putaran kipas yang perlahan atau dengan diapit diantara kertas( blotting paper) yang bersih 14. Menyelamatkan rekod-rekod yang terendam air.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

12

Rekod-rekod terendam air mesti dipindahkan ke bilik masuk udara dan dikeringkan sebagaimana yang tersebut diatas. Untuk pemulihannya Arkib Negara hendaklah diberitahu segera.

RUMUSAN

Jabatan atau agensi kerajaan hendaklah mewujudkan dan menyelenggara rekod yang sahih ( authentic), kebolehpercayaan ( reliable), lengkap (completeness), utuh( integrity) dan boleh digunakan (useable), semasa menjalankan tugas rasmi serta mematuhi kehendak undang-undang dan akauntabiliti. Rekod hendaklah diurus dengan cekap dan teratur bermula dari pewujudan, penawanan, penggunaan, pemeliharaan hingga pelupusannya. Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. Bil. 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5, jabatanjabatan kerajaan perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat. Langkah penjagaan dan pemeliharaan ini perlu diambil perhatian oleh setiap anggota atau kakitangan agensi kerajaan dalam tadbir urus rekod yang kemas dan teratur. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan yang menjelaskan prinsip dan teras pengurusan rekod ini hendaklah dijadikan asas bagi perlaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod di jabatan atau agensi kerajaan.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

13

RUJUKAN

Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan - ANM.SDSPK.7/2010 Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan - Surat Perkeliling Bil. 1 Tahun 1997 Mok Soon Sang (2010). Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan.Selangor: Penberbitan Multimedia Sdn. Bhd http://www.arkib.gov.my/ http://mamo60.tripod.com/arkib/profilarkib1.htm http://bimbingandankaunseling.blogspot.com/2007/11/panduan-pengurusan-rekodkerajaan.html http://mivec.wordpress.com http://www.arkib.gov.my/pengurusanrekod/peng-rekod-kerajaan.htm

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

14