P. 1
Rekod-Rekod Kerajaan (Tugasan Individu Kursus Induksi)

Rekod-Rekod Kerajaan (Tugasan Individu Kursus Induksi)

|Views: 1,188|Likes:
Published by Whyin Chong

More info:

Published by: Whyin Chong on Oct 02, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/12/2013

pdf

text

original

ISI KANDUNGAN

Muka Surat Pendahuluan Arkib Negara Malaysia Definisi Rekod Kerajaan Kepentingan Rekod Kerajaan Tanggungjawab terhadap Rekod Kerajaan Kenapa Rekod Kerajaan perlu Diperlihara Usaha-usaha Memelihara Rekod Kerajaan Rumusan Rujukan ii 1 2 3 4 5 7 11 12

PENDAHULUAN

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin

1

kerajaan juga memberi penekanan kepada integriti perkhidmatan awam. disimpan. masih terdapat kelemahan dari segi mendapatkan maklumat dan rekod yang lengkap yang diperlukan semasa membuat kajian. sahih. Sehubungan dengan ini. Kebanyakan daripada maklumat yang dihasilkan adalah terkandung di dalam rekod yang diselenggarakan oleh sesebuah jabatan atau agensi. Di samping itu. Kerajaan memberi penekanan yang utama terhadap kecekapan jabatan atau agensi kerajaan dalam menyampaikan perkhidmatan kepada rakyat. pemantauan dan lebih malang lagi dalam membuat sesuatu keputusan. ARKIB NEGARA MALAYSIA Arkib Negara ditubuhkan dengan rasminya pada 1 Disember 1957 dengan nama Pejabat Rekod Awam yang Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 2 Rajah 1 : Logo Arkib Negara Malaysia . mudah dicapai dan boleh digunakan. Teras kepada integriti adalah akauntabiliti dan ketelusan perkhidmatan awam. rekod yang merupakan sumber maklumat dan dokumen bukti kepada urusan rasmi kerajaan hendaklah diuruskan dengan cekap dan teratur. prinsip dan teras yang ditetapkan dalam Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan ini perlulah dipatuhi oleh setiap jabatan atau agensi kerajaan. Kepentingan maklumat dan rekod sememangnya difahami oleh jabatan atau agensi namun. membuat keputusan dan melaksanakan transaksi yang berkualiti adalah bergantung kepada sejauh mana maklumat yang diperlukan dapat diwujud. perancangan.Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan menetapkan prinsip dan teras pengurusan rekod yang perlu dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap jabatan/agensi kerajaan. pelaksanaan. Integriti hanya dapat dizahirkan melalui rekod yang lengkap. Keupayaan sesebuah jabatan atau agensi dalam menyampaikan perkhidmatan. Oleh yang demikian. dicapai serta digunakan.

Selain itu. ia juga untuk mewujudkan kecekapan jentera pentadbiran kerajaan dengan cara yang ekonomikal menerusi pengurusan rekod yang sistematik dan moden di agensi-agensi kerajaan. mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara. Nama Pejabat Rekod Awam ditukar kepada Jabatan Arkib Negara pada November 1963 dan pada tahun 1977 dinamakan semula sebagai Arkib Negara Malaysia yang digunakan sehingga kini. Mengesan. 3.berperanan untuk menyediakan garis panduan dalam pewujudan. Objektif Arkib Negara Malaysia adalah untuk menambahkan ilmu pengetahuan dan menggalakkan kesedaran kebangsaan dengan cara mengumpul. 2. penyelidikan dan yang berkaiatan. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair. memelihara dan menyediakan kemudahan penyelidikan ke atas Rekod dan Arkib Awam serta menyebarkan maklumat. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik dan berkesan. DEFINISI REKOD KERAJAAN Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 3 . penyimpanan dan pemeliharaan rekod dan menyediakan kemudahan bagi rujukan. Sini. disertakan beberapa fungsi Arkib Negara Malaysia : 1. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan orang awam. pemerolehan. 4. 5.

tiada akan sempurna negeri ini. rekod. 2 Pemerintahan atau pemerintah sesebuah negara. Di bawah Akta Arkib Negara No. dokumen. (Malaysia Standard 22231:2009) Manakala “kerajaan” pula membawa maksud “satu negeri atau negara yang mempunyai raja sebagai kepala pemerintahannya.Menurut Undang – undang Malaysia Akta 629 Akta Arkib Negara 2003. rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya. daftar. mikrofilem. "rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas. plan. lukisan. ~ pusat pemerintahan yang bersifat kebangsaan (iaitu seluruhnya. maksud “Rekod Kerajaan”adalah segala jenis surat. filem wayang gambar dan rakaman suara. filem sinematograf.” Menurut kamus dewan edisi keempat. gambar foto. rakaman bunyi. bahan bercetak . 3 Naik takhta. lukisan. buku.buku peta. mikrofilem. 44 Tahun 1966. peta. Menurut Dasar Pengurusan Rekod Negara menyatakan “rekod” merupakan maklumat yang diwujud. ~ campuran pemerintahan yang anggota kabinetnya terdiri daripada berbagai-bagai parti (bukan dari pada satu parti politik). diterima dan diselenggara sebagai bukti oleh sesebuah organisasi atau orang perseorangan bagi memenuhi kehendak undang-undang serta semasa melaksanakan transaksi rasmi. yang diterima atau dikeluarkan oleh Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 4 . bukan kerajaan negeri atau bahagian). gambar. daftar. pelan. dokumen. menjadi raja: Jika ia ~. bahan bercetak.

rekod yang dihasilkan secara elektronik oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas rasmi jabatan tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apap-apa salinannya. peta. pelan. buku. daftar. Rekod Kerajaan mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. Rekod Kerajaan bermaksud “ Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas. Rekod Kerajaan merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai.” Dengan kata lain rekod kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugasatau kerja harian jabatan. rakaman bunyi. mikro filem.dokumen. Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 5 .mana-mana Jabatan Kerajaan didalam apa-apa bentuk jua sekali pun untuk tujuan menjalan dan menunaikan urusan rasmi.gambar foto. Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629). Ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun. Rekod Kerajaan mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan kerajaan dan individu. lukisan. bahan bercetak. Ketua-ketua Jabatan adalah dilarang sama sekali daripada memusnahkan apa-apa rekod Kerajaan walaupun pada pandangannya rekod itu tiada bernilai tanpa mendapat kelulusan dari Arkib Negara Malaysia terlebih dahulu. KEPENTINGAN REKOD KERAJAAN Rekod Kerajaan adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.

maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan kerajaan untuk menjaga dan memeliharanya.  Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan. Ini bersesuaian dengan matlamat kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan kerajaan.  Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan.  Meminta kebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara untuk memusnahkan rekod- rekod yang tidak bernilai. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 6 .penting.  Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod- rekod yang tidak diperlukan.  Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib mengenai cara pengurusan rekod di jabatan.  Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik. TANGGUNGJAWAB TERHADAP REKOD KERAJAAN  Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan perlukan di dalam urusan harian.  Memastikan semua rekod yang telah berusia 20 tahun disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 7 . Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan.  Jika berniat. Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik. Pendedahan kepada pihak yang berkepentingan akan memudaratkan pentadbiran negara. KENAPA REKOD KERAJAAN PERLU DIPERLIHARA? Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan.  Kebenaran pemusnahan sesuatu rekod hanya dengan kebenaran KetuaPengarah Arkib Negara. rekod kerajaan perlulah sentiasa dijaga dan dipelihara. Justeru itu.  Tidak boleh dimusnahkan atau benarkan pemusnahan mana-mana rekod awamyang dalam jagaan atau di bawah kawalan orang itu. hendaklah memberitahu Ketua Pengarah dalam borang yangditetapkan dengan menyatakan sifat rekod awam tersebut. maka sesuatu rekod itu. Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 692) iaitu yang berkaitan dengan kawalan dan larangan berkenaan rekod.  KESALAHAN : Mana-mana pelanggaran akta ini membolehkan seseorang itudidenda tidak melebihi RM5000 atau penjara tidak melebihi 1 tahun atau kedua-duanya. Rekod-rekod juga merupakan satu element keselamatan kerajaan. penyelidik dan generasi akan datang.

Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan. 3. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 8 . 1. Faktor Biologikal Terdiri daripada binatang atau serangga perosak seperti tikus. Rajah 2 : Rekod-rekod yang tidak disimpan dengan baik. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dikendalikan dengan kasar. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod. sesak dan kotor. di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod. lipas. tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat. anai-anai. 2. bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Faktor Kimia Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. lembab. gegat dan binatang-binatang perosak yang lain. Begitu juga dakwat dan bahanbahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Faktor Manusia Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya.Terdapat 3 jenis musuh rekod kerajaan iaitu semua agen perosak yang akan memusnahkan rekod kerajaan semasa rekod-rekod berada di simpanan jabatan. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna.

USAHA-USAHA MEMELIHARA REKOD KERAJAAN Usaha. Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod Jika boleh. Dinding. tetapi jika keadaan tidka mengizinkan. tingkap-tingkap dan pintu-pintu hendaklah dibuka di waktu hari pana. lantai dan bumbung tempat itu janganlah berlubang-lubang atau bercelahcelah. sedikit sebanyak boleh juga menipis udara yang masuk. Tempat simpanannya janganlah dimasuki air dan pancaran matahari yang terus. tempat simpanan rekod-rekod hendaklah mempunyai alat hawa dingin yang dipasang setiap masa. Kipaskipas siling dan kipas udara dihidupkan supaya membolehkan udara berlegar dengan senang. warna kertas akan menjadi pudar dan serangga akan membinasakannya sekiranya keadaan tempat simpanan itu tidak memuaskan. 2. Cara ini. Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Pegawai-pegawai Rekod Jabatan adalah bertanggungjawab mengurus supaya semua rekod-rekod dijaga dengan baik dan tidak mengalami apa-apa kerosakan. Pintu-pintu dan tingkap-tingkap hendaklah dipasang dengan net dawai yang dianyam rapat untuk menyekat serangga terbang masuk ke dalam kawasan simpanan tersebut. Alat Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin Rajah 3: Perudaraan yang baik di Bilik Simpanan Rekod 9 .usaha yang boleh dilakukan oleh Jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan jabatan ialah: 1. Rekod-rekod akan berlapuk.

fail. buku. Rekod-rekod. sesuai dan berlabel. tidak dibiarkan bertaburan atau dicampakan ke dalam bilik-bilik setor. peta.penahan lembab udara hendaklah digunakan di pada waktu malam dan masa hujan supaya kelembapan udara boleh dikurangkan bagi mewujudkan keadaan yang selamat. Rajah 4 : SImpan rekod di tempat yang Rekod tempat-tempat yang kecil dari ukurannya. Rekod-rekod akan berlapuk sekiranya hawa lembab melebihi 75F dalam jangka waktu yang pendek. bahan bercetak . di serambi atau tingkat bawah rumah. Arkib Negara Malaysia seberapa awal yang boleh untuk menyelamatkan tempat. ini hendaklah disenaraikan dan dipindahkan ke Pusat Perkhidmatan Rekod. Rekod-rekod yang tidak dipakai. pelan-pelan dan sebagainya mesti diatur dengan cermat dan dilekat dengan kertas tanda masing-masing. Ini akan membolehkan udara berlegar dengan bebas dan senang untuk dibersih. Rekod-rekod Rajah 5 : Rekod-rekod untuk pelupusan. Rekod-rekod yang tidak terpakan hendaklah juga dijaga dengan cara yang sama tetapi disimpan berasingan. Menyimpan rekod-rekod ditempat sesuai Rekod-rekod seboleh-bolehnya mesti disimpan di atas para-para logam yang mempunyai 6 inci lapang antara lantai dan para yang terbawah sekali. 5. 4. Mengawasi daripada api Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 10 . 3.

Muka-muka surat yang terkoyak hendaklah dibaiki dengan menggunakan kertas yang sama sebangsa dan dengan menggunakan pelekat kanji. Penggunaan racun serangga Tiap-tiap bulan. Membersihkan tempat simpanan rekod Tempat simpanan rekod-rekod mestilah sentiasa bersih dan teratur. 7. menghidupkan api atau membawa api sangatlah ditegah di dalam kawasan tempat penyimpan rekod-rekod. Alat pemadam api karbon dioksid adalah yang sesuai bagi tempat menyimpan rekod-rekod dan hendaklah diletakkan ditempat-tempat yang sesuai supaya senang apabila hendak digunakan kelak. Pyrethrum. Gaama. Disamping itu cellulose tape sangat sukar untuk ditanggalkan daripada dokumen tanpa merosakkan kertas dan tulisannya. perkakas buatan kayu dan lubang-lubang dilantai. Pelekat-pelekat dagangan seperti yang boleh didapati dikedai-kedai alatulis yang diakui boleh digunakan. Kapur-kapur barus hendaklah juga diletakkan dengan jarak yang dekat di atas rak-rak untuk mengelakan serangan serangga-serangga. Benzene Hixachloede. Rekod-rekod mestilah dijaga supaya tidak terkena racun-racun tadi. Racun-racun tersebut mudah dibeli dibawah berbagai nama perniagaannya yang sudah disediakan untuk digunakan.D. Racun-racun serangga ini boleh disembur dengan Rajah 6 : Alat Pemadam Apidi Bilik menggunakan alat sembur biasa.D. Mengimbas Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 11 . Dieldrin. 6. dicuci dengan pencuci hampagas (vacuum cleaner) sekurang-kurangnya seminggu sekali. 8. bumbung. Membaiki muka surat yang koyak Gam dan cellulose tape tidak boleh digunakan untuk membaiki muka-muka surat yang koyak kerana ini akan memecah dan menambah mencacatkan kertas. tempat simpanan rekod-rekod hendaklah Simpanan Rekod disembur dengan racun serangga yang mengandungi bahan-bahan kimia seperti D.Menghisap rokok. ke arah dinding.

Jagaan yang rapi adalah penting bagi menjauhi daripada serangan anai-anai ditempat simpanan rekod-rekod. Menggeringkan rekod basah Rekod-rekod yang basah tidak boleh dikeringkan dibawah sinaran matahari. 12. Memeriksa tempat simpanan rekod dan kawasannya. Pecahan dan lubang yang terdapat dilantai-lantai. Mengawasi daripada Anai. 9. 10. 11.atau menyapu habuk dengan begitu sahaja tidak membersihkan sesuatu tempat. Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 12 . 13. Kerja hendaklah dibuat dengan menggunakan berus-berus pengecat pada tiap-tiap 6 bulan.anai. Tiap-tiap enam bulan. Sewajarnya rekod-rekod ini hendaklah dibuka untuk diselerakkan dan dikeringkan dibawah putaran kipas yang perlahan atau dengan diapit diantara kertas( blotting paper) yang bersih 14. hanya mengalihkan sahaja habuk tersebut. Menyelamatkan rekod-rekod yang terendam air. Menjaga fail Kulit-kulit fail dan lampiran-lampirannya hendaklah dijaga dengan cermat supaya sudut-sudutnya tiada terlipat. kayu dan almari-almari hendaklah disapu dengan racun serangga Dieldrin yang senang didapati tetapi mesti dicairkan menurut arahannya. tempat simpanan rekod-rekod dan kawasan di sekelilingnya hendaklah diperiksa untuk mengawas serangga-serangga. Menyelitkan semula fail tertanggal Lampiran-lampirannya yang tertanggal daripada fail-failnya mestilah diselitkan semula ke tempat yang sesuai dengan serta merta.

Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 13 . Bil. utuh( integrity) dan boleh digunakan (useable). penawanan. lengkap (completeness). jabatanjabatan kerajaan perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat. penggunaan. semasa menjalankan tugas rasmi serta mematuhi kehendak undang-undang dan akauntabiliti. kebolehpercayaan ( reliable). pemeliharaan hingga pelupusannya. RUMUSAN Jabatan atau agensi kerajaan hendaklah mewujudkan dan menyelenggara rekod yang sahih ( authentic). Rekod hendaklah diurus dengan cekap dan teratur bermula dari pewujudan. 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5. Untuk pemulihannya Arkib Negara hendaklah diberitahu segera. Langkah penjagaan dan pemeliharaan ini perlu diambil perhatian oleh setiap anggota atau kakitangan agensi kerajaan dalam tadbir urus rekod yang kemas dan teratur. Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan yang menjelaskan prinsip dan teras pengurusan rekod ini hendaklah dijadikan asas bagi perlaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod di jabatan atau agensi kerajaan.Rekod-rekod terendam air mesti dipindahkan ke bilik masuk udara dan dikeringkan sebagaimana yang tersebut diatas.

arkib. Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan.ANM.html http://mivec.SDSPK.gov.htm http://bimbingandankaunseling. 1 Tahun 1997 Mok Soon Sang (2010).7/2010 Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan .arkib.my/ http://mamo60.gov.com/arkib/profilarkib1.Selangor: Penberbitan Multimedia Sdn.com/2007/11/panduan-pengurusan-rekodkerajaan. Bhd http://www.my/pengurusanrekod/peng-rekod-kerajaan.wordpress.htm Tugasan Individu Kursus Induksi Smm K1 3/2011 Chong Wai Yin 14 .com http://www.blogspot.tripod.Surat Perkeliling Bil.RUJUKAN Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->