PENGGUNAAN SISTEM “ERP” (Enterprise Resource Planning) PADA PERUSAHAAN

Disusun Oleh: M. Tommy Rizqi Ayu Amalia Rita Istyana 09.3862.A 09.3869.A 09.3823.A

Manajemen Ganjil kelas Pagi

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PEKALONGAN 2011
Jl. Sriwijaya No. 3 Pekalongan Telp. (0285) 421096, 426800, 421464

yang bisa menerima perkembangan teknologi. Biasanya dalam penerapan suatu sistem informasi. Masih banyak terjadi. terutama pada perusahaan keluarga dimana hampir seluruh keputusan diambil oleh satu orang saja. langkah pertama adalah menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar menjadi lebih baik. Hal inilah yang merupakan modal dasar dalam penerapan sistem informasi. dimana satu karyawan memiliki pekerjaan rangkap di beberapa divisi yang berbeda. terlebih di Indonesia dengan tingkat pembajakan software yang begitu tinggi menyebabkan orang memandang software adalah suatu produk yang sangat murah. Latar belakang Penerapan sistem informasi terintegrasi di suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan. tanpa adanya hal tersebut. hasil terbaik tidak akan bisa didapat walaupun banyak biaya yang sudah dikeluarkan dan banyak hal yang sudah dikorbankan. Selain itu masih banyak perusahaan-perusahaan. tidak memiliki bisnis proses yang baku.BAB I PENDAHULUAN 1. terutama yang belum menerapkan ISO. walaupun sebenarnya tingkat efisiensi yang akan diperoleh akan jauh lebih tinggi dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem. hal ini menyebabkan sistem informasi tidak bisa diterapkan. Oleh karena itu jika suatu perusahaan ingin membuat suatu sistem informasi terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal dan segera membatalkan rencana tersebut. . yang memiliki visi misi perusahaan untuk terus berkembang. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan perusahaan yang open minded.

unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP.BAB II PEMBAHASAN Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan. mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). seperti dana. manusia.biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part. Oleh karena itu. Pada prinsipnya. Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Dalam proses ini. sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya. waktu. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian. sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. biaya kerugian akibat'machine fault' dll.). sistem Manufaktur. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial. Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. . bagian produksi. bagian perbekalan. sistem Distribusi. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi. bagian pengangkutan. mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita. bagian keuangan dan sebagainya. mesin. bagian gudang. dll. material dan kapasitas. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun. sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan. suku cadang. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi. tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana. bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP. truk dan industri berat lainnya. automobil. atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Tantangannya misalnya. SRM.Di sini. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesarbesarnya dari sistem ERP. jadwal perbaikan(service) untuk mencegah terjadinya machine fault. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar. Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan. dsb. Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru. waktu. Misalnya. spesifikasi. Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya. maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.roda racing. penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk lebih meningkatkan kemapuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM. Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga. sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance. mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. manusia. Pada dasarnya.harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. PLM dan juga Project Management. perkapalan. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru. material dan kapasitas. Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar. bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing). Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat.´Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS). maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). inventory. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu . Sebagai kesimpulan. Dengan SCS. Secara de facto. Dengan SCS.

Cost Control (CO) 15. Master Production Scheduling (MPS) 6. Inventory Mangement (INV) 9. Account Payable (AP) 13. Financial Reporting Tujuan dan Peranan ERP dalam Organisasi Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. Account Receivable (AR) 14. Shop Floor Control (SFC) 10. Bill Of Material (BOM) 3. maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan. Item Master Management (IMM) 2.dengan konsep perencanaan kebutuhan material .proses kerja 'best practice'. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: • • • • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan TAHAPAN EVOLUSI ERP • Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) Merupakan cikal bakal dari ERP. Demand Management (DM) 4. General Ledger (GL) 12. Capacity Requirement Planning 8. Material Requirements Planning(MRP) 7. Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems : 1. Sales and Order Management (SOM) 5. Purchasing Management (PUR) 11.

terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan • Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi. serta lebih konflek dari ERP sebelumnya. Kelebihan ERP • • • • • • Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi. biaya dan keuntungan pada level inti Kelemahan ERP    Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif .• Tahap II: Close-Loop MRP Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP. produktifitas dan efisiensi yang tepat. Rancangan Perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian. penerimaan inventori. antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan • Tahap IV: Enterprise Resource Planning Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan. rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah • Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000. dan pembiayaan Akuntasi untuk keseluruhan tugas: Melacak pemasukan.

pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan cabang-cabangnya. akhirnya diputuskan untuk menggunakan solusi dari Microsoft. kantor pusat dapat memantau jenis barang yang dijual. Melalui pola tersentralisasi ini.jika terdapat pembobolan sistem keamanan   Contoh kasus (PT Kokoh Inti Arebama) : Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan. data keuangan. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly. serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. Implementasi sistem ERP ini mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan. mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk enduser. serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Oracle dan Microsoft). ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. . lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. contohnya : pelanggan. Dari sisi efisiensi. Karena solusi dari Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini user-friendly. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar. PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. dan mengundang vendor solusi IT (SAP. serta melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang. melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Setelah melakukan benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis. Secara keseluruhan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif.

Mereka sangat sulit menerima sistem baru yang akan diterapkan. nanti saja dll. karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi. padahal biaya untuk sosialisasi sistem biasa jauh lebih besar daripada biaya pembuatannya. Hal ini akan menyebabkan ketakutan pada diri mereka jika sistem informasi diterapkan. Peran user terbesar adalah ketika sistem informasi selesai dibuat dan akan disosialiasikan. tidak mengerti. Faktor Dominan Penghalang ERP: Faktor dominan yang menjadi penghalang adalah user. Mayoritas user pada saat sosialisasi akan mencoba menghindar dan menolak dengan berbagai alasan seperti sibuk. jika tidak dipakai akan sia-sia belaka. Kebanyakan perusahaan hanya memikirkan biaya pembuatan sistem informasi saja.adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer. bahkan banyak perusahaan yang menerapkan ”jika tidak mau menggunakan sistem baru. Dengan adanya dorongan seperti ini maka mau tidak mau user akan menggunakan sistem informasi tersebut dan sistem informasi akan menjadi berguna bagi perusahaan. . silahkan mengundurkan diri”. mereka tidak dapat berbuat apa-apa dan menjadi tersingkir. Terlebih banyak diantara mereka yang “gaptek” dimana hampir tidak pernah bersentuhan dengan komputer. terutama generasi tua yang sudah terbiasa melakukan pekerjaan secara manual secara bertahun-tahun. para karyawan. Oleh karena itu diperlukan tindakan tegas dan teladan dari segenap direksi dan pimpinan manajerial untuk menerapkan sistem informasi secara menyeluruh.

Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice'. waktu. sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana. . PLM dan juga Project Management. Untuk lebih meningkatkan kemapuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM. maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan. manusia. Secara de facto. material dan kapasitas. SRM.BAB III PENUTUP Kesimpulan Sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif.

informatika/Jurnal/Juni2007/artikel/artikelpdf/j uni07_9.html?m=1 blog Martin Hn .erpweaver.com/2010/05/kelebihankalemahan-dan-tahapanerp.pdf www.itmaranatha.php? option=com_content&task=view&id=19&ltemid=27 handzmentallist.blogspot.DAFTAR PUSTAKA www.com/index.org/jurnal/jurnal.