PENGGUNAAN SISTEM “ERP” (Enterprise Resource Planning) PADA PERUSAHAAN

Disusun Oleh: M. Tommy Rizqi Ayu Amalia Rita Istyana 09.3862.A 09.3869.A 09.3823.A

Manajemen Ganjil kelas Pagi

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS PEKALONGAN 2011
Jl. Sriwijaya No. 3 Pekalongan Telp. (0285) 421096, 426800, 421464

Biasanya dalam penerapan suatu sistem informasi. terutama yang belum menerapkan ISO. Oleh karena itu diperlukan seorang pimpinan perusahaan yang open minded. tidak memiliki bisnis proses yang baku. yang bisa menerima perkembangan teknologi. Hal inilah yang merupakan modal dasar dalam penerapan sistem informasi. hasil terbaik tidak akan bisa didapat walaupun banyak biaya yang sudah dikeluarkan dan banyak hal yang sudah dikorbankan. Oleh karena itu jika suatu perusahaan ingin membuat suatu sistem informasi terintegrasi biasanya mereka akan terkejut dengan harganya yang dianggap terlalu mahal dan segera membatalkan rencana tersebut. walaupun sebenarnya tingkat efisiensi yang akan diperoleh akan jauh lebih tinggi dibandingkan biaya yang dikeluarkan untuk pembangunan sebuah sistem.BAB I PENDAHULUAN 1. terutama pada perusahaan keluarga dimana hampir seluruh keputusan diambil oleh satu orang saja. . tanpa adanya hal tersebut. langkah pertama adalah menganalisa ataupun memperbaiki bisnis proses yang sudah ada agar menjadi lebih baik. dimana satu karyawan memiliki pekerjaan rangkap di beberapa divisi yang berbeda. hal ini menyebabkan sistem informasi tidak bisa diterapkan. Masih banyak terjadi. yang memiliki visi misi perusahaan untuk terus berkembang. Selain itu masih banyak perusahaan-perusahaan. terlebih di Indonesia dengan tingkat pembajakan software yang begitu tinggi menyebabkan orang memandang software adalah suatu produk yang sangat murah. Latar belakang Penerapan sistem informasi terintegrasi di suatu perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan.

). dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya. tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut. material dan kapasitas. bagian perbekalan. sistem Manufaktur. suku cadang. bagian gudang. seperti dana. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi. manusia. unsur 'integrasi' itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor vendor sistem ERP. biaya kerugian akibat'machine fault' dll. mesin. Dalam proses ini. bagian keuangan dan sebagainya. sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian. Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis kita. sistem Distribusi. sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial. sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini: Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. bagian produksi. Oleh karena itu.BAB II PEMBAHASAN Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan. Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. waktu.biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part. Dinegara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun. sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi. bagian pengangkutan. mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Pada prinsipnya. . dll.

Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi yang mencakup warna biru. maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu . Sebagai kesimpulan. perkapalan.Di sini. Sales dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi dengan gambar. Dengan SCS. bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP. atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. spesifikasi. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesarbesarnya dari sistem ERP. waktu. manusia. Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi penjualan. Pada dasarnya. Dengan SCS. Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau make-to-order seperti industri pesawat. dsb. sistem ERP dapat juga dilengkapi dengan Sales Configuration System (SCS).harga berdasarkan keinginan/pesanan pelanggan. Disini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. mesin V6 dengan spoiler sport dan lain-lain. Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau produk yang dipasarkan ada di databasenya. Sales dapat menberikan harga mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.´Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi. SRM. sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana. material dan kapasitas. penyusunan stok di gudang dan sebagainya. truk dan industri berat lainnya. maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama Sales Force Automation (SFA). inventory. Untuk lebih meningkatkan kemapuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM. Sistem ini merupakan suatu bagian penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Secara de facto. sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif.roda racing. bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing). PLM dan juga Project Management. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja yang cukup mendasar. maka perusahaan ini harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan. jadwal perbaikan(service) untuk mencegah terjadinya machine fault. segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance. Misalnya. automobil. Tantangannya misalnya. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru.

Shop Floor Control (SFC) 10. Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Systems : 1. Inventory Mangement (INV) 9. General Ledger (GL) 12. Master Production Scheduling (MPS) 6. Bill Of Material (BOM) 3. Item Master Management (IMM) 2. Capacity Requirement Planning 8. Cost Control (CO) 15.proses kerja 'best practice'. Sales and Order Management (SOM) 5. Account Receivable (AR) 14. Financial Reporting Tujuan dan Peranan ERP dalam Organisasi Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan.dengan konsep perencanaan kebutuhan material . Material Requirements Planning(MRP) 7. Purchasing Management (PUR) 11. Demand Management (DM) 4. Account Payable (AP) 13. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk: • • • • Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise Menghasilkan informasi yang real-time Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan TAHAPAN EVOLUSI ERP • Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) Merupakan cikal bakal dari ERP.

rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah • Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000. produktifitas dan efisiensi yang tepat. Kelebihan ERP • • • • • • Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi. serta lebih konflek dari ERP sebelumnya. biaya dan keuntungan pada level inti Kelemahan ERP    Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif . Rancangan Perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian. penerimaan inventori. antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan • Tahap IV: Enterprise Resource Planning Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan. dan pembiayaan Akuntasi untuk keseluruhan tugas: Melacak pemasukan. terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan • Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi.• Tahap II: Close-Loop MRP Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP.

dan mengundang vendor solusi IT (SAP. serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. lagipula mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke semua jajaran operasional. Tetapi seiring dengan kebutuhan yang semakin besar. akhirnya diputuskan untuk menggunakan solusi dari Microsoft. Oracle dan Microsoft). serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. serta melakukan demo aplikasi ke seluruh user di cabang melalui kepala cabang. Secara keseluruhan. Dalam pengimplementasiannya tidak ada masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly. kantor pusat dapat memantau jenis barang yang dijual. Melalui pola tersentralisasi ini. Dari sisi efisiensi. data keuangan. Awalnya sistem yang dibangun sendiri merupakan sistem yang sederhana dan hubungan antar cabangnya belum tersambung secara online. . PT Kokoh Inti Arebama mengganti sistem TI inti buatan sendiri dengan aplikasi dari vendor besar. Karena segala sesuatunya dapat dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer. kondisi stok barang hingga pemberian kredit ke pelanggan. mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi sebelum dilakukan pelatihan untuk enduser. maka mereka memutuskan untuk mencari suatu sistem yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat. contohnya : pelanggan. pemasaran dan keuangan dan mengintegrasikan cabang-cabangnya.jika terdapat pembobolan sistem keamanan   Contoh kasus (PT Kokoh Inti Arebama) : Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif. Implementasi sistem ERP ini mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem logistik dengan sistem manajemen penjualan. Karena solusi dari Microsoft ini dinilai cukup sesuai dengan kebutuhan dan sistem ini user-friendly. melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Setelah melakukan benchmarking dengan perusahaan lain yang sejenis.

Mereka sangat sulit menerima sistem baru yang akan diterapkan.adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer. jika tidak dipakai akan sia-sia belaka. Kebanyakan perusahaan hanya memikirkan biaya pembuatan sistem informasi saja. para karyawan. mereka tidak dapat berbuat apa-apa dan menjadi tersingkir. nanti saja dll. Mayoritas user pada saat sosialisasi akan mencoba menghindar dan menolak dengan berbagai alasan seperti sibuk. Peran user terbesar adalah ketika sistem informasi selesai dibuat dan akan disosialiasikan. Hal ini akan menyebabkan ketakutan pada diri mereka jika sistem informasi diterapkan. tidak mengerti. bahkan banyak perusahaan yang menerapkan ”jika tidak mau menggunakan sistem baru. Oleh karena itu diperlukan tindakan tegas dan teladan dari segenap direksi dan pimpinan manajerial untuk menerapkan sistem informasi secara menyeluruh. . Terlebih banyak diantara mereka yang “gaptek” dimana hampir tidak pernah bersentuhan dengan komputer. terutama generasi tua yang sudah terbiasa melakukan pekerjaan secara manual secara bertahun-tahun. Dengan adanya dorongan seperti ini maka mau tidak mau user akan menggunakan sistem informasi tersebut dan sistem informasi akan menjadi berguna bagi perusahaan. silahkan mengundurkan diri”. karena sebaik-baiknya suatu sistem informasi. padahal biaya untuk sosialisasi sistem biasa jauh lebih besar daripada biaya pembuatannya. Faktor Dominan Penghalang ERP: Faktor dominan yang menjadi penghalang adalah user.

waktu. PLM dan juga Project Management. Karena sistem ERP dirancang dengan suatu proses kerja 'best practice'. maka hal ini merupakan tantangan implementor ERP untuk melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan. Untuk lebih meningkatkan kemapuan Sistem ERP perlu ditambah modul CRM.BAB III PENUTUP Kesimpulan Sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. manusia. SRM. sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya perusahaan yaitu dana. Secara de facto. . material dan kapasitas.

erpweaver.php? option=com_content&task=view&id=19&ltemid=27 handzmentallist.DAFTAR PUSTAKA www.pdf www.org/jurnal/jurnal.com/index.html?m=1 blog Martin Hn .blogspot.itmaranatha.informatika/Jurnal/Juni2007/artikel/artikelpdf/j uni07_9.com/2010/05/kelebihankalemahan-dan-tahapanerp.