“KEPANITIAAN & EVENT”

OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

PENDAHULUAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

KEPANITIAAN & EVENT kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan .

tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. . lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini. maka waktu persiapan juga sangat menentukan. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana.

Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”. Kelola dengan baik tim anda. teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita.MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri. pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. .

. Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja.SUASANA KEKELUARGAAN Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik. karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut.

KONSEP EVENT Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi .

Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda . hindari penawaran ide yang monoton. Sebisa mungkin.IDE INOVATIF Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima.

pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru . Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia. maka di kesempatan lain. sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu.QUALITY ORIENTED Utamakan kualitas dan bukan profit.

Jika sudah ditetapkan. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU Ada banyak segmen dalam event. pelajari seluk beluknya. . Jangan kemaruk. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Fokuslah pada satu event.

acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan.MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri . Jika ini dimiliki. Tapi tidak menutup kemungkinan.

misalkan database obyek. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. . sponsor atau klien. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini. internet misalnya.MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. memiliki database itu bisa berarti penting maknanya.

.NEGOTIATION AND LOBBYING Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal.

Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.PRESENTATION SKILL Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. .

koordinasi dan koordinasi. Yang tetap penting adalah meeting. . Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan.MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. meeting dan meeting. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. koordinasi. Jangankan tanpa persiapan.

Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya. biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. . Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan.

sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula. . Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif.HARUS ADA KOORDINASI kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja. perlu dihindari terjadinya miss comunication. akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan.

EFEKTIF DAN EFISIEN setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud . Hal ini dikarenakan waktu. dana.

MEMPROMOSIKAN EVENT Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik .

tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut .BUDGET Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget. Kalau budget tersebut besar. karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung.

CLEAN UP Setelah acara selesai. perlu untuk membersihkan keseluruh .

Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan.PENUTUP Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan. . maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.

Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!! ....Don’t stay on the ground. Fight..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful