“KEPANITIAAN & EVENT”

OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

PENDAHULUAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

KEPANITIAAN & EVENT kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan .

tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini.WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. . maka waktu persiapan juga sangat menentukan. lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.

Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. . Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita. pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”. Kelola dengan baik tim anda. tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri.MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu.

Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja. . karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut.SUASANA KEKELUARGAAN Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik.

KONSEP EVENT Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi .

hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda .IDE INOVATIF Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima. Sebisa mungkin.

sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu.QUALITY ORIENTED Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia. maka di kesempatan lain. pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru .

pelajari seluk beluknya.MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU Ada banyak segmen dalam event. Jika sudah ditetapkan. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Fokuslah pada satu event. Jangan kemaruk. . Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.

MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri . Jika ini dimiliki. acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Tapi tidak menutup kemungkinan.

internet misalnya. misalkan database obyek. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini. memiliki database itu bisa berarti penting maknanya. .MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. sponsor atau klien.

.NEGOTIATION AND LOBBYING Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal.

Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. .PRESENTATION SKILL Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda.

Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Yang tetap penting adalah meeting. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. koordinasi dan koordinasi. Jangankan tanpa persiapan. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini.MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. . koordinasi. meeting dan meeting. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga.

Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan.MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. . biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork.

. Berkenaan dengan hal itu pula. akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan.HARUS ADA KOORDINASI kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja. sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. perlu dihindari terjadinya miss comunication. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif.

dana.EFEKTIF DAN EFISIEN setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud . Hal ini dikarenakan waktu.

MEMPROMOSIKAN EVENT Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik .

Kalau budget tersebut besar.BUDGET Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget. tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut .

perlu untuk membersihkan keseluruh .CLEAN UP Setelah acara selesai.

akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan. yakni tujuan dari kegiatan dimaksud. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan. .PENUTUP Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan.

.Don’t stay on the ground.. Fight.. Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!! ..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful