“KEPANITIAAN & EVENT”

OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

PENDAHULUAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

KEPANITIAAN & EVENT kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan .

. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini. lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana. tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. maka waktu persiapan juga sangat menentukan.

teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. pasti kita akan butuh sebuah teamwork.MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”. . Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita. tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri. Kelola dengan baik tim anda.

SUASANA KEKELUARGAAN Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik. karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut. . Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja.

KONSEP EVENT Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi .

IDE INOVATIF Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima. Sebisa mungkin. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda . hindari penawaran ide yang monoton.

pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru . sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu. Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia.QUALITY ORIENTED Utamakan kualitas dan bukan profit. maka di kesempatan lain.

Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event. Fokuslah pada satu event. .MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU Ada banyak segmen dalam event. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Jika sudah ditetapkan. pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk.

Tapi tidak menutup kemungkinan. akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri . Jika ini dimiliki.MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan.

Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. internet misalnya. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini. . sponsor atau klien.MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. misalkan database obyek. memiliki database itu bisa berarti penting maknanya.

Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal. .NEGOTIATION AND LOBBYING Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi.

Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. . Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda.PRESENTATION SKILL Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal.

Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. koordinasi. dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. koordinasi dan koordinasi. meeting dan meeting. Jangankan tanpa persiapan. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. . Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga.MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Yang tetap penting adalah meeting.

. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork.MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.

HARUS ADA KOORDINASI kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja. . akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif. perlu dihindari terjadinya miss comunication. Berkenaan dengan hal itu pula.

tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud . Hal ini dikarenakan waktu.EFEKTIF DAN EFISIEN setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. dana.

MEMPROMOSIKAN EVENT Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik .

Kalau budget tersebut besar.BUDGET Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget. karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut .

perlu untuk membersihkan keseluruh .CLEAN UP Setelah acara selesai.

akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan. yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.PENUTUP Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan. .

Fight...Don’t stay on the ground.. Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!! ..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful