“KEPANITIAAN & EVENT”

OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

PENDAHULUAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

KEPANITIAAN & EVENT kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan .

WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini. maka waktu persiapan juga sangat menentukan. . lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.

Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita. Kelola dengan baik tim anda.MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri. . teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”. pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”.

. Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja.SUASANA KEKELUARGAAN Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik. karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut.

KONSEP EVENT Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi .

Sebisa mungkin. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda .IDE INOVATIF Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima. hindari penawaran ide yang monoton.

maka di kesempatan lain.QUALITY ORIENTED Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia. pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru . sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu.

Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event. pelajari seluk beluknya. Jika sudah ditetapkan. . Jangan kemaruk.MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU Ada banyak segmen dalam event. Fokuslah pada satu event. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.

acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan.MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan. akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri . Jika ini dimiliki.

Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. . memiliki database itu bisa berarti penting maknanya. misalkan database obyek. sponsor atau klien. internet misalnya.MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini.

NEGOTIATION AND LOBBYING Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal. .

Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.PRESENTATION SKILL Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. . Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda.

Tentunya setelah konsep & project udah matang juga.MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Jangankan tanpa persiapan. . Yang tetap penting adalah meeting. dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. koordinasi. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. koordinasi dan koordinasi. meeting dan meeting.

Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya. .MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini.

HARUS ADA KOORDINASI kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja. perlu dihindari terjadinya miss comunication. akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif. sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula. .

EFEKTIF DAN EFISIEN setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud . Hal ini dikarenakan waktu. dana.

MEMPROMOSIKAN EVENT Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik .

Kalau budget tersebut besar. karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut .BUDGET Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget.

perlu untuk membersihkan keseluruh .CLEAN UP Setelah acara selesai.

PENUTUP Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan. akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan. yakni tujuan dari kegiatan dimaksud. maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. .

.. Fight. Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!! ..Don’t stay on the ground..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful