“KEPANITIAAN & EVENT”

OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI

PENDAHULUAN

Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang mati.

KEPANITIAAN & EVENT kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan .

WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana. maka waktu persiapan juga sangat menentukan. . Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini. tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.

Kelola dengan baik tim anda. tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri. pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”.MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. . Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”. teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita.

Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja. karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut. .SUASANA KEKELUARGAAN Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik.

KONSEP EVENT Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi .

Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda . Sebisa mungkin. hindari penawaran ide yang monoton.IDE INOVATIF Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima.

Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia. pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru . sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu. maka di kesempatan lain.QUALITY ORIENTED Utamakan kualitas dan bukan profit.

Jika sudah ditetapkan.MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU Ada banyak segmen dalam event. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. . pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event. Fokuslah pada satu event.

akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri . acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan.MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan. Jika ini dimiliki.

memiliki database itu bisa berarti penting maknanya. internet misalnya. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini. sponsor atau klien. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. misalkan database obyek. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. .MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event.

NEGOTIATION AND LOBBYING Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal. .

.PRESENTATION SKILL Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.

dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. koordinasi. Yang tetap penting adalah meeting. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. koordinasi dan koordinasi. Jangankan tanpa persiapan. . meeting dan meeting. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut.MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut.

Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. . Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri.MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork.

akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. perlu dihindari terjadinya miss comunication. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif. Berkenaan dengan hal itu pula.HARUS ADA KOORDINASI kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja. . sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja.

EFEKTIF DAN EFISIEN setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. dana. tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud . Hal ini dikarenakan waktu.

MEMPROMOSIKAN EVENT Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik .

karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget tersebut besar. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut .BUDGET Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget. tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin.

CLEAN UP Setelah acara selesai. perlu untuk membersihkan keseluruh .

Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan. . maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. yakni tujuan dari kegiatan dimaksud. akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan.PENUTUP Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan.

Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!! ...Don’t stay on the ground. Fight...