MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S 2. Natanael Gunawan 3. Prasetyo Utomo 4. Riescha Fendry 5. Stepanus. Y (K7407124) (X7407059) (X7407064) (X7407067) (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

..... . BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………......... • BAB II • • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… Prinsip. Karakteristik system……………………………………………….............................…………………..... BAB III • • Manfaat system dan prosedur…………………………………… Metode system…………………………………………………..Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja.........................2009 DAFTAR ISI JUDUL……………………………………………………………………… DAFTAR ISI………………………………………………………………........... BAB I • Definisi System.........

ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama 2. Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software. Hardware.  Batas Sistem (Boundary) . dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. dan Brainware • Sistem Akuntansi 1.BAB I 1. selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Menurut L. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. 3. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 4. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Menurut GR. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya. 2. Jadi. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Sebagai contoh didalam sistem komputer. Misalnya untuk system komputer. maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.  Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Suatu sistem .  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja. Fitzgerald dan Warren D. ussualy performed by more than one person.28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps.” B. seperti misalnya sistem bisnis perusahaan.Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur. goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah. Ardra F. Prinsip. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. Bila merupakan suatu sistem utama. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity. Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih. Siapa (Who) yang mengerjakannya.. Jr. maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975. maka istilah goal lebih tepat diterapkan. yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. BAB II A. sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald. dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis. Stallings.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang . biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan. maka istilah objectives yang lebih tepat.

 Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Keseragam. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan.an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.batasan. Petunjuk. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat. Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. b. mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. divisi. BLACKBOX APPROACH. operasi-operasi mesin. 2. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan. dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan. Metode System A. BAB III 1.petunjuk. sub unit.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan. unit.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. kesalahpahaman di perkecil. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. kebiasaan kerja dan pengawasan. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. Masing – masing departemen . Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. d. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang . Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a.

fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan c. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a.apa yang dilaksanakan sistem tersebut b.sistem apa yang diterapkan .batasannya . Contoh : bagian pencetakan uang. B. dan bagaimana. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan. . Menentukan identitas dari sistem.output yang dihasilkan dari isi sistem . oleh siapa.cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain d. Menentukan tujuan dari sistem. . pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. ANALITYC SISTEM. Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. . BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan. proses pencernaan.menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. dimana. Dalam hal ini. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. . . Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. kapan.

Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information. Terry. Ph.Inc. 2006.com . Badri Munir Sukoco. 1975. www.D. Irwin.google. Jakarta: Erlangga. London: Richard D.DAFTAR PUSTAKA George R. Seventh Edition. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful