MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S 2. Natanael Gunawan 3. Prasetyo Utomo 4. Riescha Fendry 5. Stepanus. Y (K7407124) (X7407059) (X7407064) (X7407067) (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

.... BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………...2009 DAFTAR ISI JUDUL……………………………………………………………………… DAFTAR ISI………………………………………………………………........ BAB III • • Manfaat system dan prosedur…………………………………… Metode system…………………………………………………................................. BAB I • Definisi System.....………………….............. • BAB II • • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… Prinsip........... Karakteristik system………………………………………………..............Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja. ....

Hardware. dan Brainware • Sistem Akuntansi 1. Jadi. selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. 4. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 2. yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut L.BAB I 1. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. 3. dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya. Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software.  Batas Sistem (Boundary) . Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama 2. Menurut GR. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Misalnya untuk system komputer. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.  Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Suatu sistem . Sebagai contoh didalam sistem komputer.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran. kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang . Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan. maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka. Siapa (Who) yang mengerjakannya. ussualy performed by more than one person. goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.” B. seperti misalnya sistem bisnis perusahaan. Stallings. Fitzgerald dan Warren D. BAB II A. yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. Jr. Ardra F.dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps.Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur. sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur. dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih.. Bila merupakan suatu sistem utama. maka istilah objectives yang lebih tepat. Prinsip. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald.

System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu. 2.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang.petunjuk. kesalahpahaman di perkecil. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang . Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. Metode System A. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir.batasan. departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. sub unit. kebiasaan kerja dan pengawasan. Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan. Keseragam. BLACKBOX APPROACH. Petunjuk. d. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan. divisi. Masing – masing departemen . Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. BAB III 1. unit. b. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat. operasi-operasi mesin.

output yang dihasilkan dari isi sistem . Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.sistem apa yang diterapkan . Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. .batasannya . kapan. . Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a. oleh siapa. dimana. Menentukan tujuan dari sistem.menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi. Menentukan identitas dari sistem. Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. dan bagaimana.fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan c. proses pencernaan. ANALITYC SISTEM. . BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan.cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain d. Contoh : bagian pencetakan uang.tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. Dalam hal ini. . Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.apa yang dilaksanakan sistem tersebut b. B. .

com . Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information. Badri Munir Sukoco. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. www. Jakarta: Erlangga. Terry. Ph.D.DAFTAR PUSTAKA George R. 1975. Seventh Edition.google. 2006. Irwin.Inc. London: Richard D.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful