P. 1
makalah-manajemen-perkantoran-21

makalah-manajemen-perkantoran-21

|Views: 33|Likes:

More info:

Published by: Teodhorus Tri Purwanto on Oct 12, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/12/2011

pdf

text

original

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S 2. Natanael Gunawan 3. Prasetyo Utomo 4. Riescha Fendry 5. Stepanus. Y (K7407124) (X7407059) (X7407064) (X7407067) (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

..........…………………....... BAB III • • Manfaat system dan prosedur…………………………………… Metode system………………………………………………….................... BAB I • Definisi System........ Karakteristik system………………………………………………...Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja........... • BAB II • • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… Prinsip.............. BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………................. ....2009 DAFTAR ISI JUDUL……………………………………………………………………… DAFTAR ISI………………………………………………………………...

DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.  Batas Sistem (Boundary) . yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama 2. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Menurut L.BAB I 1. Jadi. Menurut GR. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 4. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Hardware. dan Brainware • Sistem Akuntansi 1. selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. 3. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software.

program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya.  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Suatu sistem . Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Sebagai contoh didalam sistem komputer. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.  Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.

” B. Fitzgerald dan Warren D. Ardra F. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur. BAB II A.28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975. Siapa (Who) yang mengerjakannya.Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur. goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan. Prinsip. seperti misalnya sistem bisnis perusahaan. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja. Stallings. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald. maka istilah goal lebih tepat diterapkan. maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih. dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang .. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis. Jr. Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R. Bila merupakan suatu sistem utama. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka. yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity. maka istilah objectives yang lebih tepat. ussualy performed by more than one person.

petunjuk.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan. Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. Masing – masing departemen . unit. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. d. Petunjuk. BLACKBOX APPROACH. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang . 2.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan.an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. kesalahpahaman di perkecil.batasan. kebiasaan kerja dan pengawasan. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. b. Keseragam. Metode System A. operasi-operasi mesin. sub unit. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. BAB III 1. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat. divisi. Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.

oleh siapa. Menentukan identitas dari sistem.tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. dimana. kapan. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a. . Dalam hal ini.menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya.apa yang dilaksanakan sistem tersebut b. Contoh : bagian pencetakan uang. . ANALITYC SISTEM. .fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan c. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.sistem apa yang diterapkan . Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.batasannya . proses pencernaan.output yang dihasilkan dari isi sistem . Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi. dan bagaimana. . Menentukan tujuan dari sistem. BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan. . B. Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain d.

Jakarta: Erlangga.google. Terry.Inc.D.DAFTAR PUSTAKA George R. www. Seventh Edition. Ph. Irwin. Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information.com . London: Richard D. 1975.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->