MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S 2. Natanael Gunawan 3. Prasetyo Utomo 4. Riescha Fendry 5. Stepanus. Y (K7407124) (X7407059) (X7407064) (X7407067) (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

.................. • BAB II • • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… Prinsip...................... .. Karakteristik system……………………………………………….......................Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja.. BAB III • • Manfaat system dan prosedur…………………………………… Metode system………………………………………………….....2009 DAFTAR ISI JUDUL……………………………………………………………………… DAFTAR ISI……………………………………………………………….......... BAB I • Definisi System..........…………………... BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor………..

 Batas Sistem (Boundary) . 4.DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. 2. Menurut L. Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama 2.BAB I 1. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. dan Brainware • Sistem Akuntansi 1. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya. yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Menurut GR. Jadi. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Hardware. 3. dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

 Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem .  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Sebagai contoh didalam sistem komputer. Misalnya untuk system komputer. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.

” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih.” B. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald. maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami. dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Prinsip. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975. Bila merupakan suatu sistem utama. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah. Stallings.. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur. ussualy performed by more than one person. Siapa (Who) yang mengerjakannya.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang .28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis. Fitzgerald dan Warren D. Ardra F. biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. BAB II A. maka istilah goal lebih tepat diterapkan.Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur. maka istilah objectives yang lebih tepat. yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity. Jr. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan. seperti misalnya sistem bisnis perusahaan. Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka.

kesalahpahaman di perkecil. BAB III 1. Masing – masing departemen . Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang . System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. kebiasaan kerja dan pengawasan. Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. unit. b. mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. sub unit. dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan. Keseragam. divisi. BLACKBOX APPROACH. Petunjuk.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. d. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. 2. Metode System A. operasi-operasi mesin. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan.batasan.petunjuk.

Menentukan identitas dari sistem. oleh siapa. . B. dan bagaimana. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan. ANALITYC SISTEM.batasannya .tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. . .menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya.fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan c. Menentukan tujuan dari sistem. pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi. Dalam hal ini. .cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain d. kapan. dimana. . Contoh : bagian pencetakan uang. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a.output yang dihasilkan dari isi sistem . BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.sistem apa yang diterapkan .apa yang dilaksanakan sistem tersebut b. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. proses pencernaan.

DAFTAR PUSTAKA George R. Irwin. 1975. Badri Munir Sukoco.Inc. Terry.com . Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Ph. Seventh Edition.google. 2006. Jakarta: Erlangga. Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information. www. London: Richard D.D.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful