MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2

SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh : 1. Ribut Hendra. S 2. Natanael Gunawan 3. Prasetyo Utomo 4. Riescha Fendry 5. Stepanus. Y (K7407124) (X7407059) (X7407064) (X7407067) (X7407084)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN PENDIDIKAN EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

.............. • BAB II • • Definisi Prosedur Kantor………………………………………… Prinsip... BAB IV Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor……….......... Karakteristik system………………………………………………..... .... BAB I • Definisi System.....…………………... BAB III • • Manfaat system dan prosedur…………………………………… Metode system…………………………………………………....2009 DAFTAR ISI JUDUL……………………………………………………………………… DAFTAR ISI………………………………………………………………....Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja.............................................

BAB I 1. Karakteristik Sistem  Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Terry Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama 2.  Batas Sistem (Boundary) . Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.DEFINISI SYSTEM Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. dan Brainware • Sistem Akuntansi 1. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Hardware. 4. yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Menurut GR. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya. 2. Menurut ANATOL RAPOROT Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain. ACKOF Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. 3. Jadi. Menurut L. Contoh : • Sistem Komputer terdiri dari Software.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan. Suatu sistem . program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Misalnya untuk system komputer.  Masukan (Input) Sistem Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.  Pengolah (Process) Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahanbahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Sebagai contoh didalam sistem komputer. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran. panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.  Keluaran (Output) Sistem Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.  Penghubung (Interface) Sistem Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.  Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.  Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih. seperti misalnya sistem bisnis perusahaan. maka istilah objectives yang lebih tepat. dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. DEFINISI PROSEDUR KANTOR Menurut Jerry Fitzgerald. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis. mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan. BAB II A. yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya  Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis. Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja. sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti  Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur. Prinsip. Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya George R. biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.  Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang . maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka. Stallings. Bila merupakan suatu sistem utama. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975. maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :  Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami.. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Fitzgerald dan Warren D. Jr. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya. Ardra F.” B. ussualy performed by more than one person. Siapa (Who) yang mengerjakannya.28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur.

kesalahpahaman di perkecil. Masing – masing departemen . operasi-operasi mesin. Metode System A. dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan. kebiasaan kerja dan pengawasan. departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan. Keuntungan Sistem Dan Prosedur a. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan. Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.petunjuk.Tinggkat kesalahan menjadi berkurang. sub unit. unit. BAB III 1. mengambil bagian dalam pencapaian tujuan. Petunjuk. BLACKBOX APPROACH. Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial c. Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. divisi.batasan. Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan. d. 2. Keseragam. Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.an aktivitas kerja tercapai Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu. b. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang .

Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan. oleh siapa.tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas. . dan bagaimana. dimana.apa yang dilaksanakan sistem tersebut b. Contoh : bagian pencetakan uang. ANALITYC SISTEM. kapan.output yang dihasilkan dari isi sistem . B. .batasannya . Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya. pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi. .cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain d. proses pencernaan. Menentukan identitas dari sistem. Dalam hal ini. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah. Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini : a.fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan c.menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. .sistem apa yang diterapkan . Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. . BAB IV Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan. Menentukan tujuan dari sistem.

Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information.google.Inc. Seventh Edition. Irwin. London: Richard D. www. Badri Munir Sukoco.com .D. Terry. Ph. Jakarta: Erlangga. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. 1975.DAFTAR PUSTAKA George R. 2006.