Tugas Kuliah MM 4383 Management of Innovation Inovasi di Lingkungan Kerja

Inovasi Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

Karya Tulis oleh: Noverino Rifai (noverino.rifai@gmail.com)

Coached by: Avanti Fontana

Institut Teknologi dan Bisnis Kalbe

Oktober 2011

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

Daftar Isi
DAFTAR ISI ....................................................................................................................................................... 2 1 2 3 LATAR BELAKANG PENULISAN ................................................................................................................. 3 RANCANGAN PRODUK INOVASI .............................................................................................................. 5 TELAAN INISIATIF TERHADAP ILMU INOVASI ........................................................................................... 8 3.1 MENDEFINISIKAN INOVASI DAN MANAJEMEN INOVASI ...................................................................................... 8 3.2 STIMULATOR INOVASI ................................................................................................................................. 8 3.3 RANTAI NILAI INOVASI .............................................................................................................................. 10 3.3.1 Penggalian Ide ................................................................................................................................ 10 3.3.2 Pengembangan Ide ......................................................................................................................... 11 3.3.3 Penyebaran Ide ............................................................................................................................... 11 4 REFERENSI ............................................................................................................................................. 12

Halaman 2 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

1 Latar Belakang Penulisan

Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi adalah perusahaan yang menyediakan jasa solusi di bidang teknologi informasi. Seperti halnya perusahaan konsultan lainnya, seperti konsultan bisnis, dan keuangan, komponen sumber daya yang paling berperan adalah sumber daya manusia. Perusahaan jenis ini juga dikategorikan sebagai perusahaan knowledge intensive, yaitu perusahaan yang sangat bergantung pada jumlah dan kualitas sumber daya pengetahuan yang dimiliki oleh perusahan dan yang berada di dalam kepala karyawan perusahaan. Aktivitas konsultansi, atau menyediakan solusi kepada suatu customer pada perusahaan ini dianggap sebagai satu proyek yang memiliki identitas dan bisa dirujuk entitasnya. Proyek pada perusahaan ini didefinisikan sebagai rangkaian kegiatan yang bertujuan memberikan solusi terhadap kebutuhan dan masalah teknologi informasi pada perusahaan client berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari client dan biasanya memiliki batasan biaya dan waktu. Perusahaan yang menjadi objek inovasi ini memiliki sejumlah portofolio produk dan solusi yang ditawarkan. Portofolio produk dan solusi dibuat berdasarkan pengalaman proyek perusahaan dan keberadaan sumber daya manusia--yaitu konsultan-- yang memiliki keahlian di bidang tersebut. Meskipun perusahaan pernah menangani proyek mengenai produk tertentu di masa lalu, namun tidak didukung dengan keberadaan konsultan, maka produk tersebut belum tentu dijadikan portofolio perusahaan, karena jika ada kebutuhan dari client untuk memberikan solusi di bidang produk tersebut, perusahaan belum tentu mampu memenuhi permintaan tersebut, dan itu bisa menjadi image yang buruk bagi perusahaan di mata client. Penulis sudah bekerja di perusahaan ini selama lebih dari 6 tahun, dan sudah terlibat pada banyak proyek. Salah satu yang kadang menjadi ganjalan ketika terlibat di dalam proyek yaitu: 1. Proyek harus membuat suatu produk yang sebelumnya sudah pernah dibuat oleh orang lain dalam proyek lain di masa lalu. Karena orang tersebut sudah pindah, maka terpaksa tim proyek harus membuat ulang produk tersebut. Padahal, jika perusahaan memiliki penyimpanan hasil pekerjaan untuk semua proyek yang sudah dan sedang dikerjakan, effort seperti ini tidak perlu terjadi. 2. Suatu proyek dijalankan oleh sejumlah orang. Di tengah perjalanan, salah satu komputer PC atau laptop tim proyek mengalami musibah kecolongan atau crash sehingga data hasil pekerjaan dan yang sedang dikerjakan hilang. Ditambah lagi, data belum sempat di backup ke tempat lain. Hilangnya data tersebut akan mempengaruhi jadwal penyelesaian proyek dan dapat menurunkan motivasi anggota tim karena terhambat oleh kejadian tersebut. 3. Biasanya dalam satu waktu, ada lebih dari satu proyek yang berjalan. Terkadang, ada dua atau lebih proyek yang sedang berjalan bersama membutuhkan konsultan yang sama karena keahliannya tidak dimiliki oleh konsultan lain dan keahliannya tersebut sangat dibutuhkan (bahkan kritikal) di kedua proyek tersebut. Minimal ada dua opsi yang biasa diambil oleh perusahaan, yang pertama adalah konsultan tersebut terlibat di kedua proyek, jadi dilakukan penjadwalan untuk berdada secara bergantian antara kedua proyek. Opsi kedua adalah mengambil konsultan lain yang paling memiliki keahlian yang mendekati yang dibutuhkan dan menugaskannya di salah satu proyek. Untuk pilihan pertama, biasanya hasil kerja

Halaman 3 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

konsultan menjadi tidak maksimal karena fokusnya berada di dua buat proyek yang memiliki constraint waktu dan kualitas. Jika perusahaan mengambil pilihan kedua, proyek yang melibatkan konsultan yang tidak benar menguasai keahlian yang dibutuhkan akan beresiko mengalami kegagalan. 4. Tenaga penjual biasanya dapat berasal dari latar belakang pengetahuan produk dan solusi yang berbeda dengan portofolio perusahaan. Hal tersebut menyebabkan kinerja penjualan tidak terlalu baik karena perusahaan tidak bisa terlalu mengharapkan seseorang yang tidak menguasai suatu produk bisa menjual produk yang bersangkutan. 5. Seperti halnya konsultan, seorang sales juga memiliki sejumlah funnel atau jalur ke perusahaan tertentu. Seringkali jika seorang sales keluar dari perusahaan, maka jalur penjualannya juga ikut hilang. Ini menyebabkan hilangnya kesempatan bagi perusahaan untuk bisa menjual produk dan solusi kepada client tersebut. Hal-hal di atas merupakan beberapa dari permasalahan yang penulis kedepankan dalam karya tulis ini. Jika diambil benang merah dari permasalahan-permasalahan tersebut, salah satu faktor yang paling dominan yang menyebabkannya adalah karena perusahaan saat ini tidak memiliki mekanisme untuk menghasilkan, menyimpan, menyebarkan pengetahuan. Jika diasumsikan bahwa perusahaan memiliki sistem manajemen pengetahuan, permasalahan tadi bisa dijawab sebagai berikut: 1. Semua hasil pekerjaan suatu proyek disimpan oleh perusahaan, sehingga jika suatu saat ada proyek lain yang disyaratkan untuk menghasilkan produk seperti yang sudah pernah dibuat, maka tim proyek bisa mengambil produk tersebut dan cukup melakukan modifikasi sesuai dengan kebutuhan spesifik proyek baru tersebut. 2. Sistem manajemen pengetahuan dapat mensyaratkan semua anggota tim proyek untuk menyalin atau membackup hasil pekerjaannya pada repository terpusat. Efek kejadian hilangnya laptop atau rusaknya laptop dapat diminimalisasi pada pekerjaan-pekerjaan yang belum dibackup sejak terakhir kali dilakukan proses backup. 3. Salah satu fungsi manajemen pengetahuan adalah melakukan eksternalisasi, yaitu mengubah pengetahuan tacit menjadi eksplisit. Pengetahuan yang sudah dieksplisitkan dapat dipelajari oleh konsultan lain sehingga terjadilah proses transfer pengetahuan secara langsung. Sistem manajemen pengetahuan juga memungkinkan diskusi secara langsung antara konsultan ahli dengan konsultan lain yang membutuhkan ilmu spesifik tersebut. Karena semua informasi dan pengetahuan tersimpan dan tertata dengan baik, maka jika ada proyek yang membutuhkan spesifikasi konsultan tertentu, keberadaan konsultan tersebut bisa digantikan oleh konsultan lain yang mendekati kemampuannya, ditambah dengan dukungan pengetahuan eksplisit yang bisa dipelajari. 4. Tenaga penjual bisa belajar dari sumber daya pengetahuan yang tersimpan di dalam sistem. Jika perusahaan melakukan penataan pengetahuan sedemikian sehingga karyawan bisa belajar sesuai dengan level pemahamannya, maka sistem ini akan bermanfaat sekali dalam menambah wawasan tenaga penjual sehingga dia bisa menjelaskan kepada client secara lebih detil dan bisa meyakinkan client tanpa banyak ketergantungan dengan tim teknis.

Halaman 4 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

5. Daftar kontak client dan funnel jika tersimpan dengan lengkap dapat ditindaklanjuti oleh sales-sales lainnya di kemudian hari, meskipun sales yang membuat funnel tersebut sudah tidak berada di perusahaan.

2 Rancangan Produk Inovasi

Sistem manajemen pengetahuan yang akan diusulkan untuk dikembangkan di perusahaan konsultan IT merupakan suatu sistem yang secara minimum dapat memenuhi kebutuhan penyimpanan pengetahuan ke tingkat perusahaan. Jenis pengetahuan yang ingin disimpan terdiri dari: 1. Pengetahuan terstruktur, seperti dokumen-dokumen kontrak, tender, dokumen keuangan, dan hasil pekerjaan yang diserahkan kepada client sebagai syarat selesainya suatu proyek. 2. Pengetahuan tidak terstruktur, yaitu berupa pengetahuan tacit yang berada dari dalam pikiran seorang karyawan. Pengetahuan tacit apat berupa teknik membuat suatu produk, algoritma penyelesaian suatu masalah, best-practice dalam suatu bidang solusi, pengetahuan umum mengenai suatu produk dan solusi, pengetahuan mengenai situasi persaingan pada suatu portofolio produk perusahaan, nilai kesempatan perusahaan dalam memenangkan tender proyek, cara untuk mendekati seorang pelanggan, dan banyak lagi jika ingin dibuat lebih detil. Contoh lain dari pengetahuan ini adalah sesi pelatihan dan knowledge sharing yang dilakukan secara tatap muka, di luar materi pelatihan yang terdokumentasi. Sistem dan infrastruktur yang diperlukan dalam menyimpan kedua jenis pengetahuan tersebut berbeda-beda. Hal itu karena pengetahuan terstruktur pada dasarnya sudah berupa sesuatu yang bisa disimpan, disebarkan, dan bisa dipelajari oleh orang lain. Namun, pengetahuan tidak terstruktur tidak berada pada suatu dokumen, namun berada pada diri setiap individu karyawan yang memilikinya. Sayangnya belum ada alat yang bisa secara otomatis memindahkan pengetahuan seseorang ke dalam bentuk tertulis. Karena itu, untuk bisa menyimpan pengetahuan tacit, diperlukan tahapan lain untuk mengubahnya menjadi pengetahuan tertulis. Sisitem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan terstruktur: 1. Sistem manajemen dokumen. Sistem ini digunakan untuk menyimpan semua dokumen tertulis yang dimiliki perusahaan. Jika hanya ada dokumen cetak, maka dokumen tersebut harus di-scan dan disimpan ke dalam sistem ini. Sistem ini memungkinkan seseorang untuk melakukan review terhadap suatu dokumen, memberikan komentar, memberikan rating untuk memberi gambaran kepada orang lain mengenai nilai manfaat yang sudah dikontribusikan oleh dokumen tersebut. Sistem ini harus bisa diakses dari internet, sehingga jika seorang sales atau konsultan membutuhkan materi atau referensi pada suatu kontrak, dia bisa segera membukanya tanpa perlu ke kantor terlebih dahulu atau menunggu kiriman via email. Sistem ini sebaiknya memiliki mekanisme klasifikasi untuk mengelompokkan dokumen ke dalam area tertentu, fungsi tertentu, ekspertise atau keahlian tertentu, dan proyek tertentu. Suatu dokumen bisa dikelompokkan ke dalam lebih dari satu kategori. Pengkategorian dokumen memerlukan perencanaan yang matang agar tidak terjadi duplikasi dan sulitnya dalam mencari suatu dokumen secara hirarki.

Halaman 5 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

2. Sistem versioning seperti Subversion. Sistem ini sangat populer di dunia pengembangan perangkat lunak. Sistem ini biasanya digunakan pada proyek-proyek yang dikerjakan oleh banyak orang dan dipecah menjadi modul-modul pekerjaan. Setiap hasil pekerjaan anggota tim dikumpulkan ke dalam satu tempat. Sistem ini juga mempertahankan histori perubahan suatu file. Jika seseorang secara tidak sengaja ataupun sengaja mengubah isi suatu program yang menyebabkan aplikasi menjadi bermasalah, ketua tim bisa memutuskan untuk mengembalikan status program ke versi lama yang stabil. Jika seseorang menghapus suatu file, pada dasarnya file tersebut masih tersimpan di dalam sistem ini pada versi sebelumnya, meskipun pada versi yang terbaru file tersebut sudah tidak nampak di dalam daftar. Sistem ini harus bisa diakses dari internet karena tim proyek biasanya tersebar di berbagai tempat, terutama di site, yaitu di tempat client. Kecepatan akses ke sistem ini juga menjadi perhatian penting, karena anggota tim proyek secara rutin mengakses sistem ini, baik untuk mengambil kode sumber yang sudah ada, melakukan update terhadap suatu file kode sumber, dan menambahkan satu atau lebih file kode sumber. Jika suatu proyek sudah selesai dikerjakan, seluruh hasil akhir kode sumber perlu dikompilasi, dibuat arsip, dan dimasukkan ke dalam folder khusus yang berisi hasil akhir proyek. File arsip ini akan direferensikan oleh item link di dalam sistem manajemen dokumen, sehingga keterkaitan antara dokumen yang ada di dalam sistem manajemen dokumen dengan file kode sumber yang berada di sistem versioning bisa dijaga. 3. Repositori aplikasi. Ini merupakan tempat menyimpan resource dan file-file aplikasi yang dimiliki perusahaan. Seringkali perusahaan mendapatkan aplikasi trial dari vendor yang bisa digunakan untuk latihan oleh karyawan perusahaan untuk mengeksplorasi lebih dalam mengenai suatu aplikasi, namun aplikasi tersebut hilang karena CD rusak, hardisk rusak, pegawai keluar, atau hilang begitu saja tanpa ada yang menyadari. Repositori aplikasi ini perlu dibuat seperti sistem versioning, sehingga jika ada penghapusan terhadap suatu file aplikasi, file tersebut bisa dikembalikan kembali untuk digunakan. Sistem dan infrastruktur untuk mengelola pengetahuan tidak terstruktur: 1. email. Email sangat berperan sebagai bukti bukti legal dalam menjalankan aktivitas di perusahaan. Perusahaan konsultan sebaiknya menjadikan email sebagai alat komunikasi utama dalam melakukan korespondensi internal maupun korespondensi dengan pihak luar perusahaan seperti pelanggan, pemasok, dan rekanan. Thread email harus tetap tersimpan sebagai arsip perusahaan, dan seringkali suatu bukti legal bisa diperoleh dari email ketika pegawai yang memiliki akun email tersebut sudah keluar dari perusahaan. Email yang terkait dengan suatu aktivitas proyek atau funnel penjualan adalah salah satu sumber pengetahuan berharga bagi anggota tim pada periode selanjutnya, yang mungkin belum pernah bertemu dengan mantan karyawan, atau saat ini mendapat amanat menggantikan posisi mantan karyawan tersebut. Bahkan, kalaupun karyawan yang bersangkutan belum keluar dari perusahaan, histori email akan sangat bermanfaat bagi kedua belah pihak karena pihak yang membutuhkan informasi tidak perlu terlalu sering berinteraksi langsung karyawan yang digantikannya hanya untuk menggali informasi yang sebenarnya sudah ada di dalam email. 2. Forum diskusi internal. Seperti halnya forum-forum diskusi publik yang bisa diakses secara bebas di internet, forum diskusi perusahaan merupakan sistem yang sangat bermanfaat

Halaman 6 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

dalam pertukaran pengetahuan, dari tacit menjadi eksplisit lalu menjadi tacit kembali. Forum diskusi ini dijadikan ajang untuk mencari ilmu dan mensharing ilmu dengan karyawan lainnya. Isi dari forum harus selalu bisa diakses di masa depan, dan ada mekanisme pencarian dengan metode pencarian sederhana maupun dengan metode pencarian yang canggih seperti google. 3. Chatting. Seperti halnya forum, chatting merupakan sarana yang sederhana untuk pertukaran pengetahuan. Saat ini, banyak perusahaan yang menyediakan fitur chatting. Namun, sayangnya, perusahaan tidak memiliki dokumentasi mengenai apa yang dibicarakan, terutama yang terkait dengan pekerjaan dan pengetahuan perusahaan. Dengan adanya sistem ini, perusahaan bisa mengarahkan karyawan untuk mendiskusikan hal-hal yang terkait dengan pekerjaan dengan menggunakan sistem chatting ini, namun untuk hal-hal yang bersifat pribadi bisa menggunakan aplikasi chatting yang disediakan oleh pihak ketiga seperti google, yahoo, msn. 4. Wiki perusahaan. Wiki merupakan ensiklopedia ilmu pengetahuan. Media ini bisa digunakan untuk berisi penjelasan mengenai dasar suatu keilmuan, pengaplikasian suatu teori, bestpractice, tips dan trik, cerita mengenai kesuksesan perusahaan, sejarah suatu kebijakan, penjelasan mengenai suatu proyek, dan lain sebagainya. Sistem wiki ini memiliki fitur seperti halnya wikipedia.org yang berisi banyak pengetahuan. 5. E-learning. Sistem e-learning merupakan sistem ujung yang diharapkan dimiliki oleh perusahaan yang memiliki basis data pengetahuan yang banyak. E-learning dapat berisi materi pembelajaran suatu keahlian, rekaman sharing-session yang dilakukan di masa lalu agar dapat ditonton oleh karyawan lain, materi persiapan untuk mengambil sertifikasi, dan lain-lain. Materi pembelajaran dapat bersifat rekaman maupun live, yang biasanya saat ini dibuat dalam bentuk webcast yang bisa diakses melalui internet. Sistem e-learning ini sebaiknya memiliki mekanisme penilaian perkembangan seorang karyawan, gap antara spesifikasi pekerjaan dengan kemampuannya, dan usulan rencana pelatihan dan pembelajaran yang harus diikuti oleh karyawan yang bersangkutan. Di samping sarana dan infrastruktur, beberapa hal lain yang harus dipikirkan agar pengembangan sistem manajemen pengetahuan akan bermanfaat secara maksimal yaitu: 1. Struktur imbal jasa atau insentif bagi karyawan yang banyak berkontribusi ke dalam sistem ini. Tujuannya adalah memberi motivasi kepada karyawan agar mau meluangkan waktunya untuk berkontribusi pada sistem ini dan berbagi ilmu dengan karyawan lain. 2. Membangun budaya untuk berbagi pengetahuan sehingga kebiasaan ini menyatu dengan aktivitas reguler karyawan. 3. Membentuk tim yang bertanggung jawab mengelola pengetahuan yang masuk, melakukan klasifikasi, mengumpulkan pengetahuan yang tersebar di dalam PC atau laptop karyawan, dan memastikan adanya dokumen dan pengetahuan yang semestinya ada.

Halaman 7 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

3 Telaan Inisiatif terhadap Ilmu Inovasi

3.1 Mendefinisikan Inovasi dan Manajemen Inovasi
Inovasi didefinisikan sebagai keberhasilan ekonomi dan sosialberkat adanya pengenalan cara baru atau kombinasi baru dari cara-cara lama dalam mentransformasi input menjadi output (teknologi) yang menghasilkan perubahan besar atau drastis dalam perbandingan antara nilai guna yang dipersepsikan oleh konsumen atas manfaat suatu produk (barang dan/atau jasa) dan harga yang ditetapkan oleh produsen. Inovasi yang berhasil adalah yang dapat menciptakan nilai lebih besar untuk konsumen. Berdasarkan definisi-definisi inovasi yang ada di buku AF halaman 19, inisiatif pengembangan MP masuk ke dalam kategori "mengadopsi sesuatu yang baru yang sudah dicoba secara sukses di tempat lain". Hal ini dikarenakan sistem MP bukanlah hal baru, sudah banyak perusahaan maupun organisasi yang menerapkan sistem ini. Karena itu, yang dilakukan perusahaan saat ini adalah mengadopsi sistem MP. Definisi inovasi yang dapat dihubungkan dengan inovasi ini adalah "melakukan perubahan", yaitu membuat perubahan-perubahan yang memungkinkan perbaikan berkelanjutan. Sistem MP melakukan perubahan sebagai berikut: 1. Secara organisasi ada unit atau tim baru di dalam struktur organisasi, yaitu tim MP. 2. Tim ini secara internal menerapkan struktur tim organik, yang berbeda dengan struktur yang berlaku saat ini. Penerapan struktur organik bisa dikatakan prototipe atau ujicoba, jika memang cocok, akan diterapkan di semua area di dalam perusahaan. 3. Budaya perusahaan perlu diubah untuk mengintegrasikan budaya berbagi pengetahuan antara karyawan perusahaan. Berdasarkan skenario penciptaan nilai, pengembangan sistem manajemen pengetahuan ini masuk ke dalam skenario ke-4, yaitu CPV dan Price keduanya mengalami peningkatan. Namun peningkatan CPV jauh lebih tinggi dibandingkan dengan peningkatan Price, sehingga hasil akhirnya (CPV/P > 1). CPV menjadi lebih meningkat karena dengan adanya sistem MP, perusahaan memiliki aset pengetahuan di tingkat corporate, yang sebelumnya tidak ada karena pengetahuan ada di tingkat individu. Dengan adanya aset intangible tersebut, pemilik perusahaan bisa memasukkan komponen nilai aset tersebut ke dalam penilaian aset perusahaan secara keseluruhan. Dengan adanya sistem MP, setiap karyawan akan mendapatkan lebih banyak ilmu yang terkait dengan kompetensi perusahaan. Hal itu akan meningkatkan kepuasan karyawan dan bisa menurunkan tingkat turnover karyawan. Hal ini menguntungkan perusahaan karena resiko kehilangan pengetahuan semakin kecil.

3.2 Stimulator Inovasi

Objek pembahasan mengenai stimulator inovasi adalah tim manajemen pengetahuan, yaitu tim yang bertanggung jawab dalam melakukan eksplorasi, pengumpulan ide, pengembangan sistem, dan pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan.

Halaman 8 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

Untuk membangun iklim inovasi di dalam tim MP, maka tim ini perlu memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Struktur organisasi internal tim MP menerapkan struktur organik. Struktur ini sangat cocok untuk unit yang menekankan pada tingkat inovasi yang tinggi karena bertanggung jawab pada pengembangan sistem yang belum ada di perusahaan, dan bersifat strategis bagi perusahaan. Karakteristik struktur organik yaitu: a. Kerja tim lintas fungsi. Artinya, anggota tim MP tidak boleh terpaku pada area pekerjaan pokoknya saja, namun harus memiliki peran pendukung terhadap anggota lainnya yang diberikan tanggung jawab lain. Hal ini akan membangun suasana keakraban, rilex, dan tolong menolong. Dengan demikian, setiap orang akan sedikit banyak memikirkan kesuksesan pekerjaan temannya di samping kesuksesan pekerjaan dirinya. Dengan demikian, setiap karyawan akan memiliki wawasan yang luas mengenai setiap aspek aktivitas di dalam tim MP, dan pada saatnya dapat menghadirkan ide-ide inovatif untuk kepentingan tim secara khusus dan perusahaan secara lebih luasnya. b. Arus informasi bebas mengalir. Semua anggota tim memiliki kesempatan yang sama dalam mendapatkan informasi dari anggota tim lainnya. Keadaan ini dapat dianggap sebagai prototipe budaya berbagi pengetahuan yang menjadi tujuan dari pengembangan sistem MP. Dengan merasakan lingkungan yang saling bertukar informasi, anggota tim diharapkan dapat mensosialisasikan manfaat dari MP yang dianalogikan dengan keadaan internal tim MP. Semakin banyak informasi yang dimiliki oleh anggota tim, semakin besar kemungkinan anggota tim MP menghasilkan ide-ide inovasi dalam kaitannya dengan pengembangan sistem MP di perusahaan. c. Rentang kendali luas. Tim MP tidak perlu memiliki banyak pemimpin, satu pemimpin utama saja cukup. Setiap anggota akan bekerja berdasarkan matriks tugas. Suatu tugas akan memiliki satu PIC (Person In Charge) yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas sesuai dengan spesifikasi. Saat menjadi PIC, anggota tim memiliki wewenang yang lebih besar dibandingkan dengan rekannya yang bukan PIC. Namun, ketika ia terlibat pada task-force lain bukan sebagai PIC, dia harus mengikuti instruksi anggota tim lain yang bertindak sebagai PIC. d. Tingkat formalisasi rendah. Anggota tim dituntut untuk fokus pada pencapaian target tim. Segala masukan, saran, dan kritik bisa dikemukakan langsung tentunya dengan etika yang baik. Seorang PIC harus siap untuk di kritik, dan seorang anggota harus berani mengkritik PIC jika ada hal yang dianggap tidak sesuai dan bisa mengakibatkan suatu tujuan tidak tercapai. e. Desentralisasi dalam pengambilan keputusan. Anggota tim yang bertindak sebagai PIC memiliki wewenang mengambil suatu keputusan, tidak harus diputuskan oleh ketua tim MP, kecuali untuk kondisi-kondisi tertentu yang kritikal, atau yang membutuhkan otorisasi manajemen puncak atau pemilik perusahaan.

Halaman 9 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

2. Ketua tim MP harus mengkondisikan situasi di dalam tim MP agar dapat menjaga dan memelihara inovasi. Faktor-faktor budaya yang harus diterapkan antara lain adanya kesiapan menerima situasi dan kondisi yang ambigu, memiliki keterbukaan terhadap hal-hal yang belum kita ketahui, dan berfokus pada perspektif sistem terbuka. 3. Setiap anggota tim MP harus dibekali dengan coaching skills. Hal ini penting karena setiap anggota nantinya dapat bertindak sebagai PIC suatu tugas, yang mungkin dia akan memimping dua , tiga, atau lebih orang. 4. Penerapan sistem imbal jasa yang transparan, adil, dan terukur. Hal ini penting untuk menjaga motivasi anggota tim agar memperhatikan target pencapaian.

3.3 Rantai Nilai Inovasi

Rantai nilai inovasi merupakan rangkaian proses sekuensial dan berkaitan secara proporsional yang menunjang proses penciptaan nilai. Rantai nilai inovasi dapat dibagi ke dalam tiga aktivitas, yaitu penggalian ide, pengembangan ide, dan penyebaran ide. 3.3.1 Penggalian Ide Manajemen pengetahuan merupakan sistem yang akan digunakan oleh semua karyawan, lintas unit dan divisi, bahkan jika dikembangkan lebih lanjut, sistem ini bisa digunakan oleh pihak luar seperti rekanan, pemasok, dan pelanggan. Beragamnya konsumen dari sistem ini mengindikasikan bahwa dalam tahap analisis dan perancangan, tim manajemen pengetahuan harus menggali ide dari banyak pihak. Yang cukup mencolok misalkan kebutuhan pengetahuan tim sales berbeda dengan kebutuhan pengetahuan konsultan. Jika yang pertama lebih menekankan pada pengelolaan funnel dan kontak client, konsultan lebih membutuhkan direktori pengetahuan teknis dan praktis dan akses terhadap solusi yang pernah diberikan oleh perusahaan. Sumber penggalian ide antara lain: 1. Karyawan internal organisasi. Mereka adalah konsumen utama sistem ini. Tim MP perlu mencari permasalah yang dihadapi oleh karyawan yang disebabkan karena tidak adanya sistem MP dan menerima segala jenis masukan baik fitur, prosedur, produk yang terkait dengan sistem MP ini. Tim MP perlu berdiskusi banyak dengan konsultan internal yang mendalami sistem manajemen pengetahuan yang sudah pernah mengimplementasikan sistem ini di perusahaan client. 2. Kompetitor, yaitu perusahaan lain yang sudah memiliki sistem MP. Misalnya adalah Accenture, perusahaan multinasional kelas dunia ini sudah lama menerapkan MP, mulai dari penggunaan IBM Lotus Notes, hingga saat ini dimigrasikan ke sistem terpusat menggunakan portal pengetahuan berbasis web. Arsitektur, produk, dan fitur yang bisa didapat dari internet atau dari wawancara dengan karyawan Accenture dapat menjadi referensi dan rujukan best-practice. 3. Pelanggan. Perusahaan memiliki pelanggan-pelanggan besar yang memiliki dukungan dana besar. Sebagian dari perusahaan tersebut mungkin sudah mengimplementasikan sistem MP. Perusahaan bisa menggali seperti apa MP diterapkan.

Halaman 10 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

4. Organisasi lain. Tim MP bisa melakukan eksplorasi di internet untuk mendapatkan bestpractice dalam penerapan MP. Tim juga bisa mencontoh arsitektur yang sudah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan lain, terutama yang sejenis yang bergerak di bidang konsultan teknologi informasi. Pada tahap penggalian ide ini, tim MP harus mencatat semua masukan dan hasil eksplorasi yang di peroleh. 3.3.2 Pengembangan Ide Proses pengembangan ide terdiri dari dua tahap, yaitu: 1. Seleksi ide. Pada tahapan ini juga dilakukan kegiatan pendanaan, yaitu menentukan anggaran perusahaan untuk mengimplementasikan dan menjalankan sistem MP. Ide-ide yang dikumpulkan dari tahap penggalian ide diseleksi pada tahap ini. Tim MP harus menentukan kriteria-kriteria yang digunakan untuk menentukan apakah suatu ide bisa diterima atau tidak, atau apakah suatu ide belum bisa diterima saat ini, namun ada kemungkinan diterima di tahap pengembangan berikutnya jika suatu kondisi terpenuhi. Pihak yang terlibat dalam tahap seleksi ide yaitu: a. Tim MP sebagai penanggungjawab dan pelaksana. b. Manajer operasional sebagai promotor. c. Manajemen puncak sebagai pihak yang berkepentingan secara strategis. d. Pemilik perusahaan sebagai pihak yang sangat berkepentingan terhadap pengembangan perusahaan dan pengembalian investasi dari inisiatif MP ini. 2. Pengembangan produk. Sistem manajemen pengetahuan merupakan sistem yang terdiri dari infrastruktur TI, aplikasi MP, prosedur perusahaan yang terintegrasi pengetahuan, dan tim governance dalam eksekusi pelaksanaannya nanti. Kegiatan pengembangan akan merujuk pada visi dan misi perusahaan, dan berdasarkan ide-ide yang sudah diseleksi. Proses pengembangan produk harus mempertimbangkan standar minimum kualitas, batas maksimum waktu, dan batas maksimum biaya. Dalam mengembangkan suatu sistem yang strategis seperti MP, tim MP harus mempertimbangkan untuk melakukan uji prototipe secara berkala kepada calon pengguna. Kegiatan pengujian yang dilakukan sedini mungkin akan menghindari dari pekerjaan ulang jika suatu permasalahan baru ditemukan di tahap akhir pengerjaan. 3.3.3 Penyebaran Ide Target konsumen sistem MP pada tahap awal pengembangan adalah karyawan internal perusahaan, terdiri dari: 1. Pemilik perusahaan. Pemilik perusahaan akan melihat sistem MP sebagai aset intangible perusahaan dan dapat dikonversi ke dalam nilai perusahaan secara ekonomi. Tim MP harus mensosialisasikan kepada pemilik perusahaan mengenai nilai strategis sistem ini, dan bagaimana agar pemilik perusahaan mau memberikan kontribusi pengetahuan ke dalam sistem ini sebagai contoh agar sistem ini digunakan secara aktif oleh manajemen dan

Halaman 11 dari 12

Manajemen Pengetahuan pada Perusahaan Konsultan Teknologi Informasi

karyawan. Kegiatan sosialisasi kepada pemilik dapat dilakukan pada sesi pertemuan rutin mingguan antara pemilik dan manajemen puncak. Tim MP dapat menekankan pada pencapaian, permasalahan yang dihadapi, dan alternatif solusi yang bisa dilakukan. 2. Manajemen puncak. Sosialisasi kepada manajemen puncak dapat dilakukan bersama-sama dengan sosialisasi kepada pemilik perusahaan pada saat pertemuan rutin mingguan. Di samping itu, tim MP bisa melakukan koordinasi ad-hoc di kantor pusat atau lewat media komunikasi lain dalam menjalankan misi pengumpulan pengetahuan. Tim MP juga perlu mengupdate atau membuat mekanisme push update informasi kepada manajemen mengenai kondisi aset pengetahuan saat ini dibandingkan dengan target yang dicanangkan sebelum pelaksanaan sistem MP ini. 3. Karyawan dan konsultan. Sosialisasi penggunaan MP kepada karyawan dan konsultan adalah salah satu tantangan terbesar dalam fase ini. Hal itu dikarenakan rasio jumlah karyawan dan konsultan adalah yang paling banyak, dan keberadaannya tersebar di banyak tempat, tergantung pada lokasi client. Teknik sosialisasi yang bisa diterapkan untuk mereka adalah: a. Roadshow keliling secara bergantian ke setiap tim proyek, menjelaskan fitur-fitur MP, cara menggunakan MP, skema insentif, manfaat yang bisa dirasakan oleh karyawan dan client. b. Membuat kompetisi kecil contohnya untuk memilik kontributor terbaik atau kontributor terfavorit. c. Mengirimkan email regular kesemua karyawan mengenai perkembangan aset pengetahuan perusahaan. Email ini juga berisi item pengetahuan apa yang seharusnya sudah dimasukkan ke dalam sistem namun belum juga dimasukkan oleh karyawan yang memilikinya. Tim MP perlu melakukan review secara berkala mengenai efektifitas kegiatan sosialisasi. Jika belum efektif, tim MP perlu merumuskan cara lain, dan bisa juga dengan lebih mengintensifkan kegiatan sosialisasi.

4 Referensi
Avanti Fontana. Innovate we can!: manajemen inovasi dan penciptaan nilai individu, organisasi, masyarakat. 2011. Cipta Inovasi Sejahtera.

Halaman 12 dari 12