BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut merupakan

salah satu lembaga Pemerintahan yang mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan kewenangan di bidang administrasi kependudukan di Kabupaten Garut. Secara umum dinas pemerintah merupakan organisasi yang berfungsi untuk melayani masyarakat. Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan yang hasilnya untuk pelayanan publik di bidang pemerintahan dan pembangunan. Pendaftaran penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen penduduk berupa identitas, kartu atau surat keterangan kependudukan. Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dibagi kedalam 5 bagian.
1. Bagian pertama pencatatan biodata, kartu keluarga dan kartu tanda penduduk. 2. Bagian kedua pendaftaran perubahan alamat. 3. Bagian ketiga pendaftaran perpindahan penduduk dalam wilayah indonesia

yang meliputi pendaftaran pindah datang penduduk warga negara indonesi (WNI) dalam wilayah indonesia, pendaftaran pindah datang penduduk orang asing dalam wilayah indonesia, pendaftaran WNI tinggal sementara.
4. Bagian keempat pendaftaran perpindahan penduduk antar negara yang

meliputi pendaftaran perpindahan penduduk WNI ke luar negeri, pendaftaran kedatangan WNI dari luar negeri, pendaftaran kedatangan orang asing dari luar negeri, pendaftaran penduduk orang asing tinggal terbatas yang mengubah status menjadi tinggal tetap, pendaftaran kepindahan penduduk orang asing ke luar negeri.
5. Bagian kelima pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan.

Pencatatan sipil adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam kehidupan seseorang pada register yang disediakan oleh Unit Kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten bagi setiap penduduk dan merupakan dasar dibuatnya kutipan atau salinan akta otentik guna menjamin keamanan dan kepastian status pribadinya. Penyelenggaraan pelayanan pencatatan sipil meliputi pencatatan kelahiran, pencatatan lahir mati, pencatatan perkawinan, pencatatan pencatatan pengangkatan pembatalan anak, perkawinan, pencatatan anak perceraian, pencatatan pencatatan pengakuan

pengesahan anak, pencatatan kematian pencatatan perubahan nama, pencatatan peristiwa penting lainnya, pembatalan akta, dan pencatatan perubahan kewarganegaraan. Salah satu pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut yaitu pendaftaran pindah datang penduduk. Pendaftaran pindah datang penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap karena perpindahan dari tempat yang lama ke tempat yang baru. Pada pelaksanaan pendaftaran pindah datang penduduk, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut memiliki pegawai yang bertugas untuk mengelola atau mengolah data penduduk pindah dan penduduk datang yang di dalamnya mencakup proses sebagai berikut: 1. Pendaftaran Pindah Penduduk Pemohon mengajukan permohonan dengan membawa berkas persyaratan kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran. Bagian Loket Pendaftaran mengecek berkas persyaratan dari segi kelengkapan berkas. Kasi Pendaftaran memverifikasi berkas persyaratan dari segi isinya (memvalidasi), lalu diberi no resi. Petugas Pencatat menerima berkas persyaratan tersebut dan mencatat data pemohon ke dalam buku induk, kemudian diserahkan ke petugas operator untuk dibuatkan Surat Keterangan Pindah (SKP) sebanyak 4 lembar, yang kemudian diserahkan ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Kasi Pendaftaran Penduduk memaraf SKP serta mengarsipkan berkas persyaratan. Setelah diparaf lalu diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan

Penduduk untuk disahkan dan diserahkan kembali kepada Bagian Loket Pendaftaran untuk diserahkan ke Pemohon. 2. Pendaftaran Kedatangan Penduduk Pemohon mengajukan permohonan dengan membawa Surat Keterangan Pindah (SKP) dari Daerah asal kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran. Bagian Loket Pendaftaran mengecek SKP dari segi kelengkapan berkas. Kasi Pendaftaran memverifikasi SKP dari segi isinya (memvalidasi), lalu SKP diberi no resi. Petugas Pencatat menerima SKP tersebut dan mencatat data pemohon ke dalam buku induk serta mengarsipkan berkas SKP.
3. Pembuatan Laporan Datang dan Pindah Penduduk

Dari beberapa proses pendaftran pindah datang penduduk yang dilakukan oleh pemohon pindah maupun datang, semua proses maupun data-data yang ada tersebut dibuat menjadi satu laporan yang disebut dengan dengan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk (harian, bulanan, dan tahunan).
- Proses pembuatan laporan harian

Setiap akhir kerja Bagian Pencatat menyerahkan Buku Induk ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Kasi Pendaftaran Penduduk mencatat (merekap) jumlah pendaftar datang dan pindah ke dalam kertas kerja pada hari esoknya dan disesuaikan dengan buku induk, setelah selesai lalu diserahkan ke Petugas operator untuk diketik ulang dan dicetak sebanyak 2 lembar lalu diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk untuk diarsipkan.
- Proses Pembuatan laporan bulanan

Setiap akhir kerja Kasi Pendaftaran Penduduk menyerahkan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk harian selama satu bulan ke Petugas Operator untuk dibuatkan laporan datang pindah perbulan. Setelah selesai direkap lalu dicetak sebanyak 2 lembar diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima laporan datang pindah, diteliti dan ditandatangani untuk diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. Kabid Pendaftaran dan Pendataan

Penduduk menerima dan memaraf laporan pindah datang. Setelah selesai diparaf lalu diserahkan ke Kepala Dinas. Kepala Dinas menerima laporan tersebut, menstempel dan menandatanganinya, untuk diserahkan kembali kepada Kasi Pendaftaran. Kasi Pendaftaran menerima dan mengarsipkan laporan pindah datang tersebut.
- Proses Pembuatan laporan tahunan

Setiap akhir kerja Kasi Pendaftaran Penduduk menyerahkan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk bulanan selama satu tahun ke Petugas Operator untuk dibuatkan laporan datang pindah pertahun. Setelah selesai direkap lalu dicetak sebanyak 2 lembar diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima laporan datang pindah, diteliti dan ditandatangani untuk diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk menerima dan memaraf laporan pindah datang. Setelah selesai diparaf lalu diserahkan ke Kepala Dinas. Kepala Dinas menerima laporan tersebut, menstempel dan menandatanganinya, untuk diserahkan kembali kepada Kasi Pendaftaran. Kasi Pendaftaran menerima dan mengarsipkan laporan pindah datang tersebut. Berdasarkan proses pendaftaran pindah datang penduduk di atas diperoleh keterangan bahwa sistem yang sedang berjalan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut Bagian Pendaftaran dan Pendataan Penduduk masih dilakukan secara manual serta dalam proses pembuatan surat keterangan pindah menggunakan microsoft excel, cara pembuatan surat keterangan pindah tersebut akan terasa sulit karena setiap ada pendaftar pindah yang masuk, dilayar monitor oleh petugas operator harus dihapus satu persatu, sehingga pengelolaan pendaftaran pindah datang penduduk memerlukan waktu yang relatif lama. Secara fisik media penyimpanan berkas persyaratan penduduk pindah dan datang memerlukan media yang luas dan besar, contohnya lemari, akibatnya arsip yang tersimpan akan menumpuk dan sulit dalam proses pencarian data penduduk pindah maupun penduduk datang apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Apalagi proses pembuatan laporan akhir tentang jumlah penduduk datang dan pindah perhari, perbulan atau pertahun masih dikerjakan secara manual, dan mengulang proses yang sama yaitu pencatatan ke dalam kertas kerja serta pengetikan dengan menggunakan microsoft excel, sehingga kebutuhan informasi yang sifatnya segera untuk pengambilan keputusan manajemen menjadi terhambat. Jumlah pendaftar pindah dan datang yang semakin meningkat dari tahun ke tahun menyebabkan permasalahan semakin kompleks. Sehingga Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengelola atau mengolah data penduduk pindah dan datang. Angka peningkatan jumlah pendaftar pindah dan datang penduduk selama 5 tahun, dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2010 dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Jumlah Pendaftar Datang dan Pindah Penduduk Tahun 2006-2010
Tahun 2006 2007 2008 2009 2010 Datang LK 7 20 8 15 12 PR 5 10 7 5 6 Jumlah 12 30 15 20 18 LK 2055 2800 2900 3005 3040 Pindah PR 1445 1700 1930 1845 1913 Jumlah 3500 4500 4830 4850 4953

(Sumber : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut)

Dari tabel di atas, terdapat jumlah pendaftar datang dan pindah penduduk dari mulai tahun 2006 sampai dengan tahun 2010. Perkembangan jumlah pendaftar datang pada tahun 2006 sebanyak 12 pendaftar dan pendaftar pindah sebanyak 3500 pendaftar. Pada tahun 2007 jumlah pendaftar datang mulai meningkat menjadi 30 pendaftar dan jumlah pendaftar pindah menjadi 4500 pendaftar. Pada tahun 2008 jumlah pendaftar datang mengalami penurunan menjadi 15 pendaftar, namun jumlah pendaftar pindah meningkat menjadi 4830 pendaftar. Pada tahun 2009 jumlah pendaftar datang mulai meningkat menjadi 20 pendaftar dan jumlah pendaftar pindah menjadi 4850 pendaftar. Pada tahun 2010

jumlah pendaftar datang mengalami penurunan menjadi 18 pendaftar, namun jumlah pendaftar pindah meningkat menjadi 4953 pendaftar. Melihat kondisi seperti itu, maka diperlukan suatu sistem informasi untuk mengolah atau mengelola pendaftaran pindah datang penduduk yang berbasis komputer, hal ini dimaksudkan untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat serta bermanfaat untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, untuk kepentingan Pemerintah, untuk kepentingan instansi lainnya, terutama untuk kepentingan masyarakat. Terdapat beberapa macam metodologi pengembangan sistem. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengembangkan sistem di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Berdasarkan uraian di atas, untuk penulisan tugas akhir ini penulis mengambil judul : PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN PADA BAGIAN PENDAFTARAN PINDAH DATANG PENDUDUK DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GARUT. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka dapat diidentifikasi masalah-masalah yang ada adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang berjalan pada Bagian Pendaftaran dan Pendataan Penduduk dalam

mengelola Pendaftaran Pindah Datang Penduduk masih dilakukan secara manual, sehingga banyak terjadi kesalahan.
2. Mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi data penduduk pindah dan

penduduk datang karena penyimpanan data masih dalam bentuk arsip.

3. Pengendalian manajemen kurang efektif dalam hal pembuatan laporan akhir

tentang jumlah penduduk datang dan jumlah penduduk pindah perhari, perbulan dan pertahun masih secara manual, sehingga kebutuhan informasi yang sifatnya segera untuk pengambilan keputusan manajemen menjadi terhambat.

1.3

Tujuan Tujuan dari penyusunan laporan tugas akhir ini adalah untuk

mengembangkan sistem informasi administrasi kependudukan pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, sehingga dengan adanya sistem informasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada pemohon pindah datang (penduduk) serta dalam penyajiannya harus akurat, tepat dan relevan serta bermanfaat untuk kepentingan manajemen dalam hal ini adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. 1.4 Batasan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang dan tujuan diatas, maka dalam upaya memperjelas solusi alternatif dari pemecahan masalah yang dikaji, penulis membatasi permasalahan dan pencarian solusinya adalah sebagai berikut :
1. Sistem yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada prosedur pendaftaran

pindah datang yang sedang berjalan.

2. Sistem yang dibuat tidak meliputi penerbitan Kartu Keluarga (KK) bagi jenis

kepindahan hanya kepala keluarga, kepala keluarga dan sebagian anggota keluarga, serta anggota keluarga. 3. Sistem yang dibuat tidak meliputi penerbitan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) bagi penduduk pendatang.
4. Metode

pengembangan

sistem

yang

digunakan

yaitu

siklus

hidup

pengembangan sistem, tahap yang akan digunakan hanya sampai pada tahap implementasi, yaitu dalam bentuk simulasi program.
5. Data yang dipakai dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah data

penduduk diasumsikan sudah ada (terupdate), data kepindahan dan data kedatangan.

1.5

Metodologi Penelitian Metodologi Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode

pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. 1.5.1 Metode Pengumpulan data Pengumpulan data merupakan salah satu unsur penting dalam upaya penyelesaian suatu penelitian. Dalam hal ini, untuk menunjang terhadap penyelesaian dari penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data primer dan data sekunder yaitu sebagai berikut.
a. Untuk mengumpulkan data primer menggunakan teknik : - Wawancara, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

cara mengajukan pertanyaan secara langsung atau secara lisan terhadap petugas yang menangani atau mengelola pendaftaran pindah datang penduduk dan orang-orang yang terkait.
- Observasi, yaitu mengamati secara langsung kegiatan pendaftaran pindah

datang

penduduk

yang

sedang

berjalan

dengan

klasifikasi

antar

Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi dan antar Provinsi dalam wilayah NKRI, sehingga dari sisi itu dapat diketahui data atau informasi apa saja yang akan dianalisis.
b. Untuk mengumpulkan data sekunder menggunakan teknik : - Studi Kepustakaan, yaitu suatu teknik pengumpulan data yang digunakan

untuk mengumpulkan data dengan cara membaca, mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian ini.
- Studi

Dokumentasi, suatu teknik pengumpulan data dengan cara beberapa dokumen, file, literatur-literatur yang ada

mempelajari

hubungannya dengan masalah penelitian ini, terutama dokumen-dokumen tentang ketentuan yang berlaku yang sifatnya mengikat ataupun tidak mengikat.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode pengembangan yang dilakukan secara deskriptif dan diagram pemodelan yang dalam hal ini menggunakan metode pengembangan sistem yaitu siklus hidup pengembangan sistem. Metode ini merupakan salah satu model yang menggambarkan siklus hidup pengembangan perangkat lunak. Ini dilakukan bertahap dari awal sampai ke tahap berikutnya. Berikut gambar dari siklus hidup pengembangan sistem.

Gambar 1.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem, (Jogiyanto, 2005)

10

Penjelasan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah: 1. Kebijakan dan Perencanaan Sistem Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. Tanpa adanya perencanaa sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2. Analisis Sistem Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap analisis ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Serta dalam tahapan ini juga akan diketahui kelemahankelemahan pada sistem yang sedang berjalan mengenai pendaftaran pindah datang penduduk sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
3. Desain Sistem Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. 4. Desain Sistem Terinci Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru, selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. 5. Seleksi sistem Tahap seleksi sistem ini akan dipilih mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai kebutuhan untuk sistem informasi. 6. Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. 7. Perawatan Perawatan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan, yaitu: memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, dan meningkatkan system

11

1.6

Kerangka Pemikiran Dalam melakukan suatu pengembangan sistem informasi, maka terlebih

dahulu sistem yang sedang berjalan dianalisis. Dimana hasil dari analisis ini nantinya akan menentukan pengembangan sistem informasi yang akan dibuat. Dengan pengembangan sistem informasi ini dapat menyajikan informasi tepat pada waktunya juga memberikan informasi yang relevan yang dapat memberikan manfaat bagi pengguna informasi tersebut. Berikut gambar kerangka berfikir seperti yang terlihat dibawah ini :

Gambar 1.2 Kerangka Pemikiran

12

1.7

Sistematika Penulisan Untuk menghasilkan laporan tugas akhir yang mudah dipahami maka perlu

adanya suatu sistematika penulisan yang baik, sistematika yang akan digunakan adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini berisikan tentang latar belakang, identifikasi masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, kerangka pemikiran dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini berisikan teori-teori atau model yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas, dan dapat dijadikan sebagai dasar untuk pemecahan masalah. BAB III ANALISIS SISTEM Pada bab ini menerangkan tahapan analisis yang dilakukan terhadap current system atau sistem yang sedang berjalan mulai dari mengidentifikasi masalah, memahami kerja dari sistem yang ada, menganalisis sistem, dan membuat laporan hasil analisis. BAB IV DESAIN SISTEM Pada bab ini akan diuraikan tentang rancangan yang akan dibuat dalam sistem informasi administrasi kependudukan bagian pendaftaran pindah datang penduduk. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Implementasi sistem merupakan penerapan dari analisis dan desain sistem yang telah dilakukan menjadi suatu sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisikan tentang kesimpulan hasil dari penelitian dan pengembangan yang dilakukan dan saran dari penulis. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN