BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut merupakan

salah satu lembaga Pemerintahan yang mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan kewenangan di bidang administrasi kependudukan di Kabupaten Garut. Secara umum dinas pemerintah merupakan organisasi yang berfungsi untuk melayani masyarakat. Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan yang hasilnya untuk pelayanan publik di bidang pemerintahan dan pembangunan. Pendaftaran penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen penduduk berupa identitas, kartu atau surat keterangan kependudukan. Penyelenggaraan pelayanan pendaftaran penduduk dibagi kedalam 5 bagian.
1. Bagian pertama pencatatan biodata, kartu keluarga dan kartu tanda penduduk. 2. Bagian kedua pendaftaran perubahan alamat. 3. Bagian ketiga pendaftaran perpindahan penduduk dalam wilayah indonesia

yang meliputi pendaftaran pindah datang penduduk warga negara indonesi (WNI) dalam wilayah indonesia, pendaftaran pindah datang penduduk orang asing dalam wilayah indonesia, pendaftaran WNI tinggal sementara.
4. Bagian keempat pendaftaran perpindahan penduduk antar negara yang

meliputi pendaftaran perpindahan penduduk WNI ke luar negeri, pendaftaran kedatangan WNI dari luar negeri, pendaftaran kedatangan orang asing dari luar negeri, pendaftaran penduduk orang asing tinggal terbatas yang mengubah status menjadi tinggal tetap, pendaftaran kepindahan penduduk orang asing ke luar negeri.
5. Bagian kelima pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan.

1

2 Pencatatan sipil adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam kehidupan seseorang pada register yang disediakan oleh Unit Kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Kabupaten bagi setiap penduduk dan merupakan dasar dibuatnya kutipan atau salinan akta otentik guna menjamin keamanan dan kepastian status pribadinya. Pendaftaran pindah datang penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap karena perpindahan dari tempat yang lama ke tempat yang baru. pencatatan pencatatan pengakuan pengesahan anak. Bagian Loket Pendaftaran mengecek berkas persyaratan dari segi kelengkapan berkas. Setelah diparaf lalu diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan . kemudian diserahkan ke petugas operator untuk dibuatkan Surat Keterangan Pindah (SKP) sebanyak 4 lembar. Kasi Pendaftaran Penduduk memaraf SKP serta mengarsipkan berkas persyaratan. pencatatan perkawinan. pembatalan akta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut memiliki pegawai yang bertugas untuk mengelola atau mengolah data penduduk pindah dan penduduk datang yang di dalamnya mencakup proses sebagai berikut: 1. dan pencatatan perubahan kewarganegaraan. pencatatan pencatatan pengangkatan pembatalan anak. perkawinan. Pendaftaran Pindah Penduduk Pemohon mengajukan permohonan dengan membawa “berkas persyaratan” kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran. Kasi Pendaftaran memverifikasi berkas persyaratan dari segi isinya (memvalidasi). lalu diberi no resi. pencatatan kematian pencatatan perubahan nama. yang kemudian diserahkan ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Salah satu pelayanan yang ada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut yaitu pendaftaran pindah datang penduduk. pencatatan peristiwa penting lainnya. pencatatan lahir mati. pencatatan anak perceraian. Pada pelaksanaan pendaftaran pindah datang penduduk. Petugas Pencatat menerima berkas persyaratan tersebut dan mencatat data pemohon ke dalam buku induk. Penyelenggaraan pelayanan pencatatan sipil meliputi pencatatan kelahiran.

Proses pembuatan laporan harian Setiap akhir kerja Bagian Pencatat menyerahkan Buku Induk ke Kasi Pendaftaran Penduduk. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima laporan datang pindah. diteliti dan ditandatangani untuk diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. Pembuatan Laporan Datang dan Pindah Penduduk Dari beberapa proses pendaftran pindah datang penduduk yang dilakukan oleh pemohon pindah maupun datang. 2. Setelah selesai direkap lalu dicetak sebanyak 2 lembar diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk. semua proses maupun data-data yang ada tersebut dibuat menjadi satu laporan yang disebut dengan dengan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk (harian. Kasi Pendaftaran memverifikasi SKP dari segi isinya (memvalidasi).3 Penduduk untuk disahkan dan diserahkan kembali kepada Bagian Loket Pendaftaran untuk diserahkan ke Pemohon. setelah selesai lalu diserahkan ke Petugas operator untuk diketik ulang dan dicetak sebanyak 2 lembar lalu diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk untuk diarsipkan. Petugas Pencatat menerima SKP tersebut dan mencatat data pemohon ke dalam buku induk serta mengarsipkan berkas SKP. Pendaftaran Kedatangan Penduduk Pemohon mengajukan permohonan dengan membawa Surat Keterangan Pindah (SKP) dari Daerah asal kemudian diserahkan ke Bagian Loket Pendaftaran. dan tahunan). 3. .Proses Pembuatan laporan bulanan Setiap akhir kerja Kasi Pendaftaran Penduduk menyerahkan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk harian selama satu bulan ke Petugas Operator untuk dibuatkan laporan datang pindah perbulan. . Bagian Loket Pendaftaran mengecek SKP dari segi kelengkapan berkas. lalu SKP diberi no resi. Kabid Pendaftaran dan Pendataan . Kasi Pendaftaran Penduduk mencatat (merekap) jumlah pendaftar datang dan pindah ke dalam kertas kerja pada hari esoknya dan disesuaikan dengan buku induk. bulanan.

. menstempel dan menandatanganinya. Kasi Pendaftaran Penduduk menerima laporan datang pindah. Kasi Pendaftaran menerima dan mengarsipkan laporan pindah datang tersebut. akibatnya arsip yang tersimpan akan menumpuk dan sulit dalam proses pencarian data penduduk pindah maupun penduduk datang apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. sehingga pengelolaan pendaftaran pindah datang penduduk memerlukan waktu yang relatif lama. Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk menerima dan memaraf laporan pindah datang. untuk diserahkan kembali kepada Kasi Pendaftaran.Proses Pembuatan laporan tahunan Setiap akhir kerja Kasi Pendaftaran Penduduk menyerahkan laporan rekapitulasi datang dan pindah penduduk bulanan selama satu tahun ke Petugas Operator untuk dibuatkan laporan datang pindah pertahun. Berdasarkan proses pendaftaran pindah datang penduduk di atas diperoleh keterangan bahwa sistem yang sedang berjalan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut Bagian Pendaftaran dan Pendataan Penduduk masih dilakukan secara manual serta dalam proses pembuatan surat keterangan pindah menggunakan microsoft excel. contohnya lemari. Kepala Dinas menerima laporan tersebut. Kasi Pendaftaran menerima dan mengarsipkan laporan pindah datang tersebut. Secara fisik media penyimpanan berkas persyaratan penduduk pindah dan datang memerlukan media yang luas dan besar. untuk diserahkan kembali kepada Kasi Pendaftaran. Kepala Dinas menerima laporan tersebut. dilayar monitor oleh petugas operator harus dihapus satu persatu. Setelah selesai diparaf lalu diserahkan ke Kepala Dinas. . diteliti dan ditandatangani untuk diserahkan kepada Kabid Pendaftaran dan Pendataan Penduduk. Setelah selesai direkap lalu dicetak sebanyak 2 lembar diserahkan kembali ke Kasi Pendaftaran Penduduk. cara pembuatan surat keterangan pindah tersebut akan terasa sulit karena setiap ada pendaftar pindah yang masuk. menstempel dan menandatanganinya. Setelah selesai diparaf lalu diserahkan ke Kepala Dinas.4 Penduduk menerima dan memaraf laporan pindah datang.

Perkembangan jumlah pendaftar datang pada tahun 2006 sebanyak 12 pendaftar dan pendaftar pindah sebanyak 3500 pendaftar. terdapat jumlah pendaftar datang dan pindah penduduk dari mulai tahun 2006 sampai dengan tahun 2010.1. Tabel 1. Pada tahun 2010 . Pada tahun 2009 jumlah pendaftar datang mulai meningkat menjadi 20 pendaftar dan jumlah pendaftar pindah menjadi 4850 pendaftar. Pada tahun 2008 jumlah pendaftar datang mengalami penurunan menjadi 15 pendaftar. namun jumlah pendaftar pindah meningkat menjadi 4830 pendaftar.1 Jumlah Pendaftar Datang dan Pindah Penduduk Tahun 2006-2010 Tahun 2006 2007 2008 2009 2010 Datang LK 7 20 8 15 12 PR 5 10 7 5 6 Jumlah 12 30 15 20 18 LK 2055 2800 2900 3005 3040 Pindah PR 1445 1700 1930 1845 1913 Jumlah 3500 4500 4830 4850 4953 (Sumber : Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut) Dari tabel di atas.5 Apalagi proses pembuatan laporan akhir tentang jumlah penduduk datang dan pindah perhari. perbulan atau pertahun masih dikerjakan secara manual. Angka peningkatan jumlah pendaftar pindah dan datang penduduk selama 5 tahun. Jumlah pendaftar pindah dan datang yang semakin meningkat dari tahun ke tahun menyebabkan permasalahan semakin kompleks. sehingga kebutuhan informasi yang sifatnya segera untuk pengambilan keputusan manajemen menjadi terhambat. Sehingga Bidang Pendaftaran dan Pendataan Penduduk memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengelola atau mengolah data penduduk pindah dan datang. Pada tahun 2007 jumlah pendaftar datang mulai meningkat menjadi 30 pendaftar dan jumlah pendaftar pindah menjadi 4500 pendaftar. dari tahun 2006 sampai dengan tahun 2010 dapat dilihat pada tabel 1. dan mengulang proses yang sama yaitu pencatatan ke dalam kertas kerja serta pengetikan dengan menggunakan microsoft excel.

2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka dapat diidentifikasi masalah-masalah yang ada adalah sebagai berikut : 1. Terdapat beberapa macam metodologi pengembangan sistem. untuk kepentingan instansi lainnya. Sistem yang berjalan pada Bagian Pendaftaran dan Pendataan Penduduk dalam mengelola Pendaftaran Pindah Datang Penduduk masih dilakukan secara manual. Melihat kondisi seperti itu. untuk kepentingan Pemerintah. . perbulan dan pertahun masih secara manual. untuk penulisan tugas akhir ini penulis mengambil judul : “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN PADA BAGIAN PENDAFTARAN PINDAH DATANG PENDUDUK DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN GARUT”. Mengalami kesulitan untuk mendapatkan informasi data penduduk pindah dan penduduk datang karena penyimpanan data masih dalam bentuk arsip. sehingga banyak terjadi kesalahan. Pengendalian manajemen kurang efektif dalam hal pembuatan laporan akhir tentang jumlah penduduk datang dan jumlah penduduk pindah perhari. Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Siklus Hidup Pengembangan Sistem. tepat dan akurat serta bermanfaat untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. 1. 3. 2. Berdasarkan uraian di atas. terutama untuk kepentingan masyarakat. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan pendekatan terstruktur untuk mengembangkan sistem di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. namun jumlah pendaftar pindah meningkat menjadi 4953 pendaftar. hal ini dimaksudkan untuk menghasilkan informasi yang cepat. sehingga kebutuhan informasi yang sifatnya segera untuk pengambilan keputusan manajemen menjadi terhambat. maka diperlukan suatu sistem informasi untuk mengolah atau mengelola pendaftaran pindah datang penduduk yang berbasis komputer.6 jumlah pendaftar datang mengalami penurunan menjadi 18 pendaftar.

maka dalam upaya memperjelas solusi alternatif dari pemecahan masalah yang dikaji. 5. 2. Data yang dipakai dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah data penduduk diasumsikan sudah ada (terupdate).3 Tujuan Tujuan dari penyusunan laporan tugas akhir ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi administrasi kependudukan pada bagian pendaftaran pindah datang penduduk di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut. yaitu dalam bentuk simulasi program. sehingga dengan adanya sistem informasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada pemohon pindah datang (penduduk) serta dalam penyajiannya harus akurat. 4.4 Batasan Masalah Berdasarkan uraian pada latar belakang dan tujuan diatas. serta anggota keluarga. tahap yang akan digunakan hanya sampai pada tahap implementasi. Sistem yang dibuat tidak meliputi penerbitan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) bagi penduduk pendatang. 1. kepala keluarga dan sebagian anggota keluarga. Sistem yang dibuat adalah sistem yang didasarkan pada prosedur pendaftaran pindah datang yang sedang berjalan. penulis membatasi permasalahan dan pencarian solusinya adalah sebagai berikut : 1. Sistem yang dibuat tidak meliputi penerbitan Kartu Keluarga (KK) bagi jenis kepindahan hanya kepala keluarga. tepat dan relevan serta bermanfaat untuk kepentingan manajemen dalam hal ini adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut.7 1. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu siklus hidup pengembangan sistem. 3. . data kepindahan dan data kedatangan.

5 Metodologi Penelitian Metodologi Penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. a. yaitu mengamati secara langsung kegiatan pendaftaran pindah datang penduduk yang sedang berjalan dengan klasifikasi antar Kabupaten/Kota dalam satu Provinsi dan antar Provinsi dalam wilayah NKRI. yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung atau secara lisan terhadap petugas yang menangani atau mengelola pendaftaran pindah datang penduduk dan orang-orang yang terkait. untuk menunjang terhadap penyelesaian dari penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data primer dan data sekunder yaitu sebagai berikut.1 Metode Pengumpulan data Pengumpulan data merupakan salah satu unsur penting dalam upaya penyelesaian suatu penelitian. literatur-literatur yang ada mempelajari hubungannya dengan masalah penelitian ini.Studi Dokumentasi.Observasi. yaitu suatu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara membaca.8 1. mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan masalah yang berhubungan dengan penelitian ini.Studi Kepustakaan.5. terutama dokumen-dokumen tentang ketentuan yang berlaku yang sifatnya mengikat ataupun tidak mengikat. Dalam hal ini. . . . b. suatu teknik pengumpulan data dengan cara beberapa dokumen. sehingga dari sisi itu dapat diketahui data atau informasi apa saja yang akan dianalisis. Untuk mengumpulkan data primer menggunakan teknik : . 1.Wawancara. file. Untuk mengumpulkan data sekunder menggunakan teknik : .

9 1.2 Metode Pengembangan Sistem Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode pengembangan yang dilakukan secara deskriptif dan diagram pemodelan yang dalam hal ini menggunakan metode pengembangan sistem yaitu siklus hidup pengembangan sistem. Gambar 1.5. Ini dilakukan bertahap dari awal sampai ke tahap berikutnya. 2005) . Metode ini merupakan salah satu model yang menggambarkan siklus hidup pengembangan perangkat lunak. (Jogiyanto. Berikut gambar dari siklus hidup pengembangan sistem.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Analisis Sistem Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting. Kebijakan dan Perencanaan Sistem Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan. Seleksi sistem Tahap seleksi sistem ini akan dipilih mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai kebutuhan untuk sistem informasi. Perawatan Perawatan sistem dilaksanakan untuk 3 alasan. umumnya terlebih dahulu dimulai dengan adanya kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan sistem itu. rancangan harus menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. 4. Desain Sistem Terinci Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru. pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.10 Penjelasan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah: 1. 3. Tanpa adanya perencanaa sistem yang baik. karena kesalahan di dalam tahap analisis ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Serta dalam tahapan ini juga akan diketahui kelemahankelemahan pada sistem yang sedang berjalan mengenai pendaftaran pindah datang penduduk sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Jika sistem itu berbasis komputer. menjaga kemutakhiran sistem. Implementasi Tahap implementasi sistem merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. 7. 5. Desain Sistem Sistem Secara Umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. 2. yaitu: memperbaiki kesalahan. dan meningkatkan system . 6.

Dengan pengembangan sistem informasi ini dapat menyajikan informasi tepat pada waktunya juga memberikan informasi yang relevan yang dapat memberikan manfaat bagi pengguna informasi tersebut.11 1.2 Kerangka Pemikiran . Berikut gambar kerangka berfikir seperti yang terlihat dibawah ini : Gambar 1. Dimana hasil dari analisis ini nantinya akan menentukan pengembangan sistem informasi yang akan dibuat. maka terlebih dahulu sistem yang sedang berjalan dianalisis.6 Kerangka Pemikiran Dalam melakukan suatu pengembangan sistem informasi.

dan dapat dijadikan sebagai dasar untuk pemecahan masalah. sistematika yang akan digunakan adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini berisikan tentang latar belakang.12 1. tujuan. BAB III ANALISIS SISTEM Pada bab ini menerangkan tahapan analisis yang dilakukan terhadap current system atau sistem yang sedang berjalan mulai dari mengidentifikasi masalah. batasan masalah. kerangka pemikiran dan sistematika penulisan. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Implementasi sistem merupakan penerapan dari analisis dan desain sistem yang telah dilakukan menjadi suatu sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu. dan membuat laporan hasil analisis. memahami kerja dari sistem yang ada.7 Sistematika Penulisan Untuk menghasilkan laporan tugas akhir yang mudah dipahami maka perlu adanya suatu sistematika penulisan yang baik. menganalisis sistem. identifikasi masalah. BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini berisikan teori-teori atau model yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. metodologi penelitian. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini berisikan tentang kesimpulan hasil dari penelitian dan pengembangan yang dilakukan dan saran dari penulis. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN . BAB IV DESAIN SISTEM Pada bab ini akan diuraikan tentang rancangan yang akan dibuat dalam sistem informasi administrasi kependudukan bagian pendaftaran pindah datang penduduk.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.