Analisa Jabatan

ANALISA JABATAN (JOB ANALYSIS)

1. Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto The Right Man on The Right Place at The Right Time ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan / instansi, unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur Place nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali secara spesifik disebut sebagai Jabatan.

Analisa Jabatan

. Pengantar

Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadangkadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih lanjut. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini, Departemen Tenaga Kerja Republik Indonesia telah memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, yaitu :

Analisa Jabatan

. Pengantar

Unsur :

Unsur merupakan komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar, menggosok, menarik, mengangkat, menekan, dan sebagainya. Tugas :
Tugas merupakan sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkahlangkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja.

Analisa Jabatan

. Pengantar

Kedudukan :

Kedudukan (posisi) merupakan sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjanya.

Analisa Jabatan

. Pengantar

Pekerjaan :

Pekerjaan (occupation) merupakan sejumlah kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat.

Analisa Jabatan

. Pengantar

Jabatan: Jabatan (job) merupakan sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lainnya dan pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Analisa Jabatan

Montir Mobil

Job

Memperbaiki Rem Memperbaiki Aki / Sistem Listrik Memeriksa

Memperbaiki Mesin
Memperbaiki Karburator

Memperbaiki Setir Memperbaiki Distributor

Pekerjaan / Kewajiban

Satuan tugas / gugus tugas / kedudukan

Membongkar

Memasang

Memeriksa

Membongkar Melepas saringan hawa Melepas handle gas Melepas pipa bahan bakar Melepas hubungan ke manifold Mengangkat karburator

Tugas / Elemen

Unsur / Urutan

Analisa Jabatan

2. Defenisi
Mondy dan Noe (1993) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik yang menentukan tugas, keterampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan dalam sebuah organisasi. Dessler (1992) mendefenisikan analisis jabatan sebagai suatu tata cara di mana kita menentukan tugas-tugas dan sifat sesuatu pekerjaan. Ia juga merupakan proses untuk menentukan jenis pekerjaan (dari segi skill dan pengalaman) yang akan dipilih untuk mengisi suatu pekerjaan.
Analisa Jabatan

 Defenisi

Dari kedua defenisi tersebut dapat disimpulkan, Analisis Jabatan merujuk kepada suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematik mengenai suatu pekerjaan. Dalam konteks ini analisis jabatan membantu menentukan tugas yang akan dilaksanakan oleh seseorang pekerja sifat-sifat pekerjaan, bagaimana pekerja akan melaksanakannya, kapan pekerjaan akan dilaksanakan, keadaan pekerjaan dan bagaimana sikap pekerja dalam melaksanakannya. Data ini kemudian akan digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).
Analisa Jabatan

3. Kegunaan Analisa Jabatan

Dua tipe informasi manjemen yang dapat diperoleh dari suatu analisa jabatan, yaitu fungsi administratif dan maintenance (perawatan). Fungsi Administratif : 1. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru. 2. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan. 3. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian dan standar hasil kerja. 4. Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan. 5. Sebagai dasar untuk melakukan orientasi.

Analisa Jabatan

.. Kegunaan Analisa Jabatan

Fungsi Maintenance :
1. Sebagai dasar di dalam pengembangan organisasi. 2. Sebagai dasar di dalam perencanaan tenaga kerja. 3. Sebagai dasar di dalam perencanaan karir. 4. Sebagai dasar di dalam konseling.

Analisa Jabatan

4. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan dengan tahapannya sebagai berikut : 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sbb :

1. Tahap Persiapan dan Perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. b. Inventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan disusun berdasarkan hierarki dan diberi kode identifikasi.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sarana yang diperlukan (misalnya formulir). d. Membentuk team pelaksana analisis jabatan dan menjelaskan tentang metode pengumpulan dan pengolahan data yang akan digunakan.

e. Mengkomunikasikan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan kepada semua pihak (pimpinan dan karyawan perusahaan). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

2. Tahap Pengumpulan Data / Informasi a. Informasi yang Diperlukan Seperti telah dijelaskan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses pengumpulan informasi atau fakta secara sistematis mengenai suatu jabatan. Sehingga perlu diketahui informasi apa saja yang perlu dikumpulkan. Informasi yang penting dalam analisis jabatan antara lain :

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Aktivitas Tugas
Secara umum, informasi utama yang perlu dicari dalam kegiatan analisis jabatan adalah aktivitas bagi suatu jabatan. Dalam konteks ini, informasi yang dicari ialah aktivitas sebenarnya yang meliputi kapan jabatan tersebut akan dilaksanakan, bagaimana dan kenapa jabatan tersebut perlu dilaksanakan dan sebagainya. Selain aktivitas jabatan, informasi lain yang perlu diketahui adalah prilaku manusia termasuk kegiatan panca indera (pergerakan mata, pendengaran dan sebagainya), komunikasi, pengambilan keputusan dan kegiatan fisik lainnya.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Mesin, Peralatan, Perlengkapan dan Alat Bantu Informasi yang diperlukan berkaitan dengan produk yang dihasilkan, bahan-bahan yang diproses, mesin dan peralatan yang digunakan dan sebagainya. Kondisi Jabatan Informasi ini berkaitan dengan lingkungan fisik jabatan, jadwal kerja, lingkungan sosial dan sebagainya.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

Kebutuhan Personil Informasi ini berkaitan dengan persyaratan yang diperlukan untuk melaksanakan jabatan, termasuk dalam hal ini adalah tingkat pendidikan, pelatihan yang diperlukan, pengalaman kerja dan sebagainya. Standard Kerja Informasi mengenai standard minimum dari performance yang harus dilakukan.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

b. Metode Pengumpulan Informasi / Data

Terdapat berbagai teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi berdasarkan tugas, tanggung jawab dan aktivitas dari jabatan. Terdapat beberapa metode pengumpulan informasi yang sering digunakan dalam analisis jabatan, yaitu :

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(1). Wawancara
Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan yaitu wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan wawancara dengan penyelia yang benar-benar mengetahui tentang jabatan yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan jabatan yang sama atau identik. Wawancara apapun yang akan digunakan, peserta wawancara hendaknya memahami alasan untuk wawancara, sehingga didapat informasi yang sebenarnya.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(2). Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah salah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan. Hal utama yang perlu diperhatikan adalah struktur kuesioner dan pertanyaan apa saja yang harus dimasukkan. Kuesioner dapat dibuat secara terbuka atau tertutup, yang masing-masing mempunyai keuntungan dan kerugian. Kuesioner yang bersifat terbuka akan mendapatkan informasi secara detail tetapi membutuhkan waktu yang relatif cukup lama untuk mengolahnya. Sedangkan kuesioner tertutup lebih mudah mengolah jawaban, tetapi kurang informatif. Kuesioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(3). Observasi
Metode observasi dilakukan dengan mengamati secara langsung di tempat, bagaimana tugas jabatan dilaksanakan dan mencatatnya untuk diolah menjadi informasi. Metode observasi dapat mengungkapkan halhal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan peralatan yang digunakan. Observasi tidak tepat bila jabatan itu memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur, seperti profesional, eksekutif, perancang (rekayasawan). Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama.

Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

(4). Buku Harian (Log Book)

Pendekatan lain adalah dengan meminta karyawan membuat buku harian (diary / log book) atau daftar yang berisikan apa saja yang mereka lakukan sepanjang hari. Karyawan diminta untuk mencatat semua kegiatan yang dia terlibat didalamnya beserta dengan waktunya. (5). Kombinasi Teknik lain yang dapat digunakan adalah dengan mengkombinasikan beberapa metode diatas sehingga didapat informasi yang lebih akurat.
Analisa Jabatan

. Pelaksanaan Analisis Jabatan

3. Tahap Pengolahan Data / Informasi Setelah proses pengumpulan informasi atau data selesai, dilakukan pengolahan data / informasi untuk menghasilkan : Uraian tugas Persyaratan jabatan Rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, keputusan perekrutan dan seleksi, penilaian kinerja, evaluasi jabatan yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, kebutuhan pelatihan, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Secara diagramatis, sistem analisis jabatan dapat dilihat pada gambar 1 berikut :

Analisa Jabatan

Gambar Sistem Analisis Jabatan

Sumber Data - Analisis Jabatan - Pekerja - Penyelia Sumber Data - Analisis Jabatan - Pekerja - Penyelia Data Tugas - Tugas - Tanggung Jawab - Pengetahuan - Keterampilan - Pengalaman - Lingkungan Jabatan - Kewajiban - Mesin & Peralatan Fungsi Manajemen SDM - Perekrutan - Seleksi - Pelatihan & Pengembangan - Penilaian Kinerja - Kompensasi - Hubungan Perburuhan Spesifikasi Jabatan - Persyaratan Pendidikan - Persyaratan Keterampilan - Persyaratan Fisik

Metode Pengumpulan Informasi - Wawancara - Kuesioner - Observasi - Buku Harian

Analisa Jabatan

5. Hasil Analisa Jabatan

Sebagaimana telah dijelaskan, hasil dari analisis jabatan berupa uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu persyaratan tertulis tentang apa yang sesungguhnya yang dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah jabatan itu dijalankan. Informasi ini pada gilirannya digunakan untuk menjalankan jabatan secara memuaskan.

Analisa Jabatan

. Hasil Analisa Jabatan

Tidak ada format standard yang harus digunakan dalam menulis suatu uraian jabatan, namun kebanyakan uraian jabatan memuat bagianbagian tentang : Identifikasi Jabatan Identifikasi jabatan mengandung beberapa jenis informasi seperti, nama jabatan, status jabatan, kode jabatan, tanggal uraian jabatan, lokasi jabatan (dari segi pabrik / divisi dan departemen / bagian.

Analisa Jabatan

. Hasil Analisa Jabatan

Ringkasan Jabatan Menggambarkan sifat umum dari jabatan yang berisikan hanya fungsi dan kegiatan utamanya.

Hubungan, Tanggung Jawab, dan Kewajiban

Penetapan hubungan memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan yang lain di dalam dan di luar organisasi (melaporkan kepada, menyelia bekerja dengan, perusahaan luar).

Analisa Jabatan

. Hasil Analisa Jabatan

Tanggung jawab dan kewajiban menggambarkan daftar yang dirinci tentang tanggung jawab dan kewajiban sebenarnya dari jabatan.
Wewenang dari Pemegang Jabatan Bagian ini akan menentukan batas-batas wewenang pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya, supervisi langsung dari personil yang lain dan batasbatas penganggaran.

Analisa Jabatan

. Hasil Analisa Jabatan

Standar Kinerja
Bagian ini menetapkan standard-standard yang diharapkan bisa dicapai oleh karyawan dalam masingmasing tugas dan tanggung jawab utama dari uraian jabatan.

Kondisi Kerja
Uraian jabatan juga akan mendaftarkan kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan, misalnya tingkat kebisingan, kondisi yang berbahaya, temperatur ruangan, pencahayaan dan sebagainya.

Analisa Jabatan

. Hasil Analisa Jabatan

b. Spesifikasi Jabatan (Job Specification) Spesifikasi jabatan adalah persyaratan jabatan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.

Analisa Jabatan

CONTOH URAIAN JABATAN

Name Position Section : ________________ : ________________ : ________________ Repert to Directly Supervisor : _________________ : _________________ _________________ _________________ _________________

Department : ________________ Job Grade : ________________

A. Job Description 1. Ringkasan pekerjaan : ______________________________________________ _________________________________________________________________

_________________________________________________________________
_________________________________________________________________ _________________________________________________________________
Analisa Jabatan

.. Contoh Uraian Jabatan 2. Tugas dan tanggung jawab manajemen : a. Planning :

b. Organizing

c. Leading

d. Controlling

Analisa Jabatan

.. Contoh Uraian Jabatan 3. Tugas dan Tanggung Jawab Teknikal :

4. General Authority

5. Specific Accountability

6. Hubungan dengan pekerjaan lain

Analisa Jabatan

.. Contoh Uraian Jabatan 7. Bahan yang digunakan :

8. Peralatan yang digunakan

9. Lingkungan kerja

Analisa Jabatan

.. Contoh Uraian Jabatan

B. Job Specification 1. Formal Education :

2. Job Experience

3. Syarat Mutlak

4. Syarat Khusus

Analisa Jabatan

6. Job Segment
Yang dimaksud dengan Job Segment yang signifikan adalah : Beberapa tugas yang paling penting / utama. Untuk menentukan job segment, Anda dapat merangkum beberapa tugas menjadi satu tugas. (Membuat Segmentasi) sehingga hanya terdapat 6 sampai 8 job segment dalam uraian jabatan Anda. Anda dapat juga menetapkan job segment dengan mengamati tugas / job mana yang menghabiskan waktu kerja paling banyak atau apabila dilakukan dengan tidak benar maka kerugian yang akan dialami oleh perusahaan adalah kerugian yang cukup signifikan (cukup besar). Job segment juga merupakan kunci keberhasilan kinerja seseorang dalam jabatan tersebut.

Analisa Jabatan

... Job Segment

Nama Jabatan :
(tulis selengkap mungkin)

Biro / Unit : Atasan :

(bertanggung jawab kepada jabatan apa)

Job Segment

Standard Kinerja

Keterangan Nilai Kurang dari 4 hari = 5, s/d 4 hari = 3, lebih dari 4 hari = 1 Kurang dari 2 hari = 5, s/d 2 hari = 3, lebih dari 2 hari = 1

1. Membuat Kontrak Penjualan 4 hari

2. Penyiapan Adm. Pengiriman

6. dst
Analisa Jabatan

... Job Segment

Yang dimaksud dengan Standard Kinerja adalah Job Segment yang ditentukan standard minimal-nya untuk disebut Cukup Baik. Standard ini harus menunjukkan salah satu atau keempat faktor berikut : Kualitas, Kwantitas, Batas Waktu, Effisiensi Sumber Daya Daya.

Analisa Jabatan

7. Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi Gerak dan Waktu

Motion and Time Study adalah studi yang digunakan untuk mendapatkan metode kerja dan waktu kerja yang standard. Perbedaan dengan analisa jabatan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Analisa Jabatan

Perbedaan Analisis Jabatan dengan Studi Gerak dan Waktu

Faktor Analisis Jabatan Studi Gerak & Waktu (Motion and Time Study)
-

Tujuan Ruang Lingkup Tingkat Ketelitian Organisasi Teknik yg Digunakan Kegunaan

Memberikan gambaran terhadap suatu jabatan - Menyeluruh mencakup tugas, kewajiban, pengawas dll. - Kurang teliti
-

Memperbaiki pekerjaan Memperbaiki pekerjaan Sangat teliti Pelaksana industrial engineers Observasi photo grafi, stopwatch, dll Memperbaiki metode dan standarisasi

Pelaksana bagian personalia Observasi, interview, kuesioner

- Untuk penarikan tenaga kerja, latihan, pengupahan, dsb.

Analisa Jabatan

Link Between Analysis and Human Resource Management

Use of Job Analysis Product in Human Resource Management Job Design Human resource planning Recruitment and selecton Job description Worker specification Performance criteria Compensable factors Job families Job Information Equal employment opportunity Performance appraisal Compensation Training and development
Analisa Jabatan Job redesign Quality of work life Safety and health programs Forecasting demand and supply of labor Human resource (skill) inventory Action plans Application blanks Realistic job previews Matching jobs and people Test validation Test validation Job relatedness and bona fide occupational qualifications Comparable worth of jobs Mobility paths Performance criteria and standards Clarifying roles Performance counseling and quidance Job evaluation Job classification Contract negotiations Comparable worth Training needs analysis Career counseling and quidance