TEKNIK PENYUSUNAN PROGRAM KERJA DAN PELAPORAN

A. TUJUAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA ORGANISASI Program kerja organisasi kemahasiswaan memuat tentang rencana strategis organisasi kemahasiswaan yang akan dilaksanakan dalam waktu satu tahun atau satu periode tertentu sesuai dengan prinsip manajemen organisasi. Tujuan penyusunan program kerja organisasi kemahasiswaan adalah :
1. Membiasakan organisasi kemahasiswaan menyusun rencana kerja, peningkatan

kinerja dan pelayanan baik kepada pihak internal maupun eksternal. 2. Menggali potensi, menumbuhkan partisipasi mahasiswa untuk melakukan kegiatan yang didasarkan pada program kerja yang kelas dan akuntabel.

B. PRINSIP PENYUSUNAN PROGRAM KERJA ORGANISASI Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam menyusun program kerja organisasi adalah sebagai berikut : 1. Disusun secara sistematis 2. Mudah dibaca dan dipahami 3. Disusun bersama oleh pengurus dan anggota organisasi kemahasiswaan 4. Membuat rencana kegiatan dan tahapan pelaksanaan semua program 5. Membuat kebutuhan dana serta penggunaannya 6. Mencantumkan identitas penyusun 7. Menyertakan lampiran pendukung program

C. TAHAPAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA ORGANISASI

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

Agar program kerja organisasi dapat mencerminkan kebutuhan riil organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, maka perlu diperhatikan tahap-tahap penyusunan program kerja seperti di bawah ini :
1. Identifikasi potensi sumber daya alam dan lingkungan masyarakat sekitar kampus

2. Identifikasi sumber-sumber pendukung keberhasilan pelaksanaan program kerja organisasi yaitu sumber daya manusia, pendanaan, fasilitas, dukungan moril dan materil dari seluruh sivitas akademika, masyarakat dan pemerintah daerah. 3. Menyusun visi, misi, dan tujuan organisasi kemahasiswaan 4. Menyusun sasaran atau kebutuhan organisasi 5. Analisis SWOT 6. Menyusun alternatif langkah-langkah pemecahan masalah

D. KOMPONEN PROGRAM KERJA ORGANISASI Program kerja organisasi yang diajukan untuk mendapatkan tujuan harus disusun secara sistematis dan mencakup berbagai komponen yang diperlukan seperti berikut ini : 1. Visi, Misi, dan Tujuan Organisasi. Visi Visi organisasi adalah imajinasi moral yang dijadikan dasar atau rujukan dalam menentukan tujuan atau keadaan masa depan yang secara khusus diharapkan oleh organisasi. Visi organisasi harus berada dalam koridor pembangunan organisasi yang telah ditetapkan secara nasional oleh pemerintah, tetapi tetap sesuai dengan potensi yang dimiliki organisasi dan keinginan mahasiswa. Visi organisasi mahasiswa merupakan turunan dari Kepmen P & K nomor 158/O/1999. Visi organisasi dijadikan dasar atau rujukan dalam merumuskan misi, tujuan, sasaran program kerja organisasi serta merupakan arah pembangunan organisasi tersebut di masa depan. Secara sederhana visi adalah gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan agar organisasi mahasiswa dapat terus terjaga kelangsungan dan pengembangannya.

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

Rumusan visi harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Arah organisasi mahasiswa sebagai koridor pengembangan organisasi

tersebut Tantangan masa depan yang harus dihadapi organisasi Berorientasi ke masa depan dalam kurun waktu tertentu Keyakinan akan keadaan masa depan yang jauh lebih baik, sesuai dengan

norma dan harapan masyarakat dan mahasiswa Mencerminkan standar keunggulan dan cita-cita tinggi yang hendak

dicapai serta kompetensi yang akan dihasilkan Mencerminkan dorongan yang kuat akan tumbuhnya inspirasi, semangat,

dan komitmen mahasiswa sebagai warga kampus Menjadi dasar bagi perubahan dan pengembangan Universitas secara

sistemik, sistematik, dan rasional Kondisi nyata masyarakat dan Kampus serta mahasiswa Dirumuskan dalam kalimat yang singkat, jelas dan menantang

Contoh :

UNGGUL DALAM PRESTASI BERDASARKAN IMAN DAN

TAQWA BERIMAN, TERDIDIK, DAN BERBUDAYA Misi Misi adalah penjabaran visi dalam bentuk rumusan tugas, kewajiban, dan rancangan tindakan yang dijadikan arahan untuk mewujudkan visi. Dengan demikian, misi organisasi merupakan sekumpulan tugas-tugas yang harus dilaksanakan organisasi tersebut. Perlu dicatat bahwa sebagai tindakan untuk mewujudkan visi, misi, dapat mencakup berbagai aspek, misalnya : hubungan

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

organisasi mahasiswa dengan pihak eksternal dan internal kampus, kesehatan organisasi, kebebasan akademik dan lain sebagainya. Contoh : Organisasi mahasiswa Universitas Malikussaleh merumuskan misinya sebagai berikut : Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif kepada seluruh mahasiawa/mahasiswa Unimal

Mendorong dan membantu setiap setiap mahasiswa untuk mengenali potensi dirinya, sehingga dapat dikembangkan secara lebih optimal

Menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama yang dianut dan juga budaya bangsa sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak. Menyusun aksi plannya.

Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh mahasiswa/i Unimal dalam unsur-unsur yang dianggap perlu.

Tujuan Organisasi Bertolak dari visi dan misi, selanjutnya organisasi mahasiswa merumuskan

tujuan. Tujuan organisasi mahasiswa adalah jabaran dari visi dan misi dari organisasi mahasiswa/i atau merupakan tahapan/langkah untuk mewujudkan visi organisasi mahasiswa yang telah dirumuskan. Perumusan tujuan organisasi mahasiswa harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Rumusan tujuan sebaiknya yang dapat diukur karena setelah dilaksanakan

harus diukur ketercapaiannya Dalam menentukan tujuan organisasi kemahasiswaan (termasuk

menyusun visi dan misi) melibatkan seluruh anggota organisasi dan seniornya sehingga semua warga kampus merasa memiliki dan mempunyai komitmen yang tinggi mencapainya

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

2. Identifikasi Tantangan Nyata yang Dihadapi oleh Organisasi Kemahasiswaan Pada tahap ini, organisasi kemahasiswaan melakukan analisis tentang kinerja yang akan dicapai dalam waktu tertentu, oleh sebab itu tantangan yang akan dihadapi pasti tidak pernah sama persis antara satu periode dengan periode lainnya. Pada umumnya, tantangan nyata yang dihadapi organisasi bersumber dari output organisasi yang dapat dibagi menjadi 4 yaitu kualitas, produktivitas, efektivitas, dan efisiensi.

Kualitas adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang atau

jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat. Dalam konteks, kualitas yang dimaksud adalah output organisasi, kualitas output organisasi dipengaruhi oleh tingkat kesiapan input dan proses organisasi Produktivitas adalah perbandingan antara output dengan input organisasi

yang keduanya dinyatakan dalam bentuk kuantitas Efektivitas adalah ukuran yang menyatakan sejauh mana tujuan (kualitas,

kuantitas, dan waktu) telah dicapai. Dalam bentuk persamaan, efektivitas sama dengan hasil nyata dibagi dengan hasil yang diharapkan

Efisiensi dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu efisiensi internal dan

efisiensi eksternal. Efisiensi internal (biasanya diukur dengan biaya efektivitas) menunjuk kepada hubungan antara output organisasi (prestasi belajar) dan input organisasi (sumber daya) yang digunakan untuk memproses atau menghasilkan output organisasi. Sedangkan efisiensi eksternal (biasanya diukur dengan biayamanfaat) adalah hubungan antara biaya yang digunakan untuk menghasilkan keuntungan kumulatif (individual, sosial, ekonomi, dan non-ekonomi). 3. Sasaran Organisasi Sasaran adalah tujuan yang dirumuskan dengan memperhitungkan tantangan nyata dihadapi organisasi. Berdasarkan tantangan nyata tersebut, maka dirumuskan sasaran yang akan dicapai oleh organisasi. Meskipun sasaran dirumuskan berdasarkan tantangan nyata yang dihadapi organisasi, namun perumusan sasaran

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

tersebut harus tetap mengacu pada visi, misi, tujuan organisasi. Sasaran organisasi sering juga disebut tujuan jangka pendek. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun sasaran/kebutuhan organisasi adalah sebagai berikut : Sasaran merupakan jabaran dari tujuan organisasi untuk jangka waktu

relative pendek, misalnya satu tahun tafsir Tidak semua tujuan menjadi sasaran, disesuaikan dengan kapasitas yang Rumusan sasaran harus jelas dan dapat diukur tanpa menimbulkan salah

dimiliki organisasi

Prioritas harus diperhatikan secara sungguh-sungguh Harus menggambarkan secara kuantitas dan kualitas yang ingin dicapai

dan dapat diukur sehingga mudah dalam melakukan evaluasi keberhasilannya Sebagai contoh, Organisais X memutuskan ingin menggarap keempat aspek yang tercantum dalam tujuan, meskipun baru pada tahap awal. 4. Identifikasi Fungsi-Fungsi Sasaran Setelah sasaran ditentukan, selanjutnya dilakukan identifikasi fungsi untuk mencapai sasaran tersebut. Langkah ini dilakukan sebagai tahap persiapan dalam melakukan analisis SWOT. Diperlukan kecermatan dan kehati-hatian dalam menentukan fungsi-fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Contoh fungsi sasaran antara lain : o Pendukung proses organisasi o Ketenagaan o Perencanaan instruksional o Sarana dan prasarana

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

o Hubungan organisasi dan masyarakat o Pengelolaan keuangan dan administrasi o Pengembangan iklim organisas Setiap fungsi tersebut terdiri dari faktor yang bersifat internal dan eksternal. Untuk itu pada uraian dari masing-masing fungsi perlu dipisahkan antara kedua faktor tersebut agar lebih mudah pada saat melakukan analisis. Setelah fungsi-fungsi diidentifikasi, maka langkah berikutnya adalah menentukan tingkat kesiapan setiap fungsi beserta faktor-faktornya melalui analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat atau kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman). 5. Analisis SWOT (Analisis Tingkat Kesiapan Fungsi) Analisis SWOT dilakukan dengan maksud untuk mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keseluruhan fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Oleh Karena tingkat kesiapan fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang telibat pada setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan terhadap keseluruhan faktor baik yang tergolong internal maupun eksternal. Untuk tingkat kesiapan yang memadai, artinya minimal memenuhi kesiapan yang diperlukan untuk mencapai sasaran, dinyatakan sebagai kekuatan bagi faktor yang tergolong internal atau peluang bagi faktor yang tergolong eksternal. Sedangkan tingkat kesiapan yang kurang memadai, artinya tidak memenuhi ukuran kesiapan, dinyatakan sebagai kelemahan bagi faktor yang tergolong internal atau ancaman bagi faktor yang tergolong eksternal. Kelemahan atau ancaman sebagai faktor yang memiliki tingkat kesiapan kurang memadai, disebut persoalan.

E. FORMAT PROPOSAL Cover Daftar Isi Latar Belakang

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

Nama Kegiatan Tema Kegiatan Tujuan Kegiatan Sasaran Kegiatan (objek) Pelaksanaan : bentuk (kongkrit), waktu, tempat, dan susunan acara Struktur Organisasi/kepanitiaan Rincian Dana (Pemasukan dan Pengeluaran) Penutup Lembar Pengesahan Lampiran

F. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (Contoh) Cover Lembaran Pengesahan Daftar Isi Nama Kegiatan Deskripsi Kegiatan Anggaran Dana (rincian pemasukan dan pengeluaran) Lampiran Dokumentasi Kegiatan (foto kegiatan) Lampiran Bukti Pengeluaran (kuitansi/bon asli) Penutup

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si

******************

Oleh : Drs. Aiyub, M.Si