B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Tembusan = tindisan. Inisial / kaki surat. m. Pembuka surat. Untuk jelasnya. Penutup surat. Tembusan. berikut : . ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. o. Hal atau perihal. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Alamat yang dituju. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. Nama jabatan. Lampiran. e. n. Kepala surat ( kop surat ). h. 3. b.l. d. Nama penanda tangan surat. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. c. l. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. Isi surat. Ada berbagai bentuk surat. Singkatan nama = inisial. i. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. Nama perusahaan. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). m. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. Tanggal. g. p. k. Salam penutup. j. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Salam pembuka. Nomor surat. Keterangan bentuk surat : a. f. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. lihat contoh-contoh bentuk surat.

Full Block Style b. Block Style .a.

c. Semi Block Style d. Indenteed Style .

Hanging Paragraf Style .e.

Old Official Style .f.

g. New Official Style .

.

kartu pos. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting.Surat dinas: surat keterangan. surat izin. d. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. surat-surat elektronik. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. Berdasar jumlah sasaran: biasa. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. lekuk. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. surat-surat ketatausahaan. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. penting. c. Penggolongan dan Pembagian Surat a. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. e-mail. dan sebagainya. kilat. lurus. surat permintaan penawaran. bulan. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. biasa. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g.Surat niaga: surat perkenalan. pengiriman biasa. edaran dan pengumuman f. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). biasa. surat tanpa sampul.Surat pribadi: formal dan non formal . 1. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. e. surat tagihan. dan sebagainya. c. . alinea menggantung.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. surat kelakuan baik. surat klaim. setengah lurus. konfidensial (terbatas). resmi. 2. surat pesanan dan balasannya. Berdasar kepentingan isi surat: . rahasia. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. surat jalan. e. faksimili. surat pengiriman pesanan. b. f. b.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

b. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. dan terdiri atas: a. Alamat lengkap. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Nama bankir (untuk referensi) k. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 .Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. Moto (bila ada) g. Macam usaha i. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. dan tahun dituliskan secara lengkap. situs (bila ada) h. Nomor telepon (bila ada). Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Tanggal. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. faksimili (bila ada) d. E-mail. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. 5. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. organisasi atau instansi. Nama kantor badan. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. c. bulan. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Fungsi Bagian Surat 1. l. 2. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b.

dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a.Wb. yang diikuti jumlah yang dilampirkan. .E. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). isi surat dan alinea penutup. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Ibu. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a.B.E. Misalnya. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. atau di kiri bawah 5. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Salam hormat. pangkat. Saudara ……. Saudara. Direksi Bank Central Asia u.p. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. yang terhormat. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. S. Penulisan alamat dengan menggunakan u. Dengan mencantumkan kata “Saudara. Lt. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. a. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. S. Setelah salam pembuka 6. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat. di bawah nomor b. Dewi Sukmasari. 8. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. Ibu. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi. M. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c.4. Contoh menulis alamat: a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Bapak. Bapak ……… yang terhormat. Contoh: Yth. Pada surat dinas pemerintah. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak.. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal.p. Ibu Ani Suwarsi.. Ibu” b. Sebelum penulisan alamat dalam b.

Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. atau laporan: 1. 5. Sehubungan dengan itu …… b. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.. ... dilaporkan. terima kasih.. jelas. 3.. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. semoga mendapat perhatian Saudara. 3. telah kami terima dengan baik... 9. . Hormat kami. Wassalam.. Contoh: a. 4.. Memperhatikan surat Saudara tanggal . No. . Perkenankanlah kami melaporkan 7. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. . Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut... Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2.. . c. .. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No.... No. 3. Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. kami ucapkan terima kasih. Surat Saudara tanggal . Sesuai dengan pemberitahuan …. Salam kami.. Menyambung surat kami tanggal … No. Membahas surat Saudara tanggal…. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus. 4. Kami mengundang …. permintaan.a. Atas perhatian Saudara. 2... isi surat hendaknya singkat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. No. Bersama ini kami lampirkan …. 5. Demikian laporan kami. c.. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. b. kami ucapkan terima kasih. pernyataan. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. ditanyakan. diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ….. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik).. 2. tepat dan hormat. 6. . Sambil menunggu kabar selanjutnya. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi. 5. 4. Contoh: 1.

Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan.c. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2.: 1. Gubernur Lampung 3. . Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. 14. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. = carbon copy.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. 13. juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. 2. Arsip Atau cc. Di bawah nama terang. maka mudah mengurusnya. 12. Walikota Bandar Lampung 4. Tembusan Tembusan (c. Tembusan: 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful