B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Ada berbagai bentuk surat. Inisial / kaki surat. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). Nama perusahaan. Tanggal. o. m. Pembuka surat. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Singkatan nama = inisial. Tembusan = tindisan. berikut : . e. Isi surat. k. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. Nama jabatan. Penutup surat. Untuk jelasnya. ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. l. Salam pembuka. Lampiran. Tembusan. Kepala surat ( kop surat ). f. h. Keterangan bentuk surat : a. n. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. 3. Hal atau perihal. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). i. d. Nomor surat. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. b. Nama penanda tangan surat. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. m. j. g. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya.l. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. Alamat yang dituju. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). p. Salam penutup. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. c. lihat contoh-contoh bentuk surat.

Block Style . Full Block Style b.a.

c. Semi Block Style d. Indenteed Style .

Hanging Paragraf Style .e.

f. Old Official Style .

g. New Official Style .

.

d. surat permintaan penawaran. biasa. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. b. konfidensial (terbatas). b. bulan. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g.Surat niaga: surat perkenalan. kartu pos. biasa. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. e. resmi. dan sebagainya. dan sebagainya. e. Berdasar kepentingan isi surat: . surat pesanan dan balasannya.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Penggolongan dan Pembagian Surat a. 1. surat pengiriman pesanan. faksimili. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. alinea menggantung. kilat. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. f. 2. lekuk. c. surat izin. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. penting. surat jalan.Surat pribadi: formal dan non formal . c. edaran dan pengumuman f. setengah lurus. pengiriman biasa. rahasia. e-mail. surat tanpa sampul. Berdasar jumlah sasaran: biasa. surat tagihan. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. surat klaim. lurus. . Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. surat-surat ketatausahaan. surat-surat elektronik. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. surat kelakuan baik.Surat dinas: surat keterangan. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

Fungsi Bagian Surat 1. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. Nama kantor badan. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. organisasi atau instansi. situs (bila ada) h. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. 5. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 . Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. E-mail. 2. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. l. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. faksimili (bila ada) d. b. c. Nomor telepon (bila ada). Nama bankir (untuk referensi) k.Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Macam usaha i. Moto (bila ada) g. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. bulan. Alamat lengkap. Tanggal. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. dan tahun dituliskan secara lengkap. dan terdiri atas: a.

yang terhormat. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a. Setelah salam pembuka 6.p. Penulisan alamat dengan menggunakan u. S. Ibu” b. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.E. Saudara. Ibu. Direksi Bank Central Asia u. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.Wb. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Dewi Sukmasari.. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. Bapak ……… yang terhormat. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. Misalnya. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Dengan mencantumkan kata “Saudara.4. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. isi surat dan alinea penutup. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. atau di kiri bawah 5. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. 8.B. Lt. . Ibu Ani Suwarsi. yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Sebelum penulisan alamat dalam b. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. M. Bapak..p. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. Pada surat dinas pemerintah. Contoh menulis alamat: a. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka. Contoh: Yth. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). a. pangkat. di bawah nomor b. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. Saudara ……. Ibu. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. Salam hormat.E. S. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi.

. Hormat kami. Memperhatikan surat Saudara tanggal . Membahas surat Saudara tanggal…. Menyambung surat kami tanggal … No. telah kami terima dengan baik. tepat dan hormat. Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Sehubungan dengan itu …… b. Atas perhatian Saudara... 9. pernyataan. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. .. . Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. kami ucapkan terima kasih.. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. 2. dilaporkan... Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …. 5. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No.. 2. 6. terima kasih.. . 4. isi surat hendaknya singkat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai... No. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Surat Saudara tanggal . Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. Contoh: a. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi.. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2.. semoga mendapat perhatian Saudara. . ditanyakan. Demikian laporan kami. b. 4. kami ucapkan terima kasih. Wassalam. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele... diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. permintaan..a. 3. Perkenankanlah kami melaporkan 7. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. 4. . 5. No. Sambil menunggu kabar selanjutnya. Kami mengundang …. 3. jelas. Salam kami. Contoh: 1. No. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. . 5.. Sesuai dengan pemberitahuan ….. 3. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. c.. Bersama ini kami lampirkan …. c.. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik). .. atau laporan: 1. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.

Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan Tembusan (c. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11. Walikota Bandar Lampung 4. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. maka mudah mengurusnya. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. = carbon copy. Tembusan: 1. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. . juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan. Di bawah nama terang. Gubernur Lampung 3. 14. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.c. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. 2. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Arsip Atau cc. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. 12.: 1. 13.