bentuk2 surat

B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Inisial / kaki surat. Nama perusahaan. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). berikut : . e. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. m. k. b. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. l. p. Penutup surat. h. Salam penutup. Nomor surat. Isi surat. Ada berbagai bentuk surat. lihat contoh-contoh bentuk surat. i. Nama jabatan. Lampiran. m. Tanggal. j. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). Nama penanda tangan surat. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. Salam pembuka. Keterangan bentuk surat : a. f. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. 3. Tembusan. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. Kepala surat ( kop surat ). ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. c. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. Untuk jelasnya. g. Singkatan nama = inisial. Pembuka surat. Alamat yang dituju. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. d. n. Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). o. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Tembusan = tindisan.l. Hal atau perihal.

Block Style .a. Full Block Style b.

Semi Block Style d. Indenteed Style .c.

Hanging Paragraf Style .e.

Old Official Style .f.

New Official Style .g.

.

b. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . biasa. surat jalan. faksimili. c. .Surat niaga: surat perkenalan. 2. e-mail. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. lurus. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. biasa. b. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. surat permintaan penawaran. pengiriman biasa. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3.Surat pribadi: formal dan non formal . Berdasar kepentingan isi surat: . rahasia. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. dan sebagainya. resmi. surat kelakuan baik. c. f. surat pesanan dan balasannya. Berdasar jumlah sasaran: biasa. penting. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. surat tagihan. dan sebagainya.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. surat-surat ketatausahaan. alinea menggantung. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. e. konfidensial (terbatas). Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g. surat klaim. lekuk. kilat. d. 1. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. surat-surat elektronik. surat tanpa sampul. setengah lurus. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. surat izin. e. bulan. edaran dan pengumuman f. surat pengiriman pesanan. kartu pos. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. Penggolongan dan Pembagian Surat a. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh.Surat dinas: surat keterangan.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Alamat lengkap. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. dan terdiri atas: a. Nama kantor badan.Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. E-mail. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. b. Fungsi Bagian Surat 1. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. l. organisasi atau instansi. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. Moto (bila ada) g. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. dan tahun dituliskan secara lengkap. Macam usaha i. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. Nomor telepon (bila ada). organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. c. 5. Tanggal. faksimili (bila ada) d. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. situs (bila ada) h. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Nama bankir (untuk referensi) k. 2. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. bulan. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 .

dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. Contoh: Yth. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat. Lt. yang diikuti jumlah yang dilampirkan. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. . Saudara. Bapak. S. Saudara …….Wb. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. Pada surat dinas pemerintah. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c. Ibu Ani Suwarsi.B. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi. isi surat dan alinea penutup. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. Salam hormat. atau di kiri bawah 5. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju.E. 8. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. Penulisan alamat dengan menggunakan u. M. Dengan mencantumkan kata “Saudara.p. Misalnya. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.E. Ibu” b. di bawah nomor b.. Bapak ……… yang terhormat.. yang terhormat.p. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). pangkat. a. Contoh menulis alamat: a. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.4. Direksi Bank Central Asia u. S. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Sebelum penulisan alamat dalam b. Ibu. Ibu. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Dewi Sukmasari. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Setelah salam pembuka 6. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka.

5. Perkenankanlah kami melaporkan 7. permintaan. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …. c.. Sehubungan dengan itu …… b. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. 2. Bersama ini kami lampirkan …. Wassalam. Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2.. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. semoga mendapat perhatian Saudara.. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.. Contoh: 1. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. dilaporkan. 4. .. .. . .. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. 4. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.. kami ucapkan terima kasih. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi. atau laporan: 1. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. tepat dan hormat... pernyataan. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik)... Hormat kami. Menyambung surat kami tanggal … No. kami ucapkan terima kasih. .. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. jelas. Sesuai dengan pemberitahuan …. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. ditanyakan.. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus... Contoh: a. 5. 6. Membahas surat Saudara tanggal…. . Atas perhatian Saudara... telah kami terima dengan baik. No. terima kasih. Demikian laporan kami. 9. Sambil menunggu kabar selanjutnya. 3. Salam kami... b. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). . diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Kami mengundang ….. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. Memperhatikan surat Saudara tanggal . c.a. 5. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Surat Saudara tanggal . No. 3. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. 3. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. 4. 2. isi surat hendaknya singkat. No. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1..

Tembusan Tembusan (c. juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.c. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Arsip Atau cc.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. maka mudah mengurusnya. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. 12. Walikota Bandar Lampung 4. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. 14.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. 2. 13. Gubernur Lampung 3. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. = carbon copy. Tembusan: 1. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. .: 1. Di bawah nama terang.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful