B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Alamat yang dituju. Ada berbagai bentuk surat. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). o. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. berikut : . Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Salam pembuka. 3. Singkatan nama = inisial.l. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). m. Lampiran. Hal atau perihal. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. h. b. Tembusan. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. f. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). e. Nama jabatan. m. ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. c. lihat contoh-contoh bentuk surat. i. d. Isi surat. Tanggal. Tembusan = tindisan. Nomor surat. k. p. j. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. Inisial / kaki surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. g. Salam penutup. Nama perusahaan. l. Penutup surat. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. n. Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. Kepala surat ( kop surat ). Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Keterangan bentuk surat : a. Pembuka surat. Nama penanda tangan surat. Untuk jelasnya.

a. Block Style . Full Block Style b.

c. Semi Block Style d. Indenteed Style .

Hanging Paragraf Style .e.

f. Old Official Style .

g. New Official Style .

.

Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g. b.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. bulan. biasa. 1.Surat niaga: surat perkenalan. surat tanpa sampul. biasa. e. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. . surat-surat ketatausahaan. surat pesanan dan balasannya. pengiriman biasa. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Penggolongan dan Pembagian Surat a. surat kelakuan baik. setengah lurus. resmi. dan sebagainya. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. b. lurus. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. surat klaim. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . dan sebagainya. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. f. 2. e-mail.Surat pribadi: formal dan non formal . c. lekuk. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. surat jalan. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. kilat. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. penting. c. surat-surat elektronik. surat pengiriman pesanan. edaran dan pengumuman f.Surat dinas: surat keterangan. Berdasar kepentingan isi surat: . Berdasar jumlah sasaran: biasa. konfidensial (terbatas). rahasia. faksimili. surat permintaan penawaran. surat izin. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. alinea menggantung. d. e. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. kartu pos. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. surat tagihan. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

organisasi atau instansi. dan terdiri atas: a. situs (bila ada) h. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Macam usaha i. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. c. Moto (bila ada) g. 5. dan tahun dituliskan secara lengkap. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. Fungsi Bagian Surat 1. Nama bankir (untuk referensi) k. faksimili (bila ada) d. 2. Nama kantor badan. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). E-mail. b. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 . Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f.Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. Alamat lengkap. Nomor telepon (bila ada). Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Tanggal. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. l. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. bulan. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota.

Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.Wb. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Ibu. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. di bawah nomor b. Ibu” b. Ibu Ani Suwarsi. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. Contoh: Yth. pangkat.. 8. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal. Misalnya. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat.E. Lt. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka. dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. isi surat dan alinea penutup. Saudara. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Ibu. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Dewi Sukmasari. Bapak ……… yang terhormat.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. S. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. M. Salam hormat. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat.E.B. Saudara …….p. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi. Contoh menulis alamat: a. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. S. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.. a. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. atau di kiri bawah 5. Direksi Bank Central Asia u. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. yang terhormat. . Penulisan alamat dengan menggunakan u. Sebelum penulisan alamat dalam b. Dengan mencantumkan kata “Saudara. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). Pada surat dinas pemerintah.4.p. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c. Bapak. Setelah salam pembuka 6. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth.

Perkenankanlah kami melaporkan 7. No. 6..... Sehubungan dengan itu …… b. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik). Kami mengundang …. kami ucapkan terima kasih. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi.. Hormat kami. . Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. . Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. 4. 3. 4. isi surat hendaknya singkat. permintaan. Wassalam. Sesuai dengan pemberitahuan …. telah kami terima dengan baik. ditanyakan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). Sambil menunggu kabar selanjutnya.. c.. c. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus. tepat dan hormat. terima kasih. atau laporan: 1. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. 3. Contoh: 1. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. 2.. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2.a. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.. diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. . kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. 9. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. No. Membahas surat Saudara tanggal…. semoga mendapat perhatian Saudara. . Contoh: a.. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. Menyambung surat kami tanggal … No. Surat Saudara tanggal ... Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih... . Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. b. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. 2... Memperhatikan surat Saudara tanggal . kami ucapkan terima kasih.. No. Bersama ini kami lampirkan …. 5. pernyataan. 4. Salam kami. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. Demikian laporan kami.. . Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. jelas. 5.. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. 5. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. 3.. dilaporkan. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Atas perhatian Saudara. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.. ..

c. maka mudah mengurusnya. 12. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. 13. .) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. = carbon copy. Arsip Atau cc. Tembusan Tembusan (c. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. Gubernur Lampung 3. 14. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. 2. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. Walikota Bandar Lampung 4. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. Di bawah nama terang.: 1. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Tembusan: 1. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.