B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

o. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). c. p. g. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. m. Nomor surat. e. h. k. Nama perusahaan. n. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Tembusan = tindisan. lihat contoh-contoh bentuk surat. Kepala surat ( kop surat ). berikut : . Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). Tembusan. Nama penanda tangan surat. Singkatan nama = inisial. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. l. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. b. Tanggal. j. Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. Lampiran. Nama jabatan. Salam pembuka. ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Salam penutup. Untuk jelasnya. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Penutup surat. Inisial / kaki surat. Ada berbagai bentuk surat. d. f. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Hal atau perihal. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. Alamat yang dituju. m. 3. Isi surat. i. Keterangan bentuk surat : a. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Pembuka surat. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu.l.

Block Style . Full Block Style b.a.

Semi Block Style d. Indenteed Style .c.

Hanging Paragraf Style .e.

f. Old Official Style .

g. New Official Style .

.

Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. biasa. b. surat tagihan. . surat permintaan penawaran. lekuk. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. surat pengiriman pesanan. Berdasar jumlah sasaran: biasa.Surat dinas: surat keterangan. bulan. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. biasa. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. edaran dan pengumuman f. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . Penggolongan dan Pembagian Surat a. faksimili. dan sebagainya. kartu pos. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. c.Surat pribadi: formal dan non formal . surat pesanan dan balasannya. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. dan sebagainya.Surat niaga: surat perkenalan. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). c. surat klaim. setengah lurus. kilat. surat-surat ketatausahaan. surat izin. penting. e. d. pengiriman biasa. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. alinea menggantung. konfidensial (terbatas). Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. rahasia. e. resmi. Berdasar kepentingan isi surat: . Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. e-mail. surat tanpa sampul. 2. surat-surat elektronik. surat jalan. f. surat kelakuan baik. lurus. b. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. 1.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

bulan. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 . tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. Alamat lengkap. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. situs (bila ada) h. 5. Fungsi Bagian Surat 1. c. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. 2. Moto (bila ada) g. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Nomor telepon (bila ada). Macam usaha i. Nama kantor badan. dan tahun dituliskan secara lengkap. l. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. faksimili (bila ada) d. organisasi atau instansi. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c.Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. Nama bankir (untuk referensi) k. E-mail. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. b. dan terdiri atas: a. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. Tanggal. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut).

Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan.. di bawah nomor b. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. a. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.p. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Misalnya.p. . Setelah salam pembuka 6. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal. Penulisan alamat dengan menggunakan u. Ibu Ani Suwarsi. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c. Saudara …….E. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi. Contoh: Yth. atau di kiri bawah 5. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”.Wb. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Dewi Sukmasari. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a. M. Ibu. yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Sebelum penulisan alamat dalam b. Bapak. yang terhormat. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. 8.. S. Lt. Bapak ……… yang terhormat. Dengan mencantumkan kata “Saudara. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. Ibu. Direksi Bank Central Asia u. isi surat dan alinea penutup.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. Saudara. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. S. Contoh menulis alamat: a.4. Salam hormat. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Pada surat dinas pemerintah. pangkat.B.E. Ibu” b. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka.

telah kami terima dengan baik. ... Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. tepat dan hormat. 4. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2. Menyambung surat kami tanggal … No. . Sambil menunggu kabar selanjutnya. . Atas perhatian Saudara. atau laporan: 1. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. c. permintaan... Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).. 3. Demikian laporan kami. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.. 2. Perkenankanlah kami melaporkan 7. terima kasih. . isi surat hendaknya singkat. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik). 5. Hormat kami. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ….. Sesuai dengan pemberitahuan …. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No.. b. 3. No. kami ucapkan terima kasih. . Sehubungan dengan itu …… b. 5.. jelas. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. . Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku.. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. No. Wassalam.. 3. c.. 9. 5. ditanyakan... semoga mendapat perhatian Saudara. Surat Saudara tanggal . Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus. Contoh: a. diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. kami ucapkan terima kasih. . Kami mengundang ….. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan.. Salam kami.. Membahas surat Saudara tanggal…. Memperhatikan surat Saudara tanggal . Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. 6. Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat.. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. No.. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. dilaporkan. Bersama ini kami lampirkan …. pernyataan. Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. 4. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi..a. 2. Contoh: 1.. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek.. 4.

Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. = carbon copy.: 1. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Arsip Atau cc. 2. Tembusan Tembusan (c. . juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan. Walikota Bandar Lampung 4. Tembusan: 1. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11.c.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. Di bawah nama terang. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Gubernur Lampung 3.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. maka mudah mengurusnya. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. 13. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. 14. 12. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful