B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

i. Hal atau perihal. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Tembusan. Nama penanda tangan surat. lihat contoh-contoh bentuk surat. 3. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Penutup surat. Pembuka surat. berikut : . Singkatan nama = inisial.l. o. Alamat yang dituju. Ada berbagai bentuk surat. d. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. m. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. Untuk jelasnya. Nama jabatan. h. l. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Lampiran. c. n. f. e. Nomor surat. m. Kepala surat ( kop surat ). Inisial / kaki surat. Salam pembuka. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. b. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). Tanggal. Tembusan = tindisan. p. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. Keterangan bentuk surat : a. j. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Salam penutup. Isi surat. g. ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. k. Nama perusahaan.

a. Full Block Style b. Block Style .

Indenteed Style .c. Semi Block Style d.

Hanging Paragraf Style .e.

Old Official Style .f.

New Official Style .g.

.

surat-surat elektronik. Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. e-mail. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . surat klaim. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. resmi. setengah lurus. Berdasar jumlah sasaran: biasa. Penggolongan dan Pembagian Surat a.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. surat-surat ketatausahaan. kilat. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. d. lurus. surat pengiriman pesanan. surat tanpa sampul. surat permintaan penawaran. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. c. surat pesanan dan balasannya. biasa.Surat niaga: surat perkenalan. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal.Surat dinas: surat keterangan. surat izin.Surat pribadi: formal dan non formal . surat tagihan. edaran dan pengumuman f. e. dan sebagainya. konfidensial (terbatas). penting. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. c. biasa. Berdasar kepentingan isi surat: . Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). alinea menggantung. surat jalan. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. 1. b. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. b. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g. rahasia. e. . faksimili. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. lekuk. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. surat kelakuan baik. dan sebagainya. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. f. bulan. pengiriman biasa. 2. kartu pos.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. bulan. 5. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Nama kantor badan. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d. Fungsi Bagian Surat 1. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. l. dan terdiri atas: a. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. dan tahun dituliskan secara lengkap. 2. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. Nomor telepon (bila ada). Nama bankir (untuk referensi) k. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. Alamat lengkap. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri.Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Macam usaha i. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. c. b. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. E-mail. organisasi atau instansi. Tanggal. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. faksimili (bila ada) d. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 . Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. situs (bila ada) h. Moto (bila ada) g.

Penulisan alamat dengan menggunakan u. Saudara. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Bapak ……… yang terhormat.p. Contoh: Yth. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal. Direksi Bank Central Asia u. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Sebelum penulisan alamat dalam b. Ibu. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. a. yang terhormat. Ibu” b. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. Ibu. M. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. Contoh menulis alamat: a. isi surat dan alinea penutup. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c.Wb. Dewi Sukmasari. Bapak. . yang diikuti jumlah yang dilampirkan. Ibu Ani Suwarsi. di bawah nomor b. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. 8.E. Salam hormat. Setelah salam pembuka 6. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka.B.4. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a.. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. Pada surat dinas pemerintah. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat.p. Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. Saudara …….E. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. S. S. pangkat. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. atau di kiri bawah 5. Misalnya. Dengan mencantumkan kata “Saudara. dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. Lt.

2. 3.. Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1. Contoh: 1. Demikian laporan kami. Memperhatikan surat Saudara tanggal . ... Hormat kami. Wassalam. Atas perhatian Saudara. isi surat hendaknya singkat. Membahas surat Saudara tanggal….. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya.a. Salam kami. semoga mendapat perhatian Saudara. 3.. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. . tepat dan hormat. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.. b.. 4. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. ... jelas. ... Surat Saudara tanggal . Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ditanyakan. Perkenankanlah kami melaporkan 7. 4. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2. pernyataan. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. No. kami ucapkan terima kasih. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).. No. Contoh: a. . Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. permintaan. 5.. diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Bersama ini kami lampirkan ….. Sehubungan dengan itu …… b. Sesuai dengan pemberitahuan …. 4.. 3. 5. c. 2. Menyambung surat kami tanggal … No.. kami ucapkan terima kasih. telah kami terima dengan baik. . Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. atau laporan: 1.. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus... Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele.. . Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa ….. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. c. No. dilaporkan. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi. 6. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. 9. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik). terima kasih. Sambil menunggu kabar selanjutnya. 5. Kami mengundang ….

Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. 14. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. 12. = carbon copy. Walikota Bandar Lampung 4. maka mudah mengurusnya. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. Di bawah nama terang.: 1. 2. Arsip Atau cc. 13. . Gubernur Lampung 3. juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. Tembusan: 1. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11. Tembusan Tembusan (c.c.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful