P. 1
bentuk2 surat

bentuk2 surat

|Views: 955|Likes:
Published by Lukman Harun

More info:

Published by: Lukman Harun on Nov 02, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/24/2015

pdf

text

original

B. Pokok Bahasan : Fungsi, Bagian-bagian Surat, dan Bentuk-bentuk Surat C. Sub Pokok Bahasan : 1.

Pengertian Fungsi 2. Bagian-bagian Surat 3. Bentuk-bentuk Surat : a. Full Block Style b. Block Style c. Semi Block Style d. Indenteed Style e. Hanging Paragraf Style f. Old Official Style g. New Official Style D. Uraian Materi : 1. Pengertian Fungsi Orang menganggap surat sebagai utusan atau “duta” organisasi / instansi pengirim surat. Surat dipandang sebagai citra, cermin mentalitas, jiwa, serta petunjuk kondisi intern organisasi yang bersangkutan. Oleh sebab itu pengonsep surat dan para penata administrasi kantor harus berhatihati dan bersungguh-sungguh dalam menulis surat, agar tidak menimbulkan kesan buruk atas organisasinya. Di samping sifat-sifat di atas, surat resmi sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, sebagai : a. Tanda bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian. b. Alat pengingat / berpikir bilamana diperlukan, misalnya surat yang telah diarsipkan. c. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau. d. Jaminan keamanan, umpamanya surat keterangan jalan. e. Pedoman atau dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. 2. Bagian-bagian Surat Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat ( kop ). b. Nomor surat ( nomor verbal ). c. Tanggal, bulan, tahun surat. d. Lampiran. e. Hal atau perihal. f. Alamat surat ( alamat dalam ). g. Salam pembuka ( salutasi ). h. Isi surat ( tubuh surat ). i. Salam penutup. j. Nama organisasi / perusahaan. k. Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat.

Pembuka surat. Tembusan = tindisan. Alamat yang dituju. f. dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ). Keterangan bentuk surat : a. Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam. k. l. Isi surat. Nama perusahaan. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. 3. ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Hal atau perihal. Nomor surat. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama. Lampiran. Salam pembuka. b. Tanggal. Penutup surat. Kepala surat ( kop surat ). h. berikut : . i. e. m. o. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ). c. bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika. Singkatan nama = inisial. Salam penutup. yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Untuk jelasnya. Ada berbagai bentuk surat. sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru. m. j. n. Inisial / kaki surat. sedangkan bentukbentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. lihat contoh-contoh bentuk surat. Nama jabatan. Nama penanda tangan surat. g. d. Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika.l. Tembusan. Bentuk-bentuk Surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat. p.

a. Full Block Style b. Block Style .

Indenteed Style .c. Semi Block Style d.

e. Hanging Paragraf Style .

Old Official Style .f.

New Official Style .g.

.

surat permintaan penawaran. dan sebagainya. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut: a. e. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) g. surat kelakuan baik. resmi. bulan. d. setengah lurus. e. lekuk. Berdasar jumlah sasaran: biasa. rahasia. kilat. Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah. Berdasar kepentingan isi surat: . alinea menggantung. 2. surat jalan. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. biasa. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah. biasa. pengiriman biasa. Bentuk Tataletak Surat Bentuk tataletaknya: lurus penuh. penting. 1. lurus. edaran dan pengumuman f. . Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) d. e-mail. surat izin. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal. surat-surat elektronik. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus. Penggolongan dan Pembagian Surat a. Bentuk Lurus (Block Style) Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan. b. surat-surat ketatausahaan. dan sebagainya. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia. surat klaim. surat pengiriman pesanan. kartu pos. faksimili. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style). f. surat tanpa sampul.MATERI 3: BENTUK DAN FUNGSI BAGIAN SURAT Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. surat tagihan. c. surat pesanan dan balasannya. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru 3. c. konfidensial (terbatas).Surat niaga: surat perkenalan.Surat pribadi: formal dan non formal .Surat dinas: surat keterangan. tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat . b.

(13) : tembusan (14) : inisial .

.

.

.

.

.

.

Nama alamat kawat dan nomor telex (bila ada) f. 105 : Nomor urut surat keluar Dir – MS : Direktur PT Mandiri Sejahtera (kode) VI : Bulan Juni 2011 : Tahun 2011 . Kepala surat untuk swasta dibuat bebas sesuai dengan citra pemilik perusahaan. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor. Contoh: 28 Februari 2006 29 Juni 2006 3. organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. organisasi atau instansi. Lambang atau simbol (logo) dari organisasi atau instansi yang bersangkutan. Tanggal Surat Apabila sudah ada kepala surat. Fungsi Bagian Surat 1. Macam usaha i. Nama kantor badan. tetapi untuk dinas pemerintah ada ketentuan tersendiri. dan terdiri atas: a. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu Contoh nomor surat 105/Dir – MS/VI/2011 keterangan. Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk: a. Kepala Surat (Kop Surat) Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan. c. E-mail. maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Tanggal. 2. Nama bankir (untuk referensi) k. 5. Alamat lengkap. Nomor telepon (bila ada). Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat c. situs (bila ada) h. l. dan tahun dituliskan secara lengkap. b. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip b. faksimili (bila ada) d. Nomor kotak pos atau tromol pos (bila ada) e. Moto (bila ada) g. Nama dan alamat kantor cabang (bila ada) j. bulan. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat e. yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut).Bentuk surat yang berlaku untuk saat ini adalah bentuk surat resmi gaya baru. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan d.

p. atau di kiri bawah 5. Dinas pos menyarankan agar dalam menuliskan alamat pada sampul surat hendaknya jelas dan lengkap dengan Kode Pos agar memudahkan penyampaian surat. Jalan Jendral Suprapto 96 Bandar Lampung 35157 b. Direktur PT Mandiri Sejahtera Jalan Anggrek Raya 307 Jakarta 13465 c. S. alamat luar (di amplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang yang dituju. isi surat dan alinea penutup. Direksi Bank Central Asia u. pangkat. Salam Pembuka “Salam pembuka” atau salutasi merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Setelah salam pembuka 6. Ibu. lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas. Ibu” b. Saudara. penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan di bawah kata “Lampiran” secara vertikal. Lt. Hal atau perihal Sebaiknya pada setiap surat resmi. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Saudara ……. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya Contoh: Yth. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat. yang diikuti jumlah yang dilampirkan.E. baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis). Misalnya. Dengan mencantumkan kata “Saudara. Alamat yang dituju Dalam menulis alamat surat. Pada surat dinas pemerintah.Wb. yang terhormat. Namun apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan. atau gelar akademis yang ada pada penerima surat. Misalnya: Assalamualaikum Wr. Lampiran Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi.E. XXI jalan Cassablanca 121 Jakarta 12103 7. di depan nama si tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak. Penulisan alamat dengan menggunakan u. selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Setelah penulisan selesai alamat dalam c. Penulisan perihal ada 3 cara yaitu: a... Contoh: Yth.A Direktur Perkreditan Plaza BCA. Isi Surat (tubuh surat) Isi surat atau juga disebut tubuh surat terdiri atas alinea pembuka.4. di bawah nomor b. a. Bapak.B. M. Contoh menulis alamat: a. 8. Untuk surat bisnis ada 2 cara: a. dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”. dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat. Ibu Ani Suwarsi. . Alamat yang ditujukan kepada perorangan Contoh: Yth. Salam hormat. Ibu. Bapak ……… yang terhormat.p. S. Dewi Sukmasari. Salam pembuka untuk surat-menyurat pribadi/umum biasanya dipengaruhi oleh adat daerah atau agama yang dianut. Sebelum penulisan alamat dalam b.

dilaporkan. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.. kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini” dalam menulis surat. kami ucapkan terima kasih. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan bertele-tele. Atas perhatian Saudara. atau laporan: 1. pernyataan. Wassalam. . Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan.. Isi Surat Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi.. . Kami mengundang …. b. ditanyakan. Contoh: 1.. 6.a. . 3..... permintaan. tepat dan hormat. 4. . Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. Membahas surat Saudara tanggal…. . Contoh alinea pembuka pada surat balasan : 1.. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …. Alinea Penutup Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.. Contoh: a. Perkenankanlah kami melaporkan 7. Hormat kami. 5.. 2. Dengan ini kami beritahukan bahwa …… 2. atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja (baca syarat surat yang baik). 4... Isi surat (tubuh surat) Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. semoga mendapat perhatian Saudara. c. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP). 9. Sesuai dengan pemberitahuan …. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih. Sambil menunggu kabar selanjutnya. Surat Saudara tanggal . ... kami ucapkan terima kasih. jelas. 5. No. Sehubungan dengan itu …… b. Menyambung surat kami tanggal … No. telah kami terima dengan baik.. Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya. No.. Salam kami.. diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. c.. isi surat hendaknya singkat.. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. Memperhatikan surat Saudara tanggal . 4. No.. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek. terima kasih. 5. 2. Alinea Pembuka Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Bersama ini kami lampirkan …. 3. 3.. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. . Demikian laporan kami.

Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen. 14. = carbon copy.Contoh: Mahatir Muhammad NIP. . 13. Di bawah nama terang. Tembusan: 1.c.: 1. 160081022 Kepala Biro Kepegawaian 10/11. Arsip Atau cc. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya. Sebaliknya surat yangg ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. juga untuk menunjukkan bobot isi surat tersebut dan kewenangan. Tembusan Tembusan (c. Walikota Bandar Lampung 4. Inisial Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. maka mudah mengurusnya.) surat atau tindasan dikirimkan ke beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Pencantuman jabatan penanggungjawab ini selain untuk mengetahui dari bagian mana surat itu dikeluarkan. 2. untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP. Jabatan Penanggungjawab Surat Untuk surat niaga biasanya di bawah nama terang penanggungjawab surat dicantumkan jabatan dari penanggungjawab tersebut. Kepala Dinas Pendidikan Propinsi Lampung 2. Gubernur Lampung 3. sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan. Tandatangan dan Nama Terang Penanggung Jawab Surat Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas nama pejabat yang berwenang adalah sah. 12.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->