P. 1
Chapter 2

Chapter 2

4.0

|Views: 995|Likes:
Published by api-3830504

More info:

Published by: api-3830504 on Oct 18, 2008
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/18/2014

pdf

text

original

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

BAB 2

KONSEP SISTEM

PENGENALAN
Anda telah diperkenalkan dengan model sistem di dalam bab satu. Di dalam bab ini, anda akan diperkenalkan pula dengan beberapa jenis model lain yang membantu pengurus dalam menyelesaikan masalah. Di antaranya ialah model fizikal, naratif, grafik dan matematik. Model sistem yang telah anda pelajari merupakan model sistem umum yang boleh digunakan di dalam pelbagai keadaan. Anda akan melihat dengan lebih terperinci lagi tentang unsur-unsur model sistem umum yang terdiri daripada sistem fizikal dan sistem konseptual. Dalam bab ini juga, anda akan diperkenalkan dengan unsur sistem lain, iaitu piawaian (standard). Secara umumnya, piawai adalah tahap prestasi yang perlu dicapai oleh output sistem. Pengurus akan memastikan piawai sistem dipenuhi dengan membandingkan output sistem dengan piawai. Tindakan boleh diambil jika output kurang atau melebihi piawai yang ditetapkan. Strategi pengurusan yang hanya memberikan tumpuan kepada sesuatu yang berlaku di luar piawai atau norma dikenali sebagai pengurusan melalui pengecualian. Strategi kedua yang hampir sama dengan strategi pertama pula dinamakan sebagai faktor kejayaan kritikal, iaitu pengurus menentukan beberapa faktor yang kritikal kepada kejayaan firma dan memberi fokus kepada pencapaian faktor-faktor tersebut.

OBJEKTIF
Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat: 1. menakrif empat jenis model dan kegunaan setiap satunya di dalam bisnes; 2. mengenalpasti empat dimensi maklumat; 3. menggunakan konsep pengurusan melalui pengecualian; 4. menggunakan model sistem umum untuk memahami mana-mana organisasi; dan 5. menggunakan pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah.

2.1

MODEL

Sekiranya anda seorang pengurus, apakah kegunaan model kepada anda?

Model merupakan perwakilan kepada sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia nyata yang dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakilkan masalah yang perlu diselesaikan di dalam bentuk yang mudah difahami. Di sini akan dihuraikan tentang jenis-jenis model dan kegunaannya.

24

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Jenis-jenis Model Model boleh dikelaskan kepada empat jenis yang utama, iaitu model fizikal, model naratif, model grafik dan model matematik. (a) Model Fizikal Model fizikal ialah perwakilan entiti secara tiga dimensi yang boleh dilihat dengan mata kasar. Biasanya entiti ini dimodelkan di dalam saiz yang lebih kecil daripada saiz sebenar. Contoh model fizikal yang sering digunakan di dalam perniagaan ialah model rumah dan model kereta. (b) Model Naratif Model naratif digunakan oleh pengurus melalui penerangan entiti yang dibuat di dalam komunikasi lisan atau bertulis. Butiran entiti dapat difahami oleh pendengar melalui penerangan yang disampaikan. Model naratif merupakan jenis model yang paling popular kerana ia merangkumi setiap komunikasi perniagaan. (c) Model Grafik Pernahkah anda mendengar pepatah Inggeris yang berbunyi “sebuah gambar menceritakan seribu perkataan”? Model grafik digunakan untuk menggambarkan tentang sesuatu entiti melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada bisnes, model grafik juga digunakan di dalam reka bentuk sistem maklumat. Tentu anda masih ingat tentang beberapa model grafik yang anda gunakan ketika menganalisis dan mereka bentuk sistem dahulu. Di antaranya ialah Rajah Aliran Data (Data Flow Diagram - DFD), Rajah Hubungan Entiti (Entity Relationship Diagram - ERD), Carta Alir dan Carta Struktur.

Anda boleh melawat ke laman web http://home.ust.hk/~eteval/ostei/ system.htm untuk melihat dengan lebih terperinci bagaimana Rajah Aliran Data (DFD) dan Rajah Hubungan Entiti (ERD) dibangunkan dalam sesebuah organisasi. (d) Model Matematik Model matematik pula merupakan rumus atau persamaan matematik yang terdiri daripada beberapa pemboleh ubah dan pemalar. Bagaimana cara anda mengira keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan jualan dengan memasukkan nilai-nilai di dalam persamaan mudah ini: Untung = Jualan – Kos Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah sebagaimana yang diharapkan. Jika sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan untuk membetulkan keadaan. Berdasarkan penerangan umum jenis-jenis model tersebut, cuba bina satu gambarajah yang dapat mengaitkan kesemua model-model tersebut.

OUM

25

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

Kegunaan Model Keempat-empat model di atas dapat memudahkan kefahaman dan komunikasi. Ini ialah kerana entiti telah diwakilkan di dalam bentuk yang lebih ringkas. Model-model ini boleh digunakan secara berasingan atau digabungkan mengikut kesesuaian keadaan. Sebagai contoh, model matematik mempunyai kelebihan lain, iaitu kebolehan meramal masa hadapan.

2.2

MODEL SISTEM UMUM

Model sistem umum diperkenalkan untuk memudahkan anda menggunakan manamana konsep sistem maklumat di dalam pelbagai jenis organisasi. Unsur bagi model sistem umum merupakan asas keseluruhan sistem maklumat di setiap organisasi. Jika anda dapat memahami konsep model sistem umum, anda dapat memahami jenis-jenis sistem maklumat dan sebarang struktur organisasi dengan mudah. Anda hanya perlu menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis sistem maklumat dan struktur organisasi tertentu semasa anda membuat analisis atau reka bentuk sistem maklumat.

2.2.1

Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mentransformasi sumber-sumber input kepada sumber-sumber output sebagaimana yang dapat dilihat dalam Rajah 2.1. Sumber-sumber input diperolehi dari persekitaran, diproses untuk menjadi sumber-sumber output dan dipulangkan kembali ke persekitaran yang sama. Oleh kerana wujudnya interaksi di antara firma dan persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma dapat diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita ambil proses pembuatan minyak masak di sebuah firma, kita boleh membayangkan bagaimana sumber-sumber input yang terdiri dari bahan mentah seperti kelapa sawit diproses menjadi minyak masak. Kelapa sawit diperolehi dari persekitaran firma dan minyak masak dipasarkan kepada pelanggan yang juga berada di persekitaran firma.

Sumber Input

Proses Transformasi

Sumber Output

Rajah 2.1: Sistem fizikal firma

Selain daripada aliran material ini, ada beberapa aliran lain seperti aliran personel, mesin dan wang. (a) Aliran Material Material input seperti bahan mentah dan komponen diperolehi dari pembekal. Bahanbahan ini disimpan di dalam gudang atau stor sebelum diproses. Selepas melalui proses transformasi, bahan-bahan ini bertukar menjadi produk yang akan disimpan di dalam gudang sebelum dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.

26

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

(b) Aliran Personel Aliran personel merujuk kepada pengaliran pekerja. Pekerja diperolehi dari persekitaran melalui agensi pengiklanan atau media cetak dan elektronik. Permohonan pekerja ini akan diproses oleh jabatan sumber manusia. Pekerja kemudian ditempatkan di jabatanjabatan firma. Semasa bekerja, pekerja akan dilatih dan didedahkan dengan pengetahuan dan pengalaman yang menjadikannya lebih mahir. Ada pekerja yang berkhidmat sehingga tamat tempoh dan ada yang berhenti lebih awal. Dalam kedua-dua kes, pekerja tersebut dikembalikan semula ke persekitaran. (c) Aliran Mesin Aliran mesin menerangkan bagaimana mesin diperolehi dari pembekal digunakan di dalam firma untuk tempoh tertentu dan dipulangkan semula ke persekitaran setelah mesin tersebut tidak boleh digunakan lagi atau mesin yang baru diperlukan. Komputer, mesin pencetak, mesin pendua dan mesin faksimili adalah di antara beberapa mesin yang digunakan dalam firma. (d) Aliran Wang Aliran wang pula dimulakan dari pemilik wang tersebut seperti bank atau individu yang digunakan untuk membiayai operasi firma. Wang juga diperolehi dari pelanggan yang memberi keuntungan kepada firma. Wang dipulangkan semula ke persekitaran sama ada untuk membayar semula pinjaman, membuat pelaburan atau menderma.

Latihan 2.1
Apakah kepentingan model?

2.2.2

Sistem Konseptual

Setelah jelas dengan penerangan sistem fizikal, cuba anda fikirkan apakah kaitannya dengan sistem konseptual?

Anda telah diperkenalkan dengan komponen mekanisma kawalan sistem di dalam bab satu. Kewujudan komponen ini menjadikan sesuatu sistem boleh mengawal outputnya supaya memenuhi objektif sistem dan jenis sistem ini dipanggil sebagai sistem gelung tertutup. Sebaliknya, sistem yang tidak mempunyai mekanisme kawalan dipanggil sebagai sistem gelung terbuka. Di dalam firma, pengurusan merupakan mekanisme kawalan yang memantau prestasi sistem. Untuk mengawal firma, pengurusan memerlukan maklumat yang biasanya ditulis sebagai laporan atau dokumen lain yang berkaitan. Laporan pengurusan mengandungi maklumat input, transformasi dan output yang membantu pengurus menilai prestasi firma. Rajah 2.2, 2.3 dan 2.4 menunjukkan contoh laporan input, transformasi dan output.

OUM

27

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

Rajah 2.2: Laporan pembekal memberikan maklumat input

KOD TUGAS PETUGAS

K34-23 AZMI P6754

STATUS SEMASA PROSES 3 - PASANG PINTU KABINET UNIT 34 - PEMASANGAN TARIKH DAN MASA MULA - 12/7; 11:30A ANGGARAN TUGAS SIAP - 12/7; 4:30P TUGAS SETERUSNYA PROSES 4 - CAT KABINET UNIT 5 - CAT
Rajah 2.3: Laporan status tugas memberikan maklumat transformasi

Rajah 2.4: Laporan jualan memberikan maklumat output

28

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Dimensi Maklumat Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat berdasarkan empat dimensi maklumat, iaitu: • Relevan Maklumat dikatakan relevan apabila ia mengandungi dapat memenuhi keperluan masalah yang sedang dihadapi. Pengurus boleh mencapai maklumat yang berkaitan tanpa perlu melihat maklumat lain yang tidak berkenaan. Tepat Maklumat juga perlu tepat dan tidak mempunyai ralat. Ini penting terutamanya di dalam perkara yang melibatkan wang seperti gaji, pinjaman dan bil. Ramalan masa depan dan laporan prestasi juga dapat dibuat dengan baik dengan penggunaan maklumat yang tepat. Ketepatan Masa Maklumat sentiasa ada ketika diperlukan. Maklumat lepas dan maklumat terkini boleh membantu pengurus membuat keputusan dengan lebih baik. Lengkap Maklumat juga perlu menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan sehingga tidak berkaitan dengan masalah yang hendak diselesaikan.

Piawai Pengurus memerlukan maklumat yang menerangkan apa yang dicapai oleh sesuatu jabatan atau unit firma dan piawaian prestasi yang sepatutnya dicapai oleh jabatan tersebut. Anda telah pun tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif yang merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai. Cuba anda kaitkan keempat-empat dimensi maklumat ini dengan keberkesanan perlaksanaan piawaian dalam sesebuah firma.

Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif dinyatakan secara umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti ditentukan untuk mengukur sama ada objektif sistem dapat dicapai. TAKRIFAN: Piawai merupakan ukuran kepada prestasi firma dan dinyatakan di dalam istilah yang lebih spesifik dan boleh diukur secara kuantitatif di dalam bentuk wang, bilangan, peratus dan sebagainya.

Misalnya, objektif syarikat ialah untuk memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan; piawai prestasi ialah menerima kurang daripada 10 aduan pelanggan sebulan. Objektif universiti ialah untuk melahirkan graduan yang berprestij; piawai prestasi ialah mengeluarkan 10 peratus graduan kelas satu dan 20 peratus graduan yang mendapat A di dalam projek akhir.

OUM

29

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

Pengurus membuat perbandingan di antara piawai dan prestasi firma untuk mengawal sistem fizikal. Perbezaan di antara keduanya menentukan sama ada tindakan perlu diambil. Rajah 2.5 menunjukkan piawai sebagai unsur tambahan sistem fizikal. Dengan ini, sistem konseptual mengawal sistem fizikal menggunakan tiga komponen penting, iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan piawai.

Piawai

Maklumat Pengurusan

Maklumat

Pemproses maklumat

Data

Sumber Input

Proses transformasi

Sumber Output

Rajah 2.5: Piawaian prestasi dihantar kepada pengurusan dan pemproses maklumat

Teknik Pengurusan Terdapat dua teknik pengurusan yang dapat membantu pengurus melaksanakan tugasnya dengan lebih cekap dan efektif. Teknik yang dimaksudkan ialah Teknik Pengurusan Melalui Pengecualian (Management By Exception) dan Faktor Kejayaan Kritikal (Critical Success Factors - CSF). • Pengurusan Melalui Pengecualian Kaedah apabila pengurus mengambil sesuatu tindakan hanya apabila sesuatu aktiviti berlaku di luar prestasi atau norma yang ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada di dalam lingkungan prestasi yang ditetapkan, firma boleh dikatakan di dalam keadaan yang stabil. Teknik ini dapat dilaksanakan dengan perbandingan piawai dan prestasi sebenar sistem yang dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah pengeluaran kipas yang ditetapkan ialah sebanyak 500 hingga 800 sehari; pengurus akan membuat tindakan susulan hanya jika jumlah pengeluaran kipas berada di luar sasaran yang telah ditetapkan. Teknik pengurusan melalui pengecualian ini boleh dilaksanakan oleh CBIS. Oleh itu, pengurus boleh memberi fokus kepada tugas-tugas yang lain dengan lebih baik. • Faktor Kejayaan Kritikal (CSF) Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang serupa dengan teknik pengurusan melalui pengecualian dipanggil sebagai faktor kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti beberapa faktor utama yang membawa kepada kejayaan sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi menetapkan beberapa CSF untuk dipenuhi dengan sempurna. CBIS menyokong CSF dengan menghasilkan maklumat kepada pengurus.

30

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Persamaan di antara CSF dan pengurusan melalui pengecualian ialah ia menekankan bahagian tertentu sistem berbanding dengan keseluruhan sistem. Perbezaannya ialah CSF kekal sama dalam tempoh yang panjang manakala pengurusan melalui pengecualian boleh berubah mengikut masa. Anda boleh melawat laman web di www.sizzlingsolutions.com/pdf/gsm.pdf untuk memahami bagaimana model sistem mengaplikasikan kedua-dua teknik Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.

2.2.3

Persekitaran

Di dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma daripada persekitaran dan setelah melalui proses transformasi, sumber dipulangkan kembali ke persekitaran. Persekitaran melengkapkan model sistem umum seperti di dalam Rajah 2.6. Sumber fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan data) memasuki pemproses maklumat untuk disimpan atau digunakan oleh pengurus. Ia juga boleh mengalir ke atau dari persekitaran.

Persekitaran
Piawai Maklumat dan data Pemproses maklumat

Keputusan Pengurusan

Maklumat

Data
Sumber Fizikal Sumber Fizikal

Sumber Input

Proses transformasi

Sumber Output

Rajah 2.6: Model sistem umum firma

2.2.4

Penyelesaian Masalah

Pada pendapat anda, mengapakah penyelesaian sesuatu masalah perlu dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan sesuatu masalah. Pembuatan keputusan ialah tindakan yang dibuat semasa memilih tindakan atau strategi yang dirasakan akan memberi penyelesaian terbaik bagi sesuatu masalah oleh pengurus. • Unsur Penyelesaian Masalah Untuk menyelesaikan masalah dengan baik, pengurus perlu berurusan dengan beberapa unsur. Unsur-unsur penyelesaian masalah yang perlu dikenalpasti ditunjukkan di dalam Rajah 2.7.
31

OUM

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

Masalah

Piawai

Keadaan dikehendaki Penyelesai masalah (Pengurus)

Penyelesaian alternatif

Maklumat

Keadaan semasa

Kekangan

Rajah 2.7: Unsur-unsur penyelesaian masalah
Penyelesaian

Piawai menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang perlu dicapai oleh firma manakala maklumat menunjukkan keadaan semasa, iaitu pencapaian sebenar firma. Pengurus perlu mencapai kedua-dua maklumat ini untuk mengetahui sama ada masalah wujud atau tidak. Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara piawai dan maklumat. Masalah berlaku sama ada prestasi sebenar lebih tinggi atau lebih rendah daripada piawai. Oleh itu, masalah dirujuk sebagai sesuatu perkara yang mendatangkan kebaikan atau keburukan firma. Jika prestasi firma melebihi piawai, mungkin adalah lebih baik jika kita meninggikan piawai supaya prestasi yang baik itu dapat dikekalkan. Sebaliknya, jika prestasi firma tidak mencapai piawai, kita perlu menyiasat tentang sebab mengapa masalah itu berlaku. Apabila masalah telah dikenalpasti, pengurus perlu menentukan beberapa penyelesaian alternatif dengan menggunakan maklumat dari kakitangan lain atau pengalamannya sendiri. Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap alternatif yang telah dikenalpasti. Penilaian perlu mengambilkira sebarang kekangan di dalam dan luar firma. TAKRIFAN: Kekangan dalaman merupakan sumber-sumber yang terhad di dalam firma. Kekangan luaran merujuk kepada halangan dari persekitaran firma yang menghadkan aliran sumber ke dalam dan ke luar firma.

Penyelesaian boleh dicapai dengan kehadiran setiap unsur penyelesaian yang difahami oleh pengurus.

32

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Masalah dan Simptom Perbezaan di antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah keadaan yang dihasilkan oleh masalah. Pengurus selalunya dapat melihat simtom berbanding masalah. Untuk mengetahui punca masalah, simptom perlu dikaji dengan lebih mendalam. Sebagai contoh, doktor mengkaji simptom-simptom untuk mengetahui punca penyakit. Dengan cara yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom sesuatu keadaan, misalnya kemerosotan jualan; masalah sebenarnya ialah sebab mengapa jualan merosot.

Struktur Masalah Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan. TAKRIFAN: Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat dengan jelas. Misalnya, persamaan untung = jualan – kos dapat menerangkan mengapa keuntungan firma meningkat atau merosot. Ada juga masalah yang tidak difahami oleh pengurus. Masalah yang dikenali sebagai masalah tidak berstruktur ini tidak mempunyai elemen atau hubungan yang difahami oleh penyelesai masalah. Masalah perilaku manusia adalah contoh masalah jenis ini. Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus terdiri daripada gabungan masalah berstruktur dan tidak berstruktur. TAKRIFAN: Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat dengan jelas. Contohnya ialah pemilihan untuk mengeluarkan produk baru. Namun begitu, beberapa elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah, pembekal dan kos promosi dapat ditakrifkan dengan jelas. Tetapi, beberapa elemen lain seperti sambutan pelanggan dan peratus keuntungan sukar untuk dianggarkan.

Latihan 2.2
Bagaimana masalah boleh dikenalpasti di dalam firma?

OUM

33

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

2.3

PENDEKATAN SISTEM

Tahukah anda bagaimanakah pendekatan secara sistem dapat membantu menyelesaikan masalah?

Pendekatan sistem adalah panduan untuk menyelesaikan masalah secara langkah demi langkah untuk memastikan supaya masalah dapat difahami, alternatif penyelesaian dikenalpasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Rajah 2.8 menunjukkan pendekatan sistem yang dimaksudkan.

Rajah 2.8: Pendekatan sistem

2.4

FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah di dalam fasa ini tidak semestinya dilakukan secara berjujukan. • Langkah Pertama - Melihat Firma sebagai Sebuah Sistem Anda perlu menggambarkan firma sebagai sebuah sistem dengan menggunakan konsep sistem umum. Anda perlu memetakan firma anda dengan model sistem umum. Langkah Kedua - Kenalpasti Sistem Persekitaran Anda juga perlu mengenalpasti persekitaran firma yang terdiri dari pelanggan, pembekal, pesaing, pemilik atau pemegang stok, kesatuan pekerja, masyarakat kewangan, kerajaan dan masyarakat global. Langkah Ketiga - Kenalpasti Setiap Subsistem Firma Subsistem di dalam firma boleh dilihat daripada beberapa aspek. Subsistem yang mudah difahami oleh pengurus ialah jabatan atau unit yang terdapat di dalam firmanya. Setiap jabatan boleh dilihat sebagai sebuah sistem yang berasingan seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 2.9.

34

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Presiden

Subsistem pemasaran

Subsistem pembuatan

Subsistem kewangan

Subsistem sumber manusia

Subsistem maklumat

Rajah 2.9: Jabatan firma sebagai sebuah subsistem

Subsistem firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan. Subsistem tersebut mempunyai hubungan superior dan subordinat dan dihubungkan oleh aliran keputusan maklumat dan keputusan. Keputusan dan arahan yang dibuat oleh peringkat pengurusan atasan disalurkan ke seluruh organisasi. Maklumat pengoperasian di peringkat pengurusan yang lebih bawah juga turut disalurkan ke seluruh organisasi. Dengan itu, pengurus dapat melihat kepentingan maklumat dengan lebih jelas melalui hirarki peringkat pengurusan ini. Apabila pengurus dapat melihat firmanya sebagai sistem yang mempunyai beberapa subsistem, dia telah memahami konsep sistem dan mencapai dan objektif fasa. Pada peringkat ini, pengurus telah bersedia untuk menggunakan pendekatan sistem dalam menyelesaikan masalah. Anda sudah semestinya mempunyai pengalaman dalam pembangunan sistem. Cuba anda kaitkan Fasa Persediaan yang telah dijelaskan dengan sistem yang pernah anda bangunkan.

2.5

FASA DEFINISI

Apabila masalah dikenalpasti, pengurus boleh meminta bantuan juru analisa untuk memahami masalah tersebut. Juru analisa mempunyai kemahiran menakrif masalah yang tidak ditakrifkan dengan jelas kepada spesifikasi dalam bentuk model, dokumentasi dan rajah bagi sistem baru atau sistem yang ditingkatkan. Beberapa kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh digunakan oleh pengurus untuk memahami masalah. Fasa ini mengandungi dua langkah utama, iaitu teruskan dari peringkat sistem ke subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut jujukan tertentu. • Langkah 4 - Teruskan dari Peringkat Sistem ke Subsistem Apabila pengurus hendak memahami masalah, dia akan memulakan analisis pada sistem yang berada di bawah tanggungjawabnya. Sistem tersebut boleh terdiri dari firma atau salah satu unit firma. Analisis ini akan berterusan mengikut hirarki sistem, dari satu
35

OUM

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

peringkat ke peringkat yang lain. Hendaklah diingat bahawa sistem boleh wujud di setiap peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di sebarang subsistem di dalam firma. Mula-mula, pengurus mengkaji kedudukan firma dalam hubungannya dengan persekitaran. Di antara persoalan yang dikaji ialah: (a) sama ada firma mempunyai hubungan yang seimbang dengan persekitarannya, (b) sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku mengikut yang sepatutnya, dan (c) adakah sistem mencapai objektifnya dalam menyediakan produk dan servis kepada persekitarannya.

Kemudian, pengurus menganalisis sistem dari aspek subsistemnya. Setiap subsistem dikaji sama ada bekerjasama dengan subsistem lain untuk mencapai objektif sistem. Secara ringkasnya, langkah ini bertujuan untuk mengesan subsistem yang mengandungi punca masalah. • Langkah 5 - Analisis Bahagian Sistem Mengikut Jujukan Tertentu Unsur-unsur sistem dianalisis mengikut jujukan tertentu semasa pengurus mengkaji setiap peringkat sistem. Jujukan yang disusun mengikut keutamaan ini (misalnya 1 dianalisis dahulu, diikuti dengan 2, 3 dan seterusnya) ditunjukkan dalam Rajah 2.10). Dengan ini, masalah di dalam unsur kelima tidak boleh diselesaikan jika terdapat masalah di dalam unsur keempat.

Rajah 2.10: Jujukan unsur sistem yang dianalisis

Unsur pertama – Menilai piawai. Piawai bagi prestasi sistem ditetapkan di dalam bentuk kuantitatif tertentu seperti bilangan, peratus dan kewangan. Ciri-ciri piawai dianalisis untuk memastikan ia memenuhi criteria berikut: (a) Mempunyai nilai yang sah. Piawai sepatutnya selaras dengan objektif sistem dan boleh mengukur prestasi sistem dengan baik. Sebagai contoh, jika objektif sistem ialah untuk mengurangkan kos, penggunaan perkakasan IT yang canggih adalah piawai yang kurang sesuai.

36

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

(b) Realistik. Jika kita menetapkan keuntungan sebanyak 50 peratus, kita mungkin tidak dapat mencapainya jika kita baru sahaja memulakan perniagaan atau selama ini kita hanya berjaya mencapai setakat 10 peratus sahaja. (c) Mudah difahami oleh individu yang bertanggungjawab melaksanakannya. (d) Boleh diukur di dalam unit yang jelas. Misalnya, “kos yang minimum” kurang jelas berbanding dengan “pengurangan kos sebanyak 15 peratus di dalam penggunaan buruh dan 20 peratus di dalam penggunaan kertas”. Unsur kedua – Bandingkan output sistem dengan piawai. Selepas pengurus mendapati piawai memenuhi criteria yang sepatutnya, dia akan menilai output sistem dengan membandingkannya dengan piawai. Seperti yang telah diterangkan di atas, masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara output dan piawai. Jika output lebih rendah daripada piawai, puncanya akan dikaji. Jika output melebihi piawai, mungkin piawai perlu ditinggikan supaya pencapaian yang baik itu boleh diteruskan. Unsur ketiga – Menilai pengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi dinilai secara kritikal dari beberapa aspek. Di antara aspek pengurusan yang dianalisis ialah kualiti dan kuantiti kerjasama di antara kumpulan, bilangan pengurus sama ada mencukupi atau tidak, kemahiran dan kebolehan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai sama ada menyumbang kepada masalah atau sebaliknya. Jika perlu, struktur organisasi boleh diubah dengan menambah unit baru, mengubah struktur pentadbiran dan sebagainya. Unsur keempat – Menilai pemproses maklumat. Maklumat yang tidak sampai atau tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang sedia ada sudah cukup baik. Jika masalah wujud di sini, sistem maklumat perlu dikaji semula agar dapat menyediakan maklumat yang diperlukan. Unsur kelima – Menilai input dan sumber input. Jika tiada masalah yang timbul pada empat unsur pertama tadi, sistem konseptual telah dipastikan tidak mempunyai masalah. Masalah berlaku di dalam sistem fizikal. Tinjauan dibuat berkenaan dengan sumber fizikal di dalam unsur input dan sumber yang mengalir ke dalam unsur input daripada persekitaran. Misalnya, adakah gudang menyimpan bahan mentah yang mencukupi dan adakah pembekal menghantar bahan mentah yang berkualiti? Unsur keenam – Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak sempurna mungkin memberi kesan kepada tranformasi input kepada output. Proses transformasi boleh ditingkatkan kecekapannya dengan bantuan teknologi seperti robot, komputer dan mesin. Unsur ketujuh – Menilai sumber output. Akhir sekali, output atau produk akhir yang dihasilkan. Fokus diberikan kepada sumber-sumber fizikal di dalam unsur output seperti gudang menyimpan produk siap, pekerja dan mesin di bahagian penghantaran dan kenderaan penghantaran barang.

OUM

37

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

UNIT 1 BAB 2

2.6

FASA PENYELESAIAN

Fasa Penyelesaian adalah fasa yang terakhir dalam pendekatan sesuatu sistem. Pada pendapat anda apakah tindakan yang akan diambil jika tiada penyelesaian yang ditemui?

Fasa penyelesaian berkisar kepada penentunya alternatif penyelesaian, pemilihan penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya. • Langkah 6 - Kenalpasti Penyelesaian Alternatif Beberapa alternatif yang berbeza dikenalpasti untuk menyelesaikan masalah yang sama untuk mendapatkan penyelesaian yang paling baik. Pengurus biasanya menggunakan pengalaman lepas atau gerak hatinya (“intuition”) untuk di dalam langkah ini. Pengurus sering menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan ini menggunakan kaedah sumbang saran (“brainstorming”) untuk melontar idea bagi mencari penyelesaian. Masih ingat lagi tentang Reka bentuk aplikasi bersama (“Joint Application Design”) (JAD) di dalam modul SSADM? Kaedah yang lebih formal ini juga boleh digunakan dengan bantuan fasilitator. Katakan anda berhadapan dengan masalah kekurangan wang tunai di dalam perniagaan anda. Apakah alternatif penyelesaiannya? Anda boleh 1) membuat pinjaman 2) meningkatkan jualan dengan mengadakan diskaun dan promosi atau 3) mengurangkan tenaga pekerja. • Langkah 7 - Nilai Penyelesaian Alternatif Setiap alternatif perlu dinilai menggunakan criteria penilaian yang sama, iaitu tahap di mana alternatif boleh menyelesaikan masalah dengan cara yang terbaik dan sejauh mana alternatif boleh memenuhi objektif sistem. Penilaian boleh mengambilkira kebaikan dan kelemahan setiap alternatif. Langkah 8 - Pilih Penyelesaian Terbaik Langkah seterusnya selepas alternatif dinilai ialah memilih satu penyelesaian terbaik. Mintzberg telah mengenalpasti tiga cara yang boleh digunakan oleh pengurus untuk tujuan ini. (a) Analisis alternatif dinilai secara sistematik dengan mengambilkira kesan alternatif terhadap matlamat organisasi. (b) Pertimbangan – proses pemikiran seorang pengurus. Contohnya, seorang ketua jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hatinya di dalam memutuskan sama ada rayuan seorang pelajar yang sepatutnya diberhentikan perlu diterima atau ditolak. (c) • Penawaran (bargaining) – perbincangan di antara sekumpulan pengurus.

Langkah 9 - Laksanakan Penyelesaian Penyelesaian dilaksanakan dengan mengambil tindakan tertentu. Misalnya, setelah keputusan untuk membuat pinjaman diambil, maka prosidur untuk memohon pinjaman dilakukan.

38

OUM

UNIT 1 BAB 2

ASAS SISTEM MAKLUMAT KONSEP SISTEM

Langkah 10 - Buat Susulan untuk Memastikan Penyelesaian adalah Efektif Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah seperti yang diharapkan. Jika sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan untuk membetulkan keadaan.

Latihan 2.3
1. Takrifkan istilah-istilah berikut: (a) piawai (b) masalah 2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik berbanding dengan model-model lain? Elemen model sistem umum yang manakah menyediakan maklumat yang dikehendaki? Keadaan semasa? Apa atau siapakah yang menyelesaikan masalah berstruktur? Masalah tidak berstruktur? Masalah semi berstruktur? Nyatakan cara yang boleh digunakan untuk memecahkan firma kepada subsistem.

3.

4.

5.

RUMUSAN
Model merupakan perwakilan sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia nyata yang dipanggil sebagai entiti. Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik dan matematik. Model sistem umum boleh digunakan untuk menganalisis pelbagai jenis organisasi. Model ini terdiri daripada sistem fizikal dan sistem konseptual. Model ini mempunyai piawai yang menentukan prestasi sistem yang hendak dicapai dan pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat bagi prestasi sebenar firma. Maklumat yang dihasilkan sepatutnya mempunyai empat dimensi penting, iaitu relevan, tepat, ketetapan masa dan lengkap. Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk melaksanakan dua teknik pengurusan – pengurusan melalui pengecualian dan faktor kejayaan kritikal. Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara maklumat dari piawai dan pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang mendatangkan kesan negatif atau positif kepada firma. Masalah dikelaskan kepada masalah berstruktur, semi berstruktur dan tidak berstruktur. Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus semasa menyelesaikan masalah. Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa iaitu fasa persediaan, definisi dan penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah tertentu yang boleh digunakan sebagai panduan.

OUM

39

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->