P. 1
Peranan Kearsipan

Peranan Kearsipan

|Views: 607|Likes:
Published by Chee Srie

More info:

Published by: Chee Srie on Nov 08, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/27/2013

pdf

text

original

Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Akan tetapi. almari kabinet. daftar. tempat. dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan. ordner. pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah: a. sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I. Dalam bahasa Ingris. . dalam rangka pelaksanaan kegiatan b. kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Gedung yang dimaksud tersebut. Artinya. dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. surat-surat. WARKAT DAN SEKRETARIS A. kotak. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. untuk memahami arti dasar arsip. daftar-daftar. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). dalam bentuk corak apapun. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah. bahan-bahan tertulis. dsb. dan dokumen-dokumen kantor lainnya. rekaman.). yang sering di sebut sebagai berkas. dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. map. juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. Records adalah setiap lembaran (catatan. yaitu record dan warkat. bahan tertulis. dsb. dokumen-dokumen. dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”.PENGERTIAN ARSIP. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan. Pengertian Arsip Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi. arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan. Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”. yaitu berupa wadah. maupun badan swasta. berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat. petapeta. akte-akte. yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. piagampiagam. keputusan-keputusan.

arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik). swasta maupun perorangan. Arsip menurut konteksnya. Karakter Arsip Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung. alat pengambil keputusan. meliputi. ilmiah/penelitian. dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. tidak dibuat massal atau digandakan. kegiatan. dan wahana komunikasi baik politik. keuangan. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi. penunjang aktifitas administrasi. dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. memori. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder. manajemen dan organsasi. memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan. arsip berbeda dengan buku. 1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah. 2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan. swasta. isi. swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. hukum. keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan C. sejarah. . tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. dan teknologi. maupun perorangan.Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan. struktur dan konteks. sumber informasi. 4) Reliable . Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman. juga memiliki nilai guna dan fungsi. 2) Legal . dan transaksi organisasi penciptanya. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. jurnal dan bahan publikasi lainnya. bahan bukti pertanggungjawaban. memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. B. karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik . 3) Unik . sosial. maupun budaya. Guna dan Fungsi Arsip Selain arsip memiliki karakter. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima.

Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.7 tahun 1971. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen. pengorganisasian. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Sekedar sebagai gambaran. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). baik sejak perencanaan. D. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan. artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya. tergambar. WARKAT A. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen. pelaksanaan. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.. yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi. Pengertian Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis. Fungsi Arsip Menurut UU No. baik bisnis maupun pemerintahan. Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip). hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua. seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun. fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran . pelaksanaan dan juga evaluasi. terekam. perencanaan.

ukuran. Jenis Warkat Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah: 1. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden. termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI). dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia. Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi. Kertas Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya. Spesifikasi Teknis Warkat Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut. rancang bangun (format) dan mutu cetak. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut. C. 1.bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. cek pemberian atau cinderamata. 4. dan 6. B. Ukuran Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat. cek perjalanan. 1”/CBS 1 (96 gsm). Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer. 3. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut. Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem . 2. 5. 1. Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas.

1. Pembedaan Warna Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim. dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1. 1. 1. d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah. maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan. khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band 1. c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. Pertinggal (Cheque Stub) Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper. 1. Clear Band Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah. b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua.5 (satu setengah) sentimeter. . Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Garis Batas Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band. e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf.Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat. di atas clear band. Rancang Bangun Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya.

disimpan. menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Records yang tidak penting (non essential) Records yang tidak dimanfaatkan Records yang penting Records yang sangat penting. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque.8. organisasi. perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. didistribusikan. distribusi. baik dalam kehidupan kita sehari-hari. yaitu yang berhubungan dengan penggolongan. DOKUMEN A. perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. dan digandakan. mengklasifikasikan. Records terbagi menjadi 4 golongan. 3. yaitu : 1. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan: . (Electronic and Document System Association). diproduksi. Presiden Xplor International. Record Retention Schedule record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen. 4. Perforasi Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ). terlebih bisnis. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. pemilihan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen. Sedangkan bagi Xerox Corporation. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat. 2. Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. D. maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi. Pengertian Dokumen Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan. Sementara Keith Davidson. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. dikendalikan. dan bukan medianya. menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”.

Mengamankan data dan informasi penting Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry) Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval) Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan 5. B. gambar. Medianya bisa berupa kertas. Jenis. audio. chip dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak.1. suara. Format dan Media Dokumen Banyak ragam jenis dokumen. piagam. disket. Jenis. multimedia. dan media dok . dan sebagainya. 4. antara lain formulir. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah. video. dan sebagainya. brosur. produk hukum. format. 2. 3. CD-ROM. laporan.

2010 Sistem Geografis By rika novyanti Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. peralatan kearsipan | posted in Introduction. Umumnya.Tag Archives: manajemen kearsipan April 7. materi kuliah June 16. manajemen kearsipan. penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. 2010 Sistem Kronologis By rika novyanti Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. tetapi dapat juga berupa Continue reading 1 comment | tags: arsip. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti pembagian pada ilmu bumi saja. Adapun Arsip . 2011 Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet By rika novyanti Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. sistem geografis | posted in materi kuliah June 16. manajemen kearsipan. Continue reading Leave a comment | tags: arsip.

diterima. 2010 Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi) By rika novyanti Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center) Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode. manajemen kearsipan. warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun. dibuat. 2010 Manajemen Kearsipan By rika novyanti Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan Sks :2 . Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center. manajemen kearsipan. sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi. sentralisasi | posted in materi kuliah March 8.yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif. sistem kronologis | posted in materi kuliah March 14. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip. 2010 Manajemen Kearsipan (pengantar) By rika novyanti Pengertian 1. Arsip : Secara terminologis. pengantar | posted in materi kuliah February 22. Pusat arsip adalah Continue reading Leave a comment | tags: arsip. arsip . metode sentralisasi dan metode desentralisasi. dengan alasan sebagai berikut : Continue reading Leave a comment | tags: arsip. dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading 7 comments | tags: arsip. manajemen kearsipan.

7.Semester :V Pokok bahasan : 1. 4. 5. 8. Pendahuluan : arsip dan kearsipan Pengaturan Arsip Prosedur kearsipan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem Subjek Sistem Geografis Peralatan dan perlengkapan Pengawasan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip . 2. 6. 9. 10. 3.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->