Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Artinya. dsb.PENGERTIAN ARSIP. pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah: a. yaitu berupa wadah. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. ordner. akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas. dokumen-dokumen. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Akan tetapi. WARKAT DAN SEKRETARIS A. maupun badan swasta. sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. almari kabinet. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip. Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”. dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. daftar-daftar. Records adalah setiap lembaran (catatan.). dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”. berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. keputusan-keputusan. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. dan dokumen-dokumen kantor lainnya. map. piagampiagam. surat-surat. yang sering di sebut sebagai berkas. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan. yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah. Pengertian Arsip Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. . kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha. dsb. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. daftar. bahan tertulis. yaitu record dan warkat. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi. dalam bentuk corak apapun. tempat. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Gedung yang dimaksud tersebut. dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. kotak. Dalam bahasa Ingris. bahan-bahan tertulis. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat. dalam rangka pelaksanaan kegiatan b. petapeta. juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. rekaman. arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). untuk memahami arti dasar arsip. akte-akte. yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian.

jurnal dan bahan publikasi lainnya. sejarah. pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman. penunjang aktifitas administrasi. keuangan.Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan. 1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah. memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. 2) Legal . maupun budaya. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima. swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. . juga memiliki nilai guna dan fungsi. B. karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik . meliputi. isi. alat pengambil keputusan. kegiatan. sumber informasi. manajemen dan organsasi. memori. dan wahana komunikasi baik politik. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi. dan transaksi organisasi penciptanya. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. ilmiah/penelitian. Arsip menurut konteksnya. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder. memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan. arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan. tidak dibuat massal atau digandakan. arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik). 3) Unik . Guna dan Fungsi Arsip Selain arsip memiliki karakter. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung. sosial. swasta. 4) Reliable . dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. hukum. dan teknologi. struktur dan konteks. memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. Karakter Arsip Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. arsip berbeda dengan buku. bahan bukti pertanggungjawaban. dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip. keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan C. swasta maupun perorangan. tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. maupun perorangan.

terekam. seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun. pelaksanaan dan juga evaluasi. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran . tergambar. Pengertian Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis. pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen. artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya. Fungsi Arsip Menurut UU No. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen. tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. pengorganisasian. fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Sekedar sebagai gambaran. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. baik sejak perencanaan. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. perencanaan. sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat.. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi. D.7 tahun 1971. hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi. yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin.Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan. WARKAT A. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. baik bisnis maupun pemerintahan. Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip). pelaksanaan.

4. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal. 1. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya. 3. Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden. rancang bangun (format) dan mutu cetak. dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia. 1. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer. cek perjalanan. cek pemberian atau cinderamata. termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI). Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. C. 5. Spesifikasi Teknis Warkat Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut. Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem . Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas. 2. 1”/CBS 1 (96 gsm).bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Ukuran Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat. dan 6. Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi. B. Kertas Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. Jenis Warkat Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah: 1. ukuran.

1. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Pertinggal (Cheque Stub) Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper. d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah.Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat. Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua. e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah. Garis Batas Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band. b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. di atas clear band. khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band 1. dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1. 1. 1. Pembedaan Warna Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim.5 (satu setengah) sentimeter. . Rancang Bangun Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan. Clear Band Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah. 1. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf. c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat.

Records yang tidak penting (non essential) Records yang tidak dimanfaatkan Records yang penting Records yang sangat penting. terlebih bisnis. Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Record Retention Schedule record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen. didistribusikan. Sementara Keith Davidson. dan digandakan. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat. DOKUMEN A. mengklasifikasikan. menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. 2. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi. organisasi. maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. 4. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ). 3. pemilihan. dikendalikan. dan bukan medianya. disimpan. Sedangkan bagi Xerox Corporation. perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. Records terbagi menjadi 4 golongan.8. dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”. menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque. (Electronic and Document System Association). Perforasi Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder. yaitu : 1. perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. Presiden Xplor International. Pengertian Dokumen Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan. yaitu yang berhubungan dengan penggolongan. D. diproduksi. baik dalam kehidupan kita sehari-hari. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan: . Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. distribusi.

Format dan Media Dokumen Banyak ragam jenis dokumen. Formatnya bisa dalam bentuk cetak. disket. video. 4.1. laporan. suara. format. gambar. Mengamankan data dan informasi penting Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry) Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval) Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan 5. dan sebagainya. Medianya bisa berupa kertas. Jenis. audio. piagam. Jenis. 2. antara lain formulir. dan sebagainya. multimedia. 3. brosur. produk hukum. B. chip dan sebagainya. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah. dan media dok . CD-ROM.

materi kuliah June 16. 2010 Sistem Geografis By rika novyanti Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Umumnya. peralatan kearsipan | posted in Introduction. sistem geografis | posted in materi kuliah June 16. 2010 Sistem Kronologis By rika novyanti Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar.Tag Archives: manajemen kearsipan April 7. Adapun Arsip . Continue reading Leave a comment | tags: arsip. manajemen kearsipan. penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. 2011 Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet By rika novyanti Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. tetapi dapat juga berupa Continue reading 1 comment | tags: arsip. manajemen kearsipan. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti pembagian pada ilmu bumi saja. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat.

dengan alasan sebagai berikut : Continue reading Leave a comment | tags: arsip. diterima. arsip . Pusat arsip adalah Continue reading Leave a comment | tags: arsip. manajemen kearsipan. Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center. 2010 Manajemen Kearsipan By rika novyanti Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan Sks :2 . warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun. manajemen kearsipan. Arsip : Secara terminologis. manajemen kearsipan. 2010 Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi) By rika novyanti Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center) Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode. pengantar | posted in materi kuliah February 22. 2010 Manajemen Kearsipan (pengantar) By rika novyanti Pengertian 1. metode sentralisasi dan metode desentralisasi. dibuat. sentralisasi | posted in materi kuliah March 8. sistem kronologis | posted in materi kuliah March 14. dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading 7 comments | tags: arsip.yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip. sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi.

7.Semester :V Pokok bahasan : 1. Pendahuluan : arsip dan kearsipan Pengaturan Arsip Prosedur kearsipan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem Subjek Sistem Geografis Peralatan dan perlengkapan Pengawasan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip . 2. 8. 6. 4. 10. 9. 5. 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful