Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

yang sering di sebut sebagai berkas. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. yaitu record dan warkat. piagampiagam. Akan tetapi. untuk memahami arti dasar arsip.). yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. kotak. bahan tertulis. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip. maupun badan swasta.PENGERTIAN ARSIP. dsb. dokumen-dokumen. WARKAT DAN SEKRETARIS A. daftar-daftar. ordner. daftar. dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”. . Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas. dan dokumen-dokumen kantor lainnya. yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah. dalam rangka pelaksanaan kegiatan b. sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. petapeta. Pengertian Arsip Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat. juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan. Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi. yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. surat-surat. Dalam bahasa Ingris. yaitu berupa wadah. keputusan-keputusan. berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan. akte-akte. dsb. almari kabinet. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. tempat. dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan. rekaman. pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah: a. Gedung yang dimaksud tersebut. Records adalah setiap lembaran (catatan. bahan-bahan tertulis. dalam bentuk corak apapun. map. Artinya.

dan wahana komunikasi baik politik. dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip. hukum. swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. 2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. sumber informasi. sejarah. .Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan. maupun perorangan. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman. arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik). struktur dan konteks. 3) Unik . manajemen dan organsasi. pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. alat pengambil keputusan. Karakter Arsip Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip. meliputi. keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan C. keuangan. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima. sosial. 1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah. dan transaksi organisasi penciptanya. kegiatan. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. jurnal dan bahan publikasi lainnya. arsip berbeda dengan buku. B. memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. dan teknologi. penunjang aktifitas administrasi. juga memiliki nilai guna dan fungsi. swasta maupun perorangan. swasta. Arsip menurut konteksnya. memori. karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik . Guna dan Fungsi Arsip Selain arsip memiliki karakter. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung. 2) Legal . bahan bukti pertanggungjawaban. tidak dibuat massal atau digandakan. memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. ilmiah/penelitian. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi. maupun budaya. dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder. 4) Reliable . memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan. isi. arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen.. yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. terekam. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan.Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. Fungsi Arsip Menurut UU No. hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen. pelaksanaan dan juga evaluasi. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran . WARKAT A. pelaksanaan. seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun. kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Sekedar sebagai gambaran. artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi. pengorganisasian. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. tergambar. fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Pengertian Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis. tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan. perencanaan. baik bisnis maupun pemerintahan. Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip). D. sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen. baik sejak perencanaan. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.7 tahun 1971. tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi.

Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi. 4. 2. 1”/CBS 1 (96 gsm). rancang bangun (format) dan mutu cetak. 1. Ukuran Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat. dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia. dan 6. Jenis Warkat Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah: 1. Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem . 1. 5.bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI). Spesifikasi Teknis Warkat Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. cek pemberian atau cinderamata. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer. ukuran. Kertas Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. 3. Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). B. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut. C. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas. cek perjalanan.

Pembedaan Warna Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim. dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf. 1.Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat. Rancang Bangun Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band 1. maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan. Pertinggal (Cheque Stub) Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper.5 (satu setengah) sentimeter. Clear Band Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah. 1. b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua. e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah. 1. d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah. c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. 1. di atas clear band. Garis Batas Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band. .

distribusi. Sementara Keith Davidson. Record Retention Schedule record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen. baik dalam kehidupan kita sehari-hari. Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Records terbagi menjadi 4 golongan. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan: . 2. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ).8. 3. yaitu yang berhubungan dengan penggolongan. Perforasi Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder. D. kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi. dan digandakan. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. diproduksi. disimpan. Sedangkan bagi Xerox Corporation. pemilihan. Pengertian Dokumen Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat. perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. Records yang tidak penting (non essential) Records yang tidak dimanfaatkan Records yang penting Records yang sangat penting. terlebih bisnis. organisasi. maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. 4. perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. dikendalikan. menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. mengklasifikasikan. (Electronic and Document System Association). yaitu : 1. Presiden Xplor International. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen. didistribusikan. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque. dan bukan medianya. DOKUMEN A. dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat.

3. suara. Medianya bisa berupa kertas. dan media dok . multimedia. video. Jenis. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah. Format dan Media Dokumen Banyak ragam jenis dokumen. brosur. format. chip dan sebagainya. CD-ROM. dan sebagainya. produk hukum. Formatnya bisa dalam bentuk cetak. B. 2.1. disket. audio. dan sebagainya. gambar. Jenis. antara lain formulir. 4. Mengamankan data dan informasi penting Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry) Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval) Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan 5. piagam. laporan.

Tag Archives: manajemen kearsipan April 7. peralatan kearsipan | posted in Introduction. Continue reading Leave a comment | tags: arsip. Adapun Arsip . Umumnya. materi kuliah June 16. penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat. sistem geografis | posted in materi kuliah June 16. 2010 Sistem Kronologis By rika novyanti Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. 2010 Sistem Geografis By rika novyanti Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti pembagian pada ilmu bumi saja. tetapi dapat juga berupa Continue reading 1 comment | tags: arsip. 2011 Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet By rika novyanti Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. manajemen kearsipan. manajemen kearsipan.

manajemen kearsipan. manajemen kearsipan. dibuat. Pusat arsip adalah Continue reading Leave a comment | tags: arsip. 2010 Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi) By rika novyanti Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center) Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode. Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center. diterima. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip. warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun. dengan alasan sebagai berikut : Continue reading Leave a comment | tags: arsip. Arsip : Secara terminologis. sistem kronologis | posted in materi kuliah March 14.yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif. metode sentralisasi dan metode desentralisasi. sentralisasi | posted in materi kuliah March 8. dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading 7 comments | tags: arsip. arsip . 2010 Manajemen Kearsipan By rika novyanti Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan Sks :2 . manajemen kearsipan. 2010 Manajemen Kearsipan (pengantar) By rika novyanti Pengertian 1. sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi. pengantar | posted in materi kuliah February 22.

Semester :V Pokok bahasan : 1. 7. 8. 10. 5. 6. 2. Pendahuluan : arsip dan kearsipan Pengaturan Arsip Prosedur kearsipan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem Subjek Sistem Geografis Peralatan dan perlengkapan Pengawasan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip . 4. 3. 9.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful