Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

petapeta. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Pengertian Arsip Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. dan dokumen-dokumen kantor lainnya. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. maupun badan swasta. Artinya. dalam bentuk corak apapun. yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Records adalah setiap lembaran (catatan. kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha. yaitu record dan warkat. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan. kotak. dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Dalam bahasa Ingris. berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan. piagampiagam. yaitu berupa wadah. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I. yang sering di sebut sebagai berkas. pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah: a. almari kabinet.PENGERTIAN ARSIP. ordner. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”.). yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah. dsb. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. dsb. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”. bahan-bahan tertulis. dalam rangka pelaksanaan kegiatan b. juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan. dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas. daftar-daftar. surat-surat. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). dokumen-dokumen. rekaman. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan. Gedung yang dimaksud tersebut. yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. map. keputusan-keputusan. tempat. akte-akte. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip. dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. bahan tertulis. WARKAT DAN SEKRETARIS A. . Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”. arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan. sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi. untuk memahami arti dasar arsip. daftar.

karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik . pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. tidak dibuat massal atau digandakan. memori. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder. memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. keuangan. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima. Arsip menurut konteksnya. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi. alat pengambil keputusan. juga memiliki nilai guna dan fungsi. 1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah. maupun budaya. sejarah. manajemen dan organsasi. memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. hukum. Guna dan Fungsi Arsip Selain arsip memiliki karakter. keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan C. . swasta. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung. meliputi. Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman.Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan. 2) Legal . dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip. isi. 2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. maupun perorangan. swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. dan wahana komunikasi baik politik. struktur dan konteks. penunjang aktifitas administrasi. dan transaksi organisasi penciptanya. 4) Reliable . B. bahan bukti pertanggungjawaban. arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan. kegiatan. dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. jurnal dan bahan publikasi lainnya. arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik). Karakter Arsip Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip. ilmiah/penelitian. swasta maupun perorangan. arsip berbeda dengan buku. sumber informasi. sosial. dan teknologi. memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan. 3) Unik . tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah.

WARKAT A. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Fungsi Arsip Menurut UU No. tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat. pelaksanaan dan juga evaluasi. baik bisnis maupun pemerintahan. pelaksanaan. tergambar. Pengertian Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis. pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). perencanaan.Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua. tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.7 tahun 1971. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip). Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan. D. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun.. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen. terekam. pengorganisasian. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Sekedar sebagai gambaran. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran . seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun. baik sejak perencanaan.

rancang bangun (format) dan mutu cetak. Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). dan 6. 1. Kertas Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. 1”/CBS 1 (96 gsm). Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut. Jenis Warkat Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah: 1.bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden. Ukuran Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat. cek perjalanan. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya. termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI). 3. Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer. ukuran. 1. cek pemberian atau cinderamata. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. 2. B. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal. C. Spesifikasi Teknis Warkat Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut. dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas. Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem . 4. 5.

khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band 1. Pembedaan Warna Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim. Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua. 1.Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat. d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah. e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah. c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. Garis Batas Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band. Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf. maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. di atas clear band. . Clear Band Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah.5 (satu setengah) sentimeter. 1. dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1. 1. 1. Pertinggal (Cheque Stub) Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper. Rancang Bangun Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat.

organisasi. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. Perforasi Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. disimpan. 4. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat. distribusi. Sedangkan bagi Xerox Corporation. diproduksi. Presiden Xplor International. mengklasifikasikan. Record Retention Schedule record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen. dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”. dan digandakan. D. perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. 3. Records terbagi menjadi 4 golongan. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ). Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat. kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi. (Electronic and Document System Association). menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen. Sementara Keith Davidson. yaitu yang berhubungan dengan penggolongan. baik dalam kehidupan kita sehari-hari. DOKUMEN A. terlebih bisnis. perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut. Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. dan bukan medianya. Records yang tidak penting (non essential) Records yang tidak dimanfaatkan Records yang penting Records yang sangat penting.8. 2. dikendalikan. didistribusikan. yaitu : 1. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan: . Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. Pengertian Dokumen Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan. maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. pemilihan.

Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah. chip dan sebagainya. video. multimedia. produk hukum. gambar. Mengamankan data dan informasi penting Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry) Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval) Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan 5. dan media dok . Jenis. suara. Format dan Media Dokumen Banyak ragam jenis dokumen. Medianya bisa berupa kertas. 2.1. Jenis. audio. CD-ROM. disket. antara lain formulir. dan sebagainya. dan sebagainya. brosur. laporan. B. piagam. 3. Formatnya bisa dalam bentuk cetak. format. 4.

2011 Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet By rika novyanti Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. manajemen kearsipan. 2010 Sistem Kronologis By rika novyanti Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar. peralatan kearsipan | posted in Introduction. 2010 Sistem Geografis By rika novyanti Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti pembagian pada ilmu bumi saja. Adapun Arsip . manajemen kearsipan. Umumnya. Continue reading Leave a comment | tags: arsip.Tag Archives: manajemen kearsipan April 7. materi kuliah June 16. sistem geografis | posted in materi kuliah June 16. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat. penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. tetapi dapat juga berupa Continue reading 1 comment | tags: arsip.

pengantar | posted in materi kuliah February 22.yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif. 2010 Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi) By rika novyanti Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center) Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode. diterima. sentralisasi | posted in materi kuliah March 8. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip. manajemen kearsipan. 2010 Manajemen Kearsipan (pengantar) By rika novyanti Pengertian 1. 2010 Manajemen Kearsipan By rika novyanti Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan Sks :2 . manajemen kearsipan. dibuat. dengan alasan sebagai berikut : Continue reading Leave a comment | tags: arsip. arsip . sistem kronologis | posted in materi kuliah March 14. manajemen kearsipan. metode sentralisasi dan metode desentralisasi. Arsip : Secara terminologis. dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading 7 comments | tags: arsip. Pusat arsip adalah Continue reading Leave a comment | tags: arsip. warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun. sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi. Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center.

5. Pendahuluan : arsip dan kearsipan Pengaturan Arsip Prosedur kearsipan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem Subjek Sistem Geografis Peralatan dan perlengkapan Pengawasan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip .Semester :V Pokok bahasan : 1. 6. 10. 9. 4. 7. 3. 2. 8.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful