Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

dokumen-dokumen. pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’ ialah: a. dsb. akte-akte. Pengertian Arsip Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip. maupun badan swasta. yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi. dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. yaitu record dan warkat. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I. dsb. untuk memahami arti dasar arsip. piagampiagam. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan. Artinya. petapeta. yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah. akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi. bahan tertulis. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan. tempat. Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”. daftar. keputusan-keputusan. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. bahan-bahan tertulis. map. ordner. . Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. kotak. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. Records adalah setiap lembaran (catatan. almari kabinet. yang sering di sebut sebagai berkas. kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha. sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. WARKAT DAN SEKRETARIS A.PENGERTIAN ARSIP. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. surat-surat. dalam rangka pelaksanaan kegiatan b. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat. rekaman. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip. Akan tetapi.). Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Dalam bahasa Ingris. daftar-daftar. dan dalam bahasa Ingris disebut “arcihive”. dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Gedung yang dimaksud tersebut. juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan. yaitu berupa wadah. Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. dan dokumen-dokumen kantor lainnya. dalam bentuk corak apapun. arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan. yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.

ilmiah/penelitian. isi. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut. Guna dan Fungsi Arsip Selain arsip memiliki karakter. Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman. juga memiliki nilai guna dan fungsi. alat pengambil keputusan. penunjang aktifitas administrasi. dan transaksi organisasi penciptanya. Nilai guna primer meliputi nilai guna administrasi. dan teknologi. struktur dan konteks. arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik). karakteristik arsip tersebut antara lain : 1) Otentik . Arsip menurut konteksnya. tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. kegiatan. memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi. pelaksanaan da penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada Pemerintah. jurnal dan bahan publikasi lainnya. memori. swasta. 3) Unik . 1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah. sumber informasi. bahan bukti pertanggungjawaban. B. Nilai guna arsip terdiri dari nilai guna primer dan nilai guna skunder. memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. Karakter Arsip Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip. swasta maupun perorangan. arsip berbeda dengan buku. . tidak dibuat massal atau digandakan. maupun perorangan. Nilai guna skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional. hukum. keuangan. sosial.Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan. arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan. 4) Reliable . sejarah. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arip diciptakan/diterima. maupun budaya. manajemen dan organsasi. 2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah. 2) Legal . keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan C. dan wahana komunikasi baik politik. dan memiliki kronologi yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. nilai guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung. memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan. swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta) dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. meliputi. dimana karakteristik tersebut dapat membedakan kualitas arsip.

sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat. pelaksanaan dan juga evaluasi. D. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya. Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi. perencanaan. tercetak yang dibuat orang dalam ranggka untuk membantu ingatan. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi. Sekedar sebagai gambaran. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. WARKAT A.7 tahun 1971. seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Pengertian Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran . baik bisnis maupun pemerintahan. kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. tergambar. tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen. pelaksanaan. pengorganisasian. maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.. Fungsi Arsip Menurut UU No. Sedangkan Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). terekam. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. baik sejak perencanaan. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih tinggi. Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip).Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua. fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives.

Spesifikasi Teknis Warkat Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut.bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer. B. Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem . cek pemberian atau cinderamata. C. dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank Indonesia. termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI). rancang bangun (format) dan mutu cetak. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal. Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik dengan cara peniruan maupun manipulasi. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening pemegang yang disebutkan namanya. 4. dan 6. 2. 3. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Kertas Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper Specification No. Jenis Warkat Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah: 1. Untuk keseragaman dalam penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa kualitas kertas. Ukuran Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat. 1. ukuran. 1”/CBS 1 (96 gsm). cek perjalanan. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut. Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90 gsm). Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang (KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden. 5. 1. Nota Debet yang dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut.

maka nama nasabah ditempatkan di sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan. 1. Rancang Bangun Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1. 1. Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku berwarna merah tua. Garis Batas Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu per delapan) inci di atas batas atas clear band. 1. Adapun rancang bangun Warkat perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Clear Band Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah. di atas clear band. d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan bawah. e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah. Pertinggal (Cheque Stub) Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat atau berupa carbonized paper. 1. khusus untuk Warkat Kliring yang digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band 1. c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat. . Untuk keperluan tersebut maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai nominal dalam huruf. Pembedaan Warna Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat Peserta Pengirim.Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan Warkat. b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat.5 (satu setengah) sentimeter.

baik dalam kehidupan kita sehari-hari. organisasi. disimpan. 4. Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya (permanent storage ). Presiden Xplor International. Dalam hal digunakan Continuous Form Cheque. (Electronic and Document System Association). dan digandakan. kecuali apabila ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi. Record Retention Schedule record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen. Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. menyebarkan semua macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat. mengklasifikasikan. Ini menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen. menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for informational purposes”. 2. diproduksi. terlebih bisnis. DOKUMEN A. yaitu : 1. Pengertian Dokumen Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan. distribusi. Sementara Keith Davidson. Dokumen juga dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. didistribusikan. D. maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi. dikendalikan. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan: . dokumen merupakan “the most important vehicle for the transmission of information between people”. pemilihan. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat. Perforasi Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR Encoder/Reader-Encoder. Records yang tidak penting (non essential) Records yang tidak dimanfaatkan Records yang penting Records yang sangat penting. dan bukan medianya. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen. Sedangkan bagi Xerox Corporation. yaitu yang berhubungan dengan penggolongan. Tambahan lagi perkembangan manusia dan peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. 3. perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. Records terbagi menjadi 4 golongan. perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan secara deep cut.8.

format. piagam.1. Formatnya bisa dalam bentuk cetak. 3. multimedia. disket. laporan. gambar. Mengamankan data dan informasi penting Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry) Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval) Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara keseluruhan 5. video. dan sebagainya. 2. antara lain formulir. brosur. B. Jenis. Jenis. chip dan sebagainya. CD-ROM. audio. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah. dan media dok . Medianya bisa berupa kertas. dan sebagainya. suara. produk hukum. Format dan Media Dokumen Banyak ragam jenis dokumen. 4.

penyimpanan arsip dengan sistem ini mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. 2010 Sistem Kronologis By rika novyanti Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu surat diterima dan waktu surat keluar.Tag Archives: manajemen kearsipan April 7. peralatan kearsipan | posted in Introduction. Continue reading Leave a comment | tags: arsip. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau sistem nama tempat. Umumnya. tetapi dapat juga berupa Continue reading 1 comment | tags: arsip. sistem geografis | posted in materi kuliah June 16. Adapun Arsip . materi kuliah June 16. 2010 Sistem Geografis By rika novyanti Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. 2011 Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet By rika novyanti Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti pembagian pada ilmu bumi saja. manajemen kearsipan. manajemen kearsipan.

2010 Manajemen Kearsipan By rika novyanti Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan Sks :2 . Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center.yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif. sentralisasi | posted in materi kuliah March 8. diterima. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip. Arsip : Secara terminologis. Pusat arsip adalah Continue reading Leave a comment | tags: arsip. dengan alasan sebagai berikut : Continue reading Leave a comment | tags: arsip. sedangkan penyimpanan dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam suatu instansi atau organisasi. sistem kronologis | posted in materi kuliah March 14. 2010 Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi) By rika novyanti Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center) Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode. metode sentralisasi dan metode desentralisasi. dibuat. dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading 7 comments | tags: arsip. arsip . warkat atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun. manajemen kearsipan. manajemen kearsipan. manajemen kearsipan. pengantar | posted in materi kuliah February 22. 2010 Manajemen Kearsipan (pengantar) By rika novyanti Pengertian 1.

Pendahuluan : arsip dan kearsipan Pengaturan Arsip Prosedur kearsipan Sistem Abjad Sistem Nomor Sistem Subjek Sistem Geografis Peralatan dan perlengkapan Pengawasan dan pemeliharaan arsip Penyusutan arsip . 7.Semester :V Pokok bahasan : 1. 6. 4. 9. 3. 5. 10. 8. 2.