MODUL

Sistem Operasi dan Prosedur Penghimpunan Dana BMT

Oleh : TEKUN ARIF BAIHAQI

Struktur Organisasi BMT

1. Kepengurusan BMT; Pengurus dipilih dari dan oleh anggota BMT dalam rapat Anggota dimana untuk pertama kalinya susunan dan nama-nama pengurus dicatat dalam akta pendirian BMT yang berbadan Hukum Koperasi Jasa Keuangan Syariah (KJKS)/ Koperasi Syariah. Dan masa jabatannya paling lama 5 (lima) tahun. Pengurus minimal terdiri dari 1 (satu) orang ketua, 1 (satu) orang sekretaris, dan 1 (satu) orang bendahara. Tugas-tugas pengurus antara lain :
Mengelola BMT dan usahanya; Mengajukan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja BMT; Menyelenggarakan rapat anggota; Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas; Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib; Memelihara daftar buku anggaran dan pengurus. Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelolaan BMT kepada rapat anggota tahunan atau rapat anggota luar biasa. Oleh karenanya pengurus memiliki wewenang seperti :
Mewakili BMT didalam dan diluar pengadilan; Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar; Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan BMT sesuai dengan tanggung jawabnya dan keputusan rapat anggota.

Lanjutan
Setelah tahun buku ditutup, paling lambat 1 (satu) bulan sebelum diselenggarakan Rapat Anggota Tahunan, pengurus bersama pengelola menyusun laporan tahunan yang memuat Laporan Keuangan yang berisi : 1. Laporan Neraca akhir tahun, 2. Laporan Lab/Rugi, 3. Laporan perubahan Modal, 4. Laporan Arus Kas, 5. CALK (Catatan Atas Laporan Keuangan) Serta penjelasan atas dokumen-dokumen tersebut dan keadaan serta usaha BMT yang dapat dicapai. Sedangkan pihak pengelola bertanggung jawab penuh kepada pengurus dan melaporkannya secara berkala melalui rapat pengelola dengan pengurus setiap pekannya

Pengelola BMT
Manager
Memimpin Usaha BMT sesuai dengan RKAT BMT (Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan BMT) Membuat rencana kerja dan anggaran tahunan BMT Menyelenggarakan rapat evaluasi kinerja BMT Menyusun laporan keuangan setiap bulannya dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas; Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib; Memelihara inventaris dan asset-aset BMT Mewakili BMT dalam urusan setiap BMT Memutuskan penerimaan dan penolakan pembiayaan BMT

Pengelola BMT
1. Kepala Bagian Penghimpunan Dana Bertanggung jawab terhadap operasional penghimpunan dan tersedianya dana BMT sesuai rencana anggaran yang ditargetkan. Dalam pelaksanaannya dibantu oleh :
1. Staf Penghimpunan Dana/ Marketing Bertugas menghimpun dana-dana anggota atau pihak lain Membuat Fiture-fiture produk penghimpunan dana dalam bentuksimpanan wadiah dan berjangka dan bentuk investasi lainnya. Membuat target-target penghimpunan dana Melakukan evaluasi target penghimpunan dana

BAGIAN PENGHIMPUNAN DANA

2. Staf Teller /Kasir Melayani transaksi uang masuk dan uang keluar setiap harinya dari para anggota. Mencatat segala transaksi keuangan masuk dan keluar Menghitung Uang yang masuk dan keluar terlebih dahulu sesuai dengan nominal yang tertulis pada tiket. Melapor dan Menyetorkan dana pada Bendahara pada akhir hari. Menyerahkan tiket transaksi pada bagian Accounting untuk dibukukan sebagai laporan keuangan. Meminta Volt Dana pada Bendahara pada awal hari (pagi hari) sebelum operasional dibuka. 3. Staf Accounting Menerima tiket transaksi uang masuk dan uang keluar yang sudah divalidasi dari teller. Membukukan kedalam transaksi dan membuat jurnal transaksi harian. Menyimpan bukti tiket transaksi kedalam File bukti trasaksi. Menyusun laporan Keuangan Neraca, L/R, Arus Kas dan Catatan atas Laporan Keuangan. Melaporkannya pada Manager untuk diteruskan pada Pengurus.

BAGIAN PENYALURAN DANA Kepala Bagian Penyaluran Dana

Bertanggung jawab terhadap operasional penyaluran dana dalam bentuk pembiayaan maupun investasi usaha BMT sesuai RKAT yang ditargetkan. Bagian Penyaluran Dana dalam pelaksanaannya dibantu oleh :

1. Staf Legal Melakukan pemeriksaan data-data surat keterangan yang dipersyaratkan

oleh BMT meliputi : (Pengisian Formulir pembiayaan, identitas pemohon, jaminan yang diberikan, taksasi jaminan dan pengecekan keabsahan jaminan). Melakukan pengikatan akad notaril. Melakukan penyelesaian masalah remedial dan melakukan eksekusi jaminan . Mencari dan menawarkan pembiayaan kepada anggota dan masyarakat lain. Mengusulkan pembiayaan yang akan dibiayai BMT kepada komite pembiayaan. Melakukan monitoring dan pembinaan penerima pembiayaan secara berkala. Melakukan tagihan-tagihan pembiayaan. Menyusun tingkat kolektibitas pembiayaan kepada Melaporkan kondisi pembiayaan dalam rapat pengelola.

2. Staf Pembiayaan

3. Staf Sektor Riel

Melakukan survey pasar kebutuhan anggota/masyarakat. Mengadakan usaha sector riel sesuai survey kebutuhan. Membuat proyeksi anggaran kebutuhkan dan perolehan laba yang akan dihasilkan. Menyusun dan mengajukan anggaran bersama manager dalam komite pembiayaan.

Dewan Pengawas BMT

Dewan pengawas dalam BMT memiliki dua badan pengawasan yang terdiri atas :

1)

Pengawasan pertama disebut Dewan Pengawas Syari'ah. Dewan Pengawas Syari'ah melakukan fungsinya dengan memberikan fatwa kehalalan suatu produk yang dikeluarkan BMT sekaligus mengawasi jalannya transaksi produk tersebut sesuai dengan Fatwa-fatwa Dewan Syariah Nasional.
2) Pengawasan kedua disebut dengan Dewan Pengawas Operasional. Pengawas Operasional melakukan tugas pengawasan terhadap pelaksaan kebijakan dan Pengelolaan BMT. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya berdasarkan hasil penelitiannya atas catatan yang ada pada BMT dan segala keterangan yang didapat dari pihak pengelola.

RAT Dewan Syariah KETUA Dewan Pengawas Bendahara

Sekretaris

Manager

Kepala Bagian Penghimpunan Dana

Kepala Bagian. Penyaluran dana

Fundraising

Teller

Accounting

Legal

Sektor Ril

Pembiayaan

Contoh Bagan Parsial Organisasi BMT

1. Kebijakan Penghimpunan Dana

- Harus memiliki komitmen dan integritas terhadap prinsip muamalah, - Harus memperhitungkan asas dana yang sehat dan benar - Menjalani prosedur persetujuan, dokumentasi dan administrasi serta pengawasan penghimpunan dana. - Harus diketahui dengan baik kalau dana tersebut bersumber dari dana yang halal. - Harus dihindari penghimpunan dana yang tidak sesuai syariah dan bersebrangan dengan peraturan pemerintah seperti hasil korupsi, hasil perjudian, money laundering - Harus menggunakan akad titipan (wadiah), Investasi (mudharabah), juga dapat berupa akad sosial dalam bentuk zakat, infak, shadaqoh dan wakaf serta dana-dana hibah.

Organisasi dan Manajemen Penghimpunan Dana

2. Pelakasana penghimpunan dana BMT Pelaksanaan penghimpunan dana BMT dapat dilakukan oleh :
Ketua, Manager, Kabag Penghimpunan Dana, Staf Fundraising, Accounting dan teller (kasir).

Pelaksanaan penghimpunan dana dikordinasikan oleh dewan pengawas syariah agar dipastikan dana yang dihimpun terbebas dari unsur gharar dan maisir.

Tugas pelaksana penghimpunanan Dana BMT

1. Ketua KJKS / KOPSYAH
Menetapkan kebijakan penghimpunan dana Memastikan ketetapan kebijakan penghimpunan dana dilaksanakan secara konsisten oleh pengelola BMT Memantau pelaksanaan dan indentifikasi anggota baru sesuai dengan kebijakan yang telah di tetapkan. Melakukan analisis terhadap transaksi dana yang mencurigakan Menyelesaikan pengaduan ketidak puasan anggota terhadap pelayanan dari pengelola.

2. Manager

Melaksanakan kebijakan penghimpunan dana Memimpin pelaksanaan penghimpunan dana Memantau pelaksanaan dan indentifikasi anggota baru sesuai dengan kebijakan yang telah di tetapkan Melakukan analisis terhadap transaksi mencurigakan Melaporkan setiap kejadian penghimpunan dana kepada ketua

3. Kabag Funding
Melaksanakan kebijakan penghimpunan dana Membuat rencana dan proyeksi penghimpunan dana Menentukan target dan sasaran penghimpunan dana Melakukan analisis terhadap transaksi mencurigakan Melaporkan setiap kejadian penghimpunan dana kepada manager

4. Staf Funding
Menjalankan rencana dan proyeksi penghimpunan dana Mengunjungi target dan sasaran penghimpunan dana Melakukan kunjungan secara teratur kepada anggota Melakukan analisis terhadap transaksi mencurigakan Melaporkan setiap kejadian penghimpunan dana kepada Kabag Funding

5. Teller
Mengisisi form stok opname dan menyiapkan dana harian sebagai volt dari kas Hasanah Memeriksa kelengkapan transaksi penghimpunan dana yang terdiri dari slip setoran dan nominal uang yang diterimanya. Melakukan validasi setelah diyakini kelengkapan slip setoran dan keaslian uang yang diterimanya. Menyerahkan bukti transaksi pada bagian accounting dan mengamankan perolehan dana harian pada kas Hasanah Melaporkan setiap kejadian transaksi mencurigakan atas penghimpunan dana kepada Kabag Funding.

6. Accounting
Menerima bukti-bukti trasaksi dari teller Melakukan validasi terhadap bukti transaski yang diterima Menyusun laporan pendapatan keuangan harian Menyusun laporan keuangan harian Melaporkan setiap kejadian transaksi mencurigakan atas penghimpunan dana kepada Kabag Funding.

3. Kebijakan Penerimaan dan Indentifikasi

Meminta Informasi Calon Anggota BMT Identitas pemohon (KTP/SIM/KK) Maksud dan tujuan menyimpan dana di BMT

4. Identitas Calon Anggota BMT Sekurang-Kurangnya :

Nama, alamat tinggal tetap, nama gadis ibu kandung, status pernikahan. Pekerjaan dan alamat pekerjaan Specimen tanda tangan Keterangan sumber dana dan ahli waris

5. Meneliti Kebenaran Dokumen Pendukung

Form yang sudah di isi diteliti secara seksama Meminta melengkapi berkas jika belum lengkap

6. Dokumentasi dan Administrasi - Dokumentasi a) setiap dana yang masuk harus ada dokumentasi yang akurat. b) Setiap dokumen yang ada harus di cek kebenarannya. c) Seluruh dokumen disimpan dalam file masing-masing produk. d) Memelihara dokumentasi anggota sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun sejak penutupan rekening sesuai dengan UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. e) Pengambilan dokumen harus sepengetahuan manager.
- Administrasi a) Setiap permohonan pembukaan rekening harus diadministrasikan dengan baik sesuai dengan jenis penghimpunan dana. b) Data base calon anggota sekurang-kurangnya mencakup; data identitas, pekerjaan/bidang usaha, jumlah penghasilan, rekening yang dimiliki dan tujuan pembukaan rekening. c) Semua dokumen harus terjaga kerahasiaanya. d) Kepala Bagian penghimpunan dana membuat laporan kepada manager dalam rangka pemantauan rekening.

7. Pengawasan Penghimpunan Dana BMT Kabag Penghimpunan Dana melakukan pemantauan atas mutasi rekening secara periodic. Anggota yang memiliki simpanan terbesar diperlukan pengawasan lebih intensif. 8. Pemantauan Transaksi Pemantauan juga meliputi setiap transaksi yang tidak sesuai dengan frofil anggota.

9. Evaluasi hasil pemantauan Evaluasi dilakukan terhadap pemantauan rekening dan transasksi anggota untuk memastikan aliran dana. Dalam memastikan transaksi mencurigakan, pengelola BMT dapat melakukan analisis lanjutan guna menemukan adanya unsure yang mencurigakan. Menyampaikan hasil laporan transaksi keuangan mencurigakan pada instansi yang mencurigakan. Mendokumentasikan hasil evaluasi

Jenis Produk, Ketentuan dan Implementasi

1) Simpana Wadiah a. Ketentuan BMT bertindak sebagai penerima dana titipan dan anggota bertindak sebagai pemilik dana titipan Dana simpanan wadiah disetor penuh kepada teller dan dinyatakan dalam jumlah nominal.. Simpanan Wadiah dapat diambil setiap saat. Jika dalam jumlah besar, sekurang-kurangnya 1 (satu) hari sebelumnya dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada teller/manager. Tidak diperbolehkan menjanjikan memberikan imbalan. BMT dapat memberikan imbalan bonus kepada anggota sebagai tanda terimakasih atas penggunaan dana tersebut oleh BMT. BMT menjamin dana titipan anggota secara mutlak. b. Implementasi Syarat-syarat simpanan wadiah harus dalam mata uang rupiah, anggota atau calon anggota, setoran pertama, media penyetoran dan penarikan dana dengan tiket setoran tunai dan penarikan tunai. Kelengkapan dokumen harus didukung dengan Foto Copy KTP/SIM yang masih berlaku, dan aplikasi permohonan pembukaan/Penutupan rekening.. Bonus diberikan bila rata-rata saldo diatas minimal (tidak di perjanjikan). Biaya penutupan ditanggung anggota. Keuntungan bagi anggota antara lain : anggota mendapat bonus sesuai kebijakan manajemen, dapat dijadikan sebagai jaminan pembiayaan Anmggota penyimpanBMTAnggota Pembiayaan

Simpanan Wadiah
Anmggota penyimpan BMT

Pembiayaan
Anggota Pembiayaa n

Bonus

Pendapatan

c. Kriteria Rekening
Aktif, yaitu simpnanan yang transaksi penyetoran, penarikan atau pendebetan masih dilakukan anggota sekurang-kurangnya dalam kurun waktu 6 (enam) bulan. Pasif, yaitu simpanan yang selama 6 (enam) bulan tidak terdapat transaksi penyetoran maupun penarikan. Simpanan pasif hendaknya diberitahukan kepada pemiliknya. BMT dapat membeBMTan biaya administrasi sebesar dua ribu lima ratus rupiah kepada rekening pasif yang dimasukan kedalam pendapatan non operasional BMT harus menjamin pengembalian simpanan wadiah sepenuhnya.

2) Simpanan Berjangka (Mudharabah) a. Ketentuan

- BMT bertindak sebagai Mudharib dan anggota sebagai Shahibul Maal - Dana harus dinyatakan dalam bentuk mata uang rupiah secara tunai dan bukan piutang. - Pembagian keuntungan harus dinyatakan dalam bentuk nisbah dan dituangkan dalam akad pembukaan simpanan. - Anggota tidak boleh menarik dana diluar kesepakatan - Jika anggota menarik dananya diluar kesepakatan maka BMT boleh mengenakan biaya administrasi. - BMT tidak diperkenankan mengurangi nisbah keuntungan Anggota tanpa persetujuan yang bersangkutan.

b. Implementasi
- Syarat-syarat simpanan berjangka harus dalam mata uang rupiah, adanya setoran pertama, media penyetoran dan penarikan dana dengan slip setoran tunai dan slip penarikan tunai. - Kelengkapan dokumen harus didukung dengan Foto Copy KTP/SIM yang masih berlaku, dan aplikasi permohonan pembukaan/Penutupan rekening.. - Bagi hasil diberikan bila rata-rata saldo diatas minimal (Nisbah ditentukan diawal pembukaan rekening). Biaya penutupan ditanggung anggota. Simpanan berjangka Anmggota penyimpan Bagi hasil BMT Pembiayaan Anggota Pembiayaan Pendapatan

Skema Penghimpunan Dana BMT

INISIASI DOKUMENTASI Kelengkapan doumen ; Form pembukaan, KTP/SIM dsb REALISASI Penerimaan Dana Anggota

Pasif

PEMELIHARAAN ACCOUNT Pengawasan atas transaksi, pelayanan dan administrasi

Aktif

Tutup