MANAJEMEN SITEM INFORMASI

6.1 Pendahuluan
Dalam rangka peningkatan dukungan dan layanan bantuan kepada Sub Dit PHLN Dit Bipram melakukan kegiatan monitoring, pengendalian pelaksanaan paketpaket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia, maka Konsultan Bantuan Teknis C2 akan menyiapakan sebuah tools basis data untuk pengelolaan Sistem Informasi Manajemen yang meliputi penyiapan prosedur dan penyediaan kelengkapan elemen sistem perangkat lunak (software). Disamping itu, untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajiban konsultan sebagaimana tertuang dalam KAK maka dibangun sebuah tools basisdata yang bukan saja dapat digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman informasi paket-paket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia sebagai Informasi Pimpinan (Executive Summary Report) yang diharapkan dapat dijadikan salah satu sumber bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan di tingkat manajemen yang lebih tinggi. Tools dimaksud dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak berbasis Manajemen Sistem Database (Database Management System). Sebenarnya ada beberapa software database yang bisa dipilih, misalnya Oracle, SQL Server, Visual Foxpro hingga database standar milik Microsoft Corp., Microsoft Access. Aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, disamping cukup handal untuk volume data yang sedang, juga sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System). Pertimbangan lain adalah kemudahan dan kecepatan penyesuaian terhadap permintaan perubahan. Microsoft Access juga merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office sehingga diharapkan tersedia hampir di setiap unit instansi maupun organisasi.

6.2 Aplikasi

Sistem

Informasi

Pengendalian

Pelaksanaan

Paket-paket

Pekerjaan PHLN
Sistem atau tools yang akan dibangun untuk keperluan manajemen ini dinamakan Aplikasi Sistem informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket Pekerjaan PHLN. Sistem aplikasi ini secara umum dimaksudkan untuk mencatat semua paket kegiatan yang dananya bersumber dari Dana Loan serta DIPA Pendamping PLN yang dikelola Direktorat Bina Program melalui Sub Dit PHLN dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi untuk menunjang kegiatan dan keberhasilan pekerjaan. Pembuatan sistem di atas secara umum melalui tahapan sebagai berikut :

1. INVENTARISASI KEBUTUHAN SISTEM a.Input Data T Quality Assurance Y APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PELAKSANAAN PAKET – PAKET PHLN Tahap 5.Meneliti Relasi Data . ANALISA DAN EVALUASI SISTEM a. Rancang Bangun Sistem (Design System) 4. Analisis dan Evaluasi Sistem 3. Pemrograman Terstruktur b. & Inputing Data T Tahap 2. Desain Model Tahap 4. Instalasi dan Uji Coba Tahap 1. Dengan demikian. Testing Prog. konsultan merancangbangun suatu aplikasi sistem informasi yang bisa yang menjembatani kepentingan stakeholder terhadap berbagai kebutuhan data terkait untuk menunjang tersedianya informasi yang diperlukan di tingkat manajemen lebih tinggi. Inventarisasi dan Pemahaman kebutuhan sistem 2. Implementasi Pemrograman 5. RANCANG BANGUN SISTEM a. IMPLEMENTAS I PEMROGRAMA N a. Desain Basis Data e. fungsi utama tools ini adalah membantu Sub Dit PHLN memantau proses pengadaan paket dan mengevaluasi perkembangan progress fisik maupun keuangan paket paket tersebut serta menjadi sumber . Desain Menu f.1 : FLOWCHART TAHAPAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI Bahwa untuk membantu Subdit PHLN melaksanakan kegiatan pengendalian pelaksanaan paket-paket PHLN. Desain System Terinci c. Pemahaman terhadap Juklak dan Juknis Pekerjaan Tahap 3.Physical Data Model . INSTALASI DAN UJI COBA Instalasi Uji Coba Gambar 6 . Desain System Umum b. Analisa & Evaluasi kebutuhan Pelaporan c. maka dibutuhkan suatu tools aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengendalian. Desain Input Output d. Oleh karena itu. Rekomendasi Umum Verifik asi Y PEMBANGUNAN DATA APLIKASI . Analisa & Evaluasi kebutuhan Database b. Pengumpulan Informasi b.

SiPP (Sistem Pemantauan Proyek) pada alamat situs http://www.pu. PMU (Project Management Unit) masingmasing Loan Aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket PHLN Sub Dit PHLN Dit Bina Program Gambar 6 – 2 : Diagram Konteks (Model Interface) Informasi rinci terkait dengan kemajuan progress dan status pengadaan paket-paket PHLN yang dikelola oleh Sub Dit PHLN dibawah Dit Bina Program sebenarnya telah tersedia secara on line dalam Aplikasi berbasis Web.sipp.dukungan informasi yang penting dalam langkah tindak turun tangan (T3) maupun pengambilan keputusan penting di tingkat manajemen yang lebih tinggi. Database Permasalahan . Sistem Informasi Manajemen Database Pelaporan ini terdiri dari beberapa modul yaitu : 1. Namun demikian. Database Pengadaan Paket 2.go. Data-data tersebut di-update oleh masing-masing Satker secara periodik melaui proses Uploading yang aplikasinya telah disediakan oleh Pusdata Bina Marga dan dikirimkan kepada masing-masing Satker di seluruh Indonesia. Database Kontrak Paket 3. berbagai informasi penting yang bersifat spesifik dan merupakan olahan lanjut yang sumbernya dari data SiPP tidak dapat dikeluarkan secara cepat dan langsung oleh SiPP itu sendiri sehingga diperlukan tools Database untuk melakukannya.id.

Informasi ini dimaksudkan sebagai data pendukung dalam pengambilan langkah-langkah manajemen dan tindak turun tangan (T3) lebih lanjut jika ada paket yang bermasalah maupun berpotensi bermasalah. Basisdata ini berisi informasi tentang : . Database Satker 6.2.2. - 6. PHO dan FHO Informasi Satker Informasi Konsultan dan Kontraktor 6. Informasi yang tercakup meliputi : Status kemajuan paket dan kendala-kendalanya. Nilai Progress Keuangan (Rencana dan Realisasi) Informasi Kemajuan dan Keterlambatan pelerjaan Tanggal Kontrak. Permasalahan yang timbul Usulan pemecahan masalah dan tindak turun tangan (T3) Satker.4.2.1 Database Pengadaan Paket Database Pengadaan Paket dimaksudkan untuk mengelola data-data yang terkait dengan prosedur dan data-data rencana paket yang akan dilaksanakan antara lain meliputi : Nama dan jenis Paket Nilai Lelang Waktu Lelang Tanggal Mulai/Selesai Lelang Perusahaan peserta Lelang 6.3 Database Permasalahan Database Permasalahan adalah suatu aplikasi basisdata untuk mengelola permasalahan yang timbul pada setiap paket kegiatan. Nilai Penyerapan Nilai Progress Fisik. Konsultan dan Kontraktor.4 Database Satker Database Satker adalah suatu basisdata untuk mengelola informasi tentang Satker yang tersebar di wilayah Timur.2 Database Paket Terkontrak Database Paket Terkontrak adalah suatu basisdata untuk mengelola paketpaket kontrak yang meliputi informasi tentang : Nilai Kontrak.2.

Permasalahan sering timbul karena data yang disajikan oleh SiPP terlambat atau tidak sesuai dengan kondisi terakhir di lapangan. maka melalui SiPP kita dapat memperoleh informasi tentang kondisi paket. Contact Person masing-masing Satker. Oleh karena itu. pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran data perlu mendapat penanganan tersendiri. Hal bisa disebabkan karena kendala infrastruktur maupun kesalahan operator (human error).3 Arsitektur Sistem Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh Sub Dit PHLN yang jumlahnya terus berkembang dari tahun ke tahun. baik secara teknis maupun secara prosedural. Ka Satker serta Pejabat-pejabat terkait lainnya. 6. Jika secara rutin dan periodik Satker-satker meng-update/upload data progress paket-paket yang dikelolanya. maka perlu dibangun sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan dengan menggunakan teknologi dan manajemen informasi yang tepat.- Nama Satker. mulai dari proses pengadaannya hingga status kontraknya. Kita juga dapat mengetahui status progressnya baik fisik maupun keuangannya. Demikian juga kita dapat mengetahui paket-paket yang deviasinya negatif (terlambat). PP PP K K SATKER SATKER (SNVT) (SNVT) BALAI / BALAI BALAI/ BALAI BESAR BESAR BasisData PMU (Project PMU (Project Monitoring Monitoring Unit) Unit) Aplika si Aplika si SIPP (Internet) Direktorat Direktorat BinaBina Program Program Sub Dit PHLN PHLN (Konsultan (Konsultan Bantek-C2) Sub Dit Bantek-C2) LAPORAN LAPORAN Gambar 6 – 4 : Diagram Aliran Data .

maka jendela menu berikutnya adalah papan menu aplikasi yang terdiri dari beberapa menu serta sub menu dengan fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda. Data yang dihimpun tersebut untuk selanjutnya dientry di setiap PMU dengan menggunakan struktur dan basis data yang seragam sehingga kumpulan data tersebut secara keseluruhan dapat dihimpun menjadi satu kumpulan data terkompilasi di Sub Dit PHLN untuk disajikan sebagai bahan Informasi Pimpinan (executive summary report) maupun laporan-laporan penting lainnya. memantau dan memonitoring paket-paket kegiatan yang ada di wilayah timur. Setelah melewati proses log in. maka pihak Sub Dit PHLN melalui masing-masing PMU yang mengelola setiap Loan juga dapat meminta langsung data paket pekerjaan kepada masing-masing PPK maupun Satker di lapangan. menu-menu tersebut adalah sebagai berikut : A. Secara garis besar. disamping merujuk pada data SIPP yang seyogyanya terus terupdate sesuai dengan kewajiban masing-masing Satker.4 Aplikasi Manajemen Database Pelaporan Hasil pengembangan aplikasi yang dilakukan menghasilkan sebuah sitem Aplikasi Manajemen Database yang tampilan awalnya adalah sebagai berikut : Gambar 6 – 5 : Jendela Awal Aplikasi disertai menu log in. Executive Summary Report (ESR) . 6. namun secara umum dimaksudkan untuk mengelola.Oleh karena itu.

yaitu : Gambar 6 – 7 : Jendela Sub Menu Utama Aplikasi. Basis Data & Monitoring . Pencetakan Laporan & Dokumentasi E. Progress Report Per Loan : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk Paket-paket kegiatan per masing-masing Loan. iii. A. B.B. i. Executive Summary Report (ESR) Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu. Basis Data & Monitoring C. Exit. Hal Khusus F. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian D. Gambar 6 – 6 : Jendela Menu Utamal Aplikasi Beberapa Menu diatas masih memiliki Sub Menu dibawahnya yang akan segera tampil setelah menu induknya di-klik. ii. Intensitas Masalah Paket PHLN yang : Menampilkan terkait Grafik Intensitas permasalahan-permasalahan timbul dengan pelaksanaan pekerjaan paket-paket kegiatan PHLN di seluruh Indonesia. Progress Report Total Paket PHLN : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk seluruh Paket PHLN.

b. Entry Data Pegadaan : Digunakan untuk memasukkan data Edit Data Pengadaan : Digunakan untuk mengedit data Pengadaan Paket yang baru. pengadaan yang telah ada setelah terlebih dahulu memilih paket bersangkutan melalui jendela pilihan yang ada. a. i. .Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu. Pengadaan Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu : Gambar 6 – 9: Jendela Menu & Sub Menu Pengadaan Paket. yaitu : Gambar 6 – 8 : Jendela Menu & Sub Menu Basis Data Monitoring.

Gambar 6 – 10 : Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan Gambar 6 – 11 : Menu Cari Data Untuk Edit Data Pengadaan .

iii. Informasi Konsultan & Kontraktor . a. Tambah Data PPK Baru c.Gambar 6 – 12 : Jendela Menu & Sub Menu Edit Data Pengadaan ii. b. Cari & Edit Data Satker/PPK d. Hasilnya juga dapat dicetak sebagi keluaran. Entry Data & Monitoring Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu : Gambar 6 – 13: Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket. mengisi. Data Sekunder : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 7 (tujuh) bagian yaitu : Gambar 6 – 14 : Jendela Menu & Sub Menu Data Sekunder. a. mengupdate data Paket serta mencetak hasilnya. Rencana & Realisasi (seluruh paket) : Jendela multiguna ini dapat dipakai untuk mencari. Data Ruas jalan e. Tambah Data SATKER/PPK Baru b. Paket Kritis dan Paket Loan: Digunakan untuk memonitoring dan melacak paket-paket yang kritis maupun berpotensi kritis serta paket-paket yang dananya bersumber dari dana Loan. Progress.

Gambar 6 – 16 : Jendela Menu & Sub Menu Laporan serta Dokumentasi E. Sedangkan tombol menu Exit adalah untuk keluar dari sistem aplikasi. D.f. Pencetakan Laporan & Dokumentasi Menu ini fungsinya untuk mencetak bentuk-bentuk laporan terkait dengan paket-paket pekerjaan yang ada. Hal Khusus dan Exit Seperti pada aplikasi yang lain. C. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian Menu ini dimaksudkan untuk mencatat dan memonitor semua permasalahan yang ada pada paket-paket pekerjaan yang sedang berlangsung di wilayah timur. Gambar 6 – 15 : Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah. . Aplikasi Manajemen Database Pelaporan juga disediakan menu untuk layanan khusus yang isinya bisa dikembangkan kemudian disesuaikan dengan layanan hal-hal khusus yang diperlukan. Penambahan Kegiatan g. Penambahan Sub Kegiatan. baik berupa grafik maupun tabel-tabel.

Gambar 6 – 18 : Jendela Menu Khusus dan Exit .