MANAJEMEN SITEM INFORMASI

6.1 Pendahuluan
Dalam rangka peningkatan dukungan dan layanan bantuan kepada Sub Dit PHLN Dit Bipram melakukan kegiatan monitoring, pengendalian pelaksanaan paketpaket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia, maka Konsultan Bantuan Teknis C2 akan menyiapakan sebuah tools basis data untuk pengelolaan Sistem Informasi Manajemen yang meliputi penyiapan prosedur dan penyediaan kelengkapan elemen sistem perangkat lunak (software). Disamping itu, untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajiban konsultan sebagaimana tertuang dalam KAK maka dibangun sebuah tools basisdata yang bukan saja dapat digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman informasi paket-paket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia sebagai Informasi Pimpinan (Executive Summary Report) yang diharapkan dapat dijadikan salah satu sumber bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan di tingkat manajemen yang lebih tinggi. Tools dimaksud dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak berbasis Manajemen Sistem Database (Database Management System). Sebenarnya ada beberapa software database yang bisa dipilih, misalnya Oracle, SQL Server, Visual Foxpro hingga database standar milik Microsoft Corp., Microsoft Access. Aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, disamping cukup handal untuk volume data yang sedang, juga sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System). Pertimbangan lain adalah kemudahan dan kecepatan penyesuaian terhadap permintaan perubahan. Microsoft Access juga merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office sehingga diharapkan tersedia hampir di setiap unit instansi maupun organisasi.

6.2 Aplikasi

Sistem

Informasi

Pengendalian

Pelaksanaan

Paket-paket

Pekerjaan PHLN
Sistem atau tools yang akan dibangun untuk keperluan manajemen ini dinamakan Aplikasi Sistem informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket Pekerjaan PHLN. Sistem aplikasi ini secara umum dimaksudkan untuk mencatat semua paket kegiatan yang dananya bersumber dari Dana Loan serta DIPA Pendamping PLN yang dikelola Direktorat Bina Program melalui Sub Dit PHLN dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi untuk menunjang kegiatan dan keberhasilan pekerjaan. Pembuatan sistem di atas secara umum melalui tahapan sebagai berikut :

Pemahaman terhadap Juklak dan Juknis Pekerjaan Tahap 3.1 : FLOWCHART TAHAPAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI Bahwa untuk membantu Subdit PHLN melaksanakan kegiatan pengendalian pelaksanaan paket-paket PHLN. Desain Basis Data e. INVENTARISASI KEBUTUHAN SISTEM a. Testing Prog. fungsi utama tools ini adalah membantu Sub Dit PHLN memantau proses pengadaan paket dan mengevaluasi perkembangan progress fisik maupun keuangan paket paket tersebut serta menjadi sumber .Physical Data Model . konsultan merancangbangun suatu aplikasi sistem informasi yang bisa yang menjembatani kepentingan stakeholder terhadap berbagai kebutuhan data terkait untuk menunjang tersedianya informasi yang diperlukan di tingkat manajemen lebih tinggi.Meneliti Relasi Data . Rancang Bangun Sistem (Design System) 4.1. & Inputing Data T Tahap 2. INSTALASI DAN UJI COBA Instalasi Uji Coba Gambar 6 . IMPLEMENTAS I PEMROGRAMA N a. RANCANG BANGUN SISTEM a. Pemrograman Terstruktur b. Inventarisasi dan Pemahaman kebutuhan sistem 2. Analisa & Evaluasi kebutuhan Database b. Oleh karena itu. Desain Input Output d. Rekomendasi Umum Verifik asi Y PEMBANGUNAN DATA APLIKASI . Analisis dan Evaluasi Sistem 3. Desain Menu f. Desain Model Tahap 4. Analisa & Evaluasi kebutuhan Pelaporan c. Dengan demikian. Desain System Terinci c. ANALISA DAN EVALUASI SISTEM a.Input Data T Quality Assurance Y APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PELAKSANAAN PAKET – PAKET PHLN Tahap 5. Implementasi Pemrograman 5. Desain System Umum b. maka dibutuhkan suatu tools aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengendalian. Instalasi dan Uji Coba Tahap 1. Pengumpulan Informasi b.

Database Permasalahan .id.go.pu.dukungan informasi yang penting dalam langkah tindak turun tangan (T3) maupun pengambilan keputusan penting di tingkat manajemen yang lebih tinggi. berbagai informasi penting yang bersifat spesifik dan merupakan olahan lanjut yang sumbernya dari data SiPP tidak dapat dikeluarkan secara cepat dan langsung oleh SiPP itu sendiri sehingga diperlukan tools Database untuk melakukannya. PMU (Project Management Unit) masingmasing Loan Aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket PHLN Sub Dit PHLN Dit Bina Program Gambar 6 – 2 : Diagram Konteks (Model Interface) Informasi rinci terkait dengan kemajuan progress dan status pengadaan paket-paket PHLN yang dikelola oleh Sub Dit PHLN dibawah Dit Bina Program sebenarnya telah tersedia secara on line dalam Aplikasi berbasis Web. SiPP (Sistem Pemantauan Proyek) pada alamat situs http://www. Sistem Informasi Manajemen Database Pelaporan ini terdiri dari beberapa modul yaitu : 1. Database Pengadaan Paket 2. Namun demikian. Data-data tersebut di-update oleh masing-masing Satker secara periodik melaui proses Uploading yang aplikasinya telah disediakan oleh Pusdata Bina Marga dan dikirimkan kepada masing-masing Satker di seluruh Indonesia. Database Kontrak Paket 3.sipp.

3 Database Permasalahan Database Permasalahan adalah suatu aplikasi basisdata untuk mengelola permasalahan yang timbul pada setiap paket kegiatan.2.1 Database Pengadaan Paket Database Pengadaan Paket dimaksudkan untuk mengelola data-data yang terkait dengan prosedur dan data-data rencana paket yang akan dilaksanakan antara lain meliputi : Nama dan jenis Paket Nilai Lelang Waktu Lelang Tanggal Mulai/Selesai Lelang Perusahaan peserta Lelang 6. - 6. PHO dan FHO Informasi Satker Informasi Konsultan dan Kontraktor 6. Informasi yang tercakup meliputi : Status kemajuan paket dan kendala-kendalanya. Permasalahan yang timbul Usulan pemecahan masalah dan tindak turun tangan (T3) Satker.2. Basisdata ini berisi informasi tentang : .2.4 Database Satker Database Satker adalah suatu basisdata untuk mengelola informasi tentang Satker yang tersebar di wilayah Timur.2 Database Paket Terkontrak Database Paket Terkontrak adalah suatu basisdata untuk mengelola paketpaket kontrak yang meliputi informasi tentang : Nilai Kontrak. Database Satker 6.2. Informasi ini dimaksudkan sebagai data pendukung dalam pengambilan langkah-langkah manajemen dan tindak turun tangan (T3) lebih lanjut jika ada paket yang bermasalah maupun berpotensi bermasalah. Konsultan dan Kontraktor.4. Nilai Penyerapan Nilai Progress Fisik. Nilai Progress Keuangan (Rencana dan Realisasi) Informasi Kemajuan dan Keterlambatan pelerjaan Tanggal Kontrak.

maka perlu dibangun sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan dengan menggunakan teknologi dan manajemen informasi yang tepat. Oleh karena itu. Ka Satker serta Pejabat-pejabat terkait lainnya. Hal bisa disebabkan karena kendala infrastruktur maupun kesalahan operator (human error). 6. baik secara teknis maupun secara prosedural. maka melalui SiPP kita dapat memperoleh informasi tentang kondisi paket. Jika secara rutin dan periodik Satker-satker meng-update/upload data progress paket-paket yang dikelolanya. Contact Person masing-masing Satker. Kita juga dapat mengetahui status progressnya baik fisik maupun keuangannya.- Nama Satker. Demikian juga kita dapat mengetahui paket-paket yang deviasinya negatif (terlambat). mulai dari proses pengadaannya hingga status kontraknya. Permasalahan sering timbul karena data yang disajikan oleh SiPP terlambat atau tidak sesuai dengan kondisi terakhir di lapangan. pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran data perlu mendapat penanganan tersendiri. PP PP K K SATKER SATKER (SNVT) (SNVT) BALAI / BALAI BALAI/ BALAI BESAR BESAR BasisData PMU (Project PMU (Project Monitoring Monitoring Unit) Unit) Aplika si Aplika si SIPP (Internet) Direktorat Direktorat BinaBina Program Program Sub Dit PHLN PHLN (Konsultan (Konsultan Bantek-C2) Sub Dit Bantek-C2) LAPORAN LAPORAN Gambar 6 – 4 : Diagram Aliran Data .3 Arsitektur Sistem Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh Sub Dit PHLN yang jumlahnya terus berkembang dari tahun ke tahun.

Setelah melewati proses log in.4 Aplikasi Manajemen Database Pelaporan Hasil pengembangan aplikasi yang dilakukan menghasilkan sebuah sitem Aplikasi Manajemen Database yang tampilan awalnya adalah sebagai berikut : Gambar 6 – 5 : Jendela Awal Aplikasi disertai menu log in. memantau dan memonitoring paket-paket kegiatan yang ada di wilayah timur. Data yang dihimpun tersebut untuk selanjutnya dientry di setiap PMU dengan menggunakan struktur dan basis data yang seragam sehingga kumpulan data tersebut secara keseluruhan dapat dihimpun menjadi satu kumpulan data terkompilasi di Sub Dit PHLN untuk disajikan sebagai bahan Informasi Pimpinan (executive summary report) maupun laporan-laporan penting lainnya. 6. maka pihak Sub Dit PHLN melalui masing-masing PMU yang mengelola setiap Loan juga dapat meminta langsung data paket pekerjaan kepada masing-masing PPK maupun Satker di lapangan. disamping merujuk pada data SIPP yang seyogyanya terus terupdate sesuai dengan kewajiban masing-masing Satker. maka jendela menu berikutnya adalah papan menu aplikasi yang terdiri dari beberapa menu serta sub menu dengan fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda. menu-menu tersebut adalah sebagai berikut : A. namun secara umum dimaksudkan untuk mengelola.Oleh karena itu. Secara garis besar. Executive Summary Report (ESR) .

Pencetakan Laporan & Dokumentasi E. Progress Report Per Loan : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk Paket-paket kegiatan per masing-masing Loan. B.B. Hal Khusus F. A. Intensitas Masalah Paket PHLN yang : Menampilkan terkait Grafik Intensitas permasalahan-permasalahan timbul dengan pelaksanaan pekerjaan paket-paket kegiatan PHLN di seluruh Indonesia. Gambar 6 – 6 : Jendela Menu Utamal Aplikasi Beberapa Menu diatas masih memiliki Sub Menu dibawahnya yang akan segera tampil setelah menu induknya di-klik. Basis Data & Monitoring C. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian D. iii. yaitu : Gambar 6 – 7 : Jendela Sub Menu Utama Aplikasi. Basis Data & Monitoring . i. Executive Summary Report (ESR) Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu. Progress Report Total Paket PHLN : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk seluruh Paket PHLN. ii. Exit.

yaitu : Gambar 6 – 8 : Jendela Menu & Sub Menu Basis Data Monitoring.Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu. pengadaan yang telah ada setelah terlebih dahulu memilih paket bersangkutan melalui jendela pilihan yang ada. i. Pengadaan Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu : Gambar 6 – 9: Jendela Menu & Sub Menu Pengadaan Paket. . a. b. Entry Data Pegadaan : Digunakan untuk memasukkan data Edit Data Pengadaan : Digunakan untuk mengedit data Pengadaan Paket yang baru.

Gambar 6 – 10 : Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan Gambar 6 – 11 : Menu Cari Data Untuk Edit Data Pengadaan .

Paket Kritis dan Paket Loan: Digunakan untuk memonitoring dan melacak paket-paket yang kritis maupun berpotensi kritis serta paket-paket yang dananya bersumber dari dana Loan. Progress. Data Ruas jalan e. Tambah Data PPK Baru c. a. Tambah Data SATKER/PPK Baru b. a. iii. Hasilnya juga dapat dicetak sebagi keluaran. Data Sekunder : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 7 (tujuh) bagian yaitu : Gambar 6 – 14 : Jendela Menu & Sub Menu Data Sekunder. Entry Data & Monitoring Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu : Gambar 6 – 13: Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket. mengupdate data Paket serta mencetak hasilnya.Gambar 6 – 12 : Jendela Menu & Sub Menu Edit Data Pengadaan ii. Informasi Konsultan & Kontraktor . mengisi. Cari & Edit Data Satker/PPK d. b. Rencana & Realisasi (seluruh paket) : Jendela multiguna ini dapat dipakai untuk mencari.

Penambahan Kegiatan g. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian Menu ini dimaksudkan untuk mencatat dan memonitor semua permasalahan yang ada pada paket-paket pekerjaan yang sedang berlangsung di wilayah timur. Pencetakan Laporan & Dokumentasi Menu ini fungsinya untuk mencetak bentuk-bentuk laporan terkait dengan paket-paket pekerjaan yang ada. Hal Khusus dan Exit Seperti pada aplikasi yang lain. Gambar 6 – 16 : Jendela Menu & Sub Menu Laporan serta Dokumentasi E. Aplikasi Manajemen Database Pelaporan juga disediakan menu untuk layanan khusus yang isinya bisa dikembangkan kemudian disesuaikan dengan layanan hal-hal khusus yang diperlukan. Penambahan Sub Kegiatan.f. . D. C. Gambar 6 – 15 : Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah. Sedangkan tombol menu Exit adalah untuk keluar dari sistem aplikasi. baik berupa grafik maupun tabel-tabel.

Gambar 6 – 18 : Jendela Menu Khusus dan Exit .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful