MANAJEMEN SITEM INFORMASI

6.1 Pendahuluan
Dalam rangka peningkatan dukungan dan layanan bantuan kepada Sub Dit PHLN Dit Bipram melakukan kegiatan monitoring, pengendalian pelaksanaan paketpaket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia, maka Konsultan Bantuan Teknis C2 akan menyiapakan sebuah tools basis data untuk pengelolaan Sistem Informasi Manajemen yang meliputi penyiapan prosedur dan penyediaan kelengkapan elemen sistem perangkat lunak (software). Disamping itu, untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajiban konsultan sebagaimana tertuang dalam KAK maka dibangun sebuah tools basisdata yang bukan saja dapat digunakan untuk menghasilkan laporan-laporan internal dan eksternal secara otomatis, namun juga dapat memberikan rangkuman informasi paket-paket pekerjaan PHLN yang tersebar di seluruh Indonesia sebagai Informasi Pimpinan (Executive Summary Report) yang diharapkan dapat dijadikan salah satu sumber bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan di tingkat manajemen yang lebih tinggi. Tools dimaksud dibangun dengan memanfaatkan perangkat lunak berbasis Manajemen Sistem Database (Database Management System). Sebenarnya ada beberapa software database yang bisa dipilih, misalnya Oracle, SQL Server, Visual Foxpro hingga database standar milik Microsoft Corp., Microsoft Access. Aplikasi yang dipilih adalah Microsoft Access, disamping cukup handal untuk volume data yang sedang, juga sudah merupakan aplikasi database yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System). Pertimbangan lain adalah kemudahan dan kecepatan penyesuaian terhadap permintaan perubahan. Microsoft Access juga merupakan aplikasi umum yang melekat bersama aplikasi populer Microsoft Office sehingga diharapkan tersedia hampir di setiap unit instansi maupun organisasi.

6.2 Aplikasi

Sistem

Informasi

Pengendalian

Pelaksanaan

Paket-paket

Pekerjaan PHLN
Sistem atau tools yang akan dibangun untuk keperluan manajemen ini dinamakan Aplikasi Sistem informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket Pekerjaan PHLN. Sistem aplikasi ini secara umum dimaksudkan untuk mencatat semua paket kegiatan yang dananya bersumber dari Dana Loan serta DIPA Pendamping PLN yang dikelola Direktorat Bina Program melalui Sub Dit PHLN dan dirancang sedemikian rupa agar sesuai dengan kebutuhan dan fungsi untuk menunjang kegiatan dan keberhasilan pekerjaan. Pembuatan sistem di atas secara umum melalui tahapan sebagai berikut :

1. Inventarisasi dan Pemahaman kebutuhan sistem

2. Analisis dan Evaluasi Sistem

3. Rancang Bangun Sistem (Design System)

4. Implementasi Pemrograman 5. Instalasi dan Uji Coba
Tahap 1. INVENTARISASI KEBUTUHAN SISTEM a. Pengumpulan Informasi b. Pemahaman terhadap Juklak dan Juknis Pekerjaan
Tahap 3. RANCANG BANGUN SISTEM a. Desain System Umum b. Desain System Terinci c. Desain Input Output d. Desain Basis Data e. Desain Menu f. Desain Model Tahap 4. IMPLEMENTAS I PEMROGRAMA N a. Pemrograman Terstruktur b. Testing Prog. & Inputing Data

Tahap 2. ANALISA DAN EVALUASI SISTEM a. Analisa & Evaluasi kebutuhan Database b. Analisa & Evaluasi kebutuhan Pelaporan c. Rekomendasi Umum

Verifik asi

PEMBANGUNAN DATA APLIKASI - Physical Data Model - Meneliti Relasi Data - Input Data

Quality Assurance
Y

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PELAKSANAAN PAKET PAKET PHLN

Tahap 5. INSTALASI DAN UJI COBA Instalasi Uji Coba

Gambar 6 - 1 : FLOWCHART TAHAPAN PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI Bahwa untuk membantu Subdit PHLN melaksanakan kegiatan pengendalian pelaksanaan paket-paket PHLN, maka dibutuhkan suatu tools aplikasi sistem informasi yang dapat digunakan sebagai alat bantu pengendalian. Oleh karena itu, konsultan merancangbangun suatu aplikasi sistem informasi yang bisa yang menjembatani kepentingan stakeholder terhadap berbagai kebutuhan data

terkait untuk menunjang tersedianya informasi yang diperlukan di tingkat manajemen lebih tinggi. Dengan demikian, fungsi utama tools ini adalah membantu Sub Dit PHLN memantau proses pengadaan paket dan mengevaluasi perkembangan progress fisik maupun keuangan paket paket tersebut serta menjadi sumber

dukungan informasi yang penting dalam langkah tindak turun tangan (T3) maupun pengambilan keputusan penting di tingkat manajemen yang lebih tinggi.

PMU (Project Management Unit) masingmasing Loan

Aplikasi Sistem Informasi Pengendalian Pelaksanaan Paket PHLN Sub Dit PHLN Dit Bina Program

Gambar 6 2 : Diagram Konteks (Model Interface) Informasi rinci terkait dengan kemajuan progress dan status pengadaan paket-paket PHLN yang dikelola oleh Sub Dit PHLN dibawah Dit Bina Program sebenarnya telah tersedia secara on line dalam Aplikasi berbasis Web, SiPP (Sistem Pemantauan Proyek) pada alamat situs http://www.sipp.pu.go.id. Data-data tersebut di-update oleh masing-masing Satker secara periodik melaui proses Uploading yang aplikasinya telah disediakan oleh Pusdata Bina Marga dan dikirimkan kepada masing-masing Satker di seluruh Indonesia. Namun demikian, berbagai informasi penting yang bersifat spesifik dan merupakan olahan lanjut yang sumbernya dari data SiPP tidak dapat dikeluarkan secara cepat dan langsung oleh SiPP itu sendiri sehingga diperlukan tools Database untuk melakukannya. Sistem Informasi Manajemen Database Pelaporan ini terdiri dari beberapa modul yaitu :

1. Database Pengadaan Paket 2. Database Kontrak Paket

3. Database Permasalahan

4. Database Satker

6.2.1 Database Pengadaan Paket

Database Pengadaan Paket dimaksudkan untuk mengelola data-data yang terkait dengan prosedur dan data-data rencana paket yang akan dilaksanakan antara lain meliputi : Nama dan jenis Paket Nilai Lelang Waktu Lelang Tanggal Mulai/Selesai Lelang Perusahaan peserta Lelang

6.2.2 Database Paket Terkontrak

Database Paket Terkontrak adalah suatu basisdata untuk mengelola paketpaket kontrak yang meliputi informasi tentang : Nilai Kontrak, Nilai Penyerapan Nilai Progress Fisik, Nilai Progress Keuangan (Rencana dan Realisasi) Informasi Kemajuan dan Keterlambatan pelerjaan Tanggal Kontrak, PHO dan FHO Informasi Satker Informasi Konsultan dan Kontraktor

6.2.3 Database Permasalahan

Database Permasalahan adalah suatu aplikasi basisdata untuk mengelola permasalahan yang timbul pada setiap paket kegiatan. Informasi ini dimaksudkan sebagai data pendukung dalam pengambilan langkah-langkah manajemen dan tindak turun tangan (T3) lebih lanjut jika ada paket yang bermasalah maupun berpotensi bermasalah. Informasi yang tercakup meliputi : Status kemajuan paket dan kendala-kendalanya. Permasalahan yang timbul Usulan pemecahan masalah dan tindak turun tangan (T3) Satker, Konsultan dan Kontraktor.

6.2.4 Database Satker

Database Satker adalah suatu basisdata untuk mengelola informasi tentang Satker yang tersebar di wilayah Timur. Basisdata ini berisi informasi tentang :

Nama Satker, Ka Satker serta Pejabat-pejabat terkait lainnya. Contact Person masing-masing Satker.

6.3

Arsitektur Sistem
Untuk menghimpun data paket yang dikelola oleh Sub Dit PHLN yang jumlahnya terus berkembang dari tahun ke tahun, maka perlu dibangun sebuah sistem yang dapat secara cepat mengintegrasikan semua data-data yang diperlukan dengan menggunakan teknologi dan manajemen informasi yang tepat. Oleh karena itu, pemahaman akan mekanisme sumber dan aliran data perlu mendapat penanganan tersendiri, baik secara teknis maupun secara prosedural. Jika secara rutin dan periodik Satker-satker meng-update/upload data progress paket-paket yang dikelolanya, maka melalui SiPP kita dapat memperoleh informasi tentang kondisi paket, mulai dari proses pengadaannya hingga status kontraknya. Kita juga dapat mengetahui status progressnya baik fisik maupun keuangannya. Demikian juga kita dapat mengetahui paket-paket yang deviasinya negatif (terlambat). Permasalahan sering timbul karena data yang disajikan oleh SiPP terlambat atau tidak sesuai dengan kondisi terakhir di lapangan. Hal bisa disebabkan karena kendala infrastruktur maupun kesalahan operator (human error).

PP PP K K SATKER SATKER (SNVT) (SNVT) BALAI / BALAI BALAI/ BALAI BESAR BESAR BasisData PMU (Project PMU (Project Monitoring Monitoring Unit) Unit)
Aplika si Aplika si

SIPP
(Internet)

Direktorat Direktorat BinaBina Program Program

Sub Dit PHLN PHLN (Konsultan (Konsultan Bantek-C2)

Sub Dit

Bantek-C2)

LAPORAN

LAPORAN

Gambar 6 4 : Diagram Aliran Data

Oleh karena itu, disamping merujuk pada data SIPP yang seyogyanya terus terupdate sesuai dengan kewajiban masing-masing Satker, maka pihak Sub Dit PHLN melalui masing-masing PMU yang mengelola setiap Loan juga dapat meminta langsung data paket pekerjaan kepada masing-masing PPK maupun Satker di lapangan. Data yang dihimpun tersebut untuk selanjutnya dientry di setiap PMU dengan menggunakan struktur dan basis data yang seragam sehingga kumpulan data tersebut secara keseluruhan dapat dihimpun menjadi satu kumpulan data terkompilasi di Sub Dit PHLN untuk disajikan sebagai bahan Informasi Pimpinan (executive summary report) maupun laporan-laporan penting lainnya.

6.4

Aplikasi Manajemen Database Pelaporan

Hasil pengembangan aplikasi yang dilakukan menghasilkan sebuah sitem Aplikasi Manajemen Database yang tampilan awalnya adalah sebagai berikut :

Gambar 6 5 : Jendela Awal Aplikasi disertai menu log in.

Setelah melewati proses log in, maka jendela menu berikutnya adalah papan menu aplikasi yang terdiri dari beberapa menu serta sub menu dengan fungsi dan kegunaan yang berbeda-beda, namun secara umum dimaksudkan untuk mengelola, memantau dan memonitoring paket-paket kegiatan yang ada di wilayah timur. Secara garis besar, menu-menu tersebut adalah sebagai berikut : A. Executive Summary Report (ESR)

B. Basis Data & Monitoring C. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian D. Pencetakan Laporan & Dokumentasi E. Hal Khusus F. Exit.

Gambar 6 6 : Jendela Menu Utamal Aplikasi Beberapa Menu diatas masih memiliki Sub Menu dibawahnya yang akan segera tampil setelah menu induknya di-klik.

A. Executive Summary Report (ESR)

Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu, yaitu :

Gambar 6 7 : Jendela Sub Menu Utama Aplikasi.

i. Progress Report Total Paket PHLN : Dengan mengklik pada sub menu ini
maka akan tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk seluruh Paket PHLN.

ii. Progress Report Per Loan : Dengan mengklik pada sub menu ini maka akan
tampil Jendela Grafik yang menggambarkan status Progress untuk Paket-paket kegiatan per masing-masing Loan.

iii. Intensitas

Masalah

Paket

PHLN yang

Menampilkan terkait

Grafik

Intensitas

permasalahan-permasalahan

timbul

dengan

pelaksanaan

pekerjaan paket-paket kegiatan PHLN di seluruh Indonesia.

B. Basis Data & Monitoring

Menu ini terdiri atas 3 (tiga) sub menu, yaitu :

Gambar 6 8 : Jendela Menu & Sub Menu Basis Data Monitoring. i. Pengadaan Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu :

Gambar 6 9: Jendela Menu & Sub Menu Pengadaan Paket. a. b. Entry Data Pegadaan : Digunakan untuk memasukkan data Edit Data Pengadaan : Digunakan untuk mengedit data

Pengadaan Paket yang baru. pengadaan yang telah ada setelah terlebih dahulu memilih paket bersangkutan melalui jendela pilihan yang ada.

Gambar 6 10 : Jendela Menu & Sub Menu Isi Data Pengadaan

Gambar 6 11 : Menu Cari Data Untuk Edit Data Pengadaan

Gambar 6 12 : Jendela Menu & Sub Menu Edit Data Pengadaan ii. Entry Data & Monitoring Paket : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 3 (tiga) bagian yaitu :

Gambar 6 13: Jendela Menu & Sub Menu Entry Data & Monitoring Paket. a. Progress, Rencana & Realisasi (seluruh paket) : Jendela multiguna ini dapat dipakai untuk mencari, mengisi, mengupdate data Paket serta mencetak hasilnya.

b. Paket Kritis dan Paket Loan: Digunakan untuk memonitoring dan

melacak paket-paket yang kritis maupun berpotensi kritis serta paket-paket yang dananya bersumber dari dana Loan. Hasilnya juga dapat dicetak sebagi keluaran. iii. Data Sekunder : Sub Menu ini masih terbagi menjadi 7 (tujuh) bagian yaitu :

Gambar 6 14 : Jendela Menu & Sub Menu Data Sekunder. a. Tambah Data SATKER/PPK Baru b. Tambah Data PPK Baru c. Cari & Edit Data Satker/PPK d. Data Ruas jalan e. Informasi Konsultan & Kontraktor

f. Penambahan Kegiatan

g. Penambahan Sub Kegiatan. C. Rekam Jejak Masalah & Penyelesaian

Menu ini dimaksudkan untuk mencatat dan memonitor semua

permasalahan yang ada pada paket-paket pekerjaan yang sedang berlangsung di wilayah timur.

Gambar 6 15 : Jendela Menu & Sub Menu Rekam Jejak Masalah.

D.

Pencetakan Laporan & Dokumentasi

Menu ini fungsinya untuk mencetak bentuk-bentuk laporan terkait dengan paket-paket pekerjaan yang ada, baik berupa grafik maupun tabel-tabel.

Gambar 6 16 : Jendela Menu & Sub Menu Laporan serta Dokumentasi

E. Hal Khusus dan Exit

Seperti pada aplikasi yang lain, Aplikasi Manajemen Database Pelaporan juga disediakan menu untuk layanan khusus yang isinya bisa dikembangkan kemudian disesuaikan dengan layanan hal-hal khusus yang diperlukan. Sedangkan tombol menu Exit adalah untuk keluar dari sistem aplikasi.

Gambar 6 18 : Jendela Menu Khusus dan Exit