P. 1
Kearsipan Adalah Suatu Proses Mulai Dari Penciptaan

Kearsipan Adalah Suatu Proses Mulai Dari Penciptaan

|Views: 4,122|Likes:
Published by wijanarko90end

More info:

Published by: wijanarko90end on Nov 14, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/06/2013

pdf

text

original

KEARSIPAN

 PENGERTIAN KEARSIPAN pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,PENGENDALIAN,PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SERTA PEYIMPANAAN
WARKAT MENURUT SISTEM TERTENTU.

 Tujuan kearsipan:
1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. anggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.  proses pengarsipan arsip menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
  

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

pemerosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk di simpan . Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip. yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip). yaitu model penyimpanan arsip desentralisasi. model penyimpanan arsip sentralisasi dan model penyimpanan arsip kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi. Kegiatan ini menyagkut proses pembuatan dan penerimaan arsip berupa surat atau naskah yang terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar. pengetikan sampai surat terse  KEGIATAN PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Arsip sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau rekaman kegiatan tertentu perlu dikelola secara berkelanjutan dengan tata cara pengelolaan yang sistematis.Untuk surat keluar di mulai dengan perintah pembuatan surat. supaya arsip yang disimpan terpelihara dan mudah untuk ditemukan kembali. Untuk surat masuk prosesnya dimulai dari penerimaan surat . sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. Untuk mengefektifkan dan menghemat biaya instansi/organisasi dapat membangun gedung Pusat Arsip yang berfungsi sebagai penyimpanan sementara arsip inaktif. baik menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali. (2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat. Setelah arsip tercipta oleh pihak tertentu maka berkas tersebut disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan untuk menyimpannya. Di dalam sistem penyimpanan arsip sebuah organisasi ada beberapa model yang digunakan. tape atau media lainnya. yang kemudian . dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. pengonsepan. Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini. Kegiatan Kegiatan penciptaan merupakan proses kegiatan saat Tulisan di tuangkan ke dalam bentuk kertas.atau data dihasilkan dari computer penciptaaninformasi diterma pada film.

dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut . 2. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak. yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. yang kemudian diurutkan secara alfabetis). petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing. tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. 4. 3. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan. 5. (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat). Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. .diurutkan secara alfabetis). Dengan adanya sortir. dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Untuk surat masuk.

penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam. perawatan.dapat disebut hilang. 3. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip.  KEGIATAN PENYUSUTAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) . CONTOH SURAT OUT SLIP 4. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan. 6. Arsip yang diinginkan Menyerahkan arsip kepada peminjam diberikan kepada peminjam. maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pemeliharaan. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak. 2.

Mengurangi jumlah arsip. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip . Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Badan. 2.arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan RUANG LINGKUP PENYUSUTAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2.DEFINISI Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan. Penyerahan Arsip : 1) Arsip inaktif dari unit kearsipan instansi ke Kantor Arsip Daerah 2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia 3) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna  PERALATAN KEARSIPAN BESERTA KEGUNAANNYA . permanen. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan. meliputi: 1. 2. Lembaga. 3. Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas. memusnahkan. dan menyerahkan. TUJUAN PENYUSUTAN 1. musnah atau dinilai kembali.

Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi lemari arsip lemari arsip 2. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat folder 3. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. 4. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk. yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. tidak membuat lembab. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. pembatas atau penyangga . Biasanya ditempatkan di belakang guide. Ada dua jenis filing cabinet. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak.1. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak.

dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin 7. kartu kendali. Ada empat macam map. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. 8. Guide dibedakan menjadi dua. yaitu brief twine). yaitu guide besardan guide kecil. diproses.deretan folder yang ada di belakangnya. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembarlembar surat. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. 5. diproses. rak sortir 6. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. hanging map (map gantung). Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu. dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip . snelhechter. stof map. seperti kartu indeks. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima.

atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder paper shredder usb-paper-shredder mesin penghancur dokumen . . 9.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->