KEARSIPAN

 PENGERTIAN KEARSIPAN pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,PENGENDALIAN,PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SERTA PEYIMPANAAN
WARKAT MENURUT SISTEM TERTENTU.

 Tujuan kearsipan:
1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. anggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.  proses pengarsipan arsip menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
  

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

(2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat. pengetikan sampai surat terse  KEGIATAN PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Arsip sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau rekaman kegiatan tertentu perlu dikelola secara berkelanjutan dengan tata cara pengelolaan yang sistematis. yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip). Kegiatan ini menyagkut proses pembuatan dan penerimaan arsip berupa surat atau naskah yang terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar. Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini. Di dalam sistem penyimpanan arsip sebuah organisasi ada beberapa model yang digunakan. tape atau media lainnya. yaitu model penyimpanan arsip desentralisasi.atau data dihasilkan dari computer penciptaaninformasi diterma pada film. Untuk surat masuk prosesnya dimulai dari penerimaan surat . baik menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali. Untuk mengefektifkan dan menghemat biaya instansi/organisasi dapat membangun gedung Pusat Arsip yang berfungsi sebagai penyimpanan sementara arsip inaktif. supaya arsip yang disimpan terpelihara dan mudah untuk ditemukan kembali. Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip. model penyimpanan arsip sentralisasi dan model penyimpanan arsip kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi. pemerosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk di simpan . pengonsepan.Untuk surat keluar di mulai dengan perintah pembuatan surat. sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. yang kemudian . Setelah arsip tercipta oleh pihak tertentu maka berkas tersebut disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan untuk menyimpannya. Kegiatan Kegiatan penciptaan merupakan proses kegiatan saat Tulisan di tuangkan ke dalam bentuk kertas. dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi.

5. yang kemudian diurutkan secara alfabetis). Dengan adanya sortir. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak. petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip. dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. 3. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.diurutkan secara alfabetis). 2. (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. Untuk surat masuk. Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan. . Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut . 4. (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat). kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan.

Pemeliharaan. maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. perawatan. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan.dapat disebut hilang. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak. 2. CONTOH SURAT OUT SLIP 4.  KEGIATAN PENYUSUTAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) . Arsip yang diinginkan Menyerahkan arsip kepada peminjam diberikan kepada peminjam. penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. 6. 3. maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

2. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip . Penyerahan Arsip : 1) Arsip inaktif dari unit kearsipan instansi ke Kantor Arsip Daerah 2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia 3) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna  PERALATAN KEARSIPAN BESERTA KEGUNAANNYA . memusnahkan. permanen. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan. Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna. Badan. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi. dan menyerahkan. TUJUAN PENYUSUTAN 1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Mengurangi jumlah arsip.DEFINISI Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan. 2. Lembaga. 3. musnah atau dinilai kembali.arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan RUANG LINGKUP PENYUSUTAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2. meliputi: 1.

Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat folder 3. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Ada dua jenis filing cabinet. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.1. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk. 4. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi lemari arsip lemari arsip 2. pembatas atau penyangga . Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. tidak membuat lembab.

diproses. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks.deretan folder yang ada di belakangnya. yaitu guide besardan guide kecil. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. diproses. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin 7. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip . hanging map (map gantung). Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembarlembar surat. rak sortir 6. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. 8. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. yaitu brief twine). seperti kartu indeks. Ada empat macam map. snelhechter. Guide dibedakan menjadi dua. 5. stof map. Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu. kartu kendali. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima.

Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder paper shredder usb-paper-shredder mesin penghancur dokumen . .atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. 9.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful