KEARSIPAN

 PENGERTIAN KEARSIPAN pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,PENGENDALIAN,PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SERTA PEYIMPANAAN
WARKAT MENURUT SISTEM TERTENTU.

 Tujuan kearsipan:
1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. anggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.  proses pengarsipan arsip menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
  

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

 Kegiatan Kegiatan penciptaan merupakan proses kegiatan saat Tulisan di tuangkan ke dalam bentuk kertas. supaya arsip yang disimpan terpelihara dan mudah untuk ditemukan kembali. Di dalam sistem penyimpanan arsip sebuah organisasi ada beberapa model yang digunakan. pemerosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk di simpan . Setelah arsip tercipta oleh pihak tertentu maka berkas tersebut disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan untuk menyimpannya. model penyimpanan arsip sentralisasi dan model penyimpanan arsip kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi. sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. pengonsepan. baik menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali. Kegiatan ini menyagkut proses pembuatan dan penerimaan arsip berupa surat atau naskah yang terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar.atau data dihasilkan dari computer penciptaaninformasi diterma pada film. Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip. yaitu model penyimpanan arsip desentralisasi.Untuk surat keluar di mulai dengan perintah pembuatan surat. Untuk mengefektifkan dan menghemat biaya instansi/organisasi dapat membangun gedung Pusat Arsip yang berfungsi sebagai penyimpanan sementara arsip inaktif. Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini. yang kemudian . yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip). dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. Untuk surat masuk prosesnya dimulai dari penerimaan surat . pengetikan sampai surat terse  KEGIATAN PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Arsip sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau rekaman kegiatan tertentu perlu dikelola secara berkelanjutan dengan tata cara pengelolaan yang sistematis. (2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat. tape atau media lainnya.

5. . (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat). yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Dengan adanya sortir. kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. 3. dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. yang kemudian diurutkan secara alfabetis). (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah. Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak. dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.diurutkan secara alfabetis). Untuk surat masuk. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut . Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing. Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan. 2. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip. 4.

2. penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.  KEGIATAN PENYUSUTAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) . PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. CONTOH SURAT OUT SLIP 4. maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1. maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. Pemeliharaan. perawatan. 3. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.dapat disebut hilang. 6. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Arsip yang diinginkan Menyerahkan arsip kepada peminjam diberikan kepada peminjam.

Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan. permanen. Mengurangi jumlah arsip. 2. TUJUAN PENYUSUTAN 1.arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan RUANG LINGKUP PENYUSUTAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2. musnah atau dinilai kembali. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip . meliputi: 1.DEFINISI Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan. Lembaga. dan menyerahkan. Penyerahan Arsip : 1) Arsip inaktif dari unit kearsipan instansi ke Kantor Arsip Daerah 2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia 3) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna  PERALATAN KEARSIPAN BESERTA KEGUNAANNYA . 2. Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna. Badan. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi. 3. memusnahkan.

Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. Ada dua jenis filing cabinet. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. 4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk. yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi lemari arsip lemari arsip 2.1. pembatas atau penyangga . tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat folder 3. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Biasanya ditempatkan di belakang guide.

seperti kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. hanging map (map gantung). diproses. yaitu brief twine). Ada empat macam map. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembarlembar surat. rak sortir 6. snelhechter. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. kartu kendali. stof map. Guide dibedakan menjadi dua. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu. dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.deretan folder yang ada di belakangnya. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin 7. diproses. yaitu guide besardan guide kecil. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. 5. 8. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip . Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder paper shredder usb-paper-shredder mesin penghancur dokumen . . 9.