KEARSIPAN

 PENGERTIAN KEARSIPAN pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,PENGENDALIAN,PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN SERTA PEYIMPANAAN
WARKAT MENURUT SISTEM TERTENTU.

 Tujuan kearsipan:
1.Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan 2.Untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan pemerintahan. anggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan Menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.  proses pengarsipan arsip menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibagi lagi kedalam 3 macam, yaitu:
  

Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja; Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun; Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Di dalam sistem penyimpanan arsip sebuah organisasi ada beberapa model yang digunakan. Di dalam suatu organisasi pasti memiliki arsip. Kegiatan ini menyagkut proses pembuatan dan penerimaan arsip berupa surat atau naskah yang terdiri atas pengurusan surat masuk maupun pengurusan surat keluar. Untuk surat masuk prosesnya dimulai dari penerimaan surat . Di dalam literatur ada beberap sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini. tape atau media lainnya. yaitu model penyimpanan arsip desentralisasi. Untuk mengefektifkan dan menghemat biaya instansi/organisasi dapat membangun gedung Pusat Arsip yang berfungsi sebagai penyimpanan sementara arsip inaktif. pengetikan sampai surat terse  KEGIATAN PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI Arsip sebagai bukti otentik dari suatu kegiatan atau rekaman kegiatan tertentu perlu dikelola secara berkelanjutan dengan tata cara pengelolaan yang sistematis.Untuk surat keluar di mulai dengan perintah pembuatan surat. sebelum arsip tersebut dimusnahkan atau disimpan permanen. yakni (1) penyimpanan secara alfabetis (arsip disimpan menurut urutan abjad dari nama orang/organisasi yang tertera dalam tiap arsip). baik menggunakan system buku agenda maupun system kartu kendali. Setelah arsip tercipta oleh pihak tertentu maka berkas tersebut disimpan dengan menggunakan peralatan kearsipan untuk menyimpannya. dan arsip tersebut menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaan organisasi. pemerosesan ke unit pengolahan sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk di simpan . model penyimpanan arsip sentralisasi dan model penyimpanan arsip kombinasi antara desentralisasi dan sentralisasi.atau data dihasilkan dari computer penciptaaninformasi diterma pada film. supaya arsip yang disimpan terpelihara dan mudah untuk ditemukan kembali. (2) penyimpanan menurut pokok soal (arsip disimpan menurut kelompok persoalan isi surat. yang kemudian . Kegiatan Kegiatan penciptaan merupakan proses kegiatan saat Tulisan di tuangkan ke dalam bentuk kertas. pengonsepan.

tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad. (3) penyimpanan menurut wilayah (arsip disimpan menurut pembagian wilayah. Mengindeks Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad. yang kemudian diurutkan secara alfabetis). (4) penyimpanan menurut nomor (arsip disimpan menurut nomor urut surat). yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat. petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak. Dengan adanya sortir. 3. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut . Untuk surat masuk. 2.diurutkan secara alfabetis). Memeriksa Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan. Menyortir Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing. agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. 4. Pengumpulan Surat Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan. dan (5) penyimpanan menurut kronologis (arsip disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada arsip). Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip: 1. . dengan melihat adanya tanda “perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Menempatkan Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. 5. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.

perawatan. penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku. Pemeliharaan. 3. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. maka petugas arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut: 1.dapat disebut hilang. 6.  KEGIATAN PENYUSUTAN DAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) . Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan. Arsip yang diinginkan Menyerahkan arsip kepada peminjam diberikan kepada peminjam. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam. maka pencarian kembali akan sukar dilakukan. CONTOH SURAT OUT SLIP 4. 2.

permanen. Memudahkan penemuan kembali arsip dalam rangka pelayanan informasi. TUJUAN PENYUSUTAN 1. Meningkatkan mutu pengelolaan dan pengamanan arsip . memusnahkan.arsip yang mengandung pertanggungjawaban pembuktian sejarah kehidupan kebangsaan RUANG LINGKUP PENYUSUTAN Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Pasal 2. musnah atau dinilai kembali. Penyerahan Arsip : 1) Arsip inaktif dari unit kearsipan instansi ke Kantor Arsip Daerah 2) Penyerahan arsip statis dari Kantor Arsip Daerah ke Arsip Nasional Republik Indonesia 3) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna  PERALATAN KEARSIPAN BESERTA KEGUNAANNYA . Mengurangi jumlah arsip. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya. Badan. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Dinas. Lembaga. Nilai guna adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna. meliputi: 1. dan menyerahkan. 2. Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip serta jangka waktu penyimpanan dan keterangan simpan.DEFINISI Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan. 2. 3.

tidak membuat lembab. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. 4. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi lemari arsip lemari arsip 2. Ada dua jenis filing cabinet. pembatas atau penyangga . Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat folder 3. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk.1.

rak sortir 6. PORTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip . 5. Guide dibedakan menjadi dua. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembarlembar surat. yaitu guide besardan guide kecil. 8. hanging map (map gantung). Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. kartu kendali. stof map. Ada empat macam map. dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masin 7. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima. Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu. yaitu brief twine). Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. snelhechter. diproses. diproses.deretan folder yang ada di belakangnya. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. seperti kartu indeks.

9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder paper shredder usb-paper-shredder mesin penghancur dokumen .atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. .