Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ? Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau manusia syuro melekat pada beberapa orang yang gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif untuk menghasilkan sebuah keputusan. Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai seorang kader dakwah seharusnya kita bisa mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan efektif. Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni : 1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat. 2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain. 3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan. Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang “hidup” dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya
rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para

Jika memungkinkan. c. b. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit. Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat. rapat direkam saja dalam MP3. maka saat memberi info jadwal rapat. Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut : i. Brainstorming solusi . atau rapat departemen media”. kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. f. akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat panitia ramadhan. Memulai rapat tepat waktu. hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif. Pemberitahuan agenda pembahasan. sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. Pemaparan singkat data pendukung iii.peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy –data hasil notulensi rapat. Hanya satu notulensi saja. serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini. e. Waktu pasti rapat. g. agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. sehingga peserta rapat dapat lengkap. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada. Dinamisasi rapat. Penyampaian masalah / agenda pembahasan ii. Memanfaatkan media rapat secara efektif. Brainstorming analisis iv. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan. distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan. atau penentuan penerima beasiswa organisasi. lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat. Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan. Dengan adanya waktu yang tepat. Dengan adanya kebisaan ini . Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan –jika perlu dipancing. kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas. sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit. maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. d. akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat.anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat. dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. Dalam kondisi sesama kader yang sibuk.

sedangkan Allah menentukan hasilnya. seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum rapat. akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan. Memilih alternatif solusi vi. dan rapat diakhir dengan do’a agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah Membuat Rencana Rapat Secara general. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas.v. agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. . Kesimpulan dan pembagian tugas. Setelah semua pembahasan selesai. ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan penyegaran diri di awal rapat. ii. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan. rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H. i. iii. aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik. mengapa rapat diselenggarakan 2. yakni : i. What. Untuk satu hal ini saya akan memberi porsi khusus. Serba aneka pendukung. Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat. j. seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat. atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum rapat. Why. Ketegasan dari pemimpin rapat. Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik. dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah. Kesimpulan h. yakni : 1. manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita.

Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. yakni. Berbicara spontan. 3. Karena itu. terbuka atau tertutup. Who. 6. How. Mengemukakan gagasan cemerlang . sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. 4. When. 4. 1. sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat. 5. 2.3. Where. 6. 1. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan. 7. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat. juga harus piawai memimpin rapat. 2. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut . 5. 8. mau tidak mau. Formal atau non formal. siapa peserta rapat. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. bagaimana rapat akan diselenggarakan. di mana rapat akan diselenggarakan. Kapan rapat akan diselenggarakan.

sehingga tanpa kehadiran pimpinan. maka ra¬pat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya. maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan. Sayangnya. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi. Yakni : 1. justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2.3. mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin. yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang. (Persiapan Yang Efektif Seperti banyak hal lain. dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. boleh jadi itu benar. Pengelolaan tempat rapat Cara Melakukan Rapat secara Efektif Filed in: Artikel Manajemen Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. Karena sifatnya yang rutin ini. rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. karena begitu sering. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. maka sua¬tu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. Apa pun. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. maka ini hal yang bakal dianggap se¬bagai prioritas oleh siapa pun. Dalam pertemuan satu-lawan-satu. Sebab. Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. Jadi perlu diadakan. 4. Lebih dari itu. ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. premisnya di sini adalah . maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. Atau. pihakpihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu? Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah. Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan.

Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri. maka lang¬kah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat. Dengan demikian. sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong. Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik. Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal.bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak. terutama bila terlihat bahwa ada “saingan” yang juga bakal hadir dalam rapat. . Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan. edarkan agenda rapat kepada segenap undangan. persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. Bila rapat dirasa perlu diadakan.