Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ? Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau manusia syuro melekat pada beberapa orang yang gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif untuk menghasilkan sebuah keputusan. Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai seorang kader dakwah seharusnya kita bisa mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan efektif. Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni : 1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat. 2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain. 3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan. Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang “hidup” dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya
rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para

Memulai rapat tepat waktu. hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif. atau penentuan penerima beasiswa organisasi. lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu. distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat. Pemberitahuan agenda pembahasan. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy –data hasil notulensi rapat.anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat. akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen. Dengan adanya kebisaan ini . Dalam kondisi sesama kader yang sibuk. Pemaparan singkat data pendukung iii. Penyampaian masalah / agenda pembahasan ii. rapat direkam saja dalam MP3. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan –jika perlu dipancing. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat panitia ramadhan. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan. Hanya satu notulensi saja. serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini. Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat. Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Dinamisasi rapat. disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada. akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat. maka saat memberi info jadwal rapat. g.peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya. dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. b. sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit. Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut : i. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan. Waktu pasti rapat. Brainstorming solusi . maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Jika memungkinkan. kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas. e. atau rapat departemen media”. Memanfaatkan media rapat secara efektif. c. sehingga peserta rapat dapat lengkap. f. agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat. d. Dengan adanya waktu yang tepat. Brainstorming analisis iv.

Untuk satu hal ini saya akan memberi porsi khusus. Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum rapat. mengapa rapat diselenggarakan 2. Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat. ii. agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. Kesimpulan h. dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah. manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak. yakni : i. Ketegasan dari pemimpin rapat. akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan. atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum rapat. What. ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat. yakni : 1. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan penyegaran diri di awal rapat.v. Setelah semua pembahasan selesai. aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik. Serba aneka pendukung. iii. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas. sedangkan Allah menentukan hasilnya. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat. Memilih alternatif solusi vi. seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. Why. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita. rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H. . Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan. Kesimpulan dan pembagian tugas. i. j. dan rapat diakhir dengan do’a agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah Membuat Rencana Rapat Secara general.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut . 5. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. 2. Formal atau non formal. 4. Where.3. juga harus piawai memimpin rapat. 2. Berbicara spontan. Kapan rapat akan diselenggarakan. ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. 1. 6. sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. terbuka atau tertutup. 6. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. 3. mau tidak mau. 4. Mengemukakan gagasan cemerlang . Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan. yakni. di mana rapat akan diselenggarakan. 5. siapa peserta rapat. 8. Karena itu. bagaimana rapat akan diselenggarakan. Who. 7. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat. When. How. 1. sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat.

Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. maka sua¬tu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang. maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. karena begitu sering. mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin. maka ra¬pat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya. Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan. premisnya di sini adalah . Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat.3. harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. boleh jadi itu benar. maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik. Yakni : 1. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting. Sayangnya. Jadi perlu diadakan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi. 4. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2. rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dalam pertemuan satu-lawan-satu. dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. Sebab. justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif. Atau. (Persiapan Yang Efektif Seperti banyak hal lain. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. Lebih dari itu. sehingga tanpa kehadiran pimpinan. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. Apa pun. pihakpihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu? Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah. maka ini hal yang bakal dianggap se¬bagai prioritas oleh siapa pun. Pengelolaan tempat rapat Cara Melakukan Rapat secara Efektif Filed in: Artikel Manajemen Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. Karena sifatnya yang rutin ini.

Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal. edarkan agenda rapat kepada segenap undangan.bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan. Dengan demikian. persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan. Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri. sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik. maka lang¬kah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat. Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. . Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak. Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. Bila rapat dirasa perlu diadakan. terutama bila terlihat bahwa ada “saingan” yang juga bakal hadir dalam rapat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful