Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ? Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau manusia syuro melekat pada beberapa orang yang gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif untuk menghasilkan sebuah keputusan. Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai seorang kader dakwah seharusnya kita bisa mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan efektif. Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni : 1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat. 2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain. 3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan. Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang “hidup” dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya
rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para

maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Penyampaian masalah / agenda pembahasan ii. kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. c. Brainstorming solusi . maka saat memberi info jadwal rapat. b. distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan.anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat. atau rapat departemen media”. Jika memungkinkan. disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada. g. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat panitia ramadhan. kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas. Hanya satu notulensi saja. Dalam kondisi sesama kader yang sibuk. Pemberitahuan agenda pembahasan. Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat. f. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy –data hasil notulensi rapat. Waktu pasti rapat. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan. atau penentuan penerima beasiswa organisasi. agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat. sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit. Dengan adanya kebisaan ini . Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Pemaparan singkat data pendukung iii. hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif. Memulai rapat tepat waktu. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan. serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen. rapat direkam saja dalam MP3. sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. e. d.peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya. Dinamisasi rapat. Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut : i. Brainstorming analisis iv. sehingga peserta rapat dapat lengkap. Dengan adanya waktu yang tepat. Memanfaatkan media rapat secara efektif. lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu. sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit. dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan –jika perlu dipancing.

Untuk satu hal ini saya akan memberi porsi khusus. ii. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan penyegaran diri di awal rapat. sedangkan Allah menentukan hasilnya. Setelah semua pembahasan selesai. j. akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas. manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak. atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum rapat. Why. aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik. mengapa rapat diselenggarakan 2. yakni : 1. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat. seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum rapat. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita. What. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat. agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat. Kesimpulan h. iii. . Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik. seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. Serba aneka pendukung. Ketegasan dari pemimpin rapat. dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah. yakni : i. Kesimpulan dan pembagian tugas.v. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan. Memilih alternatif solusi vi. Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H. i. dan rapat diakhir dengan do’a agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah Membuat Rencana Rapat Secara general.

Where. 2. Who. sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat. 3. 1. yakni. 8. mau tidak mau. Mengemukakan gagasan cemerlang . Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.3. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat. 5. Formal atau non formal. 6. Kapan rapat akan diselenggarakan. juga harus piawai memimpin rapat. Berbicara spontan. siapa peserta rapat. When. 2. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. 7. 6. terbuka atau tertutup. 5. ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. 1. 4. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan. Karena itu. How. bagaimana rapat akan diselenggarakan. 4. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut . di mana rapat akan diselenggarakan. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat.

maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan. harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi. Karena sifatnya yang rutin ini. Jadi perlu diadakan. maka sua¬tu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting. Sayangnya. pihakpihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu? Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah. 4. Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. Yakni : 1. maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. Lebih dari itu. ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. karena begitu sering. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2. Sebab. sehingga tanpa kehadiran pimpinan. Pengelolaan tempat rapat Cara Melakukan Rapat secara Efektif Filed in: Artikel Manajemen Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. maka ini hal yang bakal dianggap se¬bagai prioritas oleh siapa pun. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. Dalam pertemuan satu-lawan-satu. maka ra¬pat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya. boleh jadi itu benar. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat.3. rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. (Persiapan Yang Efektif Seperti banyak hal lain. Atau. yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. Apa pun. premisnya di sini adalah . Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan. dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin.

edarkan agenda rapat kepada segenap undangan. Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri.bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan. Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal. persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan. sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. terutama bila terlihat bahwa ada “saingan” yang juga bakal hadir dalam rapat. . Bila rapat dirasa perlu diadakan. maka lang¬kah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat. maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak. Dengan demikian. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful