Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ? Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau manusia syuro melekat pada beberapa orang yang gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif untuk menghasilkan sebuah keputusan. Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai seorang kader dakwah seharusnya kita bisa mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan efektif. Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni : 1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat. 2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain. 3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan. Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang “hidup” dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya
rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para

Dengan adanya kebisaan ini . Waktu pasti rapat. f. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy –data hasil notulensi rapat. Brainstorming solusi .anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat. sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat. rapat direkam saja dalam MP3. g. b. kita perlu sekiranya mematok waktu rapat secara tegas. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi rapat dengan memberikan kesempatan –jika perlu dipancing. Dengan adanya waktu yang tepat. serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini. agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan. disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada. sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. Penyampaian masalah / agenda pembahasan ii. Hanya satu notulensi saja. hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif. maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Pemaparan singkat data pendukung iii. Jika memungkinkan. Memanfaatkan media rapat secara efektif. Pemberitahuan agenda pembahasan. akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat. e. Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut : i. dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada.peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya. distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang saja yang ditugaskan sebagai pencatat. Dinamisasi rapat. maka saat memberi info jadwal rapat. sehingga peserta rapat dapat lengkap. akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti “agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen. d. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan memulai rapat ketika anggota masih sedikit. Brainstorming analisis iv. atau penentuan penerima beasiswa organisasi. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti “rapat panitia ramadhan. atau rapat departemen media”. lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu. Media rapat penunjang minimal adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Memulai rapat tepat waktu. kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. Agar pembahasan yang dilakukan dapat menghasilkan keputusan yang tepat. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan. c. sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit. Dalam kondisi sesama kader yang sibuk. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat.

Serba aneka pendukung. yakni : 1. sedangkan Allah menentukan hasilnya. dan rapat diakhir dengan do’a agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah Membuat Rencana Rapat Secara general. i. j. mengapa rapat diselenggarakan 2. aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik. Kesimpulan h. Why. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita. Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan penyegaran diri di awal rapat. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan. rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H. dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah. ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat. Kesimpulan dan pembagian tugas. What. Untuk satu hal ini saya akan memberi porsi khusus. seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. ii.v. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas. iii. Ketegasan dari pemimpin rapat. Memilih alternatif solusi vi. Pada dasarnya tidak ada keputusan yang terbaik. manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak. yakni : i. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat. Setelah semua pembahasan selesai. agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat. seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum rapat. atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum rapat. .

sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. 2. 2. Formal atau non formal. 1. Mengemukakan gagasan cemerlang . 7. di mana rapat akan diselenggarakan. When. Berbicara spontan. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.3. ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut . How. 5. 3. Karena itu. Where. sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat. 4. Who. 4. mau tidak mau. Kapan rapat akan diselenggarakan. bagaimana rapat akan diselenggarakan. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan. 6. juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat. siapa peserta rapat. 5. 6. 8. 1. terbuka atau tertutup. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. yakni.

ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. (Persiapan Yang Efektif Seperti banyak hal lain. Sayangnya. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan. maka ini hal yang bakal dianggap se¬bagai prioritas oleh siapa pun. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting. premisnya di sini adalah . Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. karena begitu sering. maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan. yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang. Yakni : 1.3. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. maka ra¬pat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. maka sua¬tu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin. sehingga tanpa kehadiran pimpinan. harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi. Dalam pertemuan satu-lawan-satu. Sebab. Jadi perlu diadakan. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat. Karena sifatnya yang rutin ini. 4. Pengelolaan tempat rapat Cara Melakukan Rapat secara Efektif Filed in: Artikel Manajemen Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. boleh jadi itu benar. rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. pihakpihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu? Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah. Atau. Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik. dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. Lebih dari itu. Apa pun. justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2.

terutama bila terlihat bahwa ada “saingan” yang juga bakal hadir dalam rapat. Dengan demikian. maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak. Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan. sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong. Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal. Bila rapat dirasa perlu diadakan. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. . Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik. maka lang¬kah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat.bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan. Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri. edarkan agenda rapat kepada segenap undangan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful