Syuro ( rapat ) Efektif

Saya jenuh dengan kondisi rapat di kampus saya, tidak tepat waktu, bertele-tele, dan tidak jelas. Bagaimana caranya agar rapat yang dilakukan dapat efektif ? Rapat merupakan sebuah bentuk focus groups discussion yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam sebuah komunitas untuk membahas suatu kondisi atau masalah. Pada konteks lembaga dakwah mahasiswa, rapat seringkali menjadi momok yang melekat pada diri seorang kader. Istilah ahli syuro atau manusia syuro melekat pada beberapa orang yang gemar melakukan rapat. Pertanyaan yang muncul adalah, apakah rapat yang kita lakukan sudah efektif untuk menghasilkan sebuah keputusan. Pada kenyataannya saya sering melihat bahwa rapat yang dilakukan sangat jauh di nilai efektifitas yang disampaikan Allah pada surat Al Ashr. Problematika kecil seperti rapat tidak dimulai dan diakhiri tepat waktu, agenda yang tidak jelas, pembahasan berkepanjangan, ketidaktercapaian tujuan rapat, atau bahkan alokasi waktu rapat yang kurang tepat. Sebagai seorang kader dakwah seharusnya kita bisa mencontohkan bagaimana rapat yang efesien dan efektif. Tentu kita ingin menjalani rapat yang cepat dan menghasilkan keputusan yang tepat. untuk sebuah keinginan ini, perlu ada beberapa pra-syarat yang dimiliki oleh para anggota tim sebelum melakukan rapat, yakni : 1. Adanya penghormatan terhadap waktu. penghormatan terhadap waktu ini bertujuan agar kita dapat lebih bisa mengatur budaya waktu yang mungkin sudah terlalu rusak di Indonesia. akan tetapi seorang yang bisa memberikan dedikasinya terhadap waktu adalah seorang yang sangat menghargai dirinya. lebih dari itu, bentuk kita menghormati waktu adalah bagian dari kita menghormati orang lain. kita perlu sadari bahwa setiap orang mempunyai aktifitas lain. sehingga bagi bangsa yang berbudaya, manajemen waktu yang baik adalah sebuah pra syarat. 2. Fokus pada apa yang dikerjakan, rapat seringkali menjadi tidak efektif karena peserta rapat tidak fokus penuh pada pembahasan yang dilakukan. Ketidakfokusan ini membuat ide ide tidak mengalir dan pembahasa terhambat. Bahkan terkadang pemimpin rapat terkesan berbicara sendiri, karena para peserta rapat hanya mencatat atau mengerjakan yang lain. 3. Mempersiapkan bahan rapat dengan baik. Pembahasan rapat yang baik perlu di dukung oleh data data yang terkini dan bisa dipertanggungjawabkan. Seorang peserta rapat diharapkan dapat menyiapkan bahan rapat atau usulan yang ada untuk membuat pembahasan lebih komprehensif dan efesien. Ketidaklengkapan data pendukung dalam sebuah rapat membuat rapat jadi berbasis dugaan bukan pada kondisi nyata di lapangan. Ketiga poin diatas adalah pra-syarat yang dibutuhkan bagi kita anggota rapat agar dapat membentuk rapat yang baik. Selanjutnya, bagaimana tips untuk membangun rapat yang hidup dan efektif. Seperti yang telah kita pahami bersama bahwa rapat adalah media penting dalam penyusunan strategi organisasi. Efektifnya rapat juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankan tugas di lapangan.

a. Pemberitahuan rapat sejak awal. Pada kondisi tidak mendadak, biasanya

rapat sudah terencana sebelumnya. Ada baiknya bila pemimpin rapat memberitahu sejak dini kapan rapat akan diadakan dan dimana tempatnya. Pemberitahuan ini diharapkan dapat memberikan waktu untuk berpikir para

anggota rapat terkait ide yang bisa diberikan di rapat, serta mengalokasikan waktunya untuk hadir dan berpikir di rapat ini, sehingga peserta rapat dapat lengkap.

b. Waktu pasti rapat. Dalam kondisi sesama kader yang sibuk, kita perlu
sekiranya mematok waktu rapat secara tegas, sebutlah untuk lima pembahasan kita memerlukan waktu 60 menit, maka saat memberi info jadwal rapat, kita akan memberitahu waktu yang dialokasikan adalah satu jam saja. Dengan adanya waktu yang tepat, akan membangun budaya menghargai waktu diantara peserta rapat.

c. Pemberitahuan agenda pembahasan. Agar pembahasan yang dilakukan

dapat menghasilkan keputusan yang tepat, maka sebaiknya agenda apat diberitahukan bersamaan dengan pemberitahuan jadwal rapat. Agenda rapat tidak sekedar pembahasan umum seperti rapat panitia ramadhan, atau rapat departemen media, akan tetapi dengan pemberitahuan spesifik seperti agenda rapat : sinkronisasi timeline antardepartemen, distribusi dan alokasi dana untuk 3 bulan kedepan, atau penentuan penerima beasiswa organisasi. Ini merupakan contoh yang bisa digunakan, sehingga peserta rapat akan berpikir untuk mengeluarkan idenya sebelum rapat, hal ini membuat pembahasan menjadi cepat dan efektif.

d. Memulai rapat tepat waktu. Terkadang sebagai pemimpin rapat kita segan
memulai rapat ketika anggota masih sedikit, disini perlu adanya leader will untuk mengubah kebiasaan yang ada, dengan memulai rapat tepat waktu berapa pun anggota yang telah ada. Dengan adanya kebisaan ini , lambat laun akan adanya willingness dari peserta rapat untuk selalu datang rapat tepat waktu.

e. Memanfaatkan media rapat secara efektif. Media rapat penunjang minimal

adalah papan tulis dan spidol yang memungkinkan peserta rapat mengikuti pembahasan secara tepat. Jika memungkinkan penggunaan media pendukung seperti laptop dan infokus untuk memudahkan penampilan data pendukung untuk bahan penunjang rapat. Bentuk media pada dasarnya bisa apa saja yang terpenting dapat memenuhi kebutuhan.

f. Hanya satu notulensi saja. Pada sebuah rapat ada baiknya hanya satu orang
saja yang ditugaskan sebagai pencatat, agar peserta lain dapat fokus pada pembahasan. Jika memungkinkan, rapat direkam saja dalam MP3, sehingga tidak ada satupun peserta rapat yang tidak fokus. Penggunaan perangkat penunjang seperti laptop bisa digunakan agar setelah rapat selesai seluruh peserta rapat meng-copy data hasil notulensi rapat.

g. Dinamisasi rapat. Seorang pemimpin rapat diharapkan dapat mendinamisasi

rapat dengan memberikan kesempatan jika perlu dipancing- peserta rapat agar bisa mengungkapkan pemikirannya. Secara umum pola pembahasan bisa seperti berikut : i. Penyampaian masalah / agenda pembahasan ii. Pemaparan singkat data pendukung iii. Brainstorming analisis iv. Brainstorming solusi

v. Memilih alternatif solusi vi. Kesimpulan

h. Ketegasan dari pemimpin rapat. Pada dasarnya tidak ada keputusan yang
terbaik, akan tetapi yakinlah bahwa keputusan yang diambil melalui sebuah musyawarah adalah hasil yang dinilai Allah sebagai sebuah kebaikan, manusia ditugaskan untuk berpikir dan bertindak, sedangkan Allah menentukan hasilnya. Sebagai seorang pemimpin rapat diperlukan adanya ketegasan dan kebijakan untuk menentukan sebuah keputusan, ketegasan ini juga akan berdampak secara psikologis terhadap jalannya sebuah keputusan di lapangan pasca-rapat.

i.

Kesimpulan dan pembagian tugas. Setelah semua pembahasan selesai, seorang pemimpin rapat atau notulen diharapkan mengulang semua hasil pembahasan dan pembagian tugas yang perlu dilakukan setelah rapat ini. Dengan adanya penjelasan ulang dan jobdesk yang jelas, aplikasi dari rapat dapat berjalan dengan baik. Serba aneka pendukung. Sebagai sebuah organisasi dakwah maka tentu ada faktor non-teknis yang diperlukan untuk mendukung rapat yang dilakukan. Dalam sebuah agenda dakwah maka keberkahan dari Allah adalah orientasi kita, dan selalu terisinya nilai samawi dalam diri menjadi sebuah kekuatan tersendiri bagi kita dalam menjalankan aktifitas dakwah. Untuk satu hal ini saya akan memberi porsi khusus, yakni : i. Adanya ketentuan untuk melakukan beberapa aktifitas ibadah pendukung sebelum rapat, seperti himbauan untuk tilawah beberapa halam sebelum rapat, atau kewajiban untuk Qiyamulail sebelum rapat.

j.

ii. Rapat diisi oleh tausiyah singkat ( tidak lebih dari 15 % alokasi
waktu rapat-untuk efektifitas ) yang diharapkan dapat menjadi motivasi dan pengisi ruhiyah peserta rapat.

iii. Rapat dimulai dengan tilawah atau tasmi untuk memberikan

penyegaran diri di awal rapat, dan rapat diakhir dengan doa agar apa yang telah dibahas dan yang akan dilaksanakan mendapat kemudahan dari Allah

Membuat Rencana Rapat Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni : 1. Why, mengapa rapat diselenggarakan 2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.

3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. 4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan. 5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan. 6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ; 1. Berbicara spontan, 2. Mengemukakan gagasan cemerlang

3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. 4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni : 1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2. Pengelolaan tempat rapat

Cara Melakukan Rapat secara Efektif

Filed in: Artikel Manajemen Rapat boleh dikatakan menjadi bagian dari kehidupan manajer. Siapapun yang mencapai kedudukan manajer tahu bahwa memimpin rapat penting bagi pelaksanaan tugas. Sayangnya, karena begitu sering, mungkin memimpin rapat dianggap sebagai suatu beban rutin. Karena sifatnya yang rutin ini, maka tak jarang pula teknik memimpin rapat kurang diperhatikan; mungkin lantaran seorang manajer sudah menganggap dirinya efektif dalam berhubungan dengan anak buah maupun pihak luar. Dalam pertemuan satu-lawan-satu, boleh jadi itu benar. Tetapi itu bukan pertanda bahwa rapat-rapat yang dipimpinnya itu efektif. Keefektifan dalam memimpin rapat penting karena ini adalah langkah pertama manajer dalam memberi informasi kepada bawahan dan mengkoordinasi langkah-langkahnya. Pengarahan dan pengawasan pun merupakan produk penting dari sebuah rapat. (Persiapan Yang Efektif Seperti banyak hal lain, maka rapat yang baik menuntut perencanaan yang matang. Lebih dari itu, harus pula ada alasan yang kuat untuk menyelenggarakan rapat itu sendiri. Sebab, pihakpihak yang diundang umumnya akan bertanya: apakah rapat ini benar-benar perlu? Yang kurang perlu adalah jenis rapat satu arah, dalam arti atasan mencekoki bawahannya tanpa mengharapkan respons ataupun umpan balik. Kecuali perusahaan dalam keadaan genting, yang menuntut barisan karyawan untuk bergerak ibarat pasukan dalam perang, maka rapat tanpa dialog macam ini hampir selalu kurang optimal efektivitasnya. Bila rapat itu untuk memecahkan suatu permasalahan, maka ini hal yang bakal dianggap sebagai prioritas oleh siapa pun. Jadi perlu diadakan. Bisa pula rapat diselenggarakan untuk menentukan keputusan di tengah sekian alternatif yang ada bagi perusahaan. Atau, justru untuk menghimpun aneka ragam alternatif, maka suatu rapat yang bersifat brainstorming (semua melontarkan gagasan) dirasakan keperluannya. Apa pun, premisnya di sini adalah

bahwa rapat merupakan forum bicara yang terbuka. Bila syarat itu tidak dipenuhi sejak awal, maka penyelenggaraannya pun tak bakal berguna banyak. Bila rapat dirasa perlu diadakan, maka langkah selanjutnya adalah mengundang pihak-pihak yang relevan dengan tujuan rapat. Sekitar dua atau tiga hari sebelum pertemuan, edarkan agenda rapat kepada segenap undangan. Harus tercantum pula waktu yang kira-kira disediakan untuk tiap-tiap item dalam agenda rapat. Ini penting agar mereka tahu persis apa saja yang akan dibahas dan untuk berapa lama. Dengan demikian, persiapan pikiran maupun bahan-bahan bacaan bisa dilakukan, sehingga tak ada alasan untuk hadir dengan tangan (atau kepala) yang kosong. Ada baiknya dalam edaran itu tercantum daftar hadirin. Secara psikologis ini mempunyai daya tariknya sendiri. Seberapa pentingnya rapat ini dapat diraba dari siapa saja yang bakal hadir. Daftar ini juga bisa memacu persiapan yang lebih baik, terutama bila terlihat bahwa ada saingan yang juga bakal hadir dalam rapat.