Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

antara lain : 1. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi. b.b.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat. Alat promosi. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. tenaga dan juga biaya. Surat keputusan terdiri dari 3komponen. surat dapat menghemat.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. baik waktu. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. yaitu : a. tak terelakkan lagi bahwa surat. c. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. C. Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “. c. Alat untuk penghemat. D.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan. semisal dalam surat kontrak.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. dapat menjadi alat promosi bagi biro. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan. satu buku untuk surat .Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan. Surat Pengangkatan. yaitu: a. Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.

Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain. surat biasa. dan surat rahasia. sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai. dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar.Raga-PT.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No.masuk dansatu buku untuk surat keluar. Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket. MawarPenawaranLamaran 2. HadiPT. Hadi-PT.Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan.121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip. E.Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda. maka . surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV. setelah suratselesai diproses. SuratPengolah Paraf Catatan 3. MawarSdr. surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen. SaktiCV. Sakti-CV. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali. Mawar-Sdr.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen. Pengelolaan Surat .

Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan.1. Pembukaan Surat. yaitu surat penting. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan. b). dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. a).Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting. yaitu unit kearsipan. d.Pengarahan Surat Masuk.Penerimaan Surat. surat rahasia.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat.Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. c). e). f). Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam. b. Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Pencatatan Surat Masuk. atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat .Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. e. Sistem penerimaan surat semacam ini. serta surat pribadi.Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses.surat biasa rutin.Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar.Setelah dianggap benar. baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ). d). Surat pribadi. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Penyortiran Surat. c.

surat surat pribadi. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom. yang dapat dibedakan menjadi dua macam. Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. 4. baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). surat rahasia. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. Lampiran surat.Penerimaansurat. yaitu unit kearsipan. b. 3. surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan. Tanda tangan dan cap.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut.Penyortiransurat. Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. kurir atau caraka dari kantor pengirim. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah. (Wursanto. surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. 2. 1991 : 108). apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. Pembukaan surat. Nomor dan tanggal surat. yaitu surat penting. yaitu . Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. Menurut cara pengirimannya. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. yaitu : a. Pokok soal atau perihal. surat biasa. Alamat. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat.Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka . 5. c. 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat.

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar. kemudian pengarah mengisi kolom kepada. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. d) Setelah dianggap benar. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). nama. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan. d. f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. Pencatatan surat . jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan. tanda tangsan dan . surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card).Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul. sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. e.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat.

b. kode dan catatan. pengolah. mengandung keputusan. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. isi ringkas lampiran. kepada. Pengelompokan Surat. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. kebijakan dan konsep tetentu. 2) Kartu Kendali. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. c. halaman. dari. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. nomor surat. Untuk surat rahasia. Perihal surat dan Lampiran surat. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima. yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera.nama terang . Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju. nomor urut. buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. Pemeriksaan surat. paraf. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda. tanggal terima.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. mencatat dan memeriksanya. Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. Nomor surat. . (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja. 2) Surat Dinas penting. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. Membuka surat. e. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. 3) Surat rahasia. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. M/K. tanggal surat. d.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat.) 3) Tata Naskah. Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk.

e.c.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. map snelhekter.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. Kesimpulan. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol.Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat. biasa. Pembukaan Surat. filing kabinet .Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat.2. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Pengarahan Surat Masuk.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut. c). a). dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut. f). PENUTUP.1) Pengarahan Surat Masuk Penting.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses. pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum. rahasia. d). Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1.Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.Setelah dianggap benar. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ).b). Pencatatan Surat Masuk.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. . II. Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet .Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. e).d. III : Kartu kendali. lemari katalog .3.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. map odner.

saran – saran Penulisantara lain : 1.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan. .B.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.3.Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman.2.