P. 1
Proses an Dan ian Surat Masuk Penting.

Proses an Dan ian Surat Masuk Penting.

|Views: 624|Likes:
Published by Gunawan Gunn

More info:

Published by: Gunawan Gunn on Nov 21, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/10/2012

pdf

text

original

Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

satu buku untuk surat . Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. tak terelakkan lagi bahwa surat. surat dapat menghemat.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku. Surat keputusan terdiri dari 3komponen. Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. b.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “. baik waktu.Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format. c. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1. C.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut. antara lain : 1. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan. c. Alat untuk penghemat. semisal dalam surat kontrak.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar. yaitu : a. D. Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan. dapat menjadi alat promosi bagi biro.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan. Alat promosi. tenaga dan juga biaya.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan. yaitu: a. Surat Pengangkatan.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.b.

SuratPengolah Paraf Catatan 3.masuk dansatu buku untuk surat keluar.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No. sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai.Raga-PT. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV. dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan. SaktiCV. surat biasa. Hadi-PT. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting. dan surat rahasia.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan. HadiPT.Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV. Pengelolaan Surat .121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. MawarPenawaranLamaran 2. E. Mawar-Sdr. setelah suratselesai diproses. Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip.Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip. Sakti-CV. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar. MawarSdr. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket. maka . surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa.Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain.

sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. c). apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. Penyortiran Surat. e). Pencatatan Surat Masuk.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.1. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan. yaitu unit kearsipan. surat rahasia.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. b. Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam. atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat .Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga.Pengarahan Surat Masuk.Setelah dianggap benar.Penerimaan Surat. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting. dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ). b). a).Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. d). Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. e.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. c. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol. Pembukaan Surat.surat biasa rutin.Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. f). yaitu surat penting.Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. Sistem penerimaan surat semacam ini.Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. serta surat pribadi. d. Surat pribadi. agar surat dapat segera di tindak lanjuti.Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ).Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut.

2. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan.Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. 5.Penerimaansurat. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka . surat surat pribadi. kurir atau caraka dari kantor pengirim. Menurut cara pengirimannya. Pembukaan surat. (Wursanto. yaitu . yaitu : a. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom.Penyortiransurat.Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. c. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Lampiran surat. apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). 1991 : 108). untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. Alamat. Pokok soal atau perihal. Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. yaitu unit kearsipan. b. yaitu surat penting. Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. yang dapat dibedakan menjadi dua macam. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. 4. surat rahasia. 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat. Tanda tangan dan cap. 3. surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. Nomor dan tanggal surat. surat biasa.

Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). d) Setelah dianggap benar. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. d. dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan. kemudian pengarah mengisi kolom kepada. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi.Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan. e. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card). nama. Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. 2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Pencatatan surat . Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat. tanda tangsan dan .harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran.

bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. nomor surat. halaman.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. isi ringkas lampiran. Nomor surat. b. dari. Pemeriksaan surat. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima. kode dan catatan. Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. kepada. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. mengandung keputusan. Perihal surat dan Lampiran surat. d. 2) Surat Dinas penting.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera. kebijakan dan konsep tetentu. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. Untuk surat rahasia.nama terang . buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. Pengelompokan Surat. mencatat dan memeriksanya. e. pengolah. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. 3) Surat rahasia. Membuka surat. paraf. M/K. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. tanggal terima. Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat.) 3) Tata Naskah. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. . Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda. tanggal surat. c. 2) Kartu Kendali. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. nomor urut. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis.

Pembukaan Surat.Pengarahan Surat Masuk.Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. a). PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan. II. f). rahasia.2. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut. III : Kartu kendali. filing kabinet . pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet . d). . Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ).1) Pengarahan Surat Masuk Penting. Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI. Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1. c).Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.d. biasa. PENUTUP.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. Pencatatan Surat Masuk. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses. e. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Kesimpulan. map odner.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.Setelah dianggap benar. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol. map snelhekter.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. lemari katalog .Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat.c. pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting.b). e).Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat.3.

Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. saran – saran Penulisantara lain : 1.B.2.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan. .3.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->