Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

D. c. antara lain : 1. Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat.b. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan. Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut. Alat promosi.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum. dapat menjadi alat promosi bagi biro. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. c. Surat keputusan terdiri dari 3komponen.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. semisal dalam surat kontrak.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku. tenaga dan juga biaya.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “. C. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. yaitu : a. yaitu: a.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. b.Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo. surat dapat menghemat. Surat Pengangkatan. Alat untuk penghemat. tak terelakkan lagi bahwa surat. satu buku untuk surat . baik waktu.

Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket. surat biasa. setelah suratselesai diproses. surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet.Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket. Sakti-CV. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV. MawarSdr.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen.Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda. surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa.masuk dansatu buku untuk surat keluar. Pengelolaan Surat . dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali. sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai. maka .Raga-PT. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip. Mawar-Sdr. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. Hadi-PT. E. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No.121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. dan surat rahasia. Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali. SaktiCV. HadiPT.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan. MawarPenawaranLamaran 2. SuratPengolah Paraf Catatan 3.

Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam.Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan. baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ). Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol. d). f).Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. c. serta surat pribadi. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. yaitu unit kearsipan. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting. surat rahasia. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan. b). sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat.surat biasa rutin.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri. e.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. e). atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat . Sistem penerimaan surat semacam ini. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. b. Surat pribadi.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses.1.Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan.Penerimaan Surat. yaitu surat penting. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. Pencatatan Surat Masuk. Penyortiran Surat.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut.Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.Setelah dianggap benar. c).Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. d.Pengarahan Surat Masuk. dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat.Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat.Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. Pembukaan Surat. a).

Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat. yaitu surat penting. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. yang dapat dibedakan menjadi dua macam.Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. c. Alamat. surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. yaitu unit kearsipan. untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. Lampiran surat.Penyortiransurat. surat biasa. Menurut cara pengirimannya. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah. yaitu : a. 2. Pembukaan surat. 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat. Tanda tangan dan cap. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. 1991 : 108).Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. 5. yaitu . Pokok soal atau perihal. surat surat pribadi. kurir atau caraka dari kantor pengirim.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka . (Wursanto. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. b. surat rahasia. Nomor dan tanggal surat. 3. surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan. 4.Penerimaansurat. apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

e. f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card). b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat.harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. d) Setelah dianggap benar. d. g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. 2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). tanda tangsan dan . dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. nama. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat. sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Pencatatan surat . kemudian pengarah mengisi kolom kepada. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya.

Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. Nomor surat. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat. yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera. 3) Surat rahasia. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. Untuk surat rahasia. b. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda. kebijakan dan konsep tetentu. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. nomor urut. e. d. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks. 2) Surat Dinas penting. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. nomor surat.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. tanggal surat. Perihal surat dan Lampiran surat. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. Pengelompokan Surat. mengandung keputusan. c. . kode dan catatan. isi ringkas lampiran. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima. buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. M/K. 2) Kartu Kendali. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. kepada. pengolah. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. dari. halaman.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Membuka surat. Pemeriksaan surat. bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja. paraf. tanggal terima. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. mencatat dan memeriksanya. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju.) 3) Tata Naskah.nama terang . Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya.

Pencatatan Surat Masuk.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI. a). pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting. filing kabinet . pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. f).Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1. II.d.Setelah dianggap benar. PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. lemari katalog .Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. .Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. e. biasa. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). map snelhekter. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet . d).b).Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari.3. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan.Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Pengarahan Surat Masuk. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. Pembukaan Surat. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum. c). III : Kartu kendali.c. e). map odner. rahasia.1) Pengarahan Surat Masuk Penting. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. PENUTUP.2. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut. Kesimpulan.

Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman. Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan.B. .2.3.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. saran – saran Penulisantara lain : 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful