Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi. yaitu: a. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku. C. tenaga dan juga biaya.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat. c.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. Alat promosi. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan. surat dapat menghemat.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut. yaitu : a.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum. semisal dalam surat kontrak. Alat untuk penghemat. b.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. Surat keputusan terdiri dari 3komponen. tak terelakkan lagi bahwa surat. antara lain : 1.b. Surat Pengangkatan.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata.Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. c. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. baik waktu. satu buku untuk surat . Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan. D. dapat menjadi alat promosi bagi biro.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “. Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan.

Raga-PT.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV. dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No. Sakti-CV. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip. surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Hadi-PT.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket. dan surat rahasia. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. surat biasa. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali. Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen.masuk dansatu buku untuk surat keluar. maka .Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. SuratPengolah Paraf Catatan 3. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet. MawarSdr.Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar. Pengelolaan Surat . MawarPenawaranLamaran 2.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV. HadiPT. Mawar-Sdr. SaktiCV.121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. E. Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket.Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain. sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai. setelah suratselesai diproses. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip. surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa.

surat biasa rutin.1.Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a. serta surat pribadi.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses. f). dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut. e. a). yaitu surat penting. yaitu unit kearsipan. surat rahasia. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat . baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ). agar surat dapat segera di tindak lanjuti. d.Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ).Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. c. Pembukaan Surat. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting.Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan. d).Pengarahan Surat Masuk.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. Sistem penerimaan surat semacam ini. b.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. b).Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul.Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut. Surat pribadi.Penerimaan Surat. c).Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. Penyortiran Surat.Setelah dianggap benar. Pencatatan Surat Masuk. e). Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri. dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat.

Penyortiransurat. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom.Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. kurir atau caraka dari kantor pengirim. c. yaitu . Pokok soal atau perihal. Pembukaan surat. (Wursanto. 1991 : 108). b. yaitu : a. 2. 5. surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka .Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. Nomor dan tanggal surat. baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. surat rahasia. Alamat. untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. Tanda tangan dan cap. 4.Penerimaansurat. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). yaitu unit kearsipan. surat surat pribadi. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. Menurut cara pengirimannya. yaitu surat penting. yang dapat dibedakan menjadi dua macam. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Lampiran surat. 3. surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan. Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. surat biasa. Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah.

b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. tanda tangsan dan . Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis.harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran. sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. d. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card). b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul. 2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). Yaitu menurut tanggal penyampaiannya.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat. nama. Pencatatan surat . surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. d) Setelah dianggap benar. e. kemudian pengarah mengisi kolom kepada. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan.

kode dan catatan. paraf. nomor urut. e. Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Untuk surat rahasia.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Pengelompokan Surat. Pemeriksaan surat. Perihal surat dan Lampiran surat. mencatat dan memeriksanya.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. Membuka surat. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. kepada. bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja. isi ringkas lampiran. M/K. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat. tanggal terima. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks. Nomor surat. 2) Surat Dinas penting. dari. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. mengandung keputusan. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. nomor surat. halaman. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju. kebijakan dan konsep tetentu. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima. b. yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera. 2) Kartu Kendali. tanggal surat. buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. d. . Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda.) 3) Tata Naskah. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. 3) Surat rahasia. pengolah. c.nama terang . Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat.

map snelhekter.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut. lemari katalog . sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum. .Setelah dianggap benar. map odner.Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar.3. e). agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Pencatatan Surat Masuk. PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat.c. Kesimpulan. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. biasa. rahasia.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. a).2. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ).1) Pengarahan Surat Masuk Penting.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. c). f). pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut.d. filing kabinet . Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. e. Pembukaan Surat. d).Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. PENUTUP. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan.b). kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol. II. Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI.Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari.Pengarahan Surat Masuk. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet .Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses. III : Kartu kendali.

2.3. saran – saran Penulisantara lain : 1. Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.B.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. .Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful