Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut. yaitu: a. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata. Alat promosi.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.b.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1. tenaga dan juga biaya. Surat Pengangkatan.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. b. yaitu : a. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Surat keputusan terdiri dari 3komponen. dapat menjadi alat promosi bagi biro. Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan. Alat untuk penghemat. c. c.Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format. satu buku untuk surat . semisal dalam surat kontrak.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. antara lain : 1. tak terelakkan lagi bahwa surat. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. surat dapat menghemat. C.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat. baik waktu.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. D.

sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai.121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. SuratPengolah Paraf Catatan 3.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan. surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa. dan surat rahasia. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen. E. Sakti-CV. surat biasa.Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip. SaktiCV.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket.Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain. Pengelolaan Surat . Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen. HadiPT. Mawar-Sdr. Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket. MawarPenawaranLamaran 2. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali. Hadi-PT. setelah suratselesai diproses.Raga-PT. MawarSdr. dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. maka .masuk dansatu buku untuk surat keluar.Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas.

d).Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan. c).Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan.Pengarahan Surat Masuk. Penyortiran Surat. b).Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. yaitu unit kearsipan. dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. e). c.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. yaitu surat penting. a). dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. surat rahasia. Pembukaan Surat. Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam. serta surat pribadi.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses. baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ).surat biasa rutin.Setelah dianggap benar. e. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. f). Pencatatan Surat Masuk. d. b.Penerimaan Surat. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat .Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar.1.Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a. Surat pribadi.Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting. Sistem penerimaan surat semacam ini.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut.

yaitu . 5. kurir atau caraka dari kantor pengirim. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan.Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. yaitu : a. 1991 : 108). Alamat. untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. yang dapat dibedakan menjadi dua macam. surat surat pribadi. Tanda tangan dan cap. surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. (Wursanto. Nomor dan tanggal surat. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka . surat biasa. 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat. yaitu unit kearsipan. c. Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.Penyortiransurat. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom.Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. 2. baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan.Penerimaansurat.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. surat rahasia. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat. Pokok soal atau perihal.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. Menurut cara pengirimannya. 3. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. b. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. Lampiran surat. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan. 4. apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. Pembukaan surat. yaitu surat penting.

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan. d. sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat. dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. d) Setelah dianggap benar. tanda tangsan dan . Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya.Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul.harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran. nama. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card). e. Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. kemudian pengarah mengisi kolom kepada. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat. 3) Pengarahan surat masuk rahasia. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat. Pencatatan surat . f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan.

dari. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Membuka surat. kepada. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. 2) Surat Dinas penting. mengandung keputusan. M/K. e. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. Perihal surat dan Lampiran surat. . yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera. Pemeriksaan surat.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. c. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. mencatat dan memeriksanya. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. b. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima. paraf. Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya. 3) Surat rahasia. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda. Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk.) 3) Tata Naskah. Untuk surat rahasia. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. kode dan catatan. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. nomor surat. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat. 2) Kartu Kendali. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. kebijakan dan konsep tetentu. nomor urut. pengolah. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju. tanggal terima. Nomor surat. d. halaman.nama terang . Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. isi ringkas lampiran.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. Pengelompokan Surat. tanggal surat.

Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet . Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. lemari katalog . II. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum.d. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan. a).1) Pengarahan Surat Masuk Penting. d). Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). Pencatatan Surat Masuk. Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. biasa.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut. PENUTUP. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar.c. f). III : Kartu kendali. PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. Pembukaan Surat. filing kabinet .Setelah dianggap benar. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.Pengarahan Surat Masuk.Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari.Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. map odner. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses.2. kemudian pengarah mengisi kolomkepada. rahasia. c).3. . e).b).Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut. map snelhekter. Kesimpulan.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. e.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting.

Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan.2. saran – saran Penulisantara lain : 1.Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. .3.B.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful