Nama : Gunawan Nomor : 10/S/D3/003

Proses pencatatan penting. dan pendistribusian surat masuk
A.Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dantujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu halyang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( IbnuSyamsi, 1994 : 8 ).Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yangberjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atauketeranganketerangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaandan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadipenulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukankepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yangberjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yangberasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikanwarta.Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertasatau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasiyang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas 8yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorangatau lembaga. B.Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1.Wakil dari pengiriman / penulis, Bahan pembukti, Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, Alat pengukur kegiatan organisasi, Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1.Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan saranakomunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis, Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misiatau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima, Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secaratertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum, Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti, Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atauaktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukankegiatan selanjutnya baginya., Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamananpada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya, Alat pengikat, surat

Surat keputusan terdiri dari 3komponen. karena selembar surat telah dapat mewakili kedatanganpembuat surat secara nyata. c. c.Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan. Prosedur ini disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat.Buku agenda kembarYaitu dengan menyediakan dua buku. Diktummemuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut. 10Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi. semisal dalam surat kontrak.KonsideranKonsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusanyang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. dapat menjadi alat promosi bagi biro. tenaga dan juga biaya.Buku agenda tunggalYaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus suratkeluar dalam suatu format. antara lain : 1. D. Ada 3 ( tiga) proseduryang umum dipergunakan. C.DiktumDiktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yangdimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yangmenunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. Bagian inimemuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan. b. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedurtertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar.pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadilandasan hukum dari surat keputusan tersebut.TembusanBagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenaisurat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakankeputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapasaja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.Buku agenda berpasanganYaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelahkiri untuk surat keluar.b. surat dapat menghemat.dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum.Prosedur Buku AgendaHalaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) darisurat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file.kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atausiapapun juga yang membaca surat tersebut. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yangdipergunakan untuk pengambilan keputusan. Ada tiga jenis format buku agendayang dapat dipergunakan.Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “Manajemen Kearsipan Modern “. Surat Pengangkatan. yaitu: a. Alat untuk penghemat. yaitu : a. terutama pada bagiankepala surat yang memuat logo. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004: 249 ) antara lain : 1. satu buku untuk surat . Alat promosi. baik waktu. tak terelakkan lagi bahwa surat.

Lembar disposisi akan beredarbersama dengan dokumen.Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain. dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.ProsedurKartuKendaliPada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat denganmempergunakan kartu kendali. surat biasa. Format buku agenda tunggal SuratNoTglMKNomorTanggalDariKepadaIsiRingkas Ket. SuratPengolah Paraf Catatan 3.RagaPenawaranLamaranPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar SuratNoTglNomorTanggalKepadaIsiRingkas Ket. Pengelolaan Surat .Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lainsecara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.121/1/013/1/012/kl/013/r/011/1/20013/1/2001PT. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagaipengganti arsip. Mawar PenawaranPermohonanLamaranPesananPenawaran Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk SuratNoTglNomorTanggalDariIsiRingkasKet. surat biasa dengan lembarpengantar surat biasa. sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpandi tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai. Surat penting dicatatdan dikendalikan dengan kartu kendali.Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan. MawarSdr. Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian suratsebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalamdistribusi penyelesaian suatu dokumen.masuk dansatu buku untuk surat keluar. Urut :M / KIsi RingkasanLampiranDari / KepadaTanggal No. Mawar-Sdr. lembar ke 3 : itu bersama suratnyakemudian disimpan pada lemari arsip.Prosedur Tata Naskah ( Takah )Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalammemelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi – segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuahberkas. HadiPT. setelah suratselesai diproses. MawarPenawaranLamaran 2. dan surat rahasia. KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal :No. Hadi-PT. Sakti-CV. dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usahaTakah. E.1231/1/012/1/014/1/0121/s/013/r/0130/12/20001/1/20013/1/2002CV. maka . SaktiCV.Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuaikeperluan. Prosedur kartu kendaliadalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapatdikontrol sejak masuk sampai keluar. surat masuk dan surat keluar digolongkanke dalam surat penting.123451/1/011/1/012/1/013/1/014/1/01MKMKM21/s/011/ka/012/kl/013/r/0130/12/ 20001/1/20011/1/20013/1/20013/1/2002CV.Raga-PT.

Surat pribadi. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. a).Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan.Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat.Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lainmaupun dari perorangan. 1)Pengarahan Surat Masuk Penting. serta surat pribadi. yaitu unit kearsipan. b).Penerimaan Surat. Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). d).Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga.Setelah dianggap benar. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut. atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat . yaitu surat penting.Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan. d. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Sistem penerimaan surat semacam ini.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. Prosedur Surat Masuk Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari dari instansi lain atau perorangan. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya. e.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. e). b. Kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Pencatatan Surat Masuk. c).Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses.Proses penanganan surat masuk menurut pendapat IgnatiusWursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a.Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatuunit sendiri. Penyortiran Surat. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. Pembukaan Surat. dan Surat dinas Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat.Pengarahan Surat Masuk. yaitu : ( 1 ) Surat resmi. sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.surat biasa rutin. surat rahasia.1. baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakanbuku pengiriman ( ekspedisi ).Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansidapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. c. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alatkontrol. f).

surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansiinstansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.Penyortiransurat. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. b. surat-surat yang diantar oleh petugas pos dan dan surat-surat yang diambil sendiri olehpetugasdarikantoryangbersangkutan. yaitu : a. Surat masuk dapatdikelompokkandalamtigamacam : 1)Suratpribadi 2) Surat dinas 3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. Nomor dan tanggal surat. 5. penerimaan surat dibedakan menjadi: 1) Surat-surat yang diterima melalui Pos dan Telkom. yaitu surat penting.yang diterima dari instansi lain maupunperorangan. surat surat pribadi.Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan suratsurat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongangolongan yang telah ditentukan. Penerimaan surat yang tidak sesuai prosedur atau atau surat yang diterima langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang ditentukan.Penerimaansurat. yaitu unit kearsipan. Pembukaan surat. 4. untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan. Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah. untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka . 2. Pokok soal atau perihal. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat. Lampiran surat. yang meliputi beberapa hal antara lain: 1. apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada surat (alamat dalam atau alamat surat). 1991 : 108). yang dapat dibedakan menjadi dua macam. kurir atau caraka dari kantor pengirim. untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto. c. yaitu . Menurut cara pengirimannya. surat biasa. Tanda tangan dan cap.Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri. Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat. Nomor dan tanggal surat diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks. 2) Surat-surat yang diterima melalui pengantar surat. 3. Alamat. surat rahasia.

d. surat berikut 2 lembar surat pengantar disamapaikan pada unit pengolah. dengan menuliskan nama jabata atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut. c) Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip). 2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) melalui proses sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar (rangkap dua). 3) Pengarahan surat masuk rahasia. b) Unit pengolah mengisi tanggal dan jam penerimaan surat. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card). e. Lembar pengantar I oleh penata arsip di-file secara kronologis. f) Kartu kendali I Dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. Pencatatan surat . d) Setelah dianggap benar.Pengarahansurat Pengarahansuratmasukdibedakanmenjaditigamacam: 1)Pengarahan surat masuk penting Pengarahan surat masuk penting melalui proses sebagai berikut: a) Surat penting dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga b) Surat berikut ketiga kartu kendalinya disampaikanpengarah surat. sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. jabatan serta tandatangan pada kolom yang telah disediakan. Selanjutnya kartu kendali II oleh pengarah diserahkan kepada penata arsip (unit penyimpanan arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses di unit pengolah). g) Kartu kendali II dan kartu kendali III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat telah diterima. b) Unit pengolah mengisi lembar pengantar tanggal dan jam terima surat. Kartu kendali I tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat kontrol (file control). Yaitu menurut tanggal penyampaiannya. tanda tangsan dan . e) Surat-surat berikut dua kartu kendali (kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat tersebut melalui pengantar surat.Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul. sebelum suratsurat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. c) Pengarah surat mengadakan pengecekan terhadap pengisian kolom-kolom tersebut sudah benar. nama. sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat padakartuataulembarpengantar.harus benar-benarditelitidandibacasatu-persatusetiaplampiran. Kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk disimpan. Proses pengarahan surat masuk rahasia meliputi kegiatan sebagai berikut : a) Setelah surat dicatat dalam 2 lembar pengantar surat rahasia. Surat-surat tersebut disampaikan kepada pengolah (unit pengolah) surat. kemudian pengarah mengisi kolom kepada. Sedangkan lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah.

dari. Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harusdikembalikan karena salah alamat. Nomor surat. c) Lembar pengantar I oleh unit pengolah dikembalikan kepada pengarah untuk kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk di-file secara kronologis. tanggal terima. 3) Surat rahasia. Menurut Widjaja (1990 : 30) menyebutkan bahwa langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat atau indeks. halaman. paraf. pengolah. yaitu kegiatan meneruskan surat-surat ke alamat yang dituju. buku agenda sebagai alat untuk mencatat surat masuk dan keluar. nomor surat. Pendistribusian surat Setelah langkah-langkah diatas dilakukan maka langkah selanjutnya adalah pendistribusian surat. isi ringkas lampiran. bagian tata usaha hanya berwenang membuka sampul luarnya saja.surat yang masuk dipisah-dipisahkan sesuai dengan jenisnya dan alamatnya untuk keperluan pengolahan lebih lanjut. tanggal surat. Untuk surat rahasia. b. yaitu surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat sampai ke alamat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan. Membuka surat. dan apabila surat tersebut hilang atau terlambat penyampaiannya maka menyebabkan kesulitan bagi kantor yang bersangkutan.segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Setelah surat dikeluarkan dari sampulnya. yaitu suatu surat yang memerlukan tindak lanjut dengan segera.nama terang . Pemeriksaan surat. 2) Kartu Kendali. kebijakan dan konsep tetentu. Sistem pencatatan menurut Zulkifli Amsyah ada 3 macam yaitu : 1) Buku agenda. langkah berikutnya adalah melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan surat antara lain : Tanggal surat. Adapun jenis surat yang masuk biasanya berupa : 1) Surat Dinas Biasa. yaitu surat yang sifat dan isinya rahasia sehingga penanganannya hanya dilakukan oleh petugas yang telah ditunjuk untuk menerima.halamannya berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat.) 3) Tata Naskah. mencatat dan memeriksanya. Perihal surat dan Lampiran surat. Dalam tahap ini surat-surat dikeluarekan dari sampulnya. M/K. 2) Surat Dinas penting. nomor urut. e. c. . Pencatatan Surat-surat yang masuk harus dicatat didalam buku arsip surat masuk. adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi. d) Lembar pengantar II disimpan oleh unit pengolah. d. (untuk pemakaian kartu kendali hanya untuk berlaku pada surat penting saja. kode dan catatan. Pembukaan surat dilakukan oleh bagian tata usaha yang berwenang membuka semua surat Dinas kecuali surat rahasia. Pengelompokan Surat. mengandung keputusan. kepada.

Unit PengolahKeterangan : SP : surat masuk pentingI. .2.Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorangpetugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalamsampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebihlanjut.Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyuratantara lain : buku nomor urut.Pengarah surat mengadakan pemeriksaan. PENUTUP. lemari katalog .1) Pengarahan Surat Masuk Penting. III : Kartu kendali. kartu kendali I tetapberada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol.Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsipyang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalamproses.Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja danTransmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusansurat menyurat.Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerjadan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari. apakah pengisiankolom – kolom tersebut sudah benar. Dalam kegiatan penemuankembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi ProvinsiJawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di fillingcabinet .Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat. map snelhekter.c. c). a). pengelolaan suratmasuk dan surat keluar. e). rahasia.Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul.Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. pengarahan surat masuk dan surat keluar antaralain surat yang bersifat penting. biasa. Surat – surat dinas penting dicatatdalam kartu kendali (control card ). Kesimpulan. map odner.Setelah dianggap benar. Pencatatan Surat Masuk. Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkansebagai berikut : 1. sebelum surat –surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perludiadakan pencatatan seperlunya.b).Pengarahan Surat Masuk. e.Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepadapengarah surat. dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yangakan menerima surat – surat tersebut. sedangkan surat – surat biasa danrutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. agar surat dapat segera di tindak lanjuti. Proses pengurusan surat masuk penting Unit Kearsipan.Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –surat tersebutmelalui pengantar surat. d). II.Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting olehpencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. filing kabinet . PenerimaSuratPencatat Surat Pengarah Surat PenataSurat. f).3. dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakangpendidikan umum.d. Pembukaan Surat. kemudian pengarah mengisi kolomkepada.

Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan suratmasuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapaidan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada DinasTenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. .Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatanpelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkantidak terjadi keterlambatan pengiriman. saran – saran Penulisantara lain : 1.2.3.B.Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehinggakelancaran kerja dapat tercapai dengan baik.Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapandiharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih telitidalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful