P. 1
Panduan Access 2007

Panduan Access 2007

|Views: 8,239|Likes:
Published by Arief Kurniawan

More info:

Published by: Arief Kurniawan on Nov 21, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/24/2013

pdf

text

original

Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

3 Contoh tampilah field dan record 4. Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.a. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Gambar 1. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. c. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007. b.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 . Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. Record Field Gambar 1.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1.

langkah-langkahnya sebagai berikut : a. 7. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. b.4 Tampilan dialog blank database 6. b. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. b. Di dalam daftar folder. Klik Office Button . Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. Double klik file database untuk membukanya. c. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. Klik Office Button lalu klik Open. 5. Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. c.Pada tampilan awal tersebut. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Gambar 1. 2. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif. pilih salah satu langkah berikut : 1.

8. Untuk menampung dua macam keadaan. Jumlah karakter maksimum 64. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. simbol. tanggal. menit. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. seperti data peserta didik. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus.000 karakter. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. B. jam. Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB. dan spasi. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. Bisa menampung hingga 255 karakter. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1. data guru. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. Jumlah karakter maksimum 255 karakter. Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Diktat Microsoft Access 2007 | 4 . dan lain sebagainya. Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. angka. Merupakan kombinasi teks dan angka.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. Untuk menampung data waktu yaitu hari.

Gambar 2.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 . Ketikkan nama Peserta Didik. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru. Gambar 2.3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2.1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel. Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru.2. Gambar 2. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan. Hapus nama field tersebut. Oleh karena itu. pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Lalu tekan OK.

ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. maka langkahnya sebagai berikut : 1.).  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Pada Field Name. atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas. simpan struktur tabel tersebut.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas. 2.  Pada saat mengisi nama field. form. terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2.2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain). Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 . Gambar 2. Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS. Pilih tab Design  klik Primary Key.

7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas.3. pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2. kemudian pada tab Create kilk Table. Gambar 2. klik kanan kolom yang akan diganti. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat. Kemudian pilih Rename Column. Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. Diktat Microsoft Access 2007 | 7 .

9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data. ataupun menghapus field tersebut. Memperbaiki nama field (Field Name) b. menambah atau menyisipkan field.Misalkan mengganti field. b. Gambar 2. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Simpan kembali struktur tabel tersebut. misalkan tabel peserta didik. Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK. Buka field tabel yang ingin diperbaiki. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a. Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK. lalu klik di bagian Data Type c. Gambar 2. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. caranya sebagai berikut : a. Pilih tipe data Number. Menyisipkan/menambah field e. Memindahkan letak field d. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. d.10 Tampilan jenis data JK 5. b.

 Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK.  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya. Gambar 2.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik.  Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 . Gambar 2. Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik. dengan data typenya text.  Lalu ketik nama field JURUSAN.

Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data.  Masuk ke tab Home.  Klik OK.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 . baik lebar kolom maupun tinggi baris data. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar). a. 7.  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2.  Masuk ke tab Home.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. data/record pun dapat diubah ukurannya.  Klik OK.6. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field.14 Tampilan column width Gambar 2. Keterangan . isikan angkanya. isikan angkanya. Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.

atif cepat dan singkat.  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada.  Masuk ke tab Home. 9.  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut. 11. baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun). langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus. Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat. Gambar 2. langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi. Selanjutnya muncul jendela Print.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 . Selanjutnya OK. kemudia klik Office Button  Print. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending.  Masuk ke tab Home.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.8. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending.  Masuk ke tab Home.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record. 10. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan. hanya tombolnya yang berbeda. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir.

kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. menampilkan data. MEMBUAT FORM 1. Tabel 2. Dengan form. Shift. Page Up/Page Down. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 . Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah. Tab. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. Left. mencari data. Num Lock.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. Berfungsi untuk menampilkan task manager. Right. baik berupa huruf maupun simbol. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. Delete.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. Berfungsi untuk mengeksekusi perintah. Selain itu. Backspace. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu. dan Scroll Lock Up. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. Insert. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. dan Alt Caps Lock. memperbaiki data dan mencetaknya. Tidak itu saja. Down. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. Home/End Enter. Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard. Tabel 2. Berfungsi untuk mengarahkan kursor. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. 1. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4.KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data.

 Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 . Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >.  Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007. Gambar 2. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form.2. Apabila ingin memilih salah satu field. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Sebelum membuat form.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan.

kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Gambar 2. Pada form tersebut. Pilih Access 2007 lalu klik Next.Gambar 2. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 . Gambar 2.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga. anda bisa memilih style yang anda suka. Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information.

Gambar 2.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 . anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. 3. untuk melakukan perubahan tersebut. Gambar 2.  Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol . ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan.6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form. Pada jendela Navigation Pane. klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik. anda harus melakukan perubahan.

Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Gambar 2. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”. Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. Diktat Microsoft Access 2007 | 16 . hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut. Selanjutnya muncul tampilan berikut.

9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4. Klik ganda textbox jumlah nilai.Gambar 2. Jika anda mengklik dengan benar. Keduanya memiliki tipe data Number. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 . Buat form dengan menggunakan Form Wizard.  Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2. Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian.

seperti pada gambar. kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 . anda akan memasuki Expression Builder.  Klik sekali tanda tambah (+). Jika Control Source diklik. di Gambar 2. Gambar 2. akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan. lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan. Gambar 2.11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik. klik OK. dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “).

14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus. Sekarang. simpan hasil kerja anda. A. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. Gambar 2. keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85. maka yang diambil adalah nilai B. jika pernyataan benar. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup. B) Maksud dari fungsi tersebut. jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan. Gambar 2. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. maka yang diambil adalah nilai A. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut. namun jika pernyataan salah. Sebagai contoh. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 . Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. kita buat syaratsyarat. maka siswa dinyatakan lulus. dapat juga diberi batasan. Untuk menyelesaikan kasus tersebut.

"Cukup") Gambar 2. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder. Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”. gunakan tanda kutip dua(“ “).  Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil."Istimewa".16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”). simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S.  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK. buka kembali form Penilaian.17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi.  Perhatikan tanda kurung buka.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 .Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini.  Selanjutnya. =IIf([RATA-RATA]>=85. Gambar 2.  Buka kembali Design View dari form Penilaian.  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka). Gambar 2. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.

pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 . Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya. Sebelum anda mulai memasukkan data. Misalnya.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya.  Setelah form terbuka. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. dan Arrow (panah). penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya. nilai 85 – 100 adalah istimewa.  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. Tetapi dari kedua alat tersebut. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. anda dapat menekan tombol Page Up.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Gambar 2. 70 – 84 adalah baik. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. misalnya form Penilaian. perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data. dapat dilakukan dengan berbagai cara. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. 7. Sebagai contoh. Tab. Selain mudah dan praktis. anda bisa mulai mengisikan data. 60 – 70 adalah kurang. Dapatkan anda melakukannya? 6. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form.

21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. pewarnaan dan sebagainya. anda dapat menggunakan tombol Properties. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir. kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Gambar 2. Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.  Klik All untuk mencetak semua data. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama. artinya data yang dimasukkan tersimpan. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. 8. Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Gambar 2.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas.  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.

ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 . 1. 2. Sementara. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. panah bawah. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Klik pada pisisi selektor Kolom. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar.KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A. Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. Panah atas. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. Klik pada pisisi selektor baris.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih.  Klik tombol Select All pada selector baris. Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Page Up.

dan form. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . update data dapat dilakukan melalui tabel. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya. 1. lalu pilih New Record. B. Pada Microsoft Access. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. Pada buku ini. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra.  Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini. bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel. Caranya.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar. klik kanan pada selektor kolom.Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. Klik New Record Gambar 3. Gambar 3. seperti pada gambar. query. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya.

2. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools. Gambar 3. Gambar 3. Update Data Melalui Query a. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel.5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 . Secara fisik query adalah tabel juga. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon . klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data.Gambar 3. Timbul sebuah tampilan relationship. Sebelum membuat query.3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut.

Gambar 3. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Setelah memilih kemudian klik Close.  Klik tab Create. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard. maka sekarang bisa dimulai membuat query. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Gambar 3.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel.7 Form edit relationships Gambar 3.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 . Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other. Gambar 3. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.

11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. pilih Simple Query Wizard lalu klik OK. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini. MTK. dan JURUSAN. Gambar 3. BINGG. PRODUKTIF. Selanjutnya klik Next. dan RATA-RATA. Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).  Pada kotak daftar pilihan Selected Field.  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND. Klik Finish. Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. KELAS. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS. NAMA SISWA. Pada isian New Query. Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . JUMLAH NILAI. pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Gambar 3. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat.10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query. pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan.

13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 . Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan. query juga dapat dibuat dengan cara manual.14 Form show table  Pada jendela yang tampil. klik tombol daftar pilihan pada baris Table.Gambar 3. Gambar 3.  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Gambar 3. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.  Klik tab Create. pilih dan klik nama field yang diinginkan. antara lain :  Pada kolom pertama. Lalu klik Close. pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan.  Klik Query Design di bagian Other. Pilih tabel yang diinginkan.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.

Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan.  Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. yang ada di bagian Gambar 3. pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan.16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat. klik Run Results. Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 . Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1.15 Jendela kerja query1 Gambar 3. Gambar 3. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja.

pada kolom jumlah nilai.18 Memasukkan rumus   Selanjutnya.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard. Gambar 3. Gambar 3. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query. Gambar 3.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View. Hasilnya sebagai berikut. ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. kemudian klik Properties. buka kembali Peserta Didik Query. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa. Buka query Peserta Didik Query1. Gambar 3. kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3. Masuk ke dalam Design View. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 . Selanjutnya.

maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data. Gambar 3. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 .b. masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat. terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015. C. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1.  Pada record terakhir. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. Nama Siswa: Firman. kemudian pilih record yang hendak dihapus. Bind: 75. anda akan dihadapkan pada dialog box. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record. Gambar 3. yaitu dengan men-delete (menghapus) record. Oleh karena itu. Kelas: XI Oto 2. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Bingg: 82. Misalnya. menghapus field. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. 1. Mtk: 70. dan menghapus tabel. Produktif: 90. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  .

Jika field yang ingin dihapus adalah field JK. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data.  Selesai mengklik perintah Delete Rows.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Gambar 3. maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows. akan keluar jendela validasi.  Selanjutnya. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan. Jendela tersebut berisi Gambar 3.27 Tabel setelah penghapusan record 2.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 . maka tabel akan tampak seperti pada gambar.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan. tabel Peserta Didik). Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View. maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. buka Design View dari tabel Peserta Didik. Setelah record dihapus. Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. 3. Gambar 3. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain.

Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan. kemudian pilih Delete. Gambar 3.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report.  Klik tab menu Create. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. Klik kanan tabel Peserta Didik. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next. akan muncul kotak konfirmasi. kecuali anda memasukkan ulang data tersebut. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. Gambar 3. akan muncul gambar berikut. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. D. lalu klik/pilih . MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields.30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete.

lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. Gambar 3. Pilih layout untuk report yang anda buat. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view).  Klik Next lagi. Klik Finish. Gambar 3.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia. kemudian klik Next.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. klik Next.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. Gambar 3.

**** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 . maka akan tampil gambar berikut. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya. Gambar 3. maka tabel akan tercetak beserta datanya. Gambar 3. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut. Setelah report dibuat. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. anda bisa memeriksa data-data melalui report. Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data. E. pewarnaan dan sebagainya.35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. anda dapat menggunakan tombol Properties.

2006. Jakarta .DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana.co. Harry. Penerbit PT Elexmedia Komputindo. Bandung. Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Anjrah. Penerbit Erlangga. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI.google. Unikom. 2005. Alexander Mangkulo. www. Memahami KKPI SMK.id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 . Penerbit Armico. 2008. Jakarta. D Fauzi. Bank Soal Access. Hengky.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->