Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu.a. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Gambar 1. c. Record Field Gambar 1.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 . ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007. Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). b.3 Contoh tampilah field dan record 4.

Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). b.Pada tampilan awal tersebut. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. 2. cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. 7. c. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates.4 Tampilan dialog blank database 6. Klik Office Button . Double klik file database untuk membukanya. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . b. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. Klik Office Button lalu klik Open. c. 5. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. pilih salah satu langkah berikut : 1. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. b. Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. Di dalam daftar folder. Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru. Gambar 1.

Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.8. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. dan spasi. Merupakan kombinasi teks dan angka. angka. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. dan lain sebagainya. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus. simbol. Bisa menampung hingga 255 karakter. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. menit. Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). seperti data peserta didik. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2.000 karakter. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. Untuk menampung data waktu yaitu hari. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. tanggal. jam. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB. data guru. Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. Jumlah karakter maksimum 64. Untuk menampung dua macam keadaan. B. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Diktat Microsoft Access 2007 | 4 .

Oleh karena itu. Ketikkan nama Peserta Didik. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru. Gambar 2. Hapus nama field tersebut.2.3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2. pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View.1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Gambar 2. Gambar 2.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan. Lalu tekan OK.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 .

). 2.  Pada saat mengisi nama field.5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain). atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 . ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya. Gambar 2. Pada Field Name.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (. simpan struktur tabel tersebut. Pilih tab Design  klik Primary Key. form.  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada).2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom. terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS. Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. maka langkahnya sebagai berikut : 1.

klik kanan kolom yang akan diganti. Diktat Microsoft Access 2007 | 7 .7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas. Kemudian pilih Rename Column. Gambar 2. Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan.3. kemudian pada tab Create kilk Table. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4.

Pilih tipe data Number. Menyisipkan/menambah field e. b. b. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. ataupun menghapus field tersebut. Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK. Memperbaiki nama field (Field Name) b. Gambar 2. caranya sebagai berikut : a. Gambar 2. menambah atau menyisipkan field. Buka field tabel yang ingin diperbaiki.10 Tampilan jenis data JK 5. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. Simpan kembali struktur tabel tersebut. Memindahkan letak field d. misalkan tabel peserta didik. d. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK.9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK.Misalkan mengganti field. lalu klik di bagian Data Type c.

 Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 . Gambar 2.  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK. Gambar 2. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS. dengan data typenya text.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik.  Simpan kembali struktur tabel tersebut.  Lalu ketik nama field JURUSAN.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.  Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.

a. isikan angkanya. Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data.6.  Klik OK.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. isikan angkanya. Keterangan .  Masuk ke tab Home. baik lebar kolom maupun tinggi baris data.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height.  Masuk ke tab Home. Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya. data/record pun dapat diubah ukurannya.  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2. 7. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 .15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar). Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.  Klik OK. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field.14 Tampilan column width Gambar 2.

8.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Selanjutnya OK. kemudia klik Office Button  Print. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi. Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.  Masuk ke tab Home. langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.  Masuk ke tab Home.atif cepat dan singkat.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 . hanya tombolnya yang berbeda.  Masuk ke tab Home. 9. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print.  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut. 10.  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record. Gambar 2. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus. baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun). Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending. 11. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan. Selanjutnya muncul jendela Print.

kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 . Berfungsi untuk mengeksekusi perintah. memperbaiki data dan mencetaknya. Shift. Selain itu. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data. Page Up/Page Down.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Berfungsi untuk mengarahkan kursor. Tabel 2. menampilkan data. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu. Down. Left. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. mencari data. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. Dengan form. Right.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. Berfungsi untuk menampilkan task manager. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. dan Alt Caps Lock. Backspace. 1. Home/End Enter. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. dan Scroll Lock Up. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. Delete. Tidak itu saja. Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard.KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. MEMBUAT FORM 1. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Tab. Tabel 2. Num Lock. Insert. baik berupa huruf maupun simbol.

2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >.  Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 . Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2. Apabila ingin memilih salah satu field.2. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007. Gambar 2. terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create.  Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next. Sebelum membuat form. Untuk memilih semua field klik tombol >>.

kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Gambar 2.4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 . Gambar 2. Pada form tersebut. anda bisa memilih style yang anda suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.Gambar 2.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga.

 Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol . Gambar 2. klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. untuk melakukan perubahan tersebut. anda harus melakukan perubahan. ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form. Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik.Gambar 2. Pada jendela Navigation Pane.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 . anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. 3. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan.

Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar. hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut. Selanjutnya muncul tampilan berikut. Gambar 2. Diktat Microsoft Access 2007 | 16 .8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”.

Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. Buat form dengan menggunakan Form Wizard. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 . Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2. Jika anda mengklik dengan benar. Klik ganda textbox jumlah nilai.  Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan.9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4.Gambar 2.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian. Keduanya memiliki tipe data Number.

dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan. Gambar 2. kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah. Gambar 2. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “). akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. di Gambar 2. klik OK.seperti pada gambar.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan. Jika Control Source diklik. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan.  Klik sekali tanda tambah (+). lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah. anda akan memasuki Expression Builder.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 .11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik.

Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut. jika pernyataan benar. simpan hasil kerja anda. Gambar 2. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf.14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini. Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. Sebagai contoh. Untuk menyelesaikan kasus tersebut. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 . jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup. Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. maka siswa dinyatakan lulus. Sekarang. dapat juga diberi batasan. keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85. B) Maksud dari fungsi tersebut. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus. maka yang diambil adalah nilai A. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan. kita buat syaratsyarat.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. maka yang diambil adalah nilai B. A. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. namun jika pernyataan salah. Gambar 2. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna.

 Penulisan yang tepat adalah IIf.16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder. Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”.  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”). Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Gambar 2. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah.  Buka kembali Design View dari form Penilaian."Istimewa".Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini. buka kembali form Penilaian. =IIf([RATA-RATA]>=85.  Perhatikan tanda kurung buka. simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S. Gambar 2."Cukup") Gambar 2. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 .17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.  Selanjutnya. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder. gunakan tanda kutip dua(“ “).  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka).

Sebagai contoh. 70 – 84 adalah baik.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat. Sebelum anda mulai memasukkan data. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya. nilai 85 – 100 adalah istimewa. Gambar 2. dapat dilakukan dengan berbagai cara. dan Arrow (panah). Selain mudah dan praktis. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. 60 – 70 adalah kurang. 7. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. anda bisa mulai mengisikan data.  Setelah form terbuka.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 . asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Tetapi dari kedua alat tersebut. Misalnya. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data. Tab.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini. pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. anda dapat menekan tombol Page Up.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form.  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. Dapatkan anda melakukannya? 6. penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya. misalnya form Penilaian.

Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P. Gambar 2. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian.  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya. artinya data yang dimasukkan tersimpan. pewarnaan dan sebagainya.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form.21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. 8. anda dapat menggunakan tombol Properties. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian. Gambar 2.  Klik All untuk mencetak semua data.

PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. Klik pada pisisi selektor baris. Sementara. 1. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Panah atas. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting.KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A.  Klik tombol Select All pada selector baris. Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Klik pada pisisi selektor Kolom.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. 2. panah bawah. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit. Page Up. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 . Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih.

dan form. klik kanan pada selektor kolom. bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar. lalu pilih New Record. Klik New Record Gambar 3. Pada Microsoft Access. 1. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik. Gambar 3. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data.Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel. Caranya. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . query. Pada buku ini. seperti pada gambar. update data dapat dilakukan melalui tabel.  Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra. B.

Sebelum membuat query. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Update Data Melalui Query a. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Timbul sebuah tampilan relationship. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add. klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data. Gambar 3.5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 . Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon . Gambar 3. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel.Gambar 3. Secara fisik query adalah tabel juga. 2. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.

8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 .6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. maka sekarang bisa dimulai membuat query.  Klik tab Create. Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Gambar 3. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Setelah memilih kemudian klik Close. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other. Gambar 3. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. Gambar 3.7 Form edit relationships Gambar 3. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat.10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini. misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS. Pada isian New Query. Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Gambar 3. pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan. dan JURUSAN. Gambar 3. Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).  Pada kotak daftar pilihan Selected Field. KELAS. dan RATA-RATA. Klik Finish. pilih Simple Query Wizard lalu klik OK. NAMA SISWA. pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. JUMLAH NILAI.  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Selanjutnya klik Next. MTK. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). PRODUKTIF. BINGG.11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya.

pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan.  Klik tab Create. Lalu klik Close. klik tombol daftar pilihan pada baris Table.13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas. pilih dan klik nama field yang diinginkan. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. Gambar 3. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan. Pilih tabel yang diinginkan.  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. query juga dapat dibuat dengan cara manual. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field.14 Form show table  Pada jendela yang tampil. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. Gambar 3.Gambar 3.  Klik Query Design di bagian Other. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 . antara lain :  Pada kolom pertama.

 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1. Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 .16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya. klik Run Results.15 Jendela kerja query1 Gambar 3. yang ada di bagian Gambar 3. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut. Gambar 3. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan.

 Buka query Peserta Didik Query1. Gambar 3. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 .20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View. kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3.18 Memasukkan rumus   Selanjutnya. Gambar 3. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View. Hasilnya sebagai berikut. Selanjutnya. pada kolom jumlah nilai.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. kemudian klik Properties. Gambar 3. Gambar 3. buka kembali Peserta Didik Query.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard. ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Masuk ke dalam Design View. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa.

Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan.b. 1. Produktif: 90. Gambar 3. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data.  Pada record terakhir. kemudian pilih record yang hendak dihapus. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. yaitu dengan men-delete (menghapus) record. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. Oleh karena itu. anda akan dihadapkan pada dialog box. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. menghapus field. C. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. Bind: 75. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Nama Siswa: Firman. Misalnya. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 . masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat. Mtk: 70. Bingg: 82. maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Kelas: XI Oto 2. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  . dan menghapus tabel. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1. Gambar 3.

Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan.  Selanjutnya. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Setelah record dihapus. maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows.  Selesai mengklik perintah Delete Rows.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 . Jika field yang ingin dihapus adalah field JK.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan.27 Tabel setelah penghapusan record 2. akan keluar jendela validasi. 3. maka tabel akan tampak seperti pada gambar. tabel Peserta Didik). buka Design View dari tabel Peserta Didik. maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Gambar 3. Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Gambar 3. Jendela tersebut berisi Gambar 3. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data.

lalu klik/pilih . atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. akan muncul kotak konfirmasi. Klik Next. kecuali anda memasukkan ulang data tersebut.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . kemudian pilih Delete. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. Klik kanan tabel Peserta Didik. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. Gambar 3.  Klik tab menu Create. akan muncul gambar berikut. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update.30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. D. Gambar 3. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan.

Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.  Klik Next lagi. Gambar 3. Gambar 3.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . Gambar 3.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia. lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). Pilih layout untuk report yang anda buat. klik Next. kemudian klik Next. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. Klik Finish.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view).

MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data. pewarnaan dan sebagainya. Gambar 3. yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya. maka akan tampil gambar berikut. Setelah report dibuat. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data. Gambar 3.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut. E. anda dapat menggunakan tombol Properties.35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. **** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 . Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. maka tabel akan tercetak beserta datanya. anda bisa memeriksa data-data melalui report.

Bandung. Penerbit Erlangga. Alexander Mangkulo. D Fauzi.co. Penerbit PT Elexmedia Komputindo. 2008. Anjrah. Penerbit Armico. 2006. www.DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana. Unikom. Jakarta. Memahami KKPI SMK.google. Harry. Jakarta .id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 . Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. 2005. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI. Hengky. Bank Soal Access.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful