Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1. Record Field Gambar 1. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 . Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel. c. b. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).3 Contoh tampilah field dan record 4.a. Gambar 1.

Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru.Pada tampilan awal tersebut. c. 7. Double klik file database untuk membukanya. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. c. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. Di dalam daftar folder. b. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. Gambar 1. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. Klik Office Button . Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif. pilih salah satu langkah berikut : 1. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. 5. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Klik Office Button lalu klik Open. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. 2. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. b.4 Tampilan dialog blank database 6. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). b. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates.

8. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. menit. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2. B. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). dan lain sebagainya.000 karakter. Merupakan kombinasi teks dan angka. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255 karakter. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. jam. seperti data peserta didik. Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. simbol. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. angka. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data. Untuk menampung dua macam keadaan. Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). data guru. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. tanggal. Jumlah karakter maksimum 64. Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. Untuk menampung data waktu yaitu hari. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Bisa menampung hingga 255 karakter. Diktat Microsoft Access 2007 | 4 .

pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan. Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru. Gambar 2. Lalu tekan OK. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu.3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2. Gambar 2. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Gambar 2.2.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru.1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 . Ketikkan nama Peserta Didik. Hapus nama field tersebut.

terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2. ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom. 2. atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas.). maka langkahnya sebagai berikut : 1.  Pada saat mengisi nama field. Pada Field Name. form. Gambar 2. Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain).5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya. Pilih tab Design  klik Primary Key. simpan struktur tabel tersebut. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 . Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.

klik kanan kolom yang akan diganti.7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas. Kemudian pilih Rename Column. Diktat Microsoft Access 2007 | 7 . kemudian pada tab Create kilk Table.3. Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. Gambar 2.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4. pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2.

b.Misalkan mengganti field. Memperbaiki nama field (Field Name) b. Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK. Pilih tipe data Number.10 Tampilan jenis data JK 5. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK. caranya sebagai berikut : a. Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . Menyisipkan/menambah field e. misalkan tabel peserta didik. ataupun menghapus field tersebut. d. Buka field tabel yang ingin diperbaiki. Memindahkan letak field d. b. Gambar 2. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru.9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data. menambah atau menyisipkan field. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK. lalu klik di bagian Data Type c. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a.

 Simpan kembali struktur tabel tersebut.  Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula. dengan data typenya text. Gambar 2.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik. Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 . Gambar 2.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya.  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.  Simpan kembali struktur tabel tersebut.  Lalu ketik nama field JURUSAN. Gambar 2.

Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya. Keterangan .14 Tampilan column width Gambar 2.  Masuk ke tab Home.6. data/record pun dapat diubah ukurannya.  Klik OK.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height. isikan angkanya. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar).  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. baik lebar kolom maupun tinggi baris data. Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 .  Masuk ke tab Home.15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. a. isikan angkanya. 7. Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.  Klik OK.

hanya tombolnya yang berbeda. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending. 9. 10.8. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir.  Masuk ke tab Home. Gambar 2. kemudia klik Office Button  Print.  Masuk ke tab Home. baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun). langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.  Masuk ke tab Home. Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan. Selanjutnya muncul jendela Print. Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Selanjutnya OK.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 .  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.atif cepat dan singkat. 11. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.

Num Lock.KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. Berfungsi untuk mengarahkan kursor. Berfungsi untuk mengeksekusi perintah. Dengan form. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. Berfungsi untuk menampilkan task manager. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Page Up/Page Down. MEMBUAT FORM 1. Insert. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 . Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard. 1. Selain itu. baik berupa huruf maupun simbol. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Backspace. Left. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. Tabel 2. dan Scroll Lock Up. Shift. Home/End Enter. Right. dan Alt Caps Lock. memperbaiki data dan mencetaknya. Down. Tidak itu saja. Tab. Tabel 2. Delete. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. mencari data.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. menampilkan data. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu.

terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Sebelum membuat form.  Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >.  Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Gambar 2. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 .2. Apabila ingin memilih salah satu field. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next. Untuk memilih semua field klik tombol >>.

Gambar 2.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga. Pilih Access 2007 lalu klik Next. anda bisa memilih style yang anda suka. Gambar 2.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 . Klik Finish untuk melihat hasil formnya. Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Pada form tersebut.4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Gambar 2.

6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 .Gambar 2. untuk melakukan perubahan tersebut. anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan. Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik. Gambar 2. 3.  Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol . klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. anda harus melakukan perubahan. ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. Pada jendela Navigation Pane.

 Selanjutnya muncul tampilan berikut. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Gambar 2. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”. Diktat Microsoft Access 2007 | 16 . hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.

9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. Klik ganda textbox jumlah nilai.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan. Jika anda mengklik dengan benar.  Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Buat form dengan menggunakan Form Wizard. Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 . Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2.Gambar 2. Keduanya memiliki tipe data Number.

lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “). Gambar 2. Jika Control Source diklik. Gambar 2.  Klik sekali tanda tambah (+).11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik. dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 . kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan. di Gambar 2. akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. anda akan memasuki Expression Builder. klik OK.seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan.

keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. jika pernyataan benar. Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. B) Maksud dari fungsi tersebut. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini.14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini. Gambar 2. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. kita buat syaratsyarat. maka yang diambil adalah nilai A. Untuk menyelesaikan kasus tersebut.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. simpan hasil kerja anda. Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Sekarang. Sebagai contoh. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus. dapat juga diberi batasan. Gambar 2. maka yang diambil adalah nilai B. A. jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. maka siswa dinyatakan lulus. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 . Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. namun jika pernyataan salah. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.

Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”.16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder. buka kembali form Penilaian.  Perhatikan tanda kurung buka. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan. Gambar 2. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah.  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK. gunakan tanda kutip dua(“ “). simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S."Cukup") Gambar 2.  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka). Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil. Gambar 2.  Buka kembali Design View dari form Penilaian.Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 .  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).  Penulisan yang tepat adalah IIf."Istimewa". =IIf([RATA-RATA]>=85.  Selanjutnya. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder.17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi.

perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat. Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Misalnya. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. Tetapi dari kedua alat tersebut. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. misalnya form Penilaian. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. Selain mudah dan praktis.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 .  Setelah form terbuka. nilai 85 – 100 adalah istimewa.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. anda bisa mulai mengisikan data. penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya. anda dapat menekan tombol Page Up. 70 – 84 adalah baik. Sebagai contoh. 60 – 70 adalah kurang. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Tab.  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sebelum anda mulai memasukkan data. Dapatkan anda melakukannya? 6. pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya. Gambar 2. 7. dan Arrow (panah).

 Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya. digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. pewarnaan dan sebagainya.  Klik All untuk mencetak semua data. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian. artinya data yang dimasukkan tersimpan.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik. anda dapat menggunakan tombol Properties. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir. Gambar 2. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Gambar 2. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum. 8.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P.

Klik pada pisisi selektor baris.  Klik tombol Select All pada selector baris. ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. 1. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Page Up. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. panah bawah. 2. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 .KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan. Panah atas. Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit. Klik pada pisisi selektor Kolom. Sementara.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.

Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. 1. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. Caranya. query.dan form. Gambar 3. Pada Microsoft Access.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar.  Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini. seperti pada gambar. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . Klik New Record Gambar 3. klik kanan pada selektor kolom. Pada buku ini. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra. update data dapat dilakukan melalui tabel. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik. B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data. Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. lalu pilih New Record.

Sebelum membuat query. Timbul sebuah tampilan relationship. klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add. Update Data Melalui Query a.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.Gambar 3. 2. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Gambar 3. Secara fisik query adalah tabel juga. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon .3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update.5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 . Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada. Gambar 3.

Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Gambar 3. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard.  Klik tab Create.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 .6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Gambar 3.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel. Setelah memilih kemudian klik Close. Gambar 3.7 Form edit relationships Gambar 3. maka sekarang bisa dimulai membuat query. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.

Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). MTK. Gambar 3.11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya.10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . NAMA SISWA. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. JUMLAH NILAI. PRODUKTIF. BINGG. pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan. Klik Finish. Selanjutnya klik Next.  Pada kotak daftar pilihan Selected Field. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). Gambar 3.  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND. dan JURUSAN. pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. pilih Simple Query Wizard lalu klik OK. misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS. KELAS. Pada isian New Query. Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. dan RATA-RATA. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini.

pilih dan klik nama field yang diinginkan.  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu klik Close. Gambar 3. Gambar 3. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan.  Klik tab Create. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 .13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas. pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Pilih tabel yang diinginkan.  Klik Query Design di bagian Other.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. antara lain :  Pada kolom pertama. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field.14 Form show table  Pada jendela yang tampil. klik tombol daftar pilihan pada baris Table.Gambar 3. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.

Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong. Gambar 3. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1. yang ada di bagian Gambar 3. pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan.16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat.15 Jendela kerja query1 Gambar 3. klik Run Results. Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 .  Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya.

18 Memasukkan rumus   Selanjutnya. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query. pada kolom jumlah nilai. buka kembali Peserta Didik Query. Gambar 3. Buka query Peserta Didik Query1.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa. Hasilnya sebagai berikut.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View. Selanjutnya. ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. kemudian klik Properties.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View. Gambar 3. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3. Gambar 3. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 .22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View. Gambar 3. Masuk ke dalam Design View. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View.

terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Misalnya.b. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. Bind: 75. anda akan dihadapkan pada dialog box. Mtk: 70. 1. Oleh karena itu. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. dan menghapus tabel. C. Nama Siswa: Firman. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 . Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan. kemudian pilih record yang hendak dihapus. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  . kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1. maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. menghapus field. Produktif: 90. yaitu dengan men-delete (menghapus) record. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record. Gambar 3.  Pada record terakhir.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data. Kelas: XI Oto 2. masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat. Gambar 3. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk. Bingg: 82.

Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan. maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows. maka tabel akan tampak seperti pada gambar.  Selanjutnya. Jika field yang ingin dihapus adalah field JK. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane. Setelah record dihapus. Gambar 3. Gambar 3. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 .  Selesai mengklik perintah Delete Rows.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows.27 Tabel setelah penghapusan record 2. akan keluar jendela validasi. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. buka Design View dari tabel Peserta Didik. tabel Peserta Didik). Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data. Jendela tersebut berisi Gambar 3. 3.

Klik Next. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update. Klik kanan tabel Peserta Didik. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. kemudian pilih Delete. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum.30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete. Gambar 3.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. lalu klik/pilih .  Klik tab menu Create. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . akan muncul gambar berikut. akan muncul kotak konfirmasi. Gambar 3. kecuali anda memasukkan ulang data tersebut.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. D.

Gambar 3.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Pilih layout untuk report yang anda buat. Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar. Gambar 3. lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). kemudian klik Next.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . Gambar 3.  Klik Next lagi.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. klik Next. Klik Finish.

yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. maka akan tampil gambar berikut. Setelah report dibuat. anda dapat menggunakan tombol Properties. **** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 .35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya. anda bisa memeriksa data-data melalui report. Gambar 3. Gambar 3. pewarnaan dan sebagainya. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data. E. maka tabel akan tercetak beserta datanya. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.

Penerbit PT Elexmedia Komputindo. Harry.co. Penerbit Armico.id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 . Jakarta. Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Bank Soal Access. Jakarta . Memahami KKPI SMK. Anjrah. D Fauzi. 2005. Unikom. Alexander Mangkulo. 2008. Hengky.google. www. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI. Bandung. Penerbit Erlangga.DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana. 2006.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful