Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

Gambar 1.a. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Record Field Gambar 1.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 . b. Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). c.3 Contoh tampilah field dan record 4. Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

c. 5. c.Pada tampilan awal tersebut. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis.4 Tampilan dialog blank database 6. b. b. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Di dalam daftar folder. Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. b. cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. pilih salah satu langkah berikut : 1. 7. Klik Office Button . Gambar 1. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. Double klik file database untuk membukanya. Klik Office Button lalu klik Open. 2. Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif.

Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data. Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Untuk menampung dua macam keadaan. Bisa menampung hingga 255 karakter.8. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. tanggal.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. dan spasi. Diktat Microsoft Access 2007 | 4 . Jumlah karakter maksimum 255 karakter. angka. seperti data peserta didik. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2. Jumlah karakter maksimum 64. jam. Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. Untuk menampung data waktu yaitu hari. Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB. dan lain sebagainya. Merupakan kombinasi teks dan angka. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. B. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1.000 karakter. simbol. menit. Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). data guru. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama.

1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Gambar 2. Ketikkan nama Peserta Didik. Gambar 2. Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan.3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2. Lalu tekan OK. Hapus nama field tersebut.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 .2. Gambar 2. Oleh karena itu. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru. pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View.

2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom.  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.  Pada saat mengisi nama field. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 . maka langkahnya sebagai berikut : 1.5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. 2. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain). Pilih tab Design  klik Primary Key. ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.). simpan struktur tabel tersebut. Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya. Pada Field Name. form. Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Gambar 2. atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas.

Diktat Microsoft Access 2007 | 7 . Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru. Gambar 2. Kemudian pilih Rename Column.7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas.3. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4. kemudian pada tab Create kilk Table. klik kanan kolom yang akan diganti. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2.

Memindahkan letak field d. b.Misalkan mengganti field. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a. d. Gambar 2. misalkan tabel peserta didik.9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. Memperbaiki nama field (Field Name) b. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. ataupun menghapus field tersebut. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. Gambar 2. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. menambah atau menyisipkan field.10 Tampilan jenis data JK 5. Buka field tabel yang ingin diperbaiki. lalu klik di bagian Data Type c. Simpan kembali struktur tabel tersebut. Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK. Menyisipkan/menambah field e. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK. Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . Pilih tipe data Number. caranya sebagai berikut : a. b.

 Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 .  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik.  Simpan kembali struktur tabel tersebut.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN. dengan data typenya text. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS.  Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.  Lalu ketik nama field JURUSAN.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2. Gambar 2.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya. Gambar 2.  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.

6.  Klik OK. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 . isikan angkanya. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field.  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2. Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.  Masuk ke tab Home.15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. a.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height. Keterangan . baik lebar kolom maupun tinggi baris data.14 Tampilan column width Gambar 2.  Klik OK. Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.  Masuk ke tab Home. Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. data/record pun dapat diubah ukurannya. isikan angkanya. 7. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar).

 Masuk ke tab Home. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending. 9. 11. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 . Selanjutnya muncul jendela Print. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan. 10.  Masuk ke tab Home. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.  Masuk ke tab Home.atif cepat dan singkat.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter. Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat. hanya tombolnya yang berbeda. langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi. kemudia klik Office Button  Print. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. Gambar 2.8.  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record. baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut. Selanjutnya OK.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya. Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada.

Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. MEMBUAT FORM 1. Right. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. Tidak itu saja. Left. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. baik berupa huruf maupun simbol. mencari data. Selain itu. Berfungsi untuk mengeksekusi perintah.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. Backspace. Tab. Shift. Delete. Berfungsi untuk mengarahkan kursor. Num Lock. memperbaiki data dan mencetaknya.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. Tabel 2. Tabel 2. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. Dengan form. dan Alt Caps Lock. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu.KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. Down. menampilkan data. Berfungsi untuk menampilkan task manager. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah. Page Up/Page Down. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. Home/End Enter. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 . 1. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. dan Scroll Lock Up. Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard. kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. Insert.

 Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Gambar 2. Apabila ingin memilih salah satu field. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create. terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 . Sebelum membuat form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007.2. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next.  Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.

4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat.Gambar 2. Gambar 2. Gambar 2. Pilih Access 2007 lalu klik Next. kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Pada form tersebut.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 . Klik Finish untuk melihat hasil formnya. anda bisa memilih style yang anda suka.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga.

Gambar 2. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan. untuk melakukan perubahan tersebut. 3. Pada jendela Navigation Pane.  Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol . anda harus melakukan perubahan.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 . Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik. anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut.6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form. ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. Gambar 2.

Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar. Gambar 2.8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Selanjutnya muncul tampilan berikut. Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut. Diktat Microsoft Access 2007 | 16 .

Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Keduanya memiliki tipe data Number. Klik ganda textbox jumlah nilai. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 .Gambar 2.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian. Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata.9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4.  Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan. Jika anda mengklik dengan benar. Buat form dengan menggunakan Form Wizard. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada.

di Gambar 2.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 .11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik. Setelah selesai memasukkan persamaan. akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. Gambar 2. Jika Control Source diklik. lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah. dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan.seperti pada gambar.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “). Gambar 2.  Klik sekali tanda tambah (+). klik OK. anda akan memasuki Expression Builder. kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah.

jika pernyataan benar. Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 . Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. Untuk menyelesaikan kasus tersebut. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. simpan hasil kerja anda. Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. dapat juga diberi batasan. Gambar 2. B) Maksud dari fungsi tersebut. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan.14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. maka siswa dinyatakan lulus. namun jika pernyataan salah. maka yang diambil adalah nilai A. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup. Sekarang. A. Gambar 2. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut. Sebagai contoh. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. kita buat syaratsyarat. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini. maka yang diambil adalah nilai B. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus.

Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil. Gambar 2.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 . =IIf([RATA-RATA]>=85.16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.  Perhatikan tanda kurung buka. simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S.  Selanjutnya. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder."Istimewa".  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK.  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka). Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.  Buka kembali Design View dari form Penilaian.17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan. Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”."Cukup") Gambar 2. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah. gunakan tanda kutip dua(“ “).  Penulisan yang tepat adalah IIf. buka kembali form Penilaian. Gambar 2.  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini.

Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data. 70 – 84 adalah baik. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. misalnya form Penilaian. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form. Gambar 2. pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. nilai 85 – 100 adalah istimewa. Selain mudah dan praktis.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. anda dapat menekan tombol Page Up. Tab. anda bisa mulai mengisikan data. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 . Sebelum anda mulai memasukkan data. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. Sebagai contoh.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya. 7. Misalnya. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat. 60 – 70 adalah kurang. asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data. Tetapi dari kedua alat tersebut. Dapatkan anda melakukannya? 6. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. dan Arrow (panah).  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. dapat dilakukan dengan berbagai cara.  Setelah form terbuka. penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.

Gambar 2.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . artinya data yang dimasukkan tersimpan. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya. 8. digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian. Gambar 2.21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.  Klik All untuk mencetak semua data. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian. Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. pewarnaan dan sebagainya. anda dapat menggunakan tombol Properties. Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P.

Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 . anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. Page Up.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. 1. Klik pada pisisi selektor Kolom. Klik pada pisisi selektor baris. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. panah bawah. Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. Sementara. Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. 2. Panah atas. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga.  Klik tombol Select All pada selector baris.

 Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini. Pada Microsoft Access.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra. Klik New Record Gambar 3. query. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik. klik kanan pada selektor kolom. Pada buku ini. seperti pada gambar. lalu pilih New Record. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . B.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar. 1. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data.Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel.dan form. bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya. update data dapat dilakukan melalui tabel. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Caranya. Gambar 3.

Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon . Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi.Gambar 3. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada. Gambar 3. Update Data Melalui Query a.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide. Secara fisik query adalah tabel juga. Timbul sebuah tampilan relationship. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add.3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut.5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 . Gambar 3. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. 2. klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Sebelum membuat query.

Gambar 3. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.7 Form edit relationships Gambar 3. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create. Gambar 3. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 . maka sekarang bisa dimulai membuat query.6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Gambar 3.  Klik tab Create.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard. Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Setelah memilih kemudian klik Close. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.

 Pada kotak daftar pilihan Selected Field. JUMLAH NILAI. MTK. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini. misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS. Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query. Pada isian New Query. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. dan RATA-RATA. pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND. Selanjutnya klik Next. Klik Finish. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. PRODUKTIF. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. BINGG. NAMA SISWA.11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Gambar 3. pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan. Gambar 3. Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. dan JURUSAN. KELAS.

 Klik tab Create. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. query juga dapat dibuat dengan cara manual. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 . Gambar 3. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field. Gambar 3. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan. Pilih tabel yang diinginkan.13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas.Gambar 3. pilih dan klik nama field yang diinginkan.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.14 Form show table  Pada jendela yang tampil.  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu klik Close. pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. klik tombol daftar pilihan pada baris Table.  Klik Query Design di bagian Other. antara lain :  Pada kolom pertama.

Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 . pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.  Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja.15 Jendela kerja query1 Gambar 3. yang ada di bagian Gambar 3.16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. Gambar 3. klik Run Results. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1.

ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. buka kembali Peserta Didik Query. kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3. Selanjutnya. Buka query Peserta Didik Query1. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 .18 Memasukkan rumus   Selanjutnya. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View. pada kolom jumlah nilai. Gambar 3. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. Hasilnya sebagai berikut. Gambar 3. Gambar 3. kemudian klik Properties. Masuk ke dalam Design View. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View. Gambar 3.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View.

b. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Misalnya. dan menghapus tabel. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 . yaitu dengan men-delete (menghapus) record. Bingg: 82.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data. Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan. C. Produktif: 90. Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. Kelas: XI Oto 2. masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus. Bind: 75.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk. kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1. 1. maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record.  Pada record terakhir. terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. menghapus field. Mtk: 70. Nama Siswa: Firman. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  . Oleh karena itu. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. kemudian pilih record yang hendak dihapus. Gambar 3. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record. anda akan dihadapkan pada dialog box. Gambar 3. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015.

 Selesai mengklik perintah Delete Rows. Setelah record dihapus.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. maka tabel akan tampak seperti pada gambar. akan keluar jendela validasi.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 .  Selanjutnya. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data. 3. Jika field yang ingin dihapus adalah field JK. Gambar 3. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View. maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. tabel Peserta Didik). buka Design View dari tabel Peserta Didik. Gambar 3. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain.27 Tabel setelah penghapusan record 2.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan. Jendela tersebut berisi Gambar 3. maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows. Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane.

Gambar 3. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Klik kanan tabel Peserta Didik. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan. Gambar 3.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update.  Klik tab menu Create. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . Klik Next. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. akan muncul gambar berikut. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report.30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete. D. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. kecuali anda memasukkan ulang data tersebut. kemudian pilih Delete. lalu klik/pilih . akan muncul kotak konfirmasi.

32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. Pilih layout untuk report yang anda buat. klik Next.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia.  Klik Next lagi. Gambar 3. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Klik Finish. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Gambar 3. Gambar 3.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). kemudian klik Next. Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.

maka akan tampil gambar berikut. anda dapat menggunakan tombol Properties. Gambar 3. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data.35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. pewarnaan dan sebagainya. yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. E. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut. maka tabel akan tercetak beserta datanya. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data. Gambar 3. Setelah report dibuat. **** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 . anda bisa memeriksa data-data melalui report. Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.

Penerbit Armico. www. Unikom. Jakarta. D Fauzi. Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Anjrah. Harry. 2005. Bank Soal Access. Penerbit PT Elexmedia Komputindo. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI. 2008.co. Alexander Mangkulo. 2006.id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 .DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana. Bandung. Memahami KKPI SMK. Penerbit Erlangga.google. Hengky. Jakarta .