Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel. Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. Gambar 1. Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). Record Field Gambar 1. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. b.a. ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel. c.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 .3 Contoh tampilah field dan record 4.

Gambar 1. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru. Double klik file database untuk membukanya. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. b. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.Pada tampilan awal tersebut. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). Klik Office Button lalu klik Open. b. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. 2. Di dalam daftar folder. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. c. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. c. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. b. Klik Office Button . langkah-langkahnya sebagai berikut : a. 7.4 Tampilan dialog blank database 6. 5. pilih salah satu langkah berikut : 1.

Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Untuk menampung dua macam keadaan. Jumlah karakter maksimum 255 karakter.8. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1. Merupakan kombinasi teks dan angka. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. jam. dan spasi. tanggal. dan lain sebagainya. Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.000 karakter. simbol. Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2. Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. Bisa menampung hingga 255 karakter. B. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. data guru. Jumlah karakter maksimum 64. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Diktat Microsoft Access 2007 | 4 . Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. angka. seperti data peserta didik. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. menit. Untuk menampung data waktu yaitu hari. Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing).

3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2. Gambar 2. Gambar 2.1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel. Hapus nama field tersebut.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 . Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru.2.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View. Ketikkan nama Peserta Didik. Gambar 2. Lalu tekan OK. Oleh karena itu.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan.

Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (. simpan struktur tabel tersebut. maka langkahnya sebagai berikut : 1. 2. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain). terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2. atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas.2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.).5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. form. Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya.  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 .  Pada saat mengisi nama field. Gambar 2. Pada Field Name. Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS. Pilih tab Design  klik Primary Key.

Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru. Kemudian pilih Rename Column.3. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2. Gambar 2. Diktat Microsoft Access 2007 | 7 . pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan. kemudian pada tab Create kilk Table. Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. klik kanan kolom yang akan diganti.7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4.

Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . lalu klik di bagian Data Type c. Gambar 2. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. ataupun menghapus field tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. Gambar 2. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK. Pilih tipe data Number. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Menyisipkan/menambah field e. caranya sebagai berikut : a. b. d. b. Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK.Misalkan mengganti field. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a. Memperbaiki nama field (Field Name) b. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK. Buka field tabel yang ingin diperbaiki.9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data.10 Tampilan jenis data JK 5. misalkan tabel peserta didik. Memindahkan letak field d. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. Simpan kembali struktur tabel tersebut. menambah atau menyisipkan field.

 Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows. Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS. Gambar 2.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik. dengan data typenya text.  Lalu ketik nama field JURUSAN.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 .  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.  Simpan kembali struktur tabel tersebut.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK. Gambar 2.

Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data. baik lebar kolom maupun tinggi baris data.6. a. isikan angkanya.  Masuk ke tab Home.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. 7. isikan angkanya.14 Tampilan column width Gambar 2. data/record pun dapat diubah ukurannya. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height.15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar). Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.  Masuk ke tab Home. Keterangan . Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.  Klik OK. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 .  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2.  Klik OK.

Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat.  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut. Selanjutnya muncul jendela Print.  Masuk ke tab Home. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya.  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.  Masuk ke tab Home. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending.atif cepat dan singkat.  Masuk ke tab Home. 9. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending. 10. hanya tombolnya yang berbeda. langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir. Selanjutnya OK.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter. Gambar 2. 11. Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada.8. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus. kemudia klik Office Button  Print.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 . baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).

baik berupa huruf maupun simbol. Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Delete. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. dan Alt Caps Lock. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4. Tab.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. Backspace. Berfungsi untuk menampilkan task manager. memperbaiki data dan mencetaknya. Tabel 2. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. Left. Tidak itu saja. Page Up/Page Down. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu. Insert. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Shift. dan Scroll Lock Up. mencari data. Home/End Enter.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Dengan form. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. MEMBUAT FORM 1. Tabel 2. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. Right. Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 .KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. Num Lock. Berfungsi untuk mengarahkan kursor. menampilkan data. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah. Berfungsi untuk mengeksekusi perintah. Selain itu. 1. Down.

Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2. Apabila ingin memilih salah satu field. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form.2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan.2. Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next.  Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 . Untuk memilih semua field klik tombol >>. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >. Sebelum membuat form.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create. terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan.  Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007. Gambar 2.

Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya. kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 . Pada form tersebut. Gambar 2. Gambar 2. Pilih Access 2007 lalu klik Next.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga.4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. anda bisa memilih style yang anda suka.Gambar 2.

Pada jendela Navigation Pane. klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut.  Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol .Gambar 2. Gambar 2.6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 . 3. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan. ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. anda harus melakukan perubahan. Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik. untuk melakukan perubahan tersebut.

Diktat Microsoft Access 2007 | 16 . Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”. Gambar 2.8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar. Selanjutnya muncul tampilan berikut.

 Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Keduanya memiliki tipe data Number. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada. Klik ganda textbox jumlah nilai. Jika anda mengklik dengan benar. Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata.9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4.Gambar 2. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 . Buat form dengan menggunakan Form Wizard.

lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah.  Klik sekali tanda tambah (+). anda akan memasuki Expression Builder.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 . akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. Gambar 2.seperti pada gambar.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan.11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik. Jika Control Source diklik. kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah. di Gambar 2. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “). klik OK. Gambar 2. Setelah selesai memasukkan persamaan.

A. jika pernyataan benar. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang. Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus. kita buat syaratsyarat. Gambar 2. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna.14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini. Untuk menyelesaikan kasus tersebut. namun jika pernyataan salah. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 . Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini. jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85. Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan. Sebagai contoh. B) Maksud dari fungsi tersebut. maka siswa dinyatakan lulus. maka yang diambil adalah nilai A. simpan hasil kerja anda.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. dapat juga diberi batasan. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup. Gambar 2. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut.

gunakan tanda kutip dua(“ “).  Selanjutnya. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil. simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S.  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”).  Perhatikan tanda kurung buka."Istimewa". Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”.  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka). =IIf([RATA-RATA]>=85.16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi. buka kembali form Penilaian.Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini. Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah.  Penulisan yang tepat adalah IIf. Gambar 2. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut."Cukup") Gambar 2.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 . Gambar 2.  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK.  Buka kembali Design View dari form Penilaian.

Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. 60 – 70 adalah kurang. asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form. Dapatkan anda melakukannya? 6. perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat. dapat dilakukan dengan berbagai cara. dan Arrow (panah). Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya. 7. pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. Sebelum anda mulai memasukkan data. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. Selain mudah dan praktis. Tab. anda dapat menekan tombol Page Up. Gambar 2. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data. Tetapi dari kedua alat tersebut. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. misalnya form Penilaian. anda bisa mulai mengisikan data. nilai 85 – 100 adalah istimewa. 70 – 84 adalah baik. Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form. Misalnya. Sebagai contoh. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut.  Setelah form terbuka.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya.19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 .

20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama. Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum. artinya data yang dimasukkan tersimpan. Gambar 2. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian. Gambar 2. digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. anda dapat menggunakan tombol Properties.21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan. pewarnaan dan sebagainya.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas.  Klik All untuk mencetak semua data.  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya. 8. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik.

Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Panah atas.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan.  Klik tombol Select All pada selector baris. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. 1. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit. Klik pada pisisi selektor Kolom. ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari. Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. 2. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. Sementara. Klik pada pisisi selektor baris. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 . Page Up. panah bawah.

seperti pada gambar. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data. Klik New Record Gambar 3. Gambar 3. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Caranya.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra.  Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini. Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel. klik kanan pada selektor kolom. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . 1. update data dapat dilakukan melalui tabel. Pada buku ini. query.dan form. lalu pilih New Record. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya. bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. B. Pada Microsoft Access.Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter.

5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 . Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi.Gambar 3.3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update. Secara fisik query adalah tabel juga. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon . Timbul sebuah tampilan relationship. Update Data Melalui Query a. klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Gambar 3. Gambar 3. 2. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide. Sebelum membuat query. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools.

Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian.6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda.7 Form edit relationships Gambar 3.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard. Gambar 3. Gambar 3. maka sekarang bisa dimulai membuat query.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 . Setelah memilih kemudian klik Close.  Klik tab Create. Gambar 3. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.

pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan. KELAS. BINGG. Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND.10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query.11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. MTK. Pada isian New Query. pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. Gambar 3. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record). Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . Selanjutnya klik Next. Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Klik Finish.  Pada kotak daftar pilihan Selected Field. dan RATA-RATA. PRODUKTIF. pilih Simple Query Wizard lalu klik OK. Gambar 3. NAMA SISWA. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. dan JURUSAN. misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS. JUMLAH NILAI. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.

klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Gambar 3. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 .  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. query juga dapat dibuat dengan cara manual.  Klik tab Create.14 Form show table  Pada jendela yang tampil. Lalu klik Close. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan.13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.Gambar 3. Pilih tabel yang diinginkan. pilih dan klik nama field yang diinginkan. antara lain :  Pada kolom pertama. pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan.  Klik Query Design di bagian Other. Gambar 3.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut.

pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 . Gambar 3. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut.  Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja. klik Run Results.15 Jendela kerja query1 Gambar 3. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan.16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya. yang ada di bagian Gambar 3.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1.

kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3. Gambar 3. Selanjutnya. Gambar 3.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View. buka kembali Peserta Didik Query. Gambar 3. Hasilnya sebagai berikut.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View.21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard. pada kolom jumlah nilai. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 . kemudian klik Properties.18 Memasukkan rumus   Selanjutnya. ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Buka query Peserta Didik Query1. Gambar 3. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query. Masuk ke dalam Design View. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View.

dan menghapus tabel. Oleh karena itu. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Nama Siswa: Firman. Bingg: 82. Produktif: 90. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record. Bind: 75. terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. C. yaitu dengan men-delete (menghapus) record. maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. Mtk: 70. Kelas: XI Oto 2.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. anda akan dihadapkan pada dialog box. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  . Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record. Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015. kemudian pilih record yang hendak dihapus. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. 1. kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1. Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan. Gambar 3.  Pada record terakhir. menghapus field. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 .b. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. Misalnya. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. Gambar 3.

maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows. akan keluar jendela validasi. 3. buka Design View dari tabel Peserta Didik. Gambar 3. Jika field yang ingin dihapus adalah field JK.  Selanjutnya. Jendela tersebut berisi Gambar 3. maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. tabel Peserta Didik). Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane. Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database.27 Tabel setelah penghapusan record 2. Gambar 3.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 . Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi. maka tabel akan tampak seperti pada gambar.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan. Setelah record dihapus. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan.  Selesai mengklik perintah Delete Rows.

kecuali anda memasukkan ulang data tersebut. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. kemudian pilih Delete. Klik kanan tabel Peserta Didik. Klik Next.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. akan muncul kotak konfirmasi.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. akan muncul gambar berikut. Gambar 3. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan. D. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi.  Klik tab menu Create. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. lalu klik/pilih .30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . Gambar 3. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update.

kemudian klik Next.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. Gambar 3. Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . Gambar 3. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia. Pilih layout untuk report yang anda buat. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish. klik Next. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.  Klik Next lagi. lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). Gambar 3.

 Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya. Setelah report dibuat. Gambar 3. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data. pewarnaan dan sebagainya. maka akan tampil gambar berikut. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. maka tabel akan tercetak beserta datanya. anda dapat menggunakan tombol Properties. **** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 . E.35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut. anda bisa memeriksa data-data melalui report. yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. Gambar 3.

id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 . Penerbit Armico.co. www. 2006. Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Jakarta. Alexander Mangkulo. Jakarta .DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana. 2008. Unikom. Memahami KKPI SMK.google. 2005. Bandung. Bank Soal Access. Penerbit PT Elexmedia Komputindo. Harry. Anjrah. Penerbit Erlangga. D Fauzi. Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI. Hengky.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful