Singkat-Padat-Jelas

Diktat

Disusun oleh:

Pengantar
Salam pendidikan.... Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena Dia senantiasa memberikan nikmatNya, sehingga penyusunan diktat Microsoft Access 2007 untuk mata pelajaran KKPI SMK kelas XI semua jurusan ini telah selesai. Diktat ini disusun guna memberikan bahan acuan pendamping belajar dan praktikum Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi di Laboratorium Komputer SMK Yos Sudarso Kawunganten. Dalam hal ini diktat ini disusun berdasarkan kurikulum SMK khususnya pada mata pelajaran KKPI. Adapun perinciannya sebagai berikut : Standar Kompetensi : Mengoperasikan Sistem Operasi Software. Kompetensi Dasar : 1. Mengoperasikan Software Aplikasi Basis Data. 2. Melakukan Entry Data Aplikasi dengan Keyboard. 3. Melakukan Update dan Delete Data dengan Utilitas Aplikasi. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca yang telah meluangkan waktu membaca diktat ini. Semoga bermanfaat. Cilacap, Februari 2011 Penulis

KD-1
A.

: MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA
PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE) 1. Pengertian Database Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi orang yang membacanya, maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatu file database. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu sistem manajemen database (DBMS). Dengan DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut. Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus, katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain. 2. Mengenal Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan menggunakan Microsoft Acces 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan mudah dan cepat. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007 diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. 3. Database Dalam Access 2007 Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun objekobjek tersebut antara lain :
Tabel 1.1 Objek dalam Access 2007

Objek Table Query Form

Report

Kegunaan Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang diinginkan Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam lingkungan Access 2007 yaitu : Diktat Microsoft Access 2007 | 1

Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.2 Tampilan awal Access 2007 Diktat Microsoft Access 2007 | 2 . Tabel mengatur data di dalamnya dalam bentuk kolom (field) dan baris (record). c. Gambar 1. b. Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.a. Record Field Gambar 1. Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Memulai Microsoft Access 2007 Untuk menjalankan Microsoft Access 2007. ikuti langkah sebagai berikut : klik Start pilih All Programs  pilih Microsoft Office  pilih dan klik Microsoft Office Access 2007.1 Memulai Microsoft Access 2007 Sehingga dilayar tampak kotak dialog Microsoft Access seperti berikut : Gambar 1. Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan.3 Contoh tampilah field dan record 4.

Di dalam daftar folder.4 Tampilan dialog blank database 6. klik salah satu pilihan berikut : 1) Blank Database  jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. 2) Feature Online Template  jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site. c. Ketik nama filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007. Double klik file database untuk membukanya. pilih salah satu langkah berikut : 1. b. 7. Menutup File Database yang Aktif Untuk menutup database yang sedang aktif. Klik Office Button . Klik Office Button lalu klik Open. Klik tombol Close Database (Ctrl+W). Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New  Blank database pada bagian Microsoft Office Button. b. Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klik Download untuk pilihan yang ada di Feature Online Templates. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database. langkah-langkahnya sebagai berikut : a.Pada tampilan awal tersebut. Diktat Microsoft Access 2007 | 3 . b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database. Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya. 5. Membuka File Database Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara : a. cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database. langkah-langkahnya sebagai berikut : a. 2. isikan alamat beserta nama file database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis. Membuat Database Baru Untuk membuat sebuah database baru. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan. c. Gambar 1.

Sebab dengan demikian akan mengurangi kesalahan terutama di dalam memasukkan data. Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untuk memberikan keterangan dan lain-lain. Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan nilainya tidak dapat diubah. data guru. menit. Dengan menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang amat berguna bagi database.1 Jenis data pada Access 2007 Jenis Data Text Memo Number Date/Time Currency AutoNumber Yes/No Ole Object Hyperlink Lookup Wizard Keterangan Untuk pemasukan huruf. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan. Diktat Microsoft Access 2007 | 4 . Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris (record). Jumlah karakter maksimum 64. angka. Jumlah karakter maksimum 255 karakter. Merupakan kombinasi teks dan angka. Bisa menampung hingga 255 karakter. B. dan lain sebagainya.8. tanggal. Untuk menampung data waktu yaitu hari. Mengakhiri Access 2007 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007 Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007 1. Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB. jam.000 karakter. Anda tinggal mengklik tombol Close (X) dari jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard. Pengertian Tabel Selain objek utama sebuah database. seperti data peserta didik. Untuk menampung dua macam keadaan. Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk membentuk sebuah tabel : Tabel 2. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Memungkinkan Anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. Yes (ya) atau No (tidak) Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embeddeing). dan spasi. sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data tentang topik yang khusus. simbol.

Gambar 2. maka secara otomatis akan muncul tampilan table1 dalam format Datasheet View. Lalu tekan OK.4 Struktur tabel peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 5 . Oleh karena itu. Anda dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang Anda inginkan atau buat sebuah database baru. pilih tab Datasheet  klik View  pilih Design View.3 Tampilan awal design view  Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini : Gambar 2.2. Ketikkan nama Peserta Didik. Gambar 2. Merancang Tabel Untuk membuat sebuah tabel baru. Gambar 2. Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat.2 Tampilan simpan tabel  Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus nama field tersebut.  Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan.1  Maka secara otomatis Anda akan diminta memasukkan nama Ribbon view tabel.

maka langkahnya sebagai berikut : 1. Misalnya nama field NIS (posisikan kursor dalam keadaan aktif di field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain). simpan struktur tabel tersebut. atau laporan Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada field tertentu agar selalu ditampilkan kembali Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang Anda masukkan dalam sebuah database Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat pengisian record Untuk mendefinisikan nilai blank (““) yang membedakan dengan nilai null Untuk membuat index pada field yang disorot  Setelah selesai membuat struktur tabel di atas.  Pada saat mengisi nama field. Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.). Gambar 2. Anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Pilih tab Design  klik Primary Key. form.5 Ribbon primary key  Pada kotak Field Properties. Pada Field Name. ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas.  Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.  Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya. terdapat beberapa pilihan yaitu : Tabel 2. 2. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (. Diktat Microsoft Access 2007 | 6 .2 Pilihan field properties Perintah Field Size Format Input Mask Decimal Place Caption Default Value Validation Rule Validation Text Required Allow Zero Length Indexed Kegunaan Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field tersebut Untuk menentukan format tampilan data Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di layar Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom.

7 Tampilan jendela kerja tabel kosong  Untuk menggantikan nama field tersebut di atas. Diktat Microsoft Access 2007 | 7 . Untuk selanjutnya lakukan untuk menambah kolom dengan cara menekan tombol tab sehingga tampilannya seperti berikut : Gambar 2. Kemudian pilih Rename Column.8 Jendela kerja tabel kosong setelah nama fieldnya diubah 4. Modifikasi Tabel Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahan yang mengharuskan modifikasi pada tabel yang dibuat. Merancang Tabel dengan Entering Data Untuk membuat sebuah tabel baru. kemudian pada tab Create kilk Table.3. Gambar 2.6 Tampilan tab create  Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut : Gambar 2. pengguna juga bisa menggunakan fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :  Buka file database yang diinginkan. klik kanan kolom yang akan diganti.

menambah atau menyisipkan field. Gambar 2.Misalkan mengganti field.9 Tampilan field tgl lahir b) Memperbaiki Jenis Data (Data Type) Untuk memperbaiki jenis data. caranya sebagai berikut : a. Contoh ganti nama field TANGGAL LAHIR dengan TGL LAHIR. Memindahkan Letak Field Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :  Misalkan pindahkan letak field KELAS dan letakkan setelah field JK. Menghapus field a) Memperbaiki Nama Field (Field Name) Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut : a. Gambar 2. Menyisipkan/menambah field e. Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK. Misalkan akan mengganti data type Text dengan Number untuk field JK. b. Pilih tipe data Number. ataupun menghapus field tersebut. Buka field tabel yang ingin diperbaiki. lalu klik di bagian Data Type c. misalkan tabel peserta didik. Memindahkan letak field d. d. Simpan kembali struktur tabel tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut : a. Diktat Microsoft Access 2007 | 8 . b. Memperbaiki jenis data (Data Type) c. Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru.10 Tampilan jenis data JK 5. Memperbaiki nama field (Field Name) b.

 Lalu ketik nama field JURUSAN.  Tekan dan geser (drag dan drop) field KELAS lalu arahkan ke field JK lalu lepas mousenya. Aktifkan kursor pada field KELAS lalu klik.11 Tampilan field kelas setelah dipindahkan c) Menyisipkan/Menambah Field Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :  Misal sisipkan field JURUSAN.  Simpan kembali struktur tabel tersebut. Gambar 2. dengan data typenya text. Gambar 2.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah KELAS lalu klik. sedangkan lebarnya 20 dan letakknya setelah field KELAS.  Simpan kembali struktur tabel tersebut.  Pindahkan kembali field KELAS ke tempatnya semula.  Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.  Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.12 Struktur tabel setelah insert d) Menghapus Field Cara menghapus field adalah sebagai berikut :  Misal hapus field JK. Gambar 2.  Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.13 Struktur tabel setelah JK dihapus Diktat Microsoft Access 2007 | 9 .

Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan banyaknya karakter pada kolom data.  Klik OK. data/record pun dapat diubah ukurannya.6. baik lebar kolom maupun tinggi baris data.15 Isian column width  Pada kotak isian Column Width. Diktat Microsoft Access 2007 | 10 . Keterangan .  Masuk ke tab Home. isikan angkanya. a.  Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan pilih Row Height sehingga muncul : Gambar 2.  Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan pilih Column Width sengga muncul : Gambar 2. Mengubah tinggi baris  Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.14 Tampilan column width Gambar 2. Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom semula (standar).  Masuk ke tab Home. Mengubah lebar kolom  Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya. 7.  Klik OK.15 Isian row width  Pada kotak isian Row Height. Mengubah Ukuran Data Seperti halnya field. isikan angkanya.

langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.  Tabel hasil cetakan akan terlihat seperti berikut. hanya tombolnya yang berbeda. baik diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).atif cepat dan singkat.  Masuk ke tab Home.  Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record. 10. 9. Untuk mengurutkan data secara Descending langkahnya hampir sama dengan Ascending. Anda bisa melakukan pengaturan pada jendela Print. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.16 Hasil mencetak tabel Diktat Microsoft Access 2007 | 11 .  Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.  Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya.8. Selanjutnya muncul jendela Print.  Masuk ke tab Home. Misal urutkan data berdasarkan NAMA secara Ascending. Selanjutnya OK. Data baru akan selalu ditampilkan setelah data terakhir.  Masuk ke tab Home. 11. Menyisipkan/Menambah Data Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Mencetak Tabel Untuk mencetak tabel yang telah dibuat. Gambar 2. langkahnya sebagai berikut :  Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus. kemudia klik Office Button  Print. Mengurutkan Data (Data Sort) Anda dapat mengurutkan data dengan cara re. langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.  Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter. Menghapus Data Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi.

Berfungsi untuk mengarahkan kursor. Berfungsi untuk menampilkan menu bantuan. Delete. baik berupa huruf maupun simbol. Berfungsi untuk memindahkan kursor ke akhir baris. Berikut diingatkan lagi beberapaa tombolfungsi pada keyboard. Tabel 2. 1. Tidak itu saja. dan Space Bar Semua tombol yang belum disebutkan di atas Berfungsi sebagai jalan pintas (shortcut) untuk menutup program aplikasi yang sedang aktif. kewyboard juga digunakan untuk memasukkan data. Left. memperbaiki data dan mencetaknya. Shift. Membuat atau Merancang Form Form merupakan salah satu objek database yang digunakan untuk mempermudah Anda memasukkan data pada tabel. dan Alt Caps Lock.2 Beberapa fungsi dari tombol pada keyboard B. MEMBUAT FORM 1. Selain itu. Struktur dan Fungsi Tombol Keyboard Struktur dan fungsi tombol keyboard telah dibahas di kelas X. Page Up/Page Down. Down. Tab. Berfungsi untuk menghapus huruf yang ada di sebelah kanan kursor Berfungsi untuk memindahkan kursor ke awal baris. Berfungsi untuk menampilkan task manager. Berfungsi untuk mengeksekusi perintah. Dengan form. Right. Berfungsi untuk membatalkan pelaksanaan perintah.KD-2 : MELAKUKAN ENTRY DATA APLIKASI DENGAN MENGGUNAKAN KEYBOARD A. atau bahkan menyertakan foto Anda maupun data siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Backspace. Num Lock. mencari data. Home/End Enter. kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya memperlihatkan sebagian fielf dari sebuah tabel. Jenis-jenis Keyboard Secara fisik keyboard dibedakan menjadi 4. PENGENALAN KEYBOARD Keyboard merupakan salah satu perangkat masukan yang berfungsi untuk memasukkan perintah-perintah ke dalam komputer. menampilkan data. Diktat Microsoft Access 2007 | 12 . Tabel 2.1 Kelompok tombol pada keyboard Tombol Modifikasi Tombol Pengunci Tombol Navigasi Tombol Edit Tombol Ketik Alt + F4 Ctrl + Alt + Del F1 Esc (Escape) Arah (tanda panah) Enter Delete Home End Ctrl. yaitu :  Keyboard Serial  Keyboard PS/2  Keyboard USB  Keyboard Wireless 2. Insert. dan Scroll Lock Up. dengan form kita bisa menampilkan recordrecord yang memenuhi kriteria tertentu.

Apabila ingin memilih salah satu field. Gambar 2.1 Struktur tabel Peserta Didik Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizard ikuti langkah berikut ini :  Buka tabel Peserta Didik  Klik tab Create.2 Form pemilihan field  Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Diktat Microsoft Access 2007 | 13 . Dalam hal ini ada empat pilihan yaitu :  Columnar  Tabular  Datasheet  Justified Pilih Columnar lalu klik Next.  Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard. Untuk memilih semua field klik tombol >>.2. Sedangkan nama file tabelnya yaitu Peserta Didik dengan struktur tabel sebagai berikut : Gambar 2. terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Database Pendidikan. Sebelum membuat form. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizard dimana dalam pembuatan formnya tidak perlu merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah disediakan oleh Access 2007. anda bisa mengklik dua kali field yang diinginkan atau tinggal mengklik tombol >.  Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya. Dalam kasus ini pilih semua field lalu klik Next.

Pilih Access 2007 lalu klik Next.Gambar 2. Pada form tersebut. kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form yang sudah dibuat. Gambar 2.4 Form pemilihan style  Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Masukkan form Peserta Didik pada isian nama form lalu pilih Open the form to view or enter information. Gambar 2.3 Form pemilihan tampilan  Pada form ketiga. Klik Finish untuk melihat hasil formnya. anda bisa memilih style yang anda suka.5 Form isian nama  Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 14 .

 Setelah itu anda dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol .Gambar 2. ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. anda harus melakukan perubahan.7 Tampilan mengubah form Diktat Microsoft Access 2007 | 15 . Mengubah Desain Form Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik. 3. Gambar 2. anda bisa mulai melakukan pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :  Buka kembali Database Pendidikan. untuk melakukan perubahan tersebut.6 Tampilan form peserta didik  Di bawah ini tampilan form. klik kanan form Peserta Didik dan pilih Design View. Pada jendela Navigation Pane.

hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.8 Desain form siap diubah  Sekarang coba anda merubah judul pada Form Header. Selanjutnya muncul tampilan berikut. Hal ini dapat dilakukan dengan meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang diinginkan. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar. Diktat Microsoft Access 2007 | 16 . Gambar 29 Mengubah judul form  Setelah selesai melakukan perubahan klik tab Design  pada ribbon yang tampil pilih View  Form View. Gambar 2. Misal judulnya diubah menjadi “Peserta Didik SMK Yos Sudarso Kawunganten”.

Gambar 2. Buatlah kembali sebuah form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada.10 Penambahan Jumlah nilai dan rata-rata pada Penilaian  Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: anda masuk ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlah nilai. maka akan muncul properties box Diktat Microsoft Access 2007 | 17 . Menambahkan Fungsi Matematika pada Form Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis. Musuk ke Design View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai dan Rata-rata. Jika anda mengklik dengan benar.9 Hasil perubahan desain form peserta didik 4. Keduanya memiliki tipe data Number.  Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis data Database Pendidikan. Hasilnya dapat anda lihat seperti berikut : Gambar 2. Buat form dengan menggunakan Form Wizard.

lalu klik lagi nilai berikutnya yang akan dijumlah.13 Expresion Builder telah diisi dengan persamaan jumlah nilai Diktat Microsoft Access 2007 | 18 .  Klik sekali tanda tambah (+). kemudian klik ganda pada nilai yang akan dijumlah. caranya :  Ketik tanda “=” (tanpa tanda “ “). Gambar 2.12 Expresion Builder   Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan.seperti pada gambar. Hasilnya dapat anda lihat seperti pada gambar. Gambar 2. di Gambar 2. dan seterusnya sampai semua nilai yang akan dihitung dimasukkan. Jika Control Source diklik. anda akan memasuki Expression Builder. akan muncul tombol sebelah kanan kotak Jumlah Nilai. Setelah selesai memasukkan persamaan. klik OK.11 Properties box dari textbox  Jika tombol diklik.

14 Control source dari text box  Jika telah berhasil mencapai langkah ini.15 Text box jumlah nilai telah menunjukkan data nilai total 5. sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup. Gambar 2. keterangan = Istimewa b) Nilai rata-rata < 85. Gambar 2. maka siswa dinyatakan lulus. maka yang diambil adalah nilai A. Sebagai contoh. Kemudian akan diperoleh tampilan seperti berikut. sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki makna. jika sebaliknya maka siswa tidak lulus. Format dari fungsi ini adalah : IIf(Pernyataan. jika siswa mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 85 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa. sebagai berikut : a) Nilai rata-rata ≥ 85. simpan hasil kerja anda. maka yang diambil adalah nilai B. Selanjutnya keluar dari Design View dan buka kembali form Penilaian. jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 65. namun jika pernyataan salah. Untuk menyelesaikan kasus tersebut. untuk contoh kasus Database Pendidikan ini. jika pernyataan benar. Menambah Fungsi Seleksi pada Form Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif. A. B) Maksud dari fungsi tersebut. Sekarang. Hal ini menunjukkan bahwa Control Source (sumber control) dari Text Box: jumlah nilai telah berubah. Maka akan diperoleh hasil seperti gambar berikut. Microsoft Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. dapat juga diberi batasan. kita buat syaratsyarat. keterangan = Cukup Diktat Microsoft Access 2007 | 19 .

Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.  Selanjutnya.  Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup! Klik OK. =IIf([RATA-RATA]>=85. buka kembali form Penilaian. Anda akan melihat bahwa keterangan siswa telah berubah. karena kesalahan kecil saja akan memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan."Istimewa".17 Mengubah control source dari text box: keterangan di expression builder Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi.  Penulisan yang tepat adalah IIf.16 Properties box dari text box: Keterangan  Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi anda mempelajari fungsi seleksi ini. Gambar 2. Kedua kata ditulis lengkap dengan tanda kutip dua.18 Textbox keterangan telah menunjukkan perubahan Diktat Microsoft Access 2007 | 20 .  Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (“=”). Dalam hal ini kita gunakan kata “Istimewa” dan “Cukup”. gunakan tanda kutip dua(“ “).  Perhatikan tanda kurung buka. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. Gambar 2.  Buka kembali Design View dari form Penilaian. simpan hasil perubahan yang anda lakukan dengan menekan Ctrl+S.  Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka). Kemudian klik ganda textbox Keterangan dan ubah Control Source melalui Expression Builder."Cukup") Gambar 2.

19 Tabel Penilaian telah mengalami penambahan data Diktat Microsoft Access 2007 | 21 . Jika lembar form telah terisi anda harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan   Page Down atau dengan menekan pada form. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data. mungkin anda akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Selain mudah dan praktis. Sebagai contoh. nilai 85 – 100 adalah istimewa. pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian sebelumnya.  Jika anda telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru dapat menekan tombol Page Down atau tekan Enter pada field terakhir. Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.  Setelah form terbuka. Sebelum anda mulai memasukkan data.  Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain anda dapat menekan tombol Enter. dapat dilakukan dengan berbagai cara. Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai sesasai. Memeriksa Hasil Entry Data Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis data.Setelah anda mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder. Dapatkan anda melakukannya? 6. 60 – 70 adalah kurang. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu form. perhatikan langkah berikut :  Buka form yang telah dibuat. anda harus mengenal beberapa fungsi tombol pada keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form. Tetapi dari kedua alat tersebut. Tab. misalnya form Penilaian. Selanjutnya anda dapat mulai memasukkan data pada form. penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya. dan Arrow (panah). Misalnya. 7. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan data tersebut. anda bisa mulai mengisikan data. 70 – 84 adalah baik. anda dapat menekan tombol Page Up. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard Dalam hal ini. Gambar 2. sedangkan kurang dari 60 dapat diberi keterangan tidak lulus.  Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya. Untuk entry data tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Caranya adalah sebagai berikut :  Buka tabel Penilaian. asumsikan bahwa anda sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya sudah terdapat tabel dan form.

Anda bisa mengecek apakah datanya sudah benar atau belum. Mencetak Hasil Entry Data Ada baiknya yang sudah anda masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar anda mempunyai arsip data tersebut secara fisik. artinya data yang dimasukkan tersimpan.20 Memeriksa hasil entry data menggunakan form Keterangan :  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama. Caranya adalah dengan membuka form Penilaian.21 Mencetak hasil entry data  Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. Anda juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.  Tombol  Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya. Gambar 2. digunakan untuk menuju ke record sebelumnya. digunakan untuk menuju ke rocord terakhir. anda dapat menggunakan tombol Properties.  Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan. Gambar 2. Diktat Microsoft Access 2007 | 22 . pewarnaan dan sebagainya.  Klik All untuk mencetak semua data. 8. Data yang baru dimasukkan ada pada baris ketiga. Langkah untuk mencetak sebagai berikut :  Tekan tombol office  Print atau Ctrl+P.  Untuk melakukan pengaturan jenis kertas.

Memilih Field dan Record Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa berubah menjadi tidak penting. Perhatikan tabel berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 23 . Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel. Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom sesuai kebutuhan. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit. Sementara. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahanperubahan pada data yang dimiliki. Page Up. ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data. Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintasi beberapa sel yang ingin dipilih. Klik pada pisisi selektor Kolom. Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut.KD-3 : MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN UTILITAS APLIKASI A. 1. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Drag drop Pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan.  Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard. panah bawah.  Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.  Klik tombol Select All pada selector baris. untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini : Pilihan Sebuah sel Beberapa sel Sebuah Kolom Beberapa Kolom Sebuah record Beberapa record Semua Record Perintah Klik pada posisi sel tersebut. Kebutuhan dan minatmu dapat berubah seiring anda tumbuh dan berkembang. Panah atas. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. 2. informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Klik pada pisisi selektor baris.

Update Data Melalui Tabel Untuk meng-update data melalui tabel. Langkahnya sebagai berikut :  Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya. Caranya. update data akan dilakukan melalui tabel dan query. Selanjutnya buka tabel Peserta Didik. B. update data dapat dilakukan melalui tabel. query. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis data. Pada buku ini. Diktat Microsoft Access 2007 | 24 . bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. lalu pilih New Record.1 Tabel Daftar Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Dian Sastro dan Nicolas Saputra.Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berikutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Perintah Klik Previus Record Next Record New Record Atau tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. Klik New Record Gambar 3.2 Update tabel  Selanjutnya masukkan data dari Dian Sastro dan Nicolas Saputra dengan benar. Misalkan anda ingin meng-uodate data pada tabel “Peserta Didik” yang kita buat sebelumnya. Gambar 3. seperti pada gambar.  Anda bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini. Pada Microsoft Access.dan form. 1. klik kanan pada selektor kolom.

klik Tombol Office  Save atau klik ikon pada toolbar untuk menyimpan hasil update data.4 Tab menu Database Tools   Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide. Membuat Query Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel. Gambar 3. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office  Close Database atau dengan mengklik ikon . Secara fisik query adalah tabel juga. Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau juga dapat berupa ekspresi. Timbul sebuah tampilan relationship. Gambar 3. Sebelum membuat query. sehingga hanya data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Update Data Melalui Query a. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. tabeltabel yang akan digunakan harus dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya kemudian klik Add. 2.3 Memasukkan dua record baru   Setelah data selesai di update.Gambar 3. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut :  Klik tab Database Tools. Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.5 Form show table Diktat Microsoft Access 2007 | 25 .

Gambar 3.9 Tampilan query wizard Diktat Microsoft Access 2007 | 26 . Kemudian pada form Edit Relationship klik Create. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :  Buka Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya. Gambar 3.  Klik tab Create.7 Form edit relationships Gambar 3.8 Tampilan relasi tabel Peserta Didik dan Daftar Nilai Setelah anda selesai membuat relasi antar tabel. Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query wizard.  Klik Query Wizard yang ada di bagian Other. maka sekarang bisa dimulai membuat query. Setelah memilih kemudian klik Close. Gambar 3. Sebagai contoh anda klik field NIS yang ada di tabel Peserta Didik kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS yang ada di tabel Penilaian. Terdapat dua cara membuat query yaitu :  Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.  Membuat Query dengan Query Design 1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.6 Tampilan relationship  Untuk membuat sebuah relasi antar tabel anda bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda.

PRODUKTIF. Diktat Microsoft Access 2007 | 27 . pilih Simple Query Wizard lalu klik OK. Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak pada gambar di bawah ini. dan JURUSAN. NAMA SISWA. Gambar 3. Gambar 3. Pada isian New Query. pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >. KELAS. BINGG. Kalau memilih Summary kita bisa menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. MTK. Pada form Simple QueryWizard pilih Detail (Shows every field of every record).  Tabel Penilaian nama field yang diinginkan yaitu BIND. dan RATA-RATA. JUMLAH NILAI. Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.  Pada kotak daftar pilihan Selected Field. Klik Finish. misal:  Tabel Peserta Didik nama field yang diinginkan NIS.10 Form new query  Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut :  Pada kotak daftar pilihan Table/Query.11 Form Simple query wizard   Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan. Sebagai contoh kita bisa menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next. Kemudian anda bisa memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel) atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view).

pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya. klik tombol daftar pilihan pada baris Table.  Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add.14 Form show table  Pada jendela yang tampil.Gambar 3. query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah sebagai berikut:  Bukalah Database Pendidikan yang telah dibuah sebelumnya.  Klik Query Design di bagian Other.  Klik tab Create. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field. Gambar 3.13 Tampilan Peserta Didik Query 2) Membuat Query dengan Query Design Selain cara di atas.12 Tampilan masukan nama query  Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. Lalu klik Close. Pilih tabel yang diinginkan. Gambar 3. pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang disediakan. Diktat Microsoft Access 2007 | 28 . Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan. antara lain :  Pada kolom pertama.

Bagaimana menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query? Perhatikan langkah berikut : Diktat Microsoft Access 2007 | 29 . pilih dan klik nama field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Gambar 3.  Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja.17 Hasil Query1  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Peserta Didik Query1. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong. sehingga hasilnya adalah sebagai berikut. yang ada di bagian Gambar 3.16 Isian query yang telah terisi  Untuk melihat hasil query yang dibuat. klik Run Results. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom berikutnya. klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan. Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja.15 Jendela kerja query1 Gambar 3.

21 Melihat dan mengubah properties field rata-rata  Ubah Format pada field properties menjadi Standard.20 Jumlah nilai dan rata-rata telah ditampilkan pada query  Anda dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom ratarata pada jendela Design View. Gambar 3. Hasilnya sebagai berikut. kemudian ketikkan persamaan berikut : RATA-RATA:[JML NILAI]/4 Gambar 3. Gambar 3.19 Memasukkan rumus rata-rata  Simpan perubahan yang anda lakukan dan keluarlah dari Design View. Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query. pada kolom jumlah nilai. Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View. Masuk ke dalam Design View. beri tanda checklist pada kolom rata-rata di Design View. Gambar 3. kemudian klik Properties. Selanjutnya.18 Memasukkan rumus   Selanjutnya.22 Mengubah format dari field rata-rata menjadi tipe Standard  Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Peserta Didik Query1 dengan cara klik View  Datasheet View. buka kembali Peserta Didik Query. Diktat Microsoft Access 2007 | 30 . Buka query Peserta Didik Query1. kamu dapat melihat query Peserta Didik Query1 telah menunjukkan jumlah nilai siswa. ketikkan rumus berikut : JML NILAI:[BIND]+[BINGG]+[MTK]+[PRODUKTIF] Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Gambar 3.

Misalkan menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015.  Pada record terakhir. Gambar 3. maka klik kanan pada selektor record tersebut dan pilih Delete Record. kemudian masuklah ke Peserta Didik Query1. Diktat Microsoft Access 2007 | 31 . Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan dengan berbagai bentuk. 1. Mtk: 70. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data. terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Kelas: XI Oto 2. Nama Siswa: Firman. Bingg: 82. kemudian pilih record yang hendak dihapus. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Pilih Yes jika memang pasti data tersebut yang harus dihapus. Update data melalui query Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data melalui tabel. Atau anda juga dapat menghapusnya dengan cara menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home  . menghapus field.b. Berikut langkah-langkahnya :  Buka tabel Peserta Didik. atau pilih No untuk membatalkan penghapusan data.26 Menghapus record siswa  Setelah memilih Delete Record.23 Perubahan data melalui query  Simpan hasil perubahan yang dilakukan. data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. jika kita menginginkan record dari siswa bernama Dewi Persik untuk dihapus. Oleh karena itu. yaitu dengan men-delete (menghapus) record. C. masukkan data yang ingin anda tambahkan dengan tepat. Produktif: 90. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Peserta Didik. Gambar 3. Menghapus Record Sebelum menghapus data dalam bentuk record. anda akan dihadapkan pada dialog box. anda harus membuka tabel yang datanya akan dihapus. dan menghapus tabel. Misalnya. Bind: 75. Berikut langkah-langkahnya :  Buka basis data Database Pendidikan.

tabel Peserta Didik). maka tabel tersebut sebaiknya dihapus.  Selanjutnya. Langkah-langkahnya sebagai berikut :  Buka kembali basis data Database Pendidikan. maka tabel akan tampak seperti pada gambar. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :  Buka jendela Navigation Pane.  Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format Design View.  Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Gambar 3. 3.  Selesai mengklik perintah Delete Rows. maka klik kanan selektor field-nya dan pilih Delete Rows. Hal ini dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data. Jika field yang ingin dihapus adalah field JK. Setelah record dihapus. Menghapus Tabel Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain.29 Memilih tabel Peserta didik Diktat Microsoft Access 2007 | 32 . Gambar 3. akan keluar jendela validasi. Menghapus Field Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi kepadatan penyimpanan data dalam database. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel yang sudah tidak digunakan lagi. Jendela tersebut berisi Gambar 3. buka Design View dari tabel Peserta Didik.27 Tabel setelah penghapusan record 2.28 Menghapus field JK pilihan Yes jika anda hendak menghilangkan dari tabel peserta didik field secara permanen dan pilihan No jika anda ingin membatalkan penghapusan.

Gambar 3. atau klik >> untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields.30 Perintah menghapus  Setelah memilih Delete. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data. akan muncul gambar berikut. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu. Klik kanan tabel Peserta Didik. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. D. Gambar 3. Klik Next. Langkah-langkah membuat report sebagai berikut :  Buka kembali file basis data Database Pendidikan. Semua data yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA Setelah data di-update. kecuali anda memasukkan ulang data tersebut. akan muncul kotak konfirmasi.  Klik tab menu Create.31 Jendela Report Wizard  Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke dalam Selected Fields. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum.  Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. kemudian pilih Delete. Diktat Microsoft Access 2007 | 33 . lalu klik/pilih .

kemudian klik Next. Pilih layout untuk report yang anda buat. Selanjutnya tentukan style (gaya) dari report yang akan ditampilkan. Gambar 3. Kemudian anda bisa memilih Preview the report (melihat hasil report) atau Modify the report’s design (melihat hasil report dalam bentuk design view).32 Jendela pengaturan style pada Report Wizard   Setelah anda memilih salah satu style yang tersedia.33 Tampilan masukan nama report Diktat Microsoft Access 2007 | 34 . Klik Finish. Gambar 3.  Klik Next lagi. lalu atur penyortiran data jika diperlukan Ascending (menaik) atau Descending (menuru). Misalnya layout yang dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. klik Next.32 Jendela pengaturan layout pada Report Wizard   Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya. Gambar 3.

maka tabel akan tercetak beserta datanya. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data.34 Tampilan report Peserta Didik SMK Yos Sudarso   Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut. E. Setelah report dibuat. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas. pewarnaan dan sebagainya. anda dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya.35 Mencetak hasil entry data      Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak. anda dapat menggunakan tombol Properties. **** ooOOoo **** Diktat Microsoft Access 2007 | 35 . Maka hasil querynya adalah sebagai berikut. pada kotak isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data. yaitu :  Tekan Tombol Office  Print atau Ctrl+P. anda bisa memeriksa data-data melalui report. Gambar 3. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai. Gambar 3. maka akan tampil gambar berikut.

Buku Diktat Mata Kuliah Software Terapan II. Unikom. Penerbit Armico. Bank Soal Access. Memahami KKPI SMK. Jakarta.DAFTAR PUSTAKA Modul KKPI VEDC Malang Mintana. Hengky. www.id Diktat Microsoft Access 2007 | 36 . Penerbit Erlangga. Alexander Mangkulo. Penerbit PT Elexmedia Komputindo. Jakarta . Ketrampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi untuk SMK dan MAK Kelas XI.google. D Fauzi. 2008. 2005.co. Anjrah. 2006. Bandung. Harry.