P. 1
Electronic Procurement

Electronic Procurement

|Views: 747|Likes:
Published by CC_ID
Prof. Richardus Eko Indrajit & Drs. Richardus Djokopranoto
indrajit@post.harvard.edu
Prof. Richardus Eko Indrajit & Drs. Richardus Djokopranoto
indrajit@post.harvard.edu

More info:

Published by: CC_ID on Nov 22, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial Share Alike

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF or read online from Scribd
See more
See less

05/25/2013

pdf

original

Sections

Perubahan pengertian atau pendekatan yang akan dibicarakan disini adalah
pengertian atau pendekatan dalam manajemen pembelian yang menyangkut
mengenai prinsip maupun hal-hal yang terkait dengan prinsip pembelian. Secara
singkat pendekatan-pendekatan baru dimaksud akan dipaparkan dalan tabel berikut
ini dan agar jelas, dibandingkan antara pendekatan lama dan pendekatan baru.
Selanjutnya perubahan atau kecenderungan baru tersebut akan diulas secara singkat
satu persatu.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Pendekatan Lama Pendekatan baru
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
* Dalam keputusan untuk membeli, harga * Mutu dan harga merupakan faktor
merupakan satu-satunya faktor penentu. utama dalam menentukan pembelian.

* Harga pembelian dianggap yang terpen * Yang terpenting adalah ‘life cycle costs’

ting.

* Mutu artinya sesuai dengan spesifikasi. * Mutu diartikan secara lebih luas,
umumnya dipandang dari sudut
konsumen.

* Mutu berarti pula memuaskan

* Mutu diartikan mengantisipasi dan

konsumen.

melampaui harapan konsumen.

* Mutu barang diukur dari besar kecilnya * Mutu barang atau jasa diukur dari

kerusakan.

beberapa cara.

* Inspeksi digunakan untuk mengawasi * Pencegahan digunakan untuk
mutu barang.

mengurangi kerusakan.

* Pengendalian mutu bersifat statis.

* Pengendalian mutu terjadi di seluruh
organisasi termasuk dalam organisasi
pemasok.

* Kerusakan-kerusakan kecil dapat

* Diharapkan tidak ada kerusakan sama

dimaafkan.

sekali (zero defect)

* Barang dibeli dari sejumlah rekanan

* Lebih diutamakan dibeli dari satu

(multi sourcing)

sumber saja (single sourcing)

* Rekanan adalah selektif.

* Rekanan terus-menerus di monitor,
dievaluasi dan dibina.

* Penyerahan barang dapat sewaktu-waktu * Penyerahan barang bersifat tepat

(just in case)

waktu (just in time)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------

35

C. PENGERTIAN THE RIGHT PRICE

Salah satu dari prinsip purchasing management adalah membeli at the right price. Hal
ini mudah dikatakan tetapi kalau ditanyakan apa yang dimaksud dengan the right
price
dan bagaimana cara menentukan the right price tersebut, jawabannya tidak
begitu mudah. Price atau harga adalah ‘nilai’ yang dinyatakan dalam mata uang.
Inilah cara para ekonom mendifinisikan pengertian harga dengan cara tepat yaitu
dengan menitik beratkan pada ‘nilai’. Beberapa hal yang menyebabkan bahwa
jawaban atas pertanyaan penting tersebut tidak mudah adalah kenyataan, bahwa
harga itu ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu :

Perhitungan Biaya

o Secara mikro, harga ditentukan oleh besarnya biaya yang
dikeluarkan oleh pengusaha untuk memperoleh atau
memproduksi barang tertentu ditambah dengan profit tertentu
o Dengan demikian, harga ditentukan oleh besarnya ‘biaya’ dan
besarnya ’keuntungan’
o Ini dinamakan cost approach dari pengertian atau perhitungan
harga suatu barang.

Price = Cost + Profit

Keadaan pasar

o Namun secara makro, harga juga ditentukan oleh kekuatan
permintaan dan penawaran (supply and demand). Permintaan yang
makin besar mendorong harga ke atas dan sebaliknya, sedangkan
penawaran /penyediaan yang makin besar mendorong harga ke
bawah dan juga sebaliknya. Keadaan tarik menarik ini
berlangsung sampai tercapai titik keseimbangan (equilibrium) dan
disitulah tercipta harga barang tersebut.
o Secara makro, harga juga ditentukan oleh jenis persaingan yang
ada di pasar. Pasar dimana terjadi persaingan murni, harga
memang cenderung mengikuti hukum permintaan dan
penawaran tersebut di atas. Di pasar monopoli (penjual hanya
satu), harga ditentukan sepihak oleh penjual. Di pasar oligopoli,
harga ditentukan oleh kesepakatan para penjual (yang hanya
beberapa). Sebaliknya, di pasar monopsoni (pembeli hanya satu),
harga lebih ditentukan oleh pembeli.
o Ini dinamakan market approach dari pengertian atau perhitungan
harga suatu barang.

Price = Interaksi f(supply) dan f(demand)

36

Dalam praktek, dua pendekatan atau dua penjelasan mengenai terbentuknya
harga barang di pasaran ini berlaku secara simultan dan bekerja saling
mempengaruhi.

Oleh karena itu, dari segi purchasing management, mungkin yang disebut sebagai the
right price
adalah ‘nilai’ sesuatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang
layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan. Sebagai
contoh, misalnya pembelian copper bar seharga US$ 400/kg pada bulan Agustus 1999
masih dapat dianggap the right price, meskipun harga bulan Juli 1999 masih
US$150/kg, karena terjadi pemogokan besar di Africa Selatan, yaitu negara
penghasil bijih copper terbesar di dunia. Dengan perkataan lain pada bulan Juli 1999,
1 kg copper bar bagi pembeli mempunyai nilai sebesar US$ 150 dan pada bulan
Agustus 1999 pembeli menilai copper bar 1 kg sebesar US$ 400. Jadi the right price
sangat tergantung dari :

Harga yang berlaku secara umum
Waktu pembelian dilaksanakan
Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu
Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran
Falsafah perusahaan
Pasar dimana pembelian dilakukan

Oleh karena itu, yang penting mungkin bukan menjawab pertanyaan ‘bagaimana
menentukan besarnya the right price’, tetapi mungkin menjawab pertanyaan-
pertanyaan sebagai berikut.

Bagaimana mengusahakan memperoleh harga yang lebih rendah dari
harga pasar ?
Bagaimana melakukan strategi pembelian agar tidak terpaksa
menghadapi kenaikan harga tinggi yang tidak dapat diperkirakan
sebelumnya ?
Bagaimana mendapatkan data harga untuk mengawasi harga pembelian
agar tidak menyimpang dari harga yang umum berlaku ?
Bagaimana harga itu terbentuk ?
Bagaimana menghitung biaya ?

Dari penjelasan di pendahuluan sudah tersingkap sedikit, bahwa the right
price
bukan selalu the lowest price. Dalam memutuskan pembelian, yang paling
penting tidak hanya faktor harga yang terutama dipertimbangkan dan menentukan,
tetapi harga dan mutu, dan mutu dimengerti bukan hanya sebagai ‘spesifikasi
barang’ saja, tetapi juga hal-hal seperti waktu penyerahan, layanan purna jual,
pengepakan, estetika, daya tahan barang dan sebagainya. Sementara itu, sering
dijumpai bahwa para penjual kadang-kadang menjual barang dengan harga murah
dengan 2 kemungkinan alasan.

37

Alasan strategis

o Misalnya untuk memastikan mendapatkan pesanan, atau untuk
melepaskan barang surplus atau yang sudah off season, merupakan
penjualan perdana untuk menarik pelanggan baru, untuk
mencapai break even point dan sebagainya meskipun mungkin
untuk itu penjual harus mengalami kerugian sementara atau tidak
mendapatkan keuntungan sama sekali.
o Jadi hal tersebut disengaja karena asalan strategis dalam masa-
masa atau keadaan tertentu.
o Dalam hal ini, pembelian dengan harga rendah oleh pembeli
adalah pembelian yang dapat dipertanggung jawabkan, karena
biasanya penjual tidak akan mengorbankan mutu barang.

Alasan ‘putus asa’

o Hal ini dilakukan karena misalnya untuk mencegah agar
pabriknya tidak tutup karena barangnya tidak laku.
o Disini termasuk kebijakan dumping price yang dilakukan oleh
penjual untuk mematikan pesaing secara kurang adil.
o Biasanya dalam hal ini, penjual berusaha di sana sini mencoba
untuk mengurangi mutu dan layanan yang seringkali
disembunyikan dari perhatian pembeli.
o Dalam hal ini, pembeli harus waspada sebelum melakukan
pembelian dan menimbang-nimbang untung ruginya.

Seperti telah di jelaskan di atas, untuk menentukan the right price, beberapa
faktor dan pertimbangan akan turut menentukan, beberapa diantaranya yaitu :

Harga yang berlaku secara umum

o Tentu saja dalam keadaan biasa the right price tidak akan banyak
berbeda dengan harga barang yang sama dan persyaratan
pembelian yang sama yang berlaku secara umum (berlaku di
pasar)

o Penting disini diperhatikan ‘keadaan biasa’, ‘barang yang sama’
dan ‘persyaratan pembelian yang sama’

Waktu pembelian dilaksanakan

o Misalnya pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi ‘buyer’s
market’
(harga lebih ditentukan oleh pembeli) tentu akan berlainan
jika dilakukan pada waktu terjadi ‘seller’s market’ (harga lebih
ditentukan oleh penjual).
o Waktu pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi ‘scarcity’
terhadap barang tertentu juga tidak sama dengan pada waktu
keadaan normal.
o Scarcity yang dimaksud disini adalah scarcity sementara yang
disebabkan karena hal-hal seperti misalnya : perang atau huru-
hara di negara produsen terbesar bahan baku atau pabrik terbesar
barang tersebut, pembelian secara besar-besaran oleh suatu negara
tertentu, kebakaran, kerusakan atau pemogokan pada pabrik
besar penghasil barang dan sebagainya.

38

Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu

o Pada waktu tertentu, bahan mentah oleh para pembeli mungkin
dapat dinilai lebih besar dari keadaan biasanya.
o Keadaan ini misalnya ada pesanan besar dari pelanggan tertentu
dan bersifat mendadak, menyebabkan bahwa pembelian bahan
mentah secara mendesak dengan harga lebih mahal dari biasanya
masih dapat dipertanggung jawabkan.

Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran

o Harga pembelian akan sangat berbeda apabila cara dan waktu
pembayarannya juga berbeda.
o Beberapa cara pembayaran yang menyebabkan perbedaan
tersebut misalnya cara pembayaran dimuka, pembayaran kontan
(dari 0 hari sampai dengan 30 hari), pembayaran dengan L/C
(sight atau usance L/C), kredit supplier (beberapa bulan sampai
beberapa tahun) dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena uang
mempunyai nilai dalam waktu (berupa interest atau cost of money)
o Demikian pula, cara pembelian dalam spot market dan dalam future
market
juga akan menyebabkan harga beli yang berlainan

Falsafah perusahaan

o Ada perusahaan yang mempunyai falsafah kerja seperti misalnya
security of supply bagi pelanggan adalah hal yang sangat
diutamakan. Dalam hal ini, sering kali pembelian barang secara
mendadak untuk menjaga falsafah tersebut akan lebih
mementingkan kepastian kedatangan barang daripada harga
barang itu sendiri.
o Sebaliknya perusahaan yang mempunyai falsafah above all
efficiency
akan selalu lebih mementingkan harga pembelian
barang daripada hal-hal lain.

Pasar dimana pembelian dilakukan

o Harga barang yang dibeli di pasar dimana terdapat kompetisi
murni akan berbeda dengan harga di pasar oligopoli, monopoli
maupun monopsoni.
o Harga barang yang dibeli di pasar bebas akan terbeda dengan
harga di pasar yang harganya diatur pemerintah.

39

Waktu Harga
Pembelian Umum

The
Nilai Barang Right Price Falsafah

Cara
Pembelian

Pasar

Faktor-faktor penentu ‘the Right Price’

Oleh karena itu, dalam hubungan dengan penentuan the right price ini, para
buyer perlu mengetahui sedikit banyak mengenai mekanisme penghitungan biaya,
perhitungan harga dan sifat serta jenis pasar. Beberapa hal secara spesifik yang perlu
diketahui tersebut adalah.

Analisis biaya
Analisis harga
Jenis dan sifat pasar
Jenis discount
Ekonomi mikro dan makro
Peraturan pemerintah mengenai harga, tarif dan sebagainya

D. THE RIGHT QUALITY

Di atas telah dijelaskan mengenai perkembangan pengertian mengenai mutu, oleh
karena itu tidak perlu diulang lagi. Mungkin yang perlu disampaikan ialah bahwa
sejauh mutu diartikan terbatas sesuai dengan spesifikasi barang, perlu disampaikan
beberapa hal sebagai berikut.

• Spesifikasi barang.

Yang dimaksud dengan spesifikasi barang adalah keterangan yang
menyangkut.

Nama barang secara lengkap
Satuan barang

40

Ukuran panjang, tinggi, besar, diameter, berat, isi dan
sebagainya
Bahan pembuatan
Proses pembuatan
Tipe atau jenis
Dimensi lain seperti kekuatan, daya tahan dan sebagainya

• Data base.

Spesifikasi lengkap dari tiap-tiap barang perlu dicatat dan
didata dalam katalog material perusahaan atau dalam data
base yang khusus dibuat untuk itu, sehingga merupakan
spesifikasi baku dari tiap-tiap material.

• Sertifikasi

Pembuktian apakah sesuatu barang yang dikirim oleh
pemasok itu memenuhi spesifikasi yang diminta atau tidak
dapat dilakukan cukup oleh pemasok atau pabrik pembuat
barang, tetapi untuk jenis barang tertentu, perlu dimintakan
sertifikat dari badan sertifikasi profesional tertentu.

• Penulisan dalam surat pesanan

Agar dipastikan untuk memperoleh barang sesuai dengan
mutu yang dikehendaki, maka spesifikasi yang lengkap perlu
dicantumkan dalam surat pesanan atau kontrak pembelian
agar diketahui oleh pihak pemasok.

Dalam pengertian mutu sebagai spesifikasi barang baku, maka the right quality
adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. Mutu
tidak boleh kurang dari keperluan dan juga tidak boleh lebih dari keperluan. Mutu
yang kurang dari keperluan dapat membahayakan operasi perusahaan atau mutu
barang yang dihasilkan, dan sebaliknya mutu yang berlebihan merupakan
pemborosan dan penambah biaya.

E. THE RIGHT QUANTITY

Apa yang dimaksud dengan jumlah yang tepat ? Jumlah yang tepat dapat dikatakan
sebagai suatu jumlah yang betul-betul diperlukan oleh perusahaan pada suatu saat
tertentu. Dalam pembelian, jumlah yang tepat tidak hanya mengenai jumlah yang
dicantumkan dalam, surat pesanan, tetapi juga perlu dalam jumlah barang yang
direncanakan dan betul-betul dikirimkan. Jelas bahwa jumlah ini tidak boleh terlalu
banyak dan terlalu kecil. Untuk mengendalikan agar jumlah barang yang diterima,
atau yang betul-betul dibeli sesuai dengan keperluan, diperlukan langkah-langkah
antara lain sebagai berikut.

Forecating keperluan

o Perlu dikembangkan teknik forecasting yang tepat untuk
menghitung perkiraan keperluan barang yang akan datang.

41

o Ini termasuk dalam bidang inventory management, dimana telah
dikembangkan beberapa cara atau formula untuk mengisi kembali
persediaan secara efisien dan efektif.

• Teknik pembelian

o Dikembangkan teknik-teknik yang tepat dalam melakukan
pembelian, tidak hanya pembelian dengan cara mengeluarkan
surat pesanan biasa.
o Cara atau teknik pembelian yang perlu dikembangkan tersebut
misalnya :

Blanket order
Stockless purchasing
All in contract
JIT (just-in-time) purchasing
• dan sebagainya

• Keterpaduan perencanaan
o Perhitungan forecasting dan pengisian kembali persediaan harus
dilakukan secara terpadu sehingga dicegah kemungkinan barang
lebih (surplus) atau ketidak adaan barang (stockout)
o
Keterpaduan dilakukan dengan semua unsur atau bagian yang
menggunakan barang yang dibeli tersebut yaitu pemakai barang
(user), bagian marketing dan sebagainya.

F. THE RIGHT TIME

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan.
Tetapi tidak hanya terbatas pada pengertian itu saja, karena berarti juga bahwa
apabila barang itu belum diperlukan, tidak atau belum perlu disediakan. Akibat dari
penyediaan barang yang belum diperlukan adalah bahwa penyimpanan barang
yang berarti biaya dalam bentuk inventory carrying cost. Seperti dijelaskan dalam
inventory management, inventory carrying cost ini cukup mahal, sekitar 20%-40% dari
harga barang dalam satu tahun. Sebagian besar dari biaya ini adalah berupa biaya
bunga. Untuk menghindari atau mengurangi sejauh mungkin biaya ini atau untuk
mencapai prinsip the right time, usaha-usaha yang dilakukan untuk the right quantity
berlaku pula di sini, hanya di sini menyangkut waktu. Usaha-usaha tersebut adalah :
Forecasting keperluan
• Mengembangkan teknik pembelian yang sesuai
• Memadukan perencanaan

G. THE RIGHT PLACE

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau
diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. Pengiriman barang yang
dibeli dapat dilakukan oleh pemasok barang, dapat juga dilakukan atau diurus oleh
pembeli barang. Apabila dilakukan atau diurus oleh pembeli barang, dapat betul-

42

betul diurus sendiri dengan menghubungi langsung perusahaan transpor atau dapat
melalui jasa pihak ke tiga misalnya forwarding agents. Apabila pembelian dilakukan
kadang-kadang apalagi dalam jumlah yang kecil, dan barang yang dibeli berasal dari
tempat yang jauh dari tempat pembeli, biasanya lebih baik dilakukan oleh pemasok
barang. Apabila pembelian barang dilakukan sering kali dan secara total
menyangkut jumlah tonage atau volume yang besar, lebih baik dilakukan oleh
pemberi jasa angkutan yang lebih profesional seperti forwarding agent. Di sini
menjadi jelas bahwa persoalan the right place tidak hanya menyangkut tempat
penyerahan barang, tetapi tempat penyerahan barang yang paling tepat dalam arti
menyangkut juga soal biaya (the right price) dan waktu penyerahan (the right time).
Dengan demikian, the right place tidak selalu berarti di gudang pembeli atau di
tempat dimana barang diperlukan, tetapi di tempat dimana barang selanjutnya
dapat :

• dikirim ketempat terakhir dibutuhkan
• dengan mudah,
• dengan biaya yang paling ekonomis,
• dalam waktu yang tepat,
• dikirim dengan aman.

H. THE RIGHT SOURCE

Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa the right source adalah sumber, dimana
pembelian dapat dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu the
right price, the right quality, the right quantity, the right place
dan the right time. Beberapa
catatan yang dapat diberikan mengenai hal ini ialah antara lain :

• Paling mendekati sumber pembuatan barang.
o Makin mendekati sumber pembuatan barang, sumber itu biasanya
makin baik dalam arti keseluruhan.
o Bahkan yang paling baik ialah langsung kepada pabrik yang
membuat barang yang dibeli.

• Tender tidak selalu cara terbaik.
o Seperti telah disinggung di depan, cara tender sudah dianggap
bukan merupakan cara yang terbaik, seperti dahulu dianggap.
o Artinya cara ini masih dapat dilakukan tetapi kegunaannya
terbatas.

• Kecenderungan mengembangkan single source.
o Perkembangan dalam manajemen pembelian ialah kecenderungan
untuk meninggalkan multi supplier dan menggunakan single
supplier
untuk suatu barang tertentu. Dalam praktek single supplier
dapat selalu harus diartikan satu pemasok saja, tetapi dapat dua
atau tiga, pokoknya sudah sangat terbatas.
o Pemilihan single supplier dapat dilakukan dengan berbagai cara,
antara lain dengan cara tender.

43

o Harus dibedakan antara sole source dan single source. Sole source
mengandung arti bahwa sumber pengadaan barang yang ada
memang hanya satu, dan mau tidak mau harus menggunakan
sumber yang satu tersebut. Ini berarti monopoli. Sedangkan single
supplier
adalah satu supplier yang dipilih secara sadar dan
terencana dari banyak sumber yang ada. Negosiasi, pengendalian
harga dan mutu selalu masih dapat dilakukan dalam hal single
source
ini.

• Mengembangkan buyer-supplier partnership.
o Kecenderungan dalam manajemen pembelian juga mengenai
pengembangan hubungan yang bersifat baru antara pembeli dan
penjual yaitu partnership atau kemitraan.
o Hubunga partnership ini disebut juga strategic alliance atau aliasi
strategis karena memang mengandung makna suatu aliasi yang
dikembangkan untuk menjamin tetap hidup dan berkembangnya
perusahaan.

I. THE RIGHT TECHNOLOGY.

Seperti dikatakan pada permulaan ulisan ini, prinsip pembelian yang perlu
ditambahkan dengan memperhatikan perkembangan pada akhir abad 20 dan
agaknya akan tetap berkembang pada awal abad 21 dan seterusnya ialah
penggunaan dan pemanfaatkan teknologi informasi dalam melaksanakan tugas
pembelian. Teknologi informasi adalah kombinasi dari pengembangan teknologi
komputer dan teknologi telekomunikasi, yang pada waktu ini banyak digunakan
dalam bisnis dan dalam perdagangan. Dikenal e-business, e-commerce, e-procurement
bahkan e-economy.
Karena banyak bukti sudah diperlihatkan oleh para peneliti dan
para pimpinan perusahaan betapa penggunaan teknologi tersebut dalam e-
pembelian, maka makin lama makin banyak perusahaan yang mencoba
memanfaatkannya.

Bab-bab berikut akan meninjau lebih lanjut mengenai apa yang dimaksud dengan e-
procurement
, bagaimana aplikasinya, apa perangkatnya, apa saja keuntungan dan
faedahnya, bagaimana pengalaman beberapa perusahaan tingkat dunia dan isu-isu
sekitar itu.

Evolusi teknologi yang digunakan dalam pembelian barang dan jasa mungkin dapat
diurutkan sebagai berikut ini.

44

Secara Manual.

Di sini berarti bahwa proses pembelian baik di dalam
perusahaan pembeli maupun hubungan perusahaan pembeli
dengan perusahaan penjual dilakukan sepenuhnya secara
manual, dengan menggunakan dokumen kertas, pengiriman
dengan pos, kurir dan sejenis itu.

Secara Elektronis.

o Generasi 1 : Elektronis di dalam.
Berarti bahwa hubungan dalam proses pembelian di dalam
sudah menggunakan komputer dan hubungan sudah secara
elektronis (intranet), namun sebatas kegiatan di dalam saja.
Misalnya proses permintaan pembelian, proses pembuatan
dokumen penawaran, proses analisis penawaran,
penyampaian dari kantor daerah ke kantor pusat dan
sebagainya. Tidak terlalu salah kalau dikatakan bahwa ini
adalah teknologi e-procurement generasi pertama.

o Generasi 2 : Elektronis hubungan antar perusahaan.
Ini adalah evolusi selanjutnya, dimana hubungan antara
perusahaan pembeli dan perusahaan penjual dilakukan secara
elektronik langsung, yaitu dengan email (ekstranet).

o Generasi 3 : Dengan teknologi EDI.
Generasi ini meningkatkan hubungan antara perusahaan
pembeli dengan perusahaan penjual maupun dengan
perusahaan pengangkut melalui jaringan ekstranet, baik
langsung maupun melalui jaringan pihak ke tiga. Mengenai
teknologi EDI ini akan disinggung secara lebih jelas di
belakang.

o Generasi 4 : Dengan internet.
Generasi terakhir (sampai saat) ini ialah penggunaan internet,
yaitu jaringan yang luas dan terbuka yang dapat diakses oleh
siapa saja yang mempunyai fasilitas internet. Inilah yang
disebut sebagai e-procurement generasi terakhir.

Kalau dikatakan bahwa salah satu prinsip pembelian adalah the right technology,
sama sekali tidak berarti menggunakan teknologi e-procurement generasi terakhir.
Penggunaan teknologi dalam pembelian harus melihat keadaan perusahaan, volume
pembelian, harga seluruh pembelian, situasi pasar, kesiapan pasar, praktek yang di
lakukan oleh perusahaan sejenis dan sebagainya.

45

PERDAGANGAN DAN PEMBELIAN
SECARA ELEKTRONIK

A. E-COMMERCE : EKONOMI BARU.

Memasuki abad 21, pertanyaan besar yang berkembang dalam dunia ekonomi dan
perdagangan adalah mengenai electronic commerce atau e-commerce (perdagangan
secara elektronik). Sementara prosentase perdagangan dengan cara tersebut pada
waktu ini baru sedikit saja, yaitu sekitar 1% dari nilai ekonomi dunia sebesar $ 30
triliun, namun dalam waktu 10 tahun yang akan datang, 30% dari nilai perdagangan
Amerika akan dilakukan dengan cara elektronik ini. Perkembangan e-commerce ini
diperkirakan tidak mempunyai batas kemungkinan, baik jangkauan geografis,
batasan perdagangan maupun volumenya. Dipandang dari berbagai sudut, banyak
istilah yang digunakan berkaitan dengan perdagangan secara elektronik ini, antara
lain :

e-economy
e-commerce
e-business
e-company
e-procurement
e-retail
e-tailer
e-tail
cyberbusiness
virtual business (vb)
dan sebagainya

Beberapa ahli memperkirakan bahwa perkembangan ini akan mempercepat
pergeseran kekuasaan kepada konsumen dan akan merubah pola hubungan antara
perusahaan dengan konsumennya dan dengan perusahaan lain. Perkembangan ini
juga akan merubah sama sekali pola kompetisi antara para pengecer. Pengecer fisik
akan bergeser menjadi pengecer elektronik. Keuntungan bukan lagi berasal dari
aktivitas penjualan fisik, tetapi dari kegiatan click pada papan komputer oleh
pelanggan. Demikian juga ada perubahan mendasar pada peran pelanggan atau
konsumen, yaitu dari product taker menjadi product maker.

Transaksi e-commerce antar perusahaan (business-to-business atau B to B) di Eropa
diperkirakan meningkat 25 kali lipat selama 1998-2003 dan memangkas biaya logisik
dan waktu penyerahan barang. Menurut studi konsultan A.T.Kearney, lonjakan
transaksi itu akan mengubah secara dramatis cara perusahaan mengelola jaringan
atau rantai pasokan (supply chain).

Studi yang dilakukan terhadap 200 perusahaan di 18 negara di Eropa itu
menunjukkan inovasi berkaitan dengan internet akan memangkas waktu
penyerahan barang. Diperkirakan pada tahun 2003, penyerahan barang yang bisa
dilakukan pada hari yang sama dengan masuknya order meningkat dua kali lipat.

46

Perkembangan volume penjualan barang melalui internet di Eropa adalah seperti
dicantumkan di Tabel 1. Studi itu juga menemukan bahwa biaya logistik sebagai
persentase dari pendapatan perusahaan akan menurun 12%.

Tabel 1
Penjualan barang melalui Internet di Eropa
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Jenis

1998

2003
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Komoditas

0,4%

13,2%

Mesin

0,9%

7,7%

Produk otomotif

0,2%

2,5%
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Menurut data dari Jupiter Communications, pangsa pasar e-commerce di dunia
dewasa ini adalah sebagai berikut.
79% dikuasai Amerika Serikat,
9% Eropa,
4% Kanada,
4% Jepang,
2% Asia,
2% sisanya

Pada bulan Oktober 1999, jumlah view page di internet berjumlah 32 miliar halaman.
Tahun depannya (tahun 2000), jumlah ini diperkirakan akan meningkat sebesar 50%.
Jumlah orang yang terkoneksi dengan internet tahun 1999 baru sebanyak 200 juta
orang, namun pada akhir tahun 2000 diperkirakan akan mencapai 1 miliar orang.
Beberapa perusahaan dunia yang menyelenggarakan e-commerce terkenal antara lain
ialah :

Amazon.com (books, CD, toys etc)
Schwab.com (portfolio investment, fund evaluator etc)
MetalSite.com (metals etc)
Point.com (wireless phones and accessories etc)
Dell.com (computers etc)
CarsDirect.com (cars distributor)
Autobytel.com (cars distributor)
Travelocity.com (travel agent)
Chemdex.com (chemical distributor)

B. PENGERTIAN E-COMMERCE.

E-commerce memberikan arti dan pengertian yang berbeda dalam berbagai sudut
pandang, namun sebetulnya memberikan gambaran tentang sesuatu yang sama,
yaitu misalnya :

Definisi akademis :

“A way to improve the exchange of goods, services,

47

information, and knowledge using network-enabled
technologies…….”

Definisi para praktisi :

“Electronic commerce means ‘doing vbusiness electronically’
using information and communications technology, such as
the internet to do business with consumers, with other
businesses, and even within the boundaries of the firm”

(R.Kalakota, 1997)

Definisi para pemakai :

“inter organizational e - mail, directories, trading support
system for commodities, products, customized pruducts and
custombuilt goods and services, ordering and logistic
support systems settlement support systems”

Definisi generik :

E-economy

‘The virtual arena in which business actually is
conducted value is created and exchanged,
transactions occur, and one-to-one relationships
mature’

E-business

‘Any internet initiative, tactical or strategic, that
transforms business relationships, whether those
relationships be business-to-consumer, business
-to-business, intra-business or even consumer-to
-consumer’

E-commerce

‘A particular type of e – business initiative that is
focused around individual business trasactions that use
that use the net as medium of exchange, including
business-to-business as well as business-to-consumer’

C. E-COMMERCE, SUATU PERUBAHAN YANG MENDASAR DALAM BISNIS
RETAIL.

Pengecer adalah saluran distribusi penjualan barang yang menyalurkan dari
pedagang besar (distributor) ke konsumen. Pengecer (retailer) pada dasarnya
mempunyai 4 elemen pokok dalam perannya di perdagangan yaitu getting :

the right product,
at the right price,
in the right place, dan
at the right time.

48

Bagaimana para pengecer melaksanakan ke empat elemen tugas ini telah beberapa
kali berubah secara drastis terutama karena pengaruh dari apa yang dinamakan
disruptive technology. Nicholas G.Carr menyebut e-commerce melalui komputer dan
internet sebagai pengembangan teknologi pemecah pola pengecer (disruptive
technology
) yang ke-4, setelah department stores, mail order catalog dan perkembangan
discount department stores.

Tradisional retailer.

Pengecer tradisionil biasanya dilakukan oleh pedagang setempat yang
mengandalkan pada persediaan barang yang lengkap, pemberian kredit dan
menawarkan nasehat pribadi. Tipikal dari bisnis pengecer seperti ini adalah
perputaran barang yang sangat lambat (slow turnover), rata-rata 2 kali satu tahun,
sehingga biaya inventory menjadi mahal dan ini terefleksikan pada harga barang
yang dijual.

Department store (1st disruptive technology)

Pada akhir abad 19 dan permulaan abad 20 dunia pengecer diganggu oleh
munculnya konsep department store oleh pengembang seperti Marshall Field dan
R.H.Macy. Perubahan layanan pengecer jenis ini ialah :

Menyediakan berbagai jenis barang dalam satu lokasi/atap.
Jenis barang dan kualitas jauh lebih banyak dan beragam.
Menyediakan kemudahan dalam berbelanja.
Menawarkan harga lebih murah.
Lokasi penjualan lebih strategis.
Pengelolaan lebih canggih.

Letak department store biasanya di tempat yang sangat strategis dan di pusat kota,
sehingga sangat menggampangkan para pelanggan untuk mencapainya. Selanjutnya
menjelang akhir abad 20, pola department store berkembang menjadi shopping mall
yaitu pusat atau kompleks pertokoan dari berbagai jenis dan ukuran department store.
Untuk menjadi lebih menarik lagi bagi para konsumen, shopping mall tersebut
dilengkapi dengan fasilitas seperti restoran, bioskop, berbagai jenis rekreasi dan
sebagainya. Rata-rata department store dapat memperoleh keuntungan kotor sebesar
40% dan perputaran bisnisnya tiga kali per tahun sehingga ROI (return on capital
investment)
mencapai 120% per tahun.

Mail order catalog (2nd disruptive technology)

Kelemahan department store adalah kurang terjangkau oleh konsumen dari luar kota,
oleh karena itu, diluncurkannya jenis mail order dengan katalog merupakan model
teknologi baru. Hal ini lebih ditunjang lagi dengan adanya kebijakan rural free mail
delivery
yang diluncurkan oleh Sears yang mempunyai moto ‘the cheapest supply house
on earth’
. Mula-mula ini memang berkembang untuk pelanggan luar kota saja tetapi
terus merambah pada pelanggan dalam kota juga. Sears dan Ward’s adalah contoh
generalist catalogs retalier. Setelah para pelanggan sudah biasa dengan membeli
melalui mail order, banyak muncul para specialist catalogs retailer yang menggerogoti
pangsa pasar para generalist tersebut, sehingga pada tahun 1985 Ward’s menutup
operasi mail ordernya dan tahun 1993, Sears mengikutinya.

49

Discount department store (3rd disruptive technology)

Pada permulaan tahun 1960an berkembang apa yang dinamakan discount department
store
yang dipelopori oleh Kmart, maksudnya adalah department store yang didirikan
bukan di pusat-pusat kota, tetapi di tempat-tempat yang agak pinggiran sehingga
biaya operasinya dapat ditekan yang menyebabkan pula menurunnya harga
penjualan barang. Kekhasan model pengecer ini ialah low-cost and high turnover.
Kalau department store biasa meraih keuntungan kotor 40% dengan perputaran 3 kali
setahun, model discount department store ini hanya mencari keuntungan kotor sebesar
antara 20% dan 25% tetapi dapat mengkompensasikan dengan perputaran bisnis 5
kali setahun sehingga ROI tetap dapat mencapai antara 100% dan 125%. Generasi
kedua yang lebih agresif berkembang adalah seperti Barnes & Nobles, Circuit City,
Home Department, Tower Records
dan sebagainya.

E-Commerce (4th disruptive technology)

Teknologi baru yang dimungkinkan dengan adanya komputer dan internet sudah
mulai berkembang dengan pesat yaitu e-commerce, yang merubah secara mendasar
cara-cara pengeceran sebelumnya. Dalam hubungan dengan pelaksanaan tugas
pengecer yaitu memberikan the right product, the right price, the right time dan the right
place
, teknologi baru ini memberikan tawaran yang sangat maju.

Mengenai the right product, tidak ada satupun pengecer model lama (brick-and-mortar
outlet
) yang dapat menandingi jumlah dan jenis yang ditawarkan oleh Web store
yang sudah ada ini. Toko buku terbesar di dunia yaitu Barnes & Nobel di Amerika
misalnya, hanya mempunyai koleksi buku di tokonya sebanyak 200.000 judul,
sedangkan Amazon.com menawarkan koleksi buku sebanyak 4,5 juta judul yang
berlokasi di 25 layar komputer.

Mengenai the right price, para pelanggan e-retailer dapat menikmati harga yang lebih
kompetitif lagi dibandingkan dengan pengecer sebelumnya. Amazon.com misalnya,
yang menjual buku, mainan, CD dan sebagainya, mampu meningkatkan peredaran
inventory 25 kali dalam satu tahun, sehingga untuk memperoleh ROI (return on
investment)
sebesar 125%, hanya diperlukan keuntungan sebesar 5% saja, sehingga
harga untuk para konsumen sangat kompetitif.

Mengenai the right place, para pelanggan tidak perlu meninggalkan rumah untuk
membeli dan barang yang dibeli dapat dikirimkan ke alamat mana saja di muka
bumi ini dengan cara pengiriman yang dapat dipilih, lambat, agak cepat atau
ekspres.

Mengenai the right time, memang bagi pembeli yang mengehendaki langsung
menerima barang tersebut bersamaan dengan saat pembelian (pembeli lokal), e-
retalier
tidak menjanjikan kenyamanan itu. Namun bagi pembeli di luar kota, atau di
luar negeri, Amazon.com misalnya dapat menawarkan jangka waktu penyerahan
antara 2-4 hari untuk dalam negeri dan 4 hari (paling cepat) dan 21 minggu (paling
lambat) untuk tujuan di manapun di dunia ini, tentu saja yang dapat dijangkau
dengan alat pengangkut biasa. Dari segi pembelian, e-retailer tentu saja terbuka 24
jam dalam sehari dan 7 hari dalam seminggu.

50

D. E-COMMERCE MENAWARKAN TIGA KEUNGGULAN KOMPETITIF.

Menurut Philip Evans dan Thomas S.Wurster, perkembangan e-commerce dewasa ini
adalah generasi kedua dari electronic commerce. Generasi pertama adalah sekedar
perdagangan dengan melalui e-mail biasa. Generasi pertama lebih bersifat coba-coba
sedangkan generasi kedua lahir setelah terbukti bahwa generasi pertama berhasil
diluar dugaan semula. Dalam perdagangan fisik yaitu perdagangan konvensional,
jika Anda ingin mencari dan membeli baju misalnya Anda perlu mencari dan
memilih di antara berbagai toko di berbagai tempat yang dapat sangat melelahkan
disamping memakan biaya dan waktu, sulit dan tetap tidak akan lengkap. Untuk itu
pembeli terpaksa mengharapkan bantuan para pengecer untuk menyempitkan
pilihan baju yaitu di antara yang dipajang dan dijual di toko mereka saja. Jadi salah
satu jasa mereka yang diberikan kepada para pembeli adalah membantu mencarikan
(navigation) atau memilih barang. Dalam e-commerce, tugas pencarian diberikan oleh
internet dimana pembeli dapat mencari jenis barang dari kemungkinan yang lebih
banyak, dalam waktu yang jauh lebih cepat, dengan cara lebih mudah, tidak
melelahkan dan praktis tanpa biaya. Jadi salah satu keunggulan kompetitif dari
internet adalah memberikan navigasi yang lebih cepat, lebih lengkap, lebih nyaman
dan lebih murah.

Navigasi ini memiliki 3 dimensi jasa, yaitu :
Jangkauan (reach)
Afiliasi (affiliation), dan
Kekayaan (richness)

Jangkauan (reach).

Jangkauan adalah mengenai akses dan hubungan. Dari segi produsen ini berarti
berapa besar dan berapa banyak pelanggan yang dapat dijangkau dan berapa jenis
barang yang dapat ditawarkan. Dari segi pelanggan jangkauan dapat berarti berapa
banyak pilihan barang yang tersedia dan berapa mudah mengetahui hal tersebut.
Jangkauan adalah suatu hal yang sangat membedakan antara bisnis elektronik dan
bisnis fisik dan merupakan keunggulan kompetitif utama dari e-commerce sampai
saat ini.

Kekayaan (richness).

Kekayaan adalah kedalaman dan keterincian informasi mengenai barang atau jasa
yang dapat diberikan oleh produsen kepada para pelanggan ataupun juga
kedalaman dan keterincian informasi yang dapat dikumpulkan mengenai para
pelanggan. Dalam E-commerce, perusahaan pada saat ini memang belum
berkompetisi penuh mengenai kekayaan informasi ini, namun diperkirakan akan
merupakan salah satu keunggulan kompetitif yang besar di kemudian hari.
Kekayaan informasi ini makin lama makin berkembang dan makin lengkap.

Afiliasi (affiliation).

Yang dimaksud dengan afiliasi di sini adalah keberpihakan pada suatu pihak. Yang
ini memang tidak begitu nyata pada bisnis fisik tetapi mulai tampak pada bisnis
elektronik. E-commerce cenderung untuk ‘lebih berpihak’ pada konsumen dibanding
dengan bisnis fisik karena perkembangan teknologi informasi yang digunakan justru
meningkatkan jumlah dan mutu informasi dan juga keterbukaan. Ini tentu saja lebih

51

menguntungkan para pelanggan. Pelanggan akan lebih ‘berkuasa’ daripada
produsen dibandingkan masa perdagangan fisik. Pada gilirannya, afiliasi ini akan
merupakan keunggulan kompetitif pula bagi para produsen.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->